IN SI. Berestova, conf. Univ. RSUH

Relevanța utilizării tehnologiilor cloud în gestionarea documentelor electronice

Ce tehnologii cloud, servicii și informatică

Tipuri de nori

Tipuri de servicii furnizate de cloud computing

Pro și contra ale tehnologiei cloud

Caracteristici și posibilități de utilizare a tehnologiilor cloud în gestionarea documentelor electronice

Astăzi unul dintre direcții promițătoare Tehnologiile IT sunt cloud computing și servicii moderne crearea, stocarea, prelucrarea și recuperarea datelor. Perspectivele utilizării acestor tehnologii în gestionarea documentelor electronice au fost luate în considerare la Conferința internațională științifică și practică "Documentare din societatea informațională: Tehnologii „cloud” și gestionarea documentelor electronice ”.

Conferința a luat în considerare problemele teoretice și practice ale aplicării tehnologiilor „cloud” în gestionarea documentelor electronice. Au fost evidențiate avantajele și dezavantajele utilizării tehnologiilor „cloud” în fluxul electronic de documente. Avantajele includ - mobilitate, ușurință în utilizare, rentabilitate, nu este nevoie de propria infrastructură și specialiști în asistență, cerințe mai mici de investiții, cost redus de proprietate, utilizare eficientă fonduri bugetare pentru informatizare. Dezavantajele sunt lipsa reglementării legale a acestei probleme în scopul de a securitatea informațiilor, adică utilizarea unor astfel de tehnologii ar trebui elaborată tehnic și să aibă consolidare normativă.

Posibilitatea utilizării tehnologiilor cloud în gestionarea electronică a documentelor, după cum se poate vedea din analiza discursurilor experților de vârf, este ambiguă. Prin urmare, vom lua în considerare mai detaliat tehnologiile cloud și perspectivele pentru aplicarea lor practică folosind arhivele ca exemplu.

Ce sunt tehnologiile, serviciile și computerul în cloud

Tehnologiile cloud sunt moderne Tehnologia de informație, principiul căruia este de a furniza acces de la distanță către centre de date, echipamente și aplicații instalate pe acesta prin internet.

Tehnologiile cloud sau serviciile cloud au de obicei o reprezentare grafică în sisteme, sub forma unui cloud. Figura 1 prezintă componentele pe care le include tehnologia cloud computing.

Orez. 1. Componente ale tehnologiilor cloud

Infrastructură înseamnă un set dispozitive fizice sau hardware. Acestea pot fi servere, hard disk-uri etc. O platformă înseamnă un set de servicii pentru un utilizator. Software-ul este un software disponibil utilizatorului.

Luați în considerare un set de servicii care pot fi prezentate utilizatorului utilizând cloud computing (cloud computing sau CC), denumit de obicei cuvântul aaS (ca serviciu), adică ca serviciu. Calculul în cloud de astăzi oferă servicii tipice care sunt rezumate în Tabelul 1.

Tabelul nr. 1 Tipuri de servicii

Depozitare ca serviciu ( serviciu de depozitare)	Serviciul Storage-as -a -Service face posibilă stocarea datelor utilizatorului în stocarea externă, în „cloud”. Pentru utilizator, acesta va arăta ca un supliment unitate logică sau folder.
Baza de date ca serviciu (baza de date ca serviciu)	Serviciul Database-as -a -Service oferă posibilitatea de a lucra cu baze de date ca și cum DBMS ar fi instalat pe o resursă locală.
Informație-ca-serviciu (infoserviciu)	Serviciul Informații - ca - un serviciu face posibilă utilizarea de la distanță a oricărui tip de informație care se poate schimba dinamic.
Proces - la fel de - A - Serviciu(gestionarea proceselor ca serviciu)	Un proces - ca - un serviciu este o resursă la distanță care poate lega mai multe resurse (cum ar fi servicii sau date conținute în același nor sau în alți nori) pentru a crea un singur proces de afaceri.
Aplicație ca serviciu (cerere de service)	Aplicația -as -a -Service poate avea un nume diferit, Software -as -a -Service, ceea ce înseamnă software ca serviciu sau software la cererea utilizatorului. În acest caz, software-ul este localizat pe servere la distanță și utilizatorul îl poate accesa prin Internet. Furnizorul acestui serviciu este responsabil pentru actualizări și licențe pentru acest software.
Platformă-ca-serviciu(platformacakservice)	Utilizatorul este dotat cu un sistem de operare și unele programe software.
Integrare-ca-serviciu (integrationkakservice)	Utilizatorul poate primi din „cloud” un pachet complet de integrare, inclusiv interfețe software între aplicații și gestionarea algoritmilor lor. Aceasta include serviciile și caracteristicile bine cunoscute ale pachetelor de centralizare, optimizare și integrare a aplicațiilor de întreprindere.
Securitate-ca-serviciu(securitate ca serviciu)	Acest tip de serviciu permite utilizatorilor să implementeze rapid produse care furnizează utilizare sigură tehnologii web, e-mailuri, retea locala permițând utilizatorilor acest serviciu economisiți la implementarea și întreținerea propriilor dvs. sisteme de securitate .
Management / Governace - la fel de - A - Serviciu(administrare și gestionare ca serviciu)	Vă permite să gestionați și să setați parametrii unuia sau mai multor servicii „cloud”. Aceștia sunt în principal parametri precum topologia, utilizarea resurselor, virtualizarea.
Infrastructură-ca-serviciu ( serviciu de infrastructură)	Infrastructura computerului este furnizată utilizatorului, de obicei platforme virtuale(calculatoare conectate la o rețea, pe care le configurează independent în scopuri proprii).
Testarea ca serviciu(testarea ca serviciu)	Oferă posibilitatea de a testa sisteme locale sau cloud folosind software-ul de testare din cloud.

Să aruncăm o privire mai atentă la un serviciu cloud ca „stocare date cloud”. Stocare in cloud? Stocarea datelor în cloud este un utilizator care postează date în cloud, pe un server la distanță deținut de un furnizor de cloud. Utilizatorul are capacitatea de a accesa informațiile folosind diverse dispozitive cu capacitatea de a accesa internetul. Acesta poate fi un computer, tabletă sau, de exemplu, un smartphone. Stocarea de la distanță a datelor poate fi utilizată în scopuri educaționale pentru schimbul de informații, precum și pentru companie la prelucrarea datelor de către mai mulți angajați, oferind un acces colectiv la fișier. Avantajele stocării datelor în cloud:

 stocarea în cloud este absolut gratuită, de regulă, cu asigurarea unui spațiu virtual de până la 5-7 GB;

 accesul la informații în cloud este posibil de pe orice dispozitiv care acceptă o conexiune la Internet, din orice țară din lume;

 este posibil accesul colectiv la citirea și editarea fișierelor;

 protecție împotriva virușilor în această tehnologie cloud;

 nicio posibilitate de pierdere a datelor.

Dezavantaje ale stocării în cloud:

aveți nevoie de o conexiune stabilă la internet;

obișnuirea cu interfața web a unei companii care oferă servicii de stocare în cloud.

Luați în considerare avantajele și dezavantajele software -as -a -Service sau SaaS, care înseamnă software ca serviciu . Clientul acestei tehnologii cloud are nevoie doar de un browser web pentru a funcționa corect. Tot hardware-ul este situat la furnizorul de cloud, furnizorul este, de asemenea, responsabil pentru instalarea și operarea software-ului și actualizarea aplicațiilor. Furnizorul oferă asistență tehnică necesară non-stop.

Care este sistemul de plată pentru clienți pentru serviciile SaaS? Clientul plătește numai pentru închirierea software-ului, nu pentru achiziționarea acestuia, ceea ce îi permite clientului să lucreze cu software-ul licențiat și să-și reducă costurile.

Avantajele modelului SaaS în cloud includ:

reducerea costului achiziționării de software licențiat;

nu este necesară instalarea de software pe computerele de lucru ale utilizatorilor;

nu este nevoie să angajați un specialist suplimentar în asistență tehnică;

utilizabilitate, comunicarea cu care se realizează folosind accesul la Internet cu un browser configurat.

Principalul dezavantaj este posibilitatea scurgerii informații confidențiale utilizator. Una dintre opțiuni posibile este un acord de avocat elaborat în mod competent care stipulează pe deplin acțiunile părților în cazul dispariției sau scurgerii informațiilor confidențiale și responsabilității pentru cele întâmplate. Cu toate acestea, securitatea serverelor, atunci când încearcă să pirateze din exterior, din partea furnizorului de cloud, de regulă, va fi semnificativ mai mare decât cea a clientului.

Să aruncăm o privire mai atentă la avantajele și dezavantajele infrastructurii ca serviciu sau serviciu IaaS. Modelul IaaS închiriază numai servere, nu software, deci chiriașul, nu furnizorul IaaS, este responsabil pentru instalarea sistemului de operare și pentru executarea aplicațiilor.

Avantajul serviciului IaaS este scalabilitatea ușoară și rapidă a puterii de calcul a serverelor, ceea ce face posibilă trecerea la o infrastructură mai puternică și economisirea banilor chiriașului. De exemplu, atunci când creșteți numărul de angajați care lucrează cu o anumită aplicație, intrând în panoul de control server la distantaîi poți crește puterea.

Avantajele serviciului IaaS includ:

chiriașul serviciului nu trebuie să cumpere echipamente scumpe pentru server;

nu este necesară modernizarea infrastructurii hardware și repararea echipamentelor server;

nu este nevoie să plătiți pentru energia electrică consumată de server.

Dezavantajele tehnologiei IaaS includ:

necesitatea unei plăți lunare pentru utilizarea IaaS;

chirie mai mare pentru orice scalare.

Integrarea ca serviciu (Integration -as -a -Service) înseamnă integrarea serviciilor cloud într-un întreg. Astăzi, tehnologiile cloud includ un numar mare de servicii IT cloud izolate la care clienții trebuie să se conecteze separat. Pe de altă parte, tehnologiile IT moderne pătrund pur și simplu întreprinderii, astfel încât ideea serviciilor interconectate care rulează pe o infrastructură flexibilă și scalabilă ar trebui să facă din fiecare întreprindere unul dintre nodurile dintr-un cloud mare.

Luați în considerare tipurile de nori care există astăzi și modelele implementate în ele. Conform formei de proprietate, există nori publici, privați și hibrizi.

Cloud public este o infrastructură IT utilizată simultan de multe companii și servicii. Utilizatorii nu au capacitatea de a gestiona și menține acest „cloud” și toată responsabilitatea pentru aceste probleme revine proprietarului resursei. Orice companie și utilizator individual poate deveni abonat al serviciilor oferite. Exemplele includ serviciile online: Amazon EC2, Google Apps / Docs, Microsoft Office Web./3/ Există mulți furnizori de cloud public astăzi.

Cloud privat (privat nor) este o infrastructură IT sigură controlată și operată în interesul unei singure organizații. Organizația poate gestiona singur norul privat sau poate externaliza sarcina. Infrastructura poate fi amplasată fie la sediul clientului, fie la un operator extern (sau parțial la client și parțial la operator). Norul privat este cel mai sigur dintre toate tipurile de nori. Sarcina principală pentru utilizatorul unui cloud privat construit folosind tehnologia cloud IaaS este o serie de cereri sub forma unui număr memorie cu acces aleator, numărul de procesoare și spațiul de stocare necesar, diferite dispozitive de rețea și interfețe și alegerea sistemului de operare care va gestiona serviciul cloud. Pentru cei puternici și laturi pozitive un cloud privat poate fi //:

scalarea de mare viteză a resurselor hardware;

costuri reduse pentru operarea serviciilor IT, datorită automatizării complete;

redistribuire eficientă resurse informatice astfel încât un utilizator care necesită mai multă putere de calcul decât un alt utilizator să o primească în totalitate, acest lucru vă permite să distribuiți eficient sarcina între centrele de date fizice;

monitorizarea detaliată a utilizării resurselor hardware în cadrul organizației;

capacitatea de a prezice cu precizie bugetul pentru asistență și scalarea resurselor de bază între utilizatori.

Un cloud privat poate sta la baza unui hibrid. Pentru a face acest lucru, puteți transfera o parte din încărcare în cloud-ul public, iar acest lucru vă va permite să alocați și mai precis bugetul pentru serviciile IT. Un cloud privat este o infrastructură destul de convenabilă și eficientă, care este mai flexibilă decât un server back-end obișnuit. De asemenea, un cloud privat vă permite să reduceți bugetul și să faceți prognoza acestuia pentru viitor. Utilizarea unei astfel de tehnologii cloud servește ca bază pentru crearea unui cloud hibrid care să fie flexibil și sigur.

Nor hibrid este o infrastructură IT care folosește cele mai bune calități nori publici și privați la rezolvarea sarcinii. Adesea, acest tip este utilizat atunci când o organizație are perioade sezoniere de activitate, cu alte cuvinte, de îndată ce infrastructura IT internă nu face față sarcinilor curente, o parte din capacitate este transferată către „cloud” public (de exemplu, mare cantități de informații statistice), precum și pentru a oferi acces utilizatorilor la resursele întreprinderii prin „cloud” public.

Astăzi există următoarele servicii cloud:

servicii de cloud mail;

aplicații de birou cloud;

servicii de stocare în cloud pentru fișiere și conținut;

medii pentru implementarea cloud corporativă;

servicii de găzduire în cloud;

servicii cloud muzicale.

În prezent, există un număr considerabil de servicii cloud gratuite care au devenit populare astăzi, de exemplu, iCloud, Microsoft Skydrive, Google Drive, Dropbox, Amazon Cloud Drive, Yandex.Disk.

Să luăm în considerare unele dintre ele, de exemplu:

Noros Serviciu iCloud de la Apple, complet automat și gratuit Vă permite să vă salvați conținutul, cum ar fi poștă, calendar, contacte, documente, muzică, videoclipuri și imagini etc. pe servere și apoi îl livrează la orice dispozitive iPhone, iPad, iPod Touch, Mac și PC folosind tehnologie wireless Apăsați.

Google Play este conceput pentru ca utilizatorii să plaseze filme, muzică, aplicații și cărți pe servere special concepute pentru stocarea informațiilor digitale. Accesul la serviciu este furnizat direct din browser, indiferent de sistemul de operare și, prin urmare, poate fi realizat atât de pe un PC, cât și de pe dispozitive mobile bazate pe Android. Fiecare utilizator are posibilitatea de a plasa și stoca gratuit până la 20 de mii de înregistrări muzicale.

Cloud computingul este utilizat în mod activ în Rusia, de exemplu, de 1C: Enterprise. Tehnologii cloud 1C: Întreprinderea poate fi utilizată într-o organizație separată, într-o exploatație sau de către un client individual. În cadrul unei singure organizații, tehnologiile cloud pot fi utilizate pentru a permite angajaților să se conecteze baza de informații din diferite locuri, chiar și din cele în care 1C: Enterprise nu este instalat pe computere. Acest lucru este util pentru executivii care se deplasează între birouri care au nevoie informații operative prin diviziunile lor. Acest lucru este convenabil pentru manageri, deoarece aceștia pot primi rapoartele necesare de aproape oriunde, în punct de vânzare sau de la furnizor. Utilizarea tehnologiilor cloud în cadrul organizației permite angajaților să se deplaseze cu ușurință în cadrul organizației și între birouri.

În cadrul unui holding care unește mai multe companii, tehnologiile cloud pot reduce costurile de administrare a acestora soluții aplicate, precum și pentru a efectua actualizări rapide și simultane pentru toate companiile.

În concluzie, pe baza celor de mai sus, să rezumăm capacitățile cloud computing. Tehnologia cloud computing și serviciile sau serviciile furnizate permit:

accesați informații personale de pe orice computer conectat la Internet;

lucrați cu informații de la diferite dispozitive, de exemplu, computer, tabletă, telefon etc.;

lucrează în browserele oricărui sistem de operare;

vizualizați și editați simultan informații și date de pe diferite dispozitive;

să nu pierzi Informații importante deoarece este stocat pe un server la distanță;

utilizați cea mai recentă versiune a programelor și nu este nevoie să monitorizați lansarea actualizărilor;

combinați informațiile dvs. cu alți utilizatori.

Dezavantajele includ:

Pentru a accesa serviciile cloud, aveți nevoie de o conexiune permanentă la Internet;

Utilizatorul are limitări în software-ul utilizat și uneori nu are capacitatea de a-l personaliza în scopuri proprii;

Arhivele electronice create pe baza unui set de documente utilizate în organizație pot fi plasate pe hard disk-uri sau serverele proprii ale organizației, fie în cloud public, privat sau hibrid. Cu metoda clasică de creare și întreținere a unei arhive electronice, costul acesteia constă în costurile construirii propriilor centre de date (centre de procesare a datelor), costul Hardware(capacități de server, sisteme de stocare a datelor), achiziționarea de echipamente de rețea, software, un sistem de arhivare electronică și module suplimentare, costul asistenței tehnice și întreținerea personalului specialiștilor IT. Costul unor astfel de proiecte, de regulă, este estimat la câteva milioane de ruble. Atunci când se utilizează tehnologiile cloud și serviciile pe care le furnizează, sunt excluse costurile de întreținere a sistemului. Organizația plătește o chirie lunară pentru servicii și servicii suplimentare. Diferența în prețul de închiriere al furnizorilor de servicii cloud terți depinde de setul de funcționalități ale acestora, de responsabilitatea pentru siguranța datelor pe care furnizorul de servicii și-o asumă, parametri tehnici serviciul în sine: viteza de lucru, cantitatea de date stocate, numărul de conexiuni simultane etc.

Potrivit multor experți, primul pas pentru trecerea la un cloud public este un model hibrid, în care mai mulți cloud-uri private sunt conectate la cel public pentru a optimiza costurile de infrastructură. Modelul hibrid face posibilă utilizarea eficientă a resurselor interne disponibile, abordând în același timp resurse externe mai accesibile - pentru informații mai puțin critice și confidențiale. Adică, dacă informațiile conținute în documente sunt suficient de deschise, atunci pot fi stocate într-un cloud public, dacă informațiile sunt confidențiale, atunci este mai bine să le stocați fie într-un cloud privat, fie pe media organizației.

Materialele celei de-a XIX-a Conferințe internaționale științifice și practice „Documentarea în societatea informațională: tehnologii cloud și gestionarea electronică a documentelor”, 24-25 octombrie 2012 Moscova, VNIIDAD.

E.V. Zlobin Tehnologii de stocare în cloud - oportunități pentru istorici. // Buletin informativ al Asociației „Istorie și computer”. Nr. 37. Lucrările celei de-a XIII-a conferințe a Asociației „Istorie și Calculatoare” (Moscova, 21 - 23 septembrie 2012). - M., Universitatea de Stat din Moscova, 2012. - pp. 110 - 111.

Dezvoltatorul rus de software pentru afaceri 1C are în arsenalul său un număr imens de soluții: atât universale pentru întreprinderile mari, cât și specifice industriei pentru firmele mai mici. În plus, produsele sunt oferite pentru a lucra cu procese de afaceri specifice. În special, configurația de gestionare a documentelor 1C: construită pe baza puternicului sistem 1C: Enterprise.

Sistemul automatizează întregul ciclu de lucru cu documente, vă permite să stabiliți interacțiunea între angajați, să accelerați momentul aprobării și luării deciziilor și controlează utilizarea timpului de lucru. Acesta va ajuta la reducerea la minimum a timpului necesar pentru a găsi datele necesare, pentru a îmbunătăți calitatea documentației prin simplificarea activității utilizatorilor și va face imposibilă pierderea documentelor. Aplicația a fost creată ținând cont de cerințele documentelor moderne de reglementare (GOST) și susține abordarea tradițională a lucrărilor de birou.

Principalele caracteristici ale sistemului

1. Contabilitate, stocare a documentelor

• Atribuirea numerelor de intrare și ieșire
• Contabilitatea documentelor interne (instrucțiuni, note, instrucțiuni și instrucțiuni)
• Structura directorului pentru stocarea documentelor
• Suport pentru încărcare de la E-mail, de pe scaner
• Suport pentru acte (nomenclatura cazului, controlul mișcării)
• Contabilitatea cererilor și stocarea datelor personale ale clienților și angajaților

1C: Fluxul de documente acceptă documente de orice tip: texte, imagini, video și audio, format MS Office, arhive, fișiere executabile.

2. Lucrul cu documente

• Vizualizare și editare
• Contabilitate în toate etapele modificării (de la proiect la aprobare sau ștergere)
• Suport pentru rezoluție
• Căutare text complet
• Opțiunea de a lega documente între ele indicând principalul și dependentul
• A sustine lucrand impreuna peste același document
• Mișcarea între angajații responsabili pentru revizuire, revizuire, modificare, aprobare sau implementare
• Control asupra executării sarcinilor într-un anumit interval de timp
• Contabilitatea și planificarea timpului angajaților în contextul muncii prestate
• Diferențierea drepturilor de acces
• Suport pentru semnături digitale electronice și coduri de bare

Șeful companiei primește în mod regulat un raport privind costurile timpului de lucru al angajaților individuali, eficiența departamentelor și a proiectelor.

Utilizarea 1C: Sistemul de gestionare a documentelor crește semnificativ securitatea lucrului cu documente, deoarece totul este stocat în formă electronică, fiecare editare este luată în considerare (dacă este necesar, puteți să o restaurați), există protecție împotriva accesului neautorizat la date și de la editarea simultană a unui document de către mai mulți angajați.

De ce merită să folosiți versiunea cloud 1C: Document Flow?

1C „clasic” nu este ieftin, dar cumpărarea singură nu este suficientă. De asemenea, va trebui să achiziționați și să configurați un server, să conectați computerele angajaților la acesta. Va trebui să angajați personal pentru a implementa și întreține un astfel de sistem.

Accesul la versiunea cloud 1C costă de la 1000 de ruble pe lună. Nu trebuie configurat nimic - în cloud, dvs. și angajații dvs. vă veți conecta la un computer la distanță cu instalat sistem de operareși cea mai recentă versiune a 1C. Dacă aveți întrebări sau probleme, asistența noastră tehnică vă stă la dispoziție.

Pe lângă costul redus al unui serviciu atât de puternic, există și alte avantaje importante ale utilizării 1C în cloud:

• Acces la sistemul dvs. prin Internet în orice moment și de oriunde din lume. Orice angajat care are autoritatea de a face acest lucru poate deschide baza de date. Conexiunea va fi securizată în mod fiabil.
• Securitate completă. S-a spus deja mai sus că gestionarea electronică a documentelor este de multe ori mai fiabilă decât de obicei. Ei bine, utilizarea sistemului cloud îl face și mai fiabil! Centrele noastre de date au un nivel ridicat de protecție împotriva întreruperilor de curent și a atacurilor rău intenționate. Datele utilizatorului sunt copiate în mod regulat. În plus, datele pot fi criptate, astfel încât nici angajații noștri să nu poată obține acces neautorizat la informații confidențiale despre clienți. Avem o rată minimă de eșec al sistemului (garantăm 99,9% din timpul de lucru), dar în caz de probleme suntem pregătiți să returnăm banii.

Specialiști calificați vă vor ajuta cu un „transfer” rapid al documentelor dvs. în cloud-1C. Oferim gratuit o perioadă de probă de două săptămâni - este timpul să vă familiarizați cu beneficiile serviciilor cloud!

Pentru multe companii, munții de documente pe hârtie de pe birourile lor se află în trecutul îndepărtat. Au fost înlocuite de versiuni electronice în sute de exemplare și în diferite formate.

Cu toate acestea, dacă a devenit o necesitate și are o serie de avantaje, de ce este atât de preocupat transferul de documente în „cloud”? Să încercăm să ne dăm seama.

Să începem cu faptul că tehnologiile cloud sunt foarte populare și sunt utilizate pe scară largă în diverse domenii de afaceri. Dacă vorbim direct despre transferul sistemului de flux de lucru către „nori”, atunci se pot distinge următoarele avantaje:

• Nu aveți nevoie de propria infrastructură
  Compania nu are nevoie să achiziționeze hardware nou pentru server, să instaleze software și să investească în achiziționarea unui număr de componente de infrastructură IT.
• Scalabilitate
  Odată cu creșterea cantității de informații procesate, pur și simplu închiriați o capacitate suplimentară în „cloud”.
• Disponibilitate
  Dvs. și colegii dvs. aveți acces nonstop la documentație datorită flexibilității absolute a soluțiilor cloud. Și sistemele Rezervați copiași asistența tehnică non-stop permit restabilirea sau actualizarea unui document în orice moment.

Și totuși, nu ar trebui să prezentăm un flux de lucru tulbure doar într-o lumină roz. :-) Deși nivelul de securitate în centrele de date cloud nu este mai mic decât în ​​cele locale și, adesea, chiar mai mare, tranziția către nori este plină de unele riscuri.

• Riscul de scurgere a informațiilor
  Dacă utilizați un serviciu B2B, adică vă oferiți documentația pentru stocare și transfer la „nori”, asigurați-vă că posibilitatea de pierdere sau scurgere a informațiilor este minimizată. În caz contrar, treceți complet informațiile prin mâinile greșite. În plus, costul acestor servicii va fi mai mare decât simpla chirie serviciu cloud.
  Mai bine să luați „traducerea” documentelor în propriile mâini. Instruirea nu durează mult pentru departamentul IT.
• Pierderea de date datorită conexiunii la server deconectate
  Nu uitați că, în mijlocul zilei de lucru, este posibil să vă pierdeți conexiunea la serverul cloud. În cazul serverului dvs., puteți apela administratorul care va restabili rapid totul. În cazul „norului”, puteți contacta doar serviciul de asistență și așteptați cu răbdare. Da, iar probabilitatea unei indisponibilități a liniei de comunicație cu serverul cloud este mai mare decât cu server local... Într-o astfel de situație, nu poți decât să speri asta ultima versiune documentul dvs. va fi salvat.

Astfel, fluxul de lucru cloud ca serviciu B2B poate să nu fie foarte eficient, dar dacă sunteți implicat în „traducerea” documentelor, atunci acesta are cu siguranță avantaje. Cum ar fi absența necesității de a achiziționa echipamente noi de server scumpe, reducerea costurilor de implementare a sistemului sau actualizarea acestuia, automatizarea gestionării documentelor, precum și accesul non-stop.

După cum puteți vedea, fluxul de lucru bazat pe cloud are dezavantajele sale, dar și avantajele sunt semnificative. Prin urmare, înainte de a trimite documente în cloud, evaluați toate avantajele și dezavantajele. Poate că infrastructura IT locală o poate gestiona complet.

Și dacă decideți, nu uitați că multe probleme legate de asigurarea securității informațiilor dvs. corporative vor ajuta la rezolvarea SLA (Service Level Agreement).

Serghei Pupkevici
Șef departament soluții Java

Citește și: A) Tehnologii axate pe prelucrarea primită, transmiterea informațiilor folosind mijloace tehnice Tehnologiile CASE ca noi mijloace pentru proiectarea IC. CASE este un pachet PLATINUM, compoziția și scopul său. Criterii pentru evaluarea și selectarea fondurilor CASE. GNU este primul despre oameni, apoi software și tehnologie. I. Asigurarea securității naționale în sfera economică. PR în agenții și departamente guvernamentale. PR financiar. PR în organizații comerciale din sfera socială (cultură, sport, educație, îngrijire a sănătății) A) reprezentând în mod constant și independent în numele antreprenorilor atunci când încheie contracte în domeniul activității antreprenoriale

Tehnologia cloud este o modalitate de creștere lățime de bandă rețele sau furnizarea de resurse IT sub forma unui serviciu pe care îl puteți obține fără a investi în crearea unei noi infrastructuri, în timp ce nu este nevoie să pregătiți personal nou sau să cumpărați software nou licențiat. Serviciile incluse în tehnologiile cloud sunt furnizate pe baza unui abonament sau a unei taxe pentru utilizarea serviciului, în timp real prin Internet, aceasta desigur vă extinde capacitățile existente.

Esența necesității de a utiliza EDMS în cloud (sistem gestionarea documentelor electronice). Aspecte pentru simplificarea activității companiilor mici.

Caracteristici funcționale EDMS în cloud:

· Depozitarea și sistematizarea oricăror documente după tip sau direcție. Datele de pe orice mediu sunt transferate în sistem și puteți începe să lucrați. Un detaliu important- capacitatea de a lucra cu programe care nu sunt instalate pe computer sau pe alt dispozitiv implicat. Acest lucru face mult mai ușor pentru angajați să lucreze cu dispozitive mobile.

· Reglementarea drepturilor de acces. Managerul poate restricționa sau extinde cu ușurință drepturile de acces ale acestui sau acelui angajat.

· Este prevăzută crearea de șabloane. Reduce timpul pentru finalizarea sarcinii, facilitează lucrul cu documentele.

· Funcția de coordonare și aprobare a documentelor. Managerul are dreptul să stabilească cercul de angajați care vor primi documentul pentru aprobare sau acord. Informațiile despre trafic și modificările aduse documentelor sunt întotdeauna disponibile

· Căutări de text integral și parametrice. Primul vă permite să găsiți documentele necesare prin fișiere atașate, al doilea - selectarea după parametri

Există, de asemenea, beneficii pentru întreprinderile mici și companiile mari. Anterior, ne-am uitat la avantajele utilizării unui EDMS bazat pe cloud pentru directori de afaceri mici. Trebuie remarcat faptul că tehnologiile cloud sunt indispensabile pentru activitatea marilor companii.

Nu este dificil să ne imaginăm următoarea situație: un departament al unei mari companii avea nevoie de un sistem simplu și accesibil pentru aprobarea documentelor. Ieșirea este un EDMS bazat pe cloud. Vă va permite să vă implementați sarcinile fără a implementa sisteme suplimentare în birourile întreprinderii și fără a cheltui mulți bani din bugetul departamentului.

O altă situație: echipa de proiectare, care este formată din angajați diverse firme, își pune sarcina de a coordona documentele între ele. Trebuie remarcat faptul că proiectul nu este pe termen lung. Cloud EDMS va fi salvat, permițându-vă să alegeți optimul plan tarifar pe durata proiectului.

Pe baza celor de mai sus, urmează concluzia - EDMS cloud sunt indispensabile în activitatea companiilor de orice nivel.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor este „Aviscloud”

Să oferim conceptul sistemului informațional „Aviscloud” și să evidențiem trăsăturile sale distinctive.

Sistemul informațional Aviscloud este primul sistem informațional pentru automatizarea fluxului de documente (EDMS), construit pe baza integrării celor mai avansate tehnologii cloud și a platformei Microsoft SharePoint 2013.

Datorită acestei soluții, organizația dvs., indiferent de dimensiunea și maturitatea acesteia, primește în scurt timp un instrument puternic pentru organizarea gestionării electronice a documentelor. Odată cu creșterea companiei dvs., spațiul său informațional va crește organic.

Iată câteva dintre posibilitățile acestei soluții:

· Fluxul de lucru al organizației dvs. este unificat. Documentele sunt stocate electronic într-un singur loc - în cloud.

· Toate documentele sunt disponibile de oriunde și sunt protejate la maximum de accesul neautorizat.

· Toate aplicațiile de gestionare a documentelor funcționează pe orice dispozitiv. Accesul este realizat de un singur cont.

· Coordonarea și aprobarea documentului din sistem se efectuează simultan de către toți responsabilii în formă electronică. Starea documentului este întotdeauna cunoscută.

· Procesele fluxului de lucru intern (coordonarea comenzilor, înregistrarea călătoriilor de afaceri) sunt complet automatizate.

· Orice dispozitiv poate primi notificări privind modificările documentelor.

· Sarcinile de procesare a documentelor electronice utilizând sistemul pot fi atribuite angajaților cu control asupra executării acestora de către sistem.

· Folosind portalul corporativ, puteți face schimb de informații cu colegii, partenerii și clienții.

Dezvoltarea unui model de afaceri optim pentru fluxul de documente, automatizarea proceselor de afaceri și introducerea fluxului de documente electronice în întreprinderea dvs., oriunde este amplasată, va fi realizată de specialiști ai companiei AVIS, ale cărei reprezentanțe sunt situate în orașe precum Moscova, Ekaterinburg, Chelyabinsk, Tyumen, Perm, Izhevsk, Ceaikovski.

Se pune întrebarea, cum funcționează acest sistem... Sistemul informațional „Aviscloud” se bazează pe tehnologii cloud - atunci când toate informațiile sunt stocate și procesate în „cloud” situat în centrul de procesare a datelor (DC).

Pentru a implementa EDMS Electronic Document Management în cloud-ul centrului de informații AVIS, a fost implementată platforma Microsoft SharePoint Server 2013.

Folosind cel mai avansat principiu al „Aplicațiilor ca serviciu” (Softwareas a service - SaaS), toate datele utilizatorului sunt localizate în centrul de date, programe de sistem, platforme și chiar aplicații care sunt „închiriate” pentru utilizare pe dispozitivul lor.

Există posibilitatea de a începe implementarea EDMS - Sistemul informațional „Aviscloud” în cloud public, partajând resurse cu alți utilizatori. Puteți utiliza propriul cloud privat sau chiar să vă organizați propriul centru de date folosind tehnologia aviscloud.

Dacă doriți, puteți împărți serviciile și prioritățile programului EDMS între aviscloud IS și Microsoft Office 365. De asemenea, vă puteți conecta această decizie diferite opțiuni cloud.

Dar, indiferent de decizia luată cu privire la implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor, singura preocupare a utilizatorului va fi doar operabilitatea computerului, tabletei sau smartphone-ului său. Restul se află în spatele Centrului de informații AVIS.

Acum să analizăm structura EDMS „Aviscloud”.

Sistemul informațional (IS) de gestionare a documentelor electronice „Aviscloud” include următoarele secțiuni afișate pe pagina principala:

· Principalele secțiuni de lucru cu documente și date: Documente și Centrul de căutare;

În special, secțiunea Documente este secțiunea principală a managementului documentelor electronice ale companiei. Cu ajutorul acestuia, sistemul face înregistrarea documentelor primite și expediate; pregătirea, coordonarea și aprobarea contractelor și a documentelor interne (comenzi, seturi de documente pentru călătorii de afaceri etc.).

Secțiunea Centru de căutare a programului EDMS conține instrumente pentru căutarea după context și atribute și oferă o relevanță ridicată (conformitatea cu interogările) căutării în întreaga bază de date electronică, cu posibilitatea de a rafina interogările.

· Sarcini curente - sarcini create de utilizatorul sistemului sau atribuite acestuia;

Informatori - pentru acces rapid la datele curente ale utilizatorului;

· Calendar - informații despre evenimentele utilizatorului;

· Angajați - informații despre angajații actuali și tipurile de comunicare cu aceștia.

Toate secțiunile programului de gestionare a documentelor electronice sunt interconectate între ele. Din înregistrările unei secțiuni, puteți accesa înregistrările unei alte secțiuni după câmpurile cheie. De exemplu, din înregistrările sarcinilor legate de contractele electronice, puteți accesa cardurile de contract cu un singur clic.

Un serviciu convenabil a fost dezvoltat în sistemul informațional Aviscloud pentru formarea, coordonarea și aprobarea documentelor interne ale companiei. De exemplu, după aprobarea comenzii pentru o călătorie de afaceri, conform datelor deja introduse, formulare tipărite un certificat de călătorie de afaceri și sarcini pentru o călătorie de afaceri. Sarcinile de coordonare a cheltuielilor, rezervarea unui hotel și bilete sunt, de asemenea, repartizate automat.

În IS "Aviscloud" există un spațiu de stocare în cloud convenabil pentru documentele personale OneDrivePro, care practic nu se găsește în astfel de sisteme. Un document electronic plasat în OneDrive devine disponibil pentru dvs. de oriunde și de pe orice dispozitiv. Documentele personale sunt transferate cu ușurință în categoria disponibilă unui cerc limitat de persoane (sau nelimitat). Notificările despre modificările din documente pot fi trimise de sistem către orice dispozitiv, de exemplu, în News Channel.

Gestionarea electronică a documentelor companiei este de neconceput fără a lua în considerare utilizarea mobilă a acestor instrumente. Prin urmare, toate capacitățile programului electronic de gestionare a documentelor sunt disponibile pe dispozitive mobile smartphone-uri și tablete - oriunde te-ai afla.

În ceea ce privește prețul, putem spune următoarele, varietatea produselor Avis este uimitoare. Să selectăm în mod specific EDMS „Aviscloud” și costul acestuia pentru un număr diferit (10, 25 și 50) de utilizatori ai diferitelor infrastructuri. Suntem interesați de soluțiile integrate „IS document management aviscloud S” și „IS document management aviscloud E”.

Pentru persoane și organizații:

Pentru elevi și profesori:

În ceea ce privește mijloacele de protejare a informațiilor din acest EDMS, este posibil să se evidențieze protecția documentului utilizând tehnologia Watermark. Utilizarea simultană independentă a mai multor măsuri tehnice de securitate (filigran digital, semnătură digitală și ștampilă de timp) crește nivelul de securitate al unui document electronic din sistem. Este nevoie de mulți bani (luni și chiar ani, mii și milioane de dolari) pentru a găsi o semnătură digitală pentru un document electronic. EDMS „Aviscloud” bazat pe Microsoft SharePointServer are, de asemenea nivel inalt protecție împotriva accesului neautorizat, care vă permite să accesați în siguranță resursele atât din rețeaua locală, cât și prin Internet.

Merită împărțit securitatea în acest EDMS în 3 puncte, fiecare dintre care include principalele caracteristici:

1. Confidențialitate

1.1. Setarea flexibilă a nivelurilor de acces la informațiile angajaților și contractanților.

1.2. Posibilitatea de a vă șterge datele în orice moment, de oriunde și de pe orice dispozitiv.

1.3. Asigurarea migrării instantanee a datelor de la un singur centru management.

2. Protecția informațiilor

2.1. Securitate hardware, software și organizațională pe mai multe niveluri a accesului și procesării datelor.

2.2. Protecție cuprinzătoare a fluxurilor de informații.

2.3. Protecție antivirus fiabilă a datelor și serviciilor.

2.4. Protecție flexibilă împotriva spamului.

3. Fiabilitate

3.1. Suport complet de licențiere pentru toate serviciile.

3.2. Centrul de date de fiabilitate Tier3.

3.3. Rezervarea canalelor de transmisie a datelor din portbagaj.

3.4. Suport tehnicîn modul - 24x7x365.

În general, acest EDMS garantează nu numai protecția documentelor la toate nivelurile și asigurarea confidențialității fluxului de documente.

Să subliniem avantajele utilizării EDMS „Aviscloud”:

ü Eficiența utilizării timpului de lucru - datorită gestionării electronice a documentelor, standardizării proceselor și formularelor de lucru.

ü Mobilitate datorită capacității de a accesa toate informațiile și funcționalitatea de gestionare a documentelor de oriunde și de pe orice dispozitiv.

ü Eficiența circulației documentelor - prin reducerea costurilor interne de producție (materiale și dispozitive de imprimare, scanere etc.).

ü Accesibilitate - datorită ușurinței dezvoltării, conectării și utilizării sistemului electronic de gestionare a documentelor.

Concluzie: EDMS „Aviscloud” este un produs complet care vă va permite să organizați un flux de documente convenabil, fiabil și de înaltă calitate, deoarece este unul dintre puținele EDMS care vă permit să accesați servicii de oriunde de pe orice dispozitiv, datorită tehnologiile sale cloud dezvoltate pe baza produselor Microsoft.care inspiră încredere. De asemenea, acest EDMS asigură automatizarea completă a fluxului de documente la nivelul întreprinderii și protecția la scară largă a documentelor și a datelor utilizatorilor atât în ​​timpul creării documentelor, cât și după - în timpul stocării sau procesării.

În perioada 24-25 octombrie 2012 la Moscova (Federația Rusă) a XIX-a Internațional conferință științifică și practică„Documentația în societatea informațională: tehnologii„ cloud ”și flux de documente electronice”, dedicată problemelor teoretice și practice ale utilizării tehnologiilor „cloud” în fluxul de documente electronice, sprijin legislativ și de reglementare și metodologic pentru gestionarea documentelor electronice, în special în legătură cu interacțiunea interdepartamentală electronică și furnizarea de servicii guvernamentale electronice.

În mod tradițional, organizatorii conferinței erau Agenția Federală de Arhivă (Rosarkhiv), Institutul de Cercetare pentru Documentare și Afaceri Arhivistice din toată Rusia (VNIIDAD) și Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste (RGGU), Societatea Rusă de Istorici și Arhiviști ( ROIA).

La conferință au participat peste 200 de participanți - reprezentanți ai administrației prezidențiale Federația Rusă, Biroul Guvernului Federației Ruse, organele executive federale, organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse, organismele locale de auto-guvernare, instituțiile de arhivă ale entităților constitutive ale Federației Ruse, precum și reprezentanții organizațiilor comerciale , mai sus institutii de invatamantși instituții științifice - din Federația Rusă, Belarus, Ucraina, Lituania și Vietnam. Republica Belarus a fost reprezentată la conferință de D.A. Sinyak, cercetător junior al Departamentului de documentare al BelNIIDAD și de T.V. Morzhalo, cercetător, BelNITsED.

Conferința a fost deschisă de directorul VNIIDAD MV Larin. În discursul său, el a salutat participanții la conferință și invitați din străinătate și a remarcat, de asemenea, relevanța organizării unor astfel de evenimente datorită existenței problemei utilizării tehnologiilor cloud în gestionarea documentelor electronice.

Primul raport privind problemele juridice ale utilizării tehnologiilor cloud în gestionarea documentelor electronice a fost realizat de șeful Departamentului Administrației Prezidențiale a Federației Ruse pentru Premiile de Stat, doctor în drept, profesorul NN Kunyaev. În discursul său, el a evidențiat avantajele și dezavantajele utilizării tehnologiilor „cloud” în gestionarea documentelor electronice, unde a atribuit mobilitatea, ușurința utilizării, eficiența economică primului și lipsa reglementării legale a acestei probleme în scopuri de securitate a informațiilor, la al doilea. utilizarea unor astfel de tehnologii ar trebui elaborată tehnic și să aibă consolidare normativă.

Șef adjunct al Agenției Federale de Arhivă, dr. În raportul său, OV Naumov s-a referit la trei probleme principale ale utilizării managementului electronic al documentelor în activitățile organizațiilor. În primul rând, cu privire la necesitatea introducerii unor cerințe uniforme pentru sistemul electronic de gestionare a documentelor. Datorită faptului că este utilizat în activitățile curente ale organizației, la etapa activității de birou, nu are o componentă arhivistică. În al doilea rând, reforma administrației publice din 2004 nu a conferit niciunui organism autoritatea de a formula politica de stat în domeniul activității de birou. Și, în al treilea rând, documentele electronice nu vor ajunge în curând la arhiviști. Documentele permanente sunt încă scrise pe hârtie. Și, în consecință, potrivit OV Naumov, a sosit momentul să răspundem la întrebările: „Ce este un document electronic?”, „Care sunt formatele de documente transferate la stocarea de stat?” Rezumând cele spuse, O.V. Naumov și-a exprimat pericolul de a scoate arhiviștii din arhive de către specialiștii IT.

Cea mai mare parte a sesiunii plenare a fost ocupată de discursuri ale reprezentanților companiilor specializate în utilizarea tehnologiilor „cloud” și introducerea gestionării documentelor electronice în organizații.

Președintele consiliului de administrație al LLC "Firma" AS "A. N. Avdeev, în raportul său, a pus accentul principal pe revizuirea conceptelor existente de birou și arhivă. În special, el a acordat o atenție specială introducerii unui nou concept de „circulație orientată spre documente”.

D. Marchenko, șeful departamentului de relații cu partenerii din cadrul departamentului de tehnologii strategice al Microsoft, a subliniat experiența internațională a companiei în utilizarea tehnologiilor cloud în activitățile organizațiilor. În discursul său, el a atras atenția asupra cazurilor în care este cel mai eficient să se utilizeze tehnologii „cloud”, avantajele și dezavantajele acestor tehnologii, menționând că noul recent lansat Versiunea Windows 8 este puternic integrat în cloud.

În discursul TP Gribuli, director de vânzări al OSG Records Management Center LLC, au fost evidențiate experiența și practica gestionării arhivelor „în nori”. În acest context, au fost prezentate trei produse oferite de companie, cu indicarea parametrilor lor principali: i-Archive, IT-Archive și e-Archive.

Compararea dezavantajelor și avantajelor arhivelor electronice în comparație cu arhivele documentelor pe hârtie a fost reflectată în raportul directorului LLC "1C-Efficiency" EV Pitolin.

O abordare interesantă a problemei gestionării documentelor electronice în discursul său a fost subliniată de reprezentantul CJSC „Compania InterTrust” V. Ipatov. În special, el a definit sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDMS) ca un sistem de documentare a activităților în interesul managementului și Enterprise Content Management (ECM) ca un sistem de gestionare a informațiilor nestructurate. În plus, V. Ipatov și-a exprimat cerințele cheie pentru gestionarea documentelor, inclusiv reducerea operațiunilor manuale, reducerea costurilor de operare, respectarea cerințelor în schimbare ale reglementărilor externe și, cel mai important, concentrarea asupra cerințelor de afaceri. În concluzie, V. Ipatov a menționat că rolul „managerului de documente” se schimbă în prezent: de la înregistrare și contabilitate la participarea directă la crearea valorilor de afaceri, deschiderea unor noi domenii de responsabilitate, includerea organică a EDMS în infrastructura generală a activităților de afaceri ale organizației.

În raportul IV Skorodumov, șeful Departamentului de guvernare electronică al sistemelor de birouri electronice LLC, au fost anunțați principalii parametri ai serviciului cloud O7.DOK, prin care serviciile de gestionare a documentelor electronice în cloud sunt furnizate organelor guvernamentale, administrațiilor locale și altor organizații . Raportul a evidențiat, de asemenea, avantajele modelului de servicii cloud, inclusiv absența necesității propriilor specialiști în infrastructură și asistență, cerințe mai mici de investiții, costuri reduse de proprietate, utilizarea eficientă a fondurilor bugetare pentru informatizare etc.

Director al VNIIDAD, doctor în științe istorice, profesorul M.V. Larin a făcut un raport despre politica guvernului SUA privind gestionarea documentelor oficiale. El a revizuit o serie de reglementări din SUA privind problemele legate de gestionarea documentelor, inclusiv în format electronic. Cel mai detaliat a fost prezentat cu Memorandumul prezidențial privind gestionarea documentelor guvernamentale, semnat la 28 noiembrie 2011. Acesta reflectă obiectivele și obiectivele agențiilor federale privind gestionarea documentelor:

• introducerea evidenței electronice pentru a asigura siguranța, transparența și eficiența;
• până în 2019, gestionarea tuturor documentelor electronice cu o perioadă de păstrare permanentă;
• introducerea unui mecanism oficial responsabil;
• instruirea în domeniul gestionării documentelor;
• compilarea listelor de documente și depunerea acestora la Arhivele Naționale ale SUA.

În discursul său, M.V. Larin a subliniat necesitatea formulării unui criteriu de necesar și suficient între documentele pe hârtie și cele electronice.

Un interes deosebit pentru participanții la conferință a fost raportul rectorului Universității de Afaceri Interne din Hanoi (Vietnam), dr. Chieu Van Kyong, dedicat utilizării ED în activitățile de management ale organizațiilor. Potrivit lui Chieu Van Kyong, problema semnificației juridice a ED în Vietnam nu a fost încă rezolvată, prin urmare, în majoritatea cazurilor, documentele sunt păstrate pe hârtie. În același timp, din 2005, pentru a reduce numărul de proceduri administrative, serviciile sociale sunt prestate online, iar alte tipuri de servicii sunt furnizate în modul „o singură fereastră electronică”.

Un alt aspect al aplicării tehnologiilor „cloud” în autoritățile de stat ale Federației Ruse a fost prezentat în raport de către șeful Departamentului de asistență documentară al Institutului de Management al Regiunii Volga numit după V.I. P.A. Dr. Stolypin, profesor A.V. Ermolaeva. În discursul său, sa acordat o atenție deosebită necesității de a asigura exhaustivitatea, fiabilitatea, relevanța și accesibilitatea informațiilor juridice oficiale în formă electronică. În același timp, a fost analizat conceptul de informații cuprins în diferite acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, precum și metodele de utilizare a tehnologiilor IT în lucrul cu apelurile cetățenilor.

Problemele asigurării siguranței documentelor Fondului Național de Arhivare al Ucrainei în contextul introducerii gestionării electronice a documentelor au fost dezvăluite în raportul directorului Institutului ucrainean de cercetare a afacerilor arhivistice și a gestionării înregistrărilor (URIADD) A.Ya Garanin și director adjunct al Arhivei Electronice Centrale de Stat din Ucraina (TsGEA din Ucraina), dr. I.N. Yu.S. Kovtanyuk. Dezvăluind această problemă, A.Ya. Garanin a subliniat că în Ucraina nu există încă o înțelegere clară a termenului e-guvernare, în același timp există analogul său - e-guvernare („reglementarea electronică” ucraineană). În același timp, raportul a subliniat planurile pentru cercetarea și activitatea metodologică a TsGEA din Ucraina, inclusiv dezvoltarea unei proceduri pentru acceptarea și transferul documentelor de origine personală în formă electronică în TsGEA din Ucraina, procedura pentru crearea un obiect de informație unificat, înregistrarea și descrierea documentelor electronice care se află în depozit în TsGEA din Ucraina, etc. ciclu de viață document electronic.

Danute Kontrimavičienė, reprezentant al Lituaniei, doctorand la Facultatea de Comunicare a Universității din Vilnius, specialist șef al Departamentului de gestionare a documentelor din Noile Arhive de Stat din Lituania, a prezentat experiența Lituaniei în gestionarea documentelor electronice. Astfel, au fost prezentate cadrul legal al Lituaniei pentru gestionarea documentelor electronice, cerințele pentru structura logică și fizică a ambalajului unui document electronic, conținutul documentului electronic și formatul fișierului. Separat, trebuie remarcat faptul că în Lituania pentru crearea de electronice semnături digitale s-a decis folosirea formatului XAdES. În plus, raportul a subliniat câteva cerințe pentru accesul la documente în Sistem informatic arhivă electronică.

O analiză comparativă a definițiilor conceptului de „document electronic” în actele normative ale Federației Ruse, țărilor CSI și Letoniei a fost prezentată în raportul directorului adjunct al VNIIDAD, dr., Profesor asociat VF Yankova. În discursul său, V.F. Yankovaya a subliniat absența unor lucrări efective care să descrie structura unui document electronic atunci când sunt transferate în stocarea arhivelor. Potrivit lui V.F. Yankova, până când se va face acest lucru, va fi dificil să propunem orice abordare pentru rezolvarea problemei transferării unui document electronic în stocarea arhivelor.

Prima zi a conferinței s-a încheiat cu un discurs al E.V. Zlobin, un reprezentant al Arhivei Academia RusăȘtiințe, doctorat, profesor asociat. El și-a început discursul cu întrebarea: „Istoricii și arhiviștii au nevoie de tehnologii cloud?” În opinia sa, va fi mai rentabil să cumpărați mai multe hard diskuri decât să achiziționați tehnologii scumpe „cloud”. Tehnologiile „cloud” sunt destinate schimbului de informații în volume mari, ceea ce nu este destul de potrivit pentru arhivele bugetare. Poate că acesta este doar un truc de marketing, a rezumat E.V. Zlobin.

A doua zi a conferinței a fost deschisă de șeful departamentului de gestionare a înregistrărilor VNIIDAD VS Iritikova cu un raport privind principiile organizării fluxului de documente, natura sa de fond, sarcinile fluxului de documente electronice, care a fost completat de un raport de către profesor asociat al Departamentului Instituției Educaționale Preșcolare din Institutul de Management al Regiunii Volga. P. A. Stolypina (Saratov), ​​dr. E. Pleshkevich despre problema utilizării conceptelor de gestionare electronică a documentelor și guvernare electronică.

Sesiunea plenară a fost continuată de către expertul principal în managementul documentelor LLC „Sisteme de birouri electronice”, dr. N.A. Khramtsovskaya cu un raport privind rezultatele activității Congresului Consiliului internațional al arhivelor din Brisbane, necesitatea de a regândi rolul arhivării în era electronică și crearea unui nou concept pentru dezvoltarea arhivelor.

Un număr de discursuri din a doua zi a conferinței a conținut experiența practică specifică a organizațiilor în implementarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor și a reflectat, de asemenea, problemele asociate cu această problemă. Perspectivele pentru formarea fondurilor documentare și arhivistice ale autorităților de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse în contextul fluxului de documente electronice (de exemplu, regiunea Saratov) au fost prezentate de șeful Departamentului de arhive al Departamentului administrativ al Guvernul regiunii Saratov, dr. E.Yu. Kosheleva. IA Puteshova, director adjunct al Instituției Trezoreriei Statului din Republica Karelia „Arhivele Naționale ale Republicii Karelia”, a împărtășit experiența practică în implementarea schimbului electronic de informații cu organismele Fondului de pensii ale Federației Ruse în Arhivele Naționale al Republicii Karelia. Introducerea și dezvoltarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor pe exemplul unei organizații comerciale a fost dezvăluită în raportul lui VA Chebotova, șeful departamentului de susținere a documentației CJSC „Siberian Service Company”.

Întrebările adresate vorbitorilor și discuțiile participanților la conferință au mărturisit importanța mare a problemelor teoretice, metodologice și tehnologice de optimizare a fluxului de documente, a căror soluție ar trebui să fie direcționată în continuare eforturilor comunității științifice și profesionale.

V.F. Yankovaya a ținut un discurs de încheiere, care a remarcat că divizarea existentă a abordărilor arhiviștilor și a specialiștilor IT în terminologie începea să dispară. Specialiști în aceste domenii au devenit mai bun prietenînțelegeți un prieten și această mișcare este reciprocă. În același timp, a sosit momentul să regândim și să popularizăm în mod activ teoria gestionării înregistrărilor, ceea ce implică o înțelegere teoretică mai profundă a problemelor ridicate la conferință.

Proprie. inf.