Для различных элементов одностраничного сайта в программе SharePoint Designer ? Конечно, когда Вы сайт уже сделали, подключать новые бессмысленно. Поэтому давайте в создадим новый файл через пункт меню Файл — Создать . И сразу откройте html-код, чтобы лучше видеть те изменения, которые будут в нем происходить в процессе Вашей работы.

Нажмите на Формат — Создать стиль , либо выберите соответствующую опцию в окне Управление стилями . В окошке Значение выбора: выберите в раскрывающемся списке body . Оставьте Определить в: текущей странице. И определите для всего сайта : шрифт, размер, цвет и так далее. К примеру, можно выбрать

font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;
font-size: 18px (в поле пропишите вручную);
font-weight: bold;
color: выберите темно-синий.

Когда Вы выбираете цвет, в окошке появляется код цвета. При желании, код нужного цвета можно прописать и вручную. Нажмите ОК. В html-коде сайта в таблице стилей CSS появляется следующее:

body {
font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;
font-weight: bold;
font-size: 18px;
color: #000080;
}

Теперь переключитесь на Конструктор , и попробуйте что-нибудь написать. Вы увидите, что текст будет темно-синим, жирным, размер 18 пикселей, со шрифтом Arial.

Если Вы переключитесь назад в Код , то увидите, что видимый текст, который Вы только что написали, окружен тэгами

И никаких лишних кодов непосредственно в видимой части сайта нет: все форматирование находится в таблице стилей CSS отдельно от текста.

Исходя из этого алгоритм создания сайта будет следующий. Сначала Вы создаете таблицы, прописываете текст, ставите картинки и другие элементы сайта, но ничего не форматируете. Когда все создадите, начинаете создавать таблицу стилей CSS для всего сайта целиком, и для его различных элементов. При этом Вы смотрите в Конструкторе и в браузере, какие изменения происходят на сайте. И только затем, когда это действительно необходимо, прописываете форматирование для различных элементов путем их выделения.

Давайте еще поработаем с таблицей стилей CSS и посмотрим, какие возможности перед нами открываются.

В поле: Значение выбора: Вы можете присвоить стиль CSS всему документу (body), ссылке (a), заголовку (от h1 до h6), таблице (table) и так далее, вариантов выбора очень много. Также в этом поле можно создать , а потом их присвоить различным фрагментам Вашего сайта.

Слева Вы увидите поле Категории . Когда Вы нажимаете на любую из категорий, открывается набор атрибутов, этой категории соответствующих. Этих атрибутов огромный выбор. Практически все возможности таблицы стилей CSS перед Вами. Пробуйте, изучайте стили CSS, и применяйте на практике: программа SharePoint Designer дает хорошие подсказки тем, кто со стилями CSS хоть немного знаком.

Как, например, задать цвет и картинку фона для сайта? В поле Значение выбора: выбираете body , затем выбираете категорию Фон , и выбираете цвет фона (background-color) и картинку фона (background-image). Файл картинки, естественно, должен быть в папке сайта. Кстати, всегда цвет фона подбирайте в тон основного цвета картинки фона, потому что когда картинка не сразу загружается, именно цвет фона будет виден поначалу, пока картинка не загрузится. Там же Вы можете задать свойство неподвижности для фона, если Выберете background-attachment: fixed .

А если Вы захотите сделать так, чтобы все ссылки на Вашем сайте при наведении на них мышкой становились, например, красными. нужно сделать следующее: в поле Значение выбора: выбираете a:hover — это ссылка с наведенным на нее курсором. А в категории Шрифт выберите color: красный . После того, как Вы это сделаете, в таблице стилей CSS появится еще один стиль:

a:hover {
color: #FF0000;
}

Стили CSS можно не только добавлять новые, но и редактировать уже существующие. Для редактирования заходите в Формат — Стили CSS — Управление стилями . Справа Вы увидите это окошко: Управление стилями : в нем Вы увидите стили CSS, которые есть на сайте. Нажимаете правой клавишей на нужном стиле, и выбираете Изменить стиль . Появляется окошко, в котором Вы можете добавить новый атрибут к стилю, или удалить, или отредактировать уже добавленный атрибут.

Например, давайте отредактируем стиль a:hover , который Вы уже создали. В окошке Управление стилями нажимаете на него правой клавишей, выбираете Управление стилями , и в открывшемся окне добавляете новый атрибут. Пусть это будет увеличенный размер шрифта. Выберите font-size: xx-large . Нажмите ОК. Сохраните изменения и посмотрите в браузере, что получится: цвет ссылки при наведении на нее мышкой должен увеличиваться.

А если Вы, например, не хотите, чтобы ссылки были подчеркнутыми, Вам нужно в окошке Значение выбора: выбрать a:link — просто ссылку. Затем в категории Шрифты выбираете text-decoration: non e (ставите птичку в соответствующее окошко).

Видео о том, как работать с таблицей стилей CSS в SharePoint Designer

Более подробные сведения Вы можете получить в разделах "Все курсы" и "Полезности", в которые можно перейти через верхнее меню сайта. В этих разделах статьи сгруппированы по тематикам в блоки, содержащие максимально развернутую (насколько это было возможно) информацию по различным темам.

Также Вы можете подписаться на блог, и узнавать о всех новых статьях.
Это не займет много времени. Просто нажмите на ссылку ниже:

На этот раз, мне потребовалось внести изменения на формы стандартного SharePoint"овского списка. Таких форм существует три вида, и вы все их прекрасно знаете:

1. DisplayForm - форма отображения элемента списка
2. EditForm - форма изменения элемента списка
3. NewForm - форма создания нового элемента списка

Из-за большого количества полей в одном из наших списков, мне захотелось разнести эти поля по вкладкам. Причем, захотелось также следующее:

1. Чтобы сохранилась возможность добавлять новые поля в список
2. Чтобы можно было перемещать поля из одной вкладки в другую, и менять порядок их следования
3. Чтобы поля рендерились стандартными средствами

Для того, чтобы определить принадлежность полей к вкладкам, я раскопал способ добавления пользовательских данных в SPField, и создал симпатичный jquery-интерфейс для того, чтобы этим мог заниматься пользователь. Но дальше дело, неожиданно, застопорилось: оказалось, что народ повсеместно пользуется для подобных целей грязными js-хаками, а такой способ мне категорически не подошел!

И вот, после долгих исследований и поиска в интернетах, мне-таки удалось понять, как же это делается правильно, и воплотить в жизнь вот такую вот красивую форму:

Как видите, часть полей (ФИО и фотография) здесь рендерятся по-особому. Остальные поля рендерятся обычным образом, но разбиваются на вкладки (пользователь может менять порядок полей и принадлежность полей разным вкладкам).

В общем, функционал на мой взгляд, весьма интересный, и в этом посте я расскажу подход к подобным изменениям.

Как делают все

Оказалось, что когда дело доходит до форм списков, большинство SharePoint-разработчиков использует крайне сомнительные подходы:

1. Создание новой формы в виде aspx-страницы, которая кладется в _layouts. Форма полностью "кастомная", и если в список добавить поле, это поле придется руками добавлять и на форму...
2. Javascript и jquery-хаки. К примеру, такие известные проекты, как Virto Ajax List Form Extender и SPServices - на самом деле парзят содержимое страницы с формой уже после её загрузки, и затем вносят свои изменения.

Ни один из этих подходов мне не понравился.

Создание целиком новой формы вообще пошло из SharePoint Designer, то есть это кустарное решение, решение для сисадминов.

Что же касается jquery, то это типичный клиентский подход, изобилующий собственными минусами:

• В таких решениях, чаще всего даже невооруженным взглядом видно, что сначала форма загружается в обычном виде, а через мгновение - меняется (например, добавляются вкладки, и т.д.). Чем больше полей, тем лучше это видно.
• jQuery использует механизм, который в профессиональной среде называется скринскрэпингом (screen scraping, data scraping), а даже само слово это - дурно пахнет! По сути, скрипт парзит HTML-код или же ищет элементы DOM-модели по некоторым признакам - в любом случае, признаки эти официально нигде не заявлены, и никто не гарантирует, что после очередного обновления SharePoint, ваш код останется работоспособным.

RenderingTemplate

Через некоторое время поисков, я понял, что если мне что-то и поможет, то только механизм RenderingTemplate . Этот механизм позволяет задавать т.н. шаблоны отображения форм списков для типов содержимого (класс SPContentType , свойства EditFormTemplateName , NewFormTemplateName и DisplayFormTemplateName ).

RenderingTemplate представляет собой обычный ASP.Net контрол, реализующий интерфейс ITemplate , и позволяющий задать шаблон для отображения формы списка. Куча RenderingTemplate"ов лежит в файлике 14\TEMPLATE\CONTROLTEMPLATES\DefaultTemplates.ascx . Среди них, присутствует и шаблон под именем ListForm , который представляет собой стандартный шаблон для отображения всех форм списка.

Центральным элементом шаблона ListForm является контрол ListFieldIterator . Собственно, он и отображает все поля. И что интересно, от него можно отнаследоваться, а затем переопределить метод Render , чтобы изменить отображение так, как нам вздумается.

FormContext

Когда мы переопределяем метод Render в новосозданном потомке ListFieldIterator , сразу же возникает вопрос: а как рендерить поля? Откуда взять сведения о том, какие у нас есть поля, каковы их значения, и т.д. Оказалось, всё очень просто, и решается с помощью коллекции SPContext.Current.FormContext. FieldControlCollection . Эта коллекция хранит объекты типа BaseFieldControl , каждый из которых содержит, среди прочего, свойства Field и ItemFieldValue , которые позволяют получить любые сведения о поле, и значении этого поля.

Также, каждый из этих контролов имеет метод RenderControl , благодаря чему их можно спокойно отображать штатными средствами, ровно также, как это сделал бы SharePoint.

Ниже представлен шаблонный пример класса-потомка ListFieldIterator :

public class CustomFieldIterator : ListFieldIterator { protected override void Render(HtmlTextWriter output) { foreach (BaseFieldControl fieldControl in SPContext .Current.FormContext.FieldControlCollection) { if (fieldControl.Field == null ) continue ; // небольшой хак, если его не использовать, // IsFieldExcluded будет всегда возвращать true, // т.к. считает, что контрол уже есть, и еще раз // добавлять его не требуется. fieldControl.Visible = false ; if (!this .IsFieldExcluded(fieldControl.Field)) { output.AddAttribute("class" , "my-field" ); output.AddAttribute("id" , "field" + fieldControl.FieldName); output.RenderBeginTag(HtmlTextWriterTag .Div); output.Indent++; // Восстанавливаем видимость и рендерим контрол fieldControl.Visible = true ; fieldControl.RenderControl(output); output.Indent--; output.RenderEndTag(); } } } }

В этом фрагменте, правда, отсутствует прорисовка заголовков и описаний полей, но пусть это будет домашним заданием:)

Кстати, возможностей данный подход открывает великое множество, если подумать...

Проект-пример

Проект, демонстрирующий описанный выше способ, доступен для скачивания .

P.S. Мои исследования во многом основывались на статье Виталия Баума Расширяем возможности ListFieldIterator , спасибо ему большое за эту статью!

Собственно, там описан практически такой же результат, который получил и я, только Виталий объединял поля не во вкладки, а в секции:

Кроме того, сведения о секциях хранились у Виталия в схеме типа содержимого, а не присоединенными к полям, что накладывало некоторые ограничения и неудобства.

Но вообще, статья обрывочная, вот честно. Фрагменты кода в надерганы очень куцо, мне по ним было крайне сложно сориентироваться, почти до всего пришлось доходить самому.

В целом, надеюсь, мой пост прольет еще больше света на это очень правильное направление.

Office SharePoint Designer 2007 предлагает набор средств, позволяющих автоматизировать бизнес-процессы, создавать эффективные приложения поверх платформы Microsoft SharePoint и адаптировать узел SharePoint для ваших потребностей - и все это в управляемой среде информационных технологий.

Возможности

Более быстрое создание решений с целью повысить производительность и эффективность работы группы.

Office SharePoint Designer 2007 позволяет создавать и распространять приложения на платформе SharePoint, без необходимости записи кода.

• Возможность автоматизации бизнес-процессов, таких как утверждение документов, уведомление о событиях и других совместных задач с помощью Workflow Designer.
• Создание приложений отчетов и отслеживания информации с помощью средств просмотра и форм данных, облегчающих сбор и показ данных из внешних источников за пределами вашего веб-узла, а также из списков SharePoint и библиотек документов, расположенных на веб-узле.
• Возможность быстрее приступить к работе, используя встроенные шаблоны приложений Microsoft Windows SharePoint Services, полностью настраиваемые и имеющие возможность расширения с помощью Office SharePoint Designer 2007.
• Возможность расширить ваши решения путем создания улучшенных интерактивных страниц Microsoft ASP.NET. Возможность вставки и редактирования элементов управления с помощью мощных меню операций и сетки управления свойствами, ранее доступных лишь в средствах разработки Microsoft Visual Studio 2005.

Workflow Designer позволяет осуществить автоматизацию бизнес-процессов, в частности, автоматизировать назначения задачи и уведомления, связанные со списками SharePoint и библиотеками документов, для чего необходимо установить пользовательские условия и операции делопроизводства и связать их с данными SharePoint.

Разработка информативных узлов SharePoint для потребностей вашей организации

Office SharePoint Designer 2007 обеспечивает профессиональные средства разработки, необходимые для создания эффектных страниц SharePoint, совместимых с большинством обозревателей. Насладитесь возможностями интуитивно понятной разработки, реализованной в высококачественном редакторе WYSIWYG ("Что видишь на экране, то и получаешь"), осуществляйте быстрое форматирование страниц SharePoint с помощью инструментов таблиц стилей (CSS), легко меняйте макет и формат своего веб-узла, пользуясь возможностью полной поддержки главных страниц ASP.NET.

Управляйте своими главными страницами с помощью профессиональных средств разработки, обеспечивающих легкое управление стилями, макетом и форматом.

Для администраторов веб-узлов и менеджеров по информационным технологиям: обеспечение управления веб-узлами

Администраторы веб-узлов и менеджеры по информационным технологиям могут осуществлять четкое отслеживание того, каким образом используется Office SharePoint Designer 2007, чтобы обеспечить управляемую и контролируемую среду для сотрудников, работающих с информацией. Установите Contributor Settings (настройки участника) для каждой роли пользователя, определенной на вашем узле SharePoint, и контролируйте доступ к специальным действиям, таким как внесение изменений в главные страницы и CSS. Определите параметры использования страниц, файлов и папок, быстро выполните откат поправок, сделанных в рамках вашего узла, и обеспечьте надлежащее управление вашим узлом, его совместимость с обозревателем и доступ в Интернет.

Воспользуйтесь диалоговым окном Contributor Settings ("Настройки участника") для управления группами участников, управления изменяемыми областями и др.

Новое в версии

Интерактивные решения, не требующие написания кода

С помощью Office SharePoint Designer 2007 можно легко и быстро создавать сложные решения, не требующие написания кода, например представления данных, отчеты и средства контроля рабочих процессов, используя меню, области задач и шаблоны.

Включение данных из разнообразных источников в интерактивные веб-страницы

С помощью Office SharePoint Designer 2007 можно создавать настраиваемые представления данных и формы данных, позволяющие эффективнее использовать технологии Microsoft ASP.NET и поддерживающие интеграцию внешних данные в веб-узел, в том числе представления, отображающие данные из нескольких источников.

Предположим, в организации имеется база данных товаров и база данных клиентов, и требуется отобразить на веб-узле SharePoint сведения о товарах. Это можно быстро и легко сделать, создав представление для этих данных. При необходимости создания веб-страницы, отображающей, какие клиенты заказали те или иные товары, можно объединить два источника данных - в нашем примере две базы данных - так, чтобы можно было просматривать эти сведения в одном общем представлении данных. Более того, это представление данных можно использовать в виде формы, чтобы данные можно было заносить в эти источники данных.

Доступ к разнообразным источникам данных из библиотеки источников данных

Представления данных можно создавать из многочисленных источников данных, включая следующие.

• RSS-каналы Добавляйте RSS-каналы в библиотеку источников данных и создавайте представления данных, используя в качестве источников данных RSS-каналы.
• XML-файлы Добавляйте в библиотеку источников данных XML-файлы и создавайте представления данных, которые отображают XML-данные.
• XML-документы Office Создавайте представления данных из документов Система Microsoft Office 2007. Например, создайте представление на основе данных из документовMicrosoft Office Word 2007, используя в качестве источника данных новый формат файлов на основе XML.

Создание наглядных и информативных отчетов

Такие средства как вычисляемые поля и условное форматирование, а также возможности сортировки, группировки и фильтрации помогают создавать наглядные и информативные отчеты в виде представлений данных. Например, в представлении данных можно использовать условное форматирование для выделения тех товаров на складе, количество которых стало меньше определенного уровня и которые нужно снова заказывать.

Более эффективная организация совместной работы с помощью встроенного конструктора рабочих процессов

Условия и действия можно связывать с задачами, списками и библиотеками документов для автоматизации обмена данными, характерного для данной организации. Например, можно создать рабочий процесс, позволяющий автоматически направлять публикуемые на узле документы для утверждения. С помощью конструктора рабочих процессов можно детализировать процесс утверждения документа до действий, которые зависят от того, какие документы утверждаются или отклоняются, или предусмотрены на случай, если получатели документа отсутствуют в офисе и передали свои полномочия коллегам.

Применение шаблонов приложений SharePoint

Для более эффективного совместного доступа к данным можно использовать веб-узлы встроенных приложений, например, "Учет командировочных расходов" и "Управление отпусками и отгулами". Каждый шаблон приложения можно настраивать и расширять с помощью Office SharePoint Designer 2007. (Ссылки на другие примеры веб-узлов приложений см. в разделе См. также . Эти приложения предназначены для использования в Microsoft Windows SharePoint Services 2.0. Приложения для Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 появятся позже.)

Создание интерактивных страниц ASP.NET

Можно создавать страницы ASP.NET и добавлять в них пользовательские элементы управления ASP.NET, используя мощные меню действий с элементами управления и таблицу свойств элемента управления, подобные тем, что предусмотрены в Microsoft Visual Studio 2005.

Профессиональные средства разработки

В состав Office SharePoint Designer 2007 включены профессиональные средства разработки, позволяющие создавать первоклассные узлы SharePoint, настроенные в соответствии с конкретными целями.

Удобство наглядной разработки

Можно просматривать и изменять страницы SharePoint, используя передовые технологии на основе принципа WYSIWYG - "что видишь, то и получаешь".

Форматируйте страницы легко и быстро, используя мощные средства каскадных таблиц стилей.

Новые средства каскадных таблиц стилей, например, области задач Применить стили и Управление стилями делают применение таблиц стилей и управление ими быстрее и легче.

Новые области задач каскадных таблиц стилей позволяют легко редактировать и обновлять таблицу стилей SharePoint.

Используйте главные страницы ASP.NET для поддержания единообразного оформления узла.

Office SharePoint Designer 2007 поддерживает главные страницы ASP.NET, которые можно использовать для управления разметкой всего узла путем создания и изменения единого шаблона.

Интеграция с Microsoft Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Designer 2007 включает совершенно новый набор функциональных возможностей, преимущества которых могут использовать как пользователи, так и администраторы узла портала Office SharePoint Server 2007 для создания и расширения узлов и страниц портала с недоступной до сих пор свободой действий.

Простая настройка страниц узла портала

Узлы портала Office SharePoint Server 2007 могут настраиваться в полном объеме средствами Office SharePoint Designer 2007. Таблицу стилей SharePoint можно редактировать с помощью самых современных средств редактирования каскадных таблиц стилей.

Расширение рабочих процессов деловой документации

С помощью конструктора рабочих процессов в Office SharePoint Designer 2007 можно расширять имеющиеся в Office SharePoint Server 2007 встроенные рабочие процессы деловой документации, а также создавать настраиваемые рабочие процессы с нуля.

Создание настраиваемых представлений данных предприятия

С помощью каталога бизнес-данных Office SharePoint Server 2007 и представлений данных Office SharePoint Designer 2007 можно выполнять следующие действия.

• Создавать настраиваемые представления важных деловых данных и даже создавать представления данных, объединяющие сведения из разных источников данных.
• Использовать условное форматированное, чтобы привлечь внимание к важным сведениям.
• Использовать формы данных преобразования XSLT, чтобы просто и быстро создавать, обновлять и отображать данные.

Расширенные возможности управления

Office SharePoint Designer 2007 может использоваться администраторами узла и и руководителями отделов информационных технологий для управления уровнями доступа, чтобы обеспечить пользователям всего узла единообразные условия работы.

Использование режима корреспондента

Определяя уровни управления для участников групп в соответствии с их ролями, можно управлять тем, к каким командам Office SharePoint Designer 2007 пользователи могут иметь доступ, а также какие типы изменений пользователи могут вносить в узел SharePoint. В режиме корреспондента можно выполнять следующие действия.

• Создавать группы пользователей и назначать им определенные разрешения.
• Создавать группы пользователей, имеющие доступ на изменение только к указанным областям и типам содержимого.
• Ограничить круг пользователей, которые могут создавать и изменять главные страницы, изменять каскадные таблицы стилей, а также редактировать и удалять домашнюю страницу узла.
• Управлять тем, какие главные страницы и таблицы стилей можно использовать для создания страниц и в каких папках корреспонденты веб-узла могут сохранять свои файлы.

Более эффективное управление веб-узлом

Доступны средства и отчеты для самых разнообразных задач по поддержке узла, включая проверку гиперссылок, использование каскадных таблиц стилей и многое другое.

Отслеживание настроенных страниц

Можно легко отслеживать настроенные страницы, используя отчет о страницах шаблонов веб-узла. С его помощью можно просмотреть список страниц, которые были настроены, с указанием имен и типов файлов, а также папок, в которых находятся файлы.

Восстановление предыдущих версий

Можно использовать команду Восстановление страницы шаблона и отчет о страницах шаблонов веб-узлов для восстановления предыдущих версий страницы. Внесение изменений в действующий веб-узел теперь не связано с потенциальными проблемами. Если были сохранены нежелательные изменения, можно одним нажатием кнопки восстановить предыдущие версии той же страницы.

Центр диагностики Office

Центр диагностики Microsoft Office - это ряд диагностических тестов, помогающих установить причины сбоев компьютера. Диагностические тесты могут устранять неполадки непосредственно либо указывать способы их устранения. Центр диагностики Microsoft Office заменяет такие средства Microsoft Office 2003 как команда "Найти и восстановить" и средство восстановления приложений Microsoft Office.

Средства проверки

Ниже перечислены некоторые новые функции средства проверки орфографии.

• Средство проверки орфографии стало более согласованным в программах Система Microsoft Office 2007. Вот несколько примеров этого изменения.
• Некоторые функции проверки орфографии теперь стали глобальными. При изменении одного из этих параметров в одном приложении Office он также изменяется для всех остальных приложений Office.
• Все приложения могут не только пользоваться одними и теми же общими словарями, но также и управлять ими с помощью одного и того же диалогового окна.
• Средство проверки орфографии Система Microsoft Office 2007 включает новый французский словарь. В Microsoft Office 2003 это средство было необходимо устанавливать отдельно.
• При первом использовании языка для него автоматически создается словарь исключений. С помощью этого словаря средство проверки орфографии может пометить слова, употребления которых следует избежать. Таким образом можно исключить из текста вульгарные или не соответствующие текущему стилю слова.

Системные требования

Для использования Microsoft Office SharePoint Designer 2007 необходимо следующее оборудование:

Компонент	Требование
Компьютер и процессор	с частотой не менее 700 мегагерц (МГц)
Память	ОЗУ не менее 512 мегабайт (МБ)
Место на жестком диске	1,5 гигабайт (ГБ). Часть места на диске будет освобождена после установки при удалении с него исходного загрузочного пакета.
Устройство чтения дисков	устройство чтения компакт-дисков или DVD-дисков
Экран	с разрешением не менее 1024x768
Операционная система	Microsoft Windows XP с пакетом обновления 2, Windows Server 2003 с пакетом обновления 1 или более поздняя версия 1
Прочее	Для настройки сайта SharePoint, разработки документооборота и построения приложений требуется Windows SharePoint Services или Microsoft Office SharePoint Server 2007. Internet Explorer 6.0 или более поздняя версия, только 32-разрядный обозреватель. Для функциональности Интернета требуется подключение к Интернету (возможно, на платной основе). Требуется наличие доступа к сети.
Дополнительно	Фактические требования и функциональность продукта могут отличаться в зависимости от системной конфигурации и операционной системы.

1 Мастер очистки Office недоступен в 64-разрядных операционных системах.

Глава 4 Работа со списками

В этой главе вы научитесь:

Просматривать списки, существующие на узле по умолчанию;

Создавать новые списки;

Добавлять, изменять, удалять и восстанавливать элементы списка;

Использовать представление в виде таблицы данных;

Прикреплять файлы к элементам списка;

Добавлять, изменять и удалять столбцы списков;

Сортировать и фильтровать списки;

Добавлять и изменять представления списка;

Настраивать оповещения;

Использовать каналы RSS;

Включать отправку сообщений электронной почты для списков и библиотек;

Удалять списки;

Восстанавливать списки.

Списки, используемые службами Windows SharePoint, можно считать электронными таблицами, которые одновременно используются несколькими пользователями через Интернет. Списки SharePoint представляют собой изменяемые таблицы в веб-формате, облегчающие многопользовательское взаимодействие посредством централизованного расширяемого набора столбцов и строк. Списки дают пользователям возможность организовать собственные хранилища структурированной информации, элементы, которых представлены строками, состоящими из столбцов с метками. Все веб-страницы, необходимые для создания, просмотра, обновления и удаления списков, автоматически и динамически генерируются службами Windows SharePoint.

Совет . Неструктурированная информация обычно хранится в библиотеке документов в виде документов со связанными столбцами. Библиотеки документов подробно обсуждаются в главах 5 и 6.

В этой главе вы изучите стандартные списки, уже существующие на узле, создадите новые списки и измените существующие. В зависимости от того, какой шаблон используется для создания узла, некоторые списки (такие как Извещения , События и Ссылки ) создаются автоматически и сразу готовы к использованию. Однако автоматически созданные списки не всегда соответствуют потребностям пользователей. Поэтому в этой главе рассматриваются веб-страницы, которые позволяют не только изменять существующие списки, но и создавать свои собственные.

Внимание ! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».

Внимание ! Помните, что в упражнениях вместо адреса http://wideworldimporters следует использовать адрес доступного вам сервера.

Стандартные списки

Службы Windows SharePoint имеют множество стандартных списков. Когда нужно создать список, можно воспользоваться стандартными шаблонами списков, используя команду Создание (Create из меню Параметры узла (Site Actions), чтобы сгенерировать новый список со статическим набором заранее определенных столбцов Далее в этой главе мы рассмотрим, как добавлять дополнительные столбцы и как можно изменить или удалить большинство столбцов, созданных по умолчанию, даже если в список уже внесены данные. Встроенные шаблоны списков SharePoint описаны в следующей таблице.

Как говорилось в главе 3, службы Windows SharePoint автоматически создают некоторые из этих списков, в зависимости от того, какой шаблон используется для создания узла.

Три узла для совместной работы включают следующие списки:

Шаблон Пустой узел (Blank Site) не включает списков и библиотек документов;

Шаблоны Узел группы (Team Site) и Рабочая область для документов (Document Workspace) включают библиотеку Общие документы (Shared Documents) и четыре списка: Извещения (Announcements), Календарь (Calendar), Ссылки (Links) и Задачи (Tasks), а также доску обсуждений Коллективное обсуждение (Team Discussion). Рабочие области будут подробно обсуждаться в главе 7.

Шаблон узла Блог (Blog) включает библиотеку рисунков с именем Фотографии (Photos) и пять списков: настраиваемый список Категории (Categories), настраиваемый список Комментарии (Comments), Ссылки (Links), настраиваемый список Другие блоги (Other Blogs) и настраиваемый список Статьи (Posts).

Шаблон Вики-узел (Wiki) включает одну библиотеку вики-страниц с именем Вики-страницы (Wiki Pages).

Все шаблоны рабочих областей для собраний включают уникальные списки, такие как Повестка (Agenda), Участники (Attendees), Решения (Decisions), Цели (Objectives) и Необходимые предметы (Things To Bring). Рабочие области для собраний подробно обсуждаются в главе 8.

В следующем упражнении вы просмотрите списки, созданные для узла верхнего уровня компании Wide World Importers. Затем вы перейдете на страницу Создание (Create), чтобы просмотреть шаблоны списков, которые доступны при создании нового узла группы.

Откройте узел SharePoint верхнего уровня. В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, а затем щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для просмотра узла и создания списков. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

Наш узел группы имеет одну стандартную библиотеку документов с именем Общие документы (Shared Documents); четыре стандартных списка: Извещения (Announcements), Календарь (Calendar), Ссылки (Links) и Задачи (Tasks); а также доску обсуждений с именем Коллективное обсуждение (Team Discussion). В нижней части страницы находятся ссылки на дочерние узлы и ссылка на Корзину (Recycle Bin) (обсуждается далее в этой главе).

Совет . Имена элементов могут ввести в заблуждение. Имена шаблонов списков идентичны именам стандартных списков, автоматически созданных службами Windows SharePoint. Однако это совершенно разные элементы. Любой из шаблонов списков, перечисленных на странице Создание (Create) может использоваться для создания на странице Все содержимое узла (All Site Content) одного или нескольких экземпляров списков с уникальными именами. Например, список Извещения (Announcements) использовался для создания списка Извещения (Announcements), но полученный список можно было назвать как угодно, например, Заметки о продажах (Sales Notices). Имена не обязательно должны быть идентичными.

Закройте обозреватель.

Совет . Так как на административные страницы служб Windows SharePoint в целях безопасности наложены ограничения, вы не увидите первые четыре столбца страницы Создание (Create), если не имеете разрешения на создание списков.

Создание списка

Первый шаг в создании нового списка – спросить себя: «Какую информацию нужно собрать/показать?» Ответ на этот вопрос поможет определить, какой шаблон следует использовать. Возможно, лучше начать с создания списка, наиболее подходящего для достижения конечной цели, а затем добавить, удалить или изменить стандартные столбцы, чтобы получить желаемый результат. Например, если вы планируете собирать такую информацию, как имена и адреса, можно выбрать шаблон Контакты (Contacts), чтобы создать основу списка, а затем внести необходимые изменения. Возможно, вы предпочтете начать с пустого списка и двигаться к нужному результату элемент за элементом. В этом случае следует воспользоваться шаблоном Настраиваемый список (Custom List).

Совет . Если элементы списка, который вы хотите создать, всегда включают документы, используйте библиотеку документов, а не список. О библиотеках документов рассказывается в главах 5 и 6.

В следующем упражнении вы создадите список для покупателе и компании Wide World Importers, позволяющий отслеживать состояние задач, относящихся к процессу покупки. Этот список задач будет основан на шаблоне списка Задачи (Tasks). После создания списка вы измените его имя на Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks).

Заройте узел SharePoint, на котором хотите создать список. В этом упражнении используется узел http://voideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

1. В меню Действия узла (Site Actions), которое расположен в верхнем правом углу страницы, выберите команду Создание Создание (Create) и просмотреть список шаблонов.

Совет . Как ни странно, рабочая область для собрания (Meeting Workspace) не имеет команды Создание (Create) в меню Действия узла (Site Actions). Поэтому нужно щелкнуть на имени списка в одной из веб- частей на домашней странице, затем щелкнуть на ссылке Просмотреть все содержимое узла (View All Site Content) на левой панели навигации, а затем на ссылке Создать (Create) на панели инструментов.

При помощи этой страницы вы создадите список задач, основанный на шаблоне списка Задачи (Tasks). Можете присвоить новому списку любое имя, какое считаете подходящим.

Совет . Число копий списков, созданных на основе любого шаблона, не ограничено. Можете создать столько списков задач, сколько вам требуется.

3. В текстовом поле Имя (Name) введите текст ЗадачиПокупателя (BuyerTasks), который станет именем нового списка.

Так как текстовое поле, в которое можно было бы ввести имя URL, отсутствует, текст в поле Имя (Name) представляет и значение, которое службы SharePoint будут использовать в качестве внутреннего имени.

Внимание ! При создании списка SharePoint для него определяются два имени: отображающееся имя, обычно помеченное как Имя (Name) или Название (Title), и имя URL, оно же внутреннее имя. Однако после создания элемента можно изменять только отображающееся имя. Если на странице Создание (Create) нельзя указать имя URL, оба имени представляют отображающееся имя, обычно помеченное как Название (Title).

Совет . При первоначальном вводе имен элементов служб Windows SharePoint рекомендуется придерживаться следующих правил. Исходное имя должно быть понятным, описательным и легко запоминающимся, кратким, а также не должно содержать пробелов. Его следует последовательно использовать во всех местах узла. Более подробные рекомендации и объяснение причин, по которым их следует выполнять, см во врезке «Присвоение имен URL» главы 3.

Кроме того, в каждой организации могут быть свои правила именовании, которых следует придерживаться.

4. В текстовое поле Описание (Description) введите описание Список для отслеживания процесса покупок, чтобы пользователи могли понять, для чего нужен новый список .

5. Проверьте, установлен ли переключатель, указывающий, что этот список должен отображаться в области быстрого запуска. По умолчанию переключатель установлен в положение Да (Yes).

Совет . При настройке рабочих областей для совещаний эти параметры будут отличаться. Так как на домашней странице нет области быстрого запуска, возможность разместить элемент в области быстрого запуска не предоставляется. Вместо этого предоставляется возможность использовать элементы списка для всех собраний.

6. Щелкните на кнопке Создать (Create), чтобы завершить создание списка. Откроется страница узла ЗадачиПокупателя (BuyerTasks) по умолчанию (Allltems.aspx).

7. Перейдите на домашнюю страницу узла, щелкнув на соответствующей ссылке на верхней панели ссылок. Теперь список ЗадачиПокупателя (BuyerTasks) отображается в области быстрого запуска.

Так как в имени этого списка нет пробела, лучше изменить отображающееся имя, включив в него пробел. В оставшейся части упражнения демонстрируется, что изменения в имени списка влияют только на отображающееся имя, а не на имя URL.

9. В меню Параметры (Settings) выберите команду Список: параметры (List Settings), чтобы открыть страницу Настройка ЗадачиПокупателя (Customize BuyerTasks).

10. В разделе Общие параметры (General Settings) щелкните на ссылке Название, описание и переходы (Title, Description and Navigation), чтобы открыть страницу Список: общие параметры: ЗадачиПокупателя (List Settings: BuyerTasks) (см. рис. вверху следующей страницы).

11. Замените текст ЗадачиПокупателя (BuyerTasks), введя в текстовое поле Имя (Name) текст Обычные задачи покупателя (с пробелами).

12. Щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить изменения и открыть страницу Настройка (Customize Common Buyer Tasks).

Жирный заголовок в верхней части этой страницы и всех остальных страниц, связанных с этим списком, теперь отражает изменения в отображающемся имени. Однако в адресной строке обозревателя все еще отображается исходное имя (внутреннее имя), присвоенное этому списку при создании. Изменить это имя можно при помощи программ Microsoft Office SharePoint Designer или Microsoft Office SharePoint Server.

14. Перейдите на домашнюю страницу узла, щелкнув на ссылке в пути навигации или на верхней панели ссылок. В области быстрого запуска будет отображаться новое имя списка.

Закройте обозреватель.

Добавление, изменение и удаление элементов списка

При создании списка SharePoint автоматически генерируются страницы, при помощи которых можно просматривать список в целом и его отдельные элементы, добавлять новые и изменять существующие элементы. Также предоставлены элементы интерфейса для удаления элементов списка и подписки на для списка или элемента списка, а также для выполнения других действий, таких как импорт и экспорт элементов списка.

О подписке на оповещения вкратце рассказывается в этой главе, а импорт/экспорт элементов списка рассматривается в главе 10.

Совет . Некоторые списки сразу после создания имеют только одно представление, однако список Задачи (Tasks) имеет несколько представлений. Список Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks) был создан на основе шаблона Задачи (Tasks), который имеет пять представлений: Все задачи (All Tasks) (используется по умолчанию), Активные задачи (Active Tasks), По исполнителям (By Assigned То), По моим группам (By My Groups), Завершающиеся сегодня (Due Today) и Мои задачи (My Tasks).

Перейти к странице представления по умолчанию можно, щелкнув на имени списка в области быстрого запуска или на ссылке в верхней части любой веб-части этого списка.

В следующем упражнении вы добавите в список задач несколько элементов, которые будут использоваться покупателями компании Wide World Importers в процессе покупок. Затем вы измените один из элементов списка и удалите другой. Кроме того, Тодд Роув хочет включить в календарь публичный семинар, поэтому вы добавите одно повторяющееся событие в список Событие (Events).

Откройте узел SharePoint, на котором хотите создать список. В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для создания списков. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. В области быстрого запуска щелкните на ссылке Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks), которую добавили в предыдущем упражнении, чтобы открыть страницу с представлением по умолчанию списка задач покупателя.

3. В поле Название (Title) введите текст.

4. Значения в полях Приоритет (Priority), Состояние (Status) и % завершения (% Complete) оставьте без изменения.

5. В поле Описание (Description) введите Список, используемый продавцами для ввода продуктов, предлагаемых в этом году .

6. Из поля Дата начала (Start Date) удалите сегодняшнюю дату.

7. Поле Срок (Due Date) оставьте пустым.

Только что созданный элемент списка появится в основной части страницы. Небольшое изображение с восклицательным знаком и словом «Новое» (NEW) справа от названия элемента показывает, что этот элемент был создан недавно.

9. Руководствуясь инструкциями с шагов 2–8, создайте элементы списка, используя значения из следующей таблицы.

Совет . Если нужно создать несколько элементов списка, утомительно создавать по одному элементу за раз. Можно создать сразу несколько элементов, используя представление Таблица данных (Datasheet). Этот вариант вкратце описан в следующем разделе и более подробно – в главе 12.

Тодд предлагает сделать генерирование информации о покупке высокоприоритетной задачей. Сейчас вы измените элемент списка Генерирование заказа на покупку (Generate purchase order), выполнив это пожелание.

10. Наведите указатель мыши на элемент списка (Generate purchase order) и щелкните на стрелке вниз, чтобы отобразить «умное» меню (его также называют управляющим блоком редактирования).

11. В появившемся меню выберите команду Изменить элемент (Edit item), чтобы открыть страницу

12. Измените значение в поле Важность (Priority) с (2) Обычная [(2) Normal] на (1) Высокая [(1) High] и щелкните ОК , чтобы сохранить изменения и заново открыть страницу списка.

Тодд также предлагает сделать так, чтобы список SharePoint для продавца создавался только в том случае, когда вводится новый продавец, а не в каждом цикле покупок. Поэтому он хочет, чтобы эта задача была удалена. В следующей части упражнения вы удалите задачу Создание списка SharePoint для продавцов (Create vendor SharePoint list) из списка.

13, Наведите указатель мыши на элемент списка Создание списка SharePoint для продавцов (Create vendor SharePoint list) и щелкните на стрелке вниз, чтобы открыть меню. В открывшемся меню выберите команду Удалить элемент (Delete Item), чтобы удалить этот элемент списка. Появится запрос на подтверждение удаления.

Совет . Удаленный элемент списка помещается в Корзину узла. О работе с Корзиной рассказывается в следующем разделе.

14. Щелкните ОК , чтобы подтвердить удаление и заново отобразить страницу представления списка. Чтобы добавить повторяющийся публичный семинар в список События (Events), сначала нужно перейти к списку События (Events).

18. В текстовое поле Название (Title) введите текст Публичный семинар (Public Workshop).

19. В поле Время начала (Begin) введите 17:00 .

20. В поле Время окончания (End) введите 18:00 (это поле можно оставить пустым).

21. Ежемесячное собрание будет длиться один час. В поле Описание (Description) введите Каждый месяц будет освещаться новая тема .

22. В разделе Повторение (Recurrence) установите флажок Сделать это событие повторяющимся (Make this а repeating event).

После установки этого флажка на странице изменятся многие элементы интерфейса.

23. Установите переключатель Ежемесячно (Monthly). Заметьте, что параметры в разделе Узор (Pattern) изменятся.

24. В разделе Узор (Pattern) выберите в первом раскрывающемся списке значение Первая (first), во втором раскрывающемся списке значение Вторник (Tuesday), а в текстовом поле введите значение 1 , чтобы указать, что событие будет происходить по первым вторникам каждого месяца (заметьте, что в текущем месяце первый вторник уже может пройти).

25. Остальные параметры оставьте без изменений.

Закройте обозреватель.

Восстановление элементов списка из Корзины

Когда удаляются документы, элементы списков или даже списки целиком, они просто помечаются как удаленные и не отображаются на узле, с которого были удалены. По умолчанию узлы в веб-приложениях SharePoint отображают удаленные элементы в Корзине (Recycle Bin) узла в течение 30 дней. Если пользователь за это время не восстановил элемент, удаленный элемент появляется в Корзине семейства узлов, откуда его может восстановить администратор этого семейства. Однако общий объем удаленных элементов должен оставаться ниже заданного процента (по умолчанию 50%) от общего размера узла (квота узла). Если значение, полученное после прибавления размера удаленного элемента к общему размеру остальных удаленных элементов, превышает допустимую квоту, которую определил центральный администратор, тогда элементы, удаленные раньше остальных, удаляются, даже если еще не истекло 30 дней, чтобы освободить место для свежеудаленного элемента. Таким образом центральные администраторы узлов SharePoint могут рассчитывать возможность восстановления элементов в зависимости от допустимого размера. Конечно, центральные администраторы могут установить любое число дней, отличающиеся от стандартных 30, в промежутке от «никогда не хранить удаленные элементы» до «никогда не уничтожать удаленные элементы».

В следующем упражнении предполагается, что Тодд понял, что удаление задачи Создание списка SharePoint для продавцов (Create vendor SharePoint list) было ошибкой. Вам предстоит зайти в Корзину и восстановить удаленные данные.

Откройте узел SharePoint, с которого удалили элемент списка, выполняя предыдущее упражнение. В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для создания списков. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

2.Установите флажок слева от элемента списка Создание списка SharePoint для продавцов (Create vendor SharePoint list).

4. Щелкните ОК , чтобы подтвердить восстановление и заново открыть страницу Корзины .

5. Перейдите на домашнюю страницу узла, щелкнув на соответствующей ссылке.

Элемент Создание списка SharePoint для продавцов (Create vendor SharePoint list) снова появился в списке.

Закройте обозреватель.

Использование представления в виде таблицы данных

Если на компьютере установлено приложение Microsoft Office Access 2007, можно использовать для списков представление Таблица данных (Datasheet), которое может значительно повышать производительность работы. Создавать по одному элементу за раз, многократно щелкая на различных элементах, может быть очень утомительно. В таблице данных все элементы списка представлены в виде списка на сетке, что позволяет редактировать всю таблицу целиком. При этом сохраняется поддержка раскрывающихся списков, флажков и столбцов. Поэтому использование таблицы данных отличается от редактирования таблицы в Office Access. Для перемещения по ячейкам таблицы можно пользоваться клавишами на клавиатуре или мышью. При перемещении фокуса со строки, изменения, внесенные в эту строку, сохраняются автоматически. Последняя строка таблицы данных используется для добавления в список новых элементов. Чтобы переключить режим представления списка, выберите в меню Действия (Actions) команду Изменить в таблице данных (Edit in Datasheet).

На панели задач, расположенной справа от таблицы данных, расположены ссылки на мощные средства интеграции служб SharePoint и приложений Excel и Access.

Представление в виде таблицы данных подробно рассматривается в главе 12.

Вложение файлов в элементы списков

Иногда требуется прикрепить к элементу списка один или несколько документов. По умолчанию эту возможность поддерживают все списки SharePoint. Однако если каждый элемент списка всегда содержит один и только один документ, вместо списка лучше использовать библиотеку документов.

Совет . Вложение файлов в элементы списков можно запретить. Для этого выберите в меню Действия (Settings) команду Параметры списка (List Settings), откройте страницу дополнительных параметров и установите переключатель Запрещены (Disabled) в разделе Вложения (Attachments).

В следующем упражнении вы создадите простой документ Word, представляющий заказ на покупку, и вложите его в существующий элемент списка Обычные задачи покупателей (Common Buyer Tasks).

Откройте узел SharePoint, на котором создали список Обычные задачи покупателей (Common Buyer Tasks). В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой список. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для создания списков. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. Откройте Microsoft Word.

2. В новом документе введите текст Заказ на покупку .

3. В меню Файл (File) выберите команду Сохранить как (Save As). Сохраните документ в папке Documents под именем WideWorldPurchaseOrder.docх.

Совет . Документ можно сохранить напрямую в библиотеке документов, указав вместо пути к папке на жестком диске адрес HTTP, например, http://wideworldimporters/Shared Documents/. К элементу списка можно прикрепить только сохраненный документ.

4. Закройте Microsoft Word.

6. Наведите указатель мыши на элемент списка Генерирование заказа на покупку (Generate purchase order), щелкните на стрелке вниз, чтобы открыть меню, и выберите команду Изменить элемент (Edit Item), чтобы открыть страницу Обычные задачи покупателя: Генерирование заказа на покупку (Common Buyer Tasks: Generate purchase order).

8. Щелкните на кнопке Browse (Обзор), чтобы открыть диалоговое окно Choose File (Выбор файла).

Совет . В диалоговом окне Choose File (Выбор файла) можно перейти в папку Documents и найти документ WideWorldPurchaseOrder.docx, созданный ранее. Также можно ввести путь к документу, который хотите вложить, в поле File Name (Имя файла).

9. Выберите документ WideWorldPurchaseOrcLer.docx. Щелкните на кнопке Open (Открыть) или дважды щелкните на документе, чтобы открыть его.

После открытия местоположение документа отображается в поле Имя (Name) на странице Добавление вложений (Add Attachments).

10. Щелкните ОК , чтобы вложить документ в элемент списка.

Откроется страница Обычные задачи покупателя: Генерирование заказа на покупку (Common Buyer Tasks: Generate purchase order), в нижней части которой указан вложенный файл. Также появилась ссылка Удалить (Delete), при помощи которой вложение можно удалить с этой страницы.

Внимание ! Сейчас документ связан с элементом списка только в памяти. Если закрыть обозреватель или перейти по любой другой ссылке, включая возврат к списку, это вложение будет потеряно. Чтобы сохранить связь вложения с задачей, необходимо щелкнуть ОК. Также учтите, что при щелчке на ссылке Удалить (Delete) не будет показано никакого предупреждения о том, что вложение будет удалено без возможности восстановления. Связь вложения с задачей будет просто удалена, и удаление файла станет необратимым после щелчка на кнопке ОК.

Совет . С одним элементом списка можно связать несколько вложений. Можно щелкать на ссылке Вложить файл (Attach File) и вкладывать документы столько раз, сколько требуется. Однако пользовательский интерфейс позволяет вкладывать только один документ за раз.

11. Щелкните ОК , чтобы завершить процесс вложения документа в элемент списка. Страница стандартного представления списка откроется еще раз.

Для каждого элемента списка, имеющего одно или несколько вложений, в крайнем левом столбце будет отображаться значок вложения.

Закройте обозреватель.

Добавление, изменение и удаление столбцов списка

Шаблоны списков, доступные в службах SharePoint по умолчанию, являются отличным способом создания списков с минимумом усилий. Тем не менее, если требуется настроить шаблон, службы SharePoint позволяют добавлять, изменять и удалять столбцы.

Если нужно расширить список, можно добавить новый столбец и после присвоения новому столбцу имени можно выбрать для него один из типов, описанных в следующей таблице.

Совет . Большинство типов столбцов (но не все) имеют как параметр Обязательный (Required), так и параметр Значение по умолчанию (Default Value). Если параметр Обязательный (Required) включен, пользователь при создании или изменении элемента списка должен ввести значение в этот столбец. Если пользователь не введет значение, будет использовано значение по умолчанию.

Так как каждый тип столбцов имеет параметры Описание (Description) и Добавить в представление по умолчанию (Add То Default View), в таблице эти параметры явно не указываются.

Добавив столбец, можно приступить к его изменению. Можно изменять отображающееся имя столбца, но его внутреннее имя изменить довольно сложно. Большинство параметров столбца можно изменять, даже если в список уже введены данные. Если изменение параметра может привести к потере информации, появится предупреждение с возможностью отменить изменение.

Совет . После ввода данных в список можно сделать необязательное поле обязательным. На введенные данные это никак не повлияет, если кто-то не попытается изменить существующую запись. Если попытаться это сделать, вступит в действие новое правило, и элемент списка нельзя будет сохранить, не введя значение в обязательный столбец.

Большинство столбцов списка можно удалить. Однако все списки имеют как минимум один столбец, который нельзя удалить. Например, столбец Название (Title) используется для отображения «умного» меню, поэтому его нельзя удалить, хотя можно переименовать. Кроме того, некоторые списки запрещают удаление столбцов, чтобы не нарушать интеграцию с приложениями Microsoft Office. Например, поля Кому назначено (Assigned То), Состояние (Status) и Категория (Category) любого списка, основанного на шаблоне Вопросы (Issues), нельзя удалить, как нельзя удалить и любые стандартные столбцы любого списка, основанного на шаблоне Календарь (Calendar).

К другим столбцам, которые автоматически создаются и заполняются для каждого элемента списка и которые нельзя изменить, относятся следующие: ИД (ID), Создан в (Created), Кем создано (Created By), Изменен в (Modified) и Автор изменений (Modified By). Столбец ИД (ID) гарантирует, что элемент будет уникальным в списке. Этот столбец содержит порядковый номер, начинающийся с 1 и увеличивающийся на 1 для каждого нового элемента списка. Службы Windows SharePoint автоматически записывают, когда элемент списка был создан (Создан в ), кто его создал (Кем создано ), когда он был изменен в последний раз (Изменен в ), и кто последним изменил его (Автор изменений ). Первоначально столбцы Создан в (Created) и Изменен в (Modified) имеют одинаковые значения, как и столбцы Кем создано (Created By) и Автор изменений (Modified By).

В версии служб Windows Share Point 3.0 появился новый тип столбцов – столбец узла. Такие столбцы обычно определяются администратором и представляют общий набор данных, используемый в нескольких списках. Они хранятся на уровне узла в галерее столбцов узла, но коллективные столбцы узлов во всех галереях родословной текущего узла могут использоваться в списке или в этом узле. Таким образом, администратор может определить столбец узла на узле верхнего уровня для пользователей всех узлов одного семейства. Столбцы узлов имеют два очень значительных преимущества перед обычными столбцами списков.

Администраторы могут изменять столбцы узлов в любое время, и эти изменения будут переданы во все типы содержимого и списки определенного семейства узлов, которые используют эти столбцы узлов.

Так как столбцы узлов определяют общий набор данных, в списках, содержащих несколько типов содержимого, можно сортировать, фильтровать и группировать несопоставимые элементы узлов, используя их общие столбцы узлов.

В следующем упражнении вы усовершенствуете список Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks), добавив столбец Порядок следования (Sequence) и столбец узла Дата завершения (Date Completed), изменив столбец Важность (Priority), чтобы добавить дополнительный параметр, и удалив столбец % завершения (% Complete). Также вы измените порядок столбцов на нескольких страницах так, чтобы столбец Описание (Description) шел сразу за столбцом Название (Title).

Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks). В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

2. В меню Параметры (Settings) выберите команду Параметры списка (List Settings), чтобы открыть страницу настройки списка Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks).

3. Щелкните на ссылке Создайте столбец (Create column), которая расположена в нижней части раздела Столбец (Columns), чтобы открыть страницу Создать столбец: Обычные задачи покупателя (Create Column: Common Buyer Tasks).

4. В поле Имя столбца (Column name) введите Порядок следования (Sequence).

5. В списке типов столбца выберите Число (Number). Обратите внимание и на другие варианты, вспомнив их описание, приведенное выше.

6. В поле Описание (Description) введите Используется для упорядочения задач.

7. Остальные параметры оставьте без изменения.

8. Щелкните ОК , чтобы завершить добавление столбца Порядок следования (Sequence) в список. Откроется страница настройки списка задач.

Тодд Роув хотел бы видеть дополнительный столбец, содержащий дату завершения каждой задачи.

9. В области Столбцы Добавить из существующих столбцов узла (Add from existing site columns), чтобы открыть страницу Добавление столбцов из существующих столбцов узла: Обчные задачи покупателя (Add Columns from Site Columns: Common Buyer Tasks).

10. В раскрывающемся списке Выбрать столбцы узла из (Select site columns from) выберите Основные столбцы задач и вопросов (Core Task and Issue Columns), чтобы отфильтровать список Доступные столбцы узла (Available site columns) и видеть в нем только несколько полезных столбцов.

11. Выберите столбец Дата завершения (Date Completed) и щелкните на кнопке Добавить (Add) или просто дважды щелкните на элементе, чтобы перенести его в список Столбцы для добавления (Columns to add).

12. Щелкните ОК , чтобы добавить столбец в список и заново отобразить страницу настройки списка обычных задач покупателя.

Некоторые задачи находятся в списке слишком низко, и покупатели хотят добавить возможность отражать это в столбце Важность (Priority). Для ранжирования задач покупатели обычно используют важность со значением Средняя (Medium), а не Нормальная (Normal), и хотят иметь возможность вводить не стандартные значения Высокая (High), Средняя (Medium), Низкая (Low) и Очень низкая (Very Low), а свои собственные.

13. В разделе Столбцы (Columns) щелкните на ссылке Важность (Priority), чтобы изменить параметры для существующего столбца.

14. В разделе Дополнительные параметры столбцы (Additional Column Settings) в последней строке текстового поля введите (4) Очень низкая , чтобы добавить в раскрывающийся список дополнительный элемент.

15. Измените список Введите варианты выбора (каждый – в отдельной строке) , заменив во второй строке значение (2) Нормальная [(2) Normal] на (2) Средняя [(2) Medium], Это изменит варианты, которые будут доступны в раскрывающемся списке Важность (Priority) во время добавления данных.

Совет . Во всех элементах списка, для которых ранее был выбран вариант (2) Нормальная [(2) Normal], потребуется вручную поменять старое значение на новое (2) Средняя [(2) Medium]. Кроме того, при перемещении фокуса из текстового поля Выбор (Choice) значение по умолчанию изменяется на первый вариант, в данном случае (1) Высокая [(1) High], Если хотите изменить значение по умолчанию, чтобы оно оставалось равным второму варианту, нужно ввести значение (2) Средняя [(2) Medium] в текстовое поле Значение по умолчанию (Default value). В этом упражнении можете не изменять значение по умолчанию.

16. В поле Разрешить пользователям добавлять варианты (Allow "Fill-in" choices) установите переключатель Да (Yes), чтобы разрешить ввод значений, не включенных в стандартный список вариантов.

Совет . Список вариантов можно отображать при помощи переключателей или флажков. Если использовать флажки, пользователи смогут выбирать несколько вариантов одновременно.

Покупатели не планируют использовать столбец % завершения (% Complete), поэтому его можно удалить. В следующей части упражнения вы удалите этот столбец из списка.

20. В появившемся окне подтверждения щелкните ОК , чтобы завершить удаление столбца и вернуться на страницу настройки списка задач.

При создании или изменении элементов списка покупатели хотят видеть столбец Описание Название (Title). В следующей части упражнения вы измените порядок столбцов в списке.

22. В раскрывающемся списке, расположенном справа от столбца Описание (Description), выберите значение 2 , чтобы изменить последовательность полей и поместить столбец Описание (Description) сразу после столбца Название (Title).

Столбец сразу же переместится на вторую позицию.

26. На измененной странице Обычные задачи покупателя: Создать элемент (Common Buyer Tasks: New Item) проверьте порядок столбцов и убедитесь, что столбец Описание (Description) стоит сразу после столбца Название (Title).

Закройте обозреватель.

Сортировка и фильтрация списка

С ростом списка становится сложно просматривать список целиком на одной странице. На этот случай службы Windows SharePoint предоставляют встроенные средства сортировки и фильтрации. На любой стандартной странице представления можно сортировать весь список по алфавиту, как по возрастанию, так и по убыванию, используя отдельные заголовки столбцов.

Фильтрация на странице представления списка работает подобно функции автофильтра в Excel. Фильтрация включается в верхнем правом углу каждого столбца, для каждого столбца генерируется уникальный список значений, который помещается в раскрывающийся список, расположенный над этим столбцом. Фильтры кумулятивны, но временны; в следующий раз при выборе представления списка к нему будут применены исходные параметры, включая исходные фильтры, независимо от того, что было выбрано в прошлый раз в каком-либо столбце.

Совет . В представлении Таблица данных (Datasheet) функции сортировки и фильтрации доступны из раскрывающегося списка, также расположенного в правом верхнем углу столбца.

Сейчас вы отсортируете и отфильтруете список Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks).

Откройте узел SharePoint, на котором был создан список Обычные задачи покупателя ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для просмотра списка. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

2. Измените элементы списка в соответствии со следующей таблицей.

3. В представлении списка Все элементы (All Items) наведите указатель на столбец Порядок следования (Sequence) и подождите около секунды.

Этот столбец станет подчеркнутым, и рядом с ним появится всплывающая подсказка с сообщением о том, что сортировка будет выполняться по этому столбцу.

4- Щелкните на столбце Порядок следования (Sequence).

Справа от имени столбца появится стрелка , указывающая вниз, а элементы списка будут показаны в порядке убывания номеров.

5. Снова щелкните на столбце Порядок следования (Sequence). Справа от имени столбца появится стрелка, указывающая вверх, а элементы списка будут показаны в порядке возрастания номеров.

Совет . Если щелкнуть на другом столбце, сортировка по текущему столбцу перестанет действовать. Если сортировку нужно выполнять более чем по одному столбцу, следует использовать представление списка.

6. Наведите указатель мыши на столбец Важность (Priority) и щелкните на значке «умного» меню, чтобы отобразить, параметры сортировки и фильтрации для этого столбца. По сравнению с предыдущей версией SharePoint функции фильтрации значительно улучшены. Страница не перегружается, что позволяет сэкономить время, сетевой трафик и ресурсы серверов SharePoint. Извлечены будут только уникальные значения этого столбца. Предыдущая версия была очень неэффективной; извлекались заново не только все данные, но и уникальные значения для каждого видимого столбца в текущем представлении списка, несмотря на то, что запрашивалась фильтрация только по столбцу Важность (Priority).

7. В «умном» меню выберите для столбца Важность (Priority) значение (1) Важная [(1) High], и страница немедленно отобразит фильтрованный список только с теми элементами, которые имеют высокую важность.

Справа от каждого столбца, к которому был применен автофильтр, появится значок фильтрации.

8. Чтобы вернуться к полному списку, выберите из раскрывающегося списка в верхней части страницы либо одно из представлений списка (включая его текущее представление), либо команду Очистить фильтр от Важность (Clear Filter from Priority) из контекстного меню столбца Важность (Priority).

Закройте обозреватель.

Добавление и изменение представления списка

Результаты сортировки и фильтрации, полученные непосредственно в столбцах представления списка, являются лишь временными, т.е. они не запоминаются и в следующий раз при использовании того же представления не отображаются. Однако можно определить новые представления списка, чтобы предоставить именованное определение того, как должна отображаться информация в списке. Представление списка определяет, какие столбцы и в какой последовательности будут отображаться в списке. Последовательность отображается слева направо. Кроме того, представления списка могут определять, какие строки и в каком порядке будут представлены, а также способ группировки, стиль и формат разбиения на страницы. Представления списков можно создавать на основе исходных представлений, описанных в следующей таблице.

Создавая представление списка, можно сделать его исходным представлением или копией существующего представления. После создания представление помещается в раскрывающийся список вместе с другими представлениями.

Доступно два вида представлений списков: личные и общие. Общие представления могут просматривать все пользователи, тогда как личные списки доступны для просмотра только создателю. Создавать открытые представления списков могут только пользователи, имеющие разрешения на управление списками. Собственные личные представления списков могут создавать все пользователи.

В следующем упражнении вы создадите открытое представление списка Очень важные задачи (High Priority Tasks), чтобы покупатели видели только те задачи, которым назначена важность (1) Важная [(1) High], и их текущее состояние. Вы используете исходное представление Таблица данных (Datasheet), чтобы можно было легко обновлять одновременно все элементы списка.

Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks). В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters , но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для управления списком. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

2. В нижней части раскрывающегося списка представлений выберите Создать представление (Create View), чтобы открыть страницу Создать представление: Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks). Также эту страницу можно открыть командой Создать представление (Create View) из меню Параметры (Settings).

5. В текстовое поле Имя представления (View Name) введите HighPriorityTasks .

6. Убедитесь, что установлен переключатель Создание общего представления (Create a Public View).

7. Снимите все флажки в поле Отображать (Display), кроме флажков Название (с ссылкой на элемент с меню правки) и Состояние (Status).

Параметр Позиция (от левого края) (Position from left) для столбца Заголовок (Title) в настоящий момент имеет значение 20, а для столбца Состояние (Status) значение 4. Поэтому столбец Заголовок (Title) будет отображаться перед столбцом Состояние (Status).

Совет . В разделе Столбцы (Columns) находится три столбца Название (Title). Все они представляют одно и то же значение, но в каждом оно отображается по-своему. Выбранный столбец, Заголовок (с ссылкой на элемент с меню правки) , не только содержит текстовое значение заголовка, но и включает меню, которое можно вызвать, наведя указатель на текст и щелкнув на появившемся раскрывающемся списке. Столбец Название (с ссылкой на элемент) просто представляет текстовое значение названия как ссылку на страницу представления для каждого элемента списка.

8. В секции Сортировка (Sort) в раскрывающемся списке Сначала сортировать по столбцу (First sort by the column) выберите Порядок следования (Sequence), чтобы список упорядочивался по значению столбца Порядок следования (Sequence). Данные можно сортировать и по тому столбцу, который не включен в представление.

По умолчанию данные сортируются по возрастанию.

9. В области Фильтр (Filter) в раскрывающемся списке Отображать элементы, для которых справедливо следующее (Show the items when column) выберите Важность (Priority), чтобы установить фильтр строк.

10. В качестве условия фильтрации выберите равно (is equal to).

11. В текстовом поле под условием введите (1) Высокая .

Создав представление списка, можно вернуться и изменить отображающееся имя.

13. В раскрывающемся списке в правом верхнем углу страницы выберите Изменить это представление (Modify this View), чтобы открыть страницу изменения представления.

14. В поле Имя представления (View Name) вместо HighPriorityTasks введите High Priority Tasks (с пробелами), чтобы изменить имя, отображающееся на странице представления списка.

Обратите внимание на то, что имя страницы, отображающееся в адресной строке обозревателя, тоже можно изменить.

В пути навигации в верхней части страницы щелкните на ссылке Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks), чтобы вернуться к стандартному представления списка.

Закройте обозреватель.

Настройка оповещений

Службы Windows SharePoint предоставляют удобную функцию отправки по электронной почте уведомлений о внесении изменений в содержимое узла, включая изменения в элементах списков. Такие уведомления называют оповещениями. По умолчанию оповещения не настроены, их нужно настраивать самостоятельно.

Включить оповещения довольно просто. Для каждого списка на узле SharePoint в меню Действия (Actions) включена команда Оповестить меня (Alert Me). Выбрав эту команду, можно подписаться на оповещения, создаваемые на уровне списка. Кроме того, аналогичная команда Оповестить меня (Alert Me) доступна в контекстном меню каждого элемента списка, а также на панели инструментов во время просмотра любого элемента списка. Как можно догадаться, эта команда позволяет подписаться на оповещения, создаваемые на уровне элемента списка.

При настройке оповещения нужно указать, кому будут отправлять оповещения, частоту отправки и тип изменений, вызывающий отправку оповещения. По умолчанию оповещения отправляются по адресу электронной почты пользователя, настроившего оповещения. Если для аутентифицированного пользователя не указан адрес электронной почты, будет предложено ввести адрес для отправки. Введенный адрес сохранится и будет использоваться для дальнейшей подписки на оповещения.

Настраивая оповещения, можно указать, при каких изменениях они должны отправляться. Оповещения на уровне списка можно отправлять при изменениях в любых элементах списков, при добавлении новых элементов, изменении существующих элементов или удалении элементов. Если хотите получать уведомления о добавлении и изменении, но не при удалении элементов, нужно будет настроить два оповещения. Оповещения на уровне элементов списка отправляются только при изменении элементов, так как можно установить оповещение для элемента можно только один раз. Удаление элемента также считается изменением.

Совет . Библиотеки документов предоставляют дополнительную возможность отправлять оповещения, когда происходит обновление веб-обсуждения. О библиотеках документов рассказывается в главах 5 и 6.

Нужно также указать фильтр, определяющий, когда следует отправлять оповещения; по умолчанию оповещения отправляются при любом изменении в списке. Различные списки имеют различные фильтры. Список Задачи , с которым мы работаем, имеет следующие фильтры:

Любое изменение;

Назначение задачи текущему пользователю;

Завершение задачи;

Изменение задачи, имеющей высокую важность;

Изменение другим пользователем задачи, назначенной текущему пользователю;

Изменение задачи другим пользователем;

Изменение другим пользователем задачи, созданной текущим пользователем;

Изменение другим пользователем задачи, последние изменения в которую внес текущий пользователь;

Изменение другим пользователем элемента, отображающегося в выбранном представлении.

Кроме того, нужно указать частоту отправки оповещений. Для оповещений любого типа доступно три варианта:

1. немедленная отправка оповещения;

2. отправка итогов дня;

3. отправка итогов недели.

Если выбрать немедленную отправку, оповещения в действительности будут помещаться в очередь и отправляться по мере возможности, как следующая задача, после запуска оповещения. По умолчанию задача оповещения выполняется каждые пять минут, но администратор может изменить этот интервал до 59 минут. При отправке ежедневных и еженедельных итогов все изменения, внесенные в список или элемент списка, объединяются и отправляются в конце выбранного периода. Ежедневные итоги по умолчанию генерируются в полночь, а еженедельные итоги в полночь в воскресенье.

Совет . Администраторы SharePoint могут устанавливать ограничение на общее число оповещений, на которые могут подписываться пользователи. По умолчанию это ограничение равно 50 оповещениям. Это число можно изменить или совсем снять ограничение. Кроме того, оповещения можно отключить полностью.

Всеми ранее настроенными оповещениями можно управлять при помощи ссылки Просмотреть мои существующие оповещения на этом узле (View My Existing Alerts On This Site) в верхней части страницы Новая ссылка (New Link). На этой странице можно использовать панель инструментов, чтобы добавить оповещение для любого списка на этом узле, или удалить выбранные оповещения.

Внимание ! После удаления пользователей с узла необходимо вручную удалить их оповещения, чтобы те не стали «бесхозными». Кроме того, когда пользователи добавляют оповещения для самих себя, они будут получать эти оповещения, даже если им запретить доступ к списку. Важно удалять эти оповещения, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к узлу и пользовательской информации.

Использование каналов RSS

По умолчанию для всех списков во всех семействах узлов веб-приложений SharePoint 3.0 включена поддержка RSS 2.0. В главе 3 рассказывалось о том, как настроить объединение данных RSS. используя параметры из секции Администрирование узла (Site Administration) страницы Параметры узла (Site Settings). Если поддержка RSS для веб-приложения не включена, описанные в следующем упражнении ссылки, относящиеся к RSS, отображаться не будут.

Сейчас вы просмотрите содержимое списка покупателей и узнаете, как изменить параметры RSS в списке.

Откройте узел SharePoint, на котором создан список Обычные задачи покупателей (Common Buyer Tasks). В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для управления списком. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. Щелкните на ссылке Обычные задачи покупателей (Common Buyer Tasks), чтобы открыть страницу стандартного представления списка. Если вы не создавали список Обычные задачи покупателей (Common Buyer Tasks), используйте любой другой.

2. В меню Параметры (Settings) выберите команду Параметры списка (List Settings).

По умолчанию переключатель Разрешить RSS-канал для этого списка? (Allow RSS for this list?) в секции RSS-канал списка (List RSS) установлен в положение Да (Yes). Несмотря на то, что в этом примере рекомендуется оставить все параметры без изменения, мы объясним все доступные варианты.

4. В секции Сведения о RSS-канале (RSS Channel Information) оставьте все значения по умолчанию. Параметр Сокращать многострочные текстовые поля до 256 знаков? (Truncate multi-line test fields to 256 characters?) имеет значение Нет (No), так что всем пользователям, подписанным на канал, отправляется текст целиком. Если будут передаваться большие объемы данных, а большинству пользователей нужно достаточно прочитать только первые несколько предложений, установите переключатель Да (Yes).

Любой пользователь, просматривающий канал, может прочитать все содержимое. Сведения из полей Название (Title), Описание (Description) и URL-адрес рисунка (Image URL) дают представление о канале. Флажки, установленные в секции Столбцы (Columns), указывают поля, содержимое которых будет включено в описание RSS. Устанавливайте или снимайте флажки по собственному желанию. В этом примере используются столбцы, выбранные по умолчанию.

Секция Максимальное число элементов (Item Limit) помогает управлять пропускной способностью узла и сети веб-фермы, когда тысячи пользователей подписываются на сотни списков и каждый час заходят на узел для проверки обновлений (60 минут – время жизни по умолчанию, установленное на странице Параметры узла каждого узла ). Поле (Maximum items to include) указывает, сколько элементов списка будет включено в канал, а поле Максимальное число элементов для включения (Maximum days to include) указывает, как долго элемент списка будет включаться в канал. В этом примере включается до 25 элементов, измененных за последнюю неделю (7 дней). Эти значения (25 и 7) установлены по умолчанию. Если щелкнуть на кнопке По умолчанию (Defaults), расположенной в нижней части страницы, будут восстановлены стандартные значения.

6. Используя путь навигации в верхней части страницы, вернитесь к стандартному представлению списка.

7. В меню Действия (Actions) выберите команду Просмотреть RSS-канал (View RSS Feed), чтобы просмотреть страницу канала.

На полученной странице практически не на что смотреть, но она и не предназначена для просмотра в обозревателе. Веб-адрес страницы можно использовать в программе чтения RSS для просмотра содержимого: этого списка в режиме оффлайн. Можно также щелкнуть на соответствующей ссылке, чтобы подписаться на этот канал.

Совет . Использование RSS-каналов в Microsoft Office Outlook 2007 описывается в главе 11. Использовать каналы можно также при помощи Internet Explorer 7.

Можно выполнять поиск по RSS-каналу, введя текст для поиска в поле, расположенное в правом верхнем углу окна обозревателя. Поток автоматически обновится, когда вы приостановите текст более чем на одну секунду. Если щелкнуть Все (Аll), будут показаны все элементы канала, а не все элементы списка.

Данные канала можно сортировать, щелкая на полях с датой, заголовком или автором. Для переключения между сортировкой по возрастанию и сортировкой по убыванию просто щелкните на поле еще раз.

8. Чтобы вернуться к списку, щелкните на ссылке Домашняя: Обычные задачи покупателя (Home: Common Buyer Tasks) в верхней части страницы.

Закройте обозреватель.

Отправка данных в списки SharePoint по электронной почте

Службы Windows SharePoint позволяют управляющим списками назначать адреса электронной почты для некоторых из стандартных списков, которые можно создать со страницы Создание (Create). После настройки можно отправлять данные в списки по электронной почте. На первый взгляд отправка данных в списки SharePoint по электронной почте может показаться странной; однако, давайте рассмотрим, какие возможности это предоставляет.

Вы летите на самолете и работаете с документом Office Word. Закончив работу, вы отправляете документ по электронной почте в определенную библиотеку документов. Письмо с документом сохраняется в исходящих письмах до тех пор, пока вы не подключитесь к Интернету, после чего автоматически отправляется в библиотеку документов. Когда службы Windows SharePoint получают этот документ, он автоматически добавляется в указанную библиотеку документов.

Все члены вашей команды включены в одну группу рассылки электронных сообщений. Адрес электронной почты доски обсуждений также включен в эту группу. Каждое сообщение, отправляемое группе, также добавляется в список. Когда члены команды посещают узел SharePoint, содержащий этот список, они видят все сообщения, передаваемые по электронной почте. Они даже могут использовать этот список, чтобы отвечать на сообщения, помещенные в него.

Об отправке сообщений электронной почты на доску обсуждений рассказывается в главе 9.

В следующей таблице перечислены списки SharePoint, в которые можно и нельзя отправлять сообщения электронной почты.

В следующем упражнении вы создадите библиотеку рисунков, для которой разрешена отправка данных по электронной почте, чтобы клиенты могли отправлять изображения предлагаемых продуктов. Затем вы просмотрите сгенерированные параметры входящей электронной почты. Также вы обновите параметры входящей электронной почты для существующего списка Извещение (Announcements), чтобы пользователи могли отправлять в этот список общие извещения. После настройки вы отправите сообщения в каждый из этих списков и проверите результат.

Откройте узел группы SharePoint. В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, а затем щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для просмотра узла и создания, списков. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. В меню Действия узлов (Site Actions), которое расположено в верхнем правом углу страницы, выберите команду Создать (Create), чтобы открыть страницу Создание (Create) со списком шаблонов.

2. В области Отслеживание (Tracking) щелкните на ссылке Библиотека рисунков (Picture Library), чтобы открыть страницу создания списка.

3. В текстовое поле Имя (Name) введите текст PotentialProducts , который будет отображающимся именем нового списка.

Так как для ввода имени URL нет отдельного поля, внутреннее имя будет таким же, как отображающееся.

4. В поле Описание (Description) введите Изображения продукции, отправленные нам нашими продавцами по электронной почте, чтобы пользователи могли понять предназначение нового списка.

5. Убедитесь, что переключатель Отобразить этот элемент типа «Библиотека рисунков» в области быстрого запуска (Display this picture library on the Quick Launch) установлен в положение Да (Yes).

6. Переключатель Разрешить на этом элементе типа «Библиотека рисунков» получение электронной почты (Allow this picture library to receive e-mail) по умолчанию установлен в положение Нет (No). Установите этот переключатель в положение Да (Yes). Если этот параметр недоступен, это значит, что либо центральный администратор SharePoint не настроил параметры входящей электронной почты, либо отключил входящую электронную почту для ваших списков. Введите адрес электронной почты, например, [email protected].

Конечно, ввести нужно только первую часть адреса, стоящую перед знаком «@». Запомните адрес, который вы ввели, и используйте его далее в упражнении вместо адреса [email protected].

Внимание ! Если в параметрах фермы SharePoint указано, что нужно использовать службу SharePoint Directory Management Service, любой введенный адрес электронной почты будет автоматически создан в выделенном расположении Active Directory. Однако если эта служба не используется, чтобы отправленные сообщения попадали в список, для каждого выбранного адреса электронной почты необходимо создать учетную запись.

8. Значение в разделе Рисунок: журнал версий (Picture Version History) оставьте без изменений.

9. Щелкните на кнопке Создать (Create), чтобы завершить создание списка. Откроется страница стандартного вида списка PotentialProducts (AllItems.aspx).

10. В меню Настройки (Settings) выберите команду (Picture Library Settings), чтобы просмотреть автоматически сгенерированные параметры нового списка.

11. Щелкните на ссылке Параметры входящей электронной почты (Incoming e-mail settings). Опять же, если этот параметр недоступен, обратитесь к центральному администратору SharePoint, чтобы он настроил параметры входящей электронной почты.

Параметры на этой странице весьма просты. В этом упражнении изменять их не нужно. Просто обратите внимание на то, что библиотека рисунков настроена на получение электронной почты с использованием введенного вами ранее адреса. Все вложения, отправляемые в библиотеку рисунков, сохраняются в корневой папке библиотеки, но файлы с совпадающими именами не перезаписываются. Если отправляется дубликат файла, к его имени добавляется увеличивающееся число (как и в файловой системе). Исходное вложение не сохраняется. Однако если этот параметр имеет значение Да (Yes), сообщение электронной почты просто сохраняется как вложение документа в элемент списка. Если кто-то отправит в этот список приглашение на собрание, оно будет проигнорировано. Наконец, отправлять данные в список по электронной почте могут только пользователи, имеющие разрешения на создание в списке новых элементов; все остальные сообщения электронной почты игнорируются.

12. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы продолжить работу.

13. В секции Списки (Lists) области быстрого запуска, щелкните на ссылке Извещения (Announcements), что бы перейти к списку Извещения (Announcements).

14. В меню Параметры (Settings) выберите команду Параметры библиотеки рисунков (Picture Library Settings).

16. Установите переключатель Разрешить этому Список получать электронную почту (Allow this list library to receive e-mail) в положение Да (Yes).

17. Введите адрес электронной почты, например, [email protected].

Кроме вложений, остальные параметры будут такими же, как и для библиотеки рисунков. Вложения, отправленные в библиотеку, в действительности становятся элементами списка. Поэтому можно выбрать, в какую папку они будут помещаться, и нужно ли перезаписывать существующие документы. Вложения, отправленные в список, просто становятся вложениями элемента списка, так что их можно прикреплять или отсоединять, поэтому параметры вложений настраивать не нужно.

18. Измените значение параметра Сохранять первоначальные электронные сообщение (Save original e-mail) на Да (Yes) и оставьте значения всех остальных параметров без изменений.

20. Откройте Outlook 2007 и отправьте одно электронное сообщение с вложенным рисунком по адресу [email protected] и второе сообщение (с вложением или без него) по адресу [email protected].

21. Вернитесь к списку PotentialProducts , чтобы проверить, добавилось ли отправленное изображение в библиотеку рисунков.

22. Перейдите к списку Извещения (Announcements), чтобы проверить, добавлено ли в список второе отправленное сообщение электронной почты.

23. Откройте извещение и проверьте, совпадает ли тема и тело сообщения с тем, что вы отправили.

Закройте обозреватель.

Удаление списка

Важно знать, как избавиться от списка, ставшего ненужным или созданного по ошибке. В отличие от предыдущей версии служб SharePoint, при удалении список только помечается удаленным. Он не удаляется из базы данных необратимо, и все элементы это- списка, хотя они и не видны, остаются в этом списке, хранящемся в Корзине узла.

Допустим, покупатели компании Wide World Importers довольны новым списком Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks), и им больше не нужен список Задачи (Tasks), созданный первоначально. Сейчас вы удалите лишний список.

Откройте узел SharePoint, на котором создан список Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks). В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для удаления списка. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

2. В меню Параметры (Settings) выберите команду Параметры списка (List Settings), чтобы открыть страницу настройки задач.

3. В секции Разрешения и управление (Permissions and Management) щелкните на ссылке Удалить этот список (Delete this list). Откроется диалоговое окно с запросом подтверждения.

4. Щелкните ОК , чтобы подтвердить удаление. Откроется страница Все содержимое узла (All Site Content). Удаленный список больше не отображается на этой странице и в области быстрого запуска.

Закройте обозреватель.

Ключевые положения

Списки можно сравнить с изменяемыми таблицами в веб-формате.

Шаблоны списков можно использовать для создания списков со статическим набором стандартных столбцов. Доступен 21 встроенный список: Повестка (Agenda), Извещения (Announcements), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Настраиваемый список (Custom List), Настраиваемый список в представлении таблицы данных (Custom List in Datasheet View (Decisions), Доска обсуждений (Discussion Board), Библиотека документов (Document Library), Библиотека форм (Form Library), Импортировать электронную таблицу (Import Spreadsheet), Отслеживание вопросов (Issue Tracking), Ссылки (Links), Цели (Objectives), Библиотека рисунков (Picture Library), Задачи проекта (Project Tasks), Опрос (Survey), Задачи (Tasks), Текстовое поле (Text Box), Необходимые предметы (Things To Bring) и Библиотека вики -страниц (Wiki Page Library).

При создании списков SharePoint давайте им понятные, легко запоминающиеся, последовательные имена.

В элемент списка можно вложить один или более документов.

Службы Windows SharePoint позволяют добавлять, изменять и удалять столбцы любого списка.

Представления списка определяют, как отображаются элементы этого списка. Списки можно сортировать и фильтровать вручную или при помощи именованных представлений.

Открытые представления списков могут просматривать все пользователи, а личные представления разрешено просматривать только их создателям.

Некоторые списки и библиотеки могут быть настроены для получения электронной почты.

Удаленный список и все его элементы помещаются в узла.

В этой статье я расскажу как создавать свои собственные формы в SharePoint изменять их стили, применять правила к полям формы,
делаю комментарии к записям прямо в формах.

SharePoint 2013 включает в себя мощные средства по настройке форм.
Вы можете использовать неограниченное количество условий, правил и политик для любых частей представления.

Мне требуется скрыть некоторые поля формы для определенной группы людей.

Достаточно открыть дизайнер форм, отредактировать все необходимое и сохранить.
Но для того чтобы InfoPath заработал в SharePoint 2013 (об этом может говорить кнопка во вкладке список

Кнопка настройка формы (Customize Form) открывающая InfoPath Designer доступна для администраторов сайта в браузере IE.

После активации Enterprise лицензии данная возможность сразу появляется на всех сайтах Sharepoint.

Требования:

1. На сервере активирована лицензия SharePoint Enterprise 2013

2. На компьютере установлена InfoPath Designer 2013

3. Открыт сайт SharePoint под пользователем администратора сайта в Internet Explorer

4. Активированы компоненты Enterprice в настройках сайта

Собственно как настроить поля в форме SharePoint 2013

Открываем нужный нам список и переходим в ленте инструментов на вкладку СПИСОК

первым делом я перехожу в настройки списка

в дополнительных параметрах включаю открытие формы в окне (рекомендуется делать в самую последнюю очередь , это поможет открывать формы без открытия в новых вкладкой правой кнопкой мышки, как это я делаю ниже)

возвращаюсь к списку и нажимаю НАСТРОЙКА ФОРМЫ:

открывается InfoPath Designer 2013

Это на самом деле очень мощная вещь, заслуживающая пристального внимания, и намеренно была выведена в более дорогой продукт, завязана на многих компонентах всей системы SharePoint, позволяет централизовано использовать их.

Итак я уже создал настраиваемый список, настроил открытие форм в диалоговых окнах, теперь я настрою версионность:

Возвращаемся к параметрам списка в разделе параметры управления версиями,
там включаем переключатель Создавать версию при каждом изменении элемента в этом списке типа "Список"? в положение Да

после этого в параметрах списка создаем столбец с названием comments

даем название и ставим переключатель Внесение изменений в существующий текст

Тут нужно учесть в случае если мы изменили форму то добавляемые столбцы уже не будут сразу появляться в форме, в этом случае нужно открывать редактор формы InfoPath Designer и добавлять это поле в форму.

после каждого изменения формы

нажимаем кнопку быстрой публикации

или нажимаем сочетания клавиш CTRL+SHIFT+Q

создание представлений форм просмотра

на вкладке макет страницы, нажимаем Создать представление

даем название нашему представлению test_view1

получаем пустую форму

в эту форму перетаскиванием можно вставлять наши поля из списка справа.
Буквально через несколько секунд у меня получается следующий результат

Публикуем сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Q.

Я это делаю следующим образом (для 2013й версии):

В браузере открываю форму правой кнопкой мышки в новой вкладке

изменяем веб-часть InfoPath

И меняем представление по умолчанию

сохраняем изменение

во всех случаях повторяем действия

а вот в случае для формы Изменения нужно добавить ссылку в представлении списка

заходим в настройки представления списка и выводим еще один столбец

теперь и эту форму можно открыть в новой вкладке

и для этой вебчасти выбираем уже другую форму infoPath которая у нас называлась как Edit Item

Статья написана по шагам, вы поймете какие шаги можно пропустить после их выполнения. Они дают понимание, далее надеюсь я сокращу статью более точно указывая последовательность шагов.

если есть вопросы обязательно пишите в комментариях, отвечу.