Podívali jsme se tedy na hlavní aspekty práce s e-mailem: vytváření zprávy, odesílání a přijímání, stejně jako odpovídání, přeposílání a nastavení parametrů e-mailu. To vše vám bezpochyby umožňuje organizovat své komunikační aktivity na slušné úrovni. Funkce aplikace Outlook, o kterých se pojednává níže, vám však umožňují nejen organizovat tento proces, ale také jej optimalizovat, díky čemuž je Microsoft Outlook lídrem mezi e-mailovým softwarem.

Mistr pravidel je speciální nástroj Outlooku, který vám pomáhá zpracovávat e-maily. Pravidla definují akce, které by se měly pro určité zprávy automaticky provádět. Vytvořené pravidlo aplikuje Microsoft Outlook na příchozí nebo odchozí zprávy.

Pravidla Outlooku

Pravidla - jedná se o soubor podmínek, úkonů a výjimek pro zpracování a objednávání zpráv. Každé pravidlo se skládá ze tří prvků: jedné nebo více podmínek popisujících zprávy, na které se pravidlo vztahuje; jedna nebo více akcí, které určují operace, které se mají provést se zprávami, které splňují podmínky, a jedna nebo více výjimek, které určují, na které zprávy by se pravidlo nemělo vztahovat. Můžete například automaticky přesunout všechny zprávy přijaté od vašeho manažera (podmínka), kromě zpráv, které mají vysokou důležitost (výjimka), do samostatné složky (akce).

Tabulka 9.7 ukazuje standardní typy pravidel a jejich popis.

Typ pravidla	Popis pravidla
Kontrola zpráv po přijetí	Toto pravidlo použijte při příjmu zpráv
Kontrola zpráv po odeslání	Toto pravidlo použijte při odesílání zpráv
Přesunout nové zprávy od někoho	Toto pravidlo použijte při příjmu zpráv od<отправители или список рассылки>přesunout do složky<имя>
Upozornění při příjmu důležitých zpráv	Toto pravidlo použít, když jsou přijímány zprávy, které jsou adresovány mně a jsou velmi důležité. Upozornit mě pomocí upozornění<текст>
Přesouvejte zprávy na základě obsahu	<текст>v textu nebo v poli Předmět. Přesunout do složky<имя>
Smazat diskuzi	Toto pravidlo použijte, když zprávy obsahují<текст>v poli Předmět. Smažte je
Označte zprávy od někoho	Toto pravidlo použijte při příjmu zpráv od odesílatelů nebo e-mailových konferencí. Nastavte pro ně značku<действие и срок>
Definování kategorií odeslaných zpráv	<получатель или список рассылки>. Zařaďte je do kategorie<имя>
Definování kategorie na základě obsahu	Toto pravidlo použijte, když zprávy obsahují<текст>v textu nebo v poli Předmět. Zařaďte je do kategorie<имя>
Přesouvání odeslaných zpráv	Toto pravidlo použijte, když jsou zprávy adresovány<получатель или список рассыл-ки>. Přesunout kopii do složky<имя>
Zastavte zpracování všech následujících pravidel	Toto pravidlo použijte při přijetí zprávy. Zastavit další zpracování pravidel

Tabulka 9.7. Standardní typy pravidel a jejich popis

Vytvořte pravidlo

Podívejme se, jak funguje Průvodce pravidly na následujícím příkladu. Řekněme, že jste předplatitelem internetu a každý den dostáváte zprávy z předplatitelského serveru (v mém případě jsou to zprávy dne od CityCat). Přirozenou touhou je automaticky přesouvat zprávy do složky speciálně vytvořené pro ně. Ale řekněme, že kromě zpráv od CityCat dostáváte také zprávy o počasí. Navíc pokud má zpráva (novinky) přílohu, nechtěl bych ji do této složky umisťovat.

Můžete tedy nastavit následující pravidlo: „Přesunout nové zprávy do složky CityCat za předpokladu, že odesílatel je CityCat a předmět zprávy obsahuje text „novinky“, pokud zpráva neobsahuje přílohu.“

Příklad 9.31. Vytvořte pravidlo

> Služba > Průvodce pravidly...

Vytvořit...

Vytvořte pravidlo na základě šablony

Typ pravidel Přesouvání nových zpráv od někoho

Popis pravidla

název Městská kočka

Jméno:= <Имя папки>

Umístěte do doručené pošty

<Текст>

Přidat nový:=<текст>(obr. 9.47)

Název pravidla:= <Имя правила>

Spusťte toto pravidlo u zpráv, které jsou již ve složce Doručená pošta

Po stisknutí tlačítka Připraven(Dokončit) bude spuštěno pravidlo pro položky složky Vlastnosti uživatele(Osobní složky). Nyní je pravidlo zcela připraveno k použití.

Práce s pravidly

Všechna vytvořená pravidla jsou v seznamu Aplikujte pravidla v následujícím pořadí dialogové okno (Použít pravidla v následujícím pořadí). Mistr pravidel(Průvodce pravidly). Pravidla můžete vytvářet, měnit, přejmenovávat a mazat pomocí příslušných tlačítek.

V případě potřeby můžete zakázat nebo povolit režim provádění pravidel. Chcete-li to provést, zrušte zaškrtnutí nebo zaškrtnutí políčka vedle názvu režimu.

Pokud existuje více než jedno pravidlo, můžete změnit pořadí jejich provádění pomocí tlačítek Nahoru(Posunout dolů) a Dolů(Posunout nahoru). V některých případech hodně záleží na pořadí, ve kterém jsou pravidla prováděna.

Průvodce pravidly také kromě automatického podporuje ruční spouštění vytvořených pravidel.

Příklad 9.32. "Ruční" provádění pravidel

Vykonat...

Včetně podsložek

Použít na všechny zprávy

Vykonat

Na závěr této části bych rád uvedl několik komentářů a tipů pro práci s Průvodcem pravidly.

• Velmi pečlivě si promyslete, jak budete své zprávy strukturovat. Je důležité jasně pochopit, jak Outlook pracuje se strukturou, kterou si vyberete. Můžete tedy například pro každý ze svých kontaktů vytvořit složky stejného typu, které budou obsahovat podsložky: Doručená pošta(Doručené) – pro zprávy přijaté od kontaktu a Odesláno(Odeslané položky) - pro ty, které mu byly zaslány.
• Při vytváření pravidla promyslete celý jeho algoritmus. Dbejte na to, aby se pravidlo nepřekrývalo s ostatními nebo si neodporovalo, abyste později nehledali zprávu tam, kde žádná není. Někdy v takových případech vydá Průvodce pravidly varování o nekompatibilitě.
• Pokud zpráva nesplňuje některé z pravidel, je umístěna do složky Doručená pošta(Doručená pošta)
• Nezapomeňte na další běžný způsob strukturování - Kategorie(Kategorie). Vytvořte pravidla kategorií pro typické zprávy.

Stává se, že neustále dostáváte do e-mailu MS Outlook dopisy od určitého adresáta a abyste k nim měli rychlý přístup, bylo by vhodné je přesunout do samostatné složky a zároveň, aby všechny následující dopisy od tento adresát se tam přesune automaticky. Zde nás zachraňuje funkce Pravidla a upozornění.

Nejprve si vytvoříme složku, kam se budou přesouvat dopisy od konkrétního příjemce. Chcete-li to provést, klikněte pravým tlačítkem myši na složku „Doručená pošta“ a v nabídce, která se otevře, vyberte „Vytvořit složku“.

Nastavte název vytvořené složky a klikněte na „OK“.

Zde máme složku, kterou jsme vytvořili

Ale samotná písmena se tam nepřesunou, k tomu musíte nakonfigurovat pravidlo. Chcete-li vytvořit pravidlo, klikněte pravým tlačítkem myši na libovolný dopis od příjemce u dopisů, od kterých chceme vytvořit pravidlo, a v nabídce, která se otevře, vyberte „Vytvořit pravidlo“.

V okně, které se otevře, zaškrtněte políčka, jak je znázorněno na obrázku níže

V dalším okně, které se otevře, musíte vybrat složku, kterou jsme vytvořili. To znamená, že vybereme složku, do které se budou přesouvat dopisy od konkrétního příjemce. Klikněte na "OK".

Další zpráva se ptá, zda provést naše nové pravidlo pro všechny dopisy v aktuální složce, tedy zda přesunout již přijaté dopisy od konkrétního příjemce do námi vytvořené složky. Zaškrtněte jako na obrázku níže a klikněte na „OK“

Dobře, teď je po všem. Pravidlo bylo vytvořeno. Již přijaté dopisy od konkrétního adresáta se třídí do námi vytvořené složky a do této složky se automaticky přesunou i všechny následující dopisy od tohoto adresáta.

Pomocí pravidel doručené pošty můžete automaticky provádět konkrétní akce se zprávami, které dorazí do vaší doručené pošty.

Informace o tom, jak používat nástroje Archivace, Vyčištění a další nástroje, najdete v tématu Uspořádání doručené pošty pomocí nástrojů Archivace, Vyčištění a dalších nástrojů na Outlook.com.

Vytvořte pravidlo doručené pošty

Pravidla platí pro příchozí zprávy a lze je vytvořit v libovolné složce.

Chcete-li rychle vytvořit pravidlo, které přesune všechny zprávy od určitého odesílatele nebo skupiny odesílatelů do složky, klikněte v seznamu zpráv pravým tlačítkem myši na zprávu, pro kterou chcete vytvořit pravidlo, a vyberte Vytvořte pravidlo.

Vyberte složku, kam chcete přesunout všechny zprávy od tohoto odesílatele nebo skupiny odesílatelů, a klikněte OK.

Klepněte na tlačítko OK.

Pokud chcete udělat něco jiného než přesunout zprávu od určitého odesílatele nebo skupiny odesílatelů do složky, vyberte Extra možnosti.

Každé pravidlo musí mít alespoň tři prvky: název, podmínku a akci. Pravidla mohou také obsahovat výjimky z podmínek. V každé fázi můžete pomocí tlačítek přidat více podmínek, akcí nebo výjimek Přidat podmínku, Přidat akci A Přidat výjimku.

Pokud nechcete, aby se poté zpracovávala další pravidla, zaškrtněte políčko Zastavit další zpracování pravidel. Další informace najdete v tématu Zastavení zpracování rozšířených pravidel na Outlook.com.

Změnit pravidlo doručené pošty

Poznámka: Některá pravidla vytvořená v jiných verzích Outlooku nejsou zpracována na Outlook.com. Toto pravidlo nelze na Outlook.com provést ani změnit.

Odstranit pravidlo doručené pošty

Je také užitečné vědět...

Možná jste vytvořili pravidlo pro přeposílání nebo přeposílání přijatých zpráv na jinou e-mailovou adresu. V tomto případě je důležité znát rozdíl mezi přesměrováním a přesměrováním.

Přeposílání zahrnuje odeslání přijatého e-mailu jinému příjemci. Pokud příjemce odpoví, bude jeho odpověď zaslána na adresu, ze které byla výše uvedená zpráva přeposlána.

Přeposlaná zpráva ponechá původního odesílatele na řádku Od. Když příjemce, kterému byla zpráva přeposlána, odpoví, jeho odpověď se vrátí původnímu odesílateli.

Máte další otázky?

Obchodní korespondence přes internet se v dnešní době stala běžnou záležitostí. Mnoho potřebných a důležitých informací se přenáší prostřednictvím e-mailů, zasílají se dokumenty a dokonce se uzavírají obchody. Co byste měli dělat, pokud vaše práce přímo souvisí s e-mailem, ale z nějakého důvodu (dovolená, služební cesta) nebudete mít přístup ke svému e-mailovému účtu? Outlook vám umožňuje zůstat v kontaktu s příjemci i na dálku.

Jak provést automatickou odpověď v aplikaci Outlook: šablony a pravidla

Uživatelé aplikace Outlook mají dvě možnosti pro automatické akce s příchozími a odchozími zprávami: šablony a pravidla.

Šablony zjednodušují proces vytváření a odesílání zpráv, jejichž text se často opakuje a liší se pouze v několika údajích (doslova pár slov nebo čísel). Šablony jsou ve svém jádru uložené zprávy, do kterých se bezprostředně před odesláním vkládají nová data.

Pravidla v aplikaci Microsoft Outlook jsou akce, které se automaticky provádějí se zprávami vytvořenými na základě existující šablony nebo zadaných podmínek.

Podívejme se krok za krokem na proces vytváření šablon a pravidel a také na existující rozdíly pro různé verze aplikace Outlook.

Vytvořte šablonu pro verze Outlook 2003 a 2007

Je nepravděpodobné, že by někdo jiný používal tyto „dinosaury“ e-mailového světa, ale pokud máte to štěstí, že máte pracovní stanici s takovým softwarem, pak jsou tyto pokyny pro vás.

Vytvořte šablonu pro verze aplikace Outlook 2010–2016

Algoritmus akcí v pozdějších verzích je výrazně zjednodušen, ale zároveň byly přidány nové funkce v nastavení.

Vytvořte pravidlo pro verze Outlook 2007 a 2003

Chcete-li vytvořit pravidlo v aplikaci Outlook verze 2003 a 2007, postupujte takto:

Jaké jsou rozdíly v nastavení pro verze 2010, 2013, 2016

V nastavení není žádný zásadní rozdíl. V procesu jsou malá vylepšení.

Video: Jak povolit automatickou odpověď v aplikaci Outlook 2013

Jak zakázat automatickou odpověď

Zde je to ještě jednodušší než při nastavování inkluze. Ve verzích 2010–2016 se při příštím přihlášení do aplikace Outlook s povolenými automatickými odpověďmi zobrazí upozornění („Automatické odpovědi jsou odesílány pro tento účet“). Klikněte na tlačítko „Zakázat“ a všechny možnosti budou deaktivovány.

Ve verzích 2007 a 2003 budete muset přejít do nabídky „Servis“, do položky „Zástupce“ a vybrat podpoložku „Jsem v práci“.

Přejděte do služby Zástupce a vypněte automatickou odpověď

E-mailový klient Outlook výrazně usnadňuje práci s e-mailem. Záznamník během dovolené je bezpochyby nenahraditelnou věcí pro člověka, jehož práce neustále zahrnuje korespondenci. Zbývá pouze správně nakonfigurovat parametry vašeho osobního „zástupce“ a jít s čistým svědomím do svého podnikání nebo jen relaxovat!