در و. Berestova، Assoc. RSUH

ارتباط استفاده از فناوری های ابری در مدیریت اسناد الکترونیکی

چی فناوری های ابری، خدمات و محاسبات

انواع ابرها

انواع خدمات ارائه شده توسط رایانش ابری

مزایا و معایب فناوری ابری

ویژگی ها و امکانات استفاده از فناوری های ابری در مدیریت اسناد الکترونیکی

امروز یکی از جهت های امیدوار کنندهفناوری های IT عبارتند از رایانش ابری و خدمات مدرنایجاد، ذخیره سازی، پردازش و بازیابی داده ها. چشم انداز استفاده از این فناوری ها در مدیریت اسناد الکترونیکی در نوزدهم کنفرانس بین المللی علمی و عملی "اسناد در جامعه اطلاعاتی: فناوری‌های ابری و مدیریت اسناد الکترونیکی.

در این کنفرانس مشکلات نظری و عملی کاربرد فناوری های ابری در مدیریت اسناد الکترونیکی مورد بررسی قرار گرفت. مزایا و معایب استفاده از فناوری های "ابر" در جریان اسناد الکترونیکی برجسته شد. مزایا عبارتند از - تحرک، سهولت استفاده، مقرون به صرفه بودن، عدم نیاز به زیرساخت ها و متخصصان پشتیبانی، نیازهای سرمایه گذاری کمتر، هزینه مالکیت پایین، استفاده کارآمد. بودجه بودجهبرای اطلاع رسانی از معایب آن می توان به عدم تنظیم قانونی این مشکل اشاره کرد امنیت اطلاعات، یعنی استفاده از چنین فناوری هایی باید از نظر فنی دقیق و دارای یکپارچگی هنجاری باشد.

امکان استفاده از فناوری های ابری در مدیریت اسناد الکترونیکی، همانطور که از تحلیل سخنان کارشناسان برجسته مشخص است، مبهم است. بنابراین، با استفاده از مثال بایگانی، فناوری های ابری و چشم انداز کاربرد عملی آنها را با جزئیات بیشتری در نظر خواهیم گرفت.

فناوری ها، خدمات و محاسبات ابری چیست؟

فناوری های ابری مدرن هستند فناوری اطلاعات، که اصل آن تامین است دسترسی از راه دوربه مراکز داده، تجهیزات و برنامه های کاربردی نصب شده روی آن از طریق اینترنت.

فناوری‌های ابری یا سرویس‌های ابری معمولاً نمایش گرافیکی در سیستم‌ها به شکل ابر دارند. شکل 1 مؤلفه هایی را نشان می دهد که فناوری رایانش ابری شامل می شود.

برنج. 1. اجزای فناوری های ابری

زیرساخت به معنای مجموعه است دستگاه های فیزیکییا سخت افزار اینها می توانند سرور، هارد دیسک و غیره باشند. پلتفرم به معنای مجموعه ای از خدمات برای کاربر است. نرم افزار نرم افزاری است که در دسترس کاربر است.

مجموعه ای از خدمات را در نظر بگیرید که می توانند با استفاده از محاسبات ابری (محاسبات ابری یا CC) به کاربر ارائه شوند، که معمولاً به نام aaS (به عنوان یک سرویس) یعنی به عنوان سرویس. رایانش ابری امروزی خدمات معمولی را ارائه می دهد که در جدول 1 خلاصه شده است.

جدول شماره 1 انواع خدمات

ذخیره سازی به عنوان یک سرویس (سرویس ذخیره سازی)	سرویس Storage -as -a -Service ذخیره داده‌های کاربر را در حافظه خارجی، در "ابر" ممکن می‌سازد. برای کاربر، آن را مانند یک اضافی به نظر می رسد درایو منطقییا پوشه
پایگاه داده به عنوان یک سرویس (پایگاه داده به عنوان یک سرویس)	سرویس Database -as -a -Service این امکان را فراهم می کند که با پایگاه های داده به گونه ای کار کند که گویی DBMS بر روی یک منبع محلی نصب شده است.
اطلاعات به عنوان یک سرویس (خدمات اطلاعاتی)	سرویس Information -as -a -Service امکان استفاده از راه دور از هر نوع اطلاعاتی را که می تواند به صورت پویا تغییر کند را ممکن می سازد.
روند - مانند - آ - سرویس(مدیریت فرآیند به عنوان یک سرویس)	Process -as -a -Service یک منبع راه دور است که می‌تواند چندین منبع (مانند سرویس‌ها یا داده‌های موجود در یک ابر یا دیگر ابرها) را برای ایجاد یک فرآیند کسب‌وکار به هم متصل کند.
برنامه کاربردی به عنوان یک سرویس (درخواست خدمات)	Application -as -a -Service می تواند نام متفاوتی داشته باشد Software -as -a -Service که به معنی نرم افزاربه عنوان یک سرویس یا نرم افزار به درخواست کاربر. در این حالت نرم افزار بر روی سرورهای راه دور قرار می گیرد و کاربر می تواند از طریق اینترنت به آن دسترسی داشته باشد. ارائه دهنده این سرویس مسئول به روز رسانی و مجوزهای این نرم افزار است.
پلت فرم به عنوان یک سرویس(platformacakservice)	یک سیستم عامل و مقداری نرم افزار در اختیار کاربر قرار می گیرد.
یکپارچه سازی به عنوان یک سرویس (integrationkakservice)	کاربر می تواند از "ابر" یک بسته یکپارچه کامل، شامل رابط های نرم افزاری بین برنامه ها و مدیریت الگوریتم های آنها را دریافت کند. این شامل خدمات و ویژگی های شناخته شده بسته های متمرکز، بهینه سازی و یکپارچه سازی برنامه های سازمانی است.
امنیت به عنوان یک سرویس(امنیت به عنوان یک سرویس)	این نوع از خدمات کاربران را قادر می سازد تا به سرعت محصولاتی را که ارائه می دهند به کار گیرند استفاده ایمنفن آوری های وب، ایمیل، شبکه محلیبه کاربران اجازه می دهد از این سرویسدر استقرار و نگهداری خود صرفه جویی کنید سیستم های امنیتی .
مدیریت / حکومت - مانند - آ - سرویس(اداره و مدیریت به عنوان یک خدمت)	به شما امکان می دهد پارامترهای یک یا چند سرویس "ابر" را مدیریت و تنظیم کنید. اینها عمدتاً پارامترهایی مانند توپولوژی، استفاده از منابع، مجازی سازی هستند.
زیرساخت به عنوان یک سرویس (خدمات زیرساختی)	معمولاً زیرساخت رایانه در اختیار کاربر قرار می گیرد پلتفرم های مجازی(رایانه های متصل به یک شبکه، که او به طور مستقل برای اهداف خود پیکربندی می کند).
تست به عنوان یک سرویس(تست به عنوان یک سرویس)	امکان تست سیستم های درون محل یا ابری را با استفاده از نرم افزار تست از ابر فراهم می کند.

بیایید نگاهی دقیق‌تر به سرویس ابری به‌عنوان «ذخیره‌سازی داده‌های ابری» بیندازیم. فضای ذخیره ابری? ذخیره‌سازی داده‌های ابری، کاربری است که داده‌ها را در فضای ابری، روی یک سرور راه دور که متعلق به یک ارائه‌دهنده ابر است، پست می‌کند. کاربر توانایی دسترسی به اطلاعات را با استفاده از دستگاه های مختلفبا قابلیت دسترسی به اینترنت. این می تواند یک رایانه، تبلت یا مثلاً یک گوشی هوشمند باشد. ذخیره‌سازی اطلاعات از راه دور می‌تواند برای اهداف آموزشی برای تبادل اطلاعات و همچنین برای شرکت هنگام پردازش داده‌ها توسط چندین کارمند استفاده شود و دسترسی جمعی به فایل را فراهم کند. مزایای ذخیره سازی داده های ابری:

 ذخیره سازی ابری کاملاً رایگان است، به عنوان یک قاعده، با ارائه فضای مجازی تا 5-7 گیگابایت.

 دسترسی به اطلاعات در فضای ابری از هر دستگاهی که از اتصال اینترنت پشتیبانی می کند، از هر کشوری در جهان امکان پذیر است.

 دسترسی جمعی به خواندن و ویرایش فایل ها امکان پذیر است.

 محافظت در برابر ویروس ها در این فناوری ابری؛

 عدم امکان از بین رفتن اطلاعات

معایب ذخیره سازی ابری:

شما به یک اتصال اینترنتی پایدار نیاز دارید.

عادت کردن به رابط کاربری وب شرکتی که خدمات ذخیره سازی ابری ارائه می دهد.

مزایا و معایب Software -as -a -Service یا SaaS را در نظر بگیرید که مخفف نرم افزار به عنوان سرویس است. . مشتری این فناوری ابری فقط به یک مرورگر وب نیاز دارد تا به درستی کار کند. تمام سخت‌افزار در ارائه‌دهنده ابر است و ارائه‌دهنده نیز مسئولیت نصب و راه‌اندازی نرم‌افزارها و به‌روزرسانی برنامه‌ها را بر عهده دارد. ارائه دهنده پشتیبانی فنی شبانه روزی لازم را ارائه می دهد.

سیستم پرداخت مشتری برای خدمات SaaS چیست؟ مشتری فقط برای اجاره نرم افزار پرداخت می کند و نه برای خرید آن، که به مشتری اجازه می دهد با نرم افزار دارای مجوز کار کند و هزینه های آن را کاهش دهد.

مزایای مدل ابری SaaS عبارتند از:

کاهش هزینه خرید نرم افزار دارای مجوز؛

هیچ نصب نرم افزاری بر روی رایانه های کاری کاربران مورد نیاز نیست.

بدون نیاز به استخدام یک متخصص پشتیبانی فنی اضافی؛

قابلیت استفاده، ارتباط با آن با استفاده از دسترسی به اینترنت با یک مرورگر پیکربندی شده انجام می شود.

عیب اصلی احتمال نشتی است اطلاعات محرمانهکاربر. یکی از گزینه های ممکنیک توافقنامه وکالتی است که با صلاحیت تنظیم شده است که به طور کامل اقدامات طرفین را در صورت ناپدید شدن یا نشت اطلاعات محرمانه و مسئولیت آنچه رخ داده است، مشخص می کند. با این حال، هنگام تلاش برای هک کردن از بیرون، در سمت ارائه دهنده ابر، امنیت سرورها معمولاً بسیار بالاتر از مشتری خواهد بود.

بیایید نگاهی دقیق تر به مزایا و معایب زیرساخت به عنوان سرویس یا سرویس IaaS بیندازیم. مدل IaaS فقط سرورها را اجاره می‌کند، نه نرم‌افزار، بنابراین مستاجر، نه ارائه‌دهنده IaaS، مسئول نصب سیستم عامل و اجرای برنامه‌ها است.

مزیت سرویس IaaS مقیاس پذیری آسان و سریع قدرت محاسباتی سرورها است که امکان انتقال به زیرساخت قدرتمندتر و صرفه جویی در هزینه مستاجر را فراهم می کند. به عنوان مثال، هنگام افزایش تعداد کارمندانی که با یک برنامه خاص کار می کنند، با ورود به کنترل پنل سرور راه دورمی توانید قدرت آن را افزایش دهید.

مزایای سرویس IaaS عبارتند از:

اجاره کننده سرویس نیازی به خرید تجهیزات سرور گران قیمت ندارد.

نوسازی زیرساخت سخت افزاری و تعمیر تجهیزات سرور مورد نیاز نیست.

نیازی به پرداخت هزینه برق مصرفی سرور نیست.

معایب فناوری IaaS عبارتند از:

نیاز به پرداخت ماهانه برای استفاده از IaaS؛

اجاره برای هر مقیاس افزایش می یابد.

ادغام به عنوان یک سرویس (Integration -as -a -Service) به معنای ادغام خدمات ابری در یک کل است. امروزه فناوری های ابری شامل تعداد زیادی ازخدمات فناوری اطلاعات ابری ایزوله که مشتریان باید جداگانه به آنها متصل شوند. از سوی دیگر، فناوری‌های مدرن فناوری اطلاعات به سادگی در سازمان نفوذ می‌کنند، بنابراین ایده سرویس‌های متصل به هم که بر روی یک زیرساخت انعطاف‌پذیر و مقیاس‌پذیر اجرا می‌شوند، در نهایت باید هر شرکتی را به یکی از گره‌های یک ابر بزرگ تبدیل کند.

انواع ابرهای امروزی و مدل های پیاده سازی شده در آنها را در نظر بگیرید. بر اساس شکل مالکیت، ابرهای عمومی، خصوصی و ترکیبی وجود دارند.

ابر عمومییک زیرساخت فناوری اطلاعات است که به طور همزمان توسط بسیاری از شرکت ها و خدمات استفاده می شود. کاربران توانایی مدیریت و نگهداری این «ابر» را ندارند و تمامی مسئولیت این مسائل بر عهده صاحب منبع است. هر شرکت و کاربر فردی می تواند مشترک خدمات ارائه شده شود. به عنوان مثال خدمات آنلاین عبارتند از: Amazon EC2، Google Apps / Docs، مایکروسافت آفیس Web./3/ امروزه بسیاری از ارائه دهندگان ابر عمومی وجود دارند.

ابر خصوصی (خصوصی ابر) یک زیرساخت امن فناوری اطلاعات است که در راستای منافع یک سازمان کنترل و اجرا می شود. سازمان می تواند ابر خصوصی را به تنهایی مدیریت کند یا کار را برون سپاری کند. زیرساخت می تواند در محل مشتری یا در یک اپراتور خارجی (یا تا حدی در مشتری و بخشی در اپراتور) واقع شود. ابر خصوصی امن ترین در بین انواع ابرها است. وظیفه اصلی یک کاربر یک ابر خصوصی که با استفاده از فناوری ابری IaaS ساخته شده است، یک سری درخواست در قالب یک عدد است. حافظه دسترسی تصادفیتعداد پردازنده‌ها و فضای ذخیره‌سازی مورد نیاز، دستگاه‌ها و رابط‌های مختلف شبکه و انتخاب سیستم عامل زیربنایی که سرویس ابری را مدیریت می‌کند. به قوی و جنبه های مثبتیک ابر خصوصی می تواند //:

مقیاس بندی با سرعت بالا منابع سخت افزاری؛

کاهش هزینه برای بهره برداری از خدمات فناوری اطلاعات به دلیل اتوماسیون کامل؛

توزیع مجدد کارآمد منابع کامپیوتریبه طوری که کاربری که به قدرت محاسباتی بیشتری نسبت به کاربر دیگر نیاز دارد، آن را به طور کامل دریافت کند، این به شما امکان می دهد تا بار را به طور موثر بین مراکز داده فیزیکی توزیع کنید.

نظارت دقیق بر استفاده از منابع سخت افزاری در سازمان؛

توانایی پیش بینی دقیق بودجه برای پشتیبانی و مقیاس بندی منابع اساسی بین کاربران.

یک ابر خصوصی می تواند مبنایی برای هیبریدی باشد. برای انجام این کار، می توانید بخشی از بار را به ابر عمومی منتقل کنید و این به شما امکان می دهد حتی بودجه را با دقت بیشتری برای خدمات فناوری اطلاعات اختصاص دهید. یک ابر خصوصی یک زیرساخت نسبتا راحت و کارآمد است که نسبت به یک سرور بک‌اند معمولی انعطاف‌پذیرتر است. همچنین، یک ابر خصوصی به شما امکان می دهد بودجه را کاهش دهید و پیش بینی خود را برای آینده انجام دهید. استفاده از چنین فناوری ابری به عنوان پایه ای برای ایجاد یک ابر ترکیبی انعطاف پذیر و امن عمل می کند.

ابر هیبریدییک زیرساخت فناوری اطلاعات است که استفاده می کند بهترین کیفیت هاابرهای عمومی و خصوصی هنگام حل کار. اغلب از این نوع زمانی استفاده می شود که یک سازمان دارای دوره های فصلی فعالیت باشد، به عبارت دیگر، به محض اینکه زیرساخت داخلی فناوری اطلاعات نتواند از عهده وظایف فعلی برآید، بخشی از ظرفیت به "ابر" عمومی منتقل می شود (مثلاً مقادیر زیادی اطلاعات آماری)، و همچنین برای دسترسی کاربران به منابع شرکت از طریق "ابر" عمومی.

امروزه خدمات ابری زیر وجود دارد:

خدمات ابری پست الکترونیکی؛

اپلیکیشن های اداری ابری؛

خدمات ذخیره سازی ابری برای فایل ها و محتوا؛

محیط هایی برای استقرار ابر شرکتی؛

میزبانی خدمات ابری؛

خدمات ابری موسیقی

در حال حاضر، تعداد قابل توجهی از خدمات ابری رایگان وجود دارد که امروزه محبوب شده اند، به عنوان مثال، iCloud، Microsoft Skydrive، Google Drive، Dropbox، Amazon Cloud Drive، Yandex.Disk.

بیایید برخی از آنها را در نظر بگیریم، برای مثال:

ابری سرویس iCloudاز اپل، کاملا خودکار و رایگان این امکان را به شما می دهد تا محتوای خود مانند ایمیل، تقویم، مخاطبین، اسناد، موسیقی، فیلم ها و تصاویر و غیره را ذخیره کنید. روی سرورها و سپس آن را به همه چیز تحویل می دهد دستگاه های آیفون، آیپد، آی پاد لمسی، مک و کامپیوتر با استفاده از فناوری بی سیمفشار دادن.

Google Play برای کاربرانی طراحی شده است که فیلم، موسیقی، برنامه‌ها و کتاب‌ها را روی سرورهایی که مخصوص ذخیره اطلاعات دیجیتال طراحی شده‌اند، قرار دهند. دسترسی به این سرویس بدون توجه به سیستم عامل مستقیماً از مرورگر ارائه می شود و بنابراین می توان هم از رایانه شخصی و هم از دستگاه های تلفن همراه مبتنی بر Android انجام داد. هر کاربر این امکان را دارد که حداکثر 20 هزار قطعه موسیقی را به صورت رایگان قرار داده و ذخیره کند.

محاسبات ابری به طور فعال در روسیه استفاده می شود، به عنوان مثال، توسط 1C: Enterprise. فناوری‌های ابری 1C: سازمان می‌تواند در یک سازمان جداگانه، در یک هلدینگ یا توسط یک مشتری منفرد استفاده شود. در یک سازمان واحد، فناوری‌های ابری می‌توانند برای فعال کردن کارمندان برای اتصال به آن استفاده شوند پایگاه اطلاع رسانیاز مکان‌های مختلف، حتی از مکان‌هایی که رایانه‌ها 1C: Enterprise را نصب نکرده‌اند. این برای مدیرانی که در حال حرکت بین دفاتری هستند که نیاز دارند مفید است اطلاعات عملیاتیتوسط تقسیمات آنها این برای مدیران راحت است، زیرا آنها می توانند گزارش های لازم را تقریباً از هر جایی دریافت کنند نقطه فروشیا از تامین کننده استفاده از فناوری های ابری در سازمان به کارکنان این امکان را می دهد که به راحتی در داخل سازمان و بین دفاتر حرکت کنند.

در یک هلدینگ که چندین شرکت را متحد می‌کند، فناوری‌های ابری می‌توانند هزینه مدیریت آن را کاهش دهند راه حل های کاربردیو همچنین انجام به روز رسانی سریع و همزمان برای همه شرکت ها.

در خاتمه، با توجه به موارد فوق، به خلاصه ای از قابلیت های رایانش ابری می پردازیم. فناوری محاسبات ابری و خدمات یا خدمات ارائه شده اجازه می دهد:

دسترسی به اطلاعات شخصی از هر رایانه متصل به اینترنت؛

کار با اطلاعات از دستگاه های مختلفبه عنوان مثال، رایانه، تبلت، تلفن و غیره؛

کار در مرورگرهای هر سیستم عامل؛

مشاهده و ویرایش اطلاعات و داده ها به طور همزمان از دستگاه های مختلف؛

از دست ندادن اطلاعات مهماز آنجایی که در یک سرور راه دور ذخیره می شود.

از آخرین نسخه برنامه ها استفاده کنید و نیازی به نظارت بر انتشار به روز رسانی ندارید.

اطلاعات خود را با سایر کاربران ترکیب کنید.

معایب عبارتند از:

برای دسترسی به خدمات ابری، به اتصال دائمی اینترنت نیاز دارید.

کاربر محدودیت هایی در نرم افزار مورد استفاده دارد و گاهی اوقات توانایی سفارشی سازی آن را برای اهداف خود ندارد.

آرشیوهای الکترونیکی ایجاد شده بر اساس مجموعه ای از اسناد مورد استفاده در سازمان را می توان بر روی آن قرار داد دیسکهای سختیا سرورهای خود سازمان، چه در فضای ابری عمومی، خصوصی یا ترکیبی. با روش کلاسیک ایجاد و نگهداری یک آرشیو الکترونیکی، هزینه آن شامل هزینه های ساخت مراکز داده (مراکز پردازش داده) خود، هزینه سخت افزار(ظرفیت های سرور، سیستم های ذخیره سازی داده ها)، خرید تجهیزات شبکه، نرم افزار، سیستم آرشیو الکترونیکی و ماژول های اضافی، هزینه پشتیبانی فنی و نگهداری کارکنان متخصصان فناوری اطلاعات. هزینه چنین پروژه هایی، به عنوان یک قاعده، چند میلیون روبل برآورد می شود. هنگام استفاده از فناوری‌های ابری و خدماتی که ارائه می‌کنند، هزینه‌های نگهداری سیستم مستثنی می‌شوند. این سازمان برای خدمات و خدمات اضافی ماهانه اجاره پرداخت می کند. تفاوت در قیمت اجاره ارائه دهندگان خدمات ابری شخص ثالث به مجموعه عملکرد آنها بستگی دارد، مسئولیت ایمنی داده ها که ارائه دهنده خدمات بر عهده می گیرد، پارامترهای فنیخود سرویس: سرعت کار، میزان داده های ذخیره شده، تعداد اتصالات همزمان و غیره.

به گفته بسیاری از کارشناسان، اولین قدم برای انتقال به یک ابر عمومی، یک مدل ترکیبی است، زمانی که چندین ابر خصوصی برای بهینه سازی هزینه های زیرساخت به ابر عمومی متصل می شوند. مدل ترکیبی استفاده کارآمد از منابع داخلی موجود را ممکن می‌سازد و در عین حال به منابع خارجی در دسترس‌تر مراجعه می‌کند - برای اطلاعات مهم و محرمانه کمتر. یعنی اگر اطلاعات موجود در اسناد به اندازه کافی باز باشد، می توان آن را در یک ابر عمومی ذخیره کرد، اگر اطلاعات محرمانه است، بهتر است یا در یک ابر خصوصی یا در رسانه سازمان ذخیره شود.

مواد کنفرانس بین المللی علمی و عملی نوزدهم "اسناد در جامعه اطلاعاتی: فناوری های ابری و مدیریت اسناد الکترونیکی"، 24-25 اکتبر 2012 مسکو، VNIIDAD.

ای وی زلوبین فن آوری های ذخیره سازی ابری - فرصت هایی برای مورخان. // خبرنامه انجمن "تاریخ و کامپیوتر". شماره 37. مجموعه مقالات کنفرانس سیزدهم انجمن "تاریخ و کامپیوتر" (مسکو، 21 - 23 سپتامبر 2012). - م.، دانشگاه دولتی مسکو، 2012 .-- صفحات 110 - 111.

توسعه دهنده نرم افزار تجاری روسی 1C تعداد زیادی راه حل در زرادخانه خود دارد: هم جهانی برای شرکت های بزرگ و هم راه حل های خاص صنعت برای شرکت های کوچکتر. علاوه بر این، محصولات برای کار با فرآیندهای تجاری خاص ارائه می شوند. به طور خاص، پیکربندی 1C: مدیریت اسناد، که بر اساس سیستم قدرتمند 1C: Enterprise ساخته شده است.

این سیستم کل چرخه کار با اسناد را خودکار می کند، به شما امکان می دهد تعامل بین کارمندان را برقرار کنید، زمان تایید و تصمیم گیری را تسریع کنید و استفاده از زمان کار را کنترل کنید. این کمک می کند تا زمان لازم برای یافتن داده های مورد نیاز را به حداقل کاهش دهید، کیفیت اسناد را با ساده کردن کار کاربران بهبود بخشید و از دست دادن اسناد را غیرممکن کنید. این برنامه با در نظر گرفتن الزامات اسناد نظارتی مدرن (GOST) ایجاد شده است و از رویکرد سنتی کار اداری پشتیبانی می کند.

ویژگی های اصلی سیستم

1. حسابداری، نگهداری اسناد

• اختصاص شماره های ورودی و خروجی
• حسابداری اسناد داخلی (دستورالعمل ها، یادداشت ها، دستورالعمل ها و دستورالعمل ها)
• ساختار دایرکتوری برای ذخیره اسناد
• پشتیبانی برای بارگذاری از پست الکترونیک، از اسکنر
• پشتیبانی از کارهای اداری (نامگذاری موارد، کنترل حرکت)
• حسابداری برای درخواست ها و ذخیره سازی داده های شخصی مشتریان و کارکنان

1C: جریان اسناد از هر نوع اسنادی پشتیبانی می کند: متون، تصاویر، ویدئو و صدا، فرمت MS Office، آرشیو، فایل های اجرایی.

2. کار با اسناد

• مشاهده و ویرایش
• حسابداری در تمام مراحل تغییر (از پیش نویس تا تایید یا حذف)
• پشتیبانی از رزولوشن
• جستجوی متن کامل
• امکان پیوند اسناد با یکدیگر که نشان دهنده اصلی و وابسته است
• پشتیبانی همکاری با یکدیگرروی همان سند
• جابجایی بین کارکنان مسئول برای بررسی، بازنگری، اصلاح، تصویب یا اجرا
• کنترل بر تکمیل وظایف در یک بازه زمانی معین
• حسابداری و برنامه ریزی زمان کارکنان در چارچوب کار انجام شده
• تمایز حقوق دسترسی
• پشتیبانی از امضای دیجیتال الکترونیکی و بارکد

رئیس شرکت به طور مرتب گزارشی در مورد هزینه های زمان کار کارکنان فردی، اثربخشی بخش ها و پروژه ها دریافت می کند.

استفاده از 1C: سیستم مدیریت اسناد امنیت کار با اسناد را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد، زیرا همه چیز به صورت الکترونیکی ذخیره می شود، هر ویرایش در نظر گرفته می شود (در صورت لزوم، می توانید آن را بازیابی کنید)، محافظت در برابر دسترسی غیرمجاز به داده ها و از ویرایش همزمان یک سند توسط چندین کارمند.

چرا ارزش استفاده از نسخه ابری 1C: مدیریت اسناد را دارد؟

"کلاسیک" 1C ارزان نیست، اما خرید آن به تنهایی کافی نیست. همچنین باید سرور را خریداری و پیکربندی کنید، کامپیوترهای کارمندان را به آن متصل کنید. برای استقرار و نگهداری چنین سیستمی باید پرسنلی را استخدام کنید.

دسترسی به نسخه ابری 1C از 1000 روبل در ماه هزینه دارد. نیازی به پیکربندی هیچ چیزی نیست - در فضای ابری، شما و کارمندانتان به یک رایانه از راه دور با نصب شده متصل خواهید شد. سیستم عاملو جدیدترین نسخه 1C. در صورت داشتن هرگونه سوال یا مشکل، پشتیبانی فنی ما در خدمت شماست.

علاوه بر هزینه کم چنین سرویس قدرتمندی، مزایای مهم دیگری نیز برای استفاده از 1C در فضای ابری وجود دارد:

• در هر زمان و از هر کجای دنیا از طریق اینترنت به سیستم خود دسترسی داشته باشید. هر کارمندی که این اختیار را داشته باشد می تواند پایگاه داده را باز کند. اتصال به طور ایمن محافظت می شود.
• امنیت کامل قبلاً در بالا گفته شد که مدیریت اسناد الکترونیکی چندین برابر قابل اعتمادتر از حد معمول است. خوب، استفاده از سیستم ابری آن را حتی بیشتر قابل اعتماد می کند! مراکز داده ما از سطح بالایی از محافظت در برابر قطع برق و حملات مخرب برخوردار هستند. از اطلاعات کاربر به طور منظم نسخه پشتیبان تهیه می شود. علاوه بر این، داده ها می توانند رمزگذاری شوند تا حتی کارمندان خودمان نتوانند به اطلاعات محرمانه مشتری دسترسی غیرمجاز داشته باشند. ما حداقل نرخ خرابی سیستم را داریم (99.9٪ از زمان کار را تضمین می کنیم)، اما در صورت بروز مشکل آماده بازگشت پول هستیم.

متخصصان واجد شرایط با "انتقال" سریع اسناد خود به 1C-cloud به شما کمک می کنند. ما یک دوره آزمایشی دو هفته ای را به صورت رایگان ارائه می دهیم - وقت آن است که با مزایای خدمات ابری آشنا شوید!

برای بسیاری از شرکت‌ها، کوه‌هایی از اسناد کاغذی روی میزشان در گذشته‌های دور است. آنها با نسخه های الکترونیکی در صدها نسخه و در قالب های مختلف جایگزین شدند.

با این حال، اگر تبدیل به یک ضرورت شده است و مزایای متعددی دارد، چرا انتقال اسناد به "ابر" اینقدر نگران کننده است؟ بیایید سعی کنیم آن را بفهمیم.

بیایید با این واقعیت شروع کنیم که فناوری های ابری بسیار محبوب هستند و به طور گسترده در زمینه های مختلف کسب و کار استفاده می شوند. اگر مستقیماً در مورد انتقال سیستم مدیریت اسناد به "ابرها" صحبت کنیم، مزایای زیر قابل تشخیص است:

• شما به زیرساخت های خود نیاز ندارید
  این شرکت نیازی به خرید سخت افزار سرور جدید، نصب نرم افزار و سرمایه گذاری در دستیابی به تعدادی از اجزای زیرساخت فناوری اطلاعات ندارد.
• مقیاس پذیری
  با افزایش حجم اطلاعات پردازش شده، شما به سادگی ظرفیت اضافی را در "ابر" اجاره می کنید.
• دسترسی
  شما و همکارانتان به لطف انعطاف پذیری مطلق راه حل های ابری، به اسناد و مدارک دسترسی 24 ساعته دارید. و سیستم ها کپی رزرو کنیدو پشتیبانی فنی شبانه روزی امکان بازیابی یا به روز رسانی یک سند را در هر زمان ممکن می کند.

و با این حال، نباید گردش کار ابری را فقط در یک نور گلگون ارائه کرد. :-) اگرچه سطح امنیت در مراکز داده ابری کمتر از مراکز محلی نیست و اغلب حتی بالاتر است، انتقال به ابرها مملو از خطراتی است.

• خطر نشت اطلاعات
  اگر از سرویس B2B استفاده می کنید، یعنی اسناد خود را برای ذخیره و انتقال به "ابرها" می دهید، مطمئن شوید که احتمال از بین رفتن یا نشت اطلاعات به حداقل رسیده است. در غیر این صورت، اطلاعات را به طور کامل از دستان اشتباه منتقل می کنید. به علاوه، هزینه چنین خدماتی بیشتر از اجاره خواهد بود سرویس ابری.
  بهتر است "ترجمه" اسناد را در دستان خود بگیرید. آموزش برای بخش IT شما زمان زیادی نمی برد.
• از دست دادن اطلاعات به دلیل قطع اتصال سرور
  فراموش نکنید که در میانه روز کاری، ممکن است اتصال خود به سرور ابری را از دست بدهید. در مورد سرور خود، می توانید با مدیر تماس بگیرید که به سرعت همه چیز را بازیابی می کند. در مورد "ابر" فقط می توانید با خدمات پشتیبانی تماس بگیرید و صبورانه منتظر بمانید. بله، و احتمال در دسترس نبودن خط ارتباطی با سرور ابری بیشتر از با است سرور محلی... در چنین شرایطی فقط می توانید امیدوار باشید آخرین نسخهسند شما ذخیره خواهد شد

بنابراین، گردش کار ابری به عنوان یک سرویس B2B ممکن است چندان مؤثر نباشد، اما اگر خودتان درگیر «ترجمه» اسناد هستید، قطعاً مزایایی دارد. مانند عدم نیاز به خرید تجهیزات گران قیمت سرور جدید، کاهش هزینه اجرای سیستم یا به روز رسانی آن، خودکارسازی مدیریت اسناد و همچنین دسترسی شبانه روزی.

همانطور که می بینید، گردش کار مبتنی بر ابر دارای معایبی است، اما مزایای آن نیز قابل توجه است. بنابراین، قبل از ارسال اسناد به ابر، تمام جوانب مثبت و منفی را ارزیابی کنید. شاید زیرساخت فناوری اطلاعات داخلی شما بتواند به طور کامل از عهده آن برآید.

و اگر تصمیم گرفتید، پس فراموش نکنید که بسیاری از مسائل مربوط به اطمینان از امنیت اطلاعات شرکت شما به حل SLA (توافقنامه سطح خدمات) کمک می کند.

سرگئی پوپکویچ
رئیس بخش راه حل های جاوا

همچنین بخوانید: الف) فن آوری های متمرکز بر پردازش دریافتی، انتقال اطلاعات با استفاده از ابزارهای فنی فن آوری های CASE به عنوان ابزاری جدید برای طراحی آی سی. CASE یک بسته PLATINUM، ترکیب و هدف آن است. معیارهای ارزیابی و انتخاب CASE - وجوه. گنو ابتدا درباره افراد و سپس نرم افزار و فناوری است. ط-تامین امنیت ملی در حوزه اقتصادی. روابط عمومی در سازمان ها و ادارات دولتی. روابط عمومی مالی روابط عمومی در سازمان های تجاری حوزه اجتماعی (فرهنگ، ورزش، آموزش، بهداشت و درمان) الف) نمایندگی دائم و مستقل از طرف کارآفرینان هنگام انعقاد قرارداد در زمینه فعالیت کارآفرینی.

فناوری ابری راهی برای افزایش است پهنای باندشبکه ها یا ارائه منابع IT در قالب خدماتی که می توانید بدون سرمایه گذاری در ایجاد زیرساخت های جدید دریافت کنید، در حالی که نیازی به آموزش کارکنان جدید یا خرید نرم افزار جدید دارای مجوز ندارید. خدماتی که در فناوری‌های ابری گنجانده شده‌اند، بر اساس اشتراک یا هزینه استفاده از سرویس، به صورت بلادرنگ از طریق اینترنت ارائه می‌شوند، که البته این امر قابلیت‌های موجود شما را گسترش می‌دهد.

ماهیت نیاز به استفاده از EDMS ابری (سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی). جنبه هایی برای ساده سازی کار شرکت های کوچک.

ویژگی های عملکردیابر EDMS:

· ذخیره سازی و سیستم سازی هر گونه اسناد بر اساس نوع یا جهت. اطلاعات از هر رسانه ای به سیستم منتقل می شود و می توانید شروع به کار کنید. یک جزئیات مهم- امکان کار با برنامه هایی که روی رایانه یا سایر دستگاه های درگیر نصب نشده اند. این کار کارمندان را با دستگاه های تلفن همراه بسیار آسان می کند.

· مقررات حقوق دسترسی. مدیر به راحتی می تواند حقوق دسترسی این یا آن کارمند را محدود یا گسترش دهد.

· ایجاد قالب ارائه شده است. زمان تکمیل کار را کاهش می دهد، کار با اسناد را آسان تر می کند.

· وظیفه هماهنگی و تایید اسناد. مدیر حق دارد دایره کارمندانی را که سند را برای تأیید یا موافقت دریافت می کنند تعیین کند. اطلاعات ترافیک و اصلاحات اسناد همیشه در دسترس است

· جستجوهای تمام متن و پارامتریک. مورد اول به شما امکان می دهد اسناد لازم را با فایل های پیوست شده پیدا کنید، مورد دوم - انتخاب بر اساس پارامترها

همچنین مزایایی برای مشاغل کوچک و شرکت های بزرگ وجود دارد. پیش از این، ما به مزایای استفاده از EDMS مبتنی بر ابر برای مدیران مشاغل کوچک نگاه کردیم. لازم به ذکر است که فناوری های ابری برای کار شرکت های بزرگ ضروری هستند.

تصور وضعیت زیر دشوار نیست: یک بخش از یک شرکت بزرگ به یک سیستم ساده و مقرون به صرفه برای تأیید اسناد نیاز داشت. راه خروج یک EDMS مبتنی بر ابر است. این به شما امکان می دهد بدون استقرار سیستم های اضافی در دفاتر شرکت و بدون صرف هزینه زیادی از بودجه بخش، وظایف خود را انجام دهید.

وضعیت دیگر: تیم طراحی که متشکل از کارمندان است شرکت های مختلف، وظیفه هماهنگی اسناد را با یکدیگر قرار می دهد. لازم به ذکر است که این پروژه بلند مدت نیست. Cloud EDMS به کمک خواهد آمد و به شما این امکان را می دهد که بهینه را انتخاب کنید طرح تعرفهبرای طول مدت پروژه

بر اساس موارد فوق، نتیجه گیری به شرح زیر است - EDMS ابری در کار شرکت ها در هر سطحی ضروری است.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی IS "Aviscloud"

بیایید مفهوم سیستم اطلاعاتی "Aviscloud" را ارائه دهیم و ویژگی های متمایز آن را برجسته کنیم.

سیستم اطلاعاتی Aviscloud اولین سیستم اطلاعاتی برای اتوماسیون جریان اسناد (EDMS) است که بر اساس ادغام پیشرفته‌ترین فناوری‌های ابری و پلتفرم Microsoft SharePoint 2013 ساخته شده است.

به لطف این راه حل، سازمان شما، صرف نظر از اندازه و بلوغ خود، در مدت کوتاهی ابزار قدرتمندی برای سازماندهی مدیریت اسناد الکترونیکی دریافت می کند. همراه با رشد شرکت شما، فضای اطلاعاتی آن نیز به صورت ارگانیک رشد خواهد کرد.

در اینجا برخی از احتمالات این راه حل وجود دارد:

· گردش کار سازمان شما یکپارچه است. اسناد به صورت الکترونیکی در یک مکان - در ابر ذخیره می شوند.

· تمام اسناد از هر کجا در دسترس هستند و از دسترسی غیرمجاز حداکثر محافظت می شوند.

· تمام برنامه های مدیریت اسناد بر روی هر دستگاهی کار می کنند. دسترسی توسط یک حساب انجام می شود.

· هماهنگی و تایید سند در سامانه به صورت همزمان توسط کلیه مسئولین به صورت الکترونیکی انجام می شود. وضعیت سند همیشه مشخص است.

· فرآیندهای گردش کار داخلی (هماهنگی سفارشات، ثبت سفرهای کاری) کاملاً خودکار است.

· هر دستگاهی می تواند اعلان تغییرات سند را دریافت کند.

· وظایف پردازش اسناد الکترونیکی با استفاده از سیستم را می توان به کارکنان با کنترل بر اجرای آنها توسط سیستم واگذار کرد.

· با استفاده از پورتال شرکتی می توانید با همکاران، شرکا و مشتریان تبادل اطلاعات کنید.

توسعه یک مدل کسب و کار بهینه گردش اسناد، اتوماسیون فرآیندهای تجاری و معرفی گردش الکترونیکی اسناد در شرکت شما، در هر کجا که قرار دارد، توسط متخصصان شرکت AVIS، که دفاتر نمایندگی آن در شهرهایی مانند مستقر هستند، انجام خواهد شد. مسکو، یکاترینبورگ، چلیابینسک، تیومن، پرم، ایژفسک، چایکوفسکی.

این سوال پیش می آید که چگونه کار می کند این سیستم... سیستم اطلاعاتی "Aviscloud" مبتنی بر فناوری های ابری است - زمانی که تمام اطلاعات در "ابر" واقع در مرکز پردازش داده (DC) ذخیره و پردازش می شود.

برای پیاده سازی EDMS Electronic Document Management در فضای ابری مرکز اطلاعات AVIS، پلتفرم Microsoft SharePoint Server 2013 مستقر شده است.

با استفاده از پیشرفته ترین اصل "برنامه ها به عنوان یک سرویس" (Softwareas a Service - SaaS)، تمام داده های کاربر در مرکز داده قرار می گیرند. برنامه های سیستمی، پلتفرم ها و حتی برنامه هایی که برای استفاده در دستگاهشان «اجاره» می شوند.

فرصتی برای شروع اجرای EDMS - سیستم اطلاعاتی "Aviscloud" در ابر عمومی، به اشتراک گذاری منابع با سایر کاربران وجود دارد. می توانید از ابر خصوصی خود استفاده کنید یا حتی مرکز داده خود را با استفاده از فناوری aviscloud سازماندهی کنید.

در صورت تمایل، می توانید خدمات و اولویت های برنامه EDMS را بین aviscloud IS و Microsoft Office 365 تقسیم کنید. همچنین می توانید متصل شوید. این تصمیمگزینه های مختلف ابر

اما صرف نظر از اینکه چه تصمیمی در مورد معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی گرفته می شود، تنها نگرانی کاربر تنها کارکرد رایانه، تبلت یا گوشی هوشمند او خواهد بود. بقیه پشت مرکز اطلاعات AVIS است.

حال بیایید ساختار EDMS "Aviscloud" را تجزیه و تحلیل کنیم.

سیستم اطلاعاتی (IS) مدیریت اسناد الکترونیکی "Aviscloud" شامل بخش های زیر نمایش داده شده در صفحه نخست:

· بخش های اصلی کار با اسناد و داده ها: اسناد و مرکز جستجو.

به طور خاص، بخش اسناد، بخش اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی شرکت است. با کمک آن، سیستم ثبت اسناد ورودی و خروجی را انجام می دهد. تهیه، هماهنگی و تأیید قراردادها و اسناد داخلی (سفارشات، مجموعه اسناد برای سفرهای کاری و غیره).

بخش مرکز جستجوی برنامه EDMS شامل ابزارهایی برای جستجو بر اساس زمینه و ویژگی‌ها است و ارتباط (انطباق با پرس‌و‌جوها) جستجو را در کل پایگاه داده الکترونیکی با قابلیت اصلاح جستارها فراهم می‌کند.

· وظایف جاری - وظایفی که توسط کاربر سیستم ایجاد شده یا به او محول شده است.

مطلعین - برای دسترسی سریعبه داده های کاربر فعلی؛

· تقویم - اطلاعات در مورد رویدادهای کاربر.

· کارکنان - اطلاعات در مورد کارکنان فعلی و انواع ارتباط با آنها.

تمام بخش های برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی با یکدیگر مرتبط هستند. از رکوردهای یک بخش می توانید با فیلدهای کلیدی به رکوردهای دیگری بروید. به عنوان مثال از سوابق کارهای مربوط به قراردادهای الکترونیکی می توانید با یک کلیک به سراغ کارت های قرارداد بروید.

برای تشکیل، هماهنگی و تایید اسناد داخلی شرکت، سرویس مناسبی در سامانه اطلاعات آویس کلود توسعه داده شده است. به عنوان مثال، پس از تایید سفارش برای یک سفر کاری، با توجه به داده هایی که قبلا وارد شده است، فرم های چاپیگواهی سفر کاری و تکالیف برای یک سفر کاری. وظایف هماهنگی هزینه ها، رزرو هتل و بلیط نیز به صورت خودکار محول می شود.

در IS "Aviscloud" یک ذخیره سازی ابری مناسب برای اسناد شخصی OneDrivePro وجود دارد که عملاً در چنین سیستم هایی یافت نمی شود. یک سند الکترونیکی قرار داده شده در OneDrive از هر کجا و از هر دستگاهی در دسترس شما قرار می گیرد. اسناد شخصی به راحتی به دسته ای که در دسترس یک حلقه محدود (یا نامحدود) از افراد است، منتقل می شوند. اعلان های مربوط به تغییرات اسناد را می توان توسط سیستم به هر دستگاهی مثلاً در کانال خبر ارسال کرد.

مدیریت اسناد الکترونیکی این شرکت بدون در نظر گرفتن استفاده تلفن همراه از چنین ابزارهایی غیر قابل تصور است. بنابراین تمامی قابلیت های برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی بر روی آن موجود می باشد دستگاه های تلفن همراهگوشی های هوشمند و تبلت - هر کجا که هستید.

در مورد قیمت می توان به موارد زیر گفت، تنوع محصولات Avis شگفت انگیز است. بیایید به طور خاص EDMS "Aviscloud" و هزینه آن را برای تعداد متفاوت (10، 25 و 50) از کاربران زیرساخت های مختلف مشخص کنیم. ما به راه حل های یکپارچه "IS flow document aviscloud S" و "IS document flow aviscloud E" علاقه مند هستیم.

برای افراد و سازمان ها:

برای دانش آموزان و معلمان:

در مورد ابزار محافظت از اطلاعات در این EDMS، می توان محافظت از سند را با استفاده از فناوری Watermark برجسته کرد. استفاده همزمان مستقل از چندین اقدام امنیتی فنی (واترمارک دیجیتال، امضای دیجیتال و مهر زمانی) باعث افزایش سطح امنیت یک سند الکترونیکی در سیستم می شود. برای پیدا کردن یک امضای دیجیتال برای یک سند الکترونیکی باید پول زیادی خرج کنید (ماهها و حتی سالها، هزاران و میلیون ها دلار). EDMS "Aviscloud" بر اساس Microsoft SharePoint Server نیز دارد سطح بالامحافظت در برابر دسترسی غیرمجاز، که به شما امکان می دهد با خیال راحت به منابع هم از شبکه محلی و هم از طریق اینترنت دسترسی داشته باشید.

ارزش این را دارد که امنیت در این EDMS را به 3 نقطه تقسیم کنیم که هر کدام شامل ویژگی های اصلی است:

1. محرمانه بودن

1.1. تنظیم انعطاف پذیر سطوح دسترسی به اطلاعات کارکنان و پیمانکاران.

1.2. امکان حذف داده های خود در هر زمان، از هر مکان و در هر دستگاهی.

1.3. اطمینان از انتقال داده های فوری از یک مرکز واحدمدیریت.

2. حفاظت از اطلاعات

2.1. سخت افزار، نرم افزار و امنیت سازمانی چند سطحی دسترسی و پردازش داده ها.

2.2. حفاظت جامع از جریان اطلاعات.

2.3. حفاظت آنتی ویروس قابل اعتماد از داده ها و خدمات.

2.4. حفاظت از هرزنامه انعطاف پذیر

3. قابلیت اطمینان

3.1. پشتیبانی کامل مجوز برای کلیه خدمات.

3.2. مرکز داده قابلیت اطمینان Tier3.

3.3. رزرو کانال های انتقال داده ترانک.

3.4. پشتیبانی فنیدر حالت - 24x7x365.

به طور کلی، این EDMS نه تنها حفاظت از اسناد در همه سطوح و تضمین محرمانه بودن جریان اسناد را تضمین می کند.

بیایید مزایای استفاده از "Aviscloud" EDMS را برجسته کنیم:

ü کارایی استفاده از زمان کار - به دلیل مدیریت الکترونیکی اسناد، استانداردسازی فرآیندها و فرم های کاری.

ü تحرک به دلیل امکان دسترسی به کلیه اطلاعات و قابلیت های مدیریت اسناد از هر مکان و هر دستگاهی.

ü کارایی گردش اسناد - با کاهش هزینه های تولید داخلی (مواد و دستگاه های چاپ، اسکنر و ...).

ü دسترسی - به دلیل سهولت تسلط، اتصال و استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی.

نتیجه گیری: "Aviscloud" EDMS یک محصول تمام عیار است که به شما امکان می دهد یک جریان اسناد راحت، قابل اعتماد و با کیفیت بالا را سازماندهی کنید، زیرا این یکی از معدود EDMS هایی است که به شما امکان دسترسی به خدمات را از هر کجا از هر دستگاهی می دهد. فن آوری های ابری آن بر اساس محصولات مایکروسافت توسعه یافته است که باعث اعتماد به نفس می شود. همچنین، این EDMS اتوماسیون کامل جریان اسناد در سازمان و حفاظت گسترده از اسناد و داده های کاربر را هم در حین ایجاد سند و هم پس از ذخیره سازی یا پردازش فراهم می کند.

در 24-25 اکتبر 2012 در مسکو (فدراسیون روسیه) XIX بین المللی کنفرانس علمی و عملی"اسناد در جامعه اطلاعاتی:" ابر "فناوری ها و جریان اسناد الکترونیکی"، اختصاص یافته به مشکلات نظری و عملی استفاده از فناوری های "ابر" در جریان اسناد الکترونیکی، پشتیبانی روش شناختی قانونی و نظارتی برای مدیریت اسناد الکترونیکی، به ویژه در ارتباط با تعامل بین سازمانی الکترونیکی و ارائه خدمات دولت الکترونیک.

به طور سنتی، سازمان دهندگان این کنفرانس آژانس بایگانی فدرال (Rosarkhiv)، موسسه تحقیقات اسناد و امور آرشیوی تمام روسیه (VNIIDAD) و دانشگاه دولتی روسیه برای علوم انسانی (RGGU)، جامعه مورخان و بایگانی روسیه بودند. ROIA).

این کنفرانس با حضور بیش از 200 شرکت کننده - نمایندگان اداره ریاست جمهوری برگزار شد فدراسیون روسیه، دفتر دولت فدراسیون روسیه، نهادهای اجرایی فدرال، نهادهای حاکم بر نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه، نهادهای دولتی محلی، موسسات بایگانی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه، و همچنین نمایندگان سازمان های تجاری، بالاتر. موسسات آموزشیو موسسات علمی - از فدراسیون روسیه، بلاروس، اوکراین، لیتوانی و ویتنام. جمهوری بلاروس در کنفرانس توسط D.A. Sinyak، محقق جوان بخش اسناد BelNIIDAD، و T.V. Morzhalo، محقق، BelNITsED، نمایندگی شد.

این کنفرانس توسط مدیر VNIIDAD M.V. Larin افتتاح شد. وی در سخنان خود ضمن خوشامدگویی به شرکت کنندگان کنفرانس و میهمانان خارج از کشور، اهمیت برگزاری چنین رویدادهایی را با توجه به وجود مشکل استفاده از فناوری های ابری در مدیریت اسناد الکترونیکی یادآور شد.

اولین گزارش در مورد مشکلات قانونی استفاده از فناوری های ابری در مدیریت اسناد الکترونیکی توسط رئیس بخش جوایز دولتی ریاست جمهوری فدراسیون روسیه، دکترای حقوق، پروفسور NN Kunyaev ارائه شد. وی در سخنان خود مزایا و معایب استفاده از فناوری‌های ابری را در مدیریت اسناد الکترونیکی برشمرد که تحرک، سهولت استفاده، صرفه اقتصادی و عدم تنظیم قانونی این مشکل را برای اهداف امنیت اطلاعات نسبت داد. به دومی استفاده از چنین فناوری هایی باید از نظر فنی دقیق و دارای یکپارچگی هنجاری باشد.

معاون رئیس آژانس بایگانی فدرال، Ph.D. OV Naumov در گزارش خود به سه مشکل اصلی استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی در فعالیت های سازمان ها پرداخت. اول، در مورد نیاز به معرفی الزامات یکسان برای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی. با توجه به اینکه در فعالیت های جاری سازمان مورد استفاده قرار می گیرد، در مرحله اداری، جزء آرشیوی ندارد. دوم، اصلاحات اداری دولتی در سال 2004 به هیچ ارگانی صلاحیت تدوین سیاست دولتی در زمینه کار اداری را نداد. و ثالثاً اسناد الکترونیکی به زودی به دست آرشیوداران نمی رسد. اسناد دائمی هنوز روی کاغذ نوشته می شود. و در نتیجه، به گفته OV Naumov، زمان پاسخگویی به سوالات فرا رسیده است: "سند الکترونیکی چیست؟"، "اسناد منتقل شده به ذخیره سازی دولتی چه فرمت هایی دارد؟" O.V. Naumov با خلاصه کردن آنچه گفته شد، خطر اخراج آرشیوداران از آرشیو توسط متخصصان فناوری اطلاعات را بیان کرد.

بیشتر جلسه عمومی به سخنرانی نمایندگان شرکت های متخصص در استفاده از فناوری های ابری و معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی در سازمان ها اختصاص داشت.

رئیس هیئت مدیره LLC "Firm" AS "A. N. Avdeev در گزارش خود تأکید اصلی را بر تجدید نظر در مفاهیم اداری و آرشیوی موجود داشت. وی به ویژه توجه ویژه ای به معرفی مفهوم جدیدی از «گردش مدارک» داشت.

D. Marchenko، رئیس بخش روابط شرکای بخش فن آوری های استراتژیک مایکروسافت، تجربه بین المللی این شرکت در استفاده از فناوری های ابری در فعالیت های سازمان ها را برجسته کرد. وی در سخنان خود به مواردی که استفاده از فناوری های ابری بیشترین تأثیر را دارد، مزایا و معایب این فناوری ها را مورد توجه قرار داد و خاطرنشان کرد: فناوری های جدید منتشر شده به تازگی نسخه ویندوز 8 به شدت با ابر یکپارچه شده است.

در سخنرانی خود، تی پی گریبولی، مدیر فروش مرکز مدیریت سوابق OSG LLC، تجربه و عملکرد مدیریت آرشیو "در ابرها" را برجسته کرد. در این زمینه، سه محصول ارائه شده توسط این شرکت با ذکر پارامترهای اصلی آنها ارائه شد: i-Archive، IT-Archive و e-Archive.

مقایسه معایب و مزایای آرشیو الکترونیکی در مقایسه با آرشیو اسناد کاغذی در گزارش مدیر LLC "1C-Efficiency" EV Pitolin منعکس شده است.

یک رویکرد جالب به مشکل مدیریت اسناد الکترونیکی در سخنرانی خود توسط نماینده CJSC "Company InterTrust" V. Ipatov بیان شد. وی به ویژه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) را به عنوان سیستمی برای مستندسازی فعالیت ها در راستای منافع مدیریت و مدیریت محتوای سازمانی (ECM) را به عنوان سیستمی برای مدیریت اطلاعات بدون ساختار تعریف کرد. علاوه بر این، V. Ipatov الزامات کلیدی برای مدیریت اسناد را بیان کرد، از جمله کاهش عملیات دستی، کاهش هزینه های عملیاتی، انطباق با الزامات متغیر مقررات خارجی، و مهمتر از همه - تمرکز بر الزامات تجاری. وی. ایپاتوف به طور خلاصه خاطرنشان کرد که نقش "مدیر اسناد" در حال حاضر در حال تغییر است: از ثبت و حسابداری به مشارکت مستقیم در ایجاد ارزش های تجاری، باز کردن زمینه های جدید مسئولیت، گنجاندن ارگانیک EDMS در زیرساخت های کلی فعالیت های تجاری سازمان.

در گزارش IV Skorodumov، رئیس بخش دولت الکترونیک سیستم های دفتر الکترونیک LLC، پارامترهای اصلی سرویس ابری O7.DOK اعلام شد که از طریق آن خدمات مدیریت اسناد الکترونیکی ابری به ارگان های دولتی، دولت های محلی و سایر سازمان ها ارائه می شود. . این گزارش همچنین بر مزایای مدل سرویس ابری، از جمله عدم نیاز به زیرساخت ها و متخصصان پشتیبانی، نیاز کمتر به سرمایه گذاری، هزینه مالکیت پایین، استفاده کارآمد از بودجه بودجه برای اطلاع رسانی و غیره تاکید می کند.

مدیر VNIIDAD، دکترای علوم تاریخی، پروفسور M.V. Larin گزارشی در مورد سیاست دولت ایالات متحده در مورد مدیریت اسناد رسمی ارائه کرد. او تعدادی از مقررات ایالات متحده را در مورد مسائل مدیریت اسناد، از جمله در فرم الکترونیکی، بررسی کرد. تفصیلی ترین تفاهم نامه ریاست جمهوری در مورد مدیریت اسناد دولتی که در 28 نوامبر 2011 امضا شد به او ارائه شد.

• معرفی سوابق الکترونیکی به منظور تضمین ایمنی، شفافیت و کارایی؛
• تا سال 2019، مدیریت کلیه اسناد الکترونیکی با دوره نگهداری دائمی.
• معرفی مکانیزم مقامات مسئول؛
• برگزاری دوره آموزشی در زمینه مدیریت اسناد؛
• تهیه فهرست اسناد و ارائه آنها به آرشیو ملی ایالات متحده.

M.V. Larin در سخنان خود بر لزوم تدوین معیار لازم و کافی بین اسناد کاغذی و الکترونیکی تاکید کرد.

گزارش رئیس دانشگاه امور داخلی هانوی (ویتنام)، دکترا، مورد توجه ویژه شرکت کنندگان در کنفرانس بود. Chieu Van Kyong، اختصاص داده شده به استفاده از ED در فعالیت های مدیریتی سازمان ها. به گفته چیو ون کیونگ، مشکل اهمیت حقوقی ED در ویتنام هنوز حل نشده است، بنابراین، در بیشتر موارد، اسناد روی کاغذ نگهداری می شوند. در عین حال، از سال 2005، به منظور کاهش تعداد مراحل اداری، خدمات اجتماعی به صورت آنلاین ارائه می شود و انواع دیگر خدمات در حالت "یک پنجره الکترونیکی" ارائه می شود.

جنبه دیگری از کاربرد فناوری های "ابر" در ارگان های دولتی فدراسیون روسیه در گزارش توسط رئیس بخش مدیریت اسناد موسسه مدیریت منطقه ولگا به نام V.I. P.A. Stolypin، Ph.D.، پروفسور A.V. Ermolaeva. در سخنان وی، توجه ویژه ای به لزوم اطمینان از کامل بودن، قابل اعتماد بودن، مرتبط بودن و دسترسی به اطلاعات رسمی حقوقی به صورت الکترونیکی شد. در همان زمان، مفهوم اطلاعات مندرج در قوانین قانونی نظارتی مختلف فدراسیون روسیه و همچنین روش های استفاده از فناوری های IT در کار با درخواست های شهروندان مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت.

مسائل مربوط به اطمینان از ایمنی اسناد صندوق بایگانی ملی اوکراین در زمینه معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی در گزارش مدیر موسسه تحقیقاتی اوکراین امور آرشیوی و اسناد (URIADD) A.Ya فاش شد. گارانین و معاون بایگانی الکترونیک دولتی مرکزی اوکراین (TsGEA اوکراین)، Ph. I.N. یو.س. کووتانیوک. با افشای این مشکل، A.Ya. Garanin خاطرنشان کرد که در اوکراین هنوز درک روشنی از اصطلاح دولت الکترونیک وجود ندارد، در همان زمان مشابه آن وجود دارد - دولت الکترونیک (اوکراین "تنظیم الکترونیکی"). در همان زمان، این گزارش برنامه هایی را برای تحقیقات و کار روش شناختی TsGEA اوکراین، از جمله توسعه روشی برای پذیرش و انتقال اسناد منشأ شخصی به صورت الکترونیکی در TsGEA اوکراین، روش ایجاد یک شی اطلاعات یکپارچه، ثبت و توصیف اسناد الکترونیکی که در TsGEA اوکراین ذخیره می شوند، و غیره. خلاصه A.Ya. Garanin خاطرنشان کرد که امروزه در اوکراین سیستم مناسبی وجود ندارد که ایمنی همه چیز را تضمین کند. چرخه زندگیسند الکترونیکی

نماینده لیتوانی - دانشجوی دکتری دانشکده ارتباطات دانشگاه ویلنیوس، متخصص ارشد بخش مدیریت اسناد آرشیو دولتی جدید لیتوانی Danute Kontrimavičienė - تجربه لیتوانی را در مدیریت اسناد الکترونیکی ارائه کرد. بنابراین، چارچوب قانونی لیتوانیایی برای مدیریت اسناد الکترونیکی، الزامات ساختار منطقی و فیزیکی بسته بندی یک سند الکترونیکی، محتوای سند الکترونیکی و فرمت فایل ارائه شد. به طور جداگانه، لازم به ذکر است که در لیتوانی برای ایجاد الکترونیک امضای دیجیتالتصمیم گرفته شد از فرمت XAdES استفاده شود. علاوه بر این، این گزارش برخی از الزامات دسترسی به اسناد را در این گزارش تشریح کرده است سیستم اطلاعاتآرشیو الکترونیکی

تجزیه و تحلیل مقایسه ای از تعاریف مفهوم "سند الکترونیکی" در قوانین هنجاری فدراسیون روسیه، کشورهای CIS و لتونی در گزارش معاون مدیر VNIIDAD، دکترا، دانشیار VF Yankova ارائه شده است. در سخنرانی خود، وی. به گفته V.F. Yankova، تا زمانی که این کار انجام نشود، پیشنهاد هر رویکردی برای حل مشکل انتقال یک سند الکترونیکی به ذخیره سازی بایگانی دشوار خواهد بود.

اولین روز کنفرانس با سخنرانی E.V. Zlobin نماینده آرشیو به پایان رسید آکادمی روسیهعلوم، دکتری، دانشیار. وی سخنان خود را با این سوال آغاز کرد: آیا مورخان و آرشیوداران به فناوری های ابری نیاز دارند؟ به نظر او، خرید چندین هارد دیسک به جای خرید فناوری های گران قیمت "ابر" مقرون به صرفه تر خواهد بود. فن آوری های "ابر" برای تبادل اطلاعات در حجم زیاد در نظر گرفته شده است که برای آرشیو بودجه کاملاً مناسب نیست. شاید این فقط یک ترفند بازاریابی باشد، خلاصه E.V. Zlobin.

روز دوم کنفرانس توسط رئیس بخش مدیریت سوابق VNIIDAD VS Iritikova با گزارشی در مورد اصول سازماندهی جریان اسناد، ماهیت ماهوی آن، وظایف جریان الکترونیکی اسناد افتتاح شد که با گزارشی تکمیل شد. دانشیار گروه مؤسسه آموزشی پیش دبستانی مؤسسه مدیریت منطقه ولگا. P. A. Stolypina (ساراتوف)، Ph.D. E.A. Pleshkevich در مورد مشکل استفاده از مفاهیم مدیریت اسناد الکترونیکی و دولت الکترونیک.

جلسه عمومی توسط کارشناس برجسته مدیریت اسناد LLC "سیستم های دفتر الکترونیک"، دکتری ادامه یافت. N.A. Khramtsovskaya با گزارشی از نتایج کار کنگره شورای بین المللی بایگانی در بریزبن، لزوم بازنگری در نقش بایگانی در عصر الکترونیک و ایجاد یک مفهوم جدید برای توسعه آرشیو.

تعدادی از سخنرانی‌های روز دوم کنفرانس حاوی تجربیات کاربردی خاص سازمان‌ها در پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی بود و مشکلات مرتبط با این موضوع را نیز منعکس می‌کرد. چشم انداز تشکیل وجوه اسنادی و آرشیوی مقامات دولتی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه در زمینه جریان اسناد الکترونیکی (به عنوان مثال، منطقه ساراتوف) توسط رئیس اداره بایگانی بخش اداری ارائه شد. دولت منطقه ساراتوف، Ph.D. ای.یو کوشلووا. IA Puteshova، معاون موسسه خزانه داری جمهوری کارلیا "بایگانی ملی جمهوری کارلیا"، تجربه عملی در اجرای تبادل اطلاعات الکترونیکی را با نهادهای صندوق بازنشستگی فدراسیون روسیه در آرشیو ملی به اشتراک گذاشت. جمهوری کارلیا معرفی و توسعه یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به عنوان مثال یک سازمان تجاری در گزارش رئیس بخش پشتیبانی اسناد CJSC "شرکت خدمات سیبری" VA Chebotova فاش شد.

پرسش از سخنرانان و بحث شرکت کنندگان در کنفرانس حاکی از ارتباط زیاد مسائل نظری، روش شناختی و فناوری بهینه سازی جریان اسناد بود که باید با تلاش بیشتر جامعه علمی و حرفه ای مورد توجه قرار گیرد.

V.F. Yankovaya یک سخنرانی پایانی ایراد کرد و خاطرنشان کرد که تقسیم بندی موجود رویکردهای بایگانی و متخصصان فناوری اطلاعات به اصطلاحات در حال ناپدید شدن است. متخصصان این حوزه ها شده اند دوست بهتردرک یک دوست و این حرکت متقابل است. در عین حال، زمان بازاندیشی و عمومیت بیشتر تئوری مدیریت سوابق فرا رسیده است که مستلزم درک نظری عمیق تری از مشکلات مطرح شده در کنفرانس است.

صاحب inf.