Așadar, am acoperit principalele aspecte ale lucrului cu e-mailul: crearea unui mesaj, trimiterea și primirea, precum și răspunsul, redirecționarea și setarea parametrilor de e-mail. Toate acestea, fără îndoială, vă permit să vă organizați activitățile de comunicare la un nivel decent. Dar caracteristicile Outlook discutate mai jos permit nu numai organizarea acestui proces, ci și optimizarea acestuia, ceea ce face ca Microsoft Outlook să fie lider în rândul software-ului de e-mail.

Rule Master este un instrument special Outlook care vă ajută să procesați e-mailul. Regulile definesc acțiuni care ar trebui efectuate automat pentru anumite mesaje. Regula creată este aplicată de Microsoft Outlook pentru mesajele primite sau trimise.

Regulile Outlook

Reguli - este un set de condiții, acțiuni și excepții pentru procesarea și comandarea mesajelor. Fiecare regulă constă din trei elemente: una sau mai multe condiții care descriu mesajele cărora li se aplică regula; una sau mai multe acțiuni care specifică operațiunile care trebuie efectuate asupra mesajelor care îndeplinesc condițiile și una sau mai multe excepții care specifică mesajelor cărora nu ar trebui să se aplice această regulă. De exemplu, toate mesajele primite de la managerul dvs. (condiție), cu excepția acelor mesaje care sunt de mare importanță (excepție), puteți muta automat într-un dosar separat (acțiune).

Tabelul 9.7 prezintă tipurile standard de reguli și descrierea acestora.

Tipul de regulă	Descrierea regulilor
Verificarea mesajelor după primire	Aplicați această regulă atunci când sunt primite mesaje
Verificarea mesajelor după trimitere	Aplicați această regulă atunci când sunt trimise mesaje
Mutați mesaje noi de la oricine	Aplicați această regulă atunci când sunt primite mesaje de la<отправители или список рассылки>mută in director<имя>
Notificare la primirea mesajelor importante	Aplicați această regulă atunci când sunt primite mesaje care mi se adresează și sunt de mare importanță. Anunțați-mă folosind o notificare<текст>
Mutați mesajele în funcție de conținut	<текст>în text sau în câmpul Subiect. Mută ​​in director<имя>
Ștergerea unei discuții	Aplicați această regulă atunci când mesajele care conțin<текст>în câmpul Subiect. Ștergeți-le
Semnalați mesajele de la cineva	Aplicați această regulă atunci când sunt primite mesaje de la expeditori sau de la lista de corespondență>. Pune un marcaj pentru ei<действие и срок>
Determinarea categoriilor de mesaje trimise	<получатель или список рассылки>. Pune-le într-o categorie<имя>
Definirea unei categorii pe baza conținutului	Aplicați această regulă atunci când mesajele care conțin<текст>în text sau în câmpul Subiect. Pune-le într-o categorie<имя>
Mutarea mesajelor trimise	Aplicați această regulă atunci când trimiteți mesaje adresate<получатель или список рассыл-ки>. Mutați copia în dosar<имя>
Opriți procesarea tuturor regulilor următoare	Aplicați această regulă atunci când este primit un mesaj. Opriți procesarea ulterioară a regulilor

Tabelul 9.7. Tipuri standard de reguli și descrierea acestora

Creați o regulă

Să vedem cum funcționează Rules Wizard cu următorul exemplu. Să zicem că ești abonat la internet și în fiecare zi primești mesaje de la serverul de abonament (în cazul meu, aceasta este știrea zilei de la CityCat). Dorința firească este de a muta automat știrile într-un folder special creat pentru ei. Dar să spunem că, pe lângă știrile de la CityCat, intră și rapoartele meteo. Mai mult, dacă mesajul (știrile) va avea un atașament, nu aș vrea să îl pun în acest folder.

Astfel, puteți seta următoarea regulă: „Mutați mesajele noi în dosar pisica orașului cu condiția ca expeditorul să fie CityCat și ca subiectul mesajului să conțină textul „știri”, cu excepția cazului în care mesajul conține un atașament.”

Exemplul 9.31. Creați o regulă

> Instrumente > Expert reguli...

Crea...

Creați o regulă din șablon

Tip de regulă Mută ​​mesajele noi de la cineva

Descrierea regulilor

Nume pisica orașului

Nume:= <Имя папки>

Plasați în Inbox

<Текст>

Adăugați nou:=<текст>(Fig. 9.47)

Numele regulii:= <Имя правила>

Rulați această regulă pentru mesajele care sunt deja în Mesaje primite

După apăsarea butonului Gata(Finalizare) se va executa regula pentru elementele folderului Proprietăți utilizator(Dosare personale). Acum regula este complet gata să funcționeze.

Lucrul cu reguli

Toate regulile create sunt în listă Aplicați regulile în următoarea ordine(Aplicați regulile în următoarea ordine) caseta de dialog Rule Master(Vrăjitorul de reguli). Puteți crea, modifica, redenumi și șterge reguli folosind butoanele corespunzătoare.

Dacă este necesar, puteți dezactiva sau activa modul de execuție a regulilor. Pentru a face acest lucru, debifați sau bifați caseta de lângă numele modului.

Dacă există mai multe reguli, atunci puteți modifica succesiunea executării lor folosind butoanele Sus(Mutați în jos) și Jos(Mutați în sus) În unele cazuri, ordinea în care sunt executate regulile este importantă.

De asemenea, pe lângă automată, Rules Wizard acceptă execuția manuală a regulilor create.

Exemplul 9.32. Executarea „manuală” a regulilor

Alerga...

Inclusiv subfolderele

Aplicați la Toate mesajele

Alerga

În încheierea acestei secțiuni, vreau să dau o serie de note și sfaturi pentru a lucra cu Rules Wizard.

• Gândiți-vă foarte bine la modul în care vă veți structura mesajele. Este important să înțelegeți clar cum funcționează Outlook cu structura pe care o alegeți. Deci, de exemplu, puteți crea același tip de foldere pentru fiecare dintre contacte, care să conțină subdosare: Inbox(Inbox) - pentru mesajele primite de la contact și Trimis(Articole trimise) - pentru trimis la el.
• Când creați o regulă, gândiți-vă la întregul algoritm. Asigurați-vă că regula nu se intersectează cu ceilalți și nu se contrazice, pentru ca ulterior să nu căutați un mesaj acolo unde nu există. Uneori, în astfel de cazuri, Rules Wizard emite un avertisment despre incompatibilitate.
• Dacă mesajul nu se potrivește cu niciuna dintre reguli, acesta este plasat în folder Inbox(Inbox)
• Nu uitați de un alt instrument general de structurare - Categorii(Categorie). Creați reguli de clasificare pentru mesajele tipice.

Se întâmplă să primiți în mod constant scrisori de la un anumit destinatar către e-mailul dvs. MS Outlook și, pentru a avea acces rapid la ele, ar fi de dorit să le mutați într-un folder separat și în același timp, astfel încât toate scrisorile ulterioare de la acest destinatar sunt mutați acolo automat. Aici este locul în care funcția Reguli și alerte vine în ajutor.

Pentru început, să creăm un folder în care vor fi mutate scrisorile de la un anumit destinatar. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe folderul „Inbox” și selectați „Create Folder” din meniul care se deschide.

Specificați numele folderului creat și faceți clic pe OK.

Aici avem folderul pe care l-am creat

Dar literele în sine nu vor fi mutate acolo, pentru aceasta trebuie să stabiliți o regulă. Pentru a crea o regulă, faceți clic dreapta pe orice scrisoare de la destinatar pentru scrisorile din care vrem să creăm o regulă și selectați „Creare regulă” în meniul care se deschide.

În fereastra care se deschide, bifați casetele așa cum se arată în figura de mai jos.

În următoarea fereastră care se deschide, selectați folderul pe care l-am creat. Adică, selectăm folderul în care vor fi mutate scrisorile de la un anumit destinatar. Apăsăm „OK”.

Următorul mesaj întreabă dacă să executăm noua noastră regulă pentru toate mesajele din folderul curent, adică dacă să mutăm scrisorile deja primite de la un anumit destinatar în folderul pe care l-am creat. Bifați caseta așa cum se arată mai jos și faceți clic pe OK.

OK, totul sa terminat acum. Regula a fost creată. Scrisorile deja primite de la un anumit destinatar sunt sortate în folderul creat de noi și toate scrisorile ulterioare de la acest destinatar vor fi, de asemenea, mutate automat în acest dosar.

Folosiți regulile Inbox pentru a efectua automat anumite acțiuni asupra mesajelor care ajung în Inbox.

Pentru informații despre cum să utilizați instrumentele de arhivare, curățare și alte instrumente, consultați Organizarea căsuței primite cu instrumente de arhivare, curățare și alte instrumente în Outlook.com.

Creați o regulă pentru Inbox

Regulile se aplică mesajelor primite și pot fi create în orice folder.

Pentru a crea rapid o regulă care mută toate mesajele de la un anumit expeditor sau set de expeditori într-un folder, în lista de mesaje, faceți clic dreapta pe mesajul pentru care doriți să creați o regulă și selectați Creați o regulă.

Selectați folderul în care doriți să mutați toate mesajele de la acest expeditor sau set de expeditori și faceți clic Bine.

Faceți clic pe butonul Bine.

Dacă doriți să faceți altceva decât să mutați un mesaj de la un anumit expeditor sau un set de expeditori într-un dosar, selectați Opțiuni suplimentare.

Fiecare regulă trebuie să aibă cel puțin trei elemente: un nume, o condiție și o acțiune. Regulile pot conține și excepții de la condiții. În fiecare etapă, puteți adăuga mai multe condiții, acțiuni sau excepții folosind butoanele Adăugați o condiție, Adăugați o acțiuneȘi Adăugați o excepție.

Dacă nu doriți ca alte reguli să fie procesate după această regulă, bifați caseta Opriți procesarea ulterioară a regulilor. Pentru mai multe informații, consultați Opriți procesarea regulilor suplimentare în Outlook.com.

Editarea unei reguli de Inbox

Notă: Unele reguli create în alte versiuni de Outlook nu sunt procesate de Outlook.com. O astfel de regulă nu poate fi executată sau modificată în Outlook.com.

Ștergeți o regulă de inbox

De asemenea, e bine de știut...

Este posibil să fi creat o regulă pentru a redirecționa sau redirecționa mesajele pe care le primiți către o altă adresă de e-mail. În acest caz, este important să cunoașteți diferența dintre o redirecționare și o redirecționare.

Redirecționarea constă în trimiterea scrisorii primite de dvs. către un alt destinatar. Dacă destinatarul răspunde, răspunsul acestuia va fi trimis la adresa de la care a fost transmis mesajul de mai sus.

Mesajul redirecționat păstrează expeditorul inițial în linia „De la”. Când destinatarul căruia i-a fost redirecționat mesajul răspunde, răspunsul acestuia va ajunge la expeditorul inițial.

Aveți întrebări suplimentare?

Corespondența de afaceri pe internet a devenit obișnuită în timpul nostru. O mulțime de informații necesare și importante sunt transmise prin e-mailuri, se trimit documente și chiar se încheie tranzacții. Ce să faci dacă munca ta este direct legată de e-mail, dar din anumite motive (vacanță, călătorie de afaceri) nu vei putea accesa contul tău de e-mail? Outlook vă permite să păstrați legătura cu destinatarii chiar și la distanță.

Cum să faci un răspuns automat în Outlook: șabloane și reguli

Utilizatorul Outlook are două opțiuni pentru acțiuni automate asupra mesajelor primite și trimise: șabloane și reguli.

Șabloanele simplifică procesul de creare și trimitere a mesajelor, al căror text este adesea repetat, diferă doar în câteva date (literalmente câteva cuvinte sau numere). În esență, șabloanele sunt mesaje stocate în care sunt inserate date noi chiar înainte de a fi trimise.

Regulile din Microsoft Outlook sunt acțiuni care sunt efectuate automat asupra mesajelor pe baza unui șablon existent sau a unor condiții specificate.

Să parcurgem procesul de creare atât a șabloanelor, cât și a regulilor, precum și a diferențelor pentru diferite versiuni de Outlook.

Creați un șablon pentru Outlook 2003 și 2007

Este puțin probabil ca altcineva să folosească acești „dinozauri” din lumea e-mailului, dar dacă aveți norocul să obțineți un loc de muncă cu doar un astfel de software, atunci această instrucțiune este pentru dvs.

Creați un șablon pentru versiunile Outlook 2010-2016

Algoritmul acțiunilor din versiunile ulterioare este mult simplificat, dar, în același timp, au fost adăugate noi funcționalități în setări.

Creați o regulă pentru Outlook 2007 și 2003

Pentru a crea o regulă în versiunile Outlook 2003 și 2007, procedați în felul următor:

Care sunt diferențele în setările pentru versiunile 2010, 2013, 2016

Nu există nicio diferență fundamentală în setări. Există mici îmbunătățiri în proces.

Video: Cum să activați Răspunsul automat în Outlook 2013

Cum să dezactivezi răspunsul automat

Este încă mai ușor decât atunci când setați includerea. În versiunile 2010-2016, data viitoare când vă conectați la Outlook cu răspunsurile automate activate, veți vedea un avertisment corespunzător („Se trimit răspunsuri automate pentru acest cont”). Faceți clic pe butonul „Dezactivați” și toate opțiunile vor fi dezactivate.

În versiunile 2007 și 2003, va trebui să accesați meniul „Serviciu”, la elementul „Deputat” și să selectați subelementul „Sunt la serviciu”.

Accesați serviciul „Deputat” și dezactivați răspunsul automat

Clientul de e-mail Outlook facilitează lucrul cu e-mailul. Fără îndoială, un robot telefonic în timpul vacanței pentru o persoană a cărei muncă este legată în mod constant de corespondență este un lucru indispensabil. Rămâne doar să configurați corect parametrii „adjunctului” personal și, cu conștiința curată, să vă ocupați de treburile voastre sau pur și simplu să vă relaxați!