U ovo polje upišite sažete i jasne informacije koje odražavaju suštinu pisma. Hitno dodajte riječ ako je trebate odmah pročitati. To će sagovornika usmjeriti o čemu se radi u pismu, a pomoći će i u budućnosti da brzo pronađe pismo interesa u arhivi.
Ako se tema promijenila kao rezultat dopisivanja, promijenite je u ovom polju.

2. Onemogućite CapsLock
Ne pišite tekst e -pošte i naslov predmeta velikim slovima. Mnogi ljudi smatraju da je ovo loša forma jer izražava glasan ton. Kao i veliki broj uskličnika na kraju rečenice.

3. Kratkoća je sestra talenta
Pokušajte ne pisati duga pisma, formulirajte informacije jasno i koncizno, tako ćete primatelju uštedjeti vrijeme.

4. Priložene datoteke
Ako trebate samo poslati datoteku, i dalje morate napisati kratke informacije u tekst pisma. Na primjer, "Šaljem upute o tome kako raditi s e-poštom." Ne ostavljajte takva slova prazna, iz priloženog pisma nije uvijek jasno o čemu se govori.
Ako ste s nepoznate adrese primili prazno pismo s priloženom datotekom, ne preporučuje se njegovo otvaranje. Postoji velika vjerovatnoća da postoji virus.

5. Odgovori ili Odgovori svima

Obratite pažnju na ova dva dugmeta prilikom primanja e -pošte. Njihova svrha je drugačija! Pošiljalac ne može poslati lično pismo, već može poslati grupnu poštu. U isto vrijeme možete vidjeti sve adresate u kopiji pisma. U tom se slučaju pojavljuje gumb "Odgovori svima". Kliknite na dugme "Odgovori svima" kada trebate prenijeti informacije svima u kopiji. Ako želite odgovoriti samo pošiljatelju, morate kliknuti gumb "Odgovori".

6. Lanac slova
Kada odgovarate na pismo, nemojte brisati original. Nakon što je primio vaš odgovor bez izvornog teksta, adresa se možda više neće sjećati o kakvom je pitanju riječ i bit će prisiljen potražiti svoje poslano pismo.

7. Potpisna slova
Nije samo lijepo ponašanje napisati "S poštovanjem, ...". Uobičajeno je da se u potpisu navede puno ime, položaj, naziv organizacije i broj telefona za kontakt. Tako se jedinstveno identificirate i, ako je potrebno, možete biti brzo kontaktirani.
U postavkama e -pošte možete postaviti automatski potpis, te će se riječi automatski dodavati svim novim slovima.

7. Riječ nije vrabac, ako izleti, nećete je uloviti
Prije slanja, ponovo pročitajte pismo, pokušajte ne odgovarati odmah na emocionalne poruke e-pošte kako kasnije ne biste požalili.
Zapamtite da se vaše pismo može proslijediti slučajno ili namjerno, pa se povjerljivi podaci ne smiju slati putem e -pošte.

8. Istražite postavke e -pošte
Ako jednom potrošite vrijeme na proučavanje postavki svoje pošte, uštedjet ćete ga u budućnosti. U postavkama možete postaviti lični potpis, konfigurirati prikupljanje pošte iz drugih poštanskih sandučića, stvoriti hijerarhiju mapa, dodati filtre i još mnogo toga.

9. Obratite pažnju na sigurnost e -pošte

• Izmislite složenu lozinku, nemojte je zapisivati ​​na komad papira pored računara, povremeno je mijenjajte.
• Kada unosite e-poštu sa tuđeg računara, nemojte kliknuti na zapamti lozinku.
• Ne zaboravite se odjaviti iz e -pošte dok radite na tuđem uređaju.
• Ne otvarajte datoteke primljene iz nepoznatih e -poruka.
• Provjerite priloge na viruse.
• Slanje neželjene e -pošte u neželjenu poštu.

10. Emotikoni
Nije uobičajeno koristiti emotikone u službenim pismima, ali u prepisci s prijateljima možete ih dodati kako biste slovu dodali emocije.
Ispod su najpopularniji:

Posljednjih nekoliko godina jedan od mojih najefikasnijih alata bila je e -pošta. Želio bih napomenuti da će ovaj alat biti učinkovit samo ako naučite upravljati njime, a ne dopustite da stvari idu svojim tokom. Pisao sam malo ranije.

Za početak, moramo biti jasni oko čega nam je potrebna e -pošta. Wikipedia traži: primanje, slanje i prosljeđivanje poruka e -pošte. Svrha e-pošte je učiniti život i rad ljudi efikasnim. Ali u stvarnosti nije sve tako lako.

Prema statistikama, u prosjeku broj poruka koje osoba primi je više od 100 pisama dnevno. Ovo je ogromna brojka. I nastavlja rasti, što dovodi do činjenice da osoba više nije u mogućnosti kvalitetno obraditi primljene informacije zbog nedostatka vremena.

Pitanje kako ispravno raditi s e-poštom zabrinjava mnoge ljude. Prevelika količina neprovjerene pošte dovodi do stresa i smanjuje produktivnost.

Jeste li se i vi našli u sličnoj situaciji? Onda je ovaj članak za vas.

Najefikasniji i najorganiziraniji ljudi pokušavaju i pokušavaju izgraditi vlastiti sistem rada s poštom, na temelju vlastitog iskustva.

Ako postoje manje-više uobičajena pravila za poslovnu korespondenciju u e-pošti, onda je u pogledu upravljanja vašim poslom putem e-pošte sve malo složenije. Zavisi od mnogih faktora, poput područja djelatnosti, stepena poslovne aktivnosti i organizacije osobe, načina života i poslovanja itd.

Rad sa e-poštom

Dakle, počnimo. Moje učinkovite smjernice za e -poštu su mi potrebne za:

• Povećajte svoju efikasnost
• Uvijek budite obavezna i korektna osoba za svoje dopisnike.
• Uvijek znate kako sam obrađivao poštu.
• Nikada ne gubite dolaznu e -poštu.

Postoji nekoliko principa rada s poštom:

1. Upotrijebite svoju pristiglu poštu kao kontrolnu listu i ostavite neobrađene poruke u njoj.

2. Kreirajte zasebne mape za svaki projekt, kategoriju. To će vam pomoći da brzo pronađete informacije koje tražite.

3. Aktivno koristite oznake, oznake u boji. Ovo će sortiranje slova učiniti vidljivim za vizuelnu percepciju.

4. Temeljno proučite i poznajte sistem postavki na nalogu za poštu. To će vam pomoći da efikasno upravljate njime.

5. Odredite vrijeme koje ste spremni posvetiti radu s poštom. Na primjer, 30 minuta ujutro i 30 minuta uveče. I ni minut više.

6. Ako radni uslovi dozvoljavaju, onemogućite funkciju iskačućih obaveštenja o novim slovima. Na ovaj način ćete biti manje ometeni.

7. Otkažite pretplatu na zastarjelu poštu.

8. tokom dana.

9. Sačuvajte sve poslane e -poruke. Uvijek vam nešto može dobro doći. Danas sam na ovaj način pronašao skeniranje pasoša.

10. Moći ćete odrediti znakove pomoću kojih ćete obraditi i sortirati svoju poštu.

Tehnika e -pošte

Ako se dobro sjećate prvog pravila, onda nam je cilj prilikom raščlanjivanja pošte ostaviti što manje slova u pristigloj pošti.

Istovremeno, drugi zadatak, ne manje važan, je sortiranje svih slova po kategorijama, specifičnostima i važnosti. U fascikli "Primljeno" možete ostaviti pisma koja zahtijevaju trenutni ili rani odgovor. Takođe se mogu odmah označiti obojenim oznakama ili oznakama. Dodaću da uglavnom koristim program za e-poštu, sa još nekoliko naloga u drugim programima za poštu.

Kako drugi rade s e -poštom

Jednom sam gledao video o radu s poštanskim sandučićem, gdje je autor pokazao kako se slavno nosio s dvjesto pisama u nekoliko minuta. Naravno, primamljiv naslov naveo me je da vidim kako se to može učiniti, jer nisam znao djelotvoran odgovor na ovo pitanje. Ispostavilo se da se njegov princip rada zasniva na brisanju slova i ostavljanju važnih i potrebnih u Inboxu. Iznenađen! To može učiniti bilo ko. Brzo sam zaključio: ova tehnika mi ne odgovara.

Prekinuli smo ga uživo

Slažete se da je najveći dio pisama potrebna pošta i skladište informacija. A kad nam se savjetuje da se odjavimo od mnogih od njih, priznajte iskreno - tko je digao ruku da se odjavi od njihovog izbora? Budući da smo ovo odabrali, to znači da nam je potrebno i važno je. Ipak, savjetovao bih vam i da se odjavite od onih poruka koje su vam danas manje bitne. To je poput čišćenja vaše garderobe - i šteta je baciti je, a nisam je nosila koliko dugo ...

Uvjerite se da, u krajnjem slučaju, znate gdje se ovaj bilten nalazi, a ako je potrebno, uvijek možete pogledati tamošnje informacije ili se ponovo pretplatiti.

Ozbiljno shvatite nazive fascikli. Ovdje ne možete dati savjet za sve odjednom - mnogo ovisi o ličnosti pojedinca. Znam da mnogi ljudi radije stavljaju bilo koju poštu, pismu vezanu za prodaju u mapu pod nazivom Prodaja. Ova opcija takođe funkcioniše. Moji folderi mogu sadržavati ime i prezime osobe od koje stižu pisma, uključujući temu prodaje i naziv dopisnih lista. Odnosno, ne jedna mapa odgovara temi Prodaja u mojoj pošti, već nekoliko. Dobro sam orijentisan u njima. Lični brend autora mi je važan.

Strukturirajte odlazne e -poruke

Također je lako strukturirati odlaznu e -poštu. Dajte im prečice ili oznake kako bi ih brže pronašli kad vam zatrebaju. Kreirajte mape za najvažnije i koristite navigaciju. Na primjer, tokom rada na nekoliko projekata istovremeno, morao sam klijentima slati slična pisma i dopisivati ​​se. Nakon što sam stvorio mapu s nazivom projekta, nakon slanja pisma premjestio sam potrebna slova u nju.

Prilikom prvog raščlanjivanja pošte pokušavam pregledati slova i odrediti u koju kategoriju ih treba premjestiti. Takođe ih delim prema stepenu važnosti i hitnosti: hitno - nevažno; hitno - važno; nije hitno - nije važno: nije hitno - važno. Važna pisma koja zahtijevaju odgovor od mene ili neki rad danas ostavljam u fascikli Inbox, a nakon završetka posla premještam ih u odgovarajuću fasciklu.

Ako shvatim da će mi tema pisma u bliskoj budućnosti biti relevantna, dopuštam si da poruku premjestim u fasciklu nepročitane. U pravo vrijeme ruke će ga sigurno stići.

Skrećem vam pažnju na činjenicu da su sve gore navedene metode rođene ne u jednom danu, pa čak ni u dva. Mnoge kompanije već danas razmišljaju o razvoju i primjeni pravila za rad s e-poštom. Učinkovito upravljanje i organizacija vremena postat će bitne kvalitete u radu svih kompanija.

Ako ne upravljate svojom poštom, ona će uskoro upravljati vama, što će dovesti do nepotrebnog stresa. Razvijte svoj pravila rada sa e-poštom.

Korištenjem i primjenom ovih pravila postat ćete učinkoviti u svom poslovnom životu. Prijatelji, uspjeh u vašem poslu! Budite efikasni i ne zaboravite I kao i uvijek, vaši komentari i retweetovi i vaši lični savjeti će biti cijenjeni.

Ljudi u modernom svijetu provode sve više vremena na internetu - tražeći i pronalazeći posao, čitajući vijesti, komunicirajući, provjeravajući vremenske prilike, kupujući, prodajući, zarađujući, štedeći, sastajući se, gledajući filmove, slušajući muziku i često se samo petlja. Danas je teško pronaći osobu koja ne zna šta je tražilica, način rada na mreži, ICQ, blogovi, kako koristiti e-poštu. Ali oni su još uvijek tu, i ovaj tekst je namijenjen njima.

U uobičajenom smislu, pošta je razmjena pisama i paketa. Do sada moć ljudske misli nije dosegla nivo slanja paketa putem e-pošte, ali će se to možda i ostvariti u bliskoj budućnosti. Uprkos tome, e -pošta ima mnoge prednosti.

1. U e-pošti možete slati ne samo poruke u obliku teksta, već i pismu priložiti datoteke: tablice, fotografije, crteže, video zapise, prezentacije itd. Pisma se mogu brisati, slati drugim ljudima, pohranjivati, filtrirati.

2. E-pošta vam omogućava da trenutno dostavljate korespondenciju (informacije), štedeći mnogo vremena i truda.

3. Nema potrebe da idete u poštu, jer možete koristiti e-poštu iz udobnosti svog doma, ako imate internet i računar.

4. Isplativo - nema potrebe plaćati za svako pismo, bez obzira na količinu podataka u njemu. Dovoljno je da se internetska usluga na vrijeme plati davatelju usluga.

5. Efikasnost - možete provjeriti svoju poštu i odgovoriti na pismo čak i sa mobilnog telefona s pristupom internetu.

Dakle, odgovorimo na pitanje: "Kako koristiti e-poštu"?

Prvo morate otići na web mjesto određenog pretraživačkog ili poštanskog sistema, na primjer, "Yandex", "Google", "Rambler", "Mail.ru" i tako dalje.

Pokušajmo koristiti primjer za postavljanje pošte na Googleu. Na vrhu web stranice trebali biste pronaći i kliknuti na "Mail", pojavit će se novi prozor za unos vaše pošte i vašeg računa. Budući da nemate pošte na Googleu, pritisnite crveno dugme u gornjem desnom kutu - "Kreiraj račun". Zatim se unose osobni podaci - ime, prezime, korisničko ime, lozinka, spol, datum rođenja, mobilni telefon, rezervna poštanska adresa. stvorite ga sami, mora biti jedinstven (ako već postoji korisnik s takvim podacima za prijavu, sistem će vas upozoriti i tražiti da unesete drugo ime), sastoji se od latiničnih slova, dužina imena je od 6 do 30 likovi. Imajte na umu da, ako ćete poslovnu korespondenciju voditi putem e -pošte, trebali biste smisliti i odabrati diskretnije prijave.

Zatim morate unijeti lozinku za poštu. Mora biti dovoljno pouzdan, po mogućnosti sadrži velika slova, znakove i brojeve i mora imati najmanje 8 znakova. Ponovo unosimo lozinku da bismo je potvrdili.

Datum rođenja na ovoj web stranici mora biti naveden kako biste imali pristup materijalima u skladu s vašim godinama. Činjenica je da vam Google račun omogućuje pristup uslugama kao što su Gmail (pošta), YouTube (video portal) i Google+ (društvena mreža). Možete postaviti svoj račun tako da niko ne može vidjeti vaše godine.

Pol, kao i broj mobilnog telefona popunjava se prema procjeni korisnika.

Za registraciju pošte ostaje samo dokazati da ste stvarna osoba (a ne robot) i unijeti navedena latinična slova na tastaturi. Ako se znakovi teško čitaju, možete kliknuti na znak "Audio", sistem će vam ih diktirati. Ako to ne želite učiniti, navedite broj mobilnog telefona. Kôd za potvrdu bit će poslan na vaš telefon u obliku SMS -a, morat ćete ga unijeti u polje "Potvrdi račun".

Dakle, imate svoj e-mail sandučić, možete slati i primati pisma. Kako napisati pismo? Nalazimo dugme "Napiši slovo", u prozoru koji se pojavi u polju "Kome" upisujemo adresu primatelja. Ako želite da neko drugi primi kopiju pisma, unesite drugu adresu e -pošte u polje "Cc". Polje "Predmet" može se ostaviti prazno, ali ako navedete predmet i suštinu pisma, primatelju će biti ugodnije. Možete napisati tekst u pismu, formatirati ga, priložiti datoteke s gumbom "Priloži" ili s ikonom "Spajalica", umetnuti veze, fotografije, slike, spremiti nacrt pisma. Možete provjeriti pravopis prije nego pritisnete gumb za slanje. Ako želite znati točno je li primatelj primio i pročitao, stavite kvačicu u okvir "Obavijesti o čitanju".

Lakše je čitati primljena slova - samo trebate kliknuti na novo slovo (obično je označeno podebljano). Ako ne želite više primati pisma od bilo kojeg autora, jedno od njih možete označiti kao neželjenu poštu. Nadalje, sva slova s ​​ove adrese automatski će se slati u mapu "Neželjena pošta". Dakle, sada imate ideju kako koristiti e-poštu, možete se dopisivati ​​s poslovnim partnerima i prijateljima, registrirati se na društvenim mrežama, kupovati putem Interneta i još mnogo, mnogo više.

Greška koju većina ljudi čini je ta što potcjenjuju važnost stvaranja sistema razmjene poruka e -pošte. Jedan od načina je zamisliti rad s e -poštom kao slijed sljedećih koraka.

1 - Pristup e -pošti
2 - Skup pisama
3 - Provera dolazne prepiske
4 - Uklanjanje
5 - Izvršenje
6 - Skladištenje

1. PRISTUP E-MAILU

Prvi korak je zakazivanje vremena u koje svakodnevno provjeravate svoju e -poštu. Obično bi većina ljudi trebala provjeravati svoju e -poštu četiri puta dnevno:

1. Prva stvar ujutro. Većina ljudi započinje dan provjerom e -pošte kako bi se uvjerili da nisu ništa hitno propustili.

2. Prije pauze za ručak. Vrijeme za ručak je prirodna pauza u vašim poslovnim aktivnostima; kako biste ovo vrijeme učinili produktivnijim, možete provjeriti svoju e -poštu.

3. Popodne. Ovo je još jedna prirodna stanka kada trebate napraviti pauzu ili se spremate otići na poslovni sastanak.

4. Kraj radnog dana. Ako maksimalno oslobodite mapu pristigle pošte prije nego što napustite svoje radno mjesto, sljedećeg ćete jutra odmah otići na pregled novih poruka. Ako ste sigurni da nema hitnih stvari koje ste propustili u zadnji čas, to će garantirati opuštenije veče za vas i vaše kolege.

Za većinu ljudi najbolja opcija, a najmanje vjerojatno da će ometati njihov tijek rada, je provjeravanje pošte četiri puta dnevno i odvajanje najviše 15 minuta za svaku "sesiju" e -pošte.

2. MNOGO PISMA

Važno je shvatiti da dopisu putem e -pošte obrađujete četiri puta dnevno. To ne znači da morate odmah odgovoriti na sve poruke koje zahtijevaju odgovor ili napisati sve e -poruke koje ste planirali poslati u roku od 15 minuta. Morate prihvatiti činjenicu da vaša pristigla pošta nije ništa drugo do hrpa pisama koja čekaju da budu rastavljena.

3. VERIFIKACIJA DOBIJENE KORESPONDENCIJE

Sljedeći korak je provjera svih poruka, što ne znači da biste trebali pročitati svaku. Često se odluka putem e -pošte može donositi na osnovu teme ili prvih nekoliko redaka. Pošta i bilteni sastavni su dio naše korespondencije. Ako ste industrijski analitičar, možda bilten -
najvažniji dokument za vas i svakodnevno ga pažljivo proučavate. Za nas ostale, međutim, to nije slučaj i možemo brzo utvrditi je li ovaj bilten važan ili koristan za nas. Ne zahtijevaju odgovor sve e -poruke: na primjer, ona slova u kojima ste naznačeni u kopiji ili predmet poruke impliciraju da se samo morate upoznati s ovim podacima.

4. IZBRIŠI

Ako vam je glavni cilj osloboditi pristiglu poštu, jedan od najjednostavnijih načina za to je brisanje poruka. Ako nakon čitanja biltena dođete do zaključka da vam ove informacije nisu korisne, odjavite se s ovog biltena. Nećete požaliti i nećete morati trošiti više vremena na njegovu obradu. Izbrišite sve poruke koje od vas ne zahtijevaju dodatne radnje.

Ako odjednom zateknete brisanje svih poruka koje dolaze s određene adrese, razmislite zašto se to događa.

5. IZVRŠENJE

Baš kao i pri radu s papirnatim dokumentima, preporučljivo je da se ne vraćate ponovo na slova koja ste pročitali.

Ako vam je potrebno samo nekoliko minuta da odgovorite na poruku ili je proslijedite, učinite to odmah. Trebali biste, ako je moguće, odmah odgovoriti na poruke koje potvrđuju ili određuju vrijeme sastanka, zahtijevaju informacije o vašim kontaktima, sadrže bilo kakva pitanja ili zahtjeve, osim ako vam to, naravno, ne oduzima mnogo vremena.

Ako shvatite da vam je potrebno više informacija, privući druge ljude ili imati vremena za razmišljanje, nećete moći odmah odgovoriti na takvo pismo. Morat ćete nešto poduzeti kasnije: možda odlučiti trebate li zaista odgovoriti na ovo pismo i učiniti nešto. Ako ne, pismo možete odmah poslati pravoj osobi. Prije nego što delegirate zadatak, može proći neko vrijeme da se utvrdi ko
ista mora biti odgovorna osoba. Ako pismo zahtijeva vašu radnju, spremite samo značajan dio podataka i izbrišite samo pismo. Oslobodite pristiglu poštu od takvih poruka i spremite potrebne podatke, na primjer, u sistem za praćenje rada na vašim projektima, u kalendar ili sistem za zakazivanje kako biste bili sigurni da ste ih dovršili. To je ono što je izvršenje - uvjerenje da će se učiniti sve što treba učiniti.

6. SKLADIŠTENJE

Ako se poruka e -pošte ne može izbrisati (ili ne možete odgovoriti na nju, a zatim je izbrisati), postaje potrebno da je sačuvate.

Primarni razlog zbog kojeg bi vam ovo moglo zatrebati je to što ćete se ubuduće morati pozivati ​​na ovaj dokument (na primjer, informacije o nečemu, donesena odluka, uputstvo, izvještaj o napretku itd.). Ako odjednom nemate dokument na koji se možete pozvati, to će imati štetne posljedice po vas.

Ne postoji jedinstven ispravan način za pohranu e -pošte. Morate smisliti sistem koji je efikasan za vas lično.

Jedna od mogućnosti je sistem podmapa u vašoj pristigloj pošti. Podmape možete sortirati prema temi, kategoriji, klijentu ili projektu, ovisno o vrsti poruke koju obično primate. Mnogi ljudi stvaraju zasebnu mapu pod nazivom "Obrađena slova", u koju stavljaju sve provjerene poruke i poruke koje zahtijevaju dodatne radnje.

Koji god sistem za skladištenje e -pošte odaberete, imajte na umu da jedino mjesto na kojem ga ne biste trebali pohraniti je u vašoj pristigloj pošti. Upamtite, takođe, da vam e -pošta ne bi trebala oduzimati 24 sata dnevno, sedam dana u sedmici. Održavanje prijemnog sandučića e -pošte u unaprijed određeno vrijeme uštedjet će vam sate tjedno, smanjiti stres koji osjećate zbog straha od propuštanja i povećati efikasnost u rješavanju onoga što je zaista važno. Ovo su jednostavni principi koje je lako zapamtiti.

Internet danas nudi toliko zanimljivih stvari, a mi nastojimo ne gubiti informacije - pretplaćujemo se na razne pošte, dopisujemo se s prijateljima i sklapamo nova poznanstva, koristimo poštu u poslovnoj korespondenciji.

Kako pravilno organizirati svoju e -poštu? Ovo pitanje zabrinjava mnoge.

Postoje pravila za poslovnu korespondenciju putem e-pošte. Tijekom njegove upotrebe pojavila su se neka poboljšanja u pravilima rada s e-poštom. To je postalo neophodno kako bismo bili u toku s događajima, ne izgubili dolazne informacije i na njih odmah reagirali. Mislim da će znanje o tome kako raditi s vašom e -poštom biti od koristi mnogima.

Kako pravilno organizirati rad e-pošte?

♦ Provjerite svoju poštu u jasno određeno vrijeme

E-pošta obično nije prijenos hitnih informacija, koristi se za hitna pitanja.

Postoje telefoni za hitne informacije i u uredu mogu se prenijeti i lično. Stoga, ako nije unaprijed dogovoreno da ćete sada primiti važno pismo poštom, nemojte stalno provjeravati svoju poštu. Samo zatvorite program na računaru tokom vašeg glavnog rada tako da ne vidite stalno dolazna slova na kartici pregledača ili u iskačućem prozoru. Ovo neće odvratiti pažnju od važnih stvari.

I, što je čudno, pošta će se srediti u kraćem vremenskom periodu, jer ćemo se time baviti namjerno, odvajajući vrijeme ujutro i navečer, a moguće i samo jednom dnevno. Ovisi o okolnostima i vrsti vaše aktivnosti.

Sve se to, naravno, ne odnosi na one čiji je posao odgovarati na e -poštu, poput podrške.

♦ Ispraznite svoju pristiglu poštu svake noći

Inbox je mjesto gdje se prikupljaju sve dolazne informacije koje morate naučiti brzo sortirati.

Da bismo sortirali slova po temama, moramo dodatno stvoriti neke važne mape. Na primjer, Odgovori, Lično, Poslovno, Zanimljivo, Važno i Ličnosti.

Kreirajte podmape u svakoj mapi. Mapa "Ličnosti" može sadržavati prepisku s ljudima koji su vam važni. Na primjer, u ovoj mapi stvorite podmapu "Ivanov I.I." i propisujemo pravilo (filter) u poštanskom sandučiću da sva pisma Ivanova I.I. bit će odmah poslani u ovu mapu. Ne morate brinuti da ćete propustiti ovo slovo, jer će u meniju pored naziva foldera biti označena ikona koja sadrži nepročitano slovo.

Ovo radimo sa svim slovima koja su nam važna.

♦ Brišemo poštu od neželjene pošte

Prilikom sortiranja pisama morate označiti neželjene poruke i one na koje niste pretplaćeni označiti kao neželjenu poštu.

Pošta ima funkciju filtriranja neželjene pošte. U stanju je zapamtiti takva pisma, a kada se ponovo pošalje od ovog autora, pismo će otići direktno u mapu sa neželjenom poštom.

Ako niste sami izbrisali ovu mapu, nakon 30 dana sve se poruke automatski brišu iz mape sa neželjenom poštom i ne morate se brinuti zbog toga.

Nikada ne odgovarajte na neželjene e -poruke jer vašu e -poštu mogu koristiti prevaranti.

Slijedeći pravila za rad s e -poštom, vaš radni dan bit će efikasniji - možete oduzeti manje vremena za sortiranje, odgovaranje i pisanje pisama. Evo nekoliko konkretnih savjeta:

Pravila za rad sa e-poštom

• Postavite određeno vrijeme za slanje e -pošte. Nakon završetka ovog posla, odspojite poštansko sanduče.
• Istražite mogućnosti i postavke vašeg poštanskog sandučića. To će vam pomoći da se brzo krećete pri radu sa slovima.
• Upotrijebite svoju pristiglu poštu kao mjesto okupljanja informacija koje je potrebno srediti. U tom slučaju koristite oznake za označavanje slova. Ova mapa bi trebala biti prazna svake noći.
• Postavite filtere u poštanskom sandučetu za organiziranje važnih slova izravno u mape predmeta
• Povremeno čistite (odjavite se) bilten od nezanimljivih i nebitnih. Da biste to učinili, postavite raspored u kalendaru. Na primjer, jednom kvartalno. Što češće to radite, manje će vremena za čišćenje potrajati.
• Sortirajte e -poštu u prijemnom sandučiću svaki dan i odgovarajte na e -poštu što je prije moguće.
• Pripremite gotove predloške za odgovore na pisma. Uključite predložak pozdrava i potpisa u svoje odgovore. Ovo će značajno uštedjeti vrijeme pri pisanju odgovora na pisma.
• Pokušajte biti što kraći. Pismu priložite dodatne informacije u zasebnoj datoteci.
• Uvijek provjerite datoteke priložene uz e -poštu pomoću antivirusnog programa.
• Slijedite pravilo: "jedno slovo - jedan predmet." Ovo primatelju olakšava rad sa slovima.
• Ako naiđete na isto pitanje od različitih ljudi, ima smisla javno odgovoriti na svom blogu ili web stranici i u svom pismu navesti vezu do ovog članka. Na ovaj način ćete uštedjeti vrijeme na pisanju odgovora i pružiti potpune informacije zainteresiranim stranama.
• Zapamtite pravilo: što manje pišete, manje pisama primate.
• Sačuvajte arhivu poslanih e -poruka.
• Ne dajte lozinku trećim stranama za račun na kojem se nalazi vaša pošta.
• Koristite funkciju "Svojstva pošte" da biste saznali više informacija o pismu. Da biste to učinili, kliknite desnim gumbom miša u načinu čitanja slova.

Da li ćete koristiti ova pravila ili ne, ovisi o vama. Ali pri organizaciji posla s poštanskim sandučićem morate se sjetiti da dopisu trebamo upravljati mi, a ne mi. E -pošta trebala bi nam olakšati život, a ne zauzetost.

Elektronička pošta jedna je od prvih usluga na Internetu koja omogućuje razmjenu poruka ili za pojam "elektronička pošta", takozvane e-pošte. Danas rijetki pišu obična pisma - brže je poslati pismo iz vašeg e -mail sandučića, koje će primatelju stići gotovo trenutno.

E -pošta ima nekoliko žargonskih naziva - e -pošta (s engleskog. E -pošta), "sapun", elektronička, pošta. Kao i za običnu papirnatu poštu, postoje termini kao poštansko sanduče, dostava, prilog, prijem, slanje, pisanje pisma, primalac, pošiljalac itd. Možemo reći da je e -pošta na mnogo načina slična običnoj pošti, s jedinom razlikom što se pismo ne piše olovkom, već se otiskuje na računarskoj tastaturi, a pošta su poslužitelji pošte koji prikupljaju, sortiraju i šalju poštu primateljima .

Ovaj odeljak će obuhvatiti sve aspekte rada sa e-poštom neophodne za početnike i korisnike Interneta.

E -pošta je moderan, pristupačan i brz komunikacijski medij. Ako je prije masovnog širenja Interneta elektronička prepiska bila u sastavu preduzeća i organizacija, sada je mogu koristiti gotovo svi korisnici računara s pristupom internetu. Vremenom se razvila određena kultura korištenja e-pošte u obliku jednostavnih pravila za vođenje elektroničke prepiske. Pridržavajući se ovih pravila, [...]

Primili ste e -poruku i pošiljalac čeka vaš odgovor. Kako to učiniti ispravno? Naravno, pošiljatelju možete napisati pismo s odgovorom, gdje možete naznačiti da se radi o odgovoru na poruku e -pošte s tog i takvog datuma i takve i takve teme. No, bit će ispravnije i lakše koristiti posebnu funkciju poštanskog servisa, koja se naziva „Odgovori“. Naučimo to ispravno [...]

Svaki aktivni korisnik interneta nužno koristi e-poštu, jer je to vrlo zgodno, brzo i jednostavno. Za slanje e -pošte potrebno vam je poštansko sanduče od vašeg davatelja internetskih usluga (ISP) ili registrirano poštansko sanduče na jednom od popularnih besplatnih servisa pošte - yandex.ru mail, mail.ru mail i gmail. Kako stvoriti poštanski sandučić govori se u članku [...]

Prije ili kasnije, svaki aktivni korisnik interneta morat će stvoriti vlastitu e-poštu. bez toga je potpuno korištenje svih mogućnosti koje Internet pruža nemoguće. Naravno, možete i bez pretinca e-pošte ako vam je potrebna mreža samo za gledanje vijesti, gledanje vremenske prognoze ili TV programa, ali za registraciju na bilo kojim uslugama, forumima ili [...]

E-pošta, ili "e-pošta", "sapun" sada je obavezan atribut za korisnika na Webu. Koristi se za komunikaciju s prijateljima i drugovima, poslovnu korespondenciju, slanje fotografija, video zapisa i dokumenata. Račun e -pošte je također potreban za registraciju računa na društvenim mrežama, mrežnim igrama, na web stranicama i forumima.

Ovaj članak će vas naučiti kako koristiti e -poštu i proći kroz korake za kreiranje računa na.

Pa krenimo! Dajemo garanciju-za 15-20 minuta imat ćete vlastiti e-mail.

Izbor usluge

Prvi korak je odlučiti koju uslugu (web lokaciju) želite stvoriti poštanski sandučić. Vrijedi napomenuti da na Internetu postoji ogroman broj web izvora koji posjetiteljima nude kreiranje vlastite e-pošte. Neki su bolji, neki lošiji u pogledu sigurnosti i upotrebljivosti.

Ako želite osobno provjeriti raznolikost usluga, upišite u tražilicu "e-mail". U najmanju ruku, predstavit će vam stotinu ili dvije usluge online pošte.

No kako vam se ne bi zavrtjelo u glavi od istraživanja i pretraživanja, predlažemo da odaberete jednu od dolje ponuđenih usluga. IT profesionalci i potrošači jednoglasno su ih prepoznali kao najbolje na webu. Dakle, ništa ne riskirate. Naprotiv, dobivate 100% jamstvo udobnosti korisnika.

Usluga poznate kompanije Yandex. Uredno i stabilno radi od 2000. godine, odnosno više od 15 godina. Ima pouzdanu zaštitu od spamera i zlih hakera koji pokušavaju ukrasti povjerljive podatke iz poštanskih sandučića. Anti-virusni modul Dr.Web automatski provjerava preuzete datoteke. Podržava mašinsko prevođenje pisama na razne strane jezike, a takođe i prevodi strane poruke na ruski. Sve informacije (slova) šalju se šifriranim kanalima. Savršeno funkcionira na računalima, prijenosnim računalima i mobilnim uređajima (pametni telefoni, tableti). Preporučuje se za upotrebu onima koji prvenstveno koriste Runet i aktivno se dopisuju sa korisnicima koji govore ruski.

Otvorite glavnu stranicu web usluge - yandex.ru u svom pregledniku. Zatim kliknite u gornjem desnom kutu "Kreiraj poštu".

Ogroman web portal. Jedan od najstarijih u Runetu, osnovan 1998. Vlasniku računa nije omogućeno samo poštansko sanduče, već i pristup raznim uslugama (igre, servis za upoznavanje, video zapisi, vijesti itd.). Obdaren korisničkim interfejsom i moćnim filterom za neželjenu poštu. Lako za upravljanje. Svakako će se svidjeti onima koji nisu ravnodušni prema društvenim mrežama i žele se aktivno dopisivati ​​na internetu, pregledavati različite sadržaje (fotografije, video zapise), osim za korištenje e-pošte.

Idite na stranicu mail.ru i u gornjem lijevom bloku ispod polja za prijavu kliknite vezu "Registriraj se putem pošte".

Gmail

Googleova usluga "Overseas". Ima ogroman broj korisničkih postavki i funkcija. Lansiran je 1. aprila 2004. Pouzdano zaštićen od uplitanja i hakiranja trećih strana, podržava sve popularne protokole razmjene podataka. Opremljen praktičnom kontrolnom tablom. Zna kako napraviti sigurnosnu kopiju podataka. Gmail račun bit će posebno koristan za one koji često koriste strane web usluge, kao i druge Googleove usluge (Mape, Vijesti, Play Market, Kalendar itd.).

Upišite u adresnu traku svog preglednika - mail.google.com i pritisnite "enter". Na stranici koja se otvori kliknite na dugme "Kreiraj nalog".

Pa, jeste li se odlučili za uslugu? Sada je vrijeme za početak stvaranja računa.

Registracija računa

Ako niste kliknuli na vezu navedenu u pregledu usluge, svakako to učinite (pogledajte gornje opise). Moramo ići na obrazac za registraciju. Vidite li stranicu sa poljima upitnika ispred vas? Ovo vam je trenutno potrebno.

Pravila za registraciju poštanskog sandučića na uslugama gotovo su ista, s izuzetkom samo nekoliko nijansi. Slijedite ove upute da biste ispravno unijeli sve potrebne podatke.

1. U redovima "Ime" i "Prezime" možete navesti podatke o pasošu i pseudonim. Sve ovisi o svrsi korištenja e -pošte - poslovnoj, zabavnoj, komunikaciji s prijateljima.

2. Neke poštanske službe traže dodatno navođenje mjesta stanovanja, spola, datuma rođenja. U tim poljima također možete, ako želite, navesti pouzdane ili izmišljene podatke.

3. Prijava je adresa vašeg poštanskog sandučeta. Mora biti jedinstven. Dobro razmislite o njegovom imenu. Da biste ga sastavili, možete koristiti svoje ime i prezime, datum rođenja.

Bilješka! Preporučljivo je zadržati prijavu (adresu) u punom formatu kako biste izbjegli zabunu. Na primjer, ako ste na Yandexu, prijava će izgledati ovako: [zaštićena e -pošta] Tj. - @.

4. Lozinka je simbolički ključ za ulazak u poštansko sanduče. Osmislite složenu kombinaciju od 10-15 znakova latiničnih slova i brojeva.

Pažnja! Upamtite, ili bolje, sačuvajte korisničko ime i lozinku navedenu u obrascu na sigurno mjesto. Moraju ući u kutiju.

5. Telefon - u ovaj red unesite svoj broj mobilnog telefona. Koristite samo važeći broj.

6. Proverite da li su sva polja pravilno popunjena. Da biste popunjeni obrazac poslali usluzi, kliknite gumb "Registriraj se". Obično se nalazi pri samom dnu stranice za registraciju.

Algoritam verifikacije je sljedeći:

• SMS sa kodom se šalje na mobilni telefon;
• ovaj kôd unosite u poseban obrazac;
• poslati na servis;
• nakon uspješno završenog postupka, telefon će biti "pričvršćen" na kutiju i može se koristiti za vraćanje pristupa u slučaju gubitka lozinke.

Kako ući u okvir?

Dakle, kutija je registrovana. Da biste ga unijeli ili se prijavili, morate učiniti sljedeće:

1. Idite na web mjesto poštanske službe (na primjer, yandex.ru).

2. Na ploči za prijavu unesite u zasebna polja korisničko ime i lozinku koje ste naveli prilikom registracije poštanskog sandučića.

3. Kliknite na dugme "Prijava".

Kako napisati i poslati pismo?

Da biste nekome poslali poruku sa svoje e -pošte, morate, naravno, znati adresu primaoca - sagovornika, poslovnog partnera kome želite poslati pismo. Provjerite imate li ga u punom formatu - @.

2. U obrascu koji se otvori, u posebno označenim poljima, navedite punu adresu primatelja (u Gmailu se ovaj red naziva "Prima"), predmet pisma i sam tekst pisma.

Ako poruci trebate priložiti datoteku pohranjenu na računaru, upotrijebite dugme "spajalica". Međutim, imajte na umu da je veličina datoteka učitanih na ovaj način ograničena. Ovisno o usluzi, njeno ograničenje je 10-50 MB.

3. Nakon što popunite pismo, kliknite na dugme "Pošalji". Pismo će odmah biti dostavljeno primatelju.

Oprez, neželjena pošta!

Tokom rada vašeg poštanskog sandučića povremeno ćete primati promotivna pisma (neželjena pošta) i druge sumnjive poruke. Ako ne poznajete pošiljatelja (navedena je nepoznata adresa) ili vam je sumnjiv naziv slova, ni u kojem slučaju ih ne otvarajte, a još više nemojte pokretati datoteke i interaktivne elemente koji se nalaze u ovim tekstovima. Ovako mnogi hakeri pokušavaju doći do e-pošte lakovjernih korisnika.

Možete pratiti i brisati poruke koje blokira filter neželjene pošte u posebnoj mapi "Neželjena pošta".

Kako da prenesem veliku datoteku?

Gmail

1. U profilu, gore desno, kliknite ikonu "grupa kvadrata".
2. U meniju koji se otvara kliknite na "Disk".
3. Na stranici koja se otvori kliknite izbornik "Moj disk". Odaberite "Upload Files ...".

1. Kliknite na gornju ploču "Oblak".
2. Na novoj kartici kliknite "Preuzmi".

Yandex. mail

1. U horizontalnom izborniku (pokraj logotipa pri vrhu stranice) kliknite "Disk".
2. Kliknite na dugme Preuzmi.

Nakon što otpremite datoteku u spremište, otvorite pristup drugim korisnicima i kopirajte vezu za preuzimanje. Primljeni URL pošaljite primatelju. On će ga zalijepiti u adresnu traku vašeg preglednika i preuzeti datoteku koju ste preuzeli na svoj računar.

Uživajte u korištenju internetskih poštanskih usluga!

Zdravo! Nastavimo detaljnije proučavati Yandexovu funkcionalnost. U jednom od članaka smo to već shvatili. Danas ćemo nastaviti ovu temu i detaljnije pogledati kako se koristi Yandex pošta. Otkrijmo mnoge njegove dosad nepoznate značajke. otkrit ćemo maksimum funkcija i "čipova" vašeg poštanskog sandučića.

Autorizacija i predkonfiguracija

Da biste pristupili Yandex pošti putem preglednika, samo idite na stranicu yandex.ru, kliknite gumb s odgovarajućim imenom "Unesi poštu" u gornjem desnom kutu stranice i unesite korisničko ime i lozinku za svoj račun u prozor koji se otvori.

Kad se nađete na stranici sa slovima, trebali biste prilagoditi rad pošte za sebe. Osnovne značajke su prilično minimalističke, a postavke imaju mnogo zanimljivih stvari. Predkonfiguracija Yandex pošte uključuje mnoge točke.

Trebali biste započeti tako da posjetite postavke računa: kliknite na ikonu za prijavu (prema zadanim postavkama krug prikazuje prva slova imena i prezimena navedena prilikom registracije) u gornjem desnom kutu stranice i odaberite "Upravljanje računom" u padajući meni.

Ovdje možete dodati fotografiju koju će vidjeti svi koji od vas dobiju pisma i odgovore na njih, promijeniti lične podatke, dodati račune na društvenim medijima za brzu prijavu bez unosa lozinke s Yandexa, a također i poboljšati sigurnost računa: postavite dvije faktorska autentifikacija, lozinke za Yandex aplikacije ili za samu poštu, dodajte dodatni okvir za oporavak u slučaju gubitka pristupa ovom računu.

Da biste pošti dali individualnost, postoji prilagođavanje Yandexovog sučelja pošte - ovo je promjena iz dosadne standardne teme u nešto ugodno oku.

Da biste to učinili, pronađite ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu glavne stranice okvira. Klikom na nju s padajuće liste odaberite "Dizajn" i primijenite bilo koju temu koja vam se sviđa. Sada će biti ugodnije raščlaniti slova.

Kako koristiti e -poštu na Yandexu

E -pošta nije samo slanje i čitanje prepiske. Rad sa slovima možete učiniti praktičnim i brzim. To se posebno odnosi na one korisnike koji koriste Yandex poštu u poslovne svrhe i moraju svaki dan analizirati stotine e -poruka.

Kreiranje i slanje pisama

Da biste stvorili novo slovo, kliknite na veliko dugme "Napiši" pri vrhu stranice. Dočekat će vas polja:

Od: Ovdje možete urediti ime pošiljatelja ili odabrati drugi završetak za adresu poštanskog sandučića.

"Za" u ovom retku navodite punu adresu primatelja sa znakom @ i domenom poštanske usluge (na primjer, @ yandex.ru).

"Predmet" Odredite temu pisma tako da primalac brzo shvati o čemu se radi i od koga.

Ispod u prozor uređivača unesite tekst pisma. Ploča za uređivanje omogućuje vam umetanje različitih elemenata u slovo: liste, citate, hiperveze, slike, kao i lijepo oblikovanje teksta.

Da biste aktivirali funkciju pisanja pisma, morate kliknuti na gumb "Bez registracije".

Ako morate poslati takvo pismo velikom broju ljudi, spremite ga kao predložak kako ne biste ponovo pisali. Da biste to učinili, prije slanja, na kraju retka "Predmet" kliknite na riječ "Predložak". Dugme "Pošalji" će pismo dostaviti primatelju.

Ako trebate odgovoriti na primljeno pismo, nije potrebno koristiti dugme "Napiši". Uvijek možete kliknuti na "Odgovori" u prozoru otvorenog pisma da napišete odgovor.

Kako poslati fotografiju i druge datoteke s tekstom

Ako želite prenijeti datoteku primatelju pored teksta, postoje tri načina. U prozoru za unos teksta pisma na ploči za uređivanje nalaze se tri ikone - spajalice, Yandex disk i koverta.

Klikom na prvi, odaberite datoteku na tvrdom disku računara - kada pošaljete pismo, ono će biti poslano zajedno sa pismom kao prilog.

Pismu možete priložiti fotografiju u četiri klika

Ako se datoteka ili fotografija koju želite poslati nalazi na Yandex disku, kliknite odgovarajuću ikonu. U prozoru koji se otvori odaberite željenu datoteku i pošaljite je izravno iz svoje.

Po mom mišljenju, ovo je najprikladniji i najbrži način za slanje datoteka. Ova metoda omogućuje slanje datoteka i fotografija putem pametnog telefona. Možete priložiti bilo koji broj datoteka, ne samo fotografija, već i tekstualne dokumente, PDF datoteke, arhive itd. Vaš primatelj će primiti e -poruku s vezama do ovih datoteka i moći će ih preuzeti s vašeg Yandex diska.

Više o postavljanju fotografija na Yandex cloud skladište možete pročitati u našem članku :.

Ako trebate poslati datoteku koja se nalazi u privitcima pošte, kliknite ikonu koverte na ploči za uređivanje, odaberite željenu datoteku iz pošte i priložite je ovom pismu za slanje. Ova metoda djeluje slično prethodnoj. Dakle, ako ste slali datoteku s Yandex diska.

Odabirom ikone sa slikom na ploči za uređivanje, možete umetnuti fotografiju u tekst pisma unosom direktne veze do ove slike na Internetu.

Rad sa adresarom

Adresar je zgodan način za prikupljanje svih najvažnijih adresata na jednom mjestu. Popis svojih kontakata možete otvoriti klikom na riječ "Kontakti" pri vrhu glavne stranice pošte s desne strane natpisa "Yandex pošta".

U odjeljku "Kontakti" možete ručno dodati kontakt popunjavanjem svih njegovih podataka u odgovarajućim poljima.

Da biste postavili adresar, kliknite na dugme zupčanika koje već poznajete i odaberite stavku "Kontakti".

Možete poništiti ili ostaviti potvrdni okvir pored automatskog prikupljanja kontakata, učitati kontakte iz datoteke ili spremiti postojeće kontakte u datoteku.

Kako mogu pronaći pismo koje mi treba?

Ako vam je potrebna određena e-pošta, a sjećate se točne fraze iz nje ili drugih podataka, unesite ih u prazan red pored riječi "Pronađi" pri vrhu stranice. Pojavljuje se lista s najboljim podudaranjima.

Šta su naljepnice i kako ih koristiti?

Oznake su način katalogiziranja pisama po važnosti, temi, adresama (na primjer: poslovni kontakti, prijatelji, rodbina, usluge). Otvorite bilo koje slovo i u gornjem retku nakon "Odgovori, proslijedi, izbriši ..." vidjet ćete dugme "Oznaka".

Prema zadanim postavkama, popis opcija je mali, ali možete odabrati Nova oznaka s padajućeg izbornika. Dajte mu ime i odaberite ugodnu boju. Ovako označeno slovo sada je lakše pronaći na općoj listi.

Također možete konfigurirati automatsku instalaciju takve oznake za slična slova.

Kako premjestiti e -poštu između mapa?

Ikona To Folder nalazi se pored dugmeta Label. Slovo će se premjestiti kada odaberete mapu. Možete stvoriti vlastite mape, na primjer "Pisma kolega" ili "Posebna važnost".

Ubrzavanje rada s poštom pomoću interventnih tipki

Dok ste na glavnoj stranici pošte, pritisnite "?" ili samo "7" (ne morate držati Shift). Otvorit će se mali prozor sa popisom svih dostupnih interventnih tipki za efikasniji rad sa slovima i kontaktima.

Ako ovo ne uspije, kliknite na zupčanik i odaberite "Ostalo". Pronađite stavku "Upotreba interventnih tipki" - trebala bi postojati kvačica. Da biste onemogućili prečice na tipkovnici, uklonite je.

Mobilna aplikacija Yandex-mail: kako se koristi

U App Storeu za iOS i Google Play za Android lako možete pronaći aplikaciju Yandex za poštu. Vrlo je popularan i zgodan je način čitanja i slanja e -pošte s mobilnog uređaja.

Nakon što ste ga instalirali na pametni telefon ili tablet pri prvom pokretanju, trebat će vam autorizacija putem prijave i lozinke. Svim mogućim funkcijama i fasciklama pristupa se putem dugmeta kontekstnog menija u gornjem levom uglu ekrana.

Aplikacija duplicira osnovne mogućnosti pošte preglednika. Na primjer, imajmo na umu: dugme "napiši slovo" nalazi se u gornjem desnom kutu ekrana.

Ako ste zaboravili lozinku e -pošte

Postoje tri načina za vraćanje pristupa poštanskom sandučiću:

1. prema broju povezanog mobilnog telefona;
2. korišćenje dodatne kutije (ako je navedena);
3. odgovor na vaše tajno pitanje.

Stoga se unaprijed pobrinite da ako izgubite lozinku možete koristiti bilo koju od ovih opcija.

Brisanje poštanskog sandučića na Yandexu

Ako vam više ne treba pošta, možete izbrisati svoj račun.

Idite na "Upravljanje računom" i pomaknite se do dna.

Slab je natpis "Izbriši račun".

Upamtite: brisanjem računa izbrisat ćete sve Yandexove usluge koje su na njemu bile aktivne, uključujući Yandex disk s datotekama, fotografijama i albumima. Osim toga, trajno ćete izgubiti pristup svom novčaniku. Stoga, ako odlučite izbrisati svoj Yandex račun, odmjerite prednosti i nedostatke i pripremite se za to unaprijed.

Sposobnost rada s e-poštom postala je važan dio znanja u području modernog rada. U pravilu, ljudi koji imaju e-poštu još uvijek ne znaju kako pravilno raditi sa pristiglom poštom. Često se žale da im e -pošta odvlači pažnju, što dovodi do puno izgubljenog vremena.

Jedan od najboljih načina za preuzimanje kontrole nad vašom poštom je upotreba strukture fascikli i pravilno rukovanje e -poštom. Želim vam reći o tehnici obrade koja je vrlo efikasna u radu s e -poštom.

Da bih pokazao kako se koriste mape u e -pošti, kao primjer ću upotrijebiti uslugu e -pošte Gmail. Ali iste ideje mogu se koristiti s drugim uslugama pošte (Yandex, Mail.ru, Hotmail itd.) Ili klijentima pošte (AppleMail, Thunderbird, MicrosoftOutlook itd.). Zato ne brinite ako nemate Gmail. Iste principe možete koristiti pri radu s drugom uslugom pošte ili aplikacijom.

Bilješka: Ako tražite Gmail-klijent zaMac, Mogu vam preporučiti Mailplane.

Prazno prijemno sanduče

Prva ideja koju bih želio prenijeti je da vaša pristigla pošta mora uvijek biti prazna. Većina ljudi doživljava svoju pristiglu poštu kao mjesto gdje se pohranjuju njihove e -poruke, ali htio bih promijeniti vašu percepciju.

Počnite razmišljati o svojoj pristigloj pošti kao o privremenoj lokaciji za pohranu e -poruka - one mogu ostati tamo samo dok ih ne počnete obrađivati.

Drugim riječima, vaša pristigla pošta trebala bi sadržavati samo nepročitane e -poruke. Ne bi trebalo biti pisama koja ste pročitali ili na drugi način obradili (bit će na drugom mjestu, na kojem - reći ću vam kasnije).

Svaki put kada obrađujete mapu pristigle pošte, morate smanjiti broj slova u njoj na nulu.

Svaki put kada obrađujete dolaznu poštu, vaš cilj je smanjiti broj poruka e -pošte u ovoj mapi na nulu. Sa psihološkog gledišta, mnogo je bolje shvatiti da ste u potpunosti obradili svoju poštu i da ćete ubuduće morati raditi samo s novim slovima koja stižu u vašu pristiglu poštu. Ako je vaša pošta puna pisama, bit će vam jako teško pronaći ono što vam je potrebno, pogotovo ako za to morate pregledati stotine drugih. Ako u pristigloj pošti imate oko 235.346 pisama, pronalaženje pravog od njih može se pretvoriti u pravo mučenje. Postoji jednostavno rješenje ovog problema, o kojem ću kasnije govoriti.

Želim ponoviti, ovo je vrlo važno. Počnite gledati svoju pristiglu poštu kao privremenu lokaciju - morate ih pročitati i odlučiti što ćete s njima dalje učiniti. Svaki put kada provjeravate svoju poštu, morate smanjiti broj slova u pristigloj pošti na nulu.

Struktura fascikle

Predložena metoda za obradu pisama zahtijeva stvaranje tri mape: Odgovor,Očekivanje i arhiva.

Kreirajte mape (ili ih označite na Gmailu) Odgovori, Na čekanju i Arhiviraj

Odgovor: Ovdje se nalaze e -poruke za koje je potrebno više od 2 minute za odgovor.

Očekivanje: Ovdje se stavljaju e -poruke na koje čekate odgovor ili koje želite kasnije obraditi.

arhiva: sve ostale e -poruke kojima želite imati pristup u budućnosti smještene su ovdje.

Kada radite s klijentima e -pošte, morat ćete stvoriti ove mape. U ovom članku koristim Gmail kao primjer. Gmail takođe ima fascikle, ali tamo se zovu "prečice". Evo kako ih postaviti:

1. U gornjem desnom kutu kliknite na zupčanik koji predstavlja postavke, a zatim kliknite Postavke
2. Kliknite karticu Prečice.
3. Kreirajte nove prečice Odgovor i Očekivanje... Gmail već ima fasciklu koja zamjenjuje mapu arhiva, to se zove Sva pošta, tako da ne morate stvarati novu. Ako imate drugu uslugu pošte ili klijenta, morat ćete je stvoriti.

Evo nekih vrsta e -poruka koje možete staviti u mapu Odgovor:

• Neko od vas traži da učinite nešto (sa ili bez roka).
  Na primjer: podnesite izvještaj, pojasnite informacije ili prihvatite radni zadatak.
• Neko vas pita za odgovor, ali za to vam je potrebno vrijeme za razmišljanje.
  Na primjer: neko vas pita za mišljenje ili vas poziva na događaj.

Nakon odgovora na e -poštu iz ove mape, treba ih premjestiti u mapu arhiva... U Gmailu je to jednostavno, samo trebate kliknuti na X pored naziva prečice.

Tipična slova koja bi se trebala nalaziti u mapi Očekivanje:

• Nekom ste dodijelili zadatak i čekate odgovor.
  Primjer: pisma pomoćniku, podređenom ili nekom drugom od koga očekujete da će zadatak biti završen.
• Kodovi za praćenje (UPS ili FedEx). Poštanski identifikatori paketa u fazi isporuke nakon kupovine na Internetu.
• Potvrda od nekoga. Ako čekate potvrdu da ste nešto primili (na primjer, paket).

Pravilo dvije minute

Još jedno zlatno pravilo e -pošte je ono što ja nazivam pravilo dvije minute. Vrlo je jednostavno: ako je potrebno više od dvije minute za odgovor na e -poruku, stavite je u mapu. Odgovor i odgovorite kasnije. U suprotnom, odgovorite odmah (slično opštem GTD pravilu: kako obaviti posao).

Prilikom rada s e-poštom morate primijeniti princip brzog rada. Ne čitajte ista slova - samo je gubljenje vremena. Pogotovo ako se svakodnevno bavite desetinama ili stotinama e -poruka.

Vrijednost ovog pravila je u tome što vam omogućava da brzo obradite pristiglu poštu, radeći samo ono što zaista trebate učiniti. Ako nekome treba brz odgovor, možete ga dati. Ako ovo pismo zahtijeva više pažnje, kasnije možete raditi s njim tako što ćete odrediti koje od slova zahtijeva veću pažnju (nakon što ste obradili svu poštu i u ulatnoj pošti nije ostalo nijedno pismo).

Većina ljudi obrađuje pisma jedno po jedno i bavi se svakim novim slovom koje dolazi tokom dana u nizu. Ovo je vrlo neefikasan način rada s e -poštom jer ne postavljate prioritete. Na primjer, ako imate 10 nepročitanih slova, kako možete znati da je slovo 2 važnije i prioritetnije od slova # 9? Ovo nikada nećete razumjeti ako dugo sjedite nad svakim novim slovom. Pravilo ograničavanja vremena na dvije minute vrlo je efikasno upravo zato što razumijete koje e -poruke zahtijevaju najviše pažnje od vas.

Moje vremensko ograničenje je sada dvije minute. Postavite svoje ograničenje na osnovu toga koliko vremena želite provesti radeći s e -poštom i broja primljenih e -poruka. Osobno sam odlučio da želim provesti manje od jednog sata dnevno radeći s e-poštom. Trenutno primam manje od 50 e-poruka dnevno, pa stoga s ograničenjem od 2 minute na obradu svakog, uspijevam sve obaviti za manje od sat vremena.

Zapamtite da, što više pisama primite dnevno, potrebno je manje vremensko ograničenje za rad sa svakim od njih.

Ovo je vrlo važno: pri radu s e-poštom trebali biste koristiti pravilo "jedan kontakt". U suprotnom ćete izgubiti puno vremena na ponovno čitanje pisama koja primite u roku od jedne sedmice.

Liječenje

Prilikom rada s dolaznom e-poštom morate primijeniti prazno pravilo Primljene i pravilo dva minuta. Oni su vrlo važni za obradu e -pošte, a sada bih želio sve to povezati.

Nakon što ispraznite pristiglu poštu, spremni ste za učinkovit rad s e -poštom. Prema zadanim postavkama znate da se sve e -poruke u mapi nalaze Odgovor zahtijevaju vašu pažnju (zahtijevaju više od dvije minute vašeg vremena). Dok radite kroz ovaj proces, odgovarat ćete na sve e -poruke osim onih koje zahtijevaju vašu posebnu pažnju. Sve ove važne e -poruke bit će u mapi Odgovor, kasnije možete raditi s njima i dati im prioritet.

Dok obrađujete svoju pristiglu poštu, morate brzo skenirati pismo i odlučiti što ćete s njim učiniti. Kada ništa ne ostane u pristigloj pošti, možete odlučiti kako ćete prioritetno postaviti poruke iz mape Odgovor... Sada možete sigurno raditi sa slovima, postupajući sa svakim s dužnom pažnjom (budući da se nalaze u ovoj mapi, to znači da morate obratiti pažnju na njihovo razmatranje).

Napredniji korisnici mogu učiniti svako slovo iz fascikle Odgovor zadatkom koji treba riješiti i staviti ga na listu obaveza. To je ono što ja više volim raditi, ali za to morate koristiti liste obaveza ili organizator (što vam toplo preporučujem!). Zbog činjenice da e -poruke idu u mapu Odgovori, njima je potrebna pažnja, pa ih želim pretvoriti u zadatak koji treba dovršiti. Uobičajena greška mnogih ljudi je ta što o pristigloj pošti razmišljaju kao o spisku obaveza. No, bolje je koristiti zasebni organizator i svoju pristiglu poštu smatrati izvorom zadataka. Baš kao što vam šef može osobno dodijeliti zadatak ili vas nazvati telefonom, pošta je također samo jedan izvor zadataka. Čuvanje svih vaših zadataka na jednom mjestu (na zasebnoj listi ili u upravitelju zadataka) uvelike olakšava obavljanje posla. Ponovo, vaša pristigla pošta ne može biti lista obaveza.

Dijagram toka posla e -poštom

Nije iznenađujuće ako zadatak postavljen putem e -pošte zahtijeva implementaciju velikog projekta. Na primjer, vaš šef bi mogao napisati: „Morate identificirati tri najzanimljivije kompanije na tržištu plemenitih metala i savjetovati koje dionice najviše obećavaju. Pošaljite mi podatke u roku od pet dana, počevši od danas. " Da, ovo je odličan primjer, ali nadam se da ste shvatili na što mislim. Nakon što ste primili takvu poruku e -pošte, morate kreirati zadatak (ili čak projekt) na listi ili upravitelju zadataka kako biste radili na njemu i odgovorili poštom.

Jednostavniji primjer: vaša prijateljica vas je pitala želite li za dvije sedmice s njom na koncert. Možete odmah odgovoriti tako što ćete napisati da ćete kasnije pogledati i postaviti sebi zadatak. Tri dana kasnije, nakon što ste saznali svoj raspored, odgovarate „Da, bit ću slobodan. Idemo!" i označite polje za potvrdu „završeno“ na vašoj listi obaveza.

E -pošta može oduzeti mnogo vremena. Često se dogodi da ljudi pročitaju poruku e -pošte, kliknu na vezu, pročitaju nešto zanimljivo, kliknu na nešto drugo i tek tada shvate da su već potrošili sat vremena. No stvaranjem zadataka iz pisama ostajete unutar klijenta e -pošte (ili na istoj web stranici) i sprječavate gubitak vremena zbog činjenice da radite nešto beskorisno.

Primjer organizacije rada putem e-pošte

Redovno rukovanje datotekama ključ je efikasnosti ovog sistema. Dobra navika je provjeravati vašu e -poštu dva puta dnevno u određeno vrijeme. Morate pregledati svoju pristiglu poštu dva puta dnevno, primjenjujući pravilo o praznom spremniku i pravilo o dvije minute. Kao primjer, pokazat ću vam kako radim sa svojom e -poštom.

• Ponedeljak-petak: obrada novih pisama u 11-00.
• Ponedeljak-petak: obrada novih pisama u 16-00.
• Petak: rad sa fasciklom Očekivanje u 16-30 (nakon obrade novih slova slovima).

Radim sa pismima dva puta dnevno u određeno vrijeme. Prvi put je ujutro, ali (nikada ne provjeravajte svoju e -poštu rano ujutro, to će uvelike smanjiti produktivnost). Kad započnem poštu, završila sam svoje najvažnije zadatke, pa je rad s njom ugodniji.

Postoji vremenski interval između vremena prve i druge provjere pošte, koji se može koristiti za druge poslove. Ovaj posao može uključivati ​​nešto o čemu sam ranije ujutro naučio iz e -pošte. Tokom druge provjere pošte mogu ažurirati listu zadataka i zakazati stvari za sutra (ako sam primio poruku e -pošte sa zadacima i zadacima za mene). Provjerom e -pošte na kraju dana mogu identificirati najvažnije zadatke za sljedeće dane.

Prije vikenda pregledavam fasciklu Waiting. Ovo radim jednom sedmično. Ovaj folder tretiram kao zasebnu pristiglu poštu i radim s njim što je brže moguće. Ako nisam primio odgovor od nekoga u roku od 48 sati, poslat ću podsjetnik. Ako dobijem odgovor, brišem poruku iz mape i premještam je u arhivu.

S ovom organizacijom tijeka rada sviđa mi se činjenica da se najprije obavljaju najvažniji zadaci, zatim se provjerava pošta, a zatim se pristupa planiranju. Radim važan posao od 9 do 11 (obično počinjem s radom u 9), a da me pošta ne ometa. Kad sam provjerio svoju poštu, već sam završio najvažniji posao, pa nakon provjere pošte mogu početi raditi ono što sam tog dana primio poštom.

• 9 – 11: ispunjenje (ovo bi mogao biti posao koji mi je jučer dodijeljen poštom)
• 11 – 11-30: obrada e -pošte
• 12-30 – 15.30: obavljanje drugih poslova (uključujući zadatke primljene istog dana poštom)
• 16-00 – 16-30: obrada e -pošte
• 16-30 – 16-45: sastavljanje liste obaveza na osnovu današnjih zadataka i posljednje primljene e-pošte

Ovaj tijek rada odličan je za ljude koji rade u okruženju u kojem je e -pošta primarno sredstvo komunikacije.

Pa, dao sam dovoljno teorije i primjera. Naučiti sve ovo može biti zastrašujući zadatak, ali primijeniti i eksperimentirati s rukovanjem e -poštom vrijedan je poduhvat.

Sljedeći korak

1. Kreirajte tri fascikle: Odgovor, Očekivanje i arhiva.
2. Premjestite sadržaj pristigle pošte u mapu arhiva.
3. Započnite sada, slijedite smjernice za rukovanje e -poštom.
4. Odredite koliko puta dnevno i u koje vrijeme želite provjeriti svoju poštu.
5. Pregledajte fasciklu Očekivanje Svaki petak.