Visaptverošas dokumentu pārvaldības automatizācijas sistēmas ieviešanu var uzskatīt par vadības inovāciju, kas ļauj ņemt vērā inovācijas procesa modeļus un to efektīvi organizēt.

Atkarībā no novatoriskā potenciāla ir divi galvenie inovāciju veidi:

o radikālas (pamata), paverot principiāli jaunas iespējas, kas ievieš kvalitatīvas izmaiņas cilvēka darbības veidos;

o esošo metožu un darba formu modificēšana, pilnveidošana.

Ir jāapvieno radikālas un modificējošas inovācijas vadības procesā. Praksē sastopamies arī ar pseidoinovācijām, kas attiecas tikai uz ārējiem atribūtiem un ko diktē prestiža vai reklāmas apsvērumi.

Mūsdienu apstākļos digitālās dokumentu pārvaldības ieviešanu un elektroniskās dokumentu pārvaldības izmantošanu var uzskatīt par radikālu inovāciju.

Modificējoša tipa inovācijas parādās biežāk nekā radikālas un nodrošina pielāgošanos mainīgajiem apstākļiem un uzdevumiem. Piemēram, daļēji uzlabojumi vadības darba organizācijā un dokumentu apritei noved pie pozitīvi rezultāti. Taču inovāciju modificēšanas iespējas ir ierobežotas un noteiktā posmā tās vairs nespēj kompensēt organizācijas vajadzības. Un tad lielāka mēroga vai radikālu inovāciju (mūsu gadījumā visaptverošas pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas sistēmas) izstrādes un ieviešanas kavēšanās var izraisīt stagnāciju un vadības efektivitātes samazināšanos.

Integrētas pirmsskolas automatizācijas sistēmas kā vadības inovācijas “dzīves cikls” ietver sekojošus posmus: inovācijas nepieciešamības apzināšanās un tās attīstība; lēmuma pieņemšana par pāreju uz jaunu tehnoloģiju, tās attīstību; stabila darbība un attīstība. Inovācija nebūs pabeigta, ja tā apstājas jebkurā starpposmā. Beigās " dzīves cikls» jebkura inovācija atkal atklāj nepieciešamību pēc daļējiem vai lielāka mēroga uzlabojumiem.

Inovācijas process galvenokārt ir radoša risinājuma rezultāts jaunām problēmām. Tāpēc inovācijas nepieciešamības apzināšanās stadija un tās attīstība vienlaikus ir arī vadības lēmumu sagatavošanas un pieņemšanas process, no kura pamatotības un savlaicīguma lielā mērā ir atkarīgi turpmāko posmu rezultāti. Piedāvātās inovācijas ieviešana jo īpaši ir atkarīga no tā, kādas metodes tika izmantotas informācijas vākšanai un apstrādei, problēmsituācijas analīzei, iespēju izstrādei un risinājuma izvēlei. Turklāt, izstrādājot un izvēloties risinājumu, jāanalizē inovācijas sekas un tā ieviešanas īpatnības. Īstenojot konkrētus pasākumus pārvaldības inovāciju ieviešanai dokumentu automatizācijas jomā, tiek pieņemts, ka tiks ņemtas vērā informācijas pārvaldības galveno komponentu savstarpējās attiecības.

Inovācijas izstrādes posms aptver laika posmu, kas nepieciešams konstatēto trūkumu novēršanai un atbilstošu izmaiņu veikšanai. Liela nozīmešajā posmā ir kontrole pār darbinieku darbību (piemēram, darba tehnoloģiju prasību ievērošana korporatīvajā dokumentu plūsmas sistēmā). Svarīgi, lai ieviestā dokumentu pārvaldības tehnoloģija tiktu izmantota ikdienā un izslēgta iespēja atgriezties pie iepriekšējās darba organizācijas (piemēram, ar roku rakstītu žurnālu kārtošana, dokumentu daudzkārtēja reģistrācija u.c.). Tam nepieciešama darbinieku instruēšana vai apmācība, metodisko materiālu sagatavošana (procesu diagrammas, rokasgrāmatas lietotājiem un sistēmu administratoriem u.c.).

Svarīgi ir arī pievērst uzmanību inovācijas saglabāšanai un uzlabošanai. Dažkārt, kādu laiku pēc inovācijas ieviešanas, ir mēģinājumi atgriezties pie iepriekšējiem darba veidiem (un pavisam ne jaunā neefektivitātes dēļ). Šajā posmā izaicinājums ir to novērst, stabilizēt un atbalstīt inovācijas un izlemt, vai viens jauninājums ir jāpapildina vai jāstiprina ar citu.

Tādējādi pirmsskolas izglītības iestāžu kompleksās automatizācijas sistēmas ieviešanas un izstrādes posmos var būt jaunu un veco tehnoloģiju vienlaicīgas līdzāspastāvēšanas periods (tajās organizācijas nodaļās, kuras vēl nav savienotas ar sistēmu). "Kurš uzvarēs?" - šī posma rezultāts ir atkarīgs no vairāku organizatorisko jautājumu risināšanas, tajā skaitā nepieciešamā normatīvā un metodiskā ietvara veidošanas. Pie šiem nosacījumiem tiek risinātas personāla maiņas, sistēmas atbalsta dienesta organizēšanas un tā administrēšanas jautājumi. Tiek noteikta lietotāju pieslēgšanas un sistēmas lietošanas tiesību piešķiršanas kārtība un risināti informācijas drošības jautājumi.

Katrā inovācijas procesa posmā tā dalībnieku loks paplašinās. Tā, piemēram, lielā organizācijā visaptverošas pirmsskolas automatizācijas sistēmas ieviešana var izpausties kā pakāpenisks savienojums ar sistēmu, vispirms birojam un pēc tam pārējām struktūrvienībām, attiecīgi palielinot lietotāju skaits. Ir skaidrs, ka maksimālais efekts no automatizētas sistēmas, kas aptver visas organizācijas dokumentu plūsmu, tiek sasniegts tikai tad, kad ir savienotas visas plānotās nodaļas.

Vienlaikus ir svarīgi paturēt prātā, ka inovācijas procesa dalībnieki var vai nu uzņemties iniciatīvu atbalstīt vadības inovāciju (mūsu gadījumā korporatīvo dokumentu automatizācijas sistēmu), vai arī iebilst pret tā panākumiem. Korporatīvās dokumentu pārvaldības tehnoloģijas ieviešana, kas darbiniekiem kā sistēmas lietotājiem izvirza jaunas prasības (t.sk. kvalifikāciju) un ļauj novērtēt savu darbu no vispārējas perspektīvas, ir viens no tiem lielākajiem jauninājumiem un pārvērtībām, kas var izraisīt dažādas reakcijas. inovācija.

Jauno tehnoloģiju ieviešanas problēmas neaprobežojas tikai ar tā saukto “psiholoģisko barjeru” un aptver organizācijas darbinieku interešu sfēru (ekonomisko, sociālo). Ja darbinieks pieņem, ka ieviestā inovācija samazinās vai pat padarīs neiespējamu kādu no viņa vajadzībām, tad viņš runās pret jauninājumu. Dažkārt atsevišķi darbinieki var apzināti iebilst pret jauninājumiem, lai palielinātu savu ietekmi pār citiem.

Tas nozīmē, ka ir jāņem vērā gan kolektīvo, gan individuālo interešu ietekme.

No šī viedokļa ir svarīgi, lai darbinieki apzinātos, ka viņu ieguvumi no CVD ieviešanas un trūkumi no inovācijas nepieņemšanas pārsniedz ieguvumus no iepriekšējās darba kārtības saglabāšanas.

Ieviešot CVD, parādās arī ar korporatīvo kultūru saistīti aspekti. Piemēram, ja organizācijas dalībnieki ilgu laiku bija orientēti uz esošās darba kārtības uzturēšanu, un uzņēmība pret jauninājumiem un darbinieku vēlme pilnveidot savas prasmes nebija korporatīvās kultūras un vadības prioritāšu sistēmas iezīme, tad ieviešot inovācijas, var rasties vadības problēmas.

Sērijas raksturojums iespējamie iemeslišķēršļi integrētas pirmsskolas automatizācijas sistēmas ieviešanai ir doti labi zināmajā M. Satona darbā, kas ietver dažāda veida neatbilstības: nekonsekvence, neizlēmība, neuzticēšanās, nesagatavotība, neobjektivitāte, dezorganizācija, nenoteiktība, funkciju nepildīšana utt.

Ieviešot visaptverošu pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas sistēmu, ir svarīgi ņemt vērā, ka attieksme pret ieviestajām inovācijām lielā mērā ir atkarīga no šādām to īpašībām:

o relatīvā rentabilitāte(cik lielā mērā piedāvātais jauninājums ir sociālekonomiskā ziņā izdevīgāks par esošo darbības kārtību, cik lielā mērā tas veicina organizācijas mērķu sasniegšanu);

o saderība(cik šis jauninājums ir saderīgs ar darbinieku uzskatiem un pieredzi – tas nosaka, vai to būs grūtāk vai vieglāk pieņemt);

o grūtības(cik grūti ir saprast, izmantot un pielāgot piedāvāto inovāciju);

o fāzēšana(labāk tiks uztverti jauninājumi, kurus var ieviest pa posmiem vai ar eksperimentālu testēšanu) .

No organizācijas informācijas atbalsts, formālā un neformālā komunikācija starp darbiniekiem par inovācijas ieviešanu lielā mērā nosaka tās panākumus. Ieviešot sistēmu, ir svarīgi sniegt darbiniekiem informāciju par jaunās tehnoloģijas priekšrocībām (organizācijai, nodaļai, individuālam darbiniekam), pārdomāt apmācību sistēmu un iezīmēt ieviešanas posmus.

Darbiniekiem var būt psiholoģiski grūti ātri pielāgoties jaunajām tehnoloģijām, it īpaši, ja vienlaikus notiek daudz izmaiņu viņu darba veidā. Tāpēc, jo novatoriskāka ir ieviešamā sistēma, jo vērīgāk ir jābūt personāla iesaistīšanai tās ieviešanas procesā, skaidrojot sistēmas jaunās iespējas un pārvarot atsevišķu darbinieku psiholoģisko barjeru. Jāplāno darbinieku iepazīšanai nepieciešamais laiks un pēc tam jaunās darba tehnoloģijas apguves ilgums. Steiga ieviešanā rada grūtības, jo organizācijas darbinieki nevar pielāgoties lielam skaitam izmaiņu vienlaikus. Pārmērīga šī procesa novilcināšana var būtiski samazināt inovācijas efektu un pat radīt tajā vilšanos. Ņemot vērā šos apstākļus, ir svarīgi, ieviešot visaptverošu pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas sistēmu, izstrādāt un apstiprināt grafiku nodaļu savienošanai ar organizācijas vadītāju.

Dokumentu automatizācijas sistēmas ieviešanas panākumi, kas paredzēti, lai nodrošinātu organizācijas darbību kopumā, ir atkarīgi no organizatorisku jautājumu risināšanas dziļuma un savlaicīguma atbilstošos vadības līmeņos. Būtiska loma ir organizācijas vadības atbalstam sistēmas ieviešanā (“pirmās personas princips”). Ja šāda atbalsta nebūs, sistēma, visticamāk, netiks ieviesta visos departamentos. Sistēmas ieviešanas procesa operatīvai regulēšanai var būt nepieciešams izveidot pastāvīgu institūciju (piemēram, komisiju vai struktūrvienību pārstāvju darba grupu, kas atbild par dažādiem ieviešanas aspektiem - organizatorisko, tehnoloģisko, programmatūras un aparatūras, personāla, kā arī informācijas drošībai). Pirmsskolas izglītības dienesta uzdevumos ietilpst fundamentālu tehnoloģisko jautājumu risināšana, nodaļu kā sistēmas lietotāju interešu saskaņošana, nepieciešamo normatīvo un metodisko dokumentu sagatavošana, dokumentu klasifikācijas izstrāde un sistēmu direktoriju uzturēšana.

Ieviešot visaptverošu pirmsskolas automatizācijas sistēmu un paplašinot sistēmas lietotāju skaitu un pievienojot jaunas nodaļas, var būt noderīgas šādas pieejas:

o sākt ar psiholoģiski sagatavotākajiem un kvalificētākajiem darbiniekiem, izmantojot viņu piemēru, pieredzi un prasmes, apgūstot tehnoloģiju citiem darbiniekiem;

o ieviest jaunas tehnoloģijas, pirmkārt, tajās nodaļās, kur ieviešanas neatliekamā nepieciešamība un ietekme ir visredzamākā.

Ir svarīgi atzīmēt, ka mūsdienu apstākļos diez vai ir iespējams nekavējoties ieviest daudzfunkcionālu automatizētu sistēmu lielai organizācijai. Tā pakāpeniskas attīstības iespēja šķiet pieņemamāka. Pretējā gadījumā sistēmas izstrāde un ieviešana var aizņemt ilgu laiku, un sākotnējās prasības var pat novecot.

Jebkurā no šiem posmiem var veikt darbu, lai uzlabotu dokumentu plūsmas tehnoloģiju (gan tradicionālo, gan automatizēto), t.i. izmantot modificējošus jauninājumus.

Gan tradicionālā (papīra), gan automatizētā dokumentu plūsma prasa pastāvīgu uzmanību tās optimizācijas jautājumiem, ņemot vērā:

o notiekošās izmaiņas vadības organizatoriskajā struktūrā, nepieciešamība apvienot tradicionālās un automatizētās tehnoloģijas;

o organizatoriskās un metodiskās vadības nodrošināšana un noteikto darba procedūru ievērošanas uzraudzība;

o sistēmas attīstība un tās individuālo funkciju pilnveidošana, ņemot vērā jaunas programmatūras un aparatūras iespējas.

Tāpēc informācijas pārvaldības problēmas nav izsmeltas arī pēc atbilstošās datorsistēmas ieviešanas.

Ievads

Pēdējos gados vadības informācijas atbalsta loma ir vairākkārt pieaugusi. Mūsdienu pasaules, tās sociālās un ekonomiskās attīstības apstākļos ir jāatzīmē pieaugošā informācijas atbalsta nozīme vadības procesā, kas ietver informācijas vākšanu, uzglabāšanu, apstrādi, pārsūtīšanu un arhivēšanu, lai padarītu informētu un efektīvi vadības lēmumi.

Lai pieņemtu efektīvus vadības lēmumus mūsdienu tirgus ekonomikas attīstības un izaugsmes apstākļos, organizācijai ir nepieciešama holistiska un saskaņota automatizēta dokumentācijas sistēma.

Informācijas procesiem (informācijas vākšana, apstrāde un pārraide) vienmēr ir bijusi nozīmīga loma zinātnē, tehnoloģijā un sociālajā dzīvē. Cilvēka evolūcijas gaitā ir vērojama stabila tendence uz šo procesu automatizāciju, lai gan to iekšējais saturs būtībā ir palicis nemainīgs.

Informācija neeksistē pati par sevi, tā izpaužas informācijas procesos. Cilvēks dzīvo informācijas pasaulē un visas dzīves garumā piedalās visa veida informācijas procesos.

Galvenie informācijas procesi ir: informācijas meklēšana, vākšana, uzglabāšana, pārraide, apstrāde, izmantošana un aizsardzība.

Darbības, kas tiek veiktas ar informāciju, sauc par informācijas procesiem.

Procesus, kas saistīti ar informācijas saņemšanu, uzglabāšanu, apstrādi un pārsūtīšanu, sauc par informāciju.

Informācijas process ir secīgu darbību (operāciju) kopums, ko veic ar informāciju (datu, informācijas, faktu, ideju, hipotēžu, teoriju un citu veidā), lai sasniegtu jebkādus rezultātus.

Informācija izpaužas tieši informācijas procesos, kas vienmēr notiek jebkurās sistēmās (sociālajā, sociāli tehniskajā, bioloģiskajā un citās).

Informācijas procesi, kas tiek veikti, izmantojot noteiktas informācijas tehnoloģijas, veido cilvēka informatīvās darbības pamatu. Dators ir universāla ierīce informācijas procesu automatizētai izpildei.

Šī darba mērķis ir analizēt un uzskatīt par automatizētu Informācijas sistēmas biroja darba jomā analizēt jēdzienu "informācijas sistēmas" un analizēt tos, kad tie tiek ieviesti automatizētās sistēmās.

Mērķa sasniegšanai nepieciešams analizēt šādus uzdevumus: identificēt un definēt pirmsskolas izglītības iestādes dienesta galvenos uzdevumus, analizēt biroja automatizācijas sistēmas un elektroniskā dokumentu pārvaldība, ņemiet vērā informācijas atbalsta veidošanas principus, ieviešot automatizētas sistēmas.

Vienlaikus šī darba objekts ir automatizētas biroja darba sistēmas.

1. Biroja darba pamatjēdzieni un AS teorētiskie aspekti

1.1. Pirmsskolas izglītības pamatjēdzieni

Lai aptvertu tēmu “automatizētais biroja darbs”, ir nepieciešams iepazīstināt ar šī aspekta pamata terminoloģiju. Mēs sākam ar dokumenta definīciju. Jēdziens “dokuments” pie mums nāca no latīņu valodas no vārda “documentum”, kas savukārt nozīmē “pierādījums”, “pierādījums”. Sākotnēji šis termins tika ieviests Pētera Lielā laikā, un tā nozīme bija “rakstiska liecība”. Drīz pēc tam sāka lietot tādus terminus kā “biznesa dokuments”, “oficiāls dokuments” un “akts”. Šie termini uzsvēra dokumentu funkciju nozīmi vadības sistēmā. Federālais likums Nr. 77-FZ “Par dokumentu likumīgu glabāšanu” sniedz šādu dokumenta definīciju: “Dokuments ir taustāms informācijas nesējs, kurā ir ierakstīta informācija jebkurā formā teksta, skaņas ieraksta, attēla un (vai ) to kombinācija, kurai ir detaļas, kas ļauj to identificēt, un ir paredzēts pārraidīt laikā un telpā publiskai lietošanai un saglabāšanai."

No šīs definīcijas izriet, ka jēdziens “dokuments” ir nesaraujami saistīts ar jēdzienu “informācija”. 1995. gada 20. februāra federālais likums “Par informācijas un informācijas aizsardzību” sniedz šādu definīciju jēdzienam “dokumentāra informācija” - tā ir informācija, kas ierakstīta materiālā nesējā ar detaļām, kas ļauj to identificēt. Vēlāk šis likums tika rediģēts un izdots atkārtoti. Saskaņā ar definīciju Federālajā likumā Nr. 149 - Federālais likums "Par informāciju, informācijas tehnoloģijām un informācijas aizsardzību" "informācija" ir informācija (ziņojumi, dati) neatkarīgi no tās pasniegšanas veida.

Savukārt dokumentēta informācija ir informācija, kas fiksēta materiālā nesējā, dokumentējot informāciju ar rekvizītiem, kas ļauj identificēt šādu informāciju vai likumā noteiktajos gadījumos tās materiālo nesēju.

Jebkuras darbības jomas organizācijā dokuments darbojas kā darbības vadības līdzeklis visās struktūrvienībās. Šajā darba virzienā būtu jāsaka "oficiāls dokuments", nevis "dokuments". Oficiālais dokuments ir dokuments, kuru ir tiesības izmantot organizācijā, ko izveidojusi juridiska vai indivīds, noformēts un sertificēts noteiktajā kārtībā.

Darbības joma, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiālajiem dokumentiem, tiek saukta par Dokumentācijas pārvaldību.

Pirmsskolas izglītības iestāde nodarbojas ar pilnu darbu klāstu pie dokumentu izveides, noformēšanas, kā arī to noformēšanas un termiņu kontroles. arī iekšā šis komplekss ietver darbu pie dokumentu ierakstīšanas, failu veidošanu no jau noformētiem dokumentiem, aktuālo failu uzglabāšanu un izmantošanu, sagatavošanu nodošanai arhīvā.

Šīs funkcijas veic speciālais dienests, kas darbojas kā neatkarīga struktūrvienība. Tajā pašā laikā to var saukt dažādi: Biroja vadības departaments, Vispārējais departaments, Biroja departaments, Sekretariāts vai Biroja vadības departaments.

Uzņēmumos ar šauru darbības virzienu dokumentācijas apjoms ir diezgan mazs, tāpēc atsevišķas nodaļas izveide ir nepraktiska. Šādos gadījumos visu darbu pie dokumentu pārvaldības uzņēmumā veic organizācijas vadītāja sekretārs vai šim darbam speciāli nolīgts darbinieks.

No prasmīgi pārdomāta, organizēta un racionalizēta biroja darba uzņēmumā ir atkarīga uzņēmuma efektivitāte, kā arī vadības lēmumu pieņemšanas kvalitāte un ātrums. Tādējādi var teikt, ka vadības darbību nodrošināšana ar uzņēmuma dokumentiem ir vissvarīgākā vadības funkcija jebkurā uzņēmumā.

Taču jāņem vērā, ka katrs uzņēmums ir unikāls, tam ir sava personīgā organizācijas forma, tāpēc pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošanas formu nepieciešams izvēlēties atbilstoši uzņēmuma pārvaldes formai. Pēc tam izvēlētās darba ar dokumentiem formas regulējums tiek ierakstīts uzņēmuma biroja vadības instrukcijās.

Darba organizāciju ar oficiālajiem dokumentiem šobrīd regulē GOST R 51141-98 “Biroja darbs un arhivēšana. Noteikumi un definīcijas". Līdzās jēdzienam “biroja darbs” ir sinonīms termins “dokumentācijas pārvaldība”, kas visplašāk atklāj informatīvi tehnisko komponenti mūsdienu biroja darba organizācijā.

Saskaņā ar valsts standartu dokumentācija ir informācijas ierakstīšana dažādos plašsaziņas līdzekļos saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem. Dokumentācija ir darbību kopums dokumentu veidošanai, to sagatavošanai, sastādīšanai, saskaņošanai, izpildei un izgatavošanai.

Pirmsskolas aprūpes process sastāv no vairākiem posmiem:

)dokumentu veidošana un noformēšana;

)dokumentu saņemšana un pārsūtīšana;

)dokumentu aprites organizēšana organizācijas ietvaros;

)izpildes uzskaite un kontrole;

)informācija un uzziņu darbs;

)dokumentu glabāšana.

Šīs darbības tiek veiktas, lai veiktu šādus uzdevumus:

)darba ar dokumentāciju formu un metožu pilnveidošana;

)drošību vienota kārtība dokumentācija;

)darba organizēšana ar dokumentiem;

)informācijas izguves sistēmu izveide;

)noformēšanas kontrole un dokumentu sagatavošana nodošanai arhīvā atbilstoši spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem;

)dokumentu plūsmas samazināšana;

)dokumentu veidlapu unifikācija;

)normatīvo un metodisko dokumentu izstrāde un ieviešana vadības dokumentācijas atbalsta uzlabošanai struktūrā;

)jaunākā ievads informācijas tehnoloģijas darbā ar dokumentiem.

Lai padziļināti izprastu Dokumentācijas pārvaldības atbalsta funkcijas un uzdevumus un saprastu, ko īsti dara minētais serviss, jākoncentrējas uz to, ka mūsdienu pasaulē jebkurš darbs ar pārvaldības dokumentiem balstās uz datortehnoloģijām un informācijas tehnoloģijām. . DOU servisa funkcijas ir ne tikai efektīvas dokumentu aprites organizēšana, dokumentācijas uzskaite, bet arī visu dokumentu noformēšanas kontrole viena uzņēmuma ietvaros un uzdevumu noteikšana automatizētu informācijas sistēmu izstrādē darbam ar dokumentāciju. Vienlaikus ir jānodrošina piekļuve informācijai, kā arī tās aizsardzība pret nesankcionētu piekļuvi, lai uzlabotu darbu ar dokumentāciju uzņēmumā un ārpus tā.

Taču visus šos uzdevumus nevar veikt, ja dokumentu izveidē izmantotā informācija nav pilnīga, objektīva, precīza, vērtīga, uzticama un savlaicīgi sniegta.

1.2. Vadības dokumentācijas atbalsta dienesta galvenie uzdevumi

Mūsdienu apstākļos, kad darbs ar vadības dokumentāciju daudzās iestādēs balstās uz datortehnoloģiju, pirmsskolas izglītības iestādes dienesta funkcijas neaprobežojas tikai ar iestādes dokumentu aprites organizēšanu, dokumentu uzskaiti un to izpildes uzraudzību. Pirmsskolas izglītības iestādes dienests ir tieši iesaistīts uzdevumu noteikšanā automatizētu informācijas sistēmu izstrādē darbam ar dokumentiem, informācijas pieejamības nodrošināšanā un darba ar dokumentiem uzlabošanā.

Tādējādi pirmsskolas izglītības iestādes dienests risina trīs galvenos uzdevumu kopumus:

) vadības darbību dokumentēšanas nodrošināšana;

) darba organizēšana ar dokumentiem iestādē;

) darba ar dokumentiem formu un metožu pilnveidošana.

Pirmsskolas izglītības iestādes dienestam izvirzītie uzdevumi nosaka tā funkcijas.

1. Pārvaldības darbības dokumentācijas nodrošināšanas uzdevumus var atrisināt, veicot šādas funkcijas:

Veidlapu izstrāde un noformēšana, nodrošinot to izgatavošanu;

dokumentu izgatavošanas, kopēšanas un pavairošanas nodrošināšana;

dokumentu sagatavošanas un noformēšanas kvalitātes kontrole, noteiktās apstiprināšanas kārtības ievērošana un dokumentu apliecināšana.

2. Darba ar dokumentiem organizēšanas uzdevumus iestādē risina, veicot šādas funkcijas:

Vienotas dokumentu nodošanas kārtības (institūcijas dokumentu plūsmas) noteikšana;

ienākošo un izejošo dokumentu apstrādes pārsūtīšana;

ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu uzskaite un uzskaite;

dokumentu noformēšanas kontrole;

dokumentu sistematizēšana, nodrošinot to uzglabāšanu un izmantošanu; darba organizēšana ar iedzīvotāju aicinājumiem.

informācijas drošības nodrošināšana.

3. Darba ar dokumentiem formu un metožu pilnveidošanas uzdevumi ietver šādu funkciju veikšanu:

Normatīvo, instrukciju, metodisko dokumentu izstrāde un pārskatīšana un iepazīstināšana ar organizācijas darbinieku uzmanību;

metodiskā vadība un kontrole pār noteikto noteikumu ievērošanu darbā ar dokumentiem organizācijas struktūrvienībās;

organizācijas darbinieku kvalifikācijas paaugstināšana un konsultēšana jautājumos par darbu ar dokumentiem;

organizācijas dokumentācijas sakārtošana, dokumentu unifikācijas darbu veikšana, organizācijas darbībā izmantojamo dokumentu veidlapu darba laika uzskaites tabulas un albuma izstrāde;

jaunu darba ar dokumentiem formu un metožu izstrāde un ieviešana, organizācijas dokumentu plūsmas uzlabošana, izpildes disciplīnas paaugstināšana;

uzdevumu izvirzīšana automatizētu informācijas sistēmu un datu bāzu izstrādei un uzlabošanai darbam ar dokumentiem.

Pamatojoties uz iepriekš minētajiem punktiem, redzam, ka bez elektroniskās dokumentu pārvaldības darbinieks nevar veikt visas darbības patstāvīgi.

1.3. Modernās tehnoloģijas elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanai

Pārvaldības sistēma prasa organizēt un uzturēt efektīvu dokumentu plūsmu, kas jāprezentē kā formalizēts biznesa process. Šajā gadījumā jebkurš dokuments (elektronisks vai papīra) ir galvenais instruments biznesa mijiedarbības formalizēšanai starp uzņēmumu nodaļām un ārējo attiecību organizēšanai.

Pastāvīgā tendence būtiski pieaugt vadības lēmumu pieņemšanai nepieciešamās informācijas apjomam, rada nepieciešamību saņemt, apstrādāt un uzglabāt dokumentus ievērojami lielākā apjomā nekā līdz šim. Tradicionālās metodes darbā ar dokumentiem kļūst neefektīvas.

Biznesa procesu analīze parādīja, ka darba laikā tiek pazaudēti aptuveni 15% dokumentu, un to meklēšana aizņem līdz 30% par dokumentu apstrādi atbildīgo darbinieku darba laika. Tajā pašā laikā neatgriezenisks pat informācijas daļas zaudējums var radīt ievērojamus zaudējumus.

Lai organizētu kolektīvo darbu ar standarta papīra dokumentu, nepieciešams to vairākkārt kopēt, nogādāt dažādās struktūrvienībās, rīkot īpašas sapulces, saskaņojumus, kas aizņem neticami daudz laika.

Vēl viena problēma ir saistīta ar ilgo laiku, kas nepieciešams, lai pēc pieprasījuma atrastu nepieciešamo informāciju. Strādājot ar elektroniskajiem dokumentiem, dokumenta meklēšanas laiks un līdz ar to arī atbildes laiks uz pieprasījumu ir ievērojami mazāks.

Pēc ekspertu aplēsēm, papīra dokumentu plūsmas aizstāšana ar elektronisko palīdz palielināt darbinieku produktivitāti par 25-50%, un viena dokumenta apstrādes laiks tiek samazināts par vairāk nekā 75%. Klasiski biznesu kā biznesa procesu automatizācijas sistēma atbalsta tikai par 10-20%. Tie, kā likums, ir tikai tie uzdevumi, kurus var skaidri formalizēt un strukturēt informāciju. Pats formulēšanas un formalizācijas process netiek atbalstīts ar tradicionālo automatizāciju.

1.4 Biroja automatizācija un elektroniskās dokumentu vadības sistēmas

Nosakot nepieciešamo automatizācijas līmeni, organizācija izvēlas sistēmu, kas apmierinātu organizācijas automatizācijas vajadzības.

Automatizācijas sistēma nozīmē jebkuru automatizēta sistēma, kas paredzēts biroja darba problēmu risināšanai neatkarīgi no automatizācijas objekta, vai tā būtu valsts iestāde, komercbanka, tirdzniecības uzņēmums vai jebkura cita organizācija. Ir svarīgi, lai organizācija veiktu biroja darbu, un tas tiktu veikts saskaņā ar Krievijas tiesību aktos noteiktajām prasībām, kas ļauj diezgan skaidri iezīmēt risināmo uzdevumu loku8.

Izvēloties dokumentu automatizācijas sistēmu, parasti tiek apsvērta viena no divām iespējām:

biroja automatizācija;

dokumentu plūsmas automatizācija.

Biroja automatizācijas sistēmas galvenokārt risina ienākošo, izejošo, iekšējo un organizatorisko un administratīvo dokumentu uzskaites (reģistrācijas), izdoto lēmumu un saņemtās informācijas par to izpildi uzskaites problēmas. Sistēmas datubāzēs var glabāt ne tikai dokumentu detaļas ts veidā. “reģistrācijas un kontroles kartes”, bet arī to saturs tekstu, failu vai attēlu veidā. Biroja automatizācijas sistēmas ļauj uzraudzīt dokumentu un katra rezolūcijas vai instrukcijas izpildi un glabāt datus par gadījumiem, kuriem dokumenti ir piešķirti. Ātrā meklēšana Nepieciešamo dokumentu identifikācija pēc noteikta kritērija vai to kopuma ir neatņemama šāda veida sistēmu atribūts.

Mūsdienās ir trīs galvenie veidi, kā ieviest dokumentu automatizācijas sistēmu:

attīstību oriģinālā sistēma automatizācija;

standarta automatizācijas sistēmas uzstādīšana;

automatizācijas rīku iestatīšana.

Ideālā gadījumā sistēmai būtu jāatbalsta gan papīra, gan elektronisko dokumentu plūsma, kā arī organizācijas biznesa procesi. Praksē to ir grūti sasniegt.

Svarīgs faktors, kas jāņem vērā, ir programmas mērogojamība, tas ir, iespēja laika gaitā palielināt darbstaciju (datoru) skaitu, kurās programma tiek izmantota, un palielināt sistēmā glabājamo dokumentu skaitu.

Vēl viens punkts, kam jāpievērš uzmanība, ir spēja strādāt ar dokumentiem vairākus gadus. Dažās programmās dokumenti no pagājušā gada tiek pārvietoti katru gadu uz arhīvu un tiek izveidota jauna kārtējā gada dokumentu datubāze. No vienas puses, tas vienkāršo darbu un samazina sistēmas slodzi. Bet, no otras puses, tas var ievērojami sarežģīt izpildes kontroli un pagājušā gada dokumentu meklēšanu. Īpaši tas jūtams gada sākumā, kad bieži tiek izsaukti dokumenti, kas ir 2-3 mēnešus veci un jau pārvietoti uz arhīvu.

Tāpēc ir svarīgi, lai programma ļautu ērti meklēt iepriekšējo gadu dokumentus.

Programmai jābūt pieejamai, lai lietotājs pats varētu veikt dažus sistēmas iestatījumus (piemēram, vārdnīcas, direktorijus, standarta maršrutus utt.), vēlreiz neizmantojot administratora pakalpojumus. Administratoram ir jāveic tikai informācijas drošības nodrošināšanas funkcijas, kontrolējot lietotāju tiesības un darbības.

Neskatoties uz visu biroja darba tradicionālo pamatfunkciju saglabāšanu automatizētajās sistēmās, automatizācija, protams, ļauj organizēt darbu ar dokumentiem un ar datortīkli atrisināt daudzus tipiskus biroja darba uzdevumus jaunā veidā, būtiski vienkāršojot un paātrinot dokumentu aprites procesu organizācijā.

Parasti automatizētā informācijas atbalsta sistēma var ietvert šādus blokus:

.automatizēta zinātniskā sistēma tehniskā informācija(NTI), kuras uzdevumi ir savlaicīga visu organizācijas darbības virzienam un vadītāju un speciālistu prasībām atbilstošu dokumentu, kopsavilkumu vai adrešu apzināšana, ierakstīšana, atlase un prezentēšana lietotājiem.

Starp sistēmas prioritārajiem uzdevumiem ir jāizceļ:

)ienākošo STI avotu uzskaite (grāmatas, brošūras, zinātniskie žurnāli, raksti, zinātniskie un tehniskie ziņojumi utt.);

)automatizēta lietotāju abonēšanas pakalpojumu uzskaite, ieskaitot NTI avotu izsniegšanas un atgriešanas reģistrāciju;

)dažādu rādītāju un biļetenu sastādīšana un uzturēšana;

)vadības darbinieku informēšana par aktuālajiem zinātnes, tehnikas, ekonomikas u.c. sasniegumi atbilstoši viņu informācijas vajadzībām pastāvīgajiem vai vienreizējiem pieprasījumiem (informācijas selektīvās izplatīšanas un retrospektīvās meklēšanas režīmā);

) risināmajai problēmai atbilstošas ​​zinātniskās un tehniskās informācijas meklēšana un izsniegšana dažādos lēmumu pieņemšanas procesa posmos;

.automatizēta regulēšanas sistēma. un juridisko informāciju. Šāda veida informācija darbojas kā lēmumu pieņemšanas pamatregulatori, tostarp uz to pamata tiek pārbaudīta lēmuma juridiskā spēkā esamība. Vadības darbinieku ierobežotās iespējas manuāli apstrādāt lielu šīs informācijas apjomu noved pie vadītāju nepietiekamas informētības par pašreizējiem standartiem. Viens no veidiem, kā uzlabot juridiskās informācijas sniegšanu, ir automatizācija;

.automatizēta organizatoriskās un administratīvās informācijas dokumentāra sistēma;

.automatizēta faktiskās informācijas un uzziņu sistēma.

Katrai no uzskaitītajām apakšsistēmām lēmumu pieņemšanas procesā ir ļoti specifiska loma. Faktu sistēma tiek izmantota, lai iegūtu un apstrādātu konkrētu informāciju par pārvaldītā objekta stāvokli un dinamiku. Automatizēta zinātniskās un tehniskās informācijas sistēma apgādā vadītājus un speciālistus ar nepieciešamo zinātniski tehnisko informāciju, bez kuras nav iespējams pamatot lēmumu. Pieņemto lēmumu juridiskajam atbalstam ir nepieciešama automatizēta regulējošās un juridiskās informācijas sistēma. Centrālo vietu salīdzinājumā ar citām apakšsistēmām ieņem automatizēta organizatoriskās un administratīvās informācijas sistēma (ORI), kas darbojas kā operatīvās komunikācijas kanāls starp kontroles un pārvaldītajām sistēmām un atspoguļo visu vadības lēmumu pieņemšanas ciklu no problēmu diagnostikas līdz. alternatīvas izvēle un īstenošana. Tādējādi ORI sistēma nav tikai informācijas izguves sistēma, tā aktīvi piedalās un ietekmē vadības procesu. Tās galvenie uzdevumi ir radīt optimālus apstākļus vadības sistēmu un procesu organizēšanai, laicīgi īstenot lēmumus un nogādāt tos līdz konkrētiem izpildītājiem, nodrošināt savlaicīgu kontroli pār lēmumu izpildes laiku, kvalitāti un apjomu visos vadības līmeņos.

2. Informācijas sistēmas, ieviešot automatizētas dokumentācijas vadības sistēmas

1 Informācijas atbalsta sistēmas izstrādes pamatprincipi, ieviešot automatizētas sistēmas

elektroniskā dokumentu pārvaldības automatizācija

Pieredze vietējā un ārvalstu vadības informācijas sistēmu (MIS) projektēšanā to liecina svarīgs faktors To efektivitāti nosaka sistemātiskas pieejas ieviešana informācijas atbalsta problēmu risināšanā. Sistemātiska pieeja ietver ekonomisko, tehnoloģisko, psiholoģisko, inženiertehnisko un sociālo problēmu visaptverošu apsvēršanu un risināšanu. Tas ļauj pietuvoties problēmai izveidot integrētu vadības sistēmu, kas apvieno horizontālo integrāciju (visas lēmumu pieņemšanai nepieciešamās informācijas koordināciju, kas cirkulē noteiktā hierarhiskā līmenī) ar vertikālo. Integrācijas princips vispilnīgāk tiek realizēts automatizētajās sistēmās, kuras šajā nodaļā aplūkosim kā dizaina objektu.

Diezgan plašā pieredze automatizēto sistēmu darbībā pārvaldībā ļauj formulēt to izveides pamatprincipus. Šos principus var iedalīt 3 grupās:

) vadības;

)tehnisks;

)organizatoriskā.

Pirmajā grupā ietilpst izveidoto sistēmu konsekvences, sarežģītības, efektivitātes principi un jaunu uzdevumu princips.

Sistemātiskais principsprasa, lai informācijas sistēmas projektēšana būtu balstīta uz kontroles objekta un visas kontroles sistēmas provizorisku sistēmas analīzi. Sistēmas analīze ietver sistēmas mērķu noteikšanu un formalizēta objekta funkcionēšanas modeļa izveidi.

Sarežģītības principsietver visu ražošanā un vadībā veikto darbu, tostarp automatizācijas darbu, savstarpēju savienošanu. Automatizācijas efektivitāte tiek sasniegta, tikai vienoti plānojot visu darbību klāstu, kuras mērķis ir intensificēt ražošanu, izmantojot vienotu metodisko bāzi. Turklāt, kā liecina prakse, efektīvākas ir sistēmas, kas automatizē ne tikai funkciju vai uzdevumu, bet arī to savstarpēji saistīto kompleksu. Sarežģītības princips patiesi tika iemiesots pārejā no vietējo sistēmu izveides uz integrētu automatizētu sistēmu izveidi.

Viens no svarīgākajiem jebkuras automatizētas sistēmas izstrādes noteikumiem ir automatizācijas efektivitātes princips. Sistēmu efektivitāte galvenokārt ir saistīta ar pareizu automatizēto funkciju, tehnoloģiju un uzdevumu klāsta izvēli. Bieži vien ir sistēmas, kuru efektivitāte ir vai nu nepietiekama, vai negatīva.

Ekonomiskās efektivitātes rādītāji tiek izmantoti kā kritērijs efektivitātes novērtēšanai lielākajai daļai sistēmu. Efektivitātes kritēriji var ietvert arī: apkalpošanas laika samazināšanu, lietotāju informētības palielināšanu un vairākus citus rādītājus.

Jaunu uzdevumu principspieņem, ka topošā sistēma ne tikai sniegs risinājumu tradicionālajām problēmām, bet arī ļaus izmantot jaunas tehnoloģijas, kas nozīmē, ka vadības lēmumu informatīvajā atbalstā parādīsies jaunas iespējas. Tikai lokālo uzskaites un atskaites uzdevumu veikšana automatizētas sistēmas ietvaros izrādās neefektīva.

Otrajā projektēšanas principu grupā ietilpst tehniskie principi, kuru ievērošana ir absolūti nepieciešama:

)integrēta datortehnoloģiju izmantošana un programmatūra;

)sistēmas vienotas informācijas bāzes izveide;

)tiešas komunikācijas organizēšana starp lietotāju un sistēmu.

Aparatūras un programmatūras izmantošanas integritāte kļūst arvien svarīgāka, paplašinoties datortehnoloģiju pielietojuma jomai.

Tā kā integrētas informācijas sistēmas izveide ir ļoti sarežģīts un darbietilpīgs process, attiecīgo darbu veikšanai nepieciešama visu attīstības speciālistu darbības koordinācija, kas tiek panākta, norīkojot vadošo informācijas atbalsta speciālistu. Šādas amata vietas jau ir ieviestas vairākos uzņēmumos. Informācijas atbalsta speciālista galvenās funkcijas ir:

.darba organizēšana pie integrētas datu bāzes projektēšanas, uzturēšanas un izstrādes; informācijas vajadzību izpēte organizācijā; radīšanas pieredzes vispārinājums efektīvas sistēmas informatīvais atbalsts;

.klasifikatoru un kodifikatoru pilnveidošana un ieviešana;

.darba organizēšana, kuras mērķis ir izveidot sistēmas heterogēnu datu bāzu integrēšanai un dalīto datu bāzu pārvaldības sistēmu pilnveidošanai;

.informācijas atbalsta sistēmu uzticamas darbības nodrošināšana.

Galvenais informācijas atbalsta speciālists (IS) vada informācijas atbalsta dienesta darbu, kas saskaņā ar plānu veic vadības informācijas sistēmas izstrādi, ieviešanu un darbību. Darbam ar iekšējo un ārējo informāciju pakalpojuma ietvaros vēlams nodalīt grupas. Šo grupu darba koordinēšana, kā arī informācijas atbalsta dienesta mijiedarbības nodrošināšana ar citiem organizācijas dienestiem ir viena no svarīgākajām galvenā speciālista funkcijām.

Ir divas pieejas automatizēto vadības sistēmu (ACS) projektēšanai:

)deduktīvs (no vispārējās problēmas uz konkrētām vadības problēmām);

)induktīvs (no konkrētām funkcijām līdz vispārējam kontroles uzdevumam).

Pieredze rāda, ka visdaudzsološākā šķiet šo divu pieeju kombinācija un to pakļaušana vienam mērķim. Vispārīgo informācijas atbalsta projektēšanas shēmu var parādīt šādā secībā:

Lēmumu pieņemšanas sistēmas analīze. Process sākas ar visu veidu lēmumu identificēšanu, kuru pieņemšanai nepieciešama informācija. Jāņem vērā katra līmeņa un funkcionālās zonas vajadzības.

Informācijas pieprasījumu analīze, t.i. ir jānosaka, kāda veida informācija ir nepieciešama katra lēmuma pieņemšanai.

Lēmumu apkopošana. Ja katram lēmumam būtu nepieciešama īpaša informācijas sistēma, vadības sistēma būtu bezcerīgi sarežģīta. Lēmumi, kuriem nepieciešama viena un tā pati informācija, ir jāsagrupē vienā vadības problēmā. Citiem vārdiem sakot, MIS ir jāsaskaņo un jāintegrē ar organizatorisko struktūru.

Informācijas apstrādes projektēšana. Šajā posmā tas tiek izstrādāts reāla sistēma informācijas vākšanai, pārsūtīšanai, glabāšanai un modificēšanai.

Pēdējais posms ir sistēmas izveide un ieviešana, kuras mērķis ir izvērtēt sodu sistēmas izdoto informāciju un atpazīt kļūdas. Turklāt ir jāpieņem, ka projektētajai sistēmai būs daudz nepilnību, un tāpēc ir nepieciešams izveidot procedūras to identificēšanai un sistēmas pielāgošanai. Tādējādi sistēmai jābūt elastīgai.

Izplatīta un efektīva izpētes metode, veicot darbu pie sodu sistēmas izstrādes, ir katra vadītāja pieņemto lēmumu analīze katrā saitē, katrā līmenī. Pieņemto lēmumu analīze ļauj prezentēt visu uzdevumu kompleksu, kas rodas pirms vadības priekšmeta, identificēt uzdevumus, kuru risināšana ir obligāta šis līmenis vai vadītājs un sniedz viņiem informatīvo atbalstu, pamato efektīvas metodes to risināšanai. Metožu izstrādei jābūt vērstai uz maksimālu zinātnes sasniegumu, tostarp matemātisko modeļu, izmantošanu.

UIS nerodas uzreiz. Lai ieviestu šādu integrētu automatizētu sistēmu, uzņēmumam nepieciešami 3 līdz 5 gadi. Līdz ar to vadības sistēmas izstrādē vienmēr pastāv ilgtermiņa plānošanas elements. Šis darbs ir attiecināms arī uz informatīvā atbalsta organizēšanu tradicionālā forma.

Pieredze automatizēto vadības sistēmu projektēšanā un izstrādē 1970.-1980.gados. ir atspoguļots GOST, kas sniedz galvenos ieteikumus un prasības, kas ir izturējušas laika pārbaudi.

Saskaņā ar GOST 20914-75 var izdalīt šādus automatizētas vadības sistēmas projektēšanas posmus:

.pirmsprojekta posms;

.projektēšanas posms;

Īstenošana.

Pirmsprojekta posmā tiek veikta pirmsprojekta pārbaude un automatizētās vadības sistēmas tehnisko specifikāciju izstrāde. Svarīgākie šī posma rezultāti ir informācijas sistēmas mērķu un uzdevumu apraksts; vispārīgu prasību izstrāde tās izveidei; aptauju programmas izstrāde, kuras ietvaros tiek pētīts un noskaidrots: vadības informācijas modelis; organizācijas struktūra un funkcijas, automatizējamo uzdevumu saraksts; aptuvenais tehnisko līdzekļu sastāvs; informācijas atbalsta sistēmas tehniskais un ekonomiskais raksturojums.

Projektēšanas stadija ir saistīta ar tehnisko un detalizēto projektu izstrādi. Tehnisko specifikāciju izstrāde ietver esošā objekta (organizācijas vai nodaļas) un tās vadības sistēmu vai blakus esošā objekta (jaunas iekārtas analoga) apsekošanu. Informācijas atbalsta problēmu risināšanai tiek analizētas informācijas plūsmas, klasifikācijas un kodēšanas sistēmas, dokumentācijas formas, kā arī pētītas DBVS, esošo datu bāzu struktūras un to integrācijas metodes. Šī darba rezultāti ir iekļauti sākotnējās tehnoloģiskajās prasībās un ir sastādīti saskaņā ar GOST 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, ņemot vērā GOST 24.202-80 un 24.205-80.

Izstrādājot tehnisko projektu, ir nepieciešams detalizēti pakavēties pie visas izmantotās informācijas analīzes, ņemot vērā tās pilnīgumu, konsekvenci, dublēšanās trūkumu un dublēšanos, kā arī izejas dokumentu formu izstrādi. Šāda pētījuma rezultāti ir dokumentēti dokumentā “Informācijas atbalsta apraksts”, kurā noteiktas prasības informācijas organizācijas organizācijai. Tehnoloģiska rakstura dokumentācijai jāatbilst GOST 24.101-80 prasībām, ņemot vērā GOST 24.205-80. Saskaņā ar mācību materiālišī posma darbu atļauts noformēt atsevišķas tehnoloģiskā projekta sadaļas veidā, kuras izstrādi atļauts pabeigt termiņā, kas atšķiras no noteiktajiem projekta un tāmes dokumentācijas iesniegšanas termiņiem, bet ne vēlāk nekā “Nodošanas ekspluatācijā” posma sākums.

Detalizētās projektēšanas stadijā viens no galvenajiem posmiem ir IS informatīvā atbalsta darba dokumentācijas izstrāde, kuras mērķis ir izveidot nepieciešamo programmatūru, sagatavot uz datora uzziņu un ražošanas informāciju sākotnējai IS ielādei. informācijas bāze, kā arī izsniedz nepieciešamo darba dokumentāciju, tai skaitā lietotāja instrukcijas un ekspluatācijas instrukcijas. Tajā pašā posmā vēlams izstrādāt un apstiprināt noteikumus par datu bāzes administratoru. Dokumentācijā jāiekļauj: informācijas sistēmas tehniskais projekts; informācijas bāzes organizācijas apraksts; klasifikācijas un kodēšanas sistēmu apraksts; avota datu saraksts; izvaddokumentu saraksts; lokālo datu bāzu apraksts; izvaddokumentu formas.

UIS ieviešanas posms ietver pamata ieviešanas darbību ieviešanu; personāla atlase un apmācība; telpu un tehniskā aprīkojuma sagatavošana. Šajā posmā tiek veikta arī sistēmas izmēģinājuma darbība, risinot specifiskas problēmas un analizējot testa rezultātus.

Visu veidu automatizēto sistēmu izveides darbu veikšanu regulē GOST 24.601-86 “Automatizētās sistēmas. Radīšanas posmi." Vispārīgās prasības un darba kopumu visos posmos un fāzēs nosaka GOST 24.602-86 “Darba sastāvs un saturs pa izveides posmiem”.

.2 Informācijas sistēmas, to īpašības un raksturojums

Informācijas sistēma ir sistēma, kurā notiek informācijas procesi, kas veido pilnu informācijas dzīves ciklu: ģenerēšana, pārveidošana, pārraide, uztveršana, uzglabāšana, apstrāde (izmantošana), iznīcināšana.

Informācijas sistēmu izaicinājums- informatīvais atbalsts organizācijas būtiskajām aktivitātēm.

Runājot par informācijas sistēmu īpašībām un īpašībām, vispirms ir vērts pieminēt lielumu un sarežģītību.

Jebkura veida mūsdienu sistēmas mēdz būt lielas un sarežģītas sistēmas.

Sarežģīta sistēmaliela mēroga ir sistēma, kas sastāv no liela skaita savstarpēji saistītu un mijiedarbīgu elementu un spēj veikt sarežģītu funkciju.

Izlases faktoru ietekme. Raksturīga un ļoti nozīmīga iezīme ir informācijas sistēmu uzņēmība pret nejaušu faktoru ietekmi, nevis tikai tādu kā, piemēram, atteices, atteices vai kļūdas. tehniskās ierīces personāls vai lietotāji, bet arī tādas cilvēku ļaunprātīgas darbības, kas ir ne tikai nejaušas, bet arī kopumā neparedzamas vai labākajā gadījumā grūti paredzamas.

Līdzdalība cilvēku informācijas procesos. Īpatnība ir tāda, ka informācijas sistēmu galalietotājs vienmēr ir organizācijas darbinieki. Organizācijas personālam ir savas intereses un mērķi, kas jāņem vērā, sniedzot informāciju (brīvas gribas klātbūtne).

Unikalitāte.Katrs informācijas sistēmas stāvoklis ir unikāls, un tam ir nepieciešams informācijas atbalsts, lai ņemtu vērā visas tās īpašības un līdz ar to arī dažādu ietekmju individuālu pielietojumu.

Dinamisms.Informācijas sistēmas laika gaitā maina savu struktūru un elementu stāvokli.

Izplatīšananozīmē atsevišķu sistēmas komponentu telpisko izvietojumu.

Informācijas sistēmas stāvoklis ir sistēmiski savstarpēji saistītu organizatorisko, tehnisko, procesuālo, informatīvo un juridisko strukturālo lēmumu kopums.

Sniegsim ieviesto jēdzienu definīcijas. Tehnisko līdzekļu un sistēmu kompleksa, kā arī tehniskā personāla un personāla, kas tieši iesaistīts informācijas procedūru īstenošanā, sastāva, daudzuma, arhitektūras (starpsavienojuma) fiksēto organizāciju var definēt kā tehniskās un organizatoriskās struktūras stāvokli. informācijas sistēmas vai kā organizatorisku un tehnisku strukturālu risinājumu.

Informācijas procedūru sastāva un secības fiksēto organizāciju var definēt kā informācijas sistēmas procesuālās struktūras stāvokli vai kā procesuālu strukturālu risinājumu.

Ar informācijas tehnoloģiju tiesisko regulējumu mēs sapratīsim informatīvo atbalstu regulējošo normatīvo dokumentu sastāvu informācijas sistēmas funkcionēšanas ziņā. Tā var būt: vispārīgie noteikumi, personāla funkcionālie pienākumi, instrukcijas un rokasgrāmatas par paņēmieniem, metodēm un metodēm procedūru veikšanai un darbam ar tehnisko aprīkojumu utt.

2.3 Informācijas vadības sistēma, tās mērķi un uzdevumi

Vadības informācijas sistēma tiek definēta kā formāla sistēma vadības nodrošināšanai ar lēmumu pieņemšanai nepieciešamo informāciju.

IMS jāsniedz informācija par pagātni, tagadni un gaidāmo nākotni. Tai jāseko līdzi visiem attiecīgajiem notikumiem organizācijā un ārpus tās. MIS vispārējais mērķis ir veicināt efektīvu plānošanas, kontroles, ražošanas darbību un vadības procesa izpildi kopumā. Tās svarīgākais uzdevums ir izdot nepieciešamo informācijuīstajiem cilvēkiem īstais laiks.

Jāatzīmē, ka VIS nav vienīgā visaptverošā integrētā sistēma, kas apmierina visas administrācijas informācijas vajadzības. Tā kā var būt vēlme iegūt šāda veida sistēmu, ir jāatrunā ar šo aspektu, ka lielās sarežģītības dēļ tās izveidošanas iespējamība ir maza. Nevar nepamanīt faktu, ka IMS vienmēr ietver datoru izmantošanu. Patiešām, jaunākie sasniegumi datu apstrādes tehnoloģijā ir devuši milzīgu ieguldījumu informācijas pārvaldības sistēmu izveidē. Dažu veidu informācijas sistēmas nebūtu iespējamas bez datu apstrādes ātruma un precizitātes, ko nodrošina datori.

Datoru revolūcija ir radījusi būtiskas izmaiņas informācijas apstrādē organizācijās. Viens pētījums vadības prakses jomā parādīja, ka elektroniskā datu apstrāde un vadības informācijas sistēmas ir divi visplašāk izmantotie rīki pārvaldībā. Plašā datoru izmantošana organizācijās ļauj visu līmeņu vadītājiem savā darbībā izmantot lielu informācijas apjomu.

Pateicoties datortehnoloģijām, atsevišķi vadītāji tagad var pieņemt lēmumus, pamatojoties uz informāciju, kas iegūta viņu uzņēmumā. Uzņēmuma iekšējās datu bāzes ļauj vadītājam dažu stundu laikā iegūt informāciju par savu biznesu, tirgiem, konkurenci, cenām un prognozēm.

Datori var sniegt vadītājiem informāciju, kas nepieciešama jebkura veida kontrolei, palīdzot viņiem salīdzināt plānotos un faktiskos rezultātus, laikus atklāt neatbilstības un veikt korekcijas, lai atrisinātu problēmas. Tomēr, tāpat kā visi pārvaldības rīki, datorizētās informācijas sistēmas darbojas, kā paredzēts, un nevar būt labākas. Tāpēc, manuprāt, ir jāapsver informācijas sistēmu projektēšana un veidi, kā uzlabot to efektivitāti.

Nebūs pārspīlēts teikt, ka IMS mērķis nav tikai vienkārši izdot un apstrādāt kādu informāciju. Informācijas pārvaldības sistēmai ir jābūt orientētai uz lietotāju, tas ir, tajā apstrādātajai informācijai ir jākalpo to vadītāju vajadzībām, kuri to saņem.

Veidojot informācijas sistēmu, jāņem vērā, ka vadītāju informācijas vajadzības ir dažādas un atkarīgas no viņu līmeņa hierarhijā un funkcionālajiem pienākumiem.

Vadības informācijas sistēmas un vadības darbības

Pētot vadītāju informācijas vajadzību atšķirības, vadības darbības veidus aptuveni varam iedalīt trīs kategorijās.

1.Stratēģiskā plānošana ir process, kurā tiek pieņemti lēmumi par organizācijas mērķiem, šo mērķu izmaiņām, resursu izmantošanu šo mērķu sasniegšanai un šo resursu iegūšanas, izmantošanas un piešķiršanas stratēģijām.

2.Vadības kontrole ir process, kurā vadītāji nodrošina, ka resursi tiek iegūti un efektīvi izmantoti, lai sasniegtu organizācijas vispārējos mērķus.

.Operatīvā kontrole ir process, kas nodrošina konkrētu uzdevumu efektīvu un kompetentu izpildi.

Šīs darbību kategorijas aptuveni atbilst augstākās, vidējās un zemākās vadības pienākumiem. MIS jāsniedz informācija, kas atbilst dažādām katras kategorijas prasībām.

Piemēram, augstākā līmeņa vadītāju darbība stratēģiskajā plānošanā, pirmkārt, ietver jautājumus par turpmāko mijiedarbību starp organizāciju un vidi. Tādējādi augstākie vadītāji pieprasa informāciju no ārējie avoti. Šai informācijai nav jābūt ļoti detalizētai, un tai jābūt pietiekami plašai, lai tendences būtu skaidras. Tas arī neprasa ļoti augstu precizitāti.

Informācija vadības kontrolei ir nepieciešama gan augstākajiem, gan vidējā līmeņa vadītājiem. Protams, tam jānāk gan no iekšējiem, gan ārējiem avotiem. Piemēram, augstākajiem vadītājiem ir nepieciešama informācija par sava uzņēmuma galveno nodaļu darbību un konkurējošo organizāciju darbību. Tiešais vadītājs pieprasa informāciju par produktivitāti, izmaksām, apgrozījumu un, iespējams, izmaiņām klientu prasībās vai tehnoloģijā. Šai informācijai jābūt detalizētākai, šaurākai un precīzākai, nekā nepieciešama stratēģiskajai plānošanai. Tas arī būtu jāpiegādā ar īsākiem starplaikiem, jo ​​lēmumu pieņemšanas termiņš ir īsāks.

Informācijai operatīvās kontroles nolūkos, kas attiecas uz ikdienas darbībām, jābūt ļoti precīzai, mērķtiecīgai un atjauninātai. Tam ir jānāk gandrīz tikai no iekšējiem avotiem. Piemēram, vadītājam tieši ražošanas vietā ir precīzi jāzina, cik stundas dienā katrs darbinieks strādā, kāds ir dienas vai nedēļas izlaidums, kā arī cik daudz materiālu ir izlietots un nonācis atkritumos.

Turklāt vadītājiem ir nepieciešama specifiska informācija, kas saistīta ar viņu konkrēto profesionālo jomu. Tādējādi pārdošanas vadītājam nepieciešama informācija par tirdzniecības darījumiem, patērētāju gaumi, jaunu produktu konkurētspēju utt. Detalizēta informācija par tehniskajām specifikācijām jaunam produktam, kas ir būtiski svarīga Tehniskās daļas vadītājam, nav būtiska lēmumu pieņemšanai par pārdošanu. Patiešām, ja IMS regulāri sniedz šādu informāciju pārdošanas vadītājam, tas tikai traucēs viņa darbu un aizņems laiku.

.4 Pārvaldības informācijas avoti

Iekšējie avoti ir dokumenti, kas izveidoti tieši organizācijā. Tas ietver organizatoriskās un administratīvās sistēmas, speciālās dokumentācijas sistēmas (personāla, finanšu, plānošanas u.c.), kā arī citus uzņēmuma materiālus. No interesantākajiem dokumentiem izceļam atskaites: katru dienu (zaudējumu analīze, darba efektivitātes statistika, laika zuduma analīze, saņemtie pasūtījumi); iknedēļas (virsstundu analīze, darbu izpilde, projektu kontrole); katru mēnesi (pārskats par departamenta darbību, personāla izmaiņu analīze, pieskaitāmo izmaksu analīze, pārdošanas analīze, krājumu patēriņa pārskats, pārdošanas izmaiņu analīze, peļņas un zaudējumu aprēķins, bilance, finanšu pārskatu analīze, nauda kasē, nokavētie konti) ; ceturkšņa, pusgada un gada (peļņas pārskats, bilance, līdzekļu avoti un izlietojums, pārskati par nodaļu darbu). Atkarībā no organizācijas īpašajiem darbības apstākļiem ziņošanas dokumentācijai var būt savs informācijas sniegšanas biežums un forma. Turklāt var ģenerēt atskaišu veidus, kas atbilst automatizācijas uzdevumiem. Papildus regulārajiem ziņojumiem tiek apkopoti ilgtermiņa pārskati par atsevišķiem faktoriem un situācijām.

Iekšējos avotus savukārt var iedalīt primārajos un sekundārajos. Primārie avoti ietver tos, kas reģistrē konkrētus operatīvos datus par organizācijas darbības rezultātiem - tie ir grāmatvedības dokumenti, darbības dokumenti utt. Primārie avoti ir visuzticamākie.

Sekundārie dokumenti ir vispārinoša, apkopojoša un atskaites rakstura teksti, t.i. kopsavilkumi, atskaites, atskaites, analītiskās piezīmes, prognozes utt. Šajos avotos parasti ir apkopoti dati, noteikti secinājumi un ieteikumi. Sekundārie avoti ir mazāk uzticami, jo tajos ir vairāk kropļojumu. Informācijas sagrozīšanu var ietekmēt ne tikai kļūdas aprēķinos un secinājumos, bet arī liela apzināta sagrozīšanas iespējamība, lai slēptu noteiktas oficiālās nepilnības, tāpēc šāda veida avotos esošā informācija ir jāpārbauda divreiz.

.5 Informācijas plūsmu organizēšana

Lai iestatītu un atrisinātu daudzas pārvaldības problēmas, tiek izmantota informācija, kas sniegta vairākos masīvos. Centrālā saikne informācijas plūsmu organizēšanā ir tās kustības maršrutu un aprites biežuma noteikšana starp avotiem un patērētājiem.

Tātad informācijas resursu patēriņa process tiek īstenots informācijas plūsmu veidā. Veidojot informācijas sistēmu, nepieciešams racionāli organizēt informācijas plūsmas, kā arī palielināt to intensitāti. Lai atrisinātu šīs problēmas, izstrādājot IS, ieteicams veikt informācijas plūsmu analīzi, kas ļauj izpētīt esošo informācijas atbalsta organizēšanas sistēmu un rada pamatu tālākai informācijas plūsmu uzlabošanai un optimizācijai. Informācijas plūsmu analīze tiek veikta divos posmos:

) ekspertīze;

) attiecīgās organizācijas informācijas modeļa izveide un analīze.

Vadības sistēmas izstrādes pamatā ir informācijas plūsmu un dokumentu plūsmas apsekojumu rezultāti, kas raksturīgi mācību priekšmetam, kurā šī informācijas sistēma tiek veidota. Pašlaik nav GOST vai normatīvo materiālu, kas regulētu informācijas plūsmu apsekošanu un analīzi, izstrādājot IS. Taču šie jautājumi ir atspoguļoti normatīvajos materiālos par automatizētajām vadības sistēmām (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 u.c.), kurus var izmantot darba organizēšanai izskatāmajos gadījumos.

Analizējot informācijas plūsmas, jāņem vērā informācijas kustība šādos virzienos:

Vertikāli, t.i. pa hierarhijas līmeņiem. Vertikālo plūsmu analīze pa augošām un dilstošām līnijām ļauj noteikt nepārtrauktību, sablīvēšanos, vidējo aprēķinu un informācijas izvadi. Informācijas nepārtrauktības analīze izceļ transversālos rādītājus, kas iet cauri visiem vadības līmeņiem, un izceļ tos, kas raksturīgi vienai un tai pašai parādībai dažādi līmeņi, t.i. kļūst iespējams unificēt informāciju. Šīs analīzes secinājumi kļūst par pamatu informācijas atbalsta noteikšanai dažādos hierarhijas līmeņos.

Informācijas sablīvēšanās pakāpes analīze raksturo nesvarīgo rādītāju likvidēšanas pareizību un atsevišķu agregāciju vispārīgajos. Tas ir saistīts ar vispārējiem informācijas pārsūtīšanas modeļiem uz augstāku līmeni;

Informācijas horizontālā kustība. Šādas analīzes galvenais mērķis ir salīdzināt izstrādes un lēmumu pieņemšanas shēmu un informācijas plūsmu, jo tās maršrutēšanu nosaka lēmumu izstrādes procesi. Vispieņemamākā informācijas ceļu analīzes metode ir tīkla analīze, kur notikumi ir konkrētu lēmumu pieņemšana, bet ceļi ir informācijas plūsma.

Analīzes laikā tiek atrasti īsākie ceļi, lai nodrošinātu visus nepieciešamos risinājumus (skaidrības labad ieteicams izveidot diagrammu). Grafiskā analīze sniedz diezgan pilnīgu priekšstatu par informācijas plūsmu racionalitāti. Šajā gadījumā ir jāņem vērā kustības tiešums, ritms, informācijas plūsmu specializācija, plūsmas kustības blīvums (intensitāte), paralēlisms.

Informācijas plūsmu struktūra tiek atklāta, analizējot organizācijas struktūru, dokumentu plūsmas struktūru un nedokumentētās informācijas kustību.

6. Galvenie jautājumi informācijas sistēmu izstrādē

Galvenie jautājumi, ar kuriem saskaras sistēmas izstrādātājs, kad viņš sāk domāt par galveno informācijas masīvu, ir šādi: cik datu līmeņiem jābūt; Vai informācijas sistēma spēj apkalpot visus uzņēmuma vadības līmeņus ar to dažādajām informācijas vajadzībām, izmantojot vienu pamatdatu kopu?

Piemēram, komercbankas UIS kasierim ir jābūt pieejamai detalizētai informācijai par katru kontu, t.i. uz pašreizējo bilanci, čeku summām utt. Taču šāda informācija operatīvās vadības līmeni neinteresē. Šī līmeņa pārvaldniekus interesē kumulatīvā informācija par kontu grupām. Un politikas veidošanas līmenī augstākajiem vadītājiem ir nepieciešama vēl plašāka informācija par aizdevumiem, ienākumiem un noguldījumu pieauguma prognozēm. Tādējādi IS dizainera galvenais uzdevums ir censties integrēt galveno datu kopumu tā, lai to varētu izmantot visi uzņēmuma un tā nodaļu vadības līmeņi.

Lai sakārtotu informācijas masīvu, ir jāpārdomā atbilstošs klasifikators. Masīvā esošā informācija tiek klasificēta pēc šādiem kritērijiem:

) kustības virziens;

) iegūšanas veids;

) saņemšanas biežums;

) pielietojuma būtība pārvaldības procesā.

Atkarībā no kustības virziena informācija tiek sadalīta:

)ienākošais;

)vidējais (iekšējais);

)izejošais.

Pamatojoties uz saņemšanas biežumu, to iedala:

)nepārtraukti ierodas;

) katru dienu;

)iknedēļas;

)ikmēneša utt.

Katram informācijas veidam ir noteikti norādītie periodi.

Atkarībā no līdzdalības vadības procesā informāciju iedala:

)normatīvs;

)informācija;

)plānots;

)analītisks (operatīvs);

) ziņošana.

3. Automatizētas informācijas sistēmas

.1 vispārīgās īpašības AIS

AIS ir informācijas, ekonomisko un matemātisko metožu un modeļu, tehnisko, programmatūras, tehnoloģisko rīku un speciālistu kopums, kas paredzēts informācijas apstrādei un vadības lēmumu pieņemšanai.

AIS ir savstarpēji saistīts datu, iekārtu, programmatūras, personāla, standartu, procedūru kopums, kas paredzēts informācijas vākšanai, apstrādei, izplatīšanai, uzglabāšanai un izdošanai atbilstoši prasībām, kas izriet no organizācijas mērķiem.

Funkcionālās un atbalsta apakšsistēmas

Automatizētai informācijas sistēmai ir funkcionālas un atbalstošas ​​apakšsistēmas.

Funkcionālā apakšsistēma nodrošina uzdevumu izpildi un informācijas sistēmas mērķi. Parasti informācijas sistēmā funkcionālā daļa tiek sadalīta apakšsistēmās atbilstoši funkcionālajām īpašībām:

.priekšmeta aktivitātes līmenis, piemēram, vadība (augstāks, vidējs, zemāks);

.pārvaldītā resursa veids (materiāls, darbaspēks, finanšu utt.);

.pielietojuma joma (bankas, akciju tirgus utt.);

.vadības funkcijas un vadības periods.

Atbalsta apakšsistēmā ietilpst “informācijas, tehniskais, matemātiskais, programmatūras, metodiskais, organizatoriskais un lingvistiskais atbalsts.

3.2. Pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas mērķi, uzdevumi un līmeņi

Visu organizāciju pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas mērķi neatkarīgi no to organizatoriskās un juridiskās formas ir diezgan līdzīgi un ir šādi:

.organizācijas vadības kvalitātes un efektivitātes uzlabošana, uzlabojot biroja darbu;

.visu organizācijas struktūrvienību, tostarp ģeogrāfiski attālo, apvienošana vienā biroja darba ciklā;

.nodrošināt operatīvu un vienlaikus diferencētu piekļuvi organizācijas informācijas (dokumentācijas) resursiem;

.darbaspēka un laika izmaksu un pieskaitāmo izmaksu samazināšana un rezultātā ekonomiska efekta iegūšana;

.likt pamatus pakāpeniskai pārejai uz elektronisko dokumentu pārvaldību uzņēmumā, strādājot nākotnes labā.

Nosprausto mērķu sasniegšana iespējama, risinot organizācijas pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas problēmas, kuras nosacīti var sistematizēt šādās jomās:

) Dokumentu sagatavošana un noformēšana.

Šīs jomas automatizācija ļauj uzlabot organizācijā izveidoto dokumentu sagatavošanas kvalitāti un efektivitāti, un unificēt dokumentu formu.

2) Dokumentu aprites organizēšana un dokumentu noformēšana. Šīs zonas automatizācija ļauj novērst darba dublēšanos, ievadot informāciju par dokumentu dažādos darba posmos ar to (vienkāršo reģistrācijas procesu), veidojot organizācijas dokumentālo bāzi, samazina dokumentu nozaudēšanas iespējamību, racionalizē organizācijas dokumentu plūsmu. (vienkāršot dokumentu nodošanas maršrutus), paaugstināt izpildītāju darba ar dokumentiem efektivitāti un kvalitāti, samazināt dokumentu noformēšanai un apstrādei nepieciešamo laiku, operatīvi informēt darbiniekus par saņemtajiem un izveidoti dokumenti.

3) Dokumentu noformēšanas kontroles organizēšana.

Dokumentu izpildes kontroles automatizācija ļauj ātri iegūt informāciju par jebkura dokumenta izpildes statusu un atrašanās vietu, izsekot dokumentu aprites posmiem organizācijas nodaļās no to saņemšanas (izveidošanas) brīža līdz darba pabeigšanai. ar viņiem.

) Dokumentu uzglabāšanas organizēšana, dokumentu meklēšanas sistēma. Automatizācija ļauj nodrošināt centralizētu elektroniskā formā sagatavoto dokumentu tekstu, to grafisko attēlu un tiem paredzēto materiālu uzglabāšanu, organizēt operatīvo meklēšanu, loģiski saistīt ar vienu jautājumu saistītus dokumentus, veidot materiālu krājumus pēc tematiskā vai cita pamata.

Runājot par nepieciešamību noteikt pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas līmeni attiecībā uz katru konkrēto organizāciju, jums jāizlemj, uz ko būtu jāaptver pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas process:

visa organizācija, ieskaitot tās ģeogrāfiski attālās nodaļas;

viss organizācijas galvenais birojs;

vairākas struktūras, kas aktīvi iesaistītas organizācijas dokumentu apritē (piemēram, personāla apkalpošana + pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošana + grāmatvedība utt.);

atbildīgās struktūras pirmsskolas izglītības iestādes organizācija(administrācija, pirmsskolas izglītības iestādes dienests, sekretariāts, birojs u.c.);

īpašas struktūras (grāmatvedība, cilvēkresursi utt.)

Secinājums

Šajā kursa darbā mēs apskatījām plašu automatizēto informācijas sistēmu funkciju klāstu. No visa iepriekš minētā varam secināt, ka automatizācija būtiski maina informācijas apstrādes tehnoloģijas. Datorizācijas apstākļos viss informācijas plūsmas process sastāv no daudzām savstarpēji saistītām manuālām un automatizētām operācijām, no kurām katra tiek veikta vienā darba vietā. Informācijas apstrādes tehnoloģiskā procesa galvenās darbības: primāro datu vākšana un reģistrēšana, ievadīšana sistēmā, datu ticamības uzraudzība, datu bāzes izveide un uzturēšana, meklēšana un apstrāde pēc noteikta algoritma, datu ģenerēšana un izvadīšana. gala rezultāti, apstrādes rezultātu nodošana gala lietotājam.

Diemžēl nepietiek cilvēkresursu, lai visas iepriekš minētās darbības veiktu precīzi, ātri, efektīvi un savlaicīgi, kas var novest pie stagnācijas biroja vadības jomā gan vienas organizācijas ietvaros, gan starptautiskā mērogā.

Turklāt pasaules tirgu un starptautisko organizāciju sabrukums kļūtu par šķērsli pasaules progresam.

Automatizētās sistēmas dara cilvēka darbu, taču ir vērts teikt, ka neviena automatizēta informācijas sistēma nedarbosies bez Cilvēka vadošās rokas.

Bibliogrāfija

1.Sistēmu teorija un sistēmu analīze - V.N. Volkova, A.A. Denisovs, izdevniecība Urayt, 2013.

2.GOST 24.601-86

.SCRIBD ( Elektroniskais resurss) - #"attaisnot">. InfoManagement (elektroniskais resurss) — #"justify">. Directum (Elektroniskais resurss) - #"justify">. Vadības informācijas atbalsts - Apmācība. Mazurs L.M.

.Lawmix (elektroniskais resurss) - #"justify">. Lenservice (elektroniskais resurss). - http //www.lenservice.ru/.

.Datorzinātne. Pamatkurss - Simonovičs S.V. un citi.- Sanktpēterburga: Pēteris, 2005

.“Uzņēmuma automatizācija. Ar ko sākt?”, Iļja Kolomins, žurnāls Mēbeļu fabrika, Nr. 1-4”, 2006.g.

.Gagarina L.G., Kiseļevs D.V., Fedotova E.L. Automatizēto informācijas sistēmu izstrāde un darbība: mācību grāmata.-M.: Izdevniecība "Forum": INFRA-M, 2007.g.

.Goļicina O.L., Maksimovs N.V., Popovs I.I. Datu bāzes: mācību grāmata. Ieguvums. - M.: “Forums”: INFRA-M, 2007.

Ievads

Informāciju tehnoloģijas

Mehanizācija

Zem

Sarunvalodas;

Vietējais;

Daudzlīmeņu;

automatizētās uzņēmuma vadības sistēmas atšķiras pēc to fokusa. Piemēram, “Best” vai “Parus-5” tirdzniecības nozare ir prioritāte; Infosoft ir viens no līderiem grāmatvedības automatizācijas jomā ražošanā. Turklāt ir universālas “uzņēmuma vadības sistēmas”: “Parus-4”, “Infin”, “Abacus”, BOSS, “Galaktika”, “Supermanager-6-7” utt.

Taču šī raksta mērķis ir novērtēt personāla dokumentu plūsmas automatizēšanas sistēmu iespējas un tikai perspektīvākās, kas pieder pie ceturtās paaudzes sistēmām.

Integrētā sistēma M-2 pamatojoties uz moderno tehnoloģiju izmantošanu. M-2 ir viena programmatūras pakotne, kuras pamatā ir centralizēta korporatīvā datubāze. Tajā pašā laikā M-2 sistēmas atvērtība ļauj izmantot esošās uzņēmuma datu bāzes ar integrāciju vienotā kompleksā, kā arī modernas programmatūras pakotnes (Microsoft Office 97).

M-2 sistēma ir izstrādāta uz Oracle 7.3 datu bāzes servera bāzes, kas nodrošina liela ātruma raksturlielumus un augstu uzticamības un datu aizsardzības pakāpi. Klientu vietnes ir izstrādātas Delphi 3.0 programmatūras sistēmā un var darboties operētājsistēmās Windows NT vai Windows’95.

Būtiskā atšķirība starp integrētu sistēmu un patvaļīgi sarežģītu automatizētu darbstaciju komplektu, pirmkārt, slēpjas dizaina ideoloģijā. Darbstaciju sistēmas ir veidotas kā esošo darba vietu automatizācija, un nākotnē tās ir savstarpēji saistītas. Tajā pašā laikā, protams, šāda informācijas sistēma var ieviest tikai tās vadības tehnoloģijas, kas bija pieejamas uzņēmumā tās izveides brīdī, jo pati moduļu projektēšana tika veikta, pamatojoties uz konkrētām esošajām darbavietām.

Integrētā sistēma tiek veidota uzreiz kā vienots komplekss, kas orientēts uz modernām vadības tehnoloģijām; darba vietas tiek radītas otrajā posmā jau izveidotā integrētā vidē.

Turklāt failu servera arhitektūras ietvaros izveidotās darbstacijas neatbilst mūsdienu prasībām ne ātruma raksturlielumu, ne sistēmas drošības un uzticamības ziņā. Jāpiebilst, ka darbs, kas tika veikts, lai izveidotu automatizētas darbstacijas, netiks zaudēts. Pirmkārt, daudzus izveidoto darba vietu elementus var izmantot kā moduļus darba vietu izveidei jauna sistēma, īpaši ņemot vērā, ka darba vietu projektēšana aizņem vismaz 50% no to izveides laika. Otrkārt, lietotāji ir apguvuši datorprasmes, bez kurām nav iespējams ieviest nevienu sistēmu. Treškārt, šī darba ietvaros tika izveidots uzņēmuma specifiku pārzinošs programmētāju kadrs, kas būs vajadzīgs arī rakstot darbus jaunās integrētās sistēmas vidē. Tāpēc ieguldījumi iepriekšējās izstrādēs noteikti atmaksāsies. Atšķirībā no automatizēto darbstaciju kompleksa, ieviešot integrētu sistēmu, esošās darba vietas netiek vienkārši automatizētas, bet tiek rekonstruēta visa informācijas apstrādes sistēma ar jaunu darba vietu projektēšanu saistībā ar jaunajām tehnoloģijām.

Vienlaikus ar M-2 sistēmas ieviešanu tiek apmācīti speciālisti un viņiem tiek izsniegti atbilstoši sertifikāti. Šādi apmācīti speciālisti saņem tiesības veidot savus moduļus M-2 sistēmā, kā arī modificēt esošos moduļus sertifikātā norādītajā ietvaros. Tādējādi uzņēmums nekļūst atkarīgs no uzņēmuma, kas sistēmu izstrādājis, un spēj patstāvīgi uzturēt sistēmas darbību.

Uzņēmuma grāmatvedības sistēma NS2000 atbilst funkcionālās pilnības prasībām un ir sestā starptautiskā programmatūras konkursa laureāts finanšu un biznesa jomā. Sistēma ir izstrādāta un izstrādāta, izmantojot BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL rīkus.

Tāpēc kompleksa shēma ir moduļu kopums, kurus visus var iedalīt trīs galvenajās jomās: vadība, finanses, loģistika.

daļa R/3 sistēmas ietver Oracle Applications cilvēkresursu moduli, kas ļauj gūt maksimālu labumu no saviem darbiniekiem, izmantojot efektīvu personāla atlasi, personāla vadību, apmācību, atalgojumu un karjeras plānošanu. Mūsdienās savā produktu klasē modulis “Oracle Applications Human Resources Management” ir viena no funkcionāli pilnīgākajām sistēmām mūsdienīga uzņēmuma personāla nodaļas darba organizēšanai.

Tās izmantošana ļauj atrisināt šādas problēmas:

· organizatorisku izmaiņu plānošana, tai skaitā organizācijas strukturālās un amatu hierarhijas modelēšana;

· struktūrvienību plānošana, ranga, amata, amata apraksts, uzziņu uzturēšana u.c.;

· darbinieku un kandidātu personas uzskaite ar pilnu viņu profesionālo īpašību uzskaiti (optimālai darbaspēka resursu izmantošanai), dati algu aprēķināšanai, dati par darba laika izlietojumu, darbinieku uzskaite, kvalifikācijas paaugstināšanas vajadzības un darbinieku apmācības rezultāti;

· standarta valdības veidlapu analīze un atskaites, nestandarta atskaites, izmantojot Oracle izstrādes rīkus, operatīvo datu analīze un lēmumu atbalsts.

Sistēma "Orakl-Personnel" visas iepriekšējo sistēmu priekšrocības ir raksturīgas. Tomēr tam ir arī vairākas papildu priekšrocības. Sistēma nodrošina iespēju strādāt ar datu bāzes sistēmu (pilnas slodzes darbinieki, atlaistie darbinieki, arhīvs, personāla rezerve, pagaidu darbinieki u.c.), kas būtiski samazina pieprasījumu apstrādes laiku. Otra neapšaubāma priekšrocība ir reģistrācijas kartītes saturs, kurā iekļautas 102 tēmas (saskaņā ar Valsts statistikas komitejas lēmumu kartītē jābūt vismaz 55 tēmām).

Pastāv iespēja patvaļīgi mainīt personāla tabulu ar automātisku vakanču aprēķinu, kā arī izstrādāts modulis ad hoc pieprasījumu apstrādei. Sistēma nodrošina darba laika uzskaites (personīgās un vienības) uzturēšanas procedūras ar automātisku atvaļinājumu, komandējumu, finansiālās palīdzības uc kontroli. Tikai dažās sistēmās ir visas nepieciešamās personāla uzskaites sadaļas, bet tikai sistēmā “Orakle-Personnel” tie ir pieejami pilnībā. Līdz ar to, ņemot vērā tās pieņemamās izmaksas (līdz $500), var apgalvot, ka šobrīd šī sistēma ir līdere starp uzņēmumu automatizācijas sistēmām, iekļaujot visas HR dokumentu plūsmas automatizācijas funkcijas.

Biznesa procesu automatizācijas sistēma (BAPS) ir programmatūras produktu klase, kas automatizē patvaļīgu biznesa procesu aprakstu un izpildi (pilnībā vai daļēji), savukārt dokumenti, informācija un uzdevumi tiek nodoti nepieciešamo darbību veikšanai no viena procesa dalībnieka citam saskaņā ar noteikto. noteikumiem. SADP galvenā koncepcija ir darba plūsma.

Darbplūsma ir sistēma darba plūsmu izpildes nodrošināšanai procesu vadības ietvaros. Biznesa procesu automatizācija nav iespējama tikai ar grāmatvedības sistēmas ieviešanu, jo šādas sistēmas neatrisina jautājumu par mijiedarbību starp grāmatvedības procesu dalībniekiem. Līdzīgu problēmu risināšanai paredzētas arī BPMS klases sistēmas. "PiterSoft: procesu pārvaldība" platformā 1C- BPMS klases programmatūras produkta piemērs, kas tiek realizēts biznesa procesu dalībnieku mijiedarbības jautājumu risināšanai.

Turklāt SADP sistēma ir elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu (EDMS) apakškopa.

Ievads

Milzīgs informācijas apjoma pieaugums un lielās izmaiņas informācijas pieprasījumā sāka izvirzīt jaunas prasības informācijas un dokumentācijas pakalpojumu organizācijai organizācijā.

Sāka mainīties prasības pakalpojumiem, kas saistīti ar informācijas un dokumentācijas nodrošināšanu. Ārzemēs tos sāka saukt par informācijas un dokumentācijas resursu pārvaldības (vai pārvaldības) pakalpojumu, mūsu valstī - par vadības dokumentācijas atbalsta pakalpojumu (DOU).

Galvenais pirmsskolas izglītības iestādes pilnveidošanas un pielāgošanas mūsdienu apstākļiem virziens bija jaunāko datortehnoloģiju un telekomunikāciju tehnoloģiju izmantošana un uz tās bāzes veidot ļoti efektīvas informācijas un vadības tehnoloģijas darbā ar dokumentiem.

Piedāvātais mācību līdzeklis izstrādāts atbilstoši mācību virziena “034700 Dokumentācija un arhīvu zinātne” (6.semestris, bakalaurs) disciplīnas “Informācijas tehnoloģijas vadības un arhīvu lietu dokumentācijas nodrošināšanā” darba programmai. Šīs disciplīnas apguves mērķi ir: spēja radīt lokālu normatīvo regulējumu vadības un arhīvu lietu dokumentācijas atbalsts, kā arī spēja dokumentēt vadības informāciju, racionalizēt dokumentu plūsmu, dokumentu apstrādes tehnoloģijas to drošības un nodošanas glabāšanai nolūkā.

1. tēma. Pamattermini un jēdzieni

Pamatjēdzieni un jēdzieni: mehanizācija un automatizācija, informācija, informācijas tehnoloģijas, Datoru tehnoloģijas, datorizācija un informatizācija, automatizētas informācijas sistēmas

Jebkuras organizācijas vadības darbības balstās uz ienākošo oficiālo dokumentu apstrādi neatkarīgi no to saņemšanas metodēm un informācijas nesēju veidiem, kā arī dokumentāras informācijas un oficiālu dokumentu sagatavošanu, kas paredzēti gan iekšējai lietošanai pašā organizācijā, gan ārējai lietošanai.

Izmantojot īpašas tehnoloģijas, ienākošie dokumenti tiek pārvērsti informācijā, kas nepieciešama noteikta rezultāta sasniegšanai. Pats “tehnoloģijas” jēdziens tiek izmantots rūpnieciskajā ražošanā un tiek definēts kā savstarpēji saistītu materiālu apstrādes metožu un produktu ražošanas metožu sistēma ražošanas procesā. Pārvaldības dokumentācijas atbalsta jomā, ņemot vērā informācijas procesu specifiku, uz kuriem tas balstās, vadības dokumentācijas atbalsta tehnoloģija tiek definēta kā metožu un metožu sistēma vākšanai, pārsūtīšanai, apstrādei, uzkrāšanai, uzglabāšanai. dokumenti un dokumentāra informācija, kas balstīta uz vienotu metodisko paņēmienu un noteikumu izmantošanu.

Vadības dokumentācijas atbalsta tehnoloģijas atbilstoši informācijas procesu atšķirībām iedala:

· ienākošo un izejošo dokumentu apstrādes tehnoloģijas;

· tehnoloģija dokumenta informācijas pārsūtīšanai (nesšanai) gala lietotājam;

· tehnoloģijas dokumentu ievadīšanai organizācijas informācijas datubāzē, pamatojoties uz tās iekšējo struktūru;

· dokumentu informācijas apstrādes un dokumentu uzkrāšanas tehnoloģijas;

· tehnoloģija atsevišķu lokālo dokumentu grupu glabāšanai un lietošanai.

Tādējādi pārvaldības dokumentācijas atbalsts (DMS) aptver dokumentācijas jautājumus, darba organizēšanu ar dokumentiem pārvaldības procesā un to arhīva glabāšanas sistematizēšanu.

Informāciju tehnoloģijas ir metožu, ražošanas procesu un programmatūras un aparatūras kopums, kas apvienots tehnoloģiskā ķēdē, kas nodrošina informācijas vākšanu, apstrādi, uzglabāšanu, izplatīšanu un attēlošanu, lai samazinātu informācijas resursa izmantošanas procesu darbietilpību, kā arī kā palielināt to uzticamību un efektivitāti.

Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas tiek piedāvātas saprast kā objektu, darbību un noteikumu kopumu, kas saistīts ar informācijas sagatavošanu, apstrādi un piegādi personiskajā, masu un rūpnieciskajā komunikācijā, kā arī visas tehnoloģijas un nozares, kas neatņemami atbalsta uzskaitītos procesus.

Informācijas tehnoloģijas ir kļuvušas aktīvi izmantotas, pateicoties uzņēmumu datorizācijai. Datorizācija attiecas uz datortehnoloģiju ieviešanas procesu, kas nodrošina informācijas procesu un tehnoloģiju automatizāciju.

Datorizācija ļauj runāt par diviem pasākumu kopumiem: ar pirmsskolas izglītības iestādēm saistīto procesu mehanizāciju un automatizāciju.

Mehanizācija lietvedības procesi ir tehnisko līdzekļu izmantošana dokumentācijas darbību veikšanai un darba ar dokumentiem organizēšanai. Biroja darba mehanizācijas mērķis ir neradošo (palīg) operāciju izpildes pārcelšana uz tehniskajiem līdzekļiem.

Zem automatizētas informācijas tehnoloģijas(AIT) vadība tiek saprasta kā metožu un metožu sistēma vadības informācijas vākšanai, uzkrāšanai, glabāšanai, meklēšanai, apstrādei un aizsardzībai, pamatojoties uz izstrādātas programmatūras, datortehnoloģiju un komunikāciju izmantošanu, kā arī uz veidiem, kādos šī informācija tiek iegūta. sniedz lietotājiem.

Pamatojoties uz vadības uzdevumu pārklājuma pakāpi, automatizētās informācijas tehnoloģijas iedala šādās grupās: elektroniskā datu apstrāde; vadības funkciju automatizācija; lēmumu atbalsts; elektroniskais birojs; ekspertu atbalsts.

Pēc ieviešamo tehnoloģisko operāciju klases AIT var iedalīt: sistēmās ar teksta redaktoru; sistēmas ar galda procesoru; datu bāzu pārvaldības sistēmas; sistēmas ar grafiskiem objektiem; multivides sistēmas; hiperteksta sistēmas.

Atkarībā no lietotāja saskarnes veida automatizētās informācijas tehnoloģijas tiek iedalītas:

Partijas (centralizēta apstrāde);

Sarunvalodas;

Tīkls (vairāku lietotāju).

Pēc tīkla izveides metodes AIT var iedalīt:

Vietējais;

Daudzlīmeņu;

Izplatīts.

2.tēma Galvenie posmi pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijas vēsturē un arhīvu lietas

2.1. Darba ar dokumentiem automatizācija kā vadības procesu automatizācijas neatņemama sastāvdaļa.

2 .2. Pirmais posms (1960. – 1970. gadi) – automatizēto vadības sistēmu (ACS) koncepcija. Dokumentu apstrādes sistēmu izveide un ieviešana automatizēto kontroles sistēmu ietvaros. Koplietojamie skaitļošanas centri. Pirmās informācijas izguves sistēmas (IRS). Dažu biroja un arhīva funkciju daļēja automatizācija.

2.3. Otrais posms (80. gadi - 90. gadu sākums) - tehnoloģisko risinājumu izstrāde uz personālo datoru bāzes. Automatizēto darbstaciju (AWS) koncepcijas izveide un izstrāde. Pirmsskolas izglītības iestāžu un arhīvu lietu visaptverošas automatizācijas iespējas parādīšanās. Specializētas programmatūras izstrāde.

2.4. Trešais posms (90. gadi – tagadnē) ir jaunu informācijas tehnoloģiju plaša ieviešana un izmantošana, kas apvieno datorus, sakarus un biroja tehniku. Visaptveroša visu dokumentu plūsmas posmu automatizācija un dokumentu arhīva uzglabāšana.

Biroja automatizācijas nepieciešamība ir saistīta ar straujo datoru ražošanas tehnoloģiju, programmatūras pilnveidošanos un informācijas tehnoloģiju plašo ieviešanu. Automatizācija tradicionāli tiek saprasta kā ikdienas mehāniskā darba pārvietošana, darbinieku “atbrīvošana”. Tomēr izmaksu samazināšana nav galvenais automatizācijas mērķis. Automatizācijas galvenais mērķis ir iegūt jaunas vadības īpašības un iegūt efektīvu vadību. Šī automatizācijas koncepcija ietver vadības reorganizāciju un informācijas sistēmas pārveidošanu.

Pirmsskolas izglītības iestāžu un arhīvu lietu automatizācija aizsākās 20. gadsimta 60. gados. Pirms automatizācijas bija mehanizācijas posms, kas sākās 19. gadsimta beigās. Laika posmā no 19. gadsimta beigām. līdz 1950. gadiem mehanizācija galvenokārt attiecās uz departamentu arhīviem. “Mazās mehanizācijas” līdzekļu izmantošana bija sporādiska un aprobežojās ar matricas informācijas nesēju (manuālās perfokartes, perfolentes, kodi) un skaitīšanas un perforēšanas ierīču izmantošanu specifisku problēmu risināšanai iedzīvotāju uzskaites (tautas skaitīšanas), plānošanas jomā. , ziņošana ražošanā utt.

Pirmais posms bija empīriskās pieredzes uzkrāšanas laiks lokālo un starparhīvu automatizētās informācijas izguves sistēmu – AIPS – izveides jomā. Arhivēšanas automatizēto sistēmu pielietojuma apjoma pieaugums galvenokārt ir saistīts ar informācijas nesēju (mikrofilmas, magnētiskās lentes, kartes, diski, veidlapas utt.) un tehniskā nodrošinājuma (elektroniskās perforēšanas iekārtas, elektroniskie datori, personālie datori) attīstību. AIPS īpašu lietojumprogrammatūras pakotņu parādīšanās. Būtisku ietekmi uz arhivēšanas automatizāciju šajā periodā atstāja arī automatizēto vadības sistēmu (AVS) izveides process visās tautsaimniecības nozarēs.

Automatizēta vadības sistēma (ACS) - aparatūras un programmatūras komplekts, kas paredzēts dažādu procesu vadīšanai tehnoloģiskā procesa, ražošanas vai uzņēmuma ietvaros. PSRS pirmo automatizēto vadības sistēmu radītājs ir ekonomikas doktors, profesors, Baltkrievijas Nacionālās Zinātņu akadēmijas korespondents, stratēģiskās plānošanas zinātniskās skolas dibinātājs Nikolajs Ivanovičs Veduta.

Pats svarīgākais automatizētās kontroles sistēmas uzdevums ir celt objektu apsaimniekošanas efektivitāti, pamatojoties uz paaugstinātu darba ražīgumu un pilnveidotām vadības procesa plānošanas metodēm.

80. gadu otrās puses – 1990. gadu periods. - saistīts ar spontānas datorizācijas sākumu, vispirms Maskavas un pēc tam vietējo valsts arhīvu. Šī procesa vadītāji bija PSRS TD Nacionālais pētniecības centrs (RNITs CD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) un citi arhīvi. 90. gados Krievijas Federācijā ar normatīvajiem un normatīvajiem aktiem tika ieviestas vairāk nekā 20 nozarei specifiskas automatizētas biroja darba un dokumentācijas sistēmas, radot milzīgus mašīnlasāmu (elektronisku) dokumentu masīvus. Elektronisko dokumentu masīvu veidošana notiek arī, digitalizējot papīra avotus valsts arhīvos (lai izveidotu apdrošināšanas fondu un lietošanas fondu), kā arī veidojot pilna teksta datu bāzes. Turklāt jaunas informācijas tehnoloģijas dokumentu konservācijas un restaurācijas jomā, apdrošināšanas fonda un lietošanas fonda izveide ļauj pagarināt vērtīgu vēstures avotu mūžu.

Pašreizējā posmā informācijas tehnoloģiju stāvokli pirmsskolas izglītības iestādēs var raksturot ar:

Liela apjoma datu bāzu klātbūtne, kas satur informāciju par organizācijas darbību;

Tehnoloģiju izveide, kas nodrošina interaktīvu lietotāja piekļuvi informācijas resursiem;

Informācijas sistēmu un tehnoloģiju, kas nodrošina informācijas apstrādi, funkcionalitātes paplašināšana, veidojot lokālas daudzfunkcionālas problēmorientētas informācijas sistēmas dažādiem mērķiem;

Lietotāja saskarnes intelektualizācijas elementu, ekspertu sistēmu un citu tehnoloģisko rīku iekļaušana informācijas sistēmās.

Visaptveroša visu dokumentu plūsmas un dokumentu arhīva uzglabāšanas posmu automatizācija ietver: darba ar dokumentiem automatizāciju, automatizētas darbstacijas, elektroniskās biroja sistēmas.

Federālajā mērķprogrammā “Elektroniskā Krievija (2002-2010)” teikts, ka informācijas un komunikācijas tehnoloģiju attīstībai un plašai izmantošanai ir izšķiroša nozīme ekonomikas, valsts un pašvaldību efektivitātes paaugstināšanā. Viena no informācijas komunikācijas tehnoloģiju izmantošanas jomām valsts iestāžu, organizāciju un uzņēmumu darbībā ir “elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas, biroja darba un dokumentu pārvaldības standartu izstrāde”. Tradicionālā biroja darba pilnveidošanas aktualitāti nosaka nepieciešamība pēc efektīvām vadības darbībām, paātrinot dokumentu kustību organizācijā un samazinot dokumentu apstrādes darbietilpību. Izveidotajai biroja darba automatizētajai sistēmai (turpmāk AS) jāpaaugstina vadības efektivitāte, veidojot vienotu dokumentētu informācijas telpu, sniedzot lietotājiem iespēju efektīvi sadarboties ar dokumentiem jebkurā vietā un laikā. Mūsdienu biroja automatizācijas un dokumentu pārvaldības sistēmas (SADD) ļauj atrisināt pilnu biroja darba uzdevumu klāstu:

Pilnīgas un ērtas visas ienākošās, izejošās un iekšējās korespondences uzskaites un apstrādes organizēšana.

Saglabājiet visus ar organizācijas darbību saistītos dokumentus ērtākā un racionālākā veidā, ļaujot ātri atrast jebkuru nepieciešamo dokumentu, ja jums ir atbilstošas ​​piekļuves tiesības.

Katra dokumenta statusa izsekošana, pārvietošanās maršruts, kā arī attiecības ar citiem dokumentiem.

Nodrošiniet savlaicīgu dokumentu apstrādes prasību izpildi.

Mūsdienu biroja automatizācijas sistēmas ļauj izveidot pilnvērtīgu sistēmu dokumentu apstrādes procesu vadīšanai un to ieviešanas uzraudzībai. SADD aptver visus dokumentu izveides, apstrādes, pavairošanas, pārsūtīšanas un uzglabāšanas procesus, kā arī automatizē mūsdienu biroja darba pamatprocedūras. Dokumenta dzīves cikls no izveidošanas līdz tā norakstīšanai vai iznīcināšanai tiek attēlots secīgu posmu veidā, no kuriem katrs dokuments iziet noteiktā laika periodā. Biroja automatizācijas sistēmas ļauj automātiski ierakstīt dokumenta pāreju no viena posma uz otru.
Šobrīd veiksmīgi strādājošas biroja automatizācijas un dokumentu plūsmas sistēmas klātbūtne liecina par iestādes un tās vadības labklājību. Tas nozīmē pilnīgu aparāta vadībai pakļauto vadāmību, viņu kompetenci, solidaritāti, disciplīnu un ieinteresētību uzdotā darba veiksmīgākā izpildē. Automatizētā sistēma ļauj ātri un efektīvi apmainīties ar informāciju starp visām ražošanas procesa jomām, samazināt konkrētu uzdevumu sagatavošanai nepieciešamo laiku un novērst iespējamās kļūdas atskaites dokumentācijas sagatavošanā. Automatizētas sistēmas ieviešana nodrošinās lietošanas ērtumu, racionālu ražošanas organizēšanu un psiholoģiskā stresa mazināšanu. Mazināsies arī fizioloģiskais stress, jo Ieviešot atbilstošu programmatūru, ievērojami samazināsies viena un tā paša darba veikšanai pavadītais laiks. Tas pozitīvi ietekmēs darbinieka sniegumu, jo samazināsies apstrādātās informācijas apjoms, kā arī darbiniekiem būs papildu laiks analīzei un vadības lēmumu pieņemšanai.

Vadības darbības jebkurā organizācijā ir balstītas arī uz informācijas apstrādi un jaunas informācijas ražošanu, kas liecina par tehnoloģiju klātbūtni avota datu pārvēršanai efektīvā informācijā. Atsevišķu darbstaciju aprīkošana ar datoriem nedeva vēlamos rezultātus, lai gan paātrināja dokumentu melnrakstu veidošanas un rediģēšanas procesus, samazināja kļūdu skaitu un uzlaboja datora izdruku kopējo izskatu salīdzinājumā ar mašīnrakstā izdrukātajām.

Šajā pirmsskolas izglītības iestāžu datorizācijas posmā vislielākā nozīme ir automatizēta darbstacijas programmatūra.

Jebkura datora programmatūra ir sadalīta sistēmā un lietojumprogrammā.

Sistēmas programmatūra paredzēti darbību atbalstam datorsistēmas kā. Tajos ietilpst:

• pārbaudes, diagnostikas un pretvīrusu programmas;
• OS;
• komandu failu čaulas.

Tie ir vispārējas nozīmes programmatūras rīki, jāatzīmē, ka pastāv tendence paplašināt nākamās paaudzes operētājsistēmu iespējas, tostarp integrējot tajās visus iepriekš minētos programmatūras rīkus.

Starp lietojumprogrammatūra, kas nepieciešams vadības darbību dokumentācijas atbalsta datorizācijai, var izdalīt:

plaši izmantots tipisks:

• apmācības sistēmas teksta dokumenti;
• personas informācijas sistēmas;
• datu bāzu pārvaldības sistēmas;
• teksta atpazīšanas programmas;
• programmas iekļūšanai ārējā vidē;
• sistēmas finanšu un ekonomiskās informācijas apstrādei;

mazāk izplatītas specializētās, kurām nepieciešama īpaša lietotāja apmācība:

• prezentāciju sagatavošanas sistēmas;
• projektu vadības sistēmas;
• ekspertu sistēmas un lēmumu atbalsta sistēmas;
• sistēmas inteliģentai projektēšanai un vadības sistēmu uzlabošanai.

Sistēmas teksta dokumentu sagatavošanai ir paredzēti vadības dokumentu un dažādu teksta rakstura informatīvo materiālu izgatavošanas tehnoloģiju organizēšanai. Atbilstoši savām iespējām tie ir sadalīti teksta redaktoros; tekstapstrādes programmas; galddatoru izdevējdarbības sistēmas.

Teksta redaktors ļauj ievadīt, mainīt un saglabāt jebkuru simbolisku tekstu, taču tas paredzēts galvenokārt tādu programmu tekstu sagatavošanai, kuriem nav nepieciešama formatēšana, t.i. automātiski konvertējot teksta elementu izkārtojumu, mainot fontu utt.

Teksta redaktora izmantošana dokumenta sagatavošanai un izdrukāšanai kvalitatīvā līmenī atbilst elektriskās rakstāmmašīnas izmantošanai, tikai produktīvāka, pateicoties vienkāršai atkārtošanai, drukāšanai no elektroniskajā atmiņā saglabātas sagataves un iespējai izlabot abas drukas kļūdas. un teksta daļēja pārstrāde, ievietojot vai izslēdzot jaunus fragmentus.

Starp daudzajām pieejamajām redaktoru programmām mēs varam izcelt Norton Editor, Side Kick, Brief, daudzfunkcionālu vairāku logu redaktoru Multi-Edit, Turbo sistēmas redaktorus.

Viena no svarīgākajām tekstapstrādes programmu īpašībām ir papīra dokumenta pilnīga atbilstība kopijas attēlam ekrānā. Ne mazāk svarīga loma, izvēloties tekstapstrādes programmu, ir aizņemtās atmiņas apjomam un integrācijai ar citiem programmatūras produktiem. Katram lietotājam ir savs darba stils ar dokumentu (kas ir ērts vienai lietotāju grupai, tas traucē citai). Tāpēc dokumentu izstrādātājiem vispievilcīgākās ir tās programmas, kurās iespējams pielāgot saskarni savai gaumei un vajadzībām.

Teksta procesoriem ir īpašas funkcijas, kas paredzētas, lai atvieglotu teksta ievadīšanu un prezentēšanu drukātā veidā. Iepriekšēja tekstapstrādes programmas un printera iestatīšana, kurā paredzēts drukāt tekstu, ļaus:

• parādīt tekstu, kas nodrošina noteiktu lapas skatu uz ekrāna, sniedzot priekšstatu par faktisko teksta atrašanās vietu uz papīra pēc drukāšanas;
• iepriekš iestatīti parametri, piemēram, rindkopas atkāpes, virsraksti, dažādu teksta elementu fonta veids un lielums, atstarpes starp rindām, teksta kolonnu skaits, zemsvītras piezīmju atrašanās vieta un numerācijas metode utt.;
• automātiski pārbaudīt pareizrakstību un saņemt padomus, izvēloties sinonīmus;
• parādīt un rediģēt tabulas un formulas;
• apvienot dokumentus teksta sagatavošanas procesā drukāšanai;
• automātiski izveido satura rādītāju un alfabētiskās atsauces.

Taču gandrīz visiem tekstapstrādes līdzekļiem (un to versijām) ir unikāla datu struktūra teksta attēlošanai, kas izskaidrojams ar nepieciešamību iekļaut Papildus informācija, kas apraksta dokumenta struktūru. Tāpēc tekstu, kas sagatavots, izmantojot vienu tekstapstrādes programmu, bieži nevar izlasīt, tāpēc citi to var rediģēt un izdrukāt. Drukāšanu var veikt ar jebkura veida printeri, ieskaitot matricas printeri.

Lai nodrošinātu teksta dokumentu savietojamību, pārsūtot tos no vienas tekstapstrādes programmas uz citu, nepieciešams uzstādīt speciālu programmatūru - pārveidotājus, kas nodrošina izvades failu saņēmēja dokumenta tekstapstrādes programmas formātā.

Teksta procesori, kas ļauj sagatavot un izdrukāt sarežģītus un lielus dokumentus, tostarp grāmatas, ietver: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon utt. Tomēr lielākajai daļai biroju Word un WordPerfect sistēmas nav vajadzīgas: tās ir sarežģītas un satur daudzas nevajadzīgas funkcijas.

Otrajai tekstapstrādes programmu grupai ir ievērojami mazāk iespēju, taču tās ir vieglāk lietojamas, darbojas ātrāk, prasa mazāk atmiņas un ir vieglāk lietojamas. Tie ietver Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Bet par de facto standartu Krievijas birojiem ir kļuvis Microsoft Word, versijas 6.0, 97, 2000, 2002.

Galda izdevniecības sagatavo tekstus atbilstoši drukas noteikumiem un ar tipogrāfisku kvalitāti. Desktop publishing patiesībā ir maketēšanas rīks un ir paredzēts ne tik daudz dokumentu veidošanai, bet gan dažāda veida drukas efektu ieviešanai. Tie ļauj viegli manipulēt ar tekstu, mainīt lappušu formātus, atkāpes izmērus un ļauj kombinēt dažādus fontus. Galddatoru izdevniecību sagatavotie teksti tiek drukāti tikai uz lāzerprinteriem.

Profesionālā līmeņa sistēmās ietilpst QuarkXPress operētājsistēmai Windows, FrameMaker operētājsistēmai Windows un PageMaker operētājsistēmai Windows. Grūti lietojamu “galda tipogrāfiju” apgūšana diez vai ir ieteicama tiem, kam tikai reizēm vajag skaisti sagatavot pastkarti, vēstuli vai sludinājumu.

Microsoft Publisher un Pageplus for Windows sistēmas nav paredzētas rūpniecisko drukāto produktu ražošanai. Tos izmanto sporādiski, krāsainu dokumentu pavairošanai nelielā uzņēmumā. Tie ir paredzēti lietotājam, kurš publicēšanai velta tikai daļu sava darba laika.

Piedāvātā teksta sagatavošanas sistēmu klasifikācija lielā mērā ir patvaļīga, jo parādās jaunas uzlabotas versijas, kas izjauc robežas starp klasēm.

Personiskās informācijas sistēmas ir paredzēti informācijas pakalpojumiem vadoša darbinieka darba vietā un pēc būtības pilda sekretāra vai elektroniskā organizatora funkcijas:

• personīgā laika plānošana dažādos laika līmeņos ar iespēju savlaicīgi atgādināt par plānoto notikumu iestāšanos;
• personisko vai citu failu uzturēšana ar iespēju automātiski atlasīt nepieciešamo informāciju;
• pieslēgums pa telefona līnijām ar telefona sarunu reģistrēšanu un daudzfunkcionālajiem telefoniem raksturīgo funkciju izpildi;
• personiskās informācijas piezīmju grāmatiņu uzturēšana dažādas personas informācijas glabāšanai.

Datu bāzes pārvaldības sistēmas paredzēts liela apjoma datu izveidei, glabāšanai un manipulēšanai. Dažādas šīs klases sistēmas atšķiras ar veidu, kādā tās organizē datu glabāšanu un apstrādā meklēšanas pieprasījumus, kā arī pēc datu bāzē glabājamās informācijas rakstura. Šīs sistēmas darbojas gan personālajā datorā, gan strādājot datortīklā.

Sistēmas finanšu un ekonomiskās informācijas apstrādei paredzēti dažādu ražošanas, ekonomikas un finanšu parādību un objektu raksturojošu skaitlisku datu apstrādei un atbilstošu vadības dokumentu un informatīvo un analītisko materiālu noformēšanai. Tie ietver:

• universālie galda procesori;
• specializētas grāmatvedības programmas;
• specializētās finanšu un ekonomiskās analīzes un plānošanas programmas.

Izklājlapu procesors ir jebkura integrēta biroja komplekta vai sistēmas obligāta sastāvdaļa:

• Corel Office Professional no Corel;
• Word Perfect Suite operētājsistēmai Windows no Corel;
• Darbojas operētājsistēmai Windows no Microsoft;
• MS Office for MAC no Microsoft;
• Office Professional operētājsistēmai Windows no Microsoft;
• SmartSuite for Win no Lotus.

Līdz ar operāciju zāles parādīšanos Windows sistēmas tika izstrādātas darbam šajā vidē orientētas izklājlapu procesoru versijas: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Prezentāciju sagatavošanas sistēmas ir paredzēti grafisko un teksta materiālu sagatavošanai, ko izmanto demonstrēšanai prezentācijās, biznesa sarunās un konferencēs. Mūsdienu prezentāciju sagatavošanas tehnoloģijas raksturo video un audio informācijas savienošana ar tradicionālo grafiku un tekstu, kas ļauj runāt par hipermediju tehnoloģiju ieviešanu.

Mūsdienās iepriekš minētās programmas reti tiek aplūkotas atsevišķi viena no otras. Visi no tiem ir daļa no integrētajiem biroja komplektiem. Papildus teksta dokumentu sagatavošanas sistēmai komplektā ietilpst izklājlapa, prezentāciju grafikas programma un datu bāzes pārvaldības sistēma (DBVS), personīgais plānotājs u.c.

Piemēram, WordPerfect tekstapstrādes programma pašlaik netiek pārdota kā atsevišķs produkts, bet tikai kā daļa no Corel Office Professional komplekta. Lietojumprogrammatūras tirgū dominē trīs uzņēmumi: Microsoft, Corel un Lotus. Viņi visi attīstās saskaņā ar vispārējiem likumiem. Pirmkārt, tā ir pilnīga unifikācija: kopīgs lietotāja interfeiss un vienotas pieejas tādu tipisku uzdevumu risināšanai kā failu pārvaldība, rediģēšana, formatēšana, drukāšana, darbs ar e-pastu un palīdzības sistēmas padomu meklēšana, integrācija ar globālo internetu.

Lietojumprogrammu kompleksu programmas ir aprīkotas ar rīkiem kolektīvam darbam: tajās ir rīki pamata tipu dokumentu rediģēšanai un saglabāšanai HTML formātā internetam.

Biroja tekstapstrādes sistēmas nodrošina rīkus labojumu atzīmēšanai, izsekošanai un rediģēšanai, kas ievērojami vienkāršo autoru komandas viedokļu ņemšanas vērā procesu. Lai komentētu dokumentu, to nemainot, ir piezīmes. Lai veiktu izmaiņas tieši tekstā, izmantojiet labojumu ierakstīšanas režīmu, kas ļauj izsekot, kur dokumentā teksts vai grafikas tika pievienotas, dzēstas vai pārvietotas. Sadarbības rīki ietver versiju izsekošanu un uznirstošos logus ar autora vārdu un modifikācijas datumu.

Kad dators ir pievienots kopējam tīklam, e-pasts un adresātu saraksts ļauj nodot informāciju visiem korespondentiem. Atgriešanas saņemšanas iespēja, kas ir iebūvēta lielākajā daļā mūsdienu pasta sistēmu, ļauj pārraudzīt, kad informācija faktiski tika saņemta, un izsekot, vai ir veiktas atbilstošas ​​​​darbības.

Ir iespējams ierobežot personu loku, kurām ir piekļuve dokumentam, un katra tiesības veikt izmaiņas: dokuments var būt tikai lasāms, var aizliegt saglabāt dokumentu ar citu nosaukumu vai mainīt tā stilus, vai , otrādi, lietotājam var tikt nodrošinātas pilnas piekļuves tiesības.

Tādējādi Microsoft Office XP paplašinātajā izdevumā papildus Microsoft World tekstapstrādei ir:

• izklājlapu procesors - Excel;
• datu bāzes pārvaldības sistēma - Access;
• personīgais plānotājs - Outlook;
• prezentāciju veidošanas rīks - Power Point;
• e-pasta sistēma - Outlook Express;
• tīmekļa lapu izveides rīks - Front Page;
• fotoattēlu apstrādes rīks - fotoattēlu redaktors.

Projektu vadības sistēmas ir paredzēti dažāda veida (materiālo, tehnisko, finanšu, personāla, informācijas) resursu plānošanai un vadīšanai kompleksu izpētes un projektēšanas un būvniecības darbu veikšanas laikā.

Ekspertu sistēmas un lēmumu atbalsta sistēmas ir paredzēti vadības lēmumu pieņemšanas procesu informatīvā atbalsta tehnoloģiju ieviešanai, pamatojoties uz ekonomiskās un matemātiskās modelēšanas un mākslīgā intelekta principu izmantošanu.

Inteliģentas projektēšanas un vadības sistēmas ir paredzēti tā saukto CASE tehnoloģiju (Computer Aid System Engineering) izmantošanai, kas vērstas uz automatizētu dizaina risinājumu izstrādi organizācijas vadības sistēmu izveidei un uzlabošanai.

Visas modernās biroja paketes un operētājsistēmas ir pielāgotas darbam tīkla konfigurācijā, automatizētās darbstacijas ir aizstātas ar informācijas tehnoloģijām.

Informāciju tehnoloģijas ir informācijas vākšanas, pārsūtīšanas, uzkrāšanas, apstrādes, uzglabāšanas, prezentēšanas un izmantošanas metožu un metožu sistēma, kas balstīta uz tehnisko līdzekļu izmantošanu.

Katrs konkrēts informācijas process var tikt realizēts ar atsevišķu tehnoloģiju, izmantojot savu tehnisko bāzi, tehnisko līdzekļu kontroles sistēmu - datortehnoloģijām tie ir programmatūras rīki - un organizatorisko un metodisko atbalstu - noteikumus, instrukcijas.

Bet vadības darbības balstās uz gandrīz visu uzskaitīto informācijas tehnoloģiju veidu ieviešanu atbilstoši lēmumu pieņemšanas procesa atsevišķu posmu secībai un saturam. Tāpēc mūsdienu informācijas tehnoloģijas vadības darbību atbalstam ir balstītas uz dažāda veida informācijas procesu integrētu izmantošanu, pamatojoties uz vienotu tehnisko kompleksu, kura pamatā ir datortehnoloģijas. Šajā ziņā nav gluži pareizi saprast tikai datortehnoloģijas kā modernas vai jaunas informācijas tehnoloģijas.

Šobrīd runa ir par strukturālu cilvēka-mašīnas vadības bloku, kas tiek optimizēts darba procesā: tiek paplašinātas datoru iespējas, pateicoties lietotāja risināmo uzdevumu strukturēšanai un zināšanu bāzes papildināšanai, un lietotāja iespējām - to uzdevumu automatizācijas dēļ, kurus iepriekš nebija lietderīgi pārsūtīt uz datoru ekonomisku vai tehnisku iemeslu dēļ.

Mūsdienu biroja informācijas tehnoloģiju pamatā ir gan personālie, gan korporatīvie datori.

Personālie datori ir skaitļošanas sistēmas, kuru visi resursi ir pilnībā vērsti uz viena vadoša darbinieka darba vietas darbību. Šī ir daudzskaitlīgākā datortehnikas klase, kurā ietilpst personālie datori IBM PC un saderīgie, kā arī Apple Macintosh datori.

Korporatīvie datori ir daudzlietotāju skaitļošanas sistēmas ar lielu centrālo vienību skaitļošanas jauda ar nozīmīgu informācijas resursi, kurai ir pievienots liels skaits darbstaciju ar minimālu aprīkojumu: video terminālis, tastatūra, pozicionēšanas ierīce, drukas iekārta.

Mūsdienu korporatīvo datoru izmantošanas joma ir informācijas tehnoloģiju ieviešana vadības darbību atbalstam lielās finanšu un rūpniecības organizācijās, dažādu informācijas sistēmu organizēšana, kas vienas funkcijas ietvaros apkalpo lielu lietotāju skaitu: birža un banku darbība. sistēmas, biļešu rezervēšana un pārdošana transporta pakalpojumu sniegšanai iedzīvotājiem utt. P.

Šobrīd dominē tendence datorus un darbstacijas apvienot dažāda lieluma datortīklos, kas ļauj integrēt resursus visefektīvākajai informācijas tehnoloģiju ieviešanai, jo personālos datorus var izmantot arī kā darbstacijas, kas pieslēgtas pie centrālā bloka. korporatīvais dators.

Būtiskā atšķirība starp datorinformācijas tehnoloģijām un iepriekš pastāvošajām ir ne tikai informācijas formas vai atrašanās vietas maiņas procesu automatizācijā, bet arī tās satura mainīšanā.

Var izdalīt divas stratēģijas moderno informācijas tehnoloģiju ieviešanas attīstīšanai vadības darbībās.

Pirmais ir tas, ka informācijas tehnoloģijas pielāgojas organizatoriskajai struktūrai tās esošajā formā un tiek modernizētas esošās darba metodes:

tiek racionalizētas darba vietas, pārdalītas funkcijas starp tehniskajiem darbiniekiem un speciālistiem par labu pēdējiem;

optimizētas informācijas vākšanas un apstrādes funkcijas - dokumentu fiziskā plūsma, ar lēmumu pieņemšanas funkciju - informācijas plūsma;

Komunikācijas problēmām joprojām ir otršķirīga loma.

Otrkārt, organizatoriskā struktūra tiek modernizēta tā, lai informācijas tehnoloģijas sniegtu vislielāko efektu:

galvenā stratēģija ir komunikāciju maksimāla attīstība un jaunu organizatorisko attiecību veidošana, kas iepriekš nebija ekonomiski izdevīgas;

tiek ieviestas jaunas darba vietas, likvidēti vecie amati, kā arī tiek veikta plānveidīga pienākumu pārdale gandrīz starp visiem uzņēmuma darbiniekiem;

Tiek izstrādāts jauns normatīvais un metodiskais atbalsts dokumentācijas atbalsta organizēšanai, un darbinieki tiek nepārtraukti apmācīti darbā ar jaunajām tehnoloģijām;

palielinās organizatoriskās struktūras produktivitāte, jo tiek pārdalīti elektronisko datu arhīvi, tiek samazināts pa kanāliem cirkulējošās dokumentālās informācijas apjoms, lai panāktu līdzsvaru starp katru vadības līmeni un risināmo uzdevumu apjomu.

Tātad pirmā stratēģija ir vērsta uz esošo struktūru un esošajām attiecībām organizācijā, bet ieviešanas riska pakāpe tiek samazināta līdz minimumam, izmaksas ir minimālas un organizatoriskā struktūra nav racionalizēta; otrs - uz nākotnes struktūru, kurā sistēma tiek paplašināta stingri atbilstoši informācijas vajadzībām, in dotie parametri, bet neņemot vērā cilvēcisko faktoru. Jebkurā gadījumā mainās pieeja datortehnoloģiju izmantošanai: tā kļūst par pamatu darba vietu aprīkošanai. Pateicoties izmantotās programmatūras daudzpusībai, notiek informācijas sistēmu un procesu tehnoloģiskā, metodiskā un organizatoriskā integrācija.

Radīšana un īstenošana sarežģītas sistēmas Dokumentācijas pārvaldības automatizācijas mērķis ir sasniegt šādus mērķus:

dokumentu apstrādes jomā:

• darba ar dokumentiem paaugstinātas efektivitātes un kvalitātes nodrošināšana, dokumentu plūsmas efektivizēšana, izpildes kontroles nodrošināšana;
• radīt apstākļus pārejai no tradicionālās papīra dokumentu pārvaldības uz elektronisko bezpapīra tehnoloģiju;
• radot nepieciešamos apstākļus intelektuāli produktīva darba īpatsvara palielināšanai jēgpilnā un semantiskā darbā ar dokumentiem un darbaspēka izmaksu samazināšanai ikdienas operācijām;
• organizācijā izveidoto dokumentu kvalitātes uzlabošanas nodrošināšana;
• novērst darba dublēšanos, ievadot informāciju par dokumentu dažādās darba ar to jomās;

izpildes kontroles jomā:

• nodrošināt automatizētu dokumentu aprites kontroli organizācijas nodaļās no to saņemšanas vai izveidošanas brīža līdz nosūtīšanas vai reģistrācijas pabeigšanai lietā, savlaicīgi informējot darbiniekus un vadību par saņemtajiem un izveidotajiem dokumentiem, novēršot dokumentu nozaudēšanu;
• nodrošināt automatizētu proaktīvu dokumentu savlaicīgu izpildi, valsts augstāko varas un pārvaldes institūciju norādījumus, organizācijas vadības norādījumus un norādījumus, operatīvu informācijas saņemšanu par izpildes statusu un jebkura dokumenta atrašanās vietu;
• dokumentu nokārtošanai un noformēšanai nepieciešamā laika samazināšana;

informācijas pieejamības organizēšanas jomā:

• nodrošinot elektroniskā formā sagatavoto dokumentu tekstu un to grafisko attēlu, kā arī visu saistīto materiālu (dokumentu reģistrācijas kartes, rezolūcijas, pavaddokumenti) centralizētu uzglabāšanu ar iespēju organizēt ar vienu jautājumu saistīto dokumentu loģisku sasaisti un operatīvu meklēšanu ( dokumentu atlase) atbilstoši tematiskajam detaļu kopumam.

Pirmsskolas automatizācijas programmatūras sistēmas ieviešanai jārada aparatūras un programmatūras bāze vienotai sistēmai, kas aptver visas organizācijas nodaļas. Paredzams, ka tiks sasniegti šādi mērķi:

• vienota kārtība individuālajam un kopīgajam darbam ar dokumentiem organizācijas nodaļās;
• elektronisko dokumentu plūsmu apvienošana starp organizācijas struktūrvienībām;
• vienotas dokumentu indeksācijas (numerācijas) sistēmas izmantošana visām organizācijām, vispārīgo klasifikatoru uzziņu grāmatas (piemēram, organizāciju saraksts, lietu saraksts), vienota dokumentu reģistrācijas un kontroles kartes (RCC) forma u.c.;
• nodrošinot vadības dokumentācijas unifikāciju un samazinot vienoto dokumentu veidlapu un veidu skaitu.

Pašlaik programmatūras sistēmu tirgu biroja automatizācijas un dokumentu plūsmas jomā raksturo šādas iezīmes:

1. Pārdevējiem nav vienotas terminoloģijas, un daudziem nav skaidra savu produktu pozicionēšana.
2. Organizācijām bieži vien trūkst izpratnes par to, ko konkrēta sistēma var un ko nevar, jo ir grūti saprast reklāmas brošūrās ietverto informāciju: šādos aprakstos ir maz tehniskās informācijas, un sniegtais ne vienmēr izceļ reklamētās priekšrocības. programmatūras produkts.
3. Uzņēmumiem nav skaidras izpratnes par to, kas jādara saistībā ar vadības dokumentācijas atbalsta automatizāciju.

Programmatūras sistēmas, īstenojot stratēģijas pirmo variantu, nepārkāpj Krievijas tehnoloģijas, ir orientēti uz izmantošanu valsts aģentūrās un saglabā visas noteiktā organizācijā pieņemtās biroja darba tradīcijas un normas. Šādu sistēmu mērķis ir nodrošināt atbalstu papīra dokumentu plūsmai un samazināt ikdienas dokumentu apstrādes darbību darbietilpību. Šādas sistēmas var ievērojami paplašināt tradicionālā biroja darba un dokumentu pārvaldības procesu apjomu, apstrādājot dokumentus personālajā datorā. Sistēmas šajā jomā ir sava veida “tilts” pakāpeniskai pārejai no papīra uz bezpapīra dokumentiem. Šīs tehnoloģijas automatizācijas sistēmās ietilpst: “Bizness”; "1C: Enterprise" un citi.

Rietumu tehnoloģiju programmatūras produktu galvenā iezīme ir dokumentu plūsmas procesu modelēšana un informācijas sistēmu pielāgošana šiem modeļiem. Izstrādes atbilstoši šai stratēģijai ir vērstas uz elektronisko dokumentu un rīku pilnvērtīgu izmantošanu lietotāju kolektīvam darbam, starpsaišu likvidēšanu dokumentu plūsmā un jaunu tehnoloģiju izstrādi darbam ar dokumentiem. Dokumentu aprites maršrutus visā organizācijā, starp tās nodaļām un darbiniekiem veido sistēmas administrators.

Pielāgojot sistēmu konkrētiem organizācijas procesiem, darbinieku personālajos datoros tiek uzstādīti tikai nepieciešamie funkcionālie komponenti, kas ļauj atrisināt noteiktu uzdevumu loku atbilstoši katra darbinieka lomai organizācijas dokumentu plūsmā.

Uz sistēmām šis virziens attiecas:

Populāru Rietumu sistēmu rusificētās versijas:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Personāla piederumi (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

Krievijas uzņēmumu izveidotie programmatūras risinājumi, kuru pamatā ir Rietumu sistēmas:

Office Media sistēma (Lotus Notes);

programmu komplekts “Office Management” (Lotus Notes);

sistēma “Pelnrušķīte-Cabinet” (Lotus Notes);

uzņēmuma AS "Vest" (DocsOpen) risinājumi;

Optima sistēma (MS Exchange, MS SQL);

Krievijas uzņēmumu pašu izstrādātie risinājumi: LandDocs sistēma; Efektu birojs; KADO; "Dokuments2000"; "Cron" meklētājprogramma "Eufrata".

AS “Electronic Office Systems” sistēma “Delo” ir paredzēta biroja darba aktivitāšu automatizācijai, pamatojoties uz tradicionālajām sadzīves tehnoloģijām un dokumentu atbalstu valsts organizāciju vadības darbībām.

Delo sistēma nodrošina šādas iespējas:

• izsekošana visiem biroja darbības posmiem un darba rezultātiem par organizāciju un iestāžu galvenajiem funkcionālajiem procesiem;
• vienota visas ienākošās korespondences, tajā skaitā iedzīvotāju vēstuļu un aicinājumu, uzskaite, izveidojot reģistrācijas karti, kurā tiek ievadīta informācija par dokumentu, kam seko korespondences nosūtīšana izskatīšanai vadībai un struktūrvienībām. Tiek reģistrēti gan no ārpuses saņemtie, gan nodaļās izveidotie dokumenti. Tie ietver ienākošos un izejošos dokumentus, pilsoņu apelācijas;
• rezolūciju, tai skaitā atkārtotu, tekstu ievadīšana un izpildītāju iecelšana tiem;
• rezolūciju un dokumentu nosūtīšana uz veicošo lietotāju darbstacijām;
• izpildītāju ziņojumu par dokumentu pārsūtīšana atbildīgajiem izpildītājiem un (vai) lēmumu autoriem;
• dokumentu kustības (dokumentu plūsmas) reģistrēšana organizācijā, tai skaitā dokumentu un attiecīgo lēmumu papīra oriģinālu un papīra kopiju pārvietošana, izpildes atskaites, dokumentu apstiprināšana (vizēšana);
• uzrauga institūciju, organizāciju, lēmumu un vadības rīkojumu savlaicīgu izpildi; dokumentu noformēšanas pareizības un savlaicīguma pārbaude;
• biroja vadības sistēmā reģistrēto dokumentu apvienošana un grupēšana pēc dažādiem kritērijiem;
• veikt meklēšanu, izmantojot reģistrācijas kartīšu un rezolūciju rekvizītu kopumu, lai veiktu dokumentu izpildes uzraudzības, uzziņu un analītisko darbu veikšanas funkcijas;
• informācijas ievadīšana par izejošo dokumentu nosūtīšanu adresātiem ar dokumentu sadales reģistru izveidi;
• informatīvo materiālu, kopsavilkumu, atskaišu iegūšana prezentēšanai vadībai;
• statistisko izziņu un atskaišu, kā arī reģistrācijas karšu saņemšana un izdrukāšana, lai nodrošinātu savietojamību ar tradicionālo biroja darba tehnoloģiju;
• dokumentu elektronisko attēlu uzglabāšana;
• dokumentu norakstīšana lietā atbilstoši organizācijā pieņemtajai lietu nomenklatūrai un, ja nepieciešams, izņemšana no lietas;
• reģistrēt lietotāja darbu ar sistēmu, tostarp darbu ar reģistrācijas kartēm un rezolūcijām.

Sistēma "BOSS-Referent" IT uzņēmums ir izstrādāts, pamatojoties uz Lotus Development Corporation produktu Lotus Notes, kas ir rīks sistēmu projektēšanai, lai atbalstītu grupu darbu, un to var uzskatīt par standartu šajā jomā. Lotus Notes vide un uz tās bāzes izveidotās lietojumprogrammas atbilst vienotas dokumentu pārvaldības sistēmas pamatprasībām lielām organizācijām, un jo īpaši:

visu veidu dokumentu uzskaites noformēšana. Datubāzēs var uzglabāt gandrīz jebkura veida informāciju un organizēt dokumentu aprites uzskaiti un kontroli, izmantojot iekšējos līdzekļus. Sistēma nodrošina dažādu dokumentu reģistrēšanas veidlapu uzbūvi, iekļaujot gan formālas detaļas, gan pašu dokumentu saturu. Nepieciešamības gadījumā dokumenta faktiskais saturs var tikt glabāts atsevišķā datubāzē, tai skaitā kā skenēta papīra dokumenta attēls;

numura unikalitāte. Sistēmai ir iespēja dokumentiem piešķirt unikālus numurus, arī izkliedētā datortīklā;

atbalsts darbam ar dokumenta tekstu. Dokumentos iespējams iekļaut failus, kas sagatavoti citos tekstapstrādes programmās (Microsoft Word, Word Pro u.c.), kas atbalsta objektu iegulšanas un saistīšanas mehānismu, kā arī izklājlapās un grafikas pakotnēs. Notes ietver pilna teksta meklēšanas iespējas un jaudīgu vaicājumu ģeneratoru;

dokumentu saskaņotība. Notes dokuments var ietvert neierobežotu skaitu saišu uz citiem Notes dokumentiem, tostarp tiem, kas glabājas citās datubāzēs;

saskaņotība ar citām apakšsistēmām. Notes sistēma kopā ar tās paplašināšanas rīkiem nodrošina iespēju integrēties ar citām informācijas apakšsistēmām, īpaši pastu, kā arī ar sistēmām, kas strādā ar relāciju datu bāzēm;

izplatīta dokumentu plūsma. Notes ir sistēma, kas ir plaši mērogojama, sākot no viena personālā datora līdz sistēmām ar desmitiem serveru, no kuriem katrs var būt savienots ar vairākiem simtiem lietotāju. Katrs serveris var mitināt vairākas datu bāzes. Nepieciešamā informācija tiek izplatīta starp šīm datu bāzēm, un periodiski tiek sinhronizēta visiem lietotājiem nepieciešamā informācija;

Piekļuves ierobežojums. Datu aizsardzība tiek īstenota visos līmeņos: serverī, datu bāzē, veidlapā, dokumentā, dokumentu sadaļā un individuālajā laukā. Izveidojot saziņas sesiju, ir nepieciešama lietotāja autentifikācija. Atbalstīts Elektroniskais paraksts un datu šifrēšana.

Konkrētas programmatūras produktu (sistēmu) pakotnes izvēle vairāk vai mazāk pilnīgai vadības dokumentācijas automatizācijai un to uzstādīšana šobrīd nav reglamentēta. Pamatojoties uz savām materiālajām, finansiālajām un citām iespējām, katra organizācija pati tās iegādājas biroja programmatūras produktu un pakalpojumu tirgū. Bez nopietnas izpētes un iepazīšanās ar pašreizējo modeli, pamatojoties uz reklāmas aprakstiem, ir grūti noskaidrot katras uzskaitītās sistēmas priekšrocības un trūkumus vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanas jomā.

Konkrētai organizācijai bieži vien ir svarīgs nevis viss sistēmu patērētāju īpašību kopums, bet tikai dažas no tām. Nepieciešamā īpašuma esamība vai neesamība var būt galvenais kritērijs, izvēloties sistēmu. No otras puses, visu sistēmu izstrādātāji nepārtraukti strādā, lai tās uzlabotu, un katrā no tām var parādīties noteiktas funkcijas, kas trūka iepriekšējās versijās.

Dažādu vadības dokumentācijas atbalsta automatizācijas programmatūras produktu salīdzināšanas rezultāti ir relatīvi un nevar norādīt uz konkrētas sistēmas absolūtajām priekšrocībām un trūkumiem. Tāpēc, izvēloties automatizācijas sistēmu, jums vajadzētu:

• reklamēto sistēmu novērtējums no to piemērotības dokumentu automatizācijai konkrētā organizācijā, kā arī vēlamais esošo pirmsskolas procesu reorganizācijas dziļums;
• gadā izmantoto informācijas pamattehnoloģiju novērtējums programmatūras produktiņemot vērā to izmantošanas perspektīvas, kā arī prognozi par pirmsskolas automatizācijas tehnoloģiju vispārējo attīstību tuvākajā nākotnē;
• rūpīga dokumentu pārvaldības automatizācijas sistēmas iespēju izpēte un pārbaude, lai nodrošinātu darbu esošā normatīvā regulējuma ietvaros: dokumentiem juridiskā spēka piešķiršana, reģistrācijas datubāzu uzturēšana pašu dokumentu glabāšanas laikā, savlaicīga izvadīšana uz uzticamu dokumentu nesēju. ar ilgu un pastāvīgu glabāšanas laiku utt.

Integrēta pieeja informācijas tehnoloģiju ieviešanā visās dokumentācijas atbalsta jomās

Kā minēts iepriekš, mūsdienu informācijas tehnoloģiju izmantošanai mūsdienās ir divas pieejas:

o noteiktu darba veidu veiktspējas uzlabošana, izmantojot universālas informācijas tehnoloģijas un lietojumprogrammas, kas ievieš fiksētu funkcionalitāti (gabalaina automatizācija)

o Informācijas tehnoloģiju integrēta ieviešana visās vadības dokumentācijas atbalsta jomās Šādas sarežģītas problēmas risinājuma pamatā jābūt vienotai metodoloģiskai pieejai dažādu biroja darba funkciju risināšanas automatizēšanai, vienotu savstarpēji saistītu tehnoloģiju kopumu, kas realizē šo pieeju. , kā arī uz vienotu tehnisko un programmatūras kompleksu, kas nodrošina augstāk minēto komplekso tehnoloģiju (specializētas integrētās informācijas sistēmas pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācijai) funkcionēšanu.

Integrētās automatizācijas sistēmas pirmsskolas izglītības iestādēm ļauj izveidot automatizētu sistēmu darbam ar dokumentiem visā iestādē vai uzņēmumā un ļauj nodrošināt dokumentācijas pārvaldību visos dokumentu dzīves cikla posmos, arī elektroniskajos.

Pirmsskolas izglītības iestāžu integrēto automatizācijas sistēmu uzdevumi

Dokumentu pārvaldības sistēmas parasti tiek ieviestas, lai atrisinātu konkrētas problēmas, ar kurām saskaras organizācija. Katrai organizācijai, atkarībā no tās īpašumtiesību formas, lieluma, automatizācijas līmeņa utt., ir savi specifiski uzdevumi.

Zemāk ir saraksts ar visbiežāk sastopamajiem uzdevumiem.

Organizācijas efektīvākas vadības nodrošināšana ar automātisku pasūtījumu izpildes kontroli, visas organizācijas darbības caurskatāmību visos līmeņos.Paaugstināta vadāmība tiek panākta caur pasūtījumu ģenerēšanas un to izpildes uzraudzības mehānismu. Svarīga loma organizācijas vadāmības paaugstināšanā ir dokumentu apstiprināšanas mehānismiem, ārējo un iekšējo dokumentu reģistrācijas un nodošanas kontrolei, kā arī plānotu un operatīvu atskaišu veidošanas līdzekļiem par biroja darbu un dokumentu plūsmu. Sistēmas ieviešanas taustāms rezultāts ir caurskatāmība dokumentu virzībā, to sagatavošanā un apspriešanā un veiktspējas palielināšana disciplīnas organizācijā

Uzturēt kvalitātes kontroles sistēmu, kas atbilst starptautiskajiem standartiem. Kvalitātes standartu sērijas pamatstandarts ir ISO 9000, Kvalitātes vadības un kvalitātes nodrošināšanas standarti — atlases un piemērošanas vadlīnijas. Tas nosaka organizāciju vadības politikas pamatprincipus kvalitātes nodrošināšanas jomā. Formāli jeb, kā saka paši ISO 9000 eksperti, šaurā nozīmē tas uzliek uzņēmumam pienākumu dokumentēt visas savas darbības 20 jomās (Vadības pienākumi. Kvalitātes sistēma. Līgumu analīze. Dizaina vadība. Dokumentu un datu pārvaldība Iepirkšanās Klientu piegādāto produktu pārvaldība Produktu identifikācija un izsekojamība Procesu vadība Pārbaude un testēšana Pārbaude, Mērīšanas un Testēšanas Iekārtu Vadība Pārbaude Statuss Neatbilstošs Produktu Vadība Koriģējošas un Preventīvas darbības Materiālu apstrāde, uzglabāšana, iepakošana, saglabāšana un piegāde.Kvalitatīvu datu uzskaites vadīšana.Iekšējie kvalitātes auditi.Apmācība.Apkope.Statistikas metodes), kā arī nodrošināt reālu biznesa procesu funkcionēšanu organizācijā, pilnībā ievērojot tos.

Konsultāciju uzņēmumi un eksperti iesaka izmantot dokumentu pārvaldības sistēmas (EDM/TDM), dokumentu automatizāciju (Workflow), uzņēmuma resursu pārvaldības (MRP/ERP) un produktu informācijas un dizaina datu pārvaldības (PDM) sistēmas, lai vienkāršotu ISO 9000 sertifikāciju uzņēmumam.

Šīs sistēmas ļauj atrisināt šādas problēmas:

Veikt darbinieku darba auditu ar informāciju

Automatizējiet standarta procedūras uzņēmuma darbībām

Automatizējiet maiņas procedūras

Apstrādājiet informāciju par produktu visā tā dzīves ciklā.

Ieviešot kvalitātes vadības sistēmu, jums nav jāizmanto konkrēta piegādātāja pakalpojumi vai jāizmanto tikai viena automatizācijas sistēma.
ISO 9000 nozīmē KAS darbības ir jāveic ražotnes ietvaros, lai nodrošinātu kvalitāti, bet ne KĀ jums tie ir jāizpilda. Tādējādi izmantotajiem automatizācijas rīkiem nav stingru prasību.

Uzņēmuma darbības reģistrēšana kopumā(iekšējās dienesta izmeklēšanas, nodaļas darbības analīze, aktivitāšu “karsto punktu” noteikšana; attiecību ar klientiem vēstures uzturēšana). Iegūt spēju analizēt darbinieku darba slodzi, jo ir pieejama pilnīga informācija par katram darbuzņēmējam izsniegtajiem uzdevumiem, ņemot vērā termiņus un darba rezultātus

Vienotas, formalizētas un stingri reglamentētas biroja vadības tehnoloģijas ieviešana visās nodaļās un organizācijā kopumā. (dažādu departamentu speciālisti strādā ar vienu un to pašu programmu, kas nozīmē darbu ar vienu un to pašu lietotāja interfeisu, ar vienādām uzziņu grāmatām (dokumentu veidi, lietu nomenklatūra, atbalsts sarežģītām dokumentu numerācijas sistēmām), ar vienādām dokumentu veidnēm)

Biznesa procesu optimizācija un to izpildes un kontroles mehānisma automatizācija. Racionalizēt darbu ar dokumentiem, izmantojot standarta veidnes, standarta maršrutus un ieviešot instrukcijas darbam ar dokumentiem (izmantojiet informāciju no “Directum” ieviešanas projekta) Dokumentu veidņu, maršrutu izmantošana un noteikumu ieviešana darbam ar dokumentiem dokumenti samazina dokumentu atgriešanas kustību gadījumus Pateicoties Izmantojot šablonus, dokumenti uzreiz tiek pareizi sagatavoti, maršruta šablonu izmantošanas dēļ tie uzreiz nonāk pie īstajiem darbiniekiem u.c.

Papīra dokumentu izslēgšana no uzņēmuma iekšējās aprites. Resursu taupīšana, samazinot izmaksas par dokumentu plūsmu pārvaldību organizācijā. Kopējais papīra dokumentu skaits ir samazināts par 25-75% (pēc uzņēmuma Lanit pieredzes)

Iekšējās kontroles dokumentu tulkošana elektroniskā formā un elektroniskā digitālā paraksta izmantošana

Viena koplietojama dokumentu krātuve, kas novērš nepieciešamību kopēt dokumentus, lai tos varētu izmantot vairāki darbinieki

Papīra dokumentu glabāšanas nepieciešamības likvidēšana vai būtiski vienkāršošana un izmaksu samazināšana, pateicoties operatīva elektroniskā arhīva pieejamībai.

Korporācijas Elektroniskais arhīvs projekta piemērs - Krievijas Federācijas prezidenta elektroniskais arhīvs. Vienā pusē papīra dokumenti: platība 500 kv.m; dokumenta saņemšanas laiks ir 1-3 dienas (ja pieejams); Ar vienu dokumentu vienlaikus var strādāt tikai viens lietotājs.

Savukārt dokumentu elektroniskās kopijas: platība 10 kv.m; dokumenta piekļuves laiks 6-10 sekundes; oriģinālu drošība - vairumā gadījumu tie nav nepieciešami.

Lēmumu un dokumentu sagatavošanai nepieciešamā laika samazināšana Valsts aģentūrās tā ir viena no valsts aparāta darbības efektivitātes problēmām. Komerciālās struktūrās tas ļauj palielināt organizācijas konkurētspēju un iegūt materiālus labumus, pateicoties ātrākai reakcijai uz mainīgiem apstākļiem

Dokumentu apstrādes laiks tiek samazināts par 75%, pateicoties a) ātrai avota dokumentu un informācijas pārsūtīšanai Dokumentu pārsūtīšanas laika samazināšana starp darbiniekiem 5-7 reizes no Lanitas pieredzes b) saīsinot korespondences, iekšējo dokumentu apstrādes laiku, iepazīstoties ar dokumentiem, c) ātri nododot norādījumus konkrētiem izpildītājiem, d) palielinot informācijas meklēšanas ātrumu, samazinot informācijas meklēšanu dokumentā (pieprasījumiem pa tālruni vai no vadības) no vairākām stundām līdz 1 minūtei no Lanitas pieredzes e) lēmumu apstiprināšanai nepieciešamā laika samazināšana Līgumu apstiprināšanai nepieciešamā laika samazināšana no 1 mēneša (vidēji) līdz 1 nedēļai (maksimums) no Lanita pieredzes;

Dokumentu izveides laiks tiek samazināts, izmantojot standarta veidnes un iepriekš izveidotos dokumentus, kā arī vienotu strukturētu dokumentu glabāšanu