Assim, analisamos os principais aspectos de trabalhar com email: criar uma mensagem, enviar e receber, bem como responder, encaminhar e definir parâmetros de email. Tudo isto, sem dúvida, permite-lhe organizar as suas atividades de comunicação a um nível decente. Mas os recursos do Outlook discutidos abaixo permitem não apenas organizar esse processo, mas também otimizá-lo, o que torna o Microsoft Outlook um líder entre os softwares de e-mail.

Mestre das Regrasé uma ferramenta especial do Outlook que ajuda a processar e-mails. As regras definem ações que devem ser executadas automaticamente para determinadas mensagens. A regra criada é aplicada pelo Microsoft Outlook às mensagens recebidas ou enviadas.

Regras do Outlook

Regras -é um conjunto de condições, ações e exceções para processamento e ordenação de mensagens. Cada regra consiste em três elementos: uma ou mais condições que descrevem as mensagens às quais a regra se aplica; uma ou mais ações que especificam as operações a serem executadas em mensagens que satisfazem as condições e uma ou mais exceções que especificam a quais mensagens a regra não deve ser aplicada. Por exemplo, você pode mover automaticamente todas as mensagens recebidas do seu gerente (condição), exceto as mensagens de grande importância (exceção), para uma pasta separada (ação).

A Tabela 9.7 mostra tipos padrão de regras e suas descrições.

Tipo de regra	Descrição da regra
Verificando mensagens após recebê-las	Aplicar esta regra quando as mensagens forem recebidas
Verificando mensagens após o envio	Aplicar esta regra quando as mensagens forem enviadas
Mover novas mensagens de alguém	Aplique esta regra quando mensagens forem recebidas de<отправители или список рассылки>mover para a pasta<имя>
Notificação ao receber mensagens importantes	Aplicar esta regra quando forem recebidas mensagens que sejam endereçadas a mim e sejam de grande importância. Notifique-me usando notificação<текст>
Mova mensagens com base no conteúdo	<текст>no texto ou no campo Assunto. Mover para a pasta<имя>
Excluir uma discussão	Aplique esta regra quando mensagens contendo<текст>no campo Assunto. Exclua-os
Sinalizar mensagens de alguém	Aplique esta regra quando as mensagens forem recebidas de remetentes ou listas de discussão. Defina uma marca para eles<действие и срок>
Definindo categorias de mensagens enviadas	<получатель или список рассылки>. Coloque-os em uma categoria<имя>
Definir uma categoria com base no conteúdo	Aplique esta regra quando mensagens contendo<текст>no texto ou no campo Assunto. Coloque-os em uma categoria<имя>
Movendo mensagens enviadas	Aplique esta regra quando mensagens endereçadas a<получатель или список рассыл-ки>. Mover uma cópia para uma pasta<имя>
Pare de processar todas as regras a seguir	Aplique esta regra quando uma mensagem for recebida. Interromper o processamento adicional de regras

Tabela 9.7. Tipos padrão de regras e suas descrições

Crie uma regra

Vejamos como o Assistente de Regras funciona usando o exemplo a seguir. Digamos que você é assinante da Internet e todos os dias recebe mensagens do servidor de assinatura (no meu caso são as notícias do dia do CityCat). O desejo natural é mover automaticamente as notícias para uma pasta criada especialmente para elas. Mas digamos que além das notícias do CityCat, você também receba boletins meteorológicos. Além disso, se a mensagem (notícia) tiver anexo, eu não gostaria de colocá-la nesta pasta.

Assim, você pode definir a seguinte regra: “Mover novas mensagens para a pasta Gato da cidade desde que o remetente seja CityCat e o assunto da mensagem contenha o texto "notícias", a menos que a mensagem contenha um anexo."

Exemplo 9.31. Crie uma regra

> Serviço > Assistente de regras...

Criar...

Crie uma regra com base em um modelo

Tipo de regras Mover novas mensagens de alguém

Descrição da regra

Nome Gato da cidade

Nome:= <Имя папки>

Colocar na caixa de entrada

<Текст>

Adicionar novo:=<текст>(Fig. 9.47)

Nome da Regra:= <Имя правила>

Execute esta regra em mensagens que já estão na Caixa de entrada

Depois de pressionar o botão Preparar(Concluir) a regra para itens da pasta será lançada Propriedades do usuário(pastas pessoais). Agora a regra está totalmente pronta para uso.

Trabalhando com regras

Todas as regras criadas estão na lista Aplique as regras na seguinte ordem Caixa de diálogo (Aplicar regras na seguinte ordem) Mestre das Regras(Assistente de regras). Você pode criar, alterar, renomear e excluir regras usando os botões correspondentes.

Se necessário, você pode desabilitar ou habilitar o modo de execução de regras. Para fazer isso, desmarque ou marque a caixa ao lado do nome do modo.

Caso exista mais de uma regra, você pode alterar a sequência de sua execução através dos botões Acima(Mover para baixo) e Abaixo(Subir). Em alguns casos, a ordem em que as regras são executadas é muito importante.

Além de automático, o Assistente de Regras oferece suporte à execução manual de regras criadas.

Exemplo 9.32. Execução "manual" de regras

Executar...

Incluindo subpastas

Aplicar a todas as mensagens

Executar

Para concluir esta seção, gostaria de fornecer alguns comentários e dicas para trabalhar com o Assistente de Regras.

• Pense com muito cuidado em como você estruturará suas mensagens. É importante entender claramente como o Outlook funciona com a estrutura escolhida. Assim, por exemplo, você pode criar pastas do mesmo tipo para cada um dos seus contatos, contendo subpastas: Caixa de entrada(Caixa de entrada) - para mensagens recebidas de um contato e Enviado(Itens Enviados) - para aqueles enviados a ele.
• Ao criar uma regra, pense em todo o seu algoritmo. Certifique-se de que a regra não se sobrepõe a outras nem se contradiz, para que depois não procure uma mensagem onde não existe. Às vezes, nesses casos, o Assistente de Regras emite um aviso sobre incompatibilidade.
• Se uma mensagem não satisfizer nenhuma das regras, ela será colocada na pasta Caixa de entrada(Caixa de entrada)
• Não se esqueça de outro meio comum de estruturação - Categorias(Categoria). Crie regras de categoria para mensagens típicas.

Acontece que você recebe constantemente cartas de um determinado destinatário em seu e-mail do MS Outlook e, para ter acesso rápido a elas, seria aconselhável movê-las para uma pasta separada e ao mesmo tempo, para que todas as cartas subsequentes de este destinatário é movido para lá automaticamente. É aqui que o recurso Regras e Alertas vem em nosso socorro.

Primeiro, vamos criar uma pasta para onde serão movidas as cartas de um destinatário específico. Para fazer isso, clique com o botão direito na pasta “Caixa de entrada” e selecione “Criar pasta” no menu que se abre.

Defina o nome da pasta criada e clique em “OK”.

Aqui temos a pasta que criamos

Mas as letras em si não serão movidas para lá; para isso você precisa configurar uma regra. Para criar uma regra, clique com o botão direito em qualquer carta do destinatário das cartas das quais queremos criar uma regra e selecione “Criar regra” no menu que se abre.

Na janela que se abre, marque as caixas conforme mostrado na figura abaixo

Na próxima janela que se abre, você precisa selecionar a pasta que criamos. Ou seja, selecionamos a pasta para a qual serão movidas as cartas de um destinatário específico. Clique OK".

A próxima mensagem pergunta se devemos executar nossa nova regra para todas as cartas da pasta atual, ou seja, se devemos mover as cartas já recebidas de um destinatário específico para a pasta que criamos. Coloque uma marca de seleção como na figura abaixo e clique em “OK”

OK, está tudo acabado agora. A regra foi criada. As cartas já recebidas de um destinatário específico são classificadas na pasta que criamos e todas as cartas subsequentes deste destinatário também serão movidas automaticamente para esta pasta.

Use as regras da Caixa de entrada para executar automaticamente ações específicas nas mensagens que chegam à sua Caixa de entrada.

Para obter informações sobre como usar arquivar, limpar e outras ferramentas, consulte Organize sua caixa de entrada com arquivar, limpar e outras ferramentas no Outlook.com.

Crie uma regra de caixa de entrada

As regras se aplicam às mensagens recebidas e podem ser criadas em qualquer pasta.

Para criar rapidamente uma regra que mova todas as mensagens de um remetente específico ou conjunto de remetentes para uma pasta, na lista de mensagens, clique com o botão direito na mensagem para a qual deseja criar uma regra e selecione Crie uma regra.

Selecione a pasta para onde deseja mover todas as mensagens deste remetente ou conjunto de remetentes e clique em OK.

Clique no botão OK.

Se desejar fazer algo diferente de mover uma mensagem de um remetente específico ou conjunto de remetentes para uma pasta, selecione Opções extras.

Toda regra deve ter pelo menos três elementos: um nome, uma condição e uma ação. As regras também podem conter exceções para condições. Em cada etapa, você pode adicionar múltiplas condições, ações ou exceções usando os botões Adicionar condição, Adicionar ação E Adicione exceção.

Se você não quiser que outras regras sejam processadas depois disso, marque a caixa de seleção Interromper o processamento adicional de regras. Para obter mais informações, consulte Parar o processamento de regras avançadas no Outlook.com.

Alterar uma regra da caixa de entrada

Observação: Algumas regras criadas em outras versões do Outlook não são processadas no Outlook.com. Esta regra não pode ser executada ou alterada no Outlook.com.

Excluir uma regra da Caixa de entrada

Também é útil saber...

Você pode ter criado uma regra para encaminhar ou encaminhar mensagens recebidas para outro endereço de e-mail. Nesse caso, é importante saber a diferença entre redirecionamento e redirecionamento.

O encaminhamento envolve o envio de um e-mail que você recebeu para outro destinatário. Se o destinatário responder, a sua resposta será enviada para o endereço de onde a mensagem acima foi encaminhada.

Uma mensagem encaminhada mantém o remetente original na linha De. Quando o destinatário para quem a mensagem foi encaminhada responder, a resposta retornará ao remetente original.

Tem perguntas adicionais?

A correspondência comercial pela Internet tornou-se comum atualmente. Muitas informações necessárias e importantes são transmitidas por e-mail, documentos são enviados e até negócios são fechados. O que você deve fazer se o seu trabalho estiver diretamente relacionado ao e-mail, mas por algum motivo (férias, viagem de negócios) você não conseguir acessar sua conta de e-mail? O Outlook permite que você mantenha contato com os destinatários mesmo à distância.

Como fazer uma resposta automática no Outlook: modelos e regras

Os usuários do Outlook têm duas opções para ações automáticas em mensagens recebidas e enviadas: modelos e regras.

Os modelos simplificam o processo de criação e envio de mensagens, cujo texto é frequentemente repetido, diferindo apenas em alguns dados (literalmente algumas palavras ou números). Basicamente, os modelos são mensagens armazenadas nas quais novos dados são inseridos imediatamente antes do envio.

As regras no Microsoft Outlook são ações executadas automaticamente em mensagens, criadas com base em um modelo existente ou em condições especificadas.

Vamos dar uma olhada passo a passo no processo de criação de modelos e regras, bem como nas diferenças existentes para diferentes versões do Outlook.

Crie um modelo para as versões do Outlook 2003 e 2007

É improvável que alguém mais use esses “dinossauros” do mundo do e-mail, mas se você tiver a sorte de ter uma estação de trabalho com esse software, então estas instruções são para você.

Crie um modelo para versões do Outlook 2010–2016

O algoritmo de ações em versões posteriores é muito simplificado, mas ao mesmo tempo novas funcionalidades foram adicionadas nas configurações.

Crie uma regra para as versões do Outlook 2007 e 2003

Para criar uma regra nas versões 2003 e 2007 do Outlook, faça o seguinte:

Quais são as diferenças nas configurações para as versões 2010, 2013, 2016

Não há diferença fundamental nas configurações. Existem pequenas melhorias no processo.

Vídeo: como habilitar a resposta automática no Outlook 2013

Como desativar a resposta automática

É ainda mais simples aqui do que configurar a inclusão. Nas versões 2010–2016, na próxima vez que você fizer login no Outlook com as respostas automáticas habilitadas, verá um aviso (“As respostas automáticas estão sendo enviadas para esta conta”). Clique no botão “Desativar” e todas as opções serão desativadas.

Nas versões 2007 e 2003, será necessário ir ao menu “Serviço”, ao item “Deputado” e selecionar o subitem “Estou no trabalho”.

Vá para o serviço Adjunto e desative a resposta automática

O cliente de e-mail Outlook torna o trabalho com e-mail muito mais fácil. Sem dúvida, uma secretária eletrônica durante as férias é algo insubstituível para quem trabalha constantemente com correspondência. Resta configurar corretamente os parâmetros do seu “adjunto” pessoal e cuidar do seu negócio com a consciência tranquila ou apenas relaxar!