Juhtimisuuendusena võib käsitleda integreeritud dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõttu, mis võimaldab arvestada innovatsiooniprotsessi seaduspärasusi ja seda efektiivselt korraldada.

Sõltuvalt innovatsioonipotentsiaalist eristatakse kahte peamist tüüpi uuendusi:

o radikaalne (põhiline), põhimõtteliselt uusi võimalusi avav, inimtegevuse viisides kvalitatiivseid muutusi sisse viiv;

o olemasolevate meetodite ja töövormide muutmine, täiustamine.

Juhtimisprotsessis tuleb kombineerida radikaalseid ja muutvaid uuendusi. Praktikas kohtab ka pseudouuendusi, mis puudutavad ainult väliseid omadusi ja on dikteeritud prestiiži- või reklaamikaalutlustest.

Kaasaegsetes tingimustes võib KSD kasutuselevõttu ja elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõttu pidada radikaalseks uuenduseks.

Muutuvat tüüpi uuendused ilmuvad sagedamini kui radikaalsed ja võimaldavad kohanemist muutuvate tingimuste ja ülesannetega. Näiteks juhtimistöö korralduse ja töövoo osaline täiustamine ise annab positiivseid tulemusi. Kuid uuenduste muutmise võimalused on piiratud ja teatud etapis ei suuda need enam organisatsiooni vajadusi kompenseerida. Ja siis võib suuremahuliste või radikaalsete uuenduste (meie puhul integreeritud koolieelse automatiseerimissüsteemi) väljatöötamise ja juurutamise venimine kaasa tuua stagnatsiooni, juhtimise efektiivsuse languse.

Koolieelsete lasteasutuste integreeritud automatiseerimissüsteemi "elutsükkel" kui juhtimisuuendus hõlmab järgmisi etappe: uuendusvajaduse teadvustamine ja selle arendamine; otsuse tegemine uuele tehnoloogiale ülemineku, selle arendamise kohta; stabiilne töö ja areng. Innovatsioon ei ole täielik, kui see peatub mõnel vaheetapil. Iga uuenduse "elutsükli" lõpus ilmneb taas vajadus osaliste või suuremate parenduste järele.

Innovatsiooniprotsess on eelkõige loomingulise probleemide lahendamise tulemus. Seetõttu on innovatsioonivajaduse realiseerimise ja selle arendamise etapp ühtaegu juhtimisotsuste ettevalmistamise ja langetamise protsess, mille paikapidavusest ja õigeaegsusest sõltuvad suuresti järgmiste etappide tulemused. Kavandatava uuenduse elluviimine sõltub eelkõige sellest, milliseid meetodeid kasutati teabe kogumiseks ja töötlemiseks, probleemolukorra analüüsimiseks, võimaluste väljatöötamiseks ja lahenduse valimiseks. Lisaks tuleks lahenduse väljatöötamise ja valiku käigus analüüsida uuenduse tagajärgi ja selle rakendamise iseärasusi. Konkreetsete meetmete rakendamisel juhtimisuuenduste juurutamiseks töövoo automatiseerimise valdkonnas tuleb arvestada infohalduse põhikomponentide omavahelist seost.

Innovatsiooni arenguetapp hõlmab ajavahemikku, mis on vajalik tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks ja asjakohaste muudatuste tegemiseks. Selles etapis on väga oluline kontroll töötajate tegevuse üle (näiteks ettevõtte dokumendihaldussüsteemis töötehnoloogia nõuete järgimine). Oluline on, et juurutatud töövootehnoloogiat kasutataks igapäevaselt ning oleks välistatud võimalus naasta varasema töökorralduse juurde (näiteks käsitsi kirjutatud registreerimispäevikute pidamine, dokumentide mitmekordne registreerimine jne). See eeldab töötajate instruktaaži või koolitust, metoodiliste materjalide koostamist (vooskeemid, juhendid kasutajatele ja süsteemiadministraatoritele jne).

Samuti on oluline pöörata tähelepanu innovatsiooni säilitamisele ja täiustamisele. Mõnikord püütakse mõni aeg pärast uuenduse kasutuselevõttu naasta vanade töövõtete juurde (ja seda sugugi mitte uue ebaefektiivsuse tõttu). Selles etapis on ülesandeks seda ennetada, stabiliseerida ja toetada uuendusi ning ka otsustada, kas ühte uuendust on vaja täiendada või tugevdada teisega.

Seega võib koolieelsete lasteasutuste integreeritud automatiseerimissüsteemi juurutamise ja arendamise etappides esineda uute ja vanade tehnoloogiate samaaegse kooseksisteerimise periood (nendes organisatsiooni osakondades, mis pole veel süsteemiga ühendatud). "Kes võidab?" - selle etapi tulemus sõltub mitmete organisatsiooniliste küsimuste lahendamisest, sealhulgas vajaliku regulatiivse ja metoodilise raamistiku moodustamisest. Nendel tingimustel on lahendamisel personali jaotus, süsteemihooldusteenuse korraldamise ja selle administreerimise küsimused. Määratakse kindlaks kasutajate ühendamise ja neile süsteemi kasutusõiguste andmise kord ning lahendatakse infoturbe küsimused.

Innovatsiooniprotsessi igas etapis selle osalejate ring laieneb. Nii võib näiteks suures organisatsioonis koolieelses õppeasutuses integreeritud automatiseerimissüsteemi kasutuselevõtt olla süsteemiga järkjärguline ühendamine, esmalt büroo ja seejärel teiste struktuuriüksustega, millele on vastav. kasutajate arvu kasv. On selge, et kogu organisatsiooni dokumendivoogu hõlmavast automatiseeritud süsteemist saavutatakse maksimaalne efekt alles siis, kui kõik planeeritud üksused on ühendatud.

Samas on oluline silmas pidada, et innovatsiooniprotsessis osalejad saavad nii juhtimisinnovatsiooni (meie puhul ettevõtte töövoo automatiseerimise süsteemi) toetamisel initsiatiivi kui ka selle õnnestumisele vastu seista. Ettevõtte töövootehnoloogia kasutuselevõtt, mis seab töötajatele kui süsteemi kasutajatele uusi nõudeid (sh nende kvalifikatsiooni) ja võimaldab neil hinnata oma tööd üldisest vaatenurgast, on üks selliseid suuri uuendusi ja muutusi, mis võivad innovatsioonile erinevaid reaktsioone esile kutsuda.

Uute tehnoloogiate juurutamise probleemid ei piirdu nn "psühholoogilise barjääriga" ja hõlmavad organisatsiooni töötajate huvisfääri (majanduslik, sotsiaalne). Kui töötaja eeldab, et juurutav uuendus vähendab või muudabki võimatuks mõne tema vajaduse rahuldamise, siis räägib ta uuenduse vastu. Mõnikord võivad üksikud töötajad sihilikult innovatsiooni vastu sõna võtta, et suurendada oma mõju teistele.

Siit tuleneb vajadus arvestada nii kollektiivsete kui ka individuaalsete huvide mõjuga.

Sellest vaatenurgast on oluline, et töötajad mõistaksid, et nende KSD rakendamisest saadav kasu ja uuenduse mitteaktsepteerimise miinused ületavad vana tööviisi säilitamisest saadava kasu.

KSD rakendamisel ilmnevad ka ettevõttekultuuriga seotud aspektid. Näiteks kui organisatsiooni liikmed on pikka aega keskendunud olemasoleva töökorra säilitamisele ning vastuvõtlikkus uuendustele ja töötajate soov oma oskusi täiendada ei olnud ettevõtte kultuuri ja prioriteetide süsteemi tunnuseks. juhtimine, siis võivad uuenduste juurutamisel tekkida juhtimisprobleemid.

M. Suttoni tuntud töös on kirjeldatud mitmeid võimalikke põhjuseid, mis takistavad koolieelsete lasteasutuste integreeritud automatiseerimissüsteemi juurutamist, mis hõlmavad mitmesuguseid ebakõlasid: ebajärjekindlus, otsustamatus, usaldamatus, ettevalmistamatus, erapoolik, organiseerimatus, ebakindlus, funktsioonide täitmata jätmine jne.

Koolieelsete lasteasutuste integreeritud automatiseerimissüsteemi juurutamisel on oluline arvestada, et suhtumine juurutatavatesse uuendustesse sõltub suuresti nende järgmistest omadustest:

o suhteline eelis(kui palju on kavandatav uuendus sotsiaal-majanduslikus mõttes tulusam kui olemasolev töökord, kui palju aitab see kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele);

o ühilduvus(kuivõrd see uuendus sobib kokku töötajate vaadete ja kogemustega – oleneb, kas seda on raskem või kergem aktsepteerida);

o raskusi(kui raske on seda mõista, töös kasutada ja kavandatava uuendusega kohaneda);

o faasimine(paremini võetakse vastu uuendused, mida saab rakendada etapiviisiliselt või katselise kontrolliga).

Selle edu sõltub suuresti infotoe korraldusest, töötajatevahelisest formaalsest ja mitteformaalsest suhtlusest uuenduste elluviimisel. Süsteemi juurutamisel on oluline anda töötajatele infot uue tehnoloogia eeliste kohta (organisatsioonile, osakonnale, üksikule töötajale), mõelda läbi koolitussüsteem ja visandada juurutamise etapid.

Töötajatel võib olla psühholoogiliselt raske uue tehnoloogiaga kiiresti kohaneda, eriti kui tavapärases töökorralduses toimub korraga suur hulk muudatusi. Seega, mida uudsem on rakendatav süsteem, seda tähelepanelikumalt tuleb suhtuda personali kaasamisse selle juurutamise protsessi, selgitades süsteemi uusi võimalusi ja ületades mõne töötaja psühholoogilise barjääri. Planeerida tuleb töötajatega tutvumiseks kuluv aeg ja seejärel uue töötehnoloogia omandamise kestus. Sissejuhatusega kiirustamine tekitab raskusi, mis on seotud sellega, et organisatsiooni töötajad ei suuda paljude muutustega kohe kohaneda. Selle protsessi liigne viivitamine võib uuenduse mõju oluliselt vähendada ja selles isegi pettumust tekitada. Neid asjaolusid arvestades on koolieelsete lasteasutuste integreeritud automatiseerimissüsteemi rakendamisel oluline välja töötada ja kinnitada ajakava osakondade ühendamiseks organisatsiooni juhiga.

Organisatsiooni kui terviku toimimist tagava töövoo automatiseerimissüsteemi juurutamise edukus sõltub õppe sügavusest ja organisatsiooniliste küsimuste lahendamise õigeaegsusest vastavatel juhtimistasanditel. Põhirolli mängib süsteemi juurutamise toetamine organisatsiooni juhtkonna poolt (nn esimese isiku põhimõte). Sellise toetuse puudumisel ei rakendata süsteemi tõenäoliselt kõigis osakondades. Süsteemi juurutamisprotsessi operatiivseks reguleerimiseks võib osutuda vajalikuks luua alaline organ (näiteks komisjon või töörühm osakondade esindajatest, kes vastutavad juurutamise erinevate aspektide eest – organisatsiooniline, tehnoloogiline, tarkvara- ja riistvara, personal, töökorralduslik ja tööjõuline töörühm). samuti teabekaitse). DOW-teenuse ülesannete hulka kuulub kardinaalsete tehnoloogiliste küsimuste lahendamine, osakondade kui süsteemi kasutajate huvide koordineerimine, vajalike regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide koostamine, dokumentide klassifikaatori väljatöötamine ja süsteemikataloogide pidamine.

Koolieelsete haridusasutuste integreeritud automatiseerimissüsteemi juurutamisel ja süsteemi kasutajate arvu suurendamisel, uute osakondade ühendamisel võivad olla kasulikud järgmised lähenemised:

o alustada psühholoogiliselt kõige paremini ettevalmistatud ja kvalifitseeritud töötajatest, kasutades nende eeskuju, kogemusi ja oskusi tehnoloogia arendamisel teiste töötajate poolt;

o võtta kasutusele uus tehnoloogia eelkõige osakondades, kus juurutamise vajadus ja mõju on kõige ilmsem.

Oluline on märkida, et tänapäevastes tingimustes on vaevalt võimalik suure organisatsiooni jaoks koheselt rakendada multifunktsionaalset automatiseeritud süsteemi. Selle etapiviisilise arendamise variant tundub olevat vastuvõetavam. Vastasel juhul võib süsteemi arendamine ja juurutamine pikaks ajaks viibida ning esialgsed nõuded isegi aeguda.

Igas nimetatud etapis saab teha tööd dokumendihaldustehnoloogia (nii traditsioonilise kui ka automatiseeritud) täiustamiseks, s.t. rakendada muutvaid uuendusi.

Nii traditsiooniline (paber-) kui ka automatiseeritud dokumendihaldus nõuavad pidevat tähelepanu selle optimeerimise küsimustele, võttes arvesse:

o pidevad muutused juhtimise organisatsioonilises struktuuris, vajadus kombineerida traditsioonilisi ja automatiseeritud tehnoloogiaid;

o organisatsioonilise ja metoodilise juhendamise andmine ning kehtestatud töökorrast kinnipidamise jälgimine;

o süsteemi arendamine ja selle üksikute funktsioonide viimistlemine, võttes arvesse uusi tarkvara ja riistvara võimalusi.

Seetõttu ei ammenda infohalduse probleemid ka pärast vastava arvutisüsteemi kasutuselevõttu.

Sissejuhatus

Viimastel aastatel on juhtimisinfo toe roll kordades suurenenud. Kaasaegse maailma, selle sotsiaalse ja majandusliku arengu tingimustes tuleb märkida infotoe kasvavat tähtsust juhtimisprotsessis, mis hõlmab teabe kogumist, säilitamist, töötlemist, edastamist ja arhiveerimist, et muuta teadlikuks ja arhiveerimiseks. tõhusad juhtimisotsused.

Tõhusate juhtimisotsuste tegemiseks turumajanduse kaasaegsetes arengu- ja kasvutingimustes vajab organisatsioon integreeritud ja ühtset automatiseeritud dokumentatsioonisüsteemi.

Infoprotsessid (teabe kogumine, töötlemine ja edastamine) on teaduses, tehnoloogias ja ühiskonnas alati mänginud olulist rolli. Inimkonna evolutsiooni käigus on pidev suundumus nende protsesside automatiseerimisele, kuigi nende sisemine sisu on jäänud sisuliselt muutumatuks.

Informatsioon ei eksisteeri iseenesest, see avaldub infoprotsessides. Inimene elab infomaailmas ja osaleb läbi elu kõikvõimalikes infoprotsessides.

Peamised teabeprotsessid on: teabe otsimine, kogumine, säilitamine, edastamine, töötlemine, kasutamine ja kaitsmine.

Infoga tehtavaid toiminguid nimetatakse infoprotsessideks.

Info vastuvõtmise, säilitamise, töötlemise ja edastamisega seotud protsesse nimetatakse informatiivseteks.

Teabeprotsess - teabega (andmete, teabe, faktide, ideede, hüpoteeside, teooriate ja muu kujul) sooritatavate järjestikuste toimingute (operatsioonide) kogum mis tahes tulemuste saavutamiseks.

Teave avaldub just infoprotsessides, mis toimuvad alati mis tahes süsteemides (sotsiaalsetes, sotsiotehnilistes, bioloogilistes ja teistes).

Teatud infotehnoloogiate abil läbiviidavad infoprotsessid moodustavad inimese infotegevuse aluse. Arvuti on universaalne seade infoprotsesside automatiseeritud läbiviimiseks.

Käesoleva töö eesmärgiks on analüüsida ja käsitleda automatiseeritud infosüsteeme kontoritöö valdkonnas, analüüsida mõistet "infosüsteemid" ja analüüsida neid automatiseeritud süsteemides realiseerituna.

Eesmärgi saavutamiseks on vaja analüüsida järgmisi ülesandeid: välja selgitada ja määrata DOE-teenuse põhiülesanded, analüüsida kontoriautomaatikat ja elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, arvestada automatiseeritud süsteemide juurutamisel infotoe loomise põhimõtteid.

Samas on selle töö objektiks automatiseeritud kontorisüsteemid.

1. Kontoritöö põhimõisted ja AS teoreetilised aspektid

1.1 DOW põhimõisted

"Automatiseeritud kontoritöö" teema avalikustamiseks on vaja tutvustada selle aspekti põhiterminoloogiat. Alustage dokumendi määratlemisest. Mõiste "dokument" tuli meile ladina keelest sõnast "documentum", mis omakorda tähendab "tõend", "tõend". Algselt võeti see termin kasutusele Peeter Suure ajal ja sellel oli "kirjaliku tõendi" tähendus. Varsti pärast seda hakati kasutama selliseid mõisteid nagu "äripaber", "ametlik dokument" ja "akt". Need terminid rõhutasid dokumendifunktsioonide tähtsust juhtimissüsteemis. Föderaalseadus nr 77-FZ "Dokumentide sundhoiustamise kohta" annab dokumendi järgmise määratluse - "Dokument on materjal, millele on salvestatud teave mis tahes kujul teksti, helisalvestise, pildi ja ( või) nende kombinatsioon, mille üksikasjad võimaldavad seda tuvastada ning mis on ette nähtud edastamiseks ajas ja ruumis avalikuks kasutamiseks ja säilitamiseks.

Sellest määratlusest järeldub, et mõiste "dokument" on lahutamatult seotud mõistega "teave". 20. veebruari 1995. aasta föderaalseadus "Teabe ja teabe kaitse kohta" annab mõistele "dokumentaalne teave" järgmise määratluse - see on materjalikandjale salvestatud teave koos selle tuvastamist võimaldavate üksikasjadega. Hiljem seda seadust muudeti ja avaldati uuesti. Vastavalt määratlusele föderaalseaduses nr 149 - föderaalseadus "Teabe, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta" on "teave" teave (sõnumid, andmed) sõltumata nende esitusviisist.

Dokumenteeritud teave on omakorda teave, mis on salvestatud materiaalsele andmekandjale, dokumenteerides teabe selliste üksikasjadega, mis võimaldavad sellist teavet või seadusega sätestatud juhtudel selle materiaalset teabekandjat tuvastada.

Iga tegevusvaldkonna korraldamisel toimib dokument tegevuste juhtimise vahendina kõigis struktuuriüksustes. Antud tegevusvaldkonnas tuleks öelda „ametlik dokument“, mitte „dokument“ Ametlik dokument on juriidilise või füüsilise isiku loodud, ettenähtud korras vormistatud ja kinnitatud dokument, millel on õigus kasutada organisatsioonis. .

Tegevusvaldkonda, mis pakub dokumentatsiooni ja ametlike dokumentidega töö korraldamist, nimetatakse dokumentatsiooni tugihalduseks.

DOW tegeleb kogu dokumentide loomise, vormistamise, samuti nende täitmise ja tähtaegade kontrollimisega seotud tööde kompleksiga. Sellesse kompleksi kuuluvad ka töö dokumendiarvestuse, juba vormistatud dokumentidest kohtuasjade moodustamise, jooksvate juhtumite säilitamise ja kasutamise ning nende ettevalmistamise arhiivi üleandmiseks.

Neid funktsioone täidab eriteenistus, mis toimib iseseisva struktuuriüksusena. Samas võib seda nimetada erinevalt: dokumendihalduse osakond, üldosakond, kantselei osakond, sekretariaat või juhtumikorralduse osakond.

Kitsa tegevussuunaga ettevõtetes on väike dokumentatsioon pigem väike, mistõttu eraldi osakonna loomine on ebaotstarbekas. Sellistel juhtudel teostab ettevõttes kogu dokumendihalduse tööd organisatsiooni juhi sekretär või spetsiaalselt selleks tööks palgatud töötaja.

Ettevõtte kontoritöö oskuslikult läbimõeldud, organiseeritud ja sujuvast tööst sõltub nii ettevõtte efektiivsus kui ka juhtimisotsuste tegemise kvaliteet ja kiirus. Seega võib öelda, et juhtimistegevuse ettevõtte dokumentidega varustamine on igas ettevõttes kõige olulisem juhtimisfunktsioon.

Siiski tuleb märkida, et iga ettevõte on ainulaadne, sellel on oma isiklik organisatsioonivorm ja seetõttu tuleb DOW-teenuse vorm valida vastavalt ettevõtte valitsemisvormile. Edaspidi fikseeritakse valitud dokumentidega töötamise vormi regulatsioon ettevõtte bürootöö juhendis.

Ametlike dokumentidega töökorraldust reguleerib praegu GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused". Lisaks mõistele "bürootöö" on sünonüümne termin "juhtimisdokumentatsiooni tugi", mis paljastab kõige laiemalt tänapäevase kontoritöö korralduse info- ja tehnilise komponendi.

Vastavalt riiklikule standardile on dokumentatsioon erinevatel kandjatel teabe fikseerimine vastavalt kehtestatud reeglitele. Dokumentatsioon on toimingute kogum dokumentide loomiseks, nende koostamiseks, koostamiseks, kinnitamiseks, täitmiseks ja tootmiseks.

DOE teenindusprotsess koosneb mitmest etapist:

)dokumentide koostamine ja vormistamine;

)dokumentide vastuvõtmine ja edastamine;

)organisatsioonisisese dokumentide liikumise korraldamine;

)registreerimise ja täitmise kontroll;

)info- ja teatmeteos;

)dokumentide säilitamine.

Need tegevused viiakse läbi järgmiste ülesannete täitmiseks:

)dokumentatsiooniga töötamise vormide ja meetodite täiustamine;

)ühtse dokumentatsiooni korra tagamine;

)dokumentidega töö korraldamine;

)infootsingusüsteemide ehitamine;

)kontroll dokumentide täitmise ja arhiivi üleandmiseks ettevalmistamise üle vastavalt kehtivatele standarditele;

)paberimajanduse vähendamine;

)dokumentide vormide ühtlustamine;

)regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja rakendamine juhtimise dokumentatsiooni toetamise parandamiseks struktuuris;

)uusimate infotehnoloogiate juurutamine töös dokumentidega.

Juhtimisdokumentatsiooni toe funktsioonide ja ülesannete põhjalikumaks läbimõtlemiseks ning eelnimetatud teenuse ülesande mõistmiseks tuleb keskenduda sellele, et tänapäeva maailmas põhineb igasugune töö juhtimisdokumentidega arvuti- ja infotehnoloogial. DOW-teenuse funktsioonid ei ole ainult tõhusa dokumendihalduse, dokumentatsiooniarvestuse korraldamine, vaid ka kõigi dokumentide täitmise kontrollimine ühes ettevõttes ja ülesannete seadmine dokumentatsiooniga töötamiseks mõeldud automatiseeritud infosüsteemide väljatöötamisel. Samal ajal on vaja pakkuda teabele juurdepääsu režiimi, samuti selle kaitsmist volitamata juurdepääsu eest, et parandada tööd dokumentidega ettevõtte sees ja väljaspool.

Kõik need ülesanded on aga võimatud, kui dokumentide koostamisel kasutatud teave ei ole täielik, objektiivne, täpne, väärtuslik, usaldusväärne ja õigeaegselt esitatud.

1.2 Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenistuse põhiülesanded

Kaasaegsetes tingimustes, mil töö juhtimisdokumentatsiooniga paljudes asutustes põhineb arvutitehnoloogial, ei piirdu DOE talituse funktsioonid ainult asutuse dokumendivoo korraldamise, dokumentide arvestuse ja nende täitmise jälgimisega. DOW-teenus on otseselt seotud ülesannete püstitamisega dokumentidega töötamise automatiseeritud infosüsteemide arendamisel, teabele juurdepääsu tagamisel ja dokumentidega töö parandamisel.

Seega lahendab DOW-teenus kolm peamist ülesannete komplekti:

) juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamine;

- dokumentidega töö korraldus asutuses;

) dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine.

DOW-teenuse ees seisvad ülesanded määravad selle funktsioonid.

1. Juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamise ülesandeid saab lahendada järgmiste funktsioonide täitmisega:

Vormide väljatöötamine ja kujundamine, nende valmistamise tagamine;

dokumentide valmistamise, paljundamise ja paljundamise tagamine;

dokumentide koostamise ja vormistamise kvaliteedikontroll, dokumentide kinnitamise ja tõendamise kehtestatud korrast kinnipidamine.

2. Asutuses lahendatakse dokumentidega töö korraldamise ülesanded järgmiste funktsioonide täitmisega:

Dokumentide läbimise ühtse korra kehtestamine (asutuse dokumendivoog);

sissetulevate ja väljaminevate dokumentide töötlemise edastamine;

sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine ja arvestus;

kontroll dokumentide täitmise üle;

dokumentide süstematiseerimine, nende säilitamise ja kasutamise tagamine; töö korraldamine kodanike pöördumistega.

teabe kaitse tagamine.

3. Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamise ülesanded hõlmavad järgmisi funktsioone:

Normatiiv-, juhend-, metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja läbivaatamine ning organisatsiooni töötajate tähelepanu juhtimine;

metoodiline juhendamine ja kontroll dokumentidega töötamise kehtestatud reeglite järgimise üle organisatsiooni struktuuriüksustes;

organisatsiooni töötajate täiendkoolitus ja nõustamine dokumentidega töötamiseks;

organisatsiooni dokumentatsiooni korrastamine, dokumentide ühtlustamise, Aruandekaardi ja organisatsiooni tegevuses kasutatavate dokumentide vormide albumi väljatöötamise tööde läbiviimine;

dokumentidega töötamise uute vormide ja meetodite väljatöötamine ja juurutamine, organisatsiooni töövoo täiustamine, täidesaatva distsipliini parandamine;

ülesannete püstitamine dokumentidega töötamiseks mõeldud automatiseeritud infosüsteemide ja andmebaaside arendamiseks ja täiustamiseks.

Eeltoodud punktide põhjal näeme, et ilma elektroonilise dokumendihalduse juurutamata ei saa töötaja kõiki toiminguid iseseisvalt teha.

1.3 Kaasaegsed tehnoloogiad elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide juurutamiseks

Juhtimissüsteem eeldab tõhusa töövoo korraldamist ja hoidmist, mida tuleb esitada formaliseeritud äriprotsessina. Sel juhul on mis tahes dokument (elektrooniline või paberkandjal) peamine vahend äriüksuste vahelise ärilise suhtluse vormistamiseks ja välissuhete korraldamiseks.

Juhtimisotsuste tegemiseks vajaliku teabe mahu pidev tõusutendents toob kaasa asjaolu, et dokumente on vaja vastu võtta, töödelda ja säilitada senisest palju suuremates kogustes. Traditsioonilised dokumentidega töötamise meetodid muutuvad samal ajal ebaefektiivseks.

Äriprotsesside analüüs näitas, et töö käigus läheb kaotsi umbes 15% dokumentidest ning kuni 30% dokumentide menetlemise eest vastutavate töötajate tööajast kulub nende otsimisele. Sel juhul võib isegi osa teabe pöördumatu kadumine kaasa tuua märkimisväärseid kaotusi.

Tüüpilise paberdokumendiga kollektiivse töö korraldamiseks on vaja seda mitu korda kopeerida, erinevatele struktuuriüksustele toimetada, pidada erikoosolekuid ja kinnitada, mis võtab uskumatult palju aega.

Teine probleem on seotud pika ajaga, mis kulub nõudmisel vajaliku teabe leidmiseks. Elektrooniliste dokumentidega töötades on dokumentide otsimise aeg ja sellest tulenevalt ka päringule vastamise aeg palju lühem.

Eksperthinnangute kohaselt aitab pabertöövoo asendamine elektroonilisega suurendada töötajate tootlikkust 25-50% ja ühe dokumendi töötlemisaeg väheneb rohkem kui 75%. Klassikaliselt toetab äri kui äriprotsessi automatiseerimissüsteem vaid 10-20%. Need on reeglina ainult need ülesanded, mida saab selgelt vormistada ja struktureerida teavet. Sõnastamise ja vormistamise protsessi ennast traditsiooniline automatiseerimine ei toeta.

1.4 Bürooautomaatika ja elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Olles kindlaks teinud vajaliku automatiseerituse taseme, valib organisatsioon välja süsteemi, mis rahuldaks organisatsiooni automatiseerimisvajadused.

Automatiseerimissüsteemi all mõistetakse mis tahes automatiseeritud süsteemi, mis on loodud kontoritöö ülesannete lahendamiseks, olenemata automatiseerimise objektist, olgu selleks siis avalik asutus, kommertspank, kaubandusettevõte või mõni muu organisatsioon. Oluline on, et selles organisatsioonis tehtaks kontoritööd ja see toimuks vastavalt Venemaa seadusandluses sätestatud nõuetele, mis võimaldab meil selgelt välja tuua lahendatavate ülesannete ringi8.

Dokumentide automatiseerimissüsteemi valimisel kaalutakse reeglina ühte kahest võimalusest:

kontori automatiseerimine;

töövoo automatiseerimine.

Bürooautomaatikasüsteemid lahendavad peamiselt sissetulevate, väljaminevate, sisemiste ja organisatsiooniliste ja haldusdokumentide arvestuse (registreerimise), väljastatud otsuste ja nende täitmise kohta saadud teabe arvestuse ülesandeid. Süsteemi andmebaasid võivad salvestada mitte ainult dokumentide üksikasju nn. "registreerimis- ja kontrollkaart", aga ka nende sisu tekstide, failide või piltidena. Bürooautomaatikasüsteemid võimaldavad kontrollida dokumentide täitmist ja iga resolutsiooni või korraldust, salvestada andmeid juhtumite kohta, millega dokumendid on seotud. Vajalike dokumentide kiire otsimine antud kriteeriumi või nende komplekti järgi on sedalaadi süsteemide oluline omadus.

Tänapäeval on dokumentide automatiseerimissüsteemi juurutamiseks kolm peamist võimalust:

originaalse automaatikasüsteemi väljatöötamine;

tüüpilise automaatikasüsteemi paigaldamine;

automatiseerimistööriistade seadistamine.

Ideaalis peaks süsteem toetama nii paber- kui ka elektroonilist dokumendihaldust, aga ka organisatsiooni äriprotsesse. Praktikas on seda raske saavutada.

Oluline tegur, millega tuleb arvestada, on programmi skaleeritavus ehk võimalus suurendada programmi kasutuses olevate töökohtade (arvutite) arvu ja aja jooksul suurendada süsteemi salvestatavate dokumentide hulka.

Veel üks punkt, millele peate tähelepanu pöörama, on võimalus töötada dokumentidega mitu aastat. Mõnes programmis viiakse möödunud aasta dokumendid igal aastal arhiivi ja luuakse uus jooksva aasta dokumentide andmebaas. Ühest küljest lihtsustab see tööd ja vähendab süsteemi koormust. Kuid teisest küljest võib see oluliselt raskendada täitmise kontrolli ja viimase aasta dokumentide otsimist. See on eriti märgatav aasta alguses, kui sageli viidatakse 2-3 kuu vanustele dokumentidele, mis on juba arhiivi viidud.

Seetõttu on oluline, et programm võimaldaks hõlpsasti otsida viimaste aastate dokumente.

Programm peab olema ligipääsetav, et kasutaja saaks ise teha mõningaid süsteemisätteid (näiteks sõnaraamatuid, katalooge, standardmarsruute jne) ilma uuesti administraatori teenuseid kasutamata. Administraator peaks täitma ainult teabe turvalisuse tagamise funktsioone, kontrollides kasutajate õigusi ja toiminguid.

Hoolimata kõigi peamiste traditsiooniliste kontoritöö funktsioonide säilimisest automatiseeritud süsteemides, võimaldab automatiseerimine loomulikult korraldada tööd dokumentidega tõhusamalt kui traditsioonilised (“käsitsi”) tehnoloogiad ja lahendada arvutivõrke kasutades paljusid tüüpilisi ülesandeid. kontoritööd uudsel viisil, lihtsustades ja kiirendades oluliselt dokumentide liikumise protsessi organisatsioonis.

Üldiselt võib automatiseeritud teabe tugisüsteem sisaldada järgmisi plokke:

.teadusliku ja tehnilise teabe automatiseeritud süsteem (NTI), mille ülesanneteks on kõigi organisatsiooni suunale ning juhtide ja spetsialistide nõudmistele vastavate dokumentide, kokkuvõtete või aadresside õigeaegne tuvastamine, arvestus, valik ja kasutajatele esitamine.

Süsteemi prioriteetide hulgas on vaja esile tõsta:

)sissetulevate NTI allikate (raamatud, brošüürid, teadusajakirjad, artiklid, teaduslikud ja tehnilised aruanded jne) arvestus;

)kasutaja tellimisteenuste automatiseeritud arvestus, sh NTI allikate väljastamise ja tagastamise registreerimine;

)erinevate indeksite, bülletäänide koostamine ja hooldamine;

)juhtkonna töötajate teavitamine jooksvatest teaduslikest, tehnilistest, majanduslikest jne. saavutused vastavalt nende teabevajadusele alaliste või ühekordsete päringute korral (teabe valikulise levitamise ja tagasiulatuva otsingu režiimis);

) lahendatavale probleemile vastava teadusliku ja tehnilise teabe otsimine ja väljastamine otsustusprotsessi erinevates etappides;

.automatiseeritud reguleerimissüsteem. ja juriidilist teavet. Seda tüüpi teave toimib otsuste tegemise põhiregulaatoritena, sealhulgas nende alusel kontrollitakse otsuse õiguslikku kehtivust. Juhtide piiratud võime suures koguses seda teavet käsitsi töödelda põhjustab juhtide ebapiisava teadlikkuse kehtivatest eeskirjadest. Üks võimalus õigusalase teabe pakkumise parandamiseks on automatiseerimine;

.organisatsioonilise ja haldusliku teabe automatiseeritud dokumentaalsüsteem;

.automatiseeritud faktograafiline teave ja viitesüsteem.

Kõik need alamsüsteemid mängivad otsustusprotsessis väga spetsiifilist rolli. Faktisüsteemi kasutatakse konkreetse teabe hankimiseks ja töötlemiseks hallatava objekti oleku ja dünaamika kohta. Teadusliku ja tehnilise teabe automatiseeritud süsteem varustab juhte ja spetsialiste vajaliku teadusliku ja tehnilise teabega, ilma milleta pole otsust võimalik põhjendada. Tehtud otsuste õiguslikuks toetamiseks on vajalik regulatiivse ja juriidilise teabe automatiseeritud süsteem. Keskse koha teiste allsüsteemide suhtes hõivab organisatsiooni- ja haldusinfo automatiseeritud süsteem (ORI), mis toimib operatiivse suhtluskanalina juhtimis- ja hallatavate süsteemide vahel ning peegeldab kogu juhtimisotsuste tegemise tsüklit alates probleemi diagnoosimisest. alternatiivi valimiseks ja rakendamiseks. Seega ei ole ARI süsteem pelgalt infootsingusüsteem, see osaleb aktiivselt juhtimisprotsessis ja mõjutab seda. Selle põhiülesanneteks on optimaalsete tingimuste loomine juhtimissüsteemi ja -protsesside korraldamiseks, õigeaegse otsuste tegemise elluviimiseks ja nende viimiseks konkreetsete täitjateni, tagades õigeaegse kontrolli otsuste elluviimise ajastuse, kvaliteedi ja mahu üle kõigil juhtimistasanditel. juhtimine.

2. Infosüsteemid dokumendihalduse automatiseeritud süsteemide juurutamisel

1 Automatiseeritud süsteemide rakendamise infotugisüsteemi väljatöötamise aluspõhimõtted

elektrooniline dokumendihalduse automatiseerimine

Kodu- ja välismaiste juhtimisinfosüsteemide (MIS) projekteerimise kogemus näitab, et oluline nende tõhusust määrav tegur on süsteemse lähenemise rakendamine infotugiprobleemide lahendamisel. Süstemaatiline lähenemine hõlmab majanduslike, tehnoloogiliste, psühholoogiliste, inseneri- ja sotsiaalsete probleemide igakülgset kaalumist ja lahendamist. See võimaldab teil läheneda probleemile luua integreeritud juhtimissüsteem, mis ühendab horisontaalse integratsiooni (kogu otsuste tegemiseks vajaliku teabe koordineerimine, mis ringleb teatud hierarhilisel tasemel) vertikaalse integratsiooniga. Integratsiooni põhimõte on kõige täielikumalt rakendatud automatiseeritud süsteemides, mida käsitleme selles peatükis disainiobjektina.

Piisavalt ulatuslik kogemus automatiseeritud süsteemide töös juhtimises võimaldab sõnastada nende loomise aluspõhimõtted. Need põhimõtted võib jagada kolme rühma:

) juhtiv;

) tehniline;

)organisatsiooniline.

Esimesse rühma kuuluvad loodud süsteemide järjepidevuse, keerukuse, efektiivsuse ja uute ülesannete põhimõte.

Järjepidevuse põhimõteeeldab, et infosüsteemi projekteerimisel lähtutakse juhtimisobjekti ja juhtimissüsteemi kui terviku süsteemi eelanalüüsist. Süsteemianalüüs hõlmab süsteemi eesmärkide määratlemist, objekti toimimise formaliseeritud mudeli koostamist.

Keerukuse põhimõtehõlmab kõigi tootmises, juhtimises tehtavate tööde, sealhulgas automatiseerimistööde omavahelist sidumist. Automatiseerimise efektiivsus saavutatakse ainult kogu tootmise intensiivistamisele suunatud meetmete ühtse planeerimisega, kasutades ühtset metoodilist alust. Lisaks, nagu praktika on näidanud, on tõhusamad süsteemid, mis automatiseerivad mitte ainult funktsiooni või ülesannet, vaid ka nende omavahel seotud kompleksi. Keerukuse põhimõte on saanud tõelise teostuse üleminekul kohalike süsteemide loomiselt integreeritud automatiseeritud süsteemide loomisele.

Üks olulisemaid sätteid iga automatiseeritud süsteemi väljatöötamisel on automatiseerimise tõhususe põhimõte. Süsteemide tõhusus on seotud eelkõige automatiseeritud funktsioonide, tehnoloogiate ja ülesannete valiku õige valikuga. Sageli on süsteeme, mille tõhusus on kas ebapiisav või negatiivne.

Majandusliku efektiivsuse näitajaid kasutatakse enamiku süsteemide efektiivsuse hindamise kriteeriumina. Tõhususe kriteeriumid võivad olla ka: teenindusaja lühendamine, kasutajate teadlikkuse tõstmine ja mitmed muud näitajad.

Uute ülesannete põhimõteeeldab, et arendatav süsteem ei paku lahendust ainult traditsioonilistele probleemidele, vaid võimaldab kasutada ka uusi tehnoloogiaid, mis tähendab, et juhtimisotsuste infotoes tekivad uued võimalused. Ainult lokaalsete raamatupidamis- ja aruandlusülesannete täitmine automatiseeritud süsteemi raames osutub ebaefektiivseks.

Teine projekteerimispõhimõtete rühm sisaldab tehnilisi põhimõtteid, mille järgimine on hädavajalik:

)arvutitehnoloogia ja tarkvara integreeritud kasutamine;

)süsteemi ühtse infobaasi loomine;

)vahetu suhtluse korraldamine kasutaja ja süsteemi vahel.

Riist- ja tarkvara kasutamise keerukus muutub arvutitehnoloogia ulatuse laienedes üha olulisemaks.

Kuna integreeritud infosüsteemi loomine on väga keerukas ja aeganõudev protsess, eeldab vastava töö elluviimine kõigi arendajate tegevuse koordineerimist, mis saavutatakse juhtiva infotoe spetsialisti määramisega. Sellised ametikohad on juba mitmes ettevõttes kasutusele võetud. Infotoe spetsialisti põhiülesanded on:

.integreeritud andmebaasi kavandamise, hooldamise ja arendamise tööde korraldamine; organisatsioonisisese infovajaduse uurimine; tulemuslike infotugisüsteemide loomise kogemuste kokkuvõte;

.klassifikaatorite ja kodifitseerijate täiustamine ja rakendamine;

.heterogeensete andmebaaside integreerimise ja hajutatud andmebaasihaldussüsteemide täiustamise süsteemide loomisele suunatud töö korraldamine;

.infotugisüsteemide usaldusväärse toimimise tagamine.

Infotoe peaspetsialist (IO) juhib infotugiteenistuse tööd, mis arendab, juurutab ja opereerib vastavalt plaanile juhtimisinfosüsteemi. Teenuse osana on soovitatav välja tuua rühmad sise- ja välisteabega töötamiseks. Nende rühmade töö koordineerimine, aga ka infotugiteenuse koostoime tagamine organisatsiooni teiste teenustega on peaspetsialisti üks olulisemaid ülesandeid.

Automatiseeritud juhtimissüsteemide (ACS) kavandamisel on kaks lähenemisviisi:

)deduktiivne (üldülesandest konkreetsete juhtimisülesanneteni);

)induktiivne (konkreetsetest funktsioonidest kuni üldise juhtimise ülesandeni).

Kogemused näitavad, et nende kahe lähenemise ühendamine ja ühele eesmärgile allutamine tundub olevat kõige lootustandvam. Teabetoetuse kavandamise üldise skeemi saab esitada järgmises järjestuses:

Otsustussüsteemi analüüs. Protsess algab igat tüüpi otsuste tuvastamisega, mille tegemiseks on vaja teavet. Arvesse tuleks võtta iga taseme ja funktsionaalse piirkonna vajadusi.

Teabepäringute analüüs, st. iga otsuse tegemiseks on vaja kindlaks määrata, millist tüüpi teavet on vaja.

Otsuste liitmine. Kui iga otsus eeldaks spetsiaalset infosüsteemi, oleks MIS lootusetult keeruline. Otsused, mis nõuavad sama teavet, tuleks koondada ühte kontrollülesandesse. Teisisõnu, MIS peab olema koordineeritud ja integreeritud organisatsiooni struktuuriga.

Infotöötluse disain. Praeguses etapis töötatakse välja tõeline süsteem teabe kogumiseks, edastamiseks, salvestamiseks ja muutmiseks.

Viimane etapp on süsteemi loomine ja rakendamine, mille eesmärk on hinnata MIS-i poolt väljastatud teavet ja tuvastada vigu. Lisaks tuleb tunnistada, et projekteeritaval süsteemil on palju puudusi ning seetõttu on vaja luua protseduurid nende tuvastamiseks ja süsteemi parandamiseks. Seega tuleb süsteem kujundada nii, et see oleks paindlik.

Levinud ja tõhus uurimismeetod MIS-i väljatöötamisel on iga juhi tehtud otsuste analüüs igas lülis, igal tasandil. Tehtud otsuste analüüs võimaldab esitada kogu juhtimise teema ette kerkivate ülesannete ringi, määrata ülesanded, mille lahendamine on antud tasemele või juhile kohustuslik ning pakkuda neile infotuge, põhjendada tulemuslikkust. meetodid nende lahendamiseks. Meetodite väljatöötamisel tuleks keskenduda teadussaavutuste, sealhulgas matemaatiliste mudelite maksimaalsele kasutamisele.

UIS ei teki koheselt. Sellise integreeritud automatiseeritud süsteemi juurutamine võtab ettevõttel aega 3-5 aastat. Seetõttu on MISi väljatöötamisel alati ka pikaajalise planeerimise element. Antud lõputöö on rakendatav ka traditsioonilisel kujul infotoe korraldamisel.

Automatiseeritud juhtimissüsteemide projekteerimise ja arendamise kogemus 1970-1980. kajastub GOST-ides, mis esitavad peamised soovitused ja nõuded, mis on ajaproovi läbinud.

Vastavalt standardile GOST 20914-75 saab eristada järgmisi ACS-i projekteerimise etappe:

.projektieelne etapp;

.projekteerimise etapp;

Rakendamine.

Projektieelne etapp hõlmab projektieelset uuringut ja automaatjuhtimissüsteemi tehniliste kirjelduste väljatöötamist. Selle etapi olulisemad tulemused on infosüsteemi eesmärkide ja eesmärkide kirjeldus; selle loomise üldnõuete väljatöötamine; uuringu läbiviimise programmi väljatöötamine, mille raames uuritakse ja täpsustatakse: juhtimise infomudel; organisatsiooni struktuur ja funktsioonid, automatiseeritavate ülesannete loetelu; tehniliste vahendite ligikaudne koosseis; infotugisüsteemi tehnilised ja majanduslikud omadused.

Projekteerimise etapp on seotud tehniliste ja tööprojektide väljatöötamisega. Lähteülesande väljatöötamine hõlmab olemasoleva objekti (organisatsiooni või allüksuse) ja selle juhtimissüsteemide või lähima objekti (uue objekti analoog) uuringut. Infotoe probleemide lahendamiseks analüüsitakse infovooge, klassifitseerimis- ja kodeerimissüsteeme, dokumentatsioonivorme, samuti DBMS-i, olemasolevate andmebaaside struktuure ja meetodeid nende integreerimiseks. Nende tööde tulemused sisalduvad esialgsetes tehnoloogilistes nõuetes ja koostatakse vastavalt GOST-idele 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, võttes arvesse GOST 24.202-80 ja 24.205-80.

Tehnilise projekti väljatöötamisel on vaja üksikasjalikult peatuda kogu kasutatud teabe analüüsil selle täielikkuse, järjepidevuse, liiasuse puudumise ja dubleerimise osas, samuti väljunddokumentide vormide väljatöötamisel. Sellise uuringu tulemused vormistatakse dokumendiga "Teabetoe kirjeldus", mis täpsustab nõuded IO korraldusele. Tehnoloogiline dokumentatsioon peab vastama GOST 24.101-80 nõuetele, võttes arvesse GOST 24.205-80. Vastavalt metoodilistele materjalidele on antud etapi tööd lubatud vormistada tehnoloogilise projekti eraldi lõiguna, mille väljatöötamine on lubatud lõpetada kehtestatud esitamise tähtaegadest erineval ajal. projekteerimis- ja kalkulatsioonidokumentatsioon, kuid hiljemalt "Kasutuselevõtu" etapi alguseks.

Detailprojekteerimise etapis on üheks põhietapiks IS-i infotoe töödokumentatsiooni väljatöötamine, mille eesmärk on luua vajalik tarkvara, koostada teatme- ja tootmisinfo masinakandjatel info esmaseks allalaadimiseks. baasi, samuti väljastada vajalikku töödokumentatsiooni, sealhulgas kasutusjuhendit ja kasutusjuhendit. Samas etapis on soovitav välja töötada ja kinnitada andmekogu haldaja määrus. Dokumentatsiooni koosseis peaks sisaldama: infosüsteemi tehnilist projekti; infobaasi organisatsiooni kirjeldus; klassifikatsiooni- ja kodeerimissüsteemide kirjeldus; algandmete loetelu; väljunddokumentide loetelu; kohalike andmebaaside kirjeldus; väljundvormid.

MIS juurutamise etapp hõlmab peamiste rakendustegevuste elluviimist; personali valik ja koolitamine; ruumide ja tehniliste vahendite ettevalmistamine. Selles etapis viiakse läbi ka süsteemi pilootoperatsioon konkreetsete probleemide lahendamise ja testitulemuste analüüsimise teel.

Igat tüüpi automatiseeritud süsteemide loomisega seotud tööde teostamist reguleerib GOST 24.601-86 “Automatiseeritud süsteemid. Loomise etapid. Üldnõuded ja tööde komplekt kõigil etappidel ja etappidel on määratud GOST 24.602-86 "Töö koostis ja sisu loomisetappide kaupa".

.2 Infosüsteemid, nende omadused ja omadused

Infosüsteem on süsteem, milles toimuvad infoprotsessid, mis moodustavad informatsiooni tervikliku elutsükli: genereerimine, teisendamine, edastamine, vastuvõtmine, salvestamine, töötlemine (kasutamine), hävitamine.

Infosüsteemide ülesanne- organisatsiooni ainetegevuse infotugi.

Mis puudutab infosüsteemide omadusi ja omadusi, siis kõigepealt tasub mainida suurust ja keerukust.

Mis tahes laadi kaasaegsed süsteemid kipuvad olema suured ja keerulised süsteemid.

keeruline süsteemsuur on süsteem, mis koosneb suurest hulgast omavahel seotud ja vastastikku toimivatest elementidest ning on võimeline täitma keerulisi funktsioone.

Juhuslike tegurite mõju. Iseloomulikuks ja väga oluliseks tunnuseks on infosüsteemide vastuvõtlikkus juhuslike tegurite mõjule ja mitte ainult näiteks töötajate või kasutajate tehniliste seadmete rikked, rikked või vead, vaid ka inimeste pahatahtlikud tegevused, ei ole mitte ainult juhuslikud, vaid ka üldiselt ettearvamatud või parimal juhul raskesti ennustatavad.

Osalemine inimeste infoprotsessides. Omapära on see, et infosüsteemide lõppkasutaja on alati organisatsiooni töötajad. Organisatsiooni töötajatel on omad huvid ja eesmärgid, millega tuleb info andmisel arvestada (vaba tahte olemasolu).

Unikaalsus.Infosüsteemi iga olek on ainulaadne ja nõuab infotuge, et võtta arvesse selle kõiki iseärasusi ja seega ka erinevate mõjude individuaalset rakendamist.

Dünaamilisus.Infosüsteemid muudavad aja jooksul oma struktuuri ja elementide olekut.

levitaminetähendab süsteemi üksikute komponentide ruumilist paigutust.

Infosüsteemi seisund on süsteemselt omavahel seotud organisatsiooniliste, tehniliste, protseduuriliste, informatsiooniliste ja juriidiliste struktuurilahenduste kogum.

Anname kasutusele võetud mõistete definitsioonid. Tehniliste vahendite ja süsteemide kompleksi koosseisu, koguse, arhitektuuri (vastastikuse seotuse), samuti tehnilise personali ja teabeprotseduuride rakendamisega otseselt seotud personali fikseeritud korraldust võib määratleda kui tehnilise ja organisatsioonilise struktuuri seisundit. infosüsteemi või organisatsioonilise ja tehnilise struktuurse lahendusena.

Koosseisu fikseeritud korraldust, teabeprotseduuride järjekorda saab defineerida kui infosüsteemi menetlusstruktuuri seisundit või kui menetlusstruktuuri otsust.

Infotehnoloogia õigusraamistiku all peame silmas infosüsteemi toimimise seisukohalt infotuge reguleerivate regulatiivdokumentide koosseisu. Need võivad olla: üldsätted, personali funktsionaalsed kohustused, juhised ja juhised tehnikate, protseduuride läbiviimise ja tehniliste vahenditega töötamise meetodite ja meetodite kohta jne.

2.3 Info- ja kontrollisüsteem, selle eesmärgid ja eesmärgid

Infohaldussüsteem on defineeritud kui formaalne süsteem administratsioonile otsuste tegemiseks vajaliku teabe väljastamiseks.

IMS peaks andma teavet mineviku, oleviku ja tuleviku kohta. See peab jälgima kõiki asjakohaseid sündmusi organisatsiooni sees ja väljaspool. IMS-i üldine eesmärk on hõlbustada planeerimise, kontrolli, tootmistegevuse ja juhtimisprotsessi kui terviku funktsioonide tõhusat täitmist. Selle kõige olulisem ülesanne on anda õiget teavet õigetele inimestele õigel ajal.

Tuleb märkida, et IMS ei ole ainus terviklik integreeritud süsteem, mis rahuldab kõik administratsiooni teabevajadused. Kuna võib tekkida soov seda laadi süsteemi hankida, siis tuleb selle aspektina sätestada, et suure keerukuse tõttu on selle loomise tõenäosus väike. Ei saa mööda vaadata asjaolust, et ICS hõlmab alati arvutite kasutamist. Tõepoolest, hiljutised edusammud andmetöötlustehnoloogias on andnud tohutu panuse infohaldussüsteemide loomisesse. Teatud tüüpi IMS poleks võimalik ilma arvutite pakutava andmetöötluse kiiruse ja täpsuseta.

Arvutirevolutsioon on toonud kaasa olulisi muudatusi selles, kuidas organisatsioonid teavet töötlevad. Üks juhtimispraktika valdkonna uuringutest näitas, et elektroonilised andmetöötlus- ja infohaldussüsteemid on juhtimises kaks kõige enam kasutatavat tööriista. Arvutite laialdane kasutamine organisatsioonides võimaldab kõikide tasandite juhtidel kasutada oma tegevuses suuri infohulki.

Tänu arvutitehnoloogiale saavad üksikud juhid nüüd teha otsuseid oma ettevõttes koostatud teabe põhjal. Ettevõttesisesed andmebaasid võimaldavad juhil saada teavet oma äri, turgude, konkurentsi, hindade ja prognooside kohta vaid mõne tunniga.

Arvutid võivad anda juhtidele teavet, mida nad vajavad mis tahes tüüpi kontrolli jaoks, mis aitab neil võrrelda kavandatud ja tegelikke tulemusi, tuvastada varakult erinevusi ja teha muudatusi probleemide lahendamiseks. Kuid nagu kõik haldustööriistad, töötavad arvutipõhised infosüsteemid nii, nagu need on kavandatud, ega saa olla paremad. Seetõttu on minu arvates vaja kaaluda ICS-i disaini ja võimalusi nende tõhususe parandamiseks.

Poleks liialdus öelda, et IRS-i eesmärk ei ole ainult lihtsalt teavet välja anda ja töödelda. IMS peaks olema kasutajakeskne, st selle poolt töödeldav teave peaks vastama nende juhtide vajadustele, kes seda saavad.

Infosüsteemi projekteerimisel tuleb silmas pidada, et juhtide infovajadused on erinevad ning sõltuvad nende tasemest hierarhias ja funktsionaalsetest kohustustest.

Info- ja kontrollisüsteemid ning juhtimistegevused

Uurides juhtide infovajaduste erinevusi, saame juhtimistegevuse liigid tinglikult jagada kolme kategooriasse.

1.Strateegiline planeerimine on protsess, mille käigus tehakse otsuseid organisatsiooni eesmärkide kohta, nende muutmine, ressursside kasutamine nende eesmärkide saavutamiseks ning nende ressursside hankimist, kasutamist ja jaotamist reguleerivate strateegiate kohta.

2.Juhtimiskontroll on protsess, mille käigus juhid tagavad ressursside hankimise ja tõhusa kasutamise organisatsiooni üldiste eesmärkide saavutamiseks.

.Tegevuskontroll on protsess, mis tagab konkreetsete ülesannete tõhusa ja kvalifitseeritud täitmise.

Need tegevuskategooriad vastavad ligikaudu tipp-, keskastme- ja rohujuuretasandi juhtide kohustustele. IMS peaks esitama teavet, mis vastab iga kategooria erinevatele nõuetele.

Näiteks tippjuhtide tegevus strateegilises planeerimises hõlmab ennekõike organisatsiooni ja keskkonna tulevase koostoime küsimusi. Seega nõuavad tippjuhid teavet välistest allikatest. See teave ei tohiks olla väga üksikasjalik ja suundumuste näitamiseks piisavalt lai. Samuti ei nõua see väga suurt täpsust.

Teave juhtimiskontrolli jaoks on vajalik nii tipp- kui ka keskastme juhtide jaoks. Loomulikult peab see pärinema nii sisemistest kui ka välistest allikatest. Näiteks vajavad tippjuhid teavet oma ettevõtte põhiüksuste töö ja konkureerivate organisatsioonide tegevuse kohta. Keskastme juht vajab teavet tulemuslikkuse, kulude, käibe ja võimalike muutuste kohta kliendi- või tehnoloogianõuetes. See teave peaks olema üksikasjalikum, kitsama ulatusega ja täpsem kui see, mis on vajalik strateegiliseks planeerimiseks. See peaks tulema ka lühemate intervallidega, kuna otsuste tegemise aeg on siin lühem.

Igapäevaste tegevustega seotud operatiivjuhtimise eesmärgil kasutatav teave peaks olema väga täpne, kitsas ja ajakohane. See peab pärinema peaaegu eranditult sisemistest allikatest. Näiteks peab tehase juht täpselt teadma, mitu tundi päevas iga töötaja töötab, milline on päevane või nädala toodang ning kui palju materjali kulub ja raisku läheb.

Lisaks vajavad juhid konkreetset teavet, mis on seotud nende konkreetse erialaga. Seega vajab müügijuht teavet kaubandustehingute, tarbijate maitsete, uute toodete konkurentsivõime jms kohta. Üksikasjalik teave uue toote spetsifikatsioonide kohta, mis on tehnilise osakonna juhataja jaoks põhimõttelise tähtsusega, ei ole turundusotsuste tegemisel hädavajalik. Tõepoolest, kui IMS väljastab regulaarselt sellist teavet müügijuhile, segab see ainult tema tööd ja võtab aega.

.4 Juhtimisinfo allikad

Siseallikad on otse organisatsioonis loodud dokumendid. See sisaldab organisatsioonilisi ja halduslikke, spetsiaalseid dokumentatsioonisüsteeme (personali-, finants-, planeerimis- jne), aga ka muid ettevõtte materjale. Huvitavamatest dokumentidest tõstame esile aruanded: igapäevased (kaoanalüüs, tööjõu efektiivsuse statistika, ajakao analüüs, laekunud tellimused); iganädalane (ületundide analüüs, tööde sooritamine, projektikontroll); igakuine (osakonna tegevusaruanne, personalimuutuste analüüs, üldkulude analüüs, müügianalüüs, laovarude kuluaruanne, müügimuutuste analüüs, kasumiaruanne, bilanss, raamatupidamise analüüs, kassajääk, maksetähtaega ületanud kontod); kvartaalne, poolaasta ja aasta (kasumiaruanne, bilanss, vahendite allikad ja kasutamine, osakondade töö aruanded). Sõltuvalt organisatsiooni toimimise konkreetsetest tingimustest võib aruandlusdokumentatsioonil olla oma sagedus, teabe esitamise vorm. Lisaks saab genereerida automatiseerimisülesannetele vastavaid aruandlustüüpe. Lisaks tavaaruannetele koostatakse pikaajalisi seirearuandeid üksikute tegurite ja olukordade kohta.

Siseallikad võib omakorda jagada primaarseteks ja sekundaarseteks. Esmased allikad hõlmavad neid, milles registreeritakse konkreetsed operatiivandmed organisatsiooni tegevuse tulemuste kohta - need on raamatupidamisdokumendid, tegevusdokumendid jne. Esmased allikad on kõige usaldusväärsemad.

Sekundaarsed dokumendid - üldistava, kokkuvõtliku ja aruandva iseloomuga tekstid, s.o. kokkuvõtted, aruanded, aruanded, analüütilised märkmed, prognoosid jne. Need allikad sisaldavad reeglina koondandmeid, teatud järeldusi ja soovitusi. Teisesed allikad on vähem usaldusväärsed, kuna need sisaldavad rohkem moonutusi. Teabe moonutamist võivad mõjutada mitte ainult vead arvutustes ja järeldustes, vaid ka tahtliku moonutamise suur tõenäosus, et varjata teatud ametlikke tegematajätmisi, mistõttu seda tüüpi allikates sisalduv teave nõuab uuesti kontrollimist.

.5 Infovoo juhtimine

Paljude juhtimisülesannete sõnastamiseks ja lahendamiseks kasutatakse teavet, mis on esitatud mitmes massiivis. Infovoogude korraldamise keskne lüli on selle liikumisteede ning allikate ja tarbijate vahelise ringluse sageduse kindlaksmääramine.

Seega rakendatakse teaberessursside tarbimise protsessi teabevoogude kujul. IS-i loomisel on vaja infovoogusid ratsionaalselt korraldada, samuti saavutada nende intensiivsuse kasv. Nende probleemide lahendamiseks on IS-i projekteerimisel soovitatav analüüsida infovooge, mis võimaldab uurida olemasolevat infot toetava organisatsiooni süsteemi, loob aluse infovoogude edasiseks täiustamiseks ja optimeerimiseks. Infovoogude analüüs viiakse läbi kahes etapis:

) läbivaatus;

) kõnealuse organisatsiooni infomudeli koostamine ja analüüs.

MIS-i kavandamise aluseks on teabevoogude ja töövoo uuringute tulemused, mis on iseloomulikud selle infosüsteemi loomise valdkonnale. Praegu puuduvad GOST-id, regulatiivsed materjalid, mis reguleeriksid teabevoogude uurimist ja analüüsi IS-i kujundamisel. Need küsimused aga kajastuvad automatiseeritud juhtimissüsteemide regulatiivsetes materjalides (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 jne), mida saab kasutada vaadeldavatel juhtudel töö korraldamiseks.

Infovoogude analüüsimisel tuleb arvestada info liikumisega järgmistes suundades:

Vertikaalselt, st. hierarhiliste tasandite järgi. Vertikaalsete voogude analüüs mööda tõusvaid ja kahanevaid jooni võimaldab tuvastada järjepidevust, tihendamist, keskmistamist ja teabeväljundit. Info järjepidevuse analüüsis tuuakse esile läbivad näitajad, mis läbivad kõiki juhtimistasandeid, ning tuuakse esile need, mis on erinevatel tasanditel samale nähtusele iseloomulikud, s.o. saab võimalikuks teabe ühtlustamine. Selle analüüsi järeldused on aluseks teabetoe määramisel erinevatel hierarhilistel tasanditel.

Info tihendamise astme analüüs iseloomustab ebaoluliste näitajate kõrvaldamise ja eraviisiliste üldisteks liitmise õigsust. Selle põhjuseks on üldised teabe edastamise mustrid kõrgemale tasemele;

Teabe horisontaalne liikumine. Sellise analüüsi põhirõhk on arendus- ja otsustamisskeemi ning infovoo skeemide võrdlemisel, kuna selle marsruutimise määravad ära otsuste väljatöötamise protsessid. Kõige vastuvõetavam meetod teabemarsruutide analüüsimiseks on võrguanalüüs, kus sündmused on konkreetsete otsuste vastuvõtmine ja teed on teabe liikumine.

Analüüsi käigus leitakse kõige lühemad teed, mis annavad kõik vajalikud lahendused (selguse huvides on soovitatav koostada diagramm). Graafiline analüüs annab üsna täieliku pildi infovoogude ratsionaalsusest. Sel juhul on vaja arvestada liikumise otsekohesust, rütmi, infovoogude spetsialiseerumist, tihedust (intensiivsust), voogude liikumise paralleelsust.

Infovoogude struktuur selgub organisatsiooni struktuuri, töövoo struktuuri ja dokumenteerimata info liikumise analüüsimisel.

.6 Peamised kaalutlused infosüsteemide arendamisel

Põhilised küsimused, mis tekivad süsteemiarendajal, kui ta hakkab mõtlema põhilisele infomassiivile, on järgmised: kui palju andmetasemeid on vaja; kas IS suudab ühtse põhiandmestiku abil teenindada kõiki ettevõttes saadaolevaid juhtimistasandeid nende erinevate teabevajadustega.

Näiteks kommertspanga MIS-is peab kassapidajal olema juurdepääs iga konto kohta üksikasjalikule teabele, s.t. jooksvale saldole, tšekkide summale jne. Selline teave ei paku aga huvi operatiivjuhtimise tasemele. Selle taseme juhid on huvitatud kontorühmade kumulatiivsest teabest. Ja poliitika kujundamise tasandil vajavad tippjuhid veelgi laiemat teavet laenude, tulude ja hoiuste kasvu prognooside kohta. Seega on IS-i kujundaja põhiülesanne püüda põhiline andmekogum integreerida nii, et seda saaksid kasutada kõik ettevõtte ja selle allüksuste juhtimistasandid.

Infomassiivi korrastamiseks on vaja läbi mõelda sobiv klassifikaator. Massiivis sisalduv teave klassifitseeritakse järgmiste kriteeriumide alusel:

) liikumissuund;

) saamise viis;

) vastuvõtu sagedus;

) taotluse olemus juhtimisprotsessis.

Vastavalt liikumissuunale jaguneb teave järgmisteks osadeks:

) sissetulevad;

)vahepealne (sisemine);

) väljuvad.

Vastuvõtmise sageduse järgi jaguneb see järgmisteks osadeks:

)pidevalt tulemas;

) iga päev;

) kord nädalas;

)igakuine jne.

Need perioodid määratakse iga teabetüübi jaoks.

Vastavalt juhtimisprotsessis osalemise olemusele jaguneb teave järgmisteks osadeks:

) normatiivne;

) viide;

) planeeritud;

)analüütiline (operatiivne);

) aruandlus.

3. Automatiseeritud infosüsteemid

.1 AISi üldised omadused

AIS - teabe, majanduslike ja matemaatiliste meetodite ja mudelite, tehniliste, tarkvara, tehnoloogiliste tööriistade ja spetsialistide kogum, mis on loodud teabe töötlemiseks ja juhtimisotsuste tegemiseks.

AIS on omavahel seotud andmete, seadmete, tarkvara, personali, standardite, protseduuride kogum, mis on mõeldud teabe kogumiseks, töötlemiseks, levitamiseks, säilitamiseks, väljastamiseks vastavalt organisatsiooni eesmärkidest tulenevatele nõuetele.

Funktsionaalsed ja toetavad allsüsteemid

Automatiseeritud infosüsteemil on funktsionaalsed ja toetavad alamsüsteemid.

Funktsionaalne allsüsteem tagab ülesannete täitmise ja infosüsteemi eesmärgi. Tavaliselt jagatakse infosüsteemis funktsionaalne osa funktsionaalsete tunnuste järgi alamsüsteemideks:

.ainetegevuse tase, näiteks juhtimine (kõrgem, keskmine, madalam);

.hallatava ressursi tüüp (materjal, tööjõud, rahaline jne);

.ulatus (pangandus, aktsiaturg jne);

.juhtimisfunktsioonid ja kontrollperiood.

Toetav alamsüsteem sisaldab „teavet, tehnilist, matemaatilist, tarkvaralist, metoodilist, organisatsioonilist ja keelelist tuge.

3.2 Koolieelsete lasteasutuste automatiseerimise eesmärgid, eesmärgid ja tasemed

Kõigi organisatsioonide koolieelsete õppeasutuste automatiseerimise eesmärgid, olenemata nende organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist, on üsna sarnased ja on järgmised:

.organisatsiooni juhtimise kvaliteedi ja efektiivsuse tõstmine kontoritöö parandamise kaudu;

.organisatsiooni kõigi struktuuriüksuste, sealhulgas territoriaalselt kaugemate osakondade integreerimine ühtsesse kontoritöötsüklisse;

.organisatsiooni teabe (dokumentatsiooni) ressurssidele kiire ja samal ajal diferentseeritud juurdepääsu tagamine;

.tööjõu- ja ajakulude ning üldkulude vähendamine ning sellest tulenevalt majandusliku efekti saamine;

.aluse panemine ettevõttes järkjärguliseks üleminekuks elektroonilisele dokumendihaldusele, töö tulevikuks.

Seatud eesmärkide saavutamine on võimalik organisatsiooni koolieelsete lasteasutuste automatiseerimise probleemide lahendamisega, mida saab tinglikult süstematiseerida järgmistes valdkondades:

) Dokumentide koostamine ja vormistamine.

Selle valdkonna automatiseerimine võimaldab parandada organisatsioonis loodud dokumentide koostamise kvaliteeti ja efektiivsust, ühtlustada dokumentide vormi.

2) Töövoo korraldamine ja dokumentide vormistamine. Selle ala automatiseerimine võimaldab teil kõrvaldada dubleeritud töö dokumendi kohta teabe sisestamisel sellega töötamise erinevates etappides (lihtsustada registreerimisprotsessi), luues organisatsiooni dokumentaalse baasi, vähendada dokumentide kadumise tõenäosust, tõhustada organisatsiooni tööd. dokumendivoogu (lihtsustada dokumentide teekondi), tõsta dokumentidega teostajate töö efektiivsust ja kvaliteeti, lühendada dokumentide vormistamise ja läbimise aega, teavitada töötajaid õigeaegselt saabunud ja loodud dokumentidest.

3) Dokumentide täitmise kontrolli korraldamine.

Dokumentide täitmise kontrolli automatiseerimine võimaldab teil kiiresti saada teavet täitmise oleku ja mis tahes dokumendi asukoha kohta, jälgida dokumentide läbimise etappe organisatsiooni osakondades alates nende vastuvõtmise (loomise) hetkest kuni nendega töö lõpetamine.

) Dokumentide hoidmise korraldamine, dokumentide otsingumootor. Automatiseerimine võimaldab pakkuda tsentraliseeritud säilitamist elektroonilisel kujul koostatud dokumentide tekstidele, nende graafilistele piltidele ja materjalidele, korraldada veebiotsingut, loogiliselt siduda ühe numbriga seotud dokumente ning teha materjalide valikuid temaatiliste või muude kriteeriumide alusel.

Rääkides vajadusest määrata DOE automatiseerimise tase iga konkreetse organisatsiooni suhtes, tuleks otsustada, mida DOW automatiseerimisprotsess peaks hõlmama:

kogu organisatsioon, sealhulgas selle territoriaalselt kaugemad allüksused;

organisatsiooni kui terviku peakontor;

mitmed organisatsiooni töövoosse aktiivselt kaasatud struktuurid (näiteks personaliteenistus + koolieelse lasteasutuse teenus + raamatupidamine jne);

koolieelse õppeasutuse töökorralduse eest vastutavad struktuurid (juhtumikorraldus, koolieelse lasteasutuse teenindus, sekretariaat, büroo jne);

eristruktuurid (raamatupidamine, personaliteenistus jne)

Järeldus

Selles kursusetöös uurisime automatiseeritud infosüsteemide mitmesuguseid funktsioone. Eelnevast võib järeldada, et automatiseerimine muudab oluliselt infotöötlustehnoloogiaid. Arvutistamise tingimustes koosneb kogu teabe liikumise protsess paljudest omavahel seotud käsitsi ja automatiseeritud toimingutest, millest igaüks tehakse ühes töökohas. Infotöötluse tehnoloogilise protsessi põhitoimingud: algandmete kogumine ja registreerimine, nende sisestamine süsteemi, andmete usaldusväärsuse kontroll, andmebaasi moodustamine ja pidamine, otsing ja töötlemine etteantud algoritmi järgi, moodustamine ja väljastamine lõpptulemustest, töötlemistulemuste edastamine lõppkasutajale.

Kahjuks ei jätku inimressurssi kõigi eelnimetatud toimingute täpseks, kiireks, efektiivseks ja õigeaegseks tegemiseks, mis võib viia bürootöö vallas stagnatsioonini nii sama organisatsiooni sees kui ka rahvusvaheliselt.

Pealegi oleks see takistuseks maailma progressile, maailmaturgude, rahvusvaheliste organisatsioonide kokkuvarisemisele.

Automatiseeritud süsteemid teevad inimese töö ära, kuid tasub öelda, et ükski automatiseeritud infosüsteem ei tööta ilma Inimese juhendava käeta.

Bibliograafia

1.Süsteemiteooria ja süsteemianalüüs – V.N. Volkova, A.A. Denisov, kirjastus Yurayt, 2013.

2.GOST 24.601-86

.SCRIBD (elektrooniline ressurss) – #"justify">. InfoManagement (elektrooniline ressurss) - #"justify">. Directum (elektrooniline ressurss) - #"justify">. Juhtimise infotugi – Õpik. Mazur L.M.

.Lawmix (elektrooniline ressurss) - #"justify">. Lenservice (elektrooniline ressurss). - http://www.lenservice.ru/.

.Informaatika. Põhikursus - Simonovich S.V. ja teised.-Peterburg: Peeter, 2005

.«Ettevõtte automatiseerimine. Millest alustada?", Ilja Kolomin, ajakiri Mööblivabrik, nr 1-4", 2006.

.Gagarina L.G., Kiselev D.V., Fedotova E.L. Automatiseeritud infosüsteemide arendamine ja käitamine: õpik.-M .: Kirjastus Forum: INFRA-M, 2007.

.Golitsyna O.L., Maksimov N.V., Popov I.I. Andmebaasid: õpik. Kasu. - M.: "Foorum": INFRA-M, 2007.

Sissejuhatus

Infotehnoloogia

Mehhaniseerimine

Under

Dialoog;

Kohalik;

mitmetasandiline;

automatiseeritud ettevõtte juhtimissüsteemid erinevad oma fookuse poolest. Näiteks "Best" või "Sail-5" puhul on prioriteediks kaubandussfäär; Infosoft on tootmisarvestuse automatiseerimise alal üks liidritest. Lisaks on olemas universaalsed “ettevõtte juhtimissüsteemid”: “Sail-4”, “Infin”, “Abacus”, BOSS, “Galaktika”, “Supermanager-6-7” jne.

Selle artikli eesmärk on aga hinnata personali töövoo automatiseerimise süsteemide võimalusi ja ainult kõige lootustandvamaid, mis kuuluvad neljanda põlvkonna süsteemidesse.

Integreeritud süsteem M-2 põhineb kaasaegsete tehnoloogiate kasutamisel. M-2 on ühtne tarkvarapakett, mis põhineb ettevõtte tsentraliseeritud andmebaasil. Samas võimaldab M-2 süsteemi avatus kasutada ühtseks kompleksiks integreerituna olemasolevaid ettevõtte andmebaase, aga ka kaasaegseid tarkvarapakette (Microsoft Office 97).

M-2 süsteem töötati välja Oracle 7.3 andmebaasiserveri baasil, mis tagab kiired omadused ning kõrge töökindluse ja andmekaitse. Kliendikohad on arendatud Delphi 3.0 tarkvarasüsteemis ja võivad töötada operatsioonisüsteemides Windows NT või Windows’95.

Põhimõtteline erinevus integreeritud süsteemi ja suvaliselt keeruka tööjaamade komplekti vahel peitub ennekõike disainiideoloogias. Tööjaamad on kujundatud olemasolevate tööde automatiseerimisena ning edaspidi seotakse need omavahel. Samal ajal saab selline infosüsteem loomulikult rakendada ainult neid juhtimistehnoloogiaid, mis olid ettevõttes selle loomise ajal saadaval, kuna moodulite kujundamine ise viidi läbi konkreetsete olemasolevate töökohtade põhjal.

Integreeritud süsteem kujundatakse kohe ühtse kompleksina, keskendudes kaasaegsetele juhtimistehnoloogiatele; töökohad luuakse teises etapis juba loodud integreeritud keskkonnas.

Lisaks ei vasta failiserveri arhitektuuri raames loodud AWS-id tänapäevastele nõuetele ei kiirusomaduste ega ka süsteemi turvalisuse ja töökindluse osas. Samas tuleb märkida, et töökohtade loomisel tehtud töö ei lähe kaotsi. Esiteks saab paljusid loodud töökohtade elemente kasutada uue süsteemi raames töökohtade loomise moodulitena, eriti kui arvestada, et töökohtade kujundamine võtab vähemalt 50% loomise ajast. Teiseks on kasutajad omandanud arvutioskused, ilma milleta pole võimalik ühtegi süsteemi juurutada. Kolmandaks on selle töö raames moodustatud ettevõtte spetsiifikat tundev programmeerijate kaader, mida läheb vaja ka uue integreeritud süsteemi keskkonnas tööde kirjutamisel. Seetõttu tasuvad investeeringud varasematesse arendustesse kindlasti ära. Erinevalt AWS kompleksist ei automatiseeri integreeritud süsteemi kasutuselevõtt pelgalt olemasolevaid töökohti, vaid kogu infotöötlussüsteem rekonstrueeritakse koos uute töökohtade kujundamisega seoses uute tehnoloogiatega.

Samaaegselt M-2 süsteemi kasutuselevõtuga toimub spetsialistide väljaõpe koos neile vastavate tunnistuste väljastamisega. Sel viisil koolitatud spetsialistid saavad õiguse luua M-2 süsteemis oma mooduleid, samuti muuta olemasolevaid mooduleid sertifikaadiga määratud piires. Seega ei muutu ettevõte sõltuvaks ettevõttest, kes süsteemi arendab ja suudab süsteemi toimimist ise üleval hoida.

Ettevõtte raamatupidamissüsteem NS2000 vastab funktsionaalse terviklikkuse nõuetele ning on kuuenda rahvusvahelise tarkvarakonkursi võitja finants- ja ärivaldkonnas. Süsteemi kujundamisel ja arendamisel kasutati BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL tööriistu.

Kompleksi skeem on seega moodulite komplekt, mis kõik saab rühmitada kolme põhivaldkonda: juhtimine, rahandus, logistika.

osa R/3 süsteemid sisaldab Oracle'i rakenduste (Oracle Human Resources) personalimoodulit, mis võimaldab maksimeerida töötajate mõju tõhusa värbamise, personalijuhtimise, koolituse, hüvitiste ja karjääriplaneerimise kaudu. Tänaseks on Oracle Applicationsi personalijuhtimise moodul oma tooteklassis üks funktsionaalselt terviklikumaid süsteeme kaasaegse ettevõtte personaliosakonna töö korraldamiseks.

Selle kasutamine võimaldab teil lahendada järgmisi ülesandeid:

organisatsiooniliste muudatuste planeerimine, sh organisatsiooni struktuuri- ja ametihierarhiate modelleerimine;

struktuuriüksuste planeerimine, kategooria kirjeldus, ametikohad, ametikohad, kataloogide pidamine jms;

töötajate ja kandidaatide isiklik raamatupidamine koos nende kutseomaduste täieliku arvestusega (tööjõuressursside optimaalseks kasutamiseks), palgaarvestuse andmetega, tööaja kasutamise andmetega, töötajate arvestusega, ametialase arengu vajadusega ja töötajate koolitustulemustega;

· analüüs ja aruandlus standardsete valitsusvormide, mittestandardsete aruandluse kohta Oracle'i arendustööriistade abil, operatiivandmete analüüs ja otsuste tugi.

Süsteem "Orakl-Personnel" kõik eelmiste süsteemide eelised on omased. Siiski on sellel ka mitmeid täiendavaid eeliseid. Süsteem annab võimaluse töötada andmebaasisüsteemiga (täiskohaga töötajad, koondatud töötajad, arhiiv, personalireserv, renditöötajad jne), mis vähendab oluliselt päringute menetlemise aega. Teiseks vaieldamatuks eeliseks on registreerimiskaardi sisu, mis sisaldab 102 teemat (Riigi statistikakomitee otsuse kohaselt peab kaardil olema vähemalt 55 teemat).

Personalitabelit on võimalik meelevaldselt muuta koos vabade ametikohtade automaatse arvutamisega, samuti on olemas välja töötatud moodul ad hoc taotluste töötlemiseks. Süsteem pakub protseduurid tööajaarvestuse (isikliku ja osakonna jaoks) pidamiseks koos puhkuse, töölähetuste, materiaalse abi jms automaatse juhtimisega. Ainult mõnes süsteemis on olemas kõik kohustuslikud personaliarvestuse jaotised, kuid ainult Oracle- Personalisüsteem täies mahus. Seetõttu, võttes arvesse selle vastuvõetavat maksumust (kuni 500 dollarit), võib väita, et praegu on see süsteem ettevõtete tegevuse automatiseerimise süsteemide hulgas liider, sealhulgas kõik personali töövoo automatiseerimise funktsioonid.

Äriprotsesside automatiseerimissüsteem (BCS)- see on tarkvaratoodete klass, mis automatiseerib suvaliste äriprotsesside kirjeldamist ja teostamist (täielikult või osaliselt), samal ajal kui dokumendid, teave, ülesanded edastatakse vajalike toimingute tegemiseks ühelt protsessis osalejalt teisele vastavalt kindlaksmääratud reeglitele. . SADP põhikontseptsioon on töövoog (töövoog).

Töövoog on süsteem töövoogude teostamise tagamiseks, protsesside juhtimise raames. Äriprotsesside automatiseerimine pole võimalik ainult raamatupidamissüsteemi kasutuselevõtuga, kuna sellised süsteemid ei lahenda raamatupidamisprotsessides osalejate vahelise suhtluse küsimust. Sarnased probleemid on mõeldud ka BPMS-klassi süsteemide lahendamiseks. "PiterSoft: protsessihaldus" 1C platvormil- näide BPMS-klassi tarkvaratootest, mida rakendatakse äriprotsessides osalejate vahelise suhtluse probleemide lahendamiseks.

Samuti on SADP-süsteem elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) alamhulk.

Sissejuhatus

Infomahu tohutu kasv ja suured muutused teabenõudluses hakkasid esitama organisatsiooni teabe- ja dokumenteerimisteenuste korraldusele uusi nõudeid.

Muutuma hakkasid nõuded teabe- ja dokumentatsioonitoega seotud teenustele. Välismaal hakati neid nimetama teabe- ja dokumentaalressursside haldamise (või haldamise) teenuseks, meie riigis - juhtimise dokumentaalse toe teenuseks (DOE).

Koolieelse õppeasutuse täiustamise, tänapäevaste tingimustega kohandamise põhisuunaks oli uusimate arvuti- ja telekommunikatsiooniseadmete kasutamine, ülitõhusate info- ja juhtimistehnoloogiate kujundamine selle alusel dokumentidega töötamisel.

Kavandatav õppevahend on välja töötatud vastavalt koolitussuuna "034700 Dokumenditeadus ja arhiivindus" distsipliini "Infotehnoloogia dokumendihalduses ja arhiveerimises" tööprogrammile (6 semester, bakalaureus). Selle distsipliini omandamise eesmärgid on: suutlikkus luua haldus- ja arhiveerimise dokumentatsioonitoe kohalik regulatiivne raamistik, samuti võime dokumenteerida haldusteavet, ratsionaliseerida dokumendivoogu, dokumenditöötlustehnoloogiaid nende säilitamise ja ülekandmise eesmärgil. ladustamine.

Teema 1. Põhimõisted ja mõisted

Põhimõisted ja mõisted: mehhaniseerimine ja automatiseerimine, info, infotehnoloogia, arvutitehnoloogia, arvutistamine ja informatiseerimine, automatiseeritud infosüsteemid

Mis tahes organisatsiooni juhtimistegevus põhineb sissetulevate ametlike dokumentide töötlemisel, sõltumata nende vastuvõtmise viisidest ja teabekandjate liikidest, samuti dokumentaalse teabe ja ametlike dokumentide tootmisel, mis on mõeldud nii organisatsiooni enda kui ka siseseks kasutamiseks. välispidiseks kasutamiseks.

Eritehnoloogiate abil saabuvad dokumendid teisendatakse teatud tulemuse saavutamiseks vajalikuks teabeks. "Tehnoloogia" mõistet kasutatakse tööstuslikus tootmises ja seda määratletakse kui omavahel seotud materjalide töötlemise meetodite ja tootmisprotsessis toodete valmistamise meetodite süsteemi. Juhtimise dokumentaalse toe valdkonnas, võttes arvesse selle aluseks olevate teabeprotsesside eripära, defineeritakse juhtimise dokumentaalse toe tehnoloogia kui kogumise, edastamise, töötlemise, kogumise, säilitamise meetodite ja meetodite süsteemi. ühtsete metoodiliste võtete ja reeglite rakendamisel põhinevad dokumendid ja dokumentaalne teave.

Juhtimise dokumentaalse toe tehnoloogiad vastavalt infoprotsesside erinevustele jagunevad:

sissetulevate ja väljaminevate dokumentide töötlemise tehnoloogiad;

tehnoloogiad dokumentaalse teabe edastamiseks (toomiseks) lõppkasutajale;

tehnoloogiad dokumentide sisestamiseks organisatsiooni infobaasi, lähtudes selle sisemisest struktuurist;

dokumentaalse teabe töötlemise ja dokumentide kogumise tehnoloogiad;

· eraldi lokaalsete dokumentide rühmade säilitamise ja kasutamise tehnoloogiad.

Seega hõlmab dokumentatsioonihalduse tugi (DOE) dokumentatsiooni, haldusprotsessis olevate dokumentidega töö korraldamise ja nende arhiivihoiustamise süstematiseerimise küsimusi.

Infotehnoloogia on meetodite, tootmisprotsesside ning tarkvara- ja riistvaratööriistade kogum, mis on ühendatud tehnoloogiliseks ahelaks, mis tagab teabe kogumise, töötlemise, salvestamise, levitamise ja kuvamise, et vähendada teaberessursi kasutamise protsesside keerukust, samuti suurendada nende töökindlust ja tõhusust.

Info- ja kommunikatsioonitehnoloogiate raames tehakse ettepanek mõista objektide, toimingute ja reeglite kogumit, mis on seotud teabe ettevalmistamise, töötlemise ja edastamisega isiklikus, massi- ja tööstussuhtluses, samuti kõiki neid protsesse terviklikult pakkuvaid tehnoloogiaid ja tööstusharusid.

Infotehnoloogiat on hakatud aktiivselt kasutama tänu ettevõtete arvutistamisele. Arvutistamise all mõistetakse arvutitehnoloogia juurutamise protsessi, mis tagab infoprotsesside ja -tehnoloogiate automatiseerimise.

Arvutistamine võimaldab rääkida kahest meetmete komplektist: koolieelsete haridusasutustega seotud protsesside mehhaniseerimine ja automatiseerimine.

Mehhaniseerimine asjaajamise protsessid on tehniliste vahendite kasutamine dokumentidega töötamise dokumenteerimise ja organiseerimise toimingute tegemiseks. Kontori mehhaniseerimise eesmärk on mitteloominguliste (abi)toimingute sooritamine tehnilistele vahenditele.

Under automatiseeritud infotehnoloogia(AIT) halduse all mõistetakse meetodite ja meetodite süsteemi juhtimisteabe kogumiseks, kogumiseks, salvestamiseks, otsimiseks, töötlemiseks ja kaitsmiseks, mis põhineb täiustatud tarkvara, arvutitehnoloogia ja side kasutamisel, samuti selle teabe edastamise viisidel. kasutajatele.

Vastavalt juhtimisülesannete hõlmatuse astmele jagunevad automatiseeritud infotehnoloogiad järgmistesse rühmadesse: elektrooniline andmetöötlus; juhtimisfunktsioonide automatiseerimine; otsuste toetamine; elektrooniline kontor; ekspertide tugi.

Realiseeritud tehnoloogiliste toimingute klassi järgi võib AIT jagada: tekstiredaktoriga süsteemideks; tabelarvutussüsteemid; andmebaasihaldussüsteemid; graafiliste objektidega süsteemid; multimeediumisüsteemid; hüperteksti süsteemid.

Kasutajaliidese tüübi järgi jagunevad automatiseeritud infotehnoloogiad:

Partii (tsentraliseeritud töötlemine);

Dialoog;

Võrk (mitme kasutajaga).

Vastavalt võrgu loomise meetodile võib AIT jagada järgmisteks osadeks:

Kohalik;

mitmetasandiline;

jagatud.

2. teema Koolieelsete lasteasutuste automatiseerimise ja arhiivinduse ajaloo põhietapid

2.1. Dokumentidega töö automatiseerimine juhtimisprotsesside automatiseerimise lahutamatu osana.

2 .2. Esimene etapp (1960-1970ndad) - automatiseeritud juhtimissüsteemide (ACS) kontseptsioon. Dokumenditöötlussüsteemide loomine ja juurutamine ACS-is. Arvutuskeskused kollektiivseks kasutamiseks. Esimesed infootsingusüsteemid (IPS). Mõnede kantselei- ja arhiivifunktsioonide osaline automatiseerimine.

2.3. Teine etapp (1980. aastad – 1990. aastate algus) on personaalarvutitel põhinevate tehnoloogiliste lahenduste väljatöötamine. Automatiseeritud tööjaamade (AWP) kontseptsiooni loomine ja arendamine. Koolieelsete haridusasutuste ja arhiveerimise kompleksse automatiseerimise võimaluse tekkimine. Spetsiaalse tarkvara arendamine.

2.4. Kolmas etapp (1990ndad – praegune) on uute infotehnoloogiate laialdane kasutuselevõtt ja kasutamine, mis ühendavad arvutitehnoloogia, side ja kontoritehnika. Kõikide töövoo etappide ja dokumentide arhiivihoiustamise igakülgne automatiseerimine.

Kontorite automatiseerimise vajadus on tingitud arvutite, tarkvara tootmise tehnoloogia kiirest täiustumisest ning infotehnoloogia laialdasest kasutuselevõtust. Automatiseerimist on traditsiooniliselt mõistetud kui rutiinse mehaanilise töö väljatõrjumist, töötajate "vabastamist". Kulude vähendamine ei ole aga automatiseerimise peamine eesmärk. Automatiseerimise põhieesmärk on uute juhtimisomaduste omandamine, efektiivse juhtimise saamine. See automatiseerimise kontseptsioon hõlmab juhtimise ümberkorraldamist ja infosüsteemi ümberkujundamist.

Koolieelsete õppeasutuste automatiseerimine ja arhiveerimine algas XX sajandi 1960. aastatel. Automatiseerimisele eelnes mehhaniseerimise etapp, mis algas 19. sajandi lõpus, perioodil alates 19. sajandi lõpust. kuni 1950. aastateni mehhaniseerimine puudutas peamiselt osakondade arhiive. "Väikesemahulise mehhaniseerimise" kasutamine oli episoodiline ja piirdus maatriks-infokandjate (käsitsi perfokaardid, perfolindid, koodid) ning loendus- ja mulgustamisseadmete kasutamisega rahvastiku registreerimise (rahvaloendus) valdkonna spetsiifiliste probleemide lahendamiseks. , planeerimine, aruandlus tootmises jne.

Esimene etapp oli empiiriliste kogemuste kogumise aeg lokaalsete ja arhiividevaheliste automatiseeritud teabeotsingusüsteemide - AIPS - loomise valdkonnas. Automatiseeritud süsteemide kasutusala kasv arhiivinduses on seotud eelkõige infokandjate (mikrofilmid, magnetlindid, kaardid, kettad, blanketid jne) ja tehnilise toe (elektroonilised stantsimismasinad, ES-arvutid, personaalarvutid) personaalarvutid), samuti AIPS-i jaoks spetsiaalsete rakenduspakettide ilmumisega. Olulist mõju arhiveerimise automatiseerimisele avaldas sel perioodil ka automatiseeritud juhtimissüsteemide (ACS) loomise protsess kõigis majandusharudes.

Automatiseeritud juhtimissüsteem (ACS) - riist- ja tarkvara kompleks, mis on loodud erinevate protsesside juhtimiseks tehnoloogilises protsessis, tootmises, ettevõttes. NSV Liidu esimeste automatiseeritud juhtimissüsteemide looja on Nikolai Ivanovitš Veduta, majandusdoktor, professor, Valgevene Rahvusliku Teaduste Akadeemia korrespondentliige, strateegilise planeerimise teaduskooli asutaja.

Automatiseeritud juhtimissüsteemi olulisim ülesanne on tööviljakuse kasvust ja juhtimisprotsessi planeerimise meetodite täiustamisest lähtuvalt hoonehalduse efektiivsuse tõstmine.

1980. aastate teise poole – 1990. aastate periood. - seostatud spontaanse arvutistamise algusega, esmalt Moskvas ja seejärel kohalikes riigiarhiivides. Selle protsessi eestvedajad olid NSV Liidu NRC TD (RNITs KD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) ja muud arhiivid. 90ndatel. Vene Föderatsioonis võeti seadusandlike ja regulatiivaktidega kasutusele üle 20 tööstusharuspetsiifilise automatiseeritud kontori- ja dokumentatsioonisüsteemi, mis loovad tohutu hulga masinloetavaid (elektroonilisi) dokumente. Elektrooniliste dokumentide massiivide loomine toimub ka riigiarhiivides olevate paberallikate digiteerimisega (et luua kindlustusfond ja kasutusfond), samuti täistekstandmebaaside loomisega. Lisaks võimaldavad uued infotehnoloogiad dokumentide konserveerimise ja restaureerimise vallas, kindlustusfondi ja kasutusfondi loomine pikendada väärtuslike ajalooallikate eluiga.

Praeguses etapis saab koolieelsete lasteasutuste infotehnoloogia olukorda iseloomustada järgmiselt:

Suure hulga andmebaaside olemasolu, mis sisaldavad teavet organisatsiooni tegevuse kohta;

Interaktiivset kasutajale teaberessurssidele juurdepääsu võimaldavate tehnoloogiate loomine;

Infosüsteemide ja infotöötlust võimaldavate tehnoloogiate funktsionaalsuse laiendamine, erinevatel eesmärkidel lokaalsete multifunktsionaalsete probleemile orienteeritud infosüsteemide loomine;

Kasutajaliidese, ekspertsüsteemide ja muude tehnoloogiliste vahendite intellektualiseerimise elementide lisamine infosüsteemidesse.

Dokumentide ringluse kõigi etappide ja dokumentide arhiivisäilitamise kompleksne automatiseerimine hõlmab: dokumentidega töö automatiseerimist, automatiseeritud tööjaamu, elektroonilisi kontorisüsteeme.

Föderaalses sihtprogrammis "Elektrooniline Venemaa (2002-2010)" on kirjas, et info- ja kommunikatsioonitehnoloogiate arendamine ja laialdane kasutamine on majanduse, riigi ja kohaliku omavalitsuse efektiivsuse tõstmisel määrava tähtsusega. Üks info- ja kommunikatsioonitehnoloogia kasutamise valdkondi riigiasutuste, organisatsioonide ja ettevõtete tegevuses on "elektroonilise dokumendihaldussüsteemi, kontoritöö ja dokumendivoo standardite väljatöötamine". Traditsioonilise kontoritöö täiustamise asjakohasuse määrab vajadus juhtimistegevuse tulemuslikkuse järele, dokumentide liikumise kiirendamine organisatsioonis ja dokumenditöötluse töömahukuse vähendamine. Loodud kontoritöö automatiseeritud süsteem (edaspidi AS) peaks tõstma juhtimise efektiivsust ühtse dokumenteeritud inforuumi moodustamise kaudu, andes kasutajatele võimaluse teha tõhusat koostööd dokumentidega kõikjal ja igal ajal. Kaasaegsed kontoriautomaatika ja töövoosüsteemid (SADD) võimaldavad lahendada kõiki kontoritöö ülesandeid:

Kogu sissetuleva, väljamineva ja sisemise kirjavahetuse täieliku ja mugava raamatupidamise ning töötlemise korraldamine.

Salvestage kõik organisatsiooni tegevusega seotud dokumendid mugavamal ja ratsionaalsemal viisil, mis võimaldab teil kiiresti leida kõik vajalikud dokumendid, millel on vastavad juurdepääsuõigused.

Iga dokumendi oleku, selle liikumise marsruudi ja seose jälgimine teiste dokumentidega.

Dokumentide töötlemise nõuete õigeaegse täitmise tagamine.

Kaasaegsed kontoriautomaatikasüsteemid võimaldavad luua tervikliku süsteemi dokumenditöötlusprotsesside haldamiseks ja nende rakendamise jälgimiseks. SADD hõlmab kõiki dokumentide loomise, töötlemise, paljundamise, edastamise ja säilitamise protsesse, samuti automatiseerib kaasaegse kontoritöö põhiprotseduure. Dokumendi elutsükkel loomisest selle kõrvaldamiseni või hävitamiseni on kujutatud järjestikuste etappidena, millest igaüks läbib teatud aja. Kontori automatiseerimissüsteemid võimaldavad automaatselt salvestada dokumendi ülemineku ühest etapist teise.
Asutuse ja selle juhtimise käekäigust räägib praegu edukalt toimiva kontoritöö ja dokumendivoo automatiseerimise süsteemi olemasolu. See tähendab aparaadi juhtkonnale alluvate täielikku kontrollitavust, pädevust, solidaarsust, distsipliini ja huvi antud töö edukaima elluviimise vastu. Automatiseeritud süsteem võimaldab teostada kiiret ja tõhusat infovahetust tootmisprotsessi kõikide osade vahel, vähendab konkreetsete ülesannete koostamiseks kuluvat aega ning välistab võimalikud vead aruandlusdokumentatsiooni koostamisel. Automatiseeritud süsteemi kasutuselevõtt tagab töö mugavuse, tootmise ratsionaalse korralduse ja psühholoogilise stressi vähendamise. Samuti vähenevad füsioloogilised koormused, kuna. vastava tarkvara kasutuselevõtuga väheneb oluliselt samale tööle kuluv aeg. See mõjutab positiivselt töötaja töötulemusi, sest. toob endaga kaasa töödeldava info hulga vähenemise ning töötajatele lisaaja analüüsimiseks ja juhtimisotsuste tegemiseks.

Juhtimistegevus igas organisatsioonis põhineb ka teabe töötlemisel ja uue teabe tootmisel, mis võimaldab rääkida algandmete efektiivseks teabeks teisendamise tehnoloogia olemasolust. Üksikute töökohtade arvutiga varustamine ei toonud soovitud tulemusi, kuigi kiirendas dokumentide mustandite loomise ja redigeerimise protsessi, vähendas vigade arvu ja parandas arvuti väljatrükkide üldist välimust võrreldes kirjutusmasinaga.

Koolieelsete haridusasutuste arvutistamise praeguses etapis on kõige olulisemad tööjaama tarkvara.

Iga arvuti tarkvara jaguneb süsteemiks ja rakenduseks.

Süsteemi tarkvara mõeldud arvutisüsteemide kui selliste toimimise tagamiseks. Nad sisaldavad:

• testimis-, diagnostika- ja viirusetõrjeprogrammid;
• operatsioonisüsteemid;
• käsu-faili kestad.

Tegemist on üldotstarbeliste tarkvaratööriistadega, tuleb märkida, et järgmiste põlvkondade operatsioonisüsteemide võimekust kiputakse laiendama, sealhulgas integreerides neisse kõik ülaltoodud tarkvaratööriistad.

hulgas rakendustarkvara Vajalik juhtimistegevuse dokumentatsioonitoe arvutiseerimiseks, saame eristada:

laialdaselt kasutatavad tüübid:

• tekstidokumentide koostamise süsteemid;
• isiklikud infosüsteemid;
• andmebaasihaldussüsteemid;
• tekstituvastusprogrammid;
• väljumisprogrammid väliskeskkonda;
• süsteemid finants- ja majandusteabe töötlemiseks;

vähem levinud spetsialiseeritud, mis nõuab kasutaja erikoolitust:

• esitluse ettevalmistamise süsteemid;
• projektijuhtimissüsteemid;
• ekspertsüsteemid ja otsuste tugisüsteemid;
• intelligentse disaini ja juhtimissüsteemide täiustamise süsteemid.

Süsteemid tekstidokumentide koostamiseks mõeldud juhtimisdokumentide ja erinevate tekstilise iseloomuga teabematerjalide tootmistehnoloogia korraldamiseks. Vastavalt võimalustele on need jagatud tekstiredaktoriteks; tekstitöötlusseadmed; lauaarvuti avaldamise süsteemid.

Tekstiredaktor (tekstiredaktor) võimaldab mis tahes sümboolse teksti sisestamist, muutmist ja salvestamist, kuid see on mõeldud peamiselt vormindamist mittevajavate programmide tekstide ettevalmistamiseks, s.t. tekstielementide paigutuse automaatne teisendamine, fontide muutmine jne.

Tekstiredaktori kasutamine dokumendi ettevalmistamisel ja printimisel kvalitatiivsel tasemel vastab elektrilise kirjutusmasina kasutamisele, ainult kordamise lihtsuse, elektroonilises mällu salvestatud toorikust printimise ja mõlema kirjavigade parandamise võimaluse tõttu produktiivsem. ja teksti osaline töötlemine uute lisamise või kustutamise teel.

Paljudest saadaolevatest redigeerimisprogrammidest võib välja tuua Norton Editor, Side Kick, Brief, multifunktsionaalne mitme aknaga Multi-Edit redaktor ja Turbo süsteemiredaktorid.

Tekstitöötlusprogrammide üks olulisemaid omadusi on paberdokumendi täielik vastavus ekraanil olevale koopia kujutisele. Tekstitöötlusprogrammi valikul mängib olulist rolli hõivatud mälu maht, integratsioon teiste tarkvaratoodetega. Igal kasutajal on oma dokumendiga töötamise stiil (mis on ühele kasutajarühmale mugav, teisele aga takistuseks). Seetõttu on dokumendiarendaja jaoks kõige atraktiivsemad need programmid, mille liidest on võimalik kohandada vastavalt oma maitsele ja vajadustele.

Tekstitöötlusprogrammidel on erifunktsioonid, mis on loodud teksti sisestamise ja trükitud kujul esitamise hõlbustamiseks. Tekstitöötlusprogrammi ja printeri, millele tekst trükitakse, esialgne konfiguratsioon võimaldab:

• kuva teksti, mis annab lehe etteantud vaate ekraanil, andes aimu teksti tegelikust asukohast paberil pärast printimist;
• eelseadistatud parameetrid, nagu lõigu taanded, pealkirjad, erinevate tekstielementide fondi tüüp ja suurus, reavahe, tekstiveergude arv, joonealuste märkuste asukoht ja nummerdamine jne;
• automaatselt kontrollida õigekirja ja saada vihjeid sünonüümide valimisel;
• kuvada ja redigeerida tabeleid ja valemeid;
• kombineerida dokumente teksti ettevalmistamise protsessis printimiseks;
• loob automaatselt sisukorra ja tähestikulise viite.

Kuid peaaegu kõigil tekstitöötlusprogrammidel (ja nende versioonidel) on unikaalne andmestruktuur teksti esitamiseks, mis on seletatav vajadusega lisada teksti täiendavat teavet, mis kirjeldab dokumendi struktuuri. Seetõttu ei saa ühe tekstitöötlusprogrammiga koostatud teksti sageli lugeda ning seetõttu toimetada ja trükkida teised. Printida saab mis tahes tüüpi printeriga, sealhulgas maatriksiga.

Et tagada tekstidokumentide ühilduvus nende ühest tekstitöötluskeskkonnast teise ülekandmisel, on vaja paigaldada spetsiaalne tarkvara - konverterid, mis pakuvad väljundfaili dokumendi tekstitöötlusprogrammi-saaja vormingus.

Tekstitöötlusprogrammid, mis võimaldavad valmistada ja printida keerulisi ja suuri dokumente, sealhulgas raamatuid, on järgmised: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon jne. Enamiku kontorite jaoks pole Wordi ja WordPerfecti süsteeme vaja: need on keerulised, sisaldavad palju kasutamata võimalusi.

Teise rühma tekstitöötlusprogrammidel on oluliselt vähem funktsioone, kuid need on lihtsamini kasutatavad, kiiremad ja nõuavad vähem mälu, neid on lihtsam kasutada. Nende hulka kuuluvad Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Kuid Microsoft Wordi versioonid 6.0, 97, 2000, 2002 on muutunud Venemaa kontorite de facto standardiks.

Lauakirjastused koostavad tekste polügraafia reeglite järgi ja tüpograafilise kvaliteediga. Lauakirjastused on tegelikult küljendaja tööriist ja mõeldud mitte niivõrd dokumentide loomiseks, kuivõrd erinevate trükiefektide rakendamiseks. Need võimaldavad teil hõlpsasti tekstiga manipuleerida, muuta lehevorminguid, taande suurusi ja kombineerida erinevaid fonte. Lauakirjastajate koostatud tekste prinditakse ainult laserprinteritel.

Professionaalsete süsteemide hulka kuuluvad QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows ja PageMaker for Windows. Raskesti kasutatava "töölauaprintimise" valdamine on vaevalt kohane neile, kellel on vaid aeg-ajalt vaja postkaarti, kirja või teadaannet kaunilt ette valmistada.

Microsoft Publisher, Pageplusfor Windows süsteemid ei ole mõeldud tööstuslikele trükitoodetele. Neid kasutatakse aeg-ajalt värviliste dokumentide paljundamiseks väikeses ettevõttes. Need on suunatud kasutajale, kes pühendab avaldamisele vaid osa oma tööajast.

Teksti ettevalmistamise süsteemide kavandatav klassifikatsioon on suures osas tingimuslik, kuna ilmuvad uued täiustatud versioonid, mis hägustab klassidevahelisi piire.

Isikuinfosüsteemid on ette nähtud juhtivtöötaja töökoha infoteenindamiseks ja sisuliselt täidavad sekretäri või elektroonilise korraldaja ülesandeid:

• isikliku aja planeerimine erinevatel ajatasanditel koos võimalusega õigeaegselt meelde tuletada planeeritud sündmuste algust;
• isiklike või muude toimikukappide hooldus koos vajaliku info automaatse valiku võimalusega;
• ühendus telefoniliinide kaudu telefonivestluste logimise ja multifunktsionaalsetele telefoniaparaatidele omaste funktsioonide täitmisega;
• Isikliku teabe märkmike hooldus mitmesuguse isikliku teabe salvestamiseks.

Andmebaasi haldussüsteemid mõeldud suurte andmemassiivide loomiseks, salvestamiseks ja manipuleerimiseks. Selle klassi erinevad süsteemid erinevad nii andmete salvestamise korraldamise ja otsingupäringute töötlemise viiside kui ka andmebaasis talletatava teabe olemuse poolest. Need süsteemid töötavad nii personaalarvutis kui ka arvutivõrgus töötades.

Süsteemid finants- ja majandusteabe töötlemiseks mõeldud erinevaid tootmis-, majandus- ja finantsnähtusi ja -objekte iseloomustavate arvandmete töötlemiseks ning asjakohaste juhtimisdokumentide ning teabe- ja analüütiliste materjalide koostamiseks. Nad sisaldavad:

• universaalsed tabeliprotsessorid;
• spetsiaalsed raamatupidamisprogrammid;
• spetsialiseeritud programmid finants- ja majandusanalüüsiks ning planeerimiseks.

Arvutustabeliprotsessor on iga integreeritud kontorikomplekti või -süsteemi kohustuslik komponent.

• Corel Office Professional, Corel;
• Coreli Word Perfect Suite for Windows;
• Microsoft töötab Windowsi jaoks;
• Microsofti MS Office MAC jaoks;
• Microsoft Office Professional Windowsile;
• Lotuse SmartSuite for Win.

Windowsi operatsioonisüsteemi tulekuga töötati välja selles keskkonnas töötamiseks orienteeritud arvutustabeliprotsessorite versioonid: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Esitluse ettevalmistamise süsteemid ette nähtud esitlustel, äriläbirääkimistel, konverentsidel demonstreerimiseks kasutatavate graafiliste ja tekstimaterjalide ettevalmistamiseks. Kaasaegseid esitluste koostamise tehnoloogiaid iseloomustab seos traditsioonilise graafika ja video- ja heliteabe tekstiga, mis võimaldab rääkida hüpermeediatehnoloogiate rakendamisest.

Tänapäeval käsitletakse ülaltoodud programme harva üksteisest eraldatuna. Kõik need on osa integreeritud kontorikomplektidest. Lisaks tekstidokumentide koostamise süsteemile on paketis tabel, esitlusgraafika programm ja andmebaasihaldussüsteem (DBMS), personaalne planeerija jne.

Näiteks WordPerfecti tekstitöötlusprogrammi ei müüda praegu eraldiseisva tootena, vaid ainult Corel Office Professionali komplekti osana. Rakendustarkvara turul domineerivad kolm ettevõtet: Microsoft, Corel ja Lotus. Kõik need arenevad üldiste seaduste järgi. Esiteks on see täielik ühendamine: ühine kasutajaliides ja ühtsed lähenemisviisid selliste tüüpiliste ülesannete lahendamiseks nagu failide haldamine, redigeerimine, vormindamine, printimine, e-postiga töötamine ja abisüsteemi näpunäidete otsimine, integratsioon ülemaailmse arvutivõrguga Internet .

Rakendussüsteemide programmid on varustatud meeskonnatöö tööriistadega: neil on tööriistad põhitüüpi dokumentide redigeerimiseks ja salvestamiseks HTML-vormingus Interneti jaoks.

Tekstidokumentide koostamise kontorisüsteemid pakuvad tööriistu paranduste märgistamiseks, jälgimiseks ja redigeerimiseks, mis lihtsustab oluliselt autorite meeskonna arvamustega arvestamise protsessi. Märkused on saadaval dokumendi kommenteerimiseks ilma seda muutmata. Muudatuste tegemiseks otse tekstis on parandussalvestusrežiim, mis võimaldab jälgida, kuhu on dokumendis teksti või graafikat lisatud, kustutatud või teisaldatud. Koostöötööriistade hulka kuuluvad versioonijälgimine ja hüpikaknad koos autori nime ja muudatuste tegemise kuupäevaga.

Kui arvuti on ühendatud ühisesse võrku, võimaldavad e-post ja meililist info viia kõigi korrespondentideni. Enamikesse kaasaegsetesse postisüsteemidesse sisseehitatud tagastuskviitung võimaldab teil kontrollida teabe tegeliku kättesaamise aega ja jälgida vastavaid toiminguid.

Võimalik on piirata dokumendile juurdepääsu omavate isikute ringi ja igaühe õigusi muudatuste tegemiseks: dokument võib olla kirjutuskaitstud, keelata võib dokumendi salvestamine muu nime all või selle muutmine. stiilid või, vastupidi, kasutajale saab anda täielikud juurdepääsuõigused.

Niisiis sisaldab Microsoft Office XP laiendatud väljaanne lisaks Microsoft Worldi tekstitöötlusprogrammile:

• tabel - Excel;
• andmebaasihaldussüsteem - Access;
• isiklik planeerija - Outlook;
• esitlustööriist - Power Point;
• e-posti süsteem - Outlook Express;
• veebilehe loomise tööriist - Esileht;
• fototöötlustööriist – fotoredaktor.

Projektijuhtimissüsteemid mõeldud erinevat tüüpi ressursside (materiaalsed, tehnilised, finants-, personali-, info) planeerimiseks ja juhtimiseks komplekssete uurimis- ja projekteerimis- ning ehitustööde teostamisel.

Ekspertsüsteemid ja otsuste tugisüsteemid mõeldud juhtide otsustusprotsesside infotoetuse tehnoloogiate juurutamiseks, mis põhinevad majandusliku ja matemaatilise modelleerimise ning tehisintellekti põhimõtete kasutamisel.

Intelligentse disaini ja juhtimise täiustamise süsteemid mõeldud nn CASE-tehnoloogiate (Computer Aid System Engineering) kasutamiseks, keskendudes disainilahenduste automatiseeritud väljatöötamisele organisatsiooni juhtimissüsteemide loomiseks ja täiustamiseks.

Kõik kaasaegsed kontoripaketid ja operatsioonisüsteemid on kohandatud töötama võrgukonfiguratsioonis, automatiseeritud töökohad on asendanud infotehnoloogia.

Infotehnoloogia- see on teabe kogumise, edastamise, kogumise, töötlemise, säilitamise, esitamise ja kasutamise meetodite ja viiside süsteem, mis põhineb tehniliste vahendite kasutamisel.

Iga konkreetse teabeprotsessi saab rakendada eraldi tehnoloogia abil, kasutades oma tehnilist baasi, tehniliste vahendite juhtimissüsteemi - arvutitehnoloogia jaoks on need tarkvaravahendid - ning organisatsioonilist ja metoodilist tuge - reegleid, juhiseid.

Kuid juhtimistegevus põhineb peaaegu kõigi loetletud infotehnoloogiatüüpide rakendamisel vastavalt otsustusprotsessi üksikute etappide järjestusele ja sisule. Seetõttu põhinevad juhtimistegevuse kaasaegsed infotehnoloogiad erinevat tüüpi teabeprotsesside integreeritud kasutamisel ühtse tehnilise kompleksi alusel, mille aluseks on arvutitehnoloogia. Sellega seoses pole päris õige, et kaasaegse või uue infotehnoloogia all mõistetakse ainult arvutitehnoloogiat.

Praegu räägime struktuursest inimene-masin juhtplokist, mida töö käigus optimeeritakse: arvutite võimalused laienevad seoses kasutaja poolt lahendatavate ülesannete struktureerimisega ja teadmistebaasi täiendamisega ning kasutaja võimalused – automatiseerides need ülesanded, mida varem ei olnud majanduslikel või tehnilistel põhjustel sobilik arvutisse üle kanda.

Kaasaegsed kontoriinfotehnoloogiad põhinevad nii personaalarvutitel kui ka ettevõtte arvutitel.

Personaalarvutid on arvutussüsteemid, mille kõik ressursid on täielikult suunatud juhtivtöötaja ühe töökoha aktiivsuse tagamiseks. See on arvukaim arvutitehnoloogia klass, kuhu kuuluvad IBM PC ja nendega ühilduvad personaalarvutid, aga ka Apple'i Macintoshi arvutid.

Ettevõtete arvutid on mitme kasutajaga arvutussüsteemid, millel on suure arvutusvõimsusega ja märkimisväärsete inforessurssidega keskseade, millega on ühendatud suur hulk minimaalse varustusega tööjaamu: videoterminal, klaviatuur, positsioneerimisseade, trükiseade.

Kaasaegne ettevõtete arvutite kasutamise valdkond on infotehnoloogiate rakendamine juhtimistegevuseks suurtes finants- ja tööstusorganisatsioonides, erinevate infosüsteemide korraldamine, mis teenindavad sama funktsiooni raames suurt hulka kasutajaid: valuutavahetus- ja pangasüsteemid, piletite broneerimine ja müük. elanikkonnale transporditeenuse osutamiseks jne P.

Praegusel ajal valitseb tendents ühendada arvuteid ja töökohti erineva suurusega arvutivõrkudeks, mis võimaldab integreerida ressursse infotehnoloogiate võimalikult efektiivseks juurutamiseks, sest personaalarvuteid saab kasutada ka ettevõtte arvuti keskseadmega ühendatud töökohtadena.

Põhimõtteline erinevus arvutiinfotehnoloogiate ja varem eksisteerivate vahel ei seisne mitte ainult teabe vormi või asukoha muutmise protsesside automatiseerimises, vaid ka selle sisu muutmises.

Kaasaegsete infotehnoloogiate rakendamise arendamiseks juhtimistegevuses on kaks strateegiat.

Esimene on see, et infotehnoloogia kohandub praegusel kujul organisatsiooni struktuuriga ja olemasolevaid töömeetodeid kaasajastatakse:

töökohti ratsionaliseeritakse, funktsioonid jaotatakse tehniliste töötajate ja spetsialistide vahel viimaste kasuks;

toimub teabe kogumise ja töötlemise funktsioonide optimeerimine - dokumentide füüsiline liikumine, otsustusfunktsiooniga - teabevoog;

suhtlemisprobleemid mängivad endiselt teisejärgulist rolli.

Teine - organisatsioonilist struktuuri moderniseeritakse selliselt, et infotehnoloogial oleks suurim mõju:

põhistrateegia on kommunikatsiooni arendamise maksimeerimine ja uute organisatsiooniliste suhete arendamine, mis varem ei olnud majanduslikult otstarbekad;

luuakse uusi töökohti, kaotatakse vanad ametikohad, viiakse läbi tööülesannete kavandatav ümberjaotamine peaaegu kõigi ettevõtte töötajate vahel;

töötatakse välja uus dokumentatsioonitoe korraldamise regulatiivne ja metoodiline tugi, viiakse läbi pidev töötajate ümberõpe uute tehnoloogiatega töötamiseks;

organisatsiooni struktuuri tootlikkus tõuseb, sest jaotatakse ümber elektroonilisi andmearhiive, vähendatakse kanalites ringleva dokumentaalse info mahtu, et saavutada tasakaal iga juhtimistasandi ja lahendatavate ülesannete mahu vahel.

Seega keskendub esimene strateegia organisatsioonis olemasolevale struktuurile ja olemasolevatele suhetele, samas kui rakendamisest tulenev riskiaste on minimaalne, kulud minimaalsed ja organisatsiooni struktuur ei ole ratsionaliseeritud; teine ​​- tulevase struktuuri kohta, milles süsteem laieneb rangelt vastavalt teabevajadustele, etteantud parameetrites, kuid võtmata arvesse inimtegurit. Igal juhul on lähenemine arvutitehnoloogia kasutamisele muutumas: sellest saab töökohtade sisustamise alus. Tänu kasutatava tarkvara universaalsusele toimub infosüsteemide ja protsesside tehnoloogiline, metoodiline, organisatsiooniline integratsioon.

Juhtimise dokumentaalse toe automatiseerimiseks integreeritud süsteemide loomine ja juurutamine taotleb järgmiste eesmärkide saavutamist:

dokumenditöötluse valdkonnas:

• dokumentidega töötamise efektiivsuse ja kvaliteedi parandamise tagamine, töövoo tõhustamine, täitmise kontrolli tagamine;
• tingimuste loomine üleminekuks traditsiooniliselt pabertöövoolult elektroonilisele paberivabale tehnoloogiale;
• vajalike tingimuste loomine intellektuaalse tootliku tööjõu osakaalu suurendamiseks mõtestatud ja semantilise dokumentidega töö tegemiseks ning tööjõukulude vähendamiseks rutiinsete toimingute tegemiseks;
• organisatsioonis loodud dokumentide kvaliteedi parandamise tagamine;
• dokumendi kohta teabe sisestamise dubleerimise välistamine erinevates sellega töövaldkondades;

täitmise kontrolli valdkonnas:

• dokumentide läbimise automatiseeritud kontrolli tagamine organisatsiooni allüksustes alates nende vastuvõtmisest või loomisest kuni juhtumi saatmise või menetlemise lõpetamiseni, töötajate ja juhtkonna õigeaegne teavitamine saabunud ja loomisel olevatest dokumentidest, kõrvaldades dokumentide kadumine;
• dokumentide õigeaegse täitmise automatiseeritud ennetava kontrolli tagamine, kõrgeimate riigivõimu- ja haldusorganite juhised, organisatsiooni juhtkonna juhised ja juhised, kiire teabe saamine täitmise seisu ja mis tahes dokumendi asukoha kohta;
• dokumentide läbimise ja vormistamise tähtaegade lühendamine;

teabele juurdepääsu korraldamise valdkonnas:

• elektroonilisel kujul koostatud dokumentide tekstide ja nende graafiliste kujutiste, aga ka kõigi seonduvate materjalide (dokumentide registreerimiskaardid, resolutsioonid, saatedokumendid) tsentraliseeritud säilitamise tagamine koos võimalusega korraldada ühe numbriga seotud dokumentide loogiline sidumine ja veebis dokumentide otsing (valik) temaatilise rekvisiitide komplekti järgi.

Koolieelsete haridusasutuste tarkvara automatiseerimissüsteemi kasutuselevõtt peaks looma riist- ja tarkvaralise baasi ühtsele süsteemile, mis hõlmab organisatsiooni kõiki osakondi. Eeldatakse, et see saavutab järgmised eesmärgid:

• ühtne kord individuaalseks ja ühiseks tööks dokumentidega organisatsiooni osakondades;
• elektrooniliste dokumentide voogude koondamine organisatsiooni osakondade vahel;
• kõigi organisatsioonide jaoks ühise dokumentide indekseerimise (numeratsiooni) süsteemi kasutamine, ühised teatmeteosed-klassifikaatorid (näiteks organisatsioonide loetelu, juhtumite nomenklatuur), dokumentide registreerimis- ja kontrollkaardi (RCC) ühtne vorm jne .;
• juhtimisdokumentatsiooni ühtlustamise tagamine ning ühtsete dokumentide vormide ja liikide arvu vähendamine.

Praegu iseloomustavad kontori automatiseerimise ja töövoo valdkonna tarkvarasüsteemide turgu järgmised omadused:

1. Müügifirmadel puudub ühine terminoloogia ja paljudel puudub oma toodete selge positsioneerimine.
2. Organisatsioonidel puudub sageli arusaam sellest, mida see või teine ​​süsteem teha saab ja mida mitte, kuna reklaamvoldikutes sisalduvast teabest on raske aru saada: sellistes kirjeldustes on vähe tehnilist teavet ja see, mis esitatakse, ei rõhuta alati süsteemi eeliseid. reklaamitud tarkvaratoode..
3. Puudub selge arusaam, mida tuleb ette võtta seoses dokumentaalhalduse toe automatiseerimisega ettevõtetes.

Strateegia esimest versiooni rakendavad tarkvarasüsteemid ei murra Venemaa tehnoloogiat, on keskendunud kasutamiseks avalikes asutustes ning säilitavad kõik konkreetses organisatsioonis omaks võetud kontoritöö traditsioonid ja normid. Selliste süsteemide ülesanne on toetada pabertöövoogu, vähendada rutiinsete dokumenditöötlustoimingute keerukust. Sellised süsteemid võivad personaalarvutis dokumente töödeldes oluliselt laiendada traditsiooniliste kontori- ja töövooprotsesside ulatust. Selle suuna süsteemid on omamoodi "sillad" järkjärguliseks üleminekuks paberilt paberivabadele dokumentidele. Selle tehnoloogia automatiseerimissüsteemide hulka kuuluvad: "Äri"; "1C: ettevõte" jne.

Lääne tehnoloogia tarkvaratoodete peamine omadus on töövoo protsesside modelleerimine ja kohandamine nende infosüsteemide mudelite jaoks. Selle strateegia võtmes on arendused suunatud elektrooniliste dokumentide ja kasutajate kollektiivse töö vahendite võimalikult täielikule kasutamisele, töövoo vahelülide kaotamisele ning uute tehnoloogiate arendamisele dokumentidega töötamiseks. Dokumentide liikumise marsruudid organisatsioonis, selle allüksustes ja töötajates kujundab süsteemiadministraator.

Süsteemi kohandamisel organisatsiooni spetsiifiliste protsessidega paigaldatakse töötajate personaalarvutitesse vaid vajalikud funktsionaalsed komponendid, mis võimaldavad neil lahendada teatud hulga ülesandeid vastavalt iga töötaja rollile organisatsiooni töövoos.

Selle valdkonna süsteemid hõlmavad järgmist:

Populaarsete lääne süsteemide venestatud versioonid:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Personal (personali PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

Venemaa ettevõtete loodud tarkvaralahendused, mis põhinevad lääne süsteemidel:

Office Media süsteem (Lotus Notes);

programmide komplekt "Kontoritöö" (Lotus Notes);

Cinderella-Cabinet süsteem (Lotus Notes);

JSC Vesti lahendused (DocsOpen);

Optima süsteem (MS Exchange, MS SQL);

Venemaa ettevõtete omaarendused: LandDocs süsteem; efekti kontor; KADO; "Dokument2000"; "kroon"; otsingumootor "Eufrat".

CJSC "Electronic Office Systems" süsteem "Delo" on loodud traditsioonilistel kodumaistel tehnoloogiatel põhineva kontoritöö automatiseerimiseks ja riiklike organisatsioonide juhtimistegevuse dokumentide toel.

Delo süsteem pakub järgmisi funktsioone:

• kõigi kontoritöö etappide ja organisatsioonide ja asutuste peamiste funktsionaalsete protsesside töö tulemuste jälgimine;
• kogu sissetuleva kirjavahetuse, sealhulgas kodanike kirjade ja pöördumiste ühtne registreerimine, luues registreerimiskaardi, kuhu sisestatakse teave dokumendi kohta, millele järgneb kirjavahetuse saatmine juhtkonnale ja struktuuriüksustele läbivaatamiseks. Registreeritakse nii väljastpoolt saadud kui ka osakondade sees loodud dokumendid. Nende hulka kuuluvad sissetulevad, väljaminevad dokumendid, kodanike pöördumised;
• resolutsioonide, sh korduvate, tekstide sisestamine ja neile täitjate määramine;
• resolutsioonide ja dokumentide saatmine kasutajate-täitjate töökohtadele;
• dokumendi täitjate aruannete saatmine vastutavatele täitjatele ja (või) otsuste autoritele;
• organisatsioonisisese dokumentide liikumise (dokumendivoo) registreerimine, sh dokumentide paberoriginaalide ja paberkoopiate ning asjakohaste otsuste, tegevusaruannete, dokumentide kinnitamise (kinnitamise) liikumine;
• asutuste, organisatsioonide korralduste, pöördumiste, juhtkonna otsuste ja juhiste õigeaegse täitmise jälgimine; dokumentide vormistamise õigsuse ja õigeaegsuse kontrollimine;
• büroohaldussüsteemis registreeritud dokumentide koondamine ja rühmitamine, erinevate kriteeriumide järgi;
• registreerimiskaartide ja otsuste üksikasjade kogumi otsingu teostamine, et täita dokumentide täitmise jälgimise, teatme- ja analüütilise töö teostamise funktsioone;
• adressaatidele väljaminevate dokumentide saatmise teabe sisestamine koos dokumentide jaotusregistrite loomisega;
• infomaterjalide, kokkuvõtete, aruannete hankimine juhtkonnale esitamiseks;
• statistiliste sertifikaatide ja aruannete, samuti registreerimiskaartide hankimine ja trükkimine, et tagada ühilduvus traditsioonilise kontoritehnikaga;
• dokumentide elektrooniliste kujutiste salvestamine;
• dokumentide juhtumisse mahakandmine vastavalt organisatsioonis vastuvõetud juhtumite nomenklatuurile ja vajadusel nende väljavõtmine kohtuasjast;
• kasutaja töö salvestamine süsteemiga, sealhulgas töö registreerimiskaartide ja resolutsioonidega.

Süsteem "BOSS-Referent" by IT Co. on välja töötatud Lotus Development Corporationi toote Lotus Notes baasil, mis on rühmatöö tugisüsteemide disainitööriist ja mida võib pidada selles valdkonnas standardiks. Lotus Notesi keskkond ja selle alusel loodud rakendused vastavad suurte organisatsioonide ühtse dokumendihaldussüsteemi põhinõuetele ja eelkõige järgmisele:

igat liiki dokumentide raamatupidamislik töötlemine. Andmebaasid võivad salvestada peaaegu igat tüüpi teavet ning korraldada raamatupidamist ja dokumentide läbimise kontrolli sisemiste vahenditega. Süsteem võimaldab koostada erinevaid blankette dokumentide registreerimiseks, sealhulgas nii vormilisi üksikasju kui ka dokumentide endi sisu. Vajadusel saab dokumendi tegeliku sisu salvestada eraldi andmebaasi, sh skannitud paberdokumendi kujutisena;

numbri ainulaadsus. Süsteemil on võimalus määrata dokumentidele unikaalseid numbreid, sealhulgas hajutatud arvutivõrgus;

tugi dokumendi tekstiga töötamiseks. Dokumentidesse on võimalik kaasata faile, mis on koostatud teistes tekstitöötlusprogrammides (Microsoft Word, Word Pro jne), mis toetavad manustamismehhanismi ja objektide linkimist, aga ka arvutustabelites ja graafikapakettides. Notes sisaldab täistekstiotsingu tööriistu ja võimsat päringukoostajat;

dokumentide sidusus. Notesi dokument võib sisaldada piiramatul arvul linke teistele Notesi dokumentidele, sealhulgas nendele, mis on salvestatud teistes andmebaasides;

kooskõla teiste alamsüsteemidega. Märkuste süsteem koos selle laiendustööriistadega annab võimaluse integreerida teiste teabe alamsüsteemidega, eriti meiliga, samuti süsteemidega, mis töötavad relatsiooniandmebaasidega;

hajutatud töövoog. Notes on väga skaleeritav süsteem ühest personaalarvutist kuni kümnete serveritega süsteemideni, millest igaüks saab ühendada mitmesaja kasutajaga. Iga server võib majutada mitut andmebaasi. Nõutav teave jaotatakse nende andmebaaside vahel ja kõikidele kasutajatele vajalik teave sünkroniseeritakse perioodiliselt;

Juurdepääsupiirang. Andmekaitset rakendatakse kõigil tasanditel: server, andmebaas, vorm, dokument, dokumendijaotis ja üksikväli. Kui sideseanss on loodud, tuleb kasutaja autentida. Toetatakse elektroonilist allkirja ja andmete krüptimist.

Konkreetse tarkvaratoodete (süsteemide) paketi valik halduse dokumentatsioonitoe enam-vähem täielikuks automatiseerimiseks ja nende installimine ei ole praegu reguleeritud. Iga organisatsioon omandab need oma materiaalsete, rahaliste ja muude võimaluste alusel ise kontoritarkvara toodete ja teenuste turult. Ilma tõsise uurimiseta ja praeguse mudeliga tutvumiseta on reklaamikirjelduste põhjal raske välja selgitada iga loetletud süsteemi eelised ja puudused juhtimise dokumentatsioonitoe korraldamise valdkonnas.

Konkreetse organisatsiooni jaoks pole sageli oluline mitte kogu süsteemide tarbijaomaduste kogum, vaid ainult osa neist. Soovitud omaduse olemasolu või puudumine võib olla süsteemi valiku peamiseks kriteeriumiks. Teisest küljest töötavad kõigi süsteemide arendajad pidevalt nende täiustamise nimel ja igal neist võib olla teatud funktsioone, mis varasemates versioonides puudusid.

Erinevate dokumentatsioonihalduse toe automatiseerimiseks mõeldud tarkvaratoodete võrdluse tulemused on suhtelised ega suuda näidata konkreetse süsteemi absoluutseid eeliseid ja puudusi. Seetõttu peaksite automaatikasüsteemi valimisel tegema:

• reklaamitavate süsteemide hindamine nende sobivuse osas töövoo automatiseerimiseks konkreetses organisatsioonis, samuti olemasolevate DOW protsesside ümberkorraldamise soovitud sügavus;
• tarkvaratoodetes kasutatavate põhiliste infotehnoloogiate hinnang, võttes arvesse nende kasutamise väljavaateid, samuti prognoos koolieelsete haridusasutuste automatiseerimistehnoloogiate üldiseks arenguks lähiajal;
• töövoo automatiseerimissüsteemi võimaluste hoolikas uurimine ja kontrollimine, et tagada töö kehtiva reguleeriva raamistiku raames: dokumentidele juriidilise jõu andmine, registreerimisandmebaaside pidamine dokumentide endi säilitamise perioodidel, õigeaegne väljastamine usaldusväärsele andmekandjale pikkade ja püsivate säilivusaegadega jne.

Integreeritud lähenemine infotehnoloogiate rakendamisele kõigis dokumentatsioonitoe valdkondades

Nagu varem märgitud, on tänapäeval kaasaegsete infotehnoloogiate kasutamisel kaks lähenemisviisi:

o teatud tüüpi tööde jõudluse parandamine universaalsete infotehnoloogiate ja fikseeritud funktsionaalsust realiseerivate rakenduste kasutamise kaudu (tükikaupa automatiseerimine)

o Infotehnoloogiate igakülgne juurutamine kõigis juhtimisdokumentatsiooni toetamise valdkondades Sellise keeruka ülesande lahendamine peaks põhinema ühtsel metoodilisel lähenemisel erinevate kontorifunktsioonide lahendamise automatiseerimisel, ühtsel omavahel seotud tehnoloogiate komplektil, mis seda lähenemist rakendavad, nagu ühtsel riist- ja tarkvarakompleksil, mis tagab ülalnimetatud keeruliste tehnoloogiate toimimise (spetsiaalsed komplekssed infosüsteemid koolieelsete haridusasutuste automatiseerimiseks

Koolieelsete haridusasutuste komplekssed automatiseerimissüsteemid võimaldavad teil luua automatiseeritud süsteemi dokumentidega töötamiseks kogu asutuse või ettevõtte piires ja hallata dokumentatsiooni dokumentide elutsükli kõigil etappidel, sealhulgas elektroonilistel.

Koolieelsete lasteasutuste komplekssete automatiseerimissüsteemide ülesanded

Dokumendihaldussüsteeme rakendatakse tavaliselt teatud organisatsiooni ees seisvate probleemide lahendamiseks. Iga organisatsioon, olenevalt oma omandivormist, suurusest, automatiseerituse tasemest jne, seisab silmitsi oma spetsiifiliste ülesannetega.

Allpool on loetelu kõige sagedamini esinevatest ülesannetest.

Organisatsiooni tõhusama juhtimise tagamine läbi automaatse kontrolli juhiste täitmise üle, kogu organisatsiooni läbipaistvus kõigil tasanditel Suurenenud juhitavus saavutatakse juhiste genereerimise ja nende täitmise jälgimise mehhanismi kaudu. Organisatsiooni juhitavuse parandamisel on oluline roll dokumentide kooskõlastamise, välis- ja sisedokumentide registreerimise ja läbimise jälgimise mehhanismidel ning kontoritöö ja töövoo kohta planeeritud ja operatiivse aruandluse genereerimise vahenditel. Süsteemi juurutamise käegakatsutavaks tulemuseks on dokumentide läbimise edenemise, nende koostamise ja arutamise läbipaistvus, jõudluse tõus. distsipliinid organisatsioonis

Rahvusvahelistele standarditele vastava kvaliteedikontrollisüsteemi säilitamine. Kvaliteedistandardite seeria alusstandard on ISO 9000 "Kvaliteedijuhtimise ja kvaliteedi tagamise standardid – valiku- ja kohaldamisjuhised". See määratleb kvaliteedi tagamise valdkonna organisatsioonide juhtimispoliitika aluspõhimõtted Formaalselt või, nagu ISO 9000 spetsialistid ise ütlevad, kitsas tähenduses, kohustab see ettevõtet dokumenteerima kõik oma tegevused 20 valdkonnas (Juhtimisvastutus. Kvaliteedisüsteem Lepingu analüüs Disainihaldus Dokumentatsioon ja andmehaldus Ostmine Kliendi poolt pakutav tootehaldus Toote identifitseerimine ja jälgitavus Protsesside juhtimine Kontrollimine ja testimine Kontrollimine, mõõtmine ja testimine seadmete haldamine Kontrolli olek Mittevastavate toodete haldamine Korrigeerivad ja ennetavad tegevused Materjali käitlemine ladustamine, pakendamine , säilitamine ja tarnimine Kvaliteedidokumentide haldamine Sisemised kvaliteedikontrollid Koolitus Hooldus Statistilised meetodid) ning tagada, et äriprotsessid organisatsioonis tegelikult toimiksid. matkata nendega.

Konsultatsioonifirmad ja eksperdid soovitavad ISO 9000 sertifitseerimise hõlbustamiseks kasutada dokumendihalduse (EDM/TDM), dokumendihalduse (töövoo), ettevõtte ressursihalduse (MRP/ERP) ning tooteteabe ja disainiandmete halduse (PDM) süsteeme.

Need süsteemid võimaldavad teil lahendada järgmisi ülesandeid:

Viia läbi infoga töötajate töö audit

Automatiseerige ettevõtte standardprotseduurid

Muutmisprotseduuride automatiseerimine

Töödelge teavet toote kohta kogu selle elutsükli jooksul.

Kvaliteedijuhtimissüsteemi juurutamisel ei pea te kasutama konkreetse tarnija teenuseid ega kasutama ainult ühte automatiseerimissüsteemi.
ISO 9000 tähistab MILLINE kvaliteedi tagamiseks tuleb ettevõttes teha toiminguid, kuid mitte KUIDAS peate need täitma. Seega puuduvad kasutatavatele automatiseerimisvahenditele ranged nõuded.

Ettevõtte kui terviku tegevuse fikseerimine(sisejuurdlused, osakondade tegevuse analüüs, tegevuses "kuumade kohtade" väljaselgitamine; klientidega suhete ajaloo säilitamine). Töötajate töökoormuse analüüsimise võimaluse saamine tänu igale täitjale antud ülesannete kohta täieliku teabe olemasolule, võttes arvesse täitmise tähtaegu ja töö tulemusi

Ühtse, formaliseeritud ja rangelt reguleeritud kontoritehnoloogia juurutamine kõikides osakondades ja organisatsioonis tervikuna. (erinevate osakondade spetsialistid töötavad sama programmiga, mis tähendab töötamist sama kasutajaliidesega, samade kataloogidega (dokumenditüübid, juhtumite nomenklatuur, keerukate dokumentide nummerdamissüsteemide tugi), samade dokumendimallidega)

Äriprotsesside optimeerimine ja nende rakendamise ja kontrolli mehhanismi automatiseerimine. Dokumentidega töö sujuvamaks muutmine standardsete mallide, standardmarsruutide kasutamise ja dokumentidega töötamise juhiste kasutuselevõtu kaudu (kasutage rakendusprojekti "Directum" teavet) Dokumendimallide, marsruutide kasutamine, dokumentidega töötamise eeskirjade kehtestamine vähendab juhtumeid dokumentide tagastusliikumistest.Mallide kasutamise tõttu vormistatakse dokumendid koheselt korrektselt, marsruudimallide abil jõuavad koheselt õigete töötajateni jne.

Paberdokumentide väljaarvamine ettevõtte siseringlusest. Ressursside kokkuhoid, vähendades organisatsiooni dokumendivoo haldamise kulusid. Paberdokumentide koguarv väheneb 25-75% (Laniti kogemuse põhjal)

Sisekontrolli dokumentide tõlkimine elektroonilisele kujule ja elektroonilise digitaalallkirja kasutamine

Ühtne jagatud dokumendihoidla, mis välistab vajaduse neid kopeerida, et neid saaks kasutada mitu töötajat

Paberdokumentide säilitamise vajaduse kaotamine või oluline lihtsustamine ja kulude vähenemine tulenevalt toimiva elektroonilise arhiivi olemasolust.

Elektroonilise arhiivi korporatsiooni projekti näide on Vene Föderatsiooni presidendi elektrooniline arhiiv. Ühelt poolt paberdokumendid: pindala 500 ruutmeetrit; dokumendi kättesaamise aeg 1-3 päeva (olemasolul); Ühe dokumendiga saab korraga töötada ainult üks kasutaja.

Seevastu dokumentide elektroonilised koopiad: pindala 10 ruutmeetrit; dokumendile juurdepääsu aeg 6-10 sek.; originaalide säilitamine – enamasti pole neid vaja.

Otsuste ja dokumentide ettevalmistamise aja vähendamine Riigistruktuurides on see üks riigiaparaadi toimimise tõhususe probleeme. Äristruktuurides võimaldab see tõsta organisatsiooni konkurentsivõimet, saada materiaalset kasu tänu kiiremale reageerimisele muutuvatele turutingimustele.

Dokumendi menetlemise aeg väheneb 75% tänu a) algdokumentide ja info kiirele edastamisele Töötajatevahelise dokumendi saatmise aja vähenemine 5-7 korda Lanita kogemusest b) kirjavahetuse, sisedokumentide menetlemise aja lühendamine, dokumentidega tutvumine, c) juhiste kiire viimine konkreetsetele täitjatele, d) infootsingu kiiruse suurendamine Dokumendi kohta teabe otsimise vähendamine (telefoni või juhtkonna päringu alusel) mitmest tunnist kuni 1 minutini Laniti kogemusest e) otsuste kokkuleppimise aja lühendamine Lepingute kokkuleppimise aja lühendamine ühelt kuult (keskmiselt) ühele nädalale (maksimaalselt) Lanita kogemusest;

Dokumentide loomise aeg väheneb tänu standardmallide ja varem loodud dokumentide kasutamisele ning dokumentide ühtsele struktureeritud hoidlale