Yönetim belgeleri, modern organizasyonun faaliyetlerinin temelidir - belgelerde, hemen hemen her yönetim yapısının bilgi kaynaklarının% 85'ine kadar odaklanmıştır. Bu bağlamda, belgeler ve belge yönetimi süreçleri kendi kendine yeterli nitelik kazanmış ve kendi otomatik kontrol sistemlerini gerektirir.
Son 10-15 yılı boyunca ofis otomasyonu, çalışma alanında belgelerle bir devrim yaşadı. Daha önce Sistem Otomasyon Sistemi, çoğunlukla ofisin teknik personelinin bir otomasyon sistemi sistemi olarak kabul edildi, sekreteryalar, hazırlama, kayıt, hareket, yürütme kontrolü ve belgeler arayışı, şimdi yazarların kendileri hazırlandı. Belgelerin PC'lerini ve sanatçılarını kullanarak belgelerin hazırlanması ve devri ile. Artık Doküman Yönetim Teknolojilerine doğrudan katılımcılardır - yürütmeyi kontrol etmeden önce belgeler oluşturma ve belgesel bir arşivle çalışın. Belgeler ve Doküman Yönetim Sistemi, karar vermeye katılan çalışanların etkinliğini geliştirmek için ve buna göre, organizasyonun bir bütün olarak faaliyetlerini geliştirmek için belirleyici bir araç haline geldi.
Şu anda almak isteyen bir kuruluş modern çözümler Otomatik bir Dou teknolojisi oluşturmak için, oldukça geniş bir seçeneğe sahiptir - küçük ve orta ölçekli organizasyonlar için hazır entegre sistemlere büyük kuruluşlar için ayrı ayrı gelişmiş bilgi sistemlerinin elde edilmesinden -.
Office işini otomatikleştirmek için hedefi belirleyen organizasyonlar, bir takım problemleri çözmek zorunda. Bunlardan bazıları:
Kuruluşlar genellikle ofis süreçlerinin teknolojilerinde gerçekte otomatikleştirilmesi gerektiğini açıkça anlamazlar. Ofis çalışmalarında ve iyi bilgili pazarda ve fırsatlarda aynı anda sökülmüş uzmanların yokluğunu etkiler. yazılım Sistemleri Dokümantasyon yönetimi otomasyonu alanında. Reklam bilgisi içerikte fakirdir ve her zaman gerçeğe karşılık gelir, tek bir terminolojinin yokluğu, sistemin ve üreticisinin müşterinin karşılıklı anlaşılmasını engeller;
Kuruluşlar, yönetim süreçlerini kolaylaştırmak ve ofis işleri için prosedürlerini yansıtmak için ciddi bir önlem kümesi yapmak zorundadır. Sorumlulukların dağılımını, otoritenin delegasyonunu, net bir şekilde belirleyen, hangi görevleri çözen, belgelerin koordinasyonunu, onaylarını, onaylarını ve imzalarını vb. Siparişini belirleyen, yani yönetim sistemini optimize etmek gerekir;
Otomasyon Dow'un uygulanmasındaki kuruluşlar, geleneksel olarak "Rus" ve "Batı" olarak adlandırılan iki yaklaşımdan birinin seçiminde belirlemelidir.
Geleneksel olarak, Rusya ile belgelerle olan Rus işleri üç düzeyde hiyerarşi seviyesini önler: Kuruluşun Başkanı - Ofis Atölyesi - Yüklenici. Batı gelenekleri, belge için yüklenicinin kişisel sorumluluğu ve ilgili kararlarıyla ilgili olarak, bu nedenle iki hiyerarşi düzeyi içerir: üst yönetimin başı, sanatçıdır (Müdür).
Rus geleneği öneriyor zorunlu Kayıt Her belgenin kuruluştaki görünüşünden bu yana ve ayrıca düzenlenmiş ve merkezi olarak kontrol edilen "Doard" belge akışını ayrıntılı olarak ortaya çıkmıştır. Dou teknolojisi, devlet standartlarında, talimatlara ve talimatlarda büyük ölçüde sabittir. Kayıt günlükleri veya daktilo kart dosyalarındaki belgelerle çalışma kompleksinin tamamını izlemek.
Batı ofis çalışmalarının gelenekleri, belge için yöneticinin kişisel sorumluluğuyla ilgilidir ve yürütülmesi (İngilizce dilinde "belgeleme" kelimesinin olmadığı karakteristiktir.). Belge kaydı doğrudan sanatçı tarafından yapılır, merkezi bir uygulama kontrolü yoktur. Geleneksel Western Doküman Yönetim Sistemlerinde düzenleme konusu, zaten yürütülen belgelerin (yerli arşivleme deposu gibi) sistematize edilmiş depolanmasıdır. Böyle bir geleneğe dayanır ve Batı Elektronik Belge Yönetim Sistemleri kavramını oluşturur. Dolayısıyla, Rusya Ofisi'ndeki elektronik belge yönetimi teknolojilerini kullanmanın karmaşıklığı Batı yazılım sistemleri temelinde çalışır. Batı ürünlerinin yüzyıllar boyunca kurulan Rus koşullarına uygun şekilde uyarlanması gereklidir.
Dow'un bir otomasyon sürümünü seçerken, müşterinin kuruluşunun iki belge yönetimi sistemleri - iş akışı ve grup yazılımı arasında bir seçim yapması gerekir.
Her iki sistem sınıfı da ofiste kolektif çalışmaların otomasyonuna odaklanmıştır. Aynı zamanda, belirli bir organizasyonda otomatik bir sistem inşa etmek için bir metodoloji seçerken, içinde kabul edilen yönetim tarzı ve yönetim sistemiyle eşleştiği sürece düşünülmelidir.
Gerçek şu ki, iş akışı sistemlerinin tüm bir şirketin çalışmalarını otomatikleştirmeye odaklanan sistemler içermesidir (yani eklem işleri Birden fazla çalışma grubu) İş süreçlerinin net ayrılmasını ve sanatçılar ağındaki yönlendirme çalışmalarını desteklemek. Belge akışı ile ilgili olarak, bu, ilgili belgelerin yönetim aparatının çalışanları arasındaki fonksiyonların dağılımına dayanarak yönetim prosedürlerine sağlam bir şekilde bağlı olduğu anlamına gelir. Belge akışı B. bu durum Teknolojik yönetim prosedürlerine uygulanır gibi. İş akışı tipi sistemler, büyük organizasyonlar ve devlet yapılarının gününe daha kabul edilebilir.
Groupware Tipi, sert bir şekilde belirtilen şematik bir işletme olmadığı sistemleri içerir - İşlemler ve küçük bir takımda çalışmaya yönelik olan - bir çalışma grubu (5-100 kişi). Groupware elemanları e-posta, veritabanı belgeleri, toplu organizatör.
Sonuçta otomatik belge yönetim sisteminin organizasyonunun seçimi gerekli Gereksinimler Piyasada sunulan yazılım ürünlerine, aşağıdaki özelliklere düşürülebilir:
Kullanılan evrak teknolojileri;
Ofis işinin temel görevlerine uygunluk;
Sistemlerin fonksiyonel özellikleri (fonksiyonel eksiksizlik, açıklık vb.);
Yazılım uygulaması (dağıtılmış rejim için destek vb.);
Maliyetler.
Yukarıda, Rus ve Batı geleneklerine dayanan, ofis çalışmalarının teknolojileri ile kısaca karakterize edildi. İlgili yönün yazılım sistemlerinin kısa bir süre karakteristiklerini daha fazla dokunalım.
Rus teknolojisini uygulayan yazılım sistemleri, devlet kurumları ve kuruluşlarında kullanıma odaklanmış, belirli bir yönetim yapısında kabul edilen tüm gelenekleri ve düzenleme standartlarını korurlar. Bu tür sistemlerin görevi, kağıt iş akışı desteğinin sağlanmasına, belgeleri işleme için rutin işlemlerin karmaşıklığında bir azalma sağlamak için azaltılır. Bununla birlikte, bu sistemler, kişisel bir bilgisayardaki belgeleri işleme nedeniyle geleneksel dokümantasyon ve belge yönetimi süreçlerinin çerçevesini önemli ölçüde genişletebilir. Bu yönün sistemleri, kağıtsız teknolojilerden kademeli geçiş için tuhaf köprülerdir. Bu teknolojiye yönelik dow otomasyon sistemleri şunlardır:
Sistem durumu ("elektronik ofis sistemleri" şirketinin ürünü);
Sistem "Cinderella - \\\\" 1! \\ Ve. Memur yazışmaları (NTC IRM, Moskova).
Subparagrafta 7.8.4'te daha ayrıntılı olarak sunulacak. fonksiyonellik SİSTEMLER İŞ.
Batı yönündeki yazılım sistemleri, elektronik belgelerin maksimum kullanımına ve kullanıcıların kolektif kullanıcılarının, ara bağlantıların olmaması, bu da organizasyondaki mevcut iş akışındaki değişimi, optimizasyonlarını, yeni teknolojilerin gelişmesini önceden belirten Belgelerle çalışmak için.
"Batı" teknolojisinin ana özelliği, belirli gerçek belge yönetimi süreçlerini modellemek ve yazılım sistemlerini bu modellere yapılandırmaktır. Kural olarak, sistem müşteriye "kutular" ürününün geliştiricisinden yabancılaştırılmış, ancak bir set olarak yabancılaştırılmış bir özerk şeklinde değil. yazılımHazır bir çözümün yaptığı.
Sistemi belirli organizasyon süreçlerine uyarlarken kişisel bilgisayarlar Çalışanlar (rol yapma iş yeri) Kuruluşun belge yönetimi için belirli bir prosedürde, her bir çalışanın rolüne uygun olarak belirli bir görev yelpazesini çözmenize izin veren gerekli fonksiyonel bileşenler kurulur. Sistem yöneticisi, organizasyonun yapısı altında, yani bölümler ve bireysel çalışanları üzerine belgelerin hareket yollarını belirleyen iş fonksiyonlarını şekillendirir.
Bu yönündeki sistemlere Rusya Federasyonu Aşağıdaki üç otomatik bilgi sistem sınıfı yaygın olarak temsil edilir:
DBMS'ye göre Rus firmaları tarafından geliştirilen sistemler: "LAN-DOCS" - LANIT JSC; Optima-iş akışı-optima; Codex - GP "Bilgisayar Gelişmeleri Merkezi"; "AquaDoc" - Şirket "Kova Danışmanlığı", vb.;
Lotusnotes teknolojisini kullanarak Rus firmaları tarafından geliştirilen sistemler: "CompanyMedia" - "Inter Trust" Şirketi; "Patron-Referans" - AY TI; "Esco" - Interprokom Lan ve Dr.:
Popüler Western Systems'in Rusça versiyonları: Documentum 4i - Dakentsum; "Docsopen" - Companyhummingbird "; "Lotusdomino \\ Notes" - IBN Corporation; "Doculive" - \u200b\u200bSiemens ile ilgilidir; "Workehpeditor" - Compaq Corporation, vb.
Karşılaştırma için, aşağıdaki 7.8.4 ve paragrafta 7.8.5 paragrafında, iki yazılım sisteminin özellikleri, sırasıyla Rus ve Batı belgeleri ve belge yönetimi teknolojilerinde "Dava" ve "Boss-Reasfer" verilmiştir.
Uygulama kompleks sistem Belge yönetiminin otomasyonu, yenilik sürecinin kalıplarını göz önünde bulundurmayı ve etkili bir şekilde organize etmeyi mümkün kılan bir yönetim yeniliği olarak görülebilir.
Yenilikçi potansiyele bağlı olarak, iki ana yenilik türü ayırt edilir:
o, temel olarak insan faaliyetlerinin şekillerinde nitel değişiklikler yapan yeni özellikler açan radikal (temel);
o iyileştirmeleri değiştirme mevcut yollar ve iş biçimleri.
Yönetim sürecinde radikal ve değiştirici yenilikler birleştirilmelidir. Uygulamada, yalnızca dış özellikleri ilgilendiren ve prestij veya reklamcılık hususları ile belirlenen sözde etkileri ile de tanışmanız gerekir.
Modern koşullarda, CSD'nin tanıtımı ve elektronik belge yönetimi kullanımı radikal bir yenilik olarak kabul edilebilir.
Değiştirme türünün yeniliği daha sık görünür ve değişen koşullara ve görevlere adaptasyon sağlar. Örneğin, yönetim emek ve belge yönetiminin organizasyonundaki kısmi iyileştirmeler kendilerini verir pozitif sonuçlar. Ancak yenilikleri değiştirme olanakları sınırlıdır ve belirli bir aşamada, artık kuruluşun ihtiyaçlarını karşılayamazlar. Ve daha sonra daha büyük veya radikal yeniliklerin (bizim olgumuzda, karmaşık otomasyon sistemi sistemi) gelişimi ve uygulanmasıyla gecikme, yönetim verimliliğini azaltmak için durgunluğa neden olabilir.
Bir yönetim inovasyonu olarak kapsamlı bir Dow Otomasyon Sisteminin "Yaşam Döngüsü", aşağıdaki adımları içerir: İnovasyonun ve gelişmesinin ihtiyaçlarının farkındalığı; geçiş konusunda karar vermek yeni teknoloji, gelişimi; Kararlı işleyiş ve geliştirme. Herhangi bir orta aşamada durursa yenilik tamamlanmayacaktır. Herhangi bir inovasyonun "Yaşam Döngüsü" nin sonunda, kısmi veya daha fazla kapsamlı gelişmelere olan ihtiyaç ortaya çıkar.
Yenilikçi süreç öncelikle yaratıcı çözme problemlerinin sonucudur. Bu nedenle, inovasyon ihtiyacının farkındalığının aşaması ve gelişimi aynı zamanda, sonraki aşamaların sonuçlarının büyük ölçüde bağımlı olduğu geçerliliği ve zamanında yönetim kararlarını hazırlama ve yapma sürecindedir. İddia edilen inovasyonun uygulanması, özellikle ve özellikle ve bilgi toplamak ve işlemek için hangi yöntemlerin kullanıldığı, sorun durumunun analizi, seçenek geliştirme ve bir çözüm seçimi için kullanıldığı yöntemlere bağlıdır. Ayrıca, yeniliğin sonuçları ve uygulamasının özellikleri, çözüm geliştirme ve seçiminde analiz edilmelidir. Belge yönetimi alanında yönetim yeniliklerini uygulamak için belirli önlemleri uygularken, bilgi yönetiminin ana bileşenleri arasındaki ilişkiyi dikkate alındığı varsayılmaktadır.
İnovasyonun gelişim aşaması, tanımlanmış eksiklikleri ortadan kaldırmak ve uygun değişiklikler yapmak için gereken süreyi kapsar. Bu aşamada büyük önem taşıyan çalışanların faaliyetlerini izlemektir (örneğin, kurumsal belge yönetim sisteminde çalışma teknolojisi gerekliliklerine uymak için). İmplante edilmiş belge akış teknolojisinin günlük olarak kullanılması ve önceki çalışma organizasyonuna geri dönme olasılığı (örneğin, el yazısı kayıt dergileri, birden fazla belge kaydı, vb.) Doldurulmasıdır.). Burada çalışanlar için brifing veya eğitime ihtiyacınız var, metodolojik malzemelerin hazırlanması (teknolojik şemalar, sistemlerin kullanıcıları ve yöneticileri vb.).
İnovasyonu korumak ve geliştirmek için dikkat etmek de önemlidir. Bazen bir süre sonra, inovasyonu tanıttıktan sonra, önceki çalışma yollarına geri dönme girişimleri vardır (ve yeni birinin etkisizliği nedeniyle hiç değil). Bu aşamadaki görev, bunu önlemek, yenilikleri dengelemek ve sürdürmek, aynı zamanda bir inovasyonu diğerlerine takviye etmek veya güçlendirmek için gerekli olup olmadığına karar vermektir.
Böylece, karmaşık bir otomasyon sisteminin tanıtım ve geliştirilmesinin aşamalarında, Dou, yeni ve yeni bir arada bulunma süresi olabilir. eski teknolojiler (Henüz sisteme henüz bağlı olmayan kuruluşun birimlerinde). "Kim kazanacak?" - Bu aşamanın sonucu, gerekli düzenleyici ve metodolojik bazın oluşumu da dahil olmak üzere bir dizi örgütsel sorunun çözümüne bağlıdır. Bu koşullar altında, personel hizalama değişiklikleri, sistem destek hizmetinin kuruluşunun sorunları, yönetimi çözülür. Kullanıcıları birbirine bağlama ve sistemlerin kullanımıyla sağlama prosedürü belirlenir, bilgi koruma sorunları çözülür.
İnovasyon sürecinin her aşamasında, katılımcılarının çemberi genişliyor. Örneğin, büyük bir organizasyonda, kapsamlı bir Dou otomasyon sisteminin tanıtılması, sisteme birinci sınıfa aşamalı bir bağlantının karakterini ve ardından kullanıcılar sayısındaki karşılık gelen artışa sahip kalan yapısal birimleri kullanabilir. Otomatik sistemin tüm kuruluşun belge akışını kapsayan maksimum etkisinin, yalnızca tüm zamanlanmış birimler bağlı olduğunda elde edildiği açıktır.
Yenilik sürecine katılımcıların yönetim inovasyonunu desteklemek için başlatılabileceğini unutmamak önemlidir (bizim durumumuzda) kurumsal Sistem belge yönetimi otomasyonu) ve başarısını önlemek. Çalışanlara yeni gereksinimler (nitelikleri dahil) kullanıcıları olarak yeni gereksinimler yerleştiren ve çalışmalarını genel pozisyonlarla değerlendirmelerine izin veren kurumsal belge yönetimi teknolojisinin tanıtımı, çeşitli reaksiyonlara neden olabilecek büyük yenilikler ve dönüşümlerin sayısını ifade eder. İnovasyon.
Yeni teknolojileri tanıtmanın sorunları, yalnızca "psikolojik engel" olarak azaltılmaz ve kuruluşun çalışanlarının çıkarlarını (ekonomik, sosyal) kapsamaktadır. Çalışan, tanıtılan inovasyonun azaltılacağını veya bir kısmını bir kısmını tatmin etmeyi imkansız hale getireceğini düşünüyorsa, inovasyona karşı konuşacak. Bazen bireysel çalışanlar, diğerleri üzerindeki etkilerini artırmak için kasıtlı olarak inovasyona karşı konuşabilirler.
Bu nedenle, etkiyi ve kollektifi ve bireysel çıkarları dikkate almaya ihtiyaç duyar.
Bu açıdan, çalışanların, CSD'nin tanıtılmasından ve inovasyonların reddedilmesinden habersiz olmayan bilgilerin faydalarının, eski iş emrini sürdürmenin faydalarını aştığını fark etmeleri önemlidir.
CCD'nin uygulanmasında, kurum kültürüyle ilişkili yönler de tezahür edilir. Örneğin, eğer kuruluşun üyeleri uzun süredir mevcut iş emrini sürdürmeye odaklanmışlarsa ve süspansiyon duyarlılığı ve nitelikleri iyileştirme arzusunun kurumsal kültür ve yönetim önceliklerinin bir özelliği olmadığı, daha sonra tanıtıldığında yönetim sorunları oluşabilir Yenilikler.
Karakteristik ray olası nedenler Kapsamlı bir dow otomasyon sisteminin tanıtılması için engeller, çeşitli tutarsızlıklar içeren tanınmış işler M. Satton'da sağlanmaktadır: tutarsızlık, kararsızlık, güvensizlik, hazırlıksızlık, önyargı, açılış, belirsizlik, fonksiyonların yerine getirilmemesi vb.
Kapsamlı bir otomasyon sistemi uygularken, tanıtılan yeniliklere karşı tutumun büyük ölçüde aşağıdaki özelliklere bağlı olduğunu dikkate almak önemlidir:
Ö. göreceli karlılık (Teklif edilen yenilik, sosyo-ekonomik planda, mevcut iş emrinden daha karlı olduğundan, kuruluşun amaçlarının uygulanmasına katkıda bulunurken);
Ö. uyumluluk(Bu inovasyon, çalışanların görüşleri ve tecrübesiyle uyumlu olduğu sürece - bu, bu kadar zor veya daha kolaydır, algılanacaktır);
Ö. zorluklar(Anlamak, işte kullanmak ve önerilen inovasyona adapte olmak ne kadar zordur);
Ö. sahne(Aşamalarda uygulanabilecek yenilikler veya deneysel doğrulama daha iyi algılanacaktır).
Organizasyondan bilgi DesteğiÇalışanlar arasında yenilik tanıtımı arasındaki resmi ve gayri resmi iletişim, büyük ölçüde başarısına bağlıdır. Sistemi uygularken, çalışanlara yeni teknolojinin avantajları hakkında bilgi sahibi olmak önemlidir (kuruluş, bölüm, bireysel çalışan), eğitim sistemini göz önünde bulundurun ve uygulamanın aşamalarını ana hatlarıyla belirtin.
Çalışanlar, özellikle yeni teknolojiye hızlı bir şekilde adapte olmak zor olabilir, özellikle de aynı zamanda, normal çalışma sırasında çok sayıda değişiklik vardır. Bu nedenle, daha büyük yenilik, tanıtılan bir sistemdir, o kadar dikkatlice, kişinin uygulanmasında, sistemin yeni fırsatlarını açıklamak ve çalışanların bir kısmından psikolojik bariyerin üstesinden gelmek için daha dikkatli bir şekilde gereklidir. Çalışanları tanımak için gereken zamanı ve ardından yeni çalışma teknolojisinin gelişimi süresini planlamak gerekir. Giriş ile duyarlılık, kuruluşun çalışanlarının hemen çok sayıda değişikliğe uyum sağlayamadığı gerçeğiyle ilgili zorluklar yaratır. Aşırı bu süreci geciktirmek, yeniliğin etkisini önemli ölçüde azaltabilir ve hatta içinde hayal kırıklığına neden olabilir. Bu koşulları dikkate alarak, kuruluşun başında geliştirmek ve onaylamak için kapsamlı bir Dow Otomasyon Sistemi uygulanırken önemlidir.
Organizasyonun bir bütün olarak işleyişini sağlamak için tasarlanmış bir belge yönetimi sisteminin bir otomasyon sisteminin uygulanmasının başarısı, ilgili yönetim düzeylerinde organizasyonel sorunların çözümünün çalışma derinliğine ve zamanına bağlıdır. Temel rol, sistemin kuruluşunun yönetimi tarafından uygulanmasını destekleyerek oynanır ("ilk kişinin ilkesi"). Bu tür bir destek yokluğunda, sistemin tüm bölümlerde uygulanması muhtemel değildir. Sistemi derhal düzenlemek için, kalıcı bir organ oluşturmak için gerekli olabilir (örneğin, Komisyon veya Çalışma Grubu Uygulamanın çeşitli yönlerinden sorumlu bölüm temsilcilerinden - örgütsel, teknolojik, yazılım ve teknik, personelin yanı sıra bilgileri korumak için). Dow servisinin görevleri, kardinal teknolojik sorunların çözümünü, birimlerin çıkarlarını sistem kullanıcıları olarak koordine etmek, gerekli düzenleme belgelerinin hazırlanması, belgelerin sınıflandırılmasının geliştirilmesi ve sistemin referans defterlerinin bakımını içerir. .
Sistemin kullanıcısı sayısının dow ve genişletilmesini otomatikleştirmek için kapsamlı bir sistem uygularken, yeni birimleri bağlamak için aşağıdaki yaklaşımlar yararlı olabilir:
o Diğer çalışanlar tarafından teknolojiyi yönetirken örneklerini, deneyimlerini ve becerilerini kullanarak en psikolojik olarak hazır ve nitelikli çalışanlarla başlamak;
o Öncelikle, en belirgin acil ihtiyaç ve uygulamanın etkisinin en belirgin olduğu birimlerde yeni bir teknoloji uygulamak.
Modern koşullarda, büyük bir organizasyon için çok işlevli bir otomatik sistem uygulamanın hemen uygulanması olası bir şekilde mümkün olmadığını not etmek önemlidir. Daha kabul edilebilir, aşamalı gelişiminin seçeneğidir. Aksi takdirde, sistemin geliştirilmesi ve uygulanması uzun süre geciktirebilir ve ilk gereksinimler bile modası geçmiş olabilir.
Bu aşamaların herhangi birinde, belge yönetimi teknolojisinin (hem geleneksel hem de otomatik) gelişimi üzerine çalışma yapılabilir, yani. Yenilikleri değiştirme uygulayın.
Hem geleneksel (kağıt) hem de otomatik belge yönetimi, optimizasyonun sorunlarına, dikkate alarak sürekli dikkat gerektiriyor:
o Yönetimin örgütsel yapısında değişiklik yapıldığı, geleneksel ve otomatik teknolojileri engelleme ihtiyacı;
o Örgütsel ve metodolojik kılavuzlar sağlamak ve belirlenmiş iş prosedürlerine uyumu izlemek;
o Sistemin gelişimi ve yeni yazılım ve teknik yetenekleri dikkate alarak bireysel fonksiyonlarının iyileştirilmesi.
Bu nedenle, bilgi yönetiminin sorunları tükenmez ve ilgili bilgisayar sisteminin tanıtılmasından sonra.
Kapsamlı bir organizasyon yönetim sisteminin uygulanmasının araçlarından biri, iç iş süreçlerini optimize etmek, hem operasyonel hem de stratejik kararları benimserken rakiplerin tanımlanmasına izin veren belge yönetimi yönetiminin otomasyonudur. Yönetim dokümantasyon desteğinin etkinliği, yönetim süreçlerinin başarısından büyük ölçüde etkilenir. Sonuç olarak, belgelerle çalışma biçimlerini ve yöntemlerini iyileştirmeye ihtiyaç vardır.
Altında otomasyon
geniş bir anlamda, üzerinde çalışan otomatik cihazların kullanımı anlamına gelir. belirtilen bir program ve kısmen veya tamamen bir kişiyi herhangi bir faaliyet alanında değiştirin.
Altında dokümantasyon Yönetimi Otomasyon Sistemi
(SEN)
otomasyonun nesnesine bakılmaksızın, bir devlet otoritesi, ticari banka, bir ticaret şirketi veya başka bir kuruluş olup olmadığına bakılmaksızın, belgelendirme görevlerini, belgeler ve belge yönetimi ile çalışma organizasyonunu çözmek için tasarlanmış herhangi bir otomatik sistemi anlamalısınız. Bu organizasyondaki yönetimin, düzenleyici ve metodolojik belgelerin gerekliliklerine uygun olarak gerçekleştirilmesi önemlidir.
Üç ana vurgulayabilirsiniz dou Otomasyon Sistemini Uygulama Yöntemi
) Gelişme orijinal sistem Dou sisteminin otomasyonu;
) Tipik bir Dou otomasyon sisteminin kurulumu;
) Enstrümantal enstrümantal otomasyon araçlarını yapılandırın.
Orijinal Otomasyon Sistemi Dow'un gelişimi, programcıların yönetimini ve belirli bir kuruluş için "sıfırdan sıfırdan" gelişiminin geliştirilmesi anlamına gelir. Aynı zamanda, bu kuruluşun özellikleri maksimum olarak dikkate alınır. yeni sistem Kullanımı rahat. Doğru, bu durumda programlama işlemi bir dizi eksiklik var. Uzun zamandır ve yollardır ve ayrıca, çok fazla zaman ve para harcadığınızdan dolayı, geliştirilen sistemin ayarlarla eşleşmeyeceği ve her şeyi baştan başlamaları gerektiği konusunda bulunabileceği bir eğilim vardır.
Standart otomasyon sisteminin kurulumu, bu anlamda orijinal sistemin geliştirilmesinin tam tersidir. Şirketler - Otomasyon Sistemlerinin Üreticileri Dou tipik geliştirmek yazılım ÜrünlerMinimum adaptasyonla çeşitli organizasyonlarda kullanılabilir. Bu tür sistemler, belgelerle, ucuz ve asgari sürede uygulanan bazı ortak işlemler seti uygular. Çok uygun bir yaklaşım gibi görünüyor, ama aynı zamanda dezavantajları var. Gerçek şu ki, Belarus Cumhuriyeti'ndeki Dow'un organizasyonunun gereklilikleri aynı olsa da, çok büyütülürler ve uygulama yöntemleri önemli ölçüde değişir. Bu bağlamda, model sisteminde kolay olmayan işlev kümesini genişletmeye ihtiyaç vardır ve çoğu zaman yapmak mümkün değildir.
Takım Araçları Dow Kurma ara seçenek Görevi çözme yöntemi arasında. Bir yandan, bu yöntem altında, bazı tipik sistem belirli bir fonksiyon seti (ikinci durumda olduğu gibi) uygular ve diğeri, birinin ihtiyaçlarına göre uyarlamak için kullanılabilecek endüstriyel enstrümantal araçlara dayanır. belirli bir organizasyon. Böyle bir uyarlama, belirli bir kuruluşun özelliklerini göz önünde bulundurmanıza izin verir (ilk durumda olduğu gibi).
Otomatik işlem teknolojilerini uygulama, belgeleri oluşturma, kullanma ve saklama aşamaları. Bu teknolojilerin evrimi ve dokümantasyon süreçleri üzerindeki etkileri. Yeni bilgilerin yeni ortamlarında kaydedilen belgelerle çalışma ve modelleri incelemek (makine tarafından okunabilir belgeler, elektronik belgeler).
Ulusal ekonominin (OAHAS), otomatik endüstri yönetim sistemlerinin (ACS) muhasebe, planlaması ve yönetimi için bilgi toplamak ve işlemek için ülke çapında bir sistem oluşturma. Belgesel Destek Yönetimi'nin Tipik Sistemi (TSO). Muhasebe ve istatistiksel belgeler için otomatik bilgi alma sistemlerinin oluşturulması, belgelerin yürütülmesini izlemek için otomatik belgeler (AskID).
Konu 2. DOU'daki bilgi teknolojilerini uygulama ve kullanma sorunlarını düzenleyen düzenleyici ve düzenleyici ve metodolojik taban. Uluslararası ve ulusal standartlar.
Uluslararası yasal eylemler. Global Bilgi Toplumunun Okinawan Küresel Bilgi Topluluğu 2000 Dünya Zirvesi Bilgi Toplumu 2003'ten (Değişiklikler ve İlişkilerle). Uluslararası yasal eylemler.
Rusya Federasyonu'nun yasal ve düzenleyici eylemleri. 6 Nisan 2011 tarihli Rusya Federasyonu Kanunu, 63-FZ "Elektronik İmzada". Rusya Federasyonu Yasası 27 Temmuz 2006 No. 149 FZ "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruması". Rusya Federasyonu Kodları.
Rusya Federasyonu, Federal ve Bölgesel Programlar, Kavramlar Hükümeti kararları ve emirleri. 06 Eylül 2012 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi 890 "Eyalet Makamlarında Elektronik Doküman Yönetimini Geliştirme Önlemleri". 22 Eylül 2009 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 29 Eylül 2009 No. 754 "Bölümlerarası Elektronik Belge Koşu Sistemi hakkındaki düzenlemelerin onaylanması üzerine". 751 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 751 sayılı Rusya Federasyonu, Federal İcra Kuruluşlarında Taslak Üretim Kurallarına Yönelik Değişiklikler ". 15 Haziran 2009 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti, 477 "Federal İcra Makamlarında Ofis Kuralları Kurallarının Onaylanması". 25 Aralık 2007 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 931 sayılı Rusya Federasyonu'nun kararnamesi, devlet kurumlarının ve kuruluşların vatandaşlarına ve kuruluşlara kamu hizmetlerinin sağlanmasında yerel öz-devletin bedenlerinin bilgi etkilerini sağlamak için bazı önlemler üzerine. " Federal Hedef Programı "Elektronik Rusya (2002-2010)" (bir değişiklikle ve 15 Ağustos 2006'dan itibaren), 28 Ocak 2002 No. 65 sayılı Rusya Federasyonu hükümetinin kararnamesi. Rusya Federasyonu 19 Ekim 2010 sayılı Rusya Federasyonu hükümetinin "Rusya Federasyonu Devlet Programı" Bilgi Derneği (2011-2020) ". Rusya Federasyonu Hükümeti 17 Aralık 2010 No. 2299-P "Federal Yürütme Kuruluşlarının ve Federal Bütçe Kurumlarının ücretsiz yazılımı kullanmaları için planın planında". 12 Şubat'taki Rusya Federasyonu hükümetinin emri
2011 No. 176-R ", federal yürütme kuruluşlarının dahili faaliyetlerin organizasyonunda kağıtsız bir belge yönetimi üzerindeki geçişi için bir eylem planının onaylanması üzerine." 6 Mayıs 2008 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 632-P ", 2010 yılına kadar Rusya E-Hükümet Federasyonu'nda oluşma kavramının onayı üzerine." 17 Temmuz 2006 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti'nin Siparişi "1024-R", 2010 yılına kadar bölgesel bilgi sahibi kavramı üzerine ". 27 Eylül 2004 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 1244-P "Kullanım Kavramı bilişim Teknolojileri Federal hükümet organlarının 2010 yılına kadar faaliyetlerinde.
Rusya Federasyonu'ndaki Bilgi Toplumunun Geliştirilmesi Stratejisi (Rusya Federasyonu Başkanı V. Putin tarafından 7 Şubat 2008 tarihinde V. PR - 212).
Rusya Federasyonu Başkanı Altında Bilgi Güvenliği Konseyi.
Düzenleyici belgeler ve standartlar. GOST 34.03-90. "Bilişim teknolojisi. Otomatik sistemler için standartlar kümesi: Otomatik sistemler: Terimler ve Tanımlar ", GOST 34.601-90. "Bilişim teknolojisi. Otomatik sistemler için karmaşık standartlar: Otomatik sistemler: Yaratılış aşamaları. Uluslararası ISO standartlarına dayanarak gelişen ulusal standartlar (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. Belge yönetimi. Genel şartlar"; GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. Belge yönetimi süreçleri. Belgeler için meta veriler. Bölüm 1 . Prensipler "), GOST R ISO / IEC 26300-2010" Bilgi Teknolojisi. Office uygulamaları için belge biçimini açın (OpenDocument) v. 1.0, vb.
Uluslararası Standartlar ISO ve IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO Series 30300, IEC 82045, vb.); MoreQ 2, MoreQ 10, vb.
