Fișiere Microsoft Excel destul de des folosit pentru a stoca date cu care lucrează mai mulți utilizatori diferiți. Uneori, utilizatorii greșesc și introduc date incorecte, ceea ce provoacă probleme de diferite grade de complexitate, în funcție de importanța datelor. Cu toate acestea, această situație poate fi ușor evitată.

Mai ales pentru un astfel de caz, Excel are capacitatea de a verifica corectitudinea datelor scrise în anumite celule. La introducerea invalid date Excel va emite un avertisment sau o interdicție de a continua operațiunea.

Pentru a activa verificarea, trebuie să selectați celulele protejate, apoi să mergeți la fila „Date” și să selectați elementul „Verificarea datelor”.

În fereastra care se deschide, în fila „Parametri”, selectați mai întâi tipul de date care pot fi scrise în celulele selectate, apoi setați restricțiile pentru tipul de date selectat. Există destul de multe opțiuni, de exemplu, ca o constrângere, puteți specifica un anumit interval de numere, un interval de timp / dată, un text de o anumită lungime sau specifica un fișier cu o listă de valori valide. De asemenea, este posibil să definiți o formulă pentru a calcula valori acceptabile pe baza conținutului altor celule.

Ca exemplu, vom indica orice număr întreg nu mai mult de 100.000.

În fila „Mesaj de eroare”, selectați acțiunea care ar trebui să aibă loc atunci când se face o intrare incorectă. Puteți alege una dintre cele trei opțiuni:

Stop - oprește operațiunea, împiedicând introducerea incorectă a datelor;
Avertizare - la introducerea datelor incorecte se emite un avertisment, dar utilizatorului i se oferă posibilitatea de a continua operațiunea;
Mesaj - Utilizatorul este notificat că datele introduse sunt nevalide, dar introducerea datelor este permisă.

Tot aici puteți adăuga un titlu și un text de mesaj pe care utilizatorul le va vedea atunci când introduce o valoare incorectă. Acest lucru ar trebui să-l ajute pe utilizator să înțeleagă ce face greșit.

Și așa arată mesajul când încercați să introduceți date care nu se potrivesc cu condiția specificată.

La fel de asistență suplimentară pe fila „Mesaj pentru introducere” este posibil să lăsați un indiciu.

Acest indiciu va apărea lângă o celulă când o selectați și rămâne pe ecran până când treceți la o altă celulă.

Și dacă s-a întâmplat ca utilizatorii să reușească totuși să „proșeze”, este posibil să evidențieze datele introduse incorect. Acest lucru se poate face selectând elementul „Circle Invalid Data” din meniul „Data Validation” (Validare datelor).

Astfel de acțiuni simple vor face viața mai ușoară utilizatorilor și vor ajuta la evitarea multor probleme atunci când lucrand impreuna cu date în excel.

Funcția SAU returnează TRUE dacă cel puțin unul dintre argumente este TRUE; returnează FALSE dacă toate argumentele sunt FALSE.

Sintaxă

SAU (valoare_booleană1; valoare_booleană2; ...)

Valoare_booleană1, valoare_booleană2, ... - de la 1 la 30 de condiții de testat, care pot fi ADEVARATE sau FALSE.

Atenţie!

Argumentele trebuie să fie booleene (TRUE sau FALSE) sau să fie tablouri sau referințe care conțin valori booleene. Array este un obiect folosit pentru a obține mai multe valori ca urmare a evaluării unei singure formule sau pentru a lucra cu un set de argumente situate în celule diferite și grupate pe rânduri sau coloane. Intervalul de matrice folosește o formulă generală; o constantă matrice este un grup de constante folosite ca argumente.

Dacă intervalul specificat nu conține valori booleene, SAU returnează valoarea de eroare #VALOR!

Puteți utiliza funcția SAU ca formulă de matrice pentru a verifica dacă există valori în matrice. Pentru a introduce o formulă matrice, apăsați CTRL + SHIFT + ENTER.

Exemplu

	A	B
1	Formulă	Descriere (rezultat)
2	= SAU (ADEVĂRAT)	Un argument este TRUE (TRUE)
3	= SAU (1 + 1 = 1; 2 + 2 = 5)	Toate argumentele sunt FALSE (FALSE)
4	= SAU (ADEVĂRAT, FALS, ADEVĂRAT)	Cel puțin un argument este TRUE (TRUE)

Mai multe despre Excel.

Determinarea datelor care pot fi introduse în celule

1. Selectați celula pe care doriți să o verificați.

2. Selectați Validare din meniul Date, apoi faceți clic pe fila Opțiuni.

3. Determinați tipul de verificare necesar.

Permiteți introducerea numai a valorilor dintr-o listă

1. În lista Tip de date, selectați Listă.

2. Faceți clic în câmpul Sursă și efectuați una dintre următoarele:

pentru a defini lista local, introduceți valorile listei, separându-le cu virgule;

pentru a utiliza un interval de celule căruia i se atribuie un nume, introduceți un semn egal (=) urmat de numele intervalului;

3. Bifați caseta de selectare Listă de valori permise.

Permiteți introducerea de valori care se află în limitele specificate

3. Introduceți valoarea minimă, maximă sau specifică permisă.

Permite numere nelimitate

1. În lista Tip de date, selectați Integer sau Real.

2. În lista Valoare, selectați restricția necesară. De exemplu, pentru a seta limitele inferioare și superioare, selectați o valoare între.

3. Introduceți valorile minime și maxime permise sau definiți o valoare.

Permiteți date și ore într-un interval de timp specific

1. În câmpul Permite, selectați Data sau Ora.

2. În câmpul Date, selectați restricția necesară. De exemplu, pentru a permite date după o anumită zi, selectați o valoare mai mare.

3. Introduceți o dată sau o oră de început, de sfârșit sau anume.

Permite text cu o anumită lungime

1. Selectați comanda Text Length din fereastra Data Type.

2. În câmpul Date, selectați restricția necesară. De exemplu, pentru a seta un anumit număr de caractere, selectați o valoare mai mică sau egală cu.

3. Specificați o lungime minimă, maximă sau specifică pentru text.

Numărarea valorilor valide pe baza conținutului altei celule.

1. Selectați tipul de date dorit din lista Tip de date.

2. În câmpul Date, selectați restricția necesară.

3. În câmpul sau câmpurile de sub câmpul Date, selectați celula pe care doriți să o utilizați pentru a defini valori valide. De exemplu, pentru a permite introducerea informațiilor despre cont numai dacă totalul nu depășește bugetul, selectați valoarea Decimal Places din lista drop-down Tip de date, selectați o valoare mai mică sau egală cu lista drop-down Data și în câmpul Maxim, selectați celula care conține suma bugetului.

Folosind o formulă pentru a calcula ipoteze

1. Selectați Alt tip din caseta Data Type.

2. În câmpul Formula, introduceți formula pentru calcularea valorii booleene (TRUE pentru date valide sau FALSE pentru date invalide). De exemplu, pentru a permite introducerea unei valori într-o celulă pentru un cont de picnic numai dacă nu este finanțat nimic pentru un cont discreționar (celula D6), iar bugetul total (D20) este, de asemenea, mai mic decât 40.000 USD alocați, puteți introduce = ȘI (D6 = 0; D20

4. Stabiliți dacă celula poate fi lăsată goală.

Dacă sunt permise valori nule (nule), bifați caseta de validare Ignorare celule goale.

Dacă nu aveți voie să introduceți valori necompletate (zero), debifați caseta de validare Ignorare celule goale.

Notă... Dacă valori admisibile sunt specificate printr-un interval de celule cu un nume atribuit care conține o celulă goală, bifarea casetei de selectare Ignora celulele goale va permite introducerea oricăror valori în celula care este bifată. Acest lucru este valabil și pentru orice celule la care se face referire prin formule de validare: dacă orice celulă către care indică referința este goală, atunci când caseta de selectare Ignorați celulele goale este bifată, puteți introduce orice valoare în celula care urmează să fie validată.

5. Pentru a afișa un mesaj suplimentar pentru introducere atunci când este selectată o celulă, mergeți la fila Mesaj și bifați caseta de selectare Afișați o solicitare dacă această celulă este curentă, apoi specificați un titlu și introduceți text pentru mesaj.

6. Determinați modul în care Microsoft Excel raportează introducerea incorectă a datelor.

Instrucțiuni

1. Faceți clic pe fila Mesaj de eroare și bifați caseta de selectare Afișare mesaj de eroare.

2. Selectați una dintre următoarele opțiuni pentru câmpul Aspect.

Pentru a afișa un mesaj informativ care nu interzice introducerea datelor incorecte, selectați valoarea Informații.

Pentru a afișa un avertisment care nu vă împiedică să introduceți date incorecte, selectați Avertisment.

Pentru a preveni introducerea incorectă a datelor, selectați valoarea Stop.

3. Specificați un titlu și introduceți text pentru mesaj (până la 225 de caractere).

Notă... Dacă nu sunt introduse titluri și text, titlul implicit este „Microsoft Excel” și mesajul „Valoarea introdusă este invalidă. Gama de valori care pot fi introduse într-o celulă este limitată.”

Notă... Validarea valorilor introduse într-o celulă nu formatează celula.

Uneori, atunci când lucrați cu tabele în editorul Excel, apare o notificare că „gama de valori care pot fi introduse într-o celulă este limitată”. Cea mai mare problemă este că nu puteți introduce informațiile de care aveți nevoie. De fapt, nu este nimic în neregulă cu asta. Această situație poate fi corectată în câțiva pași. În acest articol, vom arunca o privire mai atentă la ce anume apare această fereastră și ce se poate face în această situație.

În editorul Excel, este posibil să restricționați introducerea de informații după anumite criterii. Procesul este după cum urmează.

1. Faceți clic pe orice celulă.
2. Accesați fila Date.
3. Faceți clic pe instrumentul evidențiat.
4. Selectați „Validarea datelor”.

1. După aceea, va apărea o fereastră în care puteți selecta formatul informațiilor de verificat.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra acestor formate.

În acest caz, puteți introduce orice în celulă. Parametrul este utilizat implicit pentru orice celulă.

Alegând acest format, puteți edita personalizare suplimentarăîn al doilea domeniu.

De exemplu, dacă selectați opțiunea „între”, atunci veți vedea că în această fereastră vor apărea două câmpuri suplimentare: „Minim” și „Maximum”.

Dacă alegeți „mai mare decât” o anumită valoare, atunci va trebui să introduceți pragul minim acceptabil. De aceea, veți vedea un singur câmp - „Minim”, deoarece „Maximum” este nelimitat.

În acest caz, principiul de funcționare este exact același ca în cazul numerelor întregi. Diferența este că de data aceasta poți folosi orice valoare. Inclusiv cele fracționate. Pentru cei care nu știu ce sunt numerele reale, puteți citi mai multe despre ele în Wikipedia.

Acest format este cel mai interesant.

Pentru a înțelege capacitățile sale, trebuie să urmați câțiva pași simpli.

1. Umple câteva celule cu ceva. Indiferent de situatie.

1. Faceți clic pe orice cușcă. Accesați o filă cu care sunteți familiarizat. Faceți clic pe pictograma „Lucrează cu date”. Selectați instrumentul evidențiat.

1. În câmpul Tip de date, selectați opțiunea Listă. Faceți clic pe coloana „Sursă”. Apoi selectați intervalul dorit de celule. Acest lucru este mult mai convenabil decât editarea manuală a linkului. Faceți clic pe „OK” pentru a continua.

1. Datorită acestui fapt, acum în această celulă puteți selecta cuvântul dorit din lista derulantă. Acest lucru este mult mai convenabil decât schimbarea manuală a textului.

Acest format este potrivit pentru acele cazuri în care celula ar trebui să conțină doar data. În acest caz, sunt disponibile exact aceleași condiții suplimentare ca și în cazul numerelor întregi și reale.

Același lucru este aici. Aici este indicată o singură dată (fără dată).

Uneori există situații în care este necesar să se limiteze nu formatul celulei, ci lungimea conținutului expresiei. Adică, datorită acestei setări, vă puteți asigura că în anumite câmpuri puteți specifica text nu mai mult decât numărul necesar de caractere. De exemplu, în coloana numărul de telefon sau numele orașului.

Există destul de multe opțiuni. Această metodă este utilizată la completarea oricăror formulare sau chestionare.

Acest format este diferit de toate celelalte. Aici puteți specifica orice formulă pentru a verifica dacă informațiile se potrivesc cu vreo condiție.

Dacă doriți, puteți adăuga un fel de notificare despre o eroare la introducerea datelor într-o celulă. Pentru a face acest lucru, trebuie să efectuați câteva operații simple.

1. Repetați pașii descriși mai sus pentru a deschide fereastra „Validare valori de intrare”.
2. Alegeți un anumit tip de date. De exemplu, vă vom indica că trebuie să introduceți un număr „real” care este mai mare de 10.

1. Acum accesați fila „Mesaj de eroare”.
2. Alegerea tipului de afișare:
   • "Un avertisment";
   • "Mesaj".
3. Precizăm titlul și textul sesizării.
4. Pentru a salva verificarea valorilor introduse, faceți clic pe „OK”

Ca exemplu, vom specifica următoarele setări.

1. Introdu orice număr. De exemplu, orice mai mică decât valoarea specificată. Apăsați tasta Enter. Și veți vedea o notificare că a existat o eroare de introducere a datelor.

V acest cazîn câmpul „Vizualizare”, a fost specificat formatul „Mesaj”. În acest caz, puteți introduce orice numere. Dar de fiecare dată vei vedea o notificare similară.

Dacă faceți tipul „Stop”, atunci nu veți putea introduce o valoare incorectă.

Acum încercați să eliminați setările introduse și lăsați câmpurile goale.

Ca rezultat, veți vedea eroarea de mai sus. Adică, dacă nu specificați nimic manual, editorul va afișa implicit un avertisment.

Dar vă rugăm să rețineți că textul mesajului este diferit!

Diferența dintre versiunile Microsoft Excel

Instrucțiunile descrise mai sus sunt potrivite pentru editorii moderni 2010, 2013 și 2016. Există unele diferențe în comparație cu programele mai vechi.

Deschideți același fișier în Excel 2007. Introduceți o valoare nevalidă. Și veți vedea această eroare. Adică, în editoarele moderne, textul implicit al mesajului a fost modificat. Specia familiară tuturor a existat până în 2007.

În vechiul Excel 2003, eroarea este exact aceeași.

Mesaj de introducere a datelor

Pentru a împiedica utilizatorii să introducă astfel de erori după introducerea informațiilor, este necesar să indicați astfel de solicitări în prealabil. Acest lucru se face foarte simplu.

1. Faceți clic pe orice celulă pentru care doriți să setați niște reguli.
2. Deschideți secțiunea „Date” din meniu.
3. Selectați instrumentul Instrumente de date.
4. Faceți clic pe pictograma „Verificarea datelor”.

1. În fereastra care apare, accesați fila „Mesaj pentru introducere”.
2. Introduceți orice text în câmpurile specificate.
3. Faceți clic pe „OK” pentru a continua.

1. Acum, de fiecare dată când activați această celulă, veți vedea un indiciu similar. Acest lucru va facilita foarte mult situația pentru alți utilizatori care vor lucra cu fișierele pe care le-ați creat.

Cum să dezactivezi această eroare

Dacă ați deschis tabelul altcuiva și trebuie să faceți unele modificări, dar în același timp vedeți o eroare similară la introducerea datelor, atunci nu este nevoie să disperați. Remedierea este destul de simplă.

1. Selectați celula în care nu puteți specifica valoarea dorită.
2. Accesați bara de instrumente din fila „Date”.
3. Faceți clic pe instrumentul Instrumente de date.
4. Faceți clic pe pictograma „Verificarea datelor”.

1. Pentru a elimina toate setările, faceți clic pe butonul „Șterge toate”.
2. Salvăm modificările făcând clic pe „OK”.

1. Acum puteți introduce orice date, ca și cum ați deschide un fișier gol și nu există setări acolo.

Exemple de la Microsoft

Dacă nu înțelegeți prea bine cum să specificați condițiile pentru introducerea valorilor, este recomandat să deschideți site-ul oficial Microsoft. Acolo puteți găsi fișierul cu exemple. Conține absolut toate tipurile de date și diverse cazuri de întocmire a documentelor și rapoartelor.

Concluzie

În acest articol, am examinat în ce cazuri poate apărea o eroare la introducerea valorilor în Foi de calcul Excel... În plus, s-a acordat o atenție deosebită setărilor diferitelor condiții pentru a determina setul admis de valori.

Dacă ceva nu funcționează pentru tine, înseamnă că îți lipsește ceva sau alegi formatul de date greșit. Încercați să repetați acești pași mai îndeaproape.

Instrucțiuni video

Dacă deodată nu ai putea înțelege acest manual, mai jos este atașat un videoclip în care toți pașii sunt descriși și mai detaliat cu explicații suplimentare.

Considera cum să protejați celulele individuale în Excel ... Există mai multe moduri. Puteți insera o listă derulantă într-o celulă. Utilizatorul va selecta cuvântul dorit din lista care apare. Pentru a face o listă derulantă, consultați articolul „Lista derulantă în Excel”.
A doua modalitate de a proteja celule Excel de la introducerea datelor incorecte - aceasta este funcția „Validarea datelor”.Acest lucru este necesar pentru umplere corectă chestionare, aplicații, pentru lucrul cu o masă în care un angajat este distras constant etc.
Mai întâi, marcați celula sau intervalul de celule în care doriți să setați restricții la introducerea datelor.Cum să selectați o serie de celule după numele său, consultați articolul „Interval în Excel».
Acum accesați fila „Date” din secțiunea „Lucrul cu datele”, faceți clic pe butonul „Verificarea datelor”.Va fi afișată fereastra „Validarea valorilor introduse”. Pe " Opțiuni „în linie” Tip de date „va exista un tip – „Orice valoare”.
Trebuie să ne stabilim valoarea aici. Am instalat funcția „Integer”. Au fost specificate cele mai mici și mai mari numere care pot fi introduse.
De exemplu, chestionarul spune „vârsta”. Trebuie să indicați numărul complet de ani și să scrieți data nașterii.
Am completat caseta de dialog astfel.
Faceți clic pe „OK”. Acum verificăm, introducem numere diferite, iar când am introdus numărul 1234 (acesta este mai mult de 100) și am apăsat „Enter”, a apărut o astfel de fereastră de avertizare.

Apăsați butonul „Repetați” sau „Anulați” și scrieți numărul corect.
În fila „Mesaj de intrare” a casetei de dialog „Validare valori de intrare”, puteți scrie o explicație despre ceea ce trebuie scris aici. Și, când treceți cu mouse-ul peste această celulă, va apărea acest mesaj. De exemplu. În fereastra „Validarea valorilor introduse” din a treia filă „Mesaj de eroare” puteți scrie textul mesajului care va fi afișat dacă numărul este introdus incorect.

Pentru a elimina această setare din celulă, accesați funcția „Verificarea datelor” și apăsați butonul „Ștergeți toate”, apoi - „OK”.
Puteți personaliza celulele tabelului, formularul de completat astfel încât să nu poată scrie doar data zilei lucrătoare. pentru mai multe informații despre o astfel de setare a celulelor, consultați articolul „Validarea datei în Excel”.
Puteți personaliza tabelul astfel încât să nu puteți introduce un nume. cuvânt, cod, adică de două ori. Citiți despre acest „Preveniți introducerea valorilor duplicate în Excel”.
Pentru a controla momentul vânzărilor de produse, calendarul facturilor, diferența de sumă etc., puteți seta funcția „Formatizare condiționată”. De exemplu, dacă cantitatea dintr-o celulă este mai mare de 6.000 de ruble, atunci celula va fi colorată.
Vedeți cum să instalați această funcție în articolul "

Atunci când lucrați cu cantități mari de informații, mai ales atunci când sunt procesate prin formule sau macro-uri, este important ca datele să nu aibă erori care pot afecta rezultatul. Dificultăți în obținerea surselor corecte apar atunci când acestea provin din surse nestructurate (baze de date prost proiectate, completarea manuală a tabelelor și formularelor de către persoane neinteresate). Este deosebit de dificil să se realizeze designul corect pentru o anumită mască (șablon). De exemplu, o dată poate fi scrisă ca șir în mai multe moduri:

• 01.01.2001;
• 01/01/2001;
• 1 ianuarie 2001 etc.

Acest articol descrie funcționalitatea de simplificare a procesului de colectare și validare a datelor în Excel.

Unde este?

Pentru a configura parametrii pentru verificarea valorilor introduse, în fila „Date” din zona „Lucrul cu date”, faceți clic pe pictograma „Verificare date” sau selectați un element similar din meniul derulant:

Pe ecran va apărea o fereastră cu setările implicite, unde orice valoare poate fi utilizată ca tip de date:

Configurarea unei condiții de verificare

Inițial, trebuie să selectați tipul de date de verificat, care va fi prima condiție. Sunt oferite un total de 8 opțiuni:

• Întreg;
• Numar real;
• Listă;
• Data;
• Timp;
• Lungimea textului;
• O alta.

În conformitate cu elementul selectat, devine posibilă selectarea unor condiții suplimentare. Pentru numere, date, oră și lungimea textului, este posibil să se specifice restricții: less, more, range etc. Sursa este legată de listă, iar elementul „altul” sugerează introducerea unei formule care returnează o valoare booleană.

Cea mai neobișnuită vedere este lista verticală.

Vă permite să selectați valorile specificate ca sursă și să limitați valorile valide la aceasta. De asemenea, este posibil să se creeze liste derulante dinamice.

Indicator pentru celule Excel

Funcționalitatea de validare a datelor în Excel vă permite să personalizați sfaturile instrumente pentru celulele foii de lucru. Pentru a face acest lucru, accesați a doua filă a ferestrei de validare a intrării - „Mesaj pentru introducere”.

Imaginea prezintă un exemplu de mesaj posibil pentru o celulă în care sunt introduse numere întregi de la 1 la 31 (setările filei „Parametri”). Titlul și mesajele sunt indicate la discreția dvs., nu există reguli pentru designul lor. Nu uitați să bifați caseta „Afișați indiciu dacă celula este curentă”, altfel mesajul va fi dezactivat.

Un exemplu de indicație în Excel:

Ieșire mesaj de eroare

Ultima filă a ferestrei de validare a datelor vă permite să personalizați comportamentul și afișarea mesajelor atunci când este găsită o valoare eronată.

Există trei tipuri de mesaje care diferă ca comportament:

• Stop;
• Un avertisment;
• Mesaj.

Stop este un mesaj de eroare și vă permite să efectuați doar 2 acțiuni: anulați introducerea și repetați introducerea. Dacă este anulată, noua valoare va fi schimbată cu cea anterioară. Repetarea intrării face posibilă corectarea noii valori.

Un avertisment este mai loial în comparație cu o oprire, deoarece vă permite să lăsați o valoare care nu îndeplinește condițiile de testare după ce utilizatorul confirmă intrarea.

Mesajul afișează o eroare sub formă de informații simple și vă permite să anulați ultima acțiune.