Envie por e-mail como usar as instruções. Endereço de e-mail

Escreva neste campo informações concisas e claras que reflitam a essência da carta. Adicione uma palavra com urgência se precisar lê-la imediatamente. Isso orientará o interlocutor sobre o que trata a carta e também ajudará no futuro a encontrar rapidamente a carta de interesse no arquivo.
Se o assunto mudou como resultado da correspondência, altere-o neste campo.

2. Desative o CapsLock
Não escreva o texto do seu e-mail e o assunto em letras maiúsculas. Muitas pessoas consideram isso uma má forma, pois expressa um tom alto. Bem como um grande número de pontos de exclamação no final da frase.

3. Brevidade é irmã do talento
Procure não escrever cartas longas, formular informações de forma clara e concisa, isso economiza o tempo do destinatário.

4. Arquivos anexados
Se você só precisa enviar um arquivo, ainda precisa escrever uma breve informação no texto da carta. Por exemplo, "Estou enviando instruções sobre como trabalhar com e-mail". Não deixe essas cartas vazias, nem sempre fica claro na carta anexa do que se trata o discurso.
Se você recebeu uma carta vazia com um arquivo anexado de um endereço desconhecido, não é recomendável abri-la. Existe uma grande probabilidade de haver um vírus.

5. Responder ou Responder a todos

Preste atenção a esses dois botões ao receber seu e-mail. Seu propósito é diferente! O remetente não pode enviar uma carta pessoal, mas sim fazer uma correspondência em grupo. Nesse caso, você pode ver todos os destinatários na cópia da carta. É neste caso que aparece o botão "Responder a todos". Clique no botão "Responder a todos" quando precisar transmitir informações a todos na cópia. Se você quiser responder apenas ao remetente, clique no botão "Responder".

6. Cadeia de letras
Ao responder a uma carta, não apague o original. Tendo recebido sua resposta sem o texto original, o destinatário pode não se lembrar mais do que se tratava e será forçado a procurar a carta que enviou.

7. Cartas de assinatura
Não é apenas boa educação escrever "Atenciosamente, ...". É costume indicar na assinatura o nome completo, cargo, nome da organização e telefone para contato. Assim, você se identifica de forma única e, se necessário, pode ser contatado rapidamente.
Nas configurações de e-mail, você pode definir uma assinatura automática, essas palavras serão adicionadas a todas as novas letras automaticamente.

7. A palavra não é um pardal, se ela voar, você não a pegará
Antes de enviar, releia a carta, tente não responder imediatamente aos e-mails emocionais, para não se arrepender depois.
Lembre-se de que sua carta pode ser encaminhada acidentalmente ou propositalmente, portanto, informações confidenciais não devem ser enviadas por e-mail.

8. Explore suas configurações de e-mail
Gastando tempo estudando as configurações de seu e-mail uma vez, você o salvará no futuro. É nas configurações que você pode definir uma assinatura pessoal, configurar a coleta de mensagens de outras caixas de correio, criar uma hierarquia de pastas, adicionar filtros e muito mais.

9. Preste atenção à segurança de e-mail

Crie uma senha complexa, não a escreva em um pedaço de papel ao lado do computador, mude-a periodicamente.
Ao entrar no e-mail do computador de outra pessoa, não clique em lembrar a senha.
Lembre-se de sair do e-mail ao trabalhar no dispositivo de outra pessoa.
Não abra arquivos recebidos de e-mails desconhecidos.
Verifique se há vírus nos anexos.
Envie e-mails indesejados para spam.

10. Emoticons
Não é costume usar emoticons em cartas oficiais, mas na correspondência com amigos você pode adicioná-los para adicionar emoção à carta.
Abaixo estão os mais populares:

Nos últimos anos, uma das minhas ferramentas mais eficazes tem sido o e-mail. Gostaria de observar que esta ferramenta só será eficaz quando você aprender a gerenciá-la e não permitir que as coisas sigam seu curso. Eu escrevi um pouco antes.

Para começar, precisamos deixar claro para que precisamos o e-mail. A Wikipedia pergunta: para receber, enviar e encaminhar mensagens de e-mail. O objetivo do e-mail é tornar a vida e o trabalho das pessoas eficazes. Mas, na realidade, nem tudo é tão fácil.

Segundo as estatísticas, em média, o número de mensagens recebidas por uma pessoa é superior a 100 cartas por dia. Esta é uma figura enorme. E continua crescendo, o que leva a que uma pessoa não consiga mais processar com qualidade as informações recebidas por falta de tempo.

É essa questão de como trabalhar corretamente o e-mail que preocupa muita gente. Uma superabundância de correspondência não verificada causa estresse e diminui a produtividade.

Você também se encontrou em uma situação semelhante? Então esse artigo é para você.

As pessoas mais eficientes e organizadas constroem seu próprio sistema de trabalho com correio, com base em sua própria experiência, por tentativa e erro.

Se existem regras mais ou menos comuns para a correspondência comercial por e-mail, no que diz respeito à gestão do seu trabalho por e-mail, tudo é um pouco mais complicado. Depende de muitos fatores, como o campo de atividade, o grau de atividade comercial e organização de uma pessoa, estilo de vida e negócios, e assim por diante.

Trabalhando com e-mail

Então, vamos começar. Preciso de minhas diretrizes eficazes de e-mail para:

Aumente sua eficiência
Seja sempre pessoa obrigatória e correta para seus correspondentes.
Sempre saiba como processei correspondência.
Nunca perca seus e-mails recebidos.

Existem vários princípios para trabalhar com correio:

1. Use sua caixa de entrada como uma lista de verificação e deixe mensagens não processadas nela.

2. Crie pastas separadas para cada projeto e categoria. Isso o ajudará a encontrar rapidamente as informações que procura.

3. Use ativamente o uso de etiquetas, marcas coloridas. Isso tornará a classificação das letras perceptível para a percepção visual.

4. Estude cuidadosamente e conheça o sistema de configurações da conta de e-mail. Isso ajudará você a administrá-lo de forma eficaz.

5. Determine o tempo que você está disposto a dedicar ao trabalho com correspondência. Por exemplo, 30 minutos pela manhã e 30 minutos à noite. E nem mais um minuto.

6. Se as condições de trabalho permitirem, desative a função de notificações pop-up sobre novas cartas. Desta forma, você ficará menos distraído.

7. Cancele a assinatura de correspondências desatualizadas.

8. durante o dia.

9. Salve todos os e-mails enviados. Algo sempre pode ser útil. Hoje encontrei uma digitalização do meu passaporte desta forma.

10. Ser capaz de determinar os sinais pelos quais você processará e classificará sua correspondência.

Técnica de Email

Se você se lembra bem da primeira regra, então nosso objetivo ao analisar e-mails é deixar o mínimo de letras possível na caixa de entrada.

Ao mesmo tempo, a segunda tarefa, não menos importante, é classificar todas as letras por categorias, especificidades e importância. Na pasta "Caixa de entrada", você pode deixar cartas que exigem uma resposta imediata ou antecipada de sua parte. Eles também podem ser marcados imediatamente com tags coloridas ou tags. Acrescentarei que uso principalmente o programa G-mail, tendo mais algumas contas em outros programas de e-mail.

Como outras pessoas trabalham com e-mail

Uma vez eu assisti a um vídeo sobre como trabalhar com uma caixa de correio, onde o autor mostrou como ele lidou com duzentas cartas em poucos minutos. Naturalmente, o título atraente me fez ver como isso poderia ser feito, já que não conhecia uma resposta eficaz para essa pergunta. Descobriu-se que seu princípio de funcionamento é baseado em apagar cartas e deixar as importantes e necessárias na caixa de entrada. Surpreso! Qualquer um pode fazer isso. Rapidamente tirei uma conclusão: essa técnica não combina comigo.

Nós cortamos ao vivo

Concorde que a maior parte das cartas são as correspondências de que precisamos e um depósito de informações. E quando somos aconselhados a cancelar a assinatura de muitos deles, admita honestamente - quem levantou a mão para cancelar a assinatura de sua escolha? Como escolhemos isso, isso significa que precisamos e é importante. No entanto, eu também o aconselharia a cancelar a assinatura das correspondências que são menos relevantes para você hoje. É como limpar seu guarda-roupa - e é uma pena jogá-lo fora, e há quanto tempo não o uso ...

Convença-se de que em último recurso sabe onde se encontra esta newsletter e, se necessário, pode sempre consultar as informações aí ou subscrever novamente.

Leve os nomes das pastas a sério. Aqui você não pode dar conselhos para todos ao mesmo tempo - muito depende da personalidade de cada um. Sei que muitas pessoas preferem colocar qualquer mala direta, carta relacionada ao tema de vendas em uma pasta chamada Vendas. Esta opção também funciona. Minhas pastas podem ter o nome e o sobrenome da pessoa de quem as cartas vêm, incluindo o assunto das vendas, e o nome das listas de mala direta. Ou seja, não uma pasta corresponde ao tópico Vendas em meu e-mail, mas várias. Estou bem orientado neles. A marca pessoal do autor é importante para mim.

Estruturar e-mails de saída

Também é fácil estruturar emails de saída. Atribua atalhos ou tags a eles para que possam ser encontrados mais rapidamente quando você precisar deles. Crie pastas para os mais importantes e use a navegação. Por exemplo, durante meu trabalho em vários projetos ao mesmo tempo, tive que enviar cartas e correspondências semelhantes aos clientes. Tendo criado uma pasta com o nome do projeto, após o envio da carta, movi para ela as letras necessárias.

Ao analisar a correspondência pela primeira vez, tento folhear as cartas e determinar para qual categoria elas precisam ser movidas. Também os divido de acordo com o grau de importância e urgência: urgente - sem importância; urgente - importante; não urgente - não importante: não urgente - importante. Deixo cartas importantes que exigem uma resposta minha ou algum trabalho hoje na pasta Caixa de entrada e, depois que o trabalho é concluído, eu as movo para a pasta apropriada.

Se eu entender que o assunto da carta será relevante para mim em um futuro próximo, permito-me mover a mensagem para a pasta não lida. No momento certo, as mãos certamente o alcançarão.

Chamo sua atenção para o fato de que todos os métodos acima não nasceram em um dia, nem mesmo em dois. Já hoje, muitas empresas estão pensando no desenvolvimento e implementação de regras para trabalhar com e-mail. A gestão e organização eficazes do tempo tornar-se-ão qualidades essenciais no trabalho para todas as empresas.

Se você não gerenciar seu e-mail, logo ela o controlará, o que resultará em estresse desnecessário. Desenvolva o seu regras para trabalhar com e-mail.

Ao usar e aplicar essas regras, você se tornará eficaz em sua vida empresarial. Amigos, sucesso no seu negócio! Seja eficaz e não se esqueça. Como sempre, seus comentários, retuítes e conselhos pessoais agradecerão.

As pessoas no mundo moderno passam cada vez mais tempo na Internet - procurando e encontrando trabalho, lendo notícias, conversando, verificando o tempo, comprando, vendendo, ganhando dinheiro, economizando, encontrando, assistindo filmes, ouvindo música e frequentemente apenas brincando. Hoje é difícil encontrar uma pessoa que não saiba o que é um mecanismo de busca, modo online, ICQ, blogs, como usar o e-mail. Mas eles ainda estão lá, e este texto se destina a eles.

No sentido usual, o correio é a troca de cartas e encomendas. Até agora, o poder do pensamento humano não atingiu o nível de enviar encomendas por e-mail, mas, talvez, isso também se torne realidade em um futuro próximo. Apesar disso, o e-mail traz muitos benefícios.

1. Em um e-mail, você pode enviar não apenas mensagens em forma de texto, mas também anexar arquivos à carta: tabelas, fotos, desenhos, vídeos, apresentações e assim por diante. As cartas podem ser excluídas, enviadas para outras pessoas, armazenadas, filtradas.

2. O e-mail permite que você entregue correspondência (informações) instantaneamente, economizando muito tempo e esforço.

3. Não há necessidade de ir aos correios, pois você pode usar o e-mail no conforto de sua casa, se tiver Internet e um computador.

4. Eficaz na redução de custos - não há necessidade de pagar por cada carta, independentemente da quantidade de informação nela contida. Basta que o serviço de Internet seja pago em dia ao provedor.

5. Eficiência - você pode verificar seu e-mail e responder a carta até mesmo de um celular com acesso à Internet.

Então, vamos responder à pergunta: "Como usar o e-mail"?

Primeiro, você precisa ir ao site de um determinado sistema de pesquisa ou e-mail, por exemplo, Yandex, Google, Rambler, Mail.ru e assim por diante.

Vamos tentar usar um exemplo para configurar um e-mail no Google. No topo do site, você deve encontrar e clicar em "Mail", uma nova janela aparecerá para inserir seu e-mail e sua conta. Já que enquanto você não tem e-mail no Google, pressione o botão vermelho no canto superior direito - "Criar uma conta". Em seguida, os dados pessoais são preenchidos - nome, sobrenome, nome de usuário, senha, sexo, data de nascimento, telefone celular, endereço de correio sobressalente. crie você mesmo, deve ser único (se já houver um usuário com esse tipo de login, o sistema irá avisá-lo e pedir-lhe para inserir um nome diferente), consistir em letras latinas, o comprimento do nome é de 6 a 30 personagens. Lembre-se de que, se for enviar correspondência comercial por e-mail, você deve sugerir e escolher logins mais discretos.

Em seguida, você precisa inserir uma senha para o e-mail. Deve ser confiável o suficiente, de preferência contendo letras maiúsculas e caracteres e números, e deve ter pelo menos 8 caracteres. Nós inserimos a senha novamente para confirmá-la.

A data de nascimento neste site deve ser indicada para ter acesso aos materiais de acordo com a sua idade. O fato é que uma conta do Google permite que você tenha acesso a serviços como Gmail (mail), YouTube (portal de vídeos) e Google+ (rede social). Você pode configurar sua conta para que ninguém veja sua idade.

O gênero, assim como o número do celular, são preenchidos a critério do usuário.

Para registrar o correio, resta apenas provar que você é uma pessoa real (e não um robô), e digitar as letras latinas indicadas no teclado. Se os sinais forem difíceis de ler, você pode clicar no sinal "Áudio", o sistema irá ditar para você. Se não quiser fazer isso, indique o número do seu celular. Um código de confirmação será enviado para o seu telefone na forma de SMS, você precisará inseri-lo no campo "Confirmar conta".

Assim, você tem sua própria caixa de e-mail, pode enviar e receber cartas. Como escrever uma carta? Encontramos o botão "Escrever uma carta", na janela que aparece no campo "Para" escrevemos o endereço do destinatário. Se você deseja que outra pessoa receba uma cópia da carta, digite outro endereço de e-mail no campo "Cc". O campo "Assunto" pode ser deixado em branco, mas se você especificar o assunto e a essência da carta, o destinatário ficará mais confortável. Você pode escrever um texto na carta, formatá-la, anexar arquivos com o botão "Anexar" ou com o ícone "Clipe de papel", inserir links, fotos, imagens, salvar um rascunho da carta. Você pode verificar a ortografia antes de clicar no botão enviar. Se você deseja saber exatamente se o destinatário o recebeu e leu, marque a caixa "Notificar sobre a leitura".

É mais fácil ler as cartas recebidas - basta clicar na nova carta (geralmente está destacada em negrito). Se você não deseja mais receber cartas de nenhum autor, pode marcar uma delas como spam. Além disso, todas as cartas deste endereço serão enviadas automaticamente para a pasta "Spam". Então, agora você tem uma ideia de como usar o e-mail, pode se corresponder com parceiros de negócios e amigos, se cadastrar nas redes sociais, fazer compras pela Internet e muito, muito mais.

O erro que a maioria das pessoas comete é subestimar a importância de criar um sistema de mensagens de e-mail. Uma maneira é imaginar o trabalho com e-mail como uma sequência das etapas a seguir.

1 - Acesso ao e-mail
2 - Um lote de cartas
3 - Verificação de correspondência recebida
4 - Remoção
5 - Execução
6 - Armazenamento

1. ACESSO AO E-MAIL

A primeira etapa é agendar o horário em que você verifica seu e-mail todos os dias. Normalmente, a maioria das pessoas deve verificar seus e-mails quatro vezes por dia:

1. Primeira coisa pela manhã. A maioria das pessoas começa o dia verificando seu e-mail para ter certeza de que não esqueceu nada urgente.

2. Antes da pausa para o almoço. A hora do almoço é uma pausa natural na sua atividade empresarial; para tornar esse tempo mais produtivo, você pode verificar seu e-mail.

3. No meio da tarde. Esta é outra pausa natural quando você precisa fazer uma pausa ou está prestes a sair para uma reunião de negócios.

4. Fim da jornada de trabalho. Se você liberar a pasta da caixa de entrada tanto quanto possível antes de deixar seu local de trabalho, na manhã seguinte você irá imediatamente ver as novas mensagens. Se você tem certeza de que não há assuntos urgentes que você deixou de fora no último minuto, isso garantirá uma noite mais tranquila para você e seus colegas.

Para a maioria das pessoas, a melhor opção e menos provável de interferir em seu fluxo de trabalho é verificar seus e-mails quatro vezes ao dia e reservar no máximo 15 minutos para cada “sessão” de e-mail.

2. MUITAS CARTAS

É importante compreender que você processa correspondência por e-mail quatro vezes por dia. Isso não significa que você deve responder imediatamente a todas as mensagens que exigem uma resposta ou, em 15 minutos, escrever todos os e-mails que planejou enviar. Você tem que aceitar o fato de que sua caixa de entrada nada mais é do que um monte de cartas esperando para serem desmontadas.

3. VERIFICAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA DE RECEBIMENTO

O próximo passo é verificar todas as mensagens, o que não significa que você deva ler todas. Muitas vezes, uma decisão de email pode ser feita com base na linha de assunto ou nas primeiras linhas. Mailings e boletins informativos constituem uma parte essencial de nossa correspondência. Se você é um analista da indústria, talvez um boletim informativo -
o documento mais importante para você e você o estuda cuidadosamente todos os dias. No entanto, este não é o caso para o resto de nós, e podemos determinar rapidamente se este boletim informativo é importante ou útil para nós. Nem todos os e-mails exigem resposta: por exemplo, aquelas cartas em que você está indicado na cópia, ou o assunto da mensagem implica que você apenas tem que se familiarizar com essas informações.

4. DELETE

Se o seu objetivo principal é liberar sua caixa de entrada, uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é excluir as mensagens. Se, após a leitura da newsletter, chegar à conclusão de que esta informação não é útil para você, cancele a assinatura desta newsletter. Você não se arrependerá e não precisará perder mais tempo processando-o. Exclua todas as mensagens que não requerem nenhuma ação sua.

Se, de repente, você estiver excluindo todas as mensagens provenientes de um endereço específico, pense no por que isso está acontecendo.

5. EXECUÇÃO

Assim como ao trabalhar com documentos em papel, é aconselhável que você não volte às cartas que leu.

Se você precisar de apenas alguns minutos para responder ou encaminhar uma mensagem, faça-o imediatamente. Você deve, se possível, responder imediatamente às mensagens que confirmam ou agendam um horário de reunião, solicitar informações sobre seus contatos, conter quaisquer perguntas ou solicitações, a menos, é claro, que isso não demore muito.

Se você entender que precisa de mais informações, atrair outras pessoas ou tempo para pensar, não será capaz de responder imediatamente a essa carta. Você precisará fazer algo mais tarde: talvez decida se realmente deve responder a esta carta e fazer algo. Caso contrário, você pode enviar a carta imediatamente para a pessoa certa. Antes de delegar uma tarefa, pode levar algum tempo para determinar quem
o mesmo deve ser uma pessoa responsável. Se a carta exigir uma ação sua, salve apenas a parte significativa das informações e exclua a própria carta. Libere sua caixa de entrada dessas mensagens e armazene as informações necessárias, por exemplo, em um sistema de acompanhamento do trabalho em seus projetos, em um calendário ou em um sistema de agendamento para garantir que você o conclua. Isso é execução - a confiança de que tudo o que precisa ser feito será feito.

6. ARMAZENAMENTO

Se uma mensagem de e-mail não puder ser excluída (ou você não puder respondê-la e excluí-la), será necessário salvá-la.

O principal motivo pelo qual você pode precisar disso é porque você precisa consultar este documento no futuro (por exemplo, informações sobre algo, uma decisão tomada, uma instrução, um relatório de progresso, etc.). Se, de repente, você não tiver um documento ao qual possa consultar, isso terá consequências adversas para você.

Não existe uma única maneira correta de armazenar e-mails. Você deve criar um sistema que seja eficaz para você pessoalmente.

Uma opção é um sistema de subpasta em sua caixa de entrada. Você pode classificar as subpastas por tópico, categoria, cliente ou projeto, dependendo do tipo de mensagem que você costuma receber. Muitas pessoas criam uma pasta separada chamada "Cartas processadas", onde colocam todas as mensagens marcadas e mensagens que requerem ação adicional.

Qualquer que seja o sistema que você escolher para armazenar seu e-mail, lembre-se de que o único lugar onde você não deve armazená-lo é na sua caixa de entrada. Lembre-se também de que esse e-mail não deve demorar 24 horas por dia, sete dias por semana. Manter sua caixa de entrada de e-mail organizada em um horário predeterminado economizará horas por semana, reduzirá o estresse que sente por medo de perder e aumentará a eficiência ao lidar com o que realmente importa. Esses são princípios simples e fáceis de lembrar.

A Internet oferece tantas coisas interessantes hoje em dia, e tentamos não perder informações - assinamos vários mailings, nos correspondemos com amigos e fazemos novos conhecidos, usamos o correio na correspondência comercial.

Como organizar seu e-mail adequadamente? Esta questão preocupa muitos.

Existem regras para correspondência comercial por e-mail. Durante a sua utilização, surgiram alguns desenvolvimentos nas regras de trabalho com e-mail. Isso se tornou necessário para se manter a par dos acontecimentos, para não perder as informações recebidas e para respondê-las prontamente. Acho que o conhecimento de como trabalhar com seu e-mail será útil para muitos.

Como organizar corretamente o trabalho do e-mail?

♦ Verifique seu e-mail em um horário claramente designado

O e-mail geralmente não é uma transmissão de informações urgentes, ele é usado para assuntos não urgentes.

Existem telefones para informações urgentes e no escritório também pode ser transferido pessoalmente. Portanto, se não houver acordo prévio de que você receberá uma carta importante pelo correio, não verifique sua correspondência constantemente. Basta fechar o programa em seu computador durante seu trabalho principal para que você não veja cartas que chegam constantemente em uma guia do navegador ou em uma janela pop-up. Isso não vai desviar a atenção de assuntos importantes.

E, por incrível que pareça, a correspondência será resolvida em um período de tempo menor, porque vamos lidar com isso de propósito, reservando tempo pela manhã e à noite, e possivelmente apenas uma vez por dia. Depende das circunstâncias e do tipo de atividade.

Tudo isso, é claro, não se aplica a quem tem a função de responder e-mails, por exemplo, no help desk.

♦ Esvazie sua caixa de entrada todas as noites

A Caixa de entrada é onde todas as informações recebidas são coletadas, as quais você precisa aprender a classificar rapidamente.

Para classificar as cartas por assunto, precisamos, adicionalmente, crie algumas pastas importantes. Por exemplo, Responder, Pessoal, Trabalho, Interessante, Importante e Personalidades.

Crie subpastas em cada pasta. A pasta "Personalidades" pode conter correspondência com pessoas que são importantes para você. Por exemplo, nesta pasta, crie uma subpasta "Ivanov I.I." e estipulamos a regra (filtro) na caixa de correio que todas as cartas de Ivanov I.I. será enviado para esta pasta imediatamente. Você não precisa se preocupar em perder esta carta, pois no menu ao lado do nome da pasta, será destacado um ícone de que esta pasta contém uma carta não lida.

Isso é o que fazemos com todas as cartas que são importantes para nós.

♦ Limpamos e-mails de spam

Ao classificar as letras, você deve necessariamente marcar as mensagens indesejadas e marcar as que não assinou como spam.

O mailer tem uma função de filtro de spam. Ela é capaz de memorizar tais cartas e quando reenviada por este autor, a carta irá diretamente para a pasta de spam.

Se você não tiver limpado esta pasta, depois de 30 dias, todas as mensagens serão automaticamente excluídas da pasta de spam e você não precisa se preocupar com isso.

Nunca responda a e-mails não solicitados, porque seu e-mail pode ser usado por golpistas.

Seguindo as regras para trabalhar com e-mail, sua jornada de trabalho será mais eficiente - você pode gastar menos tempo para classificar, responder e escrever cartas. Aqui estão algumas dicas específicas:

Regras para trabalhar com e-mail

Defina um horário específico para o e-mail. Após concluir este trabalho, desconecte a caixa de correio.
Explore os recursos e configurações de sua caixa de correio. Isso o ajudará a navegar rapidamente ao trabalhar com letras.
Use sua caixa de entrada como um ponto de coleta de informações que precisam ser classificadas. Nesse caso, use rótulos para marcar as letras. Esta pasta deve estar vazia todas as noites.
Configure filtros na caixa de correio para organizar cartas importantes diretamente em pastas de assunto
Limpe periodicamente (cancele a assinatura) o boletim informativo de não interessante e irrelevante. Para fazer isso, defina uma programação no calendário. Por exemplo, uma vez por trimestre. Quanto mais você fizer isso, menos tempo levará a limpeza.
Classifique os e-mails em sua caixa de entrada todos os dias e, se possível, responda aos e-mails assim que possível.
Prepare modelos prontos para respostas às cartas. Inclua um modelo de saudação e assinatura em suas respostas. Isso economizará muito tempo ao escrever as respostas às cartas.
Tente ser o mais curto possível. Anexe informações adicionais à carta em um arquivo separado.
Sempre verifique os arquivos anexados aos e-mails com um programa antivírus.
Siga a regra: "uma carta - um assunto." Isso torna mais fácil para o destinatário trabalhar com cartas.
Se você receber a mesma pergunta de pessoas diferentes, faz sentido responder publicamente em seu blog ou site e na carta fornecer um link para este artigo. Dessa forma, você economizará tempo ao escrever uma resposta e fornecer informações completas às partes interessadas.
Lembre-se da regra: quanto menos você escreve, menos cartas recebe.
Salve um arquivo de e-mails enviados.
Não forneça a terceiros a senha da conta onde seu e-mail está localizado.
Use a função "Propriedades de Correio" para obter mais informações sobre a carta. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no modo de leitura de letras.

Usar essas regras ou não depende de você. Mas ao organizar o trabalho com uma caixa de correio, é preciso lembrar que a correspondência deve ser gerenciada por nós, não ela por nós. O e-mail deve tornar nossas vidas mais fáceis, não mais ocupadas.

O correio eletrônico é um dos primeiros serviços na Internet a permitir a troca de mensagens, ou pelo termo “correio eletrônico”, os chamados e-mails. Hoje, poucas pessoas escrevem cartas comuns - é mais rápido enviar uma carta da sua caixa de correio, que chegará ao destinatário quase que instantaneamente.

O e-mail tem vários nomes de gíria - e-mail (do inglês. E-mail), "sabão", e-mail, e-mail. Bem como para o correio normal em papel, existem termos como caixa de correio, entrega, anexo, recibo, envio, escrever uma carta, destinatário, remetente, etc. Podemos dizer que o e-mail é em muitos aspectos semelhante ao correio normal, com a única diferença de que a carta não é escrita com uma caneta, mas sim digitada no teclado de um computador, e os correios são servidores de correio que recolhem, classificam e enviam correspondência aos destinatários .

Esta seção considerará todos os aspectos do trabalho com e-mail necessários para um computador novato e usuário da Internet.

O e-mail é um meio de comunicação moderno, acessível e rápido. Se antes da disseminação massiva da Internet, a correspondência eletrônica era o destino das empresas e organizações, agora quase todos os usuários de computador com acesso à Internet podem usá-la. Com o tempo, uma certa cultura de uso de e-mail se desenvolveu na forma de regras simples para a condução de correspondência eletrônica. Ao aderir a essas regras, você [...]

Você recebeu um e-mail e o remetente está esperando uma resposta sua. Como fazer direito? Claro, você pode escrever ao remetente uma carta com uma resposta, onde você pode indicar que esta é uma resposta a um e-mail de tal e tal data e tal e tal assunto. Mas será mais correto e fácil usar uma função especial do serviço de correio, que se chama “Responder”. Vamos aprender direito [...]

Todo internauta ativo utiliza necessariamente o e-mail, pois é muito cômodo, rápido e simples. Para enviar e-mail, você precisa de uma caixa de correio de seu provedor de serviços de Internet (ISP) ou uma caixa de correio registrada em um dos serviços de correio gratuitos mais populares - yandex.ru mail, mail.ru mail e gmail. Como criar uma caixa de correio é discutido no artigo [...]

Mais cedo ou mais tarde, qualquer usuário ativo da Internet terá que criar seu próprio e-mail. sem ele, o uso pleno de todas as possibilidades que a Internet oferece é impossível. Claro, você pode passar sem uma caixa de e-mail se precisar apenas de uma rede para assistir notícias, ver previsões do tempo ou programas de TV, mas para se registrar em quaisquer serviços, fóruns ou

E-mail, ou "e-mail", "sabão" agora é um atributo obrigatório para um usuário na web. Ele é usado para se comunicar com amigos e camaradas, conduzir correspondência comercial, enviar fotos, vídeos e documentos. E uma conta de e-mail também é necessária para registrar uma conta em redes sociais, jogos online, em sites e fóruns.

Este artigo ensinará como usar o e-mail e o guiará por todas as etapas envolvidas na criação de uma conta no.

Então vamos começar! Garantimos - dentro de 15-20 minutos terá o seu próprio e-mail.

Seleção de serviço

A primeira etapa é decidir em qual serviço (site) você deseja criar uma caixa de correio. É importante notar que existe um grande número de recursos da web na Internet que oferecem aos visitantes a criação de seu próprio e-mail. Alguns são melhores, outros são piores em termos de segurança e usabilidade.

Se quiser verificar pessoalmente a variedade de serviços, digite no motor de busca "e-mail". No mínimo, ele apresentará a você uma centena ou dois serviços de correio online.

Mas para que você não fique tonto com pesquisas e buscas, sugerimos que escolha um dos serviços oferecidos a seguir. Eles são unanimemente reconhecidos como os melhores da web tanto pelos profissionais de TI quanto pelos consumidores. Então você não arrisca nada. Ao contrário, você obtém 100% de garantia de conforto do usuário.

Serviço da conhecida empresa Yandex. Tem funcionado de forma adequada e estável desde 2000, ou seja, há mais de 15 anos. Possui proteção confiável contra spammers e hackers malvados que tentam roubar dados confidenciais de caixas de correio. O módulo antivírus Dr.Web verifica automaticamente os arquivos baixados. Oferece suporte à tradução automática de cartas em várias línguas estrangeiras e também traduz mensagens estrangeiras para o russo. Todas as informações (cartas) são enviadas por meio de canais criptografados. Funciona perfeitamente tanto em computadores, laptops e dispositivos móveis (smartphones, tablets). Recomendado para uso para aqueles que usam principalmente Runet e se correspondem ativamente com usuários que falam russo.

Abra a página principal do serviço da web - yandex.ru em seu navegador. Em seguida, clique no canto superior direito "Criar e-mail".

Portal enorme da web. Um dos mais antigos de Runet, fundado em 1998. O proprietário da conta não tem apenas uma caixa de correio, mas também acesso a uma variedade de serviços (jogos, serviço de encontros, vídeo, notícias, etc.). Dotado de uma interface amigável e um poderoso filtro de spam. Fácil de operar. Com certeza vai agradar àqueles que não são indiferentes às redes sociais e querem se corresponder ativamente online, ver uma variedade de conteúdos (fotos, vídeos), exceto por e-mail.

Vá para a página mail.ru e no bloco superior esquerdo abaixo dos campos de login, clique no link "Registrar no e-mail".

Gmail

Serviço "ultramarino" do Google. Possui um grande número de configurações e funções do usuário. Foi lançado em 1º de abril de 2004. Com proteção confiável contra interferência de terceiros e hackers, oferece suporte a todos os protocolos de troca de dados populares. Equipado com um painel de controle conveniente. Sabe como fazer backup de dados. Uma conta do Gmail será especialmente útil para aqueles que costumam usar serviços da web estrangeiros, bem como outros serviços do Google (Mapas, Notícias, Play Market, Calendário, etc.).

Digite na barra de endereços do seu navegador - mail.google.com e pressione "enter". Na página que se abre, clique no botão "Criar uma conta".

Bem, você já decidiu sobre o serviço? Agora é a hora de começar a criar sua conta.

Registro de conta

Se você não clicou no link indicado na visão geral do serviço, certifique-se de fazer isso (consulte as descrições acima). Precisamos ir ao formulário de inscrição. Você vê a página com os campos do questionário na sua frente? É disso que você precisa no momento.

As regras para registrar uma caixa de correio em serviços são quase as mesmas, com exceção de apenas algumas nuances. Siga esta instrução para inserir todos os dados necessários corretamente.

1. Nas linhas "Nome" e "Sobrenome" você pode especificar os dados do seu passaporte e um pseudônimo. Tudo depende da finalidade do e-mail - negócios, entretenimento, comunicação com amigos.

2. Alguns serviços postais solicitam a indicação adicional do local de residência, sexo, data de nascimento. Nestes campos, você também pode, se desejar, indicar informações confiáveis ou informações fictícias.

3. Login é o endereço da sua caixa de correio. Deve ser único. Pense bem sobre seu nome. Para compilá-lo, você pode usar seu nome e sobrenome, data de nascimento.

Observação!É aconselhável manter o login (endereço) em formato completo para evitar confusão. Por exemplo, se estiver no Yandex, o login será semelhante a este: [email protegido] Ou seja - @.

4. A senha é uma chave simbólica para entrar na caixa postal. Crie uma combinação complexa de 10-15 caracteres de letras e números latinos.

Atenção! Lembre-se, ou melhor, salve o login e a senha especificados no formulário em um local seguro. Eles são obrigados a entrar na caixa.

5. Telefone - nesta linha, insira o número do seu celular. Use apenas números válidos.

6. Verifique se todos os campos estão preenchidos corretamente. Para enviar o formulário preenchido ao serviço, clique no botão "Cadastrar". Geralmente, está localizado na parte inferior da página de registro.

O algoritmo de verificação é o seguinte:

um SMS com um código é enviado para o celular;
você insere este código em um formulário especial;
enviar para o serviço;
após a conclusão bem-sucedida do procedimento, o telefone será “anexado” à caixa e poderá ser usado para restaurar o acesso em caso de perda da senha.

Como entrar na caixa?

Então, a caixa está registrada. Para entrar ou fazer login, você precisa fazer o seguinte:

1. Acesse o site do serviço postal (por exemplo, yandex.ru).

2. No painel de login, insira em campos separados o login e a senha que você especificou durante o registro da caixa postal.

3. Clique no botão "Login".

Como escrever e enviar uma carta?

Para enviar uma mensagem para alguém a partir do seu e-mail, você, é claro, precisa saber o endereço do destinatário - o interlocutor, parceiro de negócios para quem deseja enviar a carta. Certifique-se de tê-lo no formato completo - @.

2. No formulário que se abre, nos campos especialmente designados, especifique o endereço completo do destinatário (no Gmail esta linha é chamada de "Para"), o assunto da carta e o texto da própria carta.

Se você precisar anexar um arquivo armazenado em seu computador à mensagem, use o botão "clipe de papel". No entanto, observe que o tamanho dos arquivos carregados desta forma é limitado. Dependendo do serviço, seu limite é de 10 a 50 MB.

3. Após preencher a carta, clique no botão "Enviar". A carta será imediatamente entregue ao destinatário.

Cuidado com o spam!

Durante o funcionamento de sua caixa de correio, você receberá periodicamente cartas promocionais (spam) e outras mensagens duvidosas. Se não conhece o remetente (especifica-se um endereço desconhecido) ou desconfia do nome das cartas, em caso algum abra-as e, mais ainda, não execute os arquivos e elementos interativos que se encontram nestes textos. É assim que muitos hackers tentam obter o e-mail de usuários crédulos.

Você pode rastrear e excluir mensagens bloqueadas pelo filtro de spam na pasta especial "Spam".

Como faço o upload de um arquivo grande?

Gmail

No perfil, no canto superior direito, clique no ícone "grupo de quadrados".
No menu ladrilhado que se abre, clique em "Disco".
Na página que se abre, clique no menu "Meu disco". Selecione "Carregar arquivos ...".

Clique no painel superior "Nuvem".
Na nova guia, clique em "Download".

Yandex. Correios

No menu horizontal (próximo ao logotipo no topo da página) clique em "Disco".
Clique no botão Download.

Depois de fazer upload do arquivo para o repositório, abra o acesso a ele para outros usuários e copie o link de download. Envie a URL recebida ao destinatário. Ele irá colá-lo na barra de endereços do seu navegador e baixar o arquivo que você baixou para o seu computador.

Aproveite o uso dos serviços postais da Internet!

Olá a todos! Vamos continuar a mergulhar na funcionalidade do Yandex com mais detalhes. Em um dos artigos, já descobrimos isso. Hoje continuaremos este tópico e daremos uma olhada mais de perto em como usar o correio Yandex. Vamos descobrir muitos de seus recursos anteriormente desconhecidos. vamos revelar o máximo de funções e "chips" da sua caixa de correio.

Autorização e pré-configuração

Para acessar o e-mail Yandex por meio de um navegador, basta ir à página yandex.ru, clicar no botão com o nome correspondente "Inserir e-mail" no canto superior direito da página e inserir seu login e senha de conta na janela que se abre.

Uma vez na página com cartas, você deve personalizar o trabalho de correspondência para você. Os recursos básicos são bastante minimalistas e as configurações têm muitas coisas interessantes. A pré-configuração do correio Yandex inclui muitos pontos.

Você deve começar visitando as configurações de sua conta: clique no ícone de login (por padrão, o círculo mostra as primeiras letras do nome e sobrenome especificados durante o registro) no canto superior direito da página e selecione "Gerenciamento de conta" no menu suspenso.

Aqui você pode adicionar uma foto que será vista por todos que receberem cartas suas e respondê-las, alterar dados pessoais, adicionar contas de mídia social para login rápido sem inserir uma senha do Yandex e também melhorar a segurança da conta: configurar dois- autenticação de fator, senhas para aplicativos Yandex ou para o próprio e-mail, adicionar uma caixa adicional para recuperação em caso de perda de acesso a esta conta.

Para dar individualidade ao e-mail, há uma personalização da interface do Yandex-mail - isso é mudar um tema padrão chato para algo agradável aos olhos.

Para fazer isso, encontre o ícone de engrenagem no canto superior direito da página principal da caixa. Ao clicar nele na lista suspensa, selecione "Design" e aplique o tema que desejar. Agora será mais agradável analisar letras.

Como usar o e-mail no Yandex

Email não é apenas enviar e ler correspondência. Você pode tornar o trabalho com letras conveniente e rápido. Isso é especialmente verdadeiro para os usuários que usam o correio Yandex para fins comerciais e precisam analisar centenas de e-mails todos os dias.

Criação e envio de cartas

Para criar uma nova carta, clique no grande botão "Escrever" no topo da página. Você será saudado pelos campos:

De: aqui você pode editar o nome do remetente ou escolher um final diferente para o endereço da caixa de correio.

"Para" nesta linha, você especifica o endereço de e-mail completo do destinatário com o sinal "@" e o domínio do serviço de e-mail (por exemplo, @ yandex.ru).

"Assunto" Especifique o assunto da carta para que o destinatário compreenda rapidamente do que se trata e de quem.

Abaixo, na janela do editor, insira o texto da carta. O painel de edição permite que você insira uma variedade de elementos na carta: listas, citações, hiperlinks, imagens e também crie um texto lindamente.

Para ativar a função de escrever uma carta, você precisa clicar no botão "Sem registro".

Se você tiver que enviar uma carta para um grande número de pessoas, salve-a como um modelo para não escrever novamente. Para isso, antes de enviar, ao final da linha "Assunto", clique na palavra "Modelo". O botão "Enviar" entregará a carta ao destinatário.

Caso necessite responder a uma carta recebida, não é necessário utilizar o botão "Escrever". Você sempre pode clicar em "Responder" na janela da carta aberta para escrever uma resposta.

Como enviar uma foto e outros arquivos com texto

Se você deseja transferir um arquivo para o destinatário além do texto, existem três maneiras. Na janela para inserir o texto da carta no painel de edição existem três ícones - clipes de papel, disco Yandex e envelope.

Ao clicar em primeiro, selecione um arquivo no disco rígido do seu computador - quando você enviar uma carta, ela será enviada junto com a carta em anexo.

Você pode anexar uma foto a uma carta em quatro cliques

Se o arquivo ou foto a ser enviado estiver no disco Yandex, clique no ícone correspondente. Na janela que se abre, selecione o arquivo desejado e envie-o diretamente do seu.

Na minha opinião, esta é a forma mais conveniente e rápida de enviar arquivos. Este método possibilita o envio de arquivos e fotos por meio de um smartphone. Você pode anexar qualquer número de arquivos e não apenas fotos, mas também documentos de texto, arquivos PDF, arquivos, etc. Seu destinatário receberá um e-mail com links para esses arquivos e poderá baixá-los de seu disco Yandex.

Você pode ler mais sobre como enviar fotos para o armazenamento em nuvem Yandex em nosso artigo :.

Se precisar enviar um arquivo que está em anexo de e-mail, clique no ícone de envelope no painel de edição, selecione o arquivo desejado no e-mail e anexe-o a esta carta para envio. Este método funciona de forma semelhante ao anterior. Portanto, se você estiver enviando um arquivo de um disco Yandex.

Ao selecionar o ícone com uma imagem no painel de edição, você pode inserir uma foto no texto da carta inserindo um link direto para essa imagem na Internet.

Trabalhando com o catálogo de endereços

O catálogo de endereços é uma maneira conveniente de reunir todos os destinatários mais importantes em um só lugar. Você pode abrir a lista de seus contatos clicando na palavra "Contatos" no topo da página principal do e-mail à direita da inscrição "Yandex Mail".

Na seção "Contatos", você pode adicionar manualmente um contato, preenchendo todos os seus detalhes nos campos apropriados.

Para configurar o catálogo de endereços, clique no botão de engrenagem que você já conhece e selecione o item "Contatos".

Você pode desmarcar ou deixar a caixa de seleção ao lado da coleta automática de contatos, carregar contatos de um arquivo ou salvar contatos existentes em um arquivo.

Como encontro a carta de que preciso?

Se você precisar de um e-mail específico e se lembrar da frase exata dele ou de outros dados, insira-os na linha em branco ao lado da palavra "Localizar" no topo da página. Uma lista com as melhores correspondências é exibida.

O que são rótulos e como faço para usá-los?

As tags são uma forma de catalogar cartas por importância, assunto, destinatários (por exemplo: contatos de trabalho, amigos, parentes, serviços). Abra qualquer letra e na linha superior após "Responder, Encaminhar, Excluir ..." você verá o botão "Etiqueta".

Por padrão, a lista de opções é pequena, mas você pode selecionar Novo rótulo no menu suspenso. Dê um nome e escolha uma cor confortável. Agora, a letra marcada desta forma é mais fácil de encontrar na lista geral.

Você também pode configurar a instalação automática de tal etiqueta para cartas semelhantes.

Como faço para mover e-mails entre pastas?

Há um ícone Para a pasta próximo ao botão Rótulo. A carta será movida quando você selecionar uma pasta. Você pode criar suas próprias pastas, por exemplo "Cartas de colegas" ou "Importância especial".

Acelerando o trabalho com e-mail usando teclas de atalho

Enquanto estiver na página principal do e-mail, pressione o botão "?" ou apenas "7" (você não precisa manter pressionada a tecla Shift). Uma mini-janela será aberta com uma lista de todas as teclas de atalho disponíveis para um trabalho mais eficiente com cartas e contatos.

Se isso não funcionar, clique na engrenagem e selecione "Outros". Encontre o item "Usar teclas de atalho" - deve haver uma marca de seleção. Para desativar os atalhos do teclado, remova-os.

Aplicativo móvel Yandex-mail: como usar

Na App Store para iOS e Google Play para Android, você pode encontrar facilmente o aplicativo Yandex-mail. É muito popular e é uma maneira conveniente de ler e enviar e-mails de um dispositivo móvel.

Tendo instalado em um smartphone ou tablet pela primeira vez, você precisará de autorização por login e senha. Todas as funções e pastas possíveis são acessadas por meio do botão do menu de contexto no canto superior esquerdo da tela.

O aplicativo duplica os recursos básicos do e-mail do navegador. Por exemplo, vamos observar: o botão "escrever uma carta" está no canto superior direito da tela.

Se você esqueceu sua senha de e-mail

Existem três maneiras de restaurar o acesso à caixa de correio:

pelo número do celular vinculado;
usando uma caixa adicional (se especificada);
a resposta à sua pergunta secreta.

Portanto, certifique-se de que, se perder sua senha, você pode usar qualquer uma dessas opções.

Excluindo uma caixa de correio no Yandex

Se você não precisa mais de e-mail, pode excluir sua conta.

Vá para "Gerenciamento de contas" e desça até a parte inferior.

Há uma inscrição tênue "Excluir conta".

Lembre-se: a exclusão de uma conta excluirá todos os serviços Yandex que estavam ativos nela, incluindo um disco Yandex com arquivos, fotos e álbuns. Além disso, você perderá permanentemente o acesso à sua carteira. Portanto, se você decidir excluir sua conta Yandex, pondere os prós e os contras e prepare-se para isso com antecedência.

A capacidade de trabalhar com e-mail tornou-se uma parte importante do conhecimento no campo do trabalho moderno. Via de regra, as pessoas que possuem e-mail ainda não sabem como trabalhar corretamente com sua caixa de entrada. Eles costumam reclamar que o e-mail distrai sua atenção, o que leva a uma grande perda de tempo.

Uma das melhores maneiras de controlar seu e-mail é usando uma estrutura de pastas e gerenciando os e-mails corretamente. Quero falar sobre uma técnica de processamento que é muito eficaz ao lidar com e-mail.

Para mostrar como usar pastas no e-mail, usarei o serviço de e-mail do Gmail como exemplo. Mas as mesmas idéias podem ser usadas com outros serviços de e-mail (Yandex, Mail.ru, Hotmail, etc.) ou clientes de e-mail (AppleMail, Thunderbird, MicrosoftOutlook, etc.). Portanto, não se preocupe se você não tiver Gmail. Você pode usar os mesmos princípios ao trabalhar com outro serviço ou aplicativo de e-mail.

Observação: Se você está procurando Gmail-cliente paraMac, Posso recomendar-lhe Mailplane.

Caixa de entrada vazia

A primeira ideia que gostaria de transmitir é que sua caixa de entrada deve estar sempre vazia. A maioria das pessoas percebe sua caixa de entrada como o local onde seus e-mails são armazenados, mas eu gostaria de mudar sua percepção.

Comece a pensar em sua caixa de entrada como um local de armazenamento temporário para e-mails - eles só podem ficar lá até que você comece a processá-los.

Em outras palavras, sua caixa de entrada deve conter apenas e-mails não lidos. Não deve haver cartas que você leu ou processou de outra forma (elas estarão em outro lugar, em qual - eu direi a você mais tarde).

Cada vez que você processa uma pasta de caixa de entrada, você deve reduzir o número de letras nela para zero.

Cada vez que você processa e-mails recebidos, seu objetivo é zerar o número de e-mails nesta pasta. Do ponto de vista psicológico, é muito melhor perceber que processou totalmente a sua correspondência e que no futuro só terá de trabalhar com as novas cartas que chegarem à sua caixa de entrada. Se sua correspondência estiver cheia de cartas, será muito difícil encontrar a que precisa, especialmente se você tiver que procurar em centenas de outras para fazer isso. Se você tem cerca de 235.346 cartas em sua caixa de entrada, encontrar a certa delas pode se tornar uma verdadeira tortura. Existe uma solução simples para este problema, que discutirei mais tarde.

Quero repetir, isso é muito importante. Comece a ver sua caixa de entrada como um local temporário - você precisa lê-los e decidir o que fazer com eles a seguir. Cada vez que você verifica seu e-mail, você precisa reduzir o número de cartas em sua caixa de entrada para zero.

Estrutura da pasta

O método proposto para o processamento de cartas requer a criação de três pastas: Responder,Expectativa e Arquivo.

Crie pastas (ou marque-as no Gmail), responda, pendente e arquive

Responder: os emails que demoram mais de 2 minutos a responder são colocados aqui.

Expectativa: os emails que você está esperando uma resposta ou que deseja processar posteriormente são colocados aqui.

Arquivo: todos os outros e-mails aos quais você deseja ter acesso no futuro são colocados aqui.

Ao trabalhar com clientes de e-mail, você precisará criar essas pastas. Neste artigo, estou usando o Gmail como exemplo. O Gmail também tem pastas, mas lá elas são chamadas de "atalhos". Veja como configurá-los:

No canto superior direito, clique na engrenagem que representa as configurações e clique em Definições
Clique na guia Atalhos.
Crie novos atalhos Responder e Expectativa... O Gmail já tem uma pasta substituindo a pasta Arquivo, é chamado Todo o correio, então você não precisa criar um novo. Se você tiver outro cliente ou serviço de e-mail, terá que criá-lo.

Aqui estão alguns tipos de e-mails para colocar em uma pasta Responder:

Alguém pede que você faça algo (com ou sem prazo).
Por exemplo: envie um relatório, esclareça informações ou aceite uma tarefa de trabalho.
Alguém pede uma resposta, mas para isso você precisa de tempo para pensar.
Por exemplo: alguém pede sua opinião ou o convida para um evento.

Depois de responder aos e-mails desta pasta, eles devem ser movidos para a pasta Arquivo... No Gmail, isso é fácil, basta clicar no X ao lado do nome do atalho.

Letras típicas que deveriam estar em uma pasta Expectativa:

Você atribuiu uma tarefa a alguém e está esperando uma resposta.
Exemplo: cartas para um assistente, subordinado ou outra pessoa de quem você espera que a tarefa seja concluída.
Códigos de rastreamento (UPS ou FedEx). Identificadores postais de encomendas na fase de entrega após compra na Internet.
Confirmação de alguém. Se você estiver aguardando a confirmação de que recebeu algo (por exemplo, um pacote).

A regra dos dois minutos

Outra regra de ouro do e-mail é o que chamo de regra dos dois minutos. É muito simples: se demorar mais de dois minutos para responder a um e-mail, coloque-o em uma pasta. Responder e responda mais tarde. Caso contrário, responda imediatamente (semelhante à regra geral do GTD: como fazer as coisas).

Ao trabalhar com e-mail, você precisa aplicar o princípio do trabalho rápido. Não releia as mesmas letras - é apenas uma perda de tempo. Especialmente se você lida com dezenas ou centenas de e-mails todos os dias.

O valor dessa regra é que ela permite que você processe rapidamente sua caixa de entrada, fazendo apenas o que você realmente precisa fazer. Se alguém precisa de uma resposta rápida, você pode dar. Se esta carta requer mais atenção, você pode trabalhar com ela mais tarde, determinando qual das cartas requer mais atenção (depois de ter processado toda a correspondência e não houver mais cartas na caixa de entrada).

A maioria das pessoas processa as letras uma de cada vez e lida com cada nova letra que chega ao longo do dia em sequência. isto altamente maneira ineficaz de trabalhar com e-mail porque você não prioriza. Por exemplo, se você tem 10 cartas não lidas, como você pode saber que a letra # 2 é mais importante e prioritária do que a letra # 9? Você nunca vai entender isso se ficar muito tempo sentado diante de cada nova carta. A regra de limitar o tempo a dois minutos é muito eficaz precisamente porque você entende quais e-mails exigem mais atenção de você.

Meu limite de tempo agora é de dois minutos. Defina seu limite com base em quanto tempo você deseja gastar trabalhando com e-mail e no número de e-mails que você recebe. Pessoalmente, decidi que quero passar menos de uma hora por dia trabalhando com e-mail. Atualmente, recebo menos de 50 emails por dia e, portanto, com um limite de 2 minutos para processamento de cada um, consigo trabalhar tudo em menos de uma hora no total.

Lembre-se disso, quanto mais cartas você recebe por dia, menos tempo você precisa definir para trabalhar com cada uma delas.

Isso é muito importante: ao trabalhar com e-mail, você deve usar a regra "um contato". Caso contrário, você perderá muito tempo relendo as cartas que receber em uma semana.

Tratamento

Ao trabalhar com e-mail de entrada, você precisa aplicar a regra de caixa de entrada vazia e a regra de dois minutos. Eles são muito importantes para o processamento de e-mails, e agora gostaria de amarrá-los todos.

Depois de esvaziar sua caixa de entrada, você estará pronto para começar a trabalhar de forma eficiente com seu e-mail. Por padrão, você sabe que todos os e-mails da pasta Responder requerem a sua atenção (requerem mais de dois minutos do seu tempo). Contanto que trabalhe nesse processo, você responderá a todos os e-mails, exceto aqueles que requerem sua atenção especial. Todos esses e-mails importantes estarão na pasta Responder, você pode trabalhar mais tarde com eles e priorizá-los.

À medida que processa sua caixa de entrada, você precisa examinar rapidamente a carta e determinar o que fazer com ela. Quando nada é deixado na caixa de entrada, você pode decidir como priorizar as mensagens da pasta Responder... Agora você pode trabalhar com segurança com letras, tratando cada uma com a devida atenção (por estarem nesta pasta, significa que você precisa prestar atenção na sua consideração).

Usuários mais avançados podem transformar cada letra da pasta Resposta em uma tarefa que precisa ser resolvida e colocá-la na lista de tarefas pendentes. É o que eu prefiro fazer, mas para isso você precisa usar uma lista de afazeres ou um organizador (o que eu recomendo muito!). Como os e-mails vão para a pasta Responder, eles exigem atenção e, portanto, quero transformá-los em uma tarefa a ser concluída. Um erro comum que muitas pessoas cometem é pensar em sua caixa de entrada como uma lista de tarefas pendentes. Mas é melhor usar um organizador separado e considerar sua caixa de entrada como uma fonte de tarefas. Assim como seu chefe pode atribuir uma tarefa a você pessoalmente ou ligar para você, o e-mail também é apenas uma fonte de tarefas. Manter todas as suas tarefas em um só lugar (em sua lista separada ou gerenciador de tarefas) torna muito mais fácil realizar o trabalho. Novamente, sua caixa de entrada não pode ser uma lista de tarefas pendentes.

Diagrama de fluxo de trabalho de e-mail

Não é surpreendente que uma tarefa apresentada por e-mail exija que você implemente um grande projeto. Por exemplo, seu chefe pode escrever: “Preciso que você identifique as três empresas mais interessantes no mercado de metais preciosos e informe quais ações são mais promissoras. Envie-me informações em cinco dias, a partir de hoje. " Sim, este é um excelente exemplo, mas espero que você entenda o que quero dizer. Depois de receber esse e-mail, você precisa criar uma tarefa (ou mesmo um projeto) na lista ou gerenciador de tarefas para trabalhar nela e responder por e-mail.

Um exemplo mais simples: seu amigo perguntou se você gostaria de ir a um show com ela em duas semanas. Você pode responder imediatamente, escrevendo que irá olhar mais tarde e definir uma tarefa para si mesmo. Três dias depois, ao conhecer sua programação, você responde “Sim, estarei livre. Vamos!" e marque a caixa de seleção "concluído" em sua lista de tarefas.

O e-mail pode ser demorado. Muitas vezes as pessoas leem um e-mail, clicam em um link, leem algo interessante, clicam em outra coisa e só então percebem que já passaram uma hora. Mas ao criar tarefas a partir de cartas, você fica dentro do cliente de email (ou no mesmo site) e evita a perda de tempo pelo fato de estar fazendo algo inútil.

Um exemplo de organização do trabalho com e-mail

O manuseio regular de arquivos é a chave para tornar este sistema eficaz. Um bom hábito é verificar seu e-mail duas vezes por dia em um horário específico. Você precisa visualizar sua caixa de entrada duas vezes por dia, aplicando a regra da caixa de entrada vazia e a regra dos dois minutos. Como exemplo, vou mostrar como trabalho com meu e-mail.

Segunda a sexta-feira: processamento de novas cartas às 11h00.
Segunda a sexta: processamento de novas cartas às 16h00.
Sexta-feira: trabalhando com uma pasta Expectativa em 16-30 (após processar novas cartas com letras).

Trabalho com cartas duas vezes por dia em determinados horários. A primeira vez é pela manhã, mas (nunca verifique seu e-mail de manhã cedo, isso reduzirá muito a produtividade). Quando começo meu e-mail, concluo minhas tarefas mais importantes, então trabalhar com ele é mais agradável.

Existe um intervalo de tempo entre a hora da primeira e da segunda verificação do correio, que pode ser utilizado para outro trabalho. Este trabalho pode incluir algo que aprendi no início da manhã por e-mail. Durante a segunda verificação de e-mail, posso atualizar minha lista de tarefas e agendar coisas para amanhã (se eu receber um e-mail com atribuições e tarefas para mim). Verificando meu e-mail no final do dia, posso identificar as tarefas mais importantes para os próximos dias.

Antes do fim de semana, procuro na pasta Esperando. Eu faço isso uma vez por semana. Trato esta pasta como uma caixa de entrada separada e trabalho com ela o mais rápido possível. Se eu não receber uma resposta de alguém em 48 horas, enviarei um lembrete. Se eu obtiver uma resposta, excluo a mensagem da pasta e a movo para o arquivo.

Com essa organização de fluxo de trabalho, gosto do fato de que as tarefas mais importantes são feitas primeiro, depois o correio é verificado e, em seguida, o planejamento ocorre. Eu faço trabalhos importantes das 9 às 11 (geralmente começo a trabalhar às 9), sem me distrair com o correio. No momento em que verifiquei meu e-mail, já havia concluído o trabalho mais importante, portanto, depois de verificar meu e-mail, posso começar a fazer o trabalho que recebi pelo correio naquele dia.

9 – 11: cumprimento (pode ser um trabalho atribuído a mim por correio ontem)
11 – 11-30: processamento de email
12-30 – 15.30: realização de outro trabalho (incluindo tarefas recebidas no mesmo dia pelo correio)
16-00 – 16-30: processamento de email
16-30 – 16-45: compilar uma lista de tarefas com base nas tarefas de hoje e nos últimos e-mails recebidos

Esse fluxo de trabalho é ótimo para pessoas que trabalham em um ambiente onde o e-mail é o principal meio de comunicação.

Bem, eu dei teoria e exemplos suficientes. Aprender tudo isso pode ser uma tarefa difícil, mas aplicar e experimentar o manuseio de e-mail é uma tarefa que vale a pena.