A introdução de um sistema integrado de gestão documental pode ser considerada uma inovação gerencial, que permite levar em conta as leis do processo de inovação e organizá-lo de forma eficaz.

Dependendo do potencial inovador, distinguem-se dois tipos principais de inovações:

o radical (básico), abrindo fundamentalmente novas oportunidades, introduzindo mudanças qualitativas nas formas de atividade humana;

o modificar, proporcionando melhoria dos métodos e formas de trabalho existentes.

Inovações radicais e modificadoras no processo de gestão devem ser combinadas. Na prática, também encontramos pseudo-inovações que dizem respeito apenas a atributos externos e são ditadas por considerações de prestígio ou publicidade.

Nas condições modernas, a introdução do KSD e o uso do gerenciamento eletrônico de documentos podem ser considerados uma inovação radical.

As inovações de tipo modificador aparecem com mais frequência do que as radicais e proporcionam adaptação às condições e tarefas em mudança. Por exemplo, melhorias parciais na organização do trabalho gerencial e no próprio fluxo de trabalho dão resultados positivos. Mas as possibilidades de modificação das inovações são limitadas e em um determinado estágio elas não são mais capazes de compensar as necessidades da organização. E então um atraso no desenvolvimento e implementação de inovações radicais ou de maior escala (no nosso caso, um sistema integrado de automação pré-escolar) pode levar à estagnação, à diminuição da eficiência da gestão.

O "ciclo de vida" de um sistema integrado de automação para instituições de educação infantil como inovação gerencial contempla as seguintes etapas: conscientização da necessidade de inovação e seu desenvolvimento; tomar uma decisão sobre a transição para uma nova tecnologia, seu desenvolvimento; operação e desenvolvimento estáveis. Uma inovação não será completa se parar em algum estágio intermediário. Ao final do "ciclo de vida" de qualquer inovação, a necessidade de melhorias parciais ou maiores é novamente revelada.

O processo de inovação é principalmente o resultado da resolução criativa de problemas. Portanto, a etapa de perceber a necessidade de inovação e seu desenvolvimento é ao mesmo tempo o processo de preparação e tomada de decisões gerenciais, cuja validade e oportunidade determinam em grande parte os resultados das etapas subsequentes. A implementação da inovação proposta depende, em particular, de quais métodos foram usados ​​para coletar e processar informações, analisar a situação do problema, desenvolver opções e escolher uma solução. Além disso, as consequências da inovação e as características de sua implementação devem ser analisadas durante o desenvolvimento e seleção de uma solução. Ao implementar medidas específicas para introduzir inovações gerenciais no campo da automação do fluxo de trabalho, deve-se levar em consideração a relação entre os principais componentes da gestão da informação.

O estágio de desenvolvimento de uma inovação abrange o período de tempo necessário para eliminar as deficiências identificadas e fazer as mudanças apropriadas. De grande importância nesta fase é o controle sobre as atividades dos funcionários (por exemplo, em conformidade com os requisitos para a tecnologia de trabalho no sistema de gerenciamento de documentos corporativos). É importante que a tecnologia de workflow implementada seja utilizada diariamente e seja excluída a possibilidade de retornar à organização anterior do trabalho (por exemplo, manutenção de registros manuscritos, registro múltiplo de documentos, etc.). Isso requer briefing ou treinamento de funcionários, preparação de materiais metodológicos (diagramas de fluxo, manuais para usuários e administradores de sistemas, etc.).

Também é importante estar atento à manutenção e melhoria da inovação. Às vezes, algum tempo após a introdução de uma inovação, há tentativas de retornar às velhas formas de trabalhar (e não por causa da ineficiência da nova). A tarefa neste estágio é prevenir isso, estabilizar e apoiar inovações e decidir se uma inovação precisa ser complementada ou fortalecida por outra.

Assim, nas etapas de implantação e desenvolvimento de um sistema integrado de automação para instituições de educação infantil, pode haver um período de coexistência simultânea de novas e velhas tecnologias (nas áreas da organização que ainda não estão conectadas ao sistema). "Quem ganhará?" - o resultado desta etapa depende da solução de uma série de questões organizacionais, incluindo a formação do quadro normativo e metodológico necessário. Nessas condições, a distribuição das mudanças de pessoal, as questões de organização do serviço de manutenção do sistema e sua administração estão sendo resolvidas. O procedimento para conectar os usuários e conceder-lhes os direitos de uso do sistema é determinado e os problemas de segurança da informação são resolvidos.

A cada etapa do processo de inovação, o círculo de seus participantes está se expandindo. Assim, por exemplo, em uma grande organização, a introdução de um sistema de automação integrado para uma instituição de ensino pré-escolar pode ser da natureza de uma conexão faseada ao sistema, primeiro do escritório e depois de outras divisões estruturais, com um correspondente aumento do número de usuários. É claro que o efeito máximo de um sistema automatizado cobrindo o fluxo de documentos de toda a organização só é alcançado quando todas as unidades planejadas estão conectadas.

Ao mesmo tempo, é importante ter em mente que os participantes do processo de inovação podem tomar a iniciativa de apoiar a inovação gerencial (no nosso caso, um sistema de automação de fluxo de trabalho corporativo) ou se opor ao seu sucesso. A introdução de uma tecnologia de fluxo de trabalho corporativo que impõe novos requisitos aos funcionários como usuários do sistema (incluindo suas qualificações) e permite que eles avaliem seu trabalho de um ponto de vista geral é uma das grandes inovações e transformações que podem causar diferentes reações à inovação.

Os problemas de introdução de novas tecnologias não se limitam à chamada "barreira psicológica" e abrangem a esfera de interesses dos funcionários da organização (econômicos, sociais). Se o funcionário presumir que a inovação introduzida reduzirá ou até impossibilitará a satisfação de algumas de suas necessidades, ele se manifestará contra a inovação. Às vezes, funcionários individuais podem deliberadamente se manifestar contra uma inovação para aumentar sua influência sobre os outros.

Daí a necessidade de levar em conta a influência dos interesses coletivos e individuais.

Sob esse ponto de vista, é importante que os funcionários percebam que seus benefícios com a implantação do KSD e as desvantagens de não aceitar a inovação superam os benefícios de manter a antiga forma de trabalhar.

Ao implementar o KSD, também aparecem aspectos relacionados à cultura corporativa. Por exemplo, se os membros da organização estão focados em manter a ordem de trabalho existente há muito tempo, e a suscetibilidade a inovações e o desejo dos funcionários de melhorar suas habilidades não eram uma característica da cultura corporativa e do sistema de prioridades na gestão, podem surgir problemas de gestão ao introduzir inovações.

Uma descrição de uma série de possíveis razões para os obstáculos à implementação de um sistema de automação integrado para instituições de ensino pré-escolar é dada no conhecido trabalho de M. Sutton, que inclui vários tipos de inconsistências: inconsistência, indecisão, desconfiança, despreparo, preconceito, desorganização, incerteza, falha no desempenho de funções, etc.

Ao introduzir um sistema de automação integrado para instituições de ensino pré-escolar, é importante levar em consideração que a atitude em relação às inovações que estão sendo introduzidas depende em grande parte de suas seguintes características:

o vantagem relativa(o quanto a inovação proposta é mais lucrativa em termos socioeconômicos do que o procedimento de trabalho existente, o quanto contribui para o alcance dos objetivos da organização);

o compatibilidade(na medida em que esta inovação seja compatível com as opiniões e experiência dos funcionários - depende se será mais difícil ou mais fácil de aceitar);

o dificuldades(como é difícil entender, usar no trabalho e se adaptar à inovação proposta);

o faseamento(as inovações que podem ser implementadas em etapas ou com verificação experimental serão mais bem recebidas).

O seu sucesso depende em grande medida da organização do suporte de informação, comunicações formais e informais entre os colaboradores sobre a implementação das inovações. Ao implementar o sistema, é importante fornecer aos funcionários informações sobre os benefícios da nova tecnologia (para a organização, departamento, funcionário individual), refletir sobre o sistema de treinamento e traçar as etapas de implementação.

Pode ser psicologicamente difícil para os funcionários se adaptarem rapidamente às novas tecnologias, especialmente se houver um grande número de mudanças na maneira usual de trabalhar ao mesmo tempo. Portanto, quanto mais inovador for o sistema implementado, mais atentamente será necessário tratar o envolvimento do pessoal no processo de sua implementação, explicando as novas capacidades do sistema e superando a barreira psicológica para alguns funcionários. É necessário planejar o tempo necessário para familiarizar os trabalhadores e, em seguida, a duração do domínio da nova tecnologia de trabalho. A pressa com a introdução dá origem a dificuldades associadas ao facto de os colaboradores da organização não conseguirem adaptar-se de imediato a um grande número de mudanças. Atrasar excessivamente esse processo pode reduzir significativamente o efeito da inovação e até causar decepção com ela. Diante dessas circunstâncias, é importante, ao implementar um sistema de automação integrado para instituições de ensino pré-escolar, desenvolver e aprovar um cronograma para conectar os departamentos com a chefia da organização.

O sucesso da implantação de um sistema de automação de fluxo de trabalho projetado para garantir o funcionamento da organização como um todo depende da profundidade do estudo e da tempestividade da resolução das questões organizacionais nos níveis de gestão adequados. O apoio à implementação do sistema pela direção da organização (o “princípio da primeira pessoa”) desempenha um papel fundamental. Na ausência de tal apoio, é improvável que o sistema seja implementado em todas as divisões. Para a regulamentação operacional do processo de implantação do sistema, pode ser necessária a criação de um órgão permanente (por exemplo, uma comissão ou grupo de trabalho de representantes de departamentos responsáveis ​​por diversos aspectos da implantação - organizacional, tecnológico, software e hardware, pessoal, bem como a proteção da informação). As tarefas do serviço DOW incluem resolver questões tecnológicas fundamentais, coordenar os interesses dos departamentos como usuários do sistema, preparar os documentos normativos e metodológicos necessários, desenvolver uma classificação de documentos e manter diretórios do sistema.

Ao introduzir um sistema de automação integrado para instituições de ensino pré-escolar e expandir o número de usuários do sistema, conectando novos departamentos, as seguintes abordagens podem ser úteis:

o começar pelos funcionários mais preparados e qualificados psicologicamente, usando seu exemplo, experiência e habilidades no desenvolvimento de tecnologia por outros funcionários;

o introduzir novas tecnologias em primeiro lugar nos departamentos onde a necessidade e o efeito mais óbvios da introdução.

É importante notar que em condições modernas dificilmente é possível implementar imediatamente um sistema automatizado multifuncional para uma grande organização. A opção pelo seu desenvolvimento fase a fase parece ser mais aceitável. Caso contrário, o desenvolvimento e a implementação do sistema podem ser adiados por um longo período, e os requisitos iniciais podem até se tornar obsoletos.

Em qualquer uma dessas etapas, pode-se trabalhar para melhorar a tecnologia de gerenciamento de documentos (tanto tradicional quanto automatizada), ou seja, aplicar inovações modificadoras.

Tanto a gestão documental tradicional (em papel) como a automatizada requerem uma atenção constante às questões da sua otimização, tendo em conta:

o mudanças em curso na estrutura organizacional de gestão, a necessidade de combinar tecnologias tradicionais e automatizadas;

o fornecer orientação organizacional e metodológica e monitorar o cumprimento dos procedimentos de trabalho estabelecidos;

o desenvolvimento do sistema e refinamento de suas funções individuais, levando em consideração novos recursos de software e hardware.

Portanto, os problemas de gestão da informação não se esgotam mesmo após a introdução de um sistema informático adequado.

Introdução

Nos últimos anos, o papel do suporte à informação gerencial aumentou várias vezes. Nas condições do mundo moderno, seu desenvolvimento social e econômico, deve-se notar a crescente importância do suporte da informação para o processo de gestão, que inclui a coleta de informação, seu armazenamento, processamento, transmissão e arquivamento de forma a tornar informado e decisões de gestão eficazes.

Para tomar decisões de gestão eficazes nas condições modernas de desenvolvimento e crescimento de uma economia de mercado, uma organização requer um sistema de documentação automatizado coerente e coerente.

Os processos de informação (recolha, processamento e transmissão de informação) sempre desempenharam um papel importante na ciência, tecnologia e sociedade. No decurso da evolução da humanidade, verifica-se uma tendência constante para a automatização destes processos, embora o seu conteúdo interno tenha permanecido essencialmente inalterado.

A informação não existe por si só, ela se manifesta em processos de informação. Uma pessoa vive no mundo da informação e participa de todos os tipos de processos de informação ao longo de sua vida.

Os principais processos de informação são: busca, coleta, armazenamento, transferência, processamento, uso e proteção da informação.

As ações realizadas com a informação são chamadas de processos de informação.

Os processos associados ao recebimento, armazenamento, processamento e transmissão de informações são chamados informacionais.

Processo de informação - um conjunto de ações sequenciais (operações) realizadas sobre a informação (na forma de dados, informações, fatos, ideias, hipóteses, teorias e outros) para alcançar quaisquer resultados.

A informação se manifesta justamente em processos de informação que sempre ocorrem em quaisquer sistemas (sociais, sociotécnicos, biológicos e outros).

Os processos de informação realizados usando certas tecnologias de informação formam a base da atividade de informação humana. O computador é um dispositivo universal para a execução automatizada de processos de informação.

O objetivo deste trabalho é analisar e considerar os sistemas de informação automatizados na área de trabalho de escritório, analisar o conceito de “sistemas de informação” e analisá-los quando implementados em sistemas automatizados.

Para atingir o objetivo, é necessário analisar as seguintes tarefas: identificar e determinar as principais tarefas do serviço DOW, analisar sistemas de automação de escritório e gerenciamento eletrônico de documentos, considerar os princípios de criação de suporte de informação ao introduzir sistemas automatizados.

Ao mesmo tempo, o objeto deste trabalho são os sistemas automatizados de escritório.

1. Conceitos básicos em trabalho de escritório e aspectos teóricos de AS

1.1 Conceitos básicos da DOW

Para divulgar o tema "trabalho automatizado de escritório", é necessário introduzir a terminologia básica deste aspecto. Comece definindo um documento. O conceito de "documento" nos veio da língua latina da palavra "documentum", que por sua vez significa "prova", "evidência". Inicialmente, este termo foi introduzido durante o tempo de Pedro, o Grande e tinha o significado de "evidência escrita". Pouco tempo depois, termos como "papel comercial", "documento oficial" e "ato" entraram em uso. Esses termos enfatizavam a importância das funções dos documentos no sistema de gestão. A Lei Federal nº 77-FZ "Sobre o depósito legal de documentos" dá a seguinte definição de documento - "Um documento é um portador de material com informações gravadas nele de qualquer forma na forma de texto, gravação de som, imagem e ( ou) uma combinação dos mesmos, que contenha detalhes que permitam identificá-lo, e se destine a ser transmitido no tempo e no espaço para uso e armazenamento público.

Desta definição segue-se que o conceito de "documento" está inextricavelmente ligado ao conceito de "informação". A Lei Federal "Sobre Informação e Proteção da Informação" de 20 de fevereiro de 1995 dá a seguinte definição ao conceito de "informação documental" - esta é a informação registrada em um suporte de material com detalhes que permitem sua identificação. Mais tarde, esta lei foi editada e republicada. De acordo com a definição da Lei Federal nº 149 - Lei Federal "Sobre Informação, Tecnologias da Informação e Proteção da Informação", "informação" é informação (mensagens, dados) independentemente da forma de sua apresentação.

Por sua vez, a informação documentada é aquela que é registrada em meio tangível por meio da documentação de informações com detalhes que permitem identificar tal informação ou, nos casos previstos em lei, seu meio tangível.

Na organização de qualquer ramo de atividade, o documento atua como meio de gestão das atividades em todas as divisões estruturais. Neste campo de atividade, deve-se dizer “documento oficial”, não “documento”. .

A área de atividade que fornece documentação e organização do trabalho com documentos oficiais chama-se Gestão de Apoio à Documentação.

A DOW está envolvida em todo o complexo de obras de criação, execução de documentos, bem como sua execução e controle de prazos. Além disso, esse complexo inclui o trabalho de contabilidade de documentos, a formação de casos a partir de documentos já executados, o armazenamento e uso de casos atuais e sua preparação para transferência para o arquivo.

Essas funções são desempenhadas por um serviço especial, que atua como uma unidade estrutural independente. Ao mesmo tempo, pode ser chamado de outra forma: o Departamento de Gestão de Registros, o Departamento Geral, o Departamento de Chancelaria, a Secretaria ou o Departamento de Gestão de Casos.

Em empresas com foco de atividade restrito, uma quantidade bastante pequena de documentação é suficiente, portanto, a criação de um departamento separado é impraticável. Nesses casos, todo o trabalho de gerenciamento de documentos na empresa é realizado pelo secretário do chefe da organização ou por um funcionário especialmente contratado para esse trabalho.

A eficiência da empresa, bem como a qualidade e a rapidez da tomada de decisões gerenciais, dependem do trabalho habilmente pensado, organizado e agilizado do trabalho administrativo na empresa. Assim, podemos dizer que fornecer as atividades de gerenciamento com documentos corporativos é a função de gerenciamento mais importante em qualquer empresa.

No entanto, deve-se notar que cada empreendimento é único, possui sua forma pessoal de organização e, portanto, é necessário escolher a forma de atendimento do DOW de acordo com a forma de governo do empreendimento. Posteriormente, a regulamentação da forma escolhida de trabalho com documentos é fixada nas instruções para o trabalho de escritório da empresa.

A organização do trabalho com documentos oficiais é atualmente regulamentada pelo GOST R 51141-98 “Trabalho de escritório e arquivamento. Termos e definições". Para além do termo “trabalho de escritório”, existe um termo sinónimo “suporte à documentação de gestão”, que revela mais amplamente a componente informativa e técnica na organização moderna do trabalho de escritório.

De acordo com a norma estadual, a documentação está fixando informações em diversas mídias de acordo com as regras estabelecidas. Documentação é um conjunto de operações para a criação de documentos, sua preparação, compilação, aprovação, execução e produção.

O processo de serviço DOE consiste em várias etapas:

)criação e execução de documentos;

)aceitação e transmissão de documentos;

)organização da movimentação de documentos dentro da organização;

)registro e controle de execução;

)trabalho de informação e referência;

)armazenamento de documentos.

Essas atividades são realizadas para executar as seguintes tarefas:

)aperfeiçoamento das formas e métodos de trabalho com documentação;

)assegurar um procedimento de documentação unificado;

)organização do trabalho com documentos;

)construção de sistemas de recuperação de informação;

)controle sobre a execução e preparação de documentos para transferência ao arquivo de acordo com as normas aplicáveis;

)redução de papelada;

)unificação de formulários de documentos;

)desenvolvimento e implementação de documentos normativos e metodológicos para melhorar o suporte documental da gestão na estrutura;

)introdução das mais recentes tecnologias de informação no trabalho com documentos.

Para aprofundar as funções e tarefas do Suporte à Documentação Gerencial e compreender exatamente o que faz o referido serviço, é necessário atentar para o fato de que no mundo moderno qualquer trabalho com documentos gerenciais é baseado em tecnologias de informática e informação. As funções do serviço DOW não são apenas a organização da gestão eficaz de documentos, contabilidade de documentação, bem como o controle sobre a execução de todos os documentos dentro de uma empresa e definição de tarefas no desenvolvimento de sistemas de informação automatizados para trabalhar com documentação. Ao mesmo tempo, é necessário garantir o modo de acesso às informações, bem como sua proteção contra acessos não autorizados, a fim de melhorar o trabalho com a documentação dentro e fora da empresa.

No entanto, todas essas tarefas são impossíveis se as informações utilizadas na criação dos documentos não forem completas, objetivas, precisas, valiosas, confiáveis ​​e fornecidas em tempo hábil.

1.2 As principais tarefas do serviço de apoio à documentação de gestão

Nas condições modernas, quando o trabalho com documentação gerencial em muitas instituições é baseado em tecnologia computacional, as funções do serviço DOW não se limitam apenas a organizar o fluxo documental da instituição, contabilizar os documentos e monitorar sua execução. O serviço DOW está diretamente envolvido na definição de tarefas no desenvolvimento de sistemas de informação automatizados para trabalhar com documentos, no acesso à informação e na melhoria do trabalho com documentos.

Assim, o serviço DOW resolve três conjuntos principais de tarefas:

) assegurar a documentação das atividades de gestão;

- organização do trabalho com documentos na instituição;

) aperfeiçoamento das formas e métodos de trabalho com documentos.

As tarefas do serviço DOW determinam suas funções.

1. As tarefas de garantir a documentação das atividades de gerenciamento podem ser resolvidas executando as seguintes funções:

Desenvolvimento e desenho de formulários, garantindo a sua produção;

assegurar a produção de documentos, cópia e replicação;

controlo de qualidade da preparação e execução de documentos, cumprimento do procedimento estabelecido para aprovação e certificação de documentos.

2. As tarefas de organização do trabalho com documentos em uma instituição são resolvidas executando as seguintes funções:

Estabelecimento de procedimento unificado de passagem de documentos (fluxo documental da instituição);

encaminhamento de processamento de documentos de entrada e saída;

registro e contabilização de documentos de entrada, saída e internos;

controle sobre a execução de documentos;

sistematização de documentos, garantindo seu armazenamento e uso; organização do trabalho com apelos dos cidadãos.

garantindo a proteção das informações.

3. As tarefas de melhorar as formas e métodos de trabalhar com documentos incluem as seguintes funções:

Elaboração e revisão de documentos normativos, instrutivos, metodológicos e divulgação dos mesmos aos colaboradores da organização;

orientação metodológica e controle do cumprimento das regras estabelecidas para o trabalho com documentos nas divisões estruturais da organização;

treinamento avançado de funcionários da organização e seus conselhos sobre como trabalhar com documentos;

agilizar a documentação da organização, realizando trabalhos de unificação de documentos, desenvolvimento do Boletim e do Álbum de formulários de documentos utilizados nas atividades da organização;

desenvolvimento e implementação de novas formas e métodos de trabalho com documentos, melhoria do fluxo de trabalho da organização, melhoria da disciplina executiva;

definição de tarefas para o desenvolvimento e melhoria de sistemas de informação automatizados e bases de dados para trabalhar com documentos.

Com base nos pontos acima, vemos que sem a implementação da gestão eletrônica de documentos, um funcionário não pode realizar todas as operações sozinho.

1.3 Tecnologias modernas para implantação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos

O sistema de gestão exige a organização e manutenção de um fluxo de trabalho eficiente, que deve ser apresentado como um processo de negócio formalizado. Nesse caso, qualquer documento (eletrônico ou em papel) é a principal ferramenta para formalizar a interação empresarial entre as unidades de negócios e organizar as relações externas.

A tendência constante de aumento significativo do volume de informações necessárias para a tomada de decisões gerenciais faz com que seja necessário receber, processar e armazenar documentos em quantidades muito maiores do que antes. Os métodos tradicionais de trabalhar com documentos tornam-se ineficazes ao mesmo tempo.

Uma análise dos processos de negócios mostrou que cerca de 15% dos documentos são perdidos durante o trabalho, e até 30% do tempo de trabalho dos funcionários responsáveis ​​pelo processamento de documentos é gasto procurando por eles. Nesse caso, a perda irrecuperável de até mesmo parte da informação pode resultar em perdas significativas.

Para organizar o trabalho coletivo com um documento típico em papel, é necessário copiá-lo repetidamente, entregá-lo a várias divisões estruturais, realizar reuniões especiais e aprová-lo, o que leva um tempo incrivelmente grande.

Outro problema está relacionado ao longo tempo que leva para encontrar as informações necessárias mediante solicitação. Ao trabalhar com documentos eletrônicos, o tempo de busca do documento e, consequentemente, o tempo de resposta a uma solicitação, é muito menor.

De acordo com estimativas de especialistas, a substituição do fluxo de trabalho em papel pelo eletrônico contribui para um aumento na produtividade dos funcionários em 25-50%, e o tempo de processamento de um documento é reduzido em mais de 75%. Classicamente, os negócios, como um processo de negócios, são suportados pelo sistema de automação em apenas 10-20%. Estas são, via de regra, apenas aquelas tarefas que podem ser informações claramente formalizadas e estruturadas. O próprio processo de formulação e formalização não é suportado pela automação tradicional.

1.4 Sistemas de automação de escritório e gerenciamento eletrônico de documentos

Tendo determinado o nível de automação necessário, a organização seleciona um sistema que satisfaça as necessidades de automação da organização.

Entende-se por sistema de automação qualquer sistema automatizado destinado a resolver tarefas de trabalho de escritório, independentemente do objeto de automação, seja uma autoridade pública, um banco comercial, uma empresa comercial ou qualquer outra organização. É importante que o trabalho de escritório seja realizado nesta organização e que seja realizado de acordo com os requisitos estabelecidos pela legislação russa, o que permite delinear claramente o leque de tarefas a serem resolvidas8.

Ao escolher um sistema de automação de documentos, como regra, uma das duas opções é considerada:

automação de escritório;

automação do fluxo de trabalho.

Os sistemas de automação de escritório resolvem principalmente as tarefas de contabilidade (registro) de documentos de entrada, saída, internos e organizacionais e administrativos, contabilizando resoluções emitidas e informações recebidas sobre sua execução. Os bancos de dados do sistema podem armazenar não apenas os detalhes dos documentos na forma dos chamados. "cartão de registo e controlo", mas também o seu conteúdo sob a forma de textos, ficheiros ou imagens. Os sistemas de automação de escritório permitem controlar a execução dos documentos e a cada resolução ou despacho, armazenar dados sobre os casos a que os documentos estão relacionados. A busca rápida dos documentos necessários por um determinado critério ou conjunto deles é um atributo essencial de sistemas desse tipo.

Hoje, existem três maneiras principais de implementar um sistema de automação de documentos:

desenvolvimento de um sistema de automação original;

instalação de um sistema de automação típico;

configurar ferramentas de automação.

Idealmente, o sistema deve suportar tanto o gerenciamento de documentos em papel e eletrônicos, quanto os processos de negócios da organização. Na prática, isso é difícil de conseguir.

Um fator importante que deve ser levado em consideração é a escalabilidade do programa, ou seja, a possibilidade de aumentar o número de estações de trabalho (computadores) que trabalham com o programa e aumentar o número de documentos armazenados no sistema ao longo do tempo.

Outro ponto que você precisa ficar atento é a possibilidade de trabalhar com documentos por vários anos. Em alguns programas, os documentos do ano anterior são movidos para o arquivo todos os anos e um novo banco de dados de documentos do ano atual é criado. Por um lado, isso simplifica o trabalho e reduz a carga do sistema. Mas, por outro lado, pode complicar significativamente o controle de execução e busca nos documentos do ano passado. Isso é especialmente perceptível no início do ano, quando há referências frequentes a documentos de 2 a 3 meses, que já foram movidos para o arquivo.

Portanto, é importante que o programa permita pesquisar facilmente documentos nos últimos anos.

O programa deve estar disponível para que o próprio usuário possa fazer algumas configurações do sistema (por exemplo, dicionários, diretórios, rotas padrão, etc.) sem recorrer novamente aos serviços do administrador. O administrador deve apenas desempenhar funções para garantir a segurança das informações, controlando os direitos e ações dos usuários.

Apesar da preservação de todas as principais funções tradicionais do trabalho de escritório em sistemas automatizados, a automação, é claro, permite organizar o trabalho com documentos de forma mais eficiente do que as tecnologias tradicionais (“manuais”) e, usando redes de computadores, resolver muitas tarefas típicas de escritório de uma nova forma, simplificando e acelerando muito o processo de movimentação de documentos na organização.

Em geral, um sistema automatizado de suporte à informação pode incluir os seguintes blocos:

.um sistema automatizado de informações científicas e técnicas (NTI), cujas tarefas são a identificação, contabilidade, seleção e apresentação oportuna aos usuários de todos os documentos, resumos ou endereços que correspondam à direção da organização e às solicitações de gerentes e especialistas .

Entre as prioridades do sistema é preciso destacar:

)contabilização das fontes de entrada do NTI (livros, brochuras, revistas científicas, artigos, relatórios científicos e técnicos, etc.);

)contabilização automatizada de serviços de assinatura de usuários, incluindo registro da emissão e devolução de fontes NTI;

)compilação e manutenção de diversos índices, boletins;

)informar os funcionários da administração sobre as atuais atividades científicas, técnicas, econômicas, etc. realizações de acordo com suas necessidades de informação sobre solicitações permanentes ou pontuais (na modalidade de divulgação seletiva de informações e busca retrospectiva);

) busca e emissão de informações científicas e técnicas correspondentes ao problema a ser resolvido nas diversas etapas do processo decisório;

.sistema regulatório automatizado. e informações jurídicas. Esses tipos de informações atuam como reguladores básicos da tomada de decisão, inclusive com base na verificação da validade jurídica da decisão. A capacidade limitada dos gerentes de processar manualmente grandes quantidades dessas informações leva a uma conscientização insuficiente dos gerentes sobre as regulamentações atuais. Uma das formas de melhorar a prestação de informações jurídicas é a automatização;

.sistema documental automatizado de informações organizacionais e administrativas;

.informação factográfica automatizada e sistema de referência.

Cada um desses subsistemas desempenha um papel muito específico no processo de tomada de decisão. O sistema de fatos é usado para obter e processar informações específicas sobre o estado e a dinâmica do objeto gerenciado. O sistema automatizado de informação científica e técnica fornece aos gestores e especialistas a informação científica e técnica necessária, sem a qual é impossível fundamentar a decisão. Um sistema automatizado de informações regulatórias e legais é necessário para o suporte legal das decisões tomadas. O lugar central em relação aos demais subsistemas é ocupado por um sistema automatizado de informações organizacionais e administrativas (ORI), que atua como canal de comunicação operacional entre os sistemas de controle e gerenciados e reflete todo o ciclo de tomada de decisão gerencial desde o diagnóstico de uma problema para escolher e implementar uma alternativa. Assim, o sistema ARI não é apenas um sistema de recuperação de informações, ele participa ativamente e influencia o processo de gestão. As suas principais tarefas são criar condições óptimas para a organização do sistema de gestão e processos, a implementação de decisões atempadas e levá-las a executantes específicos, garantindo o controlo atempado sobre o tempo, qualidade e volume de implementação das decisões a todos os níveis de gestão.

2. Sistemas de informação na implementação de sistemas automatizados de gestão documental

1 Princípios básicos para o desenvolvimento de um sistema de apoio à informação para implementação de sistemas automatizados

automação de gerenciamento eletrônico de documentos

A experiência de projetar sistemas de informação gerencial (MIS) nacionais e estrangeiros mostra que um fator importante que determina sua eficácia é a implementação de uma abordagem sistemática para resolver problemas de suporte à informação. Uma abordagem sistemática envolve uma consideração abrangente e solução de problemas econômicos, tecnológicos, psicológicos, de engenharia e sociais. Permite aproximar-se do problema da criação de um sistema de gestão integrado que combina integração horizontal (coordenação de todas as informações necessárias à tomada de decisão, circulando em determinado nível hierárquico) com integração vertical. O princípio da integração é implementado de forma mais completa em sistemas automatizados, que consideraremos como um objeto de projeto neste capítulo.

A experiência suficientemente extensa na operação de sistemas automatizados em gestão permite-nos formular os princípios básicos da sua criação. Esses princípios podem ser divididos em 3 grupos:

) gerencial;

) técnico;

)organizacional.

O primeiro grupo inclui os princípios de consistência, complexidade, eficiência dos sistemas criados e o princípio de novas tarefas.

O princípio da consistênciarequer que o projeto de um sistema de informação seja baseado em uma análise preliminar do sistema do objeto de controle e do sistema de controle como um todo. A análise do sistema envolve a definição dos objetivos do sistema, a construção de um modelo formalizado do funcionamento do objeto.

O princípio da complexidadeenvolve a interligação de todos os trabalhos realizados na produção, gestão, incluindo os trabalhos de automação. A eficácia da automação é alcançada apenas com um planejamento unificado de toda a gama de medidas destinadas a intensificar a produção usando uma única base metodológica. Além disso, como a prática tem mostrado, sistemas que automatizam não apenas uma função ou tarefa, mas seu complexo interconectado, são mais eficientes. O princípio da complexidade recebeu uma concretização real na transição da criação de sistemas locais para a criação de sistemas automatizados integrados.

Uma das disposições mais importantes no desenvolvimento de qualquer sistema automatizado é princípio de eficiência de automação. A eficiência dos sistemas está associada principalmente à seleção correta da gama de funções, tecnologias e tarefas automatizadas. Muitas vezes existem sistemas cuja eficácia é insuficiente ou negativa.

Os indicadores de eficiência econômica são usados ​​como critério para avaliar a eficácia da maioria dos sistemas. Os critérios de eficiência também podem ser: reduzir o tempo de atendimento, aumentar a conscientização do usuário e uma série de outros indicadores.

O princípio das novas tarefasparte do pressuposto de que o sistema em desenvolvimento não só dará solução a problemas tradicionais, como também permitirá a utilização de novas tecnologias, o que significa que surgirão novas oportunidades no suporte informacional das decisões de gestão. A execução apenas de tarefas locais de contabilidade e relatórios dentro da estrutura de um sistema automatizado acaba sendo ineficiente.

O segundo grupo de princípios de design inclui princípios técnicos, cuja observância é absolutamente necessária:

)uso integrado de tecnologia e software de computador;

)criação de uma base unificada de informações do sistema;

)organização da comunicação direta entre o usuário e o sistema.

A complexidade no uso de hardware e software está se tornando cada vez mais importante à medida que o escopo da tecnologia de computadores se expande.

Uma vez que a criação de um sistema de informação integrado é um processo muito complexo e demorado, a realização do trabalho relevante requer a coordenação das atividades de todos os desenvolvedores, o que é conseguido através da nomeação de um especialista líder em suporte de informação. Essas posições já foram introduzidas em várias empresas. As principais funções do especialista em suporte à informação são:

.organização dos trabalhos de concepção, manutenção e desenvolvimento de uma base de dados integrada; estudo das necessidades de informação dentro da organização; resumir a experiência de criação de sistemas de suporte de informação eficazes;

.aperfeiçoamento e implementação de classificadores e codificadores;

.organização dos trabalhos destinados à criação de sistemas de integração de bases de dados heterogêneas e à melhoria dos sistemas de gestão de bases de dados distribuídas;

.assegurar o funcionamento fiável dos sistemas de apoio à informação.

O principal especialista em suporte de informação (IO) gere o trabalho do serviço de suporte de informação, que desenvolve, implementa e opera o sistema de informação de gestão de acordo com o plano. Como parte do serviço, é aconselhável destacar grupos para trabalhar com informações internas e externas. Coordenar o trabalho desses grupos, bem como garantir a interação do serviço de suporte à informação com os demais serviços da organização, é uma das funções mais importantes do especialista-chefe.

Existem duas abordagens para o projeto de sistemas de controle automatizados (ACS):

)dedutivo (de uma tarefa geral para tarefas de gerenciamento específicas);

)indutivo (desde funções específicas até a tarefa geral de controle).

A experiência mostra que combinar essas duas abordagens e subordiná-las a um único objetivo parece ser o mais promissor. O esquema geral para projetar suporte de informação pode ser apresentado na seguinte sequência:

Análise do sistema de tomada de decisão. O processo começa identificando todos os tipos de decisões que requerem informações para serem tomadas. As necessidades de cada nível e área funcional devem ser levadas em consideração.

Análise de pedidos de informação, ou seja é necessário determinar que tipo de informação é necessária para tomar cada decisão.

Agregação de decisão. Se cada decisão exigisse um sistema de informação dedicado, o MIS seria irremediavelmente complexo. Decisões que requerem as mesmas informações devem ser agrupadas em uma tarefa de controle. Em outras palavras, o SIM deve ser coordenado e integrado à estrutura organizacional.

Projeto de Processamento de Informações. Nesta fase, um sistema real está sendo desenvolvido para coletar, transmitir, armazenar e modificar informações.

A última etapa é criação e implantação do sistema, cuja finalidade é avaliar as informações emitidas pelo SIG e reconhecer erros. Além disso, é preciso admitir que o sistema que está sendo projetado terá muitas deficiências e, portanto, é necessário criar procedimentos para identificá-las e corrigir o sistema. Assim, o sistema deve ser projetado para ser flexível.

Uma técnica de pesquisa comum e eficaz na implementação do trabalho de desenho do SIM é a análise das decisões tomadas em cada elo, em cada nível, por cada líder. A análise das decisões tomadas permite-nos apresentar todo o leque de tarefas que se colocam perante o sujeito da gestão, determinar as tarefas cuja solução é obrigatória para um determinado nível ou gestor e fornecer o seu suporte informativo, fundamentar métodos para sua solução. O desenvolvimento de métodos deve ser focado no uso máximo de realizações científicas, incluindo modelos matemáticos.

UIS não surgem instantaneamente. Leva de 3 a 5 anos para uma empresa implementar esse sistema automatizado integrado. Portanto, no desenvolvimento do SIM sempre há um elemento de planejamento de longo prazo. Esta tese é também aplicável à organização de suporte de informação na forma tradicional.

Experiência no projeto e desenvolvimento de sistemas de controle automatizados nas décadas de 1970-1980. se reflete nos GOSTs, que apresentam as principais recomendações e requisitos que passaram no teste do tempo.

De acordo com GOST 20914-75, os seguintes estágios do projeto ACS podem ser distinguidos:

.fase de pré-projeto;

.fase de projeto;

Implementação.

A fase de pré-projeto inclui um levantamento pré-projeto e desenvolvimento de especificações técnicas para o sistema de controle automatizado. Os resultados mais importantes desta etapa são a descrição das metas e objetivos do sistema de informação; desenvolvimento de requisitos gerais para sua criação; desenvolvimento de um programa de realização de inquéritos, no âmbito do qual se estudam e especificam: modelo de gestão da informação; a estrutura e funções da organização, a lista de tarefas a serem automatizadas; composição aproximada dos meios técnicos; características técnicas e econômicas do sistema de suporte à informação.

A fase de projeto está associada ao desenvolvimento de projetos técnicos e de trabalho. O desenvolvimento dos termos de referência inclui um levantamento da instalação existente (organização ou divisão) e seus sistemas de controle ou a instalação mais próxima (um análogo de uma nova instalação). Para resolver os problemas de suporte de informação, fluxos de informação, sistemas de classificação e codificação, são analisados ​​formulários de documentação, assim como SGBD, são estudadas as estruturas das bases de dados existentes e métodos para a sua integração. Os resultados desses trabalhos estão incluídos nos requisitos tecnológicos iniciais e são elaborados de acordo com os GOSTs 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, levando em consideração os GOSTs 24.202-80 e 24.205-80.

Ao desenvolver um projeto técnico, é necessário deter-se na análise de todas as informações utilizadas em termos de sua completude, consistência, falta de redundância e duplicidade, bem como no desenvolvimento de formulários de documentos de saída. Os resultados de tal estudo são formalizados no documento "Descrição do suporte de informação", que especifica os requisitos para a organização do OI. A documentação tecnológica deve atender aos requisitos do GOST 24.101-80, levando em consideração o GOST 24.205-80. De acordo com os materiais metodológicos, é permitido formalizar o trabalho desta etapa na forma de uma seção separada do projeto tecnológico, cujo desenvolvimento pode ser concluído em momento diferente dos prazos estabelecidos para a apresentação de documentação de projeto e estimativa, mas o mais tardar no início da fase de "Comissionamento".

Na fase de projeto detalhado, uma das principais etapas é o desenvolvimento da documentação de trabalho para suporte informacional de SI, cuja finalidade é criar o software necessário, preparar informações de referência e produção em mídia de máquina para o download inicial da informação base, bem como emitir a documentação de trabalho necessária, incluindo instruções de uso e instruções de operação. Na mesma fase, é aconselhável desenvolver e aprovar o regulamento sobre o administrador da base de dados. A composição da documentação deve incluir: um desenho técnico do sistema de informação; descrição da organização da base de informações; descrição dos sistemas de classificação e codificação; lista de dados iniciais; lista de documentos de saída; descrição de bancos de dados locais; formulários de saída.

A etapa de implementação do MIS inclui a implementação das principais atividades de implementação; seleção e treinamento de pessoal; preparação de instalações e meios técnicos. Nesta etapa, também é realizada a operação piloto do sistema, resolvendo problemas específicos e analisando os resultados dos testes.

A realização de trabalhos na criação de sistemas automatizados de todos os tipos é regulamentada pelo GOST 24.601-86 “Sistemas automatizados. Fases da criação. Os requisitos gerais e um conjunto de obras em todas as etapas e etapas são determinados pelo GOST 24.602-86 "Composição e conteúdo do trabalho por etapas de criação".

.2 Sistemas de informação, suas propriedades e características

Um sistema de informação é um sistema no qual ocorrem processos de informação que compõem o ciclo de vida completo da informação: geração, transformação, transmissão, recepção, armazenamento, processamento (uso), destruição.

A tarefa dos sistemas de informação- suporte de informação da atividade temática da organização.

Quanto às características e propriedades dos sistemas de informação, em primeiro lugar, vale a pena mencionar o tamanho e a complexidade.

Sistemas modernos de qualquer natureza tendem a ser sistemas grandes e complexos.

Sistema complexogrande escala é um sistema que consiste em um grande número de elementos interconectados e interativos e capaz de desempenhar uma função complexa.

O impacto de fatores aleatórios. Um traço característico e muito significativo é a suscetibilidade dos sistemas de informação à influência de fatores aleatórios, e não apenas como, por exemplo, falhas, falhas ou erros de dispositivos técnicos de pessoal ou usuários, mas também ações maliciosas de pessoas que não são apenas aleatórios, mas também geralmente imprevisíveis ou, na melhor das hipóteses, difíceis de prever.

Participação em processos de informação humana. A peculiaridade é que o usuário final dos sistemas de informação são sempre funcionários da organização. A equipe da organização tem seus próprios interesses e objetivos que devem ser levados em consideração ao fornecer informações (a presença de livre arbítrio).

Singularidade.Cada estado do sistema de informação é único e requer que o suporte informacional leve em conta todas as suas características e, portanto, a aplicação individual de diversas influências.

Dinamismo.Os sistemas de informação mudam sua estrutura e estado dos elementos ao longo do tempo.

distribuiçãosignifica o arranjo espacial dos componentes individuais do sistema.

O estado do sistema de informação é um conjunto de soluções estruturais organizacionais, técnicas, processuais, informacionais e jurídicas sistemicamente inter-relacionadas.

Vamos dar as definições dos conceitos introduzidos. Uma organização fixa da composição, quantidade, arquitetura (interconexão) de um complexo de meios e sistemas técnicos, bem como de pessoal técnico e pessoal diretamente envolvido na implementação de procedimentos de informação, pode ser definida como um estado da estrutura técnica e organizacional de um sistema de informação ou como solução estrutural organizacional e técnica.

A organização fixa da composição, a sequência dos procedimentos de informação podem ser definidas como o estado da estrutura processual do sistema de informação ou como uma decisão estrutural processual.

Por enquadramento legal das tecnologias de informação, entende-se a composição dos documentos regulamentares que regulam o suporte da informação ao nível do funcionamento do sistema de informação. Estes podem ser: disposições gerais, deveres funcionais do pessoal, instruções e instruções sobre técnicas, métodos e métodos para executar procedimentos e trabalhar em meios técnicos, etc.

2.3 Sistema de informação e controle, suas metas e objetivos

Um sistema de gestão da informação é definido como um sistema formal de emissão de informações para a administração que são necessárias para a tomada de decisões.

O IMS deve fornecer informações sobre o passado, presente e futuro. Deve acompanhar todos os eventos relevantes dentro e fora da organização. O objetivo geral do SGI é facilitar o desempenho efetivo das funções de planejamento, controle, atividades de produção e do processo de gestão como um todo. Sua tarefa mais importante é fornecer as informações certas para as pessoas certas no momento certo.

Deve-se notar que o IMS não é o único sistema integrado abrangente para atender a todas as necessidades de informação da administração. Uma vez que pode existir o desejo de obter um sistema desta natureza, é necessário estipular neste aspecto que, devido à grande complexidade, a probabilidade de o criar é pequena. Não se pode ignorar o fato de que o ICS invariavelmente envolve o uso de computadores. De fato, os avanços recentes na tecnologia de processamento de dados deram uma enorme contribuição para a criação de sistemas de gerenciamento de informações. Alguns tipos de IMS não seriam possíveis sem a velocidade e precisão do processamento de dados que os computadores fornecem.

A revolução do computador trouxe mudanças significativas na forma como as organizações processam as informações. Um dos estudos no campo da prática gerencial mostrou que o processamento eletrônico de dados e os sistemas de gestão da informação são as duas ferramentas mais utilizadas na gestão. O uso generalizado de computadores nas organizações permite que gestores de todos os níveis utilizem grandes quantidades de informações em suas atividades.

Graças à tecnologia da computação, os gerentes individuais agora podem tomar decisões com base nas informações preparadas dentro de suas empresas. As bases de dados intracompanhia permitem ao gestor obter em poucas horas informações sobre o seu negócio, mercados, concorrência, preços e previsões.

Os computadores podem fornecer aos gerentes as informações necessárias para qualquer tipo de controle que os ajude a comparar resultados planejados e reais, detectar discrepâncias antecipadamente e fazer ajustes para resolver problemas. No entanto, como todas as ferramentas de gestão, os sistemas de informação informatizados funcionam da forma como foram concebidos e não podem ser melhores. Portanto, na minha opinião, é necessário considerar o desenho dos ICS e formas de melhorar a sua eficiência.

Não seria exagero dizer que a finalidade do IRS não é apenas dar e processar algumas informações. O SGI deve ser orientado ao usuário, ou seja, as informações que ele processa devem atender às necessidades dos gestores que as recebem.

Ao projetar um sistema de informação, deve-se ter em mente que as necessidades de informação dos gestores são diferentes e dependem de seu nível na hierarquia e responsabilidades funcionais.

Sistemas de informação e controle e atividades de gestão

Estudando as diferenças nas necessidades de informação dos gestores, podemos dividir condicionalmente os tipos de atividades gerenciais em três categorias.

1.O planejamento estratégico é o processo de tomar decisões sobre os objetivos da organização, alterando esses objetivos, usando recursos para atingir esses objetivos e sobre as estratégias que governam a aquisição, uso e alocação desses recursos.

2.O controle gerencial é o processo pelo qual os gerentes garantem que os recursos sejam obtidos e usados ​​de forma eficaz para atingir os objetivos gerais da organização.

.O controle operacional é o processo de garantir o desempenho eficiente e qualificado de tarefas específicas.

Essas categorias de atividades correspondem aproximadamente às responsabilidades dos gerentes sênior, intermediários e de base. O IMS deve fornecer informações que atendam aos diversos requisitos de cada uma das categorias.

Por exemplo, as atividades dos gerentes seniores no planejamento estratégico incluem, antes de tudo, questões de interação futura entre a organização e o ambiente. Assim, os gerentes de topo exigem informações de fontes externas. Esta informação não deve ser muito detalhada e deve ser ampla o suficiente para mostrar tendências. Também não requer precisão muito alta.

As informações para o controle gerencial são necessárias tanto para os gerentes de nível superior quanto para os de nível médio. Naturalmente, deve vir de fontes internas e externas. Por exemplo, os gerentes seniores precisam de informações sobre o trabalho das principais divisões de sua empresa e as atividades das organizações concorrentes. O gerente intermediário precisa de informações sobre desempenho, custos, rotatividade e possivelmente mudanças nos requisitos do cliente ou da tecnologia. Essas informações devem ser mais detalhadas, de escopo mais restrito e mais precisas do que o necessário para o planejamento estratégico. Também deve ocorrer em intervalos mais curtos, pois o prazo para as decisões é mais curto aqui.

As informações para fins de controle operacional, relacionadas às atividades diárias, devem ser muito precisas, restritas e atualizadas. Deve vir quase exclusivamente de fontes internas. Por exemplo, um gerente de fábrica deve saber exatamente quantas horas por dia cada trabalhador trabalha, qual é a produção diária ou semanal e quanto material é usado e desperdiçado.

Além disso, os gestores precisam de informações específicas relacionadas à sua área profissional específica. Assim, o gerente de vendas precisa de informações sobre negócios comerciais, gostos do consumidor, competitividade de novos produtos e assim por diante. Informações detalhadas sobre as especificações de um novo produto, de fundamental importância para o chefe do Departamento Técnico, não são essenciais para a tomada de decisões de marketing. De fato, se o IMS emitir regularmente essas informações ao gerente de vendas, isso só interferirá em seu trabalho e levará tempo.

.4 Fontes de informações gerenciais

Fontes internas são documentos criados diretamente em uma organização. Inclui sistemas organizacionais e administrativos, de documentação especial (pessoal, financeiro, planejamento, etc.), além de outros materiais da empresa. Entre os documentos mais interessantes, destacamos os relatórios: diários (análise de perdas, estatísticas de eficiência da mão de obra, análise de perda de tempo, pedidos recebidos); semanal (análise de horas extras, desempenho de trabalho, controle de projetos); mensalmente (relatório de atividades do departamento, análise de mudança de pessoal, análise de despesas gerais, análise de vendas, relatório de consumo de estoque, análise de mudança de vendas, conta de lucros e perdas, balanço, análise contábil, saldo de caixa, contas vencidas); trimestral, semestral e anual (conta de lucros, balanço, fontes e aplicações de fundos, relatórios sobre o trabalho dos departamentos). Dependendo das condições específicas de funcionamento da organização, a documentação do relatório pode ter sua própria frequência, forma de apresentação da informação. Além disso, podem ser gerados tipos de relatórios que correspondem a tarefas de automação. Além dos relatórios regulares, são compilados relatórios de monitoramento de longo prazo sobre fatores e situações individuais.

As fontes internas, por sua vez, podem ser divididas em primárias e secundárias. As fontes primárias incluem aquelas em que são registrados dados operacionais específicos sobre os resultados das atividades da organização - são documentos contábeis, ORD, etc. As fontes primárias são as mais confiáveis.

Documentos secundários - textos de natureza generalizante, sumária e informativa, ou seja, resumos, relatórios, relatórios, notas analíticas, previsões, etc. Estas fontes contêm, em regra, dados agregados, determinadas conclusões e recomendações. As fontes secundárias são menos confiáveis, pois contêm um maior grau de distorção. A distorção da informação pode ser influenciada não apenas por erros de cálculos e conclusões, mas também por uma alta probabilidade de distorção deliberada para ocultar certas omissões oficiais, portanto, as informações contidas nas fontes desse tipo precisam ser revisadas.

.5 Gerenciamento do fluxo de informações

Para a formulação e solução de muitas tarefas em gestão, são utilizadas informações, apresentadas em diversas matrizes. O elo central na organização dos fluxos de informação é a determinação das rotas de seu movimento e a frequência de circulação entre fontes e consumidores.

Assim, o processo de consumo de recursos de informação é implementado na forma de fluxos de informação. Ao criar um SI, é necessário organizar racionalmente os fluxos de informação, bem como obter um aumento na sua intensidade. Para resolver estes problemas, ao conceber um SI, recomenda-se a análise dos fluxos de informação, o que permite estudar o sistema de organização de suporte de informação existente, cria a base para uma maior melhoria e optimização dos fluxos de informação. A análise dos fluxos de informação é realizada em duas etapas:

) exame;

) construção e análise do modelo de informação da organização em questão.

A base para o desenho do SIM são os resultados de levantamentos de fluxos de informação e workflow, característicos da área temática em que este sistema de informação está sendo criado. Atualmente, não existem GOSTs, materiais normativos que regem o levantamento e análise de fluxos de informação no projeto de SI. No entanto, essas questões estão refletidas nos materiais regulatórios para sistemas de controle automatizados (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83, etc.), que podem ser usados ​​para organizar o trabalho nos casos em consideração.

Ao analisar os fluxos de informações, é necessário levar em consideração o movimento das informações nas seguintes direções:

Verticalmente, ou seja por níveis hierárquicos. Uma análise dos fluxos verticais ao longo das linhas ascendentes e descendentes permite identificar continuidade, compactação, média e saída de informações. A análise da continuidade das informações destaca os indicadores transversais que perpassam todos os níveis de gestão e destacam aqueles que são característicos de um mesmo fenômeno em diferentes níveis, ou seja, torna-se possível unificar as informações. As conclusões dessa análise tornam-se a base para a determinação do suporte informacional em diversos níveis hierárquicos.

A análise do grau de compactação das informações caracteriza o acerto da eliminação dos indicadores não essenciais e a agregação dos privados em gerais. Isso se deve aos padrões gerais de transferência de informações para um nível superior;

Movimento horizontal da informação. O foco principal de tal análise é comparar o esquema de desenvolvimento e tomada de decisão e os esquemas de fluxo de informação, uma vez que seu encaminhamento é determinado pelos processos de desenvolvimento de decisões. O método mais aceitável para analisar rotas de informação é a análise de rede, onde os eventos são a adoção de decisões específicas e os caminhos são o fluxo de informações.

Durante a análise, os caminhos mais curtos são encontrados para fornecer todas as soluções necessárias (para maior clareza, é recomendável construir um diagrama). A análise gráfica fornece um quadro bastante completo da racionalidade dos fluxos de informação. Nesse caso, é necessário levar em conta a franqueza do movimento, o ritmo, a especialização dos fluxos de informação, a densidade (intensidade), o paralelismo do movimento dos fluxos.

A estrutura dos fluxos de informação é revelada analisando a estrutura da organização, a estrutura do fluxo de trabalho e o movimento de informações não documentadas.

.6 Principais considerações no desenvolvimento de sistemas de informação

As principais questões que surgem diante do desenvolvedor do sistema quando ele começa a pensar na matriz principal de informações são as seguintes: quantos níveis de dados são necessários; se o SI é capaz de atender a todos os níveis de gestão disponíveis na empresa com suas diferentes necessidades de informação usando um único conjunto de dados principal.

Por exemplo, no SIG de um banco comercial, o caixa precisa ter acesso a informações detalhadas sobre cada conta, ou seja, ao saldo atual, a quantidade de cheques, etc. No entanto, tais informações não são de interesse para o nível de gestão operacional. Os gerentes neste nível estão interessados ​​em informações cumulativas sobre grupos de contas. E no nível de formulação de políticas, os gerentes seniores precisam de informações ainda mais amplas sobre empréstimos, lucros e projeções de crescimento de depósitos. Assim, a principal tarefa do projetista de SI é tentar integrar o corpo principal de dados de forma que possa ser utilizado por todos os níveis de gestão da empresa e suas divisões.

Para organizar a matriz de informações, é necessário pensar sobre o classificador apropriado. As informações contidas no array são classificadas de acordo com os seguintes critérios:

) direção do movimento;

) método de obtenção;

) frequência de recebimento;

) a natureza da aplicação no processo de gestão.

De acordo com a direção do movimento, as informações são divididas em:

) de entrada;

)intermediário (interno);

) extrovertido.

De acordo com a frequência de recebimento, é dividido em:

)continuamente vindo;

) diário;

) semanalmente;

)mensal, etc

Esses períodos são definidos para cada tipo de informação.

De acordo com a natureza da participação no processo de gestão, as informações são divididas em:

) normativa;

) referência;

) planejado;

)analítico (operacional);

) comunicando.

3. Sistemas de informação automatizados

.1 Características gerais do AIS

AIS - um conjunto de informações, métodos e modelos econômicos e matemáticos, técnicos, softwares, ferramentas tecnológicas e especialistas, destinados a processar informações e tomar decisões gerenciais.

O AIS é um conjunto interconectado de dados, equipamentos, softwares, pessoal, padrões, procedimentos destinados a coletar, processar, distribuir, armazenar, emitir informações de acordo com os requisitos decorrentes dos objetivos da organização.

Subsistemas funcionais e de suporte

O sistema de informação automatizado possui subsistemas funcionais e de suporte.

O subsistema funcional garante o cumprimento das tarefas e a finalidade do sistema de informação. Normalmente, em um sistema de informação, a parte funcional é dividida em subsistemas de acordo com as características funcionais:

.o nível de atividade do assunto, por exemplo, gestão (superior, médio, inferior);

.tipo de recurso administrado (material, mão de obra, financeiro, etc.);

.escopo (bancário, bolsa de valores, etc.);

.funções de controle e período de controle.

O subsistema de suporte inclui “suporte informacional, técnico, matemático, de software, metodológico, organizacional e linguístico.

3.2 Metas, objetivos e níveis de automação de instituições de ensino pré-escolar

Os objetivos da automação das instituições de ensino pré-escolar de todas as organizações, independentemente de suas formas organizacionais e legais, são bastante semelhantes e são os seguintes:

.melhorar a qualidade e eficiência da gestão da organização, melhorando o trabalho de escritório;

.integração em um único ciclo de trabalho de escritório de todas as divisões estruturais da organização, incluindo as territorialmente remotas;

.garantir o acesso rápido e ao mesmo tempo diferenciado aos recursos de informação (documentação) da organização;

.redução de custos de mão de obra e tempo e custos indiretos e, como resultado, obter um efeito econômico;

.lançar as bases para uma transição gradual para o gerenciamento eletrônico de documentos na empresa, trabalhar para o futuro.

Atingir os objetivos estabelecidos é possível resolvendo os problemas de automação das instituições de educação pré-escolar da organização, que podem ser sistematizados condicionalmente nas seguintes áreas:

) Elaboração e execução de documentos.

A automatização desta área permite melhorar a qualidade e eficiência da preparação dos documentos criados na organização, para unificar a forma dos documentos.

2) Organização do fluxo de trabalho e execução de documentos. A automatização desta área permite eliminar a duplicação de trabalho na introdução de informação sobre o documento nas várias fases de trabalho com o mesmo (simplificar o processo de registo), criando uma base documental da organização para reduzir a probabilidade de perda de documentos, agilizar o fluxo de documentos (simplificar as rotas de documentos), aumentar a eficiência e qualidade do trabalho dos executores com documentos, reduzir o tempo de execução e passagem de documentos, informar os funcionários em tempo hábil sobre os documentos recebidos e criados.

3) Organização do controle sobre a execução de documentos.

A automatização do controlo sobre a execução de documentos permite obter rapidamente informação sobre o estado de execução e a localização de qualquer documento, acompanhar as etapas da passagem de documentos nos departamentos da organização desde o momento da sua receção (criação) até a conclusão do trabalho com eles.

) Organizar o armazenamento de documentos, um motor de busca de documentos. A automação possibilita o armazenamento centralizado de textos de documentos elaborados em formato eletrônico, suas imagens gráficas e materiais para eles, organizar uma busca operacional, vincular logicamente documentos relacionados a um assunto e fazer seleções de materiais por critérios temáticos ou outros.

Falando sobre a necessidade de determinar o nível de automação do DOE em relação a cada organização específica, deve-se decidir o que o processo de automação do DOW deve abranger:

toda a organização, incluindo suas subdivisões territorialmente remotas;

a sede da organização como um todo;

várias estruturas envolvidas ativamente no fluxo de trabalho da organização (por exemplo, serviço de pessoal + serviço de instituição de ensino pré-escolar + contabilidade etc.);

as estruturas responsáveis ​​pela organização do estabelecimento de ensino pré-escolar (gestão de casos, serviço do estabelecimento de ensino pré-escolar, secretaria, gabinete, etc.);

estruturas especiais (contabilidade, serviço de pessoal, etc.)

Conclusão

Neste trabalho de curso, examinamos uma ampla gama de funções de sistemas de informação automatizados. Do exposto, podemos concluir que a automação altera significativamente as tecnologias de processamento de informações. Sob as condições da informatização, todo o processo de movimentação de informações consiste em muitas operações manuais e automatizadas interconectadas, cada uma das quais executada em um local de trabalho. As principais operações do processo tecnológico de processamento de informações: a coleta e registro de dados primários, sua entrada no sistema, controle de confiabilidade de dados, formação e manutenção de um banco de dados, busca e processamento de acordo com um determinado algoritmo, formação e saída dos resultados finais, a transferência dos resultados do processamento para o usuário final.

Infelizmente, não há recursos humanos suficientes para realizar todas as operações acima com precisão, rapidez, eficiência e pontualidade, o que pode levar à estagnação no campo do trabalho de escritório tanto dentro da mesma organização quanto internacionalmente.

Além disso, seria um obstáculo ao progresso mundial, o colapso dos mercados mundiais, das organizações internacionais.

Os sistemas automatizados fazem o trabalho de uma pessoa, mas vale dizer que nenhum sistema de informação automatizado funcionará sem a mão orientadora de um Humano.

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Introdução

Tecnologia da Informação

Mecanização

Debaixo

Diálogo;

Local;

Multinível;

sistemas automatizados de gestão empresarial diferem em seu foco. Por exemplo, para "Best" ou "Sail-5" a prioridade é a esfera do comércio; A Infosoft é uma das líderes na área de automação da contabilidade de produção. Além disso, existem "sistemas de gerenciamento de empresas" universais: "Sail-4", "Infin", "Abacus", BOSS", "Galaktika", "Supermanager-6-7", etc.

No entanto, o objetivo deste artigo é avaliar as capacidades de sistemas para automatizar o fluxo de trabalho de pessoal, e apenas os mais promissores, pertencentes a sistemas de quarta geração.

Sistema integrado M-2 baseado no uso de tecnologias modernas. M-2 é um pacote de software único baseado em um banco de dados corporativo centralizado. Ao mesmo tempo, a abertura do sistema M-2 permite o uso de bancos de dados corporativos existentes com integração em um único complexo, bem como pacotes de software modernos (Microsoft Office 97).

O sistema M-2 foi desenvolvido com base no servidor de banco de dados Oracle 7.3, que garante características de alta velocidade e alto grau de confiabilidade e proteção de dados. Os locais dos clientes são desenvolvidos no sistema de software Delphi 3.0 e podem operar nos sistemas operacionais Windows NT ou Windows'95.

A diferença fundamental entre um sistema integrado e um conjunto arbitrariamente complexo de estações de trabalho está, antes de tudo, na ideologia do design. As estações de trabalho são projetadas como uma automação de trabalhos existentes e, no futuro, estão vinculadas umas às outras. Ao mesmo tempo, naturalmente, tal sistema de informação pode implementar apenas aquelas tecnologias de gestão que estavam disponíveis na empresa no momento de sua criação, uma vez que o próprio projeto dos módulos foi realizado com base em trabalhos específicos existentes.

O sistema integrado é desenhado imediatamente como um único complexo, focado em modernas tecnologias de gestão; empregos são criados na segunda fase em um ambiente integrado já criado.

Além disso, os AWSs criados dentro da estrutura da arquitetura do servidor de arquivos não atendem aos requisitos modernos em termos de características de velocidade ou em termos de segurança e confiabilidade do sistema. Ao mesmo tempo, deve-se notar que o trabalho realizado para criar estações de trabalho não será perdido. Primeiro, muitos elementos dos empregos criados podem ser usados ​​como módulos para a criação de empregos dentro do novo sistema, especialmente considerando que o design dos empregos leva pelo menos 50% do tempo de criação. Em segundo lugar, os usuários adquiriram habilidades de informática, sem as quais é impossível implementar qualquer sistema. Em terceiro lugar, como parte deste trabalho, foi formado um quadro de programadores que conhecem as especificidades da empresa, o que também será necessário ao escrever trabalhos no ambiente do novo sistema integrado. Portanto, os investimentos em desenvolvimentos anteriores certamente serão recompensados. Ao contrário do complexo AWS, a introdução de um sistema integrado não automatiza apenas os trabalhos existentes, mas todo o sistema de processamento de informações é reconstruído com o desenho de novos trabalhos em relação às novas tecnologias.

Simultaneamente à introdução do sistema M-2, é realizado o treinamento de especialistas com a emissão de certificados apropriados a eles. Especialistas treinados desta forma têm o direito de criar seus próprios módulos no sistema M-2, bem como alterar os módulos existentes dentro dos limites especificados pelo certificado. Assim, a empresa não se torna dependente da empresa que desenvolve o sistema e consegue manter o funcionamento do sistema por conta própria.

Sistema de Contabilidade Corporativa NS2000 atende aos requisitos de integridade funcional e é o vencedor do sexto Concurso Internacional de Software na área de finanças e negócios. O sistema foi projetado e desenvolvido utilizando as ferramentas BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.

O esquema do complexo, portanto, é um conjunto de módulos, que podem ser agrupados em três áreas principais: gestão, finanças, logística.

Papel Sistemas R/3 inclui o módulo de Recursos Humanos do Oracle Applications (Oracle Human Resources), que permite maximizar o impacto dos funcionários por meio de recrutamento eficaz, gerenciamento de pessoal, treinamento, remuneração e planejamento de carreira. Hoje, em sua classe de produtos, o módulo Oracle Applications HR Management é um dos sistemas mais completos funcionalmente para organizar o trabalho do departamento de pessoal de uma empresa moderna.

Seu uso permite que você resolva as seguintes tarefas:

planejamento de mudanças organizacionais, incluindo modelagem das hierarquias estruturais e de cargos da organização;

planejamento de unidades estruturais, descrição da categoria, cargos, cargos, manutenção de diretórios, etc.;

contabilidade pessoal de funcionários e candidatos com registro completo de suas qualidades profissionais (para otimizar o uso de recursos trabalhistas), dados para folha de pagamento, dados sobre o uso de horas de trabalho, histórico de funcionários, necessidades de desenvolvimento profissional e resultados de treinamento de funcionários;

· análise e relatórios em formulários governamentais padrão, relatórios não padronizados usando ferramentas de desenvolvimento Oracle, análise de dados operacionais e suporte a decisões.

Sistema “Orakl-Pessoal” todas as vantagens dos sistemas anteriores são inerentes. No entanto, também tem uma série de benefícios adicionais. O sistema oferece a possibilidade de trabalhar com um sistema de banco de dados (funcionários em tempo integral, funcionários demitidos, arquivo, reserva de pessoal, funcionários temporários, etc.), o que reduz significativamente o tempo de processamento de solicitações. A segunda vantagem indiscutível é o conteúdo do cartão de registro, que inclui 102 tópicos (de acordo com a decisão do Comitê Estadual de Estatística, o cartão deve conter pelo menos 55 tópicos).

Existe a possibilidade de modificação arbitrária do quadro de pessoal com cálculo automático de vagas, bem como um módulo desenvolvido para processamento de solicitações ad hoc. O sistema fornece procedimentos para manutenção de folha de ponto (pessoal e de departamento) com controle automático de férias, viagens de negócios, assistência material, etc. Apenas alguns sistemas possuem todas as seções obrigatórias de registros de pessoal, mas apenas no sistema Oracle-Personnel eles estão disponíveis na íntegra. Portanto, levando em consideração seu custo aceitável (até US$ 500), pode-se argumentar que atualmente esse sistema é o líder entre os sistemas para automatizar as atividades das empresas, incluindo todas as funções de automatização do fluxo de trabalho do pessoal.

Sistema de Automação de Processos de Negócios (BAPS)- esta é uma classe de produtos de software que automatizam a descrição e execução de processos de negócios arbitrários (no todo ou em parte), enquanto documentos, informações e tarefas são transferidos para executar as ações necessárias de um participante do processo para outro de acordo com regras especificadas . O conceito principal do SADP é o fluxo de trabalho (workflow).

Fluxo de trabalhoé um sistema para garantir a execução de workflows, no âmbito da gestão de processos. A automação dos processos de negócios não é possível apenas com a introdução de um sistema contábil, pois tais sistemas não resolvem a questão da interação entre os participantes dos processos contábeis. Problemas semelhantes também são projetados para resolver sistemas de classe BPMS. "PiterSoft: Gerenciamento de Processos" na plataforma 1C- um exemplo de produto de software da classe BPMS, que é implementado para resolver problemas de interação entre os participantes dos processos de negócios.

Além disso, o sistema SADP é um subconjunto de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS).

Introdução

Um enorme aumento no volume de informações e grandes mudanças na demanda por informações começaram a impor novos requisitos na organização dos serviços de informação e documentação na organização.

Os requisitos para os serviços envolvidos no suporte de informação e documentação começaram a mudar. No exterior, passaram a ser chamados de serviço de gestão (ou gestão) de informação e recursos documentais, em nosso país - o serviço de apoio à gestão documental (DOE).

A principal direção de melhoria da instituição de ensino pré-escolar, adaptando-a às condições modernas, foi o uso de equipamentos de informática e telecomunicações de última geração, a formação com base em tecnologias de informação e gestão altamente eficientes no trabalho com documentos.

O material didáctico proposto foi desenvolvido de acordo com o programa de trabalho da disciplina "Tecnologia da Informação na Gestão e Arquivo Documental" da direcção de formação "034700 Ciência Documental e Arquivologia" (6º semestre, licenciatura). Os objetivos do domínio desta disciplina são: a capacidade de criar um quadro regulamentar local para apoio documental à gestão e arquivo, bem como a capacidade de documentar a informação de gestão, racionalizar o fluxo de documentos, tecnologias de processamento de documentos para efeitos da sua preservação e transferência para armazenar.

Tópico 1. Termos e conceitos básicos

Termos e conceitos fundamentais: mecanização e automação, informação, tecnologia da informação, informática, informatização e informatização, sistemas automatizados de informação

A atividade de gestão de qualquer organização baseia-se no tratamento dos documentos oficiais recebidos, independentemente das formas de receção e dos tipos de suportes, bem como na produção de informação documental e de documentos oficiais destinados tanto ao uso interno da própria organização como à uso externo.

Os documentos recebidos com a ajuda de tecnologias especiais são convertidos nas informações necessárias para alcançar um determinado resultado. O próprio conceito de "tecnologia" é usado na produção industrial e é definido como um sistema de métodos inter-relacionados de processamento de materiais e métodos de fabricação de produtos no processo de produção. No domínio do suporte documental de gestão, tendo em conta as especificidades dos processos de informação em que se baseia, a tecnologia de suporte documental de gestão define-se como um sistema de métodos e métodos para recolher, transmitir, processar, acumular, armazenar documentos e informações documentais com base na aplicação de técnicas e regras metodológicas uniformes.

As tecnologias de suporte documental da gestão de acordo com a diferença nos processos de informação são divididas em:

tecnologias para processamento de documentos de entrada e saída;

tecnologias para transferir (trazer) informações documentais para o usuário final;

tecnologias para introdução de documentos no banco de dados de informações da organização, com base em sua estrutura interna;

tecnologias para processamento de informação documental e acumulação de documentos;

· tecnologias de armazenamento e uso de grupos locais separados de documentos.

Assim, o suporte documental da gestão (DOE) abrange as questões de documentação, organização do trabalho com documentos em processo de gestão e sistematização do seu armazenamento arquivístico.

Tecnologia da Informaçãoé um conjunto de métodos, processos de produção e ferramentas de software e hardware combinados em uma cadeia tecnológica que proporciona a coleta, processamento, armazenamento, distribuição e exibição de informações com o objetivo de reduzir a complexidade dos processos de utilização de um recurso de informação, bem como aumentar sua confiabilidade e eficiência.

Por tecnologias de informação e comunicação, propõe-se entender um conjunto de objetos, ações e regras relacionadas à preparação, processamento e entrega de informações em comunicação pessoal, de massa e industrial, bem como todas as tecnologias e indústrias que fornecem integralmente esses processos.

A tecnologia da informação passou a ser utilizada ativamente devido à informatização das empresas. A informatização é entendida como o processo de introdução de tecnologia computacional que garante a automação de processos e tecnologias de informação.

A informatização permite falar de dois conjuntos de medidas: a mecanização e a automatização dos processos associados à educação pré-escolar.

Mecanização processos de trabalho de escritório é o uso de meios técnicos para realizar operações para documentar e organizar o trabalho com documentos. O objetivo da mecanização de escritórios é transferir a realização de operações não criativas (auxiliares) para meios técnicos.

Debaixo tecnologia da informação automatizada(AIT) gestão é entendida como um sistema de métodos e métodos para coletar, acumular, armazenar, pesquisar, processar e proteger informações de gestão com base no uso de softwares avançados, tecnologia informática e comunicações, bem como as formas como essas informações são fornecidos aos usuários.

De acordo com o grau de abrangência das tarefas de gestão, as tecnologias de informação automatizadas são divididas nos seguintes grupos: processamento eletrônico de dados; automação de funções de controle; apoio à decisão; escritório eletrônico; suporte especializado.

De acordo com a classe de operações tecnológicas implementadas, o AIT pode ser dividido em: sistemas com editor de texto; sistemas de planilhas; Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados; sistemas com objetos gráficos; sistemas multimídia; sistemas de hipertexto.

Por tipo de interface do usuário, as tecnologias de informação automatizadas são divididas em:

Lote (processamento centralizado);

Diálogo;

Rede (multiusuário).

De acordo com o método de construção de uma rede, a AIT pode ser dividida em:

Local;

Multinível;

distribuído.

Tópico 2 As principais etapas da história da automação de instituições de ensino pré-escolar e arquivamento

2.1. Automatização do trabalho com documentos como parte integrante da automatização dos processos de gestão.

2 .2. A primeira fase (décadas de 1960 - 1970) - o conceito de sistemas de controle automatizados (ACS). Criação e implementação de sistemas de processamento de documentos dentro do ACS. Centros de computação para uso coletivo. Os primeiros sistemas de recuperação de informação (IPS). Automatização parcial de algumas funções de escritório e arquivística.

2.3. A segunda etapa (década de 1980 - início de 1990) é o desenvolvimento de soluções tecnológicas baseadas em um PC. Criação e desenvolvimento do conceito de estações de trabalho automatizadas (AWP). O surgimento da possibilidade de automação complexa de instituições de ensino pré-escolar e arquivamento. Desenvolvimento de software especializado.

2.4. A terceira fase (década de 1990 - presente) é a ampla introdução e uso de novas tecnologias de informação, que combinam tecnologia de computador, comunicações e equipamentos de escritório. Automação abrangente de todas as etapas do fluxo de trabalho e armazenamento arquivístico de documentos.

A necessidade de automação de escritório se deve ao rápido aprimoramento da tecnologia para a produção de computadores, software e à ampla introdução da tecnologia da informação. A automação tem sido tradicionalmente entendida como o deslocamento do trabalho mecânico rotineiro, a “libertação” dos trabalhadores. No entanto, a redução de custos não é o principal objetivo da automação. O principal objetivo da automação é a aquisição de novas qualidades de gestão, obtendo uma gestão eficaz. Este conceito de automação envolve a reorganização da gestão e o redesenho do sistema de informação.

A automação de instituições de ensino pré-escolar e arquivamento começou na década de 1960 do século XX. A automatização foi antecedida por uma fase de mecanização, que se iniciou no final do século 19. No período a partir do final do século 19. até a década de 1950 a mecanização dizia respeito principalmente aos arquivos departamentais. O uso da "mecanização em pequena escala" foi episódico e se limitou ao uso de suportes de informação matricial (cartões perfurados manuais, fitas perfuradas, códigos) e dispositivos de contagem e perfuração para resolver problemas específicos no campo do cadastro populacional (censo populacional) , planejamento, relatórios em produção, etc.

A primeira etapa foi o momento de acúmulo de experiência empírica no campo da criação de sistemas automatizados de recuperação de informação local e interarquivos - AIPS. O crescimento do âmbito de aplicação de sistemas automatizados em arquivo está associado principalmente à evolução dos suportes de informação (microfilmes, fitas magnéticas, cartões, discos, formulários, etc.) computadores pessoais), bem como com o surgimento de pacotes de aplicativos especiais para AIPS. O processo de criação de sistemas automatizados de controle (ACS) em todos os setores da economia também teve um impacto significativo na automação do arquivamento nesse período.

Sistema de controle automatizado (ACS) - um complexo de hardware e software projetado para controlar vários processos dentro do processo tecnológico, produção, empresa. O criador dos primeiros sistemas de controle automatizados na URSS é Nikolai Ivanovich Veduta, Doutor em Economia, professor, membro correspondente da Academia Nacional de Ciências da Bielorrússia, fundador da escola científica de planejamento estratégico.

A tarefa mais importante do sistema de controle automatizado é aumentar a eficiência do gerenciamento de instalações com base no crescimento da produtividade do trabalho e na melhoria dos métodos de planejamento do processo de gerenciamento.

O período da segunda metade dos anos 1980 - 1990. - associado ao início da informatização espontânea, primeiro em Moscou e depois nos arquivos estaduais locais. Os líderes deste processo foram o NRC TD da URSS (RNITs KD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) e outros arquivos. Nos anos 90. na Federação Russa, mais de 20 sistemas automatizados de escritório e documentação específicos do setor foram colocados em operação por atos legislativos e regulatórios que criam enormes conjuntos de documentos legíveis por máquina (eletrônicos). A criação de matrizes de documentos eletrônicos também ocorre por meio da digitalização de fontes em papel nos arquivos do Estado (para criar um fundo de seguro e um fundo de uso), além da criação de bases de dados em texto completo. Além disso, as novas tecnologias de informação no domínio da conservação e restauro de documentos, a criação de um fundo de seguros e de um fundo de utilização permitem prolongar a vida de valiosas fontes históricas.

No estágio atual, o estado da tecnologia da informação nas instituições de ensino pré-escolar pode ser caracterizado por:

A presença de um grande volume de bancos de dados contendo informações sobre as atividades da organização;

Criação de tecnologias que proporcionem acesso interativo do usuário aos recursos de informação;

Expandir a funcionalidade dos sistemas de informação e tecnologias que fornecem processamento de informação, criando sistemas de informação multifuncionais locais orientados a problemas para diversos fins;

Inclusão em sistemas de informação de elementos de intelectualização da interface do usuário, sistemas especialistas e outros meios tecnológicos.

A automação abrangente de todas as etapas do fluxo de trabalho e armazenamento arquivístico de documentos inclui: automação do trabalho com documentos, estações de trabalho, sistemas eletrônicos de escritório.

O programa-alvo federal "Rússia Eletrônica (2002-2010)" afirma que o desenvolvimento e o uso generalizado de tecnologias de informação e comunicação são de importância decisiva para melhorar a eficiência da economia, do governo estadual e local. Uma das áreas de utilização das tecnologias de informação e comunicação nas atividades das entidades públicas, organizações e empresas é o “desenvolvimento de um sistema de gestão eletrónica de documentos, padrões de trabalho de escritório e fluxo documental”. A relevância de melhorar o trabalho tradicional de escritório é determinada pela necessidade de eficácia das atividades de gestão, a aceleração da movimentação de documentos na organização e a redução da complexidade do processamento de documentos. O sistema automatizado de trabalho de escritório criado (doravante designado por AS) deverá aumentar a eficácia da gestão através da formação de um espaço único de informação documentada, proporcionando aos utilizadores os meios para colaborar eficazmente com documentos em qualquer lugar e a qualquer momento. Os modernos sistemas de automação de escritório e fluxo de trabalho (SADD) permitem resolver uma gama completa de tarefas de trabalho de escritório:

Organização de contabilidade e processamento completo e conveniente de toda a correspondência de entrada, saída e interna.

Guardar todos os documentos relacionados com as atividades da organização de uma forma mais cómoda e racional, permitindo encontrar rapidamente qualquer documento necessário com os direitos de acesso adequados.

Acompanhamento do estado de cada documento, do percurso da sua movimentação, bem como da relação com outros documentos.

Garantir que os requisitos de processamento de documentos sejam atendidos em tempo hábil.

Os modernos sistemas de automação de escritório permitem construir um sistema completo para gerenciar os processos de processamento de documentos e monitorar sua implementação. O SADD abrange todos os processos de criação, processamento, replicação, transferência e armazenamento de documentos, além de automatizar os principais procedimentos do escritório moderno. O ciclo de vida de um documento, desde a criação até sua baixa ou destruição, é apresentado em etapas sucessivas, cada uma das quais o documento passa por um determinado período de tempo. Os sistemas de automação de escritório permitem registrar automaticamente a transição de um documento de um estágio para outro.
Atualmente, a presença de um sistema operacional com sucesso de automação do trabalho de escritório e fluxo de documentos fala do bem-estar da instituição e de sua gestão. Isso significa a total controlabilidade daqueles subordinados à liderança do aparato, sua competência, solidariedade, disciplina e interesse na implementação mais bem-sucedida do trabalho designado. O sistema automatizado permite uma troca de informações rápida e eficiente entre todas as partes do processo produtivo, reduz o tempo necessário para a preparação de tarefas específicas e elimina a possível ocorrência de erros na preparação da documentação de relatórios. A introdução de um sistema automatizado proporcionará comodidade no trabalho, organização racional da produção e redução do estresse psicológico. Além disso, as cargas fisiológicas diminuirão, porque. com a introdução de software apropriado, o tempo gasto no mesmo trabalho diminuirá significativamente. Isso afetará positivamente o desempenho do trabalhador, porque. levará a uma diminuição na quantidade de informações processadas, e a equipe terá mais tempo para analisar e tomar decisões gerenciais.

A actividade de gestão em qualquer organização assenta também no tratamento da informação e na produção de nova informação, o que nos permite falar da existência de uma tecnologia de conversão dos dados iniciais em informação efectiva. Equipar os locais de trabalho individuais com computadores não trouxe os resultados desejados, embora tenha acelerado o processo de criação e edição de rascunhos de documentos, reduzido o número de erros e melhorado a aparência geral das impressões do computador em comparação com a datilografia.

Nesta fase de informatização das instituições de ensino pré-escolar, os mais importantes são software de estação de trabalho.

O software de qualquer computador é dividido em sistema e aplicativo.

Software de sistema concebidos para assegurar o funcionamento dos sistemas informáticos como tal. Eles incluem:

• programas de teste, diagnóstico e antivírus;
• Sistemas operacionais;
• shells de arquivos de comando.

Estas são ferramentas de software de uso geral, deve-se notar que há uma tendência de expandir as capacidades das próximas gerações de sistemas operacionais, inclusive por meio da integração de todas as ferramentas de software acima neles.

Dentre software aplicado necessários para a informatização da documentação de apoio às atividades de gestão, podemos distinguir:

tipos amplamente utilizados:

• sistemas de preparação de documentos de texto;
• sistemas de informação pessoal;
• Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados;
• programas de reconhecimento de texto;
• saída de programas para o ambiente externo;
• sistemas de processamento de informações financeiras e econômicas;

menos comum especializado, exigindo treinamento especial do usuário:

• sistemas de preparação de apresentações;
• sistemas de gestão de projetos;
• sistemas especialistas e sistemas de apoio à decisão;
• sistemas de projeto inteligente e aperfeiçoamento de sistemas de controle.

Sistemas para preparar documentos de texto concebido para organizar a tecnologia de produção de documentos de gestão e diversos materiais de informação de natureza textual. De acordo com suas capacidades, eles são divididos em editores de texto; processadores de texto; sistemas de editoração eletrônica.

Editor de texto (editor de texto) fornece entrada, modificação e salvamento de qualquer texto simbólico, mas destina-se principalmente à preparação de textos de programas que não requerem formatação, ou seja, transformação automática do arranjo de elementos de texto, mudanças de fonte, etc.

A utilização de um editor de texto para preparar e imprimir um documento a nível qualitativo corresponde à utilização de uma máquina de escrever eléctrica, só mais produtiva pela facilidade de repetição, impressão a partir de um branco armazenado na memória electrónica e a possibilidade de ambos corrigirem erros de digitação e processamento parcial de texto inserindo ou excluindo novos fragmentos.

Dos muitos programas de edição disponíveis, pode-se destacar o Norton Editor, Side Kick, Brief, editor multi-janela multifuncional Multi-Edit, editores de sistema Turbo.

Uma das propriedades mais importantes dos processadores de texto é a correspondência completa de um documento em papel com a imagem de uma cópia na tela. Um papel importante na escolha de um processador de texto é desempenhado pela quantidade de memória ocupada, integração com outros produtos de software. Cada usuário tem seu próprio estilo de trabalhar em um documento (o que é conveniente para um grupo de usuários, para outro é um obstáculo). Por isso, os mais atrativos para o desenvolvedor de documentos são aqueles programas nos quais é possível customizar a interface de acordo com seus gostos e necessidades.

Os processadores de texto têm recursos especiais projetados para facilitar a inserção de texto e sua apresentação em formato impresso. A configuração preliminar do processador de texto e da impressora na qual o texto deve ser impresso permitirá:

• exibir texto que fornece uma determinada visualização da página na tela, dando uma ideia da localização real do texto no papel após a impressão;
• parâmetros pré-definidos como recuos de parágrafos, títulos, tipo e tamanho de fonte para vários elementos de texto, espaçamento entre linhas, número de colunas de texto, localização e numeração de notas de rodapé, etc.;
• verificar a ortografia automaticamente e obter dicas ao escolher sinônimos;
• exibir e editar tabelas e fórmulas;
• combinar documentos no processo de preparação do texto para impressão;
• gerar automaticamente um índice e uma referência alfabética.

Mas quase todos os processadores de texto (e suas versões) possuem uma estrutura de dados única para representação de texto, o que se explica pela necessidade de incluir informações adicionais no texto que descrevem a estrutura do documento. Portanto, o texto preparado com um processador de texto geralmente não pode ser lido e, portanto, editado e digitado por outros. A impressão pode ser feita em qualquer tipo de impressora, inclusive matricial.

Para garantir a compatibilidade dos documentos de texto ao transferi-los de um ambiente de processador de texto para outro, é necessário instalar um software especial - conversores que fornecem um arquivo de saída no formato do processador de texto-destinatário do documento.

Os processadores de texto que permitem preparar e imprimir documentos complexos e grandes, incluindo livros, incluem: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon, etc. Entretanto, para a maioria dos escritórios, os sistemas Word e WordPerfect não são necessários: são complexos, contêm muitas oportunidades não reclamadas.

O segundo grupo de processadores de texto tem significativamente menos recursos, mas são mais fáceis de usar, mais rápidos e requerem menos memória, são mais fáceis de usar. Estes incluem Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Mas o Microsoft Word, versões 6.0, 97, 2000, 2002 tornou-se o padrão de fato para os escritórios russos.

As editoras eletrônicas elaboram textos de acordo com as regras da poligrafia e com qualidade tipográfica. As editoras eletrônicas, na verdade, são uma ferramenta de designer de layout e não se destinam tanto à criação de documentos, mas à implementação de vários tipos de efeitos de impressão. Eles permitem que você manipule facilmente o texto, altere formatos de página, tamanhos de recuo e torne possível combinar diferentes fontes. Os textos preparados por editores eletrônicos são impressos apenas em impressoras a laser.

Os sistemas de nível profissional incluem QuarkXPress para Windows, FrameMaker para Windows, PageMaker para Windows. Dominar a "impressão de mesa" difícil de usar dificilmente é apropriado para aqueles que apenas ocasionalmente precisam preparar lindamente um cartão postal, carta ou anúncio.

Os sistemas Microsoft Publisher, Pageplusfor Windows não se destinam a produtos de impressão industrial. Eles são usados ​​ocasionalmente, para replicar documentos coloridos em uma pequena empresa. Destinam-se ao utilizador, que dedica apenas parte do seu tempo de trabalho à publicação.

A classificação proposta dos sistemas de preparação de texto é amplamente condicional, pois surgem novas versões aprimoradas, o que borra as fronteiras entre as classes.

Sistemas de informações pessoais destinam-se ao serviço de informações do local de trabalho de um funcionário gerencial e, em essência, exercem as funções de secretário ou organizador eletrônico:

• planejar o tempo pessoal em vários níveis de tempo com a possibilidade de um lembrete oportuno do início dos eventos planejados;
• manutenção de arquivos pessoais ou outros com possibilidade de seleção automática da informação necessária;
• ligação através de linhas telefónicas com registo de conversas telefónicas e execução de funções específicas de telefones multifuncionais;
• manutenção de cadernos de informações pessoais para armazenar uma variedade de informações pessoais.

Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados projetado para criar, armazenar e manipular grandes matrizes de dados. Diferentes sistemas desta classe diferem nas formas de organizar o armazenamento de dados e processar as solicitações de pesquisa, bem como na natureza das informações armazenadas no banco de dados. Esses sistemas funcionam tanto em um computador pessoal quanto em uma rede de computadores.

Sistemas de processamento de informações financeiras e econômicas concebido para o tratamento de dados numéricos que caracterizam diversos fenómenos e objectos produtivos, económicos e financeiros e para a compilação de documentos e informações de gestão relevantes e materiais analíticos. Esses incluem:

• processadores universais de planilhas;
• programas especializados de contabilidade;
• programas especializados para análise e planejamento financeiro e econômico.

O processador de planilhas é um componente obrigatório de qualquer suíte ou sistema de escritório integrado:

• Corel Office Professional da Corel;
• Word Perfect Suite para Windows da Corel;
• Microsoft Works para Windows;
• MS Office para MAC da Microsoft;
• Microsoft Office Professional para Windows;
• SmartSuite for Win da Lotus.

Com o advento do sistema operacional Windows, foram desenvolvidas versões de processadores de planilhas voltados para trabalhar neste ambiente: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Sistemas de preparação de apresentações projetado para preparar materiais gráficos e de texto usados ​​para fins de demonstração em apresentações, negociações comerciais, conferências. As modernas tecnologias de preparação de apresentações caracterizam-se pela ligação aos tradicionais gráficos e texto de informação de vídeo e áudio, o que nos permite falar sobre a implementação de tecnologias hipermédia.

Hoje, os programas acima raramente são considerados isoladamente uns dos outros. Todos eles fazem parte das suítes de escritório integradas. Além do sistema de preparação de documentos de texto, o pacote inclui uma planilha, um programa gráfico de apresentação e um sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS), um agendador pessoal, etc.

Por exemplo, o processador de texto WordPerfect não é vendido atualmente como um produto autônomo, mas apenas como parte do pacote Corel Office Professional. O mercado de software aplicativo é dominado por três empresas: Microsoft, Corel e Lotus. Todos eles se desenvolvem de acordo com leis gerais. Em primeiro lugar, é a unificação completa: uma interface de usuário comum e abordagens uniformes para resolver tarefas típicas como gerenciar arquivos, editar, formatar, imprimir, trabalhar com e-mail e buscar dicas do sistema de ajuda, integração com a rede global de computadores Internet .

Os programas de sistemas aplicativos são equipados com ferramentas para trabalho em equipe: possuem ferramentas para editar e salvar documentos de tipos básicos em formato HTML para a Internet.

Os sistemas do Office para preparação de documentos de texto fornecem meios para marcação, rastreamento e correção de edição, o que simplifica muito o processo de levar em consideração as opiniões da equipe de autores. As notas estão disponíveis para comentar um documento sem alterá-lo. Para fazer alterações diretamente no texto, existe um modo de gravação de correção que permite rastrear onde o texto ou gráficos foram adicionados, excluídos ou movidos no documento. As ferramentas de colaboração incluem rastreamento de versão e janelas pop-up com o nome do autor e a data em que as alterações foram feitas.

Quando um computador está conectado a uma rede comum, o e-mail e uma lista de discussão possibilitam levar informações a todos os correspondentes. O recurso de recebimento de retorno, que está integrado à maioria dos sistemas de correio modernos, permite controlar a hora em que as informações foram realmente recebidas e rastrear a ação apropriada.

É possível restringir o círculo de pessoas que têm acesso ao documento e os direitos de cada uma delas para fazer alterações: o documento pode ser somente leitura, pode ser proibido salvar o documento com qualquer outro nome ou alterar sua estilos, ou, inversamente, o usuário pode receber direitos de acesso total.

Assim, a edição estendida do Microsoft Office XP, além do processador de texto Microsoft World, contém:

• planilha - Excel;
• sistema de gerenciamento de banco de dados - Acesso;
• planejador pessoal - Outlook;
• ferramenta de apresentação - Power Point;
• sistema de e-mail - Outlook Express;
• ferramenta de criação de páginas web - Front Page;
• ferramenta de processamento de fotos - Photo Editor.

Sistemas de gerenciamento de projetos projetado para planejar e gerenciar recursos de vários tipos (materiais, técnicos, financeiros, pessoal, informações) na implementação de pesquisas complexas e projetos e obras de construção.

Sistemas especialistas e sistemas de apoio à decisão projetado para implementar tecnologias de suporte informacional aos processos decisórios gerenciais baseados no uso de modelagem econômica e matemática e nos princípios da inteligência artificial.

Projeto Inteligente e Sistemas de Melhoria de Controle concebido para utilizar as chamadas tecnologias CASE (Computer Aid System Engineering), focada no desenvolvimento automatizado de soluções de design para a criação e melhoria de sistemas de gestão organizacional.

Todos os pacotes de escritório e sistemas operacionais modernos são adaptados para trabalhar em uma configuração de rede; a tecnologia da informação substituiu os locais de trabalho automatizados.

Tecnologia da Informação- este é um sistema de métodos e formas de coletar, transmitir, acumular, processar, armazenar, apresentar e usar informações com base no uso de meios técnicos.

Cada processo de informação específico pode ser implementado por uma tecnologia separada usando sua própria base técnica, um sistema de gerenciamento de meios técnicos - para a informática são ferramentas de software - e suporte organizacional e metodológico - regras, instruções.

Mas a atividade de gestão baseia-se na implementação de quase todos os tipos de tecnologias de informação listados de acordo com a sequência e o conteúdo das etapas individuais do processo de tomada de decisão. Portanto, as modernas tecnologias da informação para atividades de gestão baseiam-se no uso integrado de vários tipos de processos de informação com base em um único complexo técnico, cuja base é a tecnologia da computação. A este respeito, não é inteiramente correto que as tecnologias da informação modernas ou novas sejam entendidas apenas como tecnologias informáticas.

Atualmente, estamos falando de uma unidade de controle humano-máquina estrutural que está sendo otimizada no processo de trabalho: as capacidades dos computadores estão se expandindo devido à estruturação das tarefas sendo resolvidas pelo usuário e reabastecendo sua base de conhecimento, e a capacidades do usuário - automatizando aquelas tarefas que anteriormente eram inadequadas para serem transferidas para o computador por razões econômicas ou técnicas.

As modernas tecnologias de informação de escritório são baseadas em computadores pessoais e corporativos.

Computadores pessoais são sistemas de computação, todos os recursos dos quais são totalmente destinados a garantir a atividade de um local de trabalho de um trabalhador administrativo. Esta é a classe mais numerosa de tecnologia de computador, que inclui computadores pessoais IBM PC e compatíveis com eles, bem como computadores Macintosh da Apple.

Computadores corporativos são sistemas computacionais multiusuários que possuem uma unidade central de alto poder computacional com recursos de informação significativos, aos quais está conectado um grande número de estações de trabalho com equipamentos mínimos: terminal de vídeo, teclado, dispositivo de posicionamento, dispositivo de impressão.

O campo moderno de uso de computadores corporativos é a implementação de tecnologias de informação para atividades de gestão em grandes organizações financeiras e industriais, a organização de vários sistemas de informação que atendem a um grande número de usuários dentro de uma mesma função: sistemas de câmbio e bancário, reserva e venda de passagens prestar serviços de transporte à população, etc. P.

Atualmente, prevalece a tendência de combinar computadores e locais de trabalho em redes de computadores de diversos tamanhos, o que permite integrar recursos para a implementação mais eficiente das tecnologias da informação, pois os computadores pessoais também podem ser utilizados como locais de trabalho conectados à unidade central de um computador corporativo.

A diferença fundamental entre as tecnologias da informação computacional e as existentes não está apenas na automatização dos processos de mudança da forma ou localização da informação, mas também na mudança de seu conteúdo.

Existem duas estratégias para desenvolver a implementação das modernas tecnologias da informação nas atividades de gestão.

A primeira é que a tecnologia da informação está se adaptando à estrutura organizacional em sua forma atual e os métodos de trabalho existentes estão sendo modernizados:

os empregos são racionalizados, as funções são redistribuídas entre técnicos e especialistas em favor destes;

há uma otimização das funções de coleta e processamento de informações - o fluxo físico de documentos, com a função de tomada de decisão - o fluxo de informações;

as questões de comunicação continuam a desempenhar um papel secundário.

A segunda - a estrutura organizacional está sendo modernizada de tal forma que a tecnologia da informação tem o maior efeito:

a principal estratégia é maximizar o desenvolvimento da comunicação e o desenvolvimento de novas relações organizacionais que antes não eram economicamente viáveis;

novos empregos são introduzidos, antigos cargos são eliminados, a redistribuição de funções projetada é realizada entre quase todos os funcionários da empresa;

está a ser desenvolvido novo suporte normativo e metodológico para a organização do suporte documental, está a ser realizada a reciclagem contínua dos colaboradores no trabalho com as novas tecnologias;

a produtividade da estrutura organizacional aumenta, porque os arquivos de dados eletrônicos são redistribuídos, o volume de informação documental que circula pelos canais é reduzido para alcançar o equilíbrio de cada nível de gestão e o volume de tarefas a serem resolvidas.

Assim, a primeira estratégia foca na estrutura existente e nos relacionamentos existentes na organização, enquanto o grau de risco de implementação é minimizado, os custos são mínimos e a estrutura organizacional não é racionalizada; a segunda - para a estrutura futura, na qual o sistema se expande estritamente de acordo com as necessidades de informação, nos parâmetros fornecidos, mas sem levar em consideração o fator humano. De qualquer forma, a abordagem ao uso da tecnologia informática está mudando: torna-se a base para equipar os locais de trabalho. Devido à universalidade do software utilizado, há uma integração tecnológica, metodológica, organizacional dos sistemas e processos de informação.

A criação e implementação de sistemas integrados de automatização de suporte documental à gestão visa a concretização dos seguintes objetivos:

no domínio do processamento de documentos:

• garantir a melhoria da eficiência e qualidade do trabalho com documentos, agilizando o fluxo de trabalho, garantindo o controle sobre a execução;
• criação de condições para a transição do fluxo de trabalho tradicional em papel para a tecnologia eletrônica sem papel;
• criação das condições necessárias para aumentar a participação do trabalho produtivo intelectual para o trabalho significativo e semântico com documentos e reduzir os custos de mão de obra para operações rotineiras;
• garantir a melhoria da qualidade dos documentos criados na organização;
• eliminação da duplicação de trabalho na inserção de informações sobre o documento em várias áreas de trabalho com ele;

no domínio do controlo de execução:

• garantir o controle automatizado da passagem de documentos nas divisões da organização desde o momento em que são recebidos ou criados até a conclusão da execução do envio ou processamento no caso, informando tempestivamente os funcionários e a administração sobre os documentos recebidos e criados, eliminando a perda de documentos;
• garantir o controle proativo automatizado sobre a execução tempestiva de documentos, instruções dos mais altos órgãos do poder e administração do Estado, instruções e instruções da direção da organização, recebimento imediato de informações sobre o status de execução e a localização de qualquer documento;
• redução dos prazos de passagem e execução de documentos;

no domínio da organização do acesso à informação:

• garantindo o armazenamento centralizado de textos de documentos elaborados em formato eletrônico, e suas imagens gráficas, bem como todos os materiais relacionados (carteiras de registro de documentos, resoluções, documentos de acompanhamento) com a possibilidade de organizar a ligação lógica de documentos relacionados a um assunto, e online busca (seleção) de documentos de acordo com o conjunto temático de adereços.

A introdução de um sistema de automação de software para instituições de ensino pré-escolar deve criar uma base de hardware e software para um único sistema abrangendo todos os departamentos da organização. Espera-se atingir os seguintes objetivos:

• um procedimento único para trabalho individual e conjunto com documentos nas divisões da organização;
• consolidação de fluxos de documentos eletrônicos entre divisões da organização;
• uso de um sistema de indexação (numeração) de documentos comum a todas as organizações, classificadores de livros de referência comuns (como lista de organizações, nomenclatura de casos), formulário único de cartão de registro e controle (RCC) de documentos, etc. .;
• garantindo a unificação da documentação de gestão e reduzindo o número de formulários e tipos de documentos uniformes.

Atualmente, o mercado de sistemas de software na área de automação de escritório e workflow caracteriza-se pelas seguintes características:

1. As empresas vendedoras não possuem uma terminologia comum e muitas não possuem um posicionamento claro de seus produtos.
2. As organizações muitas vezes não têm uma compreensão do que este ou aquele sistema pode e não pode fazer, pois é difícil entender as informações contidas nos folhetos publicitários: há pouca informação técnica em tais descrições, e o que é dado nem sempre enfatiza os méritos do produto de software anunciado.
3. Não há uma compreensão clara do que precisa ser feito em termos de automação do suporte à gestão documental nas empresas.

Os sistemas de software que implementam a primeira versão da estratégia não quebram a tecnologia russa, são voltados para uso em instituições públicas e preservam todas as tradições e normas de trabalho de escritório adotadas em uma determinada organização. A tarefa de tais sistemas é fornecer suporte ao fluxo de trabalho em papel, reduzir a complexidade das operações de rotina de processamento de documentos. Esses sistemas podem expandir significativamente o escopo dos processos tradicionais de escritório e fluxo de trabalho processando documentos em um computador pessoal. Os sistemas dessa direção são uma espécie de "pontes" para uma transição gradual do papel para os documentos sem papel. Os sistemas de automação desta tecnologia incluem: "Business"; "1C: Empresa", etc.

A principal característica dos produtos de software de tecnologia ocidental é a modelagem de processos de workflow e customização para esses modelos de sistemas de informação. Os desenvolvimentos na chave desta estratégia estão focados no uso mais completo possível de documentos eletrônicos e meios de trabalho coletivo dos usuários, a eliminação de links intermediários no fluxo de trabalho e o desenvolvimento de novas tecnologias para trabalhar com documentos. As rotas de movimentação de documentos na organização, em suas divisões e funcionários, são formadas pelo administrador do sistema.

Ao adaptar o sistema aos processos específicos da organização, apenas os componentes funcionais necessários são instalados nos computadores pessoais dos colaboradores, permitindo-lhes resolver um determinado conjunto de tarefas de acordo com o papel de cada colaborador no fluxo de trabalho da organização.

Os sistemas nesta área incluem:

Versões russificadas de sistemas ocidentais populares:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Staffware (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

soluções de software criadas por empresas russas baseadas em sistemas ocidentais:

Sistema Office Media (Lotus Notes);

um conjunto de programas "Trabalho de escritório" (Lotus Notes);

Sistema Cinderela-Armário (Lotus Notes);

soluções de JSC Vest (DocsOpen);

Sistema Optima (MS Exchange, MS SQL);

desenvolvimentos próprios de empresas russas: sistema LanDocs; escritório de efeito; KADO; "Documento2000"; "Kron"; motor de busca "Eufrates".

O sistema "Delo" do CJSC "Electronic Office Systems" foi concebido para automatizar o trabalho de escritório com base em tecnologias tradicionais nacionais e suporte documental para as atividades de gestão das organizações estatais.

O sistema Delo oferece os seguintes recursos:

• acompanhar todas as etapas das operações do escritório e os resultados do trabalho nos principais processos funcionais das organizações e instituições;
• registo unificado de toda a correspondência recebida, incluindo cartas e apelos de cidadãos, através da criação de um cartão de registo no qual são inseridas as informações sobre o documento, seguindo-se o envio de correspondência para apreciação das Direções e Divisões Estruturais. Tanto os documentos recebidos de fora quanto os criados dentro dos departamentos são registrados. Estes incluem documentos de entrada e saída, recursos de cidadãos;
• dar entrada nos textos das deliberações, inclusive as repetidas, e nomear executores para elas;
• envio de resoluções e documentos aos locais de trabalho dos usuários-executores;
• envio de relatórios de executores sobre o documento aos executores responsáveis ​​e (ou) autores de deliberações;
• registro da movimentação de documentos (fluxo de documentos) dentro da organização, incluindo a movimentação de originais em papel e cópias em papel de documentos e resoluções relevantes, relatórios de desempenho, aprovação (aprovação) de documentos;
• monitorar a execução tempestiva de instruções, recursos de instituições, organizações, resoluções e instruções da administração; verificação da exatidão e pontualidade da execução dos documentos;
• consolidação e agrupamento de documentos registados no sistema de gestão do escritório, de acordo com diversos critérios;
• realizar a pesquisa de um conjunto de dados de fichas de registo e resoluções para o exercício das funções de acompanhamento da execução de documentos, realização de trabalhos de referência e de análise;
• inserir informações sobre o envio de documentos de saída para destinatários com a criação de registros de distribuição de documentos;
• obtenção de materiais informativos, resumos, relatórios para apresentação à administração;
• obtenção e impressão de certificados e relatórios estatísticos, bem como cartões de registo para garantir a compatibilidade com a tecnologia tradicional de escritório;
• armazenamento de imagens eletrónicas de documentos;
• baixando documentos para o processo de acordo com a nomenclatura de casos adotada na organização e, se necessário, extraindo-os do processo;
• registrar o trabalho do usuário com o sistema, incluindo o trabalho com cartões de registro e resoluções.

Sistema "BOSS-Referente" by IT Co. é desenvolvido com base no produto Lotus Notes da Lotus Development Corporation, que é uma ferramenta de design para sistemas de suporte ao trabalho em grupo e pode ser considerado um padrão nesta área. O ambiente e os aplicativos do Lotus Notes criados com base nele atendem aos requisitos básicos de um sistema unificado de gerenciamento de documentos para grandes organizações e, em particular, o seguinte:

processamento contábil de todos os tipos de documentos. Os bancos de dados podem armazenar praticamente qualquer tipo de informação e organizar a contabilidade e o controle da passagem de documentos por meios internos. O sistema prevê a construção de diversos formulários para registro de documentos, incluindo tanto os detalhes formais quanto o conteúdo dos próprios documentos. Se necessário, o conteúdo real do documento pode ser armazenado em um banco de dados separado, inclusive como imagem de um documento digitalizado em papel;

singularidade do número. O sistema tem a capacidade de atribuir números únicos aos documentos, inclusive em uma rede de computadores distribuída;

suporte para trabalhar com o texto do documento. É possível incluir em documentos arquivos preparados em outros processadores de texto (Microsoft Word, Word Pro, etc.) que suportem o mecanismo de incorporação e vinculação de objetos, bem como em planilhas e pacotes gráficos. O Notes inclui ferramentas de pesquisa de texto completo e um poderoso construtor de consultas;

coerência de documentos. Um documento do Notes pode incluir um número ilimitado de links para outros documentos do Notes, incluindo aqueles armazenados em outros bancos de dados;

consistência com outros subsistemas. O sistema Notes, juntamente com suas ferramentas de extensão, oferece a possibilidade de integração com outros subsistemas de informação, em particular correio, bem como sistemas que trabalham com bancos de dados relacionais;

fluxo de trabalho distribuído. O Notes é um sistema altamente escalável, desde um único computador pessoal até sistemas com dezenas de servidores, cada um dos quais pode ser conectado a várias centenas de usuários. Cada servidor pode hospedar vários bancos de dados. As informações necessárias são distribuídas entre esses bancos de dados e as informações necessárias para todos os usuários são sincronizadas periodicamente;

Limitação de acesso. A proteção de dados é implementada em todos os níveis: servidor, banco de dados, formulário, documento, seção do documento e campo individual. Quando uma sessão de comunicação é estabelecida, o usuário deve ser autenticado. Assinatura eletrônica e criptografia de dados são suportadas.

A escolha de um pacote específico de produtos de software (sistemas) para automatização mais ou menos completa da documentação de apoio à gestão e sua instalação não está atualmente regulamentada. Com base em suas capacidades materiais, financeiras e outras, cada organização as adquire no mercado de produtos e serviços de software de escritório. Sem um estudo sério e familiarização com o modelo atual, com base em descrições publicitárias, é difícil descobrir as vantagens e desvantagens de cada um dos sistemas listados no campo da organização da documentação de suporte à gestão.

Para uma organização em particular, nem todo o conjunto de propriedades do consumidor dos sistemas é frequentemente importante, mas apenas algumas delas. A presença ou ausência de uma propriedade desejada pode se tornar o principal critério para a escolha de um sistema. Por outro lado, os desenvolvedores de todos os sistemas estão trabalhando constantemente para melhorá-los, e cada um deles pode ter certos recursos que estavam ausentes nas versões anteriores.

Os resultados da comparação de vários produtos de software para automação do suporte ao gerenciamento de documentação são relativos e não podem indicar as vantagens e desvantagens absolutas de um determinado sistema. Portanto, ao escolher um sistema de automação, você deve fazer:

• avaliação dos sistemas anunciados em termos de sua adequação para automatizar o fluxo de trabalho em uma determinada organização, bem como a profundidade desejada de reorganização dos processos de DOW existentes;
• avaliação das tecnologias de informação básicas utilizadas em produtos de software, tendo em conta as perspetivas para a sua utilização, bem como a previsão para o desenvolvimento global de tecnologias de automação para instituições de educação pré-escolar num futuro próximo;
• estudo cuidadoso e verificação das capacidades do sistema de automação de fluxo de trabalho para garantir o trabalho no quadro do quadro regulamentar atual: conferir força legal aos documentos, manter bases de dados de registo durante os períodos de armazenamento dos próprios documentos, saída atempada para um meio de documentos fiável com longos e permanentes períodos de armazenamento, etc.

Uma abordagem integrada para a implementação de tecnologias de informação em todas as áreas de suporte à documentação

Como observado anteriormente, hoje existem duas abordagens para o uso das modernas tecnologias da informação:

o melhorar o desempenho de certos tipos de trabalho por meio do uso de tecnologias de informação universais e do uso de aplicativos que implementam funcionalidade fixa (automação por partes)

o Implementação integral de tecnologias de informação em todas as áreas de suporte documental de gestão A solução de uma tarefa tão complexa deve basear-se numa única abordagem metodológica para automatizar a solução de várias funções de escritório, num único conjunto de tecnologias inter-relacionadas que implementem esta abordagem, bem como como em um único complexo de hardware e software que garante o funcionamento das tecnologias complexas acima (sistemas de informação complexos especializados para automação de instituições de ensino pré-escolar

Os sistemas de automação integrados para instituições de ensino pré-escolar permitem criar um sistema automatizado para trabalhar com documentos em toda a instituição ou empresa e gerenciar a documentação em todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, inclusive os eletrônicos.

Tarefas de sistemas de automação complexos para instituições de ensino pré-escolar

Os sistemas de gerenciamento de documentos geralmente são implementados para resolver certos problemas enfrentados pela organização. Cada organização, dependendo de sua forma de propriedade, tamanho, nível de automação etc., enfrenta suas próprias tarefas específicas.

Abaixo está uma lista das tarefas mais frequentemente encontradas.

Assegurar uma gestão mais eficiente da organização através do controlo automático da execução das instruções, transparência de toda a organização a todos os níveis e uma maior capacidade de gestão através do mecanismo de geração de instruções e monitorização da sua execução. Um papel importante na melhoria da gerenciabilidade de uma organização pertence aos mecanismos de coordenação de documentos, monitoramento do registro e passagem de documentos externos e internos e meios para gerar relatórios planejados e operacionais sobre o trabalho de escritório e fluxo de trabalho. Um resultado tangível da introdução do sistema é a transparência do andamento da passagem de documentos, sua preparação e discussão, um aumento no desempenho disciplinas na organização

Manter um sistema de controle de qualidade que esteja em conformidade com os padrões internacionais. O padrão fundamental da série de padrões de qualidade é o ISO 9000 "Padrões para Gerenciamento de Qualidade e Garantia de Qualidade - Diretrizes para Seleção e Aplicação". Define os princípios básicos da política de gestão das organizações no domínio da garantia da qualidade Formalmente, ou, como dizem os próprios especialistas da ISO 9000, em sentido estrito, obriga a empresa a documentar todas as suas atividades em 20 áreas (Responsabilidade da gestão. Sistema de qualidade Análise de contratos Gerenciamento de projetos Gerenciamento de documentos e dados Compras Gerenciamento de produtos do cliente Identificação e rastreabilidade do produto Gerenciamento de processos Inspeção e testes Gerenciamento de equipamentos de inspeção, medição e teste Status da inspeção Gerenciamento de produtos não conformes Ações corretivas e preventivas Manuseio de materiais Armazenamento, embalagem, preservação e entrega Gestão de registros de qualidade Verificações internas de qualidade Treinamento Manutenção Métodos estatísticos) e para garantir que os processos de negócios na organização realmente funcionem caminhe com eles.

Empresas de consultoria e especialistas recomendam o uso de sistemas de gerenciamento de documentos (EDM/TDM), gerenciamento de documentos (fluxo de trabalho), gerenciamento de recursos empresariais (MRP/ERP) e gerenciamento de informações de produtos e dados de design (PDM) para facilitar a certificação ISO 9000 para uma empresa.

Esses sistemas permitem que você resolva as seguintes tarefas:

Realizar uma auditoria do trabalho dos funcionários com informações

Automatize os procedimentos padrão para a empresa

Automatize os procedimentos de mudança

Processar informações sobre o produto ao longo de seu ciclo de vida.

Ao implementar um sistema de gestão da qualidade, você não é obrigado a usar os serviços de um fornecedor específico ou usar apenas um sistema de automação.
ISO 9000 significa QUE TIPO ações devem ser executadas na empresa para garantir a qualidade, mas não COMO AS você deve cumpri-los. Assim, não há requisitos rígidos para as ferramentas de automação utilizadas.

Registrar as atividades da empresa como um todo(investigações internas internas, análise das atividades dos departamentos, identificação de “hot spots” nas atividades; preservação do histórico de relacionamento com clientes). Obtenção da capacidade de analisar a carga de trabalho dos colaboradores devido à disponibilidade de informação completa sobre as tarefas atribuídas a cada executante, tendo em conta os prazos de execução e os resultados do trabalho

A introdução de todos os departamentos e da organização como um todo de uma tecnologia de escritório unificada, formalizada e estritamente regulamentada. (especialistas de diferentes departamentos trabalham com o mesmo programa, o que significa trabalhar com a mesma interface de usuário, com os mesmos diretórios (tipos de documentos, nomenclatura de casos, suporte para sistemas complexos de numeração de documentos), com os mesmos modelos de documentos)

Otimização dos processos de negócios e automação do mecanismo para sua implementação e controle. Simplificação do trabalho com documentos através do uso de modelos padrão, rotas padrão e introdução de instruções para trabalhar com documentos (use informações do projeto de implementação "Directum" O uso de modelos de documentos, rotas, a introdução de regulamentos para trabalhar com documentos reduzem os casos de movimentos de devolução de documentos. Devido ao uso de modelos, os documentos são imediatamente preparados corretamente, usando modelos de rota eles chegam imediatamente aos funcionários certos, etc.

Exclusão de documentos em papel da circulação interna da empresa. Economizar recursos reduzindo o custo de gerenciamento do fluxo de documentos na organização. O número total de documentos em papel é reduzido em 25-75% (da experiência da Lanit)

Tradução de documentos de controle interno em formato eletrônico e uso de assinatura digital eletrônica

Um repositório único e compartilhado de documentos que elimina a necessidade de copiá-los para uso por vários funcionários

Eliminação da necessidade ou simplificação significativa e redução do custo de armazenamento de documentos em papel devido à disponibilização de um arquivo eletrónico operacional.

Um exemplo de projeto da Electronic Archive Corporation é o Arquivo Eletrônico do Presidente da Federação Russa. Por um lado documentos em papel: área 500 m2; tempo de recebimento do documento 1-3 dias (se houver); Apenas um usuário pode trabalhar em um documento por vez.

Por outro lado, cópias eletrônicas de documentos: área 10 m2; tempo de acesso ao documento 6-10 seg.; preservação de originais - na maioria dos casos, eles não são necessários.

Reduzindo o tempo de preparação de decisões e documentos Nas estruturas estatais, este é um dos problemas da eficiência do funcionamento do aparelho estatal. Em estruturas comerciais, isso permite aumentar a competitividade da organização, obter ganhos materiais devido a uma resposta mais rápida às mudanças nas condições de mercado.

O tempo de processamento de documentos é reduzido em 75% devido a a) transferência rápida de documentos e informações de origem Reduzindo o tempo de envio de um documento entre funcionários em 5 a 7 vezes da experiência de Lanita b) redução do tempo de processamento de correspondência, documentos internos, familiarização com documentos, c) comunicação rápida de instruções a executores específicos, d) aumento da velocidade de busca de informações de várias horas a 1 minuto da experiência de Lanit e) reduzir o tempo para acordar as decisões Reduzir o tempo para acordar os contratos de 1 mês (em média) para 1 semana (máximo) da experiência de Lanita;

O tempo de criação de documentos é reduzido devido ao uso de templates padrão e documentos previamente criados, além de um único armazenamento estruturado de documentos