Uvođenje sveobuhvatnog sistema automatizacije upravljanja dokumentima može se smatrati inovacijom u upravljanju, što omogućava da se uzmu u obzir obrasci inovacionog procesa i da se efikasno organizuje.

Ovisno o inovativnom potencijalu, postoje dvije glavne vrste inovacija:

o radikalne (osnovne), otvaraju fundamentalno nove mogućnosti koje unose kvalitativne promjene u metode ljudske djelatnosti;

o modifikovanje, osiguranje unapređenja postojećih metoda i oblika rada.

Radikalne i modificirajuće inovacije u procesu upravljanja moraju se kombinirati. U praksi se također susrećemo s pseudo-inovacijama koje se odnose samo na vanjske atribute i koje su diktirane razmatranjem prestiža ili reklamiranja.

U savremenim uslovima, uvođenje digitalnog upravljanja dokumentima i korišćenje elektronskog upravljanja dokumentima može se smatrati radikalnom inovacijom.

Inovacije modificirajućeg tipa pojavljuju se češće od radikalnih i omogućavaju prilagođavanje promjenjivim uvjetima i zadacima. Na primjer, djelomična poboljšanja u organizaciji menadžerskog rada i toka dokumenata dovode do pozitivni rezultati. Ali mogućnosti modifikacije inovacija su ograničene i u određenoj fazi više nisu u stanju da nadoknade potrebe organizacije. A onda kašnjenje u razvoju i implementaciji većih ili radikalnih inovacija (u našem slučaju sveobuhvatnog sistema automatizacije za predškolske obrazovne ustanove) može dovesti do stagnacije i smanjenja efikasnosti upravljanja.

„Životni ciklus“ integrisanog sistema automatizacije predškolske ustanove kao inovacije upravljanja obuhvata sledeće faze: svest o potrebi za inovacijom i njenom razvoju; donošenje odluke o prelasku na novu tehnologiju, njenom razvoju; stabilan rad i razvoj. Inovacija neće biti potpuna ako se zaustavi u bilo kojoj srednjoj fazi. Na kraju " životni ciklus» svaka inovacija ponovo otkriva potrebu za djelimičnim ili većim poboljšanjima.

Inovacijski proces prvenstveno je rezultat kreativnog rješavanja nastalih problema. Dakle, faza svijesti o potrebi za inovacijom i njen razvoj je istovremeno i proces pripreme i donošenja upravljačkih odluka od čije valjanosti i pravovremenosti u velikoj mjeri zavise rezultati narednih faza. Implementacija predložene inovacije ovisi, posebno, o tome koje su metode korištene za prikupljanje i obradu informacija, analizu problemske situacije, razvoj opcija i odabir rješenja. Štaviše, tokom razvoja i izbora rješenja treba analizirati posljedice inovacije i karakteristike njene implementacije. Prilikom implementacije konkretnih mjera za uvođenje inovacija u menadžmentu u oblasti automatizacije dokumenata, pretpostavlja se da će se uzeti u obzir međuodnosi između glavnih komponenti upravljanja informacijama.

Faza razvoja inovacije pokriva vremenski period koji je potreban za otklanjanje uočenih nedostataka i uvođenje odgovarajućih promjena. Velika važnost u ovoj fazi ima kontrolu nad aktivnostima zaposlenih (na primjer, usklađenost sa zahtjevima za tehnologiju rada u sistemu korporativnog toka dokumenata). Važno je da se tehnologija upravljanja dokumentima koja se uvodi koristi svakodnevno i da se isključi mogućnost vraćanja na prethodnu organizaciju rada (npr. vođenje rukom pisanih dnevnika, višestruka registracija dokumenata i sl.). Za to je potrebna instrukcija ili obuka zaposlenih, priprema metodoloških materijala (procesni dijagrami, priručnici za korisnike i sistem administratore, itd.).

Takođe je važno obratiti pažnju na održavanje i unapređenje inovacije. Ponekad, nakon nekog vremena nakon uvođenja inovacije, dolazi do pokušaja vraćanja na prethodni način rada (i to nikako zbog neefikasnosti novog). Izazov u ovoj fazi je spriječiti to, stabilizirati i podržati inovacije, te odlučiti da li jednu inovaciju treba dopuniti ili ojačati drugom.

Dakle, u fazama implementacije i razvoja složenog sistema automatizacije za predškolske obrazovne ustanove može postojati period istovremenog suživota novih i starih tehnologija (u onim odjelima organizacije koji još nisu povezani sa sistemom). "Ko će pobijediti?" - rezultat ove faze zavisi od rješavanja niza organizacionih pitanja, uključujući formiranje potrebnog regulatornog i metodološkog okvira. Pod ovim uslovima rešavaju se kadrovske promene, pitanja organizovanja službe podrške sistemu i njeno administriranje. Utvrđuje se procedura povezivanja korisnika i dodjele im prava za korištenje sistema, a rješavaju se problemi sigurnosti informacija.

U svakoj fazi inovacionog procesa širi se krug njegovih učesnika. Tako, na primjer, u velikoj organizaciji implementacija sveobuhvatnog sistema automatizacije predškolske ustanove može imati oblik faznog povezivanja sa sistemom, prvo ureda, a zatim i ostalih strukturnih jedinica uz odgovarajuće povećanje u broj korisnika. Jasno je da se maksimalni efekat od automatizovanog sistema koji pokriva tok dokumenata cele organizacije postiže samo kada su sva planirana odeljenja povezana.

Istovremeno, važno je imati na umu da učesnici u procesu inovacije mogu ili preuzeti inicijativu da podrže inovaciju menadžmenta (u našem slučaju sistem automatizacije korporativnih dokumenata) ili se suprotstaviti njenom uspehu. Uvođenje tehnologije upravljanja korporativnim dokumentima, koja nameće nove zahtjeve zaposlenima kao korisnicima sistema (uključujući i njihove kvalifikacije) i omogućava im da svoj rad ocijene iz opšte perspektive, jedna je od onih velikih inovacija i transformacija koje mogu izazvati različite reakcije na inovacija.

Problemi uvođenja novih tehnologija nisu ograničeni na takozvanu „psihološku barijeru“ i pokrivaju sferu interesa zaposlenih u organizaciji (ekonomske, društvene). Ako zaposleni pretpostavi da će inovacija koja se uvodi smanjiti ili čak onemogućiti zadovoljenje nekih njegovih potreba, tada će se izjasniti protiv inovacije. Ponekad pojedini zaposlenici mogu namjerno govoriti protiv inovacije kako bi povećali svoj utjecaj na druge.

To implicira potrebu da se uzme u obzir uticaj i kolektivnih i individualnih interesa.

Sa ove tačke gledišta, važno je da zaposleni shvate da su njihove koristi od uvođenja CSD-a i mane neprihvatanja inovacije veće od koristi od održavanja prethodnog radnog reda.

Prilikom uvođenja CSD-a pojavljuju se i aspekti koji se odnose na korporativnu kulturu. Na primjer, ako su članovi organizacije dugo vremena bili fokusirani na održavanje postojećeg radnog reda, a prijemčivost za inovacije i želja zaposlenih da poboljšaju svoje vještine nisu bila odlika korporativne kulture i sistema prioriteta u menadžmentu, onda problemi upravljanja mogu nastati prilikom uvođenja inovacija.

Karakteristike serije mogući razlozi prepreke za implementaciju integrisanog sistema automatizacije predškolskog uzrasta date su u poznatom radu M. Sutton, koje uključuju različite vrste nedoslednosti: nedosljednost, neodlučnost, nepovjerenje, nepripremljenost, pristrasnost, neorganiziranost, neizvjesnost, neobavljanje funkcija itd.

Prilikom implementacije sveobuhvatnog sistema automatizacije za predškolske obrazovne ustanove, važno je uzeti u obzir da odnos prema uvedenim inovacijama u velikoj mjeri zavisi od njihovih sljedećih karakteristika:

o relativnu profitabilnost(u kojoj mjeri je predložena inovacija u društveno-ekonomskom smislu korisnija od postojeće operativne procedure, u kojoj mjeri doprinosi postizanju ciljeva organizacije);

o kompatibilnost(koliko je ova inovacija kompatibilna sa stavovima i iskustvom zaposlenih - od toga zavisi da li će biti teže ili lakše prihvatiti);

o teškoće(koliko je teško razumjeti, koristiti i prilagoditi se predloženoj inovaciji);

o faziranje(inovacije koje se mogu implementirati u fazama ili uz eksperimentalno testiranje će biti bolje prihvaćene) .

Iz organizacije informatička podrška, formalne i neformalne komunikacije između zaposlenih o implementaciji inovacije u velikoj mjeri određuju njen uspjeh. Prilikom implementacije sistema važno je zaposlenima pružiti informacije o prednostima nove tehnologije (za organizaciju, odjel, pojedinog zaposlenika), promisliti kroz sistem obuke i ukazati na faze implementacije.

Zaposlenicima može biti psihološki teško da se brzo prilagode novoj tehnologiji, posebno ako istovremeno postoji veliki broj promjena u načinu rada. Dakle, što je sistem koji se implementira noviji, potrebno je više pažnje posvetiti uključivanju osoblja u proces njegove implementacije, objašnjavanju novih mogućnosti sistema i prevazilaženju psihološke barijere pojedinih zaposlenih. Potrebno je planirati vrijeme potrebno za upoznavanje radnika, a zatim i trajanje savladavanja nove tehnologije rada. Žurba u implementaciji stvara poteškoće zbog činjenice da se zaposleni u organizaciji ne mogu prilagoditi velikom broju promjena odjednom. Pretjerano odgađanje ovog procesa može značajno smanjiti učinak inovacije, pa čak i izazvati razočaranje u nju. Uzimajući u obzir ove okolnosti, važno je, prilikom implementacije sveobuhvatnog sistema automatizacije za predškolske obrazovne ustanove, izraditi i odobriti raspored povezivanja odjeljenja sa rukovodiocem organizacije.

Uspješnost implementacije sistema automatizacije dokumenata osmišljenog da obezbijedi funkcionisanje organizacije u cjelini zavisi od dubine razrade i blagovremenosti rješavanja organizacionih pitanja na odgovarajućim nivoima upravljanja. Podrška za implementaciju sistema od strane menadžmenta organizacije („princip prvog lica“) igra fundamentalnu ulogu. U nedostatku takve podrške, malo je vjerovatno da će sistem biti implementiran u svim odjelima. Za promptno regulisanje procesa implementacije sistema može biti potrebno formiranje stalnog tijela (na primjer, komisija ili radna grupa predstavnika resora nadležnih za različite aspekte implementacije – organizacione, tehnološke, softversko-hardverske, kadrovske, kao i za sigurnost informacija). Poslovi službe predškolskog vaspitanja i obrazovanja uključuju rješavanje temeljnih tehnoloških pitanja, koordinaciju interesa odjeljenja kao korisnika sistema, pripremu potrebnih regulatornih i metodičkih dokumenata, izradu klasifikacije dokumenata i vođenje sistemskih imenika.

Prilikom implementacije sveobuhvatnog sistema automatizacije predškolske ustanove i proširenja broja korisnika sistema i povezivanja novih odjela, sljedeći pristupi mogu biti korisni:

o počnite sa psihološki najspremnijim i najkvalifikovanijim zaposlenima, koristeći njihov primjer, iskustvo i vještine u ovladavanju tehnologijom od strane drugih zaposlenika;

o uvesti novu tehnologiju prije svega u odjele gdje su hitna potreba i učinak implementacije najočigledniji.

Važno je napomenuti da je u savremenim uslovima teško moguće odmah implementirati multifunkcionalni automatizovani sistem za veliku organizaciju. Opcija njegovog postepenog razvoja se čini prihvatljivijom. U suprotnom, razvoj i implementacija sistema može potrajati dugo, a originalni zahtjevi mogu čak i zastarjeti.

U bilo kojoj od ovih faza može se raditi na poboljšanju tehnologije toka dokumenata (tradicionalnih i automatiziranih), tj. primijeniti modificirajuće inovacije.

I tradicionalni (papirni) i automatizirani tok dokumenata zahtijevaju stalnu pažnju na pitanja njegove optimizacije, uzimajući u obzir:

o stalne promjene u organizacionoj strukturi upravljanja, potreba za kombinovanjem tradicionalnih i automatizovanih tehnologija;

o pružanje organizacionih i metodoloških smjernica i praćenje usklađenosti sa utvrđenim radnim procedurama;

o razvoj sistema i usavršavanje njegovih pojedinačnih funkcija, uzimajući u obzir nove softverske i hardverske mogućnosti.

Dakle, problemi upravljanja informacijama nisu iscrpljeni ni nakon implementacije odgovarajućeg računarskog sistema.

Uvod

Posljednjih godina uloga informacijske podrške menadžmentu se povećala nekoliko puta. U uslovima savremenog sveta, njegovog društvenog i ekonomskog razvoja, treba istaći sve veći značaj informacione podrške za proces upravljanja, koji obuhvata prikupljanje informacija, njihovo skladištenje, obradu, prenos i arhiviranje u cilju informisanja i efektivne upravljačke odluke.

Za donošenje efektivnih upravljačkih odluka u savremenim uslovima razvoja i rasta tržišne ekonomije, organizaciji je potreban holistički i koherentan automatizovan sistem dokumentacije.

Informacijski procesi (prikupljanje, obrada i prijenos informacija) oduvijek su igrali važnu ulogu u nauci, tehnologiji i društvenom životu. U toku ljudske evolucije, postojala je stalna tendencija ka automatizaciji ovih procesa, iako je njihov unutrašnji sadržaj u suštini ostao nepromenjen.

Informacija ne postoji sama po sebi, ona se manifestuje u informacionim procesima. Čovjek živi u svijetu informacija i cijeli svoj život učestvuje u svim vrstama informacijskih procesa.

Glavni informacijski procesi su: pretraživanje, prikupljanje, skladištenje, prijenos, obrada, korištenje i zaštita informacija.

Radnje koje se izvode s informacijama nazivaju se informacijski procesi.

Procesi povezani s primanjem, pohranjivanjem, obradom i prijenosom informacija nazivaju se informacijama.

Informacijski proces je skup uzastopnih radnji (operacija) koje se izvode nad informacijama (u obliku podataka, informacija, činjenica, ideja, hipoteza, teorija i drugih) radi postizanja bilo kakvih rezultata.

Informacija se manifestuje upravo u informacionim procesima koji se uvek dešavaju u svim sistemima (društvenim, sociotehničkim, biološkim i drugim).

Informacijski procesi koji se provode korištenjem određenih informacionih tehnologija čine osnovu ljudske informacijske aktivnosti. Kompjuter je univerzalni uređaj za automatizovano izvršavanje informacionih procesa.

Svrha ovog rada je analiza i razmatranje automatiziranih informacioni sistemi u oblasti kancelarijskog rada analizirati koncept „informacionih sistema“ i analizirati ih kada se implementiraju u automatizovanim sistemima.

Za postizanje cilja potrebno je analizirati sljedeće zadatke: identificirati i definirati glavne zadatke službe predškolske obrazovne ustanove, analizirati sisteme automatizacije ureda i elektronsko upravljanje dokumentima, razmotriti principe kreiranja informacione podrške pri implementaciji automatizovanih sistema.

Istovremeno, predmet ovog rada su automatizovani sistemi kancelarijskog rada.

1. Osnovni pojmovi u kancelarijskom radu i teorijski aspekti AS

1.1 Osnovni koncepti predškolskog vaspitanja i obrazovanja

Da bismo pokrili temu „automatizovanog kancelarijskog rada“, neophodno je uvesti osnovnu terminologiju ovog aspekta. Počinjemo sa definicijom dokumenta. Koncept "dokument" došao je do nas iz latinskog jezika od riječi "documentum", što zauzvrat znači "dokaz", "dokaz". U početku je ovaj termin uveden u vrijeme Petra Velikog i imao je značenje „pisano svjedočanstvo“. Ubrzo nakon toga u upotrebu su ušli termini kao što su „poslovni papir“, „službeni dokument“ i „akt“. Ovi termini su naglasili važnost funkcija dokumenata u sistemu upravljanja. Federalni zakon br. 77-FZ „O zakonskom deponovanju dokumenata“ daje sljedeću definiciju dokumenta: „Dokument je materijalni medij sa informacijama koje su snimljene na njemu u bilo kojem obliku u obliku teksta, zvučnog zapisa, slike i (ili ) njihovu kombinaciju, koja ima detalje koji omogućavaju njegovu identifikaciju, a namijenjena je za prenos u vremenu i prostoru u svrhu javne upotrebe i očuvanja."

Iz ove definicije proizilazi da je koncept „dokumenta” neraskidivo povezan sa pojmom „informacije”. Savezni zakon “o zaštiti informacija i informacija” od 20. februara 1995. godine daje sljedeću definiciju pojma “dokumentarne informacije” - to je informacija snimljena na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju. Kasnije je ovaj zakon uređivan i ponovo objavljen. U skladu sa definicijom u Federalnom zakonu br. 149 - Federalni zakon „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“, „informacija“ je informacija (poruka, podaci) bez obzira na oblik njenog predstavljanja.“

Zauzvrat, dokumentovana informacija je informacija koja je snimljena na materijalnom mediju dokumentovanjem informacija sa detaljima koji omogućavaju identifikaciju takve informacije ili, u slučajevima utvrđenim zakonom, njenog materijalnog medija.

U organizaciji bilo koje oblasti djelatnosti, dokument djeluje kao sredstvo upravljanja aktivnostima u svim strukturnim odjeljenjima. U ovoj oblasti rada treba reći "službeni dokument" a ne "dokument" Zvanični dokument je dokument koji ima pravo da se koristi u organizaciji, kreiran od strane pravnog ili pojedinac, izvršena i ovjerena u skladu sa utvrđenom procedurom.

Oblast delatnosti koja obezbeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima naziva se upravljanje dokumentacijom.

Predškolska obrazovna ustanova se bavi kompletnim poslovima na izradi, izvršenju dokumenata, kao i njihovom izvršenju i kontroli rokova. takođe u ovaj kompleks obuhvata rad na evidentiranju dokumenata, formiranje fajlova od već izvršenih dokumenata, čuvanje i korišćenje tekućih fajlova, pripremu istih za prenos u arhivu.

Ove funkcije obavlja posebna služba, koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica. Istovremeno, može se nazvati različito: Odeljenje za kancelarijsko upravljanje, Opšte odeljenje, Odeljenje za kancelariju, Sekretarijat ili Odeljenje za upravljanje kancelarijama.

U preduzećima sa uskim fokusom delatnosti, obim dokumentacije je prilično mali, pa je stvaranje posebnog odeljenja nepraktično. U takvim slučajevima, sve poslove na poslovima upravljanja dokumentima u preduzeću obavlja sekretar rukovodioca organizacije ili službenik posebno angažovan za taj posao.

Efikasnost preduzeća, kao i kvalitet i brzina donošenja upravljačkih odluka, zavise od vešto promišljenog, organizovanog i racionalizovanog kancelarijskog rada u preduzeću. Dakle, možemo reći da je pružanje upravljačkih aktivnosti dokumentima preduzeća najvažnija upravljačka funkcija u svakom preduzeću.

Međutim, treba napomenuti da je svako preduzeće jedinstveno, da ima svoj lični oblik organizovanja i da je stoga neophodno odabrati oblik usluge predškolske obrazovne ustanove u skladu sa oblikom upravljanja preduzeća. Naknadno, propis izabranog oblika rada sa dokumentima se evidentira u uputstvu za kancelarijsko upravljanje preduzeća.

Organizacija rada sa službenim dokumentima trenutno je regulisana GOST R 51141-98 „Kancelarski rad i arhiviranje. Termini i definicije". Pored pojma „kancelarijski rad“, postoji i sinonim „upravljanje dokumentacijom“, koji najšire otkriva informacijsku i tehničku komponentu u savremenoj organizaciji kancelarijskog posla.

Prema državnom standardu, dokumentacija je snimanje informacija na različitim medijima prema utvrđenim pravilima. Dokumentacija je skup operacija za kreiranje dokumenata, njihovu pripremu, izradu, koordinaciju, izvođenje i izradu.

Proces predškolske usluge sastoji se od nekoliko faza:

)kreiranje i izvršenje dokumenata;

)prijem i prijenos dokumenata;

)organizovanje kretanja dokumenata unutar organizacije;

)registracija i kontrola izvršenja;

)informativni i referentni rad;

)čuvanje dokumenata.

Ove aktivnosti se provode radi obavljanja sljedećih zadataka:

)unapređenje oblika i metoda rada sa dokumentacijom;

)sigurnost uniformni poredak dokumentacija;

)organizacija rada sa dokumentima;

)izgradnja sistema za pronalaženje informacija;

)kontrolu izvršenja i pripreme dokumentacije za predaju u arhivu u skladu sa važećim propisima;

)smanjenje protoka dokumenata;

)unifikacija obrazaca dokumenata;

)izrada i implementacija normativnih i metodoloških dokumenata za poboljšanje dokumentacione podrške za upravljanje u strukturi;

)predstavljanje najnovijih informacione tehnologije u radu sa dokumentima.

Da bi se dublje sagledale funkcije i zadaci Upravljanja dokumentacijom i da bi se shvatilo šta tačno radi pomenuti servis, potrebno je usredsrediti se na činjenicu da se u savremenom svetu svaki rad sa upravljačkim dokumentima zasniva na računarskim i informacionim tehnologijama. Funkcije DOU servisa nisu samo organizacija efikasnog toka dokumenata, evidentiranje dokumentacije, već i kontrola izvršenja svih dokumenata u okviru jednog preduzeća i postavljanje zadataka u razvoju automatizovanih informacionih sistema za rad sa dokumentacijom. Istovremeno, potrebno je obezbijediti pristup informacijama, kao i njihovu zaštitu od neovlašćenog pristupa radi poboljšanja rada sa dokumentacijom unutar i izvan preduzeća.

Međutim, svi ovi zadaci se ne mogu ostvariti ako informacije koje se koriste u izradi dokumenata nisu potpune, objektivne, tačne, vrijedne, pouzdane i blagovremeno dostavljene.

1.2 Glavni zadaci službe za podršku upravljačkoj dokumentaciji

U savremenim uslovima, kada se rad sa upravljačkom dokumentacijom u mnogim ustanovama zasniva na računarskoj tehnologiji, funkcije službe predškolske obrazovne ustanove nisu ograničene samo na organizovanje toka dokumenata ustanove, evidentiranje dokumenata i praćenje njihovog izvršenja. Služba predškolske obrazovne ustanove direktno je uključena u postavljanje zadataka u razvoju automatizovanih informacionih sistema za rad sa dokumentima, obezbeđivanju pristupa informacijama i unapređenju rada sa dokumentima.

Dakle, služba predškolske obrazovne ustanove rješava tri glavna skupa zadataka:

) obezbjeđivanje dokumentacije o poslovima upravljanja;

) organizacija rada sa dokumentima u ustanovi;

) unapređenje oblika i metoda rada sa dokumentima.

Zadaci sa kojima se suočava služba predškolske obrazovne ustanove određuju njene funkcije.

1. Zadaci osiguranja dokumentacije o upravljanju mogu se rješavati obavljanjem sljedećih funkcija:

Razvoj i dizajn obrazaca, osiguravanje njihove izrade;

osiguravanje izrade dokumenata, kopiranja i umnožavanja;

kontrola kvaliteta pripreme i izvođenja dokumenata, poštovanje utvrđene procedure odobravanja i ovjere dokumenata.

2. Poslovi organizacije rada sa dokumentima u ustanovi rješavaju se obavljanjem sljedećih funkcija:

Uspostavljanje jedinstvene procedure za prolaz dokumenata (institucionalni dokumentotok);

prosljeđivanje obrade ulaznih i odlaznih dokumenata;

registraciju i računovodstvo ulaznih, izlaznih i internih dokumenata;

kontrola izvršenja dokumenata;

sistematizaciju dokumenata, obezbjeđivanje njihovog čuvanja i upotrebe; organizacija rada sa apelima građana.

osiguravanje sigurnosti informacija.

3. Zadaci unapređenja oblika i metoda rada sa dokumentima uključuju obavljanje sljedećih funkcija:

Izrada i revizija regulatornih, instrukcijskih, metodoloških dokumenata i dovođenje na znanje zaposlenih u organizaciji;

metodološko vođenje i kontrolu poštivanja utvrđenih pravila za rad sa dokumentima u strukturnim odjeljenjima organizacije;

unapređenje kvalifikacija zaposlenih u organizaciji i njihovo konsultovanje o pitanjima rada sa dokumentima;

pojednostavljivanje dokumentacije organizacije, obavljanje poslova na objedinjavanju dokumenata, izrada Vremenskog lista i Albuma obrazaca dokumenata koji se koriste u aktivnostima organizacije;

razvoj i implementacija novih oblika i metoda rada sa dokumentima, poboljšanje toka dokumenata u organizaciji, povećanje izvršne discipline;

postavljanje zadataka za razvoj i unapređenje automatizovanih informacionih sistema i baza podataka za rad sa dokumentima.

Na osnovu navedenog vidimo da bez elektronskog upravljanja dokumentima zaposleni ne može samostalno obavljati sve poslove.

1.3 Savremene tehnologije za implementaciju sistema elektronskog upravljanja dokumentima

Sistem upravljanja zahtijeva organizaciju i održavanje efektivnog toka dokumenata, koji se mora predstaviti kao formalizovan poslovni proces. U ovom slučaju, bilo koji dokument (elektronski ili papirni) je glavni alat za formalizaciju poslovne interakcije između odjela poduzeća i organiziranje vanjskih odnosa.

Stalni trend značajnog povećanja obima informacija potrebnih za donošenje upravljačkih odluka dovodi do potrebe za primanjem, obradom i čuvanjem dokumenata u znatno većim količinama nego ranije. Tradicionalne metode rada sa dokumentima postaju neefikasne.

Analiza poslovnih procesa pokazala je da se oko 15% dokumenata izgubi tokom rada, a njihovo traženje oduzima i do 30% radnog vremena zaposlenih zaduženih za obradu dokumenata. Istovremeno, nepovratni gubitak čak i dijela informacija može rezultirati značajnim gubicima.

Za organizaciju kolektivnog rada sa standardnim papirnim dokumentom potrebno ga je više puta kopirati, dostavljati različitim strukturnim jedinicama, održavati posebne sastanke, odobravanja, što oduzima nevjerovatno mnogo vremena.

Drugi problem je vezan za dugo vremena potrebno za pronalaženje potrebnih informacija na zahtjev. Prilikom rada sa elektronskim dokumentima, vrijeme pretraživanja dokumenta, a samim tim i vrijeme odgovora na zahtjev je znatno manje.

Prema procjenama stručnjaka, zamjena papirnog toka dokumenata elektronskim pomaže u povećanju produktivnosti zaposlenih za 25-50%, a vrijeme obrade jednog dokumenta smanjuje se za više od 75%. Klasično, poslovanje, kao poslovni proces, podržano je sistemom automatizacije samo 10-20%. To su, po pravilu, samo oni zadaci koji se mogu jasno formalizirati i strukturirati informacijama. Sam proces formulacije i formalizacije nije podržan tradicionalnom automatizacijom.

1.4 Sistemi za automatizaciju ureda i elektronsko upravljanje dokumentima

Nakon što je odredila potreban nivo automatizacije, organizacija bira sistem koji će zadovoljiti potrebe organizacije za automatizacijom.

Sistem automatizacije znači bilo koji automatizovani sistem, dizajniran za rješavanje kancelarijskih poslova, bez obzira na objekt automatizacije, bilo da se radi o državnoj agenciji, komercijalnoj banci, trgovačkoj kompaniji ili bilo kojoj drugoj organizaciji. Važno je da organizacija obavlja kancelarijski posao, te da se obavlja u skladu sa zahtjevima propisanim ruskim zakonodavstvom, što omogućava da se prilično jasno ocrta spektar zadataka koje treba riješiti8.

Prilikom odabira sistema za automatizaciju dokumenata, u pravilu se razmatra jedna od dvije opcije:

uredska automatizacija;

automatizacija toka dokumenata.

Sistemi kancelarijske automatizacije uglavnom rješavaju probleme knjiženja (registracije) ulaznih, izlaznih, internih i organizacionih i administrativnih dokumenata, knjiženja izdatih rješenja i primljenih informacija o njihovoj implementaciji. Sistemske baze podataka mogu pohraniti ne samo detalje dokumenta u obliku tzv. „registracione i kontrolne kartice“, ali i njihov sadržaj u obliku tekstova, fajlova ili slika. Sistemi za automatizaciju ureda omogućavaju vam da pratite izvršavanje dokumenata i svake rezolucije ili instrukcije, te pohranjujete podatke o predmetima kojima su dokumenti dodijeljeni. Brza pretraga Identifikacija potrebnih dokumenata prema datom kriterijumu ili skupu je sastavni atribut sistema ove vrste.

Danas postoje tri glavna načina za implementaciju sistema za automatizaciju dokumenata:

razvoj originalni sistem automatizacija;

ugradnja standardnog sistema automatizacije;

postavljanje alata za automatizaciju.

U idealnom slučaju, sistem bi trebao podržavati i papirni i elektronski protok dokumenata, kao i poslovne procese organizacije. U praksi je to teško postići.

Važan faktor koji se mora uzeti u obzir je skalabilnost programa, odnosno mogućnost tokom vremena povećanja broja radnih stanica (računara) na kojima se program koristi i povećanja broja dokumenata pohranjenih u sistemu.

Još jedna stvar na koju morate obratiti pažnju je sposobnost rada sa dokumentima tokom nekoliko godina. U nekim programima dokumenti iz prošle godine se godišnje prebacuju u arhivu i stvara se nova baza dokumenata iz tekuće godine. S jedne strane, ovo pojednostavljuje rad i smanjuje opterećenje sistema. Ali, s druge strane, može značajno da zakomplikuje kontrolu izvršenja i pretraživanje dokumenata od prošle godine. To je posebno uočljivo početkom godine, kada su česti pozivi na dokumente koji su stari 2-3 mjeseca i koji su već premješteni u arhivu.

Stoga je važno da vam program omogući jednostavnu pretragu dokumenata iz prošlih godina.

Program mora biti dostupan kako bi korisnik mogao sam izvršiti neke sistemske postavke (na primjer, rječnici, imenici, standardne rute, itd.), bez ponovnog pribjegavanja uslugama administratora. Administrator mora obavljati samo funkcije kako bi osigurao sigurnost informacija, kontrolirajući prava i radnje korisnika.

Uprkos očuvanju svih osnovnih tradicionalnih funkcija kancelarijskog rada u automatizovanim sistemima, automatizacija vam, naravno, omogućava da organizujete rad sa dokumentima i uz pomoć kompjuterske mreže rješavaju mnoge tipične kancelarijske poslove na nov način, značajno pojednostavljujući i ubrzavajući proces kretanja dokumenata u organizaciji.

Općenito, automatizirani sistem podrške informacijama može uključivati ​​sljedeće blokove:

.automatizovani sistem naučno- tehničke informacije(NTI), čiji su zadaci pravovremena identifikacija, snimanje, selekcija i prezentacija korisnicima svih dokumenata, sažetaka ili adresa koji odgovaraju smjeru aktivnosti organizacije i zahtjevima menadžera i stručnjaka.

Među prioritetnim zadacima sistema potrebno je istaknuti:

)obračun dolaznih STI izvora (knjige, brošure, naučni časopisi, članci, naučni i tehnički izveštaji, itd.);

)automatizovano obračunavanje korisničkih usluga pretplate, uključujući registraciju izdavanja i vraćanja NTI izvora;

)sastavljanje i održavanje raznih indeksa i biltena;

)informisanje zaposlenih u menadžmentu o aktuelnim naučnim, tehničkim, ekonomskim i dr. postignuća u skladu sa njihovim potrebama za informacijama za trajne ili jednokratne zahtjeve (u načinu selektivnog širenja informacija i retrospektivnog pretraživanja);

) pretraživanje i izdavanje naučnih i tehničkih informacija relevantnih za problem koji se rješava u različitim fazama procesa donošenja odluka;

.automatizovani regulatorni sistem. i pravne informacije. Ove vrste informacija djeluju kao osnovni regulatori odlučivanja, pa se na osnovu njih provjerava pravna valjanost odluke. Ograničene mogućnosti rukovodećih radnika da ručno obrađuju velike količine ovih informacija dovode do nedovoljne svijesti menadžera o trenutnim standardima. Jedan od načina da se poboljša pružanje pravnih informacija je automatizacija;

.automatizovani dokumentacioni sistem organizacionih i administrativnih informacija;

.automatizovani činjenični informacioni i referentni sistem.

Svaki od navedenih podsistema igra vrlo specifičnu ulogu u procesu donošenja odluka. Faktički sistem se koristi za dobijanje i obradu specifičnih informacija o stanju i dinamici upravljanog objekta. Automatizovani sistem naučnih i tehničkih informacija snabdeva menadžere i stručnjake potrebnim naučnim i tehničkim informacijama, bez kojih je nemoguće opravdati odluku. Za pravnu podršku donesenih odluka neophodan je automatizirani sistem regulatornih i pravnih informacija. Centralno mesto u odnosu na druge podsisteme zauzima automatizovani sistem organizacionih i administrativnih informacija (ORI), koji deluje kao kanal operativne komunikacije između kontrolnog i upravljanog sistema i odražava čitav ciklus upravljačkog odlučivanja od dijagnoze problema do odabir i implementaciju alternative. Dakle, ORI sistem nije samo sistem za pronalaženje informacija, on aktivno učestvuje i utiče na proces upravljanja. Njegovi osnovni zadaci su stvaranje optimalnih uslova za organizovanje sistema i procesa upravljanja, pravovremena implementacija odluka i donošenje konkretnih izvršilaca, obezbjeđivanje pravovremene kontrole vremena, kvaliteta i obima implementacije odluka na svim nivoima upravljanja.

2. Informacioni sistemi pri implementaciji automatizovanih sistema upravljanja dokumentacijom

1 Osnovni principi za razvoj sistema informacione podrške pri implementaciji automatizovanih sistema

automatizacija elektronskog upravljanja dokumentima

Iskustvo u projektovanju domaćih i stranih upravljačkih informacionih sistema (MIS) to pokazuje važan faktor Ono što određuje njihovu efikasnost je implementacija sistematskog pristupa rješavanju problema informacione podrške. Sistematski pristup podrazumijeva sveobuhvatno razmatranje i rješavanje ekonomskih, tehnoloških, psiholoških, inženjerskih i društvenih problema. Omogućava nam da se približimo problemu stvaranja integrisanog sistema upravljanja koji kombinuje horizontalnu integraciju (koordinaciju svih informacija potrebnih za donošenje odluka koje kruže na određenom hijerarhijskom nivou) sa vertikalnom. Princip integracije je najpotpunije implementiran u automatizovanim sistemima, koje ćemo u ovom poglavlju razmatrati kao objekt dizajna.

Prilično veliko iskustvo u upravljanju automatizovanim sistemima u upravljanju omogućava nam da formulišemo osnovne principe njihovog kreiranja. Ovi principi se mogu podijeliti u 3 grupe:

) menadžerski;

)tehnički;

)organizaciono.

U prvu grupu spadaju principi konzistentnosti, složenosti, efikasnosti kreiranih sistema i princip novih zadataka.

Sistematski principzahtijeva da se dizajn informacionog sistema zasniva na preliminarnoj sistemskoj analizi kontrolnog objekta i upravljačkog sistema u cjelini. Analiza sistema podrazumeva određivanje ciljeva sistema i izgradnju formalizovanog modela funkcionisanja objekta.

Princip kompleksnostiuključuje međusobno povezivanje svih poslova koji se obavljaju u proizvodnji i upravljanju, uključujući i poslove automatizacije. Efikasnost automatizacije postiže se samo objedinjenim planiranjem čitavog niza aktivnosti usmjerenih na intenziviranje proizvodnje na jedinstvenoj metodološkoj osnovi. Osim toga, kao što je praksa pokazala, učinkovitiji su sistemi koji automatiziraju ne samo funkciju ili zadatak, već i njihov međusobno povezani kompleks. Princip kompleksnosti je istinski oličen u prelasku sa kreiranja lokalnih sistema na stvaranje integrisanih automatizovanih sistema.

Jedna od najvažnijih odredbi za razvoj svakog automatizovanog sistema je princip efikasnosti automatizacije. Efikasnost sistema prvenstveno je povezana sa pravilnim odabirom niza automatizovanih funkcija, tehnologija i zadataka. Često postoje sistemi čija je efikasnost ili nedovoljna ili negativna.

Indikatori ekonomske efikasnosti se koriste kao kriterijum za procenu efikasnosti za većinu sistema. Kriteriji efikasnosti također mogu uključivati: smanjenje vremena usluge, povećanje svijesti korisnika i niz drugih pokazatelja.

Princip novih zadatakapretpostavlja da će sistem koji se razvija ne samo pružiti rješenje tradicionalnih problema, već će omogućiti i korištenje novih tehnologija, što znači da će se pojaviti nove mogućnosti u informacionoj podršci odlukama menadžmenta. Obavljanje samo lokalnih računovodstvenih i izvještajnih zadataka u okviru automatiziranog sistema pokazalo se neefikasnim.

Druga grupa principa dizajna uključuje tehničke principe čije je poštovanje apsolutno neophodno:

)integrisana upotreba kompjuterske tehnologije i softver;

)stvaranje jedinstvene informacione baze sistema;

)organizacija direktne komunikacije između korisnika i sistema.

Integritet u korišćenju hardvera i softvera postaje sve važniji kako se širi obim primene računarske tehnologije.

Budući da je stvaranje integrisanog informacionog sistema veoma složen i radno intenzivan proces, izvođenje relevantnih poslova zahteva koordinaciju aktivnosti svih razvojnih stručnjaka, što se postiže imenovanjem vodećeg stručnjaka za informatičku podršku. Ovakva radna mjesta su već uvedena u brojnim preduzećima. Glavne funkcije stručnjaka za informacijsku podršku su:

.organizacija poslova na projektovanju, održavanju i razvoju integrisane baze podataka; proučavanje potreba za informacijama unutar organizacije; generalizacija iskustva stvaranja efikasni sistemi informaciona podrška;

.unapređenje i implementacija klasifikatora i kodifikatora;

.organizacija rada na kreiranju sistema za integraciju heterogenih baza podataka i unapređenje sistema upravljanja distribuiranim bazama podataka;

.osiguranje pouzdanog funkcionisanja sistema informacione podrške.

Glavni specijalista informacione podrške (IS) rukovodi radom službe informacione podrške, koja u skladu sa planom vrši razvoj, implementaciju i rad upravljačkog informacionog sistema. Preporučljivo je odvojiti grupe unutar servisa za rad sa internim i eksternim informacijama. Koordinacija rada ovih grupa, kao i osiguranje interakcije službe informacione podrške sa drugim službama organizacije, jedna je od najvažnijih funkcija glavnog specijaliste.

Postoje dva pristupa projektovanju automatizovanih upravljačkih sistema (ACS):

)deduktivni (od opšteg problema ka specifičnim problemima upravljanja);

)induktivni (od specifičnih funkcija do općeg upravljačkog zadatka).

Iskustvo pokazuje da se čini da je najperspektivnija kombinacija ova dva pristupa i njihova podređenost jednom cilju. Opća shema za dizajniranje informacijske podrške može se predstaviti sljedećim redoslijedom:

Analiza sistema donošenja odluka. Proces počinje identificiranjem svih vrsta odluka koje zahtijevaju informacije. Moraju se uzeti u obzir potrebe svakog nivoa i funkcionalne oblasti.

Analiza zahtjeva za informacijama, tj. potrebno je odrediti koja vrsta informacija je potrebna za donošenje svake odluke.

Objedinjavanje odluka. Kada bi svaka odluka zahtijevala poseban informacioni sistem, sistem upravljanja bi bio beznadežno složen. Odluke koje zahtijevaju iste informacije moraju se grupirati u jedan problem upravljanja. Drugim riječima, MIS mora biti koordiniran i integriran sa organizacijskom strukturom.

Dizajn obrade informacija. U ovoj fazi se razvija pravi sistem za prikupljanje, prijenos, pohranjivanje i modificiranje informacija.

Poslednja faza je kreiranje i implementacija sistema, čija je svrha evaluacija informacija koje izdaje kazneni sistem i prepoznavanje grešaka. Osim toga, potrebno je pretpostaviti da će projektovani sistem imati mnogo nedostataka, te je stoga potrebno kreirati procedure za njihovo identifikovanje i prilagođavanje sistema. Dakle, sistem mora biti dizajniran tako da bude fleksibilan.

Uobičajena i efikasna istraživačka tehnika u izvođenju radova na dizajnu kaznenog sistema je analiza odluka koje donosi svaki rukovodilac na svakoj karici, na svakom nivou. Analiza donesenih odluka omogućava da se prikaže čitav kompleks zadataka koji se postavljaju pred subjektom upravljanja, da se identifikuju zadaci čije je rješavanje obavezno za ovom nivou ili menadžera i pružiti im informacijsku podršku, opravdati efikasne metode za njihovo rješavanje. Razvoj metoda treba da bude usmeren na maksimalno korišćenje naučnih dostignuća, uključujući i matematičke modele.

UIS-ovi ne nastaju odmah. Za implementaciju ovakvog integrisanog automatizovanog sistema preduzeću je potrebno 3 do 5 godina. Shodno tome, u razvoju sistema upravljanja uvijek postoji element dugoročnog planiranja. Ova teza je primjenjiva i na organizaciju informatičke podrške u tradicionalnom obliku.

Iskustvo u projektovanju i razvoju automatizovanih sistema upravljanja 1970-1980-ih godina. se ogleda u GOST-ovima, koji predstavljaju glavne preporuke i zahtjeve koji su izdržali test vremena.

U skladu sa GOST 20914-75, mogu se razlikovati sljedeće faze projektovanja automatiziranog upravljačkog sistema:

.pred-projektna faza;

.faza projektovanja;

Implementacija.

Pred-projektna faza uključuje pretprojektno ispitivanje i izradu tehničkih specifikacija za automatizovani sistem upravljanja. Najvažniji rezultati ove faze su opis ciljeva i zadataka informacionog sistema; razvoj opštih uslova za njegovu izradu; izrada anketnog programa u okviru kojeg se proučavaju i razjašnjavaju: upravljački informacioni model; struktura i funkcije organizacije, lista zadataka koje treba automatizovati; okvirni sastav tehničkih sredstava; tehničke i ekonomske karakteristike sistema informacione podrške.

Faza projektovanja povezana je sa izradom tehničkih i izvedbenih projekata. Izrada tehničkih specifikacija uključuje provođenje snimanja postojećeg objekta (organizacije ili odjeljenja) i njegovih upravljačkih sistema ili obližnjeg objekta (analog novog objekta). Za rješavanje problema informacione podrške analiziraju se tokovi informacija, sistemi klasifikacije i kodiranja, obrasci dokumentacije, a proučavaju se i DBMS, strukture postojećih baza podataka i metode njihove integracije. Rezultati ovog rada uključeni su u početne tehnološke zahtjeve i sastavljeni su u skladu sa GOST-ovima 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, uzimajući u obzir GOST-ove 24.202-80 i 24.205-80.

Prilikom izrade tehničkog projekta potrebno je detaljno se zadržati na analizi svih korištenih informacija u pogledu njihove potpunosti, konzistentnosti, odsustva suvišnosti i dupliranja, kao i na izradi oblika izlaznih dokumenata. Rezultati takve studije dokumentovani su u dokumentu „Opis informacione podrške“, koji precizira zahteve za organizaciju informacione organizacije. Dokumentacija tehnološke prirode mora biti u skladu sa zahtjevima GOST 24.101-80, uzimajući u obzir GOST 24.205-80. U skladu sa nastavni materijali dozvoljeno je formalizirati rad ove faze u vidu posebnog dijela tehnološkog projekta čija je izrada dozvoljena da se završi u roku različitom od utvrđenih rokova za dostavljanje projektno-procjenske dokumentacije, ali najkasnije nego početak faze “Puštanje u rad”.

U fazi izvedbenog projekta, jedna od glavnih faza je izrada radne dokumentacije za informatičku podršku IS-a, čija je svrha kreiranje potrebnog softvera, priprema na kompjuterskom mediju referentnih i proizvodnih informacija za početno učitavanje IS-a. baza podataka, kao i izdavanje potrebne radne dokumentacije, uključujući uputstva za upotrebu i uputstva za upotrebu. U istoj fazi, preporučljivo je izraditi i usvojiti pravilnik o administratoru baze podataka. Dokumentacija treba da sadrži: tehnički dizajn informacionog sistema; opis organizacije informacione baze; opis sistema klasifikacije i kodiranja; lista izvornih podataka; spisak izlaznih dokumenata; opis lokalnih baza podataka; forme izlaznih dokumenata.

Faza implementacije UIS-a uključuje implementaciju osnovnih aktivnosti implementacije; izbor i obuka kadrova; priprema prostorija i tehničke opreme. U ovoj fazi se takođe sprovodi probni rad sistema rešavanjem konkretnih problema i analizom rezultata ispitivanja.

Izvođenje radova na stvaranju automatizovanih sistema svih vrsta regulisano je GOST 24.601-86 „Automatizovani sistemi. Faze stvaranja." Opći zahtjevi i ukupnost rada u svim fazama i fazama određeni su GOST 24.602-86 „Sastav i sadržaj rada po fazama stvaranja“.

.2 Informacioni sistemi, njihova svojstva i karakteristike

Informacioni sistem je sistem u kojem se odvijaju informacioni procesi koji čine puni životni ciklus informacija: generisanje, transformacija, prenos, prijem, skladištenje, obrada (upotreba), uništavanje.

Izazov informacionih sistema- informatička podrška suštinskim aktivnostima organizacije.

Što se tiče karakteristika i svojstava informacionih sistema, prije svega vrijedi spomenuti veličinu i složenost.

Moderni sistemi bilo koje prirode imaju tendenciju da budu veliki i složeni sistemi.

Složen sistemveliki je sistem koji se sastoji od velikog broja međusobno povezanih i međusobno povezanih elemenata i sposoban da obavlja složenu funkciju.

Utjecaj nasumičnih faktora. Karakteristična i veoma značajna karakteristika je podložnost informacionih sistema uticaju slučajnih faktora, a ne samo kao što su, na primer, kvarovi, kvarovi ili greške. tehnički uređaji osoblja ili korisnika, ali i kao što su zlonamjerne radnje ljudi, koje su ne samo nasumične, već i generalno nepredvidive ili, u najboljem slučaju, teško predvidljive.

Učešće u ljudskim informacionim procesima. Posebnost je u tome što su krajnji korisnik informacionih sistema uvijek zaposleni u organizaciji. Osoblje organizacije ima svoje interese i ciljeve koji se moraju uzeti u obzir prilikom davanja informacija (prisustvo slobodne volje).

Jedinstvenost.Svako stanje informacionog sistema je jedinstveno i zahteva informacionu podršku kako bi se uzele u obzir sve njegove karakteristike, a samim tim i individualna primena različitih uticaja.

Dinamičnost.Informacioni sistemi menjaju svoju strukturu i stanje elemenata tokom vremena.

Distribucijaoznačava prostorni raspored pojedinih komponenti sistema.

Stanje informacionog sistema je skup sistemski međusobno povezanih organizacionih, tehničkih, proceduralnih, informacionih i zakonskih strukturnih odluka.

Dajemo definicije uvedenih pojmova. Fiksna organizacija sastava, kvantiteta, arhitekture (međupovezanosti) kompleksa tehničkih sredstava i sistema, kao i tehničkog osoblja i osoblja koje je direktno uključeno u sprovođenje informacionih procedura, može se definisati kao stanje tehničke i organizacione strukture. informacionog sistema ili kao organizaciono-tehničko strukturno rješenje.

Fiksna organizacija sastava i redosleda informacionih procedura može se definisati kao stanje proceduralne strukture informacionog sistema ili kao proceduralno strukturno rešenje.

Pod pravnim okvirom informacionih tehnologija podrazumevaćemo sastav regulatornih dokumenata koji regulišu informatičku podršku u smislu funkcionisanja informacionog sistema. To može biti: opšte odredbe, funkcionalne odgovornosti osoblja, uputstva i priručnici o tehnikama, metodama i metodama izvođenja postupaka i rada na tehničkoj opremi i dr.

2.3 Sistem upravljanja informacijama, njegovi ciljevi i zadaci

Upravljački informacioni sistem se definiše kao formalni sistem za pružanje informacija menadžmentu neophodnim za donošenje odluka.

IMS mora pružiti informacije o prošlosti, sadašnjosti i očekivanoj budućnosti. Mora pratiti sve relevantne događaje unutar i izvan organizacije. Opšta svrha MIS-a je da olakša efektivno obavljanje planiranja, kontrole, proizvodnih aktivnosti i procesa upravljanja u cjelini. Njegov najvažniji zadatak je izdavanje potrebne informacije pravim ljudima pravo vrijeme.

Treba napomenuti da MIS nije jedini sveobuhvatan integrisani sistem koji zadovoljava sve informacione potrebe administracije. S obzirom da može postojati želja za dobijanjem sistema ove prirode, potrebno je ovaj aspekt propisati da je zbog velike složenosti vjerovatnoća njegovog stvaranja mala. Ne može se zanemariti činjenica da IMS uvijek uključuje korištenje računara. Zaista, nedavni napredak u tehnologiji obrade podataka dao je ogroman doprinos stvaranju sistema za upravljanje informacijama. Neke vrste informacionih sistema bile bi nemoguće bez brzine i tačnosti obrade podataka koju obezbeđuju računari.

Kompjuterska revolucija donijela je značajne promjene u obradi informacija u organizacijama. Jedna studija iz oblasti prakse upravljanja pokazala je da su elektronska obrada podataka i upravljački informacioni sistemi dva najšire korišćena alata u menadžmentu. Široka upotreba računara u organizacijama omogućava menadžerima na svim nivoima da koriste velike količine informacija u svojim aktivnostima.

Zahvaljujući kompjuterskoj tehnologiji, pojedinačni menadžeri sada mogu donositi odluke na osnovu informacija koje se generišu u njihovim kompanijama. Intrakompanijske baze podataka omogućavaju menadžeru da dobije informacije o svom poslovanju, tržištima, konkurenciji, cijenama i prognozama za samo nekoliko sati.

Računari mogu dati menadžerima informacije koje su im potrebne za bilo koju vrstu kontrole, pomažući im da uporede planirane i stvarne rezultate, rano otkriju odstupanja i izvrše prilagođavanja kako bi riješili probleme. Međutim, kao i svi alati za upravljanje, kompjuterizovani informacioni sistemi rade kako je dizajniran i ne može biti bolji. Stoga je, po mom mišljenju, neophodno razmotriti dizajn informacionih sistema i načine za poboljšanje njihove efikasnosti.

Neće biti pretjerano reći da svrha IMS-a nije samo jednostavno izdavanje i obrada nekih informacija. Sistem za upravljanje informacijama mora biti orijentisan na korisnika, odnosno informacije koje obrađuje moraju služiti potrebama onih menadžera koji ih primaju.

Prilikom projektovanja informacionog sistema, mora se imati na umu da su informacione potrebe menadžera različite i zavise od njihovog nivoa u hijerarhiji i funkcionalnih odgovornosti.

Upravljački informacioni sistemi i aktivnosti upravljanja

Proučavanjem razlika u informacijskim potrebama menadžera možemo grubo podijeliti tipove upravljačkih aktivnosti u tri kategorije.

1.Strateško planiranje je proces donošenja odluka o ciljevima organizacije, promjenama u tim ciljevima, korištenju resursa za postizanje tih ciljeva i strategijama za dobivanje, korištenje i dodjelu tih resursa.

2.Kontrola upravljanja je proces kojim menadžeri osiguravaju da se resursi pribave i efikasno koriste za postizanje općih ciljeva organizacije.

.Operativna kontrola je proces osiguravanja efektivnog i kompetentnog izvršavanja konkretnih zadataka.

Ove kategorije aktivnosti otprilike odgovaraju odgovornosti najvišeg, srednjeg i nižeg menadžmenta. MIS bi trebao pružiti informacije koje ispunjavaju različite zahtjeve za svaku kategoriju.

Na primjer, aktivnosti viših menadžera u strateškom planiranju uključuju, prije svega, pitanja buduće interakcije između organizacije i okruženje. Stoga, viši menadžeri zahtijevaju informacije od vanjski izvori. Ove informacije ne moraju biti vrlo detaljne i trebale bi biti dovoljno široke kako bi trendovi bili jasni. Takođe ne zahteva veliku preciznost.

Informacije za kontrolu upravljanja su neophodne i za top i za srednje menadžere. Naravno, mora doći i iz unutrašnjih i iz vanjskih izvora. Na primjer, viši menadžeri trebaju informacije o učinku glavnih odjela njihove kompanije i aktivnostima konkurentskih organizacija. Linijski menadžer zahtijeva informacije o produktivnosti, troškovima, prometu i mogućim promjenama u zahtjevima ili tehnologiji kupaca. Ove informacije moraju biti detaljnije, užeg obima i preciznije od onih koje su potrebne za strateško planiranje. Takođe bi trebalo da se dostavlja u kraćim intervalima jer je vremenski okvir za donošenje odluka kraći.

Informacije za potrebe operativne kontrole koje se odnose na svakodnevne aktivnosti moraju biti vrlo precizne, fokusirane i ažurne. Mora doći gotovo isključivo iz internih izvora. Na primjer, menadžer direktno na proizvodnom mjestu mora tačno znati koliko sati dnevno svaki zaposlenik radi, koliki je dnevni ili nedjeljni učinak, kao i koliko materijala se koristi i odlazi u otpad.

Pored toga, menadžerima su potrebne specifične informacije vezane za njihovu specifičnu profesionalnu oblast. Dakle, menadžeru prodaje su potrebne informacije o trgovačkim transakcijama, ukusima potrošača, konkurentnosti novih proizvoda itd. Detaljne informacije o tehničkim specifikacijama za novi proizvod, koje su od suštinske važnosti za šefa tehničkog odjela, nisu bitne za donošenje odluka o prodaji. Zaista, ako IMS redovno dostavlja takve informacije menadžeru prodaje, to će samo ometati njegov rad i oduzimati mu vrijeme.

.4 Izvori upravljačkih informacija

Interni izvori su dokumenti kreirani direktno u organizaciji. Uključuje organizacione i administrativne sisteme, sisteme posebne dokumentacije (kadrovske, finansijske, planske, itd.), kao i druge materijale kompanije. Među najzanimljivijim dokumentima izdvajamo izvještaje: dnevne (analiza gubitaka, statistika radne efikasnosti, analiza gubitaka vremena, primljeni nalozi); sedmično (analiza prekovremenog rada, izvođenje radova, kontrola projekta); mjesečni (izvještaj o aktivnostima odjela, analiza kadrovskih promjena, analiza režijskih troškova, analiza prodaje, izvještaj o utrošku zaliha, analiza promjena prodaje, bilans uspjeha, bilans stanja, analiza finansijskih izvještaja, gotovina na blagajni, računi za kašnjenje) ; tromjesečni, polugodišnji i godišnji (račun dobiti, bilans stanja, izvori i korištenje sredstava, izvještaji o radu odjeljenja). U zavisnosti od specifičnih uslova poslovanja organizacije, izveštajna dokumentacija može imati svoju učestalost i oblik prezentacije informacija. Osim toga, mogu se generirati tipovi izvještaja koji odgovaraju zadacima automatizacije. Pored redovnih izvještaja, sastavljaju se dugoročni izvještaji o pojedinačnim faktorima i situacijama.

Interni izvori se mogu podijeliti na primarne i sekundarne. Primarni izvori uključuju one koji bilježe specifične operativne podatke o rezultatima aktivnosti organizacije - to su računovodstveni dokumenti, operativni dokumenti itd. Primarni izvori su najpouzdaniji.

Sekundarni dokumenti su tekstovi generalizirajućeg, sažetog i izvještajnog karaktera, tj. sažetke, izvještaje, izvještaje, analitičke bilješke, prognoze itd. Ovi izvori obično sadrže agregirane podatke, određene zaključke i preporuke. Sekundarni izvori su manje pouzdani jer sadrže više izobličenja. Na iskrivljavanje informacija mogu uticati ne samo greške u proračunima i zaključcima, već i velika vjerovatnoća namjernog iskrivljavanja kako bi se sakrili određeni službeni propusti, stoga informacije sadržane u izvorima ove vrste zahtijevaju dvostruku provjeru.

.5 Organizacija tokova informacija

Za postavljanje i rješavanje mnogih problema u upravljanju koriste se informacije predstavljene u nekoliko nizova. Centralna karika u organizaciji tokova informacija je određivanje ruta njihovog kretanja i učestalosti cirkulacije između izvora i potrošača.

Dakle, proces trošenja informacionih resursa se realizuje u obliku tokova informacija. Prilikom kreiranja informacionog sistema potrebno je racionalno organizovati tokove informacija, kao i povećati njihov intenzitet. Za rješavanje ovih problema prilikom dizajniranja IS-a preporučuje se da se izvrši analiza tokova informacija, koja vam omogućava da proučite postojeći sistem organizacije informacione podrške i stvara osnovu za dalje unapređenje i optimizaciju tokova informacija. Analiza tokova informacija provodi se u dvije faze:

) pregled;

) konstrukcija i analiza informacionog modela dotične organizacije.

Dizajn sistema upravljanja zasniva se na rezultatima istraživanja tokova informacija i tokova dokumenata karakterističnih za predmetnu oblast u kojoj se ovaj informacioni sistem kreira. Trenutno ne postoje GOST-ovi ili regulatorni materijali koji regulišu istraživanje i analizu tokova informacija prilikom dizajniranja IS-a. Međutim, ova pitanja se odražavaju u regulatornim materijalima o automatizovanim sistemima upravljanja (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83, itd.), koji se mogu koristiti za organizaciju rada u predmetima koji se razmatraju.

Prilikom analize tokova informacija potrebno je uzeti u obzir kretanje informacija u sljedećim smjerovima:

Vertikalno, tj. po hijerarhijskim nivoima. Analiza vertikalnih tokova duž uzlaznih i silaznih linija omogućava nam da identifikujemo kontinuitet, zbijenost, usrednjavanje i izlaz informacija. Analiza kontinuiteta informacija ističe sveobuhvatne indikatore koji prolaze kroz sve nivoe upravljanja, a ističe one koji su karakteristični za istu pojavu u različitim nivoima, tj. postaje moguće objediniti informacije. Zaključci ove analize postaju osnova za određivanje informacione podrške na različitim hijerarhijskim nivoima.

Analiza stepena zbijenosti informacija karakteriše ispravnost eliminisanja nevažnih indikatora i agregacije pojedinih u opšte. To je zbog općih obrazaca prijenosa informacija na viši nivo;

Horizontalno kretanje informacija. Glavni fokus takve analize je da uporedi šemu razvoja i donošenja odluka i protok informacija, budući da je njihovo rutiranje određeno procesima razvoja odluka. Najprihvatljivija metoda za analizu puteva informacija je analiza mreže, gdje su događaji donošenje konkretnih odluka, a putevi su protok informacija.

Tokom analize pronađu se najkraći putevi za pružanje svih potrebnih rješenja (radi jasnoće preporučuje se izrada dijagrama). Grafička analiza daje prilično potpunu sliku racionalnosti tokova informacija. U ovom slučaju potrebno je uzeti u obzir direktnost kretanja, ritam, specijalizaciju tokova informacija, gustinu (intenzitet) i paralelizam kretanja toka.

Struktura tokova informacija otkriva se analizom strukture organizacije, strukture toka dokumenata i kretanja nedokumentiranih informacija.

.6 Ključna pitanja u razvoju informacionih sistema

Glavna pitanja sa kojima se razvijač sistema suočava kada počne da razmišlja o glavnom nizu informacija su sljedeća: koliko nivoa podataka treba da postoji; Da li je IS sposoban da opslužuje sve nivoe menadžmenta u kompaniji sa njihovim različitim potrebama za informacijama koristeći jedan skup glavnih podataka?

Na primjer, u UIS-u komercijalne banke, blagajnik mora imati pristup detaljnim informacijama o svakom računu, tj. na trenutno stanje, iznose čekova itd. Međutim, takve informacije nisu od interesa za operativni nivo upravljanja. Menadžeri na ovom nivou su zainteresovani za kumulativne informacije u grupama naloga. A na nivou kreiranja politike, višim menadžerima su potrebne još šire informacije u vezi sa zajmovima, predviđanjima rasta prihoda i depozita. Dakle, glavni zadatak dizajnera IS-a je da pokuša da integriše glavninu podataka na način da ih mogu koristiti svi nivoi menadžmenta kompanije i njenih divizija.

Da bi se organizirao informacioni niz, potrebno je razmisliti o odgovarajućem klasifikatoru. Informacije sadržane u nizu klasificirane su prema sljedećim kriterijima:

) smjer kretanja;

) način dobijanja;

) učestalost prijema;

) priroda primjene u procesu upravljanja.

Prema smjeru kretanja, informacije se dijele na:

)dolazni;

)srednji (interni);

)odlazni.

Na osnovu učestalosti prijema dijeli se na:

)kontinuirano stižu;

)dnevno;

)tjedno;

)mjesečno, itd.

Za svaku vrstu informacija utvrđuju se navedeni rokovi.

Na osnovu prirode učešća u procesu upravljanja, informacije se dijele na:

)normativni;

)informacije;

)planirano;

)analitički (operativni);

) izvještavanje.

3. Automatski informacioni sistemi

.1 opšte karakteristike AIS

AIS je skup informacionih, ekonomskih i matematičkih metoda i modela, tehničkih, softverskih, tehnoloških alata i stručnjaka, dizajniranih za obradu informacija i donošenje upravljačkih odluka.

AIS je međusobno povezani skup podataka, opreme, softvera, osoblja, standarda, procedura dizajniranih za prikupljanje, obradu, distribuciju, čuvanje i izdavanje informacija u skladu sa zahtjevima koji proizilaze iz ciljeva organizacije.

Funkcionalni i prateći podsistemi

Automatski informacioni sistem ima funkcionalne i prateće podsisteme.

Funkcionalni podsistem osigurava izvršavanje zadataka i svrhu informacionog sistema. Tipično, u informacionom sistemu, funkcionalni deo je podeljen na podsisteme prema funkcionalnim karakteristikama:

.nivo predmetne aktivnosti, na primjer menadžment (viši, srednji, niži);

.vrsta resursa kojim se upravlja (materijalni, radni, finansijski, itd.);

.područje primjene (bankarstvo, berza, itd.);

.funkcije upravljanja i period upravljanja.

Podsistem podrške uključuje „informacionu, tehničku, matematičku, softversku, metodološku, organizacionu i lingvističku podršku.

3.2 Ciljevi, zadaci i nivoi automatizacije predškolskih obrazovnih ustanova

Ciljevi automatizacije predškolskih obrazovnih ustanova svih organizacija, bez obzira na njihove organizacione i pravne forme, prilično su slični i glase:

.poboljšanje kvaliteta i efikasnosti upravljanja organizacijom kroz unapređenje kancelarijskog rada;

.objedinjavanje u jedinstven ciklus kancelarijskog rada svih strukturnih podjela organizacije, uključujući i geografski udaljene;

.osiguravanje operativnog i istovremeno diferenciranog pristupa informacijskim (dokumentacijskim) resursima organizacije;

.smanjenje troškova rada i vremena i režijskih troškova i, kao rezultat, postizanje ekonomskog efekta;

.postavljanje temelja za postepeni prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima u preduzeću, radeći za budućnost.

Ostvarivanje postavljenih ciljeva moguće je rješavanjem problema automatizacije rada predškolskih obrazovnih ustanova organizacije, koji se uslovno mogu sistematizirati u sljedećim oblastima:

) Priprema i izrada dokumenata.

Automatizacija ove oblasti omogućava poboljšanje kvaliteta i efikasnosti izrade dokumenata kreiranih u organizaciji, te ujednačavanje forme dokumenata.

2) Organizacija toka dokumenata i izvršenje dokumenata. Automatizacija ovog područja omogućava vam da eliminišete dupliciranje rada na unosu informacija o dokumentu u različitim fazama rada s njim (pojednostavite proces registracije), stvaranjem dokumentarne baze organizacije, smanjite vjerovatnoću gubitka dokumenata, pojednostavite tok dokumenata organizacije (pojednostaviti puteve za predaju dokumenata), povećati efikasnost i kvalitet rada izvođača sa dokumentima, smanjiti vreme potrebno za izradu i obradu dokumenata, blagovremeno informisati zaposlene o primljenim i kreirani dokumenti.

3) Organizovanje kontrole izvršenja dokumenata.

Automatizacija kontrole izvršenja dokumenata omogućava vam da brzo dobijete informacije o statusu izvršenja i lokaciji bilo kojeg dokumenta, da pratite faze prolaska dokumenata u odjelima organizacije od trenutka kada su primljeni (kreirani) do završetka posla sa njima.

) Organizacija skladištenja dokumenata, sistem pretraživanja dokumenata. Automatizacija omogućava centralizovano skladištenje tekstova dokumenata pripremljenih u elektronskom obliku, njihovih grafičkih slika i materijala za njih, organizovanje operativnih pretraga, logičko povezivanje dokumenata vezanih za jedno pitanje i izradu zbirki materijala po tematskoj ili drugoj osnovi.

Govoreći o potrebi utvrđivanja stepena automatizacije predškolskih obrazovnih ustanova u odnosu na svaku konkretnu organizaciju, trebalo bi da odlučite šta treba da obuhvati proces automatizacije predškolskih obrazovnih ustanova:

cijelu organizaciju, uključujući njene geografski udaljene odjele;

cjelokupno sjedište organizacije;

brojne strukture koje su aktivno uključene u tok dokumenata organizacije (na primjer, kadrovska služba + služba predškolske obrazovne ustanove + računovodstvo, itd.);

strukture odgovorne za organizacija predškolske obrazovne ustanove(uprava, služba predškolske obrazovne ustanove, sekretarijat, kancelarija i dr.);

posebne strukture (računovodstvo, ljudski resursi, itd.)

Zaključak

U ovom kursu smo ispitali širok spektar funkcija automatizovanih informacionih sistema. Iz svega navedenog možemo zaključiti da automatizacija značajno mijenja tehnologije obrade informacija. U uslovima kompjuterizacije, čitav proces protoka informacija sastoji se od više međusobno povezanih ručnih i automatizovanih operacija, od kojih se svaka obavlja na jednom radnom mestu. Glavne operacije tehnološkog procesa obrade informacija: prikupljanje i registracija primarnih podataka, njihovo unošenje u sistem, praćenje pouzdanosti podataka, kreiranje i održavanje baze podataka, pretraživanje i obrada prema zadatom algoritmu, generisanje i izlaz konačni rezultati, prenos rezultata obrade do krajnjeg korisnika.

Nažalost, nema dovoljno ljudskih resursa za precizno, brzo, efikasno i blagovremeno obavljanje svih navedenih poslova, što može dovesti do stagnacije u oblasti kancelarijskog upravljanja kako unutar jedne organizacije, tako i na međunarodnom planu.

Štaviše, kolaps svjetskih tržišta i međunarodnih organizacija postao bi prepreka svjetskom napretku.

Automatizirani sistemi rade ljudski posao, ali vrijedi reći da nijedan automatizirani informacioni sistem neće raditi bez ljudske ruke.

Bibliografija

1.Teorija sistema i analiza sistema - V.N. Volkova, A.A. Denisov, Izdavačka kuća Urayt, 2013.

2.GOST 24.601-86

.SCRIBD ( Elektronski resurs) - #"justify">. InfoManagement (elektronski izvor) - #"justify">. Directum (elektronski izvor) - #"justify">. Podrška za upravljanje informacijama - Tutorial. Mazur L.M.

.Lawmix (elektronski izvor) - #"justify">. Lenservice (elektronski izvor). - http://www.lenservice.ru/.

.Računarska nauka. Osnovni kurs - Simonovich S.V. i dr. - Sankt Peterburg: Peter, 2005

.“Automatizacija preduzeća. Odakle početi?", Ilja Kolomin, časopis Fabrika namještaja, br. 1-4", 2006.

.Gagarina L.G., Kiselev D.V., Fedotova E.L. Razvoj i rad automatizovanih informacionih sistema: udžbenik.-M.: Izdavačka kuća "Forum": INFRA-M, 2007.

.Golitsyna O.L., Maksimov N.V., Popov I.I. Baze podataka: udžbenik. Benefit. - M.: “Forum”: INFRA-M, 2007.

Uvod

Informaciona tehnologija

Mehanizacija

Ispod

Conversational;

lokalno;

Multi-level;

automatizovani sistemi upravljanja preduzećima razlikuju se po svom fokusu. Na primjer, za “Best” ili “Parus-5” sektor trgovine je prioritet; Infosoft je jedan od lidera u oblasti računovodstvene automatizacije u proizvodnji. Osim toga, postoje univerzalni „sistemi upravljanja preduzećem“: „Parus-4“, „Infin“, „Abacus“, BOSS, „Galaktika“, „Supermanager-6-7“ itd.

Međutim, svrha ovog članka je procijeniti mogućnosti sistema za automatizaciju kadrovskog toka dokumenata, i to samo onih koji najviše obećavaju, koji pripadaju sistemima četvrte generacije.

Integrisani sistem M-2 baziran na upotrebi savremenih tehnologija. M-2 je jedinstveni softverski paket baziran na centraliziranoj korporativnoj bazi podataka. Istovremeno, otvorenost M-2 sistema omogućava korišćenje postojećih baza podataka preduzeća sa integracijom u jedinstven kompleks, kao i savremenih softverski paketi (microsoft office 97).

M-2 sistem je razvijen na bazi servera baze podataka Oracle 7.3, koji pruža karakteristike velike brzine i visok stepen pouzdanosti i zaštite podataka. Klijentske stranice su razvijene na softverskom sistemu Delphi 3.0 i mogu raditi na Windows NT ili Windows’95 operativnim sistemima.

Osnovna razlika između integrisanog sistema i proizvoljno složenog skupa automatizovanih radnih stanica leži, pre svega, u ideologiji dizajna. Sistemi radnih stanica su dizajnirani kao automatizacija postojećih radnih mjesta, au budućnosti se međusobno povezuju. Istovremeno, naravno, ovakav informacioni sistem može implementirati samo one tehnologije upravljanja koje su bile dostupne u preduzeću u trenutku njegovog nastanka, budući da je sam dizajn modula rađen na osnovu konkretnih postojećih poslova.

Integrisani sistem je dizajniran odmah kao jedinstven kompleks, fokusiran na moderne tehnologije upravljanja; poslovi se otvaraju u drugoj fazi u već stvorenom integrisanom okruženju.

Osim toga, radne stanice kreirane u okviru arhitekture fajl servera ne ispunjavaju savremene zahtjeve ni u pogledu karakteristika brzine, ni u pogledu sigurnosti i pouzdanosti sistema. Treba napomenuti da posao koji je urađen na kreiranju automatizovanih radnih stanica neće biti izgubljen. Prvo, mnogi elementi kreiranih poslova mogu se koristiti kao moduli za kreiranje poslova unutar novi sistem, posebno imajući u vidu da dizajniranje poslova oduzima najmanje 50% vremena kada se kreiraju. Drugo, korisnici su stekli kompjuterske vještine, bez kojih je nemoguće implementirati bilo koji sistem. Treće, u okviru ovog posla formiran je kadar programera koji poznaju specifičnosti preduzeća, koji će takođe biti potrebni pri pisanju poslova u okruženju novog integrisanog sistema. Stoga će se ulaganja u dosadašnje razvoje sigurno isplatiti. Za razliku od kompleksa automatizovanih radnih stanica, kod uvođenja integrisanog sistema postojeći poslovi se ne automatizuju jednostavno, već se rekonstruiše čitav sistem za obradu informacija sa osmišljavanjem novih poslova u odnosu na nove tehnologije.

Uporedo sa implementacijom M-2 sistema, obučavaju se stručnjaci i izdaju im se odgovarajući sertifikati. Ovako obučeni stručnjaci dobijaju pravo da kreiraju sopstvene module u sistemu M-2, kao i da modifikuju postojeće module u okviru utvrđenim sertifikatom. Dakle, preduzeće ne postaje zavisno od kompanije koja je razvila sistem i može samostalno da održava funkcionisanje sistema.

Korporativni računovodstveni sistem NS2000 ispunjava uslove funkcionalne zaokruženosti i laureat je šestog međunarodnog takmičenja u softveru iz oblasti finansija i poslovanja. Sistem je dizajniran i razvijen korišćenjem alata BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.

Šema kompleksa je, dakle, skup modula, koji se svi mogu grupisati u tri glavna područja: menadžment, finansije, logistika.

dio R/3 sistemi uključuje modul ljudskih resursa za Oracle aplikacije, koji vam omogućava da izvučete maksimum iz svojih zaposlenika kroz efektivno zapošljavanje, upravljanje osobljem, obuku, kompenzaciju i planiranje karijere. Danas, u svojoj klasi proizvoda, modul „Oracle Applications Human Resources Management” predstavlja jedan od funkcionalno najkompletnijih sistema za organizaciju rada HR odjela modernog preduzeća.

Njegova upotreba vam omogućava da riješite sljedeće probleme:

· planiranje organizacionih promjena, uključujući modeliranje strukturnih i radnih hijerarhija organizacije;

· planiranje strukturnih jedinica, opis čina, položaja, položaja, vođenje imenika i sl.;

· lične evidencije zaposlenih i kandidata sa kompletnom evidencijom njihovih profesionalnih kvaliteta (za optimalno korišćenje radnih resursa), podaci za obračun plata, podaci o korišćenju radnog vremena, evidencija zaposlenih, potrebe za usavršavanjem i rezultati obuke zaposlenih;

· analiza i izvještavanje na standardnim državnim obrascima, nestandardno izvještavanje korištenjem Oracle razvojnih alata, operativna analiza podataka i podrška odlučivanju.

Sistem “Orakl-Personnel” sve prednosti prethodnih sistema su inherentne. Međutim, ima i niz dodatnih prednosti. Sistem pruža mogućnost rada sa sistemom baze podataka (stalni zaposleni, otpušteni, arhiva, kadrovska rezerva, zaposleni na određeno vrijeme, itd.), što značajno skraćuje vrijeme obrade zahtjeva. Druga nesumnjiva prednost je sadržaj registracijske kartice, koja uključuje 102 teme (prema rezoluciji Državnog odbora za statistiku, kartica mora sadržavati najmanje 55 tema).

Postoji mogućnost proizvoljne izmjene kadrovske tabele sa automatskim obračunom slobodnih radnih mjesta, kao i razvijen modul za obradu ad hoc zahtjeva. Sistem obezbeđuje procedure za vođenje evidencije radnog vremena (ličnog i po jedinici) sa automatskom kontrolom odmora, službenih putovanja, finansijske pomoći itd. Samo neki sistemi imaju sve potrebne delove kadrovske evidencije, ali samo u sistemu „Orakle-Personal“ dostupni su u cijelosti. Stoga, uzimajući u obzir njegovu prihvatljivu cijenu (do 500 USD), može se tvrditi da je ovaj sistem trenutno vodeći među sistemima automatizacije preduzeća, uključujući sve funkcije automatizacije toka HR dokumenata.

Sistem automatizacije poslovnih procesa (BAPS) je klasa softverskih proizvoda koji automatizuju opis i izvođenje proizvoljnih poslovnih procesa (u cjelini ili djelimično), dok se dokumenti, informacije i zadaci prenose za obavljanje potrebnih radnji od jednog učesnika u procesu do drugog u skladu sa specificiranim pravila. Glavni koncept SADP-a je radni tok.

Workflow je sistem za osiguranje izvršavanja radnih tokova u okviru upravljanja procesima. Automatizacija poslovnih procesa je nemoguća samo implementacijom računovodstvenog sistema, jer takvi sistemi ne rješavaju pitanje interakcije učesnika u računovodstvenim procesima. Sistemi klase BPMS također su dizajnirani za rješavanje sličnih problema. "PiterSoft: Upravljanje procesima" na 1C platformi- primjer softverskog proizvoda klase BPMS, koji je implementiran za rješavanje pitanja interakcije između učesnika u poslovnim procesima.

Takođe, SADP sistem je podskup sistema za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS).

Uvod

Ogroman porast obima informacija i velike promjene u potražnji za informacijama počele su postavljati nove zahtjeve za organizaciju informacijsko-dokumentacijskih usluga u organizaciji.

Zahtjevi za usluge uključene u informacijsku i dokumentaciju podršku su počeli da se mijenjaju. U inostranstvu su počeli da se nazivaju uslugom upravljanja (ili upravljanja) informacionim i dokumentacionim resursima, u našoj zemlji - uslugom dokumentacione podrške za upravljanje (DOU).

Osnovni pravac unapređenja predškolske obrazovne ustanove i njenog prilagođavanja savremenim uslovima bilo je korišćenje najnovije računarske i telekomunikacione tehnologije, te formiranje na njenoj osnovi visoko efikasnih informacionih i upravljačkih tehnologija u radu sa dokumentima.

Predloženo nastavno sredstvo izrađeno je u skladu sa programom rada discipline „Informacione tehnologije u dokumentacionoj podršci menadžmenta i arhivske delatnosti” smera „034700 Dokumentacija i arhivistika” (6. semestar, diplomirani). Ciljevi savladavanja ove discipline su: sposobnost stvaranja lokalnog regulatorni okvir dokumentacione podrške za upravljanje i arhivske poslove, kao i mogućnost dokumentovanja upravljačkih informacija, racionalizacije toka dokumenata, tehnologija obrade dokumenata u cilju njihove bezbednosti i prenosa na čuvanje.

Tema 1. Osnovni pojmovi i pojmovi

Osnovni pojmovi i pojmovi: mehanizacija i automatizacija, informacija, informaciona tehnologija, Računarske tehnologije, kompjuterizacija i informatizacija, automatizovani informacioni sistemi

Upravljačke aktivnosti svake organizacije zasnivaju se na obradi pristigle službene dokumentacije, bez obzira na način njihovog prijema i vrste medija, kao i na izradi dokumentarnih informacija i službenih dokumenata namijenjenih kako za internu upotrebu unutar same organizacije tako i za spoljna upotreba.

Koristeći posebne tehnologije, ulazni dokumenti se pretvaraju u informacije potrebne za postizanje određenog rezultata. Sam koncept „tehnologije“ koristi se u industrijskoj proizvodnji i definiše se kao sistem međusobno povezanih metoda obrade materijala i metoda proizvodnje proizvoda u procesu proizvodnje. U oblasti dokumentacione podrške menadžmentu, uzimajući u obzir specifičnosti informacionih procesa na kojima se zasniva, tehnologija dokumentacione podrške menadžmentu se definiše kao sistem metoda i metoda za prikupljanje, prenos, obradu, akumuliranje, skladištenje. dokumente i dokumentarne informacije zasnovane na upotrebi jedinstvenih metodoloških tehnika i pravila.

Tehnologije dokumentacione podrške upravljanja, u skladu sa razlikom informacionih procesa, dele se na:

· tehnologije za obradu ulaznih i odlaznih dokumenata;

· tehnologija za prenošenje (donošenje) informacija o dokumentu do krajnjeg korisnika;

· tehnologije za unos dokumenata u informacijsku bazu podataka organizacije, na osnovu njene interne strukture;

· tehnologije za obradu informacija o dokumentima i akumuliranje dokumenata;

· tehnologija za pohranjivanje i korištenje zasebnih lokalnih grupa dokumenata.

Dakle, dokumentacionom podrškom za upravljanje (DMS) obuhvaćena su pitanja dokumentacije, organizacije rada sa dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacije njihovog arhivskog skladištenja.

Informaciona tehnologija je skup metoda, proizvodnih procesa i softvera i hardvera, spojenih u tehnološki lanac koji osigurava prikupljanje, obradu, skladištenje, distribuciju i prikaz informacija u cilju smanjenja radnog intenziteta procesa korištenja informacijskog resursa, kao i kako bi se povećala njihova pouzdanost i efikasnost.

Informaciono-komunikacione tehnologije se predlažu kao skup objekata, radnji i pravila vezanih za pripremu, obradu i isporuku informacija u ličnim, masovnim i industrijskim komunikacijama, kao i sve tehnologije i industrije koje integralno podržavaju navedene procese.

Informacione tehnologije su postale aktivno korištene zbog kompjuterizacije preduzeća. Kompjuterizacija se odnosi na proces uvođenja računarske tehnologije koja osigurava automatizaciju informacionih procesa i tehnologija.

Kompjuterizacija nam omogućava da govorimo o dva skupa mjera: mehanizaciji i automatizaciji procesa vezanih za predškolske obrazovne ustanove.

Mehanizacija kancelarijski procesi je korišćenje tehničkih sredstava za obavljanje dokumentacionih operacija i organizovanje rada sa dokumentima. Svrha mehanizacije kancelarijskog rada je da se izvođenje nekreativnih (pomoćnih) operacija prebaci na tehnička sredstva.

Ispod automatizovana informaciona tehnologija(AIT) menadžment se podrazumijeva kao sistem metoda i metoda za prikupljanje, akumuliranje, pohranjivanje, pretraživanje, obradu i zaštitu upravljačkih informacija zasnovanih na korištenju razvijenog softvera, računarske tehnologije i komunikacija, kao i načina na koji se te informacije koriste. dostavljena korisnicima.

Na osnovu stepena pokrivenosti upravljačkih zadataka, automatizovane informacione tehnologije se dele u sledeće grupe: elektronska obrada podataka; automatizacija upravljačkih funkcija; podrška odlučivanju; elektronički ured; stručna podrška.

Prema klasi tehnoloških operacija koje se implementiraju, AIT se može podijeliti na: sisteme sa uređivačem teksta; sistemi sa tabličnim procesorom; Sistemi za upravljanje bazama podataka; sistemi sa grafičkim objektima; multimedijalni sistemi; hipertekstualni sistemi.

Na osnovu tipa korisničkog interfejsa, automatizovane informacione tehnologije se dele na:

Batch (centralizirana obrada);

Conversational;

Mreža (višekorisnička).

Prema načinu izgradnje mreže, AIT se može podijeliti na:

lokalno;

Multi-level;

Distribuirano.

Tema 2 Glavne faze u istoriji automatizacije predškolskih obrazovnih ustanova i arhivske djelatnosti

2.1. Automatizacija rada sa dokumentima kao sastavni dio automatizacije procesa upravljanja.

2 .2. Prva faza (1960-1970-te) – koncept automatizovanih upravljačkih sistema (ACS). Kreiranje i implementacija sistema za obradu dokumenata u okviru automatizovanih sistema upravljanja. Zajednički računarski centri. Prvi sistemi za pronalaženje informacija (IRS). Djelomična automatizacija nekih kancelarijskih i arhivskih funkcija.

2.3. Druga faza (1980-te - početak 1990-ih) - razvoj tehnoloških rješenja baziranih na računarima. Kreiranje i razvoj koncepta automatizovanih radnih stanica (AWS). Pojava mogućnosti sveobuhvatne automatizacije predškolskih obrazovnih ustanova i arhivske djelatnosti. Razvoj specijalizovanog softvera.

2.4. Treća faza (1990-te - danas) je široko uvođenje i upotreba novih informacionih tehnologija, koje kombinuju računare, komunikacije i kancelarijsku opremu. Sveobuhvatna automatizacija svih faza toka dokumenata i arhivskog skladištenja dokumenata.

Potreba za kancelarijskom automatizacijom nastala je zbog brzog unapređenja tehnologije proizvodnje računara, softvera i širokog uvođenja informacionih tehnologija. Automatizacija se tradicionalno shvatala kao izmještanje rutinskog mehaničkog rada, „oslobađanje“ radnika. Međutim, smanjenje troškova nije glavni cilj automatizacije. Glavni cilj automatizacije je sticanje novih upravljačkih kvaliteta i efektivno upravljanje. Ovaj koncept automatizacije uključuje reorganizaciju upravljanja i redizajn informacionog sistema.

Automatizacija predškolskih obrazovnih ustanova i arhivske delatnosti počela je šezdesetih godina 20. veka. Automatizaciji je prethodila faza mehanizacije koja je započela krajem 19. vijeka, au periodu od kraja 19. stoljeća. do 1950-ih godina mehanizacija se odnosila uglavnom na arhive odjela. Upotreba sredstava “male mehanizacije” bila je sporadična i ograničena na korištenje matričnih informacionih medija (ručne bušene kartice, bušene trake, kodovi) i uređaja za brojanje i bušenje za rješavanje specifičnih problema u oblasti obračuna stanovništva (popis stanovništva), planiranja , izvještavanje u proizvodnji itd.

Prva faza je bila vrijeme gomilanja empirijskog iskustva u oblasti kreiranja lokalnih i međuarhivskih automatizovanih sistema za pronalaženje informacija – AIPS. Rast obima primene automatizovanih sistema u arhiviranju povezan je prvenstveno sa evolucijom nosilaca informacija (mikrofilmovi, magnetne trake, kartice, diskovi, obrasci itd.) i tehničke podrške (elektronske mašine za štancanje, elektronski računari, personalni računari) Pojava posebnih aplikativnih softverskih paketa za AIPS. Proces kreiranja automatizovanih sistema upravljanja (ACS) u svim sektorima privrede takođe je imao značajan uticaj na automatizaciju arhiviranja u ovom periodu.

Automatizovani sistem upravljanja (ACS) - skup hardvera i softvera dizajniranih za kontrolu različitih procesa u okviru tehnološkog procesa, proizvodnje ili preduzeća. Tvorac prvih automatizovanih sistema upravljanja u SSSR-u je doktor ekonomskih nauka, profesor, dopisni član Nacionalne akademije nauka Belorusije, osnivač naučne škole strateškog planiranja Nikolaj Ivanovič Veduta.

Najvažniji zadatak automatizovanog sistema upravljanja je povećanje efikasnosti upravljanja objektom na osnovu povećanja produktivnosti rada i poboljšanih metoda planiranja procesa upravljanja.

Period druge polovine 1980-ih - 1990-ih. - vezano za početak spontane kompjuterizacije, prvo moskovskih, a potom lokalnih državnih arhiva. Vođe ovog procesa bili su Nacionalni istraživački centar TD SSSR-a (RNITs CD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) i drugi arhivi. 90-ih godina U Ruskoj Federaciji, zakonodavni i regulatorni akti uveli su više od 20 industrijskih automatizovanih sistema za kancelarijski rad i dokumentaciju, stvarajući ogromne nizove mašinski čitljivih (elektronskih) dokumenata. Stvaranje niza elektronskih dokumenata odvija se i putem digitalizacije papirnih izvora u državnim arhivima (u cilju stvaranja fonda osiguranja i fonda upotrebe), kao i kreiranjem baza podataka punog teksta. Osim toga, nove informacione tehnologije u oblasti konzervacije i restauracije dokumenata, stvaranje fonda osiguranja i fonda korišćenja omogućavaju produženje veka dragocenih istorijskih izvora.

U sadašnjoj fazi, stanje informacionih tehnologija u predškolskim obrazovnim ustanovama može se okarakterisati:

Prisutnost velike količine baza podataka koje sadrže informacije o aktivnostima organizacije;

Kreiranje tehnologija koje pružaju interaktivni pristup korisnicima informacijskim resursima;

Proširivanje funkcionalnosti informacionih sistema i tehnologija koje obezbeđuju obradu informacija, stvaranje lokalnih multifunkcionalnih problemski orijentisanih informacionih sistema za različite namene;

Uključivanje u informacione sisteme elemenata intelektualizacije korisničkog interfejsa, ekspertskih sistema i drugih tehnoloških alata.

Sveobuhvatna automatizacija svih faza toka dokumenata i arhivskog skladištenja dokumenata obuhvata: automatizaciju rada sa dokumentima, automatizovane radne stanice, sisteme elektronske kancelarije.

U federalnom ciljnom programu „Elektronska Rusija (2002-2010)“ navodi se da je razvoj i široka upotreba informaciono-komunikacionih tehnologija od ključnog značaja za povećanje efikasnosti privrede, države i lokalne samouprave. Jedna od oblasti upotrebe informaciono-komunikacionih tehnologija u radu državnih organa, organizacija i preduzeća je „razvoj sistema elektronskog upravljanja dokumentima, kancelarijskog rada i standarda upravljanja dokumentima“. Relevantnost unapređenja tradicionalnog kancelarijskog rada određena je potrebom za efikasnim aktivnostima upravljanja, ubrzanjem kretanja dokumenata u organizaciji i smanjenjem radnog intenziteta obrade dokumenata. Stvoreni automatizovani sistem (u daljem tekstu AS) kancelarijskog rada treba da poveća efikasnost upravljanja stvaranjem jedinstvenog dokumentovanog informacionog prostora, dajući korisnicima mogućnost da efikasno sarađuju sa dokumentima bilo gde i u bilo koje vreme. Savremeni sistemi kancelarijske automatizacije i upravljanja dokumentima (SADD) omogućavaju vam da rešite čitav niz kancelarijskih poslova:

Organizacija kompletnog i praktičnog obračuna i obrade sve dolazne, odlazne i interne korespondencije.

Čuvanje svih dokumenata vezanih za aktivnosti organizacije na praktičniji i racionalniji način, omogućavajući vam da brzo pronađete bilo koji potreban dokument ako imate odgovarajuća prava pristupa.

Praćenje statusa svakog dokumenta, rute njegovog kretanja, kao i odnosa sa drugim dokumentima.

Osigurajte da su zahtjevi za blagovremenu obradu dokumenata ispunjeni.

Savremeni sistemi kancelarijske automatizacije omogućavaju izgradnju punopravnog sistema za upravljanje procesima obrade dokumenata i praćenje njihove implementacije. SADD pokriva sve procese kreiranja, obrade, umnožavanja, prenosa i skladištenja dokumenata, a takođe automatizuje osnovne procedure savremenog kancelarijskog rada. Životni ciklus dokumenta, od nastanka do njegovog otpisa ili uništenja, predstavljen je u obliku uzastopnih faza, kroz koje svaki dokument prolazi u određenom vremenskom periodu. Sistemi za automatizaciju ureda omogućavaju vam da automatski snimite prelazak dokumenta iz jedne faze u drugu.
Trenutno, prisustvo uspješno operativnog sistema automatizacije ureda i toka dokumenata ukazuje na dobrobit institucije i njenog upravljanja. To znači potpunu upravljivost onih koji su podređeni rukovodstvu aparata, njihovu kompetentnost, solidarnost, disciplinu i zainteresovanost za što uspješniju realizaciju zadatog posla. Automatizovani sistem omogućava brzu i efikasnu razmenu informacija između svih oblasti proizvodnog procesa, skraćuje vreme potrebno za pripremu konkretnih zadataka i eliminiše moguće greške u pripremi izveštajne dokumentacije. Uvođenjem automatizovanog sistema obezbediće se jednostavnost korišćenja, racionalna organizacija proizvodnje i smanjenje psihičkog stresa. Fiziološki stres će se također smanjiti, jer Implementacijom odgovarajućeg softvera, vrijeme utrošeno na isti posao bit će značajno smanjeno. To će se pozitivno odraziti na učinak zaposlenika, jer će dovesti do smanjenja količine obrađenih informacija, a osoblje će imati i dodatno vrijeme za analizu i donošenje upravljačkih odluka.

Upravljačke aktivnosti u svakoj organizaciji takođe se zasnivaju na obradi informacija i proizvodnji novih informacija, što sugeriše prisustvo tehnologije za pretvaranje izvornih podataka u efektivne informacije. Opremanje pojedinačnih radnih stanica računarima nije dalo željene rezultate, ali je ubrzalo procese kreiranja i uređivanja nacrta dokumenata, smanjilo broj grešaka i poboljšalo ukupan izgled kompjuterskih ispisa u odnosu na kucane.

U ovoj fazi informatizacije predškolskih obrazovnih ustanova najveći je značaj softver za automatizovanu radnu stanicu.

Softver svakog računara je podijeljen na sistemski i aplikativni.

Sistemski softver dizajniran da podrži aktivnosti kompjuterski sistemi kao takav. Oni uključuju:

• Testni, dijagnostički i antivirusni programi;
• OS;
• ljuske komandne datoteke.

Riječ je o softverskim alatima opće namjene, pri čemu treba napomenuti da postoji tendencija proširenja mogućnosti narednih generacija operativnih sistema, uključujući i integraciju svih navedenih softverskih alata u njih.

Među aplikativni softver, neophodnih za kompjuterizaciju dokumentacione podrške za aktivnosti upravljanja, mogu se izdvojiti:

široko korišteni tipični:

• sistemi obuke tekstualni dokumenti;
• osobni informacioni sistemi;
• Sistemi za upravljanje bazama podataka;
• Programi za prepoznavanje teksta;
• programi za ulazak u vanjsko okruženje;
• sistemi za obradu finansijskih i ekonomskih informacija;

manje uobičajene specijalizovane koje zahtevaju posebnu obuku korisnika:

• Sistemi za pripremu prezentacije;
• sistemi upravljanja projektima;
• ekspertni sistemi i sistemi za podršku odlučivanju;
• sistemi za inteligentno projektovanje i unapređenje sistema upravljanja.

Sistemi za pripremu tekstualnih dokumenata namijenjeni su organizaciji tehnologije za izradu upravljačkih dokumenata i raznih informacionih materijala tekstualne prirode. Prema svojim mogućnostima dijele se na uređivače teksta; programi za obradu teksta; sistemi za desktop izdavaštvo.

Uređivač teksta omogućava unos, promjenu i spremanje bilo kojeg simboličkog teksta, ali je namijenjen uglavnom za pripremu programskih tekstova koji ne zahtijevaju formatiranje, tj. automatsko pretvaranje rasporeda tekstualnih elemenata, mijenjanje fonta itd.

Upotreba uređivača teksta za pripremu i štampanje dokumenta na kvalitativnom nivou odgovara upotrebi električne pisaće mašine, samo što je produktivnije zbog lakoće ponavljanja, štampanja sa radnog komada pohranjenog u elektronskoj memoriji i mogućnosti ispravljanja grešaka u kucanju i djelomična prerada teksta umetanjem ili izostavljanjem novih fragmenata.

Među brojnim dostupnim uređivačkim programima možemo izdvojiti Norton Editor, Side Kick, Brief, multifunkcionalni multi-window editor Multi-Edit, Turbo sistem editore.

Jedno od najvažnijih svojstava programa za obradu teksta je potpuna korespondencija papirnog dokumenta sa slikom kopije na ekranu. Ne najmanje važnu ulogu pri odabiru procesora teksta igra količina zauzete memorije i integracija sa drugim softverskim proizvodima. Svaki korisnik ima svoj stil rada na dokumentu (ono što je pogodno za jednu grupu korisnika, drugoj je smetnja). Stoga su za programere dokumenata najatraktivniji oni programi u kojima je moguće prilagoditi interfejs prema svom ukusu i potrebama.

Programi za obradu teksta imaju posebne karakteristike koje su dizajnirane da olakšaju unos teksta i prezentovanje u štampanom obliku. Preliminarna konfiguracija programa za obradu teksta i štampača na kojem bi se tekst trebao ispisati omogućit će vam:

• prikaz teksta koji pruža dati prikaz stranice na ekranu, dajući ideju o stvarnoj lokaciji teksta na papiru nakon ispisa;
• unaprijed postavljeni parametri kao što su uvlake pasusa, naslovi, tip i veličina fonta za različite tekstualne elemente, razmak između redova, broj stupaca teksta, lokacija i način numeriranja fusnota itd.;
• automatski provjerava pravopis i prima savjete prilikom odabira sinonima;
• prikaz i uređivanje tabela i formula;
• kombinuju dokumente u procesu pripreme teksta za štampu;
• automatski kreirati sadržaj i abecednu referencu.

Ali skoro svi programi za obradu teksta (i njihove verzije) imaju jedinstvenu strukturu podataka za predstavljanje teksta, što se objašnjava potrebom uključivanja Dodatne informacije, opisujući strukturu dokumenta. Stoga se tekst pripremljen jednim programom za obradu teksta često ne može čitati i stoga uređivati ​​i štampati od strane drugih. Štampanje se može obaviti na bilo kojoj vrsti štampača, uključujući i matrični štampač.

Kako bi se osigurala kompatibilnost tekstualnih dokumenata prilikom njihovog prijenosa iz jednog programa za obradu teksta u drugi, potrebno je instalirati posebne softvere - pretvarače koji daju izlaznu datoteku u formatu programa za obradu teksta dokumenta primatelja.

Procesori teksta koji vam omogućavaju da pripremite i ispišete složene i velike dokumente, uključujući knjige, uključuju: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon, itd. Međutim, za većinu kancelarija Word i WordPerfect sistemi nisu potrebni: oni su složeni i sadrže mnogo nepotrebnih funkcija.

Druga grupa procesora teksta ima znatno manje mogućnosti, ali je lakša za korištenje, radi brže, zahtijeva manje memorije i lakša je za korištenje. To uključuje Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Ali de facto standard za ruske kancelarije postao je Microsoft Word, verzije 6.0, 97, 2000, 2002.

Stolne izdavačke kuće pripremaju tekstove prema pravilima štampe i tipografskog kvaliteta. Desktop izdavaštvo je, u stvari, alatka za layout designer i nije namjenjena toliko za kreiranje dokumenata, već za implementaciju raznih vrsta efekata štampanja. Oni vam omogućavaju da lako manipulišete tekstom, menjate formate stranica, veličine uvlačenja i omogućavaju kombinovanje različitih fontova. Tekstovi koje pripremaju desktop izdavačke kuće štampaju se samo na laserskim štampačima.

Sistemi profesionalnog nivoa uključuju QuarkXPress za Windows, FrameMaker za Windows, PageMaker za Windows. Ovladavanje teškim „desktop štamparijama“ teško je preporučljivo za one koji samo povremeno trebaju lijepo pripremiti razglednicu, pismo ili najavu.

Microsoft Publisher i Pageplus za Windows sisteme nisu namenjeni za proizvodnju industrijskih štampanih proizvoda. Koriste se sporadično, za reprodukciju šarenih dokumenata u maloj kompaniji. Namijenjeni su korisniku koji samo dio svog radnog vremena posvećuje izdavaštvu.

Predložena klasifikacija sistema za pripremu teksta je uglavnom proizvoljna, budući da se pojavljuju nove poboljšane verzije, čime se brišu granice između klasa.

Sistemi ličnih informacija namijenjeni su informativnim uslugama na radnom mjestu rukovodećih službenika i, u suštini, obavljaju funkcije sekretara ili elektronskog organizatora:

• planiranje ličnog vremena na različitim vremenskim nivoima uz mogućnost pravovremenog podsjećanja na nastup planiranih događaja;
• održavanje ličnih ili drugih fajlova sa mogućnošću automatskog odabira potrebnih informacija;
• povezivanje putem telefonskih linija uz evidentiranje telefonskih razgovora i obavljanje funkcija karakterističnih za multifunkcionalne telefone;
• održavanje bilježnica s ličnim podacima za pohranjivanje raznih ličnih podataka.

Sistemi upravljanja bazama podataka dizajniran za kreiranje, skladištenje i manipulisanje velikim količinama podataka. Različiti sistemi ove klase razlikuju se po načinu na koji organizuju skladištenje podataka i obrađuju zahtjeve za pretraživanje, kao i po prirodi informacija pohranjenih u bazi podataka. Ovi sistemi rade i na personalnom računaru i kada rade na računarskoj mreži.

Sistemi za obradu finansijskih i ekonomskih informacija namijenjeni su obradi numeričkih podataka koji karakterišu različite proizvodne, ekonomske i finansijske pojave i objekte, te izradi relevantnih upravljačkih dokumenata i informaciono-analitičkih materijala. To uključuje:

• univerzalni stolni procesori;
• specijalizovani računovodstveni programi;
• specijalizovani programi finansijske i ekonomske analize i planiranja.

Procesor proračunskih tablica je obavezna komponenta svakog integriranog uredskog paketa ili sistema:

• Corel Office Professional iz Corela;
• Word Perfect Suite za Windows iz Corela;
• Radi za Windows od Microsofta;
• MS Office za MAC od Microsofta;
• Microsoft Office Professional za Windows;
• SmartSuite za Win od Lotusa.

Sa pojavom operacione sale Windows sistemi razvijene su verzije procesora za tabelarne proračune orijentisane za rad u ovom okruženju: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Sistemi za pripremu prezentacije namijenjeni su za pripremu grafičkih i tekstualnih materijala koji se koriste u demonstracijske svrhe na prezentacijama, poslovnim pregovorima i konferencijama. Moderne tehnologije za pripremu prezentacija karakteriziraju povezivanje video i audio informacija sa tradicionalnom grafikom i tekstom, što nam omogućava da govorimo o implementaciji hipermedijskih tehnologija.

Danas se gore navedeni programi rijetko razmatraju odvojeno jedan od drugog. Svi su dio integriranih uredskih paketa. Pored sistema za pripremu tekstualnih dokumenata, paket uključuje tabelarni prikaz, program prezentacijske grafike i sistem za upravljanje bazom podataka (DBMS), personalni planer itd.

Na primjer, WordPerfect procesor teksta se trenutno ne prodaje kao samostalan proizvod, već samo kao dio Corel Office Professional paketa. Tržištem aplikativnog softvera dominiraju tri kompanije: Microsoft, Corel i Lotus. Svi se razvijaju prema opštim zakonima. Prije svega, ovo je potpuno ujedinjenje: zajedničko korisničko sučelje i jedinstveni pristupi rješavanju tipičnih zadataka kao što su upravljanje datotekama, uređivanje, formatiranje, štampanje, rad sa e-poštom i traženje savjeta za sistem pomoći, integracija sa globalnim Internetom.

Programi aplikativnih kompleksa opremljeni su alatima za kolektivni rad: imaju alate za uređivanje i čuvanje dokumenata osnovnih tipova u HTML formatu za Internet.

Office sistemi za obradu teksta pružaju alate za označavanje, praćenje i uređivanje ispravki, što umnogome pojednostavljuje proces uzimanja u obzir mišljenja tima autora. Za komentar na dokument bez promjene, postoje bilješke. Da biste izvršili promjene direktno u tekstu, koristite način snimanja ispravki, koji vam omogućava da pratite gdje je u dokumentu tekst ili grafika dodana, izbrisana ili premještena. Alati za saradnju uključuju praćenje verzija i iskačuće prozore s imenom autora i datumom izmjene.

Kada je računar povezan na zajedničku mrežu, e-pošta i mailing lista omogućavaju prenošenje informacija svim dopisnicima. Mogućnost povratne potvrde, koja je ugrađena u većinu modernih poštanskih sistema, omogućava vam da nadgledate kada su informacije zaista primljene i pratite da li je poduzeta odgovarajuća radnja.

Moguće je ograničiti krug ljudi koji imaju pristup dokumentu i prava svakog od njih da unose izmjene: dokument može biti samo za čitanje, možete zabraniti spremanje dokumenta pod bilo kojim drugim imenom ili promjenu njegovih stilova, ili , naprotiv, korisniku se mogu dati potpuna prava pristupa.

Dakle, prošireno izdanje Microsoft Office XP-a, pored procesora teksta Microsoft World, sadrži:

• procesor tabela - Excel;
• sistem upravljanja bazom podataka - Access;
• lični planer - Outlook;
• alat za kreiranje prezentacije - Power Point;
• e-mail sistem - Outlook Express;
• alat za kreiranje web stranica - Front Page;
• alat za obradu fotografija - Photo Editor.

Sistemi upravljanja projektima namijenjeni su planiranju i upravljanju resursima različitih vrsta (materijalni, tehnički, finansijski, kadrovski, informacioni) pri izvođenju složenih istraživačkih i projektantsko-građevinskih radova.

Ekspertni sistemi i sistemi za podršku odlučivanju namijenjeni su implementaciji tehnologija za informatičku podršku procesa donošenja upravljačkih odluka zasnovanih na korišćenju ekonomsko-matematičkog modeliranja i principa vještačke inteligencije.

Inteligentni sistemi dizajna i upravljanja namijenjeni su za korištenje tzv. CASE tehnologija (Computer Aid System Engineering), usmjerenih na automatizirani razvoj projektantskih rješenja za kreiranje i unapređenje sistema organizacionog upravljanja.

Svi savremeni kancelarijski paketi i operativni sistemi prilagođeni su za rad u mrežnoj konfiguraciji, automatizovane radne stanice zamenjene su informacionom tehnologijom.

Informaciona tehnologija je sistem metoda i metoda za prikupljanje, prenošenje, prikupljanje, obradu, skladištenje, prezentovanje i korišćenje informacija zasnovanih na upotrebi tehničkih sredstava.

Svaki konkretan informacioni proces može se realizovati posebnom tehnologijom koristeći sopstvenu tehničku bazu, sistem upravljanja tehničkim sredstvima - za računarsku tehnologiju su softverski alati - i organizaciono-metodološku podršku - pravila, uputstva.

Ali aktivnosti upravljanja se zasnivaju na implementaciji gotovo svih navedenih vrsta informacionih tehnologija u skladu sa redoslijedom i sadržajem pojedinih faza procesa donošenja odluka. Stoga se savremene informacione tehnologije za podršku aktivnostima upravljanja zasnivaju na integrisanom korišćenju različitih vrsta informacionih procesa na osnovu jedinstvenog tehničkog kompleksa, čiju osnovu čini računarska tehnologija. S tim u vezi, nije sasvim ispravno samo kompjuterske tehnologije shvatiti kao moderne ili nove informacione tehnologije.

Trenutno je riječ o strukturnoj upravljačkoj jedinici čovjek-mašina, koja je optimizirana u procesu rada: mogućnosti računara se proširuju zahvaljujući korisnikovom strukturiranju zadataka koje treba riješiti i popunjavanju njegove baze znanja, a mogućnosti korisnika - zbog automatizacije onih zadataka koje je ranije bilo neprikladno prenositi na računar iz ekonomskih ili tehničkih razloga.

Savremene kancelarijske informacione tehnologije zasnovane su i na ličnim i na korporativnim računarima.

Personalni računari su računarski sistemi čiji su svi resursi u potpunosti usmereni na podršku aktivnosti jednog radnog mesta menadžerskog zaposlenog. Ovo je najbrojnija klasa računarske opreme, koja uključuje personalne računare IBM PC i kompatibilne, kao i Macintosh računare kompanije Apple.

Korporativni računari su višekorisnički računarski sistemi sa velikom centralnom jedinicom računarske snage sa značajnim informacionih resursa, na koji je priključen veliki broj radnih stanica sa minimalnom opremom: video terminal, tastatura, uređaj za pozicioniranje, uređaj za štampanje.

Savremeno područje upotrebe korporativnih računara je implementacija informacionih tehnologija za podršku upravljačkim aktivnostima u velikim finansijskim i industrijskim organizacijama, organizacija različitih informacionih sistema koji služe velikom broju korisnika u okviru jedne funkcije: berzanske i bankarske. sistemi, rezervacija i prodaja karata za pružanje usluga prevoza stanovništvu itd. P.

Trenutno preovlađuje trend kombinovanja računara i radnih stanica u računarske mreže različitih veličina, što omogućava integraciju resursa za što efikasniju implementaciju informacionih tehnologija, jer se personalni računari mogu koristiti i kao radne stanice povezane sa centralnom jedinicom korporativni računar.

Osnovna razlika između kompjuterskih informacionih tehnologija i prethodno postojećih nije samo u automatizaciji procesa promene oblika ili lokacije informacije, već i u promeni njenog sadržaja.

Razlikujemo dvije strategije razvoja primjene savremenih informacionih tehnologija u upravljačkim aktivnostima.

Prvi je da se informaciona tehnologija prilagođava organizacionoj strukturi u njenom postojećem obliku, a postojeće metode rada se modernizuju:

poslovi se racionalizuju, funkcije se redistribuiraju između tehničkih radnika i specijalista u korist potonjih;

optimizirane su funkcije prikupljanja i obrade informacija - fizički tok dokumenata, uz funkciju donošenja odluka - tok informacija;

Komunikacijski problemi još uvijek igraju sporednu ulogu.

Drugo, organizaciona struktura je modernizovana na način da informaciona tehnologija daje najveći efekat:

glavna strategija je maksimalni razvoj komunikacija i razvoj novih organizacionih odnosa koji ranije nisu bili ekonomski izvodljivi;

otvaraju se nova radna mjesta, ukidaju se stara radna mjesta, a vrši se planska preraspodjela odgovornosti među gotovo svim zaposlenima u kompaniji;

Razvija se nova normativno-metodološka podrška za organizovanje dokumentacione podrške, a zaposleni se kontinuirano usavršavaju za rad sa novim tehnologijama;

povećava se produktivnost organizacione strukture, jer arhive elektronskih podataka se redistribuiraju, smanjuje se obim dokumentarnih informacija koje kruže kanalima kako bi se postigao balans između svakog nivoa upravljanja i obima zadataka koje treba riješiti.

Dakle, prva strategija se fokusira na postojeću strukturu i postojeće odnose u organizaciji, dok je stepen rizika od implementacije minimiziran, troškovi minimalni, a organizaciona struktura nije racionalizovana; drugi - na buduću strukturu, u kojoj se sistem proširuje strogo u skladu sa potrebama informacija, u date parametre, ali bez uzimanja u obzir ljudskog faktora. U svakom slučaju, pristup korištenju kompjuterske tehnologije se mijenja: ona postaje osnova za opremanje radnih mjesta. Zbog raznovrsnosti korišćenog softvera dolazi do tehnološke, metodološke i organizacione integracije informacionih sistema i procesa.

Kreiranje i implementacija složeni sistemi automatizacija upravljanja dokumentacijom teži ostvarivanju sljedećih ciljeva:

u oblasti obrade dokumenata:

• osiguranje veće efikasnosti i kvaliteta rada sa dokumentima, racionalizacija toka dokumenata, osiguranje kontrole izvršenja;
• stvaranje uslova za prelazak sa tradicionalnog upravljanja papirnim dokumentima na elektronsku bezpapirnu tehnologiju;
• stvaranje potrebnih uslova za povećanje udjela intelektualnog produktivnog rada na smislenom i semantičkom radu sa dokumentima i smanjenje troškova rada za rutinske operacije;
• osiguranje poboljšanog kvaliteta dokumenata kreiranih u organizaciji;
• otklanjanje dupliranja rada na unosu podataka o dokumentu u različitim oblastima rada sa njim;

u oblasti kontrole izvršenja:

• osiguravanje automatizirane kontrole prolaska dokumenata u odjeljenjima organizacije od trenutka njihovog prijema ili kreiranja do završetka slanja ili registracije u predmetu, blagovremeno obavještavanje zaposlenih i rukovodstva o primljenim i kreiranim dokumentima, eliminisanje gubitka dokumenata;
• obezbeđivanje automatizovane proaktivne kontrole blagovremenog izvršenja dokumenata, uputstava najviših organa državne vlasti i uprave, uputstava i uputstava rukovodstva organizacije, blagovremenog prijema informacija o statusu izvršenja i lokaciji bilo kog dokumenta;
• smanjenje vremena potrebnog za prolaz i izvršenje dokumenata;

u oblasti organizovanja pristupa informacijama:

• obezbjeđivanje centralizovanog čuvanja tekstova dokumenata pripremljenih u elektronskom obliku i njihovih grafičkih slika, kao i svih pripadajućih materijala (registracione kartice dokumenata, rezolucije, prateći dokumenti) uz mogućnost organizovanja logičkog povezivanja dokumenata vezanih za jedno pitanje i brze pretrage ( izbor) dokumenata prema tematskom skupu detalja.

Implementacija softverskog sistema za automatizaciju predškolskih ustanova treba da stvori hardversku i softversku osnovu za jedinstven sistem koji pokriva sve divizije organizacije. Očekuje se da će se postići sljedeći ciljevi:

• jedinstvena procedura za individualni i zajednički rad sa dokumentima u odjeljenjima organizacije;
• kombinovanje tokova elektronskih dokumenata između organizacionih jedinica;
• korišćenje zajedničkog sistema indeksiranja (numeracije) dokumenata za sve organizacije, opštih klasifikatora referentnih knjiga (kao što je spisak organizacija, spisak predmeta), jedinstvenog oblika registracije i kontrolne kartice (RCC) dokumenata, itd.;
• obezbeđivanje objedinjavanja upravljačke dokumentacije i smanjenje broja oblika i vrsta jedinstvenih dokumenata.

Trenutno tržište softverskih sistema u oblasti kancelarijske automatizacije i toka dokumenata karakterišu sledeće karakteristike:

1. Prodavci nemaju jedinstvenu terminologiju i mnogi nemaju jasno pozicioniranje svojih proizvoda.
2. Organizacije često ne razumiju šta određeni sistem može, a šta ne može, jer je teško razumjeti informacije sadržane u reklamnim brošurama: u takvim opisima ima malo tehničkih informacija, a ono što se pruža ne ističe uvijek prednosti reklamiranih softverski proizvod.
3. Preduzeća nemaju jasno razumijevanje šta treba učiniti u smislu automatizacije dokumentacijske podrške za upravljanje.

Softverski sistemi, implementirajući prvu opciju strategije, ne razbijaju rusku tehnologiju, fokusirani su na upotrebu u državnim agencijama i čuvaju sve tradicije i norme uredskog rada usvojene u određenoj organizaciji. Svrha ovakvih sistema je pružanje podrške protoku papirnih dokumenata i smanjenje radnog intenziteta rutinskih operacija obrade dokumenata. Ovakvi sistemi mogu značajno proširiti obim tradicionalnog kancelarijskog rada i procesa upravljanja dokumentima obradom dokumenata na personalnom računaru. Sistemi u ovoj oblasti su svojevrsni “most” za postepeni prelazak sa papirnih na dokumente bez papira. Sistemi automatizacije ove tehnologije uključuju: „Poslovanje“; "1C: Enterprise" i drugi.

Glavna karakteristika softverskih proizvoda zapadne tehnologije je modeliranje procesa toka dokumenata i prilagođavanje informacionih sistema ovim modelima. Razvoj u skladu sa ovom strategijom usmeren je na što potpunije korišćenje elektronskih dokumenata i alata za kolektivni rad korisnika, eliminisanje međukarika u toku dokumenata i razvoj novih tehnologija za rad sa dokumentima. Rute za kretanje dokumenata u celoj organizaciji, među njenim odeljenjima i zaposlenima, formira administrator sistema.

Prilikom prilagođavanja sistema specifičnim procesima organizacije, na personalne računare zaposlenih instaliraju se samo neophodne funkcionalne komponente, koje im omogućavaju da rešavaju određeni niz zadataka u skladu sa ulogom svakog zaposlenog u toku dokumenata organizacije.

Sistemima ovom pravcu vezati:

Rusificirane verzije popularnih zapadnih sistema:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Osoblje (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

softverska rješenja ruskih kompanija zasnovana na zapadnim sistemima:

Office Media sistem (Lotus Notes);

set programa "Upravljanje uredom" (Lotus Notes);

Sistem “Cinderella-Cabinet” (Lotus Notes);

rješenja kompanije JSC "Vest" (DocsOpen);

Optima sistem (MS Exchange, MS SQL);

sopstveni razvoj ruskih kompanija: LanDocs sistem; Effect Office; KADO; "Dokument2000"; "Cron" pretraživač "Eufrat".

Sistem „Delo“ AD „Elektronski kancelarijski sistemi“ je dizajniran da automatizuje kancelarijski rad zasnovan na tradicionalnim domaćim tehnologijama i dokumentacionoj podršci za upravljanje aktivnostima državnih organizacija.

Delo sistem pruža sledeće mogućnosti:

• praćenje svih faza kancelarijskog poslovanja i rezultata rada na glavnim funkcionalnim procesima organizacija i institucija;
• objedinjena registracija sve pristigle korespondencije, uključujući pisma i žalbe građana, kreiranjem registarske kartice u koju se upisuju podaci o dokumentu, nakon čega slijedi slanje prepiske na razmatranje upravi i strukturnim jedinicama. Registriraju se i dokumenti primljeni izvana i dokumenti kreirani unutar odjeljenja. To uključuje ulazna i odlazna dokumenta, žalbe građana;
• unošenje tekstova odluka, uključujući i ponovljene, i određivanje izvršilaca za iste;
• slanje rezolucija i dokumenata na radne stanice korisnika izvođenja;
• dostavljanje izvještaja izvršitelja o dokumentu odgovornim izvršiocima i (ili) autorima rješenja;
• registraciju kretanja dokumenata (dokumentotok) unutar organizacije, uključujući kretanje papirnih originala i papirnih kopija dokumenata i relevantnih rješenja, izvještaje o izvršenju, odobravanje (viziranje) dokumenata;
• praćenje blagovremenog izvršavanja uputstava, zahtjeva institucija, organizacija, odluka i uputstava uprave; provjeravanje tačnosti i blagovremenosti izvršenja dokumenata;
• kombinovanje i grupisanje dokumenata registrovanih u sistemu kancelarijskog upravljanja prema različitim kriterijumima;
• vršenje pretrage pomoću skupa detalja registarskih kartica i rješenja radi obavljanja funkcija praćenja izvršenja dokumenata, obavljanja referentnih i analitičkih poslova;
• unos podataka o slanju odlaznih dokumenata primaocima uz izradu registara distribucije dokumenata;
• pribavljanje informativnih materijala, sažetaka, izvještaja za prezentaciju menadžmentu;
• primanje i štampanje statističkih potvrda i izvještaja, kao i registracijskih kartica kako bi se osigurala kompatibilnost sa tradicionalnom tehnologijom kancelarijskog rada;
• Pohranjivanje elektroničkih slika dokumenata;
• otpisivanje dokumenata u dosije u skladu sa nomenklaturom dosijea prihvaćenih u organizaciji i, ako je potrebno, njihovo izdvajanje iz dosijea;
• evidentiranje rada korisnika sa sistemom, uključujući rad sa registracijskim karticama i rezolucijama.

Sistem "BOSS-Referent" IT kompanija je razvijena na bazi Lotus Notes proizvoda kompanije Lotus Development Corporation, koji je alat za projektovanje sistema za podršku grupnom radu i može se smatrati standardom u ovoj oblasti. Lotus Notes okruženje i aplikacije kreirane na njegovoj osnovi zadovoljavaju osnovne zahtjeve za jedinstveni sistem upravljanja dokumentima za velike organizacije, a posebno sljedeće:

računovodstvena obrada svih vrsta dokumenata. Baze podataka mogu pohraniti informacije gotovo bilo koje vrste i organizirati računovodstvo i kontrolu prolaska dokumenata korištenjem internih sredstava. Sistem omogućava izgradnju različitih obrazaca za registraciju dokumenata, uključujući i formalne detalje i sadržaj samih dokumenata. Ako je potrebno, stvarni sadržaj dokumenta može se pohraniti u posebnu bazu podataka, uključujući i sliku skeniranog papirnog dokumenta;

jedinstvenost broja. Sistem ima mogućnost da dodeljuje jedinstvene brojeve dokumentima, uključujući i distribuiranu računarsku mrežu;

podrška za rad sa tekstom dokumenta. U dokumente je moguće uključiti datoteke pripremljene u drugim procesorima teksta (Microsoft Word, Word Pro, itd.) koji podržavaju mehanizam za ugrađivanje i povezivanje objekata, kao i u proračunske tabele i grafičke pakete. Notes uključuje mogućnosti pretraživanja punog teksta i moćan generator upita;

koherentnost dokumenta. Notes dokument može uključivati ​​neograničen broj veza ka drugim Notes dokumentima, uključujući one pohranjene u drugim bazama podataka;

konzistentnost sa drugim podsistemima. Sistem Notes, zajedno sa svojim alatima za proširenje, pruža mogućnost integracije sa drugim informacionim podsistemima, posebno poštom, kao i sa sistemima koji rade sa relacionim bazama podataka;

distribuirani tok dokumenata. Notes je sistem koji se širi, od jednog personalnog računara do sistema sa desetinama servera, od kojih svaki može biti povezan sa nekoliko stotina korisnika. Svaki server može ugostiti više baza podataka. Potrebne informacije se distribuiraju između ovih baza podataka, a informacije potrebne za sve korisnike periodično se sinhronizuju;

Ograničenje pristupa. Zaštita podataka se implementira na svim nivoima: server, baza podataka, obrazac, dokument, odjeljak dokumenta i pojedinačno polje. Prilikom uspostavljanja komunikacijske sesije potrebna je autentifikacija korisnika. Podržano elektronski potpis i šifriranje podataka.

Izbor određenog paketa softverskih proizvoda (sistema) za manje-više potpunu automatizaciju upravljačke dokumentacije i njihova instalacija trenutno nisu regulirani. Na osnovu svojih materijalnih, finansijskih i drugih mogućnosti, svaka organizacija ih sama stječe na tržištu kancelarijskih softverskih proizvoda i usluga. Bez ozbiljnog proučavanja i upoznavanja sa aktuelnim modelom, na osnovu reklamnih opisa, teško je otkriti prednosti i nedostatke svakog od navedenih sistema u oblasti organizacije dokumentacione podrške menadžmentu.

Za određenu organizaciju često nije važan čitav skup potrošačkih svojstava sistema, već samo neka od njih. Prisustvo ili odsustvo traženog svojstva može biti glavni kriterij pri odabiru sistema. S druge strane, programeri svih sistema neprestano rade na njihovom poboljšanju, a u svakom od njih mogu se pojaviti određene karakteristike koje su nedostajale u ranijim verzijama.

Rezultati poređenja različitih softverskih proizvoda za automatizaciju podrške upravljačkoj dokumentaciji su relativni i ne mogu ukazati na apsolutne prednosti i nedostatke određenog sistema. Stoga, prilikom odabira sistema automatizacije, trebali biste:

• ocjenu oglašenih sistema sa stanovišta njihove podobnosti za automatizaciju dokumenata u određenoj organizaciji, kao i željene dubine reorganizacije postojećih predškolskih procesa;
• procjena osnovnih informacionih tehnologija koje se koriste u softverskih proizvoda uzimajući u obzir izglede njihove upotrebe, kao i prognozu općeg razvoja tehnologija automatizacije predškolskih ustanova u bliskoj budućnosti;
• temeljno proučavanje i testiranje sposobnosti sistema za automatizaciju upravljanja dokumentima kako bi se osigurao rad u okviru postojećeg regulatornog okvira: davanje pravne snage dokumentima, održavanje baze podataka za registraciju tokom perioda skladištenja samih dokumenata, pravovremeni izlaz na pouzdani medij dokumenata sa dugim i trajnim periodima skladištenja itd.

Integrisani pristup implementaciji informacionih tehnologija u svim oblastima dokumentacione podrške

Kao što je ranije navedeno, danas postoje dva pristupa korištenju modernih informacionih tehnologija:

o poboljšanje performansi određenih vrsta poslova korištenjem univerzalnih informacionih tehnologija i korištenjem aplikacija koje implementiraju fiksnu funkcionalnost (komadična automatizacija)

o Integrisana implementacija informacionih tehnologija u svim oblastima dokumentacione podrške menadžmentu.Rešenje ovako složenog problema trebalo bi da se zasniva na jedinstvenom metodološkom pristupu automatizacije rešavanja različitih kancelarijskih funkcija, jedinstvenom skupu međusobno povezanih tehnologija koje implementiraju ovaj pristup , kao i na objedinjenom tehničkom i softverskom kompleksu koji osigurava funkcionisanje navedenih kompleksnih tehnologija (specijalizovani integrisani informacioni sistemi za automatizaciju predškolskih obrazovnih ustanova

Integrisani sistemi automatizacije za predškolske obrazovne ustanove omogućavaju vam da kreirate automatizovani sistem za rad sa dokumentima u okviru cele ustanove ili preduzeća i omogućavaju vam da obezbedite upravljanje dokumentacijom u svim fazama životnog ciklusa dokumenata, uključujući i elektronske.

Zadaci integrisanih sistema automatizacije za predškolske obrazovne ustanove

Sistemi upravljanja dokumentima se obično implementiraju za rješavanje specifičnih problema sa kojima se organizacija suočava. Svaka organizacija, u zavisnosti od oblika vlasništva, veličine, stepena automatizacije, itd., ima svoje specifične zadatke.

Ispod je lista najčešćih zadataka.

Osiguranje efikasnijeg upravljanja organizacijom kroz automatsku kontrolu izvršenja naloga, transparentnost aktivnosti cijele organizacije na svim nivoima.Povećana kontrolabilnost postiže se kroz mehanizam za generisanje naloga i praćenje njihovog izvršenja. Važnu ulogu u povećanju upravljivosti organizacije imaju mehanizmi za odobravanje dokumenata, kontrolu registracije i prolaska eksternih i internih dokumenata, te sredstva za generisanje planskog i operativnog izvještavanja o kancelarijskom radu i protoku dokumenata. Opipljiv rezultat implementacije sistema je transparentnost u napretku dokumenata, njihovoj pripremi i diskusiji, te povećani učinak discipline u organizaciji

Održavati sistem kontrole kvaliteta koji je u skladu sa međunarodnim standardima. Osnovni standard serije standarda kvaliteta je ISO 9000, Standardi za upravljanje kvalitetom i osiguranje kvaliteta – Smjernice za odabir i primjenu. Njime se definišu osnovni principi politike upravljanja organizacijama u oblasti osiguranja kvaliteta, što formalno, ili, kako sami stručnjaci za ISO 9000 kažu, u užem smislu, obavezuje preduzeće da dokumentuje sve svoje aktivnosti u 20 oblasti (odgovornosti menadžmenta. Sistem kvaliteta Analiza ugovora Upravljanje dizajnom Upravljanje dokumentima i podacima Upravljanje nabavkom Isporuka proizvoda Upravljanje proizvodom Identifikacija i sljedivost Upravljanje procesom Inspekcija i testiranje Inspekcija, mjerenje i ispitivanje Upravljanje opremom Inspekcija Status Neusklađeno Upravljanje proizvodom Korektivne i preventivne radnje Rukovanje materijalom, skladištenje, pakovanje, čuvanje i isporuka Upravljanje kvalitetnim evidentiranjem podataka Interne revizije kvaliteta Obuka Održavanje Statističke metode), kao i obezbjeđivanje stvarnog funkcionisanja poslovnih procesa u organizaciji u potpunoj saglasnosti sa njima.

Konsultantske kompanije i stručnjaci preporučuju korišćenje sistema za upravljanje dokumentima (EDM/TDM), automatizacije dokumenata (Workflow), upravljanja resursima preduzeća (MRP/ERP) i sistema za upravljanje informacijama o proizvodima i podacima o dizajnu (PDM) kako bi se pojednostavila ISO 9000 sertifikacija za preduzeće.

Ovi sistemi vam omogućavaju da rešite sledeće probleme:

Sprovesti reviziju rada zaposlenih sa informacijama

Automatizirajte standardne procedure za aktivnosti preduzeća

Automatizirajte procedure promjene

Obradite informacije o proizvodu tokom cijelog njegovog životnog ciklusa.

Kada implementirate sistem upravljanja kvalitetom, od vas se ne traži da koristite usluge određenog dobavljača niti da koristite samo jedan sistem automatizacije.
ISO 9000 znači KOJI aktivnosti se moraju obavljati unutar pogona kako bi se osigurao kvalitet, ali ne KAKO morate ih ispuniti. Dakle, ne postoje strogi zahtjevi za alate za automatizaciju koji se koriste.

Evidentiranje aktivnosti preduzeća kao celine(interne službene istrage, analiza aktivnosti odeljenja, identifikovanje „vrućih tačaka” u aktivnostima; održavanje istorije odnosa sa klijentima). Sticanje sposobnosti analize opterećenja zaposlenih zbog dostupnosti potpunih informacija o zadacima koji se daju svakom izvođaču, uzimajući u obzir rokove i rezultate rada

Uvođenje jedinstvene, formalizovane i strogo regulisane tehnologije kancelarijskog upravljanja svim odeljenjima i organizaciji u celini. (stručnjaci iz različitih odeljenja rade sa istim programom, što znači rad sa istim korisničkim interfejsom, sa istim referentnim knjigama (vrste dokumenata, nomenklatura predmeta, podrška za složene sisteme numerisanja dokumenata), sa istim šablonima dokumenata)

Optimizacija poslovnih procesa i automatizacija mehanizma za njihovo izvršavanje i kontrolu. Racionalizacija rada sa dokumentima kroz upotrebu standardnih šablona, ​​standardnih ruta i uvođenje uputstava za rad sa dokumentima (koristite informacije iz projekta implementacije “Directum”). Upotreba šablona dokumenata, ruta i uvođenje propisa za rad sa dokumentima. dokumenti smanjuju slučajeve povratnih kretanja dokumenata.Zahvaljujući korišćenju šablona, ​​dokumenti se odmah pravilno pripremaju, korišćenjem šablona ruta odmah stižu do pravih radnika itd.

Isključenje papirne dokumentacije iz unutrašnjeg prometa preduzeća. Ušteda resursa smanjenjem troškova za upravljanje tokovima dokumenata u organizaciji. Ukupan broj papirnih dokumenata smanjen je za 25-75% (iz iskustva kompanije Lanit)

Prevod dokumenata interne kontrole u elektronski oblik i korišćenje elektronskog digitalnog potpisa

Jedinstveno, zajedničko spremište dokumenata koje eliminira potrebu za kopiranjem dokumenata za korištenje od strane više zaposlenih

Otklanjanje potrebe ili značajno pojednostavljivanje i smanjenje troškova skladištenja papirnih dokumenata zbog dostupnosti operativne elektronske arhive.

Primjer projekta korporacije Elektronski arhiv - Elektronski arhiv predsjednika Ruske Federacije. S jedne strane papirna dokumentacija: površina 500 m2; rok za prijem dokumenta je 1-3 dana (ako je dostupno); Samo jedan korisnik može istovremeno raditi s jednim dokumentom.

S druge strane, elektronske kopije dokumenata: površine 10 m2; vrijeme pristupa dokumentu 6-10 sekundi; sigurnost originala - u većini slučajeva nisu potrebni.

Smanjenje vremena potrebnog za pripremu odluka i dokumenata U državnim organima to je jedan od problema efikasnosti funkcionisanja državnog aparata. U komercijalnim strukturama to vam omogućava da povećate konkurentnost organizacije i dobijete materijalne koristi zbog bržeg odgovora na promjenjive uvjete

Vrijeme obrade dokumenata je smanjeno za 75% zbog a) brzog prijenosa izvornih dokumenata i informacija Smanjenje vremena prijenosa dokumenata između zaposlenika za 5-7 puta iz Lanitovog iskustva b) smanjenje vremena za obradu korespondencije, internih dokumenata, upoznavanje sa dokumentima, c) brzo saopštavanje instrukcija određenim izvođačima, d) povećanje brzine pretraživanja informacija Smanjenje traženja informacija o dokumentu (za zahtjeve putem telefona ili od uprave) od nekoliko sati do 1 minute iz Lanitovog iskustva e) smanjenje vremena potrebnog za odobravanje odluka Smanjenje vremena potrebnog za odobravanje ugovora sa 1 mjesec (u prosjeku) na 1 sedmicu (maksimalno) iz Lanitovog iskustva;

Vrijeme kreiranja dokumenata se smanjuje korištenjem standardnih šablona i prethodno kreiranih dokumenata, kao i jedinstvene strukturirane pohrane dokumenata