Introducerea unui sistem integrat de management al documentelor poate fi considerată o inovație managerială, care face posibilă luarea în considerare a legilor procesului de inovare și organizarea eficientă a acestuia.

În funcție de potențialul inovator, se disting două tipuri principale de inovații:

o radical (de bază), deschizând oportunități fundamental noi, introducând schimbări calitative în modurile de activitate umană;

o modificarea, oferirea de îmbunătățire a metodelor și formelor de lucru existente.

Inovațiile radicale și modificatoare în procesul de management trebuie combinate. În practică, se întâlnesc și pseudoinovații care privesc doar atribute externe și sunt dictate de considerente de prestigiu sau de publicitate.

În condiții moderne, introducerea KSD și utilizarea managementului electronic al documentelor pot fi considerate ca o inovație radicală.

Inovațiile de tip modificator apar mai des decât cele radicale și asigură adaptarea la condițiile și sarcinile în schimbare. De exemplu, se oferă îmbunătățiri parțiale în organizarea muncii manageriale și a fluxului de lucru rezultate pozitive. Dar posibilitățile de modificare a inovațiilor sunt limitate și la o anumită etapă nu mai sunt capabile să compenseze nevoile organizației. Și atunci o întârziere în dezvoltarea și implementarea unor inovații la scară mai mare sau radicale (în cazul nostru, un sistem integrat de automatizare preșcolară) poate duce la stagnare, la scăderea eficienței managementului.

„Cicul de viață” al unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar ca inovație managerială cuprinde următoarele etape: conștientizarea necesității de inovare și dezvoltarea acesteia; luarea unei decizii privind trecerea la o nouă tehnologie, dezvoltarea acesteia; funcționare și dezvoltare stabilă. O inovație nu va fi completă dacă se oprește într-o etapă intermediară. La sfârșitul " ciclu de viață» Orice inovație redescoperă nevoia unor îmbunătățiri parțiale sau mai mari.

Procesul de inovare este în primul rând rezultatul rezolvării creative a problemelor. Prin urmare, etapa realizării nevoii de inovare și dezvoltarea acesteia este în același timp procesul de pregătire și luare a deciziilor manageriale, a căror validitate și actualitate determină în mare măsură rezultatele etapelor ulterioare. Implementarea inovației propuse depinde, în special, de ce metode au fost utilizate pentru colectarea și procesarea informațiilor, analiza situației problemei, dezvoltarea opțiunilor și alegerea unei soluții. În plus, consecințele inovației și caracteristicile implementării acesteia ar trebui analizate în timpul dezvoltării și selecției unei soluții. La implementarea unor măsuri specifice de introducere a inovațiilor manageriale în domeniul automatizării fluxului de lucru, se presupune că se ia în considerare relația dintre principalele componente ale managementului informațiilor.

Etapa de dezvoltare a unei inovații acoperă perioada de timp necesară pentru a elimina deficiențele identificate și pentru a face modificările corespunzătoare. De mare importanță în această etapă este controlul asupra activităților angajaților (de exemplu, în conformitate cu cerințele pentru tehnologia de lucru în sistemul de management al documentelor corporative). Este important ca tehnologia de flux de lucru implementată să fie utilizată zilnic și posibilitatea de a reveni la organizarea anterioară a muncii este exclusă (de exemplu, menținerea jurnalelor de înregistrare scrise de mână, înregistrarea multiplă a documentelor etc.). Acest lucru necesită briefing sau instruire a angajaților, pregătirea materialelor metodologice (diagrame de flux, manuale pentru utilizatori și administratorii de sistem etc.).

De asemenea, este important să acordați atenție menținerii și îmbunătățirii inovației. Uneori, la ceva timp după introducerea unei inovații, există încercări de revenire la vechile moduri de lucru (și deloc din cauza ineficienței celei noi). Sarcina în această etapă este de a preveni acest lucru, de a stabiliza și de a sprijini inovațiile și de a decide dacă o inovație trebuie completată sau consolidată de alta.

Astfel, în etapele de implementare și dezvoltare a unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar, poate exista o perioadă de coexistență simultană a tehnologiilor noi și vechi (în acele departamente ale organizației care nu sunt încă conectate la sistem). "Cine va castiga?" - rezultatul acestei etape depinde de soluționarea unui număr de probleme organizatorice, inclusiv de formarea cadrului normativ și metodologic necesar. În aceste condiții se modifică repartizarea personalului, problemele de organizare a serviciului de întreținere a sistemului și de administrare a acestuia. Se stabilește procedura de conectare a utilizatorilor și acordarea acestora a drepturilor de utilizare a sistemului, iar problemele de securitate a informațiilor sunt rezolvate.

În fiecare etapă a procesului de inovare, cercul participanților săi se extinde. Deci, de exemplu, într-o organizație mare, introducerea unui sistem integrat de automatizare pentru o instituție de învățământ preșcolar poate fi de natura unei conexiuni în faze la sistem, mai întâi a biroului și apoi a altor diviziuni structurale, cu o legătură corespunzătoare. creșterea numărului de utilizatori. Este clar că efectul maxim al unui sistem automatizat care acoperă fluxul de documente al întregii organizații este atins numai atunci când toate unitățile planificate sunt conectate.

În același timp, este important de reținut că participanții la procesul de inovare pot fie să ia inițiativa în sprijinul inovației manageriale (în cazul nostru, un sistem de automatizare a fluxului de lucru corporativ), fie să se opună succesului acesteia. Introducerea unei tehnologii de flux de lucru corporative care impune noi cerințe angajaților în calitate de utilizatori ai sistemului (inclusiv calificările acestora) și le permite să-și evalueze munca dintr-un punct de vedere general este una dintre astfel de inovații și transformări majore care pot provoca diferite reacții la inovare.

Problemele introducerii noilor tehnologii nu se limitează la așa-numita „barieră psihologică” și acoperă sfera de interese a angajaților organizației (economice, sociale). Dacă angajatul presupune că inovația care este introdusă va reduce sau chiar va face imposibilă satisfacerea unora dintre nevoile sale, atunci se va pronunța împotriva inovației. Uneori, angajații individuali pot vorbi în mod deliberat împotriva unei inovații pentru a-și spori influența asupra celorlalți.

De aici și necesitatea de a lua în considerare influența atât a intereselor colective, cât și a celor individuale.

Din acest punct de vedere, este important ca angajații să realizeze că beneficiile lor din implementarea KSD și dezavantajele neacceptarii inovației depășesc beneficiile menținerii vechiului mod de lucru.

La implementarea KSD apar și aspecte legate de cultura corporativă. De exemplu, dacă membrii organizației s-au concentrat pe menținerea ordinii de lucru existente pentru o lungă perioadă de timp, iar susceptibilitatea la inovații și dorința angajaților de a-și îmbunătăți abilitățile nu au fost o caracteristică a culturii corporative și a sistemului de priorități în management, atunci pot apărea probleme de management la introducerea inovaţiilor.

Caracteristica rândului cauze posibile obstacolele în calea implementării unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar sunt date în binecunoscuta lucrare a lui M. Sutton, care includ diferite tipuri de inconsecvențe: inconsecvență, indecizie, neîncredere, nepregătire, părtinire, dezorganizare, incertitudine, eșec în îndeplinirea funcțiilor etc.

La introducerea unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar, este important să se țină cont de faptul că atitudinea față de inovațiile introduse depinde în mare măsură de următoarele caracteristici ale acestora:

o avantaj relativ(cât de mult inovația propusă este mai profitabilă din punct de vedere socio-economic decât procedura de lucru existentă, cât de mult contribuie la realizarea obiectivelor organizației);

o compatibilitate(în măsura în care această inovație este compatibilă cu opiniile și experiența angajaților - depinde dacă va fi mai greu sau mai ușor de acceptat);

o dificultăți(cât de greu este de înțeles, de utilizat în muncă și de adaptare la inovația propusă);

o treptarea(inovațiile care pot fi implementate în etape sau cu verificare experimentală vor fi mai bine primite).

De la organizare suport informativ, comunicațiile formale și informale dintre angajați privind implementarea inovațiilor depind în mare măsură de succesul acesteia. La implementarea sistemului, este important să le oferim angajaților informații despre beneficiile noii tehnologii (pentru organizație, departament, angajat individual), să se gândească la sistemul de formare și să se contureze etapele implementării.

Poate fi dificil din punct de vedere psihologic pentru angajați să se adapteze rapid la noile tehnologii, mai ales dacă există un număr mare de schimbări în modul obișnuit de lucru în același timp. Prin urmare, cu cât sistemul implementat este mai nou, cu atât mai atent este necesar să se trateze implicarea personalului în procesul de implementare a acestuia, explicând noile capacități ale sistemului și depășind bariera psihologică pentru unii angajați. Este necesar să se planifice timpul necesar pentru familiarizarea lucrătorilor și apoi durata de stăpânire a noii tehnologii de lucru. Graba cu introducerea dă naștere dificultăților asociate cu faptul că angajații organizației nu se pot adapta imediat la un număr mare de schimbări. Întârzierea excesivă a acestui proces poate reduce semnificativ efectul inovației și chiar poate provoca dezamăgire. Având în vedere aceste circumstanțe, este important ca, la implementarea unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar, să se elaboreze și să se aprobe un program de conectare a departamentelor cu șeful organizației.

Succesul implementării unui sistem de automatizare a fluxului de lucru menit să asigure funcționarea organizației în ansamblu depinde de profunzimea studiului și de promptitudinea soluționării problemelor organizaționale la nivelurile adecvate de management. Sprijinul pentru implementarea sistemului de către conducerea organizației („principiul persoanei întâi”) joacă un rol fundamental. În absența unui astfel de sprijin, este puțin probabil ca sistemul să fie implementat în toate diviziile. Pentru reglementarea operațională a procesului de implementare a sistemului, poate fi necesară crearea unui organism permanent (de exemplu, o comisie sau un grup de lucru format din reprezentanți ai departamentelor responsabile cu diferite aspecte ale implementării - organizatorice, tehnologice, software și hardware, personal, precum și protecția informațiilor). Sarcinile serviciului DOW includ rezolvarea problemelor tehnologice cardinale, coordonarea intereselor departamentelor ca utilizatori ai sistemului, pregătirea documentelor normative și metodologice necesare, elaborarea unei clasificări a documentelor și menținerea directoarelor de sistem.

La introducerea unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar și la extinderea numărului de utilizatori ai sistemului, conectând noi departamente, pot fi utile următoarele abordări:

o începe cu cei mai pregătiți și calificați din punct de vedere psihologic angajații, folosindu-și exemplul, experiența și abilitățile în dezvoltarea tehnologiei de către alți angajați;

o introducerea de noi tehnologii în primul rând în departamentele în care este cea mai evidentă nevoie și efectul introducerii.

Este important de reținut că, în condiții moderne, este greu de implementat imediat un sistem automatizat multifuncțional pentru o organizație mare. Opțiunea dezvoltării sale trepte pare a fi mai acceptabilă. În caz contrar, dezvoltarea și implementarea sistemului pot fi întârziate pentru o perioadă lungă, iar cerințele inițiale pot deveni chiar învechite.

În oricare dintre aceste etape, se poate lucra pentru a îmbunătăți tehnologia de gestionare a documentelor (atât tradițională, cât și automatizată), adică. aplica inovatii modificatoare.

Atât gestionarea tradițională (de hârtie) cât și cea automată a documentelor necesită o atenție constantă la problemele de optimizare a acestuia, ținând cont de:

o schimbări continue în structura organizatorică a managementului, necesitatea de a combina tehnologiile tradiționale și automate;

o furnizarea de îndrumări organizatorice și metodologice și monitorizarea respectării procedurilor de lucru stabilite;

o dezvoltarea sistemului și rafinarea funcțiilor sale individuale, ținând cont de noile capabilități software și hardware.

Prin urmare, problemele managementului informației nu sunt epuizate nici după introducerea unui sistem informatic adecvat.

Introducere

În ultimii ani, rolul suportului informațional managerial a crescut de mai multe ori. În condițiile lumii moderne, a dezvoltării sale sociale și economice, trebuie remarcată importanța tot mai mare a suportului informațional pentru procesul de management, care include colectarea informațiilor, stocarea, prelucrarea, transmiterea și arhivarea acesteia în vederea realizării informației și decizii de management eficiente.

Pentru a lua decizii de management eficiente în condițiile moderne de dezvoltare și creștere a economiei de piață, o organizație are nevoie de un sistem de documentare automatizat coerent și coerent.

Procesele informaționale (colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor) au jucat întotdeauna un rol important în știință, tehnologie și societate. Pe parcursul evoluției omenirii, există o tendință constantă spre automatizarea acestor procese, deși conținutul lor intern a rămas în esență neschimbat.

Informația nu există de la sine, se manifestă în procese informaționale. O persoană trăiește în lumea informațiilor și participă la tot felul de procese informaționale de-a lungul vieții.

Principalele procese de informare sunt: ​​căutarea, colectarea, stocarea, transferul, prelucrarea, utilizarea și protecția informațiilor.

Acțiunile efectuate cu informații se numesc procese informaționale.

Procesele asociate cu primirea, stocarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor se numesc informaționale.

Proces informațional - un set de acțiuni (operații) secvențiale efectuate asupra informațiilor (sub formă de date, informații, fapte, idei, ipoteze, teorii și altele) pentru a obține orice rezultat.

Informația se manifestă tocmai în procese informaționale care au loc întotdeauna în orice sistem (social, sociotehnic, biologic și altele).

Procesele informaționale desfășurate folosind anumite tehnologii informaționale stau la baza activității informaționale umane. Calculatorul este un dispozitiv universal pentru execuția automată a proceselor informaționale.

Scopul acestei lucrări este de a analiza și lua în considerare sistemele informatice automatizate în domeniul muncii de birou, de a analiza conceptul de „sisteme informaționale” și de a le analiza atunci când sunt implementate în sisteme automatizate.

Pentru atingerea scopului este necesar să se analizeze următoarele sarcini: să identifice și să determine principalele sarcini ale serviciului DOW, să analizeze sistemele de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice, să se ia în considerare principiile creării suportului informațional la introducerea sistemelor automatizate.

Totodată, obiectul acestei lucrări îl constituie sistemele de birou automatizate.

1. Concepte de bază în munca de birou și aspecte teoretice ale AS

1.1 Concepte de bază ale DOW

Pentru a dezvălui subiectul „muncă automată de birou”, este necesar să se introducă terminologia de bază a acestui aspect. Începeți prin a defini un document. Conceptul de „document” ne-a venit din limba latină de la cuvântul „documentum”, care înseamnă, la rândul său, „dovadă”, „dovadă”. Inițial, acest termen a fost introdus în timpul lui Petru cel Mare și avea sensul de „dovezi scrise”. La scurt timp după aceea, au fost utilizați termeni precum „document de afaceri”, „document oficial” și „act”. Acești termeni au subliniat importanța funcțiilor documentelor în sistemul de management. Legea federală nr. 77-FZ „Cu privire la depozitul legal de documente” oferă următoarea definiție a unui document - „Un document este un suport de material cu informații înregistrate pe el sub orice formă sub formă de text, înregistrare audio, imagine și ( sau) o combinație a acestora, care are detalii care permit identificarea acesteia, și este destinată a fi transmisă în timp și spațiu pentru uz public și depozitare.

Din această definiție rezultă că conceptul de „document” este indisolubil legat de conceptul de „informație”. Legea federală „Cu privire la informațiile și protecția informațiilor” din 20 februarie 1995 oferă următoarea definiție conceptului de „informații documentare” - aceasta este informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acesteia. Ulterior, această lege a fost editată și republicată. În conformitate cu definiția din Legea Federală Nr. 149 - Legea Federală „Cu privire la Informații, Tehnologii Informaționale și Protecția Informației”, „informația” este informații (mesaje, date) indiferent de forma de prezentare a acestora.

La rândul său, informația documentată este informația care se înregistrează pe un suport tangibil prin documentarea informațiilor cu detalii care să permită identificarea unor astfel de informații sau, în cazurile stabilite de lege, a suportului lor tangibil.

În organizarea oricărui domeniu de activitate, documentul acționează ca mijloc de gestionare a activităților în toate diviziile structurale. În acest domeniu de activitate, trebuie spus „document oficial”, nu „document” Un document oficial este un document care are dreptul de a fi folosit într-o organizație, creat de o persoană juridică sau fizică, întocmit și certificat în modul prescris. .

Domeniul de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale se numește Managementul suportului documentației.

DOW este angajată în întregul complex de lucrări privind crearea, executarea documentelor, precum și executarea acestora și controlul termenelor. De asemenea, în acest complex cuprinde lucrări la documentele contabile, formarea dosarelor din documente deja executate, păstrarea și folosirea dosarelor curente, pregătirea acestora pentru transferul în arhivă.

Aceste funcții sunt îndeplinite de un serviciu special, care acționează ca o unitate structurală independentă. În același timp, poate fi numit diferit: Departamentul de management al evidențelor, Departamentul General, Departamentul Cancelarie, Secretariatul sau Departamentul Managementul cazurilor.

La întreprinderile cu un accent restrâns de activitate, este suficientă o cantitate destul de mică de documentație, astfel încât crearea unui departament separat este nepractică. În astfel de cazuri, toate lucrările de gestionare a documentelor la întreprindere sunt efectuate de secretarul șefului organizației sau de un angajat special angajat pentru această activitate.

Eficiența întreprinderii, precum și calitatea și viteza de luare a deciziilor manageriale depind de munca bine gândită, organizată și simplificată a muncii de birou la întreprindere. Astfel, putem spune că asigurarea activităților de management cu documente ale întreprinderii este cea mai importantă funcție de management din orice întreprindere.

Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că fiecare întreprindere este unică, are propria sa formă personală de organizare și, prin urmare, este necesar să se aleagă forma serviciului DOW în conformitate cu forma de guvernare a întreprinderii. Ulterior, reglementarea formei alese de lucru cu documente este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou a întreprinderii.

Organizarea muncii cu documente oficiale este reglementată în prezent de GOST R 51141-98 „Munca de birou și arhivare. Termeni și definiții". Pe lângă termenul de „muncă de birou”, există și un termen sinonim „suport documentație managerială”, care dezvăluie cel mai larg componenta informațională și tehnică în organizarea modernă a muncii de birou.

Conform standardului de stat, documentația stabilește informații pe diverse medii conform regulilor stabilite. Documentația este un ansamblu de operațiuni pentru crearea documentelor, întocmirea, întocmirea, aprobarea, executarea și producerea acestora.

Procesul de service DOE constă din mai multe etape:

)crearea si executarea documentelor;

)acceptarea si transmiterea documentelor;

)organizarea circulației documentelor în cadrul organizației;

)controlul inregistrarii si executiei;

)informații și lucrări de referință;

)depozitarea documentelor.

Aceste activități sunt efectuate pentru a îndeplini următoarele sarcini:

)îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentație;

)Securitate ordine unificată documentație;

)organizarea muncii cu documente;

)construirea de sisteme de regăsire a informațiilor;

)controlul asupra executării și pregătirii documentelor pentru transferul în arhivă în conformitate cu standardele aplicabile;

)reducerea documentelor;

)unificarea formelor de documente;

)elaborarea și implementarea documentelor normative și metodologice pentru îmbunătățirea suportului documentar al managementului în structură;

)introducerea celor mai noi tehnologii informaționale în lucrul cu documente.

Pentru o analiză mai profundă a funcțiilor și sarcinilor Suportului pentru documentația de management și pentru a înțelege ce anume face serviciul menționat anterior, este necesar să ne concentrăm asupra faptului că în lumea modernă orice lucru cu documente de gestiune se bazează pe tehnologii informatice și informaționale. Funcțiile serviciului DOW nu sunt doar organizarea unui management eficient al documentelor, contabilitatea documentației, precum și controlul asupra executării tuturor documentelor într-o singură întreprindere și stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documentația. În același timp, este necesar să se asigure modul de acces la informații, precum și protecția acestuia împotriva accesului neautorizat pentru a îmbunătăți munca cu documentația în interiorul și în afara întreprinderii.

Cu toate acestea, toate aceste sarcini sunt imposibile dacă informațiile utilizate în crearea documentelor nu sunt complete, obiective, exacte, valoroase, de încredere și furnizate în timp util.

1.2 Sarcinile principale ale serviciului suport documentatie de management

În condițiile moderne, când munca cu documentația de management în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile serviciului DOW nu se limitează doar la organizarea fluxului de documente al instituției, contabilizarea documentelor și monitorizarea executării acestora. Serviciul DOW este direct implicat în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și în îmbunătățirea lucrului cu documente.

Astfel, serviciul DOW rezolvă trei seturi principale de sarcini:

) asigurarea documentarii activitatilor de management;

- organizarea muncii cu documente in institutie;

) perfecţionarea formelor şi metodelor de lucru cu documentele.

Sarcinile cu care se confruntă serviciul DOW determină funcțiile acestuia.

1. Sarcinile de asigurare a documentării activităților de management pot fi rezolvate prin îndeplinirea următoarelor funcții:

Elaborarea si proiectarea formularelor, asigurarea producerii acestora;

asigurarea producerii documentelor, copiere si replicare;

controlul calității întocmirii și executării documentelor, respectarea procedurii stabilite de aprobare și certificare a documentelor.

2. Sarcinile de organizare a muncii cu documente într-o instituție se rezolvă prin îndeplinirea următoarelor funcții:

Stabilirea unei proceduri unificate de trecere a documentelor (fluxul de documente al institutiei);

transmiterea procesării documentelor de intrare și de ieșire;

înregistrarea și contabilitatea documentelor de intrare, ieșire și interne;

controlul executării documentelor;

sistematizarea documentelor, asigurarea depozitării și utilizării acestora; organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor.

asigurarea protectiei informatiilor.

3. Sarcinile de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documente includ următoarele funcții:

Elaborarea și revizuirea documentelor normative, instructive, metodologice și aducerea lor în atenția angajaților organizației;

îndrumarea metodologică și controlul asupra respectării regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în diviziile structurale ale organizației;

pregătirea avansată a angajaților organizației și consilierea acestora cu privire la lucrul cu documente;

eficientizarea documentației organizației, desfășurarea lucrărilor de unificare a documentelor, elaborarea buletinului de evaluare și a Albumului formularelor de documente utilizate în activitățile organizației;

dezvoltarea și implementarea de noi forme și metode de lucru cu documente, îmbunătățirea fluxului de lucru al organizației, îmbunătățirea disciplinei executive;

stabilirea sarcinilor pentru dezvoltarea și îmbunătățirea sistemelor informatice automatizate și a bazelor de date pentru lucrul cu documente.

Pe baza punctelor de mai sus, vedem că fără implementarea managementului electronic al documentelor, un angajat nu poate efectua singur toate operațiunile.

1.3 Tehnologii moderne pentru implementarea sistemelor electronice de management al documentelor

Sistemul de management necesită organizarea și menținerea unui flux de lucru eficient, care trebuie prezentat ca un proces de afaceri formalizat. În acest caz, orice document (electronic sau hârtie) este principalul instrument de oficializare a interacțiunii de afaceri dintre unitățile de afaceri și de organizare a relațiilor externe.

Tendința constantă de creștere semnificativă a volumului de informații necesare pentru luarea deciziilor manageriale duce la faptul că este necesară primirea, prelucrarea și stocarea documentelor în cantități mult mai mari decât înainte. Metodele tradiționale de lucru cu documentele devin ineficiente în același timp.

O analiză a proceselor de afaceri a arătat că aproximativ 15% din documente se pierd în timpul muncii, iar până la 30% din timpul de lucru al angajaților responsabili cu procesarea documentelor este petrecut în căutarea acestora. În acest caz, pierderea irecuperabilă chiar și a unei părți a informațiilor poate duce la pierderi semnificative.

Pentru a organiza munca colectivă cu un document de hârtie tipic, este necesar să îl copiați în mod repetat, să îl livrați diferitelor divizii structurale, să organizați întâlniri speciale și să îl aprobați, ceea ce necesită o perioadă incredibil de mare de timp.

O alta problema este legata de timpul indelungat necesar pentru a gasi informatiile necesare la cerere. Când lucrați cu documente electronice, timpul de căutare a documentelor și, în consecință, timpul de răspuns la o solicitare, este mult mai mic.

Potrivit estimărilor experților, înlocuirea fluxului de lucru pe hârtie cu unul electronic contribuie la creșterea productivității angajaților cu 25-50%, iar timpul de procesare pentru un document este redus cu peste 75%. În mod clasic, afacerea, ca proces de afaceri, este susținută de sistemul de automatizare doar cu 10-20%. Acestea sunt, de regulă, doar acele sarcini care pot fi clar formalizate și structurate informații. Procesul de formulare și formalizare în sine nu este susținut de automatizarea tradițională.

1.4 Biromatice și sisteme electronice de gestionare a documentelor

După ce a determinat nivelul necesar de automatizare, organizația selectează un sistem care ar satisface nevoile de automatizare ale organizației.

Prin sistem de automatizare se înțelege orice sistem automatizat conceput pentru rezolvarea sarcinilor de lucru de birou, indiferent de obiectul automatizării, fie că este o autoritate publică, o bancă comercială, o societate comercială sau orice altă organizație. Este important ca munca de birou să se desfășoare în această organizație și să fie efectuată în conformitate cu cerințele impuse de legislația rusă, ceea ce face posibilă conturarea în mod clar a gamei de sarcini care trebuie rezolvate8.

Atunci când alegeți un sistem de automatizare a documentelor, de regulă, se ia în considerare una dintre cele două opțiuni:

automatizari pentru birou;

automatizarea fluxului de lucru.

Sistemele de birotică rezolvă în principal sarcinile de contabilitate (înregistrare) a documentelor de intrare, ieșire, interne și organizatorice și administrative, contabilizarea rezoluțiilor emise și a informațiilor primite despre executarea acestora. Bazele de date ale sistemului pot stoca nu numai detaliile documentelor sub forma așa-numitelor. „card de înregistrare și control”, dar și conținutul acestora sub formă de texte, fișiere sau imagini. Sistemele de automatizare de birou vă permit să controlați execuția documentelor și fiecare rezoluție sau comandă, stochează date privind cazurile la care sunt legate documentele. O căutare rapidă a documentelor necesare după un criteriu dat sau un set al acestora este un atribut esențial al sistemelor de acest fel.

Astăzi, există trei moduri principale de a implementa un sistem de automatizare a documentelor:

dezvoltare sistem original automatizare;

instalarea unui sistem tipic de automatizare;

configurarea instrumentelor de automatizare.

În mod ideal, sistemul ar trebui să susțină atât managementul documentelor pe hârtie, cât și cel electronic, precum și procesele de afaceri ale organizației. În practică, acest lucru este dificil de realizat.

Un factor important de care trebuie luat în considerare este scalabilitatea programului, adică posibilitatea creșterii numărului de stații de lucru (calculatoare) care lucrează cu programul și a creșterii în timp a numărului de documente stocate în sistem.

Un alt punct la care trebuie să acordați atenție este posibilitatea de a lucra cu documente timp de câțiva ani. În unele programe, documentele pentru anul trecut sunt mutate în arhivă în fiecare an și este creată o nouă bază de date de documente pentru anul în curs. Pe de o parte, acest lucru simplifică munca și reduce sarcina sistemului. Dar, pe de altă parte, poate complica semnificativ controlul execuției și căutarea prin documentele din ultimul an. Acest lucru se remarcă mai ales la începutul anului, când apar frecvent referiri la documente vechi de 2-3 luni, care au fost deja mutate în arhivă.

Prin urmare, este important ca programul să vă permită să căutați cu ușurință documente din ultimii ani.

Programul trebuie să fie disponibil pentru ca utilizatorul să poată face el însuși unele setări de sistem (de exemplu, dicționare, directoare, rute standard etc.) fără a mai apela încă o dată la serviciile administratorului. Administratorul trebuie să îndeplinească numai funcții pentru a asigura securitatea informațiilor, controlând drepturile și acțiunile utilizatorilor.

În ciuda păstrării tuturor funcțiilor tradiționale principale ale muncii de birou în sistemele automate, automatizarea, desigur, face posibilă organizarea muncii cu documente mai eficient decât tehnologiile tradiționale („manuale”) și, folosind rețelele de calculatoare, rezolvarea multor sarcini tipice de munca de birou într-un mod nou, simplificând și accelerând foarte mult procesul de mișcare a documentelor în organizație.

În general, un sistem automat de suport pentru informații poate include următoarele blocuri:

.sistem automatizat de științific informații tehnice(NTI), ale căror sarcini sunt identificarea în timp util, contabilizarea, selecția și prezentarea către utilizatori a tuturor documentelor, rezumatelor sau adreselor care corespund direcției organizației și solicitărilor managerilor și specialiștilor.

Printre prioritățile sistemului este necesar să se evidențieze:

)contabilizarea surselor de intrare NTI (cărți, broșuri, reviste științifice, articole, rapoarte științifice și tehnice etc.);

)contabilizarea automată a serviciilor de abonament pentru utilizatori, inclusiv înregistrarea emiterii și returnării surselor NTI;

)întocmirea și întreținerea diferitelor indici, buletine;

)informarea angajaților de conducere cu privire la actualitatea științifică, tehnică, economică etc. realizări în concordanță cu nevoile lor de informare privind cererile permanente sau unice (în modul de difuzare selectivă a informațiilor și căutare retrospectivă);

) căutarea și emiterea de informații științifice și tehnice corespunzătoare problemei aflate în soluționare la diferitele etape ale procesului decizional;

.sistem de reglementare automatizat. și informații juridice. Aceste tipuri de informații acționează ca reglementatori de bază ai procesului decizional, inclusiv pe baza lor se verifică validitatea juridică a deciziei. Capacitatea limitată a managerilor de a procesa manual cantități mari din aceste informații duce la o conștientizare insuficientă a managerilor cu privire la reglementările actuale. Una dintre modalitățile de îmbunătățire a furnizării de informații juridice este automatizarea;

.sistem documentar automatizat de informații organizatorice și administrative;

.sistem automatizat de informații factografice și de referință.

Fiecare dintre aceste subsisteme joacă un rol foarte specific în procesul decizional. Sistemul de fapte este utilizat pentru a obține și procesa informații specifice despre starea și dinamica obiectului gestionat. Sistemul automatizat de informații științifice și tehnice furnizează managerilor și specialiștilor informațiile științifice și tehnice necesare, fără de care este imposibilă fundamentarea deciziei. Un sistem automatizat de informații de reglementare și juridice este necesar pentru susținerea juridică a deciziilor luate. Locul central în raport cu alte subsisteme este ocupat de un sistem automat de informare organizatorică și administrativă (ORI), care acționează ca un canal de comunicare operațională între sistemele de control și cele gestionate și reflectă întregul ciclu de luare a unei decizii manageriale de la diagnosticarea unui problema la alegerea și implementarea unei alternative. Astfel, sistemul ARI nu este doar un sistem de regăsire a informațiilor, el participă activ și influențează procesul de management. Sarcinile sale principale sunt de a crea condiții optime pentru organizarea sistemului de management și a proceselor, implementarea în timp util a luării deciziilor și aducerea acestora către specialiști, asigurând controlul în timp util asupra calendarului, calității și volumului implementării deciziilor la toate nivelurile de management.

2. Sisteme informatice în implementarea sistemelor automatizate pentru managementul documentelor

1 Principii de bază pentru dezvoltarea unui sistem informatic suport pentru implementarea sistemelor automatizate

automatizarea gestiunii electronice a documentelor

Experiența în proiectarea sistemelor informatice de management interne și externe (MIS) arată că un factor important care determină eficacitatea acestora este implementarea unei abordări sistematice a soluţionării problemelor de suport informaţional. O abordare sistematică implică o analiză și o soluție cuprinzătoare a problemelor economice, tehnologice, psihologice, de inginerie și sociale. Vă permite să vă apropiați de problema creării unui sistem integrat de management care să combine integrarea orizontală (coordonarea tuturor informațiilor necesare pentru luarea deciziilor, care circulă la un anumit nivel ierarhic) cu integrarea verticală. Principiul integrării este implementat cel mai pe deplin în sistemele automatizate, pe care le vom considera ca obiect de proiectare în acest capitol.

Experiența suficient de vastă în operarea sistemelor automatizate în management ne permite să formulăm principiile de bază ale creării acestora. Aceste principii pot fi împărțite în 3 grupe:

) managerial;

) tehnic;

)organizatoric.

Prima grupă include principiile consistenței, complexității, eficienței sistemelor create și principiul sarcinilor noi.

Principiul consecvențeiimpune ca proiectarea unui sistem informatic să se bazeze pe o analiză preliminară a sistemului a obiectului de control și a sistemului de control în ansamblu. Analiza sistemului presupune definirea scopurilor sistemului, construirea unui model formalizat de funcționare a obiectului.

Principiul complexitățiipresupune interconectarea tuturor lucrărilor efectuate în producție, management, inclusiv lucrările de automatizare. Eficacitatea automatizării se realizează numai cu o planificare unificată a întregii game de măsuri care vizează intensificarea producției folosind o singură bază metodologică. În plus, după cum a arătat practica, sistemele care automatizează nu numai o funcție sau sarcină, ci și complexul lor interconectat, sunt mai eficiente. Principiul complexității a primit o concretizare reală în trecerea de la crearea de sisteme locale la crearea de sisteme automatizate integrate.

Una dintre cele mai importante prevederi în dezvoltarea oricărui sistem automatizat este principiul eficienței automatizării. Eficiența sistemelor este asociată în primul rând cu selecția corectă a gamei de funcții, tehnologii și sarcini automatizate. Adesea există sisteme a căror eficacitate este fie insuficientă, fie negativă.

Indicatorii de eficiență economică sunt utilizați ca criteriu de evaluare a eficacității majorității sistemelor. Criteriile de eficiență pot fi și: reducerea timpului de service, creșterea gradului de conștientizare a utilizatorilor și o serie de alți indicatori.

Principiul sarcinilor noipresupune că sistemul în curs de dezvoltare nu va oferi doar o soluție la problemele tradiționale, ci va permite și utilizarea noilor tehnologii, ceea ce înseamnă că noi oportunități vor apărea în suportul informațional al deciziilor de management. Efectuarea numai a sarcinilor locale de contabilitate și raportare în cadrul unui sistem automat se dovedește a fi ineficientă.

Al doilea grup de principii de proiectare include principii tehnice, a căror respectare este absolut necesară:

)utilizarea complexă a tehnologiei informatice şi instrumente software;

)crearea unei baze de informații unificate a sistemului;

)organizarea comunicarii directe intre utilizator si sistem.

Complexitatea în utilizarea hardware-ului și software-ului devine din ce în ce mai importantă pe măsură ce domeniul de aplicare al tehnologiei informatice se extinde.

Întrucât crearea unui sistem informatic integrat este un proces foarte complex și consumator de timp, efectuarea lucrărilor relevante necesită coordonarea activităților tuturor dezvoltatorilor, ceea ce se realizează prin numirea unui specialist de top în suportul informațiilor. Astfel de posturi au fost deja introduse la o serie de întreprinderi. Principalele funcții ale specialistului în suport informațional sunt:

.organizarea lucrărilor privind proiectarea, întreținerea și dezvoltarea unei baze de date integrate; studiul nevoilor de informații din cadrul organizației; rezumarea experienței de creare a unor sisteme eficiente de suport informațional;

.îmbunătățirea și implementarea clasificatoarelor și codificatorilor;

.organizarea muncii care vizează crearea de sisteme pentru integrarea bazelor de date eterogene și îmbunătățirea sistemelor de gestionare a bazelor de date distribuite;

.asigurarea funcționării fiabile a sistemelor de suport informațional.

Specialistul șef suport informațional (IO) gestionează activitatea serviciului de suport informațional, care dezvoltă, implementează și operează sistemul informațional de management în conformitate cu planul. Ca parte a serviciului, este recomandabil să selectați grupuri pentru a lucra cu informații interne și externe. Coordonarea activității acestor grupuri, precum și asigurarea interacțiunii serviciului de suport informațional cu alte servicii ale organizației, este una dintre cele mai importante funcții ale specialistului șef.

Există două abordări ale proiectării sistemelor de control automate (ACS):

)deductiv (de la o sarcină generală la sarcini specifice de management);

)inductiv (de la funcții specifice la sarcina generală de control).

Experiența arată că combinarea acestor două abordări și subordonarea lor unui singur scop pare a fi cea mai promițătoare. Schema generală de proiectare a suportului informațional poate fi prezentată în următoarea secvență:

Analiza sistemului decizional. Procesul începe prin identificarea tuturor tipurilor de decizii care necesită informații pentru a fi luate. Trebuie luate în considerare nevoile fiecărui nivel și arie funcțională.

Analiza cererilor de informatii, adică este necesar să se determine ce tip de informaţie este necesar pentru a lua fiecare decizie.

Agregarea deciziilor. Dacă fiecare decizie ar necesita un sistem informatic dedicat, MIS ar fi iremediabil de complex. Deciziile care necesită aceleași informații ar trebui grupate într-o singură sarcină de control. Cu alte cuvinte, MIS trebuie să fie coordonat și integrat cu structura organizațională.

Proiectarea procesării informațiilor. În această etapă, se dezvoltă sistem real pentru a colecta, transfera, stoca și modifica informații.

Ultima etapă este crearea si implementarea sistemului, al cărui scop este evaluarea informațiilor emise de MIS și recunoașterea erorilor. În plus, este necesar să recunoaștem că sistemul în curs de proiectare va avea multe neajunsuri și, prin urmare, este necesar să se creeze proceduri pentru identificarea acestora și corectarea sistemului. Astfel, sistemul trebuie proiectat astfel încât să fie flexibil.

O tehnică de cercetare comună și eficientă în implementarea lucrărilor de proiectare a MIS este analiza deciziilor luate în fiecare verigă, la fiecare nivel, de către fiecare lider. Analiza deciziilor luate ne permite să prezentăm întregul complex de sarcini care iau naștere înaintea subiectului managementului, să stabilim sarcinile, a căror rezolvare este obligatorie pentru nivelul dat sau un lider și să le ofere suport informațional, să justifice metode eficiente de rezolvare a acestora. Dezvoltarea metodelor ar trebui să se concentreze pe utilizarea la maximum a realizărilor științifice, inclusiv a modelelor matematice.

UIS nu apar instantaneu. Este nevoie de 3-5 ani pentru ca o companie să implementeze un astfel de sistem automatizat integrat. Prin urmare, în dezvoltarea MIS există întotdeauna un element de planificare pe termen lung. Această teză este aplicabilă și organizării suportului informațional în forma tradițională.

Experiență în proiectarea și dezvoltarea sistemelor de control automatizate în anii 1970-1980. se reflectă în GOST, care prezintă principalele recomandări și cerințe care au trecut testul timpului.

În conformitate cu GOST 20914-75, se pot distinge următoarele etape ale proiectării ACS:

.etapa pre-proiect;

.etapa de proiectare;

Implementarea.

Etapa pre-proiect include un studiu pre-proiect și dezvoltarea specificațiilor tehnice pentru sistemul de control automatizat. Cele mai importante rezultate ale acestei etape sunt descrierea scopurilor si obiectivelor sistemului informatic; dezvoltarea cerințelor generale pentru crearea acestuia; elaborarea unui program de realizare a unei anchete, în cadrul căruia se studiază și se precizează: modelul informațional de management; structura și funcțiile organizației, lista sarcinilor de automatizat; alcătuirea aproximativă a mijloacelor tehnice; caracteristicile tehnice şi economice ale sistemului de suport informaţional.

Etapa de proiectare este asociată cu dezvoltarea proiectelor tehnice și de lucru. Elaborarea termenilor de referință include o analiză a unității existente (organizație sau divizie) și a sistemelor sale de control sau a celei mai apropiate unități (un analog al unei noi unități). Pentru rezolvarea problemelor de suport informațional, fluxuri de informații, sisteme de clasificare și codificare, se analizează formulare de documentație, precum și SGBD, se studiază structurile bazelor de date existente și metodele de integrare a acestora. Rezultatele acestor lucrări sunt incluse în cerințele tehnologice inițiale și sunt întocmite în conformitate cu GOST-urile 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, ținând cont de GOST-urile 24.202-80 și 24.205-80.

La elaborarea unui proiect tehnic, este necesar să ne oprim în detaliu asupra analizei tuturor informațiilor utilizate în ceea ce privește completitudinea, consistența, lipsa redundanței și duplicarea acesteia, precum și asupra dezvoltării formelor de documente de ieșire. Rezultatele unui astfel de studiu sunt oficializate în documentul „Descrierea suportului informațional”, care specifică cerințele pentru organizarea OI. Documentația tehnologică trebuie să respecte cerințele GOST 24.101-80, ținând cont de GOST 24.205-80. În conformitate cu materiale didactice este permisă oficializarea lucrărilor acestei etape sub forma unei secțiuni separate a proiectului tehnologic, a cărei desfășurare este permisă să fie finalizată la timp diferit de termenele stabilite pentru depunerea documentației de proiectare și deviz, dar nu mai târziu decât începutul etapei de „punere în funcţiune”.

În etapa de proiectare detaliată, una dintre etapele principale este dezvoltarea documentației de lucru pentru suportul informativ al IS, al cărei scop este crearea software-ului necesar, pregătirea informațiilor de referință și de producție pe suportul mașinii pentru descărcarea inițială a informațiilor. de bază, precum și să emită documentația de lucru necesară, inclusiv instrucțiunile de utilizare și instrucțiunile de utilizare. În aceeași etapă, se recomandă elaborarea și aprobarea regulamentului privind administratorul bazei de date. Compoziția documentației trebuie să includă: o proiectare tehnică a sistemului informațional; descrierea organizării bazei de informații; descrierea sistemelor de clasificare și codificare; lista datelor inițiale; lista documentelor de ieșire; descrierea bazelor de date locale; forme de ieşire.

Etapa de implementare a MIS include implementarea principalelor activități de implementare; selectarea si instruirea personalului; pregătirea spațiilor și mijloacelor tehnice. În această etapă, operarea pilot a sistemului se realizează și prin rezolvarea unor probleme specifice și analizarea rezultatelor testelor.

Efectuarea lucrărilor de creare a sistemelor automate de toate tipurile este reglementată de GOST 24.601-86 „Sisteme automatizate. Etapele creației. Cerințele generale și un set de lucrări în toate etapele și etapele sunt determinate de GOST 24.602-86 „Compoziția și conținutul lucrării pe etape de creație”.

.2 Sistemele informaționale, proprietățile și caracteristicile acestora

Un sistem informaţional este un sistem în care au loc procese informaţionale care alcătuiesc ciclul complet de viaţă al informaţiei: generare, transformare, transmitere, recepţie, stocare, prelucrare (utilizare), distrugere.

Sarcina sistemelor informatice- suport informaţional al activităţii subiect a organizaţiei.

În ceea ce privește caracteristicile și proprietățile sistemelor informaționale, în primul rând merită menționat dimensiunea și complexitatea.

Sistemele moderne de orice natură tind să fie sisteme mari și complexe.

sistem complexscară largă este un sistem format dintr-un număr mare de elemente interconectate și care interacționează și capabil să îndeplinească o funcție complexă.

Impactul factorilor aleatori. O trăsătură caracteristică și foarte semnificativă este susceptibilitatea sistemelor informaționale la influența unor factori aleatori, și nu numai precum, de exemplu, eșecurile, eșecurile sau erorile. dispozitive tehnice personal sau utilizatori, dar și cum ar fi actele rău intenționate ale oamenilor, care nu sunt doar aleatorii, ci, în general, imprevizibile sau, în cel mai bun caz, greu de prezis.

Participarea la procesele informaționale umane. Particularitatea este că utilizatorul final al sistemelor informaționale este întotdeauna angajații organizației. Personalul organizației are propriile interese și obiective care trebuie luate în considerare atunci când furnizează informații (prezența liberului arbitru).

Unicitatea.Fiecare stare a sistemului informatic este unică și necesită suportul informațional pentru a ține cont de toate caracteristicile acestuia și, prin urmare, de aplicarea individuală a diferitelor influențe.

Dinamism.Sistemele informaționale își schimbă structura și starea elementelor în timp.

distributieînseamnă aranjarea spațială a componentelor individuale ale sistemului.

Starea sistemului informațional este un ansamblu de soluții structurale organizaționale, tehnice, procedurale, informaționale și juridice interconectate sistemic.

Să dăm definiții ale conceptelor introduse. O organizare fixă ​​a compoziției, cantității, arhitecturii (interconexiunii) a unui complex de mijloace și sisteme tehnice, precum și personalul tehnic și personalul direct implicat în implementarea procedurilor informaționale, poate fi definită ca o stare a structurii tehnice și organizatorice. a unui sistem informaţional sau ca soluţie structurală organizatorică şi tehnică.

Organizarea fixă ​​a compoziției, succesiunea procedurilor informaționale pot fi definite ca starea structurii procesuale a sistemului informațional sau ca decizie structurală procedurală.

În cadrul legal al tehnologiei informației, înțelegem alcătuirea documentelor de reglementare care reglementează suportul informațional în ceea ce privește funcționarea sistemului informațional. Acestea pot fi: prevederi generale, îndatoriri funcționale ale personalului, instrucțiuni și instrucțiuni privind tehnicile, metodele și metodele de realizare a procedurilor și de lucru asupra mijloacelor tehnice etc.

2.3 Sistemul de informare și control, scopurile și obiectivele acestuia

Un sistem de management al informației este definit ca un sistem formal de eliberare a informațiilor către administrație care sunt necesare pentru luarea deciziilor.

IMS ar trebui să furnizeze informații despre trecut, prezent și viitor. Acesta trebuie să țină evidența tuturor evenimentelor relevante din interiorul și din afara organizației. Scopul general al IMS este de a facilita îndeplinirea eficientă a funcțiilor de planificare, control, activități de producție și a procesului de management în ansamblu. Sarcina sa cea mai importantă este de a oferi informațiile potrivite persoanelor potrivite la fix.

De menționat că IMS nu este singurul sistem integrat cuprinzător care să răspundă tuturor nevoilor de informații ale administrației. Întrucât poate exista dorința de a obține un sistem de această natură, este necesar să se stipuleze acest aspect că, datorită complexității mari, probabilitatea de a-l crea este mică. Nu se poate trece cu vederea faptul că ICS implică invariabil utilizarea computerelor. Într-adevăr, progresele recente în tehnologia de prelucrare a datelor au adus o contribuție uriașă la crearea sistemelor de management al informațiilor. Unele tipuri de IMS nu ar fi posibile fără viteza și acuratețea procesării datelor oferite de computere.

Revoluția computerelor a adus schimbări semnificative în modul în care organizațiile procesează informațiile. Unul dintre studiile din domeniul practicii manageriale a arătat că sistemele electronice de prelucrare a datelor și de management al informațiilor sunt cele mai utilizate instrumente în management. Utilizarea pe scară largă a computerelor în organizații permite managerilor de la toate nivelurile să utilizeze cantități mari de informații în activitățile lor.

Datorită tehnologiei informatice, managerii individuali pot lua acum decizii pe baza informațiilor pregătite în cadrul companiilor lor. Bazele de date intracompanie permit managerului să obțină informații despre afacerea sa, piețe, concurență, prețuri și previziuni în doar câteva ore.

Calculatoarele pot oferi managerilor informațiile de care au nevoie pentru orice tip de control care îi ajută să compare rezultatele planificate și cele reale, să detecteze din timp discrepanțele și să facă ajustări pentru a rezolva problemele. Cu toate acestea, ca toate instrumentele de management, sistemele informatice computerizate funcționează așa cum sunt proiectate și nu pot fi mai bune. Prin urmare, în opinia mea, este necesar să se ia în considerare proiectarea ICS și modalitățile de îmbunătățire a eficienței acestora.

Nu ar fi o exagerare să spunem că scopul IRS nu este doar să furnizeze și să proceseze anumite informații. IMS-ul ar trebui să fie orientat către utilizator, adică informațiile pe care le prelucrează ar trebui să servească nevoilor acelor manageri care le primesc.

La proiectarea unui sistem informatic trebuie avut în vedere faptul că nevoile de informare ale managerilor sunt diferite și depind de nivelul acestora în ierarhie și de responsabilitățile funcționale.

Sisteme de informare și control și activități de management

Studiind diferențele dintre nevoile de informare ale managerilor, putem împărți condiționat tipurile de activități manageriale în trei categorii.

1.Planificarea strategică este procesul de luare a deciziilor cu privire la obiectivele organizației, schimbarea acestor obiective, utilizarea resurselor pentru a atinge acele obiective și despre strategiile care guvernează achiziția, utilizarea și alocarea acelor resurse.

2.Controlul de management este procesul prin care managerii se asigură că resursele sunt obținute și utilizate eficient pentru a atinge obiectivele generale ale organizației.

.Controlul operațional este procesul de asigurare a îndeplinirii eficiente și calificate a sarcinilor specifice.

Aceste categorii de activități corespund în general responsabilităților managerilor superiori, de mijloc și de bază. IMS ar trebui să furnizeze informații care îndeplinesc diferitele cerințe pentru fiecare dintre categorii.

De exemplu, activitățile managerilor superiori în planificarea strategică includ, în primul rând, probleme de interacțiune viitoare între organizație și mediu inconjurator. Astfel, managerii seniori au nevoie de informații de la surse externe. Aceste informații nu ar trebui să fie foarte detaliate și trebuie să fie suficient de ample pentru a arăta tendințele. De asemenea, nu necesită o precizie foarte mare.

Informațiile pentru controlul managerial sunt necesare atât pentru managerii de top, cât și pentru cei medii. Desigur, trebuie să provină atât din surse interne, cât și din surse externe. De exemplu, managerii superiori au nevoie de informații despre activitatea principalelor divizii ale companiei lor și despre activitățile organizațiilor concurente. Managerul de mijloc are nevoie de informații despre performanță, costuri, cifra de afaceri și, eventual, modificări ale cerințelor clienților sau tehnologiei. Aceste informații ar trebui să fie mai detaliate, mai restrânse și mai precise decât ceea ce este necesar pentru planificarea strategică. De asemenea, ar trebui să vină la intervale mai scurte, deoarece intervalul de timp pentru decizii este mai scurt aici.

Informațiile în scopul controlului operațional, care se referă la activitățile zilnice, ar trebui să fie foarte precise, restrânse și actualizate. Trebuie să provină aproape exclusiv din surse interne. De exemplu, un director de fabrică trebuie să știe exact câte ore pe zi lucrează fiecare muncitor, care este producția zilnică sau săptămânală și cât de mult material este folosit și irosit.

În plus, managerii au nevoie de informații specifice legate de domeniul lor profesional. Astfel, managerul de vânzări are nevoie de informații despre tranzacții comerciale, gusturile consumatorilor, competitivitatea noilor produse etc. Informațiile detaliate despre specificațiile pentru un produs nou, care sunt de o importanță fundamentală pentru șeful Departamentului Tehnic, nu sunt esențiale pentru luarea deciziilor de marketing. Într-adevăr, dacă IMS emite în mod regulat astfel de informații managerului de vânzări, atunci acest lucru va interfera doar cu munca lui și va lua timp.

.4 Surse de informații de management

Sursele interne sunt documente create direct într-o organizație. Include sisteme organizatorice și administrative, de documentare speciale (personal, financiar, planificare etc.), precum și alte materiale ale companiei. Dintre cele mai interesante documente, evidențiem rapoarte: zilnice (analiza pierderilor, statisticile eficienței muncii, analiza pierderilor de timp, comenzile primite); săptămânal (analiza orelor suplimentare, efectuarea muncii, controlul proiectelor); lunar (raport de activitate al departamentului, analiza schimbării personalului, analiza cheltuielilor generale, analiza vânzărilor, raportul consumului stocului, analiza modificării vânzărilor, contul de profit și pierdere, bilanţ, analiză contabilă, sold de casă, conturi restante); trimestrial, semestrial și anual (cont de profit, bilanţ, surse și utilizare a fondurilor, rapoarte privind activitatea departamentelor). În funcție de condițiile specifice de funcționare a organizației, documentația de raportare poate avea o frecvență proprie, formă de prezentare a informațiilor. În plus, pot fi generate tipuri de raportare care corespund sarcinilor de automatizare. Pe lângă rapoartele regulate, sunt întocmite rapoarte de monitorizare pe termen lung privind factorii și situațiile individuale.

Sursele interne pot fi, la rândul lor, împărțite în primare și secundare. Sursele primare includ acelea în care sunt înregistrate date operaționale specifice privind rezultatele activităților organizației - acestea sunt documente contabile, ORD etc. Sursele primare sunt cele mai de încredere.

Documente secundare - texte cu caracter generalizator, rezumativ și de raportare, i.e. rezumate, rapoarte, rapoarte, note analitice, prognoze etc. Aceste surse conțin, de regulă, date agregate, anumite concluzii și recomandări. Sursele secundare sunt mai puțin fiabile, deoarece conțin un grad mai mare de distorsiune. Distorsiunea informațiilor poate fi influențată nu numai de erorile de calcul și concluzii, ci și de o probabilitate mare de denaturare deliberată pentru a ascunde anumite omisiuni oficiale, prin urmare, informațiile conținute în sursele de acest tip necesită reverificare.

.5 Gestionarea fluxului de informații

Pentru formularea și rezolvarea multor sarcini în management se utilizează informații, prezentate în mai multe matrice. Veragă centrală în organizarea fluxurilor informaționale este determinarea rutelor de mișcare a acestuia și a frecvenței de circulație între surse și consumatori.

Deci, procesul de consum al resurselor informaţionale este implementat sub formă de fluxuri informaţionale. La crearea unui IS este necesar să se organizeze rațional fluxurile de informații, precum și să se realizeze o creștere a intensității acestora. Pentru a rezolva aceste probleme, la proiectarea unui IS, se recomandă analizarea fluxurilor de informații, ceea ce vă permite să studiați sistemul de organizare a suportului informațional existent, creează baza pentru îmbunătățirea și optimizarea ulterioară a fluxurilor de informații. Analiza fluxurilor de informații se realizează în două etape:

) examinare;

) construirea și analiza modelului informațional al organizației în cauză.

Baza pentru proiectarea MIS o constituie rezultatele sondajelor privind fluxurile de informații și fluxul de lucru, caracteristice domeniului în care este creat acest sistem informațional. În prezent, nu există GOST, materiale de reglementare care reglementează sondajul și analiza fluxurilor de informații în proiectarea SI. Cu toate acestea, aceste probleme se reflectă în materialele de reglementare pentru sistemele de control automate (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 etc.), care pot fi utilizate pentru organizarea muncii în cazurile luate în considerare.

Atunci când se analizează fluxurile de informații, este necesar să se țină cont de mișcarea informațiilor în următoarele direcții:

Pe verticală, adică pe niveluri ierarhice. O analiză a fluxurilor verticale de-a lungul liniilor ascendente și descrescătoare face posibilă identificarea continuității, compactării, medierii și ieșirii de informații. Analiza continuității informațiilor evidențiază indicatorii transversali care trec prin toate nivelurile de management, și îi evidențiază pe cei care sunt caracteristici aceluiași fenomen la diferite niveluri, i.e. devine posibilă unificarea informaţiei. Concluziile acestei analize devin baza pentru determinarea suportului informativ la diferite niveluri ierarhice.

Analiza gradului de compactare a informaţiei caracterizează corectitudinea eliminării indicatorilor neesenţiali şi agregarea celor privaţi în generali. Acest lucru se datorează tiparelor generale de transfer de informații la un nivel superior;

Mișcarea orizontală a informațiilor. Obiectivul principal al unei astfel de analize este de a compara schema de dezvoltare și de luare a deciziilor și schemele fluxului de informații, deoarece rutarea acesteia este determinată de procesele de elaborare a deciziilor. Cea mai acceptabilă metodă de analiză a rutelor informaționale este analiza rețelei, unde evenimentele reprezintă adoptarea unor decizii specifice, iar căile sunt fluxul de informații.

În timpul analizei, se găsesc cele mai scurte căi pentru a oferi toate soluțiile necesare (pentru claritate, se recomandă construirea unei diagrame). Analiza grafică oferă o imagine destul de completă a raționalității fluxurilor de informații. În acest caz, este necesar să se ia în considerare directitatea mișcării, ritmul, specializarea fluxurilor de informații, densitatea (intensitatea), paralelismul mișcării fluxurilor.

Structura fluxurilor de informații este dezvăluită prin analiza structurii organizației, a structurii fluxului de lucru și a mișcării informațiilor nedocumentate.

.6 Considerații cheie în dezvoltarea sistemelor informaționale

Principalele întrebări care apar în fața dezvoltatorului de sistem atunci când începe să se gândească la matricea de informații principale sunt următoarele: de câte niveluri de date sunt necesare; dacă IS este capabil să deservească toate nivelurile de management disponibile în companie cu nevoile lor diferite de informații folosind un singur set de date principal.

De exemplu, în MIS al unei bănci comerciale, casierul trebuie să aibă acces la informații detaliate cu privire la fiecare cont, de ex. la soldul curent, suma cecurilor etc. Cu toate acestea, astfel de informații nu prezintă interes pentru nivelul managementului operațional. Managerii de la acest nivel sunt interesați de informațiile cumulate despre grupuri de conturi. Și la nivel de elaborare a politicilor, managerii superiori au nevoie de informații și mai ample despre împrumuturi, câștiguri și previziuni de creștere a depozitelor. Astfel, sarcina principală a designerului IS este să încerce să integreze corpul principal de date în așa fel încât să poată fi utilizat de toate nivelurile de conducere ale companiei și diviziilor acesteia.

Pentru a organiza matricea de informații, este necesar să ne gândim la clasificatorul corespunzător. Informațiile conținute în matrice sunt clasificate după următoarele criterii:

) direcția de mișcare;

) metoda de obtinere;

) frecvența de primire;

) natura cererii în procesul de management.

În funcție de direcția de mișcare, informațiile sunt împărțite în:

) sosit;

)intermediar (intern);

) de ieșire.

În funcție de frecvența de primire, acesta este împărțit în:

)venind continuu;

) zilnic;

) săptămânal;

)lunar, etc.

Aceste perioade sunt stabilite pentru fiecare tip de informație.

În funcție de natura participării la procesul de management, informațiile sunt împărțite în:

) normative;

) referință;

) planificat;

)analitic (operațional);

) raportare.

3. Sisteme informatice automatizate

.1 caracteristici generale AIS

AIS - un set de informații, metode și modele economice și matematice, instrumente tehnice, software, tehnologice și specialiști, menite să prelucreze informații și să ia decizii de management.

AIS este un set interconectat de date, echipamente, software, personal, standarde, proceduri menite să colecteze, să prelucreze, să distribuie, să stocheze, să emită informații în conformitate cu cerințele care decurg din obiectivele organizației.

Subsisteme funcționale și suport

Sistemul informatic automatizat are subsisteme funcționale și suport.

Subsistemul funcțional asigură îndeplinirea sarcinilor și scopul sistemului informațional. De obicei, într-un sistem informațional, partea funcțională este împărțită în subsisteme în funcție de caracteristicile funcționale:

.nivelul activității subiectului, de exemplu, management (superior, mediu, inferior);

.tipul de resursă gestionată (materială, forță de muncă, financiară etc.);

.domeniul de aplicare (bancare, bursa etc.);

.funcțiile de control și perioada de control.

Subsistemul suport include „suport informațional, tehnic, matematic, software, metodologic, organizatoric și lingvistic.

3.2 Scopuri, obiective și niveluri de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar

Obiectivele automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar ale tuturor organizațiilor, indiferent de formele lor organizatorice și juridice, sunt destul de asemănătoare și sunt următoarele:

.îmbunătățirea calității și eficienței managementului organizației prin îmbunătățirea muncii de birou;

.integrarea într-un singur ciclu de lucru de birou a tuturor diviziilor structurale ale organizației, inclusiv a celor îndepărtate teritorial;

.asigurarea accesului prompt și în același timp diferențiat la resursele de informații (documentare) ale organizației;

.reducerea costurilor cu forța de muncă și timp și a costurilor generale și, ca urmare, obținerea unui efect economic;

.punând bazele pentru o tranziție treptată la managementul documentelor electronice la întreprindere, lucrați pentru viitor.

Atingerea obiectivelor stabilite este posibilă prin rezolvarea problemelor de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar ale organizației, care pot fi sistematizate condiționat în următoarele domenii:

) Întocmirea și executarea documentelor.

Automatizarea acestei zone vă permite să îmbunătățiți calitatea și eficiența pregătirii documentelor create în organizație, să unificați forma documentelor.

2) Organizarea fluxului de lucru și execuția documentelor. Automatizarea acestei zone vă permite să eliminați dublarea lucrărilor de introducere a informațiilor despre document în diferite etape de lucru cu acesta (simplificați procesul de înregistrare), prin crearea unei baze documentare a organizației pentru a reduce probabilitatea pierderii documentelor, eficientizați organizația. fluxul documentelor (simplificarea traseelor ​​documentelor), creșterea eficienței și calității muncii executanților cu documente, reducerea timpului de execuție și trecere a documentelor, informarea angajaților în timp util despre documentele primite și create.

3) Organizarea controlului asupra executării documentelor.

Automatizarea controlului asupra executării documentelor vă permite să obțineți rapid informații despre starea execuției și locația oricărui document, urmăriți etapele trecerii documentelor în departamentele organizației din momentul în care sunt primite (create) și până la finalizarea lucrului cu ei.

) Organizarea stocării documentelor, un motor de căutare pentru documente. Automatizarea face posibilă furnizarea de stocare centralizată a textelor documentelor pregătite în formă electronică, a imaginilor grafice și a materialelor acestora pentru acestea, organizarea unei căutări operaționale, legarea logică a documentelor legate de o problemă și efectuarea selecțiilor materialelor după criterii tematice sau alte criterii.

Vorbind despre necesitatea de a determina nivelul de automatizare al DOE în raport cu fiecare organizație specifică, ar trebui să decideți ce ar trebui să acopere procesul de automatizare al DOW:

întreaga organizație, inclusiv subdiviziunile sale teritorial îndepărtate;

sediul central al organizației în ansamblu;

o serie de structuri implicate activ în fluxul de lucru al organizației (de exemplu, serviciul de personal + serviciul instituției de învățământ preșcolar + contabilitate etc.);

structurile responsabile cu organizarea instituției de învățământ preșcolar (managementul de caz, serviciul instituției de învățământ preșcolar, secretariatul, biroul etc.);

structuri speciale (contabilitatea, serviciul personalului etc.)

Concluzie

În acest curs, am examinat o gamă largă de funcții ale sistemelor informatice automatizate. Din cele de mai sus, putem concluziona că automatizarea modifică semnificativ tehnologiile de procesare a informațiilor. În condițiile informatizării, întregul proces de mișcare a informațiilor constă în multe operațiuni manuale și automate interconectate, fiecare dintre acestea fiind efectuată la un singur loc de muncă. Principalele operațiuni ale procesului tehnologic de prelucrare a informațiilor: colectarea și înregistrarea datelor primare, intrarea lor în sistem, controlul fiabilității datelor, formarea și întreținerea unei baze de date, căutarea și prelucrarea conform unui algoritm dat, formarea și ieșirea. a rezultatelor finale, transferul rezultatelor procesării către utilizatorul final.

Din păcate, nu există suficiente resurse umane pentru a efectua toate operațiunile de mai sus cu acuratețe, rapiditate, eficiență și în timp util, ceea ce poate duce la stagnarea în domeniul muncii de birou atât în ​​cadrul aceleiași organizații, cât și pe plan internațional.

Mai mult, ar fi un obstacol în calea progresului mondial, a prăbușirii piețelor mondiale, a organizațiilor internaționale.

Sistemele automate fac munca unei persoane, dar merită spus că niciun sistem informatic automatizat nu va funcționa fără mâna călăuzitoare a unui Om.

Bibliografie

1.Teoria sistemelor și analiza sistemelor - V.N. Volkova, A.A. Denisov, Editura Yurayt, 2013.

2.GOST 24.601-86

.SCRIBD ( Resursa electronica) - #"justifică">. InfoManagement (Resursa electronica) - #"justify">. Directum (Resursa electronica) - #"justify">. Suport pentru informații de management - Tutorial. Mazur L.M.

.Lawmix (Resursa electronica) - #"justify">. Lenservice (resurse electronice). - http://www.lenservice.ru/.

.Informatică. Curs de bază - Simonovich S.V. şi alţii.-Sankt Petersburg: Peter, 2005

.„Automatizarea întreprinderii. De unde să începi?", Ilya Kolomin, revista Fabrica de mobilă, nr. 1-4", 2006.

.Gagarina L.G., Kiselev D.V., Fedotova E.L. Dezvoltarea și operarea sistemelor informatice automatizate: manual.-M .: Editura Forum: INFRA-M, 2007.

.Golitsyna O.L., Maksimov N.V., Popov I.I. Baze de date: manual. Beneficiu. - M.: „Forum”: INFRA-M, 2007.

Introducere

Tehnologia de informație

Mecanizare

Sub

Dialog;

Local;

Mai multe niveluri;

sistemele automate de management al întreprinderii diferă în ceea ce privește focalizarea lor. De exemplu, pentru „Best” sau „Sail-5” prioritatea este sfera comerțului; Infosoft este unul dintre liderii în domeniul automatizării contabilității producției. În plus, există „sisteme de management al întreprinderii” universale: „Sail-4”, „Infin”, „Abacus”, BOSS”, „Galaktika”, „Supermanager-6-7”, etc.

Cu toate acestea, scopul acestui articol este de a evalua capacitățile sistemelor de automatizare a fluxului de lucru al personalului și numai cele mai promițătoare, aparținând sistemelor de a patra generație.

Sistem integrat M-2 bazat pe utilizarea tehnologiilor moderne. M-2 este un singur pachet software bazat pe o bază de date corporativă centralizată. În același timp, deschiderea sistemului M-2 permite utilizarea bazelor de date existente ale întreprinderii cu integrare într-un singur complex, precum și a celor moderne. pachete software (Microsoft Office 97).

Sistemul M-2 a fost dezvoltat pe baza serverului de baze de date Oracle 7.3, care asigură caracteristici de mare viteză și un grad ridicat de fiabilitate și protecție a datelor. Locurile pentru clienți sunt dezvoltate pe sistemul software Delphi 3.0 și pot funcționa sub sistemele de operare Windows NT sau Windows’95.

Diferența fundamentală dintre un sistem integrat și un set arbitrar de complex de stații de lucru este, în primul rând, în ideologia designului. Stațiile de lucru sunt concepute ca o automatizare a locurilor de muncă existente, iar în viitor sunt legate între ele. În același timp, firește, un astfel de sistem informațional poate implementa doar acele tehnologii de management care erau disponibile la întreprindere la momentul creării sale, deoarece proiectarea modulelor în sine a fost realizată pe baza unor locuri de muncă specifice existente.

Sistemul integrat este conceput imediat ca un singur complex, axat pe tehnologii moderne de management; locurile de muncă sunt create în a doua etapă într-un mediu integrat deja creat.

În plus, AWS-urile create în cadrul arhitecturii serverului de fișiere nu îndeplinesc cerințele moderne nici în ceea ce privește caracteristicile de viteză, nici în ceea ce privește securitatea și fiabilitatea sistemului. În același timp, trebuie menționat că munca care a fost efectuată pentru crearea stațiilor de lucru nu se va pierde. În primul rând, multe elemente ale locurilor de muncă create pot fi folosite ca module pentru crearea de locuri de muncă în cadrul noului sistem, mai ales având în vedere că proiectarea locurilor de muncă necesită cel puțin 50% din timpul de creare. În al doilea rând, utilizatorii au dobândit abilități de calculator, fără de care este imposibil să implementezi vreun sistem. În al treilea rând, în cadrul acestei lucrări, s-a format un cadru de programatori care cunosc specificul întreprinderii, de care va fi nevoie și la scrierea joburilor în mediul noului sistem integrat. Prin urmare, investițiile în dezvoltările anterioare vor da roade cu siguranță. Spre deosebire de complexul AWS, introducerea unui sistem integrat nu automatizează doar locurile de muncă existente, ci întregul sistem de procesare a informațiilor este reconstruit cu proiectarea de noi locuri de muncă în raport cu noile tehnologii.

Concomitent cu introducerea sistemului M-2, se realizează pregătirea specialiștilor cu eliberarea certificatelor corespunzătoare acestora. Specialiștii instruiți astfel obțin dreptul de a-și crea propriile module în sistemul M-2, precum și de a modifica modulele existente în limitele specificate de certificat. Astfel, întreprinderea nu devine dependentă de firma care dezvoltă sistemul și este capabilă să mențină singur funcționarea sistemului.

Sistemul de contabilitate corporativă NS2000îndeplinește cerințele de completitudine funcțională și este câștigătorul celui de-al șaselea Concurs Internațional de Software în domeniul finanțelor și afacerilor. Sistemul a fost proiectat și dezvoltat folosind instrumentele BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.

Schema complexului, așadar, este un set de module, toate putând fi grupate în trei domenii principale: management, finanțe, logistică.

Parte sisteme R/3 include modulul de resurse umane Oracle Applications (Oracle Human Resources), care vă permite să maximizați impactul angajaților prin recrutare eficientă, management al personalului, instruire, compensare și planificare a carierei. Astăzi, în clasa sa de produse, modulul Oracle Applications HR Management este unul dintre cele mai complete din punct de vedere funcțional sisteme de organizare a muncii departamentului de personal al unei întreprinderi moderne.

Utilizarea acestuia vă permite să rezolvați următoarele sarcini:

planificarea schimbărilor organizaționale, inclusiv modelarea ierarhiilor structurale și a locurilor de muncă ale organizației;

planificarea unitatilor structurale, descrierea categoriei, posturi, posturi, intretinere directoare etc.;

contabilitatea personală a angajaților și candidaților cu o evidență completă a calităților lor profesionale (pentru utilizarea optimă a resurselor de muncă), date pentru salarizare, date privind utilizarea orelor de lucru, istoricul angajaților, nevoile de dezvoltare profesională și rezultatele formării angajaților;

· analiza și raportarea pe formulare guvernamentale standard, pe raportarea non-standard folosind instrumente de dezvoltare Oracle, analiza datelor operaționale și suport decizional.

Sistemul „Orakl-Personnel” toate avantajele sistemelor anterioare sunt inerente. Cu toate acestea, are și o serie de beneficii suplimentare. Sistemul oferă posibilitatea de a lucra cu un sistem de baze de date (angajați cu normă întreagă, angajați disponibilizați, arhivă, rezervă de personal, angajați temporari etc.), ceea ce reduce semnificativ timpul de procesare a cererilor. Al doilea avantaj neîndoielnic este conținutul cardului de înregistrare, care include 102 subiecte (conform deciziei Comitetului de Stat pentru Statistică, cardul trebuie să conțină cel puțin 55 de subiecte).

Există posibilitatea modificării arbitrare a tabloului de personal cu calcularea automată a posturilor vacante, precum și un modul dezvoltat pentru procesarea cererilor ad-hoc. Sistemul prevede proceduri pentru menținerea unei foi de pontaj (personal și pentru un departament) cu control automat al vacanțelor, călătoriilor de afaceri, asistență materială etc. Doar unele sisteme au toate secțiunile obligatorii de evidență a personalului, dar numai în sistemul Oracle-Personnel. sunt disponibile integral. Prin urmare, ținând cont de costul său acceptabil (până la 500 USD), se poate argumenta că în prezent acest sistem este lider între sistemele de automatizare a activităților întreprinderilor, inclusiv toate funcțiile de automatizare a fluxului de lucru al personalului.

Sistem de automatizare a proceselor de afaceri (BAPS)- aceasta este o clasă de produse software care automatizează descrierea și execuția proceselor de afaceri arbitrare (în întregime sau parțial), în timp ce documentele, informațiile, sarcinile sunt transferate pentru a efectua acțiunile necesare de la un participant la proces la altul în conformitate cu regulile specificate . Conceptul principal al SADP este fluxul de lucru (fluxul de lucru).

Fluxul de lucru este un sistem de asigurare a execuției fluxurilor de lucru, în cadrul managementului proceselor. Automatizarea proceselor de afaceri nu este posibilă numai prin introducerea unui sistem de contabilitate, deoarece astfel de sisteme nu rezolvă problema interacțiunii dintre participanții la procesele contabile. Probleme similare sunt, de asemenea, concepute pentru a rezolva sistemele de clasă BPMS. „PiterSoft: Process Management” pe platforma 1C- un exemplu de produs software din clasa BPMS, care este implementat pentru a rezolva problemele de interacțiune dintre participanții la procesele de afaceri.

De asemenea, sistemul SADP este un subset de sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS).

Introducere

O creștere uriașă a volumului de informații și schimbări mari în cererea de informații au început să impună noi cerințe privind organizarea serviciilor de informare și documentare în organizație.

Cerințele pentru serviciile implicate în suportul de informare și documentare au început să se schimbe. În străinătate, au început să fie numite serviciul de management (sau management) al resurselor informaționale și documentare, la noi - serviciul de suport al managementului documentar (DOE).

Direcția principală de îmbunătățire a instituției de învățământ preșcolar, adaptarea acesteia la condițiile moderne a fost utilizarea celor mai noi echipamente informatice și de telecomunicații, formarea pe baza acesteia a unor tehnologii de informare și management extrem de eficiente în lucrul cu documente.

Suportul didactic propus a fost elaborat în conformitate cu programul de lucru al disciplinei „Tehnologia informației în managementul și arhivarea documentelor” al direcției de formare „034700 Știința documentelor și știința arhivistică” (semestrul VI, licență). Obiectivele stăpânirii acestei discipline sunt: ​​capacitatea de a crea un cadru de reglementare local pentru suportul documentației pentru management și arhivare, precum și capacitatea de a documenta informațiile de management, raționalizarea fluxului documentelor, tehnologiile de procesare a documentelor în scopul conservării și transferului lor către depozitare.

Tema 1. Termeni și concepte de bază

Termeni și concepte fundamentale: mecanizare și automatizare, informație, tehnologia informației, Tehnologii computerizate, informatizare si informatizare, sisteme informatice automatizate

Activitatea de management a oricărei organizații se bazează pe prelucrarea documentelor oficiale primite, indiferent de modalitățile de primire a acestora și tipurile de suporturi, precum și pe producerea de informații documentare și documente oficiale destinate atât uzului intern în cadrul organizației în sine, cât și pentru uz extern.

Documentele primite cu ajutorul tehnologiilor speciale sunt convertite în informațiile necesare pentru a obține un anumit rezultat. Însuși conceptul de „tehnologie” este utilizat în producția industrială și este definit ca un sistem de metode interconectate de prelucrare a materialelor și metode de fabricare a produselor în procesul de producție. În domeniul suportului documentar al managementului, ținând cont de specificul proceselor informaționale pe care se bazează, tehnologia suportului documentar al managementului este definită ca un sistem de metode și metode de colectare, transmitere, prelucrare, acumulare, stocare. documente și informații documentare bazate pe aplicarea unor tehnici și reguli metodologice uniforme.

Tehnologiile de suport documentar al managementului în conformitate cu diferența în procesele informaționale se împart în:

tehnologii pentru procesarea documentelor de intrare și de ieșire;

tehnologii pentru transferul (aducerea) informațiilor documentare către utilizatorul final;

tehnologii de introducere a documentelor în baza de date informațională a organizației, pe baza structurii interne a acesteia;

tehnologii pentru prelucrarea informațiilor documentare și acumularea documentelor;

· tehnologii de stocare și utilizare a unor grupuri locale separate de documente.

Astfel, suportul de documentare al managementului (DOE) acoperă problemele de documentare, organizarea lucrului cu documentele în procesul de gestionare și sistematizarea stocării lor arhivistice.

Tehnologia de informație este un set de metode, procese de producție și instrumente software și hardware combinate într-un lanț tehnologic care asigură colectarea, prelucrarea, stocarea, distribuirea și afișarea informațiilor în scopul reducerii complexității proceselor de utilizare a unei resurse informaționale, precum și crește fiabilitatea și eficiența acestora.

În cadrul tehnologiilor informației și comunicațiilor, se propune înțelegerea unui set de obiecte, acțiuni și reguli legate de pregătirea, prelucrarea și livrarea informațiilor în comunicarea personală, de masă și industrială, precum și a tuturor tehnologiilor și industriilor care asigură integral aceste procese.

Tehnologia informației a devenit utilizată activ datorită informatizării întreprinderilor. Informatizarea este înțeleasă ca procesul de introducere a tehnologiei informatice care asigură automatizarea proceselor și tehnologiilor informaționale.

Informatizarea ne permite să vorbim despre două seturi de măsuri: mecanizarea și automatizarea proceselor asociate învățământului preșcolar.

Mecanizare procesele de lucru de birou reprezintă utilizarea mijloacelor tehnice pentru a efectua operațiuni de documentare și organizare a muncii cu documente. Scopul mecanizării biroului este de a transfera performanța operațiunilor necreative (auxiliare) către mijloace tehnice.

Sub tehnologie informatică automatizată(AIT) managementul este înțeles ca un sistem de metode și metode de colectare, acumulare, stocare, căutare, prelucrare și protejare a informațiilor de management bazate pe utilizarea de software avansat, tehnologie informatică și comunicații, precum și modalitățile prin care aceste informații sunt furnizate utilizatorilor.

În funcție de gradul de acoperire a sarcinilor de management, tehnologiile informaționale automatizate se împart în următoarele grupe: prelucrarea electronică a datelor; automatizarea funcțiilor de control; suport de decizie; sediu electronic; sprijinul expertului.

După clasa de operații tehnologice implementate, AIT poate fi împărțit în: sisteme cu un editor de text; sisteme de foi de calcul; sisteme de gestionare a bazelor de date; sisteme cu obiecte grafice; sisteme multimedia; sisteme hipertext.

După tipul de interfață cu utilizatorul, tehnologiile informaționale automatizate sunt împărțite în:

Lot (prelucrare centralizată);

Dialog;

Rețea (multi-utilizator).

Conform metodei de construire a unei rețele, AIT poate fi împărțit în:

Local;

Mai multe niveluri;

distribuite.

Tema 2 Principalele etape din istoria automatizării instituţiilor de învăţământ preşcolar şi a arhivării

2.1. Automatizarea muncii cu documente ca parte integrantă a automatizării proceselor de management.

2 .2. Prima etapă (anii 1960 - 1970) - conceptul de sisteme automate de control (ACS). Crearea și implementarea sistemelor de procesare a documentelor în cadrul ACS. Centre de calcul de uz colectiv. Primele sisteme de regăsire a informațiilor (IPS). Automatizarea parțială a unor funcții clericale și de arhivă.

2.3. A doua etapă (1980 - începutul anilor 1990) este dezvoltarea de soluții tehnologice bazate pe un PC. Crearea și dezvoltarea conceptului de stații de lucru automatizate (AWP). Apariția posibilității de automatizare complexă a instituțiilor de învățământ preșcolar și arhivare. Dezvoltarea de software specializat.

2.4. A treia etapă (1990 – prezent) este introducerea și utilizarea pe scară largă a noilor tehnologii informaționale, care combină tehnologia informatică, comunicațiile și echipamentele de birou. Automatizarea cuprinzătoare a tuturor etapelor fluxului de lucru și arhivarea documentelor.

Nevoia de automatizare de birou se datorează îmbunătățirii rapide a tehnologiei pentru producția de calculatoare, software și introducerii pe scară largă a tehnologiei informației. Automatizarea a fost înțeleasă în mod tradițional ca înlocuirea muncii mecanice de rutină, „eliberarea” muncitorilor. Cu toate acestea, reducerea costurilor nu este obiectivul principal al automatizării. Scopul principal al automatizării este dobândirea de noi calități de management, obținerea unui management eficient. Acest concept de automatizare presupune reorganizarea managementului si reproiectarea sistemului informatic.

Automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar și arhivarea a început în anii 1960 ai secolului XX. Automatizarea a fost precedată de o etapă de mecanizare, care a început la sfârșitul secolului al XIX-lea.În perioada de la sfârșitul secolului al XIX-lea. până în anii 1950 mecanizarea a vizat în principal arhivele departamentale. Folosirea „mecanizării la scară mică” a fost episodică și s-a limitat la utilizarea suporturilor de informații matrice (cărți perforate manuale, benzi perforate, coduri) și a dispozitivelor de numărare și perforare pentru rezolvarea problemelor specifice din domeniul evidenței populației (recensământul populației) , planificare, raportare în producție etc.

Prima etapă a fost momentul acumulării de experiență empirică în domeniul creării sistemelor automate de regăsire a informațiilor locale și interarhive - AIPS. Creșterea domeniului de aplicare a sistemelor automatizate în arhivare este asociată în primul rând cu evoluția suporturilor de informații (microfilme, benzi magnetice, carduri, discuri, formulare etc.) și a suportului tehnic (mașini de perforat electronice, calculatoare ES, calculatoare personale, etc.). calculatoare personale), precum și odată cu apariția pachetelor speciale de aplicații pentru AIPS. Procesul de creare a sistemelor automatizate de control (ACS) în toate sectoarele economiei a avut un impact semnificativ și asupra automatizării arhivării în această perioadă.

Sistem de control automat (ACS) - un complex de hardware și software conceput pentru a controla diverse procese din cadrul procesului tehnologic, producției, întreprinderii. Creatorul primelor sisteme de control automate din URSS este Nikolai Ivanovich Veduta, doctor în economie, profesor, membru corespondent al Academiei Naționale de Științe din Belarus, fondator al școlii științifice de planificare strategică.

Cea mai importantă sarcină a sistemului de control automat este de a crește eficiența managementului facilității pe baza creșterii productivității muncii și a îmbunătățirii metodelor de planificare a procesului de management.

Perioada a doua jumătate a anilor 1980 - 1990. - asociat cu începutul informatizării spontane, mai întâi la Moscova, iar apoi în arhivele locale ale statului. Liderii acestui proces au fost NRC TD al URSS (RNITs KD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) și alte arhive. În anii 90. în Federația Rusă, peste 20 de sisteme automate de birou și documentare specifice industriei au fost puse în funcțiune prin acte legislative și de reglementare care creează o serie uriașă de documente (electronice) care pot fi citite de mașină. Crearea de tablouri de documente electronice are loc și prin digitizarea surselor pe hârtie în arhivele statului (în vederea creării unui fond de asigurare și a unui fond de utilizare), precum și prin crearea de baze de date full-text. În plus, noile tehnologii informaționale în domeniul conservării și restaurării documentelor, crearea unui fond de asigurare și a unui fond de utilizare permit prelungirea duratei de viață a surselor istorice valoroase.

În stadiul actual, starea tehnologiei informației în instituțiile de învățământ preșcolar poate fi caracterizată prin:

Prezența unui volum mare de baze de date care conțin informații despre activitățile organizației;

Crearea de tehnologii care oferă acces interactiv utilizatorilor la resursele informaţionale;

Extinderea funcționalității sistemelor și tehnologiilor informaționale care asigură prelucrarea informațiilor, crearea de sisteme informaționale multifuncționale locale orientate spre probleme pentru diverse scopuri;

Includerea în sistemele informaționale a elementelor de intelectualizare a interfeței cu utilizatorul, a sistemelor expert și a altor mijloace tehnologice.

Automatizarea cuprinzătoare a tuturor etapelor fluxului de lucru și stocarea arhivă a documentelor include: automatizarea lucrului cu documente, stații de lucru, sisteme electronice de birou.

Programul țintă federal „Rusia electronică (2002-2010)” afirmă că dezvoltarea și utilizarea pe scară largă a tehnologiilor informației și comunicațiilor este de o importanță decisivă pentru îmbunătățirea eficienței economiei, a autoguvernării statale și locale. Unul dintre domeniile de utilizare a tehnologiilor informației și comunicațiilor în activitățile autorităților publice, organizațiilor și întreprinderilor este „dezvoltarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor, a standardelor de lucru de birou și de flux de documente”. Relevanța îmbunătățirii muncii tradiționale de birou este determinată de necesitatea eficacității activităților de management, de accelerarea mișcării documentelor în organizație și de reducerea complexității procesării documentelor. Sistemul automatizat creat (denumit în continuare AS) al muncii de birou ar trebui să sporească eficacitatea managementului prin formarea unui singur spațiu de informare documentat, oferind utilizatorilor mijloacele de a colabora eficient cu documentele oriunde și în orice moment. Sistemele moderne de automatizare de birou și flux de lucru (SADD) permit rezolvarea unei game complete de sarcini de birou:

Organizarea contabilității și procesării complete și convenabile a întregii corespondențe de intrare, ieșire și internă.

Salvarea tuturor documentelor legate de activitățile organizației într-un mod mai convenabil și mai rațional, permițându-vă să găsiți rapid orice document necesar cu drepturile de acces corespunzătoare.

Urmărirea stării fiecărui document, a traseului deplasării acestuia, precum și a relației cu alte documente.

Asigurarea că cerințele de procesare a documentelor sunt îndeplinite în timp util.

Sistemele moderne de automatizare de birou vă permit să construiți un sistem complet pentru gestionarea proceselor de procesare a documentelor și monitorizarea implementării acestora. SADD acoperă toate procesele de creare, procesare, replicare, transfer și stocare a documentelor, precum și automatizează principalele proceduri ale muncii moderne de birou. Ciclul de viață al unui document, de la creare până la anularea sau distrugerea acestuia, este prezentat ca etape succesive, fiecare dintre acestea parcurgând documentul într-o anumită perioadă de timp. Sistemele de automatizare de birou vă permit să înregistrați automat tranziția unui document de la o etapă la alta.
În prezent, prezența unui sistem de operare cu succes de automatizare a muncii de birou și a fluxului de documente vorbește despre bunăstarea instituției și managementul acesteia. Aceasta înseamnă controlabilitatea completă a celor din subordinea conducerii aparatului, competența, solidaritatea, disciplina și interesul lor pentru implementarea cât mai reușită a muncii încredințate. Sistemul automatizat face posibilă efectuarea unui schimb prompt și eficient de informații între toate părțile procesului de producție, reduce timpul necesar pentru pregătirea sarcinilor specifice și elimină posibila apariție a erorilor în pregătirea documentației de raportare. Introducerea unui sistem automatizat va oferi confort în muncă, organizarea rațională a producției și reducerea stresului psihologic. De asemenea, sarcinile fiziologice vor scădea, deoarece. odată cu introducerea unui software adecvat, timpul petrecut pentru aceeași muncă va scădea semnificativ. Acest lucru va afecta pozitiv performanța lucrătorului, deoarece. va duce la o scădere a cantității de informații prelucrate, iar personalul va avea timp suplimentar pentru a analiza și a lua decizii de management.

Activitatea de management în orice organizație se bazează și pe prelucrarea informațiilor și producerea de noi informații, ceea ce ne permite să vorbim despre existența unei tehnologii de transformare a datelor inițiale în informații eficiente. Echiparea locurilor de muncă individuale cu calculatoare nu a adus rezultatele dorite, deși a accelerat procesul de creare și editare a proiectelor de documente, a redus numărul de erori și a îmbunătățit aspectul de ansamblu al tipăririlor computerizate în comparație cu dactilografia.

În această etapă de informatizare a instituţiilor de învăţământ preşcolar, cele mai importante sunt software-ul stației de lucru.

Software-ul oricărui computer este împărțit în sistem și aplicație.

Programul sistemului menite să asigure activităţi sisteme informatice ca atare. Ei includ:

• programe de testare, diagnosticare și antivirus;
• OS;
• shell-uri de fișiere de comandă.

Acestea sunt instrumente software de uz general, trebuie remarcat faptul că există tendința de a extinde capacitățile următoarelor generații de sisteme de operare, inclusiv prin integrarea tuturor instrumentelor software de mai sus în ele.

Printre software aplicat necesare informatizării documentației suport pentru activitățile de management, putem distinge:

tipuri utilizate pe scară largă:

• sisteme de pregătire a documentelor text;
• sisteme de informații personale;
• sisteme de gestionare a bazelor de date;
• programe de recunoaștere a textului;
• programe de ieșire în mediul extern;
• sisteme de prelucrare a informaţiilor financiare şi economice;

mai puțin frecvente specializate, care necesită instruire specială a utilizatorilor:

• sisteme de pregătire a prezentărilor;
• sisteme de management de proiect;
• sisteme expert și sisteme de sprijinire a deciziilor;
• sisteme de proiectare inteligentă și îmbunătățire a sistemelor de control.

Sisteme de pregătire a documentelor text menite să organizeze tehnologia de producție a documentelor de gestiune și a diverselor materiale informaționale cu caracter textual. În funcție de capacitățile lor, acestea sunt împărțite în editori de text; procesoare de cuvinte; sisteme de publicare desktop.

Editor de text (editor de text) asigură introducerea, modificarea și salvarea oricărui text simbolic, dar este destinat în principal pregătirii textelor programelor care nu necesită formatare, de exemplu. transformarea automată a aranjamentului elementelor de text, modificări de font etc.

Folosirea unui editor de text pentru pregătirea și tipărirea unui document la nivel calitativ corespunde utilizării unei mașini de scris electric, doar mai productivă datorită ușurinței repetarii, tipăririi dintr-un gol stocat în memoria electronică și posibilității de a corecta atât greșelile de scriere. și procesarea parțială a textului prin inserarea sau ștergerea altora noi.fragmente.

Dintre numeroasele programe de editare disponibile, se poate evidenția Norton Editor, Side Kick, Brief, editor multifuncțional cu ferestre multiple Multi-Edit, editori de sistem Turbo.

Una dintre cele mai importante proprietăți ale procesoarelor de text este corespondența completă a unui document de hârtie cu imaginea unei copii de pe ecran. Un rol important în alegerea unui procesor de text îl joacă cantitatea de memorie ocupată, integrarea cu alte produse software. Fiecare utilizator are propriul stil de lucru la un document (ceea ce este convenabil pentru un grup de utilizatori, pentru altul este o piedică). Prin urmare, cele mai atractive pentru dezvoltatorul de documente sunt acele programe în care este posibil să personalizați interfața pentru a se potrivi gusturilor și nevoilor dumneavoastră.

Procesoarele de text au caracteristici speciale care sunt concepute pentru a facilita introducerea textului și prezentarea acestuia în formă tipărită. Configurarea preliminară a procesorului de text și a imprimantei pe care ar trebui să fie tipărit textul va permite:

• afișarea textului care oferă o vizualizare dată a paginii pe ecran, dând o idee despre locația reală a textului pe hârtie după imprimare;
• parametri prestabiliți, cum ar fi indentări de paragraf, titluri, tipul și dimensiunea fontului pentru diverse elemente de text, spațierea între rânduri, numărul de coloane de text, locația și numerotarea notelor de subsol etc.;
• verificați automat ortografia și obțineți indicii atunci când alegeți sinonime;
• afișați și editați tabele și formule;
• combinați documentele în procesul de pregătire a textului pentru tipărire;
• generează automat un cuprins și o referință alfabetică.

Dar aproape toate procesoarele de text (și versiunile lor) au o structură unică de date pentru reprezentarea textului, ceea ce se explică prin necesitatea includerii în text. Informații suplimentare A care descrie structura documentului. Prin urmare, textul pregătit cu un singur procesor de text nu poate fi deseori citit și, prin urmare, editat și tastat de către alții. Imprimarea se poate face pe orice tip de imprimantă, inclusiv cu matrice de puncte.

Pentru a asigura compatibilitatea documentelor text la transferul lor dintr-un mediu procesor de text în altul, este necesar să instalați un software special - convertoare care furnizează un fișier de ieșire în formatul procesorului de text-destinatar al documentului.

Procesoarele de text care vă permit să pregătiți și să imprimați documente complexe și mari, inclusiv cărți, includ: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon etc. Cu toate acestea, pentru majoritatea birourilor, sistemele Word și WordPerfect nu sunt necesare: sunt complexe, conțin multe oportunități nerevendicate.

Al doilea grup de procesoare de text are semnificativ mai puține funcții, dar sunt mai ușor de utilizat, mai rapid și necesită mai puțină memorie, sunt mai ușor de utilizat. Acestea includ Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Dar Microsoft Word, versiunile 6.0, 97, 2000, 2002 a devenit standardul de facto pentru birourile rusești.

Edițiile desktop pregătesc texte după regulile poligrafiei și cu calitate tipografică. Edițiile desktop, de fapt, sunt un instrument al unui designer de layout și sunt destinate nu atât pentru crearea de documente, cât pentru implementarea diferitelor tipuri de efecte de imprimare. Acestea vă permit să manipulați cu ușurință textul, să schimbați formatele paginilor, dimensiunile indentărilor și să faceți posibilă combinarea diferitelor fonturi. Textele pregătite de editorii desktop sunt tipărite numai pe imprimante laser.

Sistemele la nivel profesional includ QuarkXPress pentru Windows, FrameMaker pentru Windows, PageMaker pentru Windows. Stăpânirea „imprimarii de birou” dificil de utilizat este cu greu potrivită pentru cei care au nevoie doar ocazional să pregătească frumos o carte poștală, o scrisoare sau un anunț.

Sistemele Microsoft Publisher, Pagepluspentru Windows nu sunt destinate produselor de imprimare industrială. Sunt folosite ocazional, pentru replicarea documentelor colorate într-o companie mică. Acestea sunt destinate utilizatorului, care își dedică doar o parte din timpul său de lucru publicării.

Clasificarea propusă a sistemelor de pregătire a textului este în mare măsură condiționată, deoarece apar noi versiuni îmbunătățite, care estompează granițele dintre clase.

Sisteme de informații personale sunt destinate serviciului de informare la locul de muncă al unui angajat de conducere și, în esență, îndeplinesc funcțiile de secretar sau de organizator electronic:

• planificarea timpului personal la diferite niveluri de timp cu posibilitatea unei reamintiri în timp util a declanșării evenimentelor planificate;
• întreținerea dulapurilor personale sau de altă natură cu posibilitatea de selectare automată a informațiilor necesare;
• conectarea prin linii telefonice cu înregistrarea convorbirilor telefonice și efectuarea de funcții specifice aparatelor telefonice multifuncționale;
• întreținerea caietelor cu informații personale pentru stocarea unei varietăți de informații personale.

Sisteme de gestionare a bazelor de date conceput pentru a crea, stoca și manipula matrice mari de date. Diferite sisteme din această clasă diferă în modurile de organizare a stocării datelor și de procesare a cererilor de căutare, precum și prin natura informațiilor stocate în baza de date. Aceste sisteme funcționează atât pe un computer personal, cât și atunci când lucrează într-o rețea de calculatoare.

Sisteme de prelucrare a informatiilor financiare si economice concepute pentru prelucrarea datelor numerice care caracterizează diverse fenomene și obiecte de producție, economice și financiare, precum și pentru compilarea documentelor de management și materialelor informative și analitice relevante. Acestea includ:

• procesoare universale pentru foi de calcul;
• programe de contabilitate specializate;
• programe specializate de analiză și planificare financiară și economică.

Procesorul de foi de calcul este o componentă obligatorie a oricărei suite sau sistem de birou integrat:

• Corel Office Professional de la Corel;
• Word Perfect Suite pentru Windows de la Corel;
• Microsoft Works pentru Windows;
• MS Office pentru MAC de la Microsoft;
• Microsoft Office Professional pentru Windows;
• SmartSuite pentru Win de la Lotus.

Odată cu apariția operației sisteme Windows au fost dezvoltate versiuni de procesoare de foi de calcul orientate să lucreze în acest mediu: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Sisteme de pregătire a prezentărilor conceput pentru a pregăti materiale grafice și text utilizate în scop demonstrativ la prezentări, negocieri de afaceri, conferințe. Tehnologiile moderne de pregătire a prezentărilor se caracterizează prin conectarea la grafica tradițională și textul informațiilor video și audio, ceea ce ne permite să vorbim despre implementarea tehnologiilor hipermedia.

Astăzi, programele de mai sus sunt rareori considerate izolat unele de altele. Toate fac parte din suitele de birou integrate. Pe lângă sistemul de pregătire a documentelor text, pachetul include o foaie de calcul, un program de grafică de prezentare și un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS), un planificator personal etc.

De exemplu, procesorul de text WordPerfect nu este vândut în prezent ca produs independent, ci doar ca parte a suitei Corel Office Professional. Piața de aplicații software este dominată de trei companii: Microsoft, Corel și Lotus. Toate se dezvoltă conform legilor generale. În primul rând, este o unificare completă: o interfață de utilizator comună și abordări uniforme pentru rezolvarea unor sarcini tipice precum gestionarea fișierelor, editarea, formatarea, imprimarea, lucrul cu e-mailul și căutarea de sfaturi pentru sistemul de ajutor, integrarea cu rețeaua globală de calculatoare Internet .

Programele sistemelor de aplicații sunt echipate cu instrumente pentru lucrul în echipă: au instrumente pentru editarea și salvarea documentelor de tipuri de bază în format HTML pentru Internet.

Sistemele de birou pentru pregătirea documentelor text oferă mijloace pentru marcarea, urmărirea și editarea corecțiilor, ceea ce simplifică foarte mult procesul de luare în considerare a opiniilor echipei de autori. Notele sunt disponibile pentru a comenta un document fără a-l schimba. Pentru a face modificări direct textului, există un mod de înregistrare a corecțiilor care vă permite să urmăriți unde textul sau graficele au fost adăugate, șterse sau mutate în document. Instrumentele de colaborare includ urmărirea versiunilor și ferestre pop-up cu numele autorului și data la care au fost efectuate modificări.

Când un computer este conectat la o rețea comună, e-mailul și o listă de corespondență fac posibilă aducerea de informații tuturor corespondenților. Facilitatea de primire a retur, care este încorporată în majoritatea sistemelor de poștă moderne, vă permite să controlați momentul în care informațiile au fost efectiv primite și să urmăriți acțiunea corespunzătoare.

Este posibil să restricționați cercul de persoane care au acces la document și drepturile fiecăreia dintre ele de a face modificări: documentul poate fi doar în citire, poate fi interzisă salvarea documentului sub orice alt nume sau modificarea acestuia. stiluri sau, dimpotrivă, utilizatorului i se pot acorda drepturi de acces complete.

Deci, ediția extinsă a Microsoft Office XP, pe lângă procesorul de text Microsoft World, conține:

• foaie de calcul - Excel;
• sistem de gestionare a bazelor de date - Access;
• planificator personal - Outlook;
• instrument de prezentare - Power Point;
• sistem de e-mail - Outlook Express;
• instrument de creare a paginilor web - Prima pagină;
• instrument de procesare a fotografiilor - Photo Editor.

Sisteme de management de proiect concepute pentru planificarea și gestionarea resurselor de diferite tipuri (materiale, tehnice, financiare, de personal, informații) în implementarea lucrărilor complexe de cercetare și proiectare și construcție.

Sisteme experte și sisteme de sprijinire a deciziilor concepute pentru implementarea tehnologiilor de suport informațional al proceselor de luare a deciziilor manageriale bazate pe utilizarea modelării economice și matematice și a principiilor inteligenței artificiale.

Sisteme inteligente de proiectare și îmbunătățire a controlului concepute pentru a utiliza așa-numitele tehnologii CASE (Computer Aid System Engineering), axate pe dezvoltarea automată a soluțiilor de proiectare pentru crearea și îmbunătățirea sistemelor de management organizațional.

Toate pachetele de birou și sistemele de operare moderne sunt adaptate pentru a funcționa într-o configurație de rețea; tehnologia informației a înlocuit locurile de muncă automatizate.

Tehnologia de informație- acesta este un sistem de metode și modalități de colectare, transmitere, acumulare, prelucrare, stocare, prezentare și utilizare a informațiilor bazate pe utilizarea mijloacelor tehnice.

Fiecare proces informațional specific poate fi implementat printr-o tehnologie separată folosind propria bază tehnică, un sistem de management al mijloacelor tehnice - pentru tehnologia informatică acestea sunt instrumente software - și suport organizatoric și metodologic - reguli, instrucțiuni.

Dar activitatea de management se bazează pe implementarea aproape tuturor tipurilor de tehnologii informaționale enumerate în conformitate cu succesiunea și conținutul etapelor individuale ale procesului decizional. Prin urmare, tehnologiile informaționale moderne pentru activitățile de management se bazează pe utilizarea integrată a diferitelor tipuri de procese informaționale pe baza unui singur complex tehnic, a cărui bază este tehnologia informatică. În acest sens, nu este în întregime corect faptul că tehnologiile informaționale moderne sau noi sunt înțelese doar ca tehnologii informatice.

În prezent, vorbim despre o unitate de control structurală om-mașină care este optimizată în procesul de lucru: capacitățile computerelor se extind datorită structurării sarcinilor rezolvate de utilizator și reînnoirii bazei de cunoștințe ale acesteia, iar capabilitățile utilizatorului - prin automatizarea acelor sarcini care anterior erau nepotrivite pentru a fi transferate pe computer din motive economice sau tehnice.

Tehnologiile moderne de informare de birou se bazează atât pe computere personale, cât și pe computere corporative.

Calculatoarele personale sunt sisteme de calcul, ale căror resurse sunt pe deplin orientate spre asigurarea activității unui loc de muncă a unui lucrător managerial. Aceasta este cea mai numeroasă clasă de tehnologie informatică, care include computerele personale IBM PC și compatibile cu acestea, precum și computerele Macintosh de la Apple.

Calculatoarele corporative sunt sisteme de calcul multi-utilizator care au o unitate centrala de mare putere de calcul cu resurse de informatii importante, la care sunt conectate un numar mare de statii de lucru cu echipamente minime: terminal video, tastatura, dispozitiv de pozitionare, dispozitiv de imprimare.

Domeniul modern de utilizare a computerelor corporative este implementarea tehnologiilor informaționale pentru activități de management în marile organizații financiare și industriale, organizarea diverselor sisteme informaționale care deservesc un număr mare de utilizatori în cadrul aceleiași funcții: sisteme de schimb și bancar, rezervare și vânzare de bilete. să presteze servicii de transport populaţiei etc. P.

În prezent predomină tendința de a combina calculatoare și locuri de muncă în rețele de calculatoare de diferite dimensiuni, ceea ce permite integrarea resurselor pentru implementarea cât mai eficientă a tehnologiilor informaționale, deoarece calculatoarele personale pot fi folosite și ca locuri de muncă conectate la unitatea centrală a unui calculator corporativ.

Diferența fundamentală dintre tehnologiile informaționale informatice și cele existente anterior nu constă doar în automatizarea proceselor de modificare a formei sau locației informațiilor, ci și în modificarea conținutului acesteia.

Există două strategii de dezvoltare a implementării tehnologiilor informaționale moderne în activitățile de management.

Primul este că tehnologia informației se adaptează la structura organizațională în forma sa actuală, iar metodele de lucru existente sunt în curs de modernizare:

locurile de muncă sunt raționalizate, funcțiile sunt redistribuite între lucrătorii tehnici și specialiști în favoarea acestora din urmă;

are loc o optimizare a funcțiilor de colectare și prelucrare a informațiilor - fluxul fizic de documente, cu funcția de decizie - fluxul de informații;

problemele de comunicare joacă încă un rol secundar.

Al doilea - structura organizatorică este modernizată în așa fel încât tehnologia informației să aibă cel mai mare efect:

strategia principală este de a maximiza dezvoltarea comunicării și dezvoltarea de noi relații organizaționale care anterior nu erau fezabile din punct de vedere economic;

se introduc noi locuri de muncă, se elimină vechile posturi, se realizează redistribuirea proiectată a sarcinilor între aproape toți angajații companiei;

se dezvoltă un nou suport normativ și metodologic pentru organizarea suportului de documentare, se realizează recalificare continuă a angajaților în lucrul cu noile tehnologii;

productivitatea structurii organizatorice crește, deoarece arhivele electronice de date sunt redistribuite, volumul de informații documentare care circulă prin canale este redus pentru a realiza un echilibru al fiecărui nivel de management și volumul sarcinilor de rezolvat.

Deci, prima strategie se concentrează pe structura existentă și relațiile existente în organizație, în timp ce gradul de risc din implementare este minimizat, costurile sunt minime și structura organizațională nu este raționalizată; al doilea - asupra structurii viitoare, în care sistemul se extinde strict în conformitate cu nevoile de informare, în parametrii dați, dar fără a lua în considerare factorul uman. În orice caz, abordarea utilizării tehnologiei informatice se schimbă: devine baza pentru echiparea locurilor de muncă. Datorită universalității software-ului utilizat, există o integrare tehnologică, metodologică, organizatorică a sistemelor și proceselor informaționale.

Creare și implementare sisteme complexe automatizarea suportului documentar al managementului urmărește realizarea următoarelor obiective:

în domeniul prelucrării documentelor:

• asigurarea imbunatatirii eficientei si calitatii lucrarii cu documente, eficientizarea fluxului de lucru, asigurarea controlului asupra executiei;
• crearea condițiilor pentru tranziția de la fluxul de lucru tradițional pe hârtie la tehnologia electronică fără hârtie;
• crearea condițiilor necesare pentru creșterea ponderii muncii intelectuale productive pentru munca semnificativă și semantică cu documente și reducerea costurilor cu forța de muncă pentru operațiunile de rutină;
• asigurarea imbunatatirii calitatii documentelor create in organizatie;
• eliminarea dublării lucrărilor la introducerea informațiilor despre document în diferite domenii de lucru cu acesta;

in domeniul controlului executiei:

• asigurarea controlului automat al trecerii documentelor în diviziile organizației din momentul în care acestea sunt primite sau create și până la finalizarea execuției de trimitere sau prelucrare în cauză, informarea în timp util a angajaților și conducerii despre documentele primite și create, eliminând pierderea documentelor;
• asigurarea controlului automat proactiv asupra executării la timp a documentelor, instrucțiunilor de la cele mai înalte organe ale puterii și administrației de stat, instrucțiunilor și instrucțiunilor conducerii organizației, primirii prompte a informațiilor despre stadiul execuției și locația oricărui document;
• reducerea termenelor de trecere și de executare a documentelor;

în domeniul organizării accesului la informație:

• asigurarea stocării centralizate a textelor documentelor întocmite în formă electronică, și a imaginilor grafice ale acestora, precum și a tuturor materialelor aferente (fișe de înregistrare a documentelor, rezoluții, documente însoțitoare) cu posibilitatea organizării unei legături logice a documentelor legate de o singură problemă, precum și online. căutarea (selectarea) documentelor după setul tematic de recuzită.

Introducerea unui sistem de automatizare software pentru instituțiile de învățământ preșcolar ar trebui să creeze o bază hardware și software pentru un singur sistem care să acopere toate departamentele organizației. Se așteaptă să atingă următoarele obiective:

• o procedură unică pentru lucrul individual și în comun cu documente în diviziile organizației;
• consolidarea fluxurilor de documente electronice între diviziile organizației;
• utilizarea unui sistem de indexare (numerotare) a documentelor comun pentru toate organizațiile, cărți de referință-clasificatoare comune (cum ar fi o listă de organizații, nomenclator de cazuri), o formă unică de card de înregistrare și control (RCC) a documentelor etc. .;
• asigurarea unificării documentaţiei de gestiune şi reducerea numărului de formulare şi tipuri de documente uniforme.

În prezent, piața sistemelor software în domeniul automatizării de birou și al fluxului de lucru este caracterizată de următoarele caracteristici:

1. Firmele de vânzare nu au o terminologie comună și multe nu au o poziționare clară a produselor lor.
2. Adesea, organizațiile nu înțeleg ce poate sau nu poate face acest sau acela sistem, deoarece este dificil de înțeles informațiile conținute în broșurile de publicitate: există puține informații tehnice în astfel de descrieri, iar ceea ce este dat nu subliniază întotdeauna meritele. a produsului software promovat. .
3. Nu există o înțelegere clară a ceea ce trebuie făcut în ceea ce privește automatizarea suportului de gestionare a documentelor la întreprinderi.

Sisteme software, implementând prima versiune a strategiei, nu încalcă tehnologia rusă, sunt concentrate pe utilizarea în instituțiile publice și păstrează toate tradițiile și normele de lucru de birou adoptate într-o anumită organizație. Sarcina unor astfel de sisteme este de a oferi suport pentru fluxul de lucru pe hârtie, de a reduce complexitatea operațiunilor de rutină de procesare a documentelor. Astfel de sisteme pot extinde în mod semnificativ domeniul de aplicare al proceselor tradiționale de birou și de flux de lucru prin procesarea documentelor pe un computer personal. Sistemele din această direcție sunt un fel de „punți” pentru o tranziție treptată de la documentele pe hârtie la documentele fără hârtie. Sistemele de automatizare ale acestei tehnologii includ: „Afaceri”; „1C: Enterprise”, etc.

Principala caracteristică a produselor software de tehnologie occidentală este modelarea proceselor de flux de lucru și personalizarea acestor modele de sisteme informaționale. Evoluțiile în cheia acestei strategii se concentrează pe utilizarea cât mai deplină posibilă a documentelor electronice și a mijloacelor de lucru colectiv ale utilizatorilor, eliminarea legăturilor intermediare în fluxul de lucru și dezvoltarea de noi tehnologii pentru lucrul cu documente. Rutele de circulație a documentelor în organizație, în diviziile și angajații acesteia, sunt formate de administratorul de sistem.

La adaptarea sistemului la procesele specifice ale organizației, pe computerele personale ale angajaților sunt instalate doar componentele funcționale necesare, permițându-le acestora să rezolve o anumită gamă de sarcini în conformitate cu rolul fiecărui angajat în fluxul de lucru al organizației.

La sisteme această direcție raporta:

Versiuni rusificate ale sistemelor occidentale populare:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Staffware (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

soluții software create de companii rusești bazate pe sisteme occidentale:

Sistem Office Media (Lotus Notes);

un set de programe „Serviciul de birou” (Lotus Notes);

Sistem Cinderella-Cabinet (Lotus Notes);

soluții ale JSC Vest (DocsOpen);

Sistem Optima (MS Exchange, MS SQL);

dezvoltări proprii ale companiilor rusești: sistemul LanDocs; birou efect; KADO; „Documentul2000”; „Kron”; motorul de căutare „Eufrat”.

Sistemul „Delo” al CJSC „Electronic Office Systems” este conceput pentru a automatiza munca de birou pe baza tehnologiilor tradiționale casnice și a suportului documentelor pentru activitățile de management ale organizațiilor de stat.

Sistemul Delo oferă următoarele caracteristici:

• urmărirea tuturor etapelor operațiunilor de birou și a rezultatelor lucrărilor pe principalele procese funcționale ale organizațiilor și instituțiilor;
• înregistrarea unificată a întregii corespondențe primite, inclusiv scrisorile și apelurile de la cetățeni, prin crearea unui card de înregistrare în care sunt introduse informații despre document, urmată de trimiterea corespondenței spre examinare de către direcțiile de conducere și structurale. Sunt înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și documentele create în cadrul departamentelor. Acestea includ documentele primite, ieșite, apelurile cetățenilor;
• introducerea textelor de hotărâri, inclusiv a celor repetate, și numirea executorilor pentru acestea;
• trimiterea rezoluțiilor și documentelor la locurile de muncă ale utilizatorilor-executori;
• transmiterea de rapoarte ale executorilor pe document către executorii responsabili și (sau) autorilor de hotărâri;
• înregistrarea mișcării documentelor (fluxul documentelor) în cadrul organizației, inclusiv mișcarea originalelor pe hârtie și a copiilor pe hârtie ale documentelor și rezoluțiilor relevante, rapoarte de performanță, aprobarea (aprobarea) documentelor;
• monitorizarea executării la timp a instrucțiunilor, contestațiilor instituțiilor, organizațiilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii; verificarea corectitudinii și oportunității executării documentelor;
• consolidarea si gruparea documentelor inregistrate in sistemul de management al biroului, dupa diverse criterii;
• efectuarea unei căutări pe un set de detalii de legitimații de înregistrare și rezoluții în vederea exercitării funcțiilor de monitorizare a executării documentelor, efectuarea de lucrări de referință și analitică;
• introducerea de informații despre trimiterea documentelor de ieșire către destinatari cu crearea registrelor de distribuție a documentelor;
• obținerea de materiale informative, rezumate, rapoarte pentru transmiterea către conducere;
• obținerea și tipărirea certificatelor și rapoartelor statistice, precum și a cardurilor de înregistrare pentru a asigura compatibilitatea cu tehnologia tradițională de birou;
• stocarea imaginilor electronice ale documentelor;
• anularea documentelor în cauză în conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizație și, dacă este cazul, extragerea acestora din cauză;
• înregistrarea lucrului utilizatorului cu sistemul, inclusiv lucrul cu cardurile de înregistrare și rezoluțiile.

Sistem „BOSS-Referent” de IT Co. este dezvoltat pe baza produsului Lotus Notes al Lotus Development Corporation, care este un instrument de proiectare pentru sistemele de suport pentru lucrul în grup și poate fi considerat ca un standard în acest domeniu. Mediul Lotus Notes și aplicațiile create pe baza acestuia îndeplinesc cerințele de bază pentru un sistem unificat de gestionare a documentelor pentru organizații mari și, în special, următoarele:

prelucrarea contabilă a tuturor tipurilor de documente. Bazele de date pot stoca aproape orice tip de informație și pot organiza contabilitatea și controlul trecerii documentelor prin mijloace interne. Sistemul asigură construirea diferitelor formulare pentru înregistrarea documentelor, incluzând atât detalii formale, cât și conținutul documentelor în sine. Dacă este necesar, conținutul real al documentului poate fi stocat într-o bază de date separată, inclusiv ca imagine a unui document de hârtie scanat;

unicitatea numărului. Sistemul are capacitatea de a atribui numere unice documentelor, inclusiv într-o rețea de calculatoare distribuită;

suport pentru lucrul cu textul documentului. Este posibil să se includă în documente fișiere pregătite în alte procesoare de text (Microsoft Word, Word Pro etc.) care suportă mecanismul de încorporare și legarea obiectelor, precum și în foi de calcul și pachete grafice. Notes include instrumente de căutare full-text și un puternic generator de interogări;

coerența documentelor. Un document Notes poate include un număr nelimitat de link-uri către alte documente Notes, inclusiv cele stocate în alte baze de date;

coerența cu alte subsisteme. Sistemul Notes, împreună cu instrumentele sale de extensie, oferă posibilitatea de a se integra cu alte subsisteme informaționale, în special mail, precum și cu sisteme care funcționează cu baze de date relaționale;

flux de lucru distribuit. Notes este un sistem extrem de scalabil, de la un singur computer personal la sisteme cu zeci de servere, fiecare dintre acestea putând fi conectat la câteva sute de utilizatori. Fiecare server poate găzdui mai multe baze de date. Informațiile necesare sunt distribuite între aceste baze de date, iar informațiile necesare pentru toți utilizatorii sunt sincronizate periodic;

Limitarea accesului. Protecția datelor este implementată la toate nivelurile: server, bază de date, formular, document, secțiune document și câmp individual. Când se stabilește o sesiune de comunicare, utilizatorul trebuie să fie autentificat. Semnătura electronică și criptarea datelor sunt acceptate.

Alegerea unui pachet specific de produse (sisteme) software pentru automatizarea mai mult sau mai puțin completă a suportului documentației pentru management și instalarea acestora nu sunt în prezent reglementate. Pe baza capacităților lor materiale, financiare și de altă natură, fiecare organizație însăși le achiziționează pe piața produselor și serviciilor software de birou. Fără un studiu serios și familiarizare cu modelul actual, pe baza descrierilor publicitare, avantajele și dezavantajele fiecăruia dintre sistemele enumerate în domeniul organizării suportului documentației pentru management sunt greu de aflat.

Pentru o anumită organizație, nu întregul set de proprietăți de consum ale sistemelor este adesea important, ci doar unele dintre ele. Prezența sau absența unei proprietăți dorite poate deveni principalul criteriu de alegere a unui sistem. Pe de altă parte, dezvoltatorii tuturor sistemelor lucrează în mod constant pentru a le îmbunătăți și fiecare dintre ele poate avea anumite caracteristici care lipseau în versiunile anterioare.

Rezultatele comparării diferitelor produse software pentru automatizarea suportului pentru gestionarea documentației sunt relative și nu pot indica avantajele și dezavantajele absolute ale unui anumit sistem. Prin urmare, atunci când alegeți un sistem de automatizare, ar trebui să faceți:

• evaluarea sistemelor promovate în ceea ce privește adecvarea lor pentru automatizarea fluxului de lucru într-o anumită organizație, precum și profunzimea dorită de reorganizare a proceselor DOW existente;
• evaluarea tehnologiilor informaționale de bază utilizate în produsele software, ținând cont de perspectivele de utilizare a acestora, precum și de prognoza dezvoltării globale a tehnologiilor de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar în viitorul apropiat;
• studiul și verificarea atentă a capacităților sistemului de automatizare a fluxului de lucru pentru a asigura funcționarea în cadrul actualului cadru de reglementare: conferirea forței legale a documentelor, menținerea bazelor de date de înregistrare în timpul perioadelor de stocare a documentelor în sine, livrarea la timp pe un mediu de încredere de documente cu perioade lungi și permanente de păstrare etc.

O abordare integrată a implementării tehnologiilor informaționale în toate domeniile suportului de documentare

După cum sa menționat mai devreme, astăzi există două abordări ale utilizării tehnologiilor informaționale moderne:

o îmbunătățirea performanței anumitor tipuri de muncă prin utilizarea tehnologiilor informaționale universale și utilizarea aplicațiilor care implementează funcționalitate fixă ​​(automatizare pe bucăți)

o Implementarea cuprinzătoare a tehnologiilor informaționale în toate domeniile suportului documentației de management Soluția unei sarcini atât de complexe ar trebui să se bazeze pe o singură abordare metodologică pentru automatizarea soluției diverselor funcții de birou, un singur set de tehnologii interconectate care implementează această abordare, precum și ca pe un singur complex hardware și software care asigură funcționarea tehnologiilor complexe de mai sus (sisteme informatice complexe specializate pentru automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar).

Sistemele integrate de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar vă permit să creați un sistem automatizat de lucru cu documentele în cadrul întregii instituții sau întreprinderi și vă permit să gestionați documentația în toate etapele ciclului de viață al documentelor, inclusiv cele electronice.

Sarcini ale sistemelor complexe de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar

Sistemele de management al documentelor sunt de obicei implementate pentru a rezolva anumite probleme cu care se confruntă organizația. Fiecare organizație, în funcție de forma sa de proprietate, dimensiune, nivelul de automatizare etc., se confruntă cu propriile sarcini specifice.

Mai jos este o listă cu sarcinile cele mai frecvent întâlnite.

Asigurarea unui management mai eficient al organizatiei prin control automat asupra executiei instructiunilor, transparenta intregii organizatii la toate nivelurile.Managebilitatea sporita se realizeaza prin mecanismul de generare a instructiunilor si monitorizarea executarii acestora. Un rol important în îmbunătățirea gestionabilității unei organizații revine mecanismelor de coordonare a documentelor, monitorizării înregistrării și trecerii documentelor externe și interne, precum și mijloacelor de generare a raportării planificate și operaționale privind munca de birou și fluxul de lucru. Un rezultat tangibil al introducerii sistemului este transparența progresului de trecere a documentelor, pregătirea și discutarea acestora, o creștere a executivului. discipline în organizație

Menținerea unui sistem de control al calității care respectă standardele internaționale. Standardul de bază al seriei de standarde de calitate este ISO 9000 „Standarde pentru managementul calității și asigurarea calității – orientări pentru selecție și aplicare”. Ea definește principiile de bază ale politicii de management a organizațiilor în domeniul asigurării calității Formal sau, așa cum spun înșiși specialiștii ISO 9000, în sens restrâns, aceasta obligă întreprinderea să-și documenteze toate activitățile în 20 de domenii (responsabilitatea managementului. Sistemul calitatii Analiza contractului Managementul proiectarii Managementul documentelor si datelor Achizitii Managementul produselor clientilor Identificarea si trasabilitatea produsului Managementul proceselor Inspectie si testare Managementul echipamentelor de inspectie, masurare si testare Starea inspectiei Managementul produselor neconforme Actiuni corective si preventive Manipulare materiale depozitare, ambalare, conservare și livrare Managementul înregistrărilor calității Verificări interne ale calității Instruire Întreținere Metode statistice) și să se asigure că procesele de afaceri din organizație funcționează efectiv în deplină concordanță cu acestea.

Companiile de consultanță și experții recomandă utilizarea sistemelor de management al documentelor (EDM/TDM), managementul documentelor (flux de lucru), managementul resurselor întreprinderii (MRP/ERP) și sistemele de management al informațiilor despre produs și al datelor de proiectare (PDM) pentru a facilita certificarea ISO 9000 pentru o întreprindere.

Aceste sisteme vă permit să rezolvați următoarele sarcini:

Efectuați un audit al activității angajaților cu informații

Automatizați procedurile standard pentru întreprindere

Automatizați procedurile de schimbare

Procesează informații despre produs pe tot parcursul ciclului său de viață.

Atunci când implementați un sistem de management al calității, nu vi se cere să utilizați serviciile unui anumit furnizor sau să utilizați un singur sistem de automatizare.
ISO 9000 înseamnă CARE acțiunile trebuie efectuate în întreprindere pentru a asigura calitatea, dar nu CUM trebuie să le îndeplinești. Astfel, nu există cerințe stricte pentru instrumentele de automatizare utilizate.

Înregistrarea activităților întreprinderii în ansamblu(investigatii interne interne, analiza activitatilor departamentelor, identificarea „punctelor fierbinti” in activitati; pastrarea istoricului relatiilor cu clientii). Obținerea capacității de a analiza volumul de muncă al angajaților datorită disponibilității informațiilor complete despre sarcinile atribuite fiecărui executant, ținând cont de termenele limită de execuție și de rezultatele muncii

Introducerea tuturor departamentelor și a organizației în ansamblu a unei tehnologii de birou unificate, formalizate și strict reglementate. (specialiști din diferite departamente lucrează cu același program, ceea ce înseamnă lucrul cu aceeași interfață cu utilizatorul, cu aceleași directoare (tipuri de documente, nomenclatură de caz, suport pentru sisteme complexe de numerotare a documentelor), cu aceleași șabloane de documente)

Optimizarea proceselor de afaceri și automatizarea mecanismului de implementare și control al acestora. Eficientizarea muncii cu documente prin utilizarea de șabloane standard, rute standard și introducerea de instrucțiuni pentru lucrul cu documente (utilizați informații din proiectul de implementare „Directum” Utilizarea șabloanelor de documente, rutelor, introducerea reglementărilor pentru lucrul cu documente reduc cazurile a mișcărilor de returnare a documentelor Datorită utilizării șabloanelor, documentele sunt imediat întocmite corect, prin utilizarea șabloanelor de traseu ajung imediat la angajații potriviți etc.

Excluderea documentelor pe hârtie din circulația internă a întreprinderii. Economisirea resurselor prin reducerea costurilor de gestionare a fluxului de documente în organizație. Numărul total de documente pe hârtie este redus cu 25-75% (din experiența Lanit)

Traducerea documentelor de control intern în formă electronică și utilizarea semnăturii digitale electronice

Un depozit unic, partajat de documente, care elimină nevoia de a le copia pentru a le utiliza de către mai mulți angajați

Eliminarea necesității sau simplificarea semnificativă și reducerea costului de stocare a documentelor pe hârtie datorită disponibilității unei arhive electronice operaționale.

Un exemplu de proiect al Corporației Arhivelor Electronice este Arhiva Electronică a Președintelui Federației Ruse. Pe de o parte documente pe hartie: suprafata 500 mp; timpul de primire a documentului 1-3 zile (dacă este cazul); Doar un utilizator poate lucra la un document la un moment dat.

Pe de altă parte, copii electronice ale documentelor: suprafață 10 mp; timp de acces document 6-10 sec.; conservarea originalelor - în majoritatea cazurilor nu sunt necesare.

Reducerea timpului de pregătire a deciziilor și documentelorÎn structurile de stat, aceasta este una dintre problemele eficienței funcționării aparatului de stat. În structurile comerciale, acest lucru vă permite să creșteți competitivitatea organizației, să obțineți câștiguri materiale datorită unui răspuns mai rapid la condițiile de piață în schimbare.

Timpul de procesare a documentelor este redus cu 75% datorită a) transferului rapid al documentelor și informațiilor sursă Reducerea timpului de trimitere a unui document între angajați de 5-7 ori din experiența Lanitei b) reducerea timpului de prelucrare a corespondenței, a documentelor interne, familiarizarea cu documentele, c) comunicarea rapidă a instrucțiunilor către executori specifici, d) creșterea vitezei de căutare a informațiilor Reducerea căutării de informații pe un document (la solicitări telefonice sau din partea conducerii) de la câteva ore la 1 minut din experienţa lui Lanit e) reducerea timpului pentru adoptarea deciziilor Reducerea timpului pentru încheierea contractelor de la 1 lună (în medie) la 1 săptămână (maximum) din experiența Laniței;

Timpul de creare a documentelor este redus datorită utilizării șabloanelor standard și a documentelor create anterior, precum și a unei singure stocări structurate a documentelor