Vadības dokumentācija ir pamats darbībai mūsdienu organizācijas - dokumentos, līdz 85% no informācijas resursiem praktiski jebkura pārvaldības struktūra ir vērsta. Šajā sakarā dokumentācija un dokumentu pārvaldības procesi ir ieguvuši pašpietiekamu dabu un pieprasa savas automatizētās kontroles sistēmas.

Pēdējo 10-15 gadu laikā biroja automatizācija ir piedzīvojusi revolūciju darba jomā ar dokumentiem. Ja agrāk Sistēmas automatizācijas sistēma tika uzskatīta par biroja tehniskā personāla automatizācijas sistēmas sistēmu, sekretariātiem, arhīviem, kas saistīti ar izpildes sagatavošanu, reģistrāciju, pārvietošanu, kontroli un dokumentu meklēšanu, tagad paši autori ir sastādīti ar sagatavošanu un dokumentu pārsūtīšanu, izmantojot datorus un izpildītājus dokumentu. Tieši tagad tiešie dalībnieki dokumentu pārvaldības tehnoloģijās - no dokumentu izveidošanas brīdī pirms izpildes kontroles un darba ar dokumentālo arhīvu. Dokumentācija un dokumentu pārvaldības sistēma ir kļuvusi par izšķirošu instrumentu, lai uzlabotu darbinieku darba efektivitāti, kas piedalās lēmumu pieņemšanā, un attiecīgi organizācijas darbības kopumā.

Pašlaik organizācija, kas vēlas saņemt mūsdienu risinājumi Lai izveidotu automatizētu DOU tehnoloģiju, tai ir diezgan plaša izvēle - no individuāli izstrādāto informācijas sistēmu iegādes lielām organizācijām, lai sagatavotu integrētām sistēmām - mazām un vidējām organizācijām.

Organizācijas, kas ir izvirzījušas mērķi, lai automatizētu biroja darbu, ir jāatrisina vairākas problēmas. Šeit ir daži no tiem:

Organizācijas bieži vien nav skaidra izpratne par to, kas faktiski būtu automatizēti biroja procesu tehnoloģijās. Ietekmē speciālistu trūkumu vienlaicīgi izjaukt biroja darbu un labi zinošu tirgu un iespējas programmatūras sistēmas Dokumentācijas pārvaldības automatizācijas jomā. Reklāmas informācija ir slikta saturā un tālu no vienmēr atbilst patiesībai, vienas terminoloģijas neesamība traucē sistēmas un tās ražotāja klienta savstarpējo izpratni utt.;

Organizācijām ir jāizstrādā un jāīsteno nopietns pasākumu kopums, lai racionalizētu pārvaldības procesus un atspoguļotu to procedūras biroja darbam. Ir nepieciešams racionalizēt pienākumu sadali, pilnvaru deleģēšanu, skaidri jānosaka, kas atrisina, kādi uzdevumi un kādā līmenī nosaka dokumentu koordinācijas kārtību, to apstiprināšanu un parakstīšanu utt., I.E., galu galā optimizēt vadības sistēmu;

Organizācijām automatizācijas Dow ieviešanā ir jānosaka viena no divām pieejām, ko parasti sauc par "krievu" un "rietumu".

Tradicionāli Krievijas darbs ar dokumentiem ar dokumentiem neļauj trīs hierarhijas līmeņiem: Organizācijas vadītājs - biroja darbnīca - Līgumslēdzējs. Rietumu tradīcijas ir saistītas ar personisko atbildību par darbuzņēmēju par dokumentu un attiecīgajiem lēmumiem par to, tādējādi satur divus hierarhijas līmeņus: augstākās vadības vadītājs ir izpildītājs (vadītājs).

Krievijas tradīcija liecina obligātā reģistrācija Katrs dokuments jau kopš tās izskatu organizācijā, kā arī detalizēti regulēta un centralizēti kontrolēta "doard" dokumentu plūsma. Dou tehnoloģijas lielā mērā nosaka valsts standartos, instrukcijās un instrukcijās. Visa darba kompleksa izsekošana ar reģistrācijas žurnāliem vai rakstāmmašīnu failiem.

Rietumu biroja darba tradīcijas ir saistītas ar dokumenta vadītāja personīgo atbildību un tā izpildi (tas ir raksturīgs, ka angļu valodā nav vārdu "dokumentēšana"). Dokumentu reģistrāciju tieši veic izpildītājs, nav centralizēta izpildes kontroles. Regulas priekšmets tradicionālajās Rietumu dokumentu pārvaldības sistēmās ir sistematizēta jau izpildītu dokumentu glabāšana (piemēram, iekšzemes arhīva uzglabāšana). Tas ir balstīts uz šādu tradīciju un veidoja rietumu elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu koncepciju. Tādējādi elektronisko dokumentu pārvaldības tehnoloģiju izmantošana Krievijas birojā, pamatojoties uz Rietumu programmatūras sistēmām. Ir vajadzīgi attiecīgie Rietumu produktu pielāgošana Krievijas apstākļiem, kas noteikti gadsimtu laikā.

Izvēloties Automatizācijas versiju Dow, Klienta organizācija ir izdarīt izvēli starp divām klasēm dokumentu pārvaldības sistēmu - darbplūsmas un groupware.

Abas sistēmas klases ir vērstas uz kolektīvā darba automatizāciju birojā. Tajā pašā laikā, izvēloties metodoloģiju, lai izveidotu automatizētu sistēmu konkrētā organizācijā, tas būtu jāuzskata, ciktāl tas atbilst tajā pieņemto vadības stila un vadības sistēmu.

Fakts ir tāds, ka darbplūsmas sistēmas ietver sistēmas, kas vērstas uz pilnīgas korporācijas darba automatizēšanu (I.E. kopīgs darbs Vairākas darba grupas), kas atbalsta skaidru uzņēmējdarbības procesu un maršrutēšanas darbu atdalīšanu izpildītāju tīklā. Attiecībā uz dokumentu plūsmu tas nozīmē, ka attiecīgā dokumentācija ir stingri saistīta ar pārvaldības procedūrām, pamatojoties uz funkciju sadalījumu starp pārvaldības aparātu darbiniekiem. Dokumentu plūsma B. Šis gadījums It kā uzlikts tehnoloģisko pārvaldības procedūrām. Darbplūsmas tipa sistēmas ir vairāk pieņemamas lielo organizāciju un valsts struktūru dienā.

Groupware tips ietver sistēmas, kurās nav stingri noteikta shematisks bizness - procesi un kas paredzēti darbībai nelielā komandā - darba grupa (5-100 cilvēki). Greepware elementi ir e-pasta adrese, datu bāzes dokumenti, kolektīvais organizators.

Automatizētās dokumentu pārvaldības sistēmas organizēšanas izvēle galu galā ir jāturpina no nepieciešamās prasības Uz tirgū piedāvātajiem programmatūras produktiem, ko var samazināt līdz šādām īpašībām:

Lietotas papīra formas tehnoloģijas;

Biroja darba galveno uzdevumu ievērošana;

Sistēmu funkcionālās īpašības (funkcionāla pilnīgums, atklātība utt.);

Programmatūras ieviešana (atbalsts izplatītajam režīmam utt.);

Izmaksas.

Iepriekš īsumā raksturoja biroja darba tehnoloģijas, pamatojoties uz krievu un rietumu tradīcijām. Ļaujiet mums vairāk īsi īsi īsi raksturot atbilstošo virzienu programmatūras sistēmu īpašības.

Programmatūras sistēmas, kas īsteno Krievijas tehnoloģijas, ir vērstas uz lietošanu valsts aģentūrās un organizācijās, tās saglabā visas tradīcijas un regulēšanas standartus, kas pieņemti īpašā vadības struktūrā. Šādu sistēmu uzdevums tiek samazināts, lai nodrošinātu atbalstu papīra darbplūsmai, parastās operāciju sarežģītības samazināšanos dokumentu apstrādei. Tomēr šīs sistēmas spēj ievērojami paplašināt tradicionālo dokumentāciju un dokumentu pārvaldības procesu sistēmas dokumentu apstrādes dēļ personālajā datorā. Šīs virziena sistēmas ir savdabīgas tilti pakāpeniskai pārejai no elektroniskām tehnoloģijām. Dow automatizācijas sistēmas šai tehnoloģijai ietver:

Sistēmas korpuss (uzņēmuma "Elektroniskās biroja sistēmas");

Sistēma "Pelnrušķīte - \\\\" 1! \\ Un. Ierēdņa korespondence (NTC IRM, Maskava).

7.8.4. Apakšpunktā tiks sniegta sīkāk. funkcionalitāte Sistēmu bizness.

Rietumu virziena programmatūras sistēmas ir vērstas uz lietotāju elektronisko dokumentu un kolektīvo lietotāju maksimālo izmantošanu, starpproduktu trūkumu, kas savukārt iepriekš predetermines izmaiņas esošajā darbplūsmā organizācijā, to optimizācija, jaunu tehnoloģiju attīstība strādāt ar dokumentiem.

"Rietumu" tehnoloģijas galvenā iezīme ir modelēt konkrētus faktiskos dokumentu pārvaldības procesus un konfigurēt šo modeļus. Parasti sistēma tiek piegādāta klientam, nevis autonomu, atsvešināta no izstrādātāja "kastes" produkta, bet kā komplektu programmatūraNo kura notiek gatavs risinājums.

Pielāgojot sistēmu uz konkrētām organizācijas procesiem personālie datori Darbiniekiem (lomu spēlē darba vieta) Ir izveidotas nepieciešamās funkcionālās sastāvdaļas, kas ļauj atrisināt noteiktu uzdevumu loku saskaņā ar katras darbinieka lomu konkrētā organizācijas dokumentu pārvaldības procedūrā. Sistēmas administrators veido uzņēmējdarbības funkcijas, kas nosaka dokumentu pārvietošanas ceļus saskaņā ar organizācijas struktūru, ti., tās nodaļās un individuālos darbiniekiem.

Uz šā virziena sistēmām Krievijas Federācija Tiek plaši pārstāvētas šādas trīs automatizētās informācijas sistēmu klases:

Krievu uzņēmumu izstrādātās sistēmas, kuras pamatā ir DBMS: "LAN-DOCS" - AS "LANIT"; Optima-Workflow- Optima; Codex - GP "Centrs datoru attīstībai"; "Aquadoc" - uzņēmums "Aquarius Consulting" utt.;

Krievu uzņēmumu izstrādātās sistēmas, kas izmanto lotusnotes tehnoloģiju: "CompanyMedia" - uzņēmums "Inter Truding"; "Boss-referent" - ay ti; "ESCADAD" - Interprokomā LAN un DR.:

Rusificētas versijas populārām Western Systems: Documentum 4i - Documentum; "Docsopen" - CompanyHummingbird "; "Lotusdomino Piezīmes" - Ibn Corporation; "Doculīva" - attiecas uz Siemens; "Workehpeditor" - Compaq Corporation, uc

Salīdzinājumam, turpmāk 7.8.4. Un 7.8.5. Punktā, divas programmatūras sistēmas raksturlielumi - "lieta" un "boss-refifer", attiecīgi, uz Krievijas un Western dokumentāciju un dokumentu pārvaldības tehnoloģijām.

Ieviešana sarežģīta sistēma Dokumentu pārvaldības automatizāciju var uzskatīt par vadības inovāciju, kas ļauj ņemt vērā inovācijas procesa modeļus un efektīvi to efektīvi organizēt.

Atkarībā no inovatīvā potenciāla, ir atšķirti divi galvenie inovāciju veidi:

o radikāli (pamata), kas paver fundamentāli jaunas iezīmes, kas veic kvalitatīvas izmaiņas cilvēka darbības veidos;

o Mainīt uzlabojumus esošie veidi un darba formas.

Ir jāapvieno radikāli un modificējot inovācijas vadības procesā. Praksē jums ir arī tikties ar pseido ietekmi, kas attiecas tikai uz ārējiem atribūtiem, un to nosaka prestiža vai reklāmas apsvērumi.

Mūsdienu apstākļos CVD ieviešana un elektronisko dokumentu pārvaldības izmantošanu var uzskatīt par radikālu inovāciju.

Modifikācijas veida jauninājumi parādās biežāk un nodrošina pielāgošanu mainīgajiem apstākļiem un uzdevumiem. Piemēram, daļēji uzlabojumi organizēšanā vadības darba un dokumentu pārvaldības paši sev dod pozitīvi rezultāti. Taču inovāciju modificēšanas iespējas ir ierobežotas un noteiktā posmā tie vairs nespēj kompensēt organizācijas vajadzības. Un tad aizkavēšanās ar attīstību un īstenošanu lielāku vai radikālu inovāciju (mūsu gadījumā, sarežģītā automatizācijas sistēma) var izraisīt stagnāciju, lai samazinātu pārvaldības efektivitāti.

"Dzīves cikls" visaptverošas Dow automatizācijas sistēmas kā vadības inovācijas ietver šādus soļus: izpratne par inovāciju vajadzībām un tās attīstību; pieņemot lēmumu par pāreju uz jauna tehnoloģija, tās attīstība; Stabila darbība un attīstība. Inovācija netiks pabeigta, ja tas apstājās jebkurā starpposmā. Jebkura inovācijas "dzīves cikla" beigās atklājas nepieciešamība pēc daļējiem vai plašākiem uzlabojumiem.

Inovatīvais process galvenokārt ir radošu risināšanas problēmu rezultāts. Tādēļ informētības pakāpe par inovāciju un tās attīstības nepieciešamību ir vienlaikus gatavošanā un vadības lēmumu sagatavošanas un pieņemšanas procesā par to, kuras turpmāko posmu rezultāti lielā mērā ir atkarīgi. Par iespējamo inovāciju īstenošana ir atkarīga, jo īpaši, un par to, kādas metodes tika izmantoti, lai savāktu un apstrādātu informāciju, analīze problēmas situācijas, izstrādājot iespējas un izvēloties risinājumu. Turklāt risinājuma attīstības un izvēles laikā jāanalizē inovāciju sekas un tās īstenošanas iezīmes. Īstenojot īpašus pasākumus, lai īstenotu vadības inovācijas dokumentu pārvaldības jomā, tiek pieņemts, ka jāņem vērā attiecības starp informācijas pārvaldības galvenajām sastāvdaļām.

Inovācijas attīstības stadija aptver laika periodu, kas nepieciešams, lai novērstu konstatētos trūkumus un veikt atbilstošas \u200b\u200bizmaiņas. Šajā posmā liela nozīme ir darbinieku darbības uzraudzība (piemēram, atbilstu darba tehnoloģiju prasībām korporatīvās dokumentu pārvaldības sistēmā). Ir svarīgi, ka implantētā dokumentu plūsmas tehnoloģija tiek izmantota katru dienu, un iespēja atgriezties iepriekšējā darba organizācijā, ir izslēgta (piemēram, veicot rokraksta reģistrācijas žurnālus, vairāku dokumentu reģistrāciju utt.). Šeit jums ir nepieciešama instruktāža vai apmācība darbiniekiem, metodisko materiālu sagatavošana (tehnoloģiskās shēmas, lietotājiem un sistēmas administratoriem utt.).

Ir svarīgi arī pievērst uzmanību inovāciju saglabāšanai un uzlabošanai. Dažreiz pēc kāda laika pēc inovācijas ieviešanas ir mēģinājumi atgriezties iepriekšējos darba veidos (un vispār nav jaunā neefektivitātes dēļ). Uzdevums šajā posmā ir novērst to, stabilizēt un uzturēt inovācijas, kā arī izlemt, vai nav nepieciešams papildināt vai stiprināt vienu inovāciju citiem

Tādējādi kompleksas automatizācijas sistēmas ieviešanas un attīstības posmos dou var būt jaunā un. \\ T vecās tehnoloģijas (Tajās organizācijas vienībās, kas vēl nav savienotas ar sistēmu). "Kurš uzvarēs?" - Šī posma rezultāts ir atkarīgs no vairāku organizatorisku jautājumu risinājuma, tostarp veidojot nepieciešamo normatīvo un metodisko bāzi. Šajos apstākļos personāla saskaņošanas izmaiņas, sistēmas atbalsta dienesta organizēšanas jautājumi, tās administrācija tiek atrisināta. Tiek noteikts, ka lietotāju savienošanas procedūra un to izmantošanas nodrošināšana, informācijas aizsardzības jautājumi tiek atrisināti.

Katrā inovācijas procesa posmā paplašinās tās dalībnieku aplis. Piemēram, lielā organizācijā, visaptverošas dou automatizācijas sistēmas ieviešana var valkāt rakstzīmi pakāpenisku savienojumu ar sistēmu vispirms uz biroju, un pēc tam atlikušās struktūrvienības ar atbilstošu pieaugumu skaita lietotāju skaita. Ir skaidrs, ka automātiskās sistēmas maksimālā ietekme, kas aptver visas organizācijas dokumenta plūsmu, tiek panākta tikai tad, ja visas plānotās vienības ir savienotas.

Ir svarīgi paturēt prātā, ka inovācijas procesa dalībnieki var tikt uzsākta, atbalstot vadības inovāciju (mūsu gadījumā korporatīvā sistēma dokumentu pārvaldības automatizācija) un novērst tās panākumus. Uzņēmuma dokumentu pārvaldības tehnoloģijas ieviešana, kas novieto jaunas prasības darbiniekiem kā sistēmas lietotājiem (ieskaitot to kvalifikāciju) un ļauj tām novērtēt savu darbu ar vispārējām pozīcijām, attiecas uz šādu lielo inovāciju un transformāciju skaitu, kas var izraisīt dažādas reakcijas uz inovācijas.

Jaunu tehnoloģiju ieviešanas problēmas netiek samazināts tikai tā sauktajam "psiholoģiskajam barjeram" un aptver organizācijas darbinieku interešu sfēru (ekonomisko, sociālo). Ja darbinieks liek domāt, ka ieviestā inovācija samazinās vai vispār nebūs iespējams apmierināt dažas tās vajadzības, viņš runās pret inovācijām. Dažreiz atsevišķi darbinieki var apzināti runāt pret inovācijām, lai palielinātu to ietekmi uz pārējo.

Līdz ar to nepieciešamība ņemt vērā ietekmi un kolektīvās un individuālās intereses.

No šī viedokļa ir svarīgi, lai darbinieki saprastu, ka viņu ieguvumi no CVD ieviešanas un ne-informations no inovāciju noraidīšanas pārsniedz iepriekšējās darba kārtības saglabāšanu.

Īstenojot CCD, tiek izpaužas arī aspekti, kas saistīti ar korporatīvo kultūru. Piemēram, ja organizācijas locekļi uz ilgu laiku tika vērsti uz esošās darba kārtības saglabāšanu un apturēšanas jutību un vēlmi uzlabot kvalifikāciju, nebija korporatīvo kultūras un vadības prioritāšu iezīme, tad ieviešot vadības problēmas Inovācijas.

Raksturīga starojums iespējamie cēloņi Šķēršļi ieviešot visaptverošu Dow automatizācijas sistēmu, ir sniegta plaši pazīstamā darbā M. Satton, kas ietver dažāda veida neatbilstības: neatbilstība, nenoteiktība, neuzticība, nesagatavošanās, neobjektivitāte, neorganizācija, nenoteiktība, funkciju neizpilde utt.

Īstenojot visaptverošu automatizācijas sistēmu, ir svarīgi ņemt vērā, ka attieksme pret ieviestajām inovācijām lielā mērā ir atkarīga no šādām īpašībām:

o. relatīvā rentabilitāte (Attiecībā uz ierosināto inovāciju ir izdevīgāks sociāli ekonomiskajā plānā nekā esošais darba rīkojums, ciktāl tas veicina organizācijas mērķu īstenošanu);

o. saderība(Ciktāl šī inovācija ir saderīga ar darbinieku viedokļiem un pieredzi - tas ir atkarīgs no tā ir grūtāk vai vieglāk, tas tiks uztverts);

o. grūtības(Cik grūti ir saprast, izmantot darbā un pielāgoties ierosinātajām inovācijām);

o. posms(Inovācijas, ko var īstenot stadijās vai eksperimentālajā verifikācijā, tiks labāk uztverti).

No organizācijas informācijas atbalstsFormālās un neformālās komunikācijas starp darbiniekiem par inovāciju ieviešanu lielā mērā ir atkarīga no tās panākumiem. Īstenojot sistēmu, ir svarīgi nodrošināt darbiniekiem informāciju par jaunās tehnoloģijas priekšrocībām (organizācijai, sadalījumam, individuālajam darbiniekam), apsveriet apmācības sistēmu un izklāstu īstenošanas posmus.

Darbinieki var būt psiholoģiski grūti ātri pielāgoties jaunajām tehnoloģijām, jo \u200b\u200bīpaši, ja tajā pašā laikā ir liels skaits izmaiņas parastajā kārtībā darbu. Tāpēc lielākā jaunums ir ieviesta sistēma, jo rūpīgāk ir jāattiecas uz personāla iesaistīšanos tās īstenošanas procesā, izskaidrojot jaunās sistēmas iespējas un pārvarot psiholoģisko barjeru no darbinieku daļas. Ir jāplāno laiks, kas nepieciešams, lai iepazīstinātu darbiniekus, un pēc tam jaunās darba tehnoloģijas attīstības ilgums. Sajūta ar ieviešanu rada grūtības, kas saistītas ar to, ka darbinieki organizācijas nevar pielāgoties nekavējoties uz lielu skaitu izmaiņu. Pārmērīga kavēšanās šis process var ievērojami samazināt inovācijas ietekmi un pat izraisīt vilšanos tajā. Ņemot vērā šos apstākļus, ir svarīgi, īstenojot visaptverošu Dow automatizācijas sistēmu, lai attīstītu un apstiprinātu organizācijas vadītāju, savienojošo vienību grafiku.

Dokumentu pārvaldības automatizācijas sistēmas ieviešanas panākumi, kas paredzēti, lai nodrošinātu organizācijas darbību kopumā, ir atkarīga no pētījuma dziļuma un organizatorisko jautājumu risinājuma savlaicīguma pie attiecīgajiem pārvaldības līmeņiem. Galvenā loma tiek spēlēta, atbalstot sistēmas īstenošanu, veicot organizācijas vadību ("pirmās personas princips"). Ja nav šāda atbalsta, sistēma ir maz ticams, tiks īstenota visās nodaļās. Nekavējoties regulēt sistēmas īstenošanas procesu, var būt nepieciešams izveidot pastāvīgu orgānu (piemēram, komisijas vai. \\ T darba grupa No sadalījumu pārstāvjiem, kas atbildīgi par dažādiem īstenošanas aspektiem - organizatorisko, tehnoloģisko, programmatūru un tehnisko, personālu, kā arī informācijas aizsardzību). Dow pakalpojuma uzdevumi ietver kardinālo tehnoloģisko jautājumu risinājumu, koordinējot vienību kā sistēmas lietotājus, sagatavojot nepieciešamos normatīvos dokumentus, dokumentu klasifikācijas izstrādi un sistēmas atsauces grāmatu uzturēšanu .

Īstenojot visaptverošu sistēmu, lai automatizētu Dow un sistēmas lietotāju skaita paplašināšanu, šādas pieejas var būt noderīgas, lai savienotu jaunās vienības:

o Sākot ar visvairāk psiholoģiski gataviem un kvalificētiem darbiniekiem, izmantojot savu piemēru, pieredzi un prasmes, apgūstot tehnoloģiju citiem darbiniekiem;

o Īstenot jaunu tehnoloģiju galvenokārt vienībās, kur visredzamākā steidzamā vajadzība un īstenošanas ietekme ir visredzamākais.

Ir svarīgi atzīmēt, ka mūsdienu apstākļos ir maz ticams, ka var nekavējoties ieviest daudzfunkcionālu automatizētu sistēmu lielai organizācijai. Pieņemamāks ir tās pakāpeniskas attīstības iespēja. Pretējā gadījumā sistēmas izstrāde un ieviešana var aizkavēt ilgu laiku, un sākotnējās prasības var pat kļūt novecojušas.

Jebkurā no šiem posmiem var veikt darbu, lai uzlabotu dokumentu pārvaldības tehnoloģiju (gan tradicionālās, gan automatizētās), ti. Piemērot modificējot inovācijas.

Gan tradicionālā (papīra), gan automatizētai dokumentu pārvaldībai ir nepieciešama pastāvīga uzmanība tās optimizācijas jautājumiem, ņemot vērā:

o Kas notiek pārmaiņas vadības organizatoriskajā struktūrā, nepieciešamību saskarties ar tradicionālajām un automatizētajām tehnoloģijām;

o nodrošināt organizatoriskas un metodoloģiskas vadlīnijas un uzraudzīt atbilstību noteiktajām darba procedūrām;

o Sistēmas attīstība un tās individuālo funkciju uzlabošana, ņemot vērā jaunās programmatūras un tehniskās iespējas.

Tāpēc informācijas pārvaldības problēmas nav izsmeltas un pēc attiecīgās datorsistēmas ieviešanas.

Viens no līdzekļiem, lai īstenotu visaptverošu organizācijas vadības sistēmu, optimizējot savus iekšējos biznesa procesus, ir automatizācija dokumentācijas vadības vadības, kas ļauj identificēt konkurentus, pieņemot gan darbības, gan stratēģiskos lēmumus. Vadības dokumentācijas atbalsta efektivitāti lielā mērā ietekmē vadības procesu panākumi. Tā rezultātā ir nepieciešams uzlabot veidlapas un metodes, strādājot ar dokumentiem.

Zem automatizācija

plašā nozīmē tas nozīmē, ka automātisko ierīču izmantošana darbojas noteikta programma un daļēji vai pilnībā aizstājot personu jebkurā darbības jomā.

Zem dokumentācijas pārvaldības automatizācijas sistēma

(Dou)

jums vajadzētu saprast jebkuru automatizētu sistēmu, kas paredzēta, lai atrisinātu dokumentācijas uzdevumus, darba organizēšanu ar dokumentiem un dokumentu pārvaldību neatkarīgi no automatizācijas objekta, vai tā ir valsts iestāde, komercbanka, tirdzniecības uzņēmums vai jebkura cita organizācija. Ir svarīgi, lai pārvaldība šajā organizācijā tiek veikta saskaņā ar normatīvo un metodisko dokumentu prasībām.

Jūs varat izcelt trīs galvenos dou automatizācijas sistēmas īstenošanas metode

) Attīstība oriģinālā sistēma automatizācija dou sistēmas;

) Tipiska dou automatizācijas sistēmas uzstādīšana;

) Konfigurēt instrumentālos instrumentālos automatizācijas rīkus.

Sākotnējās automatizācijas sistēmas DOW izstrāde nozīmē programmētāju pārvaldību un automatizēta sistēmas attīstību "no nulles" konkrētai organizācijai. Tajā pašā laikā šīs organizācijas iezīmes ir maksimāli ņemtas vērā. jauna sistēma Ērts lietojams. Tiesa, plānošanas procesā šajā gadījumā ir vairāki trūkumi. Tas ir garš un ceļi, un ir arī tendence zaudēt apstrādi, jo tas, kas pavadījis daudz laika un naudas, var konstatēt, ka attīstītā sistēma neatbilst iestatījumiem un ir nepieciešams, lai sāktu visu no sākuma.

Standarta automatizācijas sistēmas uzstādīšana šajā ziņā ir pabeigts pretējs sākotnējās sistēmas attīstībai. Uzņēmumi - automatizācijas sistēmu ražotāji dou attīstās tipiski programmatūras produktikas ar minimālu adaptāciju var izmantot dažādās organizācijās. Šādas sistēmas īsteno dažas kopīgas darbības ar dokumentiem, lēti un īstenoti minimālā laikā. Šķiet, ka ļoti ērta pieeja, bet viņam ir arī tās trūkumi. Fakts ir tāds, ka, lai gan prasības par Dow organizāciju visā Baltkrievijas Republikā ir vienādas, tās ir ļoti paplašinātas, un īstenošanas metodes ievērojami atšķiras. Šajā sakarā ir nepieciešams paplašināt funkciju kopumu, kas nav viegli modeļa sistēmā, un bieži vien nav iespējams darīt.

Instrumentu rīku iestatīšana DOW ir starpposma iespēja Starp divām iepriekš minētajām metodēm, lai atrisinātu uzdevumu. No vienas puses, saskaņā ar šo metodi, dažas tipiskas sistēmas īsteno konkrētu funkciju kopumu (kā otrajā gadījumā), un, no otras puses, tas ir balstīts uz rūpnieciskiem instrumentiem, ko var izmantot, lai to pielāgotu a īpaša organizācija. Šāda pielāgošana ļauj apsvērt konkrētas organizācijas iezīmes (kā pirmajā gadījumā).

Automatizēto apstrādes tehnoloģiju ieviešanas stadijas, dokumentu izveide, izmantošana un uzglabāšana. Šo tehnoloģiju attīstība un to ietekme uz dokumentācijas procesiem. Pētot funkcijas un modeļus, strādājot ar dokumentiem, kas ierakstīti jaunos informācijas nesējos (mašīnlasāmi dokumenti, elektroniskie dokumenti).

Nacionālās valsts ekonomikas (OAHAS), automatizēto nozares pārvaldības sistēmu (ACS) izveide informācijas savākšanai un apstrādei informācijas grāmatvedībai, plānošanai un pārvaldībai. Tipiska dokumentālo atbalsta pārvaldības sistēma (PSO). Automatizēto informācijas izguves sistēmu izveide grāmatvedības un statistikas dokumentācijai, automatizētiem dokumentiem, lai uzraudzītu dokumentu izpildi (Askid).

Tēmas 2. Regulatīvā un regulatīvā un metodiskā bāze, kas regulē problēmas, kas saistītas ar informācijas tehnoloģiju ieviešanas un izmantošanas problēmām Dou. Starptautiskie un nacionālie standarti.

Starptautiskie tiesību akti. Okinawan Harta globālās informācijas sabiedrības no 2000. Pasaules augstākā līmeņa sanāksmes par informācijas sabiedrības jautājumiem no 2003. gada (ar izmaiņām un papildinājumiem). Starptautiskie tiesību akti.

Krievijas Federācijas likumdošanas un normatīvie akti. Krievijas federācijas likums 2011. gada 6. aprīlī Nr. 63-Fz "elektroniskajā parakstā". Krievijas federācijas likums 2006. gada 27. jūlijā Nr. 149-Fz "Par informāciju, informācijas tehnoloģijām un informācijas aizsardzību". Krievijas Federācijas kodi.

Krievijas Federācijas valdības rezolūcijas un rīkojumi, federālās un reģionālās programmas, koncepcijas. Krievijas Federācijas valdības dekrēts Nr. 890 "Par pasākumiem, lai uzlabotu elektronisko dokumentu pārvaldību valsts iestādēs". Krievijas Federācijas 2009. gada 22. septembra valdības rezolūcija Nr. 754 "Par noteikumu apstiprināšanu par starpnozaru elektronisko dokumentu vadīšanas sistēmu". 2011. gada 7. septembra valdības lēmums Nr. 751 "Par grozījumiem ražošanas projektā Federālajās izpildvaras". 2009. gada 15. jūnija valdības dekrēts Nr. 477 "Par biroja darba noteikumu apstiprināšanu Federālajās izpildvaras iestādēs". 2007. gada 25. decembra valdības dekrēts Nr. 931 "Par dažiem pasākumiem, lai nodrošinātu vietējās pašvaldību valsts iestāžu un struktūru informācijas mijiedarbību sabiedrisko pakalpojumu sniegšanā iedzīvotājiem un organizācijām." Krievijas 2002. gada 28. janvāra valdības dekrēts Nr. 65 "Par Federālo mērķa programmu" Elektroniskā Krievija (2002-2010) "(ar izmaiņām un papildinot no 2006. gada 15. augusta). Krievijas Federācijas valdības rīkojums 2010. gada 20. oktobrī Nr. 1815 "Par Valsts programmu Krievijas Federācijas" Informācijas sabiedrība (2011-2020) ". Krievijas Federācijas valdības 2000. gada 17. decembra valdības rīkojums Nr. 2299-P "Par Federālo izpildinstitūciju un federālo budžeta iestāžu pārejas plānu, lai izmantotu bezmaksas programmatūru". Krievijas februāra valdības rīkojums 12. februārī

2011 Nr. 176-R "Par rīcības plāna apstiprināšanu federālo izpildinstitūciju pārejai uz elektronisku dokumentu pārvaldību iekšējo darbību organizēšanā." Krievijas 2008. gada 6. maija valdības rīkojums 2008. gada 6. maijā Nr. 632-P "Par veidošanās jēdziena apstiprināšanu Krievijas e-pārvaldes federācijā līdz 2010. gadam." Krievijas Federācijas valdības 2006. gada 17. jūlija valdības rīkojums Nr. 1024-R "Par reģionālās informatizācijas koncepciju līdz 2010. gadam". Rīkojums valdības Krievijas Federācijas 2004. gada 27. septembra Nr 1244-P "par jēdzienu izmantošanai informācijas tehnoloģijas Federālās valdības iestāžu darbībā līdz 2010. gadam.

Stratēģija attīstībai informācijas sabiedrības Krievijas Federācijā (ko apstiprinājusi Krievijas Federācijas prezidents V. Putins 2008. gada 7. februārī, Nr. PR - 212).

Informācijas drošības padome Krievijas Federācijas prezidentā.

Normatīvie dokumenti un standarti. GOST 34.03-90. "Informāciju tehnoloģijas. Automatizēto sistēmu standartu kopums: Automatizētās sistēmas: Noteikumi un definīcijas ", GOST 34.601-90. "Informāciju tehnoloģijas. Kompleksie standarti automatizētām sistēmām: automatizētās sistēmas: izveides posmi. Valsts standarti, kas izstrādāti, pamatojoties uz starptautiskajiem ISO standartiem (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. Dokumentu pārvaldība. Vispārīgās prasības"; GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. Dokumentu pārvaldības procesi. Metadati dokumentiem. 1. daļa . Principi "), GOST R ISO / IEC 26300-2010" Informācijas tehnoloģijas. Atveriet dokumentu formātu biroja lietojumprogrammām (OpenDocument) v. 1.0 utt.

Starptautiskie standarti ISO un IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO sērija 30300, IEC 82045, uc); MoReq 2, MoReq 10 utt.