В связи со службой в армии я давно не писал новых статей про LibreOffice и вот несколько часов своей последней в осеннем сезоне увольнительной я решил потратить на написание нового материала, тема для которого нашлась сама собой.

Навык владения компьютером пригодился в армии и одной из моих повседневных задач является составление анализа заболеваемости личного состава, который выглядит следующим образом:

Особо вникать в данные не надо. Моя задача сводится к перебиванию чисел в столбцах «Сан.часть», «Госпиталь», «Изолятор», «Тенденция». С первыми тремя столбцами ничего не сделать, а вот столбец «Тенденция» всегда меня напрягает, т. к. требует ручной работы. Поэтому я решил его автоматизировать.

Немного отступлю от сути повествования, мне приходится работать в MS Excel, но в LibreOffice проблемы и способы их решения такие же.

Так вот, в столбце «Тенденция» я имею дело с двумя числами. Первое число это разница между столбцом «Всего за предыдущий период» и «Всего», а в скобках это же значение, но в процентах. Если количество больных не изменилось за сутки, то пишется фраза «без изменений».

Что же можно сделать с этим?
1. Для начала я разделил столбец «Тенденция» на два столбца и в первом столбце записал простую формулу, которая вычитает данные из «Всего» и «Всего за предыдущий период» . Тут возникает первая проблема, если число получается отрицательным, то знак минус пишется автоматически, но вот знак плюс — нет.

2. Во втором столбце автоматически высчитывается процент. Тут проблема и со знаком плюс и в самой записи чисел, т. е. они должны быть в скобках.

3. Третья проблема в том, что если количество больных не изменилось, то запись «без изменений» тогда нужно вписывать вручную.

Все проблемы решаются с помощью диалога «Формат ячеек» . Правой кнопкой мыши жмем на ячейку и выбираем пункт «Формат ячеек» . В открывшемся диалоге выбираем вкладку «Числа».

Внизу есть поле «Код формата», в него для первого столбца я ввел следующий код:
[<0]"+"0;[>0]"-"0;"без "

Для второго столбца код выглядит так:
[<0]" (+"0,00" %)";[>0]" (-"0,00" %)";" изменений"

В итоге получил такой результат:

Теперь все считается автоматически и записывается в нужном мне формате. К сожалению, нет времени на дальнейшие разъяснения и копирование информации. О таинственных кодах, которые я вводил Вы можете прочитать здесь — https://help.libreoffice.org/Common/Number_Format_Codes/ru . Моя цель была показать конкретный пример применения.

Конечно, можно было бы еще немного поизгаляться и реализовать данный функционал немного другим способом, но мои задачи решены, а на остальное нет времени.

Поясню только вот какой момент. Для чего задаются такие коды. Ячейки могут иметь либо числовой, либо текстовый формат. Если взять и написать в ячейке какое-либо слово, то оно будет иметь текстовый формат и если мы попробуем прибавить эту ячейку к другой, то получим ошибку. Поэтому в моем случае число 0 было лишь визуально представлено в виде текста «без изменений». Если прибавить эту ячейку к числу, то мы получим такой же результат, как если бы мы прибавляли 0.

OpenOffice.org Calc является бесплатным табличным процессором офисного пакета OpenOffice .

Ближайшим, наиболее известным коммерческим аналогом OpenOffice.org Calc можно считать табличный процессор Excel. По своему интерфейсу OpenOffice.org Calc схож с более ранними версиями Excel, а именно с Excel 2003 года. Не смотря на то, что Calc распространяется на бесплатной основе, данный табличный редактор по своим функциональным возможностям не уступает своему коммерческому аналогу. Из-за схожести интерфейса обоих табличных процессоров переход с одного офисного приложения на другое происходит без особых трудовых и временных затрат. Однако следует отметить, что у каждого из продуктов есть свои особенности. В частности, это различное написание функций. В Calc все функции пишутся латиницей.

Рассмотрим OpenOffice.org Calc более подробно. В данном разделе будут описаны основы работы с табличным редактором офисного пакета OpenOffice .

Проверка наличия обновлений OpenOffice.org Calc

На текущий момент самой новой версии OpenOffice.org является версия 3.4.1. Чтобы проверить наличие обновлений, нужно последовательно выбрать Справка/Проверить наличие обновлений…

Если обновление не нужно, то появится окно с соответствующей надписью.

Сохранение документов табличного редактора

Несмотря на то, что файлы OpenOffice.org Calc автоматически сохраняются с определенной периодичностью, опыт показывает, что иногда этого бывает недостаточно. Поэтому целесообразно сохранять файл вручную.

1. Нажав на панели инструментов иконку, изображающая дискету. Если значок не активен, то в документ не были внесены изменения, которые нужно сохранять.

Если файл был недавно создан, то при первом сохранении пользователю будет предложена на выбор папка для хранения файла. Следует иметь в виду, что «родным» расширением для файла OpenOffice.org Calc является расширение odt. Это значит, что ранние версии Excel не смогут открыть файл OpenOffice.org Calc, что может затруднить его использование другими пользователями у которых установлен Excel. Во избежание данной проблемы целесообразно сохранять все файлы OpenOffice.org Calc в формате с расширением xls. Данный формат позволяет просматривать его как в Excel, так и в других приложениях.

В свою очередь следует отметить, что табличный редактор OpenOffice может свободно открывать любые типы файлов Microsoft Office Excel. Однако, при сложном оформлении документов в табличном редакторе OpenOffice при сохранении файлов в формате Excel некоторые элементы оформления документов могут не сохраниться в файле с расширением Excel.

Листы рабочей книги OpenOffice.org Calc

При создании документа в OpenOffice.org Сalc в рабочей книге автоматически создается три листа, которые называются Лист1, Лист2 и Лист3. Нажимая курсором мыши на названия листов можно переходить с одного листа рабочей книги на другой. В OpenOffice.org Calc внутри одной рабочей книги можно создать несколько листов. Можно также изменять цвет ярлыка с именем листов, переименовывать, удалять и копировать листы в рамках одного файла, а также копировать листы рабочей книги из других файлов табличного редактора OpenOffice.

Если в рабочей книге существует довольно большое количество листов, то они не все будут отображаться в соответствующей строке. Чтобы переключиться между рабочими листами табличного редактора OpenOffice , необходимо воспользоваться кнопкой со стрелкой.

Чтобы поменять очередность листов рабочей книги табличного процессора, необходимо навести курсор мыши на вкладку соответствующего рабочего листа, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, передвинуть лист в строке в необходимое место.

Переименование листов рабочей книги OpenOffice.org Calc

Чтобы переименовать лист рабочей книги табличного процессора OpenOffice , необходимо навести курсор мыши на необходимую вкладку и нажать правую кнопку мыши. В появившемся списке команд выбрать «Переименовать…». В результате проделанных операций появится диалоговое окно, в котором будет указано текущее имя рабочего листа. Необходимо вписать в строку с текущим именем новое имя рабочего листа и нажать «OK». Теперь листу присвоено новое имя.

Следует иметь в виду, что имя рабочего листа табличного редактора OpenOffice может быть довольно длинным и его длина ограничена лишь размером видимой части рабочего окна. Если имя листа будет слишком длинным, то оно не будет полностью отображаться, а в конце имени появляется три точки. Длину имени можно регулировать наведя курсор мыши рядом с названием рабочей книги до появления крестика. Если нажать на левую кнопку мыши и удерживать ее нажатой, то можно регулировать длину имени двигая курсор мыши влево или вправо.

В OpenOfficeполное имя рабочего листа табличного редактора можно будет увидеть двумя двумя способами.

Во-первых, навести курсор мыши на вкладку с именем рабочего листа. Тонкая строка с полным именем появится рядом с вкладкой.

Во-вторых, последовательно выбрать «Справка/Что это такое?». После выполнения данной операции рядом с курсором появится знак вопроса. Если курсор мыши навести на вкладку с именем листа, то полное имя рабочего листа появится рядом в прямоугольнике.

При совпадении имен появится предупреждение о недопустимости данного имени.

Изменение цвета ярлыка рабочей книги OpenOffice.org Calc

В OpenOffice каждому из ярлыков листов рабочей книги, которые располагаются внизу рабочего листа табличного редактора можно присвоить свой цвет. По умолчанию у всех листов OpenOffice.org Calc белый цвет ярлыков. Изменение цвета ярлыка позволяет упростить работу с документом с большим количеством рабочих листов. Чтобы изменить цвет ярлыка, нужно навести курсор мыши на вкладку с именем рабочего листа табличного редактора и нажать правую кнопку мыши. В появившемся списке команд выбрать пункт «Цвет ярлыка». После появления диалогового окна с примерами цветов выбрать необходимый цвет. После выполнения данной операции цвет ярлыка автоматически изменится. Следует отметить, что если вы работаете в данном листе, то цвет ярлыка не виден. Он виден только тогда, когда лист рабочей книги не активен.

Добавление листов рабочей книги

В OpenOffice при создании документов в табличном процессоре OpenOffice. org Calc по умолчанию создается три рабочих листа. Чтобы начать работу в определенном листе, необходимо нажать курсором мыши на вкладку с именем соответствующего листа. Помимо удаления и копирования, добавление рабочих листов является также стандартной и часто используемой операцией при работе с табличным процессором.

Рассмотрим более подробно процесс создания/добавления листов рабочей книги в табличном процессоре OpenOffice .

Чтобы создать в OpenOffice. org Calc новый лист, нужно навести курсор мыши на вкладку любого существующего листа и нажать правую кнопку мыши. В появившемся списке команд необходимо выбрать пункт «Добавить листы…». Выбор этого пункта вызовет диалоговое окно «Вставить лист».

В данном диалоговом окне настраивается:

1. Местоположение рабочего листа среди листов рабочей книги

2. Количество создаваемых листов

3. Связь копируемого/добавляемого листа с листом из другого файла

Рассмотрим каждую из вышеперечисленных функций табличного процессора более подробно.

1. Местоположение рабочего листа . Определение очередности листа в рабочей книге OpenOffice Calс нельзя рассматривать как основную функцию при добавлении листов. В данном пункте всего лишь определяется, где будет находиться вкладка с новым листом: перед или после текущего листа. Выбор можно сделать отметив соответствующий пункт в разделе «Положение».

2. Количество добавляемых листов . Указывается количество добавляемых листов. Если добавляется только один лист, то ему можно сразу же присвоить имя, записав его в соответствующей строке. Если добавляется два листа и более, то строка, в которую можно внести название листа, становится неактивной. Всем добавляемым листам присваиваются номера в порядке очередности.

Например, в файле, в котором существуют три рабочих листа с порядковыми номерами Лист1, Лист2 и Лист3, наводим курсор на Лист1 и нажимаем правую кнопку мыши. В появившемся списке команд выбираем пункт «Добавить листы…». Далее в диалоговом окне выбираем положение «Перед текущим листом», ставим цифру 2 в пункте «Количество листов» и нажимаем ОК. В результате было создано два листа Лист4 и Лист5, которые расположены перед вкладкой «Лист 1».

3. Чтобы скопировать лист, который находится в другом файле табличного процессора, необходимо пометить пункт «Из файла» в диалоговом окне Вставить лист. Чтобы синхронизировать добавляемый лист с исходным рабочим листом, необходимо дополнительно поставить галочку в пункте «Связь с файлом». Теперь при любых изменениях в базисном листе они будут отображаться в добавленном листе. Данная функция будет более подробно рассмотрена в пункте «Связанные листы рабочей книги».

Сейчас более подробно рассмотрим простое добавление/копирование рабочего листа из другого файла табличного процессора, то есть копирование листа без синхронизации. Чтобы копировать лист, в диалоговом окне «Вставить лист» выделяем пункт «Из файла». Далее нажимаем кнопку «Обзор …» и в появившемся окне «Вставить» выбираем исходный файл табличного процессора, то есть файл, из которого будут копироваться листы. После выбора базисного файла в окошке появится список листов, из которых нужно выбрать копируемый лист. Так как не была поставлена галочка в пункте «Связь с файлом», то произойдет простое копирование файла рабочих листов.

Например, необходимо добавить таблицу о динамике Международных резервов РФ, которая находится в Листе 1 файла «Пример 1». Для этого выбираем исходный файл, нажимаем кнопку «OK». На белом поле, которое находится рядом с пунктом «Из файла», в появившемся списке выбираем «Лист 1». После совершения указанных действий лист с таблицей скопирован. Ему присвоено имя «Лист 1_2».

Обрамление или создание границ таблицы в табличном процессоре OpenOffice

Технология создания таблицы в табличном процессоре OpenOffice ничем не отличается от технологии создания таблиц в популярном коммерческом приложении Excel. Чтобы создать таблицу, нужно в первую очередь задать границы таблицы, что решается применением инструмента Обрамление. При вызове данного инструмента необходимо нажать на панели инструментов на значок, который изображен в виде квадрата, очерченного линией.

При нажатии на данный значок появится панель инструментов, с помощью которого задаются границы ячеек.

Всего в табличном процессоре OpenOffice Calc представлено двенадцать различных видов обрамлений:

1. Нет границы

2. Левая граница

3. Правая граница

4. Внешние вертикальные границы

5. Верхняя граница

6. Нижняя граница

7. Внешние горизонтальные границы

8. Внешние границы

9. Горизонтальные границы

10. Горизонтальные границы с внешней границей

11. Вертикальные границы с внешней границей

12. Все границы

Рассмотрим более подробно два вида обрамлений, наиболее часто применяемых при создании таблицы в табличном процессоре OpenOffice: “Все границы” и “Без границ”. Инструмент “Все границы” при выделении какой-либо области на рабочем листе обрамляет каждую ячейку области черной линией. Инструмент обрамления “Без границ”, наоборот, убирает все линии в выделенной области.

В табличном процессоре OpenOffice Calc существует также более интересный, “продвинутый” инструмент, с помощью которого можно создать не только границы таблицы, но и задать толщину линий таблицы, цвет и вид линий, а также добавить к таблице эффект тени.

Чтобы использовать эти дополнительные настройки, необходимо на рабочем листе на выделенную область навести курсор мыши и нажать правую кнопку. В появившемся списке команд выбрать пункт “Формат ячеек…”. В диалоговом окне “Формат ячеек” необходимо выбрать вкладку “Обрамление”. С помощью данной вкладки определяется положение линий, то есть их границы, стиль линии, толщина линий, цвет линий, отступы от содержимого, стиль тени и цвет тени.

Рассмотрим применение некоторых из приведенных ранее инструментов более подробно.

1. Удерживая левую кнопку мыши, выделим несколько ячеек.

2. Нажмем на панели инструментов на значок “Границы”, чтобы открыть панель инструментов “Обрамление”.

3. Кликнем мышкой на значок в правом нижнем углу диалогового окна “Обрамление”. В результате данной операции у выделенной области расположены на рабочем листе табличного процессора OpenOffice появятся внешние и внутренние границы, то есть будет построена таблица.

Теперь изменим цвет и толщину линий таблицы, а также добавим эффект тени к таблице. Для этого вызовем диалоговое окно “Формат ячеек”, совершив последовательно следующие действия: выделим с помощью мыши исходную таблицу, наведём на таблицу курсор мыши и нажмём правую кнопку мыши. В появившемся списке команд выбираем “Формат ячеек”. И далее, в диалоговом окне задаем настройки, как это указано на рисунке, затем нажимаем “Ok”. В результате у исходной таблицы изменится толщина линий, цвет линий, и добавится тень.

Если вы ищете программу для создания электронных таблиц, вам необходимо скачать бесплатно Openoffice Calc. Она является качественным аналогом известного Excel, но установка и работа в Калк абсолютно бесплатная.

Утилита проста в использовании и весь ее функционал вы сможете освоить за считанные минуты.

Возможности Опен Офис Калк

Установив на свой компьютер эту программу, вы получите следующие возможности:

Интерфейс Опен Офис Калк

Запустив впервые Openoffice org Calc, вы сразу заметите очевидное сходство с Калк Openoffice Excel.
У нашего аналога, и у знаменитого Excel пункты главного меню похожи. Формат ячеек таблицы, заливка и виды их обрамления тоже похожи на Excel. Но есть и некоторые различия: в Калк интерфейс не такой нагроможденный, при подведении курсора к ячейке, в Калк вы увидите значок курсора, тогда как в Excel – плюсик.

Работа в программе Калк пакета Опен Офис

Программа является компонентом и отдельно не распространяется. Чтобы начать работу в программе, необходимо скачать Опен Офис Калк на компьютер, установить этот компонент.
После этого вы сможете работать в программе и совершать следующие действия:

• Для создания документа нажмите Файл, потом Создать и выберите Электронную таблицу. Еще один способ, как сделать таблицу в Опен Офисе – использовать комбинацию клавиш Ctrl + N. Теперь вы можете наполнять таблицу, вводя текст, числа или функции.
• Для открытия файла нажмите Файл, кликните на Открыть и выберите нужный вам документ.
• Для того чтобы сохранить документ, нажмите Файл, выберите Сохранить или воспользуйтесь сочетанием Ctrl + S.
• Для печати документа нажмите Файл, выберите пункт Печать или Ctrl + P.

Опен Офис Калк позволит вам производить расчеты, анализировать данные, строить прогнозы, графики и диаграммы, упорядочивать данные. Программа является лучшей альтернативой Excel и при этом совершенно бесплатна.