Os recibos de pagamento em papel podem ser deixados em branco. Por meio do ofício nº 14-1 / OOG-1560, o Ministério do Trabalho autorizou a distribuição de cartilhas eletrônicas aos empregados. Por exemplo, por correio e skype. Assim, agora o empregador tem o direito de não emitir folha de pagamento ok no papel. O artigo contém um formulário e uma folha de amostra.

Como emitir recibos de pagamento corretamente em 2019

O Ministério do Trabalho em carta afirmou que a lei não proíbe a emissão de boletos em em formato eletrônico... Mas para aplicar este método, o departamento de contabilidade deve emitir uma série de documentos. Vamos conversar sobre tudo em ordem.

• Artigo do dia:

O Código do Trabalho obriga o empregador a informar o empregado por escrito (parte 1 do artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa):

1. sobre as partes constituintes remunerações e outras cobranças;
2. o montante e os motivos das deduções dos salários;
3. o valor a ser pago em suas mãos.

Formulário de aviso de salário - comprovante de pagamento. Se o contador não distribuir panfletos aos funcionários ao pagar os salários, a inspeção do trabalho cobrará da empresa uma multa de até 50.000 rublos. (parte 1 do artigo 5.27 do Código do Trabalho da Federação Russa).

O Código do Trabalho não especifica como transferir um documento para um funcionário. Você tem o direito de imprimi-lo em papel ou enviá-lo eletronicamente. A segunda forma economiza tempo. Você não precisa imprimir, convidar funcionários para o departamento de contabilidade e distribuir um documento para todos.

Um boleto de pagamento eletrônico pode ser:

1. enviar por o email;
2. abrir em programa especial;
3. coloque em conta pessoal ou na página pessoal do funcionário na Internet.

Você pode preencher o formulário gratuitamente online em nosso programa Buchsoft... Ele permite que você mantenha registros fiscais e contábeis e prepara documentos primários e relatórios com um clique. Aliás, o próprio programa preenche o documento e envia aos funcionários por e-mail e SMS. Faça um teste de acesso ao programa por 365 dias. Para os usuários, a consulta sobre todas as questões contábeis está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

• Notícias do dia:

Como enviar folha de pagamento por e-mail

A empresa reserva-se o direito de determinar que os colaboradores recebam folhetos por e-mail. Escreva este método no regulamento local que aprovou o formulário. Isso é o que Rostrud recomenda em uma carta datada de 27 de dezembro de 2016 nº PG / 36563-6-1.

O procedimento de notificação deve ser fixado em um dos documentos:

• em um contrato de trabalho;
• Acordo coletivo;
• regulamentos locais do empregador.

A redação do contrato pode ser a seguinte:

“O empregador, no dia do pagamento do vencimento da segunda quinzena do mês, envia para o e-mail corporativo do empregado as planilhas na forma que consta no Anexo X deste Regulamento.”

Em branco e amostra

Abaixo segue um formulário e um exemplo de preenchimento da ficha. Este formulário pode ser enviado por email. Você também pode enviar por e-mail um extrato de programas de contabilidade da folha de pagamento, por exemplo, do 1C.

Folha de pagamento de amostra

Novas multas por não emissão de boletos

Anteriormente, as multas eram estabelecidas para os comprovantes de pagamento. Veja a tabela para novas penalidades.

Violação, estado de direito	Castigo por ...
	Contadores	Empreendedores	De empresas
Não emissão de boletos de pagamento; (parte 1-2 do artigo 5.27 do Código Administrativo da Federação Russa)	Primeira ofensa
	multa de 1000 a 5000 rublos.	multa de 1000 a 5000 rublos.	multa de 30.000 a 50.000 rublos.
	Violação repetida *
	multa de 10.000 a 20.000 rublos. ou desqualificação por 1-3 anos	multa de 10.000 a 20.000 rublos.

A não emissão de recibo de vencimento é uma violação da legislação trabalhista pela qual o empregador pode ser multado. Posso enviar uma folha de pagamento a um funcionário por e-mail? Ou apenas um formulário de papel é adequado?

A opinião de juízes e funcionários

Carta datada de 21 de fevereiro de 2017 nº 14-1 / OOG-1560 O Ministério do Trabalho confirmou o direito do empregador de emitir aos empregados não comprovantes de pagamento em papel, mas eletrônicos.

Vale lembrar que a falta de emissão da folha de pagamento é uma violação da legislação trabalhista, o que acarreta responsabilidade por Arte. 5,27 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa na forma de advertência ou multa:

• para funcionários - no valor de 1.000 a 5.000 rublos;
• no entidades legais- de 30.000 a 50.000 rublos.

Anteriormente, acreditava-se que a folha de pagamento deveria ser exatamente um documento escrito em formulário de papel, e o envio da folha de pagamento por e-mail não atendia aos requisitos da legislação. Esta conclusão, em particular, estava contida em Decisão de apelação do Tribunal Regional de Tyumen datada de 30.07.2012 No. 33-3246 / 2012.

No entanto, na carta comentada, o Ministério do Trabalho chamou a atenção para o fato de que a CLT não regulamenta o procedimento de notificação ao empregado sobre os componentes do salário (folha de pagamento). Consequentemente, o empregador tem o direito de determinar a forma pela qual irá transferir as informações relevantes para o empregado. Em que um pré-requisitoé o estabelecimento de procedimento de notificação ao empregado sobre os componentes da remuneração (folha de pagamento) por e-mail em contrato de trabalho, convenção coletiva, ato regulamentar local.

A forma de folha de pagamento é aprovada pelo empregador, levando em consideração parecer do órgão representativo dos trabalhadores na forma prescrita Arte. 372 do Código do Trabalho da Federação Russa para a adoção de regulamentos locais.

O uso de uma forma não aprovada da folha de pagamento é uma violação da legislação trabalhista (Resolução das Forças Armadas da Federação Russa de 23 de dezembro de 2010, nº 75 AD10-3).

Observe que de acordo com Arte. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa o empregador é obrigado a emitir recibo de vencimento no momento do pagamento dos salários. De acordo com as regras h. 6 deste artigo, os funcionários devem ser pagos pelo menos a cada quinze dias. No entanto, não há necessidade de emitir recibo de vencimento duas vezes por mês.

EM Carta nº 5277-6-1 datada de 24.12.2007 Rostrud explicou: ao calcular e pagar aos funcionários a segunda parte do salário (via de regra, no final do mês), todos deveriam receber folhas de vencimento. Assim, na opinião de Rostrud, o empregador deve formar e emitir a folha de pagamento aos empregados uma vez por mês (no acerto final).

O fato é que é no final do mês que todos os componentes do salário são conhecidos e uma conclusão inequívoca pode ser feita sobre o valor das deduções no salário do empregado.

O Ministério da Fazenda adota posição semelhante. EM Carta datada de 04/10/2015 No. 03-04-06 / 20406 os financiadores observaram que o agente tributário deve calcular o valor do imposto de renda pessoa física sobre a renda na forma de salários no último dia do mês para o qual essa renda foi provisionada ao contribuinte. Até ao final do mês, os rendimentos sob a forma de salários não podem ser considerados recebidos pelo trabalhador, respetivamente, até ao final do mês o imposto não pode ser calculado pelo agente.

A obrigação de emitir a folha de pagamento a um trabalhador a meio do mês pode surgir do empregador em situação de despedimento do trabalhador. Tal deve-se ao facto de, no dia da rescisão do contrato de trabalho com o trabalhador, o empregador ser obrigado a saldar com ele, nomeadamente, a pagar todas as importâncias que lhe são devidas ( Arte. 84,1, 140 do Código do Trabalho da Federação Russa) Se o trabalhador não tiver trabalhado no dia da demissão, os valores correspondentes devem ser pagos a ele o mais tardar no dia seguinte ao da solicitação de pagamento pelo funcionário de demissão. Parte do valor especificado é o salário não recebido pelo funcionário até o dia da demissão, o que significa que também é obrigado a entregar-lhe folha de vencimento.

Requisito de dados pessoais

Outro ponto importante, que você precisa lembrar ao trabalhar com folhas de pagamento: de acordo com cláusula 1ª do art. 3 da Lei Federal de 27.07.2006 No. 152-FZ "Sobre Dados Pessoais" renda pessoa natural atribuído aos seus dados pessoais. O acesso de terceiros aos dados pessoais deve garantir a confidencialidade de tais dados ( Arte. 7 da referida lei).

A lista de requisitos para o empregador ao transferir os dados pessoais do funcionário está contida em Arte. 88 do Código do Trabalho da Federação Russa... Em particular, o empregador é obrigado a permitir o acesso aos dados pessoais dos empregados apenas a pessoas especialmente autorizadas. Ao mesmo tempo, essas pessoas devem ter o direito de receber apenas os dados pessoais do funcionário que sejam necessários para o desempenho de funções específicas.

As pessoas que recebem dados pessoais de um colaborador são obrigadas a respeitar o regime de sigilo (confidencialidade). Isso significa que toda organização precisa adotar uma declaração de privacidade de dados pessoais. Esta disposição é um documento que estabelece as regras básicas para a proteção das informações que constituem os dados pessoais dos colaboradores, que são obrigatórias. A necessidade de promulgar este documento é devido aos requisitos CH. 14 Código do Trabalho da Federação Russa.

De acordo com cláusula 7ª do art. 86 do Código do Trabalho da Federação Russa a proteção dos dados pessoais dos funcionários da organização contra seu uso ilegal ou perda deve ser fornecida pelo empregador às suas custas, na forma prescrita pelo código designado e outras leis federais. Cláusula 8ª deste artigo, fica estabelecido que os empregados e seus representantes devem estar familiarizados com as assinaturas dos documentos do empregador que estabelecem o procedimento para o tratamento de dados pessoais dos empregados, bem como seus direitos e obrigações nesta área.

Ao instruir os responsáveis ​​a emitir holerites (enviá-los por e-mail), eles devem ser avisados ​​(assinados) sobre a necessidade de sigilo (sigilo). A emissão de recibos de vencimento por pessoas que não foram avisadas sobre a necessidade de manter o sigilo (confidencialidade) é uma violação dos requisitos do Código do Trabalho da Federação Russa e significa que o empregador não protegeu os dados pessoais do funcionário de seus atos ilegais uso ou perda.

De acordo com as regras Arte. 90 do Código do Trabalho da Federação Russa pessoas culpadas de violar as disposições da legislação da Federação Russa no campo de dados pessoais ao processar dados pessoais de um funcionário estão sujeitas a responsabilidade disciplinar e material na forma prescrita pelo Código do Trabalho da Federação Russa e outras leis federais, bem como à responsabilidade civil, administrativa e criminal nos moldes das leis federais estabelecidas.

Violação do procedimento estabelecido por lei para a recolha, armazenamento, utilização ou divulgação de informação sobre os cidadãos (dados pessoais) por força Arte. 13.11 Código Administrativo da Federação Russa implicará em advertência ou aplicação de multa administrativa:

• para os cidadãos - no valor de 300 a 500 rublos;
• para funcionários - de 500 a 1.000 rublos;
• para pessoas jurídicas - de 5.000 a 10.000 rublos.

Pergunta:

O empregador é obrigado a emitir recibo de vencimento aos seus empregados mensalmente? Em caso afirmativo, como o funcionário deve ser notificado do salário pago a ele e seus componentes?

O artigo 57 do Código do Trabalho da Federação Russa, como condições obrigatórias para a inclusão em um contrato de trabalho, prevê as condições de remuneração (incluindo o tamanho da taxa salarial ou do salário (salário oficial) do empregado, pagamentos adicionais, subsídios e pagamentos de incentivos).

No contrato de trabalho, o salário do trabalhador é fixado de acordo com os sistemas de remuneração em vigor para o empregador.

Os sistemas de remuneração, por sua vez, compreendem a dimensão das tarifas, vencimentos (vencimentos oficiais), pagamentos adicionais e subsídios de natureza compensatória, incluindo para trabalho em condições desviantes do normal, sistemas de pagamentos adicionais e subsídios de natureza estimulante e um sistema de bônus, são determinados por acordos coletivos, acordos, regulamentações locais de acordo com as leis trabalhistas e outras regulamentações que contenham a legislação trabalhista. Assim, com base em um contrato de trabalho, o empregado deve compreender o tamanho do salário e seus componentes, as condições sob as quais são feitos os pagamentos que fazem parte do salário.

O artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa regula o procedimento, o local e o momento do pagamento dos salários. Assim, fica estabelecido que, no momento do pagamento, o empregador é obrigado a notificar por escrito cada empregado:

• sobre os componentes dos salários que lhe são devidos no período relevante;
• sobre o valor de outras verbas atribuídas ao trabalhador, incluindo a indemnização pecuniária pela violação pelo empregador do prazo estabelecido para o pagamento de salários, férias, pagamentos por despedimento e (ou) outros pagamentos devidos ao trabalhador;
• sobre o montante e os fundamentos das deduções efetuadas;
• sobre o valor total a ser pago.

Em geral, a regra de direito especificada é uma garantia da implementação do consagrado no art. 2, 21, 22, 56 do Código do Trabalho da Federação Russa do direito do trabalhador ao pagamento atempado e integral dos salários e visa garantir a coordenação dos interesses das partes no contrato de trabalho ao determinar as regras para o pagamento de ordenados, ao criar condições para que o trabalhador os receba pessoalmente pelo trabalhador de forma cómoda e desimpedida, que cumpra o disposto na Convenção da Organização Internacional do Trabalho de 01/07/1949 nº 95 “Relativamente à protecção dos salários”.

O funcionário é avisado por meio de sua familiarização com a folha de pagamento. O objetivo da emissão da folha de pagamento é a necessidade de informar a pessoa sobre a composição do seu próximo salário.

Ao mesmo tempo, o Código do Trabalho da Federação Russa prevê que a forma da folha de pagamento seja aprovada pelo empregador, levando em consideração a opinião do órgão representativo dos trabalhadores na forma prescrita pelo art. 372 do Código do Trabalho da Federação Russa para a adoção de regulamentos locais, isto é, levando em consideração a opinião do sindicato (se houver). Ou seja, o empregador aprova a forma do comprovante de forma independente, observando as regras estipuladas.

Um recibo de vencimento, via de regra, é emitido quando a segunda parte do salário é calculada e paga aos empregados (geralmente no final do mês). Acontece que no final do mês, recibos de vencimento devem ser emitidos para todos os funcionários.

Observe que o Código do Trabalho da Federação Russa não prevê a emissão de recibos de pagamento separados para o pagamento de férias. Assim, o pagamento das férias é feito o mais tardar três dias antes do seu início. Com base na definição de "salários" dada no art. 129 do Código do Trabalho da Federação Russa, o pagamento de férias não é um pagamento de salários. Nesse sentido, o empregador não deve especificamente emitir folha de pagamento ao empregado no momento do pagamento do valor das férias (Carta Rostrud de 24.12.2007 nº 5277-6-1). Dessa forma, o empregado, inclusive aquele que saiu de férias, receberá, de forma geral, uma folha de pagamento, que conterá informações sobre o valor total a ser pago (já pago).

Regra geral, os recibos de vencimento são lavrados em papel e entregues ao trabalhador pessoalmente. Hoje, na prática, muitas vezes surge a questão de saber se é possível cumprir a obrigação do empregador, estabelecida pelo art. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa, sobre a notificação do funcionário sobre o salário em formato eletrônico, enviando-o para o e-mail do funcionário. Sobre o assunto, o Ministério do Trabalho prestou esclarecimentos em Carta de 21 de fevereiro de 2017 nº 14-1 / OOG-1560. Chama a atenção para o fato de que o Código do Trabalho da Federação Russa não regulamenta o procedimento de notificação de um trabalhador sobre os componentes do salário (folha de pagamento), a partir do qual se tira a conclusão: se o contrato de trabalho, convenção coletiva, ato normativo local prevê procedimento de notificação ao empregado sobre os componentes da remuneração (folha de pagamento) por e-mail, procedimento esse que não viola o disposto no art. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa.

O empregador é obrigado a notificar o trabalhador sobre o valor do salário, emitindo um recibo de vencimento em papel ou enviando-o por e-mail. A forma da folha de pagamento é aprovada pelo empregador de forma independente, levando em consideração o parecer do sindicato. O envio do recibo de vencimento por e-mail deve estar previsto no contrato de trabalho, convenção coletiva ou atos jurídicos locais do empregador.

V. V. Ryabinin, especialista em jornal

« Sistema de tributação simplificado: contabilidade e tributação", No. 6, junho de 2017

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O pagamento de salários não se limita a apenas transferir dinheiro para os funcionários. Cada empregador é obrigado a entregar uma folha de pagamento aos seus empregados.

O objetivo da emissão deste documento é informar a pessoa sobre o que constitui sua renda. A obrigação de informar sobre os componentes do vencimento está consagrada no art. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa. Caso contrário, estará sujeito à responsabilidade administrativa de acordo com o art. 5,27 do Código Administrativo da Federação Russa. Além disso, o uso de uma forma não aprovada da folha também será uma violação e poderá ser multado.

Você mesmo pode definir o formato da folha de cálculo, uma vez que não existem modelos na legislação. Freqüentemente, as empresas usam um formulário do programa 1C. Ao mesmo tempo, ao aprovar a planilha, você deve se basear nas regras de adoção de documentos internos e levar em consideração a opinião do sindicato, se houver. Nossa experiência em passar nas fiscalizações do GIT mostra que os fiscais interpretam essa norma da seguinte forma: a folha de pagamento é aprovada como um apêndice ao regulamento interno do trabalho (IVTP) ou na forma de um documento separado, por exemplo, uma ordem, com a qual todos os funcionários deve ser familiarizado.

Apesar de a folha de pagamento conter apenas função de informação, cada tipo de pagamento e dedução deve ser especificado separadamente. O que exatamente informar os funcionários está especificado no Código do Trabalho da Federação Russa:

1. Todos os componentes do salário mensal. Dependendo do sistema de remuneração, isso inclui: salário, bônus, compensação, abonos especiais (coeficientes regionais, incluindo abonos do norte, prêmios por danos, etc.), trabalho nos fins de semana, horas extras. Se você aplicar abonos do norte, indique separadamente o salário, a porcentagem do abono e seu valor específico na folha de pagamento.

2. Outros encargos não permanentes: férias, indenização por violação de prazo para pagamento de salários, etc.

3. Montantes e motivos da dedução, designadamente o valor do imposto sobre o rendimento das pessoas singulares e da pensão alimentícia.

4. O valor total pago.

A propósito, se você paga a alimentação dos trabalhadores, aluga apartamentos para alguns especialistas, ou dá outros "bônus" (pagamento por esportes, viagens, comunicações móveis etc.), tais incentivos podem ser reconhecidos como salários não monetários.

Portanto, eles, assim como o imposto de renda pessoal retido na fonte, devem ser indicados na folha de pagamento.

Periodicidade de registro da folha de pagamento

Freqüentemente surgem dúvidas sobre a frequência de preparação da folha de pagamento. De acordo com o art. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa, os salários devem ser pagos pelo menos a cada quinze dias. Situação semelhante é com as férias: devem ser pagas pelo menos 3 dias úteis antes do início. Muitas pessoas acreditam que a folha de pagamento, nesses casos, deve ser preparada separadamente. Apresso-me a tranquilizá-lo: na prática, não é emitido no cálculo de um adiantamento e de férias. Uma folha por mês quando pagar o salário (pagamento final) é suficiente, e o pagamento das férias é indicado aqui.

Rostrud há muito aderiu a esta opinião na Carta de 24.12.2007 N 5277-6-1 "De licença com posterior demissão." Aliás, no ato do desligamento, a folha é emitida no dia do acerto definitivo com o empregado.

Como entregar uma folha de pagamento

O método de entrega do folheto é outro dos questões atuais... É compreensível que queira enviar por e-mail, poupando tempo e papel. Além disso, nem todos estão interessados ​​em saber em que consiste o salário, principalmente se o funcionário não estava doente e não estava de férias em um determinado mês.

Lei Federal de 27.07.2006 N 149-FZ "Sobre Informações, tecnologia da Informação e Proteção de Informações ”separa os documentos em formato escrito e eletrônico. Conseqüentemente, esses são dois documentos diferentes. O Código do Trabalho da Federação Russa permite o envio de uma folha por e-mail para trabalhadores remotos e, portanto, todos os funcionários do escritório devem ser entregues pessoalmente contra assinatura em papel. Claro, isso não é fácil na prática. Além disso, muitos recebem um salário por cartão do banco, e não no caixa da organização, onde seria possível emitir a folha de pagamento. Infelizmente, durante a verificação, os inspetores da Inspetoria do Estado certamente perguntarão se você distribuiu folhas aos trabalhadores e serão solicitados a confirmar isso. Portanto, é necessário não só entregar o documento ao funcionário, mas também obter sua assinatura. A perspectiva de correr atrás de todos os funcionários todos os meses dificilmente agradará, mas, felizmente, você pode cumprir a lei com menos esforço.

Em primeiro lugar, escreva no seu documento local, por exemplo, no PVTP, que no dia do pagamento do vencimento (pagamento final do período), os colaboradores devem receber o recibo de vencimento no departamento de contabilidade das 9h00 às 18h00 . Isso está de acordo com a lei, desde que cumpra o art. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa. E então aqueles que precisam do documento virão eles próprios. E se não vierem, vão violar as exigências corporativas, porque você organizou a emissão e criou condições para os funcionários receberem as folhas.

Ao mesmo tempo, os funcionários de escritório podem receber documentos por e-mail. Nesse caso, o principal é ter certeza de que as mensagens estão protegidas e de que você tem a confirmação do recebimento da carta. Além disso, deixe a oportunidade para os funcionários receberem a folha pessoalmente no departamento de contabilidade, conforme descrito acima. Esse esquema exigirá várias etapas de sua parte. Em primeiro lugar, indique no PVTP que, a pedido dos colaboradores, os documentos podem ser enviados de forma segura para empresas ou pessoais endereço de e-mail... A proteção é necessária para que outras pessoas não possam olhar para os lençóis de outras pessoas. Em seguida, peça aos funcionários que escrevam declarações sobre o desejo de receber uma folha de pagamento por e-mail em um endereço de correspondência específico. E para fixar a data de envio e recebimento de mensagens, utilize a função "confirmação de leitura da carta". Esta opção está disponível em todos programas de correio... Observe, no entanto, que o envio do arquivo pelo correio não limita o direito de receber a versão em papel também. E quando a folha de pagamento for entregue pessoalmente, não se esqueça de receber a assinatura do funcionário no documento contábil. Pode ser uma revista ou uma folha de edição, uma parte destacável da própria folha.

Responsabilidade

No final do tópico, deixe-me lembrá-lo dos riscos. Pela ausência de uma folha de pagamento aprovada ou sua emissão extemporânea, a organização enfrenta uma multa de até 50.000 rublos, e o chefe da empresa, em caso de violação repetida, pode ser desqualificado por um período de seis meses ou mais.

Mas a multa não é o único risco, porque os inspetores raramente vêm com as inspeções.

A folha de pagamento será seu argumento de peso em caso de litígio. A sua emissão prova que no dia do recebimento do vencimento o trabalhador conhecia as suas partes constituintes, sendo a partir desta data que se inicia o prazo de prescrição em caso de litígio por falta de pagamento.

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Emissão de folhas de pagamento

É obrigatório que o empregado esteja acompanhado do comprovante de vencimento? Qual é a frequência de emissão de folhas de pagamento? Há responsabilidade por violações do procedimento de emissão de recibos de pagamento?

É direito ou obrigação do empregador emitir recibo de vencimento?

A resposta a esta pergunta está contida na Parte 1 do art. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa. Diz que, ao pagar os salários, o empregador é obrigado a notificar cada funcionário por escrito:

• sobre os componentes do vencimento que lhe são devidos no período em causa (incluindo na forma de pagamentos que não sejam em dinheiro);
• outras quantias que lhe sejam atribuídas, incluindo indemnizações pecuniárias, se o empregador violar o prazo estabelecido para o pagamento de salários, férias, pagamentos por despedimento e (ou) outros pagamentos que lhe são devidos;
• o valor total cobrado;
• o montante e os motivos das deduções feitas nos salários;
• o valor a ser pago.

O documento que contém essas informações é um comprovante de pagamento. Conseqüentemente, é responsabilidade do empregador distribuí-lo aos funcionários. Além disso, esta obrigação é estabelecida para todos os empregadores, independentemente do método de emissão de salários: os recibos de vencimento devem ser fornecidos aos empregados por aqueles empregadores que emitem salários em dinheiro do caixa e aqueles que os transferem para um cartão de banco ( Carta de Rostrud datada de 18 de março de 2010 N 739-6 -one).

Observação. Os recibos de vencimento devem ser emitidos para todos os funcionários, incluindo trabalhadores de meio período, trabalhadores em casa e teletrabalhadores.

Se o empregador prepara recibo de vencimento, mas não o emite, mas apenas explica ao empregado o direito de recebimento, então as normas do art. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa será violado.
Não existe um formulário de folha de pagamento unificado, portanto o empregador deve desenvolvê-lo de forma independente (parte 2 do artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa). Muitos empregadores usam e aprovam um formulário para sua empresa, que está na contabilidade programa de computador(veja o exemplo na página 72).
A forma de folha de pagamento é aprovada levando-se em consideração parecer de órgão de representação dos empregados na forma determinada pelo art.

372 do Código do Trabalho da Federação Russa (parte 2 do artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Observação. Como emitir recibos de vencimento para funcionários cujos salários não são pagos em dinheiro, mas transferidos para um cartão bancário
O procedimento de emissão de recibos de vencimento na transferência de salários para cartão bancário não é estabelecido por lei. A empresa pode se constituir, por exemplo, por ordem do chefe, que determina a forma da folha de pagamento (Carta de Rostrud de 18 de março de 2010 N 739-6-1). O pedido pode prever a emissão de boletos tanto em papel como em formato eletrónico (por exemplo, por e-mail). É importante que o procedimento estabelecido para emissão de recibos de vencimento seja conveniente para os funcionários.

Com que freqüência um recibo de vencimento deve ser emitido?

De acordo com a regra estabelecida na Parte 6 do art. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa, os salários são pagos pelo menos a cada meio mês no dia estabelecido pelos regulamentos internos de trabalho, contratos coletivos e de trabalho.
Uma vez que o empregador é obrigado a pagar o salário duas vezes por mês, deve haver dois recibos de vencimento. Afinal, o legislador deixou bem claro que a cartilha é emitida mediante o pagamento do salário, e não importa se é um adiantamento ou salário. No entanto, na prática, os empregadores não acompanham a emissão de um pagamento adiantado e outros pagamentos intermediários (por exemplo, pagamento de férias, subsídios de viagem, assistência material) com um comprovante de pagamento, mas o emitem no pagamento final de um mês ( Carta de Rostrud datada de 24.12.2007 N 5277-6-1). E isso dificilmente será uma violação, já que a principal função da folha de pagamento é notificar o funcionário sobre todas as cobranças e descontos do mês.

Após a demissão de um funcionário, a empresa deve emitir um comprovante de pagamento no dia do acerto final com ele.

Vamos considerar o procedimento de preenchimento da folha de pagamento usando um exemplo.

Exemplo ... Uma semana de trabalho de cinco dias foi estabelecida no OOO Veter. O regulamento de remuneração em vigor na empresa prevê o pagamento aos colaboradores:

• um adiantamento de 50% do salário até o dia 20 do mês corrente;
• salários para a segunda metade do mês - o mais tardar até o dia 10 do mês seguinte;
• um bônus mensal de 30% do salário. O bônus é calculado proporcionalmente às horas trabalhadas.

S.A. trabalha como designer na empresa. Vasilyeva. O salário do funcionário é de 30.000 rublos.

De 1 a 8 de agosto de 2013, ela esteve doente. O valor dos benefícios de invalidez temporária ascendeu a 9600 rublos.

Não tem direito a deduções fiscais padrão.

26 de agosto de 2013 S.A. Vasilyeva recebeu ajuda financeira no valor de 4.000 rublos. (desde o início do ano este é o primeiro auxílio financeiro).

Como o valor das provisões e deduções será refletido na folha de pagamento do funcionário em agosto de 2013?

Solução. Vamos calcular o valor dos salários por horas trabalhadas em agosto de 2013.

É igual a 21.818,18 rublos. (30.000 rublos: 22 dias úteis x 16 dias úteis).

O bônus por horas trabalhadas em agosto será de 6.545,45 rublos. [(30.000 rublos x 30%): 22 trabalhos. dias x 16 trabalho. dias].

O valor do imposto de renda pessoal em agosto de 2013 a partir dos valores acumulados é de 4.935 rublos. [(RUB 21.818,18 + RUB 9600 + RUB 6545,45) x 13%].

Em 10 de setembro, o empregador pagou ao S.A. Salário de Vasilyeva para a segunda quinzena de agosto, no valor de 18.028,63 rublos. (RUB 21.818,18 + RUB 6545,45 + RUB 9600 + RUB 4000 - RUB 4935 - RUB 15.000 - RUB 4000).

Um exemplo de preenchimento de uma folha de pagamento para agosto de 2013 é fornecido abaixo.

Amostra

Folha de pagamento S.A. Vasilyeva para agosto de 2013

FOLHA DE CALCULO

Número de Pessoal		Mês ano	agosto de 2013		Vasilieva
Código do departamento					Svetlana
Posição/ profissão	Designer	nome do meio	Alexandrovna
Tipo de provisão						retenção
De acordo com o boletim
Um guia para incapacidade para o trabalho						retido
Material						Pago
Prêmio mensal						ajuda material
						para agosto
						Salário para agosto
Total acumulado						pago

A empresa será multada por não possuir folha de vencimento?

A fiscalização do trabalho pode multar a empresa tanto pela ausência de comprovante de vencimento quanto pela emissão extemporânea aos empregados.
O valor da multa será (parte 1 do artigo 5.27 do Código de Contra-Ordenações da Federação Russa):

• para funcionários e empresários individuais - de 1.000 a 5.000 rublos;
• para pessoas jurídicas - de 30.000 a 50.000 rublos. Paralelamente, ao invés de multa, os empresários e empresas podem ser objeto de medida como suspensão administrativa de atividades por até 90 dias.

Setembro de 2013

Por que você precisa de um diário para registrar a emissão da folha de pagamento

Cada empregador é obrigado a notificar os empregados mensalmente sobre o valor dos salários acumulados, deduções e pagamentos efetuados. O requisito está consagrado no art. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa. Para simplificar o processo de divulgação das características e sutilezas, o empregador reserva-se o direito de aprovar uma forma arbitrária de folha de pagamento (doravante - cálculo, recebimento) e repassá-la mensalmente aos empregados.

Os vouchers devem ser emitidos independentemente da forma de recebimento do salário, respeitando o prazo estabelecido - o mais tardar no dia do pagamento do salário.

Por violação da legislação atual, as autoridades de controle podem emitir uma multa: para um funcionário de 1.000 a 5.000 rublos e para uma pessoa jurídica de 30.000 a 50.000 rublos (Artigo 5.27 do Código Administrativo). É difícil comprovar o fato da emissão pontual e regular de passagens sem a comprovação documental. Portanto, desenvolva e aprove uma amostra de jornal para receber boletos contra assinatura - isso evitará penalidades da inspeção do trabalho.

Com base no que o jornal é compilado

Não existe um formulário unificado para o livro contábil dos recibos de pagamento, o que dá às organizações liberdade completa na formação do documento. O formulário deve ser desenvolvido levando em consideração as especificidades das atividades da organização do setor público ou outras especificidades do setor.

Você pode baixar um exemplo de livro de registro de recibo de pagamento abaixo.

O documento deve ser aprovado por despacho do chefe da organização. Se tiver várias subdivisões com grande quantia trabalhadores, é mais conveniente criar um documento para cada departamento. Não se esqueça dos funcionários temporários e autônomos, os recibos de vencimento devem ser emitidos a todos os funcionários, sem exceção.

A revista é costurada, enquanto última páginaé necessário colocar um carimbo e indicar o número total de páginas (em números e palavras). A página de título contém informações básicas sobre a organização (departamento), termos de manutenção e armazenamento. Certifique-se de incluir informações sobre o funcionário responsável pela manutenção do documento.

Não se esqueça de fixar descrição do trabalho responsabilidade do funcionário designado de manter e manter um diário.

Amostra de diário de registro de emissão de recibos de pagamento

É mais conveniente manter um diário na forma de uma tabela. Os nomes das colunas podem ser qualquer um, mas o seguinte deve ser indicado:

• número de série do registro;
• Nome completo do funcionário;
• posição;
• Número do pessoal;
• data de emissão do bilhete;
• assinatura.

Aprovar as funcionalidades de manutenção e o procedimento de preenchimento juntamente com o formulário de documento. No mesmo local, observe que não é permitido fazer alterações retroativamente. Desenvolva e anote as regras para corrigir erros no pedido. Abaixo da assinatura, familiarize o responsável com as regras de manutenção de documentos.

" № 6/2017

Comentário à Carta do Ministério do Trabalho da Federação Russa de 21 de fevereiro de 2017 No. 14-1 / OOG-1560.

Por meio da carta de 21 de fevereiro de 2017 nº 14-1 / OOG-1560, o Ministério do Trabalho confirmou o direito do empregador de emitir aos empregados não comprovantes de pagamento em papel, mas eletrônicos.

Sobre a emissão de folha de pagamento eletrônica.

Lembre-se que a falta de emissão da folha de pagamento é uma violação da legislação trabalhista, o que acarreta responsabilidade nos termos do art. 5.27 do Código de Infrações Administrativas da Federação Russa na forma de advertência ou multa:

para funcionários - no valor de 1.000 a 5.000 rublos;

para pessoas jurídicas - de 30.000 a 50.000 rublos.

Anteriormente, acreditava-se que a folha de pagamento deveria ser exatamente um documento escrito em papel, e o envio da folha de pagamento por e-mail não obedecia aos requisitos da lei. Esta conclusão, em particular, estava contida na decisão do Tribunal Regional de Tyumen de 30 de julho de 2012 nº 33-3246 / 2012.

No entanto, na carta comentada, o Ministério do Trabalho chamou a atenção para o fato de que a CLT não regulamenta o procedimento de notificação ao empregado sobre os componentes do salário (folha de pagamento). Consequentemente, o empregador tem o direito de determinar a forma pela qual irá transferir as informações relevantes para o empregado. Nesse caso, é pré-requisito o estabelecimento de procedimento de notificação ao empregado sobre os componentes da remuneração (folha de pagamento) por e-mail em contrato de trabalho, convenção coletiva, ato regulamentar local.

A forma da folha de pagamento é aprovada pelo empregador, observada a opinião do órgão de representação dos empregados na forma prescrita no art. 372 do Código do Trabalho da Federação Russa para a adoção de regulamentos locais.

Observação:

O uso de forma não aprovada de folha de pagamento é uma violação da legislação trabalhista (Resolução das Forças Armadas de RF de 23 de dezembro de 2010 nº 75-AD10-3).

Observe que de acordo com o art. 136 do Código do Trabalho da Federação Russa, o empregador é obrigado a emitir uma folha de pagamento ao pagar os salários. De acordo com as regras da parte 6 deste artigo, os funcionários devem ser pagos pelo menos a cada meio mês. No entanto, não há necessidade de emitir recibo de vencimento duas vezes por mês.

Na Carta de 24.12.2007 nº 5277-6-1 Rostrud explicava: ao calcular e pagar aos empregados a segunda parcela do salário (via de regra, no final do mês), todos deveriam receber boleto. Assim, na opinião de Rostrud, o empregador deve formar e emitir a folha de pagamento aos empregados uma vez por mês (no acerto final).

O fato é que é no final do mês que todos os componentes do salário são conhecidos e uma conclusão inequívoca pode ser feita sobre o valor das deduções no salário do empregado.

O Ministério da Fazenda adota posição semelhante. Na Carta de 04/10/2015 nº 03-04-06 / 20406, os financiadores observaram que o cálculo dos valores do imposto de renda pessoa física sobre o rendimento na forma de vencimentos deve ser feito no último dia do mês em que este receita foi provisionada para o contribuinte. Até ao final do mês, os rendimentos sob a forma de salários não podem ser considerados recebidos pelo trabalhador, respetivamente, até ao final do mês não se pode apurar o agente.

A obrigação de emitir a folha de pagamento a um trabalhador a meio do mês pode surgir do empregador em situação de despedimento do trabalhador. Tal deve-se ao facto de no dia da rescisão do contrato de trabalho com o trabalhador, o empregador se obrigar a liquidar com ele, nomeadamente, a pagar todas as importâncias que lhe são devidas (artigos 84.1, 140 do Código do Trabalho do Federação Russa). Se o trabalhador não tiver trabalhado no dia da demissão, os valores correspondentes devem ser pagos a ele o mais tardar no dia seguinte ao da solicitação de pagamento pelo funcionário de demissão. Parte do valor indicado não é recebido pelo funcionário até o dia do desligamento, o que significa que também é obrigado a entregar-lhe o comprovante de vencimento.

Outro ponto importante a ser lembrado ao trabalhar com folha de pagamento: de acordo com o inciso 1 do art. 3º da Lei Federal de 27 de julho de 2006 nº 152-FZ “Sobre Dados Pessoais”, a renda de uma pessoa física é referida aos seus dados pessoais. Os terceiros que obtenham acesso aos dados pessoais devem garantir a confidencialidade dos mesmos (artigo 7º da referida lei).

A lista de requisitos para o empregador ao transferir os dados pessoais do trabalhador está contida no art. 88 do Código do Trabalho da Federação Russa. Em particular, o empregador é obrigado a permitir o acesso aos dados pessoais dos empregados apenas a pessoas especialmente autorizadas. Ao mesmo tempo, essas pessoas devem ter o direito de receber apenas os dados pessoais do funcionário que sejam necessários para o desempenho de funções específicas.

As pessoas que recebem dados pessoais de um colaborador são obrigadas a respeitar o regime de sigilo (confidencialidade). Isso significa que toda organização precisa adotar uma declaração de privacidade de dados pessoais. Esta disposição é um documento que estabelece as regras básicas para a proteção das informações que constituem os dados pessoais dos colaboradores, que são obrigatórias. A necessidade de promulgar este documento é devido aos requisitos do cap. 14 do Código do Trabalho da Federação Russa.

De acordo com o parágrafo 7º do art. 86 do Código da Federação Russa do Trabalho, a protecção dos dados pessoais dos funcionários da organização da sua utilização ou perda ilegal deve ser fornecido pelo empregador à sua custa na forma prescrita pelo código designado e outras leis federais. A cláusula 8ª deste artigo estabelece que os empregados e seus representantes devem estar familiarizados, assinados, com os documentos do empregador que estabelecem o procedimento para o tratamento de dados pessoais dos empregados, bem como seus direitos e obrigações nesta área.

Ao instruir os responsáveis ​​a emitir holerites (enviá-los por e-mail), eles devem ser avisados ​​(assinados) sobre a necessidade de sigilo (sigilo). A emissão de recibos de vencimento por pessoas que não foram avisadas sobre a necessidade de manter o sigilo (confidencialidade) é uma violação dos requisitos do Código do Trabalho da Federação Russa e significa que o empregador não protegeu os dados pessoais do funcionário de seus atos ilegais uso ou perda.

De acordo com as regras do art. 90 do Código da Federação Russa do Trabalho, culpados de violar as disposições da legislação da Federação da Rússia no domínio dos dados pessoais no tratamento de dados pessoais de um empregado estão sujeitos a responsabilidade disciplinar e material de acordo com o procedimento estabelecido pelo o Código do Trabalho da Federação Russa e outras leis federais, bem como a responsabilidade civil, administrativa e criminal na ordem estabelecida pelas leis federais. A violação do procedimento estabelecido por lei para a recolha, armazenamento, utilização ou divulgação de informação sobre os cidadãos (dados pessoais) por força do art. 13.11 do Código Administrativo da Federação Russa acarreta uma advertência ou a imposição de uma multa administrativa:

para os cidadãos - no valor de 300 a 500 rublos;

para funcionários - de 500 a 1.000 rublos;

para pessoas jurídicas - de 5.000 a 10.000 rublos.