Juhtimisdokumentatsioon on kaasaegse organisatsiooni tegevuse alus - dokumentides kuni 85% praktiliselt iga juhtimisstruktuuri teabevahenditest on keskendunud. Sellega seoses on dokumentatsioon ja dokumentide haldamise protsessid omandanud iseseisva iseloomu ja nõuavad oma automatiseeritud juhtimissüsteeme.

Viimase 10-15 aasta jooksul on büroo automatiseerimine kogenud dokumentidega töövaldkonnas revolutsiooni. Kui varem peeti süsteemi automatiseerimissüsteemi kontori peamiselt tehnilise personali automatiseerimissüsteemi süsteemi, sekretariaadi, arhiivide, ettevalmistamise, registreerimise, liikumise, täitmise ja dokumentide otsimise süsteemi automaatse süsteemi süsteemi süsteemi Dokumentide ettevalmistamise ja edastamise koos dokumentide ja esitajate abil. Nad on nüüd otsesed osalised dokumendihaldustehnoloogias - alates dokumentide loomise hetkest enne täitmise kontrollimist ja dokumentaalse arhiiviga tööd. Dokumentatsioon ja dokumendihaldussüsteem on muutunud otsustavaks vahendiks otsuste tegemisel osalevate töötajate töö tõhususe tõhususe parandamiseks ja seega organisatsiooni tegevuse tegevus tervikuna.

Praegu organisatsioon, kes tahab saada kaasaegsed lahendused Automatiseeritud Dou tehnoloogia loomiseks on tal üsna laia valikuline valik - individuaalselt välja töötatud infosüsteemide omandamisest suurte organisatsioonide puhul valmis integreeritud süsteemide jaoks - väikeste ja keskmise suurusega organisatsioonide jaoks.

Organisatsioonid, kes on seadnud eesmärgiks kontoritöö automatiseerimise eesmärgiks, peavad lahendama mitmeid probleeme. Siin on mõned neist:

Organisatsioonid ei ole sageli selge arusaama sellest, mida tegelikult peaks automatiseeritud kontoriprotsesside tehnoloogiates. Mõjutab spetsialistide puudumist üheaegselt kontoritöös ja hästi teadlikul turul ja võimalustel tarkvara süsteemid Dokumentide haldamise automatiseerimise valdkonnas. Reklaami teave on sisuliselt halb ja kaugeltki alati vastab tõele, ühe terminoloogia puudumine häirib süsteemi ja selle tootja vastastikust mõistmist jne;

Organisatsioonid peavad töötama välja ja rakendama tõsiseid meetmeid, et lihtsustada juhtimisprotsesside ühtlustamist ja nende menetlusi kontoritöö menetlusi. Vastutuse jaotuse lihtsustamine, asutuse delegeerimine, millega lahendatakse selgelt, kes lahendab milliseid ülesandeid ja millisel tasemel määrata kindlaks dokumentide koordineerimise järjekord, nende heakskiitmine ja allkirjastamine jne, s.t lõpuks optimeerida juhtimissüsteemi;

Automaatika Dow rakendamisorganisatsioonid peavad olema ühe kahe lähenemisviisi valikul määrata, mida tavapäraselt nimetatakse "vene" ja "Lääne".

Traditsiooniliselt takistab Venemaa töö dokumentidega dokumentidega kolme hierarhia taset: organisatsiooni juht - kontori seminar - töövõtja. Lääne traditsioonid on seotud töövõtja isikliku vastutusega dokumendi jaoks ja selle kohta vastavad otsused sisaldavad seega kahte hierarhia taset: tippjuhtkonna juht on esineja (juhataja).

Vene traditsioon näitab kohustuslik registreerimine Iga dokument on juba alates oma välimusest organisatsioonis, samuti üksikasjalikult reguleeritud ja tsentraalselt kontrollitud "Doard" dokumendi voolu. Dou Technology on suures osas fikseeritud riigi standarditele, juhistele ja juhistele. Kogu keerulise töö jälgimine dokumentidega registreerimislogides või kirjutusmasinakaardi failides.

Western Office'i töö traditsioonid on seotud dokumendihalduri ja selle täitmise isikliku vastutusega (see on iseloomulik, et inglise keeles ei ole sõna "dokumenteerimine"). Dokumendi registreerimine toimub otseselt esineja poolt, ei ole täitmise tsentraliseeritud kontrolli. Traditsiooniliste lääne dokumentide juhtimissüsteemide reguleerimise teema on juba teostatud dokumentide (nagu kodumaise arhiivi säilitamise) säilitamine. See põhineb sellisel traditsioonil ja moodustas Lääne-elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide mõiste. Seega keerukust kasutada elektrooniliste dokumentide haldamise tehnoloogiate Venemaa büroo töö alusel Lääne tarkvara süsteemide. Vajalik on Lääne toodete asjakohane kohandamine Vene tingimustele, mis on sajandite jooksul kindlaks määratud.

Kui valite Dow automaatika versiooni, peab kliendi organisatsioon tegema valiku kahe dokumendihaldussüsteemide klassi vahel - töövoo ja groupware.

Mõlemad süsteemide klass on keskendunud kollektiivse töö automatiseerimisele kontoris. Samal ajal, kui valides metoodika automatiseeritud süsteemi konstrueerimiseks konkreetses organisatsioonis, tuleks seda pidada selles, et see vastab selle vastu võetud juhtimisstiili ja juhtimissüsteemile.

Fakt on see, et töövoo süsteemid hõlmavad süsteeme, mis keskenduvad kogu ettevõtte töö autotootmisele (s.o edasi Ühistöö Mitmed töörühmad), toetades äriprotsesside selge eraldamine ja marsruutimist teoste võrgustikust esitajate võrgustikust. Dokumendi voolu osas tähendab see, et asjakohane dokumentatsioon on jäigalt seotud juhtimismenetlustega, mis põhinevad juhtimisseade töötajate ülesannete jaotamisel. Dokumendi voolu B. sel juhul Nagu kehtestataks tehnoloogiliste juhtimismenetlustele. Töövoo tüüpi süsteemid on suuremate organisatsioonide ja riigi struktuuride päeva jaoks vastuvõetavamad.

Groupware tüüp sisaldab süsteeme, kus puudub jäigalt määratletud skemaatiline äri - protsessid ja mis on mõeldud väikese meeskonna toimimiseks - töörühmas (5-100 inimest). Groupware elemendid on e-kiriAndmebaasi dokumendid, kollektiivne korraldaja.

Automaatse dokumendihaldussüsteemi korraldamise valik peab lõppkokkuvõttes jätkuma nõutavad nõuded Turule pakutavatele tarkvaratoodetele, mida saab vähendada järgmistele omadustele: \\ t

Kasutatud paberitööde tehnoloogiad;

Kontoritöö peamiste ülesannete täitmine;

Süsteemide funktsionaalsed omadused (funktsionaalne täielikkus, avatus jne);

Tarkvara rakendamine (jaotatud režiimi toetamine jne);

Kulud.

Eespool oli lühidalt iseloomustanud bürootööd, mis põhinevad vene ja lääne traditsioonidel. Vaatkem vastava suuna tarkvara süsteemide lühidalt lühidalt omadusi.

Vene tehnoloogiat rakendavad tarkvarasüsteemid keskenduvad valitsusasutuste ja organisatsioonide kasutamisele, säilitavad nad kõik traditsioonid ja reguleerimise standardid vastu konkreetses juhtimisstruktuuris. Selliste süsteemide ülesanne vähendatakse paberi töövoo toetamise tagamiseks, vähendades dokumentide korrapärasuse keerukuse vähenemist. Kuid need süsteemid on võimelised oluliselt laiendama traditsiooniliste dokumentatsiooni ja dokumendihaldusprotsesside raamistikku personaalarvutite töötlemisdokumentide töötlemise tõttu. Selle suunda süsteemid on paberivaba tehnoloogia järkjärgulise ülemineku jaoks omapärane sillad. Selle tehnoloogia Dow automaatika süsteemide hulka kuuluvad:

Süsteemi puhul (ettevõtte "Elektroonilised kontori süsteemid");

Süsteemi "Tuhkatriinu - \\\\" 1! \\ Ja. Ametniku kirjavahetus (NTC IRM, Moskva).

Lõikes 7.8.4 esitatakse üksikasjalikumalt. funktsionaalsus Süsteemide äri.

Lääne-suuna tarkvara süsteemid keskenduvad elektrooniliste dokumentide ja kasutajate kollektiivsete kasutajate maksimaalsele kasutamisele, vahepealsete linkide puudumisele, mis omakorda eelnevalt kindlaks määrata olemasoleva töövoogu organisatsioonis, nende optimeerimine, uute tehnoloogiate arendamine. dokumentidega töötamiseks.

"Lääne" tehnoloogia peamine omadus on konkreetsete dokumentide haldamise protsesside modelleerimine ja tarkvara süsteemide seadistamine nendele mudelitele. Reeglina tarnitakse süsteem kliendile mitte autonoomse kujul, võõrandunud "kastide" arendajast, vaid komplekti tarkvaraMillest valmis lahendus läheb.

Süsteemi kohandamisel konkreetsetele organisatsioonidele protsessidele personaalarvutid Töötajad (rollimäng töökoht) Kehtestatakse vajalikud funktsionaalsed komponendid, mis võimaldavad lahendada teatud ülesanded vastavalt iga töötaja rollile organisatsiooni dokumendihalduse konkreetses menetluses. Süsteemi administraatori kujundab ärifunktsioone, mis määravad organisatsioonide struktuuri all dokumentide liikumise marsruut, s.o oma osakondade ja üksikute töötajate all.

Selle suuna süsteemidele Venemaa Föderatsioon Järgmised kolm automatiseeritud infosüsteemide klassi on laialdaselt esindatud:

Venemaa ettevõtete poolt välja töötatud süsteemid DBMS-is: "LAN-Docs" - Lanit JSC; Optima-tööflow - OPTIMA; Codex - GP "Arvuti arengu keskus"; "Aquadoc" - firma "Veevalaja nõustamine" jne;

Venemaa ettevõtete väljatöötatud süsteemid kasutavad Lotusnotesi tehnoloogiat: "CompanyMedia" - firma "Interd"; "Boss-referent" - ay ti; "ESCADO" - INPLOKOM LAN ja DR:

Populaarsete Lääne-süsteemide venestatud versioonid: DoCumentam 4i - dokumentatsioon; "Docsopen" - Companyhummingbird "; "Lotusdomino märgib" - IBN Corporation; "DOCULIVE" - puudutavad Siemens; "WindHreditor" - Compaq Corporation jne

Võrdluseks allpool punktis 7.8.4 ja punktis 7.8.5 on esitatud kahe tarkvarasüsteemi omadused - "juhtum" ja "boss-referfer", vastavalt vene ja lääne dokumentatsioonile ja dokumentide haldamise tehnoloogiatele.

Rakendamine komplekssüsteem Dokumendihalduse automatiseerimist saab vaadelda juhtimisinnovatsioonina, mis võimaldab innovatsiooniprotsessi mustreid arvesse võtta ja selle tõhusa korraldamise.

Sõltuvalt uuenduslikust potentsiaalist eristatakse kahte peamist tüüpi uuenduslikkust:

o radikaalne (põhiline), mis avab põhiliselt uusi funktsioone, mis muudavad inimtegevuse viisil kvalitatiivseid muutusi;

o Paranduste muutmine olemasolevad viisid ja töö vormid.

Radikaalsed ja uuenduste muutmine juhtimisprotsessis tuleb kombineerida. Praktikas peate kohtuma ka pseudo-mõjudega, mis puudutavad ainult väliseid atribuute ja dikteerib prestiiži või reklaami kaalutlused.

Kaasaegsetes tingimustes võib CSD kasutuselevõttu ja elektroonilise dokumendihalduse kasutamist pidada radikaalseks innovatsiooniks.

Modifitseerimisliigi innovatsioon ilmub sagedamini ja tagama kohandamise muutmise tingimustele ja ülesannetele. Näiteks osalised parandused juhtimis- ja dokumendihalduse korraldamisel ise positiivsed tulemused. Kuid uuenduste muutmise võimalused on piiratud ja teatud etapis ei suuda nad enam organisatsiooni vajadusi kompenseerida. Ja siis viivitus suuremate või radikaalsete uuenduste väljatöötamise ja rakendamisega (meie juhtum, keeruline automatiseerimise süsteem) võib kaasa tuua stagnatsiooni, et vähendada juhtimise tõhusust.

"Elutsükkel" põhjaliku Dow automaatika süsteemi juhtimise innovatsiooni sisaldab järgmisi samme: teadlikkus vajaduste innovatsiooni ja selle arengu; Otsuse tegemine ülemineku kohta uus tehnoloogiaselle areng; Stabiilne toimimine ja arendamine. Innovatsiooni ei lõpetata, kui see peatus vahepealse etapis. Lõpus "elutsükli" mis tahes innovatsiooni, vajadus osalise või ulatuslikumate paranduste järele ilmneb.

Uuendusprotsess on peamiselt loominguliste probleemide tulemus. Seetõttu on innovatsiooni vajadusest teadlikkuse ja selle arendamise vajaduse etapp juhtimisotsuste ettevalmistamise ja tegemise protsess, mille kehtivusaeg ja õigeaegsus on suures osas sõltuvad. Väidetava innovatsiooni rakendamine sõltub eelkõige ja milliseid meetodeid kasutati teabe kogumiseks ja töötlemiseks, probleemi olukorra analüüsimiseks, võimaluste väljatöötamisel ja lahenduse valimisel. Lisaks tuleks lahenduse ajal analüüsida innovatsiooni tagajärgi ja selle rakendamise omadusi. Rakendades konkreetseid meetmeid rakendada juhtimise uuendusi valdkonnas dokumendihalduse, eeldatakse, et tuleb arvesse võtta suhteid peamised komponendid infohalduse.

Innovatsiooni arenguetapp hõlmab tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks vajaliku ajavahemiku ja asjakohaste muudatuste tegemise ajavahemikku. Selles etapis väga oluline on töötajate tegevuse jälgimine (näiteks nõuete täitmiseks töötehnoloogia nõuetele ettevõtte dokumendihaldussüsteemis). On oluline, et implanteeritud dokumendi voolutehnoloogiat kasutatakse iga päev ja eelmise töökorraldusse naasmise võimalus (näiteks käsitsi kirjutatud registreerimissõnade läbiviimine, dokumentide mitmekordne registreerimine jne). Siin vajate töötajate ülevaatamist või koolitust, metoodiliste materjalide koostamist (tehnoloogilisi skeeme, süsteemi kasutajate ja administraatorite käsiraamatuid jne).

Samuti on oluline pöörata tähelepanu innovatsiooni säilitamisele ja parandamisele. Mõnikord pärast mõnda aega pärast innovatsiooni tutvustamist on üritanud pöörduda tagasi varasemate tööviise juurde (mitte üldse, sest uue uue ebatõhususe tõttu). Ülesanne selles etapis on vältida selle stabiliseerida ja säilitada uuendusi, samuti otsustada, kas ei ole vaja täiendada või tugevdada ühe innovatsiooni teistele

Seega võib kahekordse automatiseerimise süsteemi kasutuselevõtu ja arendamise etappidel olla uue ja uue ja uue samaaegse kooseksisteerimise periood vanad tehnoloogiad (Nendes organisatsioonide organisatsioon, mis ei ole veel ühendatud süsteemiga). "Kes võidab?" - Selle etapi tulemus sõltub mitmete organisatsiooniliste küsimuste lahendamisest, sealhulgas vajaliku regulatiivse ja metoodilise aluse moodustamisest. Nendel tingimustel lahendatakse personali vastavusseviimine süsteemi tugiteenuse korraldamise küsimustes, selle haldamine. Määratakse kasutajate ühendamise ja süsteemi kasutamise korra määratakse teabe kaitse probleemid lahendatakse.

Innovatsiooniprotsessi igas etapis laieneb osavõtjate ring. Näiteks suures organisatsioonis võib ulatusliku kahe automatiseerimissüsteemi kasutuselevõtt kanda süsteemi esimese süsteemi järkjärgulise ühenduse iseloomu ja seejärel ülejäänud struktuuriüksusi, millel on kasutajate arvu vastav suurenemine. On selge, et automatiseeritud süsteemi maksimaalne toime kogu organisatsiooni dokumendi voolu, mis saavutatakse ainult siis, kui kõik planeeritud üksused on ühendatud.

Oluline on meeles pidada, et innovatsiooniprotsessi osalejaid võib algatada juhtimisinnovatsiooni toetuseks (meie puhul ettevõttesüsteem Dokumendihalduse automatiseerimine) ja selle edu vastu. Ettevõtte dokumentide haldamise tehnoloogia kasutuselevõtt, mis paneb töötajatele uusi nõudeid süsteemi kasutajatena (sealhulgas nende kvalifikatsiooni) ja võimaldades neil hinnata nende tööd üldiste positsioonidega, viitab selliste suure uuenduste ja muutuste arvule, mis võivad põhjustada erinevaid reaktsioone Innovatsioon.

Uute tehnoloogiate kasutuselevõtu probleeme ei vähendata ainult nn psühholoogilise barjääri suhtes ning hõlmavad organisatsiooni töötajate huvide valdkonda (majanduslik, sotsiaalne). Kui töötaja soovitab, et sissejuhatud innovatsioon vähendab või üldse vähendab või üldse võimatuks rahuldada mõningaid selle vajadusi, räägib ta innovatsiooni vastu. Mõnikord võivad üksikud töötajad innovatsiooni vastu tahtlikult rääkida, et suurendada nende mõju ülejäänudle.

Seega on vaja arvesse võtta mõju ja kollektiivseid ja individuaalseid huve.

Sellest seisukohast on oluline, et töötajad mõistaksid, et nende kasu kasutuselevõtu ja mitteametluse uuenduste tagasilükkamise kasutamata jätmise eeliseid ületada eeliseid endise töökorralduse säilitamise eeliseid.

CCD rakendamisel avalduvad ka ettevõtte kultuuriga seotud aspektid. Näiteks, kui organisatsiooni liikmed pikka aega keskenduti olemasoleva töökorralduse säilitamisele ja peatamise vastuvõtlikule ja soovile parandada kvalifikatsiooni parandamist, ei olnud ettevõtte kultuuri ja juhtimisprioriteetide tunnusjoon, siis võivad juhtimisprobleemid tekitada uuendused.

Iseloomulik ray võimalikud põhjused Põhjalike Dow automaatika süsteemi kasutuselevõtu takistused on tuntud töö M. Satton, mis sisaldavad erinevaid vastuolusid: vastuolu, otsustamatus, usaldamatus, ebaparatiivsus, diagonaal, anorganiseerimine, ebakindlus, funktsioonide mittetäitmine jne.

Põhjaliku automaatika süsteemi rakendamisel on oluline arvestada, et suhtumine kasutuselevõtu uuendustesse sõltub suuresti järgmistest omadustest:

o. suhteline kasumlikkus (Mis puudutab kavandatavat uuendustegevust sotsiaal-majanduslikus plaanis kasumlikum kui olemasoleva töökorralduse, mis aitab kaasa organisatsiooni eesmärkide rakendamisele);

o. Ühilduvus(Niipalju kui see innovatsioon on ühilduv töötajate seisukohtade ja kogemustega - see sõltub sellest raskem või lihtsam, see tajutakse);

o. raskused(Kui raske on mõista, töötada ja kohandada kavandatud innovatsiooni);

o. etapp(Innovations, mida saab rakendada etappide või eksperimentaalse kontrolli on parem tajutud).

Organisatsioonist teabetoetus, Formaalne ja mitteametlik side töötajate vahel innovatsiooni kasutuselevõtu vahel sõltub suuresti selle edukust. Süsteemi rakendamisel on oluline anda töötajatele teavet uue tehnoloogia eeliste kohta (organisatsiooni, jagunemise, individuaalse töötaja) eeliste kohta, kaaluda koolitussüsteemi ja kirjeldada rakendamise etappe.

Töötajad võivad olla psühholoogiliselt raske kiiresti kohaneda uue tehnoloogiaga, eriti kui samal ajal on tavalise töökorralduste arv palju muutusi. Seetõttu suuremat uudsust on kehtestatud süsteem, seda hoolikamalt on vaja seotud personali kaasamisega selle rakendamise protsessis, selgitades süsteemi uusi võimalusi ja ületada psühholoogilist takistust töötajate osast. On vaja planeerida aega, mis on vajalik töötajate tutvustamiseks ja seejärel uue töötehnoloogia arendamise kestus. Sensidus koos sissejuhatusega loob raskusi, mis on seotud asjaoluga, et organisatsiooni töötajad ei saa kohe kohaneda paljude muutustega. Ülemäärane edasilükkamine See protsess võib oluliselt vähendada innovatsiooni mõju ja isegi põhjustada pettumust selles. Võttes arvesse neid asjaolusid, on oluline rakendamisel tervikliku Dow automaatika süsteemi arendada ja heaks kiita juht organisatsiooni, ajakava ühendamise üksuste.

Dokumendihalduse automatiseerimise süsteemi rakendamise edu, mille eesmärk on tagada organisatsiooni toimimine terviku toimimine sõltub organisatsiooniliste küsimuste lahendamise sügavusest ja õigeaegsusest vastavates juhtimistasandites. Põhilist rolli mängitakse süsteemi rakendamise toetamisega organisatsiooni juhtimisega (esimese isiku põhimõte "). Sellise toetuse puudumisel ei ole süsteem kõigis rajoonides tõenäoliselt rakendatud. Süsteemi rakendamise protsessi viivitamatult reguleerida, võib osutuda vajalikuks luua püsiv organ (näiteks komisjon või töögrupp Rakendamise erinevate aspektide eest vastutavate osakondade esindajatelt - organisatsiooniline, tehnoloogiline, tarkvara ja tehniline, personali, samuti teabe kaitsmine). Dow Service ülesanded hõlmavad kardinaalsete tehnoloogiliste küsimuste lahendamist, koordineerides ühikute huve süsteemi kasutajatena, vajalike regulatiivsete dokumentide koostamist, dokumentide klassifikatsiooni väljatöötamist ja süsteemi võrdlusraamatute säilitamist .

Põhjaliku süsteemi rakendamisel süsteemi kasutajate arvu automatiseerimise ja laiendamise automatiseerimiseks võib uute üksuste ühendamiseks kasulikud järgmised lähenemisviisid:

o alustades kõige psühholoogiliselt valmis ja kvalifitseeritud töötajad, kes kasutavad oma näite, kogemusi ja oskusi teiste töötajate omandamise ajal;

o Rakendada uut tehnoloogiat peamiselt üksustes, kus kõige ilmsem kiireloomuline vajadus ja rakendamise mõju on kõige ilmsem.

Oluline on märkida, et kaasaegsetes tingimustes on ebatõenäoline, et suurte organisatsioonide multifunktsionaalne automatiseeritud süsteem oleks võimalik kohe rakendada. Seasem on selle järk-järgult selle järkjärgulise arengu võimalus. Vastasel juhul võib süsteemi arendamine ja rakendamine pikendada pikka aega ja esialgsed nõuded võivad isegi vananenud.

Iga nende etappide puhul saab tööd teha dokumendihalduse tehnoloogia parandamise kohta (nii traditsioonilised kui ka automatiseeritud), st Rakenda uuenduste muutmist.

Nii traditsiooniline (paber) ja automatiseeritud dokumendihaldus nõuab pidevat tähelepanu oma optimeerimise küsimustele, võttes arvesse:

o Mis juhtub juhtimise organisatsioonilise struktuuri muutused, vajadust traditsiooniliste ja automatiseeritud tehnoloogiate liideldamise järele;

o organisatsiooniliste ja metoodiliste suuniste andmine ja kehtestatud tööprotseduuride järgimise järelevalve;

o süsteemi arendamine ja selle individuaalsete funktsioonide parandamine, võttes arvesse uusi tarkvara ja tehnilisi võimalusi.

Seetõttu ei ole infohalduse probleemid ammendatud ja pärast vastava arvutisüsteemi kasutuselevõttu.

Üks tervikliku organisatsiooni juhtimissüsteemi rakendamise vahendit, oma sisemiste äriprotsesside optimeerimise optimeerimist on dokumentatsiooni juhtimise juhtimise automatiseerimine, mis võimaldab tuvastada konkurente nii operatiiv- kui ka strateegiliste otsuste vastuvõtmisel. Juhtimisdokumentide toetuse tõhusust mõjutab suures osas juhtimisprotsesside edu. Selle tulemusena on vaja parandada vorme ja meetodeid töötamise dokumentidega.

All automatiseerimine

laiemas mõttes tähendab see automaatsete seadmete kasutamist määratud programm ja osaliselt või täielikult asendades isiku tegevusvaldkonnas.

All dokumentatsiooni haldamise automaatika süsteem

(Dou)

te peaksite mõistma iga automatiseeritud süsteemi, mille eesmärk on lahendada dokumenteerimise ülesanded, dokumentide töökorraldus ja dokumendihaldus, olenemata automatiseerimise objektist, kas tegemist on riigiasutuse, kommertspanga, äriühingu või mõne muu organisatsiooniga riigiasutus. Oluline on, et juhtkond selles organisatsioonis viiakse läbi vastavalt regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide nõuetele.

Võite esile kolme peamise dou automaatika süsteemi rakendamise meetod

) Arendamine algsüsteem Dou süsteemi automatiseerimine;

) Tüüpilise dou automatiseerimissüsteemi paigaldamine;

) Konfigureerige instrumentaalsete instrumentaalsete automaatika tööriistade seadistamine.

Arengu algse automatiseerimissüsteemi Dow eeldab programmeerijate juhtimist ja automatiseeritud süsteemi "kriimustust" konkreetse organisatsiooni jaoks. Samal ajal on selle organisatsiooni omadused maksimaalselt arvesse võetud. uus süsteem Mugav kasutada. Tõsi, programmeerimise protsess sel juhul on mitmeid puudusi. See on pikk ja teedel ning tal on ka kalduvus kaotada käitlemise, sest selle tõttu, mis on palju aega ja raha veetnud, võib leida, et arenenud süsteem ei vasta seadetele ja peate alustama kõike algusest peale.

Standardse automaatika süsteemi paigaldamine Dou on selles mõttes esialgse süsteemi arendamise vastand. Ettevõtted - Automatiseerimissüsteemide tootjad Dou Dou arendada tüüpiline tarkvaratootedMis minimaalse kohanemisega saab kasutada erinevates organisatsioonides. Sellised süsteemid rakendavad mõningaid ühiseid toiminguid dokumentide, odava ja rakendatud minimaalse aja jooksul. Tundub, et väga mugav lähenemine, kuid tal on ka oma puudusi. Fakt on see, et kuigi nõuded organisatsiooni Dow kogu Valgevene Vabariigi on sama, nad on väga suurendatud ja rakendamise meetodeid varieeruda oluliselt. Sellega seoses on vaja laiendada funktsioone, mis ei ole mudeli süsteemis lihtne ja sageli ei ole võimalik teha.

Tööriistade tööriistade seadistamine Dow on vahepealne valik Ülaltoodud ülesande lahendamise meetodi vahel. Ühest küljest selle meetodi kohaselt rakendab mõnda tüüpilist süsteemi konkreetset funktsioone (teisel juhul) ja teisel juhul põhinevad see tööstuslikele instrumentaalsetele tööriistadele, mida saab kasutada selle kohandamiseks a konkreetne organisatsioon. Selline kohandamine võimaldab teil kaaluda konkreetse organisatsiooni omadusi (nagu esimesel juhul).

Automaatsete töötlemistehnoloogiate rakendamise etapid dokumente loomine, kasutamine, kasutamine ja salvestamine. Nende tehnoloogiate areng ja nende mõju dokumentatsiooniprotsessidele. Teabe uute meediate (masinaloetatavate dokumentide, elektrooniliste dokumentide, elektrooniliste dokumentide, elektrooniliste dokumentide) õppimise funktsioonide uurimine.

Üleriigilise süsteemi loomine teabe kogumiseks ja töötlemiseks teabe raamatupidamise, planeerimise ja juhtimise kohta (OAHAS), automatiseeritud tööstuse juhtimissüsteemid (ACS). Tüüpiline dokumentaaltoe juhtimise süsteem (TSO). Automatiseeritud teabe otsimise süsteemide loomine raamatupidamis- ja statistilise dokumentatsiooni, automatiseeritud dokumendid dokumentide täitmise jälgimiseks (Askid).

Teema 2. Regulatiivne ja regulatiivne ja metoodiline baas, reguleerivad probleemid rakendamise ja kasutamise infotehnoloogia Dou. Rahvusvahelised ja riiklikud standardid.

Rahvusvahelised õigusaktid. Okinawan Grontalleri infoühiskonna harta alates 2003. aasta tippkohtumise deklaratsioonist infoühiskonna küsimustes alates 2003. aastast (muutuste ja täiendustega). Rahvusvahelised õigusaktid.

Venemaa Föderatsiooni seadusandlikud ja regulatiivsed aktid. Vene Föderatsiooni seadus 6. aprill 2011 nr 63-FZ "elektroonilise allkirja". Vene Föderatsiooni seadus 27. juuli 2006 nr 149-FZ "teabe-, infotehnoloogia ja teabe kaitse". Vene Föderatsiooni koodid.

Resolutsioonid ja tellimused Vene Föderatsiooni, föderaalse ja piirkondlike programmide, mõistete. Venemaa Föderatsiooni valitsuse määrus 06. septembril 2012 nr 890 "Elektroonilise dokumendihalduse parandamise meetmete kohta riigiasutustes". RESOLUTSIOON valitsuse Vene Föderatsiooni 22. september 2009 nr 754 "eeskirjade heakskiitmise eeskirjadevahelise elektroonilise dokumendi jooksva süsteemi". Vene Föderatsiooni valitsuse otsus 7. septembri 2011. aasta septembri nr 751 "muudatuste muutmise kohta tootmise projektis Federal Executive Offices". Venemaa Föderatsiooni valitsuse dekreet 15. juuni 2009. aasta nr 477 "Bederal täitevasutuste ametiasutuste heakskiitmise kohta". Venemaa Föderatsiooni valitsuse määrus 25. detsembril 2007 nr 931 "Mõningate meetmete kohta, et tagada kohalike omavalitsuste asutuste ja organite teabevahetus kodanikele ja organisatsioonidele avalike teenuste osutamisel." Vene Föderatsiooni valitsuse määrus 28. jaanuaril 2002 nr 65 "Föderaalse Sihtprogrammi" Elektrooniline Venemaa (2002-2010) "(muutustega ja täiendatud 15. augustil 2006). Venemaa Föderatsiooni valitsuse määrus, 20. oktoober 2010 nr 1815 "Vene Föderatsiooni riiklik programm" Infoühiskond (2011-2020) ". Vene Föderatsiooni valitsuse määrus 17. detsembril 2010 nr 2299-P ", mis on seotud föderaalsete täitevorganite ja föderaalsete eelarve institutsioonide ülemineku kava tasuta tarkvara kasutamiseks". Venemaa Föderatsiooni valitsuse määrus 12. veebruar

2011 nr 176-R "Föderaalsete täitevorganite ülemineku tegevuskava heakskiitmise kohta paberivaba dokumendihaldusest sisemiste tegevuste korraldamisel." Venemaa Föderatsiooni valitsuse määrus 6. mai 2008 nr 632-P "Venemaa e-valitsuse föderatsiooni moodustamise kontseptsiooni kinnitamisel kuni 2010. aastani." Vene Föderatsiooni valitsuse määrus 17. juuli 2006 nr 1024-R "piirkondliku infortatsiooni kontseptsioonile kuni 2010. aastani". Venemaa Föderatsiooni valitsuse määrus 27. septembri 2004. aasta nr 1244-p "kasutamise mõiste infotehnoloogiad Föderaalvalitsusorganite tegevuses kuni 2010. aastani.

Venemaa Föderatsiooni infoühiskonna arendamise strateegia (heaks kiitnud Vene Föderatsiooni president V. Putin 7. veebruaril 2008, nr PR-212).

Venemaa Föderatsiooni presidendi kohase infoturbe nõukogu.

Reguleerivad dokumendid ja standardid. GOST 34.03-90. "Infotehnoloogia. Automaatse süsteemide standardite kogum: Automatiseeritud süsteemid: Tingimused ja mõisted ", GOST 34.601-90. "Infotehnoloogia. Automatiseeritud süsteemide keerulised standardid: automatiseeritud süsteemid: loomise etapid. Rahvusvaheliste ISO standardite alusel välja töötatud riiklikud standardid (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. Dokumendihaldus. Üldnõuded"; GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. Dokumentide haldamise protsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1 . Põhimõtted "), GOST R ISO / IEC 26300-2010" Infotehnoloogia. Office'i rakenduste (OpenDocumendi) v. 1.0 jne.

Rahvusvahelised standardid ISO ja IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO seeria 30300, IEC 82045 jne); MoReq 2, MoReq 10 jne