A vezetői dokumentáció a modern szervezet tevékenységének alapja - akár 85% -a dokumentumokban koncentrálódik információs források gyakorlatilag bármilyen irányítási struktúra. E tekintetben a dokumentációs folyamatok és a munkafolyamatok önellátóvá váltak, és saját automatizált vezérlőrendszert igényelnek.

Az elmúlt 10-15 évben az irodaautomatizálás forradalmat élt át a dokumentumkezelésben. Ha korábban az irodaautomatizálási rendszert elsősorban az irodák, titkárságok, irattárak műszaki személyzetének az előkészítéssel, nyilvántartással, mozgatással, a végrehajtás ellenőrzésével és a dokumentumok keresésével kapcsolatos tevékenységének automatizálására szolgáló rendszernek tekintették, most már maguk a szerzők foglalkoznak az összeállítással. valamint dokumentumok küldése hálózatra csatlakoztatott PC-k segítségével.és dokumentumok végrehajtói. Most már közvetlenül részt vesznek a dokumentumtámogató technológiákban - a dokumentumok létrehozásától a végrehajtás ellenőrzéséig és a dokumentumarchívumokkal való munkáig. A dokumentálás és a munkafolyamat automatizálási rendszere a döntéshozatalban részt vevő munkatársak, és ennek megfelelően a szervezet egészének tevékenysége hatékonyságának növelésének meghatározó eszközévé vált.

Jelenleg egy szervezet, amely meg akarja kapni modern megoldások az óvodai oktatási intézmények számára automatizált technológia létrehozására, meglehetősen széles választéka van - az egyénileg kifejlesztett információs rendszerek beszerzésétől a nagy szervezetek esetében a kész komplex rendszerekig - a kis- és középvállalkozások számára.

Azoknak a szervezeteknek, amelyek az irodai munka automatizálását tűzték ki célul, számos problémát kell megoldaniuk. Itt van néhány közülük:

A szervezetek gyakran nincsenek tisztában azzal, hogy valójában mit kellene automatizálni az irodai folyamatok technológiájában. A szakemberek hiánya érinti, akik ugyanakkor jártasak az irodai munkában, és jól ismerik a piacot és a lehetőségeket szoftverrendszerek a menedzsment dokumentációs támogatásának automatizálása területén. A rekláminformációk tartalmilag szegényesek és nem mindig felelnek meg az igazságnak, az egységes terminológia hiánya zavarja a rendszer vásárlója és gyártója közötti kölcsönös megértést stb .;

A szervezetnek komoly intézkedéscsomagot kell kidolgoznia és bevezetnie az irányítási folyamatok ésszerűsítése és az irodai munkára vonatkozó eljárásaik tükrözése érdekében. Racionalizálni kell a felelősségek elosztását, a hatáskör-átruházást, egyértelműen meg kell határozni, hogy ki milyen feladatokat és milyen szinten old meg, meg kell határozni a dokumentumok egyeztetésének, jóváhagyásának és aláírásának eljárását stb., vagyis végső soron - optimalizálni kell a irányítási rendszer;

Az óvodai oktatási intézmények automatizálásának bevezetésekor a szervezeteknek dönteniük kell a két megközelítés közül, amelyeket a dokumentumszakértők hagyományosan "orosznak" és "nyugatinak" neveznek.

Hagyományosan a dokumentumokkal való munka orosz technológiája a hierarchia három szintjét feltételezi: a szervezet vezetője - az irodai munkaszolgálat - a végrehajtó. A nyugati hagyományok az előadó személyes felelősségéhez kapcsolódnak a dokumentumért és az ezzel kapcsolatos döntésekért, ezért két szintű hierarchiát tartalmaznak: a felső vezetési szint vezetője - az előadó (menedzser).

Az orosz hagyomány feltételezi kötelező regisztráció minden egyes dokumentumnak a szervezetben való megjelenésétől, valamint részletesen szabályozott és központilag ellenőrzött „előarchívum” dokumentumfolyamat. Az óvodai oktatási intézmény technológiáját nagyrészt állami szabványok, utasítások és kézikönyvek rögzítik. A munka teljes komplexumának nyomon követése a regisztrációs naplókban vagy az írógéppel írt kártyafájlokban található dokumentumokkal.

A nyugati irodai munka hagyományai a menedzser személyes felelősségéhez kapcsolódnak a dokumentumért és annak végrehajtásáért (jellemző, hogy ben angol nyelv maga a „munkafolyamat” szó hiányzik). Az iratok nyilvántartását közvetlenül a kivitelező végzi, nincs központosított végrehajtási ellenőrzés. A szabályozás tárgya a hagyományos nyugati dokumentumkezelő rendszerekben a már elkészült dokumentumok szisztematikus tárolása (hasonlóan a hazai levéltári tároláshoz). Ezen hagyomány alapján alakult ki a nyugati elektronikus dokumentumkezelő rendszerek koncepciója. Ebből adódik a technológia alkalmazásának bonyolultsága elektronikus dokumentumkezelés nyugati szoftverrendszereken alapuló orosz irodai munkában. Szükséges a nyugati termékek megfelelő adaptálása az évszázadok során kialakult orosz viszonyokhoz.

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény automatizálási lehetőségének kiválasztásakor az ügyfélszervezetnek két dokumentumkezelő rendszer - Workflow és Groupware - közül kell választania.

Mindkét rendszerosztály az irodai csapatmunka automatizálására összpontosít. Ugyanakkor az automatizált rendszer felépítésének módszertanának kiválasztásakor egy adott szervezetben figyelembe kell venni, hogy az mennyire felel meg a benne elfogadott irányítási stílusnak és irányítási rendszernek.

A helyzet az, hogy a Workflow típusú rendszerek olyan rendszereket foglalnak magukban, amelyek egy teljes vállalat (pl. közös munka több munkacsoport), amely támogatja az üzleti folyamatok egyértelmű szétválasztását és a munka irányítását az előadók hálózatában. A dokumentumáramlás tekintetében ez azt jelenti, hogy a vonatkozó dokumentáció mereven kötődik a vezetési eljárásokhoz, amelyek a vezetési apparátus alkalmazottai közötti funkciók elosztásán alapulnak. A dokumentum beáramlása ez az eset mintha a technológiai irányítási eljárásokra lennének rárakva. A munkafolyamat-rendszerek ma már elfogadhatóbbak a nagy szervezetek és kormányzati szervek számára.

A Groupware típusba olyan rendszerek tartoznak, amelyek nem rendelkeznek kemény kódolt üzleti sémával. - folyamatok, és amelyeket úgy terveztek, hogy egy kis csapatban - munkacsoportban (5-100 fő) működjenek. A Groupware elemei az Email, dokumentumbázis, kollektív szervező.

Egy szervezetnek az automatizált dokumentumkezelő rendszer kiválasztásánál végső soron az összetételen kell alapulnia szükséges követelményeket a piacon kínált szoftvertermékekre, amelyek a következőkben foglalhatók össze:

Az irodai munka során alkalmazott technológiák;

Az irodai munka fő feladatainak való megfelelés;

Funkcionális jellemzők rendszerek (funkcionális teljesség, nyitottság stb.);

Szoftver implementáció (elosztott mód támogatása stb.);

Költségmutatók.

Fentebb röviden ismertettük az irodai munka technológiáit az orosz és a nyugati hagyományok alapján. Röviden érintsük a szoftverrendszerek jellemzőit a megfelelő irányban.

Az orosz technológiát megvalósító szoftverrendszerek a felhasználásra összpontosítanak kormányzati szervekés szervezetek, megőrzik az irodai munka minden olyan hagyományát és normáját, amelyet egy adott irányítási struktúrában fogadtak el. Az ilyen rendszerek feladata a papírmunka támogatásában rejlik, csökkentve a rutin dokumentumfeldolgozási műveletek munkaintenzitását. Ezek a rendszerek azonban a dokumentumok személyi számítógépen történő feldolgozásával képesek jelentősen kibővíteni a hagyományos dokumentációs és munkafolyamat-folyamatok körét. Az ilyen irányú rendszerek egyfajta hidat jelentenek a papírról a papírmentes technológiákra való fokozatos átálláshoz. Az ezt a technológiát használó óvodai oktatási intézmények automatizálási rendszerei a következők:

DELO rendszer (az "Electronic Office Systems" cég terméke);

Rendszer "Cinderella - \\" 1! \ És. Hivatalos levelezés (STC IRM, Moszkva).

A 7.8.4 alpont részletesebben bemutatja funkcionalitás rendszerek ÜZLETI.

A nyugati irányú szoftverrendszerek a lehető legteljesebb felhasználásra összpontosítanak elektronikus dokumentumokés a felhasználók kollektív munkájának eszközei, a köztes kapcsolatok hiánya, ami viszont előre meghatározza a szervezetben meglévő irodai munkafolyamatok megváltoztatását, azok optimalizálását, új technológiák kifejlesztését a dokumentumokkal való munkavégzéshez.

A "nyugati" technológia fő jellemzője a dokumentumáramlás konkrét valós folyamatainak modellezése és a szoftverrendszerek ezen modelljeihez való igazítása. A rendszert általában nem a fejlesztőtől elidegenített autonóm, „dobozos” termékként szállítják a megrendelőhöz, hanem készletként szoftver eszközök amelyből kész megoldást állítanak össze.

Amikor a rendszert a szervezet sajátos folyamataihoz igazítja, személyi számítógépek alkalmazottak (szerep munkahely) a szükséges funkcionális komponensek telepítésre kerülnek, amelyek lehetővé teszik bizonyos feladatok megoldását, összhangban az egyes alkalmazottak szerepével a szervezet adott dokumentumkezelési eljárásában. A rendszeradminisztrátor olyan üzleti funkciókat alakít ki, amelyek meghatározzák a dokumentumok mozgásának útvonalait a szervezet struktúrája mentén, vagyis annak részlegei és egyes alkalmazottai szerint.

A rendszerekhez ezt az irányt v Orosz Föderáció az automatizált információs rendszerek következő három osztálya széles körben képviselteti magát:

Az orosz cégek által DBMS alapján kifejlesztett rendszerek: "Lan -Docs" - JSC "Lanit"; OPTIMA-WorkFlow - Optima cég; "Codex" - Állami Vállalat "Számítógép-fejlesztési Központ"; AquaDoc - Aquarius Consulting stb.;

Orosz cégek által LotusNotes technológiát használó rendszerek: CompanyMedia - Inter Trust; BOSS -Referent - informatikai vállalat; "Escado" - CJSC Interprokom LAN és mások:

A népszerű nyugati rendszerek oroszosított változatai: "Documentum 4i" - Documentum cég; "DOCSOpen" - a Hummingbird cég "; "LotusDomino \ Notes" - IBN vállalat; DocuLive - Siemens konszern; "WorkEхpeditor" - Compaq Corporation stb.

Összehasonlításképpen, a 7.8.4. És 7.8.5. Pontban két szoftverrendszer - a "BUSINESS" és a "BOSS -Referent" - jellemzői vannak megadva, amelyek az orosz és a nyugati dokumentációs és munkafolyamat -technológiákra vannak orientálva.

Végrehajtás integrált rendszer A munkafolyamatok automatizálása vezetői innovációnak tekinthető, amely lehetővé teszi az innovációs folyamat törvényszerűségeinek figyelembevételét és hatékony megszervezését.

Az innovációs potenciáltól függően két fő innovációs típus létezik:

o radikális (alapvető), alapvetően új lehetőségeket nyit meg, minőségi változtatásokat hoz az emberi tevékenység módjaiban;

o módosítása, javítása meglévő módokonés a munka formái.

Az irányítási folyamatban a radikális és módosító innovációkat kombinálni kell. A gyakorlatban olyan pszeudoinnovációkkal is találkoznunk kell, amelyek csak külső tulajdonságokra vonatkoznak, és presztízs- vagy reklámmegfontolások diktálják őket.

A modern viszonyok között radikális újításnak tekinthető a KSD bevezetése és az elektronikus dokumentumkezelés alkalmazása.

A módosító innovációk gyakrabban jelennek meg, mint a radikálisak, és alkalmazkodást biztosítanak a változó feltételekhez és feladatokhoz. Például a vezetői munka és a munkafolyamat megszervezésének részleges fejlesztése önmagában is ad pozitív eredményeket... De az innovációk módosításának lehetőségei korlátozottak, és egy bizonyos szakaszban már nem képesek kompenzálni a szervezet igényeit. Ekkor pedig a nagyobb léptékű vagy radikális innovációk (esetünkben egy óvodai nevelési intézmény komplex automatizálási rendszere) kidolgozásának és megvalósításának késése stagnáláshoz, a menedzsment hatékonyságának csökkenéséhez vezethet.

Az óvodai nevelési -oktatási intézmény, mint vezetői innováció komplex automatizálási rendszerének "életciklusa" a következő szakaszokat foglalja magában: az innováció szükségességének és fejlesztésének tudatosítása; döntést hozni a váltásról új technológia, fejlesztése; stabil működés és fejlődés. Egy innováció nem lesz teljes, ha valamelyik köztes szakaszban leáll. A végén " életciklus»Minden innováció újra felismeri a részleges vagy nagyobb fejlesztések szükségességét.

Az innovációs folyamat elsősorban a felmerülő problémák kreatív megoldásainak eredménye. Ezért az innovációs igény felismerésének és fejlesztésének szakasza egyben a vezetői döntések előkészítésének és meghozatalának folyamata is, amelyek érvényességétől és időszerűségétől nagymértékben függ a következő szakaszok eredménye. A javasolt innováció megvalósítása különösen attól függ, hogy milyen módszereket alkalmaztak az információk összegyűjtésére és feldolgozására, a problémahelyzet elemzésére, a lehetőségek kidolgozására és a megoldás kiválasztására. Sőt, az innováció következményeit és megvalósításának sajátosságait elemezni kell a megoldás kidolgozása és kiválasztása során. A munkafolyamat-automatizálás területén a vezetési innovációk megvalósítására irányuló konkrét intézkedések végrehajtásakor feltételezzük, hogy figyelembe kell venni az információkezelés fő összetevői közötti kapcsolatot.

Az innováció elsajátításának szakasza azt az időtartamot öleli fel, amely a feltárt hiányosságok megszüntetéséhez és a megfelelő változtatások végrehajtásához szükséges. Ebben a szakaszban nagyon fontos az alkalmazottak tevékenységének ellenőrzése (például a vállalati dokumentumkezelő rendszerben a munkatechnológiára vonatkozó követelmények betartása). Fontos, hogy a bevezetett dokumentumkezelési technológiát naponta alkalmazzák, és kizárják a korábbi munkaszervezéshez való visszatérés lehetőségét (például kézzel írt regisztrációs naplók vezetése, dokumentumok többszöri nyilvántartása stb.). Ez megköveteli az alkalmazottak oktatását vagy képzését, módszertani anyagok (technológiai sémák, felhasználói és rendszergazdai kézikönyvek stb.) Elkészítését.

Az innováció fenntartására és fejlesztésére is fontos odafigyelni. Néha, egy-egy innováció bevezetése után, előfordulnak kísérletek a régi munkamódszerekhez való visszatérésre (és egyáltalán nem az új eredménytelensége miatt). Ebben a szakaszban a kihívás ennek megakadályozása, az innovációk stabilizálása és támogatása, valamint annak eldöntése, hogy egy innovációt ki kell-e egészíteni vagy meg kell erősíteni egy másikkal.

Így az óvodai nevelési-oktatási intézmény integrált automatizálási rendszerének megvalósításának és fejlesztésének szakaszában előfordulhat egy olyan időszak, amikor egyidejűleg új, ill. régi technológia(a szervezet azon részlegeiben, amelyek még nem kapcsolódnak a rendszerhez). "Ki fog nyerni?" - ennek a szakasznak az eredménye számos szervezeti kérdés megoldásától függ, beleértve a szükséges szabályozási és módszertani bázis kialakítását. Ilyen körülmények között megoldódik a személyi változások elhelyezése, a rendszerkarbantartási szolgáltatás megszervezésének és adminisztrációjának kérdései. Meghatározzák a felhasználók összekapcsolásának és a rendszerhasználati jogok biztosításának eljárását, megoldják az információbiztonsági kérdéseket.

Az innovációs folyamat minden szakaszában a résztvevők köre bővül. Így például egy nagy szervezetben egy integrált automatizálási rendszer bevezetése egy óvodai nevelési-oktatási intézmény számára lehet a rendszerhez való fokozatos kapcsolódás, először az iroda, majd más strukturális részlegek, ennek megfelelő növekedéssel. a felhasználók számában. Nyilvánvaló, hogy a teljes szervezet dokumentumáramlását lefedő automatizált rendszerből a maximális hatás csak akkor érhető el, ha az összes tervezett részleg összekapcsolódik.

Fontos szem előtt tartani, hogy az innovációs folyamat résztvevői kezdeményezést mutathatnak a vezetői innováció támogatása érdekében (esetünkben vállalati rendszer munkafolyamat -automatizálás), és ellensúlyozza annak sikerét. A vállalati munkafolyamat -technológia bevezetése, amely új követelményeket támaszt az alkalmazottakkal, mint a rendszer felhasználóival (beleértve a képesítésüket is), és lehetővé teszi számukra, hogy közös szemszögből értékeljék munkájukat, az egyik ilyen nagy innováció és átalakítás, amely különböző reakciókat válthat ki az innovációra .

Az új technológiák bevezetésének problémái nem korlátozódnak csupán az úgynevezett „pszichológiai korlátra”, és lefedik a szervezet alkalmazottainak (gazdasági, társadalmi) érdekkörét. Ha a munkavállaló azt feltételezi, hogy a bevezetett innováció csökkenti vagy akár ellehetetleníti egyes igényeinek kielégítését, akkor az innováció ellen fog felszólalni. Előfordulhat, hogy az egyes alkalmazottak szándékosan felszólalnak egy innováció ellen, hogy növeljék befolyásukat másokra.

Ezért figyelembe kell venni mind a kollektív, mind az egyéni érdekek befolyását.

Ebből a szempontból fontos, hogy a dolgozók felismerjék, hogy a KSD bevezetéséből származó előnyök és az innováció elutasításának hátrányai meghaladják a régi munkarend fenntartásának előnyeit.

A KSD bevezetésekor a vállalati kultúrához kapcsolódó szempontok is megnyilvánulnak. Például, ha a szervezet tagjai hosszú ideig a meglévő munkarend fenntartására összpontosítottak, és az újdonságok iránti fogékonyság és a munkavállalók képzettségének javítására irányuló vágya nem volt a vállalati kultúra és a prioritásrendszer jellemzője menedzsmentben, akkor az innovációk bevezetésekor menedzsment problémák merülhetnek fel.

A sorozat jellemzői lehetséges okok Az óvodai nevelési intézmények integrált automatizálási rendszerének bevezetésének akadályait M. Sutton jól ismert munkája adja meg, amelyek különféle következetlenségeket tartalmaznak: következetlenség, határozatlanság, bizalmatlanság, felkészületlenség, elfogultság, szervezetlenség, önbizalomhiány, funkciók elmulasztása stb.

Az óvodai oktatási intézmény integrált automatizálási rendszerének bevezetésekor fontos figyelembe venni, hogy a bevezetett innovációkhoz való hozzáállás nagymértékben függ a következő jellemzőktől:

o relatív jövedelmezőség(a javasolt innováció mennyivel előnyösebb társadalmi-gazdasági szempontból, mint a meglévő munkamenet, mennyiben járul hozzá a szervezet céljainak eléréséhez);

o kompatibilitás(ez az újítás mennyire összeegyeztethető az alkalmazottak nézeteivel és tapasztalataival - attól függ, hogy nehezebb vagy könnyebb lesz elfogadni);

o nehézségek(milyen nehéz megérteni, a munkában használni és alkalmazkodni a javasolt innovációhoz);

o szakasz(jobban fogadják a szakaszosan vagy kísérleti igazolással megvalósítható innovációkat).

A szervezettől információs támogatás, a munkavállalók közötti formális és informális kommunikáció az innovációk bevezetéséről nagyban függ annak sikerétől. A rendszer bevezetésekor fontos a dolgozók tájékoztatása az új technológia előnyeiről (szervezet, részleg, egyéni dolgozó számára), átgondolni egy képzési rendszert és felvázolni a megvalósítás szakaszait.

Pszichológiai kihívást jelenthet az alkalmazottak számára, hogy gyorsan alkalmazkodjanak az új technológiához, különösen akkor, ha egyidejűleg sok változás történik a munkamódszerben. Ezért minél újszerűbb a bevezetett rendszer, annál figyelmesebb a személyzet bevonása a megvalósítás folyamatába, a rendszer új képességeinek elmagyarázása és a lélektani akadályok leküzdése egyes alkalmazottak körében. Meg kell tervezni a munkavállalók megismeréséhez szükséges időt, majd az új munkatechnika elsajátításának időtartamát. A megvalósítás sietése nehézségeket okoz azzal a ténnyel, hogy a szervezet alkalmazottai nem tudnak azonnal alkalmazkodni a nagyszámú változáshoz. A folyamat túlzott késleltetése jelentősen csökkentheti az innováció hatását, sőt csalódást is okozhat benne. Ezeket a körülményeket figyelembe véve fontos az óvodai nevelési-oktatási intézmény integrált automatizálási rendszerének bevezetésekor az alosztályok összekapcsolásának ütemtervét kidolgozni és a szervezet vezetőjével jóváhagyni.

A szervezet egészének működését biztosító munkafolyamat -automatizálási rendszer megvalósításának sikere a kidolgozás mélységétől és a szervezeti kérdések megfelelő menedzsment szintjén történő megoldásának időszerűségétől függ. Az alapvető szerepet a rendszer bevezetésének a szervezeti vezetés általi támogatása tölti be („első személy elv”). Ilyen támogatás hiányában a rendszer valószínűleg nem minden osztályon kerül bevezetésre. A rendszer bevezetési folyamatának operatív szabályozásához szükség lehet egy állandó testület létrehozására (például bizottsági ill munkacsoport a megvalósítás különböző aspektusaiért – szervezési, technológiai, szoftver- és hardver-, személyzeti, valamint információvédelemért – felelős osztályok képviselőitől). Az óvodai nevelési-oktatási intézmény feladatai közé tartozik a kardinális technológiai kérdések megoldása, az osztályok, mint a rendszer felhasználói érdekeinek koordinálása, a szükséges szabályozási és módszertani dokumentumok elkészítése, a dokumentumok osztályozásának kialakítása és a rendszerkönyvtárak vezetése.

Amikor egy óvodai nevelési -oktatási intézmény integrált automatizálási rendszerét vezetik be, és a rendszer felhasználóinak számát bővítik, új részlegeket kapcsolnak össze, a következő megközelítések lehetnek hasznosak:

o a pszichológiailag legfelkészültebb és legképzettebb alkalmazottakkal kell kezdeni, példájukat, tapasztalataikat és készségeiket felhasználva, miközben a többi alkalmazott elsajátítja a technológiát;

o új technológiát vezessenek be elsősorban azokon a részlegeken, ahol a megvalósítás sürgős szükségessége és hatása a legnyilvánvalóbb.

Fontos megjegyezni, hogy a modern körülmények között aligha lehet azonnal megvalósítani egy többfunkciós automatizált rendszert egy nagy szervezet számára. Elfogadhatóbbnak tűnik a fokozatos fejlesztés lehetősége. Ellenkező esetben a rendszer fejlesztése és bevezetése hosszabb ideig húzódhat, sőt a kezdeti követelmények elavulttá válhatnak.

Ezen szakaszok bármelyikében elvégezhető a dokumentumkezelés technológiájának fejlesztése (mind a hagyományos, mind az automatizált), pl. módosító újításokat alkalmaz.

Mind a hagyományos (papír), mind az automatizált munkafolyamat folyamatos figyelmet igényel az optimalizálása, figyelembe véve:

o folyamatos változások a menedzsment szervezeti felépítésében, a hagyományos és az automatizált technológiák kombinálásának szükségessége;

o szervezeti és módszertani útmutatás és ellenőrzés biztosítása a megállapított munkarend betartása felett;

o a rendszer fejlesztése, egyedi funkcióinak finomítása az új szoftver- és hardverképességek figyelembevételével.

Ezért az információkezelés problémái a megfelelő számítógépes rendszer bevezetése után sem merülnek ki.

A szervezet integrált irányítási rendszerének bevezetésének, belső üzleti folyamatainak optimalizálásának egyik eszköze a menedzsment dokumentációs támogatásának automatizálása, amely lehetővé teszi a versenytársak azonosítását mind az operatív, mind a stratégiai döntések meghozatalakor. A menedzsment dokumentációs támogatásának hatékonysága nagymértékben befolyásolja az irányítási folyamatok sikerét. Ebből kifolyólag javítani kell a dokumentumokkal való munka formáit és módszereit.

Alatt automatizálás

tág értelemben a működő automatikus eszközök használata egy adott programotés egy személy részleges vagy teljes helyettesítése bármely tevékenységi területen.

Alatt menedzsment dokumentációs automatizálási rendszer

(Dámvadtehén)

Minden olyan automatizált rendszert értünk, amely a dokumentációs problémák megoldására, a dokumentumokkal való munka és a munkafolyamat megszervezésére szolgál, függetlenül az automatizálási objektumtól, legyen az kormányzati szerv, kereskedelmi bank, kereskedelmi társaság vagy bármely más szervezet. Fontos, hogy a menedzsment ebben a szervezetben a szabályozási és módszertani dokumentumok követelményeinek megfelelően történjen.

Három fő az óvodai nevelési intézmény automatizálási rendszerének megvalósítási módjai

) fejlesztése eredeti rendszer az óvodai nevelési intézmény automatizálása;

) óvodai nevelési intézmény szabványos automatizálási rendszerének telepítése;

) beállítás eszközöket az óvodai nevelési -oktatási intézmények automatizálása.

Az óvodai oktatási intézmény eredeti automatizálási rendszerének fejlesztése magában foglalja a programozók bevonását és egy automatizált rendszer kifejlesztését "a semmiből" egy adott szervezet számára. Ugyanakkor ennek a szervezetnek a sajátosságait a lehető legnagyobb mértékben figyelembe veszik, ami miatt új rendszer kényelmesen használható. Igaz, a programozási folyamatnak ebben az esetben számos hátránya van. Tartós és költséges, emellett hajlamos az irányíthatóság elvesztésére is, ezért sok idő és pénz ráfordításával kiderülhet, hogy a kifejlesztett rendszer nem felel meg a követelményeknek, és mindent elölről kell kezdeni.

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény tipikus automatizálási rendszerének telepítése ebben az értelemben teljesen ellentétes az eredeti rendszer fejlesztésével. Vállalatok - az óvodai oktatási intézmények automatizálási rendszereinek gyártói szabványt dolgoznak ki szoftver termékek amelyek minimális adaptációval különböző szervezetekben használhatók. Az ilyen rendszerek bizonyos általános funkciókat hajtanak végre a dokumentumokkal való munkavégzéshez, olcsók és a lehető legrövidebb időn belül valósulnak meg. Ez nagyon kényelmes megközelítésnek tűnik, de vannak hátrányai is. Az a tény, hogy bár az óvodai nevelési -oktatási intézmények megszervezésére vonatkozó követelmények a Fehérorosz Köztársaságban azonosak, nagyon egységesek, és a végrehajtás módszerei jelentősen eltérnek. E tekintetben szükségessé válik a funkciókészlet bővítése, ami egy tipikus rendszerben nem könnyű, és gyakran lehetetlen is.

Az automatizálási eszközök beállítása egy óvodai nevelési intézmény számára köztes opció a probléma megoldásának fenti két módja között. Egyrészt ennek a módszernek a keretén belül bevezetnek egy bizonyos szabványos rendszert, amely bizonyos funkciókészletet valósít meg (mint a második esetben), másrészt olyan ipari eszközökre épül, amelyek arra használják, hogy egy adott szervezet igényeihez igazítsák. Az ilyen adaptáció lehetővé teszi egy adott szervezet sajátosságainak figyelembevételét (mint az első esetben).

A dokumentumok feldolgozására, létrehozására, felhasználására és tárolására szolgáló automatizált technológiák megvalósításának szakaszai. Ezen technológiák fejlődése és hatása a dokumentálási folyamatokra. Az új adathordozón rögzített dokumentumokkal (géppel olvasható dokumentumok, elektronikus dokumentumok) végzett munka jellemzőinek és mintáinak tanulmányozása.

Számviteli, nemzetgazdasági tervezési és irányítási információgyűjtési és -feldolgozási országos rendszer (OGAS), automatizált ágazati irányító rendszerek (ACS) létrehozása. Tipikus vezetői dokumentációs rendszer (TSDS). Számviteli és statisztikai dokumentációs automatizált információkereső rendszerek, automatizált dokumentumvégrehajtás-ellenőrző rendszerek (ASKID) készítése.

2. téma. Normatív-jogi és normatív-módszertani alap, az információs technológiák megvalósításának és használatának problémáit szabályozó óvodai nevelési-oktatási intézményekben. Nemzetközi és nemzeti szabványok.

Nemzetközi jogi aktusok. 2000 Okinawa Charta a Világtalálkozó Globális Információs Társadalmi Nyilatkozatáról a legmagasabb szint az információs társadalomról 2003 -tól (módosítva és kiegészítve). Nemzetközi jogi aktusok.

Az Orosz Föderáció törvényei és szabályzatai. Az Orosz Föderáció 2011.04.06-i 63-FZ „Az elektronikus aláírásról szóló törvénye”. Az Orosz Föderáció 2006. július 27-i 149-FZ törvénye az információról, információs technológiákról és információvédelemről. RF kódok.

Az Orosz Föderáció kormányának határozatai és rendeletei, szövetségi és regionális programok, koncepciók. Az Orosz Föderáció kormányának 2012. szeptember 6 -i állásfoglalása 890. sz. "Az elektronikus dokumentumkezelés kormányzati szervekben történő javítását célzó intézkedésekről." Az Orosz Föderáció kormányának 2009. szeptember 22-i 754. számú határozata "A tárcaközi elektronikus dokumentumkezelési rendszerről szóló rendelet jóváhagyásáról". Az Orosz Föderáció kormányának 2011. szeptember 7 -i állásfoglalása, 751. sz. Az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15 -i rendelete 477. sz. "A szövetségi végrehajtó szervekben végzett hivatali munka szabályainak jóváhagyásáról". Az Orosz Föderáció kormányának 2007. december 25-i 931. számú rendelete "Az állami szervek és a helyi önkormányzati szervek közötti információs kölcsönhatás biztosítására irányuló egyes intézkedésekről a polgárok és szervezetek közszolgáltatásaiban." Az Orosz Föderáció kormányának 2002. január 28-i 65. számú határozata "Az Elektronikus Oroszország (2002-2010) szövetségi célprogramról" (módosítva és kiegészítve, 2006. augusztus 15-én). Az Orosz Föderáció kormányának 2010. október 20-i rendelete 1815. sz. "Az Orosz Föderáció" Információs társadalom (2011-2020) állami programjáról ". Az Orosz Föderáció kormányának 2010. december 17-i 2299-r számú rendelete "A szövetségi végrehajtó szervek és a szövetségi költségvetési intézmények szabad szoftverek használatára való átállásának tervéről." Az Orosz Föderáció kormányának február 12-i rendelete

2011 № 176-r "A szövetségi végrehajtó szerveknek a belső tevékenységek megszervezésében a papírmentes dokumentumáramlásra való átállására vonatkozó cselekvési terv jóváhagyásáról." Az Orosz Föderáció kormányának 2008. május 6-i 632-r számú rendelete "Az Orosz Föderáció elektronikus kormányzatának 2010-ig történő kialakítása koncepciójának jóváhagyásáról". Az Orosz Föderáció kormányának 2006. július 17-i 1024-r számú rendelete "A regionális informatizálás koncepciójáról 2010-ig". Az Orosz Föderáció kormányának 2004. szeptember 27-i 1244-r számú rendelete „A felhasználás fogalmáról információs technológiák a szövetségi kormányzati szervek tevékenységében 2010-ig”.

Az információs társadalom fejlesztésének stratégiája az Orosz Föderációban (V. Putyin, az Orosz Föderáció elnöke 2008. február 7-én jóváhagyta, Pr - 212. sz.).

Az Információbiztonsági Tanács az Orosz Föderáció elnöke alatt.

Szabályozási és módszertani dokumentumok és szabványok. GOST 34.03-90. "Információs technológia. Szabványkészlet az automatizált rendszerekhez: Automatizált rendszerek: Kifejezések és meghatározások ", GOST 34.601-90. "Információs technológia. Szabványkészlet automatizált rendszerekre: Automatizált rendszerek: A létrehozás szakaszai ”. Nemzetközi ISO szabványok alapján kidolgozott nemzeti szabványok (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. Dokumentumkezelés. Általános követelmények"; GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. Dokumentumkezelési folyamatok. A dokumentumok metaadatai. 1. rész . Alapelvek "), GOST R ISO / IEC 26300-2010" Információtechnológia. Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v. 1,0" stb.

Nemzetközi ISO és IEC szabványok. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO 30300 sorozat, IEC 82045 stb.); MoReq 2, MoReq 10 stb.