Za manažerskou inovaci lze považovat zavedení integrovaného systému správy dokumentů, který umožňuje zohlednit zákonitosti inovačního procesu a efektivně jej organizovat.

V závislosti na inovačním potenciálu se rozlišují dva hlavní typy inovací:

o radikální (základní), otevírající zásadně nové příležitosti, zavádějící kvalitativní změny ve způsobech lidské činnosti;

o upravovat, zlepšovat stávající metody a formy práce.

Je třeba kombinovat radikální a modifikující inovace v procesu řízení. V praxi se také setkáváme s pseudoinovacemi, které se týkají pouze vnějších atributů a jsou diktovány ohledy na prestiž nebo reklamu.

V moderních podmínkách lze za radikální novinku považovat zavedení KSD a využití elektronické správy dokumentů.

Inovace modifikačního typu se objevují častěji než radikální a umožňují přizpůsobení měnícím se podmínkám a úkolům. Pozitivní výsledky přináší například dílčí zlepšení v organizaci manažerské práce a workflow samotných. Ale možnosti modifikace inovací jsou omezené a v určité fázi již nejsou schopny kompenzovat potřeby organizace. A pak zpoždění ve vývoji a zavádění rozsáhlejších či radikálních inovací (v našem případě integrovaného předškolního automatizačního systému) může vést ke stagnaci, ke snížení efektivity řízení.

„Životní cyklus“ integrovaného automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituce jako manažerská inovace zahrnuje následující etapy: uvědomění si potřeby inovace a jejího rozvoje; rozhodování o přechodu na novou technologii, její vývoj; stabilní provoz a vývoj. Inovace nebude úplná, pokud se zastaví v nějakém mezistupni. Na konci „životního cyklu“ jakékoli inovace se opět ukazuje potřeba dílčích či větších vylepšení.

Inovační proces je především výsledkem kreativního řešení problémů. Etapa uvědomění si potřeby inovace a jejího rozvoje je proto zároveň procesem přípravy a rozhodování manažerských rozhodnutí, na jejichž platnosti a aktuálnosti do značné míry závisí výsledky následujících etap. Realizace navrhované inovace závisí zejména na tom, jakými metodami byly shromážděny a zpracovány informace, analyzována problémová situace, vypracovány možnosti a zvoleno řešení. V průběhu vývoje a výběru řešení by navíc měly být analyzovány důsledky inovace a rysy její implementace. Při zavádění konkrétních opatření k zavádění manažerských novinek v oblasti automatizace workflow je třeba zohlednit vztah mezi hlavními složkami informačního managementu.

Etapa vývoje inovace pokrývá dobu nezbytnou k odstranění zjištěných nedostatků a provedení příslušných změn. Velký význam má v této fázi kontrola činnosti zaměstnanců (např. v souladu s požadavky na technologii práce v systému správy podnikových dokumentů). Důležité je, aby implementovaná technologie workflow byla využívána denně a byla vyloučena možnost návratu k předchozí organizaci práce (např. vedení ručně psaných registračních protokolů, vícenásobná evidence dokumentů apod.). To vyžaduje instruktáž nebo školení zaměstnanců, přípravu metodických materiálů (vývojové diagramy, manuály pro uživatele a správce systému atd.).

Je také důležité věnovat pozornost udržování a zlepšování inovace. Někdy, nějakou dobu po zavedení inovace, dochází k pokusům o návrat ke starým způsobům práce (a vůbec ne kvůli neefektivitě toho nového). Úkolem v této fázi je tomu zabránit, stabilizovat a podporovat inovace a také rozhodnout, zda je třeba jednu inovaci doplnit nebo posílit jinou.

Ve fázích implementace a rozvoje integrovaného automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituce tak může nastat období souběžné koexistence nových a starých technologií (v těch odděleních organizace, která ještě nejsou připojena k systému). "Kdo vyhraje?" - výsledek této etapy závisí na vyřešení řady organizačních otázek, včetně vytvoření potřebného regulačního a metodického rámce. Za těchto podmínek se mění rozložení personálu, řeší se otázky organizace služby údržby systému a jeho administrace. Je stanoven postup připojování uživatelů a udělování práv k užívání systému a vyřešeny otázky bezpečnosti informací.

V každé fázi inovačního procesu se okruh jeho účastníků rozšiřuje. Takže například ve velké organizaci může mít zavedení integrovaného automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituci povahu fázového připojení k systému, nejprve kanceláře a poté dalších strukturálních divizí, s odpovídajícím zvýšení počtu uživatelů. Je zřejmé, že maximálního efektu z automatizovaného systému pokrývajícího tok dokumentů celé organizace je dosaženo pouze při propojení všech plánovaných jednotek.

Zároveň je důležité mít na paměti, že účastníci inovačního procesu mohou jak iniciativně podporovat manažerské inovace (v našem případě podnikový systém automatizace workflow), tak i bránit jejich úspěchu. Zavedení technologie podnikového workflow, která klade na zaměstnance jako uživatele systému nové požadavky (včetně jejich kvalifikace) a umožňuje jim hodnotit svou práci z obecného hlediska, je jednou z takových velkých inovací a transformací, které mohou způsobit různé reakce na inovace.

Problémy zavádění nových technologií se neomezují pouze na tzv. „psychologickou bariéru“ a pokrývají sféru zájmů zaměstnanců organizace (ekonomické, sociální). Pokud zaměstnanec předpokládá, že zaváděná inovace omezí nebo dokonce znemožní uspokojit některé jeho potřeby, pak vystoupí proti inovaci. Někdy mohou jednotliví zaměstnanci záměrně vystupovat proti inovaci, aby zvýšili svůj vliv na ostatní.

Z toho plyne potřeba brát v úvahu vliv kolektivních i individuálních zájmů.

Z tohoto pohledu je důležité, aby si zaměstnanci uvědomili, že jejich přínosy z implementace KSD a nevýhody nepřijetí inovace převyšují přínosy zachování starého způsobu práce.

Při zavádění KSD se objevují i ​​aspekty související s firemní kulturou. Pokud se například členové organizace dlouhodobě zaměřují na udržení stávajícího pracovního řádu a náchylnost k inovacím a chuť zaměstnanců zlepšovat své dovednosti nebyly součástí firemní kultury a systému priorit v managementu, pak mohou při zavádění inovací nastat problémy s managementem.

Popis řady možných důvodů překážek implementace integrovaného automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituce je uveden ve známé práci M. Suttona, které zahrnují různé druhy nesrovnalostí: nedůslednost, nerozhodnost, nedůvěra, nepřipravenost, zaujatost, dezorganizace, nejistota, neplnění funkcí atd.

Při zavádění integrovaného automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituce je důležité vzít v úvahu, že postoj k zaváděným inovacím do značné míry závisí na jejich následujících vlastnostech:

Ó relativní výhoda(jak moc je navrhovaná inovace ze socioekonomického hlediska výnosnější než stávající pracovní postup, jak moc přispívá k dosažení cílů organizace);

Ó kompatibilita(pokud je tato novinka kompatibilní s názory a zkušenostmi zaměstnanců - záleží na tom, zda bude obtížnější nebo snadněji přijatelná);

Ó potíže(jak obtížné je pochopit, použít v práci a přizpůsobit se navrhované inovaci);

Ó fázování(inovace, které lze implementovat po etapách nebo s experimentálním ověřením, budou lépe přijímány).

Její úspěch do značné míry závisí na organizaci informační podpory, formální i neformální komunikaci mezi zaměstnanci o zavádění inovací. Při implementaci systému je důležité poskytnout zaměstnancům informace o přínosech nové technologie (pro organizaci, oddělení, jednotlivé zaměstnance), promyslet systém školení a nastínit fáze implementace.

Pro zaměstnance může být psychicky náročné rychle se adaptovat na nové technologie, zvláště pokud současně dochází k velkému množství změn v obvyklém způsobu práce. Čím je tedy implementovaný systém neotřelejší, tím pečlivěji je nutné přistupovat k zapojení personálu do procesu jeho implementace, vysvětlování nových možností systému a překonávání psychologické bariéry u některých zaměstnanců. Je nutné naplánovat dobu potřebnou k seznámení pracovníků a následně dobu zvládnutí nové technologie práce. Spěch se zaváděním vyvolává potíže spojené s tím, že se zaměstnanci organizace nemohou okamžitě přizpůsobit velkému množství změn. Přílišné oddalování tohoto procesu může výrazně snížit účinek inovace a dokonce v ní způsobit zklamání. Vzhledem k těmto okolnostem je důležité při zavádění integrovaného automatizačního systému pro předškolní vzdělávací zařízení vypracovat a schválit harmonogram propojení oddělení s vedoucím organizace.

Úspěšnost implementace systému automatizace workflow určeného k zajištění fungování organizace jako celku závisí na hloubce studia a včasnosti řešení organizačních záležitostí na příslušných úrovních řízení. Zásadní roli hraje podpora implementace systému vedením organizace („princip první osoby“). Při absenci takové podpory je nepravděpodobné, že bude systém implementován ve všech divizích. Pro operativní regulaci procesu implementace systému může být nutné vytvořit stálý orgán (například komise nebo pracovní skupina zástupců útvarů odpovědných za různé aspekty implementace – organizační, technologické, softwarové a hardwarové, personální, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, administrativní, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, organizační, správní, popř. stejně jako ochrana informací). Mezi úkoly služby DOW patří řešení zásadních technologických problémů, koordinace zájmů útvarů jako uživatelů systému, příprava potřebných regulačních a metodických dokumentů, zpracování klasifikace dokumentů a vedení systémových adresářů.

Při zavádění integrovaného automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituce a rozšiřování počtu uživatelů systému, připojování nových oddělení mohou být užitečné následující přístupy:

o začít s psychologicky nejlépe připravenými a nejkvalifikovanějšími zaměstnanci s využitím jejich příkladu, zkušeností a dovedností při vývoji technologií ostatními zaměstnanci;

o zavádět nové technologie na prvním místě v odděleních, kde je nejzjevnější potřeba a efekt zavedení.

Je důležité si uvědomit, že v moderních podmínkách je stěží možné okamžitě implementovat multifunkční automatizovaný systém pro velkou organizaci. Jako přijatelnější se jeví varianta jeho postupného vývoje. V opačném případě se může vývoj a implementace systému na dlouhou dobu zpozdit a počáteční požadavky mohou být dokonce zastaralé.

V kterékoli z těchto fází lze pracovat na vylepšení technologie správy dokumentů (jak tradiční, tak automatizované), tzn. aplikovat modifikující inovace.

Tradiční (papírová) i automatizovaná správa dokumentů vyžaduje neustálou pozornost věnovanou otázkám jejich optimalizace, přičemž je třeba vzít v úvahu:

o průběžné změny v organizační struktuře řízení, nutnost kombinovat tradiční a automatizované technologie;

o organizační a metodické vedení a kontrola dodržování stanovených pracovních postupů;

o vývoj systému a zdokonalování jeho jednotlivých funkcí s přihlédnutím k novým možnostem softwaru a hardwaru.

Problematika správy informací tak není vyčerpána ani po zavedení odpovídajícího počítačového systému.

Úvod

V posledních letech se role informační podpory managementu několikrát zvýšila. V podmínkách moderního světa, jeho sociálního a ekonomického rozvoje je třeba poznamenat rostoucí význam informační podpory pro proces řízení, který zahrnuje sběr informací, jejich uchovávání, zpracování, přenos a archivaci za účelem informování a efektivní manažerská rozhodnutí.

Aby mohla organizace přijímat efektivní manažerská rozhodnutí v moderních podmínkách rozvoje a růstu tržní ekonomiky, vyžaduje koherentní a koherentní automatizovaný dokumentační systém.

Informační procesy (sběr, zpracování a přenos informací) vždy hrály důležitou roli ve vědě, technice a společnosti. V průběhu evoluce lidstva dochází k trvalému trendu k automatizaci těchto procesů, i když jejich vnitřní obsah zůstal v podstatě nezměněn.

Informace neexistuje sama o sobě, projevuje se v informačních procesech. Člověk žije ve světě informací a po celý život se účastní nejrůznějších informačních procesů.

Hlavní informační procesy jsou: vyhledávání, shromažďování, uchovávání, přenos, zpracování, použití a ochrana informací.

Akce prováděné s informacemi se nazývají informační procesy.

Procesy spojené s příjmem, uchováváním, zpracováním a přenosem informací se nazývají informační.

Informační proces - soubor po sobě jdoucích akcí (operací) prováděných s informacemi (ve formě dat, informací, faktů, myšlenek, hypotéz, teorií a dalších) za účelem dosažení jakýchkoli výsledků.

Informace se projevují právě v informačních procesech, které vždy probíhají v jakýchkoli systémech (sociálních, sociotechnických, biologických a dalších).

Informační procesy prováděné pomocí určitých informačních technologií tvoří základ informační činnosti člověka. Počítač je univerzální zařízení pro automatizované provádění informačních procesů.

Cílem této práce je analyzovat a uvažovat o automatizovaných informačních systémech v oblasti kancelářské práce, analyzovat pojem "informační systémy" a analyzovat je při implementaci do automatizovaných systémů.

K dosažení cíle je nutné analyzovat následující úkoly: identifikovat a určit hlavní úkoly služby DOE, analyzovat systémy automatizace kanceláře a elektronické správy dokumentů, zvážit zásady tvorby informační podpory při zavádění automatizovaných systémů.

Předmětem této práce jsou zároveň automatizované kancelářské systémy.

1. Základní pojmy v kancelářské práci a teoretické aspekty AS

1.1 Základní pojmy DOW

Pro odhalení tématu "automatizovaná kancelářská práce" je nutné uvést základní terminologii tohoto aspektu. Začněte definováním dokumentu. Pojem „dokument“ k nám přišel z latinského jazyka od slova „documentum“, což zase znamená „důkaz“, „důkaz“. Zpočátku byl tento termín zaveden v době Petra Velikého a měl význam „písemného důkazu“. Krátce nato se začaly používat pojmy jako „obchodní papír“, „úřední dokument“ a „akt“. Tyto termíny zdůrazňovaly důležitost funkcí dokumentů v systému řízení. Federální zákon č. 77-FZ "O povinném ukládání dokumentů" uvádí následující definici dokumentu - "Dokument je hmotný nosič s informacemi zaznamenanými na něm v jakékoli formě ve formě textu, zvukového záznamu, obrazu a ( nebo) jejich kombinace, která má podrobnosti, které umožňují identifikovat, a je určena k přenosu v čase a prostoru pro veřejné použití a uložení.“

Z této definice vyplývá, že pojem „dokument“ je nerozlučně spjat s pojmem „informace“. Federální zákon "O ochraně informací a informací" ze dne 20. února 1995 uvádí následující definici pojmu "dokumentární informace" - jedná se o informaci zaznamenanou na hmotném nosiči s podrobnostmi, které umožňují její identifikaci. Později byl tento zákon upraven a znovu publikován. V souladu s definicí ve spolkovém zákoně č. 149 – federálním zákonu „o informacích, informačních technologiích a ochraně informací“ jsou „informacemi“ informace (zprávy, data) bez ohledu na formu jejich prezentace.

Doloženými informacemi jsou zase informace, které jsou zaznamenány na hmotném nosiči dokumentací informací s podrobnostmi, které umožňují tyto informace nebo v případech stanovených zákonem identifikovat jejich hmotný nosič.

Při organizaci jakéhokoli oboru činnosti působí dokument jako prostředek řízení činností ve všech strukturálních divizích. V této oblasti činnosti by se mělo říkat „úřední dokument“, nikoli „dokument“ Úřední dokument je dokument, který má právo používat v organizaci, vytvořený právnickou nebo fyzickou osobou, vyhotovený a ověřený předepsaným způsobem. .

Oblast činnosti, která zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty, se nazývá Řízení podpory dokumentace.

DOW se zabývá celým komplexem prací na tvorbě, vyřizování dokumentů, ale i jejich vyřizování a kontrole termínů. Součástí tohoto komplexu jsou i práce na účtování dokumentů, tvorba případů z již provedených dokumentů, ukládání a využití aktuálních případů a jejich příprava k převodu do archivu.

Tyto funkce plní speciální služba, která působí jako samostatná konstrukční jednotka. Přitom se to dá nazvat jinak: Oddělení spisové služby, Generální oddělení, Kancelářské oddělení, Sekretariát nebo Oddělení řízení případů.

V podnicích s úzkým zaměřením činnosti je malé množství dokumentace spíše malé, takže vytvoření samostatného oddělení je nepraktické. V takových případech veškerou práci na správě dokumentů v podniku provádí tajemník vedoucího organizace nebo zaměstnanec speciálně najatý pro tuto práci.

Efektivita podniku, stejně jako kvalita a rychlost manažerských rozhodnutí závisí na dovedně promyšlené, organizované a zefektivněné práci kancelářské práce v podniku. Můžeme tedy říci, že poskytování řídících činností podnikovými dokumenty je nejdůležitější řídící funkcí v každém podniku.

Je však třeba poznamenat, že každý podnik je jedinečný, má svou osobní formu organizace, a proto je nutné volit formu služby DOW v souladu s formou vlády podniku. Následně je úprava zvolené formy práce s dokumenty stanovena v pokynech pro kancelářskou práci podniku.

Organizaci práce s úředními dokumenty v současnosti upravuje GOST R 51141-98 „Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice". Vedle pojmu „kancelářské práce“ existuje synonymní pojem „podpora manažerské dokumentace“, který nejrozsáhleji odhaluje informační a technickou složku v moderní organizaci kancelářské práce.

Dokumentace podle státní normy fixuje informace na různých médiích podle stanovených pravidel. Dokumentace je soubor operací pro tvorbu dokumentů, jejich přípravu, sestavování, schvalování, provádění a výrobu.

Servisní proces DOE se skládá z několika fází:

)tvorba a provádění dokumentů;

)přijímání a přenos dokumentů;

)organizace pohybu dokumentů v rámci organizace;

)registrace a kontrola provádění;

)informační a referenční práce;

)ukládání dokumentů.

Tyto činnosti se provádějí za účelem plnění následujících úkolů:

)zdokonalování forem a metod práce s dokumentací;

)zajištění jednotného postupu dokumentace;

)organizace práce s dokumenty;

)budování systémů pro vyhledávání informací;

)kontrola provádění a přípravy dokumentů k předání do archivu v souladu s platnými normami;

)snížení papírování;

)sjednocení forem dokumentů;

)vývoj a implementace regulačních a metodických dokumentů pro zlepšení dokumentační podpory řízení ve struktuře;

)zavádění nejnovějších informačních technologií při práci s dokumenty.

Pro hlubší úvahu o funkcích a úkolech Podpora manažerské dokumentace a pochopení, co přesně zmíněná služba dělá, je nutné se zaměřit na skutečnost, že v moderním světě je jakákoli práce s manažerskými dokumenty založena na počítačových a informačních technologiích. Funkcemi služby DOW jsou nejen organizace efektivní správy dokumentů, účtování dokumentace, ale i kontrola vyřizování všech dokumentů v rámci jednoho podniku a nastavení úkolů při vývoji automatizovaných informačních systémů pro práci s dokumentací. Zároveň je nutné zajistit režim přístupu k informacím a jejich ochranu před neoprávněným přístupem pro zkvalitnění práce s dokumentací uvnitř i vně podniku.

Všechny tyto úkoly jsou však nemožné, pokud informace použité při tvorbě dokumentů nejsou úplné, objektivní, přesné, hodnotné, spolehlivé a poskytnuté včas.

1.2 Hlavní úkoly služby podpory řídící dokumentace

V moderních podmínkách, kdy je práce s řídící dokumentací v mnoha institucích založena na výpočetní technice, se funkce služby DOE neomezují pouze na organizaci toku dokumentů instituce, účtování dokumentů a sledování jejich realizace. Služba DOW se přímo podílí na zadávání úkolů při vývoji automatizovaných informačních systémů pro práci s dokumenty, na zpřístupňování informací a na zkvalitňování práce s dokumenty.

Služba DOW tedy řeší tři hlavní sady úkolů:

) zajišťování dokumentace řídících činností;

- organizace práce s dokumenty v instituci;

) zlepšení forem a metod práce s dokumenty.

Úkoly, kterým služba DOW čelí, určují její funkce.

1. Úkoly zajištění dokumentace řídících činností lze řešit výkonem následujících funkcí:

Vývoj a design forem, zajištění jejich výroby;

zajištění výroby dokumentů, kopírování a replikace;

kontrola kvality přípravy a provedení dokumentů, dodržování stanoveného postupu pro schvalování a certifikaci dokumentů.

2. Úkoly organizace práce s dokumenty v instituci jsou řešeny plněním následujících funkcí:

Zavedení jednotného postupu pro předávání dokumentů (tok dokumentů instituce);

spediční zpracování příchozích a odchozích dokumentů;

evidence a účtování příchozích, odchozích a interních dokladů;

kontrola provádění dokumentů;

systemizace dokumentů, zajištění jejich ukládání a používání; organizace práce s výzvami občanů.

zajištění ochrany informací.

3. Mezi úkoly zlepšování forem a metod práce s dokumenty patří následující funkce:

Vypracovávání a revize regulačních, instruktážních, metodických dokumentů a jejich uvádění do povědomí zaměstnanců organizace;

metodické vedení a kontrola dodržování stanovených pravidel pro práci s dokumenty ve strukturních útvarech organizace;

pokročilé školení zaměstnanců organizace a jejich poradenství při práci s dokumenty;

zefektivnění dokumentace organizace, provádění prací na sjednocení dokumentů, vypracování Vysvědčení a Album formulářů dokumentů používaných při činnosti organizace;

vývoj a implementace nových forem a metod práce s dokumenty, zlepšení workflow organizace, zlepšení výkonné kázně;

zadávání úkolů pro vývoj a zlepšování automatizovaných informačních systémů a databází pro práci s dokumenty.

Na základě výše uvedených bodů vidíme, že bez implementace elektronické správy dokumentů nemůže zaměstnanec provádět všechny operace sám.

1.3 Moderní technologie pro zavádění systémů elektronické správy dokumentů

Systém řízení vyžaduje organizaci a udržování efektivního pracovního postupu, který musí být prezentován jako formalizovaný obchodní proces. V tomto případě je jakýkoli dokument (elektronický nebo papírový) hlavním nástrojem pro formalizaci obchodní interakce mezi obchodními jednotkami a organizování vnějších vztahů.

Neustálý trend výrazného nárůstu objemu informací nezbytných pro rozhodování manažerů vede k tomu, že je potřeba přijímat, zpracovávat a uchovávat dokumenty v mnohem větším množství než dříve. Tradiční metody práce s dokumenty se zároveň stávají neúčinnými.

Analýza podnikových procesů ukázala, že zhruba 15 % dokumentů se při práci ztratí a až 30 % pracovní doby zaměstnanců odpovědných za zpracování dokumentů stráví jejich hledáním. V tomto případě může nenávratná ztráta byť části informací vést ke značným ztrátám.

Pro organizaci kolektivní práce s typickým papírovým dokumentem je nutné jej vícekrát zkopírovat, doručit různým strukturálním divizím, pořádat mimořádné porady a schvalovat, což zabere neuvěřitelně mnoho času.

Další problém souvisí s dlouhou dobou hledání potřebných informací na vyžádání. Při práci s elektronickými dokumenty je doba vyhledávání dokumentů a následně i doba odezvy na požadavek mnohem kratší.

Podle odborných odhadů přispívá nahrazení papírového workflow elektronickým ke zvýšení produktivity zaměstnanců o 25-50% a doba zpracování jednoho dokumentu se zkrátí o více než 75%. Klasicky je podnikání jako obchodní proces podporováno systémem automatizace pouze z 10-20%. Zpravidla se jedná pouze o takové úkoly, které mohou být jasně formalizované a strukturované informace. Samotný proces formulace a formalizace není podporován tradiční automatizací.

1.4 Automatizace kanceláře a systémy elektronické správy dokumentů

Po určení požadované úrovně automatizace organizace vybere systém, který by uspokojil potřeby organizace v oblasti automatizace.

Automatizačním systémem se rozumí jakýkoli automatizovaný systém určený k řešení úkolů kancelářské práce, bez ohledu na předmět automatizace, ať už se jedná o orgán veřejné moci, komerční banku, obchodní společnost nebo jakoukoli jinou organizaci. Je důležité, aby v této organizaci probíhala kancelářská práce a aby byla prováděna v souladu s požadavky ruských právních předpisů, což nám umožňuje jasně nastínit rozsah úkolů, které je třeba vyřešit8.

Při výběru systému automatizace dokumentů se zpravidla zvažuje jedna ze dvou možností:

kancelářská automatizace;

automatizace pracovních postupů.

Kancelářské automatizační systémy řeší především úlohy účtování (evidence) došlých, odchozích, interních a organizačních a administrativních dokladů, účtování vydaných usnesení a přijatých informací o jejich plnění. Do systémových databází lze ukládat nejen detaily dokumentů v podobě tzv. „evidenční a kontrolní kartu“, ale také jejich obsah v podobě textů, souborů či obrázků. Kancelářské automatizační systémy umožňují kontrolovat vyřizování dokumentů a každého usnesení či příkazu, ukládat data o případech, kterých se dokumenty týkají. Rychlé vyhledání potřebných dokumentů podle daného kritéria nebo jejich množiny je nezbytným atributem systémů tohoto druhu.

Dnes existují tři hlavní způsoby, jak implementovat systém automatizace dokumentů:

vývoj originálního automatizačního systému;

instalace typického automatizačního systému;

nastavení automatizačních nástrojů.

V ideálním případě by systém měl podporovat správu papírových i elektronických dokumentů a také obchodní procesy organizace. V praxi je to obtížné dosáhnout.

Důležitým faktorem, který je nutné vzít v úvahu, je škálovatelnost programu, tedy možnost zvýšení počtu pracovišť (počítačů), na kterých je program používán, a zvýšení počtu dokumentů uložených v systému v čase.

Dalším bodem, kterému je třeba věnovat pozornost, je možnost pracovat s dokumenty několik let. V některých programech se každý rok dokumenty za uplynulý rok přesunou do archivu a vytvoří se nová databáze dokumentů aktuálního roku. To na jednu stranu zjednodušuje práci a snižuje zatížení systému. Ale na druhou stranu to může výrazně zkomplikovat kontrolu exekuce a prohledávání dokumentů posledního roku. Je to patrné zejména na začátku roku, kdy jsou časté odkazy na dokumenty staré 2-3 měsíce, které již byly přesunuty do archivu.

Proto je důležité, aby vám program umožňoval snadné vyhledávání dokumentů za poslední roky.

Program musí být přístupný, aby uživatel mohl sám provádět některá nastavení systému (například slovníky, adresáře, standardní cesty atd.), aniž by se znovu uchyloval ke službám administrátora. Správce by měl vykonávat pouze funkce zajišťující bezpečnost informací, kontrolovat práva a akce uživatelů.

Přes zachování všech hlavních tradičních funkcí kancelářské práce v automatizovaných systémech automatizace samozřejmě umožňuje organizovat práci s dokumenty efektivněji než tradiční („ruční“) technologie a pomocí počítačových sítí řešit řadu typických úkolů kancelářská práce novým způsobem, výrazně zjednodušující a zrychlující proces pohybu dokumentů v organizaci.

Obecně může automatizovaný systém informační podpory zahrnovat následující bloky:

.automatizovaný systém vědeckých a technických informací (NTI), jehož úkolem je včasná identifikace, účtování, výběr a prezentace všech dokumentů, abstraktů nebo adres, které odpovídají směřování organizace a požadavkům manažerů a specialistů, uživatelům.

Mezi priority systému je třeba zdůraznit:

)účtování o příchozích zdrojích NTI (knihy, brožury, vědecké časopisy, články, vědecké a technické zprávy atd.);

)automatizované účtování uživatelských předplatitelských služeb, včetně evidence vydání a vrácení zdrojů NTI;

)sestavování a údržba různých rejstříků, bulletinů;

)informování řídících pracovníků o aktuálních vědeckých, technických, ekonomických atp. úspěchy v souladu s jejich informačními potřebami na trvalé nebo jednorázové žádosti (v režimu selektivního šíření informací a zpětného vyhledávání);

) vyhledávání a vydávání vědeckých a technických informací odpovídajících řešenému problému v různých fázích rozhodovacího procesu;

.automatizovaný regulační systém. a právní informace. Tyto typy informací působí jako základní regulátory rozhodování, na jejichž základě je kontrolována právní platnost rozhodnutí. Omezená schopnost manažerů manuálně zpracovávat velké objemy těchto informací vede k nedostatečné informovanosti manažerů o aktuálních předpisech. Jedním ze způsobů, jak zlepšit poskytování právních informací, je automatizace;

.automatizovaný dokumentační systém organizačních a administrativních informací;

.automatizovaný faktografický informační a referenční systém.

Každý z těchto subsystémů hraje v rozhodovacím procesu velmi specifickou roli. Faktický systém slouží k získávání a zpracování konkrétních informací o stavu a dynamice spravovaného objektu. Automatizovaný systém vědeckých a technických informací dodává manažerům a specialistům potřebné vědecko-technické informace, bez kterých není možné zdůvodnit rozhodnutí. Pro právní podporu přijatých rozhodnutí je nezbytný automatizovaný systém regulačních a právních informací. Centrální místo ve vztahu k ostatním subsystémům zaujímá automatizovaný systém organizačních a administrativních informací (ORI), který funguje jako operativní komunikační kanál mezi řídicím a řízeným systémem a odráží celý cyklus manažerského rozhodování od diagnostiky problému. k výběru a implementaci alternativy. Systém ARI tedy není jen systémem vyhledávání informací, aktivně se účastní a ovlivňuje proces řízení. Jeho hlavními úkoly je vytváření optimálních podmínek pro organizaci systému řízení a procesů, realizace včasného rozhodování a jeho přivedení konkrétním vykonavatelům, zajištění včasné kontroly nad načasováním, kvalitou a objemem realizace rozhodnutí na všech úrovních řízení.

2. Informační systémy při zavádění automatizovaných systémů pro správu dokumentů

1 Základní principy pro vývoj informačního podpůrného systému pro implementaci automatizovaných systémů

automatizace elektronické správy dokumentů

Zkušenosti z projektování tuzemských i zahraničních manažerských informačních systémů (MIS) ukazují, že důležitým faktorem určujícím jejich efektivitu je implementace systematického přístupu k řešení problémů informační podpory. Systematický přístup zahrnuje komplexní zvažování a řešení ekonomických, technologických, psychologických, inženýrských a sociálních problémů. Umožňuje přiblížit se k problému vytvoření integrovaného systému řízení, který kombinuje horizontální integraci (koordinace všech informací nezbytných pro rozhodování, cirkulujících na určité hierarchické úrovni) s integrací vertikální. Princip integrace je nejúplněji implementován v automatizovaných systémech, které budeme v této kapitole považovat za objekt návrhu.

Dostatečně rozsáhlé zkušenosti s provozem automatizovaných systémů v managementu nám umožňují formulovat základní principy jejich tvorby. Tyto principy lze rozdělit do 3 skupin:

) manažerské;

) technické;

)organizační.

Do první skupiny patří principy konzistence, komplexnosti, efektivity vytvářených systémů a princip nových úloh.

Princip konzistencevyžaduje, aby návrh informačního systému vycházel z předběžné systémové analýzy řídicího objektu a řídicího systému jako celku. Systémová analýza zahrnuje definici cílů systému, konstrukci formalizovaného modelu fungování objektu.

Princip složitostijde o propojení všech prací prováděných ve výrobě, řízení, včetně prací na automatizaci. Efektivnosti automatizace je dosaženo pouze při jednotném plánování celé škály opatření směřujících k intenzifikaci výroby na jednotném metodickém základě. Navíc, jak ukázala praxe, systémy, které automatizují nejen funkci nebo úkol, ale jejich propojený komplex, jsou efektivnější. Princip komplexnosti získal skutečné ztělesnění při přechodu od vytváření lokálních systémů k vytváření integrovaných automatizovaných systémů.

Jedním z nejdůležitějších ustanovení při vývoji jakéhokoli automatizovaného systému je princip účinnosti automatizace. Efektivita systémů je spojena především se správným výběrem rozsahu automatizovaných funkcí, technologií a úkolů. Často existují systémy, jejichž účinnost je buď nedostatečná, nebo negativní.

Ukazatele ekonomické efektivnosti se používají jako kritérium pro hodnocení efektivnosti většiny systémů. Kritéria efektivity mohou být také: zkrácení doby obsluhy, zvýšení informovanosti uživatelů a řada dalších ukazatelů.

Princip nových úkolůpředpokládá, že vyvíjený systém poskytne nejen řešení tradičních problémů, ale umožní využití nových technologií, což znamená, že se objeví nové možnosti v informační podpoře manažerských rozhodnutí. Provádět pouze lokální účetní a reportovací úlohy v rámci automatizovaného systému se ukazuje jako neefektivní.

Do druhé skupiny konstrukčních zásad patří technické zásady, jejichž dodržení je bezpodmínečně nutné:

)integrované používání počítačové technologie a softwaru;

)vytvoření jednotné informační základny systému;

)organizace přímé komunikace mezi uživatelem a systémem.

S tím, jak se rozšiřují možnosti výpočetní techniky, nabývá na důležitosti složitost při používání hardwaru a softwaru.

Vzhledem k tomu, že tvorba integrovaného informačního systému je velmi složitý a časově náročný proces, vyžaduje realizace příslušných prací koordinaci činností všech vývojářů, čehož je dosaženo jmenováním předního specialisty informační podpory. Takové pozice již byly zavedeny v řadě podniků. Hlavní funkce specialisty informační podpory jsou:

.Organizace práce na návrhu, údržbě a vývoji integrované databáze; studium informačních potřeb v rámci organizace; shrnutí zkušeností s vytvářením efektivních informačních podpůrných systémů;

.zlepšení a implementace klasifikátorů a kodifikátorů;

.organizace práce zaměřené na vytváření systémů pro integraci heterogenních databází a zlepšování systémů správy distribuovaných databází;

.zajištění spolehlivého fungování systémů informační podpory.

Hlavní specialista informační podpory (IO) řídí práci služby informační podpory, která vyvíjí, implementuje a provozuje manažerský informační systém v souladu s plánem. V rámci služby je vhodné vyčlenit skupiny pro práci s interními a externími informacemi. Koordinace práce těchto skupin, stejně jako zajištění interakce služby informační podpory s ostatními službami organizace, je jednou z nejdůležitějších funkcí hlavního specialisty.

Existují dva přístupy k návrhu automatizovaných řídicích systémů (ACS):

)deduktivní (od obecného úkolu ke konkrétním úkolům řízení);

)induktivní (od specifických funkcí až po obecný úkol řízení).

Zkušenosti ukazují, že jako nejslibnější se jeví spojení těchto dvou přístupů a jejich podřízení jedinému cíli. Obecné schéma pro návrh informační podpory lze prezentovat v následujícím pořadí:

Analýza systému rozhodování. Proces začíná identifikací všech typů rozhodnutí, která vyžadují informace. Je třeba vzít v úvahu potřeby každé úrovně a funkční oblasti.

Analýza žádostí o informace, tj. je nutné určit, jaký typ informací je vyžadován pro každé rozhodnutí.

Agregace rozhodnutí. Pokud by každé rozhodnutí vyžadovalo vyhrazený informační systém, MIS by byl beznadějně složitý. Rozhodnutí, která vyžadují stejné informace, by měla být seskupena do jednoho kontrolního úkolu. Jinými slovy, MIS musí být koordinován a integrován s organizační strukturou.

Návrh zpracování informací. V této fázi se vyvíjí skutečný systém pro sběr, přenos, ukládání a úpravu informací.

Poslední fáze je vytvoření a implementaci systému, jejímž účelem je vyhodnotit informace vydávané MIS a rozpoznat chyby. Navíc je nutné připustit, že navrhovaný systém bude mít řadu nedostatků, a proto je nutné vytvořit postupy pro jejich identifikaci a nápravu systému. Systém tedy musí být navržen tak, aby byl flexibilní.

Běžnou a účinnou výzkumnou technikou při provádění prací na návrhu MIS je analýza rozhodnutí učiněných v každém spojení, na každé úrovni, každým vedoucím. Analýza přijatých rozhodnutí nám umožňuje prezentovat celou škálu úkolů, které vyvstávají před předmětem řízení, určit úkoly, jejichž řešení je pro danou úroveň nebo manažera povinné a poskytnout jejich informační podporu, zdůvodnit efektivní způsoby jejich řešení. Vývoj metod by měl být zaměřen na maximální využití vědeckých úspěchů, včetně matematických modelů.

UIS nevznikají okamžitě. Implementace takového integrovaného automatizovaného systému trvá firmě 3–5 let. Proto je při vývoji MIS vždy prvek dlouhodobého plánování. Tato práce je aplikovatelná i na organizaci informační podpory v tradiční podobě.

Zkušenosti s návrhem a vývojem automatizovaných řídicích systémů v letech 1970-1980. se odráží v GOST, které představují hlavní doporučení a požadavky, které prošly zkouškou času.

V souladu s GOST 20914-75 lze rozlišit následující fáze návrhu ACS:

.předprojektová fáze;

.fáze návrhu;

Implementace.

Předprojektová fáze zahrnuje předprojektový průzkum a vývoj technických specifikací pro automatizovaný řídicí systém. Nejdůležitější výsledky této etapy jsou popis cílů a záměrů informačního systému; vývoj obecných požadavků na jeho tvorbu; vypracování programu pro provádění průzkumu, v jehož rámci se studují a specifikují: informační model řízení; struktura a funkce organizace, seznam úkolů, které mají být automatizovány; přibližné složení technických prostředků; technické a ekonomické charakteristiky systému informační podpory.

Fáze návrhu je spojena s vývojem technických a pracovních projektů. Součástí zpracování zadání je průzkum stávajícího zařízení (organizace nebo divize) a jeho řídicích systémů nebo nejbližšího zařízení (obdoba nového zařízení). Pro řešení problémů informační podpory, informačních toků, klasifikačních a kódovacích systémů jsou analyzovány formuláře dokumentace, dále jsou studovány DBMS, struktury existujících databází a metody jejich integrace. Výsledky těchto prací jsou zahrnuty v počátečních technologických požadavcích a jsou vypracovány v souladu s GOST 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, s ohledem na GOST 24.202-80 a 24.205-80.

Při vývoji technického projektu je nutné se podrobně zabývat analýzou všech použitých informací z hlediska jejich úplnosti, konzistence, redundance a duplicit, jakož i rozvojem forem výstupních dokumentů. Výsledky takové studie jsou formalizovány v dokumentu „Popis informační podpory“, který specifikuje požadavky na organizaci IO. Technologická dokumentace musí splňovat požadavky GOST 24.101-80 s přihlédnutím k GOST 24.205-80. V souladu s metodickými materiály je povoleno formalizovat práci této etapy formou samostatného úseku technologického projektu, jehož vypracování je dovoleno dokončit v době odlišné od stanovených termínů pro odevzdání projektovou a odhadovou dokumentaci, nejpozději však do začátku etapy „Uvádění do provozu“.

Ve fázi detailního návrhu je jednou z hlavních etap vypracování pracovní dokumentace pro informační podporu IS, jejímž účelem je vytvoření potřebného software, příprava referenčních a výrobních informací na strojových médiích pro prvotní stažení informací. základny, jakož i vydat potřebnou pracovní dokumentaci včetně návodu k obsluze a návodu k obsluze. Ve stejné fázi je vhodné vypracovat a schválit nařízení o správci databáze. Složení dokumentace by mělo obsahovat: technický návrh informačního systému; popis organizace informační základny; popis klasifikačních a kódovacích systémů; seznam výchozích údajů; seznam výstupních dokumentů; popis lokálních databází; výstupní formuláře.

Fáze implementace MIS zahrnuje realizaci hlavních implementačních činností; výběr a školení personálu; příprava prostor a technických prostředků. V této fázi se také provádí pilotní provoz systému řešením konkrétních problémů a analýzou výsledků testů.

Provádění prací na vytváření automatizovaných systémů všech typů je regulováno GOST 24.601-86 „Automatizované systémy. Etapy tvorby. Obecné požadavky a soubor prací ve všech fázích a fázích jsou stanoveny GOST 24.602-86 "Složení a obsah práce podle fází tvorby."

.2 Informační systémy, jejich vlastnosti a charakteristiky

Informační systém je systém, ve kterém probíhají informační procesy, které tvoří kompletní životní cyklus informací: generování, transformace, přenos, příjem, ukládání, zpracování (použití), zničení.

Úloha informačních systémů- informační podpora předmětové činnosti organizace.

Pokud jde o charakteristiku a vlastnosti informačních systémů, v první řadě stojí za zmínku velikost a komplexnost.

Moderní systémy jakékoli povahy bývají velké a složité systémy.

komplexní systémvelké měřítko je systém skládající se z velkého množství vzájemně propojených a vzájemně se ovlivňujících prvků a schopný plnit komplexní funkci.

Vliv náhodných faktorů. Charakteristickým a velmi významným znakem je náchylnost informačních systémů k vlivu náhodných faktorů, a to nejen takových, jako jsou např. poruchy, poruchy či chyby technických zařízení personálu nebo uživatelů, ale i takové zlomyslné jednání lidí, které jsou nejen náhodné, ale také obecně nepředvídatelné nebo v nejlepším případě obtížně předvídatelné.

Účast na lidských informačních procesech. Zvláštností je, že koncovým uživatelem informačních systémů jsou vždy zaměstnanci organizace. Zaměstnanci organizace mají své zájmy a cíle, které je třeba při poskytování informací zohlednit (přítomnost svobodné vůle).

Jedinečnost.Každý stav informačního systému je jedinečný a vyžaduje, aby informační podpora zohledňovala všechny jeho vlastnosti a tedy individuální aplikaci různých vlivů.

Dynamika.Informační systémy v průběhu času mění svou strukturu a stav prvků.

rozděleníznamená prostorové uspořádání jednotlivých komponent systému.

Stav informačního systému je soubor systémově provázaných organizačních, technických, procesních, informačních a právních strukturálních řešení.

Uveďme definice zavedených pojmů. Pevnou organizaci složení, množství, architektury (provázanosti) komplexu technických prostředků a systémů, jakož i technického personálu a personálu přímo podílejícího se na realizaci informačních postupů lze definovat jako stav technické a organizační struktury. informačního systému nebo jako organizační a technické strukturální řešení.

Pevnou organizaci složení, posloupnost informačních procedur lze definovat jako stav procesní struktury informačního systému nebo jako procesní strukturální rozhodnutí.

V právním rámci informačních technologií máme na mysli skladbu regulačních dokumentů, které upravují informační podporu z hlediska fungování informačního systému. Mohou to být: obecná ustanovení, funkční povinnosti personálu, pokyny a pokyny k technice, metodám a metodám provádění postupů a práce na technických prostředcích atp.

2.3 Informační a řídicí systém, jeho cíle a záměry

Systém řízení informací je definován jako formální systém pro vydávání informací správě, které jsou nezbytné pro rozhodování.

IMS by měl poskytovat informace o minulosti, současnosti a budoucnosti. Musí sledovat všechny relevantní události v rámci organizace i mimo ni. Celkovým účelem IMS je usnadnit efektivní výkon funkcí plánování, kontroly, výrobních činností a procesu řízení jako celku. Jeho nejdůležitějším úkolem je poskytovat správné informace správným lidem ve správný čas.

Nutno podotknout, že IMS není jediným komplexním integrovaným systémem splňujícím veškeré informační potřeby správy. Protože může existovat touha získat systém této povahy, je nutné stanovit tento aspekt, že kvůli velké složitosti je pravděpodobnost jeho vytvoření malá. Nelze přehlédnout skutečnost, že ICS vždy zahrnuje používání počítačů. Nedávné pokroky v technologii zpracování dat skutečně výrazně přispěly k vytvoření systémů pro správu informací. Některé typy IMS by nebyly možné bez rychlosti a přesnosti zpracování dat, které poskytují počítače.

Počítačová revoluce přinesla významné změny ve způsobu, jakým organizace zpracovávají informace. Jedna ze studií z oblasti manažerské praxe ukázala, že systémy elektronického zpracování dat a informačního managementu jsou dva nejpoužívanější nástroje v managementu. Rozšířené používání počítačů v organizacích umožňuje manažerům na všech úrovních využívat při své činnosti velké množství informací.

Díky výpočetní technice se nyní mohou jednotliví manažeři rozhodovat na základě informací připravených v rámci jejich společností. Vnitropodnikové databáze umožňují manažerovi získat informace o jeho podnikání, trzích, konkurenci, cenách a prognózách během několika hodin.

Počítače mohou manažerům poskytnout informace, které potřebují pro jakýkoli typ kontroly, což jim pomůže porovnat plánované a skutečné výsledky, včas odhalit nesrovnalosti a provádět úpravy k vyřešení problémů. Stejně jako všechny nástroje pro správu však i počítačové informační systémy fungují tak, jak jsou navrženy, a nemohou být lepší. Proto je podle mého názoru nutné zvážit návrh ICS a způsoby, jak zlepšit jejich efektivitu.

Nebylo by přehnané říci, že účelem IZS není pouze prosté rozdávání a zpracování některých informací. IMS by měl být uživatelsky orientovaný, to znamená, že informace, které zpracovává, by měly sloužit potřebám těch manažerů, kteří je obdrží.

Při návrhu informačního systému je třeba mít na paměti, že informační potřeby manažerů jsou různé a závisí na jejich hierarchické úrovni a funkční odpovědnosti.

Informační a kontrolní systémy a řídící činnosti

Při studiu rozdílů v informačních potřebách manažerů můžeme podmíněně rozdělit typy manažerských činností do tří kategorií.

1.Strategické plánování je proces rozhodování o cílech organizace, změně těchto cílů, využívání zdrojů k dosažení těchto cílů a o strategiích, které řídí získávání, používání a alokaci těchto zdrojů.

2.Řízení managementu je proces, kterým manažeři zajišťují, že zdroje jsou získávány a využívány efektivně k dosažení celkových cílů organizace.

.Operativní řízení je proces zajišťující efektivní a kvalifikované plnění konkrétních úkolů.

Tyto kategorie činností zhruba odpovídají povinnostem vyšších, středních a základních manažerů. IMS by měl poskytovat informace, které splňují různé požadavky pro každou z kategorií.

Například aktivity vyšších manažerů ve strategickém plánování zahrnují především otázky budoucí interakce mezi organizací a prostředím. Vrcholoví manažeři tedy vyžadují informace z externích zdrojů. Tyto informace by neměly být příliš podrobné a měly by být dostatečně široké, aby ukazovaly trendy. To také nevyžaduje příliš vysokou přesnost.

Informace pro manažerskou kontrolu jsou nezbytné pro vrcholové i střední manažery. Přirozeně musí pocházet z vnitřních i vnějších zdrojů. Vyšší manažeři potřebují například informace o práci hlavních divizí své společnosti a aktivitách konkurenčních organizací. Střední manažer potřebuje informace o výkonu, nákladech, obratu a případně o změnách požadavků zákazníků nebo technologií. Tyto informace by měly být podrobnější, užšího rozsahu a přesnější než to, co je požadováno pro strategické plánování. Mělo by také přicházet v kratších intervalech, protože časový rámec pro rozhodnutí je zde kratší.

Informace pro účely operativní kontroly, které se týkají každodenních činností, by měly být velmi přesné, úzké a aktuální. Musí pocházet téměř výhradně z interních zdrojů. Například vedoucí továrny musí přesně vědět, kolik hodin denně každý pracovník pracuje, jaký je denní nebo týdenní výkon a kolik materiálu se spotřebuje a vyplýtvá.

Manažeři navíc potřebují specifické informace týkající se jejich konkrétní profesní oblasti. Manažer prodeje tedy potřebuje informace o obchodních nabídkách, vkusu spotřebitelů, konkurenceschopnosti nových produktů a tak dále. Detailní informace o specifikacích nového produktu, které jsou pro vedoucího technického oddělení zásadní, nejsou pro marketingová rozhodnutí zásadní. Pokud IMS pravidelně vydává takové informace obchodnímu manažerovi, bude to jen narušovat jeho práci a zabere to čas.

.4 Zdroje manažerských informací

Interní zdroje jsou dokumenty vytvořené přímo v organizaci. Zahrnuje organizační a administrativní, speciální dokumentační systémy (personální, finanční, plánovací atd.), jakož i další firemní materiály. Mezi nejzajímavější dokumenty vyzdvihujeme reporty: denní (analýza ztrát, statistika efektivity práce, analýza časových ztrát, přijaté objednávky); týdně (rozbory přesčasů, výkonu práce, kontrola projektu); měsíčně (výkaz o činnosti oddělení, analýza personálních změn, režijní analýza, analýza prodeje, zpráva o spotřebě zásob, analýza změn prodeje, výkaz zisků a ztrát, rozvaha, účetní analýza, zůstatek hotovosti, účty po splatnosti); čtvrtletní, pololetní a roční (výsledovka, rozvaha, zdroje a použití finančních prostředků, zprávy o práci útvarů). V závislosti na konkrétních podmínkách fungování organizace může mít reportingová dokumentace svou frekvenci, formu prezentace informací. Kromě toho lze generovat typy zpráv, které odpovídají úlohám automatizace. Kromě pravidelných zpráv jsou sestavovány dlouhodobé monitorovací zprávy o jednotlivých faktorech a situacích.

Vnitřní zdroje lze zase rozdělit na primární a sekundární. Mezi primární zdroje patří ty, ve kterých jsou evidovány konkrétní operativní údaje o výsledcích činnosti organizace – jedná se o účetní doklady, provozní doklady apod. Primární zdroje jsou nejspolehlivější.

Sekundární dokumenty - texty zobecňujícího, souhrnného a zpravodajského charakteru, tzn. souhrny, zprávy, zprávy, analytické poznámky, prognózy atd. Tyto zdroje obsahují zpravidla agregovaná data, určité závěry a doporučení. Sekundární zdroje jsou méně spolehlivé, protože obsahují větší míru zkreslení. Zkreslení informací může být ovlivněno nejen chybami ve výpočtech a závěrech, ale také vysokou pravděpodobností záměrného zkreslení za účelem skrytí určitých úředních opomenutí, proto informace obsažené ve zdrojích tohoto typu vyžadují překontrolování.

.5 Řízení toku informací

Pro formulaci a řešení mnoha úkolů v managementu se využívají informace prezentované v několika polích. Ústředním článkem v organizaci informačních toků je stanovení tras jejich pohybu a frekvence oběhu mezi zdroji a spotřebiteli.

Proces spotřeby informačních zdrojů je tedy realizován ve formě informačních toků. Při tvorbě IS je nutné racionálně organizovat informační toky a také dosáhnout zvýšení jejich intenzity. Pro řešení těchto problémů se při návrhu IS doporučuje analyzovat informační toky, což umožňuje prostudovat stávající systém organizace informační podpory, vytváří základ pro další zlepšování a optimalizaci informačních toků. Analýza informačních toků se provádí ve dvou fázích:

) vyšetření;

) konstrukce a analýza informačního modelu dané organizace.

Podkladem pro návrh MIS jsou výsledky průzkumů informačních toků a workflow, charakteristické pro předmětnou oblast, ve které tento informační systém vzniká. V současné době neexistují žádné GOST, regulační materiály upravující průzkum a analýzu informačních toků při návrhu IS. Tyto problémy se však promítají do regulačních materiálů pro automatizované řídicí systémy (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 atd.), které lze použít k organizaci práce v posuzovaných případech.

Při analýze informačních toků je nutné vzít v úvahu pohyb informací v následujících směrech:

Vertikálně, tzn. podle hierarchických úrovní. Analýza vertikálních toků podél vzestupných a sestupných linií umožňuje identifikovat spojitost, zhutnění, průměrování a výstup informací. Analýza kontinuity informací vyzdvihuje průřezové ukazatele, které procházejí všemi úrovněmi řízení, a vyzdvihuje ty, které jsou charakteristické pro stejný jev na různých úrovních, tzn. je možné sjednotit informace. Závěry této analýzy se stávají základem pro stanovení informační podpory na různých hierarchických úrovních.

Analýza míry zhuštění informací charakterizuje správnost eliminace nepodstatných ukazatelů a agregace soukromých do obecných. To je způsobeno obecnými vzorci přenosu informací na vyšší úroveň;

Horizontální pohyb informací. Hlavním cílem takové analýzy je porovnat schéma vývoje a rozhodování a schémata toku informací, protože jeho směrování je dáno procesy vývoje rozhodnutí. Nejpřijatelnější metodou pro analýzu informačních cest je síťová analýza, kde události představují přijetí konkrétních rozhodnutí a cesty jsou tokem informací.

Během analýzy jsou nalezeny nejkratší cesty, které poskytují všechna potřebná řešení (pro přehlednost se doporučuje sestavit diagram). Grafická analýza poskytuje poměrně úplný obraz o racionalitě informačních toků. V tomto případě je třeba vzít v úvahu přímost pohybu, rytmus, specializaci informačních toků, hustotu (intenzitu), paralelnost pohybu toků.

Struktura informačních toků je odhalena analýzou struktury organizace, struktury pracovního toku a pohybu nezdokumentovaných informací.

.6 Klíčové úvahy při vývoji informačních systémů

Hlavní otázky, které před vývojářem systému vyvstanou, když začne přemýšlet o hlavním poli informací, jsou následující: kolik datových úrovní je potřeba; zda je IS schopen obsloužit všechny úrovně řízení dostupné ve společnosti s jejich různými potřebami informací pomocí jediného hlavního souboru dat.

Například v MIS komerční banky musí mít pokladní přístup k podrobným informacím o každém účtu, tzn. k aktuálnímu zůstatku, výši šeků atd. Takové informace však nejsou pro úroveň operativního řízení zajímavé. Manažeři na této úrovni mají zájem o kumulativní informace o skupinách účtů. A na úrovni tvorby politik potřebují vrcholoví manažeři ještě širší informace o projekcích růstu úvěrů, výnosů a vkladů. Hlavním úkolem projektanta IS je tedy pokusit se integrovat hlavní soubor dat tak, aby jej mohly využívat všechny úrovně řízení společnosti a jejích divizí.

Aby bylo možné uspořádat informační pole, je nutné promyslet vhodný klasifikátor. Informace obsažené v poli jsou klasifikovány podle následujících kritérií:

) směr pohybu;

) způsob získání;

) četnost příjmu;

) povaha aplikace v procesu řízení.

Podle směru pohybu se informace dělí na:

) příchozí;

)střední (interní);

) odchozí.

Podle četnosti příjmu se dělí na:

)neustále přicházející;

) denně;

) týdenní;

)měsíčně atd.

Tato období jsou nastavena pro každý typ informace.

Podle povahy účasti na procesu řízení se informace dělí na:

) normativní;

) odkaz;

) plánované;

)analytické (provozní);

) hlášení.

3. Automatizované informační systémy

.1 Obecná charakteristika AIS

AIS - soubor informačních, ekonomických a matematických metod a modelů, technických, softwarových, technologických nástrojů a specialistů, určených ke zpracování informací a přijímání manažerských rozhodnutí.

AIS je propojený soubor dat, zařízení, softwaru, personálu, standardů, postupů určených ke sběru, zpracování, distribuci, ukládání, vydávání informací v souladu s požadavky vyplývajícími z cílů organizace.

Funkční a podpůrné subsystémy

Automatizovaný informační systém má funkční a podpůrné subsystémy.

Funkční subsystém zajišťuje plnění úkolů a účelu informačního systému. Obvykle je v informačním systému funkční část rozdělena do subsystémů podle funkčních vlastností:

.úroveň předmětové činnosti, například řízení (vyšší, střední, nižší);

.typ řízeného zdroje (materiál, práce, finanční atd.);

.rozsah (bankovnictví, burza atd.);

.kontrolní funkce a kontrolní perioda.

Nosný subsystém zahrnuje „informační, technickou, matematickou, softwarovou, metodickou, organizační a jazykovou podporu.

3.2 Cíle, cíle a úrovně automatizace předškolních vzdělávacích institucí

Cíle automatizace předškolních vzdělávacích institucí všech organizací, bez ohledu na jejich organizační a právní formy, jsou velmi podobné a jsou následující:

.zlepšení kvality a efektivity řízení organizace zlepšením kancelářské práce;

.integrace do jednotného kancelářského pracovního cyklu všech strukturálních divizí organizace, včetně územně vzdálených;

.zajištění rychlého a zároveň diferencovaného přístupu k informačním (dokumentačním) zdrojům organizace;

.snížení mzdových a časových nákladů a režijních nákladů a v důsledku toho dosažení ekonomického efektu;

.položení základů pro postupný přechod na elektronickou správu dokumentů v podniku, práce pro budoucnost.

Dosažení stanovených cílů je možné řešením problémů automatizace předškolních vzdělávacích institucí organizace, které lze podmíněně systematizovat v následujících oblastech:

) Příprava a zpracování dokumentů.

Automatizace této oblasti umožňuje zkvalitnit a zefektivnit přípravu dokumentů vytvářených v organizaci, sjednotit formu dokumentů.

2) Organizace pracovního postupu a vyřizování dokumentů. Automatizace této oblasti umožňuje eliminovat duplicitu práce při zadávání informací o dokumentu v různých fázích práce s ním (zjednodušit proces registrace), vytvořením dokumentační základny organizace, snížit pravděpodobnost ztráty dokumentu, zefektivnit řízení organizace. tok dokumentů (zjednodušit trasy dokumentů), zvýšit efektivitu a kvalitu práce výkonných umělců s dokumenty, zkrátit dobu vyřízení a průchodu dokumentů, včas informovat zaměstnance o přijatých a vytvořených dokumentech.

3) Organizace kontroly vyřizování dokumentů.

Automatizace kontroly provádění dokumentů vám umožňuje rychle získat informace o stavu provádění a umístění jakéhokoli dokumentu, sledovat fáze průchodu dokumentů v odděleních organizace od okamžiku jejich přijetí (vytvoření) až do dokončení práce s nimi.

) Organizace ukládání dokumentů, vyhledávač dokumentů. Automatizace umožňuje centralizované ukládání textů dokumentů připravených v elektronické podobě, jejich grafických obrázků a podkladů k nim, organizovat online vyhledávání, logicky propojovat dokumenty vztahující se k jedné problematice a provádět výběry materiálů podle tematických či jiných kritérií.

Když už mluvíme o potřebě určit úroveň automatizace DOE ve vztahu ke každé konkrétní organizaci, měli bychom se rozhodnout, co by měl proces automatizace DOW zahrnovat:

celou organizaci, včetně jejích územně vzdálených podúseků;

ústředí organizace jako celku;

řada struktur aktivně zapojených do pracovního toku organizace (např. personální služba + služba předškolního vzdělávacího zařízení + účetnictví atd.);

struktury odpovědné za organizaci předškolního vzdělávacího zařízení (případový management, služba předškolního vzdělávacího zařízení, sekretariát, úřad atd.);

speciální struktury (účetnictví, personální služby atd.)

Závěr

V této práci jsme prozkoumali širokou škálu funkcí automatizovaných informačních systémů. Z výše uvedeného můžeme usoudit, že automatizace výrazně mění technologie zpracování informací. V podmínkách elektronizace se celý proces pohybu informací skládá z mnoha vzájemně propojených manuálních a automatizovaných operací, z nichž každá je vykonávána na jednom pracovišti. Hlavní operace technologického procesu zpracování informací: sběr a evidence primárních dat, jejich vstup do systému, kontrola spolehlivosti dat, tvorba a údržba databáze, vyhledávání a zpracování podle daného algoritmu, tvorba a výstup konečných výsledků, přenos výsledků zpracování ke konečnému uživateli.

Bohužel na přesné, rychlé, efektivní a včasné provádění všech výše uvedených operací není dostatek lidských zdrojů, což může vést ke stagnaci v oblasti kancelářské práce jak v rámci stejné organizace, tak i v mezinárodním měřítku.

Navíc by to byla překážka světového pokroku, kolapsu světových trhů, mezinárodních organizací.

Automatizované systémy dělají práci člověka, ale stojí za to říci, že žádný automatizovaný informační systém nebude fungovat bez vedoucí ruky Člověka.

Bibliografie

1.Systémová teorie a systémová analýza - V.N. Volková, A.A. Denisov, nakladatelství Yurayt, 2013.

2.GOST 24.601-86

.SCRIBD (elektronický zdroj) - #"justify">. InfoManagement (elektronický zdroj) - #"justify">. Directum (elektronický zdroj) - #"justify">. Informační podpora managementu - Učebnice. Mazur L.M.

.Lawmix (elektronický zdroj) - #"justify">. Lenservice (elektronický zdroj). - http://www.lenservice.ru/.

.Informatika. Základní kurz - Simonovich S.V. a další.-Petrohrad: Peter, 2005

.„Automatizace podniku. Kde začít?", Ilya Kolomin, časopis Furniture Factory, č. 1-4", 2006.

.Gagarina L.G., Kiselev D.V., Fedotova E.L. Vývoj a provoz automatizovaných informačních systémů: učebnice.-M .: Nakladatelství Forum: INFRA-M, 2007.

.Golitsyna O.L., Maksimov N.V., Popov I.I. Databáze: učebnice. Výhoda. - M.: "Fórum": INFRA-M, 2007.

Úvod

Informační technologie

Mechanizace

Pod

Dialog;

Místní;

Víceúrovňové;

automatizované systémy řízení podniku se liší svým zaměřením. Například pro „Best“ nebo „Sail-5“ je prioritou oblast obchodu; Infosoft je jedním z lídrů v oblasti automatizace výrobního účetnictví. Kromě toho existují univerzální „systémy řízení podniku“: „Sail-4“, „Infin“, „Abacus“, BOSS, „Galaktika“, „Supermanager-6-7“ atd.

Účelem tohoto článku je však posoudit schopnosti systémů pro automatizaci pracovních toků personálu, a to pouze těch nejslibnějších, patřících do systémů čtvrté generace.

Integrovaný systém M-2 založené na využití moderních technologií. M-2 je jediný softwarový balík založený na centralizované podnikové databázi. Otevřenost systému M-2 zároveň umožňuje využití stávajících podnikových databází s integrací do jednoho komplexu i moderních softwarových balíků (Microsoft Office 97).

Systém M-2 byl vyvinut na bázi databázového serveru Oracle 7.3, který zajišťuje vysokorychlostní charakteristiky a vysoký stupeň spolehlivosti a ochrany dat. Klientská místa jsou vyvinuta na softwarovém systému Delphi 3.0 a mohou fungovat pod operačními systémy Windows NT nebo Windows’95.

Zásadní rozdíl mezi integrovaným systémem a libovolně složitým souborem pracovních stanic je především v ideologii designu. Pracovní stanice jsou koncipovány jako automatizace stávajících pracovních míst a v budoucnu na sebe navazují. Zároveň samozřejmě takový informační systém může implementovat pouze ty manažerské technologie, které byly v podniku k dispozici v době jeho vzniku, protože návrh samotných modulů byl realizován na základě konkrétních existujících zakázek.

Integrovaný systém je navržen okamžitě jako jeden celek, zaměřený na moderní technologie řízení; pracovní místa vznikají ve druhé etapě v již vytvořeném integrovaném prostředí.

Navíc AWS vytvořené v rámci architektury souborového serveru nesplňují moderní požadavky ani z hlediska rychlostních charakteristik, ani z hlediska bezpečnosti a spolehlivosti systému. Zároveň je třeba poznamenat, že práce, která byla provedena na vytvoření pracovních stanic, se neztratí. Za prvé, mnoho prvků vytvořených pracovních míst může být použito jako moduly pro vytváření pracovních míst v rámci nového systému, zejména s ohledem na to, že návrh pracovních míst zabere minimálně 50 % doby vytvoření. Za druhé, uživatelé získali počítačové dovednosti, bez kterých není možné implementovat žádný systém. Do třetice se v rámci této práce vytvořil kádr programátorů, kteří znají specifika podniku, kterých bude potřeba i při psaní zakázek v prostředí nového integrovaného systému. Investice do předchozího vývoje se proto jistě vyplatí. Na rozdíl od komplexu AWS nedochází při zavedení integrovaného systému pouze k automatizaci stávajících zakázek, ale je rekonstruován celý systém zpracování informací s návrhem nových zakázek ve vztahu k novým technologiím.

Současně se zaváděním systému M-2 probíhá školení specialistů s vydáním příslušných osvědčení. Takto vyškolení specialisté získávají právo vytvářet vlastní moduly v systému M-2 a také měnit stávající moduly v rámci stanoveném certifikátem. Podnik se tak nestane závislý na společnosti, která systém vyvíjí, a je schopen sám udržovat fungování systému.

Podnikový účetní systém NS2000 splňuje požadavky funkční úplnosti a je vítězem šestého ročníku Mezinárodní softwarové soutěže v oblasti financí a obchodu. Systém byl navržen a vyvinut pomocí nástrojů BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.

Schéma komplexu je tedy souborem modulů, které lze všechny seskupit do tří hlavních oblastí: management, finance, logistika.

Část R/3 systémy obsahuje modul Oracle Applications (Oracle Human Resources) Human Resources, který umožňuje maximalizovat dopad zaměstnanců prostřednictvím efektivního náboru, personálního řízení, školení, odměňování a plánování kariéry. Modul Oracle Applications Human Resources Management je dnes ve své třídě produktů jedním z funkčně nejúplnějších systémů pro organizaci práce personálního oddělení moderního podniku.

Jeho použití vám umožňuje řešit následující úkoly:

plánování organizačních změn, včetně modelování strukturních a pracovních hierarchií organizace;

plánování strukturních celků, popis kategorie, pozic, pozic, vedení adresářů atd.;

osobní účetnictví zaměstnanců a kandidátů s kompletní evidencí jejich odborných kvalit (pro optimální využití pracovních zdrojů), mzdové údaje, údaje o čerpání pracovní doby, záznamy o zaměstnancích, potřeby profesního rozvoje a výsledky vzdělávání zaměstnanců;

· analýzy a reporting na standardních vládních formulářích, na nestandardních reportech pomocí vývojových nástrojů Oracle, analýza provozních dat a podpora rozhodování.

Systém „Orakl-Personel“ všechny výhody předchozích systémů jsou vlastní. Má však i řadu dalších výhod. Systém poskytuje možnost práce s databázovým systémem (zaměstnanci na plný úvazek, propuštění zaměstnanci, archiv, personální rezerva, brigádníci atd.), což výrazně zkracuje čas na zpracování požadavků. Druhou nepochybnou výhodou je obsah evidenčního lístku, který zahrnuje 102 témat (podle rozhodnutí Státního výboru pro statistiku musí karta obsahovat minimálně 55 témat).

Je zajištěna možnost libovolné úpravy personální tabulky s automatickým výpočtem volných míst a také vyvinutý modul pro zpracování ad hoc požadavků. Systém poskytuje postupy pro vedení docházky (osobní i pro oddělení) s automatickou kontrolou dovolených, služebních cest, materiální pomoci atd. Pouze v některých systémech jsou všechny povinné úseky personální evidence, ale pouze v Oracle- Personální systém v plném rozsahu. S přihlédnutím k přijatelným nákladům (až 500 USD) lze tedy tvrdit, že v současné době je tento systém lídrem mezi systémy pro automatizaci činností podniků, včetně všech funkcí automatizace pracovních toků personálu.

Systém automatizace obchodních procesů (BAPS)- jedná se o třídu softwarových produktů, které automatizují popis a provádění libovolných obchodních procesů (zcela nebo zčásti), přičemž dokumenty, informace, úkoly jsou přenášeny k provádění nezbytných akcí z jednoho účastníka procesu na druhého v souladu se stanovenými pravidly . Hlavním konceptem SADP je tok práce (workflow).

Pracovní postup je systém pro zajištění realizace workflow, v rámci procesního řízení. Automatizace podnikových procesů není možná pouze zavedením účetního systému, protože takové systémy neřeší otázku interakce mezi účastníky účetních procesů. Podobné problémy jsou také navrženy pro řešení systémů třídy BPMS. "PiterSoft: Process Management" na platformě 1C- příklad softwarového produktu třídy BPMS, který je implementován za účelem řešení problémů interakce mezi účastníky obchodních procesů.

Systém SADP je také podmnožinou systémů elektronické správy dokumentů (EDMS).

Úvod

Obrovský nárůst objemu informací a velké změny v poptávce po informacích začaly klást nové požadavky na organizaci informačních a dokumentačních služeb v organizaci.

Požadavky na služby související s informační a dokumentační podporou se začaly měnit. V zahraničí se jim začalo říkat služba správy (či správy) informačních a dokumentačních zdrojů, u nás - služba dokumentační podpory managementu (DOE).

Hlavním směrem zdokonalování předškolní vzdělávací instituce, její přizpůsobení moderním podmínkám, bylo použití nejnovějšího počítačového a telekomunikačního vybavení, vytvoření na jeho základě vysoce účinných informačních a řídicích technologií při práci s dokumenty.

Navržená učební pomůcka je zpracována v souladu s pracovním programem oboru "Informační technologie ve správě a archivaci dokumentů" učebního oboru "034700 Dokumentová věda a archivnictví" (6 semestrů, bakalářský). Cíle zvládnutí této disciplíny jsou: schopnost vytvořit lokální regulační rámec pro podporu dokumentace pro správu a archivaci, dále schopnost dokumentovat manažerské informace, racionalizovat tok dokumentů, technologie zpracování dokumentů za účelem jejich uchování a přenosu do úložný prostor.

Téma 1. Základní pojmy a pojmy

Základní pojmy a pojmy: mechanizace a automatizace, informace, informační technologie, výpočetní technika, automatizace a informatizace, automatizované informační systémy

Řídící činnost jakékoli organizace je založena na zpracování příchozích úředních dokumentů bez ohledu na způsoby jejich příjmu a typů médií, jakož i na produkci dokumentárních informací a úředních dokumentů určených jak pro interní použití v organizaci samotné, tak pro vnější použití.

Došlé dokumenty se pomocí speciálních technologií převádějí na informace nezbytné k dosažení určitého výsledku. Samotný pojem „technologie“ se používá v průmyslové výrobě a je definován jako systém vzájemně souvisejících metod zpracování materiálů a metod výroby produktů ve výrobním procesu. V oblasti dokumentární podpory managementu je s přihlédnutím ke specifikům informačních procesů, na kterých je založena, technologie dokumentační podpory managementu definována jako systém metod a metod pro sběr, přenos, zpracování, akumulaci, uchovávání dokumenty a dokumentární informace založené na aplikaci jednotných metodických technik a pravidel.

Technologie dokumentární podpory managementu v souladu s rozdílem v informačních procesech se dělí na:

technologie pro zpracování příchozích a odchozích dokumentů;

technologie pro přenos (přinášení) dokumentárních informací ke koncovému uživateli;

technologie pro vkládání dokumentů do informační databáze organizace na základě její vnitřní struktury;

technologie pro zpracování dokumentárních informací a shromažďování dokumentů;

· technologie uchovávání a používání samostatných lokálních skupin dokumentů.

Podpora správy dokumentace (DOE) tak pokrývá problematiku dokumentace, organizace práce s dokumenty v procesu správy a systematizace jejich archivního ukládání.

Informační technologie je soubor metod, výrobních procesů a softwarových a hardwarových nástrojů spojených v technologickém řetězci, který zajišťuje sběr, zpracování, ukládání, distribuci a zobrazování informací za účelem snížení složitosti procesů využívání informačního zdroje, jakož i zvýšit jejich spolehlivost a efektivitu.

Pod informačními a komunikačními technologiemi se navrhuje rozumět soubor objektů, úkonů a pravidel souvisejících s přípravou, zpracováním a doručováním informací v osobní, hromadné a průmyslové komunikaci, jakož i všechny technologie a průmyslová odvětví, která tyto procesy integrálně zajišťují.

Informační technologie se staly aktivně využívány díky informatizaci podniků. Elektronizace je chápána jako proces zavádění výpočetní techniky, který zajišťuje automatizaci informačních procesů a technologií.

Automatizace nám umožňuje hovořit o dvou souborech opatření: mechanizaci a automatizaci procesů spojených s předškolním vzděláváním.

Mechanizace administrativní procesy je použití technických prostředků k provádění operací pro dokumentaci a organizaci práce s dokumenty. Účelem kancelářské mechanizace je převedení provádění netvůrčích (pomocných) operací na technické prostředky.

Pod automatizované informační technologie Management (AIT) je chápán jako systém metod a metod pro shromažďování, shromažďování, ukládání, vyhledávání, zpracování a ochranu manažerských informací založených na využití pokročilého softwaru, výpočetní techniky a komunikací, jakož i způsoby, jakými jsou tyto informace poskytované uživatelům.

Podle míry pokrytí úkolů řízení se automatizované informační technologie dělí do těchto skupin: elektronické zpracování dat; automatizace řídicích funkcí; podpora při rozhodování; elektronická kancelář; odbornou podporu.

Podle třídy realizovaných technologických operací lze AIT rozdělit na: systémy s textovým editorem; tabulkové systémy; systémy pro správu databází; systémy s grafickými objekty; multimediální systémy; hypertextové systémy.

Podle typu uživatelského rozhraní se automatizované informační technologie dělí na:

Dávkové (centralizované zpracování);

Dialog;

Síť (více uživatelů).

Podle způsobu budování sítě lze AIT rozdělit na:

Místní;

Víceúrovňové;

distribuováno.

Téma 2 Hlavní etapy v historii automatizace předškolních vzdělávacích institucí a archivnictví

2.1. Automatizace práce s dokumenty jako nedílná součást automatizace procesů řízení.

2 .2. První etapa (60. - 70. léta 20. století) - koncepce automatizovaných řídicích systémů (ACS). Tvorba a implementace systémů zpracování dokumentů v rámci ACS. Výpočetní centra pro kolektivní použití. První systémy vyhledávání informací (IPS). Částečná automatizace některých administrativních a archivních funkcí.

2.3. Druhou etapou (80. léta - počátek 90. ​​let) je vývoj technologických řešení na bázi PC. Tvorba a vývoj konceptu automatizovaných pracovních stanic (AWP). Vznik možnosti komplexní automatizace předškolních vzdělávacích institucí a archivace. Vývoj specializovaného softwaru.

2.4. Třetí etapou (90. léta – současnost) je plošné zavádění a využívání nových informačních technologií, které kombinují výpočetní techniku, komunikační a kancelářské vybavení. Komplexní automatizace všech fází workflow a archivace dokumentů.

Potřeba automatizace kanceláří je způsobena rychlým zdokonalováním technologie výroby počítačů, softwaru a širokým zaváděním informačních technologií. Automatizace byla tradičně chápána jako vytěsnění rutinní mechanické práce, „osvobození“ pracovníků. Snížení nákladů však není hlavním cílem automatizace. Hlavním cílem automatizace je získání nových kvalit řízení, získání efektivního řízení. Tento koncept automatizace zahrnuje reorganizaci řízení a redesign informačního systému.

Automatizace předškolních vzdělávacích institucí a archivace začala v 60. letech 20. století. Automatizaci předcházela etapa mechanizace, která začala koncem 19. století.V období od konce 19. století. až do 50. let 20. století mechanizace se týkala především resortních archivů. Využití „malé mechanizace“ bylo epizodické a omezovalo se na použití matricových nosičů informací (ruční děrné štítky, děrné pásky, kódy) a počítacích a děrných zařízení pro řešení specifických problémů v oblasti evidence obyvatel (sčítání lidu) , plánování, reporting ve výrobě atd.

První etapou byla doba akumulace empirických zkušeností v oblasti tvorby lokálních a meziarchivních automatizovaných informačních vyhledávacích systémů - AIPS. Růst rozsahu aplikace automatizovaných systémů v archivnictví je spojen především s rozvojem informačních nosičů (mikrofilmy, magnetické pásky, karty, disky, formuláře atd.) a technické podpory (elektronické děrovací stroje, ES počítače, osobní počítače, osobní počítače), stejně jako se vznikem speciálních aplikačních balíčků pro AIPS. Proces tvorby automatizovaných řídicích systémů (ASS) ve všech sektorech ekonomiky měl v tomto období také významný vliv na automatizaci archivace.

Automatizovaný řídicí systém (ACS) - komplex hardwaru a softwaru určený k řízení různých procesů v rámci technologického procesu, výroby, podniku. Tvůrcem prvních automatizovaných řídicích systémů v SSSR je Nikolaj Ivanovič Veduta, doktor ekonomie, profesor, člen korespondent Národní akademie věd Běloruska, zakladatel vědecké školy strategického plánování.

Nejdůležitějším úkolem automatizovaného řídicího systému je zvýšení efektivity facility managementu na základě růstu produktivity práce a zdokonalování metod plánování procesu řízení.

Období druhé poloviny 80. - 90. let 20. století. - spojené s počátkem spontánní elektronizace, nejprve v Moskvě, a poté v místních státních archivech. Vůdci tohoto procesu byli NRC TD SSSR (RNITs KD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) a další archivy. V 90. letech. v Ruské federaci bylo prostřednictvím legislativních a regulačních aktů uvedeno do provozu více než 20 specifických automatizovaných kancelářských a dokumentačních systémů, které vytvářejí obrovské pole strojově čitelných (elektronických) dokumentů. Vytváření polí elektronických dokumentů probíhá také digitalizací pramenů na papíře ve státních archivech (za účelem vytvoření pojistného fondu a fondu k použití), jakož i vytvářením plnotextových databází. Kromě toho nové informační technologie v oblasti konzervace a restaurování dokumentů, vytvoření pojistného fondu a fondu užívání umožňují prodloužit životnost cenných historických pramenů.

V současné fázi lze stav informačních technologií v předškolních vzdělávacích institucích charakterizovat:

Přítomnost velkého objemu databází obsahujících informace o činnosti organizace;

Tvorba technologií poskytujících interaktivní uživatelský přístup k informačním zdrojům;

Rozšiřování funkčnosti informačních systémů a technologií zajišťujících zpracování informací, vytváření lokálních multifunkčních problémově orientovaných informačních systémů pro různé účely;

Začlenění prvků intelektualizace uživatelského rozhraní, expertních systémů a dalších technologických prostředků do informačních systémů.

Komplexní automatizace všech fází oběhu dokumentů a archivního ukládání dokumentů zahrnuje: automatizaci práce s dokumenty, automatizovaná pracoviště, elektronické kancelářské systémy.

Federální cílový program „Elektronické Rusko (2002-2010)“ uvádí, že rozvoj a široké využití informačních a komunikačních technologií má rozhodující význam pro zlepšení efektivnosti ekonomiky, státu a samosprávy. Jednou z oblastí využití informačních a komunikačních technologií v činnosti orgánů veřejné moci, organizací a podniků je „vývoj elektronického systému správy dokumentů, kancelářské práce a standardů toku dokumentů“. Relevance zdokonalování tradiční kancelářské práce je dána potřebou efektivity řídících činností, zrychlením pohybu dokumentů v organizaci a snížením náročnosti zpracování dokumentů. Vytvořený automatizovaný systém (dále jen AS) kancelářské práce by měl zvýšit efektivitu řízení vytvořením jednotného dokumentovaného informačního prostoru, který uživatelům poskytne prostředky pro efektivní spolupráci s dokumenty kdekoli a kdykoli. Moderní kancelářské automatizační a workflow systémy (SADD) umožňují řešit celou řadu kancelářských pracovních úkolů:

Organizace kompletního a pohodlného účetnictví a zpracování veškeré příchozí, odchozí a interní korespondence.

Uložení všech dokumentů souvisejících s činnostmi organizace pohodlnějším a racionálnějším způsobem, což vám umožní rychle najít jakýkoli potřebný dokument s příslušnými přístupovými právy.

Sledování stavu každého dokumentu, trasy jeho pohybu a také vztahu k ostatním dokumentům.

Zajištění včasného plnění požadavků na zpracování dokumentů.

Moderní kancelářské automatizační systémy umožňují vybudovat kompletní systém pro řízení procesů zpracování dokumentů a sledování jejich implementace. SADD pokrývá všechny procesy tvorby, zpracování, replikace, přenosu a ukládání dokumentů a také automatizuje hlavní postupy moderní kancelářské práce. Životní cyklus dokumentu, od vytvoření až po jeho likvidaci nebo zničení, je znázorněn jako po sobě jdoucí fáze, z nichž každá prochází určitým časovým obdobím. Kancelářské automatizační systémy umožňují automaticky zaznamenávat přechod dokumentu z jedné fáze do druhé.
V současnosti o pohodě instituce a jejího řízení vypovídá přítomnost úspěšně fungujícího systému automatizace kancelářské práce a toku dokumentů. To znamená naprostou ovladatelnost podřízených vedení aparátu, jejich kompetence, svornost, kázeň a zájem na co nejúspěšnějším provedení zadané práce. Automatizovaný systém umožňuje rychlou a efektivní výměnu informací mezi všemi částmi výrobního procesu, zkracuje čas na přípravu konkrétních úkolů a eliminuje možný vznik chyb při přípravě reportovací dokumentace. Zavedení automatizovaného systému zajistí pohodlí při práci, racionální organizaci výroby a snížení psychické zátěže. Sníží se také fyziologická zátěž, protože. se zavedením vhodného softwaru se výrazně zkrátí čas strávený stejnou prací. To pozitivně ovlivní výkon pracovníka, protože. povede ke snížení množství zpracovávaných informací a zaměstnanci budou mít více času na analýzu a rozhodování managementu.

Manažerská činnost v jakékoli organizaci je také založena na zpracování informací a produkci nových informací, což nám umožňuje hovořit o existenci technologie pro přeměnu výchozích dat na efektivní informace. Vybavení jednotlivých pracovišť počítači nepřineslo kýžené výsledky, i když urychlilo proces tvorby a úpravy návrhů dokumentů, snížilo chybovost a zlepšilo celkový vzhled počítačových tisků oproti psaní na stroji.

V této fázi elektronizace předškolních vzdělávacích institucí jsou nejdůležitější software pracovní stanice.

Software jakéhokoli počítače se dělí na systémový a aplikační.

Systémový software určené k zajištění chodu počítačových systémů jako takových. Obsahují:

• testovací, diagnostické a antivirové programy;
• OS;
• shelly příkazového souboru.

Jedná se o softwarové nástroje pro všeobecné použití, je třeba poznamenat, že existuje tendence rozšiřovat možnosti dalších generací operačních systémů, včetně integrace všech výše uvedených softwarových nástrojů do nich.

Mezi aplikovaný software nutné pro elektronizaci dokumentační podpory pro řídící činnosti, můžeme rozlišit:

široce používané typy:

• systémy pro přípravu textových dokumentů;
• osobní informační systémy;
• systémy pro správu databází;
• programy pro rozpoznávání textu;
• výstupní programy do vnějšího prostředí;
• systémy pro zpracování finančních a ekonomických informací;

méně běžné specializované, vyžadující speciální školení uživatele:

• systémy pro přípravu prezentací;
• systémy řízení projektů;
• expertní systémy a systémy pro podporu rozhodování;
• systémy inteligentního návrhu a zlepšování řídicích systémů.

Systémy pro přípravu textových dokumentů určené k organizaci technologie výroby řídících dokumentů a různých informačních materiálů textové povahy. Podle svých možností se dělí na textové editory; textové procesory; DTP systémy.

Textový editor (textový editor) zajišťuje zadávání, úpravu a ukládání libovolného symbolického textu, je však určen zejména pro přípravu textů programů, které nevyžadují formátování, tzn. automatická transformace uspořádání textových prvků, změny písma atd.

Použití textového editoru pro přípravu a tisk dokumentu na kvalitativní úrovni odpovídá použití elektrického psacího stroje, jen produktivnějšího díky snadnému opakování, tisku z obrobku uloženého v elektronické paměti a možnosti obou oprav překlepů a částečné zpracování textu vkládáním nebo mazáním nových fragmentů.

Z mnoha dostupných editorských programů lze vyčlenit Norton Editor, Side Kick, Brief, multifunkční editor Multi-Edit pro více oken, systémové editory Turbo.

Jednou z nejdůležitějších vlastností textových procesorů je úplná shoda papírového dokumentu s obrazem kopie na obrazovce. Důležitou roli při výběru textového procesoru hraje velikost obsazené paměti, integrace s jinými softwarovými produkty. Každý uživatel má svůj styl práce s dokumentem (což jedné skupině uživatelů vyhovuje, jiné naopak překáží). Proto jsou pro vývojáře dokumentů nejatraktivnější ty programy, ve kterých je možné upravit rozhraní podle vašeho vkusu a potřeb.

Textové procesory mají speciální funkce, které jsou navrženy tak, aby usnadnily zadávání textu a jeho prezentaci v tištěné podobě. Předběžná konfigurace textového procesoru a tiskárny, na které se má text tisknout, umožní:

• zobrazit text, který poskytuje daný pohled na stránku na obrazovce a poskytuje představu o skutečném umístění textu na papíře po vytištění;
• přednastavené parametry jako odsazení odstavců, nadpisy, typ a velikost písma pro různé textové prvky, řádkování, počet sloupců textu, umístění a číslování poznámek pod čarou atd.;
• automaticky kontrolovat pravopis a získat rady při výběru synonym;
• zobrazovat a upravovat tabulky a vzorce;
• kombinovat dokumenty v procesu přípravy textu pro tisk;
• automaticky vygeneruje obsah a abecední odkazy.

Ale téměř všechny textové procesory (a jejich verze) mají jedinečnou datovou strukturu pro reprezentaci textu, což je vysvětleno potřebou zahrnout do textu další informace, které popisují strukturu dokumentu. Proto text připravený jedním textovým procesorem často nelze číst, a proto jej ostatní upravují a zadávají. Tisk lze provést na jakémkoli typu tiskárny, včetně jehličkové.

Aby byla zajištěna kompatibilita textových dokumentů při jejich přenosu z jednoho prostředí textového procesoru do druhého, je nutné nainstalovat speciální software - převodníky, které poskytují výstupní soubor ve formátu textového procesoru-příjemce dokumentu.

Mezi textové procesory, které umožňují připravovat a tisknout složité a velké dokumenty včetně knih, patří: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon atd. Pro většinu kanceláří však nejsou systémy Word a WordPerfect potřeba: jsou složité, obsahují mnoho nevyužitých příležitostí.

Druhá skupina textových procesorů má výrazně méně funkcí, ale zato se snáze používají, jsou rychlejší a vyžadují méně paměti, snáze se používají. Patří mezi ně Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Ale Microsoft Word, verze 6.0, 97, 2000, 2002 se stal de facto standardem pro ruské kanceláře.

Počítačová nakladatelství připravují texty podle pravidel polygrafie a v typografické kvalitě. Počítačové vydavatelství jsou ve skutečnosti nástrojem pro návrháře rozložení a nejsou určeny ani tak k vytváření dokumentů, ale k implementaci různých druhů tiskových efektů. Umožňují snadno manipulovat s textem, měnit formáty stránek, velikosti odsazení a umožňují kombinovat různá písma. Texty připravené desktopovými vydavateli se tisknou pouze na laserových tiskárnách.

Mezi systémy na profesionální úrovni patří QuarkXPress pro Windows, FrameMaker pro Windows, PageMaker pro Windows. Zvládnutí obtížně použitelného „stolního tisku“ se jen stěží hodí pro ty, kteří jen občas potřebují krásně připravit pohlednici, dopis nebo oznámení.

Systémy Microsoft Publisher, Pageplusfor Windows nejsou určeny pro průmyslové tiskové produkty. Používají se příležitostně pro replikaci barevných dokumentů v malé společnosti. Jsou zaměřeny na uživatele, který publikování věnuje pouze část své pracovní doby.

Navrhovaná klasifikace systémů přípravy textu je z velké části podmíněná, protože se objevují nové vylepšené verze, což stírá hranice mezi třídami.

Osobní informační systémy jsou určeny pro informační obsluhu pracoviště vedoucího zaměstnance a v podstatě plní funkce sekretářky nebo elektronického organizátora:

• plánování osobního času v různých časových úrovních s možností včasného připomenutí nástupu plánovaných akcí;
• údržba osobních či jiných kartoték s možností automatického výběru potřebných informací;
• připojení přes telefonní linky s logováním telefonních hovorů a prováděním funkcí specifických pro multifunkční telefonní přístroje;
• Údržba notebooků s osobními informacemi pro ukládání různých osobních informací.

Systémy pro správu databází navržený k vytváření, ukládání a manipulaci s velkými datovými poli. Různé systémy této třídy se liší způsoby organizace ukládání dat a zpracováním požadavků na vyhledávání a také povahou informací uložených v databázi. Tyto systémy fungují jak na osobním počítači, tak při práci v počítačové síti.

Systémy pro zpracování finančních a ekonomických informací určený pro zpracování číselných údajů charakterizujících různé výrobní, ekonomické a finanční jevy a objekty a sestavování příslušných řídících dokumentů a informačních a analytických materiálů. Tyto zahrnují:

• univerzální tabulkové procesory;
• specializované účetní programy;
• specializované programy pro finanční a ekonomické analýzy a plánování.

Tabulkový procesor je povinnou součástí každého integrovaného kancelářského balíku nebo systému:

• Corel Office Professional od společnosti Corel;
• Word Perfect Suite pro Windows od Corel;
• Microsoft Works pro Windows;
• MS Office pro MAC od společnosti Microsoft;
• Microsoft Office Professional pro Windows;
• SmartSuite for Win od Lotusu.

S příchodem operačního systému Windows byly vyvinuty verze tabulkových procesorů orientovaných na práci v tomto prostředí: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Systémy přípravy prezentací určený k přípravě grafických a textových materiálů sloužících k demonstračním účelům při prezentacích, obchodních jednáních, konferencích. Moderní technologie pro přípravu prezentací se vyznačují napojením na tradiční grafiku a text video a audio informace, což nám umožňuje hovořit o implementaci hypermediálních technologií.

Dnes jsou výše uvedené programy zřídka brány v úvahu odděleně od sebe navzájem. Všechny jsou součástí integrovaných kancelářských balíků. Kromě systému pro přípravu textových dokumentů obsahuje balíček tabulkový procesor, prezentační grafický program a systém pro správu databází (DBMS), osobní plánovač atd.

Například textový procesor WordPerfect se v současnosti neprodává jako samostatný produkt, ale pouze jako součást sady Corel Office Professional. Trhu aplikačního softwaru dominují tři společnosti: Microsoft, Corel a Lotus. Všechny se vyvíjejí podle obecných zákonů. V první řadě jde o úplné sjednocení: společné uživatelské rozhraní a jednotné přístupy k řešení takových typických úkolů, jako je správa souborů, editace, formátování, tisk, práce s e-mailem a vyhledávání tipů systému nápovědy, integrace s celosvětovou počítačovou sítí Internet .

Programy aplikačních systémů jsou vybaveny nástroji pro týmovou práci: mají nástroje pro úpravu a ukládání dokumentů základních typů ve formátu HTML pro internet.

Kancelářské systémy pro přípravu textových dokumentů poskytují nástroje pro označování, sledování a úpravy oprav, což značně zjednodušuje proces zohledňování názorů týmu autorů. Poznámky jsou k dispozici pro komentování dokumentu bez jeho změny. Chcete-li provádět změny přímo v textu, existuje režim záznamu oprav, který umožňuje sledovat, kam byl v dokumentu přidán, odstraněn nebo přesunut text nebo grafika. Nástroje pro spolupráci zahrnují sledování verzí a vyskakovací okna se jménem autora a datem provedení změn.

Když je počítač připojen ke společné síti, e-mail a seznam adresátů umožňují přinášet informace všem korespondentům. Funkce zpětného příjmu, která je zabudována do většiny moderních poštovních systémů, vám umožňuje kontrolovat čas, kdy byla informace skutečně přijata, a sledovat příslušnou akci.

Je možné omezit okruh osob, které mají k dokumentu přístup, a práva každé z nich provádět změny: dokument lze pouze pro čtení, lze zakázat ukládat dokument pod jiným jménem nebo měnit jeho stylů, nebo naopak může být uživateli udělena plná přístupová práva.

Rozšířená edice sady Microsoft Office XP tedy kromě textového procesoru Microsoft World obsahuje:

• tabulkový procesor - Excel;
• systém správy databází - Access;
• osobní plánovač - Outlook;
• prezentační nástroj - Power Point;
• e-mailový systém - Outlook Express;
• nástroj pro tvorbu webových stránek - Front Page;
• nástroj pro zpracování fotografií - Photo Editor.

Systémy řízení projektů určený pro plánování a řízení zdrojů různého druhu (materiální, technické, finanční, personální, informační) při realizaci komplexních výzkumných a projekčních a stavebních prací.

Expertní systémy a systémy pro podporu rozhodování určený k implementaci technologií pro informační podporu manažerských rozhodovacích procesů založených na využití ekonomického a matematického modelování a principech umělé inteligence.

Inteligentní design a systémy zlepšování řízení navrženy tak, aby využívaly tzv. CASE-technologie (Computer Aid System Engineering), zaměřené na automatizovaný vývoj návrhových řešení pro tvorbu a zlepšování systémů řízení organizací.

Všechny moderní kancelářské balíky a operační systémy jsou uzpůsobeny pro práci v síťové konfiguraci, informační technologie nahradily automatizovaná pracoviště.

Informační technologie- jedná se o systém metod a způsobů shromažďování, předávání, shromažďování, zpracovávání, uchovávání, předkládání a využívání informací založených na použití technických prostředků.

Každý konkrétní informační proces může být realizován samostatnou technologií s využitím vlastní technické základny, systémem řízení technických prostředků - pro výpočetní techniku ​​jsou to softwarové nástroje - a organizační a metodickou podporou - pravidly, pokyny.

Řídící činnost je však založena na implementaci téměř všech uvedených typů informačních technologií v souladu s posloupností a obsahem jednotlivých fází rozhodovacího procesu. Moderní informační technologie pro řídící činnosti jsou proto založeny na integrovaném využívání různých typů informačních procesů na základě jediného technického komplexu, jehož základem je výpočetní technika. V tomto ohledu není zcela správné, že moderní či nové informační technologie jsou chápány pouze jako počítačové technologie.

V současné době hovoříme o strukturální řídicí jednotce člověk-stroj, která je v průběhu práce optimalizována: schopnosti počítačů se rozšiřují díky strukturování úloh, které uživatel řeší, a doplňování jeho znalostní báze. schopnosti uživatele – automatizací těch úloh, které dříve nebylo z ekonomických nebo technických důvodů vhodné přenést do počítače.

Moderní kancelářské informační technologie jsou založeny na osobních i firemních počítačích.

Osobní počítače jsou výpočetní systémy, jejichž všechny prostředky jsou plně zaměřeny na zajištění činnosti jednoho pracoviště vedoucího pracovníka. Jedná se o nejpočetnější třídu výpočetní techniky, která zahrnuje jak osobní počítače IBM PC a s nimi kompatibilní, tak i počítače Macintosh od společnosti Apple.

Firemní počítače jsou víceuživatelské výpočetní systémy, které mají centrální jednotku vysokého výpočetního výkonu s významnými informačními zdroji, ke které je připojeno velké množství pracovních stanic s minimálním vybavením: videoterminál, klávesnice, polohovací zařízení, tiskové zařízení.

Moderní oblastí využití podnikových počítačů je implementace informačních technologií pro manažerské činnosti ve velkých finančních a průmyslových organizacích, organizace různých informačních systémů, které slouží velkému počtu uživatelů v rámci stejné funkce: směnárenské a bankovní systémy, rezervace a prodej vstupenek pro zajištění dopravní obslužnosti obyvatelstva atd. P.

V současnosti převládá tendence spojovat počítače a pracoviště do různě velkých počítačových sítí, což umožňuje integrovat zdroje pro co nejefektivnější implementaci informačních technologií, protože osobní počítače lze využít i jako pracoviště připojená k centrální jednotce podnikového počítače.

Zásadní rozdíl mezi počítačovými informačními technologiemi a dříve existujícími je nejen v automatizaci procesů změny formy či umístění informace, ale také ve změně jejího obsahu.

Existují dvě strategie rozvoje zavádění moderních informačních technologií do manažerských činností.

První je, že informační technologie se přizpůsobují organizační struktuře v její současné podobě a stávající metody práce se modernizují:

pracovní místa jsou racionalizována, funkce jsou přerozdělovány mezi technické pracovníky a specialisty ve prospěch druhých;

dochází k optimalizaci funkcí sběru a zpracování informací - fyzického toku dokumentů, s funkcí rozhodování - toku informací;

komunikační problémy stále hrají druhořadou roli.

Druhá - organizační struktura se modernizuje tak, aby informační technologie měly největší efekt:

hlavní strategií je maximalizovat rozvoj komunikací a rozvoj nových organizačních vztahů, které dříve nebyly ekonomicky proveditelné;

zavádějí se nová pracovní místa, ruší se stará místa, provádí se projektované přerozdělení povinností mezi téměř všechny zaměstnance společnosti;

rozvíjí se nová regulační a metodická podpora organizace podpory dokumentace, probíhá průběžné přeškolování zaměstnanců v práci s novými technologiemi;

zvyšuje se produktivita organizační struktury, protože elektronické archivy dat jsou redistribuovány, objem dokumentárních informací obíhajících kanály je redukován tak, aby bylo dosaženo rovnováhy mezi jednotlivými manažerskými úrovněmi a objemem řešených úkolů.

První strategie se tedy zaměřuje na stávající strukturu a stávající vztahy v organizaci, přičemž míra rizika z implementace je minimalizována, náklady jsou minimální a organizační struktura není racionalizována; druhá - do budoucí struktury, ve které se systém rozšiřuje přísně v souladu s informačními potřebami, v daných parametrech, ale bez zohlednění lidského faktoru. V každém případě se přístup k využívání výpočetní techniky mění: stává se základem pro vybavení pracovišť. Vzhledem k univerzálnosti použitého softwaru dochází k technologické, metodické, organizační integraci informačních systémů a procesů.

Tvorba a implementace integrovaných systémů pro automatizaci dokumentární podpory managementu sleduje dosažení následujících cílů:

v oboru zpracování dokumentů:

• zajištění zlepšení efektivity a kvality práce s dokumenty, zefektivnění workflow, zajištění kontroly nad prováděním;
• vytvoření podmínek pro přechod od tradičního papírového workflow k elektronické bezpapírové technologii;
• vytvoření nezbytných podmínek pro zvýšení podílu intelektuálně produktivní práce pro smysluplnou a sémantickou práci s dokumenty a snížení mzdových nákladů na rutinní operace;
• zajištění zvyšování kvality dokumentů vytvářených v organizaci;
• odstranění duplicitní práce při zadávání informací o dokumentu v různých oblastech práce s ním;

v oblasti exekuční kontroly:

• zajištění automatizované kontroly průchodu dokumentů v útvarech organizace od okamžiku jejich přijetí nebo vytvoření až do ukončení provedení odeslání nebo zpracování v daném případě, včasné informování zaměstnanců a vedení o přijatých a vytvářených dokumentech, vyloučení ztráta dokladů;
• zajištění automatizované proaktivní kontroly včasného vyřízení dokumentů, pokynů nejvyšších orgánů státní moci a správy, pokynů a pokynů vedení organizace, promptní příjem informací o stavu vyřízení a umístění jakéhokoli dokumentu;
• snížení lhůt pro průchod a provedení dokumentů;

v oblasti organizace přístupu k informacím:

• zajištění centralizovaného ukládání textů dokumentů zpracovaných v elektronické podobě a jejich grafických vyobrazení, jakož i všech souvisejících materiálů (evidenční karty dokumentů, usnesení, průvodní dokumenty) s možností organizace logického propojování dokumentů vztahujících se k jedné problematice a online vyhledávání (výběr) dokumentů podle tematického souboru rekvizit.

Zavedením softwarového automatizačního systému pro předškolní vzdělávací instituce by se měl vytvořit hardwarový a softwarový základ pro jednotný systém pokrývající všechna oddělení organizace. Očekává se dosažení následujících cílů:

• jednotný postup pro individuální i společnou práci s dokumenty v útvarech organizace;
• konsolidace toků elektronických dokumentů mezi divizemi organizace;
• používání systému indexace (číslování) dokumentů společného pro všechny organizace, společné klasifikátory referenčních knih (jako je seznam organizací, nomenklatura případů), jednotný formulář evidenční a kontrolní karty (RCC) dokumentů atd. .;
• zajištění sjednocení řídící dokumentace a snížení počtu formulářů a druhů jednotných dokumentů.

V současné době je trh se softwarovými systémy v oblasti automatizace a workflow kanceláří charakterizován následujícími vlastnostmi:

1. Prodejní firmy nemají společnou terminologii a mnohé nemají jasnou pozici svých produktů.
2. Organizace často nechápou, co ten či onen systém může a nemůže dělat, protože je obtížné porozumět informacím obsaženým v reklamních brožurách: v takových popisech je málo technických informací a to, co je uvedeno, ne vždy zdůrazňuje přednosti reklamních brožur. inzerovaný softwarový produkt.
3. Neexistuje jasné pochopení toho, co je třeba udělat z hlediska automatizace podpory správy dokumentů v podnicích.

Softwarové systémy, které implementují první verzi strategie, neporušují ruskou technologii, jsou zaměřeny na použití ve veřejných institucích a zachovávají všechny tradice a normy kancelářské práce přijaté v konkrétní organizaci. Úkolem takových systémů je poskytnout podporu pro papírový workflow, snížit složitost rutinních operací zpracování dokumentů. Takové systémy mohou výrazně rozšířit rozsah tradičních kancelářských a workflow procesů zpracováním dokumentů na osobním počítači. Systémy tohoto směru jsou jakési „mosty“ pro postupný přechod od papírových k bezpapírovým dokumentům. Automatizační systémy této technologie zahrnují: "Business"; "1C: Enterprise" atd.

Hlavním rysem softwarových produktů západní technologie je modelování procesů workflow a přizpůsobení pro tyto modely informačních systémů. Vývoj v klíči této strategie je zaměřen na co největší využití elektronických dokumentů a prostředků kolektivní práce uživatelů, odstranění mezičlánků v workflow a vývoj nových technologií pro práci s dokumenty. Cesty pro pohyb dokumentů organizací, jejími divizemi a zaměstnanci tvoří správce systému.

Při přizpůsobování systému konkrétním procesům organizace jsou na osobní počítače zaměstnanců instalovány pouze nezbytné funkční komponenty, které jim umožňují řešit určitý okruh úkolů v souladu s rolí každého zaměstnance v pracovním postupu organizace.

Mezi systémy v této oblasti patří:

Rusifikované verze populárních západních systémů:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Staffware (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

softwarová řešení vytvořená ruskými společnostmi založená na západních systémech:

Systém Office Media (Lotus Notes);

sada programů "Kancelářské práce" (Lotus Notes);

systém Cinderella-Cabinet (Lotus Notes);

řešení společnosti JSC Vest (DocsOpen);

systém Optima (MS Exchange, MS SQL);

vlastní vývoj ruských společností: systém LanDocs; efektová kancelář; KADO; "Dokument2000"; "Kron"; vyhledávač "Eufrat".

Systém "Delo" CJSC "Electronic Office Systems" je určen k automatizaci kancelářské práce založené na tradičních tuzemských technologiích a podpoře dokumentů pro řídící činnosti státních organizací.

Systém Delo poskytuje následující funkce:

• sledování všech fází provozu kanceláře a výsledků práce na hlavních funkčních procesech organizací a institucí;
• jednotná evidence veškeré došlé korespondence, včetně dopisů a odvolání občanů, vytvořením evidenční karty, do které se zapisují informace o dokumentu, s následným zasíláním korespondence k posouzení řídícím a strukturálním útvarům. Evidují se jak dokumenty přijaté zvenčí, tak dokumenty vytvořené v rámci oddělení. Patří mezi ně příchozí, odchozí dokumenty, odvolání občanů;
• vkládání textů usnesení, včetně opakovaných, a jmenování jejich vykonavatelů;
• zasílání usnesení a dokumentů na pracoviště uživatelů-vykonavatelů;
• zasílání zpráv exekutorů o dokumentu odpovědným exekutorům a (nebo) autorům usnesení;
• evidence pohybu dokumentů (toku dokumentů) v rámci organizace včetně pohybu papírových originálů a papírových kopií dokumentů a příslušných usnesení, zpráv o výkonu, schvalování (schvalování) dokumentů;
• sledování včasného plnění pokynů, odvolání institucí, organizací, usnesení a pokynů vedení; ověření správnosti a včasnosti vyhotovení dokumentů;
• konsolidace a seskupování dokumentů registrovaných v systému řízení kanceláře podle různých kritérií;
• provádění rešerše v souboru detailů registračních karet a usnesení za účelem výkonu funkcí sledování vyřizování dokumentů, provádění referenčních a analytických prací;
• zadávání informací o odesílání odchozích dokumentů příjemcům s vytvořením registrů distribuce dokumentů;
• získávání informačních materiálů, přehledů, zpráv pro předkládání vedení;
• příjem a tisk statistických certifikátů a zpráv, jakož i registračních karet pro zajištění kompatibility s tradiční kancelářskou technologií;
• ukládání elektronických obrazů dokumentů;
• odepsání dokumentů k případu v souladu s nomenklaturou případů přijatých v organizaci a v případě potřeby je z případu vyjmout;
• záznam práce uživatele se systémem včetně práce s evidenčními kartami a rozlišeními.

Systém "BOSS-Referent" by IT Co. je vyvinut na základě produktu Lotus Notes společnosti Lotus Development Corporation, což je konstrukční nástroj pro systémy podpory skupinové práce a lze jej v této oblasti považovat za standard. Prostředí Lotus Notes a aplikace na jeho základě vytvořené splňují základní požadavky na jednotný systém správy dokumentů pro velké organizace, a to zejména:

účetní zpracování všech typů dokladů. Databáze mohou uchovávat téměř jakýkoli typ informací a organizovat účetnictví a kontrolu průchodu dokumentů interními prostředky. Systém zajišťuje konstrukci různých formulářů pro evidenci dokumentů, a to jak formálních náležitostí, tak obsahu dokumentů samotných. V případě potřeby lze skutečný obsah dokumentu uložit do samostatné databáze, včetně obrazu naskenovaného papírového dokumentu;

jedinečnost čísla. Systém má schopnost přidělovat dokumentům jedinečná čísla, a to i v distribuované počítačové síti;

podpora práce s textem dokumentu. Do dokumentů je možné zahrnout soubory připravené v jiných textových procesorech (Microsoft Word, Word Pro atd.), které podporují mechanismus vkládání a propojování objektů, a také do tabulek a grafických balíčků. Notes obsahuje nástroje pro fulltextové vyhledávání a výkonný nástroj pro tvorbu dotazů;

soudržnost dokumentů. Dokument Notes může obsahovat neomezený počet odkazů na jiné dokumenty Notes, včetně těch, které jsou uloženy v jiných databázích;

konzistentnost s ostatními subsystémy. Systém Notes spolu s prostředky jeho rozšíření poskytuje možnost integrace s dalšími informačními subsystémy, zejména poštou, a také se systémy, které pracují s relačními databázemi;

distribuovaný pracovní postup. Notes je vysoce škálovatelný systém, od jednoho osobního počítače po systémy s desítkami serverů, z nichž každý může být připojen k několika stovkám uživatelů. Každý server může hostit více databází. Požadované informace jsou distribuovány mezi těmito databázemi a informace požadované pro všechny uživatele jsou pravidelně synchronizovány;

Omezení přístupu. Ochrana dat je implementována na všech úrovních: server, databáze, formulář, dokument, sekce dokumentu a jednotlivá pole. Když je navázána komunikační relace, musí být uživatel ověřen. Je podporován elektronický podpis a šifrování dat.

Volba konkrétního balíku softwarových produktů (systémů) pro více či méně kompletní automatizaci podpory dokumentace pro správu a jejich instalace nejsou v současné době regulovány. Každá organizace si je na základě svých materiálních, finančních a jiných možností sama pořizuje na trhu produktů a služeb kancelářského softwaru. Bez seriózního prostudování a seznámení se s aktuálním modelem, na základě inzertních popisů, lze jen těžko zjistit výhody a nevýhody každého z uvedených systémů v oblasti organizování dokumentační podpory pro management.

Pro konkrétní organizaci není často důležitý celý soubor spotřebitelských vlastností systémů, ale pouze některé z nich. Přítomnost nebo nepřítomnost požadované vlastnosti se může stát hlavním kritériem pro výběr systému. Na druhou stranu vývojáři všech systémů neustále pracují na jejich vylepšování a každý z nich může mít určité funkce, které v dřívějších verzích chyběly.

Výsledky srovnání různých softwarových produktů pro automatizaci podpory správy dokumentace jsou relativní a nemohou naznačit absolutní výhody a nevýhody konkrétního systému. Při výběru automatizačního systému byste proto měli udělat:

• posouzení inzerovaných systémů z hlediska jejich vhodnosti pro automatizaci workflow v konkrétní organizaci a také požadované hloubky reorganizace stávajících procesů DOW;
• posouzení základních informačních technologií používaných v softwarových produktech s přihlédnutím k perspektivám jejich využití a také k prognóze celkového rozvoje automatizačních technologií pro předškolní vzdělávací instituce v krátkodobém horizontu;
• pečlivé prostudování a ověření schopností systému automatizace workflow pro zajištění práce v rámci současného regulačního rámce: udělení právní moci dokumentům, udržování registračních databází po dobu uložení samotných dokumentů, včasný výstup na spolehlivé médium dokumentů s dlouhou a trvalou dobou skladování atd.

Integrovaný přístup k implementaci informačních technologií ve všech oblastech podpory dokumentace

Jak již bylo zmíněno dříve, dnes existují dva přístupy k využívání moderních informačních technologií:

o zlepšování výkonu určitých typů práce pomocí univerzálních informačních technologií a používání aplikací, které implementují fixní funkcionalitu (částečnou automatizaci)

o Komplexní implementace informačních technologií do všech oblastí podpory manažerské dokumentace Řešení takto složitého úkolu by mělo vycházet z jednotného metodického přístupu k automatizaci řešení různých kancelářských funkcí, jednotného souboru vzájemně provázaných technologií, které tento přístup implementují, jakož i jako na jediném hardwarovém a softwarovém komplexu, který zajišťuje fungování výše uvedených komplexních technologií (specializované komplexní informační systémy pro automatizaci předškolních vzdělávacích institucí

Komplexní automatizační systémy pro předškolní vzdělávací instituce umožňují vytvořit automatizovaný systém pro práci s dokumenty v rámci celé instituce nebo podniku a umožňují spravovat dokumentaci ve všech fázích životního cyklu dokumentů, včetně elektronických.

Úkoly komplexních automatizačních systémů pro předškolní vzdělávací instituce

Systémy správy dokumentů jsou obvykle implementovány k řešení určitých problémů, kterým organizace čelí. Každá organizace v závislosti na formě vlastnictví, velikosti, úrovni automatizace atd. čelí svým vlastním specifickým úkolům.

Níže je uveden seznam nejčastějších úkolů.

Zajištění efektivnějšího řízení organizace automatickou kontrolou provádění pokynů, transparentnost celé organizace na všech úrovních Zvýšení ovladatelnosti je dosaženo prostřednictvím mechanismu generování pokynů a sledování jejich provádění. Důležitou roli při zlepšování ovladatelnosti organizace mají mechanismy pro koordinaci dokumentů, sledování evidence a průchodu externích a interních dokumentů a prostředky pro generování plánovaných a operativních reportingů o kancelářské práci a workflow. Hmatatelným výsledkem zavedení systému je zprůhlednění průběhu pasáže dokumentů, jejich přípravy a projednávání, zvýšení výkonnosti disciplíny v organizaci

Udržování systému kontroly kvality, který je v souladu s mezinárodními standardy. Základním standardem řady norem kvality je ISO 9000 "Standardy pro řízení jakosti a zajišťování kvality - Směrnice pro výběr a aplikaci". Definuje základní principy politiky řízení organizace v oblasti zabezpečování jakosti Formálně, nebo, jak říkají samotní specialisté ISO 9000, v užším slova smyslu, zavazuje podnik dokumentovat veškeré své činnosti ve 20 oblastech (Odpovědnost managementu. Kvalita systém Analýza smluv Řízení návrhu Řízení dokumentace a dat Nákup Řízení produktů dodaných zákazníkem Identifikace a sledovatelnost produktu Řízení procesů Řízení inspekce, měření a testování Stav inspekce Řízení neshodných produktů Nápravná a preventivní opatření Manipulace s materiálem Skladování, balení, uchovávání a doručování Řízení záznamů o kvalitě Interní kontroly kvality Školení Údržba Statistické metody) a zajistit, aby podnikové procesy v organizaci skutečně fungovaly trek s nimi.

Konzultační společnosti a odborníci doporučují k usnadnění certifikace ISO 9000 používat systémy správy dokumentů (EDM/TDM), správy dokumentů (Workflow), správy podnikových zdrojů (MRP/ERP) a správy informací o produktech a návrhových dat (PDM).

Tyto systémy umožňují řešit následující úkoly:

Provést audit práce zaměstnanců s informacemi

Automatizujte standardní postupy pro podnik

Automatizujte postupy změny

Zpracovávat informace o produktu po celou dobu jeho životního cyklu.

Při zavádění systému managementu kvality nemusíte využívat služeb konkrétního dodavatele nebo využívat pouze jeden automatizační systém.
ISO 9000 znamená JAKÝ DRUH musí být v podniku prováděny činnosti k zajištění kvality, ale nikoli JAK musíte je splnit. Neexistují tedy žádné přísné požadavky na používané automatizační nástroje.

Evidence činnosti podniku jako celku(interní interní šetření, analýza činnosti oddělení, identifikace „horkých míst“ v činnosti; uchování historie vztahů s klienty). Získání možnosti analyzovat pracovní vytížení zaměstnanců díky dostupnosti úplných informací o úkolech vydaných každému výkonnému, s přihlédnutím ke lhůtám pro provedení a výsledkům práce

Zavedení všech oddělení a organizace jako celku jednotné, formalizované a přísně regulované kancelářské technologie. (specialisté z různých oddělení pracují se stejným programem, což znamená pracovat se stejným uživatelským rozhraním, se stejnými adresáři (typy dokumentů, nomenklatura případů, podpora komplexních systémů číslování dokumentů), se stejnými šablonami dokumentů)

Optimalizace podnikových procesů a automatizace mechanismu jejich implementace a řízení. Zefektivnění práce s dokumenty pomocí standardních šablon, standardních cest a zavedení návodů pro práci s dokumenty (využít informace z implementačního projektu „Directum“ Použití šablon dokumentů, cest, zavedení předpisů pro práci s dokumenty omezí případy zpětných pohybů dokladů.Díky použití šablon jsou dokumenty okamžitě správně připraveny, pomocí šablon tras se okamžitě dostanou ke správným zaměstnancům atd.

Vyřazení papírových dokumentů z vnitřního oběhu podniku.Úspora zdrojů snížením nákladů na řízení toku dokumentů v organizaci. Celkový počet papírových dokumentů je snížen o 25-75% (ze zkušeností Lanit)

Překlad dokumentů vnitřní kontroly do elektronické podoby a použití elektronického digitálního podpisu

Jediné sdílené úložiště dokumentů, které eliminuje potřebu jejich kopírování pro použití více zaměstnanci

Odpadá nutnost nebo výrazné zjednodušení a zlevnění uchovávání papírových dokumentů díky dostupnosti funkčního elektronického archivu.

Příkladem projektu společnosti Electronic Archive Corporation je Elektronický archiv prezidenta Ruské federace. Na jedné straně papírové dokumenty: plocha 500 m2; doba přijetí dokumentu 1-3 dny (pokud existují); Na jednom dokumentu může pracovat vždy pouze jeden uživatel.

Na druhé straně elektronické kopie dokumentů: plocha 10 m2; doba přístupu k dokumentu 6-10 sec.; uchování originálů – ve většině případů nejsou potřeba.

Zkrácení času na přípravu rozhodnutí a dokumentů Ve státních strukturách je to jeden z problémů efektivity fungování státního aparátu. V komerčních strukturách to umožňuje zvýšit konkurenceschopnost organizace, získat materiální zisky díky rychlejší reakci na měnící se podmínky na trhu.

Doba zpracování dokumentu je zkrácena o 75 % díky a) rychlému přenosu zdrojových dokumentů a informací 5-7x zkrácení doby odeslání dokumentu mezi zaměstnanci z Lanitiných zkušeností b) zkrácení času na vyřizování korespondence, interních dokumentů, seznamování se s dokumenty, c) rychlé přinášení pokynů konkrétním exekutorům, d) zvýšení rychlosti vyhledávání informací Zkrácení vyhledávání informací na dokumentu (na vyžádání telefonicky nebo od vedení) od několika hodin do 1 minuty z Lanitových zkušeností e) zkrácení doby pro odsouhlasení rozhodnutí Zkrácení doby pro odsouhlasení smluv z 1 měsíce (v průměru) na 1 týden (maximum) ze zkušenosti Lanity;

Čas na vytváření dokumentů je zkrácen díky použití standardních šablon a dříve vytvořených dokumentů a také jednotnému strukturovanému ukládání dokumentů