Bu nedenle, e-postayla çalışmanın ana yönlerine baktık: mesaj oluşturma, gönderme ve alma, ayrıca yanıtlama, iletme ve e-posta parametrelerini ayarlama. Bütün bunlar şüphesiz iletişim faaliyetlerinizi makul bir düzeyde düzenlemenize olanak tanır. Ancak aşağıda tartışılan Outlook özellikleri yalnızca bu süreci organize etmenize değil aynı zamanda optimize etmenize de olanak tanır; bu da Microsoft Outlook'u e-posta yazılımları arasında lider yapar.

Kural Ustası e-postayı işlemenize yardımcı olan özel bir Outlook aracıdır. Kurallar, belirli mesajlar için otomatik olarak gerçekleştirilmesi gereken eylemleri tanımlar. Oluşturulan kural Microsoft Outlook tarafından gelen veya giden iletilere uygulanır.

Outlook Kuralları

Tüzük - mesajların işlenmesi ve sıralanmasıyla ilgili bir dizi koşul, eylem ve istisnadır. Her kural üç öğeden oluşur: kuralın geçerli olduğu mesajları açıklayan bir veya daha fazla koşul; Koşulları karşılayan iletiler üzerinde gerçekleştirilecek işlemleri belirten bir veya daha fazla eylem ve kuralın hangi iletilere uygulanmaması gerektiğini belirten bir veya daha fazla istisna. Örneğin, yöneticinizden alınan tüm mesajları (durum), yüksek öneme sahip mesajlar (istisna) dışında, ayrı bir klasöre (eylem) otomatik olarak taşıyabilirsiniz.

Tablo 9.7 standart kural türlerini ve bunların açıklamalarını göstermektedir.

Kural türü	Kuralın açıklaması
Mesajları aldıktan sonra kontrol etme	Mesaj alındığında bu kuralı uygula
Mesajları gönderdikten sonra kontrol etme	Mesaj gönderildiğinde bu kuralı uygula
Birinden gelen yeni mesajları taşıma	Şu adresten mesaj alındığında bu kuralı uygula:<отправители или список рассылки>Klasöre taşı<имя>
Önemli mesajlar alındığında bildirim	Bana gönderilen ve yüksek öneme sahip mesajlar alındığında bu kuralı uygulayın. Bildirimi kullanarak beni bilgilendir<текст>
İletileri içeriğe göre taşıma	<текст>metinde veya Konu alanında. Klasöre taşı<имя>
Tartışmayı silme	Aşağıdakileri içeren iletiler olduğunda bu kuralı uygulayın:<текст>Konu alanında. Onları sil
Birinden gelen mesajları işaretleme	Gönderenlerden veya posta listelerinden ileti alındığında bu kuralı uygulayın. Onlara bir işaret koyun<действие и срок>
Gönderilen mesajların kategorilerini tanımlama	<получатель или список рассылки>. Onları bir kategoriye koyun<имя>
İçeriğe göre kategori tanımlama	Aşağıdakileri içeren iletiler olduğunda bu kuralı uygulayın:<текст>metinde veya Konu alanında. Onları bir kategoriye koyun<имя>
Gönderilen mesajları taşıma	İletiler şu adrese gönderildiğinde bu kuralı uygulayın:<получатель или список рассыл-ки>. Kopyayı bir klasöre taşıma<имя>
Aşağıdaki kuralların tamamının işlenmesini durdurun	Bir mesaj alındığında bu kuralı uygulayın. Kuralların daha fazla işlenmesini durdurun

Tablo 9.7. Standart kural türleri ve açıklamaları

Kural oluştur

Aşağıdaki örneği kullanarak Kural Sihirbazının nasıl çalıştığına bakalım. Diyelim ki bir İnternet abonesisiniz ve her gün abonelik sunucusundan mesajlar alıyorsunuz (benim durumumda bunlar CityCat'ten günün haberleri). Doğal arzu, haberleri otomatik olarak kendileri için özel olarak oluşturulmuş bir klasöre taşımaktır. Ancak diyelim ki CityCat haberlerinin yanı sıra hava durumu raporlarını da alıyorsunuz. Üstelik mesajın (haberin) eki varsa onu bu klasöre yerleştirmek istemem.

Böylece aşağıdaki kuralı belirleyebilirsiniz: "Yeni mesajları klasöre taşı Şehir Kedisi gönderenin CityCat olması ve mesajın konusunun "haber" metnini içermesi ve mesajda bir ek bulunmaması şartıyla."

Örnek 9.31. Kural oluştur

> Hizmet > Kural Sihirbazı...

Yaratmak...

Şablona dayalı bir kural oluşturma

Kural türü Birinden gelen yeni mesajları taşıma

Kuralın açıklaması

İsim Şehir Kedisi

İsim:= <Имя папки>

Gelen Kutusuna Yerleştir

<Текст>

Yeni ekle:=<текст>(Şekil 9.47)

Kuralın Adı:= <Имя правила>

Bu kuralı zaten Gelen Kutusu'nda bulunan iletilerde çalıştırın

Düğmeye bastıktan sonra Hazır(Son) klasör öğelerine ilişkin kural başlatılacak Kullanıcı özellikleri(Kişisel Klasörler). Artık kural tamamen kullanıma hazır.

Kurallarla çalışma

Oluşturulan tüm kurallar listede Kuralları aşağıdaki sırayla uygulayın(Kuralları aşağıdaki sırayla uygulayın) iletişim kutusu Kural Ustası(Kural Sihirbazı). İlgili düğmeleri kullanarak kuralları oluşturabilir, değiştirebilir, yeniden adlandırabilir ve silebilirsiniz.

Gerekirse kural yürütme modunu devre dışı bırakabilir veya etkinleştirebilirsiniz. Bunu yapmak için mod adının yanındaki kutunun işaretini kaldırın veya işaretleyin.

Birden fazla kural varsa, butonları kullanarak bunların uygulanma sırasını değiştirebilirsiniz. Yukarı(Aşağı Taşı) ve Aşağı(Yukarı Taşı). Bazı durumlarda kuralların uygulanma sırası çok önemlidir.

Ayrıca Kural Sihirbazı, otomatik olmanın yanı sıra, oluşturulan kuralların manuel olarak yürütülmesini de destekler.

Örnek 9.32. Kuralların "manuel" yürütülmesi

Koşmak...

Alt klasörler dahil

Tüm mesajlara uygula

Uygulamak

Bu bölümü sonuçlandırmak için Kural Sihirbazı ile çalışmaya ilişkin bir dizi yorum ve ipucu sunmak istiyorum.

• Mesajlarınızı nasıl yapılandıracağınızı çok dikkatli düşünün. Outlook'un seçtiğiniz yapıyla nasıl çalıştığını net bir şekilde anlamak önemlidir. Örneğin, kişilerinizin her biri için alt klasörler içeren aynı türde klasörler oluşturabilirsiniz: gelen kutusu(Gelen Kutusu) - bir kişiden alınan mesajlar için ve Gönderilmiş(Gönderilmiş Öğeler) - kendisine gönderilenler için.
• Bir kural oluştururken algoritmasının tamamını düşünün. Kuralın başkalarıyla örtüşmediğinden veya kendisiyle çelişmediğinden emin olun, böylece daha sonra hiçbir mesajın olmadığı bir mesaj aramazsınız. Bazen bu gibi durumlarda Kural Sihirbazı uyumsuzluk konusunda bir uyarı verir.
• Bir mesaj kurallardan herhangi birine uymuyorsa klasöre yerleştirilir. gelen kutusu(Gelen kutusu)
• Başka bir yaygın yapılandırma yöntemini unutmayın - Kategoriler(Kategori). Tipik mesajlar için kategori kuralları oluşturun.

MS Outlook e-postanızda sürekli olarak belirli bir muhataptan mektuplar alıyorsunuz ve bunlara hızlı erişim sağlamak için bunları ayrı bir klasöre ve aynı anda taşımanız tavsiye edilir, böylece sonraki tüm mektuplar bu muhatap otomatik olarak oraya taşınır. Kurallar ve Uyarılar özelliğinin imdadımıza yetiştiği yer burasıdır.

Öncelikle belirli bir alıcıdan gelen mektupların taşınacağı bir klasör oluşturalım. Bunu yapmak için “Gelen Kutusu” klasörüne sağ tıklayın ve açılan menüden “Klasör oluştur” seçeneğini seçin.

Oluşturulan klasörün adını ayarlayın ve “Tamam”a tıklayın.

Burada oluşturduğumuz klasör var

Ancak harflerin kendisi oraya taşınmayacaktır, bunun için bir kural yapılandırmanız gerekir. Kural oluşturmak için kural oluşturmak istediğimiz mektupların alıcısından gelen herhangi bir harfe sağ tıklayıp açılan menüden “Kural oluştur” seçeneğini seçin.

Açılan pencerede aşağıdaki şekilde gösterildiği gibi kutuları işaretleyin.

Açılan bir sonraki pencerede oluşturduğumuz klasörü seçmeniz gerekiyor. Yani belirli bir alıcıdan gelen mektupların taşınacağı klasörü seçiyoruz. "Tamam"a basıyoruz.

Bir sonraki mesaj, yeni kuralımızı geçerli klasördeki tüm harfler için uygulayıp uygulamayacağımızı, yani önceden alınmış mektupların belirli bir alıcıdan oluşturduğumuz klasöre taşınıp taşınmayacağımızı soruyor. Aşağıdaki şekildeki gibi bir onay işareti koyun ve “Tamam”a tıklayın

Tamam artık her şey bitti. Kural oluşturuldu. Belirli bir muhataptan zaten alınan mektuplar, oluşturduğumuz klasöre sıralanır ve bu muhataptan gelen sonraki tüm mektuplar da otomatik olarak bu klasöre taşınacaktır.

Gelen Kutunuza gelen iletiler üzerinde belirli eylemleri otomatik olarak gerçekleştirmek için Gelen Kutusu kurallarını kullanın.

Arşivleme, Temizleme ve diğer araçların nasıl kullanılacağı hakkında bilgi için bkz. Outlook.com'daki Arşivleme, Temizleme ve diğer araçlarla gelen kutunuzu düzenleme.

Gelen Kutusu Kuralı Oluşturun

Kurallar gelen iletiler için geçerlidir ve herhangi bir klasörde oluşturulabilir.

Belirli bir gönderenden veya gönderenler grubundan gelen tüm mesajları bir klasöre taşıyan bir kuralı hızlı bir şekilde oluşturmak için, mesaj listesinde kendisi için kural oluşturmak istediğiniz mesaja sağ tıklayın ve Kural oluştur.

Bu gönderenden veya gönderen grubundan gelen tüm iletilerin taşınmasını istediğiniz klasörü seçin ve TAMAM.

Düğmeye bas TAMAM.

Belirli bir gönderenden veya gönderenler grubundan gelen bir mesajı bir klasöre taşımaktan başka bir şey yapmak istiyorsanız, Ekstra seçenekler.

Her kuralın en az üç öğesi olmalıdır: bir ad, bir koşul ve bir eylem. Kurallar aynı zamanda koşullar için istisnalar da içerebilir. Her aşamada düğmeleri kullanarak birden fazla koşul, eylem veya istisna ekleyebilirsiniz. Koşul ekle, İşlem ekle Ve İstisna ekle.

Bundan sonra başka kuralların işlenmesini istemiyorsanız onay kutusunu seçin. Kuralların daha fazla işlenmesini durdurun. Daha fazla bilgi için bkz. Outlook.com'da gelişmiş kuralların işlenmesini durdurma.

Gelen kutusu kuralını değiştirme

Not: Outlook'un diğer sürümlerinde oluşturulan bazı kurallar Outlook.com'da işlenmez. Bu kural Outlook.com'da yürütülemez veya değiştirilemez.

Gelen Kutusu kuralını silme

Bunu bilmek de faydalıdır...

Aldığınız mesajları başka bir e-posta adresine iletmek veya iletmek için bir kural oluşturmuş olabilirsiniz. Bu durumda yeniden yönlendirme ile yeniden yönlendirme arasındaki farkı bilmek önemlidir.

Yönlendirme, aldığınız bir e-postanın başka bir alıcıya gönderilmesini içerir. Alıcı cevap verirse, cevabı yukarıdaki mesajın iletildiği adrese gönderilecektir.

İletilen bir mesaj, orijinal göndereni Kimden satırında tutar. Mesajın iletildiği alıcı yanıt verdiğinde, yanıt asıl göndericiye geri dönecektir.

Başka sorularınız mı var?

İnternet üzerinden iş yazışmaları günümüzde sıradan hale geldi. Pek çok gerekli ve önemli bilgi e-posta yoluyla iletilir, belgeler gönderilir ve hatta anlaşmalar yapılır. İşiniz doğrudan e-postayla ilgiliyse ancak herhangi bir nedenden dolayı (tatil, iş gezisi) e-posta hesabınıza erişemiyorsanız ne yapmalısınız? Outlook, alıcılarla uzaktan bile iletişim halinde kalmanıza olanak tanır.

Outlook'ta otomatik yanıt nasıl yapılır: şablonlar ve kurallar

Outlook kullanıcılarının, gelen ve giden iletilerle ilgili otomatik işlemler için iki seçeneği vardır: şablonlar ve kurallar.

Şablonlar, metni sıklıkla tekrarlanan, yalnızca birkaç veride (kelimenin tam anlamıyla birkaç kelime veya sayı) farklılık gösteren mesajların oluşturulması ve gönderilmesi sürecini basitleştirir. Özünde şablonlar, gönderilmeden hemen önce yeni verilerin eklendiği depolanan mesajlardır.

Microsoft Outlook'taki kurallar, mevcut bir şablona veya belirli koşullara göre oluşturulan iletiler üzerinde otomatik olarak yürütülen eylemlerdir.

Hem şablon hem de kural oluşturma sürecinin yanı sıra Outlook'un farklı sürümleri için mevcut farklılıklara adım adım göz atalım.

Outlook 2003 ve 2007 sürümleri için şablon oluşturma

E-posta dünyasının bu "dinozorlarını" başka birinin kullanması pek olası değildir, ancak böyle bir yazılıma sahip bir iş istasyonuna sahip olacak kadar şanslıysanız, bu talimatlar tam size göre.

Outlook 2010–2016 sürümleri için şablon oluşturma

Daha sonraki sürümlerdeki eylem algoritması büyük ölçüde basitleştirildi, ancak aynı zamanda ayarlara yeni işlevler eklendi.

Outlook 2007 ve 2003 sürümleri için kural oluşturma

Outlook 2003 ve 2007 sürümlerinde kural oluşturmak için aşağıdakileri yapın:

2010, 2013, 2016 sürümlerinin ayarlarındaki farklar nelerdir?

Ayarlarda temel bir fark yoktur. Süreçte küçük iyileştirmeler var.

Video: Outlook 2013'te otomatik yanıtlayıcı nasıl etkinleştirilir

Otomatik yanıt nasıl devre dışı bırakılır

Burada dahil etme işlemini ayarlamaktan daha da kolaydır. 2010-2016 sürümlerinde, otomatik yanıtlar etkinken Outlook'ta bir sonraki oturum açışınızda bir uyarı göreceksiniz (“Bu hesap için otomatik yanıtlar gönderiliyor”). “Devre Dışı Bırak” düğmesine tıkladığınızda tüm seçenekler devre dışı bırakılacaktır.

2007 ve 2003 sürümlerinde “Hizmet” menüsüne, “Vekil” öğesine gitmeniz ve “İşteyim” alt öğesini seçmeniz gerekecektir.

Yardımcı hizmetine gidin ve otomatik yanıtı kapatın

Outlook e-posta istemcisi, e-postayla çalışmayı çok daha kolay hale getirir. Hiç şüphesiz, tatil sırasında telesekreter, işi sürekli yazışmalarla dolu bir kişi için vazgeçilmez bir şeydir. Geriye kalan tek şey, kişisel "yardımcınızın" parametrelerini doğru bir şekilde yapılandırmak ve işinize vicdan rahatlığıyla devam etmek veya sadece rahatlamak!