Hoje, mais de 53% dos empregadores não emitem recibos de pagamento para seus funcionários - esses são os resultados de uma pesquisa entre empresas. Menos da metade dos respondentes respondeu que tais documentos são emitidos para funcionários, mas eles não têm nada que confirme esse fato. E apenas um décimo dos respondentes indicou que emite cartilhas estritamente com a assinatura dos funcionários para ter evidências do cumprimento das exigências da Legislação Trabalhista. As respostas dos representantes da empresa não surpreendem: parece que recibos de pagamento muito longe. No entanto, as normas do Código do Trabalho, que obrigam as empresas a emitir tais documentos aos empregados contra assinatura, não foram canceladas. Nos termos do artigo 136.º do Código do Trabalho, no momento do pagamento dos salários, o empregador é obrigado a notificar por escrito cada trabalhador sobre os componentes do vencimento, o montante dos montantes acumulados e retidos.

Nota

O Ministério do Trabalho, ao emitir ofício esclarecendo o procedimento para a emissão de folhetos, facilita o trabalho dos comerciantes. A agência não introduz um procedimento obrigatório para a emissão de folhas apenas em formato eletrônico, o empregador tem o direito de emitir documentos em papel também - como se costuma dizer, "à moda antiga".

No papel ou eletronicamente?

O Ministério do Trabalho cuidou do problema, que não faz muito tempo lembrava aos comerciantes a obrigação de emitir documentos de liquidação (carta de 21 de fevereiro de 2017 nº 14-1 / OOG-1560). O departamento destacou que o Código do Trabalho não especifica de que forma a empresa deve repassar os recibos de vencimento aos colaboradores. Portanto, os comerciantes têm o direito de emitir documentos em papel e em em formato eletrônico enviando o panfleto por e-mail. Do meu ponto de vista, o envio de tais documentos por e-mail permite que você economize tempo tanto para o contador quanto para o funcionário a quem a folha se destina. O contador não precisa imprimir o documento, e o funcionário que recebe remunerações sobre cartão do banco, - encaminhe a folha para o departamento de contabilidade. Se a organização decidir que o funcionário receberá um comprovante de pagamento em formato eletrônico, esse procedimento deve ser fixado nos regulamentos locais. Esta posição é seguida por Rostrud (carta de 27 de dezembro de 2016 nº PG / 36563-6-1).

Punição substancial

Se a empresa, em princípio, não emite folhas de pagamento ou questões, mas fora do prazo, a Inspeção do Trabalho pode trazê-la para a responsabilidade administrativa hoje. As sanções são estabelecidas pelo artigo 5.27 do Código Administrativo:

• multa para empresas - de 30.000 a 50.000 rublos (de 50.000 a 70.000 rublos - por violação repetida);
• para funcionários - uma advertência ou multa de 1.000 a 5.000 rublos (de 10.000 a 20.000 rublos - por uma violação repetida);
• para empresários - uma multa de 1.000 a 5.000 rublos (de 10.000 a 20.000 rublos - por uma violação repetida).

Além disso, deve-se observar que se os controladores punem a empresa por reincidência com o aumento das sanções, o titular ou empresário individual pode ser desqualificado por um período de um a três anos. Ressalta-se que o Ministério do Trabalho, ao emitir carta esclarecendo o procedimento para a emissão de folhetos, facilita o trabalho do lojista. A agência não introduz um procedimento obrigatório para a emissão de folhas apenas em formato eletrônico, o empregador tem o direito de emitir documentos em papel também - como se costuma dizer, "à moda antiga". O principal fator motivador para a organização do procedimento de emissão de boletos foi e continua sendo as multas por descumprimento da legislação trabalhista.

Os empregadores são obrigados a informar os funcionários sobre o que constitui o valor de seus ganhos. Para fazer isso, você precisa emitir uma folha de pagamento. Orientaremos como emitir corretamente e quantas vezes por mês, levando em consideração os últimos esclarecimentos do Ministério do Trabalho e Emprego.

De acordo com a legislação trabalhista da Federação Russa, os empregadores são obrigados a informar todos os seus empregados sobre os ganhos. Para fazer isso, os funcionários recebem ou recebem um comprovante de pagamento.

No entanto, uma vez que o procedimento para notificar o funcionário sobre os componentes do salário do Código do Trabalho da Federação Russa não é regulamentado, muitas vezes surgem dúvidas sobre a emissão de folhas - seu design correto e o procedimento para fornecer funcionários. Iremos informá-lo sobre como emitir avisos corretamente aos funcionários.

Como emitir um recibo de pagamento

Pela não emissão de folhas de vencimento aos funcionários, a organização enfrenta uma multa no valor de 30 a 50 mil rublos, e ao empresário individual empregador (funcionário da empresa) - de 1 a 5 mil rublos (cláusula 1 do artigo 5.27 do Código Administrativo). Veja abaixo como emitir corretamente os recibos da folha de pagamento em 2019:

Distribua recibos de pagamento aos funcionários pelo menos uma vez por mês. Os empregadores não precisam fornecer comprovantes de pagamento aos funcionários duas vezes por mês. Essa obrigação não existe no TC. Para informar o funcionário sobre os componentes do salário, basta emitir o recibo de vencimento uma vez por mês. Essa conclusão foi formulada pelo Ministério do Trabalho e Emprego em ofício de 24 de maio de 2018 nº 14-1 / OOG-4375

O formulário da folha de pagamento deve ser aprovado pelos regulamentos locais. O formulário da folha não é aprovado de forma normativa, portanto, o empregador tem o direito de aprová-lo de forma independente por meio de despacho separado. Você pode usar o formulário de ajuda do programa de contabilidade ou desenvolver o seu próprio. O principal é aprovar o formulário aplicado na ordem estabelecida para a adoção da regulamentação local. O uso de formulário não aprovado é a base para cobrança de multa por infração à legislação trabalhista.

Um recibo de vencimento é emitido para o período relevante apenas com uma indicação de todos os valores provisionados para o funcionário e retidos da receita. O preenchimento incompleto é uma violação do Código do Trabalho da Federação Russa.

Na folha de pagamento, indique (Artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa):

1. Componentes do vencimento do período em questão (vencimento, abonos, gratificações, coeficientes, etc.);
2. Outros encargos (licença médica, compensação por atraso de salários ou outros pagamentos);
3. Deduções salariais e seus fundamentos (imposto de renda pessoa física, pensão alimentícia, etc.);
4. O valor total a ser pago.

Os recibos de pagamento podem ser emitidos tanto em papel como em formato eletrónico. O Código do Trabalho não contém normas que determinem o procedimento para a emissão de avisos de vencimento aos empregados, portanto, as folhas podem ser emitidas em meio impresso (papel) ou enviadas por e-mail, desde que tal procedimento esteja consagrado em contrato de trabalho, coletivo acordo ou outro ato normativo local (carta do Ministério do Trabalho de 21/02/2017 nº 14-1 / OOG-1560).

Não é seguro usar e-mail normal. O empregador transfere os dados pessoais do empregado. Para evitar vazamentos, é mais seguro usar programas especiais... É verdade que eles não são gratuitos.

Não é necessário certificar os comprovantes de pagamento com selo e assinatura. No TC, não há exigência de afixar um selo e assinaturas neles. No entanto, se o funcionário solicitar ou você apresentar documentos como prova em tribunal, pode ter certeza. Isso não é uma violação.

Não é necessário emitir recibo de vencimento ao pagar as férias. O pagamento de férias não é um salário, portanto o empregador não é obrigado a emitir um aviso. Já na dispensa, o empregado recebe todas as quantias devidas, inclusive o salário, por isso é necessária a emissão da folha no dia da dispensa sem falta.

O fato de emissão de recibos de vencimento deve ser documentado. Existem três opções aqui:

• manter um diário para emissão de folhas de pagamento, onde os funcionários irão assinar;
• adicionar uma coluna separada à folha de pagamento para a assinatura dos funcionários para recebimento;
• faça a forma de uma folha de duas partes - uma delas com a assinatura do funcionário fica com a organização.

Conselho UNP

É mais seguro prescrever imediatamente o procedimento para trabalhar com folhas de pagamento em um ato regulamentar local, por exemplo, na regulamentação sobre salários. Nele, é possível aprovar a forma de notificação, frequência e forma de emissão.

Pela não emissão de folhas de vencimento aos empregados, a organização enfrenta uma multa no valor de 30 a 50 mil rublos, e ao empresário individual empregador (funcionário da empresa) - de 1 a 5 mil rublos (cláusula 1 do artigo 5.27 do Código Administrativo).

Como confirmar a emissão de folha de pagamento em 2019

A empresa em que nosso leitor trabalha foi multada por uma auditoria trabalhista por não emitir recibos de pagamento de 50 mil rublos. Na verdade, o contador-chefe os emitiu, mas não os registrou em lugar nenhum. Perguntamos aos colegas como eles confirmam que informam os funcionários sobre os acréscimos.

15%
Deixamos a parte destacável da folha com a assinatura do funcionário

"Adicionamos uma parte destacável ao formulário da folha, na qual os funcionários assinam que receberam o documento", disse Marina Zhideleva, contadora-chefe da NordStar LLC, Moscou.

39 %
Nós mantemos um diário de folhetos

“Nós criamos um diário especial das folhas, - compartilha sua experiência Elena Vladimirova, contadora-chefe da Techno-Krona LLC, Perm. - Os funcionários assinam quando pegam suas folhas do contador., Da revista é imediatamente claro. Assim que o funcionário voltar, pedimos que pegue a folha e assine. "

46 %
Funcionários assinam na folha de pagamento

“Damos aos funcionários seus salários em dinheiro”, diz Anna Soboleva, contadora-chefe da LLC “ElElectronics”, de São Petersburgo.

Como as segundas cópias das folhas são armazenadas

O Ministério da Fazenda esclareceu que as instituições não são obrigadas a guardar as segundas vias dos boletos (carta de 14/04/2016 nº 02-06-05 / 21573). Mas as empresas comerciais podem aplicar as mesmas regras. Afinal, o Código do Trabalho da Federação Russa não obriga os empregadores a fazer duas cópias dos documentos. Decidimos perguntar aos colegas como eles armazenam duplicatas.

10% Mantemos as segundas cópias com a assinatura do funcionário "Fazemos duas cópias da folha e pedimos aos funcionários que assinem na segunda", diz Valentina Kirillova, contadora-chefe da Voskhod, LLC, Ufa. "A assinatura confirma que temos notificou o funcionário sobre os componentes salariais. "...

26% Mantemos cópias sem assinaturas “Imprimimos duas folhas. Dá-lhes".

64% Não armazenamos folhas duplicadas "Fazemos uma cópia da folha e a entregamos ao funcionário, - Anfisa Samoilova, contadora-chefe da Raduga LLC, Omsk, compartilha sua experiência. - Sempre podemos imprimir cópias do programa."

O empregador é obrigado a informar os empregados sobre os componentes do salário. Para isso, o departamento de contabilidade emite comprovantes de pagamento (artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa). Se a empresa não notificar os empregados, os inspetores do trabalho têm o direito de multar 50 mil rublos (parte 1 do artigo 5.27 do Código de Delitos Administrativos da Federação Russa). Além disso, não é possível contestar a multa nem mesmo em juízo (decisão do Tribunal Regional de Sverdlovsk de 20 de janeiro de 2016, nº 72–98 / 2016).

Cancelamento de recibos de pagamento em papel

A CLT estabelece que é necessário informar os empregados sobre os componentes do salário por escrito. Não há outros requisitos. Se você enviar o folheto eletronicamente, os funcionários podem visualizar o documento e imprimi-lo. O empregador cumprirá o requisito de um formulário por escrito. Assim, no ofício nº 14-1 / OOG-1560, o Ministério do Trabalho cancelou os comprovantes de pagamento em papel - concluiu que a empresa tem o direito de enviá-los por e-mail.

Outra forma de não gastar dinheiro com papel é enviar as planilhas em mensagem pessoal no site corporativo da empresa ou dar aos funcionários acesso a um programa onde possam visualizar seus documentos. Tais métodos são apoiados por juízes (decisão de apelação do Tribunal Regional de Novosibirsk de 05.06.2014 nº 33-4700 / 2014).

Folha de pagamento de amostra

Amostra de folha de pagamento eletrônica 2017

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Como mudar para recibos de pagamento eletrônicos

É possível emitir recibos de vencimento eletrônicos, por exemplo, por e-mail? sim. Escreva em documentos internos que a empresa envie as planilhas para o e-mail dos funcionários. Por exemplo, fixar tais regras no regulamento pelo qual a empresa aprovou a própria forma da folha de pagamento (carta Rostrud de 18.03.2010 nº 739-6-1). Faça alterações por pedido e familiarize os funcionários com ele. Veja abaixo um exemplo.

Baixe um fragmento da ordem para alterar a ordem de emissão das folhas de pagamento

Amostra de cláusula salarial

Como alterar a ordem de emissão das folhas de pagamento (fragmento)

1. Alterar o Regulamento de Remuneração do Trabalho da Sociedade LLC datado de 09/08/13 nº 45 as seguintes alterações.

Os parágrafos 37 e 38 devem ser declarados da seguinte forma

"37. O empregador compromete-se a emitir recibos de vencimento aos empregados no dia do pagamento dos vencimentos da segunda quinzena do mês de uma das seguintes formas:

- em formato eletrônico para e-mail de trabalho.

38. Para funcionários que possuem um endereço de e-mail corporativo, a empresa envia um recibo de pagamento para este endereço;

39. Funcionários que não têm computador pessoal e endereços de correspondência corporativos, a empresa emite uma folha de papel pessoalmente sob a assinatura no diário da emissão de recibos de vencimento;

40. Se os funcionários que não possuem um endereço de correio corporativo quiserem receber um recibo de vencimento em seu e-mail pessoal, eles escrevem um requerimento no formulário do Apêndice 10 deste Regulamento e enviam seu consentimento para o tratamento de dados pessoais no formulário do Apêndice 6 deste Regulamento. "

2. Para familiarizar o departamento de pessoal com as mudanças para todos os funcionários da LLC "Empresa" até 17 de maio. Responsável - o diretor do departamento de pessoal Sergeeva S.S.

Não é necessário avisar os funcionários sobre as alterações com dois meses de antecedência, as alterações não agravam a situação (artigo 74 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Nem todos os funcionários têm O email e acesso à Internet. Portanto, você não deve excluir completamente os documentos em papel. Deixe os dois métodos de notificação. Isso também não contradiz o código.

Como confirmar a emissão de boleto

Na inspeção do trabalho, o empregador deve confirmar a emissão dos comprovantes de vencimento. Para isso, configure o envio de mensagens com confirmação de leitura. Quando o funcionário receber essa carta e abri-la, você receberá um e-mail de confirmação. Salve um arquivo de mensagens enviadas com folhas de pagamento. Nesse caso, você pode encontrar rapidamente a carta que está procurando.

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Recibos de pagamento de papel foram cancelados - essa conclusão decorre da carta do Ministério do Trabalho de 21 de fevereiro de 2017 nº 14-1 / OOG-1560. A organização reserva-se o direito de enviar recibos de vencimento aos funcionários por e-mail. Este procedimento não infringirá o Código do Trabalho. O principal é se cadastrar nova maneira avisos em documento interno, contrato de trabalho ou acordo coletivo.

O empregador é obrigado a informar os empregados sobre os componentes do salário. Para isso, o departamento de contabilidade emite comprovantes de pagamento (artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa). Se a empresa não notificar os empregados, os inspetores do trabalho têm o direito de multar 50 mil rublos (parte 1 do artigo 5.27 do Código de Delitos Administrativos da Federação Russa). Além disso, não é possível contestar a multa nem mesmo em juízo (decisão do Tribunal Regional de Sverdlovsk de 20 de janeiro de 2016, nº 72–98 / 2016).

Cancelamento de recibos de pagamento em papel

A CLT estabelece que é necessário informar os empregados sobre os componentes do salário por escrito. Não há outros requisitos. Se você enviar o folheto eletronicamente, os funcionários podem visualizar o documento e imprimi-lo. O empregador cumprirá o requisito de um formulário por escrito. Assim, no ofício nº 14-1 / OOG-1560, o Ministério do Trabalho cancelou os comprovantes de pagamento em papel - concluiu que a empresa tem o direito de enviá-los por e-mail.

Outra forma de não gastar dinheiro com papel é enviar as planilhas em uma mensagem pessoal no site corporativo da empresa ou dar aos funcionários acesso a um programa onde podem visualizar seus documentos. Tais métodos são apoiados por juízes (decisão de apelação do Tribunal Regional de Novosibirsk de 05.06.2014 nº 33-4700 / 2014).

Folha de pagamento de amostra

Como mudar para recibos de pagamento eletrônicos

É possível emitir recibos de vencimento eletrônicos, por exemplo, por e-mail? sim. Escreva em documentos internos que a empresa envie as planilhas para o e-mail dos funcionários. Por exemplo, fixar tais regras no regulamento pelo qual a empresa aprovou a própria forma da folha de pagamento (carta Rostrud de 18.03.2010 nº 739-6-1). Faça alterações por pedido e familiarize os funcionários com ele. Veja abaixo um exemplo.

Como alterar a ordem de emissão das folhas de pagamento (fragmento)

1. Alterar o Regulamento sobre a remuneração do trabalho da LLC “Companhia” datado de 09/08/13 nº 45 as seguintes alterações.

Os parágrafos 37 e 38 devem ser declarados da seguinte forma

"37. O empregador compromete-se a emitir recibos de vencimento aos empregados no dia do pagamento dos vencimentos da segunda metade do mês de uma das seguintes formas:

No papel;

Em formato eletrônico para e-mail de trabalho.

38. Para funcionários que possuem um endereço de e-mail corporativo, a empresa envia um recibo de pagamento para este endereço;

39. Para os funcionários que não possuem computador pessoal e endereço de correspondência corporativo no local de trabalho, a empresa emite folha de papel pessoalmente contra assinatura em diário de contabilidade para emissão de comprovantes de vencimento;

40. Se os funcionários que não possuem um endereço de correio corporativo quiserem receber um recibo de vencimento em seu e-mail pessoal, eles escrevem um requerimento no formulário do Apêndice 10 deste Regulamento e enviam seu consentimento para o tratamento de dados pessoais no formulário do Apêndice 6 do presente Regulamento. "

2. Para familiarizar o departamento de pessoal com as mudanças para todos os funcionários da LLC "Empresa" até 17 de maio. Responsável - o diretor do departamento de pessoal Sergeeva S.S.

Não é necessário avisar os funcionários sobre as alterações com dois meses de antecedência, as alterações não agravam a situação (artigo 74 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Nem todos os funcionários têm e-mail e acesso à Internet. Portanto, você não deve excluir completamente os documentos em papel. Deixe os dois métodos de notificação. Isso também não contradiz o código.

Como confirmar a emissão de boleto

Na inspeção do trabalho, o empregador deve confirmar a emissão dos comprovantes de vencimento. Para isso, configure o envio de mensagens com confirmação de leitura. Quando o funcionário receber essa carta e abri-la, você receberá um e-mail de confirmação. Salve um arquivo de mensagens enviadas com folhas de pagamento. Nesse caso, você pode encontrar rapidamente a carta que está procurando.

Os contadores que emitem recibos de pagamento aos funcionários precisam ser especialmente cuidadosos. O Ministério do Trabalho aprovou as alterações nas folhas de pagamento.

O que o Ministério do Trabalho disse

O empregador deve informar o empregado sobre os montantes em que consiste o salário, quanto a empresa reteve e para quê e quanto o empregado receberá em suas mãos (Artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa). Para tanto, a empresa elabora comprovante de vencimento. O artigo 136 do Código do Trabalho diz que os salários devem ser pagos pelo menos a cada quinze dias. Mas isso não significa que a folha de pagamento deva ser emitida duas vezes ao mês.

O Ministério do Trabalho explicou que a CLT não estabelece o procedimento pelo qual a empresa deve notificar os empregados sobre os componentes do salário. O empregador deve aprovar por meio de despacho o formulário da folha de pagamento. Na mesma ordem, você pode anotar quantas vezes a empresa emite um documento. Normalmente, a folha é entregue uma vez por mês, quando é emitido o saldo do vencimento do mês (ofício do Ministério do Trabalho nº 14-1 / OOG-4375).

Como preparar uma folha de pagamento

Emita o recibo de vencimento em papel ou por e-mail. O Ministério do Trabalho permite (carta de 21 de fevereiro de 2017 nº 14-1 / OOG-1560). Os juízes também não veem quaisquer violações na distribuição de folhetos através da Internet (decisão de recurso do Tribunal Regional de Krasnoyarsk de 13.08.12 nº 33-6671 / 2012). Selecione você mesmo a ordem de emissão e fixe-a no regulamento de remuneração ou ordem do chefe (carta Rostrud de 18.03.2010 nº 739-6-1).

A empresa não é obrigada a guardar as segundas vias da folha de pagamento. Mas se você não puder confirmar que emitiu o documento, os inspetores do trabalho podem multar a empresa no valor de 30.000 a 50.000 rublos. (Artigo 5.27 do Código Administrativo). Os juízes apoiarão os inspetores (decisão do Tribunal Regional de Sverdlovsk de 20 de janeiro de 2016 nº 72-98 / 2016).

Portanto, se você distribuir folhas de papel, mantenha um diário separado da emissão ou peça aos funcionários que assinem na parte destacável da folha. Os fiscais do trabalho no cheque podem exigir um documento que comprove a emissão das folhas de pagamento.

Baixe instruções sobre como confirmar a emissão de boletos em

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