Tātad, mēs apskatījām galvenos darba ar e-pastu aspektus: ziņojuma izveidi, sūtīšanu un saņemšanu, kā arī atbildēšanu, pārsūtīšanu un e-pasta parametru iestatīšanu. Tas viss, bez šaubām, ļauj organizēt komunikācijas aktivitātes pienācīgā līmenī. Taču tālāk aplūkotās Outlook funkcijas ļauj ne tikai organizēt šo procesu, bet arī to optimizēt, kas padara Microsoft Outlook par līderi e-pasta programmatūras vidū.

Noteikumu meistars ir īpašs Outlook rīks, kas palīdz apstrādāt e-pastu. Noteikumi nosaka darbības, kas automātiski jāveic noteiktiem ziņojumiem. Izveidoto kārtulu Microsoft Outlook piemēro ienākošajiem vai izejošajiem ziņojumiem.

Outlook noteikumi

Noteikumi - tas ir nosacījumu, darbību un izņēmumu kopums ziņojumu apstrādei un pasūtīšanai. Katrs noteikums sastāv no trim elementiem: viena vai vairākiem nosacījumiem, kas apraksta ziņojumus, uz kuriem attiecas noteikums; viena vai vairākas darbības, kas nosaka darbības, kas jāveic ziņojumiem, kas atbilst nosacījumiem, un viens vai vairāki izņēmumi, kas nosaka, uz kuriem ziņojumiem kārtula nav jāattiecina. Piemēram, jūs varat automātiski pārvietot visus ziņojumus, kas saņemti no jūsu pārvaldnieka (nosacījums), izņemot tos ziņojumus, kas ir ļoti svarīgi (izņēmums), uz atsevišķu mapi (darbība).

9.7. tabulā parādīti standarta noteikumu veidi un to apraksti.

Noteikuma veids	Noteikuma apraksts
Ziņojumu pārbaude pēc saņemšanas	Lietojiet šo noteikumu, kad tiek saņemti ziņojumi
Ziņojumu pārbaude pēc nosūtīšanas	Lietojiet šo noteikumu, kad tiek nosūtīti ziņojumi
Pārvietojiet jaunus ziņojumus no kāda	Lietojiet šo noteikumu, kad tiek saņemti ziņojumi no<отправители или список рассылки>pārvietot uz mapi<имя>
Paziņojums par svarīgu ziņojumu saņemšanu	Piemērojiet šo noteikumu, ja tiek saņemti ziņojumi, kas ir adresēti man un ir ļoti svarīgi. Paziņot man, izmantojot paziņojumu<текст>
Pārvietojiet ziņojumus, pamatojoties uz saturu	<текст>tekstā vai laukā Tēma. Pārvietot uz mapi<имя>
Dzēst diskusiju	Lietojiet šo noteikumu, ja ziņojumi satur<текст>laukā Tēma. Izdzēsiet tos
Atzīmējiet ziņojumus no kāda	Lietojiet šo noteikumu, kad tiek saņemti ziņojumi no sūtītājiem vai adresātu sarakstiem. Iestatiet viņiem atzīmi<действие и срок>
Nosūtīto ziņojumu kategoriju noteikšana	<получатель или список рассылки>. Ievietojiet tos kategorijā<имя>
Kategorijas noteikšana, pamatojoties uz saturu	Lietojiet šo noteikumu, ja ziņojumi satur<текст>tekstā vai laukā Tēma. Ievietojiet tos kategorijā<имя>
Nosūtīto ziņojumu pārvietošana	Lietojiet šo noteikumu, ja ziņojumi ir adresēti<получатель или список рассыл-ки>. Pārvietojiet kopiju uz mapi<имя>
Pārtrauciet visu tālāk minēto noteikumu apstrādi	Lietojiet šo noteikumu, kad tiek saņemts ziņojums. Pārtrauciet tālāku noteikumu apstrādi

9.7. tabula. Standarta noteikumu veidi un to apraksti

Izveidojiet noteikumu

Apskatīsim, kā darbojas noteikumu vednis, izmantojot šādu piemēru. Pieņemsim, ka esat interneta abonents un katru dienu saņemat ziņas no abonēšanas servera (manā gadījumā šīs ir dienas ziņas no CityCat). Dabiskā vēlme ir automātiski pārvietot ziņas uz tiem īpaši izveidotu mapi. Bet pieņemsim, ka papildus ziņām no CityCat jūs saņemat arī laika ziņas. Turklāt, ja ziņai (ziņai) ir pielikums, es to negribētu ievietot šajā mapē.

Tādējādi varat iestatīt šādu noteikumu: "Pārvietot jaunas ziņas uz mapi CityCat ar nosacījumu, ka sūtītājs ir CityCat un ziņojuma tēmā ir teksts "ziņas", ja vien ziņojumā nav pielikuma."

Piemērs 9.31. Izveidojiet noteikumu

> Pakalpojums > Noteikumu vednis...

Izveidot...

Izveidojiet noteikumu, pamatojoties uz veidni

Noteikumu veids Jaunu ziņojumu pārvietošana no kāda

Noteikuma apraksts

Vārds Pilsētas kaķis

Vārds:= <Имя папки>

Novietot iesūtnē

<Текст>

Pievienot jaunu:=<текст>(9.47. att.)

Noteikuma nosaukums:= <Имя правила>

Izpildiet šo kārtulu ziņojumiem, kas jau ir iesūtnē

Pēc pogas nospiešanas Gatavs(Pabeigt) tiks palaists noteikums mapes vienumiem Lietotāja rekvizīti(Personiskās mapes). Tagad noteikums ir pilnībā gatavs lietošanai.

Darbs ar noteikumiem

Visi izveidotie noteikumi ir sarakstā Piemērojiet noteikumus šādā secībā(Lietot noteikumus šādā secībā) dialoglodziņš Noteikumu meistars(Noteikumu vednis). Varat izveidot, mainīt, pārdēvēt un dzēst noteikumus, izmantojot atbilstošās pogas.

Ja nepieciešams, varat atspējot vai iespējot noteikumu izpildes režīmu. Lai to izdarītu, noņemiet atzīmi vai atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus režīma nosaukumam.

Ja ir vairāk nekā viens noteikums, varat mainīt to izpildes secību, izmantojot pogas Uz augšu(Pārvietot uz leju) un Uz leju(Pārvietot uz augšu). Dažos gadījumos liela nozīme ir noteikumu izpildes secībai.

Papildus automātiskajai kārtulu vednis atbalsta izveidoto noteikumu manuālu izpildi.

Piemērs 9.32. Noteikumu "manuāla" izpilde

Izpildīt...

Ieskaitot apakšmapes

Lietot visiem ziņojumiem

Izpildīt

Noslēdzot šo sadaļu, es vēlos sniegt vairākus komentārus un padomus darbam ar noteikumu vedni.

• Ļoti rūpīgi pārdomājiet, kā strukturēsiet savus ziņojumus. Ir svarīgi skaidri saprast, kā Outlook darbojas ar jūsu izvēlēto struktūru. Piemēram, katrai kontaktpersonai varat izveidot tāda paša veida mapes, kurās ir apakšmapes: Iesūtne(Iesūtne) — ziņām, kas saņemtas no kontaktpersonas un Nosūtīts(Nosūtītās preces) - tiem, kas viņam nosūtīti.
• Veidojot noteikumu, pārdomājiet visu tās algoritmu. Pārliecinieties, ka noteikums nepārklājas ar citiem vai nav pretrunā pats ar sevi, lai vēlāk jūs nemeklētu ziņojumu tur, kur tā nav. Dažreiz šādos gadījumos noteikumu vednis izdod brīdinājumu par nesaderību.
• Ja ziņojums neatbilst kādam no noteikumiem, tas tiek ievietots mapē Iesūtne(Iesūtne)
• Neaizmirstiet par citu izplatītu strukturēšanas līdzekli - Kategorijas(Kategorija). Izveidojiet kategoriju noteikumus tipiskiem ziņojumiem.

Gadās, ka jūs pastāvīgi saņemat vēstules no noteikta adresāta savā MS Outlook e-pastā un, lai tām ātri piekļūtu, būtu ieteicams tās pārvietot uz atsevišķu mapi un vienlaikus, lai visas turpmākās vēstules no plkst. šis adresāts tiek automātiski pārvietots uz turieni. Šeit mums palīdz kārtulu un brīdinājumu funkcija.

Vispirms izveidosim mapi, kurā tiks pārvietotas vēstules no konkrēta adresāta. Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes "Iesūtne" un atvērtajā izvēlnē atlasiet "Izveidot mapi".

Iestatiet izveidotās mapes nosaukumu un noklikšķiniet uz "OK".

Šeit ir mūsu izveidotā mape

Bet paši burti tur netiks pārvietoti, lai to izdarītu, jums ir jākonfigurē noteikums. Lai izveidotu kārtulu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkura adresāta vēstules, no kuras mēs vēlamies izveidot kārtulu, un atvērtajā izvēlnē atlasiet “Izveidot kārtulu”.

Atvērtajā logā atzīmējiet izvēles rūtiņas, kā parādīts attēlā zemāk

Nākamajā logā, kas tiek atvērts, jums jāizvēlas mape, kuru mēs izveidojām. Tas ir, mēs izvēlamies mapi, uz kuru tiks pārvietotas vēstules no konkrēta adresāta. Noklikšķiniet uz "OK".

Nākamajā ziņojumā tiek jautāts, vai izpildīt mūsu jauno noteikumu visiem pašreizējā mapē esošajiem burtiem, tas ir, vai pārvietot jau saņemtās vēstules no konkrēta adresāta uz mūsu izveidoto mapi. Atzīmējiet atzīmi, kā parādīts attēlā zemāk, un noklikšķiniet uz "OK"

Labi, tagad viss ir beidzies. Noteikums ir izveidots. Jau saņemtās vēstules no konkrēta adresāta tiek sakārtotas mūsu izveidotajā mapē un arī visas turpmākās vēstules no šī adresāta tiks automātiski pārvietotas uz šo mapi.

Izmantojiet iesūtnes kārtulas, lai automātiski veiktu noteiktas darbības ar ziņojumiem, kas nonāk jūsu iesūtnē.

Informāciju par to, kā izmantot arhivēšanas, tīrīšanas un citus rīkus, skatiet sadaļā Savas iesūtnes kārtošana, izmantojot arhīvu, iztīrīšanu un citus rīkus vietnē Outlook.com.

Izveidojiet iesūtnes kārtulu

Noteikumi attiecas uz ienākošajiem ziņojumiem, un tos var izveidot jebkurā mapē.

Lai ātri izveidotu kārtulu, kas pārvieto visus ziņojumus no konkrēta sūtītāja vai sūtītāju kopas uz mapi, ziņojumu sarakstā ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ziņojuma, kuram vēlaties izveidot kārtulu, un atlasiet Izveidojiet noteikumu.

Atlasiet mapi, uz kuru vēlaties pārvietot visus ziņojumus no šī sūtītāja vai sūtītāju kopas, un noklikšķiniet uz labi.

Noklikšķiniet uz pogas labi.

Ja vēlaties darīt kaut ko citu, nevis pārvietot ziņojumu no konkrēta sūtītāja vai sūtītāju kopas uz mapi, atlasiet Papildu iespējas.

Katrā kārtulā ir jābūt vismaz trim elementiem: nosaukumam, nosacījumam un darbībai. Noteikumos var būt arī izņēmumi attiecībā uz nosacījumiem. Katrā posmā varat pievienot vairākus nosacījumus, darbības vai izņēmumus, izmantojot pogas Pievienot nosacījumu, Pievienot darbību Un Pievienot izņēmumu.

Ja nevēlaties, lai pēc tam tiktu apstrādāti citi noteikumi, atzīmējiet izvēles rūtiņu Pārtrauciet tālāku noteikumu apstrādi. Papildinformāciju skatiet rakstā Papildu kārtulu apstrādes pārtraukšana programmā Outlook.com.

Mainiet iesūtnes kārtulu

Piezīme: Dažas kārtulas, kas izveidotas citās Outlook versijās, netiek apstrādātas programmā Outlook.com. Šo noteikumu nevar izpildīt vai mainīt programmā Outlook.com.

Iesūtnes kārtulas dzēšana

Ir arī noderīgi zināt...

Iespējams, esat izveidojis kārtulu saņemto ziņojumu pārsūtīšanai vai novirzīšanai uz citu e-pasta adresi. Šajā gadījumā ir svarīgi zināt atšķirību starp novirzīšanu un novirzīšanu.

Pārsūtīšana ietver saņemtā e-pasta nosūtīšanu citam adresātam. Ja adresāts atbildēs, viņa atbilde tiks nosūtīta uz adresi, no kuras tika pārsūtīts iepriekš minētais ziņojums.

Pārsūtīts ziņojums saglabā sākotnējo sūtītāju rindā No. Kad adresāts, kuram ziņojums tika pārsūtīts, atbild, viņa atbilde tiks nosūtīta atpakaļ sākotnējam sūtītājam.

Vai jums ir papildu jautājumi?

Lietišķā sarakste internetā mūsdienās ir kļuvusi par ikdienu. Daudz nepieciešamās un svarīgas informācijas tiek pārsūtīta caur e-pastiem, tiek nosūtīti dokumenti un pat tiek slēgti darījumi. Kā rīkoties, ja jūsu darbs ir tieši saistīts ar e-pastu, bet kādu iemeslu dēļ (atvaļinājums, komandējums) nevarēsiet piekļūt savam e-pasta kontam? Programma Outlook ļauj uzturēt kontaktus ar adresātiem pat no attāluma.

Kā izveidot automātisku atbildi programmā Outlook: veidnes un noteikumi

Outlook lietotājiem ir divas iespējas automātiskām darbībām ar ienākošajiem un izejošajiem ziņojumiem: veidnes un kārtulas.

Veidnes vienkāršo ziņojumu izveides un nosūtīšanas procesu, kuru teksts bieži atkārtojas, atšķiras tikai ar dažiem datiem (burtiski pāris vārdiem vai cipariem). Veidnes pamatā ir ziņojumi, kuros jauni dati tiek ievietoti tieši pirms nosūtīšanas.

Programmas Microsoft Outlook kārtulas ir darbības, kas tiek automātiski izpildītas ziņojumos, kas izveidoti, pamatojoties uz esošu veidni vai noteiktiem nosacījumiem.

Apskatīsim soli pa solim gan veidņu, gan noteikumu izveides procesu, kā arī esošās atšķirības dažādām Outlook versijām.

Izveidojiet veidni Outlook 2003 un 2007 versijām

Maz ticams, ka kāds cits izmantos šos e-pasta pasaules “dinozaurus”, taču, ja jums ir paveicies ar darbstaciju ar tieši šādu programmatūru, šie norādījumi ir paredzēti jums.

Izveidojiet veidni Outlook 2010–2016 versijām

Darbību algoritms jaunākajās versijās ir daudz vienkāršots, bet tajā pašā laikā iestatījumos ir pievienota jauna funkcionalitāte.

Izveidojiet kārtulu Outlook 2007 un 2003 versijām

Lai izveidotu kārtulu Outlook versijās 2003 un 2007, rīkojieties šādi:

Kādas ir atšķirības iestatījumos 2010., 2013., 2016. gada versijām

Iestatījumos nav būtisku atšķirību. Procesā ir nelieli uzlabojumi.

Video: kā iespējot automātisko atbildētāju programmā Outlook 2013

Kā atspējot automātisko atbildi

Šeit tas ir pat vienkāršāk nekā iestatot iekļaušanu. 2010.–2016. gada versijās nākamreiz, kad pieteiksieties programmā Outlook ar iespējotām automātiskajām atbildēm, tiks parādīts brīdinājums (“Šim kontam tiek sūtītas automātiskās atbildes”). Noklikšķiniet uz pogas "Atspējot", un visas opcijas tiks atspējotas.

2007. un 2003. gada versijās būs jāiet uz izvēlni “Pakalpojums”, uz vienumu “Vietnieks” un jāizvēlas apakšpunkts “Esmu darbā”.

Dodieties uz vietnieku pakalpojumu un izslēdziet automātisko atbildi

Outlook e-pasta klients ievērojami atvieglo darbu ar e-pastu. Bez šaubām, automātiskais atbildētājs atvaļinājuma laikā ir neaizstājama lieta cilvēkam, kura darbs nemitīgi saistīts ar saraksti. Atliek tikai pareizi konfigurēt sava personīgā “vietnieka” parametrus un ar tīru sirdsapziņu ķerties pie savām lietām vai vienkārši atpūsties!