Dokumentasi manajemen adalah dasar dari kegiatan organisasi modern - dalam dokumen, hingga 85% dari sumber daya informasi dari hampir semua struktur manajemen yang difokuskan. Dalam hal ini, proses manajemen dokumentasi dan dokumen telah memperoleh sifat mandiri dan membutuhkan sistem kontrol otomatis mereka sendiri.

Selama 10-15 tahun terakhir, otomatisasi kantor telah mengalami revolusi di bidang pekerjaan dengan dokumen. Jika sebelumnya sistem otomasi sistem dianggap sebagai sistem sistem otomasi terutama personel teknis dari kantor, sekretariat, arsip terkait dengan persiapan, pendaftaran, pergerakan, kontrol eksekusi dan pencarian dokumen, sekarang penulis sendiri disusun dengan persiapan dan transfer dokumen menggunakan PC dan pemain dokumen. Mereka sekarang mengarahkan peserta dalam teknologi manajemen dokumen - sejak saat membuat dokumen sebelum mengendalikan eksekusi dan bekerja dengan arsip dokumenter. Sistem manajemen dokumentasi dan dokumen telah menjadi alat yang menentukan untuk meningkatkan efektivitas karya karyawan yang berpartisipasi dalam pengambilan keputusan, dan, dengan demikian, kegiatan organisasi secara keseluruhan.

Saat ini organisasi yang ingin mendapatkan solusi Modern Untuk membuat teknologi dou otomatis, ia memiliki pilihan yang cukup luas - dari akuisisi sistem informasi yang dikembangkan secara individual dalam kasus organisasi besar untuk sistem terintegrasi yang sudah jadi - untuk organisasi kecil dan menengah.

Organisasi yang telah menetapkan sendiri tujuan untuk mengotomatisasi pekerjaan kantor, harus menyelesaikan sejumlah masalah. Ini beberapa dari mereka:

Organisasi seringkali tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang sebenarnya harus diotomatisasi dalam teknologi proses kantor. Mempengaruhi tidak adanya spesialis secara simultan dibongkar dalam pekerjaan kantor dan pasar dan peluang yang berpengetahuan luas sistem perangkat lunak Di bidang otomatisasi manajemen dokumentasi. Informasi periklanan buruk dalam konten dan jauh dari selalu sesuai dengan kebenaran, tidak adanya terminologi tunggal mengganggu dengan saling pemahaman tentang pelanggan sistem dan produsennya, dll.;

Organisasi harus berolahraga dan mengimplementasikan serangkaian langkah-langkah serius untuk merampingkan proses manajemen dan mencerminkan prosedur mereka untuk pekerjaan kantor. Perlu untuk merampingkan distribusi tanggung jawab, delegasi otoritas, menetapkan dengan jelas, yang memecahkan tugas apa dan pada tingkat apa, menentukan urutan koordinasi dokumen, persetujuan dan penandatanganan mereka, dll., Pada akhirnya mengoptimalkan sistem manajemen;

Organisasi dalam implementasi otomatisasi Dow harus menentukan dalam pilihan salah satu dari dua pendekatan, yang secara konvensional disebut sebagai "Rusia" dan "Barat".

Secara tradisional, pekerjaan Rusia dengan dokumen-dokumen dengan dokumen-dokumen ini mencegah tiga tingkat hierarki: Kepala Organisasi - Workshop Kantor - Kontraktor. Tradisi Barat dikaitkan dengan tanggung jawab pribadi kontraktor untuk dokumen dan keputusan yang sesuai di atasnya, oleh karena itu mengandung dua tingkat hierarki: Kepala manajemen senior adalah pemain (manajer).

Tradisi Rusia menyarankan pendaftaran Wajib Setiap dokumen sudah sejak penampilannya dalam organisasi, serta secara rinci aliran dokumen "doard" yang diatur dan dikontrol secara terpusat. Dou Technology sebagian besar diperbaiki dalam standar, instruksi dan instruksi negara. Melacak seluruh karya kerja dengan dokumen dalam log pendaftaran atau file kartu yang diketik.

Tradisi Pekerjaan Kantor Barat terkait dengan tanggung jawab pribadi manajer untuk dokumen dan eksekusi (itu adalah karakteristik yang dalam bahasa Inggris tidak ada kata "mendokumentasikan"). Registrasi dokumen dibuat langsung oleh pemain, tidak ada kontrol terpusat terhadap eksekusi. Subjek regulasi dalam sistem manajemen dokumen Barat tradisional adalah penyimpanan sistematis dari dokumen yang sudah dieksekusi (seperti penyimpanan arsip domestik). Ini didasarkan pada tradisi seperti itu dan membentuk konsep sistem manajemen dokumen elektronik Barat. Oleh karena itu kompleksitas menggunakan teknologi manajemen dokumen elektronik di kantor Rusia bekerja berdasarkan sistem perangkat lunak Barat. Adaptasi produk Barat yang tepat untuk kondisi Rusia yang telah ditetapkan selama berabad-abad diperlukan.

Ketika memilih versi otomatisasi Dow, organisasi pelanggan harus membuat pilihan antara dua kelas sistem manajemen dokumen - alur kerja dan groupware.

Kedua kelas sistem difokuskan pada otomatisasi pekerjaan kolektif di kantor. Pada saat yang sama, ketika memilih metodologi untuk membangun sistem otomatis dalam organisasi tertentu, itu harus dianggap sejauh yang cocok dengan gaya manajemen dan sistem manajemen yang diadopsi di dalamnya.

Faktanya adalah bahwa sistem alur kerja meliputi sistem yang berfokus pada mengotomatisasi pekerjaan korporasi seluruh (I.E kerja sama Beberapa kelompok kerja) mendukung pemisahan proses bisnis dan pekerjaan routing yang jelas dalam jaringan pemain. Berkenaan dengan aliran dokumen, ini berarti bahwa dokumentasi yang relevan terikat dengan kaku dengan prosedur manajemen berdasarkan distribusi fungsi antara karyawan peralatan manajemen. Aliran dokumen B. kasus ini Seolah-olah diberlakukan pada prosedur manajemen teknologi. Sistem jenis workflow lebih dapat diterima pada hari organisasi besar dan struktur negara.

Jenis groupware termasuk sistem di mana tidak ada bisnis skematis yang ditentukan secara kaku - proses dan yang dimaksudkan untuk berfungsi dalam tim kecil - kelompok kerja (5-100 orang). Elemen Groupware adalah surel, dokumen basis data, penyelenggara kolektif.

Pilihan organisasi sistem manajemen dokumen otomatis pada akhirnya harus dilanjutkan dari persyaratan yang diperlukan Untuk produk perangkat lunak yang ditawarkan di pasaran, yang dapat dikurangi dengan karakteristik berikut:

Teknologi dokumen bekas;

Kepatuhan dengan tugas utama pekerjaan kantor;

Karakteristik fungsional sistem (kelengkapan fungsional, keterbukaan, dll.);

Implementasi perangkat lunak (dukungan untuk rezim terdistribusi, dll.);

Biaya.

Di atas ditandai dengan singkat oleh teknologi pekerjaan kantor, berdasarkan tradisi Rusia dan Barat. Mari kita menyentuh karakteristik sebentar dari sistem perangkat lunak dari arah yang sesuai.

Sistem perangkat lunak yang menerapkan teknologi Rusia difokuskan pada penggunaan di lembaga pemerintah dan organisasi, mereka mempertahankan semua tradisi dan standar regulasi yang diadopsi dalam struktur manajemen tertentu. Tugas sistem tersebut dikurangi untuk memastikan dukungan untuk alur kerja kertas, penurunan kompleksitas operasi rutin untuk pemrosesan dokumen. Namun, sistem ini mampu memperluas kerangka kerja dokumentasi tradisional dan proses manajemen dokumen karena pemrosesan dokumen pada komputer pribadi. Sistem arah ini adalah jembatan khusus untuk transisi bertahap dari teknologi tanpa kertas. Sistem otomatisasi Dow untuk teknologi ini meliputi:

Kasing Sistem (Produk Perusahaan "Sistem Kantor Elektronik");

Sistem "Cinderella - \\\\" 1! \\ Dan. Korespondensi Petugas (NTC IRM, Moskow).

Dalam sub-ayat 7.8.4 akan disajikan secara lebih rinci. kegunaan Bisnis bisnis.

Sistem perangkat lunak dari arah Barat difokuskan pada penggunaan maksimum dokumen elektronik dan pengguna kolektif pengguna, kurangnya tautan perantara, yang pada gilirannya menentukan perubahan dalam alur kerja yang ada dalam organisasi, optimasi mereka, pengembangan teknologi baru untuk bekerja dengan dokumen.

Fitur utama dari teknologi "Barat" adalah dengan memodelkan proses manajemen dokumen aktual spesifik dan mengkonfigurasi sistem perangkat lunak untuk model-model ini. Sebagai aturan, sistem dipasok ke pelanggan tidak dalam bentuk otonom, terasing dari pengembang produk "kotak", tetapi sebagai satu set perangkat lunakDari mana solusi siap pakai.

Saat mengadaptasi sistem ke proses organisasi tertentu pada komputer pribadi Karyawan (bermain peran tempat kerja) Komponen fungsional yang diperlukan ditetapkan, memungkinkan untuk menyelesaikan berbagai tugas, sesuai dengan peran masing-masing karyawan dalam prosedur tertentu untuk manajemen dokumen organisasi. Administrator sistem membentuk fungsi bisnis yang menentukan rute pergerakan dokumen di bawah struktur organisasi, I.E., pada divisi dan karyawan individu.

Ke sistem arah ini di Federasi Rusia Tiga kelas sistem informasi otomatis berikut ini secara luas diwakili:

Sistem yang dikembangkan oleh perusahaan Rusia berdasarkan DBMS: "LAN- DOCS" - LANIT JSC; Optima-workflow- optima; CODEX - GP "Pusat pengembangan komputer"; "Aquadoc" - perusahaan "Aquarius Consulting", dll.;

Sistem yang dikembangkan oleh perusahaan Rusia menggunakan teknologi lotusnotes: "PerusahaanMedia" - perusahaan "Inter Trust"; "Bos-Referent" - Ay ti; "Escado" - di Interprokom Lan dan Dr.

Versi Russified dari Sistem Barat Populer: Documentum 4i - Documentum; "Docsopen" - CompanyHummingbird "; "LotusDomino \\ Catatan" - Ibn Corporation; "Bermasalah" - Kepedulian Siemens; "Kekejuk" - Compaq Corporation, dll.

Sebagai perbandingan, di bawah pada paragraf 7.8.4 dan paragraf 7.8.5, karakteristik dua sistem perangkat lunak diberikan - "case" dan "bos-refferfer", pada dokumentasi Rusia dan Barat dan teknologi manajemen dokumen.

Penerapan sistem kompleks. Otomasi manajemen dokumen dapat dilihat sebagai inovasi manajerial, yang memungkinkan untuk memperhitungkan pola proses inovasi dan untuk mengaturnya secara efektif.

Tergantung pada potensi inovatif, dua jenis inovasi utama dibedakan:

o Radikal (dasar), yang membuka fitur baru secara fundamental yang membuat perubahan kualitatif dengan cara-cara aktivitas manusia;

o Memodifikasi perbaikan cara yang ada dan bentuk pekerjaan.

Inovasi radikal dan memodifikasi dalam proses manajemen harus digabungkan. Dalam praktiknya, Anda juga harus bertemu dengan pseudo-dampak yang hanya menyangkut atribut eksternal dan ditentukan oleh pertimbangan prestise atau iklan.

Dalam kondisi modern, pengenalan CSD dan penggunaan manajemen dokumen elektronik dapat dianggap sebagai inovasi radikal.

Inovasi tipe pemodifikasi muncul lebih sering dan memastikan adaptasi terhadap perubahan kondisi dan tugas. Misalnya, peningkatan parsial dalam organisasi tenaga kerja manajerial dan manajemen dokumen sendiri memberi diri mereka sendiri hasil positif. Tetapi kemungkinan memodifikasi inovasi terbatas dan pada tahap tertentu mereka tidak lagi dapat mengkompensasi kebutuhan organisasi. Dan kemudian penundaan pengembangan dan implementasi inovasi yang lebih besar atau radikal (dalam kasus kami, sistem otomatisasi yang kompleks Dou) dapat menyebabkan stagnasi, untuk mengurangi efisiensi manajemen.

"Siklus hidup" dari sistem otomatisasi Dow yang komprehensif sebagai inovasi manajemen mencakup langkah-langkah berikut: kesadaran akan kebutuhan inovasi dan perkembangannya; membuat keputusan tentang transisi ke teknologi baru, perkembangannya; Fungsi dan pengembangan stabil. Inovasi tidak akan selesai jika berhenti pada tahap menengah apa pun. Pada akhir "siklus hidup" dari setiap inovasi, kebutuhan akan perbaikan parsial atau lebih luas terungkap.

Proses inovatif terutama merupakan hasil dari masalah pemecahan kreatif. Oleh karena itu, tahap kesadaran akan perlunya inovasi dan perkembangannya pada saat yang sama proses mempersiapkan dan membuat keputusan manajemen, pada validitas dan ketepatan waktu yang dihasilkan sebagian besar tahap. Implementasi dugaan inovasi tergantung, khususnya, dan pada metode apa yang digunakan untuk mengumpulkan dan memproses informasi, analisis situasi masalah, mengembangkan opsi dan memilih solusi. Selain itu, konsekuensi dari inovasi dan fitur-fitur implementasinya harus dianalisis selama pengembangan dan pilihan solusi. Ketika mengimplementasikan langkah-langkah spesifik untuk mengimplementasikan inovasi manajemen di bidang manajemen dokumen, diasumsikan akan diperhitungkan hubungan antara komponen utama manajemen informasi.

Tahap pengembangan inovasi mencakup periode waktu yang diperlukan untuk menghilangkan kekurangan yang diidentifikasi dan membuat perubahan yang sesuai. Sangat penting pada tahap ini adalah memonitor kegiatan karyawan (misalnya, untuk mematuhi persyaratan teknologi kerja dalam sistem manajemen dokumen perusahaan). Adalah penting bahwa teknologi aliran dokumen yang ditanamkan digunakan setiap hari dan kemungkinan kembali ke organisasi kerja sebelumnya dikecualikan (misalnya, melakukan jurnal pendaftaran tulisan tangan, beberapa pendaftaran dokumen, dll.) Di sini Anda perlu briefing atau pelatihan untuk karyawan, persiapan bahan metodologis (skema teknologi, manual untuk pengguna dan administrator sistem, dll.).

Penting juga untuk memperhatikan dan meningkatkan inovasi. Terkadang setelah beberapa waktu, setelah memperkenalkan inovasi, ada upaya untuk kembali ke cara kerja sebelumnya (dan tidak sama sekali karena ketidakefektifan yang baru). Tugas pada tahap ini adalah untuk mencegah hal ini, menstabilkan, dan memelihara inovasi, serta memutuskan apakah tidak perlu menambah atau memperkuat satu inovasi ke yang lain

Dengan demikian, pada tahap pengenalan dan pengembangan sistem otomatisasi yang kompleks, Dou mungkin adalah periode koeksistensi simultan dari yang baru dan teknologi lama. (Dalam unit organisasi itu, yang belum terhubung ke sistem). "Siapa yang akan menang?" - Hasil tahap ini tergantung pada larutan sejumlah masalah organisasi, termasuk pembentukan basis peraturan dan metodologis yang diperlukan. Dalam kondisi ini, perubahan penyelarasan personel, masalah organisasi layanan dukungan sistem, pemerintahannya terpecahkan. Prosedur untuk menghubungkan pengguna dan menyediakannya dengan menggunakan sistem ditentukan, masalah perlindungan informasi diselesaikan.

Pada setiap tahap proses inovasi, lingkaran para pesertanya berkembang. Misalnya, dalam organisasi besar, pengenalan sistem doomation komprehensif dapat mengenakan karakter koneksi bertahap ke sistem pertama ke kantor, dan kemudian unit struktural yang tersisa dengan peningkatan jumlah pengguna. Jelas bahwa efek maksimum dari sistem otomatis yang mencakup aliran dokumen seluruh organisasi hanya dicapai ketika semua unit yang dijadwalkan terhubung.

Penting untuk diingat bahwa peserta dalam proses inovasi dapat dimulai untuk mendukung inovasi manajemen (dalam kasus kami sistem perusahaan otomatisasi manajemen dokumen) dan menangkal keberhasilannya. Pengenalan teknologi manajemen dokumen korporasi yang menempatkan persyaratan baru bagi karyawan sebagai pengguna sistem (termasuk kualifikasi mereka) dan memungkinkan mereka untuk mengevaluasi pekerjaan mereka dengan posisi umum, mengacu pada jumlah inovasi dan transformasi besar yang dapat menyebabkan berbagai reaksi. inovasi.

Masalah untuk memperkenalkan teknologi baru tidak dikurangi hanya dengan apa yang disebut "penghalang psikologis" dan mencakup bidang kepentingan karyawan organisasi (ekonomi, sosial). Jika karyawan menyarankan bahwa inovasi yang diperkenalkan akan mengurangi atau sama sekali membuat mustahil untuk memenuhi beberapa kebutuhannya, ia akan berbicara dengan inovasi. Terkadang karyawan individu dapat dengan sengaja berbicara menentang inovasi untuk meningkatkan pengaruh mereka pada sisanya.

Karenanya kebutuhan untuk memperhitungkan dampak dan kolektif, dan kepentingan individu.

Dari sudut pandang ini, penting bagi karyawan menyadari bahwa manfaatnya dari pengenalan CSD dan non-informasi dari penolakan inovasi melebihi manfaat mempertahankan tatanan kerja sebelumnya.

Dalam implementasi CCD, aspek-aspek yang terkait dengan budaya perusahaan juga dimanifestasikan. Misalnya, jika anggota organisasi untuk waktu yang lama difokuskan pada pemeliharaan urutan kerja yang ada, dan kerentanan suspensi dan keinginan untuk meningkatkan kualifikasi bukanlah fitur budaya perusahaan dan prioritas manajemen, maka masalah manajerial dapat terjadi ketika memperkenalkan inovasi.

Karakteristik Ray. kemungkinan penyebab Hambatan untuk diperkenalkannya sistem otomatisasi Dow yang komprehensif disediakan dalam pekerjaan terkenal M. Satton, yang mencakup berbagai jenis inkonsistensi: ketidakkonsistenan, keragu-raguan, ketidakpercayaan, ketidaksiapan, bias, anorganisasi, ketidakpastian, non-pemenuhan fungsi, dll.

Ketika menerapkan sistem otomasi yang komprehensif, penting untuk memperhitungkan bahwa sikap terhadap inovasi yang diperkenalkan sebagian besar tergantung pada karakteristik berikut:

hAI. profitabilitas relatif (sejauh inovasi yang diusulkan lebih menguntungkan dalam rencana sosial-ekonomi daripada tatanan kerja yang ada, sejauh ini berkontribusi pada implementasi tujuan organisasi);

hAI. kesesuaian(Sejauh inovasi ini kompatibel dengan pandangan dan pengalaman karyawan - itu tergantung pada lebih sulit atau lebih mudah, itu akan dirasakan);

hAI. kesulitan(betapa sulitnya dipahami, digunakan dalam pekerjaan dan beradaptasi dengan inovasi yang diusulkan);

hAI. tahap(Inovasi yang dapat diimplementasikan dalam tahap atau verifikasi eksperimental akan dipersepsikan lebih baik).

Dari organisasi dukungan Informasi, Komunikasi formal dan informal antara karyawan tentang pengenalan inovasi sebagian besar tergantung pada keberhasilannya. Ketika mengimplementasikan sistem, penting untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang keuntungan dari teknologi baru (untuk organisasi, divisi, masing-masing karyawan), pertimbangkan sistem pelatihan dan garis besar tahapan implementasi.

Karyawan dapat secara psikologis sulit beradaptasi dengan cepat dengan teknologi baru, terutama jika pada saat yang sama ada sejumlah besar perubahan dalam urutan kerja yang biasa. Oleh karena itu, kebaruan yang lebih besar ada sistem yang diperkenalkan, semakin hati-hati perlu untuk berhubungan dengan keterlibatan personel dalam proses implementasinya, menjelaskan peluang baru sistem dan mengatasi penghalang psikologis dari bagian karyawan. Perlu untuk merencanakan waktu yang diperlukan untuk membiasakan karyawan, dan kemudian durasi pengembangan teknologi kerja baru. Sensity dengan Pendahuluan menciptakan kesulitan terkait dengan fakta bahwa karyawan organisasi tidak dapat beradaptasi segera pada sejumlah besar perubahan. Penundaan berlebihan proses ini dapat secara signifikan mengurangi efek inovasi dan bahkan menyebabkan kekecewaan di dalamnya. Dengan mempertimbangkan keadaan ini, penting ketika menerapkan sistem otomasi Dow yang komprehensif untuk mengembangkan dan menyetujui di kepala organisasi, jadwal unit penghubung.

Keberhasilan implementasi sistem otomatisasi manajemen dokumen yang dirancang untuk memastikan fungsi organisasi secara keseluruhan tergantung pada kedalaman studi dan ketepatan waktu dari solusi dari tingkat manajemen masing-masing. Peran mendasar dimainkan dengan mendukung implementasi sistem oleh manajemen organisasi ("prinsip orang pertama"). Dengan tidak adanya dukungan tersebut, sistem tidak mungkin diimplementasikan dalam semua divisi. Untuk segera mengatur proses penerapan sistem, mungkin diperlukan untuk membuat organ permanen (misalnya, Komisi atau kelompok kerja Dari perwakilan divisi yang bertanggung jawab atas berbagai aspek implementasi - organisasi, teknologi, perangkat lunak dan teknis, personel, serta untuk melindungi informasi). Tugas-tugas Layanan Dow meliputi solusi masalah teknologi kardinal, mengoordinasikan kepentingan unit sebagai pengguna sistem, persiapan dokumen peraturan yang diperlukan, pengembangan klasifikasi dokumen dan pemeliharaan buku referensi sistem .

Saat menerapkan sistem komprehensif untuk mengotomatisasi Dow dan ekspansi jumlah pengguna sistem, pendekatan berikut dapat berguna untuk menghubungkan unit baru:

o Dimulai dengan karyawan paling siap secara psikologis dan memenuhi syarat menggunakan teladan, pengalaman, dan keterampilan mereka saat menguasai teknologi oleh karyawan lain;

o Menerapkan teknologi baru terutama di unit di mana kebutuhan mendesak dan efek implementasi yang paling jelas adalah yang paling jelas.

Penting untuk dicatat bahwa dalam kondisi modern tidak mungkin untuk segera menerapkan sistem otomatis multifungsi untuk organisasi besar. Yang lebih dapat diterima adalah pilihan pengembangan fase-nya. Jika tidak, pengembangan dan implementasi sistem dapat menunda untuk waktu yang lama, dan persyaratan awal bahkan dapat menjadi usang.

Pada tahap-tahap ini, pekerjaan dapat dilakukan pada peningkatan teknologi manajemen dokumen (baik tradisional maupun otomatis), I.E. Terapkan modifikasi inovasi.

Baik tradisional (kertas) dan manajemen dokumen otomatis memerlukan perhatian terus-menerus terhadap masalah optimasi, dengan mempertimbangkan:

o Apa yang terjadi perubahan dalam struktur organisasi manajemen, kebutuhan untuk menginterfacuatasi teknologi tradisional dan otomatis;

o Memberikan pedoman organisasi dan metodologis dan kepatuhan pemantauan dengan prosedur kerja yang ditetapkan;

o Pengembangan sistem dan peningkatan fungsi individu, dengan mempertimbangkan perangkat lunak baru dan kemampuan teknis.

Oleh karena itu, masalah manajemen informasi tidak habis dan setelah diperkenalkannya sistem komputer yang sesuai.

Salah satu cara menerapkan sistem manajemen organisasi yang komprehensif, mengoptimalkan proses bisnis internalnya adalah otomatisasi manajemen manajemen dokumentasi, yang memungkinkan untuk mengidentifikasi pesaing ketika mengadopsi keputusan operasional dan strategis. Efektivitas dukungan dokumentasi manajemen sebagian besar dipengaruhi oleh keberhasilan proses manajemen. Akibatnya, ada kebutuhan untuk meningkatkan bentuk dan metode bekerja dengan dokumen.

Dibawah otomatisasi

dalam arti luas itu berarti penggunaan perangkat otomatis yang beroperasi oleh program yang ditentukan dan sebagian atau sepenuhnya mengganti seseorang di bidang aktivitas apa pun.

Dibawah sistem Otomasi Manajemen Dokumentasi

(Dou)

anda harus memahami sistem otomatis apa pun yang dirancang untuk menyelesaikan tugas-tugas mendokumentasikan, organisasi pekerjaan dengan dokumen dan manajemen dokumen, terlepas dari objek otomatisasi, apakah itu otoritas negara, bank komersial, perusahaan dagang atau organisasi lain. Penting bahwa manajemen dalam organisasi ini dilakukan sesuai dengan persyaratan dokumen peraturan dan metodologis.

Anda dapat menyoroti tiga utama metode untuk mengimplementasikan sistem otomasi dou

) Pengembangan. sistem Asli. otomatisasi sistem dou;

) Pemasangan sistem otomasi yang khas;

) Konfigurasikan alat otomasi instrumental instrumental.

Pengembangan sistem otomasi asli Dow menyiratkan pengelolaan programmer dan pengembangan sistem otomatis "dari awal" untuk organisasi tertentu. Pada saat yang sama, fitur-fitur organisasi ini diperhitungkan secara maksimal. sistem Baru Nyaman untuk digunakan. Benar, proses pemrograman dalam hal ini memiliki sejumlah kekurangan. Ini panjang dan jalan, dan juga memiliki kecenderungan untuk kehilangan penanganan, karena apa, setelah menghabiskan banyak waktu dan uang, dapat ditemukan bahwa sistem yang dikembangkan tidak cocok dengan pengaturan dan perlu memulai semuanya dari awal.

Pemasangan sistem otomasi standar, Anda masuk akal kebalikan dari pengembangan sistem asli. Perusahaan - Produsen sistem otomasi, Dou mengembangkan khas produk perangkat lunakyang dengan adaptasi minimal dapat digunakan dalam berbagai organisasi. Sistem tersebut menerapkan beberapa set operasi umum dengan dokumen, murah dan diimplementasikan dalam waktu minimum. Tampaknya pendekatan yang sangat nyaman, tetapi ia juga memiliki kelemahannya. Faktanya adalah bahwa meskipun persyaratan untuk organisasi Dow di seluruh Republik Belarus sama, mereka sangat diperbesar, dan metode implementasi sangat bervariasi. Dalam hal ini, ada kebutuhan untuk memperluas serangkaian fungsi, yang tidak mudah dalam sistem model, dan seringkali tidak mungkin dilakukan.

Mengatur alat alat dow opsi menengah Antara dua metode di atas untuk memecahkan tugas. Di satu sisi, di bawah metode ini, beberapa sistem khas mengimplementasikan serangkaian fungsi tertentu (seperti pada kasus kedua), dan di sisi lain, didasarkan pada alat instrumental industri yang dapat digunakan untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan a organisasi tertentu. Adaptasi semacam itu memungkinkan Anda untuk mempertimbangkan fitur-fitur organisasi tertentu (seperti pada kasus pertama).

Tahapan menerapkan teknologi pemrosesan otomatis, membuat, menggunakan dan menyimpan dokumen. Evolusi teknologi ini dan dampaknya pada proses dokumentasi. Mempelajari fitur dan pola kerja dengan dokumen yang direkam pada media informasi baru (dokumen-dokumen yang dapat dibaca mesin, dokumen elektronik).

Menciptakan sistem nasional untuk mengumpulkan dan memproses informasi untuk akuntansi, perencanaan dan manajemen perekonomian nasional (OAHA), sistem manajemen industri otomatis (ACS). Sistem Khas Manajemen Dukungan Dokumenter (TSO). Penciptaan sistem pengambilan informasi otomatis untuk dokumentasi akuntansi dan statistik, dokumen otomatis untuk memantau pelaksanaan dokumen (Askid).

Topik 2. Pangkalan peraturan dan peraturan dan metodologis, mengatur masalah penerapan dan penggunaan teknologi informasi di Dou. Standar internasional dan nasional.

Tindakan hukum internasional. Piagam Okinawa dari Masyarakat Informasi Global dari 2000 Deklarasi KTT Dunia pada Masalah Masyarakat Informasi dari tahun 2003 (dengan perubahan dan penambahan). Tindakan hukum internasional.

Tindakan legislatif dan regulasi dari Federasi Rusia. Hukum Federasi Rusia pada 6 April 2011 No. 63-FZ "pada tanda tangan elektronik". Hukum Federasi Rusia pada 27 Juli 2006 No. 149-FZ "pada informasi, teknologi informasi dan perlindungan informasi". Kode Federasi Rusia.

Resolusi dan Pesanan Pemerintah Federasi Rusia, Federal dan Program Daerah, Konsep. Keputusan Pemerintah Federasi Rusia pada 06 September 2012 No. 890 "pada langkah-langkah untuk meningkatkan manajemen dokumen elektronik di Otoritas Negara". Resolusi Pemerintah Federasi Rusia 22 September 2009 No. 754 "atas persetujuan peraturan tentang sistem menjalankan dokumen elektronik antar departemen". Keputusan Pemerintah Federasi Rusia pada 7 September 2011 No. 751 "pada amandemen terhadap aturan draf manufaktur dalam Badan Eksekutif Federal". Keputusan Pemerintah Federasi Rusia pada tanggal 15 Juni 2009 No. 477 "atas persetujuan dari Peraturan Kantor Pekerjaan di Otoritas Eksekutif Federal". Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 25 Desember 2007 No. 931 "pada beberapa langkah untuk memastikan interaksi informasi badan dan badan pemerintah daerah dalam penyediaan layanan publik kepada warga dan organisasi." Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 28 Januari 2002 No. 65 "Pada Program Target Federal" Elektronik Rusia (2002-2010) "(dengan perubahan, dan ditambah, mulai 15 Agustus 2006). Urutan Pemerintah Federasi Rusia 20 Oktober 2010 No. 1815 "pada Program Negara Federasi Rusia" Masyarakat Informasi (2011-2020) ". Pesanan Pemerintah Federasi Rusia pada 17 Desember 2010 No. 2299-P "pada rencana transisi Badan Eksekutif Federal dan Institusi Anggaran Federal untuk menggunakan perangkat lunak bebas". Urutan Pemerintah Federasi Rusia 12 Februari

2011 No. 176-R "atas persetujuan rencana tindakan untuk transisi badan eksekutif federal pada manajemen dokumen tanpa kertas dalam organisasi kegiatan internal." Pesanan Pemerintah Federasi Rusia pada 6 Mei 2008 No. 632-P "atas persetujuan konsep formasi di Federasi Rusia E-Government hingga 2010." Pesanan Pemerintah Federasi Rusia pada 17 Juli 2006 No. 1024-R "tentang konsep informatisasi regional hingga 2010". Urutan Pemerintah Federasi Rusia 27 September 2004 No. 1244-P "pada konsep penggunaan teknologi Informasi Dalam kegiatan badan pemerintah federal hingga 2010.

Strategi untuk pengembangan masyarakat informasi di Federasi Rusia (disetujui oleh Presiden Federasi Rusia V. Putin pada 7 Februari 2008, No. PR - 212).

Dewan untuk keamanan informasi di bawah presiden Federasi Rusia.

Dokumen dan Standar Regulator. Gost 34.03-90. "Teknologi Informasi. Set standar untuk sistem otomatis: Sistem otomatis: Syarat dan definisi ", GOST 34.601-90. "Teknologi Informasi. Standar Kompleks untuk Sistem Otomatis: Sistem Otomatis: Tahapan Penciptaan. Standar nasional dikembangkan berdasarkan standar ISO internasional (GOST R ISO 15489-1-2007 "Manajemen dokumen. Persyaratan umum"; gost r ISO 23081-1-2008 "SIBID. Proses manajemen dokumen. Metadata untuk dokumen. Bagian 1 . Prinsip "), GOST R ISO / IEC 26300-2010" Teknologi Informasi. Buka format dokumen untuk aplikasi Office (OpenDocument) v. 1.0, dll.

Standar Internasional ISO dan IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO Series 30300, IEC 82045, dll.); Moreq 2, moreq 10, dll.