E-mail cara menggunakan instruksi. Alamat email

Tulis di bidang ini informasi singkat dan jelas yang mencerminkan esensi surat. Tambahkan kata segera jika Anda perlu membacanya segera. Ini akan mengarahkan lawan bicara tentang apa surat itu, dan juga membantu di masa depan untuk dengan cepat menemukan surat yang menarik di arsip.
Jika subjek telah berubah sebagai akibat dari korespondensi, ubahlah di bidang ini.

2. Nonaktifkan CapsLock
Jangan menulis teks email dan baris subjek dengan huruf kapital. Banyak orang menganggap ini sebagai bentuk yang buruk karena mengekspresikan nada yang keras. Serta sejumlah besar tanda seru di akhir kalimat.

3. Singkat adalah saudara perempuan dari bakat
Cobalah untuk tidak menulis surat yang panjang, merumuskan informasi dengan jelas dan ringkas, ini menghemat waktu penerima.

4. File terlampir
Jika Anda hanya perlu mengirim file, Anda tetap perlu menulis informasi singkat di teks surat. Misalnya, "Saya mengirim instruksi tentang cara bekerja dengan email." Jangan biarkan surat-surat seperti itu kosong, dari surat terlampir tidak selalu jelas tentang apa pidato itu.
Jika Anda telah menerima surat kosong dengan file terlampir dari alamat yang tidak dikenal, maka tidak disarankan untuk membukanya. Ada kemungkinan besar bahwa ada virus.

5. Balas atau Balas semua

Perhatikan kedua tombol ini saat menerima email Anda. Tujuan mereka berbeda! Pengirim tidak dapat mengirim surat pribadi, tetapi membuat surat grup. Pada saat yang sama, Anda dapat melihat semua penerima dalam salinan surat itu. Dalam hal ini tombol "Balas Semua" muncul. Klik tombol "Balas ke semua" ketika Anda perlu menyampaikan informasi kepada semua orang dalam salinan. Jika Anda ingin membalas hanya kepada pengirim, maka Anda perlu mengklik tombol "Balas".

6. Rantai surat
Saat membalas surat, jangan hapus yang asli. Setelah menerima jawaban Anda tanpa teks aslinya, penerima mungkin tidak lagi mengingat apa pertanyaannya dan akan terpaksa mencari surat yang dikirimnya.

7. Menandatangani surat
Bukan hanya sopan santun untuk menulis "Hormat kami, ...". Merupakan kebiasaan untuk menunjukkan dalam tanda tangan nama lengkap, posisi, nama organisasi dan nomor telepon kontak. Dengan demikian, Anda mengidentifikasi diri Anda secara unik dan, jika perlu, Anda dapat dihubungi dengan cepat.
Dalam pengaturan email, Anda dapat mengatur tanda tangan otomatis, kata-kata ini akan ditambahkan ke semua huruf baru secara otomatis.

7. Kata itu bukan burung pipit, jika terbang keluar, kamu tidak akan menangkapnya
Sebelum mengirim, baca kembali surat itu, usahakan untuk tidak langsung menanggapi surat yang emosional, agar tidak menyesal di kemudian hari.
Ingatlah bahwa surat Anda mungkin diteruskan secara tidak sengaja atau sengaja, jadi informasi rahasia tidak boleh dikirim melalui email.

8. Jelajahi pengaturan email Anda
Menghabiskan waktu untuk mempelajari pengaturan email Anda sekali, Anda akan menyimpannya di masa depan. Dalam pengaturan inilah Anda dapat mengatur tanda tangan pribadi, mengonfigurasi kumpulan surat dari kotak surat lain, membuat hierarki folder, menambahkan filter, dan banyak lagi.

9. Perhatikan keamanan email

Buat kata sandi yang rumit, jangan tulis di selembar kertas di sebelah komputer, ubah secara berkala.
Saat memasukkan email dari komputer orang lain, jangan klik ingat kata sandinya.
Ingatlah untuk keluar dari email saat bekerja di perangkat orang lain.
Jangan membuka file yang diterima dari email yang tidak dikenal.
Periksa lampiran untuk virus.
Kirim email yang tidak diinginkan ke spam.

10. Emoticon
Bukan kebiasaan menggunakan emotikon dalam surat resmi, tetapi Anda dapat menambahkan emotikon dalam korespondensi dengan teman untuk menambahkan emosi ke dalam surat.
Di bawah ini adalah yang paling populer:

Selama beberapa tahun terakhir, salah satu alat saya yang paling efektif adalah email. Saya ingin mencatat bahwa alat ini hanya akan efektif jika Anda belajar mengelolanya, dan tidak membiarkan segala sesuatunya berjalan begitu saja. Saya menulis sedikit sebelumnya.

Untuk memulainya, kita harus jelas tentang apa yang kita butuhkan untuk email. Wikipedia meminta: untuk menerima, mengirim, dan meneruskan pesan email. Tujuan e-mail adalah untuk membuat kehidupan dan pekerjaan orang menjadi efektif. Namun pada kenyataannya, tidak semuanya begitu mudah.

Menurut statistik, rata-rata jumlah pesan yang diterima seseorang lebih dari 100 surat per hari. Ini adalah angka yang besar. Dan itu terus berkembang, yang mengarah pada fakta bahwa seseorang tidak lagi dapat memproses informasi yang diterima dengan kualitas tinggi karena kurangnya waktu.

Pertanyaan tentang bagaimana bekerja dengan email dengan benar inilah yang membuat banyak orang khawatir. Surat yang tidak terverifikasi yang melimpah menyebabkan stres dan menurunkan produktivitas.

Apakah Anda juga menemukan diri Anda dalam situasi yang sama? Maka artikel ini untuk Anda.

Orang yang paling efisien dan terorganisir membangun sistem kerja mereka sendiri dengan surat, berdasarkan pengalaman mereka sendiri, dengan coba-coba.

Jika ada aturan yang kurang lebih umum untuk korespondensi bisnis dalam email, maka dalam hal mengelola pekerjaan Anda dengan email, semuanya sedikit lebih rumit. Itu tergantung pada banyak faktor, seperti bidang kegiatan, tingkat kegiatan bisnis dan organisasi seseorang, gaya hidup dan bisnis, dan sebagainya.

Bekerja dengan email

Jadi, mari kita mulai. Saya membutuhkan panduan email yang efektif untuk:

Tingkatkan efisiensi Anda
Selalu menjadi orang yang wajib dan benar untuk koresponden Anda.
Selalu tahu bagaimana saya memproses surat.
Jangan pernah kehilangan email masuk Anda.

Ada beberapa prinsip untuk bekerja dengan surat:

1. Gunakan Kotak Masuk Anda sebagai daftar periksa dan tinggalkan pesan yang belum diproses di dalamnya.

2. Buat folder terpisah untuk setiap proyek, kategori. Ini akan membantu Anda dengan cepat menemukan informasi yang Anda cari.

3. Aktif menggunakan label, tanda warna. Ini akan membuat penyortiran huruf terlihat untuk persepsi visual.

4. Pelajari dengan seksama dan ketahui sistem pengaturan di akun email. Ini akan membantu Anda mengelolanya secara efektif.

5. Tentukan waktu yang bersedia Anda curahkan untuk bekerja dengan surat. Misalnya, 30 menit di pagi hari dan 30 menit di malam hari. Dan tidak satu menit lagi.

6. Jika kondisi kerja memungkinkan, nonaktifkan fungsi pemberitahuan pop-up tentang surat baru. Dengan cara ini Anda akan kurang terganggu.

7. Berhenti berlangganan dari surat-surat yang kedaluwarsa.

8. siang hari.

9. Simpan semua email yang dikirim. Sesuatu selalu bisa berguna. Hari ini saya menemukan scan paspor saya dengan cara ini.

10. Mampu menentukan tanda-tanda di mana Anda akan memproses dan menyortir surat Anda.

Teknik Email

Jika Anda mengingat aturan pertama dengan baik, maka tujuan kami saat mem-parsing email adalah meninggalkan sesedikit mungkin huruf di kotak masuk.

Pada saat yang sama, tugas kedua, yang tidak kalah pentingnya, adalah mengurutkan semua huruf berdasarkan kategori, kekhususan, dan kepentingannya. Di folder "Kotak Masuk", Anda dapat meninggalkan surat yang memerlukan tanggapan segera atau awal dari Anda. Mereka juga dapat segera ditandai dengan tag atau tag berwarna. Saya akan menambahkan bahwa saya terutama menggunakan program G-mail, memiliki beberapa akun lagi di program email lain.

Cara orang lain bekerja dengan email

Suatu kali saya menonton video tentang bekerja dengan kotak surat, di mana penulis menunjukkan bagaimana dia terkenal menangani dua ratus surat dalam beberapa menit. Tentu saja, judul yang menggoda membuat saya melihat bagaimana ini bisa dilakukan, karena saya tidak tahu jawaban yang efektif untuk pertanyaan ini. Ternyata prinsip operasinya didasarkan pada penghapusan surat dan meninggalkan yang penting dan perlu di Kotak Masuk. Terkejut! Siapapun bisa melakukan itu. Saya segera membuat kesimpulan: teknik ini tidak cocok untuk saya.

Kami memotongnya hidup-hidup

Setuju bahwa bagian terbesar dari surat adalah surat yang kita butuhkan dan gudang informasi. Dan ketika kita disarankan untuk berhenti berlangganan dari banyak dari mereka, akui saja dengan jujur - siapa yang mengangkat tangan untuk berhenti berlangganan dari pilihan mereka? Karena kami memilih ini, itu berarti kami membutuhkannya dan itu penting. Namun demikian, saya juga menyarankan Anda untuk berhenti berlangganan dari surat-surat yang kurang relevan bagi Anda hari ini. Ini seperti membersihkan lemari pakaian Anda - dan sayang untuk membuangnya, dan saya belum memakainya untuk berapa lama ...

Yakinkan diri Anda bahwa sebagai upaya terakhir Anda tahu di mana buletin ini berada, dan jika perlu, Anda selalu dapat melihat informasi di sana atau berlangganan lagi.

Perhatikan nama folder Anda dengan serius. Di sini Anda tidak dapat memberikan saran untuk semua orang sekaligus - banyak tergantung pada kepribadian individu. Saya tahu bahwa banyak orang lebih suka menempatkan surat apapun, surat-surat yang berhubungan dengan penjualan di folder yang disebut Penjualan. Opsi ini juga berfungsi. Folder saya dapat memiliki nama dan nama belakang orang dari mana surat itu berasal, termasuk topik penjualan, dan nama milis. Artinya, bukan satu folder yang sesuai dengan topik Penjualan di surat saya, tetapi beberapa. Saya berorientasi baik pada mereka. Merek pribadi penulis penting bagi saya.

Struktur email keluar outgoing

Juga mudah untuk menyusun email keluar. Tetapkan pintasan atau tag untuk mereka sehingga mereka dapat ditemukan lebih cepat saat Anda membutuhkannya. Buat folder untuk yang paling penting dan gunakan navigasi. Misalnya, selama saya mengerjakan beberapa proyek sekaligus, saya harus mengirim surat dan korespondensi yang serupa kepada klien. Setelah membuat folder dengan nama proyek, setelah mengirim surat, saya memindahkan surat-surat yang diperlukan ke dalamnya.

Saat mem-parsing email untuk pertama kalinya, saya mencoba menelusuri huruf-huruf itu dan menentukan ke kategori mana mereka perlu dipindahkan. Saya juga membaginya menurut tingkat kepentingan dan urgensinya: mendesak - tidak penting; mendesak - penting; tidak mendesak - tidak penting: tidak mendesak - penting. Saya meninggalkan surat-surat penting yang memerlukan tanggapan dari saya atau beberapa pekerjaan hari ini di folder Kotak Masuk, dan setelah pekerjaan selesai, saya memindahkannya ke folder yang sesuai.

Jika saya mengerti bahwa subjek surat itu akan relevan dengan saya dalam waktu dekat, maka saya mengizinkan diri saya untuk memindahkan pesan ke folder yang belum dibaca. Pada saat yang tepat, tangan pasti akan mencapainya.

Saya menarik perhatian Anda pada fakta bahwa semua metode di atas lahir tidak dalam satu hari, dan bahkan tidak dalam dua hari. Sudah hari ini, banyak perusahaan memikirkan pengembangan dan penerapan aturan untuk bekerja dengan email. Manajemen dan pengaturan waktu yang efektif akan menjadi kualitas penting dalam pekerjaan untuk semua perusahaan.

Jika Anda tidak mengelola surat Anda, itu akan segera mengatur Anda, yang akan menyebabkan stres yang tidak perlu. Kembangkan aturan untuk bekerja dengan email.

Dengan menggunakan dan menerapkan aturan-aturan ini, Anda akan menjadi efektif dalam kehidupan bisnis Anda. Teman, sukses dalam bisnis Anda! Jadilah Efektif Dan Jangan Lupa Dan seperti biasa, komentar dan retweet Anda, dan saran pribadi Anda, akan sangat berterima kasih.

Orang-orang di dunia modern menghabiskan lebih banyak waktu di Internet - mencari dan menemukan pekerjaan, membaca berita, berkomunikasi, memeriksa cuaca, membeli, menjual, menghasilkan uang, menabung, rapat, menonton film, mendengarkan musik, dan sering hanya main-main. Hari ini sulit untuk menemukan orang yang tidak tahu apa itu mesin pencari, mode online, ICQ, blog, cara menggunakan email. Tapi itu masih ada, dan teks ini ditujukan untuk mereka.

Dalam pengertian biasa, surat adalah pertukaran surat dan parsel. Sejauh ini, daya pikir manusia belum sampai pada level mengirim parsel melalui email, tetapi, mungkin, hal ini juga akan terwujud dalam waktu dekat. Meskipun demikian, ada banyak manfaat dari email.

1. Dalam email, Anda tidak hanya dapat mengirim pesan dalam bentuk teks, tetapi juga melampirkan file ke surat: tabel, foto, gambar, video, presentasi, dan sebagainya. Surat dapat dihapus, dikirim ke orang lain, disimpan, disaring.

2. E-mail memungkinkan Anda untuk mengirimkan korespondensi (informasi) secara instan, menghemat banyak waktu dan tenaga.

3. Tidak perlu pergi ke kantor pos, karena Anda dapat menggunakan e-mail dari kenyamanan rumah Anda, jika Anda memiliki Internet dan komputer.

4. Hemat biaya - tidak perlu membayar untuk setiap surat, berapa pun jumlah informasi di dalamnya. Sudah cukup bahwa layanan Internet dibayarkan tepat waktu kepada penyedia.

5. Efisiensi - Anda dapat memeriksa surat dan menjawab surat bahkan dari ponsel dengan akses Internet.

Jadi, mari kita jawab pertanyaan: "Bagaimana cara menggunakan email"?

Pertama, Anda harus pergi ke situs sistem pencarian atau surat tertentu, misalnya, "Yandex", "Google", "Rambler", "Mail.ru" dan sebagainya.

Mari kita coba menggunakan contoh untuk menyiapkan email di Google. Di bagian atas situs, Anda harus menemukan dan mengklik "Mail", sebuah jendela baru akan muncul untuk memasukkan email dan akun Anda. Karena saat Anda tidak memiliki email di Google, tekan tombol merah di sudut kanan atas - "Buat akun". Selanjutnya, data pribadi diisi - nama, nama keluarga, nama pengguna, kata sandi, jenis kelamin, tanggal lahir, ponsel, alamat surat cadangan. buat sendiri, harus unik (jika sudah ada pengguna dengan login seperti itu, sistem akan memperingatkan Anda dan meminta Anda memasukkan nama yang berbeda), terdiri dari huruf latin, panjang nama 6 hingga 30 karakter . Ingatlah bahwa jika Anda akan melakukan korespondensi bisnis melalui email, maka Anda harus membuat dan memilih login yang lebih bijaksana.

Selanjutnya, Anda perlu memasukkan kata sandi untuk surat. Itu harus cukup andal, sebaiknya mengandung huruf besar dan karakter dan angka, dan harus setidaknya 8 karakter. Kami memasukkan kata sandi lagi untuk mengonfirmasinya.

Tanggal lahir di situs ini harus ditunjukkan agar dapat mengakses materi sesuai dengan usia Anda. Faktanya adalah bahwa akun Google memungkinkan Anda untuk memiliki akses ke layanan seperti Gmail (mail), YouTube (portal video) dan Google+ (jejaring sosial). Anda dapat mengatur akun Anda sehingga tidak ada yang bisa melihat usia Anda.

Jenis kelamin, serta nomor ponsel diisi atas kebijaksanaan pengguna.

Untuk mendaftarkan surat, tinggal membuktikan bahwa Anda adalah orang sungguhan (dan bukan robot), dan masukkan huruf Latin yang ditunjukkan pada keyboard. Jika tanda-tanda sulit dibaca, Anda dapat mengklik tanda "Audio", sistem akan mendiktekannya kepada Anda. Jika Anda tidak ingin melakukan ini, harap tunjukkan nomor ponsel Anda. Kode konfirmasi akan dikirim ke ponsel Anda dalam bentuk SMS, Anda harus memasukkannya di bidang "Konfirmasi Akun".

Jadi, Anda memiliki kotak email sendiri, Anda dapat mengirim dan menerima surat. Bagaimana cara menulis surat? Kami menemukan tombol "Tulis surat", di jendela yang muncul di bidang "Kepada" kami menulis alamat penerima. Jika Anda ingin orang lain menerima salinan surat tersebut, masukkan alamat email lain di bidang "Cc". Kolom "Subjek" dapat dikosongkan, tetapi jika Anda menentukan subjek dan esensi surat, penerima akan lebih nyaman. Anda dapat menulis teks dalam surat, memformatnya, melampirkan file dengan tombol "Lampirkan" atau dengan ikon "Penjepit Kertas", menyisipkan tautan, foto, gambar, menyimpan konsep surat. Anda dapat memeriksa ejaan Anda sebelum mengklik tombol kirim. Jika Anda ingin tahu persis apakah penerima menerima dan membacanya, beri tanda centang di kotak "Beri tahu tentang membaca".

Lebih mudah untuk membaca surat yang diterima - Anda hanya perlu mengklik surat baru (biasanya disorot dalam huruf tebal). Jika Anda tidak ingin menerima surat lagi dari penulis mana pun, Anda dapat menandai salah satunya sebagai spam. Selanjutnya, semua surat dari alamat ini akan secara otomatis dikirim ke folder "Spam". Jadi, sekarang Anda memiliki ide tentang cara menggunakan email, Anda dapat berkorespondensi dengan mitra bisnis dan teman, mendaftar di jejaring sosial, melakukan pembelian melalui Internet, dan banyak lagi.

Kesalahan yang dilakukan kebanyakan orang adalah mereka meremehkan pentingnya membuat sistem pesan email. Salah satu caranya adalah dengan membayangkan bekerja dengan email sebagai urutan langkah-langkah berikut.

1 - Akses ke email
2 - Sekumpulan surat
3 - Memeriksa korespondensi yang masuk
4 - Penghapusan
5 - Eksekusi
6 - Penyimpanan

1. AKSES KE E-MAIL

Langkah pertama adalah menjadwalkan jam berapa Anda memeriksa email Anda setiap hari. Biasanya, kebanyakan orang harus memeriksa email mereka empat kali sehari:

1. Hal pertama di pagi hari. Kebanyakan orang memulai hari mereka dengan memeriksa email mereka untuk memastikan mereka tidak melewatkan sesuatu yang mendesak.

2. Sebelum istirahat makan siang. Waktu makan siang adalah jeda alami dalam aktivitas bisnis Anda; untuk membuat waktu ini lebih produktif, Anda dapat memeriksa email Anda.

3. Pertengahan sore. Ini adalah jeda alami lainnya ketika Anda perlu istirahat atau akan pergi untuk pertemuan bisnis.

4. Akhir hari kerja. Jika Anda mengosongkan folder kotak masuk sebanyak mungkin sebelum meninggalkan tempat kerja Anda, maka keesokan paginya Anda akan langsung pergi untuk melihat pesan baru. Jika Anda yakin bahwa tidak ada hal-hal mendesak yang Anda tinggalkan pada menit terakhir, ini akan menjamin malam yang lebih santai untuk Anda dan rekan kerja Anda.

Bagi kebanyakan orang, opsi terbaik dan paling kecil kemungkinannya untuk mengganggu alur kerja mereka adalah memeriksa email mereka empat kali sehari dan menyisihkan tidak lebih dari 15 menit untuk setiap "sesi" email.

2. BANYAK SURAT

Penting untuk dipahami bahwa Anda memproses korespondensi email empat kali sehari. Ini tidak berarti bahwa Anda harus segera menanggapi semua pesan yang memerlukan tanggapan, atau menulis semua email yang Anda rencanakan untuk dikirim dalam waktu 15 menit. Anda harus menerima kenyataan bahwa kotak masuk Anda tidak lebih dari sekumpulan surat yang menunggu untuk dibongkar.

3. VERIFIKASI KORESPONDENSI YANG MASUK

Langkah selanjutnya adalah memeriksa semua pesan, yang tidak berarti Anda harus membaca semua pesan. Seringkali, keputusan email dapat dibuat berdasarkan baris subjek atau beberapa baris pertama. Surat menyurat dan buletin merupakan bagian penting dari korespondensi kami. Jika Anda seorang analis industri, mungkin buletin -
dokumen yang paling penting untuk Anda dan Anda mempelajarinya dengan cermat setiap hari. Namun, bagi kita semua, ini bukan masalahnya, dan kami dapat dengan cepat menentukan apakah buletin ini penting atau berguna bagi kami. Tidak semua email memerlukan tanggapan: ini adalah, misalnya, surat-surat di mana Anda ditunjukkan dalam salinan, atau subjek pesan menyiratkan bahwa Anda hanya perlu membiasakan diri dengan informasi ini.

4. HAPUS

Jika tujuan utama Anda adalah mengosongkan kotak masuk, salah satu cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menghapus pesan. Jika, setelah membaca buletin, Anda sampai pada kesimpulan bahwa informasi ini tidak berguna bagi Anda, berhenti berlangganan buletin ini. Anda tidak akan menyesalinya, dan Anda tidak perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk memprosesnya. Hapus semua pesan yang tidak memerlukan tindakan lebih lanjut dari Anda.

Jika Anda tiba-tiba mendapati diri Anda menghapus semua pesan yang datang dari alamat tertentu, pikirkan mengapa ini terjadi.

5. EKSEKUSI

Sama seperti saat bekerja dengan dokumen kertas, disarankan agar Anda tidak kembali ke surat yang Anda baca lagi.

Jika Anda hanya perlu beberapa menit untuk membalas atau meneruskan pesan, lakukan segera. Anda harus, jika memungkinkan, segera menanggapi pesan yang mengonfirmasi atau mengatur waktu rapat, meminta informasi tentang kontak Anda, berisi pertanyaan atau permintaan apa pun, kecuali, tentu saja, ini tidak memakan banyak waktu bagi Anda.

Jika Anda memahami bahwa Anda membutuhkan lebih banyak informasi, menarik orang lain, atau waktu untuk berpikir, maka Anda tidak akan dapat segera menanggapi surat seperti itu. Anda perlu mengambil beberapa tindakan nanti: mungkin memutuskan apakah Anda benar-benar harus membalas surat ini dan melakukan sesuatu. Jika belum, Anda bisa langsung mengirimkan surat tersebut kepada orang yang tepat. Sebelum Anda mendelegasikan tugas, mungkin perlu beberapa saat untuk menentukan siapa
sama harus menjadi orang yang bertanggung jawab. Jika surat tersebut memerlukan tindakan dari Anda, simpan hanya bagian penting dari informasi tersebut, dan hapus surat itu sendiri. Bebaskan kotak masuk Anda dari pesan tersebut, dan simpan informasi yang diperlukan, misalnya, dalam sistem untuk melacak pekerjaan pada proyek Anda, dalam kalender atau sistem penjadwalan untuk memastikan Anda menyelesaikannya. Inilah yang dimaksud dengan eksekusi - keyakinan bahwa apa pun yang perlu dilakukan akan dilakukan.

6. PENYIMPANAN

Jika pesan email tidak dapat dihapus (atau Anda tidak dapat menanggapinya dan kemudian menghapusnya), Anda perlu menyimpannya.

Alasan utama Anda mungkin memerlukan ini adalah karena Anda perlu merujuk ke dokumen ini di masa mendatang (misalnya, informasi tentang sesuatu, keputusan yang dibuat, instruksi, laporan kemajuan, dll.). Jika Anda tiba-tiba tidak memiliki dokumen yang dapat Anda rujuk, itu akan memiliki konsekuensi yang merugikan bagi Anda.

Tidak ada satu cara yang benar untuk menyimpan email. Anda harus membuat sistem yang efektif untuk Anda secara pribadi.

Salah satu opsi adalah sistem subfolder di kotak masuk Anda. Anda dapat mengurutkan subfolder berdasarkan topik, kategori, klien, atau proyek, tergantung pada jenis pesan yang biasanya Anda terima. Banyak orang membuat folder terpisah yang disebut "Surat yang diproses", di mana mereka meletakkan semua pesan yang diperiksa dan pesan yang memerlukan tindakan lebih lanjut.

Sistem penyimpanan email mana pun yang Anda pilih, ingatlah bahwa satu-satunya tempat Anda tidak boleh menyimpannya adalah di Kotak Masuk Anda. Ingat juga, email itu seharusnya tidak membawa Anda 24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Menjaga kotak masuk email Anda tetap rapi pada waktu yang telah ditentukan akan menghemat waktu Anda dalam seminggu, mengurangi stres yang Anda rasakan karena takut ketinggalan, dan meningkatkan efisiensi saat menangani hal yang benar-benar penting. Ini adalah prinsip sederhana yang mudah diingat.

Internet menawarkan begitu banyak hal menarik hari ini, dan kami berusaha untuk tidak kehilangan informasi - kami berlangganan berbagai surat, berkorespondensi dengan teman dan berkenalan baru, menggunakan surat dalam korespondensi bisnis.

Bagaimana cara mengatur email Anda dengan benar? Pertanyaan ini mengkhawatirkan banyak orang.

Ada aturan untuk korespondensi bisnis menggunakan email. Selama penggunaannya, beberapa perkembangan telah muncul pada aturan untuk bekerja dengan email. Ini menjadi perlu untuk mengikuti perkembangan peristiwa, tidak kehilangan informasi yang masuk dan untuk segera menanggapinya. Saya pikir pengetahuan tentang cara bekerja dengan email Anda akan berguna bagi banyak orang.

Bagaimana cara mengatur pekerjaan email dengan benar?

Periksa surat Anda pada waktu yang ditentukan dengan jelas

E-mail biasanya bukan pengiriman informasi yang mendesak, tetapi digunakan untuk hal-hal yang tidak mendesak.

Ada telepon untuk informasi mendesak, dan di kantor juga dapat ditransfer secara pribadi. Karena itu, jika sebelumnya Anda tidak setuju bahwa Anda sekarang akan menerima surat penting melalui surat, maka jangan terus-menerus memeriksa surat Anda. Tutup saja program di komputer Anda selama pekerjaan utama Anda sehingga Anda tidak melihat surat masuk yang terus-menerus di tab browser atau di jendela sembul. Ini tidak akan mengalihkan perhatian dari hal-hal penting.

Dan anehnya, surat akan disortir dalam waktu yang lebih singkat, karena kami akan menanganinya dengan sengaja, menyisihkan waktu di pagi dan sore hari, dan mungkin hanya sekali sehari. Itu tergantung pada keadaan dan jenis aktivitas Anda.

Semua ini, tentu saja, tidak berlaku untuk mereka yang tugasnya menanggapi email, seperti dukungan.

Kosongkan kotak masuk Anda setiap malam

Kotak Masuk adalah tempat semua informasi yang masuk dikumpulkan, yang perlu Anda pelajari untuk memilah-milah dengan cepat.

Untuk mengurutkan huruf berdasarkan subjek, kita perlu tambahan membuat beberapa folder penting. Misalnya, Balas, Pribadi, Pekerjaan, Menarik, Penting, dan Kepribadian.

Buat subfolder di setiap folder. Folder "Kepribadian" dapat berisi korespondensi dengan orang-orang yang penting bagi Anda. Misalnya, di folder ini, buat subfolder "Ivanov I.I." dan kami menetapkan aturan (filter) di kotak surat bahwa semua surat dari Ivanov I.I. akan segera dikirim ke folder ini. Anda tidak perlu khawatir akan kehilangan surat ini, karena pada menu di sebelah nama folder akan disorot ikon bahwa folder ini berisi surat yang belum dibaca.

Inilah yang kami lakukan dengan semua surat yang penting bagi kami.

Kami menghapus email dari spam

Saat menyortir surat, Anda harus menandai pesan yang tidak diinginkan dan menandai pesan yang tidak Anda berlangganan sebagai spam.

Mailer memiliki fungsi filter spam. Dia mampu menghafal surat-surat tersebut dan ketika dikirim ulang dari penulis ini, surat itu akan langsung masuk ke folder spam.

Jika Anda belum membersihkan folder ini sendiri, maka setelah 30 hari semua pesan dihapus secara otomatis dari folder spam dan Anda tidak perlu mengkhawatirkannya.

Jangan pernah membalas email yang tidak diminta, karena email Anda dapat digunakan oleh scammers.

Dengan mengikuti aturan untuk bekerja dengan email, hari kerja Anda akan lebih efisien - Anda dapat mengambil lebih sedikit waktu untuk menyortir, menjawab, dan menulis surat. Berikut adalah beberapa tip khusus:

Aturan untuk bekerja dengan email

Tetapkan waktu tertentu untuk mengirim email. Setelah menyelesaikan pekerjaan ini, putuskan sambungan kotak surat.
Jelajahi kemampuan dan pengaturan kotak surat Anda. Ini akan membantu Anda menavigasi dengan cepat saat bekerja dengan huruf.
Gunakan kotak masuk Anda sebagai tempat berkumpulnya informasi yang perlu dipilah-pilah. Dalam hal ini, gunakan label untuk menandai huruf. Folder ini harus kosong setiap malam.
Siapkan filter di kotak surat untuk mengatur surat-surat penting langsung ke folder subjek
Bersihkan secara berkala (berhenti berlangganan) newsletter dari yang tidak menarik dan tidak relevan. Untuk melakukan ini, atur jadwal di kalender. Misalnya, sekali seperempat. Semakin sering Anda melakukannya, semakin sedikit waktu yang dibutuhkan untuk membersihkannya.
Urutkan email di kotak masuk Anda setiap hari dan, jika mungkin, balas email sesegera mungkin.
Siapkan templat yang sudah jadi untuk balasan surat. Sertakan template salam dan tanda tangan dalam tanggapan Anda. Ini akan menghemat waktu secara signifikan saat menulis balasan surat.
Cobalah untuk sesingkat mungkin. Harap lampirkan informasi tambahan pada surat tersebut dalam file terpisah.
Selalu periksa file yang dilampirkan ke email dengan program antivirus.
Ikuti aturan: "satu huruf - satu subjek." Ini memudahkan penerima untuk bekerja dengan surat.
Jika Anda menemukan pertanyaan yang sama dari orang yang berbeda, maka masuk akal untuk menjawab secara publik di blog atau situs web Anda dan memberikan tautan ke artikel ini dalam surat Anda. Dengan cara ini Anda akan menghemat waktu dalam menulis tanggapan dan memberikan informasi lengkap kepada pihak yang berkepentingan.
Ingat aturannya: semakin sedikit Anda menulis, semakin sedikit surat yang Anda terima.
Simpan arsip email terkirim.
Jangan berikan kata sandi untuk akun tempat surat Anda berada kepada pihak ketiga.
Gunakan fungsi "Mail Properties" untuk mengetahui informasi lebih lanjut tentang surat tersebut. Untuk melakukan ini, klik tombol kanan mouse dalam mode membaca huruf.

Apakah akan menggunakan aturan ini atau tidak terserah Anda. Tetapi ketika mengatur pekerjaan dengan kotak surat, Anda harus ingat bahwa korespondensi harus dikelola oleh kami, bukan dia oleh kami. Email seharusnya membuat hidup kita lebih mudah, bukan lebih sibuk.

Surat elektronik adalah salah satu layanan pertama di Internet yang memungkinkan pertukaran pesan, atau untuk istilah "surat elektronik", yang disebut email. Saat ini, hanya sedikit orang yang menulis surat biasa - lebih cepat mengirim surat dari kotak email Anda, yang akan mencapai penerima hampir seketika.

E-mail memiliki beberapa nama slang - email (dari bahasa Inggris. Email), "sabun", elektronik, surat. Seperti halnya untuk surat kertas biasa, ada istilah seperti kotak surat, pengiriman, lampiran, tanda terima, kirim, tulis surat, penerima, pengirim, dll. Kita dapat mengatakan bahwa email dalam banyak hal mirip dengan surat biasa, dengan satu-satunya perbedaan bahwa surat itu tidak ditulis dengan pena, tetapi diketik di papan ketik komputer, dan kantor pos adalah server surat yang mengumpulkan, menyortir, dan mengirim surat ke penerima. .

Bagian ini akan mencakup semua aspek bekerja dengan e-mail yang diperlukan untuk komputer pemula dan pengguna Internet.

Email adalah media komunikasi yang modern, terjangkau, dan cepat. Jika sebelum penyebaran besar-besaran Internet, korespondensi elektronik adalah banyak perusahaan dan organisasi, sekarang hampir setiap pengguna komputer dengan akses Internet dapat menggunakannya. Seiring waktu, budaya penggunaan email tertentu telah berkembang dalam bentuk aturan sederhana untuk melakukan korespondensi elektronik. Dengan mengikuti aturan ini, Anda […]

Anda telah menerima email dan pengirim sedang menunggu balasan dari Anda. Bagaimana melakukannya dengan benar? Tentu saja, Anda dapat menulis surat kepada pengirim dengan tanggapan, di mana Anda dapat menunjukkan bahwa ini adalah tanggapan terhadap email dari tanggal ini dan itu dan subjek ini dan itu. Tetapi akan lebih tepat dan lebih mudah untuk menggunakan fungsi khusus dari layanan surat, yang disebut "Balas". Mari kita pelajari dengan benar [...]

Setiap pengguna internet aktif tentu menggunakan email, karena sangat nyaman, cepat dan sederhana. Untuk mengirim email, Anda memerlukan kotak surat dari penyedia layanan Internet (ISP) Anda atau kotak surat terdaftar di salah satu layanan surat gratis populer - surat yandex.ru, surat mail.ru dan gmail. Cara membuat kotak surat dibahas dalam artikel [...]

Cepat atau lambat, setiap pengguna Internet aktif harus membuat email sendiri. tanpa itu, penggunaan penuh dari semua kemungkinan yang disediakan Internet tidak mungkin. Tentu saja, Anda dapat melakukannya tanpa kotak email jika Anda hanya memerlukan jaringan untuk menonton berita, melihat ramalan cuaca atau program TV, tetapi untuk mendaftar di layanan, forum, atau [...]

E-mail, atau "e-mail", "sabun" sekarang menjadi atribut wajib bagi pengguna di Web. Ini digunakan untuk berkomunikasi dengan teman dan kawan, melakukan korespondensi bisnis, mengirim foto, video, dan dokumen. Dan akun email juga diperlukan untuk mendaftarkan akun di jejaring sosial, game online, di situs dan forum.

Artikel ini akan mengajarkan Anda cara menggunakan email dan memandu Anda melalui semua langkah yang terlibat dalam membuat akun di.

Jadi mari kita mulai! Kami memberikan jaminan - dalam 15-20 menit Anda akan memiliki email sendiri.

Pilihan layanan

Langkah pertama adalah memutuskan layanan (situs) mana yang ingin Anda buat kotak suratnya. Perlu dicatat bahwa ada sejumlah besar sumber daya web di Internet yang menawarkan pengunjung untuk membuat email mereka sendiri. Beberapa lebih baik, beberapa lebih buruk dalam hal keamanan dan kegunaan.

Jika Anda ingin memverifikasi secara pribadi berbagai layanan, ketik mesin pencari "e-mail". Paling tidak, dia akan memberi Anda seratus atau dua layanan surat online.

Namun agar Anda tidak pusing dengan riset dan pencarian, kami sarankan Anda memilih salah satu layanan yang ditawarkan di bawah ini. Mereka dengan suara bulat diakui sebagai yang terbaik di web oleh para profesional TI dan konsumen. Jadi Anda tidak mengambil risiko apa pun. Sebaliknya, Anda mendapatkan jaminan kenyamanan pengguna 100%.

Layanan dari perusahaan terkenal Yandex. Ini telah bekerja dengan baik dan stabil sejak tahun 2000, yaitu selama lebih dari 15 tahun. Memiliki perlindungan yang andal terhadap spammer dan peretas jahat yang mencoba mencuri data rahasia dari kotak surat. Modul anti-virus Dr.Web secara otomatis memeriksa file yang diunduh. Mendukung terjemahan mesin surat ke berbagai bahasa asing dan juga menerjemahkan pesan asing ke dalam bahasa Rusia. Semua informasi (surat) dikirim melalui saluran terenkripsi. Ini berfungsi sempurna baik di komputer, laptop, dan perangkat seluler (smartphone, tablet). Direkomendasikan untuk digunakan bagi mereka yang terutama menggunakan Runet dan secara aktif berkorespondensi dengan pengguna berbahasa Rusia.

Buka halaman utama layanan web - yandex.ru di browser Anda. Dan kemudian klik di sudut kanan atas "Buat email".

Portal web besar. Salah satu yang tertua di Runet, didirikan pada tahun 1998. Pemilik akun tidak hanya diberikan kotak surat, tetapi juga akses ke berbagai layanan (permainan, layanan kencan, video, berita, dll.). Diberkahi dengan antarmuka yang ramah pengguna dan filter spam yang kuat. Mudah dikelola. Ini pasti akan menarik bagi mereka yang tidak acuh pada jejaring sosial dan ingin secara aktif berkorespondensi secara online, melihat berbagai konten (foto, video), kecuali untuk menggunakan email.

Buka halaman mail.ru dan di blok kiri atas di bawah bidang login, klik tautan "Daftar dalam surat".

Gmail

Layanan "Luar Negeri" dari Google. Memiliki sejumlah besar pengaturan dan fungsi pengguna. Diluncurkan pada 1 April 2004. Dilindungi secara andal dari gangguan dan peretasan pihak ketiga, mendukung semua protokol pertukaran data populer. Dilengkapi dengan panel kontrol yang nyaman. Tahu cara membuat cadangan data. Akun Gmail akan sangat berguna bagi mereka yang sering menggunakan layanan web asing, serta layanan Google lainnya (Peta, Berita, Play Market, Kalender, dll.).

Ketik di bilah alamat browser Anda - mail.google.com dan tekan "enter". Pada halaman yang terbuka, klik tombol "Buat akun".

Nah, sudahkah Anda memutuskan layanannya? Sekarang saatnya untuk mulai membuat akun Anda.

Pendaftaran akun

Jika Anda belum mengklik tautan yang ditunjukkan dalam tinjauan layanan, pastikan untuk melakukannya (lihat deskripsi di atas). Kita harus pergi ke formulir pendaftaran. Apakah Anda melihat halaman dengan bidang kuesioner di depan Anda? Inilah yang Anda butuhkan saat ini.

Aturan untuk mendaftarkan kotak surat pada layanan hampir sama, dengan pengecualian hanya beberapa nuansa. Ikuti instruksi ini untuk memasukkan semua data yang diperlukan dengan benar.

1.Di baris "Nama" dan "Nama Keluarga" Anda dapat menentukan data paspor dan nama samaran Anda. Itu semua tergantung pada tujuan penggunaan email - bisnis, hiburan, komunikasi dengan teman.

2. Beberapa layanan pos meminta tambahan untuk menunjukkan tempat tinggal, jenis kelamin, tanggal lahir. Di bidang ini, Anda juga dapat, jika diinginkan, menunjukkan informasi yang dapat dipercaya atau fiktif.

3. Login adalah alamat kotak surat Anda. Itu harus unik. Pikirkan baik-baik namanya. Untuk menyusunnya, Anda dapat menggunakan nama depan dan belakang Anda, tanggal lahir.

Catatan! Dianjurkan untuk menyimpan login (alamat) dalam format lengkap untuk menghindari kebingungan. Misalnya, jika di Yandex, maka login akan terlihat seperti ini: [dilindungi email] yaitu - @.

4. Kata sandi adalah kunci simbolis untuk memasuki kotak surat. Munculkan kombinasi kompleks 10-15 karakter dari huruf dan angka Latin.

Perhatian! Ingat, atau lebih baik, simpan login dan kata sandi yang ditentukan dalam formulir di tempat yang aman. Mereka diharuskan masuk ke dalam kotak.

5. Telepon - di baris ini, masukkan nomor ponsel Anda. Gunakan hanya nomor yang valid.

6. Periksa apakah semua bidang diisi dengan benar. Untuk mengirim formulir yang sudah diisi ke layanan, klik tombol "Daftar". Biasanya terletak di bagian paling bawah halaman pendaftaran.

Algoritma verifikasi adalah sebagai berikut:

SMS dengan kode dikirim ke ponsel;
Anda memasukkan kode ini ke dalam formulir khusus;
kirim ke layanan;
setelah berhasil menyelesaikan prosedur, telepon akan "terlampir" ke kotak dan dapat digunakan untuk memulihkan akses jika kehilangan kata sandi.

Bagaimana cara memasukkan kotak?

Jadi, kotak itu terdaftar. Untuk masuk atau masuk, Anda perlu melakukan hal berikut:

1. Buka situs web layanan pos (misalnya, yandex.ru).

2. Di panel login, masukkan di bidang terpisah login dan kata sandi yang Anda tentukan saat pendaftaran kotak surat.

3. Klik tombol "Masuk".

Bagaimana cara menulis dan mengirim surat?

Untuk mengirim pesan ke seseorang dari email Anda, Anda, tentu saja, perlu mengetahui alamat penerima - lawan bicara, mitra bisnis yang ingin Anda kirimi surat. Pastikan Anda memilikinya dalam format lengkap - @.

2. Dalam formulir yang terbuka, di bidang yang ditunjuk khusus, tentukan alamat lengkap penerima (di Gmail baris ini disebut "Kepada"), subjek surat dan teks surat itu sendiri.

Jika Anda perlu melampirkan file yang tersimpan di komputer Anda ke pesan, gunakan tombol "penjepit kertas". Namun, perlu diketahui bahwa ukuran file yang diunggah dengan cara ini terbatas. Tergantung pada layanan, batasnya adalah 10-50 MB.

3. Setelah menyelesaikan surat, klik tombol "Kirim". Surat itu akan langsung dikirimkan ke penerima.

Hati-hati spam!

Selama pengoperasian kotak surat Anda, Anda akan secara berkala menerima surat promosi (spam) dan pesan meragukan lainnya. Jika Anda tidak mengenal pengirimnya (alamat yang tidak dikenal ditentukan) atau Anda curiga dengan nama surat-suratnya, jangan pernah membukanya, dan terlebih lagi jangan jalankan file dan elemen interaktif yang terletak di teks-teks ini. Ini adalah berapa banyak peretas yang mencoba mendapatkan email dari pengguna yang mudah tertipu.

Anda dapat melacak dan menghapus pesan yang diblokir oleh filter spam di folder "Spam" khusus.

Bagaimana cara mengunggah file besar?

Gmail

Di profil, kanan atas, klik ikon "grup kotak".
Di menu ubin yang terbuka, klik "Disk".
Pada halaman yang terbuka, klik menu "My Disk". Pilih "Unggah file ...".

Klik di panel atas "Cloud".
Di tab baru, klik "Unduh".

Yandex. kantor Pos

Di menu horizontal (di dekat logo di bagian atas halaman) klik "Disk".
Klik tombol Unduh.

Setelah Anda mengunggah file ke repositori, buka akses ke sana untuk pengguna lain dan salin tautan unduhan. Kirim URL yang diterima ke penerima. Ini akan menempelkannya ke bilah alamat browser Anda dan mengunduh file yang Anda unduh ke komputer Anda.

Nikmati penggunaan layanan pos Internet Anda!

Halo semuanya! Mari terus menyelami fungsionalitas Yandex secara lebih rinci. Di salah satu artikel, kami sudah mengetahuinya. Hari ini kita akan melanjutkan topik ini dan melihat lebih dekat cara menggunakan surat Yandex. Mari kita cari tahu banyak fitur yang sebelumnya tidak dikenal. kami akan mengungkapkan fungsi dan "chip" maksimum dari kotak surat Anda.

Otorisasi dan pra-konfigurasi

Untuk mengakses surat Yandex melalui browser, cukup buka halaman yandex.ru, klik tombol dengan nama yang sesuai "Masukkan surat" di sudut kanan atas halaman dan masukkan login dan kata sandi akun Anda di jendela yang terbuka.

Setelah berada di halaman dengan surat, Anda harus menyesuaikan pekerjaan surat untuk diri sendiri. Fitur dasarnya cukup minimalis, dan pengaturannya memiliki banyak hal menarik. Pra-konfigurasi surat Yandex mencakup banyak poin.

Anda harus mulai dengan mengunjungi pengaturan akun Anda: klik ikon login Anda (secara default, lingkaran menunjukkan huruf pertama dari nama depan dan belakang yang ditentukan saat pendaftaran) di sudut kanan atas halaman dan pilih "Manajemen Akun" di bagian menu drop down.

Di sini Anda dapat menambahkan foto yang akan dilihat oleh semua orang yang menerima surat dari Anda dan menanggapinya, mengubah data pribadi, menambahkan akun media sosial untuk login cepat tanpa memasukkan kata sandi dari Yandex, dan juga meningkatkan keamanan akun: siapkan dua- otentikasi faktor, kata sandi untuk aplikasi Yandex atau untuk surat itu sendiri, tambahkan kotak tambahan untuk pemulihan jika kehilangan akses ke akun ini.

Untuk memberikan individualitas surat, ada penyesuaian antarmuka Yandex-mail - ini mengubah tema standar yang membosankan menjadi sesuatu yang enak dipandang.

Untuk melakukan ini, temukan ikon roda gigi di kanan atas halaman utama kotak. Dengan mengkliknya dari daftar drop-down, pilih "Desain" dan terapkan tema apa pun yang Anda suka. Sekarang akan menjadi lebih menyenangkan untuk mengurai huruf.

Cara menggunakan email di Yandex

Email bukan hanya tentang mengirim dan membaca korespondensi. Anda dapat membuat bekerja dengan huruf menjadi nyaman dan cepat. Ini terutama berlaku bagi pengguna yang menggunakan surat Yandex untuk tujuan bisnis dan harus mengurai ratusan email setiap hari.

Membuat dan mengirim surat

Untuk membuat surat baru, klik tombol "Tulis" besar di bagian atas halaman. Anda akan disambut oleh bidang:

Dari: Di sini Anda dapat mengedit nama pengirim atau memilih akhiran yang berbeda untuk alamat kotak surat.

"Kepada" di baris ini, Anda menentukan alamat email lengkap penerima dengan tanda "@" dan domain layanan email (misalnya, @ yandex.ru).

"Subjek" Tentukan subjek surat sehingga penerima dengan cepat memahami tentang apa dan dari siapa.

Di bawah di jendela editor, masukkan teks surat. Panel pengeditan memungkinkan Anda untuk memasukkan berbagai elemen ke dalam surat: daftar, kutipan, hyperlink, gambar, dan juga mendesain teks dengan indah.

Untuk mengaktifkan fungsi menulis surat, Anda perlu mengklik tombol "Tanpa registrasi".

Jika Anda harus mengirim surat seperti itu ke banyak orang, simpanlah sebagai templat agar tidak menulis lagi. Untuk melakukan ini, sebelum mengirim, di akhir baris "Subjek", klik kata "Templat". Tombol "Kirim" akan mengirimkan surat ke penerima.

Jika Anda perlu membalas surat yang diterima, tidak perlu menggunakan tombol "Tulis". Anda selalu dapat mengklik "Balas" di jendela surat yang terbuka untuk menulis balasan.

Cara mengirim foto dan file lain dengan teks

Jika Anda ingin mentransfer file ke penerima selain teks, ada tiga cara. Di jendela untuk memasukkan teks surat pada panel pengeditan ada tiga ikon - klip kertas, disk Yandex, dan amplop.

Dengan mengklik yang pertama, pilih file di hard drive komputer Anda - ketika Anda mengirim surat, itu akan dikirim bersama dengan surat itu sebagai lampiran.

Anda dapat melampirkan foto ke surat dalam empat klik

Jika file atau foto yang akan dikirim ada di disk Yandex, klik ikon yang sesuai. Di jendela yang terbuka, pilih file yang diinginkan dan kirimkan langsung dari milik Anda.

Menurut saya, ini adalah cara paling nyaman dan tercepat untuk mengirim file. Cara ini memungkinkan pengiriman file dan foto menggunakan smartphone. Anda dapat melampirkan sejumlah file dan tidak hanya foto, tetapi juga dokumen teks, file PDF, arsip, dll. Penerima Anda akan menerima email dengan tautan ke file-file ini dan akan dapat mengunduhnya dari disk Yandex Anda.

Anda dapat membaca lebih lanjut tentang mengunggah foto ke penyimpanan cloud Yandex di artikel kami:.

Jika Anda perlu mengirim file yang ada dalam lampiran surat, klik ikon amplop di panel pengeditan, pilih file yang diinginkan dari surat dan lampirkan ke surat ini untuk dikirim. Metode ini bekerja mirip dengan yang sebelumnya. Jadi, jika Anda mengirim file dari disk Yandex.

Dengan memilih ikon dengan gambar di panel pengeditan, Anda dapat memasukkan foto ke dalam teks surat dengan memasukkan tautan langsung ke gambar ini di Internet.

Bekerja dengan buku alamat

Buku alamat adalah cara mudah untuk mengumpulkan semua penerima yang paling penting di satu tempat. Anda dapat membuka daftar kontak Anda dengan mengklik kata "Kontak" di bagian atas halaman surat utama di sebelah kanan tulisan "Surat Yandex".

Di bagian "Kontak", Anda dapat menambahkan kontak secara manual dengan mengisi semua detailnya di bidang yang sesuai.

Untuk mengatur buku alamat, klik tombol roda gigi yang sudah Anda ketahui dan pilih item "Kontak".

Anda dapat menghapus centang atau membiarkan kotak centang di sebelah pengumpulan kontak otomatis, memuat kontak dari file, atau menyimpan kontak yang ada ke file.

Bagaimana cara menemukan surat yang saya butuhkan?

Jika Anda memerlukan email tertentu, dan Anda mengingat frasa yang tepat darinya atau data lain, masukkan di baris kosong di sebelah kata "Temukan" di bagian atas halaman. Daftar dengan kecocokan terbaik akan muncul.

Apa itu label dan bagaimana cara menggunakannya?

Tag adalah cara untuk membuat katalog surat berdasarkan kepentingan, subjek, penerima (misalnya: kontak kerja, teman, kerabat, layanan). Buka huruf apa saja dan di baris atas setelah "Balas, Teruskan, Hapus ..." Anda akan melihat tombol "Label".

Secara default, daftar opsinya kecil, tetapi Anda dapat memilih Label Baru dari menu tarik-turun. Beri nama dan pilih warna yang nyaman. Sekarang huruf yang ditandai dengan cara ini lebih mudah ditemukan dalam daftar umum.

Anda juga dapat mengonfigurasi pemasangan otomatis label semacam itu untuk huruf yang serupa.

Bagaimana cara memindahkan email antar folder?

Ada ikon To Folder di sebelah tombol Label. Surat akan dipindahkan saat Anda memilih folder. Anda dapat membuat folder sendiri, misalnya "Surat dari rekan kerja" atau "Kepentingan khusus".

Mempercepat pekerjaan dengan email menggunakan tombol pintas

Saat berada di halaman email utama, tekan tombol "?" atau cukup "7" (Anda tidak perlu menahan Shift). Jendela mini akan terbuka dengan daftar semua hotkey yang tersedia untuk pekerjaan yang lebih efisien dengan surat dan kontak.

Jika ini tidak berhasil, klik roda gigi dan pilih "Lainnya." Temukan item "Gunakan hotkeys" - harus ada tanda centang. Untuk menonaktifkan pintasan keyboard, hapus.

Aplikasi seluler Yandex-mail: cara menggunakan

Di App Store untuk iOS dan Google Play untuk Android, Anda dapat dengan mudah menemukan aplikasi Yandex-mail. Ini sangat populer dan merupakan cara yang nyaman untuk membaca dan mengirim email dari perangkat seluler.

Setelah menginstalnya di smartphone atau tablet, pada permulaan pertama, Anda akan memerlukan otorisasi dengan login dan kata sandi. Semua fungsi dan folder yang memungkinkan diakses melalui tombol menu konteks di sudut kiri atas layar.

Aplikasi ini menduplikasi kemampuan dasar email browser. Misalnya, perhatikan: tombol "tulis surat" ada di sudut kanan atas layar.

Jika Anda lupa kata sandi email Anda

Ada tiga cara untuk memulihkan akses ke kotak surat:

dengan nomor ponsel yang terhubung;
menggunakan kotak tambahan (jika ditentukan);
jawaban atas pertanyaan rahasia Anda.

Oleh karena itu, pastikan sebelumnya bahwa jika Anda kehilangan kata sandi, Anda dapat menggunakan salah satu opsi ini.

Menghapus kotak surat di Yandex

Jika Anda tidak lagi membutuhkan email, Anda dapat menghapus akun Anda.

Buka "Manajemen Akun" dan gulir ke bawah ke bawah.

Ada tulisan samar "Hapus akun".

Ingat: menghapus akun akan menghapus semua layanan Yandex yang aktif di dalamnya, termasuk disk Yandex dengan file, foto, dan album. Plus, Anda akan kehilangan akses ke dompet Anda secara permanen. Karena itu, jika Anda memutuskan untuk menghapus akun Yandex Anda, pertimbangkan pro dan kontra dan persiapkan terlebih dahulu.

Kemampuan bekerja dengan email telah menjadi bagian penting dari pengetahuan di bidang pekerjaan modern. Biasanya, orang yang memiliki email masih tidak tahu cara bekerja dengan benar dengan kotak masuk mereka. Mereka sering mengeluh bahwa email mengalihkan perhatian mereka, yang menyebabkan banyak waktu terbuang.

Salah satu cara terbaik untuk mengendalikan email Anda adalah dengan menggunakan struktur folder dan menangani email dengan benar. Saya ingin memberi tahu Anda tentang teknik pemrosesan yang sangat efektif ketika berhadapan dengan email.

Untuk menunjukkan cara menggunakan folder dalam email, saya akan menggunakan layanan email Gmail sebagai contoh. Tetapi ide yang sama dapat digunakan dengan layanan email lain (Yandex, Mail.ru, Hotmail, dll.) atau klien email (AppleMail, Thunderbird, MicrosoftOutlook, dll.). Jadi jangan khawatir jika Anda tidak memiliki Gmail. Anda dapat menggunakan prinsip yang sama saat bekerja dengan layanan email atau aplikasi lain.

catatan: Jika Anda mencari Gmail-klien untukMac, saya dapat merekomendasikan Mailplane untuk Anda.

Kotak masuk kosong

Ide pertama yang ingin saya sampaikan adalah bahwa kotak masuk Anda harus selalu kosong. Kebanyakan orang menganggap Kotak Masuk mereka sebagai tempat penyimpanan email mereka, tetapi saya ingin mengubah persepsi Anda.

Mulailah menganggap kotak masuk Anda sebagai lokasi penyimpanan sementara untuk email - mereka hanya dapat tinggal di sana sampai Anda mulai memprosesnya.

Dengan kata lain, kotak masuk Anda seharusnya hanya berisi email yang belum dibaca. Seharusnya tidak ada surat yang telah Anda baca atau proses lainnya (mereka akan berada di tempat lain, di mana - saya akan memberi tahu Anda nanti).

Setiap kali Anda memproses folder kotak masuk, Anda harus mengurangi jumlah huruf di dalamnya menjadi nol.

Setiap kali Anda memproses email masuk, tujuan Anda adalah membuat jumlah email di folder ini menjadi nol. Dari sudut pandang psikologis, jauh lebih baik untuk menyadari bahwa Anda telah sepenuhnya memproses surat Anda dan bahwa di masa depan Anda hanya perlu bekerja dengan surat-surat baru yang masuk ke Kotak Masuk Anda. Jika surat Anda penuh dengan surat, akan sangat sulit bagi Anda untuk menemukan yang Anda butuhkan, terutama jika Anda harus mencari ratusan surat lain untuk ini. Jika Anda memiliki sekitar 235.346 surat di kotak masuk Anda, menemukan yang tepat dari mereka dapat berubah menjadi siksaan nyata. Ada solusi sederhana untuk masalah ini, yang akan saya bahas nanti.

Saya ingin ulangi, ini sangat penting. Mulailah melihat kotak masuk Anda sebagai lokasi sementara untuk mereka - Anda perlu membacanya dan memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Setiap kali Anda memeriksa surat Anda, Anda perlu mengurangi jumlah surat di kotak masuk Anda menjadi nol.

Struktur folder

Metode yang diusulkan untuk memproses surat memerlukan pembuatan tiga folder: Menjawab,Harapan dan Arsip.

Buat folder (atau beri tag di Gmail) Balas, Tertunda, dan Arsip

Menjawab: email yang membutuhkan waktu lebih dari 2 menit untuk menjawab ditempatkan di sini.

Harapan: email yang Anda tunggu tanggapannya atau yang ingin Anda proses nanti ditempatkan di sini.

Arsip: semua email lain yang ingin Anda akses di masa mendatang ditempatkan di sini.

Saat bekerja dengan klien email, Anda harus membuat folder ini. Pada artikel ini, saya menggunakan Gmail sebagai contoh. Gmail juga memiliki folder, tetapi di sana disebut "pintasan". Berikut cara menyiapkannya:

Di sudut kanan atas, klik roda gigi yang mewakili pengaturan, lalu klik Pengaturan
Klik tab Pintasan.
Buat pintasan baru Menjawab dan Harapan... Gmail sudah memiliki folder yang menggantikan folder Arsip, itu disebut Semua surat, jadi Anda tidak perlu membuat yang baru. Jika Anda memiliki layanan email atau klien lain, Anda harus membuatnya.

Berikut adalah beberapa jenis email untuk dimasukkan ke dalam folder Menjawab:

Seseorang meminta Anda untuk melakukan sesuatu (dengan atau tanpa tenggat waktu).
Misalnya: menyampaikan laporan, mengklarifikasi informasi atau menerima tugas untuk bekerja.
Seseorang meminta Anda untuk jawaban, tetapi untuk itu Anda perlu waktu untuk berpikir.
Misalnya: seseorang menanyakan pendapat Anda atau mengundang Anda ke suatu acara.

Setelah membalas email dari folder ini, mereka harus dipindahkan ke folder Arsip... Di Gmail, ini mudah, Anda perlu mengklik X di sebelah nama pintasan.

Huruf khas yang harus ada dalam folder Harapan:

Anda telah memberikan tugas kepada seseorang dan sedang menunggu jawaban.
Contoh: surat kepada asisten, bawahan atau orang lain dari siapa Anda mengharapkan tugas untuk diselesaikan.
Kode pelacakan (UPS atau FedEx). Pengidentifikasi pos paket dalam tahap pengiriman setelah pembelian di Internet.
Konfirmasi dari seseorang. Jika Anda sedang menunggu konfirmasi bahwa Anda telah menerima sesuatu (misalnya, parsel).

Aturan dua menit

Aturan emas email lainnya adalah apa yang saya sebut aturan dua menit. Ini sangat sederhana: jika butuh lebih dari dua menit untuk membalas email, masukkan ke dalam folder. Menjawab dan balas nanti. Jika tidak, jawab segera (mirip dengan aturan metodologi GTD tentang cara menyelesaikan sesuatu).

Saat bekerja dengan email, Anda harus menerapkan prinsip kerja cepat. Jangan membaca ulang huruf yang sama - itu hanya buang-buang waktu. Apalagi jika Anda berurusan dengan puluhan atau ratusan email setiap hari.

Nilai dari aturan ini adalah memungkinkan Anda memproses kotak masuk dengan cepat, hanya melakukan apa yang benar-benar perlu Anda lakukan. Jika seseorang membutuhkan jawaban cepat, Anda dapat memberikannya. Jika surat ini memerlukan perhatian lebih, Anda dapat mengerjakannya nanti dengan menentukan surat mana yang memerlukan perhatian lebih (setelah Anda memproses semua surat dan tidak ada surat yang tersisa di Kotak Masuk Anda).

Kebanyakan orang memproses surat satu per satu dan menangani setiap surat baru yang masuk sepanjang hari secara berurutan. saya t sangat cara kerja email yang tidak efektif karena tidak memprioritaskan. Misalnya, jika Anda memiliki 10 huruf yang belum dibaca, bagaimana Anda bisa tahu bahwa huruf #2 lebih penting dan lebih diprioritaskan daripada huruf #9? Anda tidak akan pernah mengerti ini jika Anda duduk lama untuk setiap huruf baru. Aturan membatasi waktu hingga dua menit sangat efektif justru karena Anda memahami email mana yang paling membutuhkan perhatian dari Anda.

Batas waktu saya sekarang adalah dua menit. Tetapkan batas Anda berdasarkan berapa banyak waktu yang ingin Anda habiskan untuk bekerja dengan email dan jumlah email yang Anda terima. Secara pribadi, saya telah memutuskan bahwa saya ingin menghabiskan kurang dari satu jam sehari bekerja dengan email. Saat ini, saya menerima kurang dari 50 email sehari, dan oleh karena itu dengan batas masing-masing 2 menit untuk memproses, saya berhasil mengerjakan semuanya dalam total kurang dari satu jam.

Ingat bahwa, semakin banyak surat yang Anda terima per hari, semakin sedikit batas waktu yang Anda perlukan untuk bekerja dengan masing-masing surat.

Ini sangat penting: ketika bekerja dengan email, Anda harus menggunakan aturan "satu kontak". Jika tidak, Anda akan membuang banyak waktu untuk membaca ulang surat-surat yang Anda terima dalam seminggu.

Pengobatan

Saat bekerja dengan email masuk, Anda perlu menerapkan aturan Kotak Masuk kosong dan aturan dua menit. Mereka sangat penting untuk pemrosesan email, dan sekarang saya ingin menyatukan semuanya.

Setelah Anda mengosongkan kotak masuk, Anda dapat mulai bekerja secara efisien dengan email Anda. Secara default, Anda tahu bahwa semua email di folder Menjawab membutuhkan perhatian Anda (mereka membutuhkan lebih dari dua menit waktu Anda). Selama Anda bekerja melalui proses ini, Anda akan menanggapi semua email kecuali yang memerlukan perhatian khusus Anda. Semua email penting ini akan ada di folder Menjawab, Anda nanti dapat bekerja dengan mereka dan memprioritaskannya.

Saat memproses kotak masuk, Anda perlu memindai surat dengan cepat dan menentukan apa yang harus dilakukan dengannya. Ketika tidak ada yang tersisa di kotak masuk, Anda dapat memutuskan bagaimana memprioritaskan pesan dari folder Menjawab... Sekarang Anda dapat dengan aman bekerja dengan surat, memperlakukan masing-masing dengan perhatian (karena mereka ada di folder ini, itu berarti Anda perlu memperhatikan pertimbangannya).

Pengguna yang lebih mahir dapat menjadikan setiap huruf dari folder Jawaban sebagai tugas yang perlu diselesaikan dan memasukkannya ke dalam daftar tugas. Inilah yang saya lebih suka lakukan, tetapi untuk itu Anda perlu menggunakan daftar tugas atau organizer (yang sangat saya rekomendasikan untuk Anda!). Karena fakta bahwa email masuk ke folder Balas, mereka membutuhkan perhatian, dan oleh karena itu saya ingin mengubahnya menjadi tugas yang harus diselesaikan. Kesalahan umum yang dilakukan banyak orang adalah mereka menganggap kotak masuk mereka sebagai daftar tugas. Tetapi lebih baik menggunakan penyelenggara terpisah dan menganggap kotak masuk Anda sebagai sumber tugas. Sama seperti bos Anda dapat menugaskan Anda tugas secara langsung atau menelepon Anda melalui telepon, surat juga merupakan salah satu sumber tugas. Menyimpan semua tugas Anda di satu tempat (dalam daftar atau pengelola tugas Anda yang terpisah) membuatnya lebih mudah untuk menyelesaikan pekerjaan. Sekali lagi, kotak masuk Anda tidak bisa menjadi daftar tugas.

Diagram alur kerja email

Tidak mengherankan jika tugas yang diajukan melalui email mengharuskan Anda untuk mengimplementasikan proyek besar. Misalnya, bos Anda mungkin menulis, “Saya ingin Anda mengidentifikasi tiga perusahaan paling menarik di pasar logam mulia dan menyarankan saham mana yang paling menjanjikan. Kirimi saya informasi dalam waktu lima hari, mulai hari ini." Ya, ini adalah contoh utama, tapi saya harap Anda mengerti maksud saya. Setelah menerima email seperti itu, Anda perlu membuat tugas (atau bahkan proyek) dalam daftar atau pengelola tugas untuk mengerjakannya dan merespons melalui surat.

Contoh sederhana: teman Anda bertanya apakah Anda ingin pergi ke konser bersamanya dalam dua minggu. Anda dapat langsung menjawab dengan menulis bahwa Anda akan melihat nanti dan menetapkan tugas untuk diri sendiri. Tiga hari kemudian, setelah mengetahui jadwal Anda, Anda menjawab “Ya, saya akan bebas. Ayo pergi!" dan centang kotak "selesai" di daftar tugas Anda.

Email dapat memakan waktu. Sering terjadi bahwa orang membaca email, mengklik tautan, membaca sesuatu yang menarik, mengklik sesuatu yang lain, dan baru kemudian menyadari bahwa mereka telah menghabiskan waktu satu jam. Tetapi dengan membuat tugas dari surat, Anda tetap berada di dalam klien email (atau di situs yang sama) dan mencegah hilangnya waktu karena Anda melakukan sesuatu yang tidak berguna.

Contoh mengatur pekerjaan dengan email

Penanganan file secara teratur adalah kunci untuk membuat sistem ini efektif. Kebiasaan yang baik adalah memeriksa email Anda dua kali sehari pada waktu tertentu. Anda perlu melihat kotak masuk Anda dua kali sehari, menggunakan aturan kotak masuk kosong dan aturan dua menit. Sebagai contoh, saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana saya bekerja dengan email saya.

Senin-Jumat: pemrosesan surat baru jam 11-00.
Senin-Jumat: pemrosesan surat baru pukul 16-00.
Jumat: bekerja dengan folder Harapan pada 16-30 (setelah memproses surat baru dengan surat).

Saya bekerja dengan surat dua kali sehari pada waktu-waktu tertentu. Pertama kali adalah di pagi hari, tetapi (jangan pernah memeriksa email Anda di pagi hari, ini akan sangat mengurangi produktivitas). Pada saat saya memulai email saya, saya telah menyelesaikan tugas saya yang paling penting, jadi bekerja dengannya lebih menyenangkan.

Ada selang waktu antara waktu pemeriksaan surat pertama dan kedua, yang dapat digunakan untuk pekerjaan lain. Pekerjaan ini mungkin mencakup sesuatu yang saya pelajari sebelumnya di pagi hari dari email. Selama pemeriksaan email kedua, saya dapat memperbarui daftar tugas dan menjadwalkan hal-hal untuk besok (jika saya menerima email dengan tugas dan tugas untuk saya). Dengan memeriksa email saya di penghujung hari, saya dapat mengidentifikasi tugas-tugas terpenting untuk hari-hari berikutnya.

Sebelum akhir pekan, saya pergi melalui folder Menunggu. Saya melakukan ini seminggu sekali. Saya memperlakukan folder ini sebagai kotak masuk terpisah dan bekerja dengannya secepat mungkin. Jika saya belum menerima tanggapan dari seseorang dalam waktu 48 jam, saya akan mengirimkan pengingat. Jika saya mendapat tanggapan, saya menghapus pesan dari folder dan memindahkannya ke arsip.

Dengan pengaturan alur kerja ini, saya menyukai kenyataan bahwa tugas yang paling penting diselesaikan terlebih dahulu, kemudian surat diperiksa, dan kemudian perencanaan dilakukan. Saya melakukan pekerjaan penting dari jam 9 sampai 11 (saya biasanya mulai bekerja jam 9), tanpa terganggu oleh surat. Pada saat saya memeriksa surat saya, saya sudah menyelesaikan pekerjaan yang paling penting, jadi setelah memeriksa surat saya dapat mulai melakukan pekerjaan yang saya terima di surat hari itu.

9 – 11: pemenuhan (ini bisa menjadi pekerjaan yang diberikan kepada saya melalui surat kemarin)
11 – 11-30: pemrosesan email
12-30 – 15.30: melakukan pekerjaan lain (termasuk tugas yang diterima pada hari yang sama melalui surat)
16-00 – 16-30: pemrosesan email
16-30 – 16-45: menyusun daftar tugas berdasarkan tugas hari ini dan email yang terakhir diterima

Alur kerja ini sangat bagus untuk orang yang bekerja di lingkungan di mana email adalah sarana komunikasi utama.

Baiklah, saya sudah cukup memberikan teori dan contoh. Mempelajari semua ini bisa menjadi tugas yang menakutkan, tetapi menerapkan dan bereksperimen dengan penanganan email adalah pekerjaan yang bermanfaat.