Do tohto poľa napíšte stručné a jasné informácie, ktoré odrážajú podstatu listu. Naliehavo pridajte slovo, ak si ho potrebujete ihneď prečítať. Účastník bude informovaný o tom, o čom je list, a tiež pomôže v budúcnosti rýchlo nájsť požadovaný list v archíve.
Ak sa predmet v dôsledku korešpondencie zmenil, zmeňte ho v tomto poli.

2. Vypnite funkciu CapsLock
Nepíšte text svojho e -mailu a riadok predmetu veľkými písmenami. Mnoho ľudí to považuje za zlú formu, pretože vyjadruje hlasný tón. Rovnako ako veľký počet výkričníkov na konci vety.

3. Stručnosť je sestra talentu
Snažte sa nepísať dlhé písmena, formulujte informácie jasne a stručne, šetrí to čas adresáta.

4. Priložené súbory
Ak potrebujete odoslať iba súbor, musíte do textu listu napísať stručné informácie. Napríklad: „Posielam pokyny, ako pracovať s elektronickou poštou.“ Nenechávajte takéto listy prázdne, z priloženého listu nie je vždy zrejmé, o čom je reč.
Ak ste dostali prázdny list s priloženým súborom z neznámej adresy, neodporúčame ho otvárať. Existuje vysoká pravdepodobnosť, že existuje vírus.

5. Odpovedať alebo Odpovedať všetkým

Pri prijímaní e -mailu dávajte pozor na tieto dve tlačidlá. Ich účel je iný! Odosielateľ môže poslať nie osobný list, ale urobiť skupinovú poštu. V kópii listu zároveň môžete vidieť všetkých adresátov. V takom prípade sa zobrazí tlačidlo „Odpovedať všetkým“. Keď potrebujete všetkým v kópii odoslať informácie, kliknite na tlačidlo „Odpovedať všetkým“. Ak chcete odpovedať iba odosielateľovi, musíte kliknúť na tlačidlo „Odpovedať“.

6. Reťazec písmen
Pri odpovedi na list originál nevymažte. Keďže adresát dostal vašu odpoveď bez pôvodného textu, už si nemusí pamätať, čo bola otázka a bude nútený hľadať jeho odoslaný list.

7. Podpisujte písmená
Nie je len dobrým zvykom písať „s pozdravom, ...“. Je obvyklé, že v podpise je uvedené úplné meno, funkcia, názov organizácie a kontaktné telefónne číslo. Jedinečne sa tak identifikujete a v prípade potreby vás možno rýchlo kontaktovať.
V nastaveniach e -mailu môžete nastaviť automatický podpis, tieto slová sa automaticky pridajú do všetkých nových písmen.

7. Slovo nie je vrabec, ak vyletí, nechytíš ho
Pred odoslaním si list znova prečítajte, snažte sa okamžite nereagovať na emočné e-maily, aby ste to neskôr neoľutovali.
Váš list môže byť preposlaný omylom alebo účelovo, preto by nemali byť dôverné informácie odosielané e -mailom.

8. Preskúmajte svoje nastavenia e -mailu
Ak raz strávite čas študovaním nastavení svojej pošty, uložíte si ju v budúcnosti. V nastaveniach môžete nastaviť osobný podpis, konfigurovať zbierku pošty z iných schránok, vytvárať hierarchiu priečinkov, pridávať filtre a mnoho ďalších.

9. Dávajte pozor na zabezpečenie e -mailu

• Vymyslite komplexné heslo, nepíšte si ho na papier vedľa počítača, pravidelne ho meňte.
• Pri zadávaní e-mailu z počítača niekoho iného neklikajte na možnosť zapamätať si heslo.
• Pri práci na zariadení niekoho iného sa nezabudnite odhlásiť z e -mailu.
• Neotvárajte súbory prijaté z neznámych e -mailov.
• Skontrolujte prílohy, či neobsahujú vírusy.
• Posielajte nevyžiadanú poštu do spamu.

10. Emotikony
Nie je zvykom používať emotikony v oficiálnych listoch, ale v korešpondencii s priateľmi ich môžete pridať, aby ste do listu pridali emócie.
Nasledujú najobľúbenejšie:

V posledných rokoch bol jedným z mojich najúčinnejších nástrojov e -mail. Podotýkam, že tento nástroj bude účinný, iba ak sa ho naučíte ovládať a nenecháte veciam voľný priebeh. Písal som trochu skôr.

Na začiatku nám musí byť jasné, na čo potrebujeme e -mail. Výzvy Wikipedie: prijímať, odosielať a preposielať poštové správy. Cieľom e-mailu je zefektívniť život a prácu ľudí. V skutočnosti však nie je všetko také jednoduché.

Podľa štatistík je v priemere počet správ prijatých osobou viac ako 100 listov denne. Toto je obrovská postava. A stále rastie, čo vedie k tomu, že človek už kvôli nedostatku času nedokáže spracovať prijaté informácie s vysokou kvalitou.

Práve táto otázka, ako správne pracovať s elektronickou poštou, robí starosti mnohým ľuďom. Nadbytok neoverenej pošty vedie k stresu a znižuje produktivitu.

Ocitli ste sa tiež v podobnej situácii? Potom je tento článok pre vás.

Najúčinnejší a najorganizovanejší ľudia budujú vlastný systém práce s poštou na základe vlastných skúseností metódou pokusov a omylov.

Ak existujú viac alebo menej bežné pravidlá pre obchodnú korešpondenciu v e-maile, potom s ohľadom na správu vašej práce s e-mailom je všetko trochu komplikovanejšie. Závisí to od mnohých faktorov, napríklad od oblasti činnosti, stupňa podnikateľskej činnosti a organizácie človeka, životného štýlu a podnikania a podobne.

Práca s e-mailom

Začnime teda. Potrebujem svoje efektívne e -mailové pokyny na:

• Zvýšte svoju efektivitu
• Vždy buďte pre svojich dopisovateľov povinnou a správnou osobou.
• Vždy vedieť, ako som spracoval poštu.
• Nikdy nestrácajte svoje prichádzajúce e -maily.

Existuje niekoľko zásad pre prácu s poštou:

1. Použite svoju doručenú poštu ako kontrolný zoznam a nechajte v nej nespracované správy.

2. Vytvorte samostatné priečinky pre každý projekt, kategóriu. Pomôže vám to rýchlo nájsť informácie, ktoré hľadáte.

3. Aktívne využívajte používanie štítkov, farebných značiek. Vďaka tomu bude triedenie písmen viditeľné pre vizuálne vnímanie.

4. Dôkladne si preštudujte a poznajte systém nastavení v poštovom účte. To vám pomôže efektívne ho spravovať.

5. Určite čas, ktorý ste ochotní venovať práci s poštou. Napríklad 30 minút ráno a 30 minút večer. A ani o minútu viac.

6. Ak to pracovné podmienky dovoľujú, vypnite funkciu kontextových upozornení na nové písmená. Vďaka tomu budete menej roztržití.

7. Zrušiť odber neaktuálnych poštových zásielok.

8. počas dňa.

9. Uložte všetky odoslané e -maily. Vždy sa môže niečo hodiť. Dnes som týmto spôsobom našiel sken svojho pasu.

10. Vedieť určiť znaky, podľa ktorých budete svoju poštu spracovávať a triediť.

Technika elektronickej pošty

Ak si dobre pamätáte prvé pravidlo, potom je naším cieľom pri analýze pošty nechať v doručenej pošte čo najmenej písmen.

Druhou, nemenej dôležitou úlohou, je zároveň triediť všetky písmená podľa kategórií, špecifík a dôležitosti. V priečinku „Doručená pošta“ môžete nechať listy, ktoré od vás vyžadujú okamžitú alebo skorú odpoveď. Môžu byť tiež okamžite označené farebnými štítkami alebo štítkami. Dodám, že používam hlavne program G-mail, ktorý má niekoľko ďalších účtov v iných poštových programoch.

Ako ostatní pracujú s e -mailom

Raz som si pozrel video o práci so schránkou, kde autor ukázal, ako sa famózne vysporiadal s dvesto listami za niekoľko minút. Prirodzene, lákavý nadpis ma prinútil zistiť, ako sa to dá urobiť, pretože som na túto otázku nepoznal účinnú odpoveď. Ukázalo sa, že jeho princíp fungovania je založený na odstraňovaní písmen a ponechávaní dôležitých a potrebných v priečinku Doručená pošta. Prekvapený! To môže urobiť ktokoľvek. Rýchlo som urobil záver: táto technika mi nevyhovuje.

Strihli sme to naživo

Súhlaste s tým, že leví podiel na listoch predstavujú poštové zásielky, ktoré potrebujeme, a sklad informácií. A keď nám mnohým z nich odporučí odhlásiť sa, priznajte sa úprimne - kto zdvihol ruku a odhlásil sa z ich výberu? Keďže sme si to vybrali, znamená to, že to potrebujeme a je to dôležité. Napriek tomu by som vám tiež odporučil, aby ste sa odhlásili z odberu poštov, ktoré sú pre vás dnes menej relevantné. Je to ako upratovanie vášho šatníka - a je škoda ho vyhodiť a ja som ho už dlho nemala na sebe ...

Presvedčte sa sami, že v krajnom prípade viete, kde sa tento spravodaj nachádza, a v prípade potreby sa môžete kedykoľvek pozrieť na tam uvedené informácie alebo sa znova prihlásiť na odber.

Berte názvy priečinkov vážne. Tu nemôžete dávať rady každému - veľa závisí od osobnosti jednotlivca. Viem, že mnoho ľudí radšej umiestni akékoľvek korešpondencie, listy súvisiace s témami predaja do priečinka s názvom Predaj. Aj táto možnosť funguje. Moje priečinky môžu obsahovať meno a priezvisko osoby, od ktorej listy pochádzajú, vrátane témy predaja a názov zoznamov adries. To znamená, že téme predaja v mojej pošte nezodpovedá jeden priečinok, ale niekoľko. Dobre sa v nich orientujem. Na autorovej osobnej značke mi záleží.

Štruktúra odchádzajúcich e -mailov

Štruktúra odchádzajúcich e -mailov je tiež jednoduchá. Poskytnite im skratky alebo značky, aby ich bolo možné rýchlejšie nájsť, keď ich budete potrebovať. Vytvorte priečinky pre tie najdôležitejšie a použite navigáciu. Napríklad počas práce na niekoľkých projektoch súčasne som musel klientom posielať podobné listy a korešpondenciu. Po vytvorení priečinka s názvom projektu som po odoslaní listu do neho presunul potrebné písmená.

Pri prvom analyzovaní pošty sa snažím prelistovať písmená a určiť, do ktorej kategórie ich treba presunúť. Rozdeľujem ich aj podľa stupňa dôležitosti a naliehavosti: naliehavé - nedôležité; naliehavé - dôležité; neurgentné - nedôležité: neurgentné - dôležité. Dôležité listy, ktoré odo mňa dnes vyžadujú zodpovedanie alebo určité zamestnanie, nechávam v priečinku Doručená pošta, po dokončení práce ich presúvam do príslušného priečinka.

Ak pochopím, že predmet listu bude pre mňa v blízkej budúcnosti relevantný, potom si dovolím presunúť správu do priečinka neprečítanú. V pravý čas sa k nemu ruky určite dostanú.

Upozorňujem na skutočnosť, že všetky vyššie uvedené metódy sa nenarodili v jeden deň a dokonca ani za dva. Už dnes mnoho spoločností uvažuje o vývoji a implementácii pravidiel pre prácu s elektronickou poštou. Efektívne riadenie a organizácia času sa stanú základnými vlastnosťami práce všetkých spoločností.

Ak nezvládate svoju poštu, čoskoro zvládne aj vás, čo povedie k zbytočnému stresu. Rozvíjajte svoje pravidlá pre prácu s e-mailom.

Používaním a uplatňovaním týchto pravidiel nadobudnete účinnosť vo svojom podnikateľskom živote. Priatelia, úspech vo vašom podnikaní! Buďte efektívni a nezabúdajte a ako vždy, vaše komentáre, retweety a vaše osobné rady budú vďačné.

Ľudia v modernom svete trávia čoraz viac času na internete - hľadaním a nachádzaním práce, čítaním správ, komunikáciou, kontrolou počasia, nákupom, predajom, zarábaním peňazí, sporením, stretávaním sa, sledovaním filmov, počúvaním hudby a často sa len motajú. Dnes je ťažké nájsť človeka, ktorý nevie, čo je vyhľadávač, online režim, ICQ, blogy, ako používať e-mail. Ale stále sú niektorí a tento text je určený pre nich.

V obvyklom zmysle je pošta výmenou listov a balíkov. Sila ľudského myslenia zatiaľ nedosiahla úroveň odosielania balíkov elektronickou poštou, ale možno sa to tiež splní v blízkej budúcnosti. Napriek tomu má e -mail mnoho výhod.

1. V e-maile môžete odosielať nielen správy vo forme textu, ale tiež k listu priložiť súbory: tabuľky, fotografie, kresby, videá, prezentácie atď. Listy je možné mazať, odosielať iným ľuďom, ukladať, filtrovať.

2. E-mail vám umožňuje okamžite doručovať korešpondenciu (informácie), čo šetrí veľa času a úsilia.

3. Nie je potrebné chodiť na poštu, pretože e-mail môžete používať z pohodlia domova, ak máte internet a počítač.

4. Nákladovo efektívne - nie je potrebné platiť za každé písmeno, bez ohľadu na množstvo informácií, ktoré sú v ňom uvedené. Stačí, že internetová služba je poskytovateľovi zaplatená včas.

5. Účinnosť - dokonca si môžete skontrolovať poštu a odpovedať na list z mobilného telefónu s prístupom na internet.

Odpovedzme teda na otázku: „Ako používať e-mail“?

Najprv musíte prejsť na stránku určitého vyhľadávacieho alebo poštového systému, napríklad „Yandex“, „Google“, „Rambler“, „Mail.ru“ a podobne.

Skúsme použiť príklad na nastavenie pošty v službe Google. V hornej časti stránky by ste mali nájsť a kliknúť na „Pošta“, otvorí sa nové okno na zadanie vašej pošty a vášho účtu. Pretože aj keď v službe Google nemáte žiadnu poštu, stlačte červené tlačidlo v pravom hornom rohu - „Vytvoriť účet“. Ďalej sú vyplnené osobné údaje - meno, priezvisko, užívateľské meno, heslo, pohlavie, dátum narodenia, mobilný telefón, náhradná poštová adresa. vytvorte si ho sami, musí byť jedinečný (ak už existuje používateľ s takýmto prihlásením, systém vás na to upozorní a požiada vás o zadanie iného mena), pozostáva z latinských písmen, dĺžka mena je od 6 do 30 postavy. Majte na pamäti, že ak sa chystáte viesť obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e -mailu, mali by ste vymyslieť a zvoliť diskrétnejšie prihlásenie.

Ďalej musíte zadať heslo pre poštu. Musí byť dostatočne spoľahlivý, musí obsahovať veľké písmená, znaky a čísla a musí mať najmenej 8 znakov. Na potvrdenie hesla zadáme znova.

Aby ste mali prístup k materiálom v súlade s vašim vekom, musí byť na týchto stránkach uvedený dátum narodenia. Faktom je, že účet Google vám umožňuje prístup k službám, ako sú Gmail (pošta), YouTube (video portál) a Google+ (sociálna sieť). Svoj účet si môžete nastaviť tak, aby nikto nevidel váš vek.

Pohlavie, ako aj číslo mobilného telefónu sú vyplnené podľa uváženia používateľa.

Ak chcete zaregistrovať poštu, stačí len dokázať, že ste skutočná osoba (a nie robot), a na klávesnici zadať uvedené latinské písmená. Ak sú znaky ťažko čitateľné, môžete kliknúť na znak „Audio“, systém vám ich nadiktuje. Ak to nechcete urobiť, zadajte číslo svojho mobilného telefónu. Na váš telefón bude odoslaný potvrdzovací kód vo forme SMS, budete ho musieť zadať do poľa „Potvrdiť účet“.

Takže máte vlastnú e-mailovú schránku, môžete odosielať a prijímať listy. Ako napísať list? Nájdeme tlačidlo „Napísať list“, v okne, ktoré sa zobrazí v poli „Komu“, napíšeme adresu príjemcu. Ak chcete, aby kópiu listu dostal niekto iný, zadajte do poľa „Kópia“ inú e -mailovú adresu. Pole „Predmet“ môže byť prázdne, ale ak zadáte predmet a podstatu listu, príjemca bude pohodlnejší. Do písmena môžete písať text, formátovať ho, prikladať súbory tlačidlom „Priložiť“ alebo ikonou „spinka“, vkladať odkazy, fotografie, obrázky, uložiť koncept listu. Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať si môžete skontrolovať pravopis. Ak chcete presne vedieť, či ho adresát prijal a prečítal, začiarknite políčko „Upozorniť na čítanie“.

Prijaté listy je jednoduchšie prečítať - stačí kliknúť na nové písmeno (spravidla je zvýraznené tučným písmom). Ak si neželáte dostávať ďalšie listy od žiadneho autora, môžete jeden z nich označiť ako spam. Ďalej budú všetky listy z tejto adresy automaticky odoslané do priečinka „Spam“. Teraz máte predstavu o tom, ako používať elektronickú poštu, môžete si dopisovať s obchodnými partnermi a priateľmi, registrovať sa na sociálnych sieťach, nakupovať cez internet a oveľa, oveľa viac.

Chybou, ktorú väčšina ľudí robí, je to, že podceňujú dôležitosť vytvorenia systému zasielania e -mailov. Jednou z možností je predstaviť si prácu s e -mailom ako postupnosť nasledujúcich krokov.

1 - Prístup k e -mailu
2 - Dávka listov
3 - Kontrola prichádzajúcej korešpondencie
4 - Odstránenie
5 - Vykonanie
6 - Skladovanie

1. PRÍSTUP K E-MAILU

Prvým krokom je naplánovať si čas, kedy si budete kontrolovať svoj e -mail každý deň. Väčšina ľudí by si mala zvyčajne skontrolovať svoj e -mail štyrikrát denne:

1. Prvá vec ráno. Väčšina ľudí začína svoj deň kontrolou svojho e -mailu, aby sa presvedčili, že nič zmeškali.

2. Pred obednou prestávkou. Obed je prirodzená prestávka vo vašej podnikateľskej činnosti; aby bol tento čas produktívnejší, môžete si skontrolovať svoj e -mail.

3. Stredné popoludnie. Je to ďalšia prirodzená prestávka, keď si potrebujete urobiť prestávku alebo sa chystáte odísť na pracovné stretnutie.

4. Koniec pracovného dňa. Ak pred odchodom z pracoviska priečinok s doručenou poštou čo najviac uvoľníte, nasledujúce ráno sa okamžite prejdete na prezeranie nových správ. Ak ste si istí, že neexistujú žiadne naliehavé záležitosti, ktoré ste na poslednú chvíľu vynechali, zaručí to pre vás a vašich kolegov uvoľnenejší večer.

Pre väčšinu ľudí je najlepšou a najmenej pravdepodobnou prekážkou v ich pracovnom toku kontrola ich pošty štyrikrát denne a vyhradené maximálne 15 minút na každú „reláciu“ e -mailu.

2. VEĽA PÍSMEN

Je dôležité pochopiť, že e -mailovú korešpondenciu spracúvate štyrikrát denne. To neznamená, že musíte okamžite odpovedať na všetky správy, ktoré vyžadujú odpoveď, alebo napísať všetky e -maily, ktoré ste plánovali odoslať, do 15 minút. Musíte prijať skutočnosť, že vaša doručená pošta nie je nič iné ako dávka listov, ktoré čakajú na rozobratie.

3. OVERENIE PRÍJEMNEJ KORESPONDENCIE

Ďalším krokom je kontrola všetkých správ, čo však neznamená, že by ste si mali prečítať všetky. E -mailové rozhodnutie je často možné urobiť na základe predmetu alebo prvých niekoľkých riadkov. Poštové zásielky a bulletiny sú podstatnou súčasťou našej korešpondencie. Ak ste analytikom z tohto odvetvia, možno by ste chceli byť spravodajcom -
pre vás najdôležitejší dokument a každý deň si ho starostlivo preštudujete. Pre nás ostatných to tak nie je a môžeme rýchlo určiť, či je tento spravodaj pre nás dôležitý alebo užitočný. Nie všetky e -maily vyžadujú odpoveď: napríklad tie písmená, v ktorých ste uvedení v kópii alebo z predmetu správy vyplýva, že sa s týmito informáciami musíte iba zoznámiť.

4. VYMAZAŤ

Ak je vašim hlavným cieľom uvoľnenie doručenej pošty, jedným z najľahších spôsobov, ako to urobiť, je odstrániť správy. Ak po prečítaní bulletinu dospejete k záveru, že vám tieto informácie nie sú užitočné, odhláste sa z odberu tohto spravodajcu. Nebudete ľutovať a nebudete musieť tráviť viac času jeho spracovaním. Odstráňte všetky správy, ktoré od vás nevyžadujú ďalšie kroky.

Ak zrazu zistíte, že odstraňujete všetky správy pochádzajúce z konkrétnej adresy, zamyslite sa nad tým, prečo sa to deje.

5. EXEKÚCIA

Rovnako ako pri práci s papierovými dokumentmi je vhodné, aby ste sa k prečítaným písmenám znova nevrátili.

Ak na odpoveď alebo preposlanie správy potrebujete iba niekoľko minút, urobte to ihneď. Ak je to možné, mali by ste okamžite odpovedať na správy, ktoré potvrdzujú alebo naplánujú čas schôdze, požiadať o informácie o svojich kontaktoch, obsahovať akékoľvek otázky alebo žiadosti, pokiaľ vám to, samozrejme, nezaberie veľa času.

Ak pochopíte, že potrebujete viac informácií, pritiahnete ďalších ľudí alebo čas na premýšľanie, nebudete môcť na takýto list okamžite odpovedať. Neskôr budete musieť podniknúť nejaké opatrenia: možno sa rozhodnúť, či by ste na tento list skutočne mali odpovedať a niečo urobiť. Ak nie, môžete list ihneď odoslať správnej osobe. Pred delegovaním úlohy môže určitý čas trvať, kým sa určí, kto
to isté musí byť zodpovedná osoba. Ak od vás list vyžaduje akciu, uložte iba podstatnú časť informácií a samotné písmeno odstráňte. Oslobodte svoju schránku od takýchto správ a uložte potrebné informácie, napríklad do systému na sledovanie práce na vašich projektoch, do kalendára alebo systému plánovania, aby ste sa uistili, že ju dokončíte. To je to, čo je poprava - dôvera, že všetko, čo je potrebné urobiť, sa urobí.

6. SKLADOVANIE

Ak e -mailovú správu nemožno odstrániť (alebo na ňu nemôžete odpovedať a potom ju odstrániť), je potrebné ju uložiť.

Primárny dôvod, prečo to budete potrebovať, je ten, že sa na tento dokument budete musieť v budúcnosti odvolať (napríklad informácie o niečom, urobené rozhodnutie, pokyn, správa o pokroku atď.). Ak zrazu nemáte dokument, na ktorý by ste sa mohli odvolávať, bude to mať pre vás nepriaznivé dôsledky.

Neexistuje jediný správny spôsob ukladania e -mailov. Musíte prísť so systémom, ktorý je pre vás osobne účinný.

Jednou z možností je systém podpriečinkov vo vašej doručenej pošte. Podpriečinky môžete triediť podľa témy, kategórie, klienta alebo projektu podľa toho, aký typ správy zvyčajne dostanete. Mnoho ľudí si vytvorí samostatný priečinok s názvom „Spracované písmená“, kam vložia všetky začiarknuté správy a správy, ktoré vyžadujú ďalšiu akciu.

Bez ohľadu na to, ktorý systém sa rozhodnete pre ukladanie vašich e -mailov, pamätajte, že jediné miesto, kde by ste ich nemali ukladať, je vo vašej doručenej pošte. Nezabudnite tiež, že e -mail by vám nemal trvať 24 hodín denne, sedem dní v týždni. Upratovanie e -mailovej schránky vo vopred určenom čase vám ušetrí hodiny týždenne, zníži stres, ktorý pociťujete kvôli strachu z toho, že niečo vynechá, a zvýši efektivitu pri riešení toho, na čom skutočne záleží. Ide o jednoduché zásady, ktoré si ľahko zapamätáte.

Internet dnes ponúka toľko zaujímavých vecí a snažíme sa nestratiť informácie - prihlásime sa na odber rôznych mailov, dopisujeme si s priateľmi a nadväzujeme nové známosti, používame poštu v obchodnej korešpondencii.

Ako správne zorganizovať svoj e -mail? Táto otázka mnohých znepokojuje.

Existujú pravidlá pre obchodnú korešpondenciu využívajúcu e-mail. Počas jeho používania sa objavil určitý vývoj v pravidlách práce s elektronickou poštou. To bolo nevyhnutné, aby sme držali krok s udalosťami, nestratili prichádzajúce informácie a rýchlo na ne reagovali. Myslím si, že znalosti o tom, ako pracovať s e -mailom, budú pre mnohých užitočné.

Ako správne zorganizovať prácu s elektronickou poštou?

♦ Skontrolujte svoju poštu v jasne určenom čase

E-mail spravidla nie je prenosom naliehavých informácií, používa sa na nie naliehavé záležitosti.

V kancelárii sú telefóny na naliehavé informácie je možné previesť aj osobne. Ak teda nie je vopred dohodnuté, že teraz dostanete dôležitý list poštou, potom nekontrolujte svoju poštu neustále. Počas hlavnej práce jednoducho zatvorte program na počítači, aby sa vám na karte prehliadača alebo vo vyskakovacom okne nezobrazovali neustále prichádzajúce písmená. To nebude odvádzať pozornosť od dôležitých záležitostí.

A napodiv, pošta bude vytriedená v kratšom časovom období, pretože sa s ňou budeme zaoberať účelovo, vyhradíme si čas ráno a večer a možno iba raz za deň. To závisí od okolností a typu vašej činnosti.

To všetko sa samozrejme netýka tých, ktorých úlohou je odpovedať na e -maily napríklad v helpdesku.

♦ Každý večer vyprázdnite svoju schránku

V priečinku Doručená pošta sa zhromažďujú všetky prichádzajúce informácie, ktoré sa musíte naučiť rýchlo triediť.

Aby sme mohli triediť písmená podľa predmetu, musíme dodatočne vytvorte niekoľko dôležitých priečinkov. Napríklad odpovede, osobné, pracovné, zaujímavé, dôležité a osobnosti.

V každom priečinku vytvorte podpriečinky. Priečinok „Osobnosti“ môže obsahovať korešpondenciu s ľuďmi, ktorí sú pre vás dôležití. Napríklad v tomto priečinku vytvoríme podpriečinok „Ivanov I.I.“ a v schránke stanovujeme pravidlo (filter), že všetky listy od Ivanov I.I. budú okamžite odoslané do tohto priečinka. Nemusíte sa báť, že vám toto písmeno bude chýbať, pretože v ponuke vedľa názvu priečinka bude zvýraznená ikona, že tento priečinok obsahuje neprečítané písmeno.

To je to, čo robíme so všetkými písmenami, ktoré sú pre nás dôležité.

♦ Vymažeme poštu zo spamu

Pri triedení listov musíte nevyhnutne označiť nechcené správy a tie, ktoré ste si neprihlásili na odber, musíte označiť ako spam.

Mailer má funkciu filtra nevyžiadanej pošty. Je schopná si tieto listy zapamätať a pri opätovnom odoslaní od tohto autora list prejde priamo do priečinka so spamom.

Ak ste tento priečinok nevyčistili sami, potom sa po 30 dňoch všetky správy automaticky vymažú zo priečinka so spamom a nemusíte sa o to starať.

Nikdy neodpovedajte na nevyžiadané e -maily, pretože váš e -mail môžu použiť podvodníci.

Dodržiavaním pravidiel práce s elektronickou poštou bude váš pracovný deň efektívnejší - triedenie, odpovedanie a písanie listov vám môže zaberať menej času. Tu je niekoľko konkrétnych tipov:

Pravidlá pre prácu s e-mailom

• Nastavte konkrétny čas na odosielanie e -mailov. Po dokončení tejto práce odpojte poštovú schránku.
• Pozrite sa na možnosti a nastavenia vašej poštovej schránky. Pomôže vám to rýchlo sa orientovať pri práci s písmenami.
• Použite svoju doručenú poštu ako miesto zhromažďovania informácií, ktoré je potrebné usporiadať. Pri tom používajte na označovanie písmen štítky. Tento priečinok by mal byť prázdny každú noc.
• V schránke nastavte filtre na usporiadanie dôležitých listov priamo do priečinkov s predmetmi
• Pravidelne čistite (odoberajte) bulletin od nezaujímavého a irelevantného. Ak to chcete urobiť, nastavte si plán v kalendári. Napríklad raz za štvrťrok. Čím častejšie to robíte, tým kratšie bude toto čistenie trvať.
• Triedte e -maily vo svojej doručenej pošte každý deň a odpovedajte na e -maily čo najskôr.
• Pripravte si pripravené šablóny na odpovede na listy. Do svojich odpovedí zahrňte vzor pozdravu a podpisu. To výrazne ušetrí čas pri písaní odpovedí na listy.
• Snažte sa byť čo najkratší. K listu priložte ďalšie informácie v samostatnom súbore.
• Súbory priložené k e -mailom vždy skontrolujte pomocou antivírusového programu.
• Dodržujte pravidlo: „jedno písmeno - jeden predmet“. Príjemcovi to uľahčuje prácu s písmenami.
• Ak narazíte na rovnakú otázku od rôznych ľudí, potom má zmysel verejne odpovedať na svojom blogu alebo webovej stránke a vo svojom liste poskytnúť odkaz na tento článok. Tak ušetríte čas pri písaní odpovede a poskytnete zainteresovaným stranám úplné informácie.
• Nezabudnite na pravidlo: čím menej píšete, tým menej listov dostanete.
• Uložte archív odoslaných e -mailov.
• Neposkytujte heslo účtu, v ktorom sa nachádza vaša pošta, tretím stranám.
• Pomocou funkcie „Vlastnosti pošty“ získate ďalšie informácie o liste. Ak to chcete urobiť, kliknite v režime čítania písmen na pravé tlačidlo myši.

Je na vás, či tieto pravidlá použijete alebo nie. Pri organizovaní práce so schránkou však musíte mať na pamäti, že korešpondenciu by sme mali riadiť my, nie ona. E -mail by nám mal uľahčovať život, nie ho viac zamestnávať.

Elektronická pošta je jednou z prvých služieb na internete, ktoré umožňujú výmenu správ alebo výraz „elektronická pošta“, takzvané e-maily. Dnes už len málo ľudí píše obyčajné listy - je rýchlejšie odoslať list z vašej e -mailovej schránky, ktorý sa takmer okamžite dostane k adresátovi.

E-mail má niekoľko slangových názvov-email (z angl. Email), „mydlo“, e-mail, pošta. Rovnako ako pre bežnú papierovú poštu existujú termíny ako poštová schránka, doručenie, príloha, príjem, odoslanie, napísanie listu, adresát, odosielateľ atď. Môžeme povedať, že e -mail je v mnohých ohľadoch podobný bežnej pošte, iba s tým rozdielom, že list nie je napísaný perom, ale je napísaný na klávesnici počítača, a pošty sú poštové servery, ktoré zbierajú, triedia a odosielajú poštu adresátom. .

Táto časť sa bude zaoberať všetkými aspektmi práce s elektronickou poštou, ktoré sú nevyhnutné pre začínajúcich používateľov počítačov a používateľov internetu.

E -mail je moderné, dostupné a rýchle komunikačné médium. Ak pred rozsiahlym rozšírením internetu bola elektronická korešpondencia veľkým počtom spoločností a organizácií, teraz ho môže používať takmer každý používateľ počítača s prístupom na internet. Časom sa vyvinula určitá kultúra používania elektronickej pošty vo forme jednoduchých pravidiel pre elektronickú korešpondenciu. Dodržiavaním týchto pravidiel [...]

Dostali ste e -mail a odosielateľ čaká na vašu odpoveď. Ako to urobiť správne? Samozrejme môžete odosielateľovi napísať list s odpoveďou, kde môžete označiť, že sa jedná o odpoveď na e -mail z takého a takého dátumu a toho a toho predmetu. Bude však správnejšie a jednoduchšie používať špeciálnu funkciu poštovej služby, ktorá sa nazýva „Odpovedať“. Naučme sa to správne [...]

Každý aktívny používateľ internetu nevyhnutne používa e-mail, pretože je veľmi pohodlný, rýchly a jednoduchý. Na odosielanie e -mailov potrebujete schránku od svojho poskytovateľa internetových služieb (ISP) alebo zaregistrovanú schránku na jednej z obľúbených bezplatných poštových služieb - pošta yandex.ru, mail.ru a gmail. Ako vytvoriť poštovú schránku je popísané v článku [...]

Každý aktívny používateľ internetu si skôr alebo neskôr bude musieť vytvoriť svoj vlastný e-mail. bez nej nie je možné úplné využitie všetkých možností, ktoré internet ponúka. Bez e-mailovej schránky sa samozrejme môžete zaobísť, ak potrebujete iba sieť na sledovanie správ, sledovanie predpovedí počasia alebo televíznych programov, ale na registráciu v akýchkoľvek službách, fórach alebo [...]

E-mail alebo „e-mail“, „mydlo“ je teraz pre používateľa na webe povinným atribútom. Používa sa na komunikáciu s priateľmi a súdruhmi, vedenie obchodnej korešpondencie, odosielanie fotografií, videí a dokumentov. E -mailový účet je tiež potrebný na registráciu účtu na sociálnych sieťach, online hrách, na stránkach a fórach.

Tento článok vás naučí používať e -mail a prevedie vás všetkými krokmi spojenými s vytvorením účtu na.

Začnime teda! Poskytujeme záruku-o 15-20 minút budete mať svoj vlastný e-mail.

Výber služby

Prvým krokom je rozhodnúť sa, pre ktorú službu (web) chcete vytvoriť poštovú schránku. Stojí za zmienku, že na internete je obrovské množstvo webových zdrojov, ktoré návštevníkom ponúkajú možnosť vytvoriť si vlastný e-mail. Niektoré sú lepšie, niektoré horšie z hľadiska bezpečnosti a použiteľnosti.

Ak si chcete osobne overiť rozmanitosť služieb, zadajte do vyhľadávača „e-mail“. Minimálne vám predstaví stovku alebo dve poštové služby online.

Aby sa vám ale z výskumu a hľadaní nerobila hlava, odporúčame vám vybrať si jednu z nižšie uvedených služieb. IT profesionáli aj spotrebitelia ich jednomyseľne uznávajú ako najlepšie na internete. Nič teda neriskujete. Naopak, získate 100% záruku užívateľského komfortu.

Služba od známej spoločnosti Yandex. Funguje správne a stabilne od roku 2000, to znamená viac ako 15 rokov. Má spoľahlivú ochranu pred spammermi a zlými hackermi, ktorí sa pokúšajú ukradnúť dôverné údaje zo schránok. Antivírusový modul Dr.Web automaticky kontroluje stiahnuté súbory. Podporuje strojový preklad písmen do rôznych cudzích jazykov a tiež prekladá zahraničné správy do ruštiny. Všetky informácie (písmená) sa odosielajú šifrovanými kanálmi. Funguje perfektne na počítačoch, prenosných počítačoch a mobilných zariadeniach (smartphony, tablety). Odporúča sa používať pre tých, ktorí primárne používajú Runet a aktívne korešpondujú s rusky hovoriacimi používateľmi.

Otvorte vo svojom prehliadači hlavnú stránku webovej služby - yandex.ru. Potom kliknite v pravom hornom rohu na „Vytvoriť poštu“.

Obrovský webový portál. Jeden z najstarších v Runete, založený v roku 1998. Majiteľ účtu má k dispozícii nielen schránku, ale aj prístup k rôznym službám (hry, zoznamka, videá, správy atď.). Je vybavený užívateľsky prívetivým rozhraním a výkonným filtrom proti spamu. Jednoduché ovládanie. Rozhodne osloví tých, ktorým nie sú ľahostajné sociálne siete a chcú aktívne komunikovať online, prezerať si rôzny obsah (fotografie, videá), s výnimkou používania e-mailu.

Prejdite na stránku mail.ru a v ľavom hornom bloku pod prihlasovacími poliami kliknite na odkaz „Registrovať poštou“.

Gmail

„Zámorská“ služba od spoločnosti Google. Má obrovské množstvo používateľských nastavení a funkcií. Bola spustená 1. apríla 2004. Spoľahlivo chránený pred rušením a hackermi tretích strán, podporuje všetky populárne protokoly výmeny údajov. Vybavený pohodlným ovládacím panelom. Vie, ako zálohovať údaje. Účet Gmail bude obzvlášť užitočný pre tých, ktorí často používajú zahraničné webové služby, ako aj ďalšie služby Google (Mapy, Správy, Play Market, Kalendár atď.).

Napíšte do panela s adresou vášho prehliadača - mail.google.com a kliknite na „Enter“. Na stránke, ktorá sa otvorí, kliknite na tlačidlo „Vytvoriť účet“.

Rozhodli ste sa pre službu? Teraz je načase začať vytvárať svoj účet.

Registrácia účtu

Ak ste neklikli na odkaz uvedený v prehľade služieb, urobte to (pozri popisy vyššie). Musíme ísť do registračného formulára. Vidíte pred sebou stránku s poliami dotazníka? To je to, čo v danej chvíli potrebujete.

Pravidlá registrácie poštovej schránky v službách sú takmer rovnaké, s výnimkou iba niekoľkých nuancií. Podľa týchto pokynov zadajte správne všetky požadované údaje.

1. V riadkoch „Meno“ a „Priezvisko“ môžete zadať údaje z pasu a pseudonym. Všetko závisí od účelu použitia e -mailu - obchodu, zábavy, komunikácie s priateľmi.

2. Niektoré poštové služby žiadajú dodatočne uviesť miesto bydliska, pohlavie, dátum narodenia. V týchto poliach môžete tiež uviesť, ak chcete, spoľahlivé alebo fiktívne informácie.

3. Prihlásenie je adresa vašej schránky. Musí to byť jedinečné. Dobre si premyslite jeho názov. Na jeho zostavenie môžete použiť svoje meno a priezvisko, dátum narodenia.

Poznámka! Odporúča sa ponechať prihlasovacie meno (adresu) v plnom formáte, aby nedošlo k zámene. Napríklad, ak na Yandex, prihlásenie bude vyzerať takto: [chránené e -mailom] Tj - @.

4. Heslo je symbolický kľúč pre vstup do schránky. Vymyslite komplexnú kombináciu 10-15 znakov z latinských písmen a číslic.

Pozor! Nezabudnite alebo ešte lepšie uložte prihlasovacie meno a heslo uvedené vo formulári na bezpečnom mieste. Sú povinní vstúpiť do poľa.

5. Telefón - do tohto riadka zadajte svoje mobilné číslo. Používajte iba platné číslo.

6. Skontrolujte, či sú všetky polia správne vyplnené. Ak chcete odoslať vyplnený formulár službe, kliknite na tlačidlo „Registrovať“. Obvykle sa nachádza v spodnej časti registračnej stránky.

Algoritmus overovania je nasledujúci:

• na mobil sa odošle SMS s kódom;
• tento kód zadáte do špeciálneho formulára;
• odoslať do služby;
• po úspešnom dokončení postupu bude telefón „priložený“ k krabici a bude ho možné použiť na obnovenie prístupu v prípade straty hesla.

Ako zadať pole?

Krabica je teda zaregistrovaná. Ak ho chcete zadať alebo sa prihlásiť, musíte urobiť nasledovné:

1. Prejdite na webovú stránku poštovej služby (napríklad yandex.ru).

2. Na prihlasovacom paneli zadajte do samostatných polí prihlasovacie meno a heslo, ktoré ste zadali pri registrácii poštovej schránky.

3. Kliknite na tlačidlo „Prihlásiť sa“.

Ako napísať a odoslať list?

Na odoslanie správy niekomu z vášho e -mailu samozrejme potrebujete vedieť adresu príjemcu - partnera, obchodného partnera, ktorému chcete list odoslať. Uistite sa, že ho máte v plnom formáte - @.

2. V otvorenom formulári zadajte do špeciálne určených polí úplnú adresu príjemcu (v Gmaile sa tento riadok nazýva „Komu“), predmet písmena a samotný text listu.

Ak potrebujete k správe pripojiť súbor uložený vo vašom počítači, použite tlačidlo „sponka na papier“. Upozorňujeme však, že veľkosť takto nahraných súborov je obmedzená. V závislosti od služby je jej limit 10-50 MB.

3. Po dokončení listu kliknite na tlačidlo „Odoslať“. List bude okamžite doručený adresátovi.

Pozor spam!

Počas prevádzky vašej schránky budete pravidelne dostávať propagačné listy (spam) a iné pochybné správy. Ak nepoznáte odosielateľa (je zadaná neznáma adresa) alebo vám je podozrivý názov písmen, v žiadnom prípade ich neotvárajte a ešte viac nespúšťajte súbory a interaktívne prvky, ktoré sa nachádzajú v týchto textoch. Takto sa mnoho hackerov pokúša získať e-mail dôverčivých používateľov.

Správy zablokované spamovým filtrom môžete sledovať a odstraňovať v špeciálnom priečinku „Spam“.

Ako môžem nahrať veľký súbor?

Gmail

1. V profile vpravo hore kliknite na ikonu „skupina štvorcov“.
2. V otvorenej ponuke, ktorá sa otvorí, kliknite na „Disk“.
3. Na stránke, ktorá sa otvorí, kliknite na ponuku „Môj disk“. Vyberte položku „Odovzdať súbory ...“.

1. Kliknite na hornom paneli na „Cloud“.
2. Na novej karte kliknite na „Stiahnuť“.

Yandex. pošta

1. V horizontálnej ponuke (v blízkosti loga v hornej časti stránky) kliknite na „Disk“.
2. Kliknite na tlačidlo Stiahnuť.

Po nahraní súboru do úložiska otvorte k nemu prístup pre ostatných používateľov a skopírujte odkaz na stiahnutie. Odošlite prijatú adresu URL adresátovi. Vloží ho do panela s adresou vo vašom prehliadači a stiahne súbor, ktorý ste stiahli do počítača.

Užite si používanie internetových poštových služieb!

Ahoj! Pokračujme v ponorení sa do funkcií Yandexu podrobnejšie. V jednom z článkov sme to už zistili. Dnes budeme v tejto téme pokračovať a bližšie sa pozrieme na to, ako používať poštu Yandex. Pozrime sa na mnohé z jeho predtým neznámych funkcií. odhalíme maximum funkcií a „čipov“ vašej schránky.

Autorizácia a predkonfigurácia

Ak chcete získať prístup k pošte Yandex prostredníctvom prehliadača, stačí prejsť na stránku yandex.ru, v pravom hornom rohu stránky kliknúť na tlačidlo s príslušným názvom „Zadajte poštu“ a v okne, ktoré sa otvorí, zadajte svoje prihlasovacie meno a heslo.

Keď ste na stránke s písmenami, mali by ste si prácu pošty prispôsobiť sami. Základné funkcie sú celkom minimalistické a nastavenia majú veľa zaujímavých vecí. Predkonfigurácia pošty Yandex obsahuje mnoho bodov.

Začnite tým, že navštívite nastavenia svojho účtu: kliknite na ikonu prihlásenia (v predvolenom nastavení kruh zobrazuje prvé písmená mena a priezviska zadané pri registrácii) v pravom hornom rohu stránky a v ponuke vyberte položku „Správa účtu“. rozbaľovacia ponuka.

Tu môžete pridať fotografiu, ktorú uvidí každý, kto od vás dostane listy a odpovie na ne, zmeníte osobné údaje, pridáte účty sociálnych médií na rýchle prihlásenie bez zadávania hesla z Yandexu a tiež zvýšite zabezpečenie účtu: nastavte si dva- faktorová autentifikácia, heslá pre aplikácie Yandex alebo pre samotnú poštu, pridajte ďalšie pole na obnovenie v prípade straty prístupu k tomuto účtu.

Aby bola pošta individualita, existuje prispôsobenie poštového rozhrania Yandex - toto je zmena z nudnej štandardnej témy na niečo príjemné pre oči.

Ak to chcete urobiť, nájdite ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu hlavnej stránky poľa. Kliknutím na ňu v rozbaľovacom zozname vyberte „Návrh“ a použite ľubovoľnú tému, ktorá sa vám páči. Teraz bude príjemnejšie analyzovať písmená.

Ako používať e -mail na serveri Yandex

E -mail nie je len o odosielaní a čítaní korešpondencie. Prácu s písmenami si môžete uľahčiť a zrýchliť. To platí najmä pre tých používateľov, ktorí používajú poštu Yandex na obchodné účely a musia denne analyzovať stovky e -mailov.

Vytváranie a odosielanie listov

Nové písmeno vytvoríte kliknutím na veľké tlačidlo „Napísať“ v hornej časti stránky. Privítajú vás polia:

Od: Tu môžete upraviť meno odosielateľa alebo zvoliť iný koniec adresy poštovej schránky.

„Komu“ v tomto riadku zadáte úplnú poštovú adresu príjemcu znamienkom @ a doménu poštovej služby (napríklad @ yandex.ru).

„Predmet“ Uveďte predmet listu, aby príjemca rýchlo pochopil, o čo ide a od koho.

Dole v okne editora zadajte text písmena. Panel úprav vám umožňuje vložiť do písmena rôzne prvky: zoznamy, citáty, hypertextové odkazy, obrázky a tiež krásne navrhnúť text.

Ak chcete aktivovať funkciu písania listu, musíte kliknúť na tlačidlo „Bez registrácie“.

Ak musíte takýto list odoslať veľkému počtu ľudí, uložte ho ako šablónu, aby ste už viac nemohli písať. Ak to chcete urobiť, pred odoslaním na konci riadka „Predmet“ kliknite na slovo „Šablóna“. Tlačidlo „Odoslať“ doručí list adresátovi.

V prípade, že potrebujete odpovedať na prijatý list, nie je potrebné použiť tlačidlo „Napísať“. Ak chcete napísať odpoveď, môžete kedykoľvek kliknúť na „Odpovedať“ v otvorenom okne listu.

Ako odoslať fotografiu a ďalšie súbory s textom

Ak chcete príjemcovi okrem textu preniesť aj súbor, existujú tri spôsoby. V okne na zadanie textu písmena na paneli úprav sú tri ikony - kancelárske sponky, disk Yandex a obálka.

Kliknutím na prvý vyberte súbor na pevnom disku počítača - keď odošlete list, bude odoslaný spolu s písmenom ako príloha.

Fotografiu môžete k listu pripojiť štyrmi kliknutiami

Ak je súbor alebo fotografia na odoslanie na disku Yandex, kliknite na zodpovedajúcu ikonu. V okne, ktoré sa otvorí, vyberte požadovaný súbor a odošlite ho priamo z vášho.

Podľa môjho názoru je to najpohodlnejší a najrýchlejší spôsob odosielania súborov. Táto metóda umožňuje odosielať súbory a fotografie pomocou smartfónu. Môžete pripojiť ľubovoľný počet súborov a nielen fotografie, ale aj textové dokumenty, súbory PDF, archívy atď. Váš príjemca dostane e -mail s odkazmi na tieto súbory a bude si ich môcť stiahnuť z disku Yandex.

Viac informácií o odosielaní fotografií do cloudového úložiska Yandex si môžete prečítať v našom článku :.

Ak potrebujete odoslať súbor, ktorý je v prílohách pošty, kliknite na ikonu obálky na paneli úprav, vyberte požadovaný súbor z pošty a priložte ho k tomuto listu na odoslanie. Táto metóda funguje podobne ako predchádzajúca. Ak ste teda odosielali súbor z disku Yandex.

Výberom ikony s obrázkom na paneli úprav môžete vložiť fotografiu do textu listu zadaním priameho odkazu na tento obrázok na internete.

Práca s adresárom

Adresár je pohodlný spôsob, ako zhromaždiť všetkých najdôležitejších adresátov na jednom mieste. Zoznam svojich kontaktov môžete otvoriť kliknutím na slovo „Kontakty“ v hornej časti hlavnej stránky pošty napravo od nápisu „Yandex Mail“.

V sekcii „Kontakty“ môžete ručne pridať kontakt vyplnením všetkých jeho podrobností do príslušných polí.

Ak chcete nastaviť adresár, kliknite na tlačidlo ozubeného kolieska, ktoré už poznáte, a zvoľte položku „Kontakty“.

Môžete zrušiť začiarknutie políčka alebo nechať začiarkavacie políčko vedľa automatického zhromažďovania kontaktov, načítať kontakty zo súboru alebo uložiť existujúce kontakty do súboru.

Ako nájdem list, ktorý potrebujem?

Ak potrebujete konkrétny e-mail a pamätáte si z neho presnú frázu alebo iné údaje, zadajte ich do prázdneho riadka vedľa slova „Nájsť“ v hornej časti stránky. Zobrazí sa zoznam s najlepšími zhodami.

Čo sú štítky a ako ich môžem používať?

Štítky sú spôsobom katalogizácie listov podľa dôležitosti, predmetu, adresátov (napríklad: pracovné kontakty, priatelia, príbuzní, služby). Otvorte akékoľvek písmeno a v hornom riadku po položke „Odpovedať, Poslať ďalej, Odstrániť ...“ sa vám zobrazí tlačidlo „Menovka“.

V predvolenom nastavení je zoznam možností malý, ale v rozbaľovacej ponuke môžete vybrať položku Nový štítok. Pomenujte ho a vyberte si pohodlnú farbu. Takto označené písmeno je teraz jednoduchšie nájsť vo všeobecnom zozname.

Môžete tiež nakonfigurovať automatickú inštaláciu takého štítku pre podobné písmená.

Ako môžem presúvať e -maily medzi priečinkami?

Vedľa tlačidla Štítok je ikona Do priečinka. Písmeno sa presunie, keď vyberiete priečinok. Môžete si vytvoriť vlastné priečinky, napríklad „Listy od kolegov“ alebo „Osobitný význam“.

Zrýchlenie práce s poštou pomocou klávesových skratiek

Na hlavnej stránke pošty stlačte tlačidlo „?“ alebo len „7“ (nemusíte držať stlačený Shift). Otvorí sa mini-okno so zoznamom všetkých dostupných klávesových skratiek na efektívnejšiu prácu s písmenami a kontaktmi.

Ak to nefungovalo, kliknite na ozubené koliesko a zvoľte „Ostatné“. Nájdite položku „Použiť klávesové skratky“ - musí byť začiarknuté. Ak chcete zakázať klávesové skratky, odstráňte ich.

Mobilná aplikácia Yandex-mail: ako sa používa

V App Store pre iOS a Google Play pre Android ľahko nájdete aplikáciu Yandex-mail. Je to veľmi populárny spôsob, ako čítať a odosielať e -maily z mobilného zariadenia.

Po inštalácii do smartfónu alebo tabletu budete pri prvom spustení potrebovať autorizáciu pomocou prihlásenia a hesla. Všetky možné funkcie a priečinky sú dostupné pomocou tlačidla kontextovej ponuky v ľavom hornom rohu obrazovky.

Aplikácia duplikuje základné možnosti pošty v prehliadači. Všimnime si napríklad: tlačidlo „napísať list“ je v pravom hornom rohu obrazovky.

Ak ste zabudli svoje e -mailové heslo

Existujú tri spôsoby, ako obnoviť prístup do poštovej schránky:

1. podľa čísla prepojeného mobilného telefónu;
2. pomocou dodatočného poľa (ak je uvedené);
3. odpoveď na tvoju tajnú otázku.

Vopred sa preto uistite, že v prípade straty hesla môžete použiť ktorúkoľvek z týchto možností.

Odstránenie poštovej schránky na serveri Yandex

Ak už nepotrebujete poštu, môžete svoj účet odstrániť.

Prejdite na „Správa účtu“ a posuňte sa nadol.

Je tam slabý nápis „Odstrániť účet“.

Pamätajte si: odstránením účtu sa odstránia všetky služby Yandex, ktoré v ňom boli aktívne, vrátane disku Yandex so súbormi, fotografiami a albumami. Navyše natrvalo stratíte prístup k svojej peňaženke. Ak sa teda rozhodnete svoj účet Yandex odstrániť, zvážte pre a proti a pripravte sa na to vopred.

Schopnosť pracovať s elektronickou poštou sa stala dôležitou súčasťou znalostí v oblasti modernej práce. Ľudia, ktorí majú e-mail, spravidla stále nevedia, ako správne pracovať so svojou doručenou poštou. Často sa sťažujú, že e -mail rozptyľuje ich pozornosť, čo vedie k mnohým strateným časom.

Jeden z najlepších spôsobov, ako prevziať kontrolu nad svojou poštou, je použitie štruktúry priečinkov a správne spracovanie e -mailov. Chcem vám povedať o technike spracovania, ktorá je veľmi účinná pri práci s e -mailom.

Aby som ukázal, ako používať priečinky v e -mailoch, použijem ako príklad poštovú službu Gmail. Rovnaké nápady však možno použiť aj s inými poštovými službami (Yandex, Mail.ru, Hotmail atď.) Alebo poštovými klientmi (AppleMail, Thunderbird, MicrosoftOutlook atď.). Ak Gmail nemáte, nie je dôvod sa znepokojovať. Rovnaké zásady môžete použiť aj pri práci s inou poštovou službou alebo aplikáciou.

Poznámka: Ak hľadáte Gmail-klient preMac, Môžem vám odporučiť Mailplane.

Prázdna schránka

Prvá myšlienka, ktorú by som vám chcel povedať, je, že vaša doručená pošta by mala byť vždy prázdna. Väčšina ľudí vníma svoju doručenú poštu ako miesto, kde sú uložené ich e -maily, ale chcel by som zmeniť vaše vnímanie.

Začnite svoju doručenú poštu chápať ako dočasné úložisko e -mailov - môžu tam zostať iba dovtedy, kým ich nezačnete spracovávať.

Inými slovami, vaša doručená pošta by mala obsahovať iba neprečítané e -maily. Nemali by existovať žiadne prečítané alebo inak spracované písmená (budú na inom mieste, v ktorom - to vám poviem neskôr).

Pri každom spracovaní priečinka doručenej pošty musíte znížiť počet písmen v ňom na nulu.

Zakaždým, keď spracujete prichádzajúcu poštu, je vašim cieľom znížiť počet e -mailov v tomto priečinku na nulu. Z psychologického hľadiska je oveľa lepšie uvedomiť si, že ste svoju poštu úplne spracovali a že v budúcnosti vám bude stačiť pracovať iba s novými listami, ktoré vám prídu do doručenej pošty. Ak je vaša pošta plná listov, len veľmi ťažko nájdete ten, ktorý potrebujete, obzvlášť ak sa na to musíte pozrieť cez stovky ďalších. Ak máte v schránke asi 235 346 listov, nájsť z nich to pravé sa môže zmeniť na poriadne mučenie. Na tento problém existuje jednoduché riešenie, o ktorom budem hovoriť neskôr.

Chcem zopakovať, že je to veľmi dôležité. Začnite svoju doručenú poštu zobrazovať ako dočasné miesto - musíte si ich prečítať a rozhodnúť sa, čo s nimi ďalej. Zakaždým, keď skontrolujete svoju poštu, musíte znížiť počet písmen v doručenej pošte na nulu.

Štruktúra priečinka

Navrhovaná metóda spracovania listov vyžaduje vytvorenie troch priečinkov: Odpoveď,Očakávanie a archív.

Vytvárajte priečinky (alebo ich označte v Gmaile). Odpovedajte, čakajte a archivujte

Odpoveď: Tu sú umiestnené e -maily, ktorých odpoveď trvá viac ako 2 minúty.

Očakávanie: Tu sú umiestnené e -maily, na ktoré čakáte odpoveď alebo ktoré chcete spracovať neskôr.

archív: Tu sú umiestnené všetky ostatné e -maily, ku ktorým chcete mať v budúcnosti prístup.

Pri práci s e -mailovými klientmi budete musieť vytvoriť tieto priečinky. V tomto článku používam ako príklad Gmail. Gmail má tiež priečinky, ale tam sa nazývajú „skratky“. Tu je postup, ako ich nastaviť:

1. V pravom hornom rohu kliknite na ozubené koliesko, ktoré predstavuje nastavenia, a potom kliknite na nastavenie
2. Kliknite na kartu Skratky.
3. Vytvorte nové skratky Odpoveď a Očakávanie... Gmail už má priečinok, ktorý ho nahrádza archív, to sa nazýva Všetka pošta, takže nemusíte vytvárať nový. Ak máte inú poštovú službu alebo klienta, budete ju musieť vytvoriť.

Tu je niekoľko typov e -mailov, ktoré je možné vložiť do priečinka Odpoveď:

• Niekto vás požiada, aby ste niečo urobili (s termínom alebo bez neho).
  Napríklad: odošlite správu, objasnite informácie alebo prijmite úlohu pre prácu.
• Niekto vás požiada o odpoveď, ale na to potrebujete čas na premýšľanie.
  Napríklad: niekto sa vás pýta na váš názor alebo vás pozýva na udalosť.

Po odpovedi na e -maily z tohto priečinka by mali byť presunuté do priečinka archív... V Gmaile je to jednoduché, stačí kliknúť na X vedľa názvu skratky.

Typické písmená, ktoré by mali byť v priečinku Očakávanie:

• Niekomu ste priradili úlohu a čakáte na odpoveď.
  Príklad: listy asistentovi, podriadenému alebo niekomu ďalšiemu, od ktorého očakávate splnenie úlohy.
• Sledovacie kódy (UPS alebo FedEx). Poštové identifikátory balíkov v štádiu dodania po nákupe na internete.
• Potvrdenie od niekoho. Ak čakáte na potvrdenie, že ste niečo dostali (napríklad balík).

Pravidlo dvoch minút

Ďalším zlatým pravidlom e -mailu je to, čo nazývam pravidlo dvoch minút. Je to veľmi jednoduché: ak odpoveď na e -mail trvá viac ako dve minúty, vložte ho do priečinka. Odpoveď a odpovedz neskôr. V opačnom prípade odpovedzte hneď (podobne ako metodické pravidlo GTD o tom, ako veci dokončiť).

Pri práci s e-mailom musíte uplatniť princíp rýchlej práce. Nečítajte znova rovnaké písmená - je to len strata času. Zvlášť, ak denne vybavíte desiatky alebo stovky e -mailov.

Hodnota tohto pravidla je, že vám umožní rýchlo spracovať doručenú poštu a robiť len to, čo skutočne potrebujete. Ak niekto potrebuje rýchlu odpoveď, môžete mu ju poskytnúť. Ak si tento list vyžaduje väčšiu pozornosť, môžete s ním neskôr pracovať a určiť, ktoré z písmen si vyžaduje väčšiu pozornosť (potom, čo ste spracovali všetku poštu a vo vašej doručenej pošte nezostali žiadne listy).

Väčšina ľudí spracováva písmena po jednom a zaoberá sa každým novým písmenom, ktoré príde v priebehu dňa postupne. Toto je veľmi neefektívny spôsob práce s e -mailom, pretože nedávate prioritu. Ak máte napríklad 10 neprečítaných písmen, ako môžete vedieť, že písmeno č. 2 je dôležitejšie a prioritnejšie než písmeno č. 9? Nikdy to nepochopíte, ak budete dlho sedieť nad každým novým písmenom. Pravidlo obmedzenia času na dve minúty je veľmi účinné práve preto, že chápete, ktoré e -maily od vás vyžadujú najväčšiu pozornosť.

Môj časový limit sú teraz dve minúty. Nastavte si limit podľa toho, koľko času chcete stráviť prácou s e -mailom, a podľa počtu prijatých e -mailov. Osobne som sa rozhodol, že chcem práci s elektronickou poštou venovať menej ako jednu hodinu denne. V súčasnej dobe dostávam menej ako 50 e-mailov denne, a preto s 2-minútovým limitom na spracovanie každého zvládnem všetko vybaviť za menej ako hodinu.

Zapamätaj si to, čím viac listov denne dostanete, tým kratší časový limit musíte nastaviť na prácu s každým z nich.

To je veľmi dôležité: pri práci s elektronickou poštou by ste mali používať pravidlo „jedného kontaktu“. V opačnom prípade stratíte veľa času čítaním listov, ktoré dostanete za týždeň.

Liečba

Pri práci s prichádzajúcimi e-mailami musíte použiť pravidlo prázdnej schránky doručenej pošty a pravidlo dvoch minút. Sú veľmi dôležité pre spracovanie e -mailov a teraz by som to všetko chcel prepojiť.

Keď vyprázdnite svoju doručenú poštu, môžete začať efektívne pracovať so svojim e -mailom. Štandardne viete, že všetky e -maily v priečinku Odpoveď vyžadujú vašu pozornosť (vyžadujú viac ako dve minúty vášho času). Pokiaľ týmto procesom prejdete, budete odpovedať na všetky e -maily okrem tých, ktoré si vyžadujú vašu osobitnú pozornosť. Všetky tieto dôležité e -maily budú v priečinku Odpoveď, neskôr s nimi môžete pracovať a uprednostňovať ich.

Pri spracovávaní doručenej pošty musíte list rýchlo naskenovať a určiť, čo s ním urobíte. Keď v priečinku doručenej pošty nič nezostane, môžete sa rozhodnúť, ako uprednostniť správy z priečinka Odpoveď... Teraz môžete bezpečne pracovať s písmenami a každému venovať náležitú pozornosť (pretože sú v tomto priečinku, znamená to, že musíte venovať pozornosť ich zváženiu).

Pokročilejší používatelia môžu z každého písmena v priečinku Odpovede urobiť úlohu, ktorú je potrebné vyriešiť, a zaradiť ho do zoznamu úloh. To robím najradšej, ale na to musíte použiť zoznamy úloh alebo organizér (čo vám vrelo odporúčam!). Vzhľadom na to, že e -maily smerujú do priečinka Odpovede, vyžadujú si pozornosť, a preto ich chcem zmeniť na úlohu, ktorú je potrebné splniť. Bežnou chybou, ktorú mnoho ľudí robí, je to, že si svoju doručenú poštu predstavujú ako zoznam úloh. Je však lepšie použiť samostatný organizér a svoju doručenú poštu považovať za zdroj úloh. Rovnako ako vám váš šéf môže priradiť úlohu osobne alebo vám zavolať na telefón, pošta je tiež iba jedným zdrojom úloh. Vďaka tomu, že budete mať všetky svoje úlohy na jednom mieste (vo svojom samostatnom zozname alebo v správcovi úloh), je oveľa jednoduchšie prácu vykonať. Doručená pošta opäť nemôže byť zoznamom úloh.

Diagram pracovného toku e -mailu

Nie je prekvapujúce, ak si úloha zadaná e -mailom vyžaduje implementáciu veľkého projektu. Váš šéf môže napríklad napísať: „Potrebujem, aby ste identifikovali tri najzaujímavejšie spoločnosti na trhu s drahými kovmi a poradili, ktoré akcie sú najsľubnejšie. Pošlite mi informácie do piatich dní odo dňa. “ Áno, toto je vynikajúci príklad, ale dúfam, že pochopíte, čo tým myslím. Po prijatí takéhoto e -mailu musíte v zozname alebo v správcovi úloh vytvoriť úlohu (alebo dokonca projekt), aby ste na nej mohli pracovať a odpovedať poštou.

Jednoduchší príklad: vaša priateľka sa spýtala, či by ste s ňou nechceli ísť o dva týždne na koncert. Môžete ihneď odpovedať tak, že napíšete, že sa pozriete neskôr a dáte si úlohu. O tri dni neskôr, keď ste zistili svoj rozvrh, odpovedáte „Áno, budem voľný. Poďme!" a začiarknite políčko „Hotovo“ vo svojom zozname úloh.

E -mail môže byť časovo náročný. Často sa stáva, že ľudia prečítajú email, kliknú na odkaz, prečítajú si niečo zaujímavé, kliknú na niečo iné a až potom si uvedomia, že už strávili hodinu času. Ale vytváraním úloh z listov zostanete v e -mailovom klientovi (alebo na tom istom webe) a zabránite strate času v dôsledku toho, že robíte niečo zbytočné.

Príklad organizácie práce s elektronickou poštou

Pravidelné spracovanie súborov je kľúčom k zefektívneniu tohto systému. Dobrým zvykom je kontrolovať si e -mail dvakrát denne v konkrétny čas. Doručenú poštu je potrebné zobrazovať dvakrát denne s použitím pravidla prázdnej schránky a pravidla dvoch minút. Ako príklad vám ukážem, ako pracujem so svojim e -mailom.

• Pondelok až piatok: spracovanie nových listov o 11:00.
• Pondelok až piatok: spracovanie nových listov o 16:00.
• Piatok: práca s priečinkom Očakávanie o 16-30 (po spracovaní nových písmen s písmenami).

S listami pracujem dvakrát denne v určitých časoch. Prvýkrát ráno, ale (nikdy si nekontrolujte svoj e -mail skoro ráno, výrazne to zníži produktivitu). Kým spustím svoju poštu, dokončím svoje najdôležitejšie úlohy, takže práca s ňou je príjemnejšia.

Medzi časom prvej a druhej kontroly pošty je časový interval, ktorý je možné použiť na inú prácu. Táto práca môže zahŕňať niečo, o čom som sa dozvedel skôr ráno z e -mailu. Počas druhej kontroly pošty môžem aktualizovať svoj zoznam úloh a naplánovať si veci na zajtra (ak som dostal e -mail s úlohami a úlohami pre mňa). Začiarknutím svojho e -mailu na konci dňa môžem identifikovať najdôležitejšie úlohy pre nasledujúce dni.

Pred víkendom prechádzam priečinok Čakanie. Robím to raz týždenne. Tento priečinok považujem za samostatnú doručenú poštu a pracujem s ním čo najrýchlejšie. Ak som do 48 hodín od niekoho nedostal odpoveď, pošlem pripomenutie. Ak dostanem odpoveď, odstránim správu z priečinka a presuniem ju do archívu.

Pri tejto organizácii pracovného toku sa mi páči skutočnosť, že najskôr sa vykonávajú najdôležitejšie úlohy, potom sa kontroluje pošta a potom sa plánuje. Dôležitú prácu robím od 9 do 11 (zvyčajne začínam pracovať o 9), pričom ma nerozptyľuje pošta. Kým som si skontroloval poštu, už som dokončil najdôležitejšie práce, takže po kontrole pošty môžem začať vykonávať prácu, ktorú som v ten istý deň dostal poštou.

• 9 – 11: splnenie (toto by mohla byť práca, ktorá mi bola včera pridelená poštou)
• 11 – 11-30: spracovanie e -mailu
• 12-30 – 15.30: vykonávať inú prácu (vrátane úloh prijatých v ten istý deň poštou)
• 16-00 – 16-30: spracovanie e -mailu
• 16-30 – 16-45: zostavenie zoznamu úloh na základe dnešných úloh a posledných prijatých e-mailov

Tento pracovný tok je skvelý pre ľudí pracujúcich v prostredí, kde je hlavným komunikačným prostriedkom e -mail.

Teórie a príkladov som uviedol dosť. Naučiť sa to všetko môže byť skľučujúca úloha, ale aplikácia a experimentovanie s manipuláciou s e -mailom sa oplatí.

Ďalši krok

1. Vytvorte tri priečinky: Odpoveď, Očakávanie a archív.
2. Presuňte obsah doručenej pošty do priečinka archív.
3. Začnite hneď, riaďte sa pokynmi pre spracovanie e -mailov.
4. Zistite, koľkokrát denne a kedy chcete kontrolovať svoju poštu.
5. Prezrite si priečinok Očakávanie Každý piatok.