Pengenalan sistem informasi dilakukan untuk tujuan tersebut. Efisiensi implementasi sistem informasi

UNIVERSITAS NASIONAL TAVICHESKY

mereka. DI DAN. VERNADSKY

Fakultas Ekonomi

Departemen Sibernetika Ekonomi

departemen hari

MALYSHEV SERGEY IVANOVICH

IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI (SISTEM) DALAM KEGIATAN USAHA

Tugas kursus

mahasiswa tahun ke-2, gr. 201K ______________ S.I. Malyshev

Penasihat ilmiah,

Associate Professor, Ph.D. ________________ Krulikovsky A.P.

Simferopol, 2009

PENGANTAR ……………………………………………………………………….3

BAB 1

SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI DALAM EKONOMI ………………………………………………………………...6

1.1. Sejarah perkembangan sistem informasi ……………………………….. 6

1.2. Klasifikasi teknologi dan sistem informasi ……………… ..... 8

1.3. Jenis-jenis sistem informasi dalam organisasi ……………………… … 16

1.4. Potensi konsumen teknologi informasi ………… 19

1.5. Pengalaman menggunakan sistem informasi ………………………. 21

BAB 2

PEMILIHAN, PELAKSANAAN DAN PENGOPERASIAN SISTEM INFORMASI …………………………………………………………………...22

2.1. Masalah pemilihan sistem informasi …………………………. 22

2.2. Kriteria pemilihan sistem ……………………………………………… .... 24

2.3. Metode implementasi sistem …………………………………………… .. 27

2.4. Tahapan implementasi sistem informasi …………………………. 30

KESIMPULAN ……………………………………………………………………….… 32

DAFTAR SUMBER ………………………………………………………… ... 35

pengantar

Transisi ke hubungan pasar dalam ekonomi dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi telah sangat mempercepat laju implementasi pencapaian terbaru di bidang informatisasi di semua bidang kehidupan sosial-ekonomi masyarakat. Istilah "informatisasi" pertama kali muncul ketika membuat informasi multi-terminal lokal dan sistem komputasi dan jaringan antrian.

Informatisasi di bidang manajemen proses ekonomi mengandaikan, pertama-tama, peningkatan produktivitas pekerja dengan mengurangi rasio biaya / produksi, serta meningkatkan kualifikasi dan literasi profesional spesialis yang terlibat dalam kegiatan manajemen. Di negara-negara maju, dua revolusi yang saling terkait sedang berlangsung secara bersamaan: dalam teknologi informasi dan dalam bisnis, saling membantu satu sama lain.

Teknologi informasi sudah ada sejak lama, oleh karena itu dengan berkembangnya komputer dan sarana komunikasi mulai bermunculan berbagai variasi: “teknologi informasi dan komunikasi”, “teknologi informasi komputer”, dll. Dalam karya ini, teknologi informasi akan berarti arti modern, yaitu integrasi komputer, elektronik, dan alat komunikasi.

Ada banyak definisi dari istilah ini, misalnya:

Teknologi informasi adalah seperangkat metode dan sarana untuk pelaksanaan operasi pengumpulan, pendaftaran, transfer, pengumpulan, pencarian, pemrosesan, dan perlindungan informasi, yang diatur secara sistematis untuk memecahkan masalah manajemen, berdasarkan penggunaan yang dikembangkan. perangkat lunak sarana komputasi dan komunikasi yang digunakan, dan cara-cara di mana informasi ditawarkan kepada pelanggan.

Ada hubungan antara teknologi informasi dan manajemen. Manajer terus-menerus harus membuat keputusan dalam kondisi ketidakpastian yang besar: inflasi, perubahan nilai tukar, perubahan pajak dan kondisi hukum bekerja, dan pesaing tidak tidur. Komputer dapat dengan cepat dan akurat menghitung pilihan dan dengan demikian memberikan jawaban untuk semua jenis pertanyaan jenis ini. Ini mungkin salah satu keuntungan utama komputer dibandingkan seseorang.

Teknologi informasi baru ditandai dengan:

Pengguna bekerja dalam mode manipulasi;

Dukungan informasi ujung-ke-ujung di semua tahap penyampaian informasi berdasarkan basis data terintegrasi yang menyediakan satu bentuk presentasi, penyimpanan, pencarian, tampilan, pemulihan, dan perlindungan data terpadu;

Pemrosesan dokumen tanpa kertas;

Modus pemecahan masalah interaktif;

Kemungkinan eksekusi kolektif dokumen berdasarkan teknologi jaringan klien-server, disatukan melalui komunikasi;

Peluang, restrukturisasi adaptif bentuk dan cara informasi disajikan dalam proses pemecahan masalah.

Pentingnya teknologi komputer adalah memungkinkan untuk mengoptimalkan dan merasionalisasi fungsi manajemen melalui penggunaan cara baru untuk mengumpulkan, mentransfer, dan mengubah informasi.

Apa yang dapat diberikan oleh pengenalan sistem informasi?

Mengurangi total biaya perusahaan dalam rantai pasokan (untuk pembelian),

Peningkatan kecepatan perputaran barang,

Mengurangi kelebihan persediaan seminimal mungkin,

Peningkatan dan komplikasi dari berbagai produk,

Meningkatkan kualitas produk,

Memenuhi pesanan tepat waktu dan meningkatkan kualitas layanan pelanggan secara keseluruhan.

Reformasi metode pengelolaan objek ekonomi tidak hanya memerlukan restrukturisasi organisasi proses otomatisasi kegiatan manajemen, tetapi juga penyebaran bentuk-bentuk baru implementasi kegiatan ini. Tujuan dari pekerjaan ini adalah untuk menyelidiki metode pengenalan sistem informasi baru, untuk mempertimbangkan hasil penggunaannya.

1.1. Sejarah perkembangan sistem informasi

Sejarah perkembangan sistem informasi dan tujuan penggunaannya pada periode yang berbeda disajikan pada Tabel 1.

Tabel 1. Perubahan Pendekatan Penggunaan Sistem Informasi

Periode waktu

Konsep penggunaan informasi

Jenis sistem informasi

Tujuan penggunaan

1980 - ???? dua tahunan

Aliran kertas dokumen penyelesaian

Bantuan penting dalam menyiapkan laporan

Pengendalian manajemen pelaksanaan (penjualan)

Informasi adalah sumber daya strategis yang memberikan keunggulan kompetitif

Sistem informasi untuk memproses dokumen penyelesaian pada mesin akuntansi elektromekanis

Sistem informasi manajemen untuk informasi produksi

Sistem pendukung keputusan Sistem untuk manajemen senior

Sistem informasi strategis. Kantor otomatis

Tingkatkan kecepatan pemrosesan dokumen Sederhanakan prosedur pemrosesan faktur dan penggajian

Mempercepat proses pelaporan

Mencari solusi yang paling rasional

Kelangsungan hidup dan kemakmuran perusahaan

Sistem informasi pertama muncul di tahun 50-an. Selama tahun-tahun ini, mereka dirancang untuk memproses faktur dan menghitung gaji, dan diimplementasikan pada mesin akuntansi elektromekanis. Hal ini menyebabkan beberapa pengurangan biaya dan waktu untuk mempersiapkan dokumen kertas.

60-an ditandai dengan perubahan sikap terhadap sistem informasi. Informasi yang diperoleh dari mereka mulai digunakan untuk pelaporan berkala dalam banyak hal. Untuk melakukan ini, organisasi memerlukan peralatan komputer serba guna yang mampu melayani berbagai fungsi, dan tidak hanya memproses faktur dan menghitung gaji, seperti yang terjadi di masa lalu.

Pada tahun 70-an - awal 80-an. Sistem informasi mulai banyak digunakan sebagai sarana pengendalian manajemen yang mendukung dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

Pada akhir tahun 80-an. konsep penggunaan sistem informasi berubah lagi. Mereka menjadi sumber informasi yang strategis dan digunakan di semua tingkat organisasi dengan profil apa pun. Sistem informasi periode ini, menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktu, membantu organisasi untuk mencapai kesuksesan dalam kegiatannya, menciptakan produk dan layanan baru, menemukan pasar penjualan baru, menyediakan mitra yang layak untuk dirinya sendiri, mengatur pelepasan produk dengan harga murah, dan banyak lagi.

Teknologi informasi sekarang dapat diklasifikasikan menurut sejumlah karakteristik, khususnya: metode implementasi dalam sistem informasi, tingkat cakupan tugas manajemen, kelas operasi teknologi yang diterapkan, jenis antarmuka pengguna, opsi untuk menggunakan jaringan komputer yang dilayani oleh area subjek.

Tabel 2. Klasifikasi teknologi informasi.

TEKNOLOGI INFORMASI	Dengan cara implementasi di IS	Tradisional
	Dengan cara implementasi di IS	Teknologi informasi baru
	Dengan tingkat cakupan tugas manajemen	Pemrosesan data elektronik
		Otomatisasi fungsi kontrol
		Pendukung keputusan
		Kantor elektronik
		Dukungan ahli
	Menurut kelas operasi teknologi yang diimplementasikan	Bekerja dengan editor teks
		Bekerja dengan prosesor meja
		Bekerja dengan DBMS
		Bekerja dengan objek grafis
		Sistem multimedia
		Sistem hiperteks
	Menurut jenis antarmuka pengguna	Batch
		percakapan

	Omong-omong jaringan dibangun	Lokal
		bertingkat
		Didistribusikan
	Berdasarkan bidang subjek yang dilayani	Akuntansi
		Kegiatan perbankan
		Aktivitas pajak
		Kegiatan asuransi

Pertimbangkan hubungan antara sistem informasi dan teknologi informasi.

Sistem informasi ekonomi adalah kombinasi dari arus internal dan eksternal maju dan mundur komunikasi informasi objek ekonomi, metode, sarana, spesialis yang terlibat dalam proses pemrosesan informasi dan pengembangan keputusan manajemen.

Sistem informasi otomatis adalah kumpulan informasi, metode dan model ekonomi dan matematika, teknis, perangkat lunak, alat teknologi dan spesialis, yang dirancang untuk memproses informasi dan membuat keputusan manajemen.

Dengan demikian, sistem informasi dapat didefinisikan dari sudut pandang teknis sebagai seperangkat komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan manajemen dalam suatu organisasi. Selain mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kontrol, sistem informasi juga dapat membantu manajer melakukan analisis masalah, membuat objek kompleks terlihat, dan menciptakan produk baru.

Sistem informasi berisi informasi tentang orang, tempat, dan objek yang signifikan dalam suatu organisasi atau di lingkungan. Kami menyebutnya informasi informasi yang ditransformasikan ke dalam bentuk yang bermakna dan berguna bagi pengguna. Sebaliknya, data adalah aliran fakta mentah yang mewakili hasil yang ditemukan di organisasi atau di lingkungan fisik sebelum diorganisasikan dan diubah menjadi bentuk yang dapat dipahami dan digunakan pengguna.

Menurut sumber penerimaannya, informasi dapat dibagi menjadi eksternal dan internal. Informasi eksternal terdiri dari arahan dari otoritas yang lebih tinggi, berbagai bahan dari badan pemerintah pusat dan daerah, dokumen dari organisasi lain dan perusahaan terkait. Informasi internal mencerminkan data tentang kemajuan produksi di perusahaan, tentang implementasi rencana, tentang pekerjaan toko, bagian layanan, tentang penjualan produksi.

Semua jenis informasi yang diperlukan untuk mengelola suatu perusahaan adalah sistem informasi. Sistem kendali dan sistem informasi pada setiap tingkat kendali membentuk satu kesatuan. Manajemen tanpa informasi tidak mungkin.

Tiga proses dalam sistem informasi menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk membuat keputusan, mengelola, menganalisis masalah, dan menciptakan produk atau layanan baru — input, pemrosesan, dan output.

Memasukkan informasi dari sumber eksternal atau internal;

Memproses informasi input dan menyajikannya dalam bentuk yang nyaman;

Output informasi untuk presentasi kepada konsumen atau transfer ke sistem lain;

Umpan balik adalah informasi yang diproses oleh orang-orang dari organisasi tertentu untuk mengoreksi informasi masukan.

Ara. 1. Proses dalam sistem informasi

Selama proses input, informasi yang belum diverifikasi ditangkap atau dikumpulkan dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal. Selama pemrosesan, bahan mentah ini diubah menjadi bentuk yang lebih berarti. Pada fase output, data yang diproses ditransfer ke personel atau proses di mana data tersebut akan digunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik, yaitu data olahan yang dikembalikan yang diperlukan untuk mengakomodasi elemen organisasi untuk membantu mengevaluasi atau mengoreksi data yang diproses.

Sistem informasi ditentukan oleh properti berikut:

Setiap sistem informasi dapat dianalisis, dibangun, dan dikelola berdasarkan: prinsip-prinsip umum sistem bangunan;

Sistem informasi bersifat dinamis dan berkembang;

Dalam membangun sebuah sistem informasi perlu menggunakan pendekatan yang sistematis;

Keluaran dari sistem informasi adalah informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan;

Sistem informasi harus dianggap sebagai sistem pemrosesan informasi manusia-komputer.

Ada sistem informasi komputer organisasi formal dan informal. Sistem formal bergantung pada data dan prosedur yang diterima dan dipesan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproduksi, mendistribusikan, dan menggunakan data tersebut.

Sistem informasi informal (seperti gosip) didasarkan pada konvensi implisit dan aturan perilaku tidak tertulis. Tidak ada aturan tentang informasi apa itu atau bagaimana informasi itu akan dikumpulkan dan diproses. Sistem seperti itu sangat penting untuk kehidupan organisasi. Mereka memiliki hubungan yang sangat jauh dengan teknologi informasi.

Meskipun sistem informasi komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses informasi yang belum diverifikasi menjadi informasi yang berarti, ada perbedaan nyata antara komputer dan program komputer di satu sisi, dan sistem informasi di sisi lain. Komputer elektronik dan program untuk mereka adalah dasar teknis, alat dan bahan sistem informasi modern. Komputer menyediakan peralatan untuk menyimpan dan menghasilkan informasi. Program komputer, atau perangkat lunak, adalah kumpulan manual layanan yang mengontrol pengoperasian komputer. Tetapi komputer hanyalah bagian dari sistem informasi.

Dari perspektif bisnis, sistem informasi mewakili keputusan organisasi dan manajemen berdasarkan teknologi informasi dalam menanggapi tantangan yang ditimbulkan oleh lingkungan. Memahami sistem informasi bukan berarti melek dalam penggunaan komputer, manajer harus lebih memahami secara lebih luas esensi organisasi, manajemen dan teknologi sistem informasi serta kemampuannya dalam memberikan solusi terhadap permasalahan di lingkungan bisnis.

Ketika mengklasifikasikan sistem informasi, akan lebih mudah untuk membedakan antara sistem CRM (layanan pelanggan), ERP (manajemen perusahaan) dan MPC (manajemen kinerja keuangan).

Di pasar domestik, batas-batas klasifikasi semacam itu sangat kabur, misalnya, sistem keuangan terkenal 1C diposisikan sebagai ERP, sementara itu tidak benar untuk mengatakan bahwa 1C adalah pesaing sistem ERP seperti itu. Navision Axaptra.

Sistem pertama yang dikembangkan untuk memecahkan masalah manajemen di suatu perusahaan terutama mencakup bidang akuntansi gudang atau material (IC - Inventory Control). Penampilan mereka disebabkan oleh fakta bahwa akuntansi bahan (bahan mentah, produk jadi, barang), di satu sisi, merupakan sumber abadi dari berbagai masalah bagi kepala perusahaan, dan di sisi lain (dalam skala yang relatif besar). perusahaan), salah satu bidang yang paling padat karya yang membutuhkan perhatian terus-menerus. ... "Aktivitas" utama dari sistem semacam itu adalah akuntansi material.

Tahap selanjutnya dalam perbaikan akuntansi material ditandai dengan sistem perencanaan untuk produksi atau sumber daya material (tergantung pada arah kegiatan organisasi). Sistem ini, termasuk dalam standar, atau lebih tepatnya dua standar (MRP - Perencanaan Persyaratan Material dan MRP II - Perencanaan Persyaratan Manufaktur), sangat luas di Barat dan telah lama dan berhasil digunakan oleh perusahaan, terutama di industri manufaktur. Prinsip-prinsip dasar yang menjadi dasar sistem standar MRP meliputi:

Deskripsi kegiatan produksi sebagai aliran pesanan yang saling terkait;

Pertimbangan keterbatasan sumber daya saat menjalankan perintah;

Meminimalkan siklus produksi dan stok;

Pembentukan pesanan pasokan dan produksi berdasarkan pesanan penjualan dan jadwal produksi.

Tentu saja, ada fungsi MRP lainnya: penjadwalan siklus pemesinan, penjadwalan penggunaan peralatan, dll. Perlu dicatat bahwa sistem standar MRP memecahkan masalah tidak begitu banyak akuntansi sebagai pengelolaan sumber daya material dari suatu perusahaan.

Jenis sistem informasi baru yang paling populer saat ini adalah sistem standar ERP - Perencanaan Sumber Daya Perusahaan. Sistem ERP dalam fungsinya tidak hanya mencakup akuntansi gudang dan manajemen material, yang sepenuhnya disediakan oleh sistem di atas, tetapi juga menambahkan semua sumber daya perusahaan lainnya, terutama moneter. Artinya, sistem ERP harus mencakup semua area perusahaan yang terkait langsung dengan aktivitasnya. Pertama-tama, ini mengacu pada perusahaan manufaktur. Sistem standar ini mendukung pelaksanaan fungsi keuangan dan manajemen dasar. Misalnya, dalam sistem Baan, ini adalah:

Keuangan dan akuntansi,

Produksi,

Penjualan (termasuk akuntansi gudang, perdagangan dan pemasaran),

Mengangkut,

Layanan dan pemeliharaan peralatan,

Manajemen proyek,

Dan juga panel manajemen terpadu - modul Sistem Informasi Manajer, di mana manajer dapat melihat semua divisi utama dan indikator produksi.

Tugas utama sistem ERP adalah memantau keadaan saat ini di perusahaan dan mengingatkan manajer tentang semua perubahan berbahaya dalam aktivitas produksi.

Sistem informasi, seperti alat lainnya, harus memiliki karakteristik dan persyaratannya sendiri, yang memungkinkan untuk menentukan fungsionalitas dan efisiensinya. Tentu saja, untuk setiap perusahaan tertentu, persyaratan untuk sistem informasi akan berbeda, karena spesifikasi setiap organisasi harus diperhitungkan.

Meskipun demikian, perlu untuk menyoroti beberapa persyaratan dasar untuk sistem, yang umum untuk semua "konsumen":

1. Lokalisasi sistem informasi. Karena pengembang terbesar sistem informasi adalah perusahaan asing, sistem harus disesuaikan dengan penggunaan perusahaan dalam negeri. Dan di sini yang kami maksud adalah lokalisasi fungsional (dengan mempertimbangkan kekhasan undang-undang Ukraina dan sistem penyelesaian) dan linguistik (sistem bantuan dan dokumentasi dalam bahasa Ukraina).

2. Sistem harus memberikan perlindungan informasi yang andal, yang memerlukan kontrol akses kata sandi, sistem perlindungan data multi-level, dll.

3. Dalam hal penerapan sistem pada perusahaan besar dengan struktur organisasi yang kompleks, perlu diterapkan akses jarak jauh agar informasi dapat digunakan oleh semua divisi struktural organisasi.

4. Karena pengaruh faktor eksternal dan internal (perubahan arah bisnis, perubahan peraturan perundang-undangan, dll), sistem harus adaptif. Diterapkan ke Ukraina, kualitas sistem ini harus dipertimbangkan lebih serius, karena di negara kita perubahan undang-undang dan aturan akuntansi terjadi beberapa kali lebih sering daripada di negara-negara dengan ekonomi yang stabil.

5. Perlu untuk dapat mengkonsolidasikan informasi di tingkat perusahaan (menggabungkan informasi dari cabang, anak perusahaan, dll.), Pada tingkat tugas individu, pada tingkat periode waktu.

Persyaratan ini adalah yang utama, tetapi jauh dari satu-satunya kriteria untuk memilih sistem informasi perusahaan untuk suatu perusahaan.

Karena ada kepentingan, karakteristik, dan tingkatan yang berbeda dalam suatu organisasi, maka terdapat berbagai jenis sistem informasi. Tidak ada sistem tunggal yang dapat sepenuhnya memenuhi kebutuhan organisasi untuk semua informasi. Organisasi dapat dibagi menjadi beberapa tingkatan: strategis, manajerial, pengetahuan dan operasional; dan area fungsional seperti penjualan dan pemasaran, manufaktur, keuangan, akuntansi, dan sumber daya manusia. Sistem dibuat untuk melayani kepentingan organisasi yang berbeda ini. Berbagai tingkat organisasi melayani empat jenis utama sistem informasi: sistem tingkat operasional, sistem tingkat pengetahuan, sistem tingkat manajemen, dan sistem tingkat strategis.

Tabel 3. Jenis sistem informasi.

Sistem tingkat operasional mendukung manajer operasi, mengawasi kegiatan dasar organisasi seperti penjualan, pembayaran, setoran kas keluar, penggajian. Tujuan utama sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan umum dan memandu arus transaksi melalui organisasi. Untuk menjawab jenis pertanyaan ini, informasi umumnya perlu tersedia, cepat dan akurat.

Sistem tingkat pengetahuan mendukung pekerja pengetahuan dan pengolah data dalam suatu organisasi. Tujuan dari sistem tingkat pengetahuan adalah untuk membantu mengintegrasikan pengetahuan baru ke dalam bisnis dan untuk membantu organisasi mengelola aliran dokumen. Sistem tingkat pengetahuan, terutama dalam bentuk stasiun kerja dan sistem kantor, adalah aplikasi yang paling cepat berkembang dalam bisnis saat ini.

Sistem bidang manajemen dirancang untuk melayani kontrol, manajemen, pengambilan keputusan, dan aktivitas administratif manajer menengah. Mereka menentukan apakah objek berkinerja baik, dan secara berkala memberi tahu tentang hal itu. Misalnya, sistem kontrol gerak melaporkan pergerakan jumlah total barang, kemerataan departemen penjualan dan departemen yang membiayai biaya karyawan di semua area perusahaan, dengan mencatat di mana biaya aktual melebihi anggaran.

Beberapa sistem bidang kontrol mendukung pengambilan keputusan yang tidak biasa. Mereka cenderung berfokus pada solusi yang kurang terstruktur yang persyaratan informasinya tidak selalu jelas.

Sistem tingkat strategis adalah alat untuk membantu eksekutif senior mempersiapkan penelitian strategis dan tren jangka panjang di perusahaan dan di lingkungan bisnis. Tujuan utama mereka adalah untuk menyelaraskan perubahan kondisi operasi dengan kapasitas organisasi yang ada.

Sistem informasi juga dapat dibedakan secara fungsional. Fungsi organisasi utama seperti penjualan dan pemasaran, manufaktur, keuangan, akuntansi dan sumber daya manusia dilayani oleh sistem informasi mereka sendiri. Dalam organisasi besar, subfungsi dari masing-masing fungsi utama ini juga memiliki sistem informasinya sendiri. Misalnya, fungsi manufaktur mungkin memiliki sistem untuk manajemen inventaris, kontrol proses, pemeliharaan pabrik, rekayasa otomatis, dan perencanaan kebutuhan material.

Sebuah organisasi khas memiliki sistem dari berbagai tingkatan: operasional, manajemen, pengetahuan, dan strategis untuk setiap area fungsional. Misalnya, fungsi penjualan memiliki sistem penjualan tingkat operasional untuk mencatat data bisnis harian dan memproses pesanan. Sistem tingkat pengetahuan menciptakan tampilan yang sesuai untuk demonstrasi produk perusahaan. Sistem bidang manajemen melacak data bisnis bulanan untuk semua area komersial dan melaporkan area di mana penjualan melebihi atau turun di bawah tingkat yang diharapkan. Sistem peramalan memprediksi tren komersial selama periode lima tahun - melayani tingkat strategis.

1.4 ... Konsumen potensial teknologi Informasi

Dari sudut pandang penggunaan teknologi informasi, hampir seluruh rangkaian perusahaan di pasar dapat dibagi menjadi empat kategori, di mana:

· Dalam proses pengembangan, berbagai sistem yang tidak terkait telah diperkenalkan untuk akuntansi dan manajemen perusahaan di bidang kegiatan tertentu, seperti penjualan, pembelian, gudang, akuntansi, personel, dll.;

· Memperkenalkan sistem informasi terintegrasi, dikembangkan "sesuai pesanan" dan termasuk komponen dari daftar modul yang mungkin, tetapi tidak sesuai dengan tingkat modern dan persyaratan standar baru yang terus muncul;

· Teknologi informasi praktis tidak digunakan (dengan pengecualian akuntansi) dalam pengelolaan proses dan sumber daya;

· Upaya telah dilakukan untuk memperkenalkan sistem industri, yang karakteristiknya memenuhi persyaratan salah satu standar yang diterima (MRP, MRPII, ERP, dll.), tetapi hasil implementasinya tidak memuaskan.

Ada dua kategori lagi, tetapi perusahaan-perusahaan ini kemungkinan besar bukan lagi konsumen potensial dari solusi baru. Beberapa dari mereka telah membuat pilihan mereka dan sedang dalam proses mengimplementasikannya, yang lain telah berhasil mengimplementasikan beberapa sistem ERP yang terkenal (tetapi praktis tidak ada perusahaan seperti itu di Ukraina).

Meskipun cukup level tinggi pasokan dan tingkat permintaan yang berpotensi tinggi, hanya sedikit manajer puncak yang berani melakukan perubahan semacam ini.

Manajer yang sudah memiliki semacam sistem informasi dihadapkan pada dilema: menghabiskan banyak uang untuk "solusi terintegrasi", yang efeknya jauh dari jelas, dan pada saat yang sama membuang program "lama yang bagus" yang tidak sesuai dengan tingkat modern dengan implementasi TPA, tetapi telah teruji waktu dan "bekerja"; atau biarkan semuanya apa adanya dan lupakan konsep modern ERP, e-business, dan pencapaian lainnya di bidang manajemen dan, karenanya, kehilangan keunggulan kompetitif tertentu.

Manajer perusahaan di mana sampai sekarang, paling banter, hanya pekerjaan departemen akuntansi yang diotomatisasi, umumnya memiliki gagasan yang buruk tentang teknologi untuk mengimplementasikan solusi TI dan jumlah sumber daya yang diperlukan.

Akhirnya, manajer yang telah mengalami kegagalan implementasi salah satu sistem yang dikenal memiliki pendapat khusus tentang masalah ini, dan sangat sulit untuk menemukan argumen yang akan membuat mereka percaya pada kemungkinan perubahan yang berhasil dan mencoba lagi.

1 .lima. Pengalaman dalam menggunakan sistem informasi

Banyak perusahaan besar di Amerika Serikat dan Eropa telah beralih ke penggunaan sistem informasi standar ERP beberapa tahun yang lalu. Ini belum bisa dikatakan tentang negara-negara Asia. Sebagian besar manajer keuangan di perusahaan Asia hampir tidak pernah mendengar sistem seperti itu, apalagi menerapkannya.

Meskipun ada perusahaan yang telah memutuskan untuk beralih ke sistem ERP.

Pengembang sistem informasi seperti SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft dan J.D. Edwards mengiklankan produk mereka dengan cukup agresif, yang memberi kesan kepada orang-orang yang kurang informasi bahwa program ini dapat menyelesaikan semua masalah perusahaan mereka.

Statistik menunjukkan bahwa sebagian besar upaya untuk menerapkan sistem informasi berakhir dengan kegagalan, kerugian besar, atau kebangkrutan.

FoxMeyer, misalnya, mengklaim bahwa penerapan sistem ERP yang salah menyebabkan kebangkrutan. Perusahaan menyalahkan pembuat sistem dan konsultan untuk ini. Dell Computer, Dow Chemical dan Kellogg's mengalami nasib yang sama.

Tetapi ada juga contoh keberhasilan penggunaan sistem ERP. Misalnya, perusahaan telekomunikasi Aliant mengklaim bahwa proyek implementasi ERP sangat sukses. Tingkat pengembalian investasi yang diharapkan dalam proyek ini adalah 33%.

Meskipun banyak upaya yang gagal untuk mengimplementasikan sistem informasi, banyak perusahaan di seluruh dunia secara serius berpikir untuk membuat sistem untuk meningkatkan operasi mereka. Kemungkinan besar, ini cukup dibenarkan, karena dengan pendekatan profesional yang masuk akal untuk penerapan sistem informasi, dimungkinkan untuk membuat alat untuk manajemen bisnis yang lebih efektif.

Bab 2 Pemilihan, Implementasi, dan Pengoperasian Sistem Informasi

2.1. Masalah memilih sistem informasi

Persyaratan sistem informasi.

Sistem manajemen informasi untuk perusahaan industri tidak boleh diisolasi hanya dalam kerangka manajemen proses bisnis. Sistem ini harus menggabungkan ketiga tingkat manajemen proses yang terjadi di perusahaan:

Manajemen Proses Bisnis

Manajemen desain dan pengembangan

· Manajemen proses teknologi produksi.

Kesatuan sistem informasi manajemen perusahaan adalah bahwa data yang diterima atau dimasukkan pada setiap tingkat sistem harus tersedia untuk semua komponennya (prinsip input satu kali).

Pengalaman dunia dalam penggunaan teknologi informasi mengatakan bahwa struktur sistem informasi terpadu untuk manajemen perusahaan harus sebagai berikut:

Tulang punggung sistem informasi manajemen perusahaan terpadu adalah sistem manajemen proses bisnis perusahaan - sistem kelas ERP (Enterprise Resources Planning). Elemen yang diperlukan adalah sistem otomatisasi kegiatan desain dan persiapan teknologi produksi (CAD / ASTPP - CAD / CAM / CAE / PDM), yang mengurangi waktu siklus produksi dan meningkatkan kualitas produk. Elemen ketiga adalah sistem pengendalian proses produksi. Middleware memastikan interaksi dari semua solusi yang dijelaskan sebelumnya dalam kerangka informasi terpadu dan sistem manajemen perusahaan analitis.

Masalah pilihan.

Dihadapkan dengan kebutuhan implementasi sistem informasi di perusahaan, manajemen dihadapkan pada masalah pilihan. Kembangkan sendiri atau beli, dan jika Anda membeli, lalu apa.

Secara obyektif menilai kemungkinan pengembangan independen dari sistem kontrol modern, kita dapat dengan aman mengatakan bahwa itu sama dengan nol. Dengan segala hormat kepada pengembang kami, kami dapat mengatakan dengan yakin bahwa jika mereka dapat mengembangkan sistem manajemen perusahaan, itu tidak akan segera. Sejarah pengembangan sistem kontrol modern paling populer telah 20-25 tahun dan ribuan instalasi operasi. Tetapi setiap instalasi sistem bukan hanya uang untuk pengembangan baru, itu adalah, pertama-tama, umpan balik dari kebutuhan klien.

Menurut pendapat saya, perusahaan besar harus dipandu oleh sistem Barat. Dan pertanyaan selanjutnya yang harus dijawab adalah sistem Barat mana yang harus dipilih?

Untuk pengguna Ukraina, pilihan sistem seperti itu terbatas. Tidak banyak perusahaan Barat memasuki pasar pasca-Soviet. Pada kenyataannya, ini adalah SAP, Computer Associates, BAAN dan ISF. Upaya untuk keluar dilakukan oleh ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA dan QAD. Selain itu, hanya produk SAP dan Computer Associates yang memiliki implementasi nyata. Selain itu, sistem yang berbeda dirancang untuk bisnis yang berbeda. Beberapa, seperti SAP atau CA-Masterpiece, difokuskan pada pasar korporat, sementara yang lain, seperti BAAN atau MK Enterprise (sebelumnya MANMAN / X), ditujukan untuk perusahaan atau perusahaan industri. Dan perusahaan perlu melakukan pilihan tepat sehingga, sebagai akibat dari kesalahan, Anda tidak berakhir dengan pemilik sistem yang tidak cocok untuknya.

2.2. Kriteria pemilihan sistem

Kegunaan.

Dibawah Kegunaan sistem dipahami sebagai kesesuaiannya dengan fungsi-fungsi bisnis yang sudah ada atau hanya direncanakan untuk diimplementasikan dalam organisasi. Misalnya, jika tujuan organisasi adalah untuk mengurangi kerugian finansial dengan mengurangi penolakan, maka sistem yang dipilih harus menyediakan otomatisasi proses pengendalian kualitas.

Biasanya, untuk menentukan kepatuhan sistem dengan persyaratan fungsional yang diajukan, cukup memiliki gagasan yang jelas tentang strategi pengembangan bisnis, deskripsi kontekstual bisnis dan deskripsi formal dari kegiatan perusahaan. Jika semua komponen yang diperlukan untuk memilih sistem tidak ada, maka mereka termasuk dalam tahap persiapan data awal untuk memilih sistem. Untuk melakukan skala pekerjaan seperti itu, perlu memiliki jumlah karyawan yang cukup besar, tetapi karena terus-menerus tidak masuk akal untuk mempertahankan staf seperti itu di perusahaan, tampaknya paling bijaksana untuk mengundang konsultan eksternal.

Pemahaman yang terstruktur dengan jelas tentang proses bisnis organisasi sendiri, yang diperoleh sebagai hasil interaksi dengan konsultan eksternal, membantu tidak hanya dalam membangun sistem informasi perusahaan, tetapi juga manajemen puncak untuk lebih membayangkan pekerjaan organisasi mereka, sebagai serta meminjam pengalaman organisasi lain.

Total biaya kepemilikan.

Total biaya kepemilikan adalah konsep yang relatif baru. Ini dipahami sebagai jumlah biaya langsung dan tidak langsung yang dikeluarkan oleh pemilik sistem selama periode siklus hidupnya.

Penting untuk secara jelas mendefinisikan siklus hidup masing-masing sistem yang diusulkan, yang mencakup masa pakai sistem yang ada, waktu untuk merancang yang baru, waktu untuk membeli komponen dan mengimplementasikan sistem baru, waktu pengoperasian, yang dibatasi oleh periode ketika 90% dari biaya sistem dikembalikan dari hasil kerjanya, dan jumlah dari semua biaya langsung dan tidak langsung.

Prospek pengembangan.

Prospek pengembangan ditetapkan dalam sistem oleh pemasok sistem dan serangkaian standar yang dipenuhinya.

Jelas, stabilitas pemasok sistem di pasar juga memiliki dampak besar pada prospek pengembangan. Untuk menentukan keberlanjutan, perlu diketahui dengan jelas apa bentuk kepemilikan sistem oleh pemasok, pangsa pasar apa yang dimilikinya, berapa lama ia berada di pasar.

Spesifikasi.

Memahami karakteristik teknis adalah jaminan terbesar bahwa sistem akan memenuhi tugas yang diberikan padanya. Ciri-ciri teknisnya antara lain:

Sistem arsitektur,

Keandalan,

Skalabilitas,

Kemampuan untuk pulih,

Ketersediaan alat cadangan,

Sarana perlindungan terhadap serangan teknis,

Integrasi dengan sistem lain.

Meminimalkan risiko.

Risiko biasanya dipahami sebagai kemungkinan tertentu bahwa penerapan sistem informasi manajemen tidak akan mencapai tujuan apa pun. Jelas, dalam hal ini, organisasi dapat mengharapkan baik kehilangan uang satu kali, yang secara signifikan mempengaruhi siklus hidup sistem, dan pengurasan dana jangka panjang dan konstan.

Untuk mengurangi kemungkinan ini, analisis komprehensif faktor risiko dan implementasi solusi secara bertahap dilakukan. Setiap tahap didahului oleh penilaian realitas baru dan keputusan dimodifikasi dengan cara tertentu.

Untuk meminimalkan risiko investasi, objek biaya berikut dibedakan:

Proses pembuatan sistem

Peralatan

· perangkat lunak

Staf

Manajemen tugas

Untuk setiap objek biaya, sejumlah karakteristik dikemukakan yang harus dipenuhi untuk mengurangi risiko.

2.3. Metode implementasi sistem

Sebuah perusahaan yang akan menerapkan sistem kontrol terkomputerisasi biasanya membuat pernyataan berikut: sistem harus beroperasi sesegera mungkin, tepat waktu dan sesuai anggaran. Beberapa organisasi menghindari penerapan sistem seperti itu karena takut tidak akan digunakan, dan jika mereka melakukannya, maka itu tidak akan efektif. Selain itu, karyawan yang memperoleh keterampilan baru selama penerapan sistem akan meninggalkan perusahaan, dan kemudian akan sulit untuk menemukan sumber daya teknis agar tetap berfungsi. Tidak akan ada penghematan sumber daya, atau mewujudkan tujuan fungsional dari sistem yang diimplementasikan.
Ketakutan ini sepenuhnya dibenarkan. Proyek implementasi sistem memang gagal, bahkan di perusahaan yang dijalankan secara efisien. Dalam kasus tersebut, ketika semuanya berjalan kurang lebih normal, tanggal dimulainya operasi industri seringkali tidak terpenuhi dan tidak mungkin untuk tetap berada dalam anggaran yang dialokasikan. Namun, teknik yang dijelaskan di bawah ini, bila diterapkan dengan benar, dapat membantu meminimalkan risiko kegagalan implementasi. Dengan perencanaan dan manajemen yang tepat, sangat mungkin untuk memenuhi tanggal target dan tetap pada anggaran. Sejak awal, Anda perlu memastikan proyek diatur dengan benar.

Itu perlu:

1. Membangun kepercayaan pada kesuksesan dan dedikasi dari mereka yang memainkan peran kunci dalam pelaksanaan proyek.

2. Menentukan siapa yang akan menjadi manajer proyek penuh waktu untuk implementasi sistem. Orang ini harus memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan ini, lebih disukai dengan pengalaman dalam menerapkan sistem.

3. Jelas mendefinisikan dan mendokumentasikan peran dan tanggung jawab dan kerangka acuan dari setiap anggota tim proyek.

4. Pastikan bahwa orang-orang yang melakukan fungsi-fungsi ini memiliki keterampilan yang diperlukan.

5. Kembangkan rencana kerja yang terperinci, bagi menjadi beberapa tahap, tetapkan tenggat waktu untuk tugas dan patuhi itu.

Sebelum melanjutkan dengan implementasi sistem, perlu memikirkan struktur organisasi dan proses bisnis:

1. Pastikan bahwa aturan dan prosedur akuntansi dicatat dalam dokumen dalam bentuk yang ditentukan dan dapat dipahami oleh karyawan akuntansi.

2. Jelaskan metode melakukan bisnis dan tindakan yang harus dilakukan sebagai hasil penerapannya.

3. Ubah metode ini seperlunya untuk memungkinkan operasi dan integrasi sistem baru yang lebih efisien.

4. Jelaskan struktur organisasi dan pertimbangkan apakah itu paling sesuai dengan tujuan perusahaan.

5. Jelajahi paling banyak metode yang efektif digunakan dalam industri.

Memastikan terciptanya infrastruktur teknis yang diperlukan:

1. Menugaskan ahli yang tepat untuk menilai infrastruktur saat ini berdasarkan persyaratan sistem baru. Tentukan peran departemen sistem informasi dan pertimbangkan bagaimana departemen itu akan mengalami perubahan di lingkungan baru.

2. Lakukan perubahan yang diperlukan di area yang terdaftar sebelum menempatkan sistem ke dalam operasi komersial. Pastikan sistem memenuhi kebutuhan dasar semua pengguna.

3. Dokumentasikan kebutuhan bisnis dengan cukup detail untuk membandingkan satu sistem dengan sistem lainnya.

4. Menggunakan dokumen yang diterima untuk memastikan bahwa fungsi yang diimplementasikan memenuhi kebutuhan.

Kelola perubahan dengan menyesuaikan diri dengan karyawan.

1. Lakukan perubahan secara bertahap, mengingat karyawan hanya dapat menguasai sejumlah informasi dalam satu waktu.

2. Sejak awal, libatkan semua orang yang berperan penting dalam pelaksanaan proyek. Cara yang baik untuk melakukan ini, mintalah masukan mereka dalam proses mendefinisikan kebutuhan bisnis secara rinci.

3. Berkomunikasi secara teratur dengan karyawan tersebut, memberi mereka kesempatan untuk didengar.

4. Kembangkan rencana pelatihan sehingga orang tidak hanya belajar bagaimana memasukkan data ke dalam sistem, tetapi juga memahami bagaimana pekerjaan mereka akan berubah.

Setelah langkah-langkah diambil, Anda dapat melanjutkan langsung ke implementasi sistem.

2.4. Tahapan implementasi sistem informasi

Tiga tahap implementasi sistem informasi harus dibedakan:

1. Penelitian. Perusahaan pelaksana melakukan studi tentang proses bisnis perusahaan Anda.

2. Penyempurnaan sistem. Pemrogram dari perusahaan pelaksana menyesuaikan atau memodifikasi fungsionalitas sistem yang diperlukan.

3. Memulai sistem. Awal dari penggunaan sistem yang sebenarnya meliputi proses pelatihan personel.

Riset proses bisnis.

Setiap perusahaan pemasok sistem mengalokasikan sejumlah waktu untuk mempelajari proses bisnis perusahaan di mana sistem informasi akan diimplementasikan.

Pada tahap ini, perlu dijelaskan seakurat mungkin kepada perwakilan perusahaan proses mana yang perlu diperbaiki.

Sebagai aturan, fungsi sistem informasi agak lebih luas daripada proses bisnis perusahaan yang sebenarnya. Pada tahap ini, perlu ditentukan bagaimana kehadiran fungsi tertentu akan mempengaruhi biaya akhir sistem, waktu implementasi, dan yang terpenting, apakah fungsionalitas yang diusulkan memenuhi tujuan perusahaan.

Penting bahwa hasil studi proses bisnis disediakan sebagai dokumen terpisah, di mana, sesuai dengan persyaratan perusahaan, proses bisnis yang dipelajari harus dijelaskan secara rinci.

Penyempurnaan sistem.

Setelah meneliti proses bisnis, perusahaan pemasok harus secara akurat menjawab pertanyaan tentang biaya dan waktu penerapan sistem informasi.

Pada tahap finalisasi sistem, penting untuk mengontrol implementasi fungsi-fungsi yang diperlukan dalam sistem informasi. Penting untuk memeriksa kepatuhan implementasi dengan persyaratan perusahaan dan, jika perlu, menggunakan mekanisme yang ditetapkan untuk mempengaruhi perusahaan pelaksana.

Adalah penting bahwa manajer proyek implementasi, yang mengetahui dengan baik tugas-tugas perusahaan dan proses bisnisnya, berbicara dari pihak perusahaan. Perlu dipahami bahwa orang ini juga harus memiliki pengalaman dalam mendukung penerapan sistem tersebut di perusahaan.

Sistem mulai.

Pada tahap ini, penting untuk mengalihkan proses bisnis perusahaan untuk menggunakan sistem yang diterapkan. Tugas utamanya adalah melatih dan memotivasi personel dengan cepat untuk menggunakan sistem informasi baru.

Banyak proyek untuk implementasi sistem informasi gagal atau tidak membawa hasil yang diinginkan karena keengganan orang untuk menggunakan sistem baru yang tidak nyaman, perlu untuk melakukan pelatihan dan menunjukkan bagaimana menggunakan sistem akan memungkinkan Anda untuk menyingkirkan tugas-tugas rutin dan mengoptimalkan pekerjaan.

Pengembangan sistem informasi.

Sistem yang diterapkan, sebagai suatu peraturan, tidak segera mulai bekerja. Perlu dianalisis seberapa sukses implementasinya, apakah tujuan utama implementasi tercapai.

Implementasi dapat dianggap berhasil hanya jika sistem memungkinkan Anda mendapatkan manfaat, yaitu mengoptimalkan pekerjaan layanan, memungkinkan Anda melakukan pekerjaan lebih cepat, dan meningkatkan kualitas proses. Penting untuk terus-menerus menganalisis indikator kinerja sistem, serta tingkat minat staf dalam menggunakan sistem ini.

Proses implementasi sistem informasi memakan waktu setidaknya beberapa bulan. Selama ini, penting untuk fokus pada tujuan yang ingin dicapai perusahaan Anda dengan menerapkan sistem, Anda juga perlu menyadari kemungkinan risiko dan biaya keuangan. Atur pekerjaan dengan benar, dan penerapan sistem informasi di perusahaan akan berhasil.

Z menyimpulkan

Penggunaan teknologi informasi untuk manajemen perusahaan membuat setiap perusahaan lebih kompetitif dengan meningkatkan pengelolaan dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar. Otomatisasi semacam itu memungkinkan:

Untuk meningkatkan efisiensi manajemen perusahaan dengan menyediakan manajer dan spesialis dengan informasi yang paling lengkap, tepat waktu dan dapat diandalkan berdasarkan bank data tunggal.

Mengurangi biaya menjalankan bisnis dengan mengotomatisasi proses pemrosesan informasi, mengatur dan menyederhanakan akses karyawan perusahaan ke informasi yang diperlukan. Mengubah sifat pekerjaan karyawan, membebaskan mereka dari pekerjaan rutin dan memberi mereka kesempatan untuk fokus pada tanggung jawab penting secara profesional.

Memastikan akuntansi dan kontrol yang andal atas penerimaan dan pengeluaran dana di semua tingkat manajemen.

Manajer menengah dan bawah menganalisis kegiatan departemen mereka dan segera menyiapkan ringkasan dan laporan analitis untuk manajemen dan departemen terkait.

Untuk meningkatkan efisiensi pertukaran data antara departemen individu, cabang dan kantor pusat.

Pastikan keamanan lengkap dan integritas data di semua tahap pemrosesan informasi.

Otomatisasi jauh lebih efektif bila digunakan secara terintegrasi. Otomatisasi parsial dari tempat kerja atau fungsi individu hanya dapat memecahkan masalah "pembakaran" berikutnya. Namun, pada saat yang sama, efek negatif muncul: intensitas tenaga kerja dan biaya personel tidak berkurang, dan terkadang bahkan meningkat; inkonsistensi dalam pekerjaan departemen tidak dihilangkan.

Jadi, untuk keberhasilan penerapan sistem manajemen perusahaan, perlu:

Saat memilih sebuah sistem, tidak didasarkan pada kehadirannya di pasar, tetapi pada bagaimana sistem itu sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan;

Mulailah implementasi dengan manajer proyek yang kuat dan rencana proyek yang telah dipikirkan dengan matang;

Meninjau metode melakukan kegiatan bisnis perusahaan sebelum memilih sistem;

Berkomunikasi secara teratur dengan karyawan, berusaha untuk melibatkan mereka dalam penerapan sistem dan untuk memungkinkan mereka memastikan bahwa kebutuhan mereka diperhitungkan;

Lacak kemajuan proyek, periksa tonggak dan tenggat waktu yang diuraikan untuk menyelesaikan tugas;

Tetapkan tenggat waktu yang realistis dan buat anggaran yang diremehkan;

Untuk membawa tingkat pelatihan karyawan departemen sistem informasi sesuai dengan persyaratan baru;

Percayakan pelaksanaan proyek kepada seseorang yang mengetahui aktivitas perusahaan Anda dari dalam.

Rencana implementasi tipikal dikembangkan oleh Oliver Wight, tetapi pengalaman menunjukkan bahwa hampir semua perusahaan mengikuti strategi ini sampai batas tertentu.

Rencana ini terdiri dari langkah-langkah berikut:

1. Pemeriksaan pendahuluan dan penilaian keadaan perusahaan;

2. Pelatihan ulang pendahuluan;

3. Kerangka acuan (analisis masalah membangun sistem);

4. Studi kelayakan (analisis biaya-manfaat);

5. Organisasi proyek (penunjukan orang yang bertanggung jawab, komposisi komite);

6. Pengembangan tujuan (apa yang kita harapkan dari proyek);

7. Kerangka acuan untuk pengendalian proses;

8. Pelatihan ulang awal (retraining karyawan);

9. Perencanaan dan pengelolaan tingkat atas;

10. Manajemen data;

11. Implementasi simultan berbagai teknologi organisasi dan manajemen;

12. Perangkat Lunak;

13. Contoh yang berpengalaman;

14. Mendapatkan hasil;

15. Analisis keadaan saat ini;

16. Pelatihan ulang terus menerus.

Teknologi informasi, dengan segala sifatnya yang revolusioner, tidak meniadakan proses produksi, tidak menghilangkan pesaing, dan tidak merampas hak seseorang untuk mengambil keputusan. Objek manajemen - perusahaan tidak berhenti ada, bahkan jika telah menjadi virtual, lingkungan eksternal terus ada, dan bahkan meningkat, kebutuhan untuk menemukan solusi untuk masalah semi-terstruktur tetap ada. Sebaliknya, kita dapat berbicara tentang intensifikasi semua proses di era informasi. Perangkat dalam manajemen perusahaan telah berubah, tetapi telah banyak berubah sehingga memengaruhi semua proses yang terkait dengan manajer: perencanaan, organisasi, kepemimpinan, dan pengendalian.

Daftar sumber:

1. Baranovskaya T. P. dkk Sistem informasi dan teknologi di bidang ekonomi Penerbit: Keuangan dan statistik, 416 halaman, 2003

2. Baronov V.P., Titovsky I.L., artikel "Metode untuk membangun sistem kontrol"

3. Bozhko VP Teknologi informasi dalam statistik Rumah penerbitan: Finstatinform, KnoRus, 144 halaman, 2002.

4. Verevchenko AP, dkk Sumber informasi untuk pengambilan keputusan Penerbit: Delovaya Kniga, Academic project; 560 halaman, 2002

5. Volokitin AV, dkk Sarana informatisasi organisasi negara dan perusahaan komersial. Buku referensi Rumah penerbitan: FIORD-INFO 272 halaman, 2002

6. Gaskarov D. V. Sistem informasi cerdas Rumah penerbitan: Sekolah tinggi, 432 halaman, 2003

7. Gerasimova L.N. Dukungan informasi pemasaran Rumah penerbitan: Pemasaran, 120 halaman, 2004

8. Godin VV, Korneev IK Dukungan informasi dari kegiatan manajemen Rumah penerbitan: Sekolah Tinggi, Mastership; 240 halaman, 2001

9. Greenberg A. S., King I. A. Manajemen informasi Penerbit: Unity-Dana; 416 hal., 2003

10. Grinberg AS, Shestakov VM Teknologi informasi untuk pemodelan proses manajemen ekonomi Penerbit: Unity-Dana; 400 hal., 2003

11. Dushin VK Landasan teoretis proses dan sistem informasi Rumah penerbitan: Dashkov and Co, 250 halaman, 2002

12. Kalyanov GN Consulting: dari strategi bisnis ke informasi perusahaan dan sistem manajemen Rumah penerbitan: Hotline - Telecom 208 halaman, 2004

13. Karabutov NN Teknologi informasi di bidang ekonomi Rumah penerbitan: Ekonomi; 208 hal., 2003

14. Kogalovsky MR Teknologi canggih sistem informasi Penerbit: DMK Press, IT Co.; 288 hal., 2003

15. Kolesnikov SI, artikel “Tentang evaluasi efektivitas penerapan dan penggunaan sistem ERP”

16. Lipaev VV Perancangan sistem perangkat lunak yang kompleks untuk sistem informasi Penerbit: Sinteg; 268 hal., 2002

17. Aliran dokumen perusahaan Michael J. D. Sutton. Prinsip, teknologi, metodologi implementasi

18. Penerbit: Micro, Azbuka, 446 halaman, 2002

19. Maklakov S. V. Pemodelan proses bisnis Rumah penerbitan: Dialogue - MEPHI, 240 halaman, 2003

20. Menyaev MF Teknologi manajemen informasi. Buku 3. Sistem manajemen organisasi, 464 halaman, 2003

21. Patrushina SM Sistem informasi dalam perekonomian. Penerbit: Bisnis, 352 halaman, 2004

22. Prokusheva A. P., Lipatnikova T. F., Kolesnikova N. A. Teknologi informasi dalam kegiatan komersial Penerbit: Pemasaran, 192 halaman, 2001

23. Rodionov II, dkk Pasar layanan informasi dan produk Penerbit: MK-Berkala 552 halaman, 2002

24. Sar Ermako Jonii, artikel "Menjadi ERP atau tidak?"

25. Sinyuk V.G., Shevyrev A.V. Penggunaan teknologi informasi dan analitis dalam pengambilan keputusan manajemen Penerbit: DMK Press; 160 hal., 2003

26. Skripkin KG Efisiensi ekonomi sistem informasi Penerbit: DMK Press; 256 halaman, 2002

27. Strelets I. A. Ekonomi baru dan teknologi informasi Rumah penerbitan: Ujian, 256 halaman, 2003

28. Utkin VB, Baldin KV Sistem informasi di bidang ekonomi Rumah penerbitan: Keuangan dan statistik, 288 halaman, 2004

29. Khoroshilov A. V., S. N. Seletkov Sumber informasi dunia Penerbit: Peter; 176 halaman, 2004

30. Teknologi Informasi Shafrin. Bagian 2 Penerbit: Binom. Laboratorium pengetahuan; 320 halaman, 2002

31. Eriksen T. Kh. Tirani saat ini. Waktu di Era Informasi Penerbit: Ves Mir, 208 pp., 2003

Bahan bekas dari situs:

32. www.altrc.ru

33. www.bankreferatov.ru

34. www.economics.ru

35.www.erp-people.com

39.www.parus.ru

Pengantar.

Bab 1. Teknologi informasi dan sistem informasi dalam manajemen.

1.1. Klasifikasi teknologi dan sistem informasi.

1.2. Hubungan organisasi dan sistem informasi.

1.3. Jenis sistem informasi dalam organisasi.

1.4. Penggunaan sistem informasi dalam manajemen.

1.5. Teknologi informasi dan bentuk organisasi baru perusahaan.

Bab 2. Sistem manajemen terpadu perusahaan industri di Rusia.

2.1 Blok struktural IMS dan fungsinya.

2.2 Sistem manajemen terintegrasi sebagai alat manajemen perusahaan.

2.3 Prinsip membangun sistem manajemen perusahaan yang terintegrasi.

2.4 Tahapan penerapan sistem manajemen terpadu.

Bab 3. Hasil implementasi sistem informasi baru.

3.1 Strategi dan misi perusahaan.

3.2 Dukungan teknologi perusahaan.

3.3 Kerangka acuan.

3.4 Jenis data keluar.

3.5 Efektivitas implementasi, penilaian umum.

3.6 Proyeksi efek ekonomi.

Kesimpulan.

Bibliografi.

Pengantar.

Transisi ke hubungan pasar dalam ekonomi dan kemajuan ilmiah dan teknologi telah sangat mempercepat laju implementasi pencapaian terbaru di bidang informatisasi di semua bidang kehidupan sosial-ekonomi masyarakat Rusia. Istilah "informatisasi" pertama kali muncul ketika membuat informasi multi-terminal lokal dan sistem komputasi dan jaringan antrian.

Ada banyak definisi dari istilah ini, misalnya:

Teknologi informasi adalah seperangkat metode dan sarana untuk pelaksanaan operasi pengumpulan, pendaftaran, transfer, pengumpulan, pencarian, pemrosesan, dan perlindungan informasi, yang diatur secara sistematis untuk memecahkan masalah manajemen, berdasarkan penggunaan perangkat lunak yang dikembangkan, teknologi komputer yang digunakan, dan komunikasi, serta metode dimana informasi ditawarkan kepada klien.

Ada hubungan antara teknologi informasi dan manajemen. Seorang manajer harus membuat keputusan sepanjang waktu dalam kondisi ketidakpastian yang besar: inflasi, perubahan nilai tukar, perubahan pajak dan kondisi hukum kerja, dan pesaing tidak tertidur. Komputer dapat dengan cepat dan akurat menghitung pilihan dan dengan demikian memberikan jawaban untuk semua jenis pertanyaan jenis ini. Ini mungkin salah satu keuntungan utama komputer dibandingkan seseorang.

Teknologi informasi memiliki sifat-sifat berikut yang berguna bagi seorang manajer-ekonom:

Membantu menjembatani kesenjangan antara ekonomi dan matematika;

Apakah pembawa metode modern yang paling efektif untuk memecahkan masalah ekonomi;

Mempromosikan harmonisasi prosedur ekonomi dengan persyaratan internasional;

Mereka terhubung ke ruang informasi tunggal - ekonomi dan pendidikan.

Pentingnya teknologi komputer adalah memungkinkan untuk mengoptimalkan dan merasionalisasi fungsi manajemen melalui penggunaan cara baru untuk mengumpulkan, mentransfer, dan mengubah informasi.

Reformasi metode pengelolaan objek ekonomi tidak hanya memerlukan restrukturisasi organisasi proses otomatisasi kegiatan manajemen, tetapi juga penyebaran bentuk-bentuk baru implementasi kegiatan ini. Tujuan dari pekerjaan ini adalah untuk menyelidiki efektivitas pengenalan sistem informasi baru, untuk mempertimbangkan hasil penggunaannya.

Bab 1. Teknologi informasi dan sistem informasi dalam manajemen.

1.1. Klasifikasi teknologi dan sistem informasi.

Teknologi informasi sekarang dapat diklasifikasikan menurut sejumlah karakteristik, khususnya: metode implementasi dalam sistem informasi, tingkat cakupan tugas kontrol, kelas operasi teknologi yang diterapkan, jenis antarmuka pengguna, opsi untuk menggunakan. jaringan komputer yang dilayani oleh area subjek.

Pertimbangkan hubungan antara sistem informasi dan teknologi informasi.

Manajemen adalah fungsi yang paling penting, yang tanpanya aktivitas tujuan dari setiap sistem sosial-ekonomi, organisasi dan produksi (perusahaan, organisasi, wilayah) tidak dapat dibayangkan.

Sistem yang mengimplementasikan fungsi kontrol disebut sistem kontrol. Fungsi terpenting yang diterapkan oleh sistem ini adalah peramalan, perencanaan, akuntansi, analisis, kontrol, dan regulasi.

Manajemen dikaitkan dengan pertukaran informasi antara komponen sistem, serta sistem dengan lingkungan. Dalam proses manajemen, informasi diperoleh tentang keadaan sistem pada setiap saat, tentang pencapaian (atau tidak pencapaian) tujuan tertentu untuk mempengaruhi sistem dan memastikan pelaksanaan keputusan manajemen.

Dengan demikian, setiap sistem manajemen objek ekonomi sesuai dengan sistem informasinya sendiri, yang disebut sistem informasi ekonomi.

Sistem informasi ekonomi adalah seperangkat arus internal dan eksternal komunikasi informasi langsung dan umpan balik dari objek ekonomi, metode, sarana, spesialis yang terlibat dalam proses pemrosesan informasi dan pengembangan keputusan manajemen.

Tabel 1. Klasifikasi teknologi informasi.

TEKNOLOGI INFORMASI	Dengan cara implementasi di IS	Tradisional
	Dengan cara implementasi di IS	Teknologi informasi baru
	Dengan tingkat cakupan tugas manajemen	Pemrosesan data elektronik
		Otomatisasi fungsi kontrol
		Pendukung keputusan
		Kantor elektronik
		Dukungan ahli
	Menurut kelas operasi teknologi yang diimplementasikan	Bekerja dengan editor teks
		Bekerja dengan prosesor meja
		Bekerja dengan DBMS
		Bekerja dengan objek grafis
		Sistem multimedia
		Sistem hiperteks
	Menurut jenis antarmuka pengguna	Batch
		percakapan

	Omong-omong jaringan dibangun	Lokal
		bertingkat
		Didistribusikan
	Berdasarkan bidang subjek yang dilayani	Akuntansi
		Kegiatan perbankan
		Aktivitas pajak
		Kegiatan asuransi

Manajemen proyek

Saya memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam implementasi dan pemeliharaan sistem informasi selanjutnya di berbagai perusahaan. Pengalaman itu, dalam banyak kasus, berhasil - tetapi di sini saya ingin berbicara, pertama-tama, tentang alasan yang menyebabkan kegagalan dalam hal ini, untuk memperingatkan Anda terhadap kemungkinan kesalahan. Maksud saya metode penyematan saya sendiri, yang telah saya gunakan berkali-kali dan yang membantu menghindari sebagian besar dari mereka.

Alasan pertama dan terpenting untuk kegagalan: salah menetapkan tujuan untuk sistem informasi.

Ini adalah salah satu pertanyaan utama untuk setiap proyek secara umum. Pelanggan sering memilih tujuan yang tidak ada hubungannya dengan sistem informasi, atau hanya sedikit bergantung padanya. Contoh: meningkatkan penjualan, mengambil pangsa pasar yang lebih besar, menciptakan budaya manajemen perusahaan yang berbeda, dll. Tetapi jika sebuah perusahaan menghasilkan suatu produk, permintaan akan turun - bagaimana sistem informasi dapat membantu di sini? Departemen pemasaran harus memecahkan masalah di sini. Jika budaya perusahaan perlu diubah, itu adalah masalah SDM dan CEO. Beberapa, bagaimanapun, memiliki secercah harapan bahwa itu bernilai memberikan uang untuk sistem informasi - dan masalah yang terkait dengan organisasi bisnis akan diselesaikan dengan sendirinya. Janji para penjual yang menjual sistem mahal buatan luar negeri, yang telah berulang kali diuji dan dibangun di atas "praktik bisnis terbaik dunia", hanya memperkuat keyakinan ini. Namun pada kenyataannya, perusahaan dengan gaya manajemen yang tidak efektif akan tetap tidak efektif, hanya dengan sistem informasi. Jika permintaan untuk produk Anda turun, itu juga tidak akan berubah. Benar, sistem informasi akan memungkinkan Anda menghitung kerugian dengan cepat dan akurat, termasuk dari implementasinya.

Tujuan yang ditetapkan dengan benar untuk memperkenalkan sistem informasi adalah kunci keberhasilan implementasi ini. Tujuan yang terkait dengan pemrosesan informasi adalah benar: penyimpanan, pengambilan data, tugas yang terkait dengan perhitungan, pengelompokan, analisis. Saat menerapkan sistem, semua ini membutuhkan lebih sedikit waktu. Ingat, bagaimanapun, bahwa mempercepat proses yang gagal akan menyebabkan hasil yang lebih tidak menguntungkan bagi perusahaan daripada tanpa sistem.

Berikut adalah salah satu kasus terbaru dalam negosiasi dengan pelanggan. Pelanggan ingin mengubah sistem konfigurasi produk, berharap ini akan merampingkan produksi. Menurutnya, sistem baru seharusnya hanya menyediakan pilihan produk yang tersedia secara terbatas. Maka akan lebih mudah untuk produksi dan departemen persetujuan untuk bekerja, serangkaian solusi standar akan muncul. Pelanggan, bagaimanapun, sudah memiliki konfigurator. Pertanyaan segera muncul: mengapa berubah? Jawabannya luar biasa: konfigurator yang berbeda akan "membuat kita bekerja dengan benar", membuat dokumentasi produk yang diperlukan, mengubah pola pemrosesan pesanan, dan menyesuaikan budaya bekerja dengan pelanggan. Ternyata para manajer memahami apa masalahnya, tetapi mereka mengakui ketidakberdayaan mereka sendiri untuk mengubah situasi dan mengalihkan kesulitan reorganisasi proses bisnis ke departemen yang tidak bertanggung jawab untuk itu. Sebagai aturan, proyek semacam itu berakhir dengan kegagalan atau tertunda selama bertahun-tahun.

Bahkan jika kita berasumsi bahwa spesialis informasi tahu bagaimana mengubah proses bisnis (dengan logika kita memiliki perintah), mereka masih tidak memiliki sumber daya administratif yang diperlukan, dan hasil yang diharapkan, pertama-tama, tidak bergantung pada perangkat lunak. Akibat dan penyebabnya jelas dibingungkan di sini. Katakanlah ada perusahaan A dengan sistem informasi ABC. Perusahaan bekerja secara stabil, tidak ada pekerjaan yang terburu-buru, kebingungan, pesanan dipenuhi tepat waktu, ada aktivitas sistematis dari mekanisme yang diminyaki dengan baik. Dapat disimpulkan bahwa semuanya baik-baik saja berkat sistem ABC, tetapi ini 100% salah. Kehadiran sistem ABC di perusahaan A, tentu saja, berkontribusi pada bisnis, tetapi bukan kuncinya. Jika manajemen perusahaan B tertentu memutuskan untuk menerapkan sistem ABC dengan harapan bahwa setelah penerapannya, perusahaan B juga akan bekerja dengan cara yang sama seperti A, dia akan terkejut. Uang akan dihabiskan, tetapi efek yang diharapkan tidak akan datang. cara kerja di perusahaan B tidak akan berubah.

Tujuan yang efektif

Sekali lagi, tujuan yang saya anggap efektif saat memperkenalkan sistem informasi adalah terkait dengan percepatan proses bisnis yang ada atau pembuatan yang baru untuk pemrosesan data. Anda tidak boleh mengalihkan tugas departemen lain ke sistem informasi, terutama tanpa hak untuk memengaruhi proses ini.

Penerapan sistem informasi memungkinkan Anda untuk meluncurkan proses bisnis yang sebelumnya tidak memiliki hak untuk eksis karena tenggat waktu yang tidak dapat diterima. Selain itu, saya percaya bahwa peluncuran proses bisnis baru - kondisi yang diperlukan untuk keberhasilan implementasi sistem. Jelas, jika sebelumnya kita menggunakan file untuk melakukan pekerjaan, dan sekarang kita memiliki mesin, ini akan menjadi proses yang berbeda. Jika perencanaan tidak dibuat dengan baik, mesin, karena produktivitasnya, akan membawa kerugian yang lebih besar bagi perusahaan.

Jadi, kami telah memutuskan tujuannya, sekarang tinggal menyusun kerangka acuan dengan benar.

tugas teknis

Ini merupakan komponen terpenting kedua keberhasilan dalam implementasi suatu sistem informasi. Izinkan saya mengingatkan Anda bahwa tujuan yang efektif adalah mempercepat proses bisnis yang mungkin belum ada. Pelanggan hanya mengerti secara umum apa yang dia butuhkan. Ini dianggap sebagai pilihan yang baik untuk menyusun TK multi-halaman terperinci yang sudah pada tahap pertama pekerjaan. Ini bekerja terutama untuk kontraktor. Pelanggan menandatangani semuanya, tidak sepenuhnya memahami apa yang akan dilakukan pelaku. Sedangkan untuk setiap field atau form baru yang tidak tercatat di TK, pelaku akan dengan mudah meminta lebih banyak uang kepada pelanggan. Akibatnya, pelanggan akan menerima proses dengan data yang tidak lengkap atau berlebihan, meskipun secara formal kontrak dijalankan sesuai dengan persyaratan. Pelanggan tidak akan senang dan tidak akan menghubungi kontraktor ini untuk kedua kalinya.

Ternyata bukan pelanggan yang menandatangani spesifikasi teknis yang tidak sesuai, tetapi kontraktor mengembangkan dan mengusulkan sesuatu yang sama sekali berbeda - dia tidak menebak apa yang diimpikan oleh pelanggan. Apakah Anda memperhatikan paradoksnya? Kontraktor menulis spesifikasi teknis untuk dirinya sendiri, tetapi pada saat yang sama ia harus menebak apa yang sebenarnya diinginkan pelanggan. Pada prinsipnya, itu mungkin (untuk peserta acara "Battle of Psychics"), tetapi tidak mungkin. Saya memiliki pengalaman dalam membuat spesifikasi teknis terperinci, yang pada tahap implementasi mengalami sekitar 30% perubahan. Sebuah cerita umum: dalam proses mengerjakan sebuah proyek, pelanggan memiliki ide-ide baru, mereka harus diperhitungkan, meninggalkan solusi sebelumnya. Oleh karena itu, saya bukan pendukung TK yang sangat detail. Mereka membutuhkan banyak waktu, dan sebagai hasilnya, mereka akan disesuaikan pada tahap operasi uji coba dan implementasi. Jika Anda tidak melakukan penyesuaian, Anda dapat merusak hubungan dengan pelanggan. Ketika Anda mencoba merujuk ke TK terperinci sebagai tanggapan, Anda akan mendengar - "Yah, Anda adalah spesialis, Anda seharusnya sudah mengetahui segalanya sebelumnya."

Saya percaya bahwa TOR seharusnya hanya mencerminkan blok pekerjaan umum dengan deskripsi hasil yang diharapkan. Biarkan secara akurat menggambarkan apa yang diinginkan pelanggan dan apa yang harus dilakukan kontraktor. Koreksi spesifikasi teknis tidak dapat dihindari karena fakta bahwa ketika instrumen baru muncul di pelanggan perlu proses bisnis baru akan muncul. Upaya untuk mempertahankan proses bisnis lama akan menyebabkan kegagalan proyek. Tentu saja, tidak semua yang lama dikesampingkan sepenuhnya, itu disesuaikan dengan peningkatan kemampuan perusahaan dengan adanya sistem informasi. Maksimum di mana TK harus berhenti adalah daftar dokumen untuk diproses oleh sistem dengan sampelnya. Dengan demikian, TK yang disiapkan tidak akan berubah dari segi persyaratan umum, malah akan disempurnakan selama proses pelaksanaan, hingga ke bidang dan proses tertentu. Dalam hal ini, pemain dalam hal apa pun mengetahui jumlah pekerjaan yang diharapkan. Untuk proyek yang sukses, diperlukan 1-2 iterasi: sejumlah pekerjaan dilaksanakan, dan berdasarkan hasil, pelanggan menyetujui koreksi dengan kontraktor. Waktu yang dapat dihabiskan untuk merinci spesifikasi teknis yang berlebihan jauh lebih efisien digunakan untuk penyesuaian berulang dari sistem sesuai dengan hasil operasi uji.

Ada opsi lain untuk menyusun spesifikasi teknis: itu menyatakan tujuan akhir pelanggan. Dan di sini Anda dapat segera melihat kontradiksi dengan tes tertulis sebelumnya. Ini adalah kasus menyusun proyek di mana sistem informasi hanya bagian. Saya memiliki pengalaman dalam menerapkan sistem manajemen terpadu untuk perusahaan, di mana jumlah pokok per kontak dibayarkan jika pelanggan menerima peningkatan omset dua kali lipat. Pertanyaannya, bagaimana? Jawabannya sederhana: tujuan pelanggan adalah otomatisasi dan optimalisasi penggalian proses bisnis, percepatan proses bekerja dengan klien, akuntansi biaya kontrak yang akurat, perhitungan bonus yang akurat untuk manajer yang terlibat dalam kontrak, perencanaan keuangan. Berdasarkan fakta bahwa semua tugas ini tidak diselesaikan, saya menandatangani kontrak. Sayangnya, tidak mungkin mencapai 100% peningkatan omset pelanggan dalam 1 tahun, tetapi 83% juga bagus. Remunerasi saya dibayar secara pro rata.

Dokumen penting berikutnya untuk keberhasilan penyelesaian pekerjaan adalah jadwal kerja.

Jadwal kerja

Jadwal - dokumen yang berisi rencana kerja tertentu, yang menggambarkan tindakan yang harus dilakukan sebagai pelanggan dan pelaksana... Jadwal diperlukan untuk pengendalian operasional atas pekerjaan kedua belah pihak. Sebagai aturan, ini mencantumkan semua sistem dan subsistem dengan proses, dokumen, laporannya yang akan dikembangkan dan diimplementasikan. Misalnya: tindakan pelanggan terkait dengan organisasi tempat kerja, peletakan komunikasi, pelatihan personel, dll. Pada setiap titik jadwal, harga dan durasi dapat ditetapkan, ini memungkinkan untuk membuat kesepakatan bersama antara kontraktor dan pelanggan. Pekerjaan, tentu saja, dapat dilanjutkan secara paralel. Adalah baik untuk menggunakan bagan Gantt atau yang serupa, tetapi tidak perlu.

Sistem memulai

Start-up sistem didahului dengan pengujian sistem oleh pelaksana menggunakan contoh pelanggan. Setelah menerima hasil positif pekerjaan dimulai pada implementasi nyata dan peluncuran sistem. Jika operasi uji coba dilakukan hanya pada contoh eksperimental tanpa partisipasi pemain biasa dari pelanggan, tanpa menggunakan tugas nyata, itu tidak akan mencapai tujuan yang ditetapkan. Tujuannya adalah untuk mengumpulkan komentar yang perlu dihilangkan untuk transfer ke operasi industri. Akan lebih tepat untuk menyebut tahap ini sebagai pengujian yang diperluas dengan melibatkan para pelaku pelanggan. Operasi uji coba nyata dimulai setelah penerapan sistem dengan partisipasi setidaknya 50-70% pekerjaan.

Staf dilatih, instruksi singkat dibuat untuk pengguna. Tahap ini dapat berlangsung dari beberapa menit hingga beberapa minggu. Metode bekerja dengan baik pemrograman ekstrim ketika komentar yang diterima dari karyawan kontraktor segera dihilangkan oleh pengembang pelanggan yang memenuhi syarat, lebih disukai di situs pelanggan. Dengan demikian, dalam satu, maksimal dua minggu, Anda dapat menyelesaikan sebagian besar masalah yang terkait dengan peluncuran dan adaptasi sistem. Tanpa peluncuran skala besar dengan persyaratan ketat dari manajemen pelanggan, commissioning dapat ditunda selama berbulan-bulan. Jika tidak ada persyaratan ketat dari pimpinan, orang akan bekerja dengan cara lama. Dengan inovasi apa pun, orang hanya akan memiliki perasaan bahwa seseorang mengganggu kehidupan mereka.

Setelah tahap operasi uji coba, yang industri segera menyusul. Perbedaan di antara mereka hanya dalam jumlah komentar yang harus dihilangkan, dan dengan tidak adanya masalah kritis, di mana operasi menjadi tidak mungkin.

Hasilnya, kami mendapatkan tahapan peluncuran dan implementasi sistem berikut:

Pengujian dengan keterlibatan karyawan pelanggan pada contoh nyata;
Operasi percobaan dengan penghapusan segera masalah yang muncul;
Eksploitasi industri.

Metode ini telah saya uji berkali-kali di perusahaan dengan berbagai ukuran. Karyawan perusahaan pelanggan pada beberapa saat mengalami ketidaknyamanan, begitu juga dengan karyawan kontraktor. Tetapi, untungnya, ketidaknyamanan ini dengan cepat memudar, dan perusahaan melakukan pekerjaan sistematis dengan pendekatan konstruktif untuk memecahkan masalah yang muncul.

SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN

Struktur sistem informasi perusahaan

Setiap perusahaan membutuhkan informasi untuk menganalisis masalah yang muncul, membuat keputusan, mengendalikan operasi, membuat produk atau layanan baru.

Informasi dipahami sebagai data yang bermakna dan diproses yang digunakan untuk memecahkan masalah manajemen. Data mencerminkan peristiwa yang terjadi baik di dalam maupun di luar organisasi.

Sistem informasi perusahaan dapat disebut sistem yang menunjukkan titik masuk dan keluar informasi, arah alirannya dan hubungan di antara mereka.

Diagram sederhana dari sistem informasi perusahaan ditunjukkan pada Gambar 1.1. ...

Seperti dapat dilihat bahkan dari diagram yang disederhanakan ini, jumlah arus informasi secara nyata lebih besar daripada jumlah jalur pergerakan barang. Dalam perekonomian saat ini, pemrosesan dan pertukaran informasi dapat lebih menguntungkan daripada perpindahan barang dari penjual ke pembeli. Nilai perusahaan semakin ditentukan bukan oleh aset berwujud (gedung, peralatan), tetapi oleh aset tidak berwujud seperti orang, ide, teknologi, serta strategi menggabungkan dan menggunakan sumber daya informasi utama perusahaan.

Bagian penting dari arus informasi ini terdiri dari prosedur yang dapat dengan mudah diotomatisasi, yang membuka kemungkinan luas untuk penggunaan teknologi modern untuk transmisi dan pemrosesan informasi.

Industri teknologi informasi (TI) berkaitan dengan pembuatan, pengembangan, dan pengoperasian sistem informasi.

Gambar 1.1. Diagram sistem informasi perusahaan

SISTEM KONTROL OTOMATIS DI PERUSAHAAN

Teknologi untuk membangun jaringan perusahaan virtual yang aman

Dasar dari ruang informasi terpadu (UIS) dari perusahaan virtual adalah seperangkat jaringan organisasi anggotanya dan jaringan terbuka - Internet. Dengan demikian, perlu untuk memastikan:

Perlindungan jaringan dalam organisasi;

Kontrol akses ke jaringan internal organisasi dari jaringan terbuka;

Kontrol akses dari jaringan internal ke jaringan terbuka;

Menyediakan komunikasi yang aman antara jaringan internal organisasi melalui jaringan terbuka.

Untuk melindungi terhadap akses tidak sah (NSD) ke data dalam jaringan lokal organisasi dan komputer terpisah perangkat lunak dan perangkat keras khusus digunakan untuk mengontrol akses ke data berdasarkan otoritas pengguna.

Kumpulan fungsi dasar dari kompleks sarana perlindungan terhadap gangguan meliputi:

Identifikasi dan otentikasi (verifikasi identitas pengidentifikasi yang disajikan ke subjek akses) pengguna di awal sesi kerja;

Menyediakan akses ke data dan kemampuan untuk meluncurkan program sesuai dengan daftar wewenang dan izin yang diberikan;

Kontrol integritas perangkat lunak dan data yang digunakan;

Pencatatan tindakan yang dilakukan.

Beberapa fungsi di atas dilakukan oleh beberapa sistem operasi komputer modern, tetapi fungsi-fungsi ini mungkin tidak ada, dalam hal ini, sarana tambahan harus disediakan.

Identifikasi dan otentikasi pengguna dapat dilakukan dengan memasukkan nama dan kata sandi, menggunakan kartu pintar (smart plastic card) dan sarana membaca data dari kartu yang terhubung ke komputer, token khusus yang menyimpan kode unik, dll. Dalam aplikasi yang sangat kritis, sarana identifikasi digunakan berdasarkan pengenalan karakteristik fisik dari subjek akses (suara, sidik jari, iris, dll.).

MASALAH IMPLEMENTASI

CALS-TECHNOLOGIES

Fitur implementasi CALS

Proses perencanaan yang menjadi dasar keberhasilan implementasi CALS meliputi:

Pengembangan konsep implementasi CALS sebagai bagian integral dari strategi bisnis;

Penetapan biaya dan dampak ekonomi pelaksanaan;

Perencanaan dan implementasi teknologi CALS.

Urutan pekerjaan ketika memperkenalkan CALS dan skema di mana reformasi proses bisnis, struktur organisasi dan infrastruktur informasi akan dibahas:

Penetapan tugas yang dihadapi perusahaan;

Pengumpulan data awal;

Perbaikan;

Penentuan dampak ekonomi;

Penerapan.

Pengembangan konsep implementasi CALS sebagai bagian integral dari strategi bisnis.

ALS mencakup dan menyatukan berbagai cara, alat, dan metode yang digunakan untuk meningkatkan, mendukung, dan memastikan kegiatan ekonomi perusahaan. Pengenalan CALS ke dalam struktur organisasi perusahaan harus dianggap sebagai bagian dari keseluruhan strategi kegiatan ekonomi. Implementasi CALS tidak dapat dianggap bersih masalah teknis, hanya mempengaruhi spesialis teknologi informasi, tetapi orang harus melanjutkan dari kebutuhan ekonomi dan sifat kegiatan perusahaan, dengan mempertimbangkan bidang utama kegiatan, kebutuhan pelanggan dan pemasok.

Elemen CALS harus digunakan terutama jika manajemen informasi dan komunikasi yang efektif diperlukan untuk mengatasi masalah bisnis utama, seperti pengurangan waktu tunggu, biaya pengembangan, atau kebutuhan untuk mematuhi metode kerja pelanggan utama.

Setelah Anda mengidentifikasi bagaimana penerapan prinsip CALS dapat digunakan untuk meningkatkan bisnis Anda, Anda harus mengembangkan dan mempublikasikan visi untuk penerapan CALS di organisasi Anda. Konsep ini harus memperjelas insentif dan perspektif implementasi dalam kaitannya dengan program strategis keseluruhan perusahaan. Setiap investasi modal di CALS perlu dibenarkan dan dibandingkan dengan pengembalian yang dihasilkan dari kegiatan peningkatan bisnis lainnya.

Penentuan biaya dan manfaat ekonomi.

Membandingkan manfaat potensial dari implementasi CALS dengan biaya pada skala implementasi yang berbeda adalah proses berulang, di mana pada awalnya hanya garis besar biaya yang dimaksudkan dan kemungkinan manfaat yang ditentukan, yang kemudian disempurnakan seiring berjalannya implementasi.

Dalam beberapa kasus, pembenaran untuk proyek implementasi akan sangat jelas dan jelas, misalnya, ketika perusahaan beroperasi di pasar di mana penggunaan teknologi CALS merupakan prasyarat untuk berpartisipasi dalam tender untuk jenis pekerjaan tertentu. Di negara-negara industri, di beberapa industri, misalnya, dirgantara dan otomotif, dll., Dalam waktu dekat, penggunaan deskripsi produk elektronik standar dan pertukaran data elektronik akan menjadi begitu luas sehingga wajib bagi semua peserta dalam rantai logistik. Kurangnya kesempatan seperti itu untuk suatu perusahaan dapat menyebabkan pengecualian otomatis dari daftar peserta.

Dalam kasus lain, Anda perlu memastikan bahwa manfaat implementasi CALS membenarkan biaya yang dikeluarkan. Dalam menilai potensi manfaat implementasi, kriteria berikut harus dianalisis.

1. Mengurangi durasi siklus produksi. Melepaskan produk ke pasar di depan pesaing akan memungkinkan perusahaan untuk mengamankan pangsa pasar yang lebih besar dan menghasilkan margin yang lebih tinggi selama periode waktu sampai pesaing meniru produk tersebut. Waktu siklus pengembangan produk yang lebih pendek dapat memungkinkan lebih banyak versi produk yang akan dirilis untuk sumber daya pengembangan yang sama. Hal yang sama dapat dikatakan jika organisasi terlibat dalam proyek. Mengurangi waktu siklus sangat penting untuk menekan biaya dengan mengurangi biaya tak terduga.

2. Mengurangi biaya. Desain produk dan proses manufaktur biasanya dilakukan dengan beberapa iterasi yang menghabiskan sumber daya, memerlukan pengerjaan ulang, membuat memo, dan meningkatkan biaya. Memberikan informasi yang benar dalam waktu yang tepat dan dalam bentuk yang tepat menggunakan teknik CALS dapat secara dramatis mengurangi biaya dan pengerjaan ulang yang tidak perlu.

3. Meningkatkan kualitas. Pelepasan produk dalam jangka waktu yang lebih singkat atau dengan biaya produksi yang lebih rendah bermanfaat jika produk memiliki kualitas yang sesuai. "Tepat pertama kali" adalah yang ideal, dan keyakinan bahwa informasi yang Anda terima lengkap dan konsisten, berkontribusi pada pelepasan produk "pertama kali".

Selain faktor material di atas, ada sejumlah manfaat tidak berwujud yang perlu dipertimbangkan, seperti kepuasan pelanggan, tingkat layanan dan dukungan yang lebih tinggi, dan manfaat yang terkait dengan memiliki gudang data produk perusahaan. Contoh keuntungan tidak berwujud seperti itu, misalnya, keyakinan bahwa informasi tentang suatu produk atau pengembangan tidak hanya di kepala beberapa karyawan, tetapi dicatat dalam database perusahaan dan tersedia untuk semua orang. Dalam jangka panjang, situasi seperti itu akan memberikan keunggulan kompetitif.

Ketika menilai manfaat pelaksanaan proyek, perlu untuk mempertimbangkan situasi dalam konteks seluruh perusahaan dan menyepakati beberapa biaya tenaga kerja dan waktu. Diperlukan, misalnya, investasi tambahan waktu dan sumber daya pada tahap desain untuk menyiapkan deskripsi produk elektronik. Namun, informasi dasar yang lebih baik akan memberikan penghematan pada tahap produksi, yang secara signifikan akan melebihi semua biaya yang dikeluarkan.

Perencanaan dan implementasi proyek CALS. Tim khusus harus dibuat untuk merencanakan, mengelola, dan mengimplementasikan proyek. Ukuran kelompok dan persyaratan anggotanya ditentukan oleh ukuran perusahaan dan skala implementasi yang diusulkan. Perencanaan yang matang adalah kunci keberhasilan implementasi. Hal ini sama pentingnya dalam perusahaan yang relatif sederhana yang berniat untuk membuat perubahan parsial dan dalam organisasi besar yang menerapkan implementasi CALS skala penuh. Rencana tersebut merupakan penghubung penting antara visi strategis reformasi dan tindakan implementasi taktis.

Untuk melaksanakan pekerjaan implementasi solusi CALS, perlu untuk menyiapkan rencana manajemen kerja proyek yang bertujuan untuk memperkenalkan inovasi pada waktu tertentu dan dengan biaya tertentu. Ini harus mencerminkan organisasi proyek, fungsi dan tanggung jawab individu dari para peserta dalam pekerjaan, serta proses yang terkait dengan klarifikasi persyaratan dan rencana proyek, dengan kontrol atas kemajuan pekerjaan, prosedur untuk membuat perubahan pada rencana dan jadwal pekerjaan pada proyek. Pengalaman menerapkan teknologi CALS menunjukkan bahwa rencana harus bertahap, perubahan harus dilakukan dalam porsi. Hindari "penutup kepala". Rencana tersebut perlu mengidentifikasi tugas-tugas prioritas yang dapat memberikan pengembalian bisnis yang cepat dan jelas dengan biaya minimal, misalnya, membuat modifikasi proses yang relatif sederhana, memperkenalkan beberapa jenis sistem demonstrasi. Rencana tersebut tidak boleh statis - itu harus diperbaiki tepat waktu, dikelola secara proaktif, "diperbarui" secara berkala ketika poinnya terpenuhi dan ketika masalah muncul. Rencana tersebut dapat disesuaikan dengan pengalaman yang diperoleh dan dengan mempertimbangkan umpan balik pada hasil implementasi. Bersikap pragmatis dan mengikuti laju perkembangan standar, teknologi, dan keadaan lain yang terkait dengan bisnis, logistik, rantai pasokan, dan rantai pasokan tertentu.

Sasaran dan sasaran yang ditetapkan dalam proyek implementasi CALS harus jelas dan dapat dipahami, spesifik, terukur, dapat dicapai, radikal, layak secara ekonomi, terjadwal tepat waktu.

Untuk keberhasilan pelaksanaan proyek, penting untuk menciptakan kondisi di mana inisiatif untuk implementasi sistem akan datang dari tingkat manajemen puncak kepala divisi organisasi. Manajemen puncak harus memahami, mendukung, dan, jika perlu, memodifikasi strategi bisnis, visi implementasi CALS yang diadopsi, dan elemen kunci dari rencana tersebut. Harus ada proses yang terkendali untuk mencapai manfaat dan hasil yang terlihat jelas. Tanggung jawab untuk mencapai manfaat dan hasil harus dirinci, mis. seseorang yang bertanggung jawab untuk setiap hasil harus ditunjuk (misalnya, direktur produksi berkomitmen pada hasil implementasi CALS untuk mencapai pengurangan 25% dalam waktu yang dihabiskan oleh desainer, dll.).

5.4. Proses reformasi

Cepat atau lambat, setiap organisasi mulai merasa perlu untuk meningkatkan proses organisasi dan teknologi yang terjadi di dalam perusahaan, dan untuk memikirkan pilihan metodologi dan alat untuk memecahkan masalah ini. Di dunia, area ini secara aktif berkembang dan disebut teknologi analisis dan rekayasa ulang bisnis - proses (teknologi, organisasi - bisnis, manajemen).

Analisis dan rekayasa ulang proses bisnis, sebagai suatu peraturan, mencakup tahapan berikut:

Mengidentifikasi kebutuhan bisnis;

Analisis proses yang ada;

Penetapan reformasi yang diperlukan;

Perencanaan reformasi;

Implementasi dari rencana yang telah digariskan.

Mengidentifikasi kebutuhan bisnis. Teknologi untuk analisis dan rekayasa ulang proses bisnis adalah sarana yang memungkinkan untuk mereformasi dan meningkatkan proses suatu perusahaan. Proses ini meliputi desain dan pengembangan, pengadaan dan logistik, proses dan proses manufaktur, serta tindak lanjut produk pasca-penjualan. Setiap kegiatan yang terkait dengan penerapan CALS harus ditentukan oleh kebutuhan nyata perusahaan. Ini dapat berupa kebutuhan internal yang muncul dalam pelaksanaan tugas strategis bersama untuk meningkatkan daya saing bisnis, atau kebutuhan eksternal yang muncul sebagai tanggapan terhadap kebutuhan pelanggan penting. Dalam kedua kasus, ada keinginan untuk menyederhanakan dan mengoptimalkan proses.

Tergantung pada kebutuhan perusahaan dalam mengoptimalkan proses bisnis, strategi kerja mungkin sebagai berikut:

Otomatisasi proses yang ada;

Penggantian proses yang ada;

Adaptasi proses yang ada dengan kekhasan sistem baru, peluang baru, infrastruktur bisnis baru;

Perbaikan yang dipilih.

Analisis proses yang ada... Untuk menilai strategi mana di atas yang terbaik, perlu dipahami dengan jelas aliran material dan informasi perusahaan. Jika reformasi yang dilaksanakan ditentukan oleh hubungan pelanggan, maka semua perhatian harus difokuskan pada masalah memastikan dan mendukung klien. Pada saat yang sama, Anda dapat memanfaatkan kesempatan ini dan memperluas cakupan reformasi ke proses lain dalam organisasi. Jika organisasi Anda memiliki kemitraan yang luas dengan perusahaan lain dan memiliki sarana untuk berinteraksi dengan banyak pelanggan dan pemasok, maka proses yang dipertimbangkan harus mencakup proses interaksi dengan pelanggan, mitra, dan pemasok. Jika dorongan utama untuk reorganisasi adalah keinginan untuk menerapkan metode “praktik modern terbaik”, maka peningkatan perusahaan bisnis skala besar diperlukan.

Untuk visualisasi struktur proses bisnis, interaksinya, model fungsional digunakan dalam bentuk yang diatur oleh standar IDEF0. Secara visual, model terlihat seperti sistem diagram hierarkis dan saling berhubungan, tetapi, pada kenyataannya, itu adalah database. Fitur yang paling penting dari metode ini adalah bahwa deskripsi dibangun di sekitar proses, dan bukan di sekitar struktur organisasi. Dari gambaran prosesnya, Anda bisa melihat siapa saja yang terlibat di dalamnya, yaitu elemen struktur organisasi apa yang terlibat, Anda bisa melihat daftar pekerjaan yang sebenarnya dilakukan oleh departemen tersebut.

Untuk mengungkap semua masalah, ada baiknya mempertimbangkan proses utama (seperti memulai bisnis baru, mengembangkan produk baru, mendukung dan menyediakan untuk pelanggan) baik dari sudut pandang manajemen, yaitu, “top-down ”, dan dari sudut pandang pelaku. Lokakarya yang memetakan dan mendokumentasikan proses spesifik yang ada dari perspektif manajemen senior dan kontraktor tertentu dapat dengan cepat menunjukkan perbedaan dalam pemahaman proses. Pada saat yang sama, masalah yang melekat pada sifat informasi dan komunikasi dan kemungkinan nyata untuk merasionalisasi proses terungkap.

Mendokumentasikan proses yang ada bersama dengan pelanggan dan mitra menunjukkan apa yang sebenarnya terjadi ketika bertukar informasi atau produk.

Setelah menetapkan apa dan bagaimana yang terjadi dalam proses yang ada, Anda harus beralih ke menemukan cara untuk meningkatkan proses, menghemat waktu, tenaga, dan sumber daya.

Inti dari analisis proses adalah mempelajari karakteristik dan komponennya, seperti:

Jumlah dan sifat hubungan antara bagian-bagian konstituen dari proses;

Biaya dan distribusinya dalam proses bisnis;

Potensi sumber daya yang digunakan (personil, peralatan, infrastruktur);

Dengan demikian, gambaran aktual dari keadaan "sebagaimana adanya" terungkap, yang dengan sendirinya merupakan hasil yang sangat penting yang diperlukan untuk membuat keputusan manajerial.

Analisis dan pemodelan proses bisnis adalah alat yang serius untuk meningkatkan efisiensi suatu perusahaan, karena:

Gagasan tentang pekerjaan suatu perusahaan sebagai implementasi dari serangkaian proses bisnis memungkinkan manajer untuk melihat dengan segar proses berfungsinya struktur bawahannya, dan karyawan biasa untuk menyadari tempat dan tanggung jawab mereka di dalamnya. ;

Model proses bisnis perusahaan berfungsi sebagai sumber informasi objektif tentang fungsi yang dilakukan dan hubungan di antara mereka;

Penggunaan karakteristik kuantitatif (biaya pelaksanaan fungsi, kinerja fungsi dan mekanisme, kapasitas fungsi dan mekanisme, faktor beban) memungkinkan untuk menilai optimalitas organisasi proses bisnis dan komponennya, untuk mengidentifikasi sumber kerugian, untuk mengontrol perubahan sistem yang sengaja diperkenalkan, untuk memastikan operasi yang optimal dari perusahaan dan interaksi karyawannya dalam memecahkan berbagai masalah.

Mengidentifikasi Reformasi yang Dibutuhkan... Berdasarkan pemahaman yang mapan tentang proses saat ini, seseorang dapat mulai menilai kemungkinan arah reformasi dan menentukan proses mana yang perlu disederhanakan, di-debug, atau dimodifikasi. Biasanya, tahap ini mengidentifikasi sejumlah tindakan yang mungkin, dan Anda harus memutuskan mana yang paling tepat untuk kasus tertentu.

Urutan logis tindakan reformasi proses harus dimulai dengan analisis kemungkinan penyederhanaan proses dan pengurangan jumlah operasi di dalamnya dengan menghilangkan operasi yang tidak membawa nilai tambah. Mengurangi jumlah operasi dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan mengurangi biaya produksi. Ketika mempertimbangkan kemungkinan perbaikan proses, perhatian khusus harus diberikan untuk mendukung dan memastikan komunikasi yang lebih dekat dari semua aktor yang terlibat dalam desain, pengembangan, produksi, dan tahap lain dari siklus hidup produk.

Ide utamanya adalah bahwa teknologi informasi tidak boleh digunakan untuk mengotomatisasi proses kompleks yang ada. Proses yang disederhanakan dapat dimigrasikan ke arsitektur yang lebih sederhana dan aplikasi "standar" dapat digunakan dengan cepat. perangkat lunak... Pada saat yang sama, penerapan teknologi untuk proses kompleks yang ada dapat menyebabkan penggunaan sistem arsitektur yang kompleks, biaya tinggi, perpanjangan waktu atau implementasi tanpa akhir.

Hasil analisis dan rekayasa ulang proses bisnis adalah:

Perbaikan struktur organisasi;

Perbaikan proses bisnis;

Membangun model arus informasi yang optimal yang diperlukan untuk menyiapkan sistem kontrol terintegrasi.

Perencanaan reformasi. Setelah menyelesaikan kegiatan yang dijelaskan di atas, perlu untuk mendokumentasikan perubahan yang disepakati dalam proses dan cara menerapkan perubahan tersebut. Hasil akhir yang diharapkan didokumentasikan dalam bentuk model proses, sering didefinisikan sebagai "seharusnya". Sangat penting bahwa proses reformasi dan perubahan diprioritaskan. Penting untuk menentukan prioritas, urutan pekerjaan untuk meningkatkan proses dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis, serta menyiapkan rencana tindakan dan tindakan yang saling terkait. Kegiatan pertama dari rencana semacam itu harus dikhususkan untuk kegiatan yang berkaitan dengan persiapan untuk memulai pekerjaan. Untuk beberapa proses, tidak mungkin untuk memperkirakan semua detail dari solusi akhir atau pilihan sebelumnya. Dalam kasus seperti itu, disarankan untuk membayangkan pelaksanaan proyek percontohan, dalam kasus lain, ketika tingkat risiko atau ketidakpastian mungkin kurang, cukup hanya menyediakan tahap pengujian dalam jadwal pelaksanaan proyek.

Semua proses baru harus didokumentasikan secara rinci, sehingga setiap rencana harus berisi pekerjaan pada pengembangan dan audit dokumentasi untuk memastikan kepatuhan dengan kontrol kualitas atau persyaratan sertifikasi, misalnya, menurut ISO 9000. Dokumentasi proses bisnis memungkinkan Anda untuk memecahkan masalah pengembangan dan sertifikasi jaminan kualitas produk sistem. Sistem mutu itu sendiri adalah seperangkat struktur organisasi, tanggung jawab, metode, proses dan sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan manajemen mutu secara keseluruhan, yang mencakup semua kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sistematis.

Secara formal, atau, seperti yang dikatakan oleh spesialis ISO 9000 sendiri, dalam arti sempit, ini mewajibkan perusahaan untuk mendokumentasikan aspek kegiatan produksi (atau kegiatan yang terkait dengan penyediaan layanan), serta untuk memastikan fungsi sebenarnya dari bisnis yang relevan. proses dalam organisasi. Model fungsional yang dikembangkan berisi semua elemen khas sistem mutu sesuai dengan seri ISO 9000: fungsi yang dilakukan, personel, dokumentasi, wewenang, dan tanggung jawab.

5.5. Perubahan personel dan organisasi

Masalah personalia dan organisasi merupakan tantangan terbesar dalam setiap program reformasi. Peningkatan proses dan teknologi harus dikombinasikan dengan organisasi yang sehat dan penggunaan sumber daya manusia yang efisien. Ciri umum organisasi yang sukses adalah bahwa para spesialis di sana bekerja secara efisien (benar) dan produktif (baik).

Analisis organisasi yang ada harus mengidentifikasi keterampilan dan kemampuan yang akan menjadi kunci setelah reorganisasi, dan personel yang memiliki keterampilan ini. Untuk melakukan ini, seseorang harus mengajukan pertanyaan seperti: “Bagaimana perusahaan akan menonjol di pasar? Keterampilan dan kemampuan profesional apa yang harus dimiliki staf untuk memastikan bahwa perusahaan menonjol di pasar? Jenis kegiatan apa yang akan dilakukan di perusahaan dalam interaksi dengan pelanggan dan mitra dan spesialis mana yang dapat melakukannya?

Ketika menganalisis organisasi yang ada, langkah penting adalah menentukan keterampilan dan kemampuan mana yang sekarang menjadi kunci, siapa yang memilikinya, bagaimana kaitannya dengan aspek-aspek kunci bisnis, keterampilan dan kemampuan profesional mana yang harus dikembangkan dan dipelihara, mana yang baru. aktivitas yang akan Anda lakukan Saat bekerja dengan mitra, subkontraktor, atau pelanggan, keterampilan dan keterampilan profesional baru apa yang diperlukan untuk menerapkan hubungan bisnis baru seperti itu?

Implementasi CALS menyediakan interaksi yang erat antara semua tim dan tim yang terkait dengan desain, produksi, dan pemeliharaan produk sepanjang siklus hidup dalam seluruh perusahaan virtual. Agar berhasil, perlu menetapkan peran, tanggung jawab, dan memahami kepentingan semua organisasi yang membentuk perusahaan virtual.

Metode kerja paralel didasarkan pada kerja tim dan pertukaran cepat hasil pekerjaan. Pergeseran tertentu dalam kesadaran masyarakat diperlukan, dan itu terjadi bahwa adalah mungkin untuk meyakinkan skeptis tentang keefektifan sistem hanya ketika mereka sendiri merasakan manfaatnya dalam praktik. Perlu dipahami bahwa mengubah budaya berpikir bisa menjadi masalah yang paling sulit dan menyakitkan yang membutuhkan banyak waktu untuk diselesaikan.

Menentukan kebutuhan internal organisasi.

Seiring dengan perluasan skala kegiatan, perlu untuk menciptakan kondisi untuk integrasi yang lebih besar dalam perusahaan. Untuk melakukan ini, perlu untuk menganalisis semua aspek perusahaan sepanjang siklus hidup produk, dari awal konsep hingga pemeliharaan purna jual dan dukungan produk, dan terkadang hingga pembuangannya.

Dalam sebuah organisasi di mana pelaksanaan proyek dibagi menjadi unit struktural, berbagai elemen produk dikembangkan sampai batas tertentu secara terpisah. Ketika mentransfer informasi dari satu bagian organisasi ke bagian lain, ada kebutuhan untuk perubahan yang signifikan, dan kadang-kadang diperlukan upaya yang sangat besar untuk menghubungkan semua elemen struktural. Struktur organisasi ini, yang disebut divisi, menyediakan pengelolaan pekerjaan unit fungsional dan personel. Namun, itu tidak memberikan sarana yang efektif untuk mengelola pelaksanaan tugas, kemajuan, anggaran, dan tenggat waktu.

Untuk alasan ini, banyak organisasi menggunakan tim multidisiplin, yang memungkinkan mereka untuk menggabungkan upaya, mengontrol pelaksanaan tugas dengan lebih baik, dan memberikan lebih banyak transparansi tentang kemajuan proyek. Tim multidisiplin termasuk pemasaran, penjualan, desainer dan konstruktor, perakit, perakit dan pemasang, pengadaan, penguji, perwakilan dukungan dan dukungan, perwakilan pemasok utama dan pelanggan yang bekerja sama dan didukung serta didukung oleh sistem CALS. ...

Menentukan kebutuhan perusahaan virtual.

Banyak organisasi modern adalah perusahaan virtual, yang mencakup berbagai departemen dan departemen, pelanggan, mitra strategis, pemasok dan subkontraktor, saluran penjualan dan distribusi, kantor yang melimpah, pekerja telekomunikasi, pertanian otonom, dll. Semuanya berpartisipasi dalam pemenuhan produksi yang ditugaskan. tugas, produk atau dalam penyediaan jasa. Untuk membuat struktur yang kompleks seperti itu bekerja, perlu untuk memahami apa yang diperlukan untuk beroperasi secara efektif dalam lingkungan seperti itu dan untuk memperluas konsep kerja tim yang efektif di luar perusahaan individu (termasuk di luar batas negara dan zona waktu di mana komunikasi elektronik dapat memberikan yang terbaik. tabungan). Ketika perpecahan geografis atau alasan lain tidak memungkinkan menempatkan semua anggota tim di satu tempat, tim "virtual" seperti itu dapat disatukan oleh satu ruang informasi dengan menyediakan penggunaan umum gudang data, sistem desain berbantuan komputer, peralatan Surel dll.

Mendefinisikan metode kerja baru. Dalam lingkungan CALS, proses dan sistem informasi yang efektif dioperasikan oleh orang-orang yang bekerja bersama dalam tim multidisiplin. Tim tersebut menyatukan upaya dan pekerjaan mereka sesuai dengan satu rencana desain dan rekayasa, kegiatan produksi dan dukungan, yang dibagi menjadi sejumlah tugas yang saling terkait dengan hasil akhir yang jelas. Hasil ini harus diberikan dengan cara standar.

Untuk tugas tertentu kelompok kerja menerima sumber daya yang diperlukan dari semua departemen (baik internal maupun eksternal), secara mandiri merencanakan pekerjaan dan memantau pelaksanaannya. Pemimpin tim secara pribadi bertanggung jawab untuk memecahkan masalah dan bertindak sebagai manajer proyek mini. Cara kerja ini meningkatkan pentingnya tanggung jawab pribadi, pengorganisasian diri dan meningkatkan tuntutan pada perencanaan dan pengelolaan sumber daya.

5.6. Meningkatkan infrastruktur informasi perusahaan

Akan tidak praktis untuk mengubah semua sistem yang sebelumnya digunakan di perusahaan saat menerapkan CALS. Konsep CALS tidak memerlukan revolusi sama sekali - buang semua sistem dan mulai dari awal. Penekanan utama adalah menciptakan struktur informasi seperti itu, di mana sistem yang ada digabungkan dan diintegrasikan, dan, jika perlu, dilengkapi dengan teknologi baru.

Fokus analisis semacam itu tergantung pada spesifikasi perusahaan dan keadaan informasinya. [manajemen produksi TI]

Tujuan awal dari analisis adalah untuk menentukan seberapa efektif dan seberapa baik TI yang ada memenuhi tujuan perusahaan. Hasil analisis dalam daftar teknologi yang akan diganti. Penggantian atau penambahan teknologi yang direncanakan dua tahun sebelumnya lebih sulit diterapkan daripada inovasi yang harus dilaksanakan dalam 6 bulan. Oleh karena itu, analisis yang efektif dari masalah informatisasi suatu perusahaan harus berhubungan dengan kemampuan TI saat ini dalam konteks apa yang akan tersedia dalam 2-3 tahun. Analisis semacam itu harus didasarkan pada peramalan teknologi.

Untuk lebih menentukan arsitektur layanan informasi masa depan, Anda perlu merencanakan komunikasi reguler dengan vendor perangkat lunak, pengembangan profesional, dan proyek percontohan TI. Untuk menilai status quo, beberapa perusahaan secara berkala beralih ke berbagai penyedia IP dan TI untuk memastikan bahwa mereka masalah informasi diselesaikan di tingkat modern. Sangat berguna untuk mengklasifikasikan teknologi informasi yang tersedia di perusahaan pada saat perkembangannya dan modernisasi terakhir.

Jika sebuah teknologi baru dikaitkan dengan modernisasi yang ditujukan untuk penggunaan yang lebih efisien dari apa yang sudah ada, kelayakan implementasinya menjadi jelas bagi pengguna. Teknologi ini mendukung pengguna daripada mengubah gaya operasi. Namun, teknologi pengganti sering kali memaksakan persyaratan yang berbeda secara mendasar pada pengguna, sehingga upaya khusus diperlukan dari mereka untuk keberhasilan aplikasi mereka. Situasi ini memerlukan perencanaan yang matang untuk memastikan bahwa layanan tidak terganggu dan orang dapat memahami cara mengoperasikan layanan baru.

Perencanaan teknologi yang baik mencakup penilaian kesiapan pengguna, tinjauan umum masalah yang menjanjikan, untuk menyelesaikannya, karena transisi ke teknologi baru dibahas dan pengembangan proyek percontohan TI yang sesuai diharapkan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan ketika mengelola inovasi TI disajikan pada Gambar 5.1.

Gambar 5.1. Faktor yang Perlu Dipertimbangkan
dalam manajemen inovasi TI.

Tinjauan tentang keadaan dukungan informasi perusahaan saat ini akan memberikan kesadaran yang lebih besar kepada staf di berbagai departemen tentang peluang dan tantangan operasional yang terkait dengan teknologi baru, dan akan memungkinkan perencanaan yang lebih baik untuk implementasi inovasi skala penuh.

Sangat berguna bagi perusahaan besar untuk membuat "grup teknologi baru" terpisah di departemen TI, yang terlibat dalam fase inovasi pengujian teknologi dalam hal mengidentifikasi karakteristik operasional mereka.

Di perusahaan di mana TI digunakan secara strategis, kelompok ini dikeluarkan dari departemen TI untuk menghindari pendekatan stereotip dan mapan.

Saat membuat "grup teknologi baru", tiga masalah berikut harus diselesaikan: menentukan komposisi grup, membentuk sistem pemantauan kegiatannya, dan memilih pemimpin yang baik. Peran kelompok teknologi baru sangat mirip dengan unit penelitian dan pengembangan. Departemen menyiapkan prakiraan, perkiraan, dan pengujian teknologi yang menjanjikan agar tidak terlambat dalam implementasinya. Namun, tidak seperti model penelitian tradisional, pemimpin dan staf tim TI baru memainkan peran sebagai penyedia layanan. Oleh karena itu, sangat tepat dalam situasi ini untuk menarik profesional luar untuk memprediksi dan menguji sistem baru.

Selain itu, grup ini bertanggung jawab atas penyebaran teknologi di dalam organisasi, berkontribusi pada pengembangan aplikasi TI percontohan yang berfokus pada pengguna. Ini harus mendorong pengembangan keterampilan pengguna dan profesional TI, memulai perubahan dalam strategi dan struktur yang dapat membantu penerapan teknologi dan aplikasi canggih.

Setelah kelompok mengidentifikasi prospek untuk pengenalan teknologi baru, manajemen perusahaan memutuskan apakah masuk akal untuk mengalokasikan sumber daya tambahan untuk benar-benar terlibat dalam penyebaran inovasi ini. Dengan dukungan manajemen senior, kelompok teknologi baru mulai melatih pengguna dalam keterampilan TI yang diperlukan dan bahkan, sampai batas tertentu, eksperimen. Pada titik ini, tugas utama pemimpin tim adalah memaksimalkan efek inovasi.

Ketika berbicara tentang sekelompok teknologi baru, Anda perlu mengingat perbedaannya dari divisi lain. Bagian dari tantangan untuk keberhasilan penyebaran teknologi baru dalam suatu perusahaan adalah untuk menemukan cara untuk menerjemahkan bahasa unik yang terkait dengan teknologi ke dalam bahasa yang alami untuk budaya organisasi. Dua pendekatan berikut mungkin berguna untuk memecahkan masalah budaya. Salah satunya adalah saling mengontrol kegiatan spesialis dari departemen yang berbeda. Dalam kasus lain, opsi kedua efektif - alokasi perantara untuk komunikasi antara perancang TI dan departemen fungsional perusahaan. Perwakilan dari grup TI baru dan analis dari departemen pengguna adalah contoh yang mungkin dari kolaborasi ini. Strategi ini memiliki kelemahan karena mengarah pada peningkatan birokrasi, tetapi dalam banyak kasus terbukti efektif.

Pemimpin tim teknologi baru harus menganalisis resistensi pengguna potensial terhadap perubahan yang akan diperkenalkan oleh teknologi. Perlawanan biasanya berasal dari keengganan staf fungsional untuk mengganggu jalannya pekerjaan normal. Tidak memperhatikan konsekuensi seperti itu berarti mengutuk sistem baru untuk penolakan dan kesulitan dalam implementasi.

Langkah pertama dalam meningkatkan infrastruktur informasi adalah inventarisasi semua sistem otomatis digunakan untuk mendukung proses yang ada dan meningkatkan proses. Analisis sistem ini harus menentukan pada tahap siklus hidup mereka saat ini, sistem mana yang harus dipertahankan, dan mana yang harus diganti atau didesain ulang.

Pertanyaan: "Siapa yang akan mengimplementasikan sistem informasi?" Sangat penting dalam setiap kasus peluncuran proyek otomasi.

Tesis ini tidak dapat disangkal karena beberapa alasan:

Pengenalan informasi adalah kesenangan yang sangat mahal;
Pendekatan berkualitas tinggi yang tidak memadai untuk implementasi proyek dapat melumpuhkan pekerjaan perusahaan, terkadang untuk waktu yang lama;
Dalam pelaksanaannya, yang sudah ada dapat dan harus diubah;
Struktur perusahaan itu sendiri dapat berubah.

Kita dapat mengatakan dengan yakin - seberapa banyak sistem informasi yang dihasilkan akan memenuhi kebutuhan - tergantung pada tingkat konsultan yang mengimplementasikan sistem informasi. Dan ini sangat penting mengingat faktor bahwa, sebagai suatu peraturan, perusahaan tidak memiliki analis bisnis yang kompeten dalam staf mereka yang mampu mengarahkan proyek ke arah yang benar, menghindari kesalahan umum.

Implementasi sistem informasi terutama terjadi menurut salah satu skema berikut:

Pelaksanaan dilakukan oleh perusahaan pelaksana;

Departemen teknologi informasi sendiri;
Seorang freelancer disewa untuk bertindak sebagai manajer proyek.

Mari kita pertimbangkan setiap opsi secara lebih rinci.

Perusahaan pelaksana. Di sini perlu segera untuk membedakan perusahaan semacam itu. Satu hal adalah perusahaan besar yang memiliki cabang dan, sebagai suatu peraturan, perkembangannya sendiri pada platform yang dipilih. Dan perusahaan kecil yang sama sekali berbeda. Di satu sisi, sebuah perusahaan besar mampu memberikan jaminan besar untuk keberhasilan sebuah proyek implementasi. Terkadang asumsi ini benar, tetapi situasinya tidak selalu langsung.

Nuansa bekerja dengan perusahaan besar untuk menerapkan:

Implementasi sistem informasi sudah on stream;

Perusahaan mempekerjakan spesialis dengan kualifikasi yang sangat berbeda. Sebagai aturan, perusahaan semacam itu memiliki "pergantian staf" yang sangat tinggi, mereka merekrut banyak orang muda yang tidak berpengalaman (kadang-kadang sangat menjanjikan), dan mereka perlu "dilatih" di suatu tempat. Dengan demikian, karyawan dikirim ke proyek dengan tingkat pelatihan yang secara langsung tergantung pada tingkat kepentingan klien bagi perusahaan;

Kegagalan pada proyek-proyek "kecil" memiliki pengaruh yang kecil terhadap reputasi perusahaan secara keseluruhan dan sikap terhadap proyek-proyek tersebut adalah tepat;

Karena perusahaan memiliki pengembangan sistem informasi mereka sendiri, perkembangan ini dipromosikan, yang tidak selalu dibenarkan (terkadang lebih mudah untuk membuat solusi yang sama sekali baru) dan selalu sangat mahal dan tidak nyaman untuk dipelihara;

Biaya layanan adalah yang tertinggi dari semua opsi yang dipertimbangkan.

Pilihan alternatif adalah perusahaan kecil:

Proyek dapat menjadi tugas prioritas bagi spesialis perusahaan;

Untuk perusahaan seperti itu, menurut saya, manifestasi keserakahan adalah karakteristik. Karena bidang teknologi informasi belum menjadi sektor ekonomi yang paling kompetitif. Perusahaan kecil bisa mendapatkan proyek yang signifikan untuk implementasi sistem informasi. Sementara kekuatan utama perusahaan sudah terlibat dalam proyek-proyek, mereka mencoba untuk menutupi kekurangan dengan perekrutan pendatang baru yang dipercepat, tentu saja ingin menghemat gaji. Pengembangan diserahkan kepada agen outsourcing termurah, sementara mereka sendiri mengambil cukup banyak untuk satu jam kerja programmer. Marginnya bisa mencapai 75%. Proyek-proyek ini ditandai dengan perubahan kepemimpinan yang konstan, lompatan konsultan, solusi teknis yang aneh, dan tenggat waktu yang terlewat.

Keberhasilan proyek sepenuhnya bergantung pada kualifikasi karyawan perusahaan dan, pertama-tama, manajer proyek;

Mereka biaya secara signifikan kurang dari.

Memiliki departemen teknologi informasi (TI).

Pada pandangan pertama, tampaknya pilihan terbaik, karyawannya, biaya terkendali, jaminan pelestarian informasi. Namun, pengalaman dunia mengatakan ada beberapa kasus implementasi proyek untuk implementasi sistem informasi dengan metode ini! Elemen karakteristik dari proyek-proyek tersebut adalah jangka waktu pelaksanaan yang berlarut-larut, apalagi berlarut-larut selama bertahun-tahun. Proyek-proyek tersebut dialihkan ke kegiatan operasional.

Karyawan departemen TI memiliki hierarki yang lebih rendah daripada kepala departemen, atau bahkan lebih dari direktur departemen. Dan mereka dipaksa untuk memenuhi semua keinginan pengguna. itu. perkembangannya dipimpin oleh kediktatoran manajer menengah yang tidak kompeten dalam teknologi informasi. Dan kediktatoran seperti itu juga terlibat dalam ambisi, setiap pemimpin hanya berkewajiban untuk meningkatkan sesuatu dan membuktikan keunikan proses bisnisnya. Menghasilkan hasil yang sangat menarik.

Poin lainnya adalah komunikasi yang terlalu dekat, pengguna meminta untuk melakukan sesuatu secara lisan, tetapi kemudian dia melakukan penyesuaian, dan kemudian yang lain. Dengan demikian, ukuran evaluasi pekerjaan konsultan dan pemrogram menghilang. Sulit untuk memukul ketika tidak ada target yang ditetapkan.

Mustahil untuk tidak mencatat kelemahan skema ini seperti isolasi spesialis TI perusahaan dari pertukaran informasi dengan spesialis lain yang terlibat dalam proyek serupa.

Keberhasilan implementasi proyek implementasi sistem informasi menurut skema ini hanya dimungkinkan berkat kejeniusan manajer, kepala layanan TI. Siapa yang akan dapat membuktikan kepada manajer lain kebenaran ide-ide mereka, membuat alur dokumen yang jelas, terus-menerus memantau kemajuan proyek dan dapat merangsang bawahan.

pekerja lepas... Solusi paling personal. Pendekatan yang cermat terhadap pemilihan ahli yang akan memimpin tim implementasi adalah keuntungan utama dari solusi ini, selain biaya layanan freelance yang relatif rendah. Sangat perlu untuk sangat berhati-hati dalam menilai pengalaman profesional konsultan.

Tetapi tidak ada yang menjamin bahwa spesialis ini akan mampu mengatasi masalah manajerial yang dijelaskan di paragraf sebelumnya dengan tabah.

Kerugian dari pendekatan ini jelas dan terletak pada tidak adanya tanggung jawab formal untuk proyek, serta ketergantungan yang tinggi dari keberhasilan seluruh proyek pada satu orang yang mengelola proses implementasi.

Selain itu, ada risiko bahwa orang baru tidak akan dapat bekerja dengan tim layanan teknologi informasi yang sudah ada, yang setidaknya akan menunda implementasi sistem informasi.

Menarik kesimpulan dari semua hal di atas, saya ingin memperbaiki:

Daya tarik perusahaan besar pelaksana adalah hak prerogatif perusahaan besar, keberhasilan proyek yang dengannya akan memiliki komponen citra bagi pelaksana;
Perusahaan kecil lebih cocok untuk bukan implementasi terbesar, tetapi Anda perlu memantau dengan cermat kemajuan implementasi sistem informasi;
Implementasi oleh departemen TI kami sendiri, dengan skema ini ada risiko yang sangat tinggi untuk mentransfer kegiatan proyek ke kegiatan operasional, proyek akan berlangsung selama bertahun-tahun, dan tujuannya akan terus berubah;
Freelancer adalah pendekatan yang menarik untuk implementasi, tetapi membutuhkan pendekatan yang cermat untuk memilih orang konsultan. Sayangnya, sulit bagi manajer yang memprakarsai penerapan sistem informasi untuk menentukan tingkat kompetensi seorang spesialis TI, karena kurangnya pengalaman dalam kegiatan proyek di bidang TI. Selain itu, faktor kunci dari skema ini mungkin adalah tingkat kompetensi yang diberikan kepada spesialis.

Berdasarkan fakta bahwa metode yang diusulkan tidak ideal.