Do tohoto pole napište stručné a jasné informace, které odrážejí podstatu dopisu. Naléhavě přidejte slovo, pokud ho potřebujete okamžitě přečíst. Tím se partner seznámí s tím, o čem dopis je, a také pomůže v budoucnosti rychle najít dopis zájmu v archivu.
Pokud se předmět v důsledku korespondence změnil, změňte jej v tomto poli.

2. Zakažte CapsLock
Nepište svůj e -mail a předmět do velkých písmen. Mnoho lidí to považuje za špatnou formu, protože vyjadřuje hlasitý tón. Stejně jako velké množství vykřičníků na konci věty.

3. Stručnost je sestra talentu
Snažte se nepsat dlouhá písmena, formulovat informace jasně a stručně, ušetří to adresátovi čas.

4. Připojené soubory
Pokud potřebujete pouze odeslat soubor, musíte do textu dopisu přesto napsat stručné informace. Například: „Zasílám pokyny, jak pracovat s e-mailem“. Nenechávejte taková písmena prázdná, z přiloženého dopisu není vždy jasné, o čem řeč je.
Pokud jste obdrželi prázdný dopis s připojeným souborem z neznámé adresy, nedoporučujeme jej otevírat. Je vysoká pravděpodobnost, že existuje virus.

5. Odpovědět nebo Odpovědět všem

Při přijímání e -mailu věnujte pozornost těmto dvěma tlačítkům. Jejich účel je jiný! Odesílatel může poslat ne osobní dopis, ale provést skupinovou poštu. V kopii dopisu přitom můžete vidět všechny adresáty. V tomto případě se zobrazí tlačítko „Odpovědět všem“. Když potřebujete sdělit informace všem v kopii, klikněte na tlačítko „Odpovědět všem“. Pokud chcete odpovědět pouze odesílateli, musíte kliknout na tlačítko „Odpovědět“.

6. Řetězec písmen
Při odpovídání na dopis nemažte originál. Poté, co adresát obdržel vaši odpověď bez původního textu, si již nemusí pamatovat, jaká byla otázka, a bude nucen hledat jeho odeslaný dopis.

7. Podepisujte písmena
Psát „S pozdravem, ...“ není jen dobrým mravem. Obvykle je v podpisu uvedeno úplné jméno, pozice, název organizace a kontaktní telefonní číslo. Jedinečně se tedy identifikujete a v případě potřeby vás lze rychle kontaktovat.
V nastavení e -mailu můžete nastavit automatický podpis, tato slova budou přidána do všech nových písmen automaticky.

7. To slovo není vrabec, když vyletí, tak ho nechytíš
Před odesláním si dopis znovu přečtěte, snažte se okamžitě nereagovat na emoční emaily, abyste toho později nelitovali.
Pamatujte, že váš dopis může být přeposlán náhodou nebo účelově, takže důvěrné informace by neměly být zasílány e -mailem.

8. Prozkoumejte nastavení e -mailu
Pokud jednou strávíte čas prostudováním nastavení své pošty, uložíte si ji v budoucnu. Právě v nastavení můžete nastavit osobní podpis, konfigurovat shromažďování pošty z jiných schránek, vytvářet hierarchii složek, přidávat filtry a mnoho dalšího.

9. Věnujte pozornost zabezpečení e -mailu

• Vymyslete složité heslo, nezapisujte si ho na papír vedle počítače, pravidelně ho měňte.
• Při zadávání e-mailu z cizího počítače neklikejte na možnost pamatovat si heslo.
• Při práci na zařízení někoho jiného se nezapomeňte odhlásit z e -mailu.
• Neotevírejte soubory přijaté z neznámých e -mailů.
• Zkontrolujte přílohy, zda neobsahují viry.
• Posílejte nechtěné e -maily na spam.

10. Emotikony
Není obvyklé používat emotikony v oficiálních dopisech, ale v korespondenci s přáteli je můžete přidat, abyste do dopisu přidali emoce.
Níže jsou nejoblíbenější:

Za posledních několik let byl jedním z mých nejúčinnějších nástrojů e -mail. Podotýkám, že tento nástroj bude účinný pouze tehdy, když se ho naučíte řídit a nenecháte věcem volný průběh. Psal jsem o něco dříve.

Nejprve musíme mít jasno v tom, k čemu potřebujeme e -mail. Výzvy Wikipedie: přijímat, odesílat a přeposílat poštovní zprávy. Účelem e-mailu je zefektivnit život a práci lidí. Ale ve skutečnosti není všechno tak snadné.

Podle statistik je v průměru počet zpráv přijatých osobou více než 100 dopisů denně. To je obrovská postava. A stále roste, což vede k tomu, že člověk již není schopen kvůli nedostatku času zpracovat přijaté informace ve vysoké kvalitě.

Právě tato otázka, jak správně pracovat s elektronickou poštou, dělá starosti mnoha lidem. Přebytek neověřené pošty vede ke stresu a snižuje produktivitu.

Také jste se dostali do podobné situace? Pak je tento článek pro vás.

Nejúčinnější a nejorganizovanější lidé budují vlastní systém práce s poštou na základě vlastních zkušeností metodou pokusů a omylů.

Pokud existují pro e-mail více či méně běžná pravidla pro obchodní korespondenci, pak s ohledem na správu vaší práce s e-mailem je vše trochu komplikovanější. Záleží na mnoha faktorech, jako je oblast činnosti, míra obchodní činnosti a organizace člověka, životní styl a podnikání atd.

Práce s e-mailem

Začněme tedy. Potřebuji své efektivní pokyny pro e -mail:

• Zvyšte svoji efektivitu
• Vždy buďte pro své korespondenty povinnou a správnou osobou.
• Vždy vědět, jak jsem zpracovával poštu.
• Nikdy neztrácejte příchozí e -maily.

Pro práci s poštou existuje několik zásad:

1. Použijte svou doručenou poštu jako kontrolní seznam a ponechejte v ní nezpracované zprávy.

2. Vytvořte samostatné složky pro každý projekt, kategorii. To vám pomůže rychle najít informace, které hledáte.

3. Aktivně využívejte používání štítků, barevných značek. Díky tomu bude třídění písmen znatelné pro vizuální vnímání.

4. Důkladně si prostudujte a znáte systém nastavení v poštovním účtu. To vám pomůže efektivně to spravovat.

5. Určete čas, který jste ochotni věnovat práci s poštou. Například 30 minut ráno a 30 minut večer. A ani minutu.

6. Pokud to pracovní podmínky dovolují, deaktivujte funkci vyskakovacích upozornění na nová písmena. Tímto způsobem budete méně rušeni.

7. Zrušte odběr zastaralých e-mailů.

8. během dne.

9. Uložte všechny odeslané e -maily. Vždy se může něco hodit. Dnes jsem takto našel sken svého pasu.

10. Umět určit znaky, podle kterých budete svoji poštu zpracovávat a třídit.

Technika e -mailu

Pokud si dobře pamatujete první pravidlo, pak je naším cílem při analýze pošty nechat ve schránce co nejméně písmen.

Druhým neméně důležitým úkolem je zároveň seřadit všechna písmena podle kategorií, specifik a důležitosti. Ve složce „Doručená pošta“ můžete nechat písmena, která od vás vyžadují okamžitou nebo včasnou odpověď. Mohou být také okamžitě označeny barevnými tagy nebo tagy. Dodám, že používám hlavně program G-mail, který má několik dalších účtů v jiných poštovních programech.

Jak ostatní pracují s e -mailem

Jednou jsem se díval na video o práci se schránkou, kde autor ukázal, jak se skvěle během pár minut vypořádal se dvěma sty písmeny. Lákavý nadpis mě přirozeně přiměl zjistit, jak to lze provést, protože jsem na tuto otázku neznal účinnou odpověď. Ukázalo se, že jeho princip fungování je založen na mazání písmen a ponechání důležitých a nezbytných ve složce Doručená pošta. Překvapený! To může udělat kdokoli. Rychle jsem učinil závěr: tato technika mi nevyhovuje.

Střihli jsme to živě

Souhlasíte s tím, že lví podíl na dopisech jsou poštovní zásilky, které potřebujeme, a sklad informací. A když nám mnoho z nich doporučí odhlásit se, přiznejte si to upřímně - kdo zvedl ruku a odhlásil se z jejich výběru? Protože jsme si vybrali toto, znamená to, že to potřebujeme a je to důležité. Přesto bych vám také doporučil, abyste se odhlásili z těch mailů, které jsou pro vás dnes méně relevantní. Je to jako uklízet váš šatník - a je škoda ho vyhodit, a jak dlouho jsem ho nenosila ...

Přesvědčte se sami, že v krajním případě víte, kde se tento zpravodaj nachází, a v případě potřeby se můžete kdykoli podívat na tam uvedené informace nebo se znovu přihlásit k odběru.

Berte názvy svých složek vážně. Zde nemůžete poradit pro všechny najednou - hodně záleží na osobnosti jednotlivce. Vím, že mnoho lidí dává přednost umístění jakýchkoli poštovních zásilek, dopisů souvisejících s tématy prodeje do složky s názvem Prodej. Tato možnost také funguje. Moje složky mohou obsahovat jméno a příjmení osoby, od které dopisy pocházejí, včetně tématu prodeje a název seznamů adresátů. To znamená, že ne jedna složka odpovídá tématu prodeje v mé poště, ale několik. Orientuji se v nich dobře. Na autorově osobní značce mi záleží.

Struktura odchozích e -mailů

Je také snadné strukturovat odchozí e -maily. Dejte jim zkratky nebo značky, aby je bylo možné rychleji najít, když je budete potřebovat. Vytvořte složky pro ty nejdůležitější a použijte navigaci. Například během své práce na několika projektech současně jsem musel klientům posílat podobné dopisy a dopisovat si. Po vytvoření složky s názvem projektu jsem po odeslání dopisu do ní přesunul potřebná písmena.

Při první analýze pošty se snažím prolistovat písmena a určit, do které kategorie je třeba je přesunout. Rozděluji je také podle míry důležitosti a naléhavosti: naléhavé - nedůležité; naléhavé - důležité; neurgentní - nedůležité: nenaléhavé - důležité. Důležitá písmena, která vyžadují, abych dnes odpověděl nebo určité zaměstnání, nechávám ve složce Doručená pošta, po dokončení práce je přesouvám do příslušné složky.

Pokud pochopím, že předmět dopisu bude pro mě v blízké budoucnosti relevantní, pak si dovolím přesunout zprávu do složky nepřečtené. Ve správný čas se k němu ruce určitě dostanou.

Upozorňuji na skutečnost, že všechny výše uvedené metody se zrodily ne za jeden den, a dokonce ani za dva. Již dnes mnoho společností přemýšlí o vývoji a implementaci pravidel pro práci s e-mailem. Efektivní řízení a organizace času se stanou základními vlastnostmi práce všech společností.

Pokud svou poštu nezvládáte, brzy zvládne i vás, což vede ke zbytečnému stresu. Rozvíjejte své pravidla pro práci s e-mailem.

Používáním a uplatňováním těchto pravidel dosáhnete účinnosti ve svém obchodním životě. Přátelé, úspěch ve vašem podnikání! Buďte efektivní a nezapomínejte A jako vždy vám budou vaše komentáře, retweety a vaše osobní rady vděčné.

Lidé v moderním světě tráví stále více času na internetu - hledají a nacházejí práci, čtou zprávy, komunikují, kontrolují počasí, nakupují, prodávají, vydělávají peníze, šetří, setkávají se, sledují filmy, poslouchají hudbu a často jen poflakovat. Dnes je těžké najít člověka, který neví, co je vyhledávač, online režim, ICQ, blogy, jak používat e-mail. Ale stále existují a tento text je určen pro ně.

V obvyklém smyslu je pošta výměnou dopisů a balíků. Síla lidského myšlení dosud nedosáhla úrovně zasílání balíků e-mailem, ale možná se to také splní v blízké budoucnosti. Navzdory tomu má e -mail mnoho výhod.

1. V e-mailu můžete posílat nejen zprávy ve formě textu, ale také k dopisu připojit soubory: tabulky, fotografie, kresby, videa, prezentace atd. Písmena lze mazat, posílat dalším lidem, ukládat, filtrovat.

2. E-mail vám umožňuje okamžitě doručovat korespondenci (informace), což šetří spoustu času a úsilí.

3. Není třeba chodit na poštu, protože můžete mít e-mail z pohodlí domova, pokud máte internet a počítač.

4. Cenově efektivní - není nutné platit za každé písmeno, bez ohledu na množství informací v něm obsažených. Stačí, aby byla internetová služba poskytovateli zaplacena včas.

5. Účinnost - můžete si dokonce zkontrolovat poštu a odpovědět na dopis z mobilního telefonu s přístupem na internet.

Pojďme si tedy odpovědět na otázku: „Jak používat e-mail“?

Nejprve musíte přejít na web určitého vyhledávacího nebo poštovního systému, například „Yandex“, „Google“, „Rambler“, „Mail.ru“ atd.

Zkusme na příkladu nastavit poštu na Googlu. V horní části stránky byste měli najít a kliknout na „Pošta“, zobrazí se nové okno pro zadání vaší pošty a vašeho účtu. Protože zatímco na Googlu nemáte žádnou poštu, stiskněte červené tlačítko v pravém horním rohu - „Vytvořit účet“. Dále se vyplňují osobní údaje - jméno, příjmení, uživatelské jméno, heslo, pohlaví, datum narození, mobilní telefon, náhradní poštovní adresa. vytvořte si ho sami, musí být jedinečný (pokud již existuje uživatel s takovým přihlášením, systém vás upozorní a požádá vás o zadání jiného jména), skládající se z latinských písmen, délka jména je od 6 do 30 znaky. Mějte na paměti, že pokud se chystáte provádět obchodní korespondenci prostřednictvím e -mailu, měli byste přijít s a zvolit diskrétnější přihlášení.

Dále musíte zadat heslo pro poštu. Musí být dostatečně spolehlivý, pokud možno obsahující velká písmena, znaky a číslice, a musí mít alespoň 8 znaků. Pro potvrzení zadáme heslo znovu.

Abyste měli přístup k materiálům v souladu s vaším věkem, je třeba na těchto stránkách uvést datum narození. Faktem je, že účet Google vám umožňuje přístup ke službám, jako je Gmail (pošta), YouTube (video portál) a Google+ (sociální síť). Svůj účet můžete nastavit tak, aby nikdo neviděl váš věk.

Pohlaví a číslo mobilního telefonu se vyplňují podle uvážení uživatele.

Chcete -li zaregistrovat poštu, stačí pouze prokázat, že jste skutečná osoba (a ne robot), a na klávesnici zadat uvedená latinská písmena. Pokud jsou znaky špatně čitelné, můžete kliknout na znak „Audio“, systém vám je nadiktuje. Pokud to nechcete udělat, uveďte prosím své mobilní telefonní číslo. Na váš telefon bude zaslán potvrzovací kód ve formě SMS, budete jej muset zadat do pole „Potvrdit účet“.

Máte tedy vlastní e-mailovou schránku, můžete odesílat a přijímat dopisy. Jak napsat dopis? Najdeme tlačítko „Napsat dopis“, v okně, které se objeví v poli „Komu“ napíšeme adresu příjemce. Pokud chcete, aby kopii dopisu obdržel někdo jiný, zadejte do pole „Kopie“ jinou e -mailovou adresu. Pole „Předmět“ může být ponecháno prázdné, ale pokud zadáte předmět a podstatu dopisu, bude příjemci příjemnější. Do dopisu můžete psát text, formátovat jej, připojovat soubory pomocí tlačítka „Připojit“ nebo pomocí ikony „Paperclip“, vkládat odkazy, fotografie, obrázky, uložit koncept dopisu. Před kliknutím na tlačítko Odeslat si můžete zkontrolovat pravopis. Pokud chcete přesně vědět, zda je adresát obdržel a přečetl, zaškrtněte políčko „Upozornit na čtení“.

Přijaté dopisy je snazší přečíst - stačí kliknout na nové písmeno (obvykle je zvýrazněno tučně). Pokud si nepřejete dostávat další dopisy od žádného autora, můžete jeden z nich označit jako nevyžádanou poštu. Dále budou všechna písmena z této adresy automaticky odesílána do složky „Spam“. Takže teď máte představu o tom, jak používat e-mail, můžete si dopisovat s obchodními partnery a přáteli, registrovat se na sociálních sítích, nakupovat přes internet a mnoho, mnoho dalšího.

Chybou, kterou většina lidí dělá, je, že podceňují důležitost vytvoření systému zasílání e -mailů. Jedním ze způsobů je představit si práci s e -mailem jako posloupnost následujících kroků.

1 - Přístup k e -mailu
2 - Dávka písmen
3 - Kontrola příchozí korespondence
4 - Odstranění
5 - Provedení
6 - Skladování

1. PŘÍSTUP K E-MAILU

Prvním krokem je naplánovat si, kdy si budete každý den kontrolovat e -maily. Obvykle by si většina lidí měla zkontrolovat svůj e -mail čtyřikrát denně:

1. První věc ráno. Většina lidí začíná svůj den kontrolou svého e -mailu, aby se ujistila, že jim nic naléhavého neuniklo.

2. Před polední přestávkou. Oběd je přirozená pauza ve vaší obchodní činnosti; Aby byla tato doba produktivnější, můžete zkontrolovat svůj e -mail.

3. V polovině odpoledne. Toto je další přirozená pauza, když si potřebujete dát pauzu nebo se chystáte odejít na obchodní schůzku.

4. Konec pracovního dne. Pokud co nejvíce uvolníte složku s doručenou poštou, než opustíte své pracoviště, pak další ráno okamžitě přejdete na prohlížení nových zpráv. Pokud jste si jisti, že neexistují žádné naléhavé záležitosti, které jste na poslední chvíli vynechali, zaručí to pro vás a vaše kolegy uvolněnější večer.

Pro většinu lidí je nejlepší a nejméně pravděpodobnou překážkou jejich pracovního toku kontrola pošty čtyřikrát denně a vyčlenění ne více než 15 minut na každou „relaci“ e -mailu.

2. SPOUSTA DOPISŮ

Je důležité pochopit, že e -mailovou korespondenci zpracováváte čtyřikrát denně. To neznamená, že musíte okamžitě odpovědět na všechny zprávy vyžadující odpověď nebo napsat všechny e -maily, které jste plánovali odeslat, do 15 minut. Musíte přijmout fakt, že vaše schránka není nic jiného než dávka dopisů, které čekají na rozebrání.

3. OVĚŘENÍ PŘÍCHOZÍ KORESPONDENCE

Dalším krokem je kontrola všech zpráv, což neznamená, že byste si měli přečíst všechny. E -mailové rozhodnutí lze často učinit na základě předmětu nebo prvních několika řádků. E -maily a zpravodaje tvoří nezbytnou součást naší korespondence. Pokud jste analytikem, možná zpravodajem -
pro vás nejdůležitější dokument a každý den si jej pečlivě prostudujete. U nás ostatních tomu tak není a můžeme rychle určit, zda je tento zpravodaj pro nás důležitý nebo užitečný. Ne všechny e -maily vyžadují odpověď: například ta písmena, kde jste uvedeni v kopii nebo předmět zprávy, znamená, že se s těmito informacemi musíte pouze seznámit.

4. VYMAZAT

Pokud je vaším hlavním cílem uvolnit doručenou poštu, je jedním z nejjednodušších způsobů odstranění zpráv. Pokud po přečtení zpravodaje dojdete k závěru, že vám tyto informace nejsou užitečné, odhláste se prosím z odběru tohoto zpravodaje. Nebudete litovat a nebudete muset trávit více času jeho zpracováním. Odstraňte všechny zprávy, které od vás nevyžadují další akci.

Pokud najednou zjistíte, že odstraňujete všechny zprávy pocházející z konkrétní adresy, zamyslete se nad tím, proč se to děje.

5. PROVEDENÍ

Stejně jako při práci s papírovými dokumenty je vhodné, abyste se k přečteným písmenům znovu nevraceli.

Pokud na odpověď nebo přeposlání zprávy potřebujete jen několik minut, udělejte to hned. Pokud je to možné, měli byste okamžitě reagovat na zprávy, které potvrzují nebo naplánují dobu schůzky, požadovat informace o vašich kontaktech, obsahovat jakékoli dotazy nebo žádosti, pokud vám to samozřejmě nezabere mnoho času.

Pokud pochopíte, že potřebujete více informací, přilákat další lidi nebo čas na přemýšlení, pak na takový dopis nebudete moci okamžitě reagovat. Později budete muset podniknout nějaké kroky: možná se rozhodnete, zda byste na tento dopis opravdu měli odpovědět a něco udělat. Pokud ne, můžete dopis okamžitě odeslat správné osobě. Než delegujete úkol, může nějakou dobu trvat, než určíte, kdo
totéž musí být odpovědná osoba. Pokud dopis vyžaduje akci, uložte pouze významnou část informací a samotný dopis odstraňte. Osvoboďte svou doručenou poštu od takových zpráv a uložte potřebné informace, například do systému pro sledování prací na vašich projektech, do kalendáře nebo systému plánování, abyste měli jistotu, že ji dokončíte. To je to, co je poprava - důvěra, že cokoli je třeba udělat, bude provedeno.

6. SKLADOVÁNÍ

Pokud e -mailovou zprávu nelze odstranit (nebo na ni nemůžete odpovědět a poté ji odstranit), je nutné ji uložit.

Hlavní důvod, proč byste to mohli potřebovat, je ten, že se na tento dokument budete muset v budoucnu odkazovat (například informace o něčem, učiněné rozhodnutí, pokyn, zpráva o pokroku atd.). Pokud najednou nemáte dokument, na který byste se mohli odvolávat, bude to mít pro vás neblahé důsledky.

Neexistuje jediný správný způsob ukládání e -mailů. Musíte přijít se systémem, který je pro vás osobně účinný.

Jednou z možností je systém podsložek ve vaší doručené poště. Podsložky můžete řadit podle tématu, kategorie, klienta nebo projektu podle toho, jaký typ zprávy obvykle obdržíte. Mnoho lidí vytvoří samostatnou složku s názvem „Zpracovaná písmena“, kam vloží všechny zaškrtnuté zprávy a zprávy, které vyžadují další akci.

Bez ohledu na to, jaký systém se rozhodnete ukládat e -maily, pamatujte, že jediné místo, kam byste je neměli ukládat, je ve vaší doručené poště. Pamatujte také, že e -mail by vám neměl trvat 24 hodin denně, sedm dní v týdnu. Udržování e -mailové schránky v předem stanoveném čase v pořádku vám ušetří hodiny týdně, sníží stres, který pociťujete ze strachu, že vám něco unikne, a zvýší efektivitu při řešení toho, na čem opravdu záleží. Jsou to jednoduché principy, které si snadno zapamatujete.

Internet dnes nabízí tolik zajímavých věcí a snažíme se neztratit informace - přihlašujeme se k různým mailingům, dopisujeme si s přáteli a navazujeme nová známost, používáme poštu v obchodní korespondenci.

Jak správně organizovat svůj e -mail? Tato otázka mnohým dělá starosti.

Pro obchodní korespondenci využívající e-mail existují pravidla. Během jeho používání se objevil určitý vývoj pravidel pro práci s elektronickou poštou. To bylo nutné, aby bylo možné držet krok s událostmi, neztratit příchozí informace a rychle na ně reagovat. Myslím, že znalost toho, jak pracovat s e -mailem, bude pro mnohé užitečná.

Jak správně organizovat práci s e-maily?

♦ Zkontrolujte svou poštu v jasně určeném čase

E-mail obvykle není přenosem naléhavých informací, používá se pro neurgentní záležitosti.

V kanceláři jsou telefony pro naléhavé informace lze také převést osobně. Pokud tedy není předem dohodnuto, že nyní dostanete důležitý dopis poštou, pak nekontrolujte svou poštu neustále. Během hlavní práce stačí zavřít program na počítači, abyste na kartě prohlížeče nebo ve vyskakovacím okně neviděli neustále přicházející písmena. To nebude odvádět pozornost od důležitých záležitostí.

A kupodivu bude pošta vytříděna v kratším časovém období, protože se tím budeme zabývat účelově, vyhradíme si čas ráno a večer a možná jen jednou denně. Záleží na okolnostech a typu vaší činnosti.

To vše se samozřejmě netýká těch, jejichž úkolem je odpovídat na e -maily například v helpdesku.

♦ Vyprázdněte svou schránku každý večer

Doručená pošta je místo, kde jsou shromažďovány všechny příchozí informace, které se musíte naučit rychle třídit.

Abychom mohli třídit písmena podle předmětu, musíme navíc vytvořit několik důležitých složek. Například odpovědi, osobní, pracovní, zajímavé, důležité a osobnosti.

V každé složce vytvořte podsložky. Složka „Osobnosti“ může obsahovat korespondenci s lidmi, kteří jsou pro vás důležití. Například v této složce vytvoříme podsložku „Ivanov I.I.“ a ve schránce stanovujeme pravidlo (filtr), že všechna písmena od Ivanov I.I. budou okamžitě odeslány do této složky. Nemusíte se bát, že vám toto písmeno bude chybět, protože v nabídce vedle názvu složky bude zvýrazněna ikona, že tato složka obsahuje nepřečtené písmeno.

To je to, co děláme se všemi písmeny, která jsou pro nás důležitá.

♦ Vymažeme poštu ze spamu

Při třídění dopisů musíte nutně označit nevyžádané zprávy a ty, které jste nepřihlásili k odběru, označit jako spam.

Mailer má funkci filtru nevyžádané pošty. Dokáže si takové dopisy zapamatovat a při opětovném odeslání od tohoto autora dopis přejde přímo do složky se spamem.

Pokud jste tuto složku nevymazali sami, pak se po 30 dnech všechny zprávy automaticky odstraní ze složky nevyžádané pošty a nemusíte si s tím dělat starosti.

Nikdy neodpovídejte na nevyžádané e -maily, protože váš e -mail mohou použít podvodníci.

Dodržováním pravidel pro práci s e -mailem bude váš pracovní den efektivnější - třídit, odpovídat a psát dopisy vám zabere méně času. Zde je několik konkrétních tipů:

Pravidla pro práci s e-mailem

• Nastavte konkrétní čas pro zasílání e -mailů. Po dokončení této práce odpojte poštovní schránku.
• Prozkoumejte možnosti a nastavení vaší poštovní schránky. To vám pomůže rychle se orientovat při práci s písmeny.
• Použijte svou doručenou poštu jako místo shromažďování informací, které je třeba vyřešit. Přitom pomocí písmen označte písmena. Tato složka by měla být prázdná každou noc.
• Nastavením filtrů ve schránce můžete organizovat důležitá písmena přímo do složek předmětů
• Pravidelně čistěte (odhlašujte) zpravodaj od nezajímavého a nepodstatného. Chcete -li to provést, nastavte plán v kalendáři. Například jednou za čtvrt roku. Čím častěji to budete dělat, tím méně času bude toto čištění trvat.
• Třídit e -maily ve své doručené poště každý den a odpovídat na e -maily co nejdříve.
• Připravte si připravené šablony pro odpovědi na dopisy. Do odpovědí zahrňte šablonu pozdravu a podpisu. To výrazně ušetří čas při psaní odpovědí na dopisy.
• Snažte se být co nejkratší. K dopisu připojte další informace v samostatném souboru.
• Soubory připojené k e -mailům vždy zkontrolujte pomocí antivirového programu.
• Řiďte se pravidlem: „jedno písmeno - jeden předmět“. To příjemci usnadňuje práci s písmeny.
• Pokud narazíte na stejnou otázku od různých lidí, pak má smysl veřejně odpovědět na svém blogu nebo webu a v dopise poskytnout odkaz na tento článek. Tímto způsobem ušetříte čas na napsání odpovědi a poskytnete zainteresovaným stranám úplné informace.
• Pamatujte na pravidlo: čím méně píšete, tím méně dopisů dostanete.
• Uložte archiv odeslaných e -mailů.
• Neposkytujte heslo k účtu, kde se nachází vaše pošta, třetím stranám.
• Pomocí funkce "Vlastnosti pošty" zjistíte další informace o dopise. Chcete -li to provést, klikněte v režimu čtení písmen na pravé tlačítko myši.

Je na vás, zda tato pravidla použijete nebo ne. Při organizaci práce se schránkou si však musíte pamatovat, že korespondenci bychom měli spravovat my, ne ona my. E -mail by nám měl usnadnit život, nikoli více zaneprázdnit.

Elektronická pošta je jednou z prvních služeb na internetu, která umožňuje výměnu zpráv, nebo pro výraz „elektronická pošta“, takzvané e-maily. Dnes jen málokdo píše obyčejné dopisy - je rychlejší odeslat dopis z vaší e -mailové schránky, který se adresátovi dostane téměř okamžitě.

E-mail má několik slangových jmen-e-mail (z angličtiny. Email), „mýdlo“, e-mail, pošta. Stejně jako pro běžnou papírovou poštu existují podmínky jako poštovní schránka, doručení, příloha, příjem, odeslání, psaní dopisu, adresát, odesílatel atd. Můžeme říci, že e -mail je v mnoha ohledech podobný běžné poště, pouze s tím rozdílem, že dopis není psán perem, ale je psán na klávesnici počítače, a pošty jsou poštovní servery, které shromažďují, třídí a odesílají poštu adresátům .

Tato část se bude zabývat všemi aspekty práce s e-mailem nezbytnými pro začínajícího uživatele počítače a uživatele internetu.

E -mail je moderní, dostupné a rychlé komunikační médium. Pokud před masivním šířením internetu byla elektronická korespondence spoustou podniků a organizací, nyní ji může používat téměř každý uživatel počítače s přístupem k internetu. Postupem času se vyvinula určitá kultura používání elektronické pošty v podobě jednoduchých pravidel pro vedení elektronické korespondence. Dodržováním těchto pravidel budete [...]

Obdrželi jste e -mail a odesílatel čeká na vaši odpověď. Jak to udělat správně? Samozřejmě můžete odesílateli napsat dopis s odpovědí, kde můžete uvést, že se jedná o odpověď na e -mail z takového a takového data a takového a takového předmětu. Správnější a snazší však bude používat speciální funkci poštovní služby, která se nazývá „Odpovědět“. Naučme se to správně [...]

Každý aktivní uživatel internetu nutně používá e-mail, protože je velmi pohodlný, rychlý a jednoduchý. K odesílání e -mailů potřebujete schránku od svého poskytovatele internetových služeb (ISP) nebo registrovanou schránku na jedné z oblíbených bezplatných poštovních služeb - yandex.ru mail, mail.ru mail a gmail. Jak vytvořit poštovní schránku je popsáno v článku [...]

Dříve nebo později si každý aktivní uživatel internetu bude muset vytvořit svůj vlastní e-mail. bez něj není možné plně využít všech možností, které internet poskytuje. Bez e-mailové schránky se samozřejmě obejdete, pokud potřebujete pouze síť pro sledování zpráv, sledování předpovědí počasí nebo televizních programů, ale pro registraci v jakýchkoli službách, fórech nebo [...]

E-mail nebo „e-mail“, „mýdlo“ je nyní pro uživatele na webu povinným atributem. Slouží ke komunikaci s přáteli a kamarády, vedení obchodní korespondence, zasílání fotografií, videí a dokumentů. A e -mailový účet je také vyžadován k registraci účtu na sociálních sítích, online hrách, na webech a fórech.

Tento článek vás naučí používat e -mail a provede vás všemi kroky při vytváření účtu na.

Začněme tedy! Poskytujeme záruku-za 15–20 minut budete mít svůj vlastní e-mail.

Výběr služby

Prvním krokem je rozhodnout, pro kterou službu (web) chcete vytvořit poštovní schránku. Stojí za zmínku, že na internetu existuje obrovské množství webových zdrojů, které návštěvníkům nabízejí vytvoření vlastního e-mailu. Některé jsou lepší, některé horší z hlediska bezpečnosti a použitelnosti.

Pokud si chcete řadu služeb osobně ověřit, napište do vyhledávače „e-mail“. Přinejmenším vám představí sto nebo dvě online poštovní služby.

Aby se vám ale z výzkumu a vyhledávání nezatočila hlava, doporučujeme vám vybrat si některou z níže nabízených služeb. IT profesionálové i spotřebitelé jsou jednomyslně uznáváni jako nejlepší na webu. Takže nic neriskujete. Naopak získáte 100% záruku uživatelského komfortu.

Služba od známé společnosti Yandex. Funguje správně a stabilně od roku 2000, tedy více než 15 let. Má spolehlivou ochranu před spammery a zlými hackery, kteří se pokoušejí ukrást důvěrná data ze schránek. Antivirový modul Dr.Web automaticky kontroluje stažené soubory. Podporuje strojový překlad písmen do různých cizích jazyků a také překládá cizí zprávy do ruštiny. Všechny informace (písmena) jsou odesílány šifrovanými kanály. Funguje perfektně jak na počítačích, noteboocích, tak na mobilních zařízeních (smartphony, tablety). Doporučeno pro ty, kteří primárně používají Runet a aktivně korespondují s rusky mluvícími uživateli.

Otevřete ve svém prohlížeči hlavní stránku webové služby - yandex.ru. A poté klikněte v pravém horním rohu na „Vytvořit poštu“.

Obrovský webový portál. Jeden z nejstarších v Runetu, založený v roce 1998. Majitel účtu má k dispozici nejen poštovní schránku, ale také přístup k celé řadě služeb (hry, seznamovací služba, videa, zprávy atd.). Je vybaven uživatelsky přívětivým rozhraním a výkonným filtrem nevyžádané pošty. Snadné ovládání. Určitě osloví ty, kterým sociální sítě nejsou lhostejné a chtějí aktivně korespondovat online, prohlížet si nejrůznější obsah (fotografie, videa), kromě používání e-mailu.

Přejděte na stránku mail.ru a v levém horním bloku pod přihlašovacími poli klikněte na odkaz „Zaregistrovat poštu“.

Gmail

„Zámořská“ služba od Googlu. Má obrovské množství uživatelských nastavení a funkcí. Byla spuštěna 1. dubna 2004. Spolehlivě chráněn před rušením a hackováním třetích stran, podporuje všechny oblíbené protokoly pro výměnu dat. Vybaveno praktickým ovládacím panelem. Ví, jak zálohovat data. Účet Gmail bude obzvláště užitečný pro ty, kteří často používají zahraniční webové služby, stejně jako další služby Google (Mapy, Zprávy, Play Market, Kalendář atd.).

Napište do adresního řádku prohlížeče - mail.google.com a stiskněte „Enter“. Na stránce, která se otevře, klikněte na tlačítko „Vytvořit účet“.

Rozhodli jste se pro službu? Nyní je čas začít si vytvářet účet.

Registrace účtu

Pokud jste neklikli na odkaz uvedený v přehledu služeb, udělejte to (viz popis výše). Musíme přejít na registrační formulář. Vidíte před sebou stránku s poli dotazníku? To je to, co v tuto chvíli potřebujete.

Pravidla pro registraci poštovní schránky ve službách jsou téměř stejná, s výjimkou pouze několika nuancí. Podle těchto pokynů zadejte všechna požadovaná data správně.

1. V řádcích „Jméno“ a „Příjmení“ můžete zadat údaje o pasu a pseudonym. Vše závisí na účelu používání e -mailu - podnikání, zábava, komunikace s přáteli.

2. Některé poštovní služby požadují dodatečné uvedení místa bydliště, pohlaví, data narození. V těchto polích můžete také, pokud si přejete, uvést spolehlivé nebo fiktivní informace.

3. Přihlášení je adresa vaší poštovní schránky. Musí to být jedinečné. Dobře si promyslete jeho název. K jeho sestavení můžete použít své křestní jméno a příjmení, datum narození.

Poznámka! Doporučujeme ponechat přihlašovací jméno (adresu) v plném formátu, aby nedošlo k záměně. Pokud například na Yandexu bude přihlášení vypadat takto: [chráněno emailem] Tj - @.

4. Heslo je symbolický klíč pro vstup do schránky. Vymyslete složitou kombinaci 10–15 znaků z latinských písmen a číslic.

Pozornost! Pamatujte si, nebo lépe uložte přihlašovací jméno a heslo uvedené ve formuláři na bezpečném místě. Jsou povinni zadat pole.

5. Telefon - do tohoto řádku zadejte své mobilní číslo. Používejte pouze platné číslo.

6. Zkontrolujte, zda jsou všechna pole správně vyplněna. Vyplněný formulář odešlete do služby kliknutím na tlačítko „Registrovat“. Obvykle se nachází ve spodní části registrační stránky.

Algoritmus ověřování je následující:

• na mobil se odešle SMS s kódem;
• tento kód zadáte do speciálního formuláře;
• odeslat do služby;
• po úspěšném dokončení postupu bude telefon „připojen“ ke schránce a lze jej použít k obnovení přístupu v případě ztráty hesla.

Jak zadat pole?

Krabice je tedy zaregistrována. Chcete -li jej zadat nebo se přihlásit, musíte provést následující:

1. Přejděte na webovou stránku poštovní služby (například yandex.ru).

2. Na přihlašovacím panelu zadejte do samostatných polí přihlašovací jméno a heslo, které jste zadali při registraci schránky.

3. Klikněte na tlačítko „Přihlásit se“.

Jak napsat a odeslat dopis?

Chcete -li někomu poslat zprávu z vašeho e -mailu, musíte samozřejmě znát adresu příjemce - partnera, obchodního partnera, kterému chcete dopis poslat. Ujistěte se, že ho máte v plném formátu - @.

2. Ve formuláři, který se otevře, ve speciálně určených polích zadejte úplnou adresu příjemce (v Gmailu se tento řádek nazývá „Komu“), předmět dopisu a samotný text dopisu.

Pokud ke zprávě potřebujete připojit soubor uložený ve vašem počítači, použijte tlačítko „sponka na papír“. Pamatujte však, že velikost takto nahraných souborů je omezená. V závislosti na službě je její limit 10-50 MB.

3. Po dokončení dopisu klikněte na tlačítko „Odeslat“. Dopis bude okamžitě doručen adresátovi.

Pozor spam!

Během provozu vaší schránky budete pravidelně dostávat propagační dopisy (spam) a další pochybné zprávy. Pokud neznáte odesílatele (je uvedena neznámá adresa) nebo vám je podezřelý název písmen, v žádném případě je neotevírejte, a tím spíše nespouštějte soubory a interaktivní prvky, které se v těchto textech nacházejí. To je, kolik hackerů se snaží získat e-mail důvěřivých uživatelů.

Zprávy blokované spamovým filtrem můžete sledovat a mazat ve speciální složce „Spam“.

Jak nahraji velký soubor?

Gmail

1. V profilu vpravo nahoře klikněte na ikonu „skupina čtverců“.
2. V nabídce, která se otevře, klikněte na „Disk“.
3. Na stránce, která se otevře, klikněte na nabídku „Můj disk“. Vyberte „Nahrát soubory ...“.

1. Klikněte v horním panelu na „Cloud“.
2. Na nové kartě klikněte na „Stáhnout“.

Yandex. pošta

1. V horizontální nabídce (poblíž loga v horní části stránky) klikněte na „Disk“.
2. Klikněte na tlačítko Stáhnout.

Jakmile soubor nahrajete do úložiště, otevřete k němu přístup ostatním uživatelům a zkopírujte odkaz ke stažení. Odešlete přijatou adresu URL adresátovi. Vloží jej do adresního řádku vašeho prohlížeče a stáhne soubor, který jste stáhli do počítače.

Užijte si používání internetových poštovních služeb!

Ahoj! Pojďme se dále ponořit do funkcí Yandexu podrobněji. V jednom z článků jsme na to již přišli. Dnes budeme v tomto tématu pokračovat a blíže se podíváme na to, jak používat poštu Yandex. Pojďme zjistit mnoho z jeho dříve neznámých funkcí. odhalíme maximum funkcí a „čipů“ vaší schránky.

Autorizace a předkonfigurace

Pro přístup k poště Yandex prostřednictvím prohlížeče stačí přejít na stránku yandex.ru, v pravém horním rohu stránky kliknout na tlačítko s odpovídajícím názvem „Zadat poštu“ a v okně, které se otevře, zadejte své přihlašovací jméno a heslo.

Jakmile jste na stránce s písmeny, měli byste si práci pošty přizpůsobit pro sebe. Základní funkce jsou celkem minimalistické a v nastavení je spousta zajímavých věcí. Předkonfigurování pošty Yandex zahrnuje mnoho bodů.

Nejprve byste měli navštívit nastavení účtu: klikněte na ikonu přihlášení (ve výchozím nastavení kruh zobrazuje první písmena jména a příjmení zadaná při registraci) v pravém horním rohu stránky a v nabídce vyberte možnost „Správa účtu“. rozevírací nabídka.

Zde můžete přidat fotografii, kterou uvidí každý, kdo od vás obdrží dopisy a bude na ně reagovat, změnit osobní údaje, přidat účty sociálních médií pro rychlé přihlášení bez zadávání hesla z Yandexu a také zlepšit zabezpečení účtu: nastavit dva- faktorová autentizace, hesla pro aplikace Yandex nebo pro samotnou poštu, přidejte další pole pro obnovu v případě ztráty přístupu k tomuto účtu.

Aby byla pošta individualita, existuje přizpůsobení poštovního rozhraní Yandex - to je změna z nudného standardního tématu na něco příjemného pro oči.

Chcete -li to provést, najděte ikonu ozubeného kola v pravé horní části hlavní stránky pole. Kliknutím na něj z rozevíracího seznamu vyberte „Design“ a použijte libovolné téma, které se vám líbí. Nyní bude příjemnější analyzovat písmena.

Jak používat e -mail na Yandexu

E -mail není jen o odesílání a čtení korespondence. Práci s písmeny si můžete udělat pohodlnou a rychlou. To platí zejména pro ty uživatele, kteří používají poštu Yandex pro obchodní účely a každý den musí analyzovat stovky e -mailů.

Vytváření a odesílání dopisů

Chcete -li vytvořit nové písmeno, klikněte na velké tlačítko „Napsat“ v horní části stránky. Uvítají vás pole:

Od: Zde můžete upravit jméno odesílatele nebo zvolit jiné ukončení adresy schránky.

"Do" v tomto řádku zadáte úplnou poštovní adresu příjemce pomocí znaku @ a domény poštovní služby (například @ yandex.ru).

„Předmět“ Upřesněte předmět dopisu, aby příjemce rychle pochopil, o co jde a od koho.

Dole v okně editoru zadejte text dopisu. Panel pro úpravy vám umožňuje vložit do písmene různé prvky: seznamy, citáty, hypertextové odkazy, obrázky a také krásně navrhnout text.

Chcete -li aktivovat funkci psaní dopisu, musíte kliknout na tlačítko „Bez registrace“.

Pokud takový dopis musíte poslat velkému počtu lidí, uložte jej jako šablonu, abyste znovu nepsali. Chcete -li to provést, před odesláním na konci řádku „Předmět“ klikněte na slovo „Šablona“. Tlačítko „Odeslat“ doručí dopis adresátovi.

V případě, že potřebujete odpovědět na přijatý dopis, není nutné použít tlačítko „Napsat“. Odpověď můžete napsat vždy v otevřeném okně dopisu kliknutím na „Odpovědět“.

Jak odeslat fotografii a další soubory s textem

Pokud chcete příjemci kromě textu přenést i soubor, existují tři způsoby. V okně pro zadání textu dopisu na panelu úprav jsou tři ikony - kancelářské sponky, disk Yandex a obálka.

Kliknutím na první vyberte soubor na pevném disku počítače - při odeslání dopisu bude odeslán společně s dopisem jako příloha.

Fotografii můžete k dopisu připojit čtyřmi kliknutími

Pokud je soubor nebo fotografie k odeslání na disku Yandex, klikněte na odpovídající ikonu. V okně, které se otevře, vyberte požadovaný soubor a odešlete jej přímo z vašeho.

Podle mého názoru je to nejpohodlnější a nejrychlejší způsob odesílání souborů. Tato metoda umožňuje odesílat soubory a fotografie pomocí smartphonu. Můžete připojit libovolný počet souborů a nejen fotografie, ale také textové dokumenty, soubory PDF, archivy atd. Váš příjemce obdrží e -mail s odkazy na tyto soubory a bude si je moci stáhnout z disku Yandex.

Více o nahrávání fotografií do cloudového úložiště Yandex si můžete přečíst v našem článku :.

Pokud potřebujete odeslat soubor, který je v přílohách pošty, klikněte na ikonu obálky na panelu úprav, vyberte požadovaný soubor z pošty a přiložte jej k tomuto dopisu pro odeslání. Tato metoda funguje podobně jako předchozí. Pokud jste tedy odesílali soubor z disku Yandex.

Výběrem ikony s obrázkem na panelu úprav můžete vložit fotografii do textu dopisu zadáním přímého odkazu na tento obrázek na internetu.

Práce s adresářem

Adresář je pohodlný způsob, jak shromáždit všechny nejdůležitější adresáty na jednom místě. Seznam svých kontaktů můžete otevřít kliknutím na slovo „Kontakty“ v horní části hlavní e -mailové stránky napravo od nápisu „Yandex Mail“.

V sekci „Kontakty“ můžete ručně přidat kontakt vyplněním všech jeho údajů do příslušných polí.

Chcete -li nastavit adresář, klikněte na tlačítko ozubeného kola, které již znáte, a vyberte položku „Kontakty“.

Můžete zrušit zaškrtnutí nebo nechat zaškrtávací políčko vedle automatického shromažďování kontaktů, načítat kontakty ze souboru nebo ukládat stávající kontakty do souboru.

Jak najdu požadovaný dopis?

Pokud potřebujete konkrétní e-mail a pamatujete si z něj přesnou frázi nebo jiná data, zadejte je do prázdného řádku vedle slova „Najít“ v horní části stránky. Zobrazí se seznam s nejlepšími shodami.

Co jsou štítky a jak je používám?

Značky jsou způsob katalogizace dopisů podle důležitosti, předmětu, adresátů (například: pracovní kontakty, přátelé, příbuzní, služby). Otevřete libovolné písmeno a v horním řádku po „Odpovědět, Přeposlat, Odstranit ...“ uvidíte tlačítko „Označit“.

Ve výchozím nastavení je seznam možností malý, ale v rozevírací nabídce můžete vybrat Nový štítek. Pojmenujte jej a vyberte pohodlnou barvu. Nyní je takto označené písmeno snáze nalezeno v obecném seznamu.

Můžete také nakonfigurovat automatickou instalaci takového štítku pro podobná písmena.

Jak přesunu e -maily mezi složkami?

Vedle tlačítka Označit je ikona Do složky. Písmeno bude přesunuto, když vyberete složku. Můžete si vytvořit vlastní složky, například „Dopisy od kolegů“ nebo „Zvláštní důležitost“.

Zrychlení práce s poštou pomocí klávesových zkratek

Na hlavní stránce pošty stiskněte tlačítko „?“ nebo jen „7“ (nemusíte podržet Shift). Otevře se mini-okno se seznamem všech dostupných klávesových zkratek pro efektivnější práci s písmeny a kontakty.

Pokud to nefungovalo, klikněte na ozubené kolo a vyberte „Ostatní“. Najděte položku „Použít klávesové zkratky“ - mělo by tam být zaškrtnutí. Chcete -li deaktivovat klávesové zkratky, odeberte je.

Mobilní aplikace Yandex-mail: jak používat

V App Store pro iOS a Google Play pro Android snadno najdete aplikaci Yandex-mail. Je to velmi populární a je to pohodlný způsob čtení a odesílání e -mailů z mobilního zařízení.

Po nainstalování do smartphonu nebo tabletu budete při prvním spuštění potřebovat autorizaci pomocí přihlášení a hesla. Všechny možné funkce a složky jsou přístupné pomocí tlačítka kontextové nabídky v levém horním rohu obrazovky.

Aplikace duplikuje základní možnosti pošty v prohlížeči. Všimněme si například: tlačítko „napsat dopis“ je v pravém horním rohu obrazovky.

Pokud jste zapomněli heslo k e -mailu

Existují tři způsoby, jak obnovit přístup do poštovní schránky:

1. podle čísla propojeného mobilního telefonu;
2. pomocí dalšího pole (je -li uvedeno);
3. odpověď na vaši tajnou otázku.

Předem se proto ujistěte, že pokud ztratíte heslo, můžete použít kteroukoli z těchto možností.

Odstranění poštovní schránky na Yandexu

Pokud již nepotřebujete poštu, můžete svůj účet smazat.

Přejděte na „Správa účtu“ a přejděte dolů.

Je tam slabý nápis „Smazat účet“.

Pamatujte: smazáním účtu smažete všechny služby Yandex, které na něm byly aktivní, včetně disku Yandex se soubory, fotografiemi a alby. Navíc trvale ztratíte přístup ke své peněžence. Pokud se tedy rozhodnete svůj účet Yandex smazat, zvažte pro a proti a připravte se na to předem.

Schopnost pracovat s e-mailem se stala důležitou součástí znalostí v oblasti moderní práce. Lidé, kteří mají e-maily, zpravidla stále nevědí, jak správně pracovat se svou doručenou poštou. Často si stěžují, že e -mail odvádí jejich pozornost, což vede ke spoustě promarněného času.

Jedním z nejlepších způsobů, jak převzít kontrolu nad poštou, je použití struktury složek a správného zpracování e -mailů. Chci vám říci o technice zpracování, která je velmi účinná při práci s e -mailem.

Abych ukázal, jak používat složky v e -mailu, použiji jako příklad poštovní službu Gmail. Stejné nápady ale lze použít i s jinými poštovními službami (Yandex, Mail.ru, Hotmail atd.) Nebo poštovními klienty (AppleMail, Thunderbird, MicrosoftOutlook atd.). Pokud tedy nemáte Gmail, nedělejte si starosti. Stejné zásady můžete použít při práci s jinou poštovní službou nebo aplikací.

Poznámka: Pokud hledáte Gmail-klient proMac"Mohu vám doporučit Mailplane."

Prázdná schránka

První myšlenka, kterou bych vám chtěl sdělit, je, že vaše schránka by měla být vždy prázdná. Většina lidí vnímá svou Doručenou poštu jako místo, kde jsou uloženy jejich e -maily, ale chtěl bych změnit vaše vnímání.

Začněte svoji schránku považovat za dočasné úložiště e -mailů - mohou tam zůstat pouze do doby, než je začnete zpracovávat.

Jinými slovy, vaše doručená pošta by měla obsahovat pouze nepřečtené e -maily. Neměla by existovat písmena, která jste přečetli nebo jinak zpracovali (budou na jiném místě, ve kterém - řeknu vám to později).

Při každém zpracování složky Doručená pošta musíte zmenšit počet písmen v ní na nulu.

Pokaždé, když zpracováváte příchozí poštu, je vaším cílem snížit počet e -mailů v této složce na nulu. Z psychologického hlediska je mnohem lepší si uvědomit, že jste svou poštu kompletně zpracovali a že v budoucnu vám bude stačit pracovat pouze s novými písmeny, která vám dorazí do Doručené pošty. Pokud je vaše pošta plná dopisů, bude pro vás velmi obtížné najít ten, který potřebujete, zvláště pokud k tomu musíte projít stovky dalších. Pokud máte ve schránce asi 235 346 písmen, nalezení toho správného z nich se může změnit ve skutečné mučení. Na tento problém existuje jednoduché řešení, které proberu později.

Chci zopakovat, to je velmi důležité. Začněte svou doručenou poštu zobrazovat jako dočasné umístění - musíte si je přečíst a rozhodnout, co s nimi dál. Pokaždé, když kontrolujete svou poštu, musíte snížit počet písmen ve vaší doručené poště na nulu.

Struktura složky

Navrhovaná metoda zpracování písmen vyžaduje vytvoření tří složek: Odpovědět,Očekávání a archiv.

Vytvořte složky (nebo je označte v Gmailu) Odpovědět, Nevyřízeno a Archivovat

Odpovědět: Zde jsou umístěny e -maily, jejichž zodpovězení trvá déle než 2 minuty.

Očekávání: Zde jsou umístěny e -maily, na které čekáte na odpověď nebo které chcete zpracovat později.

archiv: Zde jsou umístěny všechny další e -maily, ke kterým chcete mít v budoucnu přístup.

Při práci s e -mailovými klienty budete muset tyto složky vytvořit. V tomto článku jako příklad používám Gmail. Gmail má také složky, ale tam se jim říká „zkratky“. Zde je návod, jak je nastavit:

1. V pravém horním rohu klikněte na ozubené kolo, které představuje nastavení, a poté klikněte na Nastavení
2. Klikněte na kartu Zkratky.
3. Vytvořte nové zkratky Odpovědět a Očekávání... Gmail již má složku, která tuto složku nahrazuje archiv, to se nazývá Všechna pošta, takže nemusíte vytvářet nový. Pokud máte jinou poštovní službu nebo klienta, budete ji muset vytvořit.

Zde je několik typů e -mailů, které lze vložit do složky Odpovědět:

• Někdo vás požádá, abyste něco udělali (s termínem nebo bez něj).
  Například: odešlete zprávu, upřesněte informace nebo přijměte úkol do práce.
• Někdo vás požádá o odpověď, ale k tomu potřebujete čas na přemýšlení.
  Například: někdo se zeptá na váš názor nebo vás pozve na událost.

Po odpovědi na e -maily z této složky by měly být přesunuty do složky archiv... V Gmailu je to snadné, stačí kliknout na X vedle názvu zkratky.

Typická písmena, která by měla být ve složce Očekávání:

• Někomu jste zadali úkol a čekáte na odpověď.
  Příklad: dopisy asistentovi, podřízenému nebo někomu jinému, od koho očekáváte splnění úkolu.
• Sledovací kódy (UPS nebo FedEx). Poštovní identifikátory balíků ve fázi doručení po nákupu na internetu.
• Potvrzení od někoho. Pokud čekáte na potvrzení, že jste něco obdrželi (například balíček).

Pravidlo dvou minut

Další zlaté pravidlo e -mailu je to, čemu říkám pravidlo dvou minut. Je to velmi jednoduché: pokud odpověď na e -mail trvá déle než dvě minuty, vložte ji do složky. Odpovědět a odpovězte později. V opačném případě odpovězte okamžitě (podobně jako pravidlo metodiky GTD, jak věci dotáhnout do konce).

Při práci s e-mailem musíte uplatnit princip rychlé práce. Nečtěte znovu stejná písmena - je to jen ztráta času. Zvlášť pokud každý den řešíte desítky nebo stovky e -mailů.

Hodnota tohoto pravidla spočívá v tom, že vám umožňuje rychle zpracovat doručenou poštu a dělat pouze to, co opravdu potřebujete. Pokud někdo potřebuje rychlou odpověď, můžete ji dát. Pokud tento dopis vyžaduje více pozornosti, můžete s ním později pracovat a určit, které z písmen vyžaduje větší pozornost (poté, co jste zpracovali veškerou poštu a ve vaší doručené poště nezůstala žádná písmena).

Většina lidí zpracovává písmena jeden po druhém a vypořádává se s každým novým písmenem, které přichází po celý den v pořadí. Tohle je velmi neefektivní způsob práce s e -mailem, protože neupřednostňujete. Pokud například máte 10 nepřečtených písmen, jak můžete vědět, že písmeno # 2 je důležitější a prioritnější než písmeno # 9? Nikdy to nepochopíte, když budete dlouho sedět nad každým novým písmenem. Pravidlo omezení času na dvě minuty je velmi účinné právě proto, že chápete, které e -maily od vás vyžadují největší pozornost.

Můj časový limit je nyní dvě minuty. Nastavte si limit podle toho, kolik času chcete věnovat práci s e -mailem a podle počtu e -mailů, které dostanete. Osobně jsem se rozhodl, že chci práci s elektronickou poštou věnovat méně než jednu hodinu denně. V současné době dostávám méně než 50 e-mailů denně, a proto s 2minutovým limitem na zpracování každého zvládnu vše zpracovat za méně než hodinu.

Pamatuj si to, čím více dopisů denně obdržíte, tím kratší časový limit musíte nastavit pro práci s každým z nich.

To je velmi důležité: při práci s e-mailem byste měli používat pravidlo „jednoho kontaktu“. V opačném případě ztratíte spoustu času opakovaným čtením dopisů, které dostanete za týden.

Léčba

Při práci s příchozími e-maily musíte použít prázdné pravidlo pro doručenou poštu a pravidlo dvou minut. Jsou velmi důležité pro zpracování e -mailů a teď bych to všechno chtěl spojit.

Jakmile vyprázdníte doručenou poštu, můžete začít efektivně pracovat se svým e -mailem. Ve výchozím nastavení víte, že všechny e -maily ve složce Odpovědět vyžadují vaši pozornost (vyžadují více než dvě minuty vašeho času). Dokud tímto procesem projdete, budete odpovídat na všechny e -maily kromě těch, které vyžadují vaši zvláštní pozornost. Všechny tyto důležité e -maily budou ve složce Odpovědět, můžete s nimi později pracovat a upřednostňovat je.

Při zpracovávání doručené pošty musíte rychle naskenovat dopis a určit, co s ním dělat. Pokud ve složce Doručená pošta nic nezůstane, můžete se rozhodnout, jak upřednostnit zprávy ze složky Odpovědět... Nyní můžete bezpečně pracovat s písmeny a ke každému přistupovat s náležitou pozorností (protože jsou v této složce, znamená to, že musíte věnovat pozornost jejich zvážení).

Pokročilejší uživatelé mohou z každého dopisu ze složky Odpověď udělat úkol, který je třeba vyřešit, a zařadit jej do seznamu úkolů. To raději dělám, ale k tomu musíte použít seznamy úkolů nebo organizátor (což vám velmi doporučuji!). Vzhledem k tomu, že e -maily směřují do složky Odpovědět, vyžadují pozornost, a proto je chci proměnit v úkol k dokončení. Častou chybou, kterou mnoho lidí dělá, je to, že si svoji schránku představují jako seznam úkolů. Ale je lepší použít samostatný organizátor a považovat svou doručenou poštu za zdroj úkolů. Stejně jako vám váš šéf může přidělit úkol osobně nebo vám zavolat na telefon, je pošta také jen jedním zdrojem úkolů. Uchování všech vašich úkolů na jednom místě (ve vašem samostatném seznamu nebo správci úloh) výrazně usnadní práci. Vaše doručená pošta opět nemůže být seznamem úkolů.

Diagram pracovního postupu e -mailu

Není divu, pokud úkol zadaný prostřednictvím e -mailu vyžaduje, abyste implementovali velký projekt. Váš šéf například může napsat: „Potřebuji, abyste identifikovali tři nejzajímavější společnosti na trhu drahých kovů a poradili, které akcie jsou nejslibnější. Zašlete mi informace do pěti dnů, ode dneška. “ Ano, toto je ukázkový příklad, ale doufám, že chápete, co tím myslím. Po obdržení takového e -mailu musíte v seznamu nebo ve správci úkolů vytvořit úkol (nebo dokonce projekt), abyste na něm mohli pracovat a reagovat poštou.

Jednodušší příklad: vaše kamarádka se zeptala, jestli byste s ní nechtěli jít za dva týdny na koncert. Můžete hned odpovědět tím, že napíšete, že se podíváte později a stanovíte si úkol. O tři dny později, když zjistíte svůj rozvrh, odpovíte „Ano, budu volný. Pojďme!" a zaškrtněte políčko „hotovo“ v seznamu úkolů.

E -mail může být časově náročný. Často se stává, že si lidé přečtou e -mail, kliknou na odkaz, přečtou si něco zajímavého, kliknou na něco jiného a teprve pak jim dojde, že už strávili hodinu času. Ale vytvářením úkolů z dopisů zůstanete v e -mailovém klientovi (nebo na stejném webu) a zabráníte ztrátě času kvůli tomu, že děláte něco zbytečného.

Příklad organizování práce s e-mailem

Pravidelné zpracování souborů je klíčem k zefektivnění tohoto systému. Dobrým zvykem je kontrolovat svůj e -mail dvakrát denně v určitou dobu. Doručenou poštu musíte zobrazit dvakrát denně, přičemž použijete pravidlo prázdné schránky a pravidlo dvou minut. Jako příklad vám ukážu, jak pracuji se svým e -mailem.

• Pondělí až pátek: zpracování nových dopisů v 11:00.
• Pondělí až pátek: zpracování nových dopisů v 16:00.
• Pátek: práce se složkou Očekávání v 16-30 (po zpracování nových písmen s písmeny).

V určitých časech pracuji s písmeny dvakrát denně. Poprvé je to ráno, ale (nikdy nekontrolujte svůj e -mail brzy ráno, což výrazně sníží produktivitu). Než spustím poštu, dokončím své nejdůležitější úkoly, takže práce s ní je příjemnější.

Mezi časem první a druhé kontroly pošty je časový interval, který lze použít pro další práci. Tato práce může zahrnovat něco, o čem jsem se dozvěděl dříve ráno z e -mailu. Během druhé kontroly pošty mohu aktualizovat svůj seznam úkolů a naplánovat věci na zítra (pokud jsem obdržel e -mail s úkoly a úkoly pro mě). Zaškrtnutím svého e -mailu na konci dne mohu identifikovat nejdůležitější úkoly pro další dny.

Před víkendem procházím složku Čekání. Dělám to jednou týdně. Tuto složku považuji za samostatnou doručenou poštu a pracuji s ní co nejrychleji. Pokud jsem do 48 hodin od někoho neobdržel odpověď, pošlu upomínku. Pokud dostanu odpověď, smažu zprávu ze složky a přesunu ji do archivu.

U této organizace pracovního postupu se mi líbí skutečnost, že nejdřív se provádějí nejdůležitější úkoly, pak se kontroluje pošta a pak dochází k plánování. Dělám důležitou práci od 9 do 11 (obvykle začínám pracovat v 9), aniž by mě rušila pošta. Než jsem zkontroloval poštu, dokončil jsem nejdůležitější práci, takže po kontrole pošty mohu začít vykonávat práci, kterou jsem ten samý den obdržel poštou.

• 9 – 11: plnění (to by mohla být práce, která mi byla včera přidělena poštou)
• 11 – 11-30: zpracování e -mailu
• 12-30 – 15.30: vykonávání jiné práce (včetně úkolů přijatých ve stejný den poštou)
• 16-00 – 16-30: zpracování e -mailu
• 16-30 – 16-45: sestavení seznamu úkolů na základě dnešních úkolů a posledních přijatých e-mailů

Tento pracovní postup je skvělý pro lidi pracující v prostředí, kde je primární komunikační prostředek e -mail.

Dal jsem dost teorie a příkladů. Naučit se to všechno může být skličující úkol, ale aplikace a experimentování s manipulací s e -maily se vyplatí.

Další krok

1. Vytvořte tři složky: Odpovědět, Očekávání a archiv.
2. Přesuňte obsah složky Doručená pošta do složky archiv.
3. Začněte hned, postupujte podle pokynů pro vyřizování e -mailů.
4. Zjistěte, kolikrát za den a v kolik hodin chcete poštu zkontrolovat.
5. Procházejte složku Očekávání Každý pátek.