Jadi, kami melihat aspek utama bekerja dengan email: membuat pesan, mengirim dan menerima, serta membalas, meneruskan, dan mengatur parameter email. Semua ini, tidak diragukan lagi, memungkinkan Anda mengatur aktivitas komunikasi Anda pada tingkat yang layak. Namun fitur Outlook yang dibahas di bawah ini memungkinkan Anda tidak hanya mengatur proses ini, tetapi juga mengoptimalkannya, yang menjadikan Microsoft Outlook sebagai pemimpin di antara perangkat lunak email.

Aturan Guru adalah alat Outlook khusus yang membantu Anda memproses email. Aturan menentukan tindakan yang harus dilakukan secara otomatis untuk pesan tertentu. Aturan yang dibuat diterapkan oleh Microsoft Outlook untuk pesan masuk atau keluar.

Aturan Pandangan

Aturan - itu adalah serangkaian kondisi, tindakan, dan pengecualian untuk memproses dan memesan pesan. Setiap aturan terdiri dari tiga elemen: satu atau lebih kondisi yang menjelaskan pesan yang menerapkan aturan tersebut; satu atau lebih tindakan yang menentukan operasi yang akan dilakukan pada pesan yang memenuhi ketentuan, dan satu atau lebih pengecualian yang menentukan pesan mana yang tidak boleh diterapkan pada pesan tersebut. Misalnya, Anda dapat secara otomatis memindahkan semua pesan yang diterima dari manajer Anda (kondisi), kecuali pesan-pesan yang sangat penting (pengecualian), ke folder terpisah (tindakan).

Tabel 9.7 menunjukkan jenis peraturan standar dan deskripsinya.

Jenis aturan	Deskripsi aturan
Memeriksa pesan setelah menerima	Terapkan aturan ini saat pesan diterima
Memeriksa pesan setelah dikirim	Terapkan aturan ini saat pesan dikirim
Pindahkan pesan baru dari seseorang	Terapkan aturan ini ketika pesan diterima dari<отправители или список рассылки>Pindah ke% FOLDER<имя>
Pemberitahuan saat menerima pesan penting	Terapkan aturan ini ketika pesan diterima yang ditujukan kepada saya dan sangat penting. Beritahu saya menggunakan notifikasi<текст>
Pindahkan pesan berdasarkan konten	<текст>dalam teks atau di bidang Subjek. Pindah ke% FOLDER<имя>
Hapus diskusi	Terapkan aturan ini ketika pesan berisi<текст>di bidang Subjek. Hapus mereka
Tandai pesan dari seseorang	Terapkan aturan ini ketika pesan diterima dari pengirim atau milis. Beri tanda pada mereka<действие и срок>
Menentukan kategori pesan terkirim	<получатель или список рассылки>. Tempatkan mereka dalam sebuah kategori<имя>
Mendefinisikan kategori berdasarkan konten	Terapkan aturan ini ketika pesan berisi<текст>dalam teks atau di bidang Subjek. Tempatkan mereka dalam sebuah kategori<имя>
Memindahkan pesan terkirim	Terapkan aturan ini ketika pesan ditujukan kepada<получатель или список рассыл-ки>. Pindahkan salinan ke folder<имя>
Hentikan pemrosesan semua aturan berikut	Terapkan aturan ini ketika pesan diterima. Hentikan pemrosesan aturan lebih lanjut

Tabel 9.7. Jenis aturan standar dan deskripsinya

Buat aturan

Mari kita lihat cara kerja Rules Wizard menggunakan contoh berikut. Katakanlah Anda adalah pelanggan Internet dan setiap hari Anda menerima pesan dari server berlangganan (dalam kasus saya, ini adalah berita hari ini dari CityCat). Keinginan alaminya adalah memindahkan berita secara otomatis ke folder yang khusus dibuat untuknya. Namun katakanlah selain berita dari CityCat, Anda juga menerima laporan cuaca. Apalagi jika pesan (berita) itu ada lampirannya, saya tidak ingin meletakkannya di folder ini.

Dengan demikian, Anda dapat menetapkan aturan berikut: "Pindahkan pesan baru ke folder KotaKucing dengan syarat pengirimnya adalah CityCat dan subjek pesan berisi teks "berita", kecuali pesan tersebut berisi lampiran."

Contoh 9.31. Buat aturan

> Layanan > Panduan Aturan...

Membuat...

Buat aturan berdasarkan template

Jenis aturan Memindahkan pesan baru dari seseorang

Deskripsi aturan

Nama Kucing Kota

Nama:= <Имя папки>

Tempatkan di Kotak Masuk

<Текст>

Tambahkan baru:=<текст>(Gbr. 9.47)

Nama Aturan:= <Имя правила>

Jalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di Kotak Masuk

Setelah menekan tombol Siap(Selesai) aturan untuk item folder akan diluncurkan Properti pengguna(Folder Pribadi). Sekarang aturan tersebut benar-benar siap digunakan.

Bekerja dengan aturan

Semua aturan yang dibuat ada dalam daftar Terapkan aturan dalam urutan berikut(Terapkan aturan dalam urutan berikut) kotak dialog Aturan Guru(Penyihir Aturan). Anda dapat membuat, mengubah, mengganti nama, dan menghapus aturan menggunakan tombol yang sesuai.

Jika perlu, Anda dapat menonaktifkan atau mengaktifkan mode eksekusi aturan. Untuk melakukan ini, hapus centang atau centang kotak di sebelah nama mode.

Jika ada lebih dari satu aturan, Anda dapat mengubah urutan pelaksanaannya menggunakan tombol Ke atas(Pindah ke Bawah) dan Turun(Pindah ke Atas). Dalam beberapa kasus, urutan pelaksanaan aturan sangat penting.

Selain itu, selain otomatis, Rule Wizard mendukung eksekusi manual dari aturan yang dibuat.

Contoh 9.32. Eksekusi aturan "Manual".

Menjalankan...

Termasuk subfolder

Terapkan ke Semua pesan

Menjalankan

Sebagai penutup bagian ini, saya ingin memberikan sejumlah komentar dan tip untuk bekerja dengan Rules Wizard.

• Pikirkan baik-baik tentang bagaimana Anda akan menyusun pesan Anda. Penting untuk memahami dengan jelas cara kerja Outlook dengan struktur yang Anda pilih. Jadi, misalnya, Anda dapat membuat folder dengan jenis yang sama untuk setiap kontak Anda, yang berisi subfolder: Kotak masuk(Kotak Masuk) - untuk pesan yang diterima dari kontak, dan Terkirim(Item Terkirim) - untuk yang dikirimkan kepadanya.
• Saat membuat aturan, pikirkan keseluruhan algoritmanya. Pastikan aturan tersebut tidak tumpang tindih dengan aturan lain atau bertentangan dengan aturan tersebut, agar nantinya Anda tidak mencari pesan yang sebenarnya tidak ada. Terkadang dalam kasus seperti itu, Rules Wizard mengeluarkan peringatan tentang ketidakcocokan.
• Jika sebuah pesan tidak memenuhi aturan apa pun, pesan itu ditempatkan di folder Kotak masuk(Kotak Masuk)
• Jangan lupakan cara umum lainnya untuk menyusun struktur - Kategori(Kategori). Buat aturan kategori untuk pesan umum.

Kebetulan Anda terus-menerus menerima surat dari penerima tertentu di email MS Outlook Anda, dan untuk memiliki akses cepat ke surat tersebut, disarankan untuk memindahkannya ke folder terpisah dan pada saat yang sama, sehingga semua surat berikutnya dari penerima ini dipindahkan ke sana secara otomatis. Di sinilah fitur Aturan dan Peringatan membantu kami.

Pertama, mari buat folder tempat surat dari penerima tertentu akan dipindahkan. Untuk melakukan ini, klik kanan pada folder “Kotak Masuk” dan pilih “Buat folder” di menu yang terbuka.

Tetapkan nama folder yang dibuat dan klik "OK".

Di sini kita memiliki folder yang kita buat

Tetapi surat-surat itu sendiri tidak akan dipindahkan ke sana, untuk ini Anda perlu mengkonfigurasi aturannya. Untuk membuat aturan, klik kanan pada surat mana pun dari penerima untuk surat yang ingin kita buat aturannya dan pilih “Buat aturan” di menu yang terbuka.

Di jendela yang terbuka, centang kotak seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah

Di jendela berikutnya yang terbuka, Anda harus memilih folder yang kami buat. Artinya, kita memilih folder ke mana surat-surat dari penerima tertentu akan dipindahkan. Klik "Oke".

Pesan berikutnya menanyakan apakah akan menjalankan aturan baru kami untuk semua surat di folder saat ini, yaitu apakah akan memindahkan surat yang sudah diterima dari penerima tertentu ke folder yang kami buat. Beri tanda centang seperti pada gambar di bawah ini dan klik “OK”

Oke, semuanya sudah berakhir. Sekarang. Aturan telah dibuat. Surat yang sudah diterima dari penerima tertentu akan diurutkan ke dalam folder yang kita buat dan semua surat berikutnya dari penerima ini juga akan secara otomatis dipindahkan ke folder ini.

Gunakan aturan Kotak Masuk untuk secara otomatis melakukan tindakan tertentu pada pesan yang masuk ke Kotak Masuk Anda.

Untuk informasi tentang cara menggunakan Arsip, Pembersihan, dan alat lainnya, lihat Mengatur kotak masuk Anda dengan Arsip, Pembersihan, dan alat lainnya di Outlook.com.

Buat Aturan Kotak Masuk

Aturan berlaku untuk pesan masuk dan dapat dibuat di folder mana pun.

Untuk membuat aturan dengan cepat yang memindahkan semua pesan dari pengirim atau kumpulan pengirim tertentu ke folder, dalam daftar pesan, klik kanan pesan yang ingin Anda buatkan aturannya dan pilih Buat aturan.

Pilih folder tempat Anda ingin memindahkan semua pesan dari pengirim atau kumpulan pengirim ini, dan klik OKE.

Klik tombolnya OKE.

Jika Anda ingin melakukan apa pun selain memindahkan pesan dari pengirim atau kumpulan pengirim tertentu ke folder, pilih Opsi tambahan.

Setiap aturan harus memiliki setidaknya tiga elemen: nama, kondisi, dan tindakan. Aturan juga dapat berisi pengecualian terhadap ketentuan. Di setiap tahap, Anda dapat menambahkan beberapa kondisi, tindakan, atau pengecualian menggunakan tombol Tambahkan kondisi, Tambahkan tindakan Dan Tambahkan pengecualian.

Jika Anda tidak ingin aturan lain diproses setelah ini, pilih kotak centang Hentikan pemrosesan aturan lebih lanjut. Untuk informasi selengkapnya, lihat Berhenti memproses aturan tingkat lanjut di Outlook.com.

Mengubah aturan kotak masuk

Catatan: Beberapa aturan yang dibuat di versi Outlook lainnya tidak diproses di Outlook.com. Aturan ini tidak dapat dijalankan atau diubah di Outlook.com.

Hapus aturan Kotak Masuk

Penting juga untuk mengetahui...

Anda mungkin telah membuat aturan untuk meneruskan atau meneruskan pesan yang Anda terima ke alamat email lain. Dalam hal ini, penting untuk mengetahui perbedaan antara pengalihan dan pengalihan.

Penerusan melibatkan pengiriman email yang Anda terima ke penerima lain. Jika penerima merespons, responsnya akan dikirim ke alamat asal penerusan pesan di atas.

Pesan yang diteruskan membuat pengirim aslinya tetap berada di baris Dari. Ketika penerima yang menerima pesan tersebut merespons, respons mereka akan kembali ke pengirim aslinya.

Ada pertanyaan tambahan?

Korespondensi bisnis melalui Internet sudah menjadi hal yang lumrah saat ini. Banyak informasi penting dan penting dikirimkan melalui email, dokumen dikirim, dan bahkan kesepakatan dibuat. Apa yang harus Anda lakukan jika pekerjaan Anda berhubungan langsung dengan email, tetapi karena alasan tertentu (liburan, perjalanan bisnis) Anda tidak dapat mengakses akun email Anda? Outlook memungkinkan Anda tetap berhubungan dengan penerima bahkan dari jarak jauh.

Cara membuat balasan otomatis di Outlook: templat dan aturan

Pengguna Outlook memiliki dua opsi untuk tindakan otomatis pada pesan masuk dan keluar: templat dan aturan.

Templat menyederhanakan proses pembuatan dan pengiriman pesan, yang teksnya sering diulang, hanya berbeda dalam beberapa data (secara harfiah beberapa kata atau angka). Pada intinya, templat adalah pesan yang disimpan di mana data baru dimasukkan segera sebelum dikirim.

Aturan di Microsoft Outlook adalah tindakan yang dijalankan secara otomatis pada pesan, dibuat berdasarkan templat yang ada atau kondisi tertentu.

Mari kita lihat langkah demi langkah proses pembuatan templat dan aturan, serta perbedaan yang ada untuk berbagai versi Outlook.

Buat templat untuk versi Outlook 2003 dan 2007

Kecil kemungkinannya ada orang lain yang menggunakan “dinosaurus” dunia email ini, namun jika Anda cukup beruntung memiliki stasiun kerja yang hanya dilengkapi dengan perangkat lunak tersebut, maka petunjuk berikut cocok untuk Anda.

Buat templat untuk versi Outlook 2010–2016

Algoritme tindakan di versi yang lebih baru jauh lebih disederhanakan, tetapi fungsionalitas baru telah ditambahkan dalam pengaturan.

Buat aturan untuk versi Outlook 2007 dan 2003

Untuk membuat aturan di Outlook versi 2003 dan 2007, lakukan hal berikut:

Apa perbedaan settingan versi 2010, 2013, 2016

Tidak ada perbedaan mendasar dalam pengaturannya. Ada sedikit perbaikan dalam prosesnya.

Video: Cara mengaktifkan autoresponder di Outlook 2013

Cara menonaktifkan balasan otomatis

Ini bahkan lebih sederhana daripada saat mengatur penyertaan. Di versi 2010–2016, saat berikutnya Anda masuk ke Outlook dengan balasan otomatis diaktifkan, Anda akan melihat peringatan (“Balasan otomatis dikirim untuk akun ini”). Klik tombol "Nonaktifkan" dan semua opsi akan dinonaktifkan.

Pada versi 2007 dan 2003, Anda harus masuk ke menu "Layanan", ke item "Deputi" dan pilih sub-item "Saya sedang bekerja".

Buka layanan Deputi dan matikan balasan otomatis

Klien email Outlook membuat bekerja dengan email menjadi lebih mudah. Tak ayal, mesin penjawab saat berlibur merupakan barang yang tak tergantikan bagi seseorang yang pekerjaannya selalu melibatkan korespondensi. Yang tersisa hanyalah mengonfigurasi parameter "wakil" pribadi Anda dengan benar dan menjalankan bisnis Anda dengan hati nurani yang bersih atau santai saja!