В.И. Берестова, доц. РГГУ

Актуальность использования облачных технологий в электронном документообороте

Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления

Типы облаков

Типы сервисов, предоставляемых облачными вычислениями

Достоинства и недостатки облачных технологий

Особенности и возможности применения облачных технологий в электронном документообороте

На сегодняшний день одним из перспективных направлений IT -технологий являются облачные вычисления и предоставляемые ими современные сервисы создания, хранения, обработки и поиска данных. Перспективы использования данных технологий в электронном документообороте рассматривались на XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот».

На конференции рассматривались теоретические и практические проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте. Были выделены преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте. К преимуществам отнесены - мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию. К недостаткам − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.

Возможность использования облачных технологий в электронном документообороте, как видно из анализа выступлений ведущих специалистов, носит неоднозначный характер. Поэтому рассмотрим более детально облачные технологии и перспективы их практического применения на примере архивов.

Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления

Облачные технологии – это современные информационные технологии, принцип действия которых заключается в предоставлении удаленного доступа к центрам обработки данных, к оборудованию и приложениям, установленным на нем через Интернет.

Облачные технологии или облачный сервис, обычно имеют графическое представление в системах, в виде облачка. На рис.1 представлены компоненты, которые включает технология облачных вычислений.

Рис. 1. Компоненты облачных технологий

Под инфраструктурой понимается набор физических устройств или аппаратных средств. Это могут быть серверы, жесткие диски и т.д. Под платформой подразумевается набор услуг для пользователя. Программное обеспечение, это то обеспечение, которое доступно пользователю.

Рассмотрим набор услуг, которые могут быть представлены пользователю с помощью облачных вычислений (cloud сomputing или СС) обычно принято называть словом aaS (as a Service ), то есть как сервис. Существующие на сегодня облачные вычисления предоставляют типовые услуги, которые кратко описаны в таблице №1.

Таблица №1 Типы Сервисов

Storage-as-a-Service ( хранениекаксервис)	Услуга Storage -as -a -Service дает возможность сохранять данные пользователя во внешнем хранилище, в «облаке». Для пользователя, оно будет выглядеть, как дополнительный логический диск или папка.
Database-as-a-Service (база данных как сервис)	Услуга Database -as -a -Service предоставляет возможность работать с базами данных, как если бы СУБД была установлена на локальном ресурсе.
Information-as-a-Service (информациякаксервис)	Услуга Information -as -a -Service дает возможность удаленно использовать любые виды информации, которая может меняться динамически.
Process - as - a - Service (управление процессом как сервис)	Услуга Process -as -a -Service представляет собой удаленный ресурс, который может связать воедино несколько ресурсов (таких как услуги или данные, содержащиеся в пределах одного «облака» или других «облаков») , для создания единого бизнес-процесса.
Application-as-a-Service (приложениекаксервис)	Услуга Application -as -a -Service может иметь другое название, Software -as -a -Service , что означает программное обеспечение как сервис или программное обеспечение по требованию пользователя. При этом программное обеспечение находится на удаленных серверах и пользователь может получать к нему доступ через Интернет. Поставщик данной услуги отвечает за обновления и лицензии на данное обеспечение.
Platform-as-a-Service (платформакаксервис)	Пользователю предоставляется операционная система и некоторое программное обеспечение.
Integration-as-a-Service (интеграциякаксервис)	Пользователь может получать из «облака» полный интеграционный пакет, включая программные интерфейсы между приложениями и управление их алгоритмами. Сюда входят известные услуги и функции пакетов централизации, оптимизации и интеграции корпоративных приложений.
Security-as-a-Service (безопасность как сервис)	Данный вид услуги предоставляет возможность пользователям быстро развертывать продукты, позволяющие обеспечить безопасное использование веб-технологий, электронной переписки, локальной сети, что позволяет пользователям данного сервиса экономить на развертывании и поддержании своей собственной системы безопасности .
Management / Governace - as - a - Service (администрирование и управление как сервис)	Дает возможность управлять и задавать параметры работы одного или многих «облачных» сервисов. Это в основном такие параметры, как топология, использование ресурсов, виртуализация.
Infrastructure-as-a-Service ( инфраструктуракаксервис)	Пользователю предоставляется компьютерная инфраструктура, обычно виртуальные платформы (компьютеры, связанные в сеть, которые он самостоятельно настраивает под собственные цели).
Testing-as-a-Service (тестирование как сервис)	Дает возможность тестирования локальных или «облачных» систем с использованием тестового ПО из «облака».

Рассмотрим подробнее облачный сервис как «Облачное хранилище данных» .Что такое облачное хранилище? Облачное хранилище данных – это размещение пользователем данных в облаке, на удаленном сервере, принадлежащему облачному провайдеру. Пользователь имеет возможностью доступа к информации при помощи различных устройств, имеющих возможность доступа к Интернету. Это может быть компьютер, планшет или,например, смартфон. Удаленное хранилище данных может быть использовано в учебных целях для обмена информацией, а также для компании при обработке данных несколькими сотрудниками, предоставляя коллективный доступ к файлу. Достоинства облачного хранилища данных:

 облачные хранилища абсолютно бесплатны, как правило, с предоставлением виртуального места объемом до 5-7 Гб;

 доступ к информации в облаке осуществим с любого устройства, поддерживающего интернет-подключение, с любой страны мира;

 возможен коллективный доступ к чтению и редактированию файлов;

 защищенность от вирусов в данной облачной технологии;

 отсутствие возможности потери данных.

Недостатки облачного хранения данных:

необходимо стабильное интернет-соединение;

привыкание к пользовательскому веб-интерфейсу компании, которая предоставляет услуги по хранению информации в облаке.

Рассмотрим достоинства и недостатки сервиса Software -as -a -Service или SaaS , что означает программное обеспечение как сервис. Клиенту данной облачной технологии достаточно иметь только веб-браузер для полноценной работы. Вся аппаратная часть находится у облачного провайдера, за установку и работоспособность программного обеспечения и обновление приложений отвечает тоже провайдер. Провайдер обеспечивает необходимую круглосуточную техническую поддержку.

Какова система оплаты клиентом оказываемых услуг SaaS ? Клиент платит только за аренду программного обеспечения, а не за его покупку, что позволяет клиенту работать с лицензионным программным обеспечением и уменьшить его затраты.

К достоинствам облачной модели SaaS можно отнести:

уменьшение затрат на приобретение лицензионного программного обеспечения;

не требуется установка программного обеспечения на рабочих компьютерах пользователей;

не нужно нанимать в штат дополнительного специалиста по технической поддержке;

удобство использования, коммуникация с которым осуществляется при помощи доступа к Интернету с настроенным браузером.

Основным недостатком является возможность утечки конфиденциальной информации пользователя. Одним из возможных вариантов является, грамотно составленный юристом договор, который полностью оговаривает действия сторон при исчезновении или утечки конфиденциальной информации и ответственность за произошедшее. Тем не менее, что безопасность серверов, при попытке взлома извне, на стороне облачного провайдера, как правило, будет значительно выше, чем у клиента.

Рассмотрим подробнее достоинства и недостатки услугу Infrastructure as a Service или IaaS. В модели IaaS предусмотрена только аренда серверов, но не программного обеспечения, поэтому ответственность за установку операционной системы и рабочих приложений берет на себя арендатор, а не предоставляющая услуги IaaS фирма.

Достоинством услуги IaaS служит легкая и быстрая масштабируемость вычислительных мощностей серверов, что позволяет произвести переход на более мощную инфраструктуру и сэкономить арендатору деньги. Так например, при увеличении штата сотрудников, работающих с определенным приложением, войдя в панель управления удаленным сервером можно увеличить его мощность.

К достоинствам услуги IaaS можно также отнести:

арендатору услуги не требуется закупать дорогое серверное оборудование;

не требуется модернизация аппаратной инфраструктуры и ремонт серверного оборудования;

не нужно платить за электроэнергию, потребляемую сервером.

К недостаткам технологии IaaS можно отнести:

необходимость ежемесячного внесения оплаты за пользование IaaS;

повышение арендной платы за любое масштабирование.

Интеграция как сервис (Integration -as -a -Service ) означает интеграцию облачных услуг в одно целое. Сегодня, облачные технологии включают в себя большое количество изолированных друг от друга облачных ИТ-услуг, к которым клиенты должны подключаться по отдельности. С другой стороны, современные IT технологии просто пронизывают предприятие, поэтому идея связанных между собой сервисов, запущенных на гибкой, масштабируемой инфраструктуре должно в конечном итоге сделать каждое предприятие одним из узлов в большом облаке.

Рассмотрим существующие на сегодня типы облаков и реализуемые в них модели. По форме собственности выделяют публичные, частные и гибридные облака.

Публичное облако - это ИТ-инфраструктура, используемая одновременно множеством компаний и сервисов. Пользователи не имеют возможности управлять и обслуживать данное «облако», а вся ответственность по этим вопросам возложена на владельца ресурса. Абонентом, предлагаемых сервисов может стать любая компания и индивидуальный пользователь. Примерами могут служить онлайн-сервисы: Amazon EC2, Google Apps/Docs, Microsoft Office Web./3/ Сегодня существует достаточно много провайдеров публичных облачных сервисов.

Частное облако (private cloud ) - это безопасная ИТ-инфраструктура контролируемая и эксплуатируемая в интересах одной-единственной организации. Организация может управлять частным «облаком» самостоятельно или поручить эту задачу внешнему подрядчику. Инфраструктура может размещаться либо в помещениях заказчика, либо у внешнего оператора (либо частично у заказчика и частично у оператора). Частное облако является самым безопасным из всех видов облаков. Основной задачей для пользователя частного облака, построенного при помощи облачной технологии IaaS, служит ряд запросов в виде количества оперативной памяти, количества процессоров и требуемого объема для хранения данных, различных сетевых устройств и интерфейсов, а также в выборе базовой операционной системы, которая будет управлять облачным сервисом. К сильным и положительным сторонам частного облака можно отнести//:

высокую скорость масштабирования аппаратных ресурсов;

сниженные расходы на функционирование ИТ-сервисов, за счет полноценной автоматизации;

эффективное перераспределение компьютерных ресурсов таким образом, чтобы пользователь, которому требуется больше вычислительной мощности, чем другому пользователю, получил ее в полном объеме, это позволяет эффективно распределять нагрузку между физическими центрами обработки данных;

детальный мониторинг использования аппаратных ресурсов внутри организации;

возможность точно спрогнозировать бюджет на поддержку и масштабирование базовых ресурсов между пользователями.

Частное облако может быть базой для гибридного. Для этого можно перенести часть нагрузки в публичное облако, а это позволит еще точнее распределить бюджет на ИТ-обслуживание. Частное облако – достаточно удобная и эффективная инфраструктура, которая обладает большей гибкостью, чем обычный внутренний сервер. Также частное облако позволяет сократить бюджет и произвести его прогнозирование на будущее. Использование такой облачной технологии служит базой для создания гибридного облака – гибкого и безопасного.

Гибридное облако - это ИТ-инфраструктура использующая лучшие качества публичного и частного облака при решении поставленной задачи. Часто такой тип применяется, когда организация имеет сезонные периоды активности, другими словами, как только внутренняя ИТ-инфраструктура не справляется с текущими задачами, часть мощностей перебрасывается на публичное «облако» (например, большие объемы статистической информации), а также для предоставления доступа пользователям к ресурсам предприятия через публичное «облако».

На сегодняшний день существуют следующие облачные сервисы:

почтовые облачные сервисы;

облачные офисные приложения;

облачные сервисы хранения файлов и контента;

среды для корпоративного разворачивания облака;

хостинговые облачные сервисы;

музыкальные облачные сервисы.

В настоящее время существует немалое количество бесплатных облачных услуг, которые стали популярными сегодня, например, iCloud , Microsoft Skydrive , Google Drive , Dropbox , Amazon Cloud Drive , Яндекс.Диск.

Рассмотрим некоторые из них, например:

Облачный сервис iCloud от компании Apple, полностью автоматический и бесплатный Он позволяет сохранть Ваш контент,например, почту, календарь, контакты, документы, музыку, видео и изображения и т.д. на серверах, а затем доставляет его на все устройства iPhone, iPad, iPod touch, Mac и PC с помощью беспроводной технологии Push.

Google Play, предназначен для размещения пользователями кинофильмов, музыки, приложений и книг на специально предназначенных для хранения цифровой информации серверах. Доступ к сервису предоставляется непосредственно из браузера, независимо от ОС, а поэтому может осуществляться как с ПК, так и с мобильных устройств на базе Android. У каждого пользователя есть возможность разместить и хранить до 20-ти тысяч музыкальных записей на бесплатной основе.

В России активно используются облачные вычисления, например, фирмой 1С:Предприятие. Облачные технологии 1С:Предприятие могут использоваться внутри отдельной организации, внутри холдинга или отдельным клиентом. Внутри отдельной организации облачные технологии могут использоваться для того, чтобы сотрудники имели возможность подключаться к информационной базе из разных мест, даже из тех, где на компьютерах не установлено 1С:Предприятие. Это полезно для руководителей, перемещающихся между офисами, которым требуется оперативная информация по своим подразделениям. Это удобно для менеджеров, потому что они могут получать необходимые отчеты находясь, практически, в любом месте, в торговой точке или у поставщика. Использование облачных технологий внутри организации позволяет сотрудникам легко перемещаться внутри организации и между офисами.

Внутри холдинга, объединяющего несколько компаний, облачные технологии позволяют сокращать расходы на администрирование одинаковых прикладных решений, а также осуществлять быстрое и одновременное их обновление для всех компаний.

В заключении, на основе вышесказанного, обобщим возможности облачных вычислений. Технология облачных вычислений и предоставляемые сервисы или услуги позволяют:

осуществлять доступ к личной информации с любого компьютера, подключённого к Интернет;

работать с информацией с разных устройств, например, компьютера, планшета, телефона и т.п.;

работать в браузерах любых операционных систем;

просматривать и редактировать информацию и данные одновременно с разных устройств;

не потерять важную информацию, так как она хранится на удаленном сервере;

пользоваться самой последней версией программ и при этом не надо следить за выходом обновлений;

объединять свою информацию с другими пользователями.

К недостаткам можно отнести:

Для получения доступа к услугам «облака» необходимо постоянное соединение с Интернет;

Пользователь имеет ограничения в используемом обеспечении и иногда не имеет возможности настроить его под свои собственные цели;

Электронные архивы, созданный на базе комплекса документов, используемых в организации, могут размещаться на жестких дисках или серверах самой организации либо в публичных, частных или гибридных облаках. При классическом способе создания и ведения электронного архива, его стоимость складывается из расходов на построение своих ЦОДов (центров обработки данных), затрат на аппаратное обеспечение (серверные мощности, системы хранения данных), закупку сетевого оборудования, программного обеспечения, системы электронного архива и дополнительных модулей, стоимости технической поддержки и содержания штата ИТ специалистов. Стоимость подобных проектов, как правило, оценивается в несколько миллионов рублей. При использовании облачных технологий и предоставляемых ими сервисов исключаются затраты на содержание системы. Организация осуществляет ежемесячную арендную плату за сервис и дополнительные услуги. Разница в цене арендной платы поставщиков сторонних облачных сервисов зависит от набора их функциональности, ответственности за сохранность данных, которую берет на себя поставщик услуги, технических параметров самого сервиса: скорости работы, объема хранимых данных, количества одновременных подключений и т.д.

По мнению многих экспертов, первым шагом для перехода в публичное облако становится гибридная модель, когда несколько частных облаков соединяются с публичным для оптимизации расходов на инфраструктуру. Гибридная модель позволяет эффективно использовать имеющиеся внутренние ресурсы и в то же время обращаться к более доступным внешним - для менее критичной и конфиденциальной информации. То есть, если информация, содержащаяся в документах достаточно открытая, то ее можно хранить в публичном облаке, если информация носит конфиденциальный характер, то ее лучше хранить либо в частном облаке либо на носителях организации.

Материалы XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», 24-25 октября 2012 г. Москва, ВНИИДАД.

Злобин Е.В. Облачные технологии хранения данных – возможности для историков.// Информационный бюллетень Ассоциации «История и компьютер». № 37. Материалы XIII конференции Ассоциации «История и компьютер» (Москва, 21 – 23 сентября 2012 г.). – М., МГУ, 2012. – С.110 – 111.

Российский разработчик ПО для бизнеса 1С имеет в своем арсенале огромное количество решений: как универсальных для крупных предприятий, так и отраслевых для фирм поменьше. Кроме того, предлагаются продукты для работы с конкретными бизнес-процессами. В частности, конфигурация 1С: Документооборот, построенная на базе мощной системы 1С: Предприятие.

Система автоматизирует весь цикл работы с документами, позволяет наладить взаимодействие между сотрудниками, ускорить сроки согласования и принятия решений, контролирует использование рабочего времени. Она поможет сократить до минимума время поиска нужных данных, повысит качество документации за счет упорядочивания работы пользователей, сделает невозможной утерю документов. Приложение создано с учетом требований современной нормативной документации (ГОСТов) и поддерживает традиционный подход к делопроизводству.

Основные возможности системы

1. Учет, хранение документов

• Присвоение входящих и исходящих номеров
• Учет внутренних документов (инструкций, служебных записок, указаний и поручений)
• Структура каталогов для хранения документов
• Поддержка загрузки из электронной почты, со сканера
• Поддержка бумажного делопроизводства (номенклатура дел, контроль перемещений)
• Учёт обращений и хранение персональных данных клиентов и сотрудников

1С: Документооборот поддерживает документы любых типов: тексты, изображения, видео и аудио, формат MS Office, архивы, запускаемые файлы.

2. Работа с документами

• Просмотр и редактирование
• Учет на всех стадиях изменения (от черновика до утверждения или удаления)
• Поддержка резолюций
• Полнотекстовый поиск
• Опция связывания документов между собой с указанием главного и зависимого
• Поддержка совместной работы над одним и тем же документом
• Движение между ответственными сотрудниками для проверки, ознакомления, внесения правок, утверждения или выполнения
• Контроль выполнения задач в заданные сроки
• Учет и планирование времени сотрудников в разрезе выполняемых работ
• Разграничение прав доступа
• Поддержка электронной цифровой подписи и штрих-кодов

Руководитель компании регулярно получает отчет о затратах рабочего времени отдельных сотрудников, эффективности подразделений и проектов.

Использование системы 1С: Документооборот значительно повышает безопасность работы с документами, ведь все хранится в электронном виде, учитывается каждая правка (при необходимости можно восстановить), есть защита от несанкционированного доступа к данным и от одномоментного редактирования документа несколькими сотрудниками.

Почему стоит использовать облачную версию 1С: Документооборот?

«Классическая» 1С стоит недешево, но купить только её - недостаточно. Потребуется также приобрести и настроить сервер, подключить к нему компьютеры сотрудников. Придется нанять персонал для развертывания и обслуживания такой системы.

Доступ к облачной версии 1С стоит от 1000 рублей в месяц. Ничего не нужно будет настраивать - в облаке вы и ваши сотрудники будете подключаться к удаленному ПК с установленной операционной системой и самой свежей версией 1С. В случае возникновения вопросов или проблем наша техническая поддержка - к вашим услугам.

Помимо низкой стоимости столь мощного сервиса есть другие важные преимущества использования 1С в облаке:

• Доступ к вашей системе через интернет в любое время и из любой точки мира. Открыть базу данных сможет любой сотрудник, у которого есть для этого полномочия. Подключение будет надежно защищено.
• Полная безопасность. Выше уже говорилось о том, что электронный документооборот в разы надежнее обычного. Ну а использование облачной системы делает его еще надежнее! Наши дата-центры имеют высокий уровень защиты от перебоев в подаче электричества и атак злоумышленников. Регуляроно производится резервное копирование данных пользователей. Кроме того, данные могут быть зашифрованы, так что даже наши собственные сотрудники не смогут получить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации клиентов. У нас минимальный уровень отказов системы (гарантируем 99,9% рабочего времени), но в случае проблем мы готовы вернуть деньги.

Квалифицированные специалисты помогут с быстрым «переездом» ваших документов в 1С-облако. Мы предлагаем две недели тестового периода бесплатно - пора знакомиться с преимуществами облачных сервисов!

Горы бумажных документов на столах остались для многих компаний в далеком прошлом. На смену им пришли электронные версии в сотнях копий и разных форматах.

Однако, если стал необходимостью и имеет ряд преимуществ, почему же перевод документов в «облака» вызывает столько опасений? Давайте попробуем разобраться.

Начнем с того, что облачные технологии пользуются большой популярностью и широко используются в разных сферах бизнеса. Если же говорить непосредственно о переведении системы документооборота в «облака», то можно выделить следующие преимущества:

• Не нужна своя инфраструктура
  Компании не требуется закупать новое серверное оборудование, устанавливать ПО и инвестировать в приобретение ряда компонентов ИТ-инфраструктуры.
• Масштабируемость
  При увеличении объема обрабатываемой информации вы просто арендуете дополнительные мощности в «облаке».
• Доступность
  У вас и ваших коллег есть круглосуточный доступ к документации, благодаря абсолютной гибкости «облачных» решений. А системы резервного копирования и круглосуточной технической поддержки дают возможность в любое время восстановить или обновить документ.

И все же, не стоит представлять облачный документооборот только в радужном свете. :-) Хотя уровень безопасности в облачных дата-центрах не ниже, чем в локальных, а, зачастую, и выше, переход в облака сопряжен с некоторыми рисками.

• Риск утечки информации
  Если вы прибегаете к B2B-услуге, то есть отдаете свою документацию на хранение и перевод в «облака», убедитесь, что возможность потери или утечки информации минимизирована. Иначе, вы полностью пропускаете информацию через чужие руки. Плюс, стоимость таких услуг будет выше, чем просто аренда облачного сервиса.
  Лучше возьмите «перевод» документов в свои руки. Обучение не займет много времени у вашей ИТ-службы.
• Потеря данных из-за разрыва соединения с сервером
  Не стоит забывать и том, что в разгар рабочего дня у вас может пропасть соединение с облачным сервером. В случае со своим сервером, вы можете вызвать администратора, который быстро все восстановит. В случае с «облаком», вы можете только обратиться в службу поддержки и терпеливо ждать. Да, и вероятность недоступности линии связи с облачным сервером выше, чем с локальным сервером. В такой ситуации вы можете надеяться только на то, что последняя версия вашего документа будет сохранена.

Таким образом, облачный документооборот как B2B-услуга может оказаться не слишком эффективным, но, если «переводом» документов занимаетесь вы сами, то это определенно имеет преимущества. Такие как отсутствие необходимости приобретения нового дорогостоящего серверного оборудования, сокращение расходов на внедрение системы или ее обновление, автоматизация управления документами, а также круглосуточный доступ.

Как видите, у облачного документооборота есть свои недостатки, но и преимущества имеют немалый вес. Поэтому перед тем, как «отправить в облако» документы, оцените все «за» и «против». Возможно, ваша локальная ИТ-инфраструктура полностью справляется.

А если вы все-таки решились, то не забывайте о том, что многие вопросы обеспечения безопасности вашей корпоративной информации поможет решить SLA (соглашение об уровне оказания услуг).

Сергей Пупкевич
руководитель департамента Java-решений

Читайте также: A) Технологии, ориентированные на полученную обработку, передачу информации с помощью технических средств CASE -технологии, как новые средства для проектирования ИС. CASE - пакет фирмы PLATINUM, его состав и назначение. Критерии оценки и выбора CASE - средств. GNU - это, в первую очередь, люди, а затем уже программы и технологии. I. Обеспечение национальной безопасности в экономической сфере. PR в государственных структурах и ведомствах. PR в финансовой сфере. PR в коммерческих организациях социальной сферы (культуры, спорта, образования, здравоохранения) А) постоянно и самостоятельно представительствующее от имени предпринимателей при заключении ими договоров в сфере предпринимательской деятельности

Облачные технологии - это способ увеличения пропускной способности сетей или предоставление ИТ-ресурсов в виде сервиса, который Вы можете получить, не вкладываясь в создание новой инфраструктуры, при этом у Вас нет нужды готовить новые кадры или покупать лицензированное новое программное обеспечение. Сервисы, входящие в облачные технологии, предоставляются на основе подписки или платы за использование услуги, в режиме реального времени через Интернет, это конечно расширяет существующие у Вас возможности.

Раскрывается суть необходимости использования облачных СЭД (система электронного документооборота). Аспекты, позволяющие упростить работу малых компаний.

Функциональные особенности облачной СЭД:

· хранение и систематизация любых документов по видам или направлениям. Данные с любого носителя переносятся в систему и можно начинать работу. Важная деталь – возможность работы с программами, не установленными на компьютере или другом задействованном устройстве. Это значительно облегчает сотрудникам работу с мобильными устройствами.

· регулирование прав доступа. Руководитель с легкостью ограничит или расширит права доступа того или иного сотрудника.

· предусмотрено создание шаблонов. Сокращает время на выполнение поставленной задачи, облегчает работу с документами.

· функция согласования и утверждения документов. Руководитель вправе определить круг сотрудников, которые получат документ на утверждение или согласование. Информация о движении и поправках к документам всегда доступна

· полнотекстовый и параметрический поиски. Первый позволяет находить нужные документы по вложенным файлам, второй – отбор по параметрам

Также имеет место быть преимуществам для малого бизнеса и крупных компаний. Ранее мы рассмотрели выгоды от использования облачной СЭД для руководителей небольших компании. Стоит заметить, что облачные технологии незаменимы и для работы крупных компаний.

Не сложно представить следующую ситуацию: отделу крупной компании понадобилась простая и доступная по цене система для согласования документов. Выход - облачная СЭД. Позволит реализовать свои задачи, не разворачивая дополнительных систем в офисах предприятия и не тратя на это много денег из бюджета отдела.

Другая ситуация: команда проектировщиков, которая состоит из сотрудников различных фирм, ставит перед собой задачу согласования документов между собой. Необходимо учесть, что проект не долгосрочный. На помощь придут облачные СЭД, позволяющие выбрать оптимальный тарифный план на время работы над проектом.

Исходя из всего вышесказанного, следует вывод - облачные СЭД незаменимы в работе компаний любого уровня.

Система электронного документооборота ИС «Aviscloud»

Дадим понятие информационной системы «Aviscloud»и выделим её отличительные возможности.

Информационная система «Aviscloud» - первая информационная система для автоматизации документооборота (СЭД), построенная на основе интеграции самых передовых облачных технологий и платформы Microsoft SharePoint 2013.

Благодаря этому решению ваша организация, независимо от ее размеров и зрелости, в короткие сроки получает мощный инструмент для организации электронного документооборота. Вместе с ростом вашей компании органично будет расти и ее информационное пространство.

Вот некоторые возможности этого решения:

· Документооборот вашей организации унифицирован. Документы хранятся в электронном виде в одном месте - в облаке.

· Все документы доступны из любой точки и максимально защищены от несанкционированного доступа.

· Все приложения для управления документами работают на любых устройствах. Доступ выполняется по одной учетной записи.

· Согласование и утверждение документа в системе выполняется одновременно всеми ответственными в электронной форме. Всегда известен статус документа.

· Процессы внутреннего документооборота (согласование приказов, оформление командировок), полностью автоматизированы.

· На любое устройство можно получать уведомление об изменении документа.

· Задачи по обработке электронных документов с помощью системы можно назначать сотрудникам с контролем сроков их исполнения системой.

· С помощью корпоративного портала можно обмениваться информацией с коллегами, партнерами и клиентами.

Разработку оптимальной бизнес-модели документооборота, автоматизацию бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота на вашем предприятии, где бы оно не находилось, выполнят специалисты компании «AVIS», представительства которых находятся в таких городах как Москва, Екатеринбург, Челябинск, Тюмень, Пермь, Ижевск, Чайковский.

Возникает вопрос, а как же работает данная система. Информационная система «Aviscloud» базируется на облачных технологиях - когда вся информация хранится и обрабатывается в "облаке", расположенном в центре обработки данных (ЦОД).

Для реализации СЭД Электронный документооборот в облаке Информационного центра АВИС развернута платформа Microsoft SharePointServer 2013.

При использовании самого передового принципа «Приложения как сервис» (Softwareas a service – SaaS) в ЦОДе располагаются все данные пользователей, системные программы, платформы и даже приложения, которые «арендуютя» для использования на своем устройстве.

Есть возможность начать внедрение СЭД - Информационной системы «Aviscloud»в публичном облаке, разделяя ресурсы с другими пользователями. Можно использовать свое частное облако, или даже организовать собственный ЦОД по технологии aviscloud.

При желании можно разделить сервисы и приоритеты программы СЭД между ИС aviscloud и Microsoft Office 365. Можно также соединить данном решении разные варианты облаков.

Но какое бы решение по внедрению системы электронного документооборота не было принято, единственной заботой пользователя останется только работоспособность своего компьютера, планшета или смартфона. Остальное - за Информационным центром АВИС.

Теперь разберем структуруСЭД «Aviscloud».

Информационная система (ИС) электронного документооборота «Aviscloud» включает следующие разделы, отображаемые на главной странице:

· Основные разделы работы с документами и данными: Документы и Центр поиска;

В частности, раздел Документы является основным разделом электронного документооборота компании. С помощью него система производит регистрацию входящих и исходящих документов; подготовку, согласование и утверждение договоров и внутренних документов (приказов, комплектов документов для командировок и пр.).

Раздел Центр поиска программы СЭД содержит инструменты для поиска по контексту и атрибутам и обеспечивает высокую релевантность (соответствие запросам) поиска по всей электронной базе с возможностью уточнения запросов.

· Текущие задачи – задачи, созданные пользователем системы или назначенные ему;

· Информеры- для быстрого доступа к текущим данным пользователя;

· Календарь - информация о мероприятиях пользователя;

· Сотрудники - информация о действующих сотрудниках и видах коммуникаций с ними.

Все разделы программы электронного документооборота взаимосвязаны друг с другом. Из записей одного раздела можно перейти в записи другого по ключевым полям. Например, из записей о задачах, связанных с электронными договорами, можно одним кликом перейти в карточки договоров.

В Информационной системе «Aviscloud» разработан удобный сервис для формирования, согласования и утверждения внутренних документов компании. Например, после утверждения приказа на командировку по уже введенным данным автоматически формируются печатные формы командировочного удостоверения и задания на командировку. Также автоматически назначаются задачи согласования расходов, бронирования гостиницы и билетов.

В ИС «Aviscloud» есть удобное облачное хранилище и для личных документов OneDrivePro, что практически не встречается в подобных системах. Электронный документ, помещенный в OneDrive, становится доступным вам из любого места и с любого устройства. Личные документы легко переводятся в разряд доступных ограниченному (или неограниченному) кругу лиц. Уведомления об изменениях в документах могут рассылаться системой на любые устройства, например, в Канале новостей.

Электронный документооборот компании немыслим без учета мобильного использования такого инструментария. Поэтому все возможности программы электронного документооборота доступны и на мобильных устройствах смартфонах и планшетах - в любом месте, где бы вы не находились.

По поводу цену можно сказать следующее, разнообразие продуктов компании Avis поражает. Выделим конкретно СЭД «Aviscloud» и её стоимость для разного количества (10, 25 и 50) пользователей разных инфраструктур. Интересуют нас интегрированные решения “Документооборот ИС aviscloud S” и “Документооборот ИС aviscloud E”.

Для индивидуальных пользователей и организаций:

Для студентов и преподавателей:

Что касательно средств защиты информации в данной СЭД, то можно выделить защиту документа с помощью технологии Watermark. Одновременное независимое использование нескольких технических мер защиты (ЦВЗ, ЭЦП и метки времени) повышает уровень защищенности электронного документа в системе. Нужно потратить массу средств (месяцы и даже годы, тысячи и миллионы долларов), чтобы подобрать цифровую подпись к электронному документу. СЭД «Aviscloud»на базе Microsoft SharePointServer также обладает высоким уровнем защиты от несанкционированного доступа, что позволяет безопасно обращаться к ресурсам как из локальной сети, так и через интернет.

Стоит разделить безопасность в данной СЭД на 3 пункта, каждый из которых включает в себя основные возможности:

1. Конфиденциальность

1.1. Гибкая настройка уровней доступа к информации сотрудников и контрагентов.

1.2. Возможность удалять свои данные в любое время, из любого места и любого устройства.

1.3. Обеспечение мгновенной миграции данных из единого центра управления.

2. Защита информации

2.1. Многоуровневое аппаратное, программное и организационное обеспечение безопасности доступа и обработки данных.

2.2. Комплексная защита информационных потоков.

2.3. Надежная антивирусная защита данных и сервисов.

2.4. Гибкая защита от спама.

3. Надежность

3.1. Полное обеспечение лицензирования всех сервисов.

3.2. Центр обработки данных уровня надежности Tier3.

3.3. Резервирование магистральных каналов передачи данных.

3.4. Техническая поддержка в режиме - 24х7х365.

Говоря в общем данная СЭД гарантирует не только защиту документов на всех уровнях и обеспечение конфиденциальности документооборота.

Выделим преимущества использования СЭД «Aviscloud»:

ü Эффективность использования рабочего времени - за счет электронного документооборота, стандартизации рабочих процессов и форм.

ü Мобильность благодаря возможности доступа ко всей информации и функционалу управления документами из любого места и любого устройства.

ü Экономичность документооборота – за счет сокращения внутрипроизводственных затрат (материалы и устройства печати, сканеры и пр.).

ü Доступность - благодаря простоте освоения, подключения и применения системы электронного документооборота.

Вывод: СЭД “Aviscloud” является полноценным продуктом, который позволит организовать удобный,надежный и качественный документооборот, ведь она является одной из немногих СЭД позволяющих получить доступ к сервисам из любого места с любого устройства благодаря своим облачным технологиям, разработанным на базе продуктов компании Microsoft, что внушает доверие. Также данная СЭД обеспечивает полную автоматизацию документооборота на предприятии и масштабную защиту документов и данных пользователя как во время создания документа, так и после – во время хранения или обработки.

24-25 октября 2012 г. в Москве (Российская Федерация) состоялась XIX Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», посвященная теоретическим и практическим проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте, законодательному и нормативно-методическому обеспечению управления электронными документами, особенно в связи с электронным межведомственным взаимодействием и оказанием электронных государственных услуг.

Традиционно организаторами конференции выступили Федеральное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ), Российское общество историков-архивистов (РОИА).

В конференции приняло участие более 200 участников - представителей Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов управления субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, архивных учреждений субъектов Российской Федерации, а также представителей коммерческих организаций, высших учебных заведений и научных учреждений − из Российской Федерации, Беларуси, Украины, Литвы и Вьетнама. Республику Беларусь на конференции представляли младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД Д.А.Синяк и научный сотрудник БелНИЦЭД Т.В.Моржало.

Открыл конференцию вступительным словом директор ВНИИДАД М.В.Ларин. В своем выступлении он поприветствовал участников конференции и гостей из-за рубежа, а также отметил актуальность проведения подобных мероприятий ввиду существования проблемы применения «облачных» технологий в электронном документообороте.

С первым докладом, посвященным правовым проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте, выступил начальник департамента Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам, д.ю.н., профессор Н.Н.Куняев. В своем выступлении он выделил преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте, где к первым отнес мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, ко вторым − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.

Заместитель руководителя Федерального архивного агентства, к.и.н. О.В.Наумов в своем докладе остановился на трех основных проблемах использования электронного документооборота в деятельности организаций. Во-первых, на необходимости введения единых требований к системе электронного документооборота. Ввиду того, что она используется в текущей деятельности организации, на стадии делопроизводства, у нее отсутствует архивная составляющая. Во-вторых, реформа государственного управления 2004 г. не наделила ни один орган полномочиями в выработке государственной политики в области делопроизводства. И, в-третьих, электронные документы до архивистов дойдут еще не скоро. Документы постоянного срока хранения по-прежнему создаются на бумаге. И как следствие, по мнению О.В.Наумова, пришло время отвечать на вопросы: «Что такое электронный документ?», «Каковы форматы документов, передаваемых на государственное хранение?», «Каковы сроки их передачи?». Резюмировав сказанное, О.В.Наумов высказал опасность вытеснения архивистов из архивов ИТ-специалистами.

Большую часть пленарного заседания заняли выступления представителей компаний, специализирующихся на применении «облачных» технологий и внедрению электронного документооборота в организациях.

Председатель правления ООО «Фирма «АС» А.Н.Авдеев в своем докладе сделал основной акцент на пересмотр существующих делопроизводственных и архивных понятий. В частности, особое внимание он уделил введению нового понятия «документоориентированныйоборот».

Руководитель отдела по работе с партнерами Департамента стратегических технологий компании «Microsoft» Д.Марченко осветил международный опыт компании в части применении «облачных» технологий в деятельности организаций. В своем выступлении он обратил внимание на случаи, когда эффективнее всего использовать «облачные» технологии, преимущества и недостатки данных технологий, отметив, что недавно вышедшая новая версия Windows 8 в значительной степени интегрирована с «облачными» технологиями.

В выступлении Т.П.Грибули, директора по продажам ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр», были освещены опыт и практика управления архивами «в облаках». В этом контексте были представлены три продукта, предлагаемые компанией, с указанием их основных параметров: i-Архив, IT-Архив и e-Архив.

Сравнение недостатков и преимуществ электронных архивов по сравнению с архивами бумажных документов было отражено в докладе директора ООО "1С-Эффективность" Е.В.Питолина.

Интересный подход к проблеме электронного документооборота в своем выступлении обозначил представитель ЗАО "Компания ИнтерТраст" В.Ипатов. В частности, он определил систему электронного документооборота (СЭД) как систему документирования деятельности в интересах управления, а Enterprise Content Management (ECM) как систему управления неструктурированной информацией. Помимо этого В.Ипатовым были озвучены ключевые требования к управлению документами, среди которых сокращение ручных операций, снижение операционных затрат, соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования, и главное − ориентированность на требования бизнеса. Подводя итог, В.Ипатов отметил, что в настоящее время происходит изменение роли «управляющего документами»: от регистрации и учета к прямому участию в создании бизнес ценностей, открытию новых зон ответственности, органичному включению СЭД к общую инфраструктуру обеспечения деловой деятельности организации.

В докладе И.В.Скородумова, начальника отдела электронного правительства ООО «Электронные офисные системы», были озвучены основные параметры облачного сервиса «О7.ДОК», посредством которого осуществляется предоставление услуг облачного электронного документооборота органам государственной власти, местного самоуправления и иным организациям. Также в докладе были отражены преимущества облачной сервисной модели, среди которых отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию и др.

С докладом о государственной политике США по управлению официальными документами выступил директор ВНИИДАД, д.и.н., профессор М.В.Ларин. Он проанализировал ряд нормативных правовых актов США по вопросам управления документами, в том числе и в электронном виде. Наиболее детально им был представлен Президентский Меморандум об управлении правительственными документам, подписанный 28 ноября 2011 г. В нем нашли отражение цели и задачи федеральных агентств по вопросам управления документами:

• внедрение электронного делопроизводства с целью обеспечения безопасности, прозрачности и эффективности;
• к 2019 г. управление всеми электронными документами с постоянным сроком хранения;
• введение механизма ответственных должностных лиц;
• проведение обучения в сфере управления документами;
• составление перечней документов и представление их в Национальные архивы США.

В своем выступлении М.В.Ларин особо отметил необходимость в формулировке критерия необходимого и достаточного между бумажными и электронными документами.

Особый интерес участников конференции вызвал доклад ректора Ханойского Университета Внутренних Дел (Вьетнам), к.и.н. Чьеу Ван Кыонга, посвященный применению ЭД в управленческой деятельности организаций. Согласно информации Чьеу Ван Кыонга проблема юридической значимости ЭД во Вьетнаме все еще не решена, поэтому в большинстве случаев документы хранятся на бумаге. Вместе с тем начиная с 2005 г. в целях сокращения количества административных процедур социальные услуги оказываются в режиме онлайн, другие виды услуг − в режиме «одно электронное окно».

Еще один аспект применения «облачных» технологий в органах государственной власти Российской Федерации был представлен в докладе заведующей кафедрой документационного обеспечения управления Поволжского института управления им. П.А. Столыпина, к.и.н., профессора А.В.Ермолаевой. В выступлении особо было уделено внимание необходимости обеспечения полноты, достоверности, актуальности и доступности официальной правовой информации в электронном виде. Одновременно с этим было проанализировано понятие информации, содержащееся в различных нормативных правовых актах РФ, а также методы использования IT-технологий в работе с обращениями граждан.

Вопросы обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Украины в условиях внедрения электронного документооборота были раскрыты в докладе директора Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения (УНИИАДД) А.Я.Гаранина и заместителя директора Центрального государственного электронного архива Украины (ЦГЭА Украины), к.и.н. Ю.С. Ковтанюка. Раскрывая эту проблему, А.Я.Гаранин указал на то, что в Украине еще нет четкого понимания термина электронного правительства, одновременно с этим существует его аналог − е-правление (укр. «електронне урядування»). Вместе с тем в докладе были озвучены планы научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины, среди которых разработка порядка приема-передачи документов личного происхождения в электронной форме в ЦГЭА Украины, порядка создания унифицированного информационного объекта, проведение учета и описания электронных документов, которые находятся на хранении в ЦГЭА Украины и др. Подводя итог А.Я.Гаранин отметил, что на сегодняшний день в Украине нет надлежащей системы, которая бы обеспечила безопасность всему жизненному циклу электронного документа.

Представителем Литвы − докторантом факультета коммуникации Вильнюсского университета, главным специалистом Отдела надзора за документооборотом Нового государственного архива Литвы Дануте Контримавичене − был представлен опыт Литвы по управлению электронными документами. Так, была представлена законодательная база Литвы по управлению электронными документами, требования к логической и физической структуре упаковки электронного документа, содержанию электронного документа и формату файлов. Отдельно следует отметить, что в Литве для создания электронных цифровых подписей принято решение использовать формат XAdES. Помимо этого в докладе были озвучены некоторые требования к доступу к документам в информационной системе электронного архива.

Сравнительный анализ определений понятия «электронный документ» в нормативных актах Российской Федерации, стран СНГ и Латвии был представлен в докладе заместителя директора ВНИИДАД, к.и.н., доцента В.Ф.Янковой. В выступлении В.Ф.Янковая указала на отсутствие фактических работ, которые бы описали структуру электронного документа при передаче на архивное хранение. По мнению В.Ф.Янковой, пока этого не будет сделано, сложно будет предлагать какие-либо подходы для решения проблемы по передаче электронного документа на архивное хранение.

Завершился первый день конференции выступлением Е.В.Злобина, представителя Архива Российской Академии наук, к.и.н., доцента. Свое выступление он начал с вопроса: «А нужны ли облачные технологии историкам и архивистам?». По его мнению экономически эффективнее будет докупить несколько винчестеров, а не закупать дорогостоящие «облачные» технологии. «Облачные» технологии предназначены для обмена информацией в больших объемах, что не совсем подходит для бюджетных архивов. Возможно, это всего лишь маркетинговый ход − резюмировал Е.В.Злобин.

Второй день конференции открыла заведующая отделом документоведения ВНИИДАД В.С.Иритиковой докладом о принципах организации документооборота, его предметной сущности, задачах электронного документооборота, который был дополнен докладом доцента кафедры ДОУ Поволжского института управления им. П. А. Столыпина (г. Саратов), к.и.н. Е.А.Плешкевича о проблеме использования понятий электронный документооборот и электронное правительство.

Пленарное заседание продолжила ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», к.и.н. Н.А.Храмцовская с докладом об итогах работы Конгресса Международного Совета Архивов в Брисбене, необходимости переосмысления роли архивного дела в электронную эпоху и создании новой Концепции развития архивного дела.

Ряд выступлений второго дня конференции содержал конкретный практический опыт организаций по внедрению систем электронного документооборота, а также отражал связанные с этим вопросом проблемы. Перспективы формирования документальных и архивных фондов органов государственной власти субъектов Российской Федерации в условиях электронного документооборота (на примере Саратовской области) были представлены начальником Управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области, к.и.н. Е.Ю.Кошелевой. Практическим опытом внедрения электронного информационного обмена с органами Пенсионного фонда Российской Федерации в Национальном архиве Республики Карелия поделилась заместитель директора Государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» И.А.Путешова. Внедрение и развитие системы электронного документооборота на примере коммерческой организации было раскрыто в докладе начальника отдела документационного обеспечения ЗАО "Сибирская Сервисная Компания" В.А.Чёботовой.

Вопросы к докладчикам и дискуссия участников конференции свидетельствовали о большой актуальности теоретических, методических и технологических проблем оптимизации документооборота, на решение которых должны быть направлены дальнейшие усилия научного и профессионального сообщества.

С заключительным словом выступила В.Ф.Янковая, которая отметила, что существующее разделение подходов архивистов и IT-специалистов к терминологии начинает исчезать. Специалисты этих областей стали лучше друг друга понимать и это движение взаимное. Одновременно с этим настало время активнее переосмысливать и популяризировать теорию документоведения, что подразумевает более глубокое теоретическое осмысление прозвучавших на конференции проблем.

Соб. инф.