Ketika Anda membuka buku baru, semua sel di dalamnya memiliki ukuran default. Anda memiliki kemampuan untuk mengubah sel, memasukkan, dan menghapus kolom, string, dan sel, jika perlu.

Dalam pelajaran ini, Anda akan belajar cara mengubah ketinggian baris dan lebar kolom, menyisipkan dan menghapus string dan kolom, mentransfer teks di sel dan menggabungkan sel.

Bekerja dengan baris, kolom, dan sel

Secara default, setiap string dan setiap kolom buku baru memiliki hal yang sama tinggi dan lebar. Excel memungkinkan Anda untuk mengubah lebar kolom dan ketinggian string dengan cara yang berbeda.

Untuk mengubah lebar kolom:

Jika tanda-tanda (#######) ditampilkan dalam sel, ini berarti bahwa kolom tidak cukup lebar untuk menampilkan konten sel. Cukup tingkatkan lebar kolom untuk menampilkan konten sel.

Untuk mengatur nilai persis dari lebar kolom:

Pilih otomasi lebar kolom dari daftar drop-down format perintah, dan Excel akan secara otomatis memilih lebar setiap kolom yang dipilih sesuai dengan teks yang dimasukkan.

Untuk mengubah ketinggian string:

Untuk mengatur nilai tinggi baris yang tepat:

Pilih baris garis-garis dari daftar drop-down perintah format, dan Excel akan secara otomatis memilih ketinggian setiap string yang dipilih sesuai dengan teks yang dimasukkan.

Untuk memasukkan baris:

Ketika Anda memasukkan baris baru, kolom atau sel, di dekat sel yang dimasukkan dapat melihat tombol Masukkan parameter. Tombol ini memungkinkan Anda untuk memilih seberapa Excel memformatnya. Secara default, format Excel memasukkan string atau kolom serta sel-sel dalam baris di atas yang dimasukkan. Untuk mendapatkan akses ke lebih Parameter, mouse di atas tombol Sisipkan Parameter dan klik pada panah drop-down.

Untuk memasukkan kolom:

Secara default, Excel memformat kolom yang dimasukkan serta kolom di sebelah kiri mereka. Untuk mengakses lebih banyak opsi, mouse di atas tombol Parameter Penyisipan dan klik pada panah drop-down.

Ketika Anda memasukkan string atau kolom, pastikan untuk memilih string atau kolom dengan klik pada header, yaitu, semua sel mereka disorot. Jika Anda mengalokasikan hanya sel, hanya satu sel baru yang akan dimasukkan.

Untuk menghapus garis:

Untuk menghapus kolom:

Mentransfer kombinasi teks dan sel

Jika sel mengandung lebih banyak teks daripada yang dapat ditampilkan, Anda dapat memilih opsi transfer teks dalam sel atau menggabungkan sel dengan berdekatan kosong. Transfer teks Memaksa teks untuk ditampilkan dalam sel dalam beberapa baris. Menggabungkan sel Menghubungkan sel-sel tetangga menjadi satu.

Untuk mengatur transfer teks:

Jika Anda berubah pikiran untuk mentransfer teks, cukup klik pada tombol perintah transfer teks lagi.

Untuk menggabungkan perintah sel menggunakan perintah "gabungkan dan tempatkan di tengah":

Jika Anda berubah pikiran untuk menggabungkan sel, sekali lagi klik pada tim untuk menggabungkan dan menempatkan di tengah.

Untuk mengakses parameter serikat:

Klik pada panah menu drop-down dari perintah "Combine and Place the Center" pada tab Beranda. Menu drop-down muncul.

• Gabungkan dan tempatkan di tengah: Menggabungkan sel yang dipilih dan menempatkan teks ke tengah.
• Kombinasikan dengan garis: Menggabungkan setiap baris sel yang dipilih menjadi sel-sel besar. Perintah ini berguna ketika Anda menggabungkan konten banyak sel dalam baris, tetapi tidak ingin membuat satu sel besar.
• Gabungkan sel: Menggabungkan sel yang dipilih menjadi satu.
• Batalkan Asosiasi Sel: Membatalkan persatuan sel-sel yang dipilih.

Praktek!

1. Buka excel yang ada Buku 2010.
2. Ubah ukuran kolom.
3. Ubah ukuran string dalam 46 piksel.
4. Masukkan kolom antara kolom A dan B.
5. Masukkan string di antara baris 3 dan 4.
6. Lepaskan kolom atau string.
7. Cobalah untuk menggabungkan beberapa sel.

Untuk apa pun, tidak hanya elektronik, tinggi meja dan lebar sel adalah salah satu pertanyaan dasar. Apa yang Anda berdiri, misalnya, berbagai bentuk terpadu yang sering diimplementasikan oleh alat Excel. Dari artikel ini Anda akan belajar tentang cara mengatur ukuran elemen spreadsheets. (baris, kolom, sel).

Pertimbangkan beberapa opsi:

• konfigurasi manual perbatasan;
• atribusi otomatis tergantung pada apa yang diperkenalkan ke dalam sel;
• tugas ukuran yang akurat dalam unit pengukuran yang dipilih;
• penggunaan clipboard;
• kombinasikan sel sebagai cara untuk mengubah ukuran.

Kasus pertama adalah yang paling umum. Saat memasang kursor mouse antara nama kolom atau nomor string, itu mengubah formulir pada panah dua arah, ujung yang menunjukkan, di mana Anda dapat mengubah ukuran elemen.

Opsi kedua paling cocok untuk situasi di mana Anda perlu membuat ukuran baris atau kolom minimal valid. Algoritma Tindakan Pengguna:

• pilih elemen atau beberapa elemen tabel untuk dimensi diinstal;
• di tab utama. Perluas daftar dari tim Format dan pilih perintah yang sesuai otomotif.

Hasil pembuatan film dari lebar kolom dapat dilihat pada gambar.

Untuk berbagai tabel standar, penting untuk menetapkan dimensi elemen yang pasti. Dalam hal ini, pertama-tama Anda perlu memutuskan satuan pengukuran. Ukuran default pada. lembar Excel. Diatur dalam inci. Anda dapat mengubah pengaturan ini di bagian Selain itu Tim. Parameter Di tab Mengajukan.

Perubahan dimasukkan secara visual dalam mode. Tata letak halaman (pada tab Melihat Temukan perintah yang sesuai). Aturan dengan tanda di unit yang dipilih, seperti sentimeter menjadi terlihat. Selanjutnya, pilih elemen khusus (kolom atau string) dan atur ukuran elemen (dalam contoh kolom ini) menggunakan perintah yang sesuai di menu tombol Format.

Jika Anda membutuhkan dua ukuran elemen yang identik, Anda dapat menggunakan sisipan khusus. Untuk melakukan ini, pertama-tama Anda perlu menyalin elemen sampel. Kemudian sorot item tempat pengaturan pemformatan harus diterapkan (termasuk ukuran) dan pilih Insert khusus Dalam opsi tim MemasukkanLebih lanjut di kotak dialog - Lebar kolom..

Ini sering terjadi tugas untuk mengubah ukuran hanya satu sel. Dimungkinkan dalam Word, tetapi tidak mungkin di Excel, jadi Anda harus menggunakan manuver bypass, yaitu ke asosiasi sel. Ini dapat diilustrasikan dengan contoh bentuk terpadu. Pertama, lebar 1 mm dipasang untuk semua kolom, dan kemudian sejumlah sel dialokasikan dalam garis yang diinginkan dan dikombinasikan dengan tombol. Menggabungkan dan meletakkan di tengah.

Kombinasi dari semua ukuran perubahan ukuran memungkinkan Anda membuat tabel kompleks, sambil mempertahankan semua keunggulan otomatisasi komputasi di Excel.

Cukup sering, isi sel dalam tabel tidak sesuai dengan batas-batas yang diinstal secara default. Dalam hal ini, pertanyaan ekspansi mereka menjadi relevan agar semua informasi cocok dan terlihat pada pengguna. Mari kita cari tahu metode apa yang dapat dilakukan prosedur ini di Excele.

Ada beberapa opsi yang memanjang sel. Beberapa dari mereka termasuk secara manual membantah batas, dan menggunakan orang lain yang dapat Anda konfigurasi eksekusi otomatis Prosedur ini, tergantung pada panjang konten.

Metode 1: Perbatasan penyeret sederhana

Pilihan termudah dan intuitif untuk meningkatkan ukuran sel adalah menyeret batas secara manual. Ini dapat dilakukan pada skala baris dan kolom vertikal dan horizontal.

Perhatian! Jika pada skala koordinat horizontal Anda mengatur kursor ke batas kiri kolom yang dapat diperluas, dan pada vertikal ke batas atas garis, melakukan prosedur untuk menarik, maka ukuran sel-sel target tidak akan meningkat. Mereka hanya mengesampingkan karena perubahan besarnya elemen lembaran lainnya.

Metode 2: Ekspansi beberapa kolom dan baris

Ada juga opsi untuk memperpanjang beberapa kolom atau baris pada saat yang sama.

Metode 3: Input ukuran manual melalui menu konteks

Anda juga dapat memproduksi input manual Ukuran sel-sel diukur dalam nilai numerik. Secara default, ketinggian memiliki ukuran 12,75 unit, dan lebarnya 8,43 unit. Anda dapat memaksimalkan hingga 409 poin, dan lebar hingga 255.

Metode serupa dilakukan perubahan garis.

Manipulasi di atas memungkinkan Anda untuk meningkatkan lebar dan tinggi sel dalam satuan pengukuran.

Metode 4: Masukkan ukuran sel melalui tombol pada pita

Selain itu, dimungkinkan untuk mengatur ukuran sel yang ditentukan melalui tombol pita.

Metode 5: Meningkatkan ukuran semua lembar atau buku

Ada situasi ketika Anda perlu menambah semua sel lembaran atau bahkan buku. Katakan bagaimana melakukannya.

Tindakan serupa menghasilkan untuk meningkatkan ukuran sel seluruh buku. Hanya untuk menyoroti semua lembar, kami menggunakan penerimaan lain.

Metode 6: Lebar

Metode ini tidak dapat disebut peningkatan penuh dalam ukuran sel, tetapi, bagaimanapun, itu juga membantu untuk sepenuhnya menyesuaikan teks ke dalam batas yang tersedia. Ketika dibantu, penurunan otomatis simbol teks adalah agar sesuai dengan sel. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa ukurannya relatif terhadap teks meningkat.

Setelah tindakan ini, tidak peduli berapa lama perekamannya, tetapi itu akan cocok dengan sel. Benar, Anda perlu mempertimbangkan bahwa jika ada terlalu banyak karakter dalam elemen lembar, dan pengguna tidak akan memperluasnya dengan salah satu dari cara sebelumnyaEntri ini bisa sangat kecil, sampai ke yang tidak dapat dibaca. Oleh karena itu, mereka dapat puas dengan versi yang diberikan untuk memastikan data ke dalam batas, tidak dalam semua kasus dapat diterima. Selain itu, harus dikatakan bahwa metode ini hanya berfungsi dengan teks, tetapi tidak dengan nilai numerik.

Seperti yang kita lihat, ada sejumlah cara untuk meningkatkan ukuran sel individu dan seluruh kelompok, hingga peningkatan semua elemen atau buku lembar. Setiap pengguna dapat memilih opsi yang paling nyaman untuk melakukan prosedur ini dalam kondisi tertentu. Selain itu, ada cara tambahan untuk mengakomodasi konten ke batas sel menggunakan lebar lebar. Benar, metode terakhir memiliki sejumlah batasan.

Untuk perubahan lebar satu kolom Anda perlu mengarahkan kursor pada garis antara nama-nama kolom. Kursor mengambil bentuk panah dua arah. Menggunakan tombol kiri mouse, Anda dapat memperbesar / mengurangi lebar kolom: Saat mengubah kursor "klik" pada tombol kiri Tikus dan, memegang, tarik ke kiri atau kanan untuk menambah atau mengurangi lebar kolom. Ketika perubahan lebar di sebelah kursor muncul petunjuk tentang nilai lebar kolom.

Oleh karena itu, setiap kali kita memasukkan tabel baru, terlepas dari metode yang dipilih, tabel yang sedang dibuat akan mempertahankan dimensi ini. Di kotak dialog "Properti Tabel", pada tab Tabel, ada tombol "Parameter" untuk membuka kotak dialog Pengaturan Tabel.

Ada di pintu masuk contoh yang baik ini. Di sini kita dapat menghapus centang pada kotak centang default. Secara otomatis menyesuaikan ukuran konten. Saya harap Anda menikmatinya, dan itu berguna. Jika demikian, ikuti blog dan bagikan di antara kontak Anda. Label segmen data menerapkan filter dengan detail, sehingga mudah untuk memahami data yang ditampilkan dan difilter dalam tabel.

Lebar kolom dapat diubah dan cara lain. Jika Anda mengklik kanan pada nama kolom, menu konteks akan muncul di mana Anda ingin memilih item. Lebar kolom . Sebuah jendela akan muncul untuk memasukkan nilai lebar kolom. Kami memasukkan jumlah dan klik baik .

Masukkan segmentasi data.

Anda juga dapat mengklik tab Sisipkan, dan kemudian klik "Segmentasi Data". Kotak dialog Sisipkan Data muncul. Ini mencantumkan semua header kolom di tabel. Sekarang mereka dapat dipindahkan ke tempat lain pada selembar atau perubahan sesuai kebutuhan.

Filter Segmen Data

• Klik pada sel apa pun di tabel.
• Segmentasi data juga berfungsi dengan tabel konsolidasi.
• Klik tab Desain.
• Klik tombol "Sisipkan Segmen Data".
• Pilih kolom yang ingin Anda gunakan sebagai segmen.
• Segmentasi data terpisah ditugaskan untuk setiap kolom yang dipilih.
• Segmentasi ditampilkan pada selembar.

Setelah membuat segmentasi data, ditampilkan pada lembar kerja di sepanjang seluruh tabel.

Demikian pula, Anda dapat mengubah ketinggian string, hanya Anda harus mengklik tombol mouse di sepanjang nama baris.

• Mengubah lebar beberapa kolom (tinggi beberapa baris)

Hal ini diperlukan (untuk menyorotnya diperlukan dengan mengklik nama mereka) dan mengubah lebar salah satu dari mereka dalam salah satu cara yang ditunjukkan pada paragraf pertama. Dengan demikian, lebar semua kolom yang dipilih akan berubah. Demikian pula, ketinggian beberapa baris berubah.

Hapus dan Hapus Segmentasi Data

Segmentasi akan tumpang tindih satu sama lain jika ada beberapa dari mereka. Cukup klik pada nilai lagi untuk berhenti memfilter data yang dipilih. Jendela akan dibagi menjadi empat panel, menempatkan batang pemisahan di atas dan dibiarkan dari sel yang dipilih.

• Pilih nilai yang ingin Anda nyalakan dalam filter.
• Tabel disaring untuk hanya menampilkan nilai yang dipilih.
• Klik tombol Hapus Filter.
• Semua filter dihapus, tetapi segmentasi data tetap pada lembar kerja.
• Pilih "Hapus Nama Filter".
• Label: Klik Segmentasi dan tekan tombol Hapus.
• Pada tab Lihat, di grup "Window", klik tombol "Divide".

Masing-masing dari empat panel sekarang memiliki lumbung gulir horizontal dan vertikal yang dapat Anda gunakan untuk memindahkan area yang ditampilkan.

• Mengubah lebar semua kolom lembar (tinggi semua baris)

Untuk mengubah lebar semua kolom lembar, Anda perlu menyorot semua sel dengan mengklik persegi panjang di antara nama kolom A. dan baris 1., dan ubah lebar salah satu dari mereka. Kolom yang tersisa akan mengubah lebar secara otomatis. Demikian pula, ketika mengubah ketinggian semua garis.

Anda juga dapat mengklik sel apa pun di salah satu panel dan gulir melalui cara lain. Istilah dinamis biasanya digunakan untuk menentukan bahwa perintah dilakukan menggunakan mouse tanpa menekan tombol perintah pada pita. Jika kita ingin secara dinamis dan horizontal, temukan tombol persegi panjang kecil, yang ditampilkan tepat di atas panah atas dari bilah gulir vertikal. Tekan dan seret dari persegi panjang kecil ini di mana panel pemisahan horizontal akan ditampilkan, yang akan membagi jendela Anda menjadi dua panel. Tekan dan seret dari persegi panjang kecil ini yang akan menampilkan panel pemisahan vertikal, yang akan membagi jendela Anda menjadi dua panel. Metode ini jauh lebih menarik, karena kita sekarang menekan, kita bergeser dan beralih ke tab "Lihat".

• Mengubah lebar kolom konten

Jika teks tidak sesuai dengan sel dan tumpang tindih dengan sel-sel tetangga, Anda dapat meningkatkan lebar kolom sehingga teksnya pas. Untuk melakukan ini, sudah cukup untuk membawa kursor ke perbatasan antara nama kolom di mana sel yang diinginkan Dengan teks, dan kolom terdekat di sebelah kanan dan dua kali dengan cepat mengklik tombol kiri mouse di perbatasan ini. Lebar kolom akan berubah secara otomatis.

Mengubah ukuran panel secara dinamis

Tentu saja, Anda dapat melakukan kedua gerakan untuk meninggalkan empat panel Anda dibagi menjadi empat panel. Jika kita mau, kita dapat mengubah ukuran area yang terpisah secara dinamis. Mouse di atas salah satu byte pemisah; Ketika bentuk kursor berubah, seperti yang ditunjukkan pada dua gambar berikut, tekan dan seret.

Untuk mengubah ukuran panel vertikal. . Setelah membuat tabel, Anda dapat mengubah ukuran baris dan kolom, mengubah tampilan mereka, menggabungkan atau membagi sel dan membuat tabel. Saat mengubah ketinggian atau lebar tabel, hanya string atau kolom di sebelah penangkapan yang dipilih akan diubah. Tabel akan mempertahankan tinggi dan lebar.

Alasan untuk meningkatkan volume file terletak pada format internal presentasi dokumen MS Excel. Dengan sendirinya, format ini misterius. Kami, tentu saja, kami tidak akan mempertimbangkannya secara rinci - bukan tugas akuntansi. Tetapi pada metode praktis memotong file di MS Excel, saya mengusulkan untuk menghentikan lebih banyak. Dalam kebanyakan kasus, teknik seperti itu memungkinkan tidak hanya untuk mengurangi volume ruang yang ditempati oleh dokumen Excel, tetapi juga mempercepat pemrosesan mereka. Dan ini adalah faktor penting ketika bekerja dengan basis data besar, yang dalam praktik akuntansi ditemukan secara harfiah pada setiap langkah. Mari kita mulai langsung dari spreadsheet.

Mengubah sel meja

Anda dapat memilih sel dengan mengklik di dalamnya. Tangkapan akan ditampilkan di tengah batas sel. Tekan sel lain untuk memindahkan pilihan ke dalamnya. Seret tangkapan sel untuk menambah atau mengurangi ukuran sel dan kolom atau stringnya.

Ketika Anda memilih sel, klik dua kali untuk mengedit teks sel. Anda juga dapat mulai mengetik jika sel disorot untuk mengganti konten saat ini. Untuk memilih lebih dari satu sel, klik dan seret kursor ke beberapa sel. Jika Anda mengklik sel dalam tabel saat tape aktif, tab Konteks Tape Tape akan muncul. Memasukkan dan Menghapus Baris dan Kolom Koneksi dan pemisahan Pemetaan Sel Gaya Sel Ubah penampilan sel-sel sel mengedit sel yang mengedit penyelarasan dan memblokir format data dan membuka kunci sel untuk mengedit blok, bidang, membuat dan mengedit gaya sel. Tabel dengan data eksternal. Dengan sel yang dipilih, Anda juga dapat mengklik kanan dan menggunakan parameter dalam menu konteks untuk memasukkan atau menghapus kolom dan baris, menggabungkan sel-sel yang berdekatan atau membuat perubahan lain.

Optimalkan lembar kerja

Jadi, sekarang tugas kami adalah mencari elemen mana dari lembar kerja MS Excel dapat meningkatkan ukuran file dan apa yang dapat dilakukan dalam situasi seperti itu. Untuk memulainya, kami akan bekerja dengan dokumen di mana hanya ada data dan formula yang dihitung. Saya memilih pangkalan sebagai contoh, fragmen yang ditunjukkan pada Gambar. 1. Di dalamnya, tepat 5.000 catatan, menyajikan dokumen di format Excel. 2003 dengan ekspansi "* .xls. " Basis berisi tujuh bidang, memakan waktu sekitar 367 KB - Saya mengusulkan angka ini untuk diingat. Sekarang kita melakukan ini:

Menyiapkan tampilan huruf kolom dan nomor baris

Default. editor Teks Di tempat menampilkan huruf-huruf kolom dan nomor baris ketika Anda memilih sel di tabel untuk mengeditnya. Untuk memasang latar belakang warna baru, pilih tabel, klik kanan dan pilih indikator "tabel warna" di menu konteks. Warna, ukuran dan gaya teks dan warna garis dikontrol menggunakan pengaturan header kolom dengan gaya tabel saat ini.

Memisahkan tabel di beberapa bagian

Anda dapat membagi tabel untuk sejumlah besar baris secara horizontal ke bagian utama dan sekunder. Pilih tabel dan gunakan bagian "Bagian Tables" dari palet "Properties" untuk memungkinkan pemisahan tabel. Tabel sekunder yang dihasilkan dapat diposisikan ke kanan, kiri atau di bawah tabel utama. Anda juga dapat menentukan tinggi dan jarak maksimum antara bagian-bagian tabel. Jika Anda mengatur "Posisi Manual" ke "Ya", Anda dapat menyeret tabel anak menggunakan pegangan Anda di tempat yang berbeda.

1. Menjadi di ujung meja. Tekan kombinasi "Ctrl + ↓ "(Pergi ke ujung lembar kerja). Dalam format MS Excel standar adalah string dengan angka 65536.

2. Dalam sel apa pun dari baris ini kami mengubah format. Misalnya, kami menyoroti sel dengan latar belakang kuning.

3. Simpan dokumen dan lihat tabel disk. Ukuran file telah meningkat, sekarang adalah 445 KB. Itu akan tampak sedikit. Namun, peningkatannya sekitar 21%.

Jika Anda telah mengumpulkan tabel elektronik sederhana, yang di ruang angkasa tampak besar, kadang-kadang alasannya dapat lebih mudah dan lebih mudah untuk menghapus apa yang Anda pikirkan. Ini dapat disebabkan oleh beberapa opsi yang tidak boleh diaktifkan bahkan dengan memformat yang menempati lebih banyak sel daripada yang harus. Tujuan dari artikel ini adalah untuk menunjukkan beberapa prosedur yang dapat membantu mengurangi ukuran selembar yang membutuhkan lebih banyak ruang daripada. Disarankan untuk membuat salinan file sebelum melanjutkan perubahan ini, karena jika sesuatu tidak seperti yang diharapkan, file sumber akan tetap utuh dan dapat dipulihkan sepenuhnya.

4. Hapus pemformatan dan simpan lagi file. Volume dokumen tidak berubah - Dia masih tetap lebih banyak sumber.

Penting! Saat menyimpan file Excel ingat tidak hanya benar-benar mengisi sel, tetapi juga kisaran yang sebelumnya digunakan. Saat membersihkan sel, Excel tidak mengecualikannya dari kisaran ini dan mengingat lebih banyak data dalam file, yang sebenarnya ada di dokumen.

Anda dapat menghapus pemformatan string yang tidak Anda gunakan, dengan cara yang sangat sederhana. Ketika Anda melakukan prosedur ini, kursor harus berhenti di posisi yang terakhir digunakan pada lembar. Kemudian pada tab Beranda, buka "Editing" dan buka kotak centang di sebelah penghapus. Setelah itu, pilih "Hapus Semua".

Untuk menghapus spreadsheet yang tidak digunakan, klik kanan tab spreadsheet ini dan pilih opsi Hapus. Ketika Anda menyimpan tabel konsolidasi, menghemat waktu, karena menyederhanakan organisasi dan generalisasi data kompleks dan analisis terperinci. Namun, ia menyimpan basis data yang digunakan, yang membutuhkan banyak ruang.

Sangat mudah untuk menyelesaikan masalah ini.

Dewan Hapus semua baris dan kolom yang tidak perlu (termasuk kosong!) Yang terletak di sebelah kanan dan dari bawah dari tabel, dan menghilang. Tabel akan lebih kompak.

Harap dicatat bahwa pemformatan yang kompleks dan beraneka warna, format bersyarat secara signifikan meningkatkan ukuran file. Sehingga file menempati lebih sedikit ruang, biarkan saja yang paling diperlukan. Format yang tidak perlu hapus. DI Excel 2010 lakukan ini:

Anda dapat menonaktifkan fitur ini di setiap tabel ini dengan mengklik kanan dan memilih opsi "Ringkasan Tabel". Kemudian buka tab Data dan hapus centang pada kotak centang "Simpan Sumber dengan file". Ketika Anda menyalin data dari Internet ke spreadsheet, banyak objek yang tidak digunakan dimuat, tetapi mereka ditimbang dalam spreadsheet. Kemudian pilih opsi objek dan konfirmasikan operasi.

Jika tidak ada objek, program ini menampilkan notifikasi di layar dengan informasi ini. Sebagai alternatif lain, mungkin ada spreadsheet tersembunyi dengan data. Untuk memeriksa ini, klik tab apa pun dan pilih "Tampilkan". Jika ada lembar tersembunyi, oleskan prosedur sebelumnya untuk membuatnya lebih bersih.

1. Sorot sel-sel sel.

2. Di rekaman "Rumah "(Gbr. 2) Klik" tombol "Bersih. "

3. Dari menu yang diusulkan, pilih opsi yang diinginkan " Format yang jelas"(Gbr. 2). Dalam sebuah program Excel 2003 untuk tujuan ini, Anda dapat menggunakan menu "Edit → Hapus → Format».

Ketika Anda membuka pohon direktori di sisi kiri layar ini, Anda akan melihat daftar lembar kerja. Layar baru akan terbuka, dan Anda harus pergi ke properti "terlihat". Prosedur ini tidak selalu memastikan solusi masalah, tetapi ini adalah konfigurasi kecil dalam banyak kasus yang bertanggung jawab atas pembebasan ruang, yang ditempati secara berlebihan.

Dengan meja atau meja siap untuk dicetak, pilih menu file. Buka opsi "Cetak". Dalam parameter yang akan ditampilkan, pilih bidang terakhir, yang secara default berarti "tidak ada penskalaan". Pilih "Instal semua kolom pada halaman" sehingga kolom tidak meringankan beberapa lembar kertas.

Kami menaruh nilai
Bukannya formula

Kedua faktor penting. Pengurangan dokumen adalah untuk mengganti formula dengan nilai-nilai mereka. Tentu saja, penerimaan ini tidak selalu memungkinkan. Namun demikian, dalam pekerjaan nyata sering ada situasi ketika pada titik tertentu rumus dalam tabel tidak lagi diperlukan. Tetapi mereka tetap, disimpan dengan dokumen. Dan tidak hanya mengambil ruang berlebih, tetapi juga memperlambat pemrosesan tabel. Untuk menyingkirkan formula yang tidak perlu, lakukan ini:

Ada parameter lain yang memungkinkan Anda membuat tabel yang cocok pada satu halaman. Pilih parameter ini sesuai dengan jumlah kolom dan string, karena tabel yang sangat besar dapat dibaca pada satu halaman. Cukup klik tombol "Potret Orientasi" dan ubah. Amati hasil pengaturan Anda dalam mode pratinjau. Jika Anda puas pratinjauKirimkan saja untuk mencetak.

Format halaman mengacu pada area komposisi Anda. Apakah kertas atau lembaran, ukuran adalah ukuran kertas Anda yang digunakan untuk dicetak. Orientasi mengacu pada tata letak "potret" atau "lanskap". Dalam bab. Anda dapat mengubah format dan orientasi halaman dan melihat perubahan Anda ke halaman "Pengaturan halaman" pada tab Parameter Halaman.

1. Pilih area tabel tempat Anda dapat menghapus formula.

2. Salin fragmen ke clipboard (kombinasi "Ctrl + C").

3. Tanpa menghapus pilihan, klik ikon ikon daftar drop-down »Menu utama program. Menu akan terbuka, seperti pada Gambar. 3.

Di bagian "cetak". Dengan memasang ukuran dan orientasi halaman dan kertas Anda secara terpisah, Anda dapat mengontrol lokasi halaman di atas kertas dan menghindari cetakan yang dipindahkan. Anda juga dapat membuat aliran darah dari tepi halaman dengan mencetak di atas kertas, yang lebih dari lagu Anda, dan kemudian memotongnya hingga ukuran yang diinginkan. Selain itu, Anda dapat mencetak beberapa halaman pada satu lembar.

Ukuran halaman, ukuran kertas atau orientasi halaman individu

Anda tidak dapat mengubah ukuran ukuran halaman, ukuran kertas atau orientasi halaman individual dalam publikasi multi-halaman. Untuk membuat publikasi multi-halaman yang berisi halaman terpisah yang berbeda, Anda harus membuat komposisi terpisah untuk setiap format, ukuran halaman, atau orientasi dan mengumpulkan publikasi yang dicetak secara manual.

4. Pilih opsi " Masukkan khusus ..." Jendela terbukaInsert khusus", Seperti pada Gambar. 4. B. Jendela insert khusus Excel 2003 dapat dibuka dengan perintah "Edit → Sisipkan Khusus».

5. Di jendela ini, atur tombol "Sisipkan" ke posisi "Nilai".

6. Klik "OK".

Sekarang simpan dokumen dan evaluasi jumlah file yang diterima. Tentunya akan menjadi kurang. Dan betapa sedikit lebih sedikit - tergantung pada jumlah formula yang disimpan di unit yang disorot. Tetapi bagaimanapun, pembaruan tabel sekarang akan terjadi lebih cepat. Untuk basis data besar, akselerasi seperti itu mungkin sangat nyata. By the way, penggantian nilai-nilai formula masuk akal untuk dilakukan untuk kedua alasan: Dalam hal ini, akan ada lebih sedikit masalah potensial dengan mengatasi sel dengan konversi tabel yang kompleks ke metode pemrosesan data.

Hapus Catatan

Di meja yang menantang, bahkan pengalaman akuntan yang luar biasa bisa bingung. Belum lagi situasi di mana dokumen tersebut sedang mengembangkan satu orang, dan yang lain akan menggunakannya. Oleh karena itu, gaya kerja yang baik di Excel menambahkan catatan untuk fragmen dokumen yang tidak jelas. Dan di sini, seperti yang mereka katakan, semuanya baik dalam jumlah sedang. Catatan tambahan juga terjadi, tanpa mereka meja akan lebih kompak. Untuk menghapus catatan, lakukan ini:

1. Buka dokumen, kami menemukan sel dengan catatan.

2. Klik pada tombol mouse kanan sel ini, menu konteks akan terbuka, seperti pada Gambar. lima.

3. Dari menu ini, pilih " Hapus Catatan».

Biasanya efek menghapus catatan kecil - jumlah informasi dalam komentar, sebagai aturan, tidak melebihi beberapa kilobyte. Tetapi ada pengecualian. Misalnya, ketika sel dengan catatan disalin ke area besar desktop. Dengan penyalinan seperti itu, bersama dengan isi sel asli, sebuah catatan akan digandakan. Dan, dengan demikian, jumlah total informasi dalam semua catatan dapat meningkat dalam puluhan dan ratusan kali.

Tabel ringkasan - salah satu penyebab paling umum dari peningkatan ukuran file di MS Excel. Di sini situasinya. Saat membuat tabel ringkasan, Excel menghasilkan basis data khusus (yang disebut "cache internal", atau "tabel chash") dan menyimpannya bersama dengan dokumen. Intinya, cache batin adalah billet untuk pembentukan laporan akhir dari struktur yang paling berbeda. Ini berisi informasi tentang bidang yang tersedia di basis sumber, kemungkinan koneksi di antara mereka, hasil perantara dan item terhitung lainnya. Plus utama pekerjaan dengan cache adalah kinerja tinggi. Saat menyesuaikan struktur konsolidasi laporan Excel. Tidak membuat semua pekerjaan dari awal - sebagian besar informasi yang diambilnya dari cache dalam bentuk jadi. Tapi itu tidak semua. Dalam praktik akuntansi sering membentuk beberapa ringkasan Tabel Sesuai dengan data sumber yang sama. Dalam situasi seperti itu, dimungkinkan untuk menggunakan cache yang sama untuk setiap tabel baru. Sangat nyaman. Misalnya, ketika memperbarui konsolidasi meja Excel. Secara otomatis memperbarui semua laporan yang dibangun pada satu cache. Selain itu, penggunaan basis kerja umum memungkinkan Anda untuk secara signifikan mengurangi jumlah dokumen.

Namun, bekerja dengan cache memiliki kelemahannya. Faktanya adalah bahwa ukuran cache dapat melebihi volume laporan itu sendiri, dan beberapa kali! Dan ini mengarah pada peningkatan tajam dalam dokumen. Pada saat yang sama, kekuasaan komputer modern Memungkinkan Anda menghitung ulang laporan ringkasan dari beberapa puluhan ribu catatan dalam hitungan detik. Jadi menang dari menggunakan cache dalam hal kinerja yang relatif kecil. Oleh karena itu, dalam banyak kasus masuk akal untuk sepenuhnya menolak untuk bekerja dengan cache, dan dengan demikian memotong jumlah dokumen. Mari kita lihat apa yang perlu dibawa ke jangan simpan Cache di tabel pivot. Kami melakukan ini:

1. Buka dokumen, kami menjadi sel apa pun dalam laporan ringkasan.

2. Klik kanan mouse, menu konteks akan terbuka, seperti pada Gambar. 6.

3. Dalam menu ini, pilih item " Pengaturan Tabel ..." Jendela pengaturan akan terbuka, seperti pada Gambar. 7.

4. Di dalamnya, buka tab "Data "SAYA. memutuskan kotak centang "Simpan data sumber dengan file».

5. Klik "OK".

Semua, sekarang dalam dokumen akan disimpan hanya laporan ringkasan. Beberapa kata tentang efektivitas metode ini. Untuk database yang ditunjukkan pada Gambar. 1, saya membangun laporan ringkasan tentang volume penjualan barang berdasarkan tanggal. Artinya, laporan itu muncul tiga bidang: tanggal implementasi, nama barang dan jumlahnya. Dokumen, bersama dengan tabel konsolidasi, membutuhkan 1489 KB. Setelah saya membangun kembali laporan dan menghapus cache darinya, dokumen menurun menjadi 982 KB. DI kasus ini Hanya pada satu tabel konsolidasi, kami menghemat sekitar 35% dari total dokumen. Hasil yang bagus.

Berbicara tentang optimalisasi laporan ringkasan, saya ingin memperhatikan momen seperti itu. Peran penting dalam masalah ini dimainkan oleh bagaimana area data sumber ditentukan untuk membangun laporan. Misalnya, dalam database pada Gambar. 1 Saya dapat secara akurat menentukan bagian dari lembar kerja, yang akan membentuk tabel ringkasan. Misalnya, itu bisa menjadi blok "A1: G5001 "(Mari kita ingatkan Anda bahwa dalam database saya meninggalkan 5000 entri, ditambah satu baris pada judul). Tetapi dalam hal ini, ketika menambahkan catatan ke pangkalan utama, mereka tidak akan jatuh ke dalam laporan ringkasan. Dan ini adalah minus yang jelas. Di sisi lain, ada momen positif dalam pendekatan ini: Tabel ringkasan akan memakan sedikit ruang. Dalam praktiknya, paling sering datang secara berbeda - menunjukkan sebagai data sumber area kolom.. Misalnya, untuk pangkalan pada Gambar. 1 Ini bisa menjadi kolom "A: G. " Ini dilakukan sehingga ketika menambahkan baris baru ke tabel, mereka secara otomatis menekan laporan ringkasan. Dalam hal ini, tabel ringkasan akan mengambil lebih banyak ruang.

Dan saat terakhir relatif terhadap laporan ringkasan. Saya ingin kembali ke pertanyaan ketika ada beberapa tabel ringkasan dalam satu buku kerja dan semuanya dibangun di atas satu set data sumber. Dalam hal ini, Anda dapat menentukan bahwa tabel ringkasan (kecuali pertama) dibangun berdasarkan cache yang ada. Untuk melakukan ini, pada tahap pertama bekerja dengan master tabel, Anda perlu mengatur "" beralih ke " dalam tabel pivot lain atau grafik konsolidasi"(Gbr. 7). Lalu MS Excel akan membuat cache untuk satu tabel, dan salinan laporan ringkasan yang tersisa hanya akan menggunakan cache ini. Untuk jumlah besar Tabel menghemat ruang bisa benar-benar kolosal.

Penting! Penerimaan cache umum dapat digunakan hanya untuk sekelompok tabel ringkasan yang dibangun berdasarkan data sumber umum.

Mematikan penggunaan cache untuk setiap laporan dari grup seperti itu, Excel akan secara otomatis mematikan parameter ini untuk semua tabel yang tersisa.

Dan selanjutnya. Dapatkan akses ke parameter " Buat tabel berdasarkan data yang berada:Anda hanya dapat menggunakan Wisaya Tabel Konsolidasi. DI Excel 2003 adalah alat utama untuk menciptakan laporan konsolidasi. Tetapi di Excel 2010 tidak. Anda dapat memasukkan tabel konsolidasi dengan cara yang berbeda. Misalnya, melalui menu "Masukkan tabel ringkasan "(ikon" "). Tetapi tidak ada tombol terpisah untuk memanggil wizard, itu harus ditambahkan ke rekaman itu secara manual. Cara termudah untuk melakukan ini adalah:

1. Klik pada panel akses cepat Klik kanan.

2. Dari menu konteks, pilih " Mengatur panel akses cepat ..."(Gbr. 8). Jendela terbukaParameter Excel, seperti pada Gambar. sembilan.

3. Beralih " Pilih perintah dari:"Dimasukkan ke"Semua perintah. "

4. Dalam daftar perintah, sorot elemen " Master Ringkasan Tabel dan Grafik».

5. Klik tombol Tambah \u003e\u003e (Gbr. 9).

6. Di jendela Pengaturan Excel, klik OK.

Panel Access Cepat akan muncul ikon untuk memanggil wizard tabel konsolidasi.

Foto-foto

Kehadiran gambar grafis dalam buku kerja secara signifikan meningkatkan ukuran dokumen. Terutama ketika ada banyak gambar dan mereka diwakili resolusi tinggi. Misalnya, setelah pemindaian normal, dokumen tersebut dapat berubah bahwa gambar direkam dengan resolusi 300 dPI (300 dpi). Kamera atau kamera modern dapat membuat gambar banyak ukuran besar. Tetapi yang paling penting - di kantor pekerjaan itu sama sekali tidak ada. Oleh karena itu, masuk akal untuk mengompres gambar dalam dokumen dengan mengurangi resolusi hingga 150, atau bahkan hingga 96 dpi. Di layar (dan dengan pencetakan normal), kerugian akan tidak terlihat, dan file akan menjadi jauh lebih kecil. Untuk memeras gambar di Excel 2010, lakukan ini:

1. Buka dokumen, buka lembar di mana ada gambar.

2. Sorot klik gambar. Menu utama dari program akan muncul item tambahan " Bekerja dengan gambar", Dan rekaman itu akan terlihat seperti pada Gambar. 10.

3. Dalam "Perubahan »Klik pada" tombol "Gambar duduk " Jendela terbukaKompresi gambar, "seperti pada Gambar. sebelas.

4. Beralih " Kualitas output:"Dimasukkan ke"Layar (150 piksel per inci): ..." atau " Email (96 piksel per inci): ..."- Tergantung pada tingkat kompresi yang diinginkan.

5. Jika ada beberapa gambar dalam dokumen, nonaktifkan kotak centang " Hanya berlaku untuk gambar ini».

6. Aktifkan kotak centang " Lepaskan pola yang dipotong." Dalam hal ini, semua bagian gambar yang tidak terlihat di layar akan dihapus.

7. Di jendela "Figur Compression", klik OK.

Penting! Dalam sebuah program Gambar Excel 2003 Gambar kompresi pada bilah alat "Mengatur Gambar." Panel ini diaktifkan setelah memilih gambar apa pun di buku kerja.

Kami menghapus rentang bernama

Adapun penggunaan rentang bernama, saya akan mengatakannya. Di satu sisi, ini adalah alat yang sangat nyaman untuk menulis formula. Nama membuat formula lebih mudah dan lebih jelas. Tapi, seperti yang diharapkan, kelimpahan rentang bernama mengarah pada peningkatan volume file. Terutama jika batas-batas jangkauan dinamis, mis. ditentukan oleh formula. Bagaimanapun, masuk akal untuk dengan hati-hati melihat daftar band dan menolak mereka yang tidak memainkan peran kunci dalam dokumen spesifik Anda. Untuk menyesuaikan daftar kisaran, lakukan ini:

1. Buka dokumen, klik kombinasi CTRL + F3 " Jendela terbukaNama dispatcher.

2. Di jendela ini, pilih Item untuk dihapus dan klik tombol Hapus.

Matikan majalah
Amandemen

Dalam situasi tertentu, dokumen MS Excel dinyatakan dengan parameter akses bersama. Biarkan saya mengingatkan Anda bahwa di MS Excel 2010 manajemen akses bersama ada di tab "Ulasan », ikon" Akses ke buku " Dalam program MS Excel 2003, akses ini dapat dibuka melalui menu "Layanan → Buku Akses».

Dalam dirinya sendiri, kemungkinan ini sangat berguna, karena dalam hal ini mungkin ada beberapa orang pada saat yang sama untuk menyesuaikan dan melihat. Dalam waktu yang bersamaan akses Umum Ini dapat menyebabkan peningkatan signifikan dalam spreadsheet. Faktanya adalah untuk file dengan akses bersama Excel ingat seluruh riwayat perubahan dokumen: Siapa, kapan dan bagaimana sel dikoreksi buku kerja. Secara default, informasi ini disimpan dalam waktu 30 hari. Oleh karena itu, dengan pekerjaan aktif dengan tabel, volumenya dapat meningkat dengan cepat. Dalam praktik saya, misalnya, ada meja dengan volume sekitar 8 MB, yang dalam beberapa minggu tumbuh dengan ukuran sekitar 240 MB!

Dewan Jangan gunakan dokumen yang didokumentasikan tanpa jelas tentang kebutuhan.

Jika total akses masih diperlukan dan tidak mungkin untuk membatalkannya, mengurangi jumlah hari penyimpanan data di majalah dengan riwayat perubahan. Untuk menangani parameter akses bersama, lakukan ini:

1. Masukkan menu "Ulasan ", Klik pada" ikon "Akses ke buku "(di Excel 2003 adalah menu" Layanan → Buku Akses»).

2. Di jendela " Kontrol Akses File» nonaktifkan kotak centang "Izinkan mengubah file ke beberapa pengguna secara bersamaan ..."(Gbr. 12). Dengan demikian, Anda menonaktifkan berbagi dokumen. Amandemen majalah.Excel tidak akan memimpin. Jumlah dokumen akan menjadi kurang.

Untuk membatasi jumlah catatan di log perubahan, lakukan ini:

1. Melalui menu "Ulasan " Buka jendela "Kontrol Akses File"(Di Excel 2003 adalah" Layanan → Buku Akses»).

2. Pergi ke "Baca Selengkapnya "Dan kurangi jumlah hari penyimpanan sejarah perubahan (Gbr. 12).

Hapus makro dan formulir

Cara lain untuk mengurangi ukuran buku kerja adalah menghapus dari makro dan formulir yang tidak perlu (!). Pertanyaan muncul: dari mana mereka berasal? Ada banyak alasan. Yang paling umum adalah pembuatan buku kerja dari template atau dokumen yang ada di mana sebagian besar makro dan formulir ini sudah ada. Karena mereka sama sekali bukan apa-apa untuk pekerjaan Anda, saya mengusulkan untuk berpisah dengan "hadiah" seperti itu tanpa penyesalan. Terutama karena setiap makro adalah sumber tambahan untuk serangan viral.. Untuk menghilangkan makro dan formulir tambahan, lakukan ini:

1. Berada di lembar kerja, klik "Alt + F11 " Visual Basic Editor terbuka.

2. Di menu utama, pilih "Lihat → Project Explorer " Jendela terbukaProject Explorer. »Dengan daftar semua modul dan bentuk yang ada di buku kerja.

3. Klik tombol pada modul atau formulir yang akan Anda hapus.

4. Dari menu konteks, pilih "Hapus".

5. Di jendela penawaran, ekspor teks modul di file terpisah Pilih "Tidak".

DI program Excel. 2010 ada cara yang lebih sederhana untuk menghapus makro dan formulir. Melakukan hal ini:

1. Buka dokumen.

2. Dalam menu "File" "Pilih"Simpan sebagai ... " Jendela konduktor terbuka.

3. Di jendela ini, klik pada "Jenis File: "Dan tentukan opsi"Buku Excel (* XLSX) "(Dokumen tanpa dukungan makro).

4. Simpan dokumen. Segala sesuatu! Makro dan bentuk buku kerja "mati" secara otomatis.

Sebagai opsi alternatif Anda dapat menonaktifkan makro saat mengunduh file, dan menyimpan kembali dokumen.

Terapkan format baru
MS Excel 2010.

Metode mengoptimalkan buku kerja ini hanya relevan untuk pengguna MS Excel 2007 (2010). Faktanya adalah bahwa program-program ini memiliki format baru untuk menyimpan file yang memungkinkan kami untuk mengompres dokumen. Saya akan memperhatikan tiga format seperti itu:

- "* .xlsx » - metode Standar Penyimpanan dokumen di Excel 2007 (2010). File dalam format ini disajikan dalam bentuk paket. Ukurannya dibandingkan dengan dokumen yang sama di Excel 2003 dapat dikurangi pada 5 - 7 kali;

- "* .xlsm »- Versi lanjutan dari format* .xlsx. »Dengan kemampuan untuk melestarikan makro;

- "* .xlsb "- Cara biner menyajikan dokumen. Format ini menyediakan ukuran file minimum pada tingkat akses data maksimum. Satu-satunya kelemahan format "* .xlsb. "- Ketidakcocokannya dengan aplikasi lain. Meskipun, jika Anda berpikir, apakah kompatibilitas ini diperlukan? Jadi, Anda tahu format tabel yang tercantum dalam pekerjaan Anda, dan jumlah dokumen di komputer Anda akan berkurang pada waktu.

Hari ini semuanya. Pekerjaan yang berhasil! Menunggu surat, proposal, dan komentar Anda , Atau di forum editorial.

2017-02-06t17: 39: 57 + 00: 00

Dalam pelajaran ini, saya akan memberi tahu Anda cara menginstal dan mengubah ketinggian string di Excel.

Bagaimana cara mengubah ketinggian baris dengan mouse?

Untuk mengubah ketinggian garis dengan mouse, Anda perlu membawa kursor ke batas bawah (yaitu, di perbatasan dengan string yang ada di bawah). Kursor akan mengubah pandangannya pada panah dupleks hitam. Tekan tombol kiri mouse dan pindahkan kursor ke atas dan ke bawah ke jarak yang diinginkan:

Jika Anda perlu mengatur ketinggian baris yang tepat pada titik, jangan sorot dengan tombol kiri. Pindahkan kursor ke header string, dan ketika itu mengubah tampilan panah tebal hitam, klik kanan. Di menu drop-down, pilih "Tinggi garis ..." dan masukkan nilai.

Klik kanan klik kanan dengan benar, Anda menghemat waktu untuk menyorot string.

Bagaimana cara mengubah ketinggian beberapa baris?

Excel memungkinkan Anda mengubah ketinggian beberapa baris sekaligus. Jika mereka berurutan, mengalokasikannya oleh header dan atur ketinggian yang diinginkan secara manual (atau melalui item menu "string tinggi"). Bertindak secara manual, tarik batas bawah header dari salah satu dari baris yang dipilih.

Pilih beberapa baris yang terpisah satu sama lain dengan baris lain, gunakan dalam proses dengan kunci CTRL. Pertama, pilih string "pertama" untuk memilih string "pertama", lalu hush Ctrl dan pilih garis yang tersisa. Anda juga dapat menarik salah satu baris yang disorot.

Bidang garis garis oleh isinya

Excel memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengatur ketinggian baris berdasarkan konten sel. Jika Anda perlu membuat ketinggian tinggi untuk satu baris, pindahkan kursor ke batas bawah jumlahnya (yaitu, batas dengan string yang ada di bawah), kursor akan mengubah pandangannya pada panah dupleks hitam. Buat klik kanan ganda:

Demikian pula, bertindak jika Anda perlu membuat ketinggian beberapa baris.